FORMATION SUR LE SYSTÈME

DE MANAGEMENT DE LA
QUALITE :
GESTION DES STOCKS ET INVENTAIRE

Biologiste Justin VUVU

Mentor du SMQ, Formateur
Organisateur : CEFA Monkole

Kinshasa, le 06 juillet 2023

INTRODUCTION

2
Objectifs d’apprentissage
A la fin de ce module vous serez capables de :
Tenir correctement un registre de stock ;
Contrôler correctement le niveau des consommables ;
Comprendre le concept (premier périmé, premier utilsé) dans la
gestion de stocks ;
Comprendre l’importance de la vérification des produits livrés avant
l’acceptation ;
Stocker correctement les tests et les consommables

3
CONTEXTE
C’est la méthode de quantification basée sur la consommation qui est
utilisée pour le réapprovisionnement en réactifs et consommables. Au
préalable, un Système de Contrôle d’Inventaire déterminant le stock
Maximum-Minimum version commande forcée avec point de commande
d’urgence doit être mis en place.
Système de Contrôle d’Inventaire Maximum – Minimum version
Commande Forcée avec Point de Commande d’Urgence.
La procédure permet à l’utilisateur de :
 connaître et savoir calculer les indicateurs de gestion des stocks ;
encadrer le personnel du laboratoire dans ses activités de gestion de
stock des intrants lors des missions de suivi, de supervision et
d’évaluation.
4
BUT
Ce Système permet de :
• s’assurer que le niveau de stock varie entre le niveau de stock
maximum et le niveau de stock minimum prédéfinis ;
• savoir quand commander et quand livrer, quelle quantité à
commander ou livrer, et comment maintenir un niveau de stock
approprié pour l’ensemble des intrants afin d’éviter les ruptures ou
excédents de stock.

5
Les chapitres sont organisés suivant le cadre développé par CLSI dans
ses « 12 points/Piliers essentiels ». Un schéma représente ces 12
points/piliers essentiels.

6
4. Achats et stocks
La gestion des réactifs et des fournitures au laboratoire est souvent une
tâche difficile. Quoi qu’il en soit, une gestion rationnelle des achats et
du stock permet de faire des économies et de s’assurer que les réactifs
et fournitures seront disponibles en cas de besoin.
Les procédures appartenant à la gestion des achats et des stocks sont
créées afin de s’assurer que tous les réactifs et fournitures seront de
bonne qualité, et qu’ils seront utilisés et stockés de manière à préserver
leur intégrité et leur fiabilité.

7
GESTION DES STOCKS

8
Aperçu du contenu
• Qu’est ce que la gestion de stock?
• Importance de la gestion de stock
• Caractéristiques de gestion de stock
• Comment faire un inventaire
• Calculer le niveau de stock minimum

9
Qu’est-ce que la gestion de stock
• Conserver correctement des provisions en quantité suffisante pour
éviter l’interruption de service,
La gestion des stocks conduit à des tests de haute qualité :
• Assure la disponibilité des matériaux et des kits, en cas de besoin;
• Evite l’utilisation de kits périmés
• Réduit le gaspillage

10
Comment gérer le stock ?
Vous avez votre magasin de divers,
Vous achetez des marchandises des fournisseurs pour les vendre et
obtenir un bénéfice, pour assurer la rentabilité de votre activé, vous
devez toujours avoir les bons articles disponibles au quotidien pour les
clients,
Que faire pour garder des stocks appropriés?
• Pratiquer un comptage de stock
• Maintenir des enregistrements corrects du stock
• Déterminer quand la quantité à commander

11
• Déterminer la quantité à commander
• Passer des commandes promptement
• Vérifier la livraison de nouveau stock
• Un emmagasinage correct du stock
La gestion des stocks implique de savoir :
• Quels produits/consommables et combien vous avez
• Quand commander
• Ce qui a été commandé, combien et quand
• Où garder le stock
• Quand et combien de nouveaux stocks ont été reçus, et par qui

12
Effectuer un Inventaire de stock
• Qu’est-ce-que c’est ?
Le comptage physique de chaque article dans le stock,
• Quand est il fait ?
Au début de chaque mois
Qui le fait ? Une personne désignée
Tous les articles doivent être répertoriés.
Tout ce qui entre ou sort doit être enregistré.

