La Numérisation des ARCHIVES :

10,11 Mars 2015

 INTRODUCTION

La gestion des entreprises est au premier plan de l’actualité. L’exigence de compétitivité et d’excellence y est
centrale. Les archives d’entreprises doivent occuper une place majeure dans cette réflexion, non seulement parce
qu’elles constituent la mémoire des entreprises, comme des régions, mais aussi parce qu’elles représentent des
mines d’informations stratégiques et forment un des piliers d’une gestion performante des organisations.

La gestion des archives porte sur l’ensemble des documents produits ou reçus par une organisation dans le cours
normal de ses activités, peu importe le support de ces documents. Ainsi, les documents imprimés, numérisés ou
numériques, les photographies, les enregistrements sonores, les images animées ainsi que les documents issus des
banques de données sont concernés par le système de gestion des archives mis en œuvre dans un organisme.

Pour un organisme, les objectifs visés par la mise en œuvre d’un système de gestion des archives sont
essentiellement de quatre ordres :

1) assurer la continuité de sa gestion;

2) se conformer aux exigences juridiques et réglementaires en vigueur;
3) assumer ses responsabilités à l’égard de son personnel, de ses clients et, le cas échéant, de ses propriétaires ou
actionnaires;
4) constituer son patrimoine archivistique.

Les objectifs de la gestion des archives consistent à doter un organisme des règles et des politiques permettant de
réduire l’impact de la mobilité du personnel, de faciliter le repérage de l’information, de favoriser la prise de
décision, d’éviter la perte de documents par mauvais classement ou par destruction, de réduire la masse
documentaire, de protéger les documents personnels et, enfin, d’accroître la sécurité documentaire.
 NOTIONS DE BASE DES ARCHIVES

Les archives sont un ensemble de documents conservés pour pouvoir prouver des droits ou témoigner de
certaines activités.

Les archives sont gérées et organisées par des archivistes.

L'archivistique est la science qui régit les principes et les techniques relatifs à la gestion des archives.

L'archivage est un processus qui a pour but de garantir l'accessibilité sur le long terme des dossiers que l'on
souhaite conserver pour des raisons juridiques, historiques ou culturelles (dossiers à valeur archivistique). Ce
processus comprend le contrôle du cycle de vie des dossiers, leur évaluation pour déterminer lesquels conserver
pendant combien de temps et à quel moment les éliminer ou les verser dans un système adéquat, leur versement
dans un espace de stockage spécifique, leur préservation (conservation sur le long terme et sécurité), leur
description, leur consultation (accès, diffusion) et leur valorisation.

En plus de la gestion des archives proprement dites, l'archivage se préoccupe aussi d'organiser en amont la
gestion des documents d'activité (records management) chez les producteurs, afin de contrôler l'intégralité du
cycle de vie des dossiers jusqu'à leur élimination ou leur entrée dans le système d'archivage (par versement) et
par conséquent la qualité de ceux-ci et de leurs métadonnées dès leur création.
L'archivage intervient au plus tard quand le dossier devient inactif.
 ROLE DES ARCHIVES

Archiver, c'est se donner la capacité de prouver à l'aide des documents qu'on a produits ou reçus, ce qu'on a fait et dit
à un moment donné, car les archives sont, par nature, des preuves.

Pour déterminer quels documents ont une importance pour l'entreprise, il faut un expert en la matière : l'archiviste.
Son rôle est d'établir les critères de tri des documents avec l'aide des personnes clés de l'entreprise.

Les archives en tant que sources historiques permettent aussi de valoriser l'entreprise dans le cadre de ses actions
de communication ou lors de la création d'une fondation d'entreprise liée à la culture et au patrimoine de l'entreprise.

Une fois l'audit interne réalisé, il est du ressort de l'archiviste de :

fixer la durée de conservation des archives,

définir les modes de classement des documents,
sélectionner, en lien avec la direction des achats, des entreprises de numérisation dans le cas où une partie des
archives doit être numérisée ou des sociétés d'archivage s'il y a lieu d'externaliser la gestion des archives.
 POURQUOI ARCHIVER ?

L'archivage répond à trois besoins distincts.

-le premier, le plus important, est le besoin pour l'entreprise de prouver ce qu'elle a fait ou ce qu'elle n'a pas
fait ; elle doit justifier de son activité vis-à-vis des autorités de tutelle, vis-à-vis de l'État, vis-à-vis d'un audit
interne ; elle doit en outre, lors d'un contentieux, produire les pièces nécessaires à la défense de ses droits et de
ses intérêts ;

-le deuxième correspond à la réutilisation des données dans la conduite des affaires comme des études déjà
réalisées et réutilisables dans le cadre d'un nouveau projet, au lieu de recréer l'information, opération qui peut
coûter cher et faire perdre un temps précieux ;

-le troisième besoin est pour l'entreprise l'intérêt de préserver sa mémoire , tant pour constituer une culture
d'entreprise, que pour communiquer envers ses clients, ses partenaires, ses salariés, voire la société.

