Cours Access

Cours Access 2007
Iset - cours d'Access initiation 1

Introduction
• Un peu de vocabulaire
• Définition d’une base de données

• Une base de données est un ensemble d’informations concernant
un sujet donné
(ex. un carnet d’adresses, un répertoire téléphonique, un fichier
clients, etc.)

Introduction
LA BASE DE DONNEES MANUELLE
Une base de données servant à facturer pourrait être constituée de la façon

suivante:
un classeur contenant les fiches clients (ces fiches sont classées par ordre alphabétique
avec un numéro pour chaque client);
une armoire contenant les bons de commande classés par jour ou par client;
un catalogue sous forme de fiches cartonnées décrivant les différents articles.
Toutes ces informations peuvent servir à émettre des factures, à déterminer le chiffre
d’affaires par produit, à faire ressortir les clients bruxellois, etc.
Une secrétaire ou un comptable compulse, trie, complète ou enlève les fiches.

Introduction
LA BASE DE DONNEES INFORMATIQUE
Une base de données informatique reprend les mêmes informations mais en les "stockant"
dans l’ordinateur.
C’est un système informatique de base de données (ex. Access) qui gère les relations
entre les différentes informations.
Par exemple, la rédaction d’un bon de commande pourra comporter un contrôle
automatique pour vérifier si l’article se trouve bien dans le stock.
Cette capacité à gérer ces différentes relations porte le nom de

Système de Gestion de Base de Données Relationnelle (SGBDR)
La fiche devient ici un enregistrement.

Introduction
Exemple :
LA BASE DE DONNEES MANUELLE
LA BASE DE DONNEES
INFORMATIQUE

Introduction
Structure
AVANTAGES D’UNE BASE DE DONNEES RELATIONNELLE

1. Réduit les redondances de données.
2. Permet le partage des informations parmi plusieurs utilisateurs même
distants les uns des autres.
3. Une même information peut être utilisée dans plusieurs applications.

Introduction
Vocabulaire du SGBDR
Les tables
Les tables stockent les données relatives à un même sujet. Une table se présente
comme un tableau. Les informations sont organisées en lignes et en colonnes.
Une ligne représente un enregistrement; une colonne représente un champ

Introduction
Les requêtes
On utilise les requêtes pour trier, sélectionner ou afficher des informations

(requêtes sur des sélections et requêtes en analyse croisée)
Ces requêtes peuvent aussi être utilisées pour modifier des tables
(requêtes d’action)

Introduction
Les formulaires
Les formulaires affichent les données provenant des tables ou des requêtes sous
forme de fiches, selon une présentation personnalisée facilitant la saisie, la
modification, la consultation des données

Introduction
Les états
Les états présentent les données pour l’impression. Ils permettent de regrouper
différentes données et d’effectuer des totaux

Introduction
Enregistrement en Access de la base de données
Tous les enregistrements relatifs à un même thème sont stockés dans un fichier
unique: la base de données dont l’extension est toujours .***db (Data Base).
Avant 2007 MDB
A partir de 2007 ACCDB

Introduction
LES ENTITES RELATIONS
Les différents types de relations entre tables
Etablir une relation entre les tables de la base de données va permettre de réunir
(pour les exploiter ensemble, les analyser…)les informations réparties dans les
différentes tables.
Si on désire réaliser un état qui contienne la désignation de chaque article, mais

aussi de chaque catégorie, on peut baser cet état sur une requête dans
laquelle les deux tables sont reliées.

Introduction
La liaison entre deux tables se fait via une clé primaire.
Une clé primaire donne une identification unique
Il existe différents types de relation entre les tables qui se créent de façon
différente:
La relation un à plusieurs :
Un enregistrement de la table primaire est en relation avec plusieurs
enregistrements de la table reliée
Exemple : A une catégorie correspondent plusieurs articles

Introduction
La relation plusieurs à un :
Cette relation correspond au même type que pour un à plusieurs, mais inversée
Exemple : Plusieurs commandes peuvent être effectuées par le même client :
A un numero de commande ne peut correspondre qu’un seul code client; mais un

même code client peut se trouver dans plusieurs commandes

Introduction
La relation plusieurs à plusieurs :
Un enregistrement de la table primaire peut être en relation avec plusieurs

enregistrements et inversement un enregistrement de la table reliée peut être
en relation avec plusieurs enregistrements de la table primaire
Exemple : Une même commande comporte plusieurs articles différents et un

même article peut se retrouver dans différentes commandes

Introduction
La relation un à un :
Un enregistrement de la table primaire peut être en relation avec un seul

enregistrement de la table reliée et inversement. Cette relation est plus rare car
en général les deux tables peuvent être réunies dans une seule table
Exemple : lorsque la table reliée contient des informations temporaires qu’il faudra
supprimer après

Introduction
Exemple de Base de données : (source: http://webintec.ceram.fr)

Introduction
Exemple de Base de données : (source: http://webintec.ceram.fr)

Introduction
• Lancer Microsoft Access
• Modèles des documents office :

• Professionnels
• Education
• Personnel
• Exemple
• Essayez avec le
modèle
étudiants
Introduction
• Création d’une nouvelle base de données
• Pour créer une nouvelle base de

données, vous devez lui donner un
nom de fichier

Introduction
• Créez la base en lui donnant le nom de nomprenom
• (exemple senelleamaury)

Introduction
Introduction
Après avoir donné un nom de fichier à votre base, voici ce qui apparait :

Introduction
• Après la création, différents éléments apparaissent
• nom de votre base de donnée
• Ruban
• Bouton office

Introduction
• Utilisation du ruban
• Enregistrements
• Mise en forme
• Bouton office

Introduction
• Tables • Formulaires • Etats • Vba

Introduction
• Macros • Relations

Introduction
• La barre d’état
Cette barre affiche des informations spécifiques à la manipulation ou à la

tâche en cours et propose des boutons permettant de changer de mode
d'affichage.
Création d’une base de données
PRESENTATION DE L'ENTREPRISE
La société sclu pour laquelle vous avez déjà créé 1 base de données (nomprenom) s'occupe du
montage et de la vente de périphériques et d'ordinateurs.
Cette société vend directement aux administrations, entreprises et particuliers, à l’aide d’un réseau de
représentants, des produits sous la marque Sclu
ou celles des constructeurs (portables et imprimantes).
Pour cette activité, la garantie est de deux ans sur site.

• Méthodes de création
Les 3 manières de créer une table

Trois méthodes de création de table sont possibles.

Créer une table en mode création
Création de la structure de la table, des propriétés des champs, désignation d'une clé primaire et saisie
de données.
Créer une table en entrant des données

Access détermine le type de champ et ses propriétés et ajoute une clé primaire.
Créer une table à partir d'un modèle

La table a pour base la structure d'une table exemple qu'il faut réorganiser.

• Méthodes de création à partir d’un modèle
La création d'une table à partir d'un modèle

Vous allez créer une première table qui sera dénommée Clients.

Cliquez sur l'onglet Créer. Dans le groupe Tables, cliquez sur le bouton Modèles de tables .

Dans la liste des propositions, cliquez sur Contacts.


La création d'une table à partir d'un modèle

L'onglet Table1 est ouvert avec une liste de champs prédéfinis.
Le champ, c'est le titre de la colonne.

Chaque champ comporte un bouton qui permet d'organiser les lignes

du dessous. Si vous cliquez droit sur le nom d'un champ, vous ouvrez un
menu contextuel qui permet de procéder à plusieurs opérations différentes
(supprimer le champ, insérer une colonne, renommer le champ, etc.)

La modification de la liste des champs

Modification de la liste des champs

La table Clients, nécessite les champs suivants

N° Client N° d'ordre de saisie des enregistrements, complété automatiquement par Access.
Dénomination Dénomination de l'entreprise ou nom du particulier.
Prénom Prénom si particulier.
Adresse Nom de la rue et n°.
Code postal Code postal
Ville Commune
Téléphone N° de téléphone.
Contact Nom du responsable dans l'entreprise.

Il sera donc nécessaire de supprimer certains champs et d'en renommer d'autres.