13
Maintenir des enregistrements corrects du
stock
Fiche de stock :
• Fiches simples en papier cartonné
• Gardée pour chaque article en stock
Registre de stock :
• Contient la liste de tous les articles dans le magasin
• Mise à jour mensuelle après un comptage physique
• Utilise les informations des fiches de stock

14
Modèle de la fiche de stock des réactifs et
consommables

15
Réconciliation de stock physique avec les
enregistrements
• Idéal
Tests effectués = diminution de la quantité en stock
• Réalité
Tests effectués + pertes = diminution de la quantité en stock

16
Déterminer quand commander à nouveau
Passer une nouvelle commande quand le stock atteint le stock
minimum
Terminologies :
Stock minimum : quantité de stock nécessaire pour supporter les
opérations jusqu’à la réception de produits supplémentaires
Marge de temps/délai d’approvisionnement : temps entre la passation
d’une commande et sa réception
Utilisation maximum : nombre de kits utilisés en une période donnée.

17
• La période de revue est l’intervalle de temps entre deux inventaires
du stock pour voir si une commande doit être passée ou non.
• Le niveau de stock de sécurité est le stock tampon ou stock de
réserve gardé pour éviter les ruptures de stock causées par des
retards de livraison ou une demande qui a soudainement augmenté.
• Le délai de livraison est le temps nécessaire pour que les nouveaux
produits commandés arrivent à destination et soient prêts à être
consommés au niveau des sites de prestations de services.
La consommation moyenne mensuelle (CMM) d’un produit est la
moyenne mensuelle de la quantité de ce produit utilisée par les clients
pendant les 3 derniers mois.

18
• Le stock existant ou stock disponible et utilisable est la quantité du
produit se trouvant dans le magasin au moment où l’on établit le bon
de commande après l’inventaire physique et après avoir retiré les
produits périmés et avariés.

• Le stock disponible et utilisable peut être converti en nombre de

mois de stock disponible et utilisable (MSD). Le MSD donne une
estimation du nombre de mois que les quantités de produits
disponibles vont couvrir.

19
Détermination de la Quantité à
Commander (QAC)
• 1. Calculer la CMM
• 2. Déterminer le stock maximum en multipliant la CMM par le niveau
de stock maximum
• 3. Déterminer le stock disponible et utilisable
• 4. Soustraire le stock disponible et utilisable ainsi que la commande
en cours du stock maximum

20
Commande en cours :
• Il s’agit de la quantité de stock ayant été commandée mais pas encore
reçue. Dans un système logistique fonctionnant correctement, cette
valeur est égale à zéro parce que vous devriez avoir reçu votre
commande précédente bien avant la fin de la période de revue.

21
Calcul du niveau minimum de stock
• Niveau de stock minimum = marge de temps maximum/délai
d’approvisionnement en semaines x utilisation maximum
• Niveau de stock min = niveau de stock du délai de livraison + niveau
de stock de sécurité.
• Exemple :
• Marge de temps = 12 semaines
• Utilisation maximum/s = 3 kits
• Niveau minimum de stock = 12 x 3 = 36 kits
• Quand il reste seulement 36 kits passer une nouvelle commande
22
Calcul du niveau minimum de stock
• En moyenne, vous utilisez 5 kit Uni-gold par semaine
• Il faut normalement 12 semaines pour recevoir la commande que
vous avez passé
• Vous devez commander plus de kits Uni-gold quand vous avez ………
kits qui vous restent dans l’inventaire.

23
Déterminer la Quantité de nouveaux
produits à commander
• Etablir le nouveau de stock maximum appropriée.
• Réapprovisionner pour atteindre ce niveau.
Tenir compte du stock consommé, emprunté, expiré, non utilisé,
disparu,
Ne jamais commander au-delà de ce que votre espace de stockage
peut contenir ;
Ne jamais commander plus de provisions que vous ne pouvez utiliser
avant qu’ils n’expirent ;
Tenir compte de l’utilisation maximale plus le niveau de stock
minimum.
24
Déterminer la quantité à ré-commander
Maintenir des stocks qui couvent l’utilisation maximale plus le niveau de stock
minimum.
Utilisation Maximale/Sem = 70 tests
Tests/mois = 70 x 4 = 280 tests utilisés par mois.
En supposant un kit a 20 tests, combien de kits sont utilisés par mois ?
280/20 = 14
Marge de temps = 12 semaines ou 3 mois
Niveau Minimum de stock = 14 kits x 3 mois = 42 kits
Niveau de stock plein/stock maximum = 42 + 14 = 56
Vous devez toujours avoir 56 kits en stock au début de chaque cycle de
nouvelle commande.
25
Passer correctement les commandes
• Décrire le système de commande en place ;
• Fournir des instructions spécifiques pour passer des commandes ;
• Enseigner aux personnel comment remplir des formulaires
spécifiques concernant la gestion du stock.
• Décrire le plan d’urgence quand le stock n’est pas disponible :
Plan d’urgence National
Plan d’urgence au site.

26
Passer correctement les commandes (Suite)
• Décrire les systèmes de communications/feedback avec le niveau
central ;
• Comment arrêter les livraisons permanentes pourquoi devez vous
stopper les commandes ;
• Quelles informations doivent être retournées au lieu
d’approvisionnement central ou au magasins ; exemple : taux de
consommation réel au cours de l’extension des services.

27
Vérifier la livraison des nouvelles
commandes
• Vérifier les contenus des commandes reçues avec le bon de
commande ;
• Contrôler l’intégrité des produits reçus ;
• Dater chaque article reçu ;
• Noter la date d’expiration ;
• Ranger la nouvelle livraison derrière l’ancienne
• Créer ou mettre à jour les registres

28
Modèle de la fiche de réception et
inspection des commandes

29
Assurez un rangement correct du stock
• Stocker dans un dépôt propre et bien ranger.
• Ranger selon les instructions du fabricant.
• Ranger dans une pièce bien aérée
• Stocker à l’écart de la lumière directe du soleil.
• Ranger les articles sur des étagères.
• Organiser les anciennes et nouvelles livraisons selon les dates
d’expiration.

30
INVENTAIRE

31
Aperçu du contenu
• Contrôle de stock
• Procédure
• Modèle idéal de contrôle des stocks
• Modèle de la fiche d’inventaire

32
CONTRÔLE DU STOCK

Inventaire physique
L'inventaire physique est l'opération consistant à compter
manuellement le nombre des produits de chaque type d’intrants
présents dans le magasin à un moment donné.
L'inventaire physique permet de vérifier que les soldes de stocks
disponibles enregistrés sur les outils de gestion correspondent bien aux
quantités de produits réellement disponibles dans le magasin.
Lors d'un inventaire physique, il faut compter chaque produit
individuellement par nom générique, forme galénique et dosage.

33
Deux types d'inventaires physiques sont
réalisés :
• L'inventaire physique complet : Tous les produits sont comptés en
même temps. Il est recommandé de procéder à un inventaire
physique complet au moins une fois par trimestre ;
• L'inventaire physique tournant ou aléatoire : La gestionnaire de stock
procède au comptage de produits choisis et vérifie que le résultat
concorde avec les fiches de stocks en les comptants à tour de rôle ou
régulièrement tout au long de l'année. Cette opération est réalisée
chaque fin de mois et concerne également les réactifs de la charge
virale VIH par exemple.

34
Modèle idéal de contrôle des stocks

35
PROCEDURE
• a. Fréquence d'inventaire au niveau de dépôt principal : l'inventaire
des réactifs et consommables et de la chaîne du froid, aura lieu
chaque 5 du mois. Un inventaire global s’effectue chaque année au 31
Décembre avec le personnel de la comptabilité
1) Planification de l'inventaire
• Responsabilité :
a. Date : chaque 5 du mois, parfois avant ou après la date du 5
l’inventaire se réalise.

36
b. Assistants
c. Informez le personnel du laboratoire : si l'inventaire doit entraîner
une interruption du service, informez le personnel du laboratoire
qu'aucun produit ne pourra être sorti du stock ce jour-là.
d. Produits à inventorier : déterminez quels produits seront inventoriés.
Un inventaire porte généralement sur les produits du dépôt. Un
inventaire des produits auxiliaires doit également être effectué une fois
par an pour permettre un réapprovisionnement. Cela concerne
notamment les pièces détachées, les dispositifs électroniques de
contrôle.

37
2) Préparation de l'inventaire
• Responsabilité : Gestionnaire du Laboratoire
• Exécutez les tâches suivantes au cours de la semaine qui précède
l'inventaire :
a. Chambres froides et chambres de congélation : vérifiez que les
contrôles qualité et les réactifs sont correctement rangés sur des
étagères ou des palettes, par numéro de lot et date d'expiration.
b. Réfrigérateurs et congélateurs : vérifiez que les contrôles qualité et
les réactifs sont correctement rangés dans les réfrigérateurs et les
congélateurs, par numéro de lot et date d'expiration.
c. Dépôt de stockage au sec des diluants : vérifiez que les diluants sont
correctement rangés dans le dépôt de stockage au sec, par numéro de
lot et date d'expiration.
38
d. Vérifiez que les consommables sont correctement rangées par date
de péremption, numéro de lot dans le dépôt de stockage au sec, et que
les collecteurs sont rangés par taille.
e. Fiches d'inventaire : imprimez au moins une fiche pour chaque
article, réactif, diluant.. de la chambre froide, chambre de congélation,
réfrigérateur, congélateur et dépôt de stockage au sec (voir la fiche
d’inventaire).
f. Rapport sur le niveau de stock : le jour de l'inventaire, préparez un
rapport sur le niveau de stock actuel.

39
3) Réalisation de l'inventaire
Responsabilité : Gestionnaire du Laboratoire
• Travail de préparation
a. Clôture des transactions : clôturez toutes les transactions au sein du
dépôt jusqu'à ce que l'inventaire soit terminé. NE sortez PAS de
produits tant que l'inventaire n'a pas été effectué et vérifié.
b. Stock entrant : si vous avez reçu du stock qui n'a pas encore été
consigné dans le registre des stocks, NE l'incluez PAS dans cet
inventaire.

40
c. Stock sortant : si vous avez préparé une expédition qui n'a pas encore
quitté le dépôt et si vous avez déjà enregistré la transaction dans le
registre des stocks, vous DEVEZ ignorer cette expédition. NE l'incluez
PAS dans l'inventaire.
d. Instructions :
e. Sécurité au travail :
f. Ordre à suivre : expliquez dans quel ordre l'inventaire doit être
effectué, par exemple, chambre froide, réfrigérateur 1, etc.
g. Équipement : fournissez une calculatrice à chaque équipe.

41
• Premier inventaire
a. Travaillez par deux : un membre du binôme compte les articles
pendant que l'autre consigne le nombre d'articles et les informations
requises sur la fiche d'inventaire.
b. Lorsqu'un binôme a terminé son premier inventaire, le superviseur
lui attribue le premier inventaire d'un autre binôme à vérifier. (Essayez
de travailler systématiquement par deux, même dans le dépôt du
stockage. Cette méthode est plus efficace et permet de s'assurer que les
résultats obtenus sont toujours vérifiés par une deuxième personne.).

42
• Deuxième inventaire
a. Chaque binôme vérifie les résultats du premier inventaire d'un autre
binôme. S'il n'y a qu'un binôme, les deux membres échangent leurs
rôles.
b. En cas d'écart entre les deux inventaires, signalez-le au superviseur.
• Rapprochement
a. Comparez l'inventaire final validé pour chaque article de chaque
espace stockage de chaque dépôt avec le rapport sur le niveau de stock
actuel précédemment imprimé.
b. Apportez les modifications nécessaires au registre des stocks pour
que les données soient correctes pour tous les articles. En cas d'écart
supérieur à ±1 %, recherchez la cause de cet écart.

43
4) Suivi, Supervision et Evaluation

Le suivi se fait quotidiennement, mensuellement, trimestriellement et

annuellement.
La supervision est assurée par le personnel ci-après :
• Gestionnaire, Technicien en Chef, Chefs des Unités,
• Techniciens du laboratoire, Personnel de la comptabilité
• Responsable du laboratoire.
Les évaluations du système de contrôle d’inventaire se font à des
fréquences bien définies, une fois le mois, chaque trimestre et enfin
une fois l’année.

44
Modèle de la fiche d’inventaire

45
RÉFÉRENCES

46
• OMS, Série de Rapports techniques, N° 957, 2010. Règles OMS de
bonnes pratiques applicables par les laboratoires de contrôle qualité
pharmaceutique.
• Organisation mondiale de la Santé, 2009. Système de Gestion de la
qualité au Laboratoire.
• COFRAC, Guide technique d’accréditation en Biologie Médicale.
• NORME INTERNATIONALE ISO 15189 : Laboratoires de biologie
médicale Exigences concernant la qualité et la compétence-Troisième
édition 2012-11-01 Version corrigée 2014-08-15
• Guide et procédures de gestion des intrants de la sante

47
MERCI POUR VOTRE
ATTENTION!

48