Les besoins d'archivage sont d'autant plus forts que l'information produite et archivable est toujours plus
prolifique, qu'elle se présente sous des formes multiples (données structurées ou non, images, sans oublier le
papier) et que l'environnement réglementaire est souvent très contraignant (voir à ce sujet la partie 2 du dossier).
 ENJEUX DE L'ARCHIVAGE POUR L’ENTREPRISE

Les enjeux de l'archivage ou de l'absence d'un archivage raisonné et efficace correspondent à la nécessité de
maîtriser les risques suivants :

-juridique . Le principal risque est de ne pas pouvoir produire les données requises par un audit ou un juge dans la
forme requise ; non seulement les données doivent avoir été archivées, mais elles doivent présenter des
caractéristiques d'authenticité, d'intégrité et de non-répudiation leur permettant d'être retenues comme élément de
preuve valide ;

-logistique . Les données ont été bien archivées techniquement, mais il est pratiquement impossible d'y accéder car
elles n'ont pas été caractérisées pour pouvoir effectuer des recherches et les moteurs de recherche ne produisent que
du « bruit » inexploitable ; ou encore, les données existent, mais ne sont pas intelligibles (on a perdu le moyen de
les décoder et de les interpréter) ;

-sécuritaire . Des données confidentielles (données stratégiques, personnelles) risquent d'être divulguées parce
qu'elles ne sont pas ou insuffisamment protégées, ou encore parce qu'elles auraient dû être détruites ;

-technique . L'enjeu technique est double, à la fois dans l'espace, avec les problèmes d'interopérabilité entre
systèmes, et dans le temps, avec le défi de pérennité des données sur le long terme, face à l'obsolescence récurrente
des formats, supports et outils de restitution ;

-financier . L'enjeu financier est double également : coût d'une amende, d'un redressement fiscal ou d'une
condamnation judiciaire et, dans une moindre mesure mais à ne pas négliger tout de même, temps perdu à la
recherche d'informations ou investissement perdu dans des outils non maintenus dans le temps.
Les enjeux de l'archivage peuvent se résumer aux conséquences, pour l'entreprise, de ne pas pouvoir retrouver les
informations qu'elle a produites à un moment de son activité, alors qu'elle a besoin de les communiquer ou de les
réutiliser.
 LES QUESTIONS À SE POSER
En matière d'archivage, la première tâche d'une entreprise est d'évaluer ses besoins : archiver quoi ? Pourquoi ?
Pour combien de temps ? Il est recommandé, pour ce faire, de répondre de manière appropriée aux six questions
suivantes.
1) Quelles données archiver parmi toutes les données produites ?
Les données à archiver sont celles qui correspondent à un processus achevé ; elles sont validées et ne doivent plus
être modifiées, afin de tracer un événement à une date donnée.
Elles représentent en général une minorité de l'ensemble des données produites dans le cadre des activités de
l'entreprise. Il faut donc élaborer une cartographie globale des données à archiver, c'est-à-dire des données à
identifier et à capturer dans un système d'archivage, par ordre de priorité :
 archives vitales pour l'entreprise. En plus des données courantes qui sont sauvegardées régulièrement, d'autres
données plus anciennes sont, elles aussi, indispensables à l'entreprise pour redémarrer après un sinistre ;
 données à caractère légal et réglementaire, pour être en règle vis-à-vis du fisc, des organismes sociaux, etc. ;
 données supportant les intérêts de l'entreprise en cas de contentieux ;
 information exploitable pour l'activité future ;
 mémoire historique.
2) Quelle est la criticité des données ?
Chaque type de données ou de documents possède plusieurs caractéristiques qui permettent d'organiser son
archivage, notamment :
 la sensibilité de l'information (confidentielle, unique et difficile à reconstituer, ou au contraire information de
routine ou de confort, etc.) ;
 la fréquence et l'urgence de la consultation selon les types de documents ou de données (notion de
disponibilité). Ce critère permet également d'optimiser le stockage.
3) Quelles exigences de conservation ?
Le système d'archivage doit assurer la maintenance des données jusqu'à la fin du cycle de vie de l'information.
Cette durée peut aller de quelques mois à plusieurs décennies, voire plus d'un siècle. La durée de conservation
est déterminée :
- soit en application des textes réglementaires,
- soit par analogie avec ces textes en fonction du risque de contentieux,
-soit, par métiers, en fonction de la réutilisation prévisible de l'information archivée.

Sur ce point, l'apport des experts comptables peut être sensible.

4) Quelles exigences d'intégrité et de sécurité ?

Si les données doivent être restituées dans un environnement juridique ou dans le cadre d'un audit, il est
impératif qu'elles soient intègres et que leur utilisation ait été tracée depuis la date de leur archivage, voire
depuis leur création. En fait, la loi 2000-230 du 13 mars 2000 fait ressortir quatre éléments fondamentaux :
 intelligibilité de la donnée ;
 intégrité du contenu depuis son origine ;
 identification de l'auteur ou des auteurs de l'information ;
 pérennité de l'information.
5) Quelle volumétrie à traiter ?

Un type de document (factures, e-mails, comptes rendus du comité de direction, etc.) peut représenter des
volumes très variables parmi l'ensemble des données de l'entreprise. Ainsi, la maîtrise des volumes est utile
pour :

 définir les priorités de gestion (les types de données et de documents les plus volumineux seront
prioritaires) ;
 estimer les besoins en stockage (critère à combiner à la durée de conservation) et donc une partie des coûts.

6) Quel accès ?

La question de l'accès comporte deux volets :

 les droits d'accès, définis en fonction du profil des utilisateurs (accès à tout ou partie des informations,
restrictions d'accès, évolution dans le temps) ;
 la possibilité de recherche d'information via des mots-clés (indexation automatique ou manuelle) ou à l'aide
d'un moteur de recherche.
 SYSTÈME DE GESTION DES ARCHIVES

Quel document archiver ?

Une archive possède un contenu validé par l’entreprise et doit être conservée un certain nombre d’années (selon
le type de document). Cela concerne à la fois les justificatifs clients (factures, bons de commande), les
documents relatifs au personnel (contrats de travail, bulletins de salaire), les factures fournisseur, les dossiers
d’avocats voire les pièces juridiques et dossiers prud’homaux. Inspection du travail dans le cas algérien

Un système de gestion des archives efficace

La gestion des documents ne s’improvise pas. Mettre en place une méthode performante et éprouvée permet de
garantir l’accessibilité, la fiabilité et l’intégrité des archives. Celle-ci peut prendre la forme d’un système
physique à base de fiches comme dans la plupart des bibliothèques.

La création d’archives papier

Un document d’archive doit être stocké dans des conditions optimales pour maximiser sa durée de vie. Pouvoir
l’identifier et le transmettre au professionnel qui en a besoin à n’importe quel moment est en effet inutile si le
document est détérioré. Les locaux homologués respectent des normes strictes de température et d’humidité.
 ÉVALUER LES BESOINS D’ARCHIVAGE DE L’ENTREPRISE

La gestion des archives d’une entreprise correspond au fait de stocker l’information actuelle et future de manière à
pouvoir la consulter au besoin.

Ce n’est pas une option pour une entreprise, l’archivage est une nécessité. Du point de vue légal d’abord,
l’administration pouvant demander à tout professionnel de présenter un document durant sa durée légale de stockage
(le nombre d’années variant selon le type de pièce).

Un document peut également faire office de preuve lors d’un contentieux avec un client, un fournisseur voire un
salarié. Archiver des documents d’entreprise c’est également la possibilité de réutiliser les données passées pour un
projet futur. C’est enfin la certitude de conserver la mémoire de la société afin de créer la base d’une culture
d’entreprise par exemple.

Document commercial

Généralement au cœur de l’activité des entreprises, le document commercial peut prendre différents aspects. On
retrouve notamment les contrats avec les clients ou fournisseurs. Le professionnel est tenu de conserver ce document
pour une durée minimale de 5 ans, qu’il soit signé ou non avec un commerçant.

Il en va de même pour toutes les correspondances entre l’entreprise et les clients/fournisseurs, sauf prescription
spéciale réduisant la durée de conservation. A l’heure du tout numérique, le contrat électronique est évidemment
réglementé lui-aussi. Un professionnel doit ainsi pouvoir y accéder pendant 10 ans (pour toute somme égale ou
supérieure à 120 euros) en cas de demande du cocontractant.
Objectifs

Les enjeux de l’archivage sont multiples. D’un point de vue logistique, il est important de pouvoir accéder à
l’information voulue en un minimum de temps et que cette dernière soit « intelligible », c’est-à-dire décryptée et
interprétée correctement. Au plan juridique, seule une pièce authentique et intègre pourra être présentée à un juge ou
lors d’un audit interne.

Le côté sécuritaire est également primordial pour les documents sensibles qui doivent être sécurisés voire détruits en
temps et en heure afin d’éviter leur divulgation. L’enjeu technique est lui aussi présent. Le professionnel doit trouver
le meilleur moyen de gérer ses archives dans l’espace et le temps en prenant gare à l’évolution des formats
informatiques dans le cas d’archives numériques. Il existe enfin un enjeu financier lié aux pertes de temps voire aux
amendes et éventuels redressement fiscaux.

S’interroger sur l’archivage

Déterminer ses besoins d’archivage suppose de se poser les bonnes questions concernant le type de document à
archiver, à son volume voire à ses critères de conservation, de sécurité et de criticité.
 COMMENT BIEN ORGANISER ET CONSERVER SES ARCHIVES ?

Un certain nombre de précautions s’imposent afin de conserver au mieux ses archives.

Voici quelques recommandations qui permettront de préserver l’intégrité de vos documents à travers le temps.

Le conditionnement des documents

Premier conseil pour l’archivage d’entreprise, une conservation optimale passe par une mise en boîte des
documents. Ces dernières peuvent être facilement répertoriées, classées et empilées. Les modules de petites tailles
sont recommandés pour les documents ayant vocation à être consultés régulièrement.
Les caisses sont au contraire pensées et conçues pour le stockage de longue durée. A l’intérieur de ces rangements,
les feuilles doivent être dépourvues de pochettes, chemises, élastiques ou trombones qui accélèrent leur altération.
Les boîtes d’archives ne doivent pas être stockées sur le sol dans la mesure du possible.

La conservation des archives

Il n’est pas rare que les archives soient stockées dans des caves ou greniers. Pourtant, ces lieux sont loin d’être
idéaux de par la poussière, l’humidité et les importants écarts de température. Un espace de stockage de qualité se
situe dans une salle de plain pied. Autre aspect important de l’archivage : la sécurité.
Il est conseillé de limiter la consultation des documents à la salle des archives dans la très grande majorité des cas.
Une personne habilitée souhaitant emporter un document à l’extérieur doit signer un registre voire bénéficier d’une
autorisation écrite.

La gestion des archives d’entreprise au quotidien

Un archiviste performant maîtrise le passé, gère le présent et prépare l’avenir. Au quotidien, chaque affaire doit
avoir son propre dossier (sans intégrer de documentation) pour faciliter les recherches et consultations à venir. Tout
dossier doit être identifié par un intitulé, être classé par ordre chronologique et ne pas être d’une taille trop
conséquente.
 L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE

L'archivage est synonyme de « stockage» ou de « sauvegarde». Il tend de plus en plus à être utilisé pour tous les
documents, quels qu'en soient la nature et le support, et à remplacer « conservation». Il y a quelques dizaines
d'années, seul le papier existait comme support d'enregistrement et de sauvegarde.

Un document n'était archivé que si toutes les informations avaient été traitées, c'est-à-dire lorsque le document
était en fin de cycle de vie. La tendance actuelle est d'archiver les documents dès leur création et de les enrichir
d'informations tout au long du cycle de vie.

Il convient de bien distinguer l’archivage :

du stockage qui s’apparente aux actions, outils et méthodes permettant d’entreposer des contenus électroniques
et servant de base au traitement ultérieur des contenus, ce stockage peut être réalisé sur divers supports tels que les
cd-rom dont la vie des données sera limitée de 2 à 10 ans pour les cd-rom originaux et de 2 à 5 ans pour les cd-rom
gravés. Quant au stockage sur disque dur ou serveur, la qualité du matériel joue un rôle non négligeable dans la
durée de vie.

de la sauvegarde, qui est l’ensemble des actions, outils et méthodes destinés à dupliquer des contenus
électroniques d'origine dans un but sécuritaire pour éviter leur perte en cas de dysfonctionnement du dispositif sur
lequel ils sont enregistrés (dans le cas de plan de reprise d'activité ou de continuité d'activité - PRA/PCA). Le
contenu sauvegardé n’est pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé. La durée de la
sauvegarde est fonction de sa périodicité et porte le plus souvent sur du court terme.
L’archivage de contenus électroniques est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir,
identifier, sélectionner, classer et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les
exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales
notamment ou de litiges) ou à titre informatif.

Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié. Ceci est notamment possible en
garantissant l'authenticité via l’empreinte électronique, la signature électronique, la traçabilité des accès et bien
d'autres moyens. La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du
moyen ou long terme. La conservation est l’ensemble des moyens mis en œuvre pour stocker, sécuriser,
pérenniser, restituer, tracer, transférer voire détruire, les contenus électroniques archivés.

Plusieurs critères sont à prendre en compte :

L'interopérabilité et le partage des sources sont fondamentaux. Le plus souvent l'outil devra communiquer et
partager des ressources avec d'autres applications. De même, il est important de prévoir, dès le départ, une notion
de réversibilité de l'information dans le cas d'un changement du système ultérieur.
Les systèmes d’indexation pourront être intéressants en cas de hiérarchisation ou de recherches en cascade
notamment en termes de présentation des résultats.
Le temps d'accès est un critère de choix dépendant largement des besoins de chaque entreprise.
L’accès sécurisé peut être un critère à prendre en compte, notamment dans le cas de données confidentielles
(données médicales ou administratives).
Les formats des fichiers doivent être compatibles entre systèmes, notamment dans le cas d’une migration de
données. Le stockage devra être pris en compte selon les besoins de l'utilisateur : en ligne (online), en différé
(offline), en léger différé (nearline) ou en panachage.

L’évolutivité des systèmes devra assurer la compatibilité avec les systèmes antérieurs.
L'archivage de courriers électroniques ou mails:

L’archivage des courriers électroniques répond à différents besoins émanant tant des directions informatiques,
interlocuteur clé dans la majeure partie des projets actuels, mais également des directions métiers. Cela dépend
généralement de la taille des entreprises et de leur organisation (par exemple, en mode projet).

Trois formes d’archivage pour les courriers électroniques sont mises en avant :

L’archivage le plus couramment constaté dans les organisations aujourd’hui peut être qualifié d’archivage
« économique » et répond à des problématiques de gestion et de réduction des coûts induits par l’augmentation
incessante des courriers électroniques qui génère des coûts de stockage importants et un engorgement des
messageries, à des enjeux de recherche des courriers électroniques, de gains de productivité.

Les deux autres formes d’archivage, davantage envisagées par les organisations s’assimilent à l’archivage
« réglementaire » et l’archivage « probatoire ». Assez proches l’une de l’autre, elles se différencient
néanmoins par le caractère contraint de la première : l’existence d’un certain nombre de lois et de
réglementations (telles que SOX, Bâle 2, etc.) oblige certaines entreprises à conserver des courriers
électroniques et pièces jointes précisément identifiés (factures, fiches de paie, etc.) en cas de contrôle externe.
Les directions métiers concernées (DAF, DRH, vente, etc.) sont de plus en plus demandeuses d’un tel
archivage.

Dans le cas de l’archivage qualifié de « probatoire », l’organisation se place davantage dans une position
préventive et souhaite mettre en place les outils (logiciels, sous-traitances) lui permettant en cas de litige de
pouvoir identifier les pièces (factures, contrats, relevés bancaires, brevets, etc) pour les dossiers et de pouvoir
les utiliser à titre de preuve. De tels projets d’archivage sont le plus souvent entre les mains des directions
juridiques
 LES RESSOURCES HUMAINES NÉCESSAIRES

a) Ressources internes

De façon idéale, le personnel chargé de la gestion des archives doit être qualifié. Les membres du personnel
responsables d’un service d’archives doivent être titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle
comportant un certificat en archivistique ou d’une maîtrise en histoire ou en sciences de l’information avec une
spécialisation en archivistique.

À défaut de se conformer à ces exigences, ils devraient posséder une expérience équivalente dans ce domaine. En
général, l’archiviste doit être appuyé dans ses tâches par un ou des techniciens en documentation et par un ou des
commis.

Pour assurer la gestion adéquate de ses documents et de ses archives, l’organisme doit disposer de ressources de
qualité et en quantité suffisantes. En conséquence, il est recommandé d’investir dans la gestion des archives en
tenant compte de l’équilibre entre les besoins établis et les ressources disponibles.

b) Ressources externes

L’organisme pourra aussi choisir d’engager des firmes de consultants pour réaliser certaines activités liées à la
gestion de ses archives, par exemple l’élaboration d’un calendrier de conservation.
Les firmes de consultants ont l’avantage de posséder une bonne connaissance des milieux administratifs. Aussi, le
recours à ces ressources externes peut s’avérer judicieux quand le personnel en place n’a ni la formation ni
l’expérience nécessaire.
 LA FORMATION

Le service d’archives de l’organisme devra s’assurer de faire de la formation continue afin d’aider les usagers à mettre
les outils documentaires en application.
Les recommandations suivantes sont destinées à faciliter l’adaptation aux changements

•participation du personnel aux changements proposés;

•intégration des changements proposés dans la culture interne de l’organisme;
•diffusion intensive, continuelle et individuelle d’information à propos des changements proposés;
•recours à des incitatifs financiers, si possible;
•travail en harmonie avec la culture interne de l’organisme.

La formation du personnel est une étape importante en gestion des archives. Elle permet de prévenir efficacement la
résistance au changement de la part des employés. Il va sans dire que les employés responsables des postes de
classement recevront une formation plus approfondie sur les outils utilisés, par exemple le calendrier de conservation,
le plan de classification ou le logiciel de gestion documentaire, selon les besoins.
 LA GESTION DES ARCHIVES EN 12 ETAPES

La partie 1 de l’aide-mémoire porte donc sur l’analyse des besoins dans le but de déterminer les solutions possibles
en fonction de ces mêmes besoins.

La partie 2 traite de la politique de gestion des archives, permettant de définir le cadre de référence utilisé par les
membres du personnel afin de résoudre des problèmes en gestion des archives.

La partie 3 est constituée du plan de classification élaboré et instauré au sein de l’organisme.

La partie 4 traite de l’élaboration, de l’approbation (qui s’applique seulement aux organismes publics décentralisés)
et de l’application du calendrier de conservation.

La partie 5 porte sur la destruction de documents.

La partie 6 englobe le traitement des documents historiques.

La partie 7 porte sur l’aménagement du local de conservation.

La partie 8 explique le mode d’acquisition d’un système informatique de gestion des archives.

Les parties 9 et 10 traitent du programme de gestion des documents essentiels et du plan de mesures d’urgence.

Enfin, les points 11 et 12 ont trait à la numérisation et à la gestion des courriels.

 ETAPE 01 : ANALYSE DES BESOINS

L’analyse des besoins représente la première étape en matière de gestion documentaire. Il s’agit en somme de
brosser un portrait global de la situation documentaire au sein de l’organisme en indiquant les lacunes et les
solutions envisageables. La constitution de ce bilan est possible grâce à la cueillette de données.

Par la suite, l’évaluation globale permettra de déterminer les mesures à prendre afin de résoudre les problèmes et
d’améliorer la gestion documentaire.

Voici les étapes à suivre en matière d’analyse des besoins :

Étape 1 − Production d’un portrait global de la situation

*Étude de l’organisme (rôle et objectifs, structure, environnement législatif, désignation des points forts et des
points faibles) * Étude du personnel *Composition des installations permettant d’entreposer des archives *
Ressources disponibles

Étape 2 − Cueillette des données au moyen des méthodes suivantes :

*Observation: l’observation permet de faire un survol de la situation (exemple : les locaux destinés aux archives).

*Inventaire des dossiers: l’inventaire des dossiers est la façon la plus précise de répertorier les documents de
l’organisme. En effet, pour que cet inventaire soit représentatif, il est nécessaire de répertorier tous les documents.
Par exemple, il faudra notamment recueillir les données concernant les unités administratives responsables de
chaque document, les titres et les descriptions ainsi que la localisation des documents.

*Entretien avec le personnel: un entretien nécessite une certaine préparation. Il peut porter sur la circulation des
documents, les difficultés de repérage ou les problèmes liés aux unités administratives.
*Inventaire et entretien : Il faut toutefois noter que chacune de ces méthodes de cueillette de données peut
rarement suffire à elle seule : elles se complètent l’une l’autre puisqu’elles ne servent pas à recueillir le même type
d’information. L’évaluation de la situation est utile dans la mesure où les données recueillies préalablement seront
analysées afin de déterminer les problèmes auxquels l’organisation fait face. Il faudra ensuite trouver des solutions
pour contrer les déficiences.

Étape 3 − Évaluation de la situation et des besoins

À cette étape, il faut colliger les faits, évaluer les systèmes existants et envisager certaines solutions quant aux
besoins définis en matière de gestion des archives.

Étape 4 − Choix de la stratégie à adopter

Le choix et la mise en œuvre de mesures appropriées (plan d’action, échéancier et allocation de ressources) pour
concevoir et adopter la solution retenue constituent la dernière étape de la partie 1 de l’aide-mémoire et permettront
ainsi de résoudre les problèmes relevés.
 ETAPE 02 : POLITIQUE DE GESTION DES ARCHIVES
L’adoption d’une politique de gestion des archives permet de définir le cadre de référence utilisé par les membres
du personnel afin de résoudre certains problèmes particuliers. Dans ce contexte, cette politique énonce des
intentions et des principes approuvés par la direction de l’organisme.

Un organisme doit élaborer, documenter, conserver et diffuser des politiques pour répondre à ses besoins en
matière de preuve, de responsabilités et d’information dans le cadre de ses activités.

Pour faire suite à l’analyse effectuée à l’étape précédente et avant d’entreprendre l’implantation d’un système de
gestion des archives, l’organisme doit se doter d’une politique de gestion des archives, processus qui compte les
étapes suivantes :

Étape 1 − Rédaction de la politique de gestion des archives, qui peut comprendre les éléments suivants:
Objet et champ d’application
Propriété
Contexte législatif et réglementaire
Définitions des termes
Buts et objectifs
Responsabilités
Classification
Évaluation
Conservation des dossiers
Approbation

Étape 2 − Approbation de la politique par les instances décisionnelles

Étape 3 − Mise en application de la politique
Étape 4 − Contrôle et révision de la politique
 ETAPE 03 : PLAN DE CLASSIFICATION

L’organisation logique et rationnelle des documents produits et reçus par un organisme est une pratique
recommandée pour le bon déroulement de ses activités. Que ces documents soient imprimés ou numériques, la
gestion des archives ne peut être laissée au bon vouloir de tous et chacun.

L’élaboration du plan de classification constitue l’une des activités fondamentales de la gestion des archives
d’un organisme. L’utilisation d’un plan de classification offre plusieurs avantages et permet notamment
d’atteindre les objectifs suivants :

améliorer le classement des dossiers, quels que soient leur nature ou leur support;
favoriser l’accès à l’information en accélérant l’identification et le repérage des documents et des
renseignements qu’ils contiennent;
favoriser la prise de décision et la mise en œuvre d’actions de manière plus rapide et plus efficace;
assurer la sécurité des documents, notamment en protégeant les données à caractère personnel qu’ils
contiennent;
diminuer l’impact de la mobilité du personnel au sein de l’organisme en permettant la poursuite des
activités;
accroître l’efficacité administrative de l’organisme dans l’accomplissement de ses activités.

Voici les étapes à suivre pour concevoir et appliquer un plan de classification :

Étape 1 − Production d’un portrait global de la situation pour déterminer les fonctions et la structure de
l’organisation

Étape 2 − Collecte des données (étape 1 − Analyse des besoins)

Étape 3 − Consultation de différents modèles de plans de classification

Étape 4 − Élaboration du plan de classification

*Gestion (séries communes à la plupart des organisations) :

Administration
Affaires juridiques
 Gestion des ressources financières
Gestion des ressources mobilières et immobilières
 Gestion des ressources informationnelles et des communications

*Exploitation ou fonctionnement (séries relatives à la mission particulière de l’organisation)

Étape 5 − Validation et approbation du plan de classification

Étape 6 − Rédaction du manuel de procédures

Étape 7 − Formation du personnel

Étape 8 − Mise sur pied d’un projet-pilote en implantant le plan de classification dans une unité administrative

Étape 9 − Évaluation, révision et correction

Étape 10 − Instauration du plan de classification dans l’ensemble de l’organisme

Étape 11 − Évaluation des résultats, révision et correction du plan

 ETAPE 04 : CALENDRIER DE CONSERVATION

C‘est un outil de gestion qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation des documents
actifs et semi-actifs d’un organisme et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière
permanente et lesquels sont éliminés.

Le plan de classification et le calendrier de conservation constituent les éléments de base de la saine gestion
documentaire d’une organisation. Le calendrier de conservation détermine les périodes d’utilisation et les
supports de conservation des documents actifs et semi-actifs d’un organisme; il indique aussi quels documents
inactifs doivent être conservés en permanence et lesquels doivent être éliminés.

Il comporte des règles de conservation s’appliquant à des séries documentaires. Ces règles assurent la gestion
du cycle de vie des documents produits et reçus dans la poursuite des activités de l’organisation.

Voici les étapes à suivre pour élaborer et mettre en application un calendrier de conservation :

Étape 1 − Production d’un portrait global de la situation (étape 1 − Analyse des besoins) pour déterminer
les fonctions et la structure de l’organisation.

Étape 2 − Cueillette des données (étape 1 − Analyse des besoins)

Étape 3 − Consultation de différents modèles de calendriers de conservation et du recueil de délais de

conservation adapté à l’organisme
Étape 4 − Élaboration des règles de conservation pour chacune des séries documentaires identifiées, celles-ci
comprenant les éléments suivants :

 Titre
 Description
 Types de documents
 Périodes d’utilisation
 Modes de disposition
 Supports de conservation

Étape 5 − Vérification juridique des délais fixés

Étape 6 − Rédaction d’un manuel de procédures (y compris la page couverture, l’identification de l’organisme,
les indications relatives à l’approbation ainsi que les renseignements pertinents pour utiliser le calendrier de
conservation)

Étape 7 − Validation et approbation au sein de l’organisme

Étape 8 − Résolution du conseil d’administration.

Étape 9 − Transmission du calendrier de conservation.

Étape 10 − Formation du personnel

Étape 11 − Mise en application du calendrier de conservation au sein de l’organisme

Étape 12 − Révision et mise à jour du calendrier de conservation

 ETAPE 05 : DESTRUCTION DE DOCUMENTS

Pour faire suite à la mise en application du calendrier de conservation, on procède à la destruction des documents
dont la période de conservation est terminée, soit par le feu, soit par déchiquetage.

Voici les étapes à suivre en matière de destruction de documents :

Étape 1 − Établissement de la liste des dossiers destinés à être détruits

Aucune loi n’oblige les organismes à faire la liste des dossiers destinés à être détruits, mais il s’agit d’une
pratique recommandée.

Étape 2 − Autorisation de destruction

Étape 3 − Instauration de procédures sécuritaires pour l’élimination de documents en fonction de leur nature,
soit par le feu, soit par déchiquetage.
 ETAPE 06 : TRAITEMENT ET DIFFUSION DES DOCUMENTS HISTORIQUES

Étape 1 − Production d’un inventaire des documents en conservation permanente

Étape 2 − Rédaction et instauration du plan de classification

Étape 3 − Traitement matériel (classement)

Étape 4 − Description

Étape 5 − Production d’un outil de recherche

Étape 6 − Mise en œuvre de moyens de diffusion

 ETAPE 07 : AMÉNAGEMENT D’UN LOCAL DE CONSERVATION

Les organismes doivent prévoir un local suffisamment grand pour conserver les documents semi-actifs et inactifs.
La dimension du local d’entreposage des archives devra être adaptée à la taille du fonds d’archives.

Le fonds d’archives correspond au regroupement intellectuel d’informations consignées sur des supports de toute
sorte qui sont, la plupart du temps, matériellement et physiquement dispersés.

Les différents types de documents existants devront être pris en compte en vue de l’aménagement de ce local.

Voici les étapes à suivre pour procéder à l’aménagement d’un local de conservation :

Étape 1 − Planification du projet d’aménagement d’un local pouvant assurer des conditions de conservation
adéquates et garantissant l’accessibilité des documents.

Étape 2 − Établissement d’un bilan et d’un plan de développement

Étape 3 − Programmation des besoins, notamment ceux-ci :

Contrôle de la température
Contrôle de l’humidité
Protection contre les incendies
Protection contre le vol et le vandalisme
Protection contre les dégâts d’eau
Protection contre les rayons du soleil, les insectes et la poussière
Installation de rayonnages ou d’autres dispositifs de rangement en métal
Conservation des documents dans des chemises ou des cartons sans acide
Étape 4 − Étude préparatoire

Étape 5 − Exécution et approbation des plans et devis

Étape 6 − Exécution des travaux

Étape 7 − Achat du mobilier et planification du déménagement

Étape 8 − Mise en service

Étape 9 − Instauration de modalités de consultation souples et adéquates pour les chercheurs

ETAPE 08 : ACQUISITION D’UN SYSTÈME INFORMATIQUE DE GESTION DES ARCHIVES

L’acquisition ou l’élaboration d’un système informatique de gestion documentaire doit faire l’objet d’une
réflexion préalable afin de connaître les besoins de l’organisme.

Il va sans dire que ce système doit s’intégrer aux systèmes déjà implantés au sein de l’organisme et satisfaire aux
exigences de la gestion des archives. Pour acquérir un système informatique de gestion documentaire,
l’organisme devra établir ses besoins en la matière.

Voici les étapes à suivre pour procéder à l’acquisition d’un système informatique de gestion des archives :

Étape 1 − Étude préliminaire

Il s’agit de déterminer s’il existe un problème, d’effectuer une étude de faisabilité pour déterminer si
l’acquisition d’un système informatique serait une solution envisageable, d’établir un plan de gestion et
d’obtenir l’autorisation de la direction.

Étape 2 − Analyse fonctionnelle

À cette étape, il faut analyser les besoins des utilisateurs (étape 1 − Analyse des besoins) en matière
d’information, le milieu organisationnel lui-même ainsi que tous les autres systèmes utilisés.

Étape 3 − Analyse des orientations

Cette étape consiste en la nomenclature des différentes ressources disponibles, notamment le matériel, le
personnel, les logiciels, le réseau, les données ainsi que les produits qui correspondent au système proposé.
Étape 4 − Acquisition ou implantation du système

Cette étape consiste en l’acquisition de l’équipement informatique adéquat et des logiciels, en l’essai du
système et en la formation du personnel qui devra le faire fonctionner et l’utiliser. À cette étape, on doit
également effectuer la conversion au nouveau système.

Étape 5 − Formation du personnel

Étape 6 − Entretien du système

La dernière étape porte sur l’évaluation et sur le contrôle du système informatique implanté. Des modifications
devraient être apportées si nécessaire.
 ETAPE 09 : PROGRAMME DE GESTION DES DOCUMENTS ESSENTIELS

Un programme de gestion des documents essentiels s’inscrit dans un programme de gestion des documents adopté
au sein d’un organisme et doit faire suite à l’instauration d’un plan de classification et à la mise en application
d’un calendrier de conservation.

En fait, le plan de classification des documents permet d’identifier et de repérer rapidement les documents
essentiels, tandis que le calendrier de conservation détermine la période au cours de laquelle un document
conserve son caractère essentiel à l’état actif et, parfois, à l’état semi-actif.

Voici les étapes à suivre pour mettre sur pied un programme de gestion des documents essentiels :

Étape 1 − Détermination des responsabilités et des ressources nécessaires pour appuyer le programme, y compris
l’attribution des rôles et des responsabilités

Étape 2 − Définition des fonctions et des programmes nécessaires à la mission, pour lesquels la perte de
documents importants entraînerait des risques inacceptables en ce qui touche le déroulement des activités de
l’organisme

Étape 3 − Identification des documents essentiels

Première catégorie : les documents, en général relatifs à la propriété matérielle et intellectuelle (par exemple :
polices d’assurance, titres de propriété ou brevets), qui permettent à l’organisme de faire respecter ses droits :
auprès de ses fournisseurs (exemple : contrats);
auprès de ses clients (exemples : permis, baux, comptes créditeurs);
auprès de son personnel (exemples : conventions collectives, dossiers des membres du personnel).
Deuxième catégorie : les documents qui permettent à l’organisme de remplir ses obligations à l’égard :
•du personnel (exemples : fichiers de paie, dossiers individuels de régime de retraite);
•des fournisseurs (exemples : comptes débiteurs, contrats d’achat);
•des clients ou des usagers (exemples : dossiers de bénéficiaires, bulletins scolaires);
•des gouvernements (exemples : ententes, subventions reçues).

Troisième catégorie : les documents qui permettent à l’organisme de reprendre ses activités, soit :
•les documents relatifs à l’administration (exemples : procès-verbaux, procédures, livres comptables);
•les documents relatifs à la production (exemples : plans d’ingénierie, inventaires, dossiers de projets);
•les documents relatifs à l’entretien et aux réparations (exemples : plans et devis de construction);
les documents relatifs à la sécurité (exemple : plan d’urgence).

Étape 4 − Mise en œuvre des moyens de protection :

reproduction, entreposage de sécurité à l’extérieur, entreposage de sécurité sur place

Étape 5 − Évaluation et révision

 ETAPE 10 : PLAN DE MESURES D’URGENCE

Le plan de mesures d’urgence vise à prévoir les responsabilités et les mesures à prendre lors des sinistres pouvant
affecter les documents conservés au sein d’un organisme.

Voici les étapes à suivre pour établir un plan de mesures d’urgence :

Étape 1 − Attribution des responsabilités

Étape 2 − Détermination et planification des interventions (matériel et ressources nécessaires)

Étape 3 − Planification des activités lors du rétablissement de la situation

Étape 4 − Rapport de sinistre

Étape 5 − Révision du plan d’urgence

ETAPE 11 : NUMÉRISATION

ETAPE 12 : GESTION DES COURRIELS

 Conception et mise en œuvre d’un système de gestion des archives
Calendrier des activités : septembre 2014 – Aout 2015

septembre octob novembre déce janvi février mars avril mai juin juillet août
re mbre er

Projet de conception
et de mise en œuvre
d’un système
de gestion documentaire

Analyse des besoins

Politique de gestion
des archives
Plan de classification
Calendrier de conservation
Destruction de documents
Traitement et diffusion
des documents historiques
Aménagement
d’un local de conservation
Acquisition
d’un système informatique
de gestion des archives

Programme de gestion
des documents essentiels
Plan de mesures d’urgence
Numérisation
Gestion des courriels