La modification de la liste des champs

Supprimer des champs
Pour supprimer un champ, cliquez droit sur le nom du champ puis sur Supprimer la colonne.
Recommencez la même opération pour chaque suppression.
Renommer des champs

Cliquez droit sur le nom du champ à renommer et sélectionnez Renommer la colonne. Encodez
le nouveau nom de champ.
Recommencez la même opération pour chaque champ à renommer.
Les champs à renommer ici sont:
N° N° Client
Nom Dénomination
Pays/Région Contact
Téléphone personnel Téléphone


La saisie des enregistrements
Encodez les informations suivantes dans votre table sans vous préoccuper de l'ordre des colonnes.
N Dénomination Prénom Adresse Code Ville Téléphone Contact
Client Postal
1 Mail Bureautique Square du Roi 5 7000 MONS 065 34 66 87 Carole Pierrard
2 Matter Info Place Blanche 1 4000 LIEGE 04 624 00 67 Olivier Matter
3 Oural Computer Rue du Midi 73 1000 BRUXELLES 02 435 94 00
4 Info pour tous Rue Descartes 6 6000 CHARLEROI 071 57 09 50 Luc Leclère
5 Groupement achat 66 Allée du Saule 2 5030 GEMBLOUX 081 43 91 91 Assan Madaoui
6 Maury sa Philippe Rue du Jardin 8 1300 WAVRE 010 67 26 38
7 Inspection Finances Grand Place 1 5000 NAMUR 081 55 60 39 Marc Ferret
8 Ouvion Maurice Avenue Loix 40 1020 BRUXELLES 02 459 67 33

l’enregistrement de la table en Clients
Pour



REMARQUES POUR LA SAISIE DES ENREGISTREMENTS

Pour afficher en mode plein écran, cliquez sur l’icône
de la fenêtre Clients.
[NuméroAuto] signifie que ce champ a été choisi par Access comme

clé primaire. Elle permet non seulement de numéroter les
enregistrements mais aussi de les repérer lors de recherches et de
classements divers.
Ce numéro ne peut jamais être modifié. Ainsi, si le n 3 est supprimé,

l’enregistrement suivant ne deviendra pas 3 mais restera 4. Il
conservera donc son numéro initial.


N’encodez donc rien dans cette colonne, Access le fera pour vous.
Pour passer dans la colonne suivante, tapez / ou v
Pour corriger une erreur, cliquez dans la cellule et effectuez les corrections
nécessaires.


Déplacements à l’intérieur des champs des enregistrements d’une table:
Pour ajuster la largeur des colonnes au contenu:

- placez le pointeur sur le trait de séparation des titres de colonnes. Il prend la forme suivante
- double-cliquez pour obtenir l’ajustement automatique de toutes les colonnes au contenu le plus
large.


Enregistrer la table
Pour enregistrer votre table Clients:

•dans la barre d’outils, cliquez sur
OU
•utilisez la commande Fichier puis Enregistrer.

OU
•les touches b et S


Quitter la table
Cliquez sur la case
de la fenêtre Clients: Table.

La table étant enregistrée et fermée, il vous est possible de quitter Access en cliquant
Fichier puis Quitter ou cliquez sur le bouton de fermeture de la base de données

• Méthodes de création sans assistant

La société Scluby veut élaborer une table des articles vendus qu’elle nommera Articles.
On y retrouvera la référence, une description et le prix des articles ainsi que des informations
concernant la gestion des stocks: quantité, stock minimum, disponibilité des articles, fournisseurs.
Vous allez créer cette table dans la base de données Nomprenom.
OUVERTURE DE LA TABLE
Lancez Access et ouvrez la base de données Nomprenom.
CREATION DE LA STRUCTURE DE LA TABLE
Choisissez l'onglet Créer du groupe Tables,

cliquez ensuite sur le bouton Table qui crée une table vide.


Ensuite, cliquez droit sur N° qui est le seul champ proposé.

Puis, dans la liste des commandes,
cliquez sur Renommer la colonne
et frappez N°Produit


Ensuite, cliquez droit sur LE NOM DE LA TABLE .

Renommer
frappez Articles
ou
Attention: si la table est ouverte impossible

de la renommer

Pour continuer la structure de la table, passez en

mode Création.
Cliquez sur le bouton Affichage du groupe

Affichages de l'onglet Outils de table Feuille de
données.
Choisissez le mode Création.

Attribuez un nom à la table, dans ce cas, Articles et
confirmez par OK.


Lorsqu’on passe en mode Création.
On peut choisir le format des champs


Les différents formats sont

DÉNOMINATION DU
CHAMP PROPRIÉTÉS DU CHAMP

N Produit Clé primaire de type "NuméroAuto"
Catégorie 3 lettres: ORD, ordinateur - POR, portable - IMP, imprimante
LOG, logiciel – PER, périphériques
Référence Texte 10 caractères, indexé sans doublons
Désignation Texte 40 caractères, indexé sans doublons
PuEntrée Format monétaire Euro, 2 décimales, 12 caractères. C'est le coût de production
ou d'achat
PV1 Format monétaire Euro, 2 décimales, 12 caractères. C'est le prix de vente
entreprises
PV2 Format monétaire Euro, 2 décimales, 12 caractères. C'est le prix de vente
particuliers
Fournisseur Texte de 20 caractères, indexé avec doublons. Ce champ peut rester vide pour
les produits fabriqués par l'entreprise.
Quantité Numérique 4 caractères sans décimale. Masque de saisie 0000 nul interdit
StockMinimum Numérique 4 caractères sans décimale. Masque de saisie 0000 nul interdit
Disponible Admet 2 réponses Oui ou Non. Valeur par défaut Oui
La taille du champ s’ajuste au contenu le plus large jusqu’à la taille maximale autorisée
Dans la fenêtre Table 1, dans la colonne Nom du champ, tapez NProduit puis Entrée.
2.
, sur NuméroAuto et e
Cliquez sur le bouton 
Deuxième ligne de la structure

1.Frappez Catégorie puis v Le type de champ Texte convient.
•cliquez dans le cadre Propriétés du champ. Face à Taille du champ, tapez 3.

Les paramètres utilisés pour indiquer les types de données

Texte
Paramètre par défaut (jusque 255 caractères).

Mémo
Texte, sert à saisir des commentaires (jusque 32 000 caractères).

Numérique
Nombre limité à la longueur indiquée.

Date/heure
Date et heure des années comprises entre 100 et 9999.

Monétaire
Maximum 14 chiffres avant la virgule et 15 après.

NuméroAuto
Nombre incrémenté automatiquement par Access. Iset - cours d'Access initiation 49

Oui/Non

Troisième ligne de la structure

1. Frappez Référence puis v . Le type de champ Texte convient.

2. Face à Taille du champ, frappez 10.

3. Face à Indexé, cliquez dans la ligne puis sur  , choisissez Oui sans doublons.
Ligne 4
1. Frappez Désignation puis v . Le type de champ Texte convient.

2. Face à Taille du champ, frappez 40.

3. Face à Indexé, cliquez sur  , choisissez Oui sans doublons.

Ligne 5
1. Frappez PuEntrée puis v , cliquez sur  , choisissez Monétaire.

2. Face à Format, cliquez sur  et choisissez Euro.

3. Face à Décimales, cliquez sur  puis
Iset - sur 2.d'Access initiation
cours 50

Ligne 6

1. Frappez PV1 puis v. Cliquez sur  , choisissez Monétaire puis Euro.

2. Face à Décimales, encodez 2.

3. Face à Légende, frappez Prix de vente entreprises.

Ligne 7

1. Frappez PV2 puis v. Cliquez sur  , choisissez Monétaire puis Euro.

2. Face à Décimales, encodez 2.

3. Face à Légende, frappez Prix de vente particuliers.


Ligne 8

1. Frappez Fournisseurs puis v . Le type de champ Texte convient.

2. Taille du champ Frappez 20.

3. Face à Chaîne vide autorisée, sélectionnez Oui (pour ne pas renseigner le champ pour les
articles fabriqués par lentreprise).

4. Face à Indexé, sélectionnez Oui avec doublons.

Ligne 9
1. Frappez Quantité puis v .Cliquez sur  et sélectionnez Numérique.

2. Face à Décimales frappez 0.

3. Face à Masque de saisie frappez 0000.

4. Face à Nul interdit sélectionnez Oui.

Ligne
10
1. Frappez StockMinimum puis v. Cliquez sur  et sélectionnez Numérique

2. Face à Décimales, cliquez sur  et choisissez 0.

3. Sur la ligne Masque de saisie frappez 0000.

4. Face à Nul interdit sélectionnez Oui.

Ligne 11
1. Frappez Disponible puis v Cliquez  et sélectionnez Oui ou Non (case à cocher).

2. Face à Valeur par défaut frappez Oui.

3. Face à Message si erreur frappez Ne frapper que oui ou non (ce message sera alors affiché
pendant la saisie si une valeur différente est encodée dans ce champ.



CLE
PRIMAIRE

Access ajoute d’office une clé primaire à une base de données.

Dans ce cas ci, vous allez placer vous-même la clé primaire sur le premier champ.

Cliquez ensuite sur l’icône de la barre d’outils Création de table

ou

Utilisez les commandes Edition puis Clé primaire.

Une petite clé est alors affichée avant le premier champ dans la première colonne.



CLE
PRIMAIRE
Clé primaire - Définition
Une clé primaire est un champ ou un ensemble de champs de la table qui indique
l'identificateur unique de chaque ligne dans Microsoft Office Access 2007. Dans une base de
données relationnelle (Office Access 2007, par exemple), vous divisez vos informations en
différentes tables en fonction d'un sujet donné. Ensuite, vous utilisez des relations entre les
tables et des clés primaires pour indiquer comment rassembler à nouveau ces informations.
Access fait appel à des champs de clé primaire pour associer rapidement des données issues
de plusieurs tables et les combiner de manière significative.
Ce principe est applicable car, après avoir défini la clé primaire, vous pouvez l'utiliser dans
d'autres tables en référence à la table qui contient la clé primaire.
Par exemple, le champ Réf client de la table Clients peut également apparaître dans la table
Commandes.
Dans la table Clients, il s'agit de la clé primaire, tandis que dans la table Commandes, il s'agit
d'une clé externe. Pour faire simple, une clé externe est la clé primaire d'une autre table.
Source: http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/


CLE
PRIMAIRE

Clé primaire
Clé étrangère :


CLE
PRIMAIRE
La plupart du temps, un numéro d'identification unique, comme une référence, un numéro de

série ou un code, fait office de clé primaire dans une table. Par exemple, vous pouvez créer une
table Clients où chaque client est associé à une référence client unique. Dans ce cas, le champ
Réf client constitue la clé primaire.
Une clé primaire idéale doit présenter plusieurs caractéristiques. Tout d'abord, elle doit
identifier chaque ligne de manière unique. Ensuite, elle ne peut pas être vide ou avoir la valeur
Null (en d'autres termes, elle doit toujours contenir une valeur).
Enfin, elle ne doit changer que rarement (de préférence, jamais). Access fait appel à des champs
de clé primaire pour rassembler rapidement des données issues de plusieurs tables.
Un nom ou une adresse constituent des exemples de clé primaire peu adaptés. En effet, ils
contiennent des informations qui peuvent varier dans le temps.


CLE
PRIMAIRE
Vous devez toujours spécifier une clé primaire pour une table. Access crée automatiquement un index pour la
clé primaire pour accélérer les requêtes et les autres opérations. En outre, il veille à ce que chaque
enregistrement soit associé à une valeur dans le champ de clé primaire et à ce qu'il soit toujours unique.
Lorsque vous créez une table en mode Feuille de données, Access crée une clé primaire en lui attribuant le
nom de champ ID et le type de données NuméroAuto. Par défaut, ce champ est masqué en mode Feuille de
données. Pour l'afficher, vous devez activer le mode Création.
Si vous n'avez aucune idée quant au champ ou au groupe de champs à utiliser comme clé primaire, pensez à
utiliser une colonne du type NuméroAuto. En effet, ce type d'identificateur ne contient pas d'informations liées
à des faits pour décrire la ligne représentée.
Il est recommandé d'utiliser des identificateurs qui ne sont pas liés à des faits car leur valeur ne change pas. En
effet, il est probable qu'une clé primaire contenant des faits sur une ligne (numéro de téléphone ou nom de
client, par exemple) change, car ce type d'information peut varier.


CLE
PRIMAIRE
Une colonne associée au type de données NuméroAuto

constitue souvent une clé primaire appropriée, car elle garantit
que chaque référence produit est unique, par exemple.
Dans certains cas, vous pouvez utiliser plusieurs champs qui

constituent ensemble la clé primaire d'une table. Par exemple, la
table Détails des commandes peut utiliser deux colonnes comme
clé primaire : Réf commande et Réf produit.
Lorsqu'une clé primaire fait appel à plusieurs colonnes, elle est

appelée « clé composite ».


Pour
fermer la table cliquer sur
Apparaît un message
Cliquer sur oui


Saisie
des informations
CHAMPS CALCULES
Les champs PV1 et PV2 sont calculés à partir du champ
PuEntrée. L’enregistrement en mode Feuille de données ne
permet pas d’effectuer des calculs. Il faut pour cela passer en
mode Formulaire que vous allez voir par la suite.
Pour l’instant, laissez ces deux champs vides.


Saisie
des informations de la base de données nomprenom
REMARQUE SUR LA SAISIE DES ENREGISTREMENTS

Pour saisir les différents enregistrements, il faut quitter le mode
Création de table pour passer en mode Feuille de données.
Cliquez sur l’icône Affichage du groupe Affichages

Saisie des informations

SAISIE DES LIGNES OU FICHES

1. Frappez ORD (vous avez volontairement limité le nombre de caractères à 3 dans la structure)
puis v .
2. Frappez 172528K v Weza 880 AMD v .
3. Dans le champ PuEntrée, frappez 407,50 et v .
4. Les prix de vente résultant d’un calcul, laissez vide pour l’instant.
5. Pas de fournisseur, frappez v .
6. Frappez 0029 (puisque vous avez prévu 4 chiffres) et v . L’affichage reprend cependant 29.
7. Frappez 0020 (affichage 20) et v .
8. Le champ Disponible est comme prévu complété par un coche qui correspond à Oui. Il suffit
de cliquer dans la case pour décocher ce qui signifierait Non.
9. Terminez la ligne par v et encodez les fiches suivantes.
Adaptez ensuite la largeur des colonnes.Iset - cours d'Access initiation 63
Encodage des informations


FORMAT D’AFFICHAGE DES CHAMPS NUMERIQUES, DATE ET HEURE



Vous allez créer une table fournisseurs selon les informations ci-dessous


STRUCTURE DE LA TABLE FOURNISSEURS
CHAMP CARACTERISTIQUES DU CHAMP
NOrdre Numéro auto. Clé primaire.
NCompte Texte 6 chiffres. Masque de saisie 000000. Ne peut être vide
Dénomination Texte 20 caractères . Indexé sans doublons.
Adresse Texte 60 caractères.
CodeP Texte 4 caractères. Masque 0000. Indexé avec doublons.

Ville Texte 15 caractères.
Téléphone Texte 15 caractères.
Fax Texte 15 caractères.
Contact Texte 20 caractères.
Fonction Texte 30 caractères.
Acheteur WEZA Texte 20 caractères. Indexé avec doublons.
Catégorie Texte 3 caractères. Indexé avec doublons.
ModeDeRèglement Texte 30 caractères. Indexé avec doublons.


SAISIR LES INFORMATIONS DANS LA TABLE
Rappel
Ajuster la largeur des colonnes
SAUVEGARDER LA TABLE FOURNISSEURS

FERMER LA TABLE FOURNISSEURS

Dans
la même base de données nomprenom, vous allez créer le fichier Commerciaux d’après les informations suivantes:

N Tél Taux
ONSS Nom Prénom Secteur
Com Personnel commission
1 1 61 12 14 0215 Jamin Claude 02 698 12 56 2 2,50 %
2 1 74 06 27 6502 Leroy Michel 02 452 41 00 1 3,12 %
3 1 74 06 27 6502 Martini Joseph 02 364 22 17 3 2,58 %
STRUCTURE DE LA TABLE COMMERCIAUX

NCom Numéro auto. Clé primaire.
ONSS Texte 15 caractères. Masque de saisie. Indexé sans doublons.
Nom Texte 20 caractères. Indexé avec doublons.
Prénom Texte 20 caractères.
TélPersonnel Texte 15 caractères. Masque de saisie.
Secteur Texte 1 caractère.
TauxCommission Numérique. Taille: réel double. Format: numérique, pourcentage,
2déc

Dans la même base de données nomprenom, vous allez créer le fichier Commerciaux d’après les informations suivantes:
N Tél Taux
ONSS Nom Prénom Secteur
Com Personnel commission

1 1 61 12 14 0215 Jamin Claude 02 698 12 56 2 2,50 %
2 1 74 06 27 6502 Leroy Michel 02 452 41 00 1 3,12 %
3 1 74 06 27 6502 Martini Joseph 02 364 22 17 3 2,58 %
STRUCTURE DE LA TABLE COMMERCIAUX

NCom Numéro auto. Clé primaire.
ONSS Texte 15 caractères. Masque de saisie. Indexé sans doublons.
Nom Texte 20 caractères. Indexé avec doublons.
Prénom Texte 20 caractères.
TélPersonnel Texte 15 caractères. Masque de saisie.
Secteur Texte 1 caractère.
TauxCommission Numérique. Taille: réel double. Format: numérique, pourcentage,
2déc
SAISIR LES INFORMATIONS

Pour la colonne Taux Commission, il faudra encoder pour 2,50 %: 0.025 (soit 2,5 divisé par 100).
ENREGISTRER LA TABLE COMMERCIAUX
FERMER LA TABLE COMMERCIAUX Iset - cours d'Access initiation 70
dans la base de données nomprenom, vous allez maintenant créer le fichier salariés qui suit:
Toujours

STRUCTURE DE LA TABLE SALARIES
CHAMP CARACTERISTIQUE DU CHAMP

NEmployé Numérotation Auto. Clé primaire.
ONSS Nom Prénom Voir mêmes champs de la table Commerciaux.
Fonction Service Texte 20 caractères.
Adresse CodePostal
Voir mêmes champs de la table Fournisseurs.
Ville TélPersonnel
Type de données: Date/Heure; Format et Masque de saisie:
Embauche
Date, abrégée.
Observations Champ de type Mémo.
CREER LA STRUCTURE DE LA TABLE SALARIES

SAISIR LES INFORMATIONS
ENREGISTRER LA TABLE SALARIES
FERMER LA TABLE SALARIES

Toujours

N
ONSS Nom Prénom Fonction Service
Employé
1 2 60 02 24 7024 Ferrier Carole Technicien Assemblage
2 1 77 09 15 4812 Martinez Patrick Chef d’équipe Assemblage
3 1 61 12 14 0215 Jamin Claude Commercial Commercial
4 1 81 03 03 1104 Raynaud Luc Technicien Assemblage
5 1 56 01 11 7003 Méric Louis Technicien Assemblage
6 1 74 06 27 6502 Leroy Michel Commercial Commercial
7 2 77 04 11 1294 Mauraru Céline Secrétaire Administration
8 1 67 08 30 0312 Papin Ludovic Comptable Administration
9 1 79 07 04 4199 Caritan Marc Comptable Administration
10 2 84 12 31 1936 Charmelet Cybille Technicien Assemblage
11 1 74 06 27 6502 Martini Joseph Commercial Commercial
Suite…

Toujours
Adresse Code postal Ville Tél personnel Date embauche Observations
Rue des Peupliers 34 1070 BRUXELLES 02 236 58 99 15.10.05 Célibataire
Rue Lamartine 11 1332 GENVAL 02 732 11 48 02.01.95 Marié, 2 enfants
Boulevard Jacqmain 25 1000 BRUXELLES 02 698 12 56 02.01.95 Marié, 3 enfants
Rue du Château 50 1030 BRUXELLES 02 333 62 49 12.07.95 Célibataire
Place Dunant 14 1300 WAVRE 02 225 00 41 01.03.04 Célibataire
Rue Alexandre Riot 31 1070 BRUXELLES 02 452 41 00 15.07.02 Marié, 1 enfant
Rue Pasteur 60 1400 NIVELLES 02 537 28 41 02.01.95 Divorcée, 2 enfants
Allée des Ormes 9 7850 ENGHIEN 02 293 37 39 02.01.95 Marié, 4 enfants
Chemin des Dames 603 1210 BRUXELLES 02 456 55 97 02.01.95 Marié
Avenue Victor Hugo 193 4000 LIEGE 04 321 64 82 01.07.03 Célibataire
Rue de la Vigne 314 1060 BRUXELLES 02 364 22 17 01.12.02 Marié, 1 enfant

Modification de la structure et du

contenu d’une table
Les données contenues dans une table sont à tout moment susceptibles d'être modifiées. C'est la
structure même de la table qu'il faudra modifier
Ouvrez la base de données nomprenom.

Vous devrez apporter plusieurs modifications à la table Clients.
Enregistrement 4
le client s’appelle Micro pour tous et non Info pour tous.

Le nom du contact a changé: André Pierrard remplace Luc Leclère.
Enregistrement 2
la sprl Matter Info a cessé ses activités, il faut supprimer sa fiche.

Deux nouveaux clients sont venus s’ajouter: Code
Nom Adresse Ville Téléphone Contact
Postal
Micro Cap + Route de Mons 58 7130 BINCHE 065 55 44 88 Annie Leroux
Cyber Micro Place Verte 5 5000 NAMUR 081 25 98 48 Gilles THOMAS
Voir démarche à la suite



Ouverture de la table et passage en mode Modification
Dans la fenêtre nomprenom: Base de données, double cliquez sur le nom de la table, Clients du volet de
navigation ou cliquez droit sur le nom de la table et choisir Ouvrir dans le menu contextuel..
Le contenu de la table est affiché en mode Feuille de données
Modification du contenu d’un champ
Placez-vous sur Info pour tous et frappez le nouveau nom Micro pour tous.
Dans le champ Contact, cliquez sur Luc Leclère et frappez André Pierrard.
Le symbole
le symbole figure sur la ligne en cours de modification.
Suppression d’un enregistrement

Placez votre curseur à la ligne 2, dans la première colonne.
Le symbole  prend la forme 
Cliquez gauche pour sélectionner la ligne entière et frappez la touche c
Répondez au message en cliquant Oui.
Vous pouvez remarquer que le numéro de lenregistrement (soit le 2) nest plus réutilisé.

Ajout
de nouveaux enregistrements
Placez votre curseur sur (Nouv) et encodez les nouvelles données.
Sélection dans une table à l’aide du clavier
Sauvegardez de la table modifiée


• Vous allez tout d'abord placer les champs dans l'ordre suivant:
N°Client, Dénomination, Prénom, Adresse, CodePostal, Ville, Téléphone, Contact
•Toujours dans la table Clients, vous devrez insérer le champ Catégorie entre les
champs Ville et Téléphone.
Ce nouveau champ comprendra une des trois données: Entreprise, Administration
ou Particulier.
•Après le champ NClient, vous placerez un champ NCompte.
•Ensuite, vous déplacerez le champ Contact après le champ Prénom.


Passage en mode création de table
Cliquez sur le bouton Affichage et choisir Mode création.
Sur la ligne insérée, frappez la dénomination du champ: Catégorie v

puis frappez 20 pour définir la taille du champ texte.
Face à Indexé, choisissez oui avec doublons.
Sur la ligne insérée, frappez la dénomination du champ: NCompte puis v . Frappez 10 pour définir la taille du champ.
Face à Masque de saisie, demandez la saisie de 6 caractères, frappez pour cela 000000
Face à Indexé, choisissez oui avec doublons.

3.
Modification de l’ordre des champs
Placez votre curseur sur  face à Contact et cliquez gauche pour placer toute la
ligne en vidéo inverse.
Glissez-déplacez le pointeur au-dessus du champ Adresse et lâchez le bouton de la
souris.
Passez en mode Feuille de données pour encoder les informations dans les champs NCompte et Catégorie.
Dénomination Catégorie NCompte
Mail Bureautique Entreprise 411298
Oural Computer Entreprise 411518
Micro pour tous Entreprise 411043
Groupement achat 66 Administration 411568
Maury sa Entreprise 411314
Inspection Finances Administration 411618
Ouvion Particulier 411541

Micro Cap + Entreprise 411037
Cyber Micro Entreprise 411754



Sauvegardez votre travail en cliquant sur
. .
Pour revenir dans la fenêtre de la base de données nomprenom,
cliquez sur le bouton système de la fenêtre de la table Clients


.
Double-cliquez sur la table Articles de la même base de données nomprenom vous allez
supprimer le champ Catégorie.

Dans la structure de la table, cliquez sur le sélecteur de ligne (première
colonne) du champ Catégorie pour placer toute la ligne en vidéo inversée.
.

Cliquez sur le bouton Supprimer des lignes du groupe Outils de table - Création

Confirmez par Oui en réponse au message.

Enregistrez la structure modifiée et repassez en mode Feuille de données en cliquant sur
l’icône

Vous devez apporter maintenant une nouvelle modification à cette table.
Pour le Baladeur multimédia ZenC, la quantité du stock est de 1 et non de 7.
Dans le champ Quantité, frappez 0001 (au lieu de 7).
De plus, l'article n'est pas disponible chez l'importateur pour des
. problèmes liés à des formalités douanières.
Déplacez-vous dans la colonne du champ Disponible et désactivez le coche
Sauvegardez la table modifiée en cliquant sur l’icône d’enregistrement

Réalisation de calculs dans des
champs
Pour réaliser des calculs dans des champs, il faut obligatoirement passer
en mode Formulaire.

Chaque enregistrement est présenté sous la forme d'un écran ou d’une
. fiche qui comprend le libellé des champs en regard de l’information
correspondante que l’on va appeler étiquettes
Formulaire instantané les 3 modes

d'affichage
Formulaire: à partir de la feuille de données Articles, cliquez sur le bouton

Formulaire du groupe Formulaires de l'onglet Créer.

champs
La première fiche apparaît alors à l'écran.
Formulaire double affichage à partir de la feuille de données Articles,

cliquez sur le bouton Formulaire double affichage du groupe
Formulaires de l'onglet Créer

champs
La présentation
comporte 2 parties:
. la fiche
et en dessous
la feuille de données
du formulaire.
A partir de la feuille de données Articles, cliquez sur le bouton Plusieurs éléments du

groupe Formulaires de l'onglet Créer.

champs
Plusieurs fiches sont

ainsi affichées sur
. votre écran

champs
Vous allez compléter les champs PV1 et PV2 qui sont calculés à
partir du prix unitaire d’entrée (PuEntrée) auquel le coefficient 1,40
est appliqué pour les entreprises et les administrations (PV1) et le
coefficient 1,50 pour les particuliers (PV2)..
.
Encodage des champs calculés
Choisissez le mode Formulaire double affichage.

Ensuite, cliquez sur le bouton Affichage et choisissez Mode
création

champs
Face au champ PV1, remplacez PV1 par la formule
=PuEntrée*1,4

Face au champ PV2, remplacez PV2 par la formule
. =PuEntrée*1,5


champs
Vous remarquerez qu’Access a ajouté, lui-même, des crochets autour du

.
nom de champ
Pour visualiser le résultat de ces formules, quittez le mode

Création et revenez dans le formulaire proprement dit en cliquant
sur l’icône du mode Formulaire

champs
Le déplacement à l'intérieur d'une même fiche peut se faire utilisant

. les boutons de magnétoscope de la barre de défilement horizontale
pour changer de fiche.
Le formulaire peut alors être sauvegardé en cliquant sur l’icône

Enregistrer. Il portera le même nom que la table soit Articles
(proposé par défaut) puis OK.

Ajout d’une fiche en mode
formulaire
Vous allez compléter les deux colonnes de prix de vente de la Table

. Articles à l’aide de ces deux mêmes colonnes du Formulaire
Articles.

1. Ouvrez la base de données nomprenom.

2. Sélectionner le Formulaire Articles.

3. Cliquez sur le titre de la colonne PV1 pour la
sélectionner et glissez le pointeur de la souris sur la colonne PV2

formulaire
4. Ces 2 colonnes sélectionnées, cliquez sur le bouton Copier
de l'onglet Accueil

.

5. Ouvrez la fenêtre Table, Articles et sélectionnez les
colonnes PV1 et PV2.

6. Cliquez sur le bouton Coller de l'onglet Accueil.

7. Confirmez ces modifications en cliquant Oui.

formulaire
Sauvegardez et quittez.

formulaire
A partir du formulaire en double affichage, cliquez sur le bouton Ajout
d'un nouvel enregistrement

. Bouton nouvel enregistrement


formulaire
Vous allez encoder une fiche supplémentaire comportant les informations
suivantes:
. NProduit
Référence 35901G
Désignation Works Microsoft
PuEntrée 99,00 (en )
Prix de vente entreprises champ calculé
Prix de vente particuliers champ calculé
Fournisseurs Microsoft
Quantité 20
Stock minimum 10

formulaire
Mise à jour de la table

Copiez-collez des données du formulaire vers la table

Enregistrez et quittez le formulaire ET la table Articles.
.


formulaire
NCompte 401594
2.
Dénomination MicroZ59
Supprimez le champ Catégorie.
Adresse Rue de Paris 55
3.
CodePostal 7000
Placez le champ Acheteur après le champ
Ville MONS
NCompte.
Téléphone 065 34 35 59 4.
Fax 065 34 35 50
Enregistrez les modifications
Contact M. Verbeke
Acheteur Jamin
Catégorie PER
ModeDeRèglement 30 jours facture

formulaire
Vous allez modifier la Table Commerciaux de la base de données nomprenom.

Ouvrez la table Commerciaux de la base de données nomprenom pour y modifier les informations
suivantes.

1. Modifiez le taux de commission de Claude Jamin qui passe de 2,50 % à
2,58 %.

2. Entre les champs Secteurs et TauxCommission, ajoutez le champ Exclusif.

Cest un champ de type Oui/Non. Le Oui est affecté doffice.
Seul Michel Leroy est représentant indépendant et sa fiche comprendra la mention Non (la case ne
sera donc pas cochée).

formulaire

3. En fin de structure, ajoutez les champs Ventes01 et Commissions01 qui sont deux
champs numériques, libellés en € et avec deux chiffres décimaux.

4. Complétez le champ Ventes01 avec les données suivantes:

Jamin 550 394,00 
Leroy 620 988,00 
Martini 755 845,00 

formulaire

5. Modifiez le format du champ TauxCommission qui doit devenir Numérique à 2 décimales
et réencodez les taux de commission sans le symbole %.

6. Créez le Formulaire automatique Commerciaux.

7. Dans le Formulaire Commerciaux, complétez le champ Commission01 qui est le résultat
de la formule:
=Ventes01*TauxCommission/100

8. Complétez la colonne Commission01 de la Table Commerciaux à laide de la feuille
Commerciaux du Formulaire (Copier - Coller).

9. Enregistrez votre travail et quittez la base de données nomprenom.

formulaire

1. Vous allez créer un champ supplémentaire dans la table Clients de la base de données
nomprenom qui s’intitulera Plafond et qui correspond au maximum de crédit autorisé pour chaque
client. Il est de 1 000 € pour tous les clients.

Ce champ sera de type numérique en Euro, 2 décimales, avec séparateur de milliers (format
numérique standard).

En aucun cas son contenu ne pourra dépasser 1 000 . En cas de dépassement, le message suivant
sera affiché:

Plafond maximum autorisé 1 000 

2. Vous allez également modifier le champ NCompte qui deviendra la clé primaire du
fichier. Il sera, dès lors indexé sans doublons (il ne peut pas y avoir plusieurs clients différents avec
le même numéro de compte).


formulaire
Procédure pour ajouter un champ

Ouvrez la table Clients de la base de données
nomprenom.

Dans l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton Affichage pour
passer en Mode Création.

Cliquez sur Adresse puis sur le bouton Insérer des lignes
(onglet Outils de Table – Création du groupe Outils).

Frappez Plafond. Choisissez Numérique, format Euro,
Décimales 2, valeur par défaut 1000,
face à valide frappez <=1000,
message si erreur Plafond maximum autorisé: 1000 €

formulaire
Procédure pour modifier les propriétés d'un champ

Cliquez sur la ligne 2, N°Compte.

Pour la colonne Type, choisissez Numérique et cliquez sur
le bouton Clé primaire
•Cliquez face à Null interdit sur Oui.

formulaire
Passez en Mode feuille de données.

Cliquez plusieurs fois sur Oui ou OK tel que le propose
Access.

Mettez la colonne Plafond à jour.

Enregistrez et quittez la table.

formulaire
La table Clients comporte des renseignements qui ne sont que rarement modifiés (nom, prénom,
n de compte).

Dautres informations, par contre, changent plus régulièrement, telles que date de la dernière
commande ou facture, solde du compte. Ces informations "variables" vont faire lobjet dune
nouvelle table que vous allez appeler ClientsSituation.

Description de la structure de la table ClientsSituation
DENOMINATIO
N PROPRIETES DU CHAMP
DU CHAMP
NOrdre Numéro automatique
NCompte Clé primaire, masque de saisie 000000, nul interdit, indexé sans
doublons.
Plafond Valeur par défaut 1 000 €, format Euro, 2 décimales.
SoldeCompte Numérique, réel double (car il permet la saisie de décimales), format
 à 2 décimales, séparateur de milliers, ne peut dépasser le plafond
autorisé de 1 000  (valide si <=1000), message derreur: supérieur
au plafond autorisé.
DernièreFact Champ Date/Heure, format date abrégé.
formulaire
Les informations à saisir seront les suivantes:
DENOMINATION
DU CHAMP PROPRIETES DU CHAMP
NOrdre Numéro automatique
NCompte Clé primaire, masque de saisie 000000, nul interdit, indexé sans
doublons.
Plafond Valeur par défaut 1 000 €, format Euro, 2 décimales.
SoldeCompte Numérique, réel double (car il permet la saisie de décimales), format 

à 2 décimales, séparateur de milliers, ne peut dépasser le plafond
autorisé de 1 000  (valide si <=1000), message derreur: supérieur au
plafond autorisé.
DernièreFact Champ Date/Heure, format date abrégé.

RECHERCHES, TRIS ET FILTRES
A PARTIR D’UNE TABLE
Dans la table Clients de la base de données nomprenom, vous allez rechercher le ou
les enregistrements des clients qui habitent Namur (code postal 5000).
:
RECHERCHE DUNE DONNEE PRECISE
Cliquez sur licône Rechercher de l'onglet Accueil
Dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer,f ace à Rechercher, frappez 5000

Dans la table Clients de la base de données nomprenom, vous allez rechercher le ou
les enregistrements des clients qui habitent Namur (code postal 5000).
:
RECHERCHE DUNE DONNEE PRECISE
Face à Regarder dans, choisissez Clients.

Face à Où, choisissez Champ entier et cliquez sur le bouton Suivant.

Linformation 5000 est placée en vidéo inverse dans la table. Pour rechercher une autre fiche répondant au même
critère, cliquez sur Suivant.

Cliquez sur le bouton Suivant pour rechercher d'éventuelles autres fiches répondant au même critère.

Lorsqu'il n'y a plus d'enregistrement répondant à ce critère, Word affiche la fenêtre ci-dessous

RECHERCHE UTILISANT LES CARACTERES JOKERS
Vous souhaitez maintenant rechercher les fiches des clients de Bruxelles.

Voir la page précédente.

Face à Regarder dans, cliquez sur le bouton  et choisissez Clients

Face à Rechercher, frappez 10*.

Cliquez ensuite sur le bouton Suivant.

Linformation (1000 puis 1020) est placée en vidéo inverse dans la table. Pour rechercher une autre fiche
répondant au même critère, cliquez sur Suivant.

Pour clôturer votre recherche, cliquez OK.
Les caractères génériques

RECHERCHER – REMPLACER
Toujours dans la même table Clients, le contact de Mail Bureautique n'est plus Carole Pierrard, elle est remplacée
par Martine Callens.

1. Placez votre curseur dans le champ concerné.

2.Cliquez sur le bouton Remplacer
Dans la fenêtre rechercher et Remplacer, face à Rechercher, frappez Carole Pierrard.

4. Face à Remplacer par, frappez Martine Callens.

5. Cliquez sur le bouton Remplacer tout.

6. Au message dAccess vous proposant de continuer,
répondez par Oui.

7. Enregistrez les modifications avant de quitter.

CLASSEMENT DES
ENREGISTREMENTS : LES TRIS
Vous allez trier la table Salariés par ordre alphabétique croissant des

noms, puis dans lordre alphabétique décroissant.

Tri croissant

Tri décroissant

Gommer le tri

CLASSEMENT DES
ENREGISTREMENTS : LES TRIS
Tri croissant

1. Placez le pointeur de la souris sur le premier enregistrement dans la

colonne du champ
Nom.
2. Cliquez sur le bouton Tri croissant de l'onglet Accueil du
groupe Trier et Filtrer.

Tri décroissant

1. Placez le pointeur de la souris sur le premier enregistrement dans la
colonne du champ Nom.

2. Cliquez sur le bouton Tri décroissant de l'onglet Accueil du
groupe Trier et Filtrer.
.

LA SELECTION DES FICHES: LE
FILTRAGE
Pour effectuer des recherches dans une table ou un formulaire, Access

propose deux possibilités:

- le filtre qui permet une recherche rapide mais ne peut être utilisé
quune seule fois;

- la requête qui permet de manipuler les données de plusieurs tables
et deffectuer des totaux. Elle peut être utilisée plus dune fois.

Nous étudierons la requête en détail dans le chapitre suivant.


FILTRAGE
Filtrage d’une table

Sélection

Sélection Filtre avancé
préalable
Appliquer le filtre
Toujours dans la table Salariés de la base de données nomprenom, vous

allez demander à n’afficher que les employés travaillant dans le service
commercial ou à l’administration

FILTRAGE
Options avancées: filtre avancé

1. Cliquez sur le bouton Filtre avancé.

2. La boîte de dialogue SalariésFiltre1
se décompose en deux parties.

La première reprend la liste des champs de
la table Salariés.
La seconde organise le filtre.

3. Cliquez dans la première colonne de la ligne Champ puis sur le
bouton daffichage et choisir Nom
4. Sur la ligne en-dessous (tri), cliquez sur le bouton  et choisir
Croissant.
5. Dans la 2e colonne, cliquez sur le bouton  et choisir
Service dans la liste affichée.
6. Face à la ligne Critères, frappez Commercial y puis
Administration (Access ajoute automatiquement des guillemets).
FILTRAGE Le filtre étant mis en place,
il ne suffit plus que de
demander son application
en cliquant sur le bouton
.

Le résultat du filtrage
apparaît à lécran.

Remarque

Pour faire réapparaître tous
les enregistrements, il suffit
de cliquer une nouvelle fois
sur le bouton .

Quittez sans sauvegarder).

FILTRAGE
Vous allez ouvrir la table Articles.

Le filtre s'effectuera sur les champs Fournisseurs (qui commencent par la lettre M = M*) et
dont le PuEntrée est supérieur à 350 € (>350)

Cliquez sur le bouton de Filtre avancé et choisir Filtre/tri avancé.

Dans la 1re colonne, face à Champ, cliquez sur  puis sur Fournisseur.

Face à critère, frappez M*

Dans la 2e colonne, face à Champ, cliquez sur  puis sur PuEntrée.

Face à critère, frappez >350

Réalisez le filtre en cliquant sur .

Imprimez avant de quitter sans sauvegarde

FILTRAGE

Tri multicritères

Ouvrez la table Articles pour classer temporairement les articles par ordre alphabétique
croissant des Fournisseurs et à l'intérieur de ce classement, par ordre croissant des PuEntrée.

Cliquez sur le bouton Options de filtre avancé
et choisir Filtre/triavancé.

Dans la 1re colonne, face à Champ, cliquez sur  puis sur Fournisseur.

Face à Tri, cliquez sur  et sélectionnez ensuite Croissant.

Dans la 2e colonne, face à Champ, cliquez sur  puis sur PuEntrée.

Face à Tri, cliquez sur  et sélectionnez ensuite Croissant.

Réalisez le filtre en cliquant sur .

Imprimez avant de quitter sans sauvegarde.

FILTRAGE

Ouvrez la table Salariés de la base de données INFOnomprenom.

1. Classez par date d’embauche et pour une même date dembauche par ordre
alphabétique croissant des noms.

2. Imprimez le résultat du tri en respectant l’ordre suivant dans les champs:

Nom, Prénom, Fonction, DateEmbauche, ONSS.

3. Quittez sans sauvegarder.

FILTRAGE

Ouvrez la table Salariés de la base de données nomprenom.

1.Triez les enregistrements par ordre alphabétique croissant du champ Fonction.

2.Classez la table selon les 3 critères suivants:

•par service,
•à l'intérieur des services, par ville,
•à l'intérieur des villes, par date croissante d'embauche.

3.Imprimez le résultat du tri pour les seuls champs:

Nom, Prénom, Service, Ville, Embauche.

4.Quittez sans sauvegarder.
Remarque concernant l'affichage des colonnes
Pour masquer une colonne que lon ne veut pas afficher ou imprimer, cliquez sur son intitulé (mise en vidéo inverse) et cliquez
droit? Choisissez Masquer les colonnes dans le menu contextuel..
Pour rétablir laffichage des colonnes masquées, utilisez la commande Format et Afficher les colonnes.
FILTRAGE

Ouvrez la table Salariés de la base de données nomprenom.

1.Affichez uniquement les fiches concernant le fournisseur Sudinfo classées par ordre
décroissant des Prix unitaires d'articles.

2.Imprimez le résultat
Affichez cette même table en totalité.

1.Filtrez les fiches dont le prix de vente aux particuliers est supérieur à 750 € en commençant
par l'article le plus cher.

2.N'affichez que les champs: Référence, Désignation et Prix de vente aux particuliers (PV2).

3.Imprimez le résultat du tri et quittez sans sauvegarder.

LES REQUETES

Une requête est une question qui porte sur le contenu dune ou de plusieurs tables ou
formulaires.

Les requêtes peuvent être regroupées en 3 catégories.

CATEGORIES DE REQUETES
- Requête Sélection: affiche les données sélectionnées et triées.
- Requête Analyse croisée: présente les données comme dans une
feuille de calcul.
- Requête Action: permet de modifier plusieurs
enregistrements en une seule opération.
Elle permet également de créer une
nouvelle table ou de fusionner des tables.

LES REQUETES

Une requête est une question qui porte sur le contenu dune ou de plusieurs tables ou
formulaires.

LA REQUETE SELECTION

A partir de la table Clients de la base de données NOMPRENOM, vous allez demander
dafficher les champs NCompte, Dénomination, Prénom, Téléphone et Contact, classés par
ordre décroissant (champ Catégorie) et ceci pour les entreprises et les administrations (donc
pas pour les particuliers). Le champ Catégorie ne devra cependant pas être affiché.

Les entreprises seront affichées avant les administrations et le résultat de la requête sera
imprimé en caractères italiques, de taille 14, police Arial.

LES REQUETES

OUVERTURE DE LA GRILLE D’ORGANISATION DE LA REQUETE

1. Dans la fenêtre nomprenom: base de données, cliquez sur Le bouton Création de
requête de l'onglet Créer et du groupe Autre..

Access ouvre la fenêtre Requête1 ainsi que
la boîte de dialogue Afficher la table.

Cliquez sur Clients qui est la table servant
de base à la sélection, ensuite sur le
bouton Ajouter et enfin sur le bouton Fermer.

LES REQUETES

La fenêtre Requête1 se présente telle que ci-dessous.


LES REQUETES

CARACTERISTIQUES DE LA REQUETE

1. Face à Champ, cliquez sur le bouton daffichage des listes de la première
colonne  .
2. Dans la liste cliquez sur NCompte.
3. Dans les colonnes suivantes, procédez de la même manière pour les champs Dénomination,
Prénom, Téléphone et Contact.
4. Pratiquez de la même façon pour le champ Catégorie. De plus, dans la colonne
correspondante, cliquez sur la ligne Tri puis sur le bouton daffichage des
choix  et choisir Décroissant (entreprises venant a
.vant administrations).
5. Désactivez la case daffichage de ce champ en cliquant dessus .
6. Ajustez la largeur des colonnes.


LES REQUETES

EXECUTION DE LA REQUETE

Il vous suffit de cliquer sur licône exécuter

ENREGISTRER LA REQUETE

1. Cliquez droit sur Requête1 et cliquez sur Enregistrer.

2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, encodez son nom attribué: Répertoire1
puis OK.

LES REQUETES

IMPRESSION DU RESULTAT DE LA REQUETE

Pour appliquez les critères demandés (italique, Arial, 14 points):

Sélectionnez l'ensemble des lignes en cliquant sur le bouton situé en haut à gauche du
tableau de données.

Choisissez la police, la taille et l'apparence demandées.

Ajustez la largeur des colonnes et imprimez avant de quitter la table.


LES FORMULAIRES
Vous avez déjà créé un formulaire instantané que vous allez maintenant récupérer.

Dans le volet de navigation de la base de données nomprenom, double-cliquez sur le
Formulaire Articles.
MODES DE NAVIGATION DANS LES FORMULAIRES

Pour naviguer dans les différents modes des formulaires, il faut utiliser les boutons de l'onglet
Créer

LES FORMULAIRES

Dans l'onglet Outils de présentation de formulaire, le bouton Affichage propose 3 modes

d'affichage différents que vous connaissez.

Fermez le formulaire sans enregister.

LES FORMULAIRES
Dans la base de données nomprenom, vous allez d'abord créer la structure de la table
appelée LignesFactures qui comprendra les champs suivants:


NLigne Numéro automatique, clé primaire.
NFacture Numérique, sans décimales.
NClient Numérique, sans décimale.
DateFacture Date abrégée.
Référence Texte 12 caractères.
Désignation Texte 50 caractères.
Quantité Numérique sans décimales.
PUnitaireHTVA Numérique, réel double, euros, 2 décimales.
MontantHTVA Numérique, réel double, euros, 2 décimales.
TVA Numérique, réel double, euros, 2 décimales.
MontantTTC Numérique, réel double, euros, 2 décimales.
StatCatégories Texte de 20 caractères.
Livré? Champ logique Oui/Non, prédéfini Non.

LES FORMULAIRES
Cette table sera ensuite complétée à laide du formulaire du même nom.

Dans la base de données nomprenom, onglet Créer, groupe Tables, cliquez sur le bouton
Création de table pour afficher directement la structure..

Vous pouvez maintenant organiser la structure de votre table.

Enregistrez la structure de cette table en cliquant sur .

Attribuez-lui le nom de LignesFactures et confirmez par  .

Cliquez sur le bouton de fermeture de la table Pour retourner dans la fenêtre de la base
de données nomprenom.

LES FORMULAIRES
Dans la base de données nomprenom, cliquez sur le bouton Plus de Formulaires de l'onglet
Créer, groupe Formulaires et choisir Assistant formulaire.
Dans la 1re fenêtre, choisissez la table qui sert de base

au formulaire. Cliquez sur le bouton daffichage
des choix  de la zone Tables/Requêtes et
puis sur LignesFactures.

Cliquez sur pour sélectionner tous les champs
Cliquez sur le bouton

pour passer à la seconde fenêtre de lassistant.

LES FORMULAIRES
Choisissez la disposition: Justifié.

Dans la 3e fenêtre, choisissez maintenant le style du formulaire Capitaux et cliquez sur le
bouton


LES FORMULAIRES
Dans la 4e fenêtre, le titre ne doit pas être modifié. Cliquez sur l'option Modifier la structure
du formulaire.

LES FORMULAIRES
Le mode Création est affiché

avec l'onglet
Outils de création de formulaire –
Création

LES FORMULAIRES
Titre Liste déroulante Groupe d'options Sélectionner
N° page Zone liste Case à cocher Assistant
Date/heure Sous-formulaire Case d'option ActiveX

Image Trait Plat, relief, ombré

Rectangle Paramètres
Cadre objet indé Tout sélectionner

LES FORMULAIRES
ADAPTATION DU FORMULAIRE

Cliquez sur le bouton Affichage et choisir Mode formulaire pour afficher le masque de saisie

NOMPRENOM

LES FORMULAIRES
Redimensionnement des contrôles

Repassez en mode Création de formulaire.

Vous souhaitez réduire la zone de texte du champ N°Client.

Cliquez sur lencadrement de cette zone, les poignées de dimensionnement sont affichées.

Cliquez sur la poignée montrée ci-dessous et glissez le pointeur vers la gauche pour réduire la zone de texte.

LES FORMULAIRES
Déplacement des contrôles

Les contrôles peuvent être déplacés pour agrémenter la présentation.

Cliquez entre les deux champs. En plus des poignées de dimensionnement, apparaissent des poignées de déplacement
(carrés plus grands).

Glissez le champ jusquà lendroit voulu et lâchez à lemplacement désiré.

Déplacez ainsi les champs MontantTTC, StatCatégorie et Livré?

LES FORMULAIRES
Selon la même méthode, disposez en respectant les consignes suivantes:
DateFacture (champ et zone contenu) est à placer sur la même ligne que NFacture à 7 cm.

Référence (étiquette et zone texte) est à placer où se trouvait initialement DateFacture.

Désignation (étiquette et zone texte) est à placer à droite de Référence à 6 cm.

Quantité (étiquette et zone texte) doit être remonté sous Référence. Placez sur la même ligne Punitaire et MontantHTVA.

TVA (étiquette et zone de texte) est à placer sous MontantHTVA, zones de texte alignées.

MontantTTC (étiquette et zone de texte) est à aligner sous TVA.

Livré? (étiquette et case à cocher) se place à gauche, sur la même ligne que MontantTTC et aligné sur Quantité.

StatCatégories est à placer sous Livré?.

LES FORMULAIRES
Mise en forme automatique

Dans l'onglet Outils de création de formulaire – Réorganiser, cliquez sur le bouton Mise en forme auto et sélectionnez le
module qui vous convient.


LES FORMULAIRES
MISE EN FORME DES CONTROLES

Police et taille des caractères

Le texte du champ NFacture sera affiché en taille 12, police Arial.

Cliquez sur la zone texte du champ (les icônes de mise en forme deviennent alors actives) et choisissez les différentes
options imposées.
Affectation de couleurs

Le contenu du champ NClient sera mis en blanc sur fond noir avec un cadre jaune.

Cliquez sur la zone de texte du champ puis sur licône daffichage de la couleur darrière-plan .
Choisissez votre couleur (noir).

Cliquez sur licône des couleurs de police . Choisissez votre couleur (blanc).

Cliquez sur licône des couleurs de bordure . Choisissez votre couleur (jaune).
LES FORMULAIRES
CALCULS DANS LES CHAMPS

1. Placez votre curseur dans la zone de texte du champ MontantHTVA
Le montant HTVA est le résultat du calcul PUnitaireHTVA x Quantité".

Pour arriver à ce résultat, insérez la formule =Quantité*PUnitaireHTVA  .
(Access se charge lui-même dajouter des crochets).

2. Pour la TVA, encodez =MontantHTVA*0,21  .

3. Pour le montant TTC, encodez =MontantHTVA+TVA  .

Vous pouvez maintenant enregistrer ce formulaire. Pour rappel son nom est LignesFactures.
Repassez en mode Formulaire en cliquant pour saisir les éléments des 3 fiches.
Après avoir encodé un élément, passez au suivant en cliquant sur v .

LES FORMULAIRES
SAISIE DES FICHES
FICHE 1 FICHE 2 FICHE 3
NFacture 100 101 102
NClient 411043 411568 411999
DateFacture 10/12/2009 10/12/2009 11/12/2009
Référence 172528K 272619M 407745F
Désignation Weza 880 AMD Packard Core 2 duo Ecran plat 17"
Quantité 4 2 1
PUnitaireHTVA 570,50 1382,50 598,50
Livré? Oui Oui Non
StatCatégories Ordinateurs Portables Périphériques
Les champs MontantHTVA, TVA et MontantTTC sont automatiquement remplis.

LES FORMULAIRES
Barre de défilement horizontale

Pour vous déplacer, utilisez les icônes:

Sauvegardez le formulaire avant de quitter

LES ETATS
Létat est un tableau récapitulatif de tout ou partie des données dune table ou dune requête, auxquelles on peut ajouter
des totaux.

Vous allez réaliser un état instantané en colonnes.

CREATION DUN ETAT INSTANTANE

Sélectionnez dabord la table ou la requête sur laquelle reposera votre état, dans ce cas, la table clientsituation de la base
de données nomprenom;

Sélection de la table ou de la requête

Dans le volet de navigation de la base de données nomprenom, cliquez sur la table clientsiuation.


LES ETATS
Lancement de létat instantané
Cliquez sur le bouton Etat du groupe Etats de l'onglet Créer.

Un état simple est affiché, le pointeur de la souris prend la forme d'une croix et l'onglet Outils de présentation d'état est
également ouvert.


LES ETATS
Enregistrement de létat

1. Cliquez sur licône denregistrement de la barre d'outils Accès rapide.

2. Acceptez le nom qui vous est proposé (Situation des Clients).

3. Imprimez.

Structure de létat

1. Cliquez sur le bouton Affichage du groupe Affichages et choisir Mode création.

LES ETATS
2. La structure est constituée de 5 zones: en-tête, détail et pied de page.

En-tête d'état Affiche le titre de l'état, la date et l'heure.
En-tête de page Affiche les titres des colonnes (noms de champs).
Détail Le contenu des champs.
Pied de page N° de page et nombre total de pages.
Pied d'état Prvoit l'affichage du nombre de lignes.

3. Vous pouvez modifier la structure selon les techniques habituelles.

Restez dans cet état pour l'application suivante
.

LES ETATS
Dans la section Pied d'état, vous voulez totaliser la colonne SoldeCompte.

Cliquez sur SoldeCompte dans la section Détail.

Cliquez ensuite sur le bouton Totaux du groupe Regroupement et totaux puis sur Somme.

Dans la section Pied d'état, =Somme([SoldeCompte]) est affiché.

LES ETATS
Pour voir le résultat, cliquez sur le bouton Affichage puis sur Mode Etat.
Imprimez, sauvegardez et quittez la base de données.

LES ETATS
Lentreprise désire imprimer de nouveaux catalogues quelle expédiera à ses clients.

Ces étiquettes seront imprimées à partir de la table Clients de la base de données nomprenomnet disposées à deux de front.

Mode opératoire

Dans la base de données nomprenom, cliquez 1 fois sur Clients sans l'ouvrir.

Dans l'onglet Créer du groupe Etats cliquez sur le bouton Etiquettes

LES ETATS
Première fenêtre

Dans la première fenêtre, vous devez organiser la présentation de vos étiquettes.

Dans ce cas, choisissez le type détiquettes Avery J8169 99 x 139 mm
Cliquez ensuite sur le bouton

LES ETATS
Deuxième fenêtre

Vous devez, dans cette fenêtre, organiser lapparence du texte
.

Choisissez la police Arial, taille 12, Maigre et cliquez sur

LES ETATS
Troisième fenêtre

Vous disposerez les champs sur létiquette prototype.

Disposez les champs Prénom et Dénomination 
Adresse 
CodePostal et Ville

LES ETATS
Quatrième fenêtre

Cette fenêtre permet de trier la table pour que les étiquettes soient classées dans un ordre bien précis.

LES ETATS
Dernière fenêtre

Le nom Etiquettes Clients est proposé sur l'état, comme il vous convient, cliquez sur
La structure dune étiquette est brièvement affichée.

Laperçu de toutes les étiquettes vous est ensuite proposé.
A partir de cet aperçu, vous pouvez réaliser limpression des étiquettes.
Après limpression, cliquez sur le bouton Fermer pour repasser dans la structure de létiquette.
Clôturez votre session

LES ETATS

A partir de la table Fournisseurs de la base de données nomprenom, on vous demande de créer un jeu détiquettes
répondant aux critères ci-dessous:
Dénomination Dénomination
A lattention de Contact A lattention de Contact
Fonction Fonction
Adresse Adresse
CodePostal Ville CodePostal Ville

1. Limpression est à réaliser en disposant trois étiquettes de front.

2. Utilisez la police Arial 10 points.

3. Imprimez le résultat.

4. Le nom de létat sera: Etiquettes Fournisseurs

LES RELATIONS

CREATION DUNE RELATION ENTRE DEUX TABLES

Dans la base de données nomprenom, vous allez utiliser une table source (Clients) et une table cible (ClientsSituation) que
vous avez déjà toutes deux créées.

Pour pouvoir utiliser les renseignements de ces deux tables sans les regrouper, il vous suffit d établir un lien entre-elles,
cest ce que lon appelle une relation
TYPES DE RELATIONS ENTRE TABLES

Pour relier deux tables (ou plus), il faut obligatoirement quelles aient un champ commun identique. La relation se fera par
lintermédiaire du champ Clé primaire de chaque table.

Il existe trois sortes de relations:

Un à un un enregistrement de la table source (Clients) est relié à un seul de la table cible
(ClientsSituation).
Les champs reliés doivent être les clés primaires des deux tables.

Un à plusieurs un enregistrement de la table source peut être relié à plusieurs de la table cible. Par
exemple, à un seul client peut correspondre plusieurs factures.

Plusieurs à plusieurs plusieurs enregistrements de la table source sont reliés à plusieurs de la table cible.


LES RELATIONS

ETABLISSEMENT DUNE RELATION DE "UN A UN"

Ouvrez la fenêtre Base de donnée nomprenom. Attention, nouvrez pas les deux tables concernées!!!

Cliquez sur le bouton de l'onglet Outils de base de données.

Dans la boîte de dialogue Afficher la table, cliquez sur Clients puis sur le bouton Ajouter.

Faites la même manipulation pour ClientsSituation et puis fermez

LES RELATIONS
Remarques

Vous remarquerez que le champ servant de clé primaire est en gras dans les deux cadres.

Les cadres peuvent être déplacés ou redimensionnés à l’aide de la souris.

- pour déplacer cliquez sur la barre de titre et glissez la souris.

- pour redimensionner cliquez sur lencadrement et glissez la souris.

Création de la relation

Cliquez sur le champ NCompte de la table Clients.

Faites glissez la souris (cercle semblable au panneau interdiction de stationner) sur le champ NCompte de la table
ClientsSituation.

Relâchez la souris.
Dans la boîte de dialogue Modification des relations qui sest ouverte automatiquement, cochez la case Appliquer
lintégralité référentielle.
Cochez ensuite la case Mettre à jour en cascade les champs correspondants.
Le type de relation proposée est de un à un, ce qui est correct.
Cliquez sur le bouton Créer pour établir la relation.

La jointure figure à lécran.

Enregistrez et fermez.

LES RELATIONS
Exemple du rôle dune relation

1. Dans la table Clients, modifiez le n de compte du client Pierre Ouviondevient 411088 au lieu de 411541.

2. Enregistrez puis fermez la table.

3. Ouvrez maintenant la table SituationClients, vous constaterez que là aussi le n de compte a été modifié.

TRANSFERT DE DONNEES
VERS UN AUTRE LOGICIEL
Toutes les données que vous avez enregistrées dans votre

base de données Access peuvent être exportées vers
dautres logiciels Office tels que Word ou Excel.

EXPORTATION

Vous allez ouvrir la Table Articles de la base de données nomprenom pour l'exporter vers Excel.

Cliquez sur le bouton Excel du groupe Exporter de l'onglet Données externes
La boîte de dialogue Données externes est ouverte.

Dans la 1er fenêtre, sélectionnez la source et la destination.


Pour terminer, cliquez sur Fermer.

Votre Table Articles se trouve dans le répertoire de destination que vous avez choisi et sauvegardé au format Excel.

IMPORTATION

Vous pouvez également, en utilisant la fonction Importer, importer une feuille de calcul Excel au format Access.

Vous allez importer un fichier Excel qui est enregistré dans votre répertoire vers la base de données Access nomprenom.

Cliquez sur le bouton Excel du groupe Importer de l'onglet Données externes

La boîte de dialogue Données externes est ouverte.

Dans la 1er fenêtre, sélectionnez la source et la destination.




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