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Sommaire
FICHE N1 : MANIPULATIONS DE BASE ...............................................................................................5 FICHE N2 : SAISIR DES DONNES.........................................................................................................7 FICHE N3 : METTRE EN FORME LES DONNES - LE RUBAN ACCUEIL ....................................11 FICHE N4 : LES CALCULS DANS EXCEL ...........................................................................................23 FICHE N5 : IMPRIMEZ VOS FICHIERS LE RUBAN MISE EN PAGE...........................................29
FICHE N6 :

LES GRAPHIQUES .............................................................................................................37

FICHE N7 : LES TABLEAUX CROISS DYNAMIQUES.....................................................................43 FICHE N8 : INSRER DES LIENS HYPERTEXTE ..............................................................................51 FICHE N9 : LIAISON ENTRE FEUILLES DE CALCUL......................................................................53 FICHE N10 : LE MODE PLAN ..................................................................................................................59 FICHE N11 : PROTECTION DES DOCUMENTS ...................................................................................61 FICHE N12 : UTILISATION DE LISTES DE DONNES .......................................................................65 FICHE N13 : METTRE EN PLACE L'ONGLET DVELOPPEUR.........................................................79 FICHE N14 : LES LISTES DROULANTES............................................................................................81 FICHE N15 : LES CASES COCHER .....................................................................................................85 FICHE N16 : LES CASES OPTIONS.....................................................................................................87 FICHE N17 : LISTES PERSONNALISEES...............................................................................................91 FICHE N18 : INSRER DES IMAGES .....................................................................................................93 FICHE N19 : LA MISE EN FORME CONDITIONNELLE .....................................................................95 FICHE N20 : LE MODE PLAN ................................................................................................................103 FICHE N21 : LES MACRO COMMANDES ...........................................................................................105

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Fiche N : Manipulations de base 1

1. Lutilisation des rubans
Le ruban remplace les menus tels quils apparaissaient dans les anciennes versions. Le Ruban a t conu pour acclrer la recherche des commandes dont vous avez besoin pour effectuer une tche. Les commandes sont classes en groupes logiques, lesquels sont regroups dans des onglets. Chaque onglet a trait un type d'activit (comme l'criture ou la mise en forme d'une page). Pour viter l'encombrement, certains onglets ne s'affichent que lorsqu'ils sont ncessaires. Par exemple, l'onglet Outils Image apparat uniquement lorsqu'une image est slectionne.

2. Le classeur
Chaque fichier Excel est reprsent par un classeur comportant par dfaut 3 feuilles. Cest ce classeur qui sera sauvegard. Le nom et le nombre de feuilles qui le composent sont variables

3. Renommer les feuilles du classeur

Par dfaut, les feuilles du classeur porte le nom Feuil1, Feuil2, etc. Pour leur donner un nom plus explicite, on effectue un double clic sur longlet qui les dsigne. Il suffit alors de saisir le nouveau nom et de valider laide de la touche Entre du clavier.

4. Supprimer des feuilles dun classeur.

On effectue, sur le nom de longlet supprimer, un clic laide du bouton droit de la souris et on choisi loption supprimer .

5. Ajouter des feuilles dans un classeur

On effectue un clic sur le dernier onglet du classeur :

6. Dplacer des feuilles dans un classeur

A laide de la souris, on fait glisser longlet de la feuille dplacer vers sa nouvelle position.

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7. Dplacer ou copier des feuilles dun classeur vers un autre classeur

On effectue un clic laide du bouton droit de la souris et on choisi loption dplacer ou copier . La bote de dialogue suivante souvre : On choisit le nom du classeur vers lequel les feuilles doivent tre dplaces ou copies (ce classeur doit tre ouvert). Sil sagit deffectuer une copie de la feuille, on clique sur loption Crer une copie pour lactiver.

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Fiche N : Saisir des donnes 2

1. Les Cellules
Une feuille de calcul Excel est compose de colonnes (16 384) et de lignes (1 048 576). Lintersection dune ligne et dune colonne est appele Cellule . Pour saisir du texte ou des nombres, il faut au pralable cliquer (slectionner) une cellule de la feuille de calcul. Chaque cellule porte un nom. Ce nom est le rsultat du nom de la colonne combin au numro de la ligne :

2. La Saisie
Pour valider votre saisie vous devez appuyer sur la touche Entre de votre clavier. Lappui sur la touche Entre aura galement pour effet de slectionner la cellule immdiatement en-dessous. La saisie se fait au kilomtre c'est--dire sans mise en forme de texte (gras, italique, soulign,) ou de nombre (sparateur des milliers,). La mise en forme se fait ultrieurement grce aux outils disponibles dans les onglets du ruban.

3. Slections multiples
Afin d'acclrer la mise en forme d'un document, il est possible de slectionner sen mme temps plusieurs cellules ou plages de cellules non contigus. Pour cela on procde de la faon suivante: On slectionne une premire cellule ou plage de cellules. On appuie ensuite sur la touche Ctrl du clavier. On maintient cette touche Ctrl enfonce et on effectue les autres slections dsires, et ce, imprativement la souris, en relchant le bouton gauche chaque fin de slection. Quand toutes les slections sont termines, on relche la touche Ctrl.

4. Recopie vers le Bas et vers la Droite.

Pour acclrer votre saisie, vous pouvez recopier le contenu et le format d'une cellule vers une ou plusieurs cellules situes soit droite soit gauche de celle-ci. Exemple pour recopier une cellule dans des cellules vides se trouvant sur les lignes suivantes : 1) Cliquez sur la cellule recopier, 2) Cliquez sur la poigne de recopie situe dans langle infrieur droit de la cellule, 3) Sans relcher le bouton droit de la souris, descendez pour recopier la cellule sur la plage dsire. 7

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5. La recopie incrmente
Lutilisation de la poigne de recopie permet galement de crer des listes incrmentes. Par exemple, les jours de la semaine. Ecrivez lundi dans la cellule A1 et recopiez cette cellule vers le bas :

Mme exemple avec des dates :

Mme exemple avec des sries de nombres (en slectionnant 2 cellules) :

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6. Modification du contenu d'une cellule

On distingue deux faons de procder rpondant deux types d'actions diffrents. Dans les deux cas, commencez par slectionner la cellule modifier. Remplacement complet du contenu de la cellule. Rcrivez directement le nouveau contenu qui va se substituer l'ancien. Validez laide de la touche Entre du clavier. Correction d'une erreur de syntaxe ou d'une faute d'orthographe. Il est dans ce cas inutile de retaper tout le contenu de la cellule. Intervenez alors directement dans la barre de formule. Pour cela soit vous cliquez dans la barre de formule l'aide de la souris, soit vous appuyez sur la touche F2 du clavier. Dplacez-vous ensuite dans la barre de formule l'aide des flches du clavier, et effectuez les modifications ncessaires. Validez laide de la touche Entre du clavier.

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Fiche N : Mettre en forme les donnes - Le Ruban ACCUEIL 3

1. Presse-papiers
Le presse-papiers est une zone mmoire que lon utilise pour effectuer des copier/ coller dune partie de document dun endroit lautre de la feuille de calcul. Pour copier ou couper une partie du document il faut commencer par slectionner la cellule (ou plage de cellules) que vous dsirez copier (ou couper) puis de cliquer sur loutil correspondant du menu Presse-papier. Ensuite, vous slectionnerez la cellule dans laquelle vous souhaitez effectuer un collage et vous cliquerez sur loutil coller . Si vous ne souhaitez rcuprer que la mise en forme dune cellule (sans son contenu texte ou formule) utiliser loutil de copie de la mise en forme.

2. Police
Longlet Police vous permet de grer laspect des textes et nombres saisis dans les cellules ainsi que laspect des cellules elles-mmes (couleur, bordure). Pour modifier laspect dune cellule, cliquez sur celleci et utilisez les outils votre disposition. Il existe plusieurs formes de caractres sous Windows et donc EXCEL. Chacune de ces polices prsente des styles diffrents (normal, gras, italique, gras et italique) ainsi que des tailles de caractres diffrentes. Afin d'agrmenter le document on pourra choisir des polices diffrentes pour les titres, les nombres, etc. Toutes les options de Police sont galement disponibles dans une bote de dialogue qui souvre en cliquant sur le bouton rserv cet effet.

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Fiches pratiques Utiliser les motifs Pour mettre en vidence certaines zones de votre tableau (en-tte, totaux,...) ou en occulter d'autres (zones grises,...), on peut colorer le fond des cellules avec des couleurs. 1) Slectionnez la cellule (ou slectionnez la plage de cellules) dsire. 2) Cliquez sur loutil correspondant. En cliquant sur la flche droite de la zone Couleur de remplissage , on droule la liste des couleurs disponibles. Il faut choisir un motif clair pour des cellules contenant du texte. Il est prfrable de mettre en gras le texte des cellules supportant un motif, mme trs clair. Bordures Le quadrillage de la feuille de calcul EXCEL est fictif et ne sera pas imprim. Si vous souhaitez des bordures vos tableaux, il est ncessaire de les ajouter laide de loutil correspondant. 1) Slectionnez la cellule (ou slectionnez la plage de cellules) dsire. 2) Cliquez sur loutil correspondant. 3) Choisissez le type de bordure que vous souhaitez utiliser. Pour aller plus loin vous pouvez ouvrir la bote de dialogue Bordure en cliquant sur le bouton correspondant puis sur longlet Bordure :

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3. Alignement
Aligner le contenu dans les cellules Par dfaut les alignements sont les suivants : Pour le texte : Alignement sur le bord gauche de la cellule et sur le bas des cellules Pour les nombres : alignement sur le bord droit de la cellule Il est possible de modifier ces alignements par dfaut l'aide des outils disposition dans longlet Alignement .

4. Fusionner des cellules

Il est possible de fusionner des cellules horizontalement ou verticalement. Cette option permet, notamment, daligner les titres dun tableau : 1) Slectionner, au clavier ou la souris, les cellules fusionner, 2) Cliquer sur loutil correspondant.

5. Mise en forme des nombres

Par dfaut, les nombres sont en format standard. Longlet Nombre permet de leur donner la prsentation voulue. Le tableau suivant rcapitule les principaux formats retenir :

Vous pouvez accder dautres formats en cliquant sur la ligne Autres formats numriques . 13

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6. Mise en forme des dates

Les dates dans EXCEL se saisissent de la faon suivante : JJ/MM/AA. On peut nanmoins les prsenter de diffrentes manires. Pour modifier le format de la date, on va utiliser, comme pour les nombres, longlet- nombres (voir ci-dessus). Vous pouvez choisir une Date courte (soit par exemple 01/09/2007) ou Date longue (qui donnera samedi 1 septembre 2007). Vous pouvez nanmoins crer votre propre format de date10/03/2010. 1. Ouvrez la bote de dialogue Nombre en cliquant sur le bouton de longlet, 2. Cliquez sur la catgorie Personnalise 3. Cliquez dans la zone Type 4. Saisissez votre format de date10/03/2010 (voir les formats ci-dessous).

En partant des exemples ci-dessus, il est videmment possible de crer le format de date10/03/2010 de votre choix.

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7. Mise en forme conditionnelle

Vous pouvez mettre en forme rapidement vos tableaux laide de longlet Style . Vous pouvez mettre en vidence certaines donnes de vos tableaux laide de la mise en forme conditionnelle et, notamment, modifier laspect de vos cellules en fonction de leur valeur. Par exemple vous pouvez affecter un motif aux cellules dont la valeur excde 100.

8. Mise sous forme de tableau

Vous pouvez mettre rapidement votre tableau en forme laide de loutil mise sous forme de tableau. Slectionnez votre tableau et cliquez sur loutil. Si votre tableau comporte dj des en ttes de colonnes, cochez loption.

Remarque : vous pouvez galement slectionner votre tableau au moment de louverture de la bote de dialogue ci-dessus

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9. Styles de cellules
Outre laspect des cellules, vous pouvez mettre rapidement en forme la fois laspect et le contenu des cellules laide de loutil style de cellules . 1. Slectionnez la plage de cellules dsire et cliquez sur loutil. 2. Choisissez le style dsir Remarque : le style apparat immdiatement sur votre tableau afin de vous permettre de visualiser laspect quil prendra en fonction de loption choisie.

10.

Insertion de cellules

Longlet cellule va vous permettre de grer lajout ou la suppression de cellules, lignes et colonnes. Il va galement vous permettre de grer la taille des lignes et colonnes, le nom des feuilles, leur masquage et leur protection. a) Exemple pour insrer une ligne entire : 1. Slectionnez une cellule lendroit o la ligne entire doit tre insre. 2. Cliquez sur loutil Insrer puis sur loption Insrer des lignes dans la feuille EXCEL insre une ligne vide partir de votre slection. Il est bien entendu possible dinsrer simultanment plusieurs lignes. Il suffit pour cela de slectionner plusieurs lignes avant dutiliser loutil Insrer b) Exemple pour insrer une colonne entire : 1. Slectionnez une cellule lendroit o la ligne entire doit tre insre. 2. Cliquez sur loutil Insrer puis sur loption Insrer des colonnes dans la feuille .

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Fiches pratiques EXCEL insre une colonne vide partir de votre slection. Il est bien entendu possible dinsrer simultanment plusieurs colonnes. Il suffit pour cela de slectionner plusieurs colonnes avant dutiliser le menu Insertion - colonne. c) Exemple pour insrer une ou plusieurs cellules vides 1. Slectionnez une cellule (ou le nombre de cellules) dsir lendroit o les cellules doivent tre insre(s). 2. Cliquez sur loutil Insrer puis sur loption Insrer des cellules Dans la bote de dialogue qui souvre Excel vous propose de dcaler les cellules slectionnes afin de laisser la place aux cellules vides insrer. Soit vers la droite : les cellules slectionnes seront dcales vers la droite Soit vers le bas : les cellules slectionnes seront dcales vers le bas EXCEL insre le nombre de cellules slectionnes lendroit de la slection.

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11.

Suppression de cellules

a) Exemple pour supprimer une ligne entire : 1. Slectionnez une cellule de la ligne devant tre supprime. 2. Cliquez sur loutil Supprimer puis sur loption Supprimer des lignes dans la feuille EXCEL supprime la ligne correspondant votre slection. Il est bien entendu possible de supprimer simultanment plusieurs lignes. Il suffit pour cela de slectionner plusieurs lignes avant dutiliser loutil Supprimer b) Exemple pour supprimer une colonne entire : 1. Slectionnez une cellule de la colonne devant tre supprime. 2. Cliquez sur loutil Supprimer puis sur loption Supprimer des colonnes dans la feuille . EXCEL supprime la colonne correspondant votre slection. Il est bien entendu possible de supprimer simultanment plusieurs colonnes. Il suffit pour cela de slectionner plusieurs colonnes avant dutiliser loutil Supprimer c) Exemple pour supprimer une ou plusieurs cellules vides. 3. Slectionnez une cellule (ou le nombre de cellules) que vous dsirez supprimer. 4. Cliquez sur loutil Supprimer puis sur loption Supprimer les cellules . Dans la bote de dialogue qui souvre Excel vous propose de dcaler les cellules de votre feuille qui viendront prendre la place des cellules supprimes. Soit vers la gauche : les cellules supprimes seront remplaces par les cellules auparavant droite ce celles-ci. Soit vers le haut : les cellules supprimes seront remplaces par les cellules auparavant en dessous ce celles-ci.

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12.

Hauteur des Lignes

Cest laide de l'outil Format que vous allez grer la taille des lignes et colonnes, le nom des feuilles, leur masquage et leur protection. La hauteur des lignes est modifiable l'aide de loutil Format Pour modifier la hauteur de la (ou des) ligne(s) slectionne(s), crivez dans la zone "Hauteur de ligne" le chiffre dsir. Les autres oprations possibles sur la largeur des lignes sont les suivantes : Pour ajuster la hauteur d'une ligne sur le contenu d'une cellule, slectionnez tout d'abord la cellule et utilisez ensuite loutil Format - Ajuster la hauteur de ligne .

Vous pouvez galement faire disparatre l'cran et l'impression une ligne en utilisant loutil Format - Masquer & afficher Masquer les lignes Vous les ferez ensuite rapparatre en en utilisant loutil Format Masquer & afficher Afficher les lignes

Il est galement possible d'agir sur la hauteur des lignes l'aide de la souris. Pour cela, amenez le curseur dans l'en-tte de ligne, sur le trait qui spare la ligne modifier de la suivante : Le curseur prend l'aspect d'une double flche. Vous pouvez alors agir sur la hauteur de la ligne en maintenant cliqu le bouton gauche de la souris et en la faisant glisser vers le bas pour agrandir la ligne, vers le haut pour la rduire. La nouvelle hauteur de la ligne s'inscrit alors dans la partie gauche de la barre de formule. Vous pouvez galement ajuster la hauteur de la ligne sur son contenu le plus large en oprant un double clic cet endroit.

13.

Largeur des Colonnes

La largeur des colonnes est modifiable l'aide de loutil Format. Pour modifier la largeur de la (ou des) colonne(s) slectionne(s), crivez dans la zone Largeur de colonne le chiffre dsir.

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Fiches pratiques Les autres oprations possibles sur la largeur des colonnes sont les suivantes :

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Pour ajuster la largeur d'une colonne sur le contenu d'une cellule, slectionnez tout d'abord la cellule et utilisez ensuite utilisez ensuite loutil Format - Ajuster la largeur de colonne .

Vous pouvez galement faire disparatre l'cran et l'impression une colonne en utilisant loutil Format Masquer & afficher Masquer les colonnes . Vous les ferez ensuite rapparatre en en utilisant loutil Format Masquer & afficher Afficher les colonnes

Vous pouvez aussi dfinir une nouvelle largeur standard pour les colonnes en modifiant le chiffre se trouvant dans la zone Largeur standard .

Il est galement possible d'agir sur la largeur des colonnes l'aide de la souris. Pour cela, amenez le curseur dans l'en-tte de colonne, sur le trait qui spare la colonne modifier de la suivante : Le curseur prend l'aspect d'une double flche. Vous pouvez alors agir sur la largeur de la colonne en maintenant cliqu le bouton gauche de la souris et en la faisant glisser droite pour agrandir la colonne, gauche pour la rduire. La nouvelle largeur de la colonne s'inscrit alors dans la partie gauche de la barre de formule. Vous pouvez galement ajuster la largeur de la colonne sur son contenu le plus large en oprant un double clic cet endroit.

14.

Remplissage

Longlet dition va vous permettre de trier vos donnes, de les effacer, de les recopier de faon incrmente. Cet onglet contient galement un outil de calcul. Son utilisation sera aborde dans le chapitre des formules de calcul.

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Fiches pratiques Cet outil va vous permettre de recopier le contenu et le format dune cellule dans nimporte quelle direction. Cette recopie pourra tre identique ou incrmente selon loption choisie. Slectionnez la cellule recopier ainsi quune plage de cellule destine recevoir la recopie, cliquez sur loutil et choisissez loption dsire.

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15.

Effacer

En cas d'erreur, vous pouvez dcider d'effacer le contenu ou le format dune ou plusieurs cellules. Cette opration peut tre ralise de deux faons diffrentes : Effacer uniquement le contenu de la (ou des) cellule(s) Dans ce cas seul le contenu (texte saisi, formule de calcul) sera effac. 1) Slectionnez la (ou les) cellule(s) pour lesquelles vous voulez effacer le contenu. 2) Appuyez sur la touche SUPPR du clavier. Effacer uniquement le format de la (ou des) cellule(s) Dans ce cas seul le format (motifs, format des nombres, encadrement,...) sera effac. 1) Slectionnez la (ou les) cellule(s) pour lesquelles vous voulez effacer le format. 2) Cliquez sur loutil Effacer 3) Choisissez loption Effacer les formats Effacer tout (format et formules) de la (ou des) cellule(s) Dans ce cas toute la (ou les) cellules(s) sera effac. 1) Slectionne la (ou les) cellule(s) pour lesquelles vous voulez tout effacer, 2) Cliquez sur loutil Effacer 3) Choisissez loption Effacer les tout

16.

Trier et filtrer

Vous avez conu, par exemple, un tableau dans Excel comportant une liste de noms, prnoms et date10/03/2010 dentre dans lentreprise. Vous pouvez trier les donnes de ce tableau en fonction du (ou des critres) dsirs.

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Fiches pratiques Pour ce faire, vous allez utiliser les outils correspondants : A/ Si vous souhaitez trier ce tableau dans lordre croissant des dates dentre dans lentreprise : 1) Cliquez sur une cellule de la colonne comportant les dates dentre (cette cellule doit comporter des donnes), 2) Cliquez sur loption Trier de A Z (tri croissant). B/ Si vous souhaitez trier ce tableau dans lordre dcroissant des dates dentre dans lentreprise :

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1) Cliquez sur une cellule de la colonne comportant les dates dentre (cette cellule doit comporter des donnes), 2) Cliquer sur loption Trier de A A (tri dcroissant). C/ Si le tri porte sur 2 critres ou plus Pour oprer un tri alphabtique du tableau ci-dessus, vous allez tre confront au problme d'homonymie de deux salaris. Si lon effectue un tri uniquement sur les noms de famille, VALOIR Alain restera positionn sous VALOIR Julien. Pour trier en mme temps sur le nom de famille et sur le prnom, vous devez utiliser loption Tri personnalis Vous disposez alors de plusieurs cls de tri (ou critres de tri) pour rorganiser votre tableau. 1. Slectionnez une cellule du tableau trier, 2. Utilisez loutil Trier et filtrer option Tri personnalis 3. Cliquez dans la zone Trier par et choisissez votre 1er critre de tri. 4. Cliquez ensuite sur Ajouter un niveau pour afficher un 2e critre de tri. 5. Procdez de la mme manire autant de fois que ncessaire 6. Validez avec le bouton OK

Vous pouvez galement trier en fonction de laspect des cellules (couleur de fond, couleur de police,) 1. Slectionnez une cellule du tableau trier, 2. Utilisez loutil Trier et filtrer option Tri personnalis 3. Cliquez dans la zone Valeurs et choisissez votre 1er critre de tri.

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Fiches pratiques 4. Cliquez sur OK ou ventuellement sur Ajouter un niveau pour afficher un 2e critre de tri. 5. Procdez de la mme manire autant de fois que ncessaire 6. Validez avec le bouton OK

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Pour obtenir un classement alphabtique dans lexemple ci-dessus, la premire cl de tri sera le nom de famille ; la seconde le prnom. Pour effectuer un tri sur plusieurs critres : 1) Cliquer sur une case quelconque du tableau 2) Utilisez loutil Trier et filtrer option Tri personnalis 3) Cliquez dans la zone Trier par et choisissez votre 1er critre de tri (le nom) 4) Cliquez sur Ajouter un niveau pour afficher un 2e critre de tri. 5) Cliquez dans la zone Trier par et choisissez votre 2e critre de tri (le prnom) 6) Validez avec le bouton OK

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Fiche N : Les calculs dans Excel 4

1. Construction d'une formule
Pour obtenir le stock final dans le tableau suivant, vous pouvez effectuer un calcul manuel. Ce calcul sera le suivant : 15 + 8 - 4 = 19 Le nombre 19 ainsi obtenu sera saisi dans la cellule D2.

Nanmoins, ce rsultat ne se modifiera pas si lun des nombres (15, 8 ou 4) est modifi. Pour automatiser ce calcul, vous allez construire une formule dans la cellule D2. Cette formule fera rfrence aux cellules contenant les nombres utiliser et sera prcde du signe = pour quEXCEL comprenne quil sagit dune formule de calcul. La formule sera donc la suivante : =A2+B2-C2 Attention, cette formule ne doit comporter aucun espace entre les termes ! Les oprateurs utiliss dans les calculs se trouvent sur le pav numrique du clavier et sont les suivants : + Addition - Soustraction * Multiplication / Division ^ Elever la puissance En l'absence de parenthses, EXCEL calcule en premier les multiplications et divisions, et termine par les additions et soustractions. Si le calcul est prsent avec des parenthses, EXCEL effectue en premier le calcul l'intrieur de celle-ci avant de traiter les autres oprations. Exemple : 2 X (3 + 4) = 14 (2 X 3) + 4 = 10

2. Somme automatique
Cette fonction permet d'obtenir automatiquement la somme d'une plage de cellules donne. 1re mthode 1) Slectionnez la cellule qui contiendra le rsultat du calcul (et donc la formule de calcul) 2) Cliquez sur le bouton somme automatique de la barre d'outils 3) Choisissez Somme 4) Dans la barre de formule s'affiche : =SOMME(Dbut de la slection;Fin de la slection) 23

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Excel vous propose une plage de cellules par dfaut. Il est possible d'en changer en slectionnant la plage de cellules dsire l'aide de la souris. 2me mthode 1) Slectionnez la cellule qui contiendra le rsultat du calcul (et donc la formule de calcul) ainsi que les cellules qui doivent tre additionnes. 2) Cliquez sur le bouton somme automatique de la barre d'outils. 3) Choisissez Somme 4) Le rsultat sinscrit automatiquement.

3. La fonction Somme
Pour additionner entre elles plusieurs cellules contigus, Utilisez la fonction =SOMME() dEXCEL. 1) Ecrivez dans la cellule o doit apparatre le rsultat : =somme( 2) Slectionnez ensuite la souris la plage de cellules additionner. 3) Validez avec la touche Entre La fonction renvoie laddition des sommes slectionnes.

4. La Fonction Logique "Si"

Vous pouvez demander Excel de ragir diffremment en fonction du rsultat dun calcul demand. Exemple : Vous dcidez dlaborer une facture. Vous souhaitez faire bnficier votre client dune remise sur le prix de vente. Cette remise sera de 5% du total hors taxes de la facture si ce total infrieur 1000 euros. Si le total hors taxes est suprieur ou gal 1000 euros, le taux de la remise sera de 10% sur la totalit du montant. Le document Excel se prsentera ainsi :

La formule en D6, compare tout dabord le rsultat obtenu en D5 au nombre 1000. Si le montant en D5 est plus petit que 1000, alors (symbolis par le point virgule) le rsultat afficher en D6 sera celui du calcul : D5 multipli par 5%. Sinon (symbolis par le deuxime point virgule) cest dire si le montant en D5 est gal ou plus grand que le nombre 1000, le rsultat afficher en D6 sera celui du calcul : D5 multipli par 10 % 24

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5. Adresse Absolue
Dans une formule de calcul il est fait rfrence, en gnral, d'autres cellules. Par exemple, si vous voulez, dans le tableau ci-dessous, obtenir un prix aprs remise, dans la cellule C6, crivez dans cette cellule la formule =B6*C2. Excel raisonne sur les rfrences de cellules utilises. Pour lui, B6 est la cellule qui se trouve sur la mme ligne et dans la colonne de gauche par rapport la cellule C6 o vous avez construit la formule. La rfrence utilise est donc pour lui : LC(-1) qui veut dire : mme Ligne L, une Colonne gauche C(-1) . De mme, la rfrence C2, est pour lui L(-4)C qui veut dire quatre Lignes au-dessus L(-4) , mme Colonne C. Si vous recopiez cette formule sur les cellules C7 et C8, vous allez en fait recopier non pas la formule =B6*C2, mais la formule =LC(-1)*L(-4)C Le rsultat que vous obtenez nest videmment pas satisfaisant. En effet, si vous vous placez sur la cellule C8, vous pourrez lire dans la barre de formule le calcul suivant : =B8*C4. B8 est la cellule contenant le prix unitaire voulu, mais C4 ne contient pas le taux de remise mais un texte. Ceci sest produit car la formule recopie en C8 est celle construite en C6, cest dire : LC(-1)*L(-4)C. Par rapport C8, LC(-1) se trouve tre la cellule B8. Cette rfrence est correcte. Mais, par rapport C8, L(-4)C se trouve tre la cellule C4. Or, la cellule contenant le taux de remise est la cellule C2. Notre calcul est donc faux. On dit alors quExcel travaille en fonction de rfrences relatives. Si Vous voulez que la rfrence la cellule C2 demeure lors dune recopie de la formule de calcul, il faut neutraliser ce principe de rfrence relative. Pour cela, lors de la construction de la formule =B6*C2, il faut rendre la rfrence C absolue. a) Dans la barre de formule slectionner C2 b) Appuyez sur la touche F4 c) Constatez le rsultat dans la barre de formule. On obtient =B6*$C$2. La cellule C2 est devenue une rfrence absolue. Les symboles $ (dollars) vont figer la rfrence. Si vous recopiez la formule vers le bas en C7 et C8, vous obtiendrez : En C7 : =B7*$C$2 En C8 : =B8*$C$2 Les symboles $ peuvent tre galement ajouts au clavier.

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6. Nommer des cellules

Dans une formule vous utilisez, en principe, le nom par dfaut des cellules (A1, H25, B14, etc.). Vous pouvez toutefois renommer les cellules. En reprenant lexemple prcdent, vous pouvez renommer la cellule C2 afin de lutiliser ensuite dans les calculs. Par exemple, vous allez renommer la cellule C2 et lui donner le nom Taux_remise . Pour cela, slectionnez la cellule C2 (son nom apparat dans la zone nom gauche de la barre de formule), cliquez dans cette zone, crivez le nom dsir (attention, pas despaces ni de caractres spciaux tels que : / , . ; etc.) Validez avec la touche Entre

A prsent, toujours en reprenant lexemple prcdent, la formule de calcul pour la remise sera : 4.1.1.1.1 En C6 : B6*Taux_remise =B8*Taux_remise Il vous sera ensuite possible de recopier cette cellule vers le bas qui deviendra en C8 :

7. La fonction Moyenne
Pour obtenir la moyenne de plusieurs cellules contigus, Utilisez la fonction =MOYENNE() dEXCEL. 1) Ecrivez dans la cellule o doit apparatre le rsultat : =moyenne( 2) Slectionnez ensuite la souris la plage de cellules dsire 3) Fermez la parenthse et validez avec la touche Entre. La fonction renvoie la moyenne des sommes slectionnes

8. La fonction Maximum
Pour obtenir le plus grand nombre contenu dans des cellules diffrentes, vous pouvez utilisez la fonction =MAX() dEXCEL. 1) Ecrivez dans la cellule o doit apparatre le rsultat : =max( 2) Slectionnez ensuite la souris la plage de cellules (ou plusieurs plages de cellules en maintenant la touche Ctrl enfonce) dsire. 3) frappez ) et validez avec la touche Entre La fonction renvoie la valeur la plus leve.

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9. La fonction Minimum
Pour obtenir le plus petit nombre contenu dans des cellules diffrentes, vous pouvez utilisez la fonction =MIN() dEXCEL. 1) Ecrivez dans la cellule o doit apparatre le rsultat : =min( 2) Slectionnez ensuite la souris la plage de cellules (ou plusieurs plages de cellules en maintenant la touche Ctrl enfonce) dsire. 3) Fermez la parenthse et validez avec la touche Entre. La fonction renvoie la valeur la moins leve NB : Ces trois fonctions sobtiennent galement partir de loutil Somme 1) Slectionnez la souris la plage de cellules (ou plusieurs plages de cellules en maintenant la touche Ctrl enfonce) dsire. 2) Droulez sur loutil Somme . 3) Choisissez loption dsire.

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Fiche N : Imprimez vos fichiers Le Ruban Mise e n Page 5

1. L'aperu avant impression

Il est indispensable, avant d'imprimer, de vrifier l'aspect final du document que vous venez de crer. Cette vrification s'obtient Bouton Office.

L'cran suivant apparat :

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Le nombre total de pages, que comporte le document, s'affiche en bas gauche de l'cran dans la barre d'tat. Le curseur est remplac dans l'aperu par une loupe. Cette loupe remplace longlet ZOOM. Pour agrandir une partie de l'aperu, amenez le curseur l'endroit dsir et cliquez sur le bouton gauche de la souris. Pour revenir l'aperu normal, cliquez de nouveau sur le bouton gauche de la souris. La loupe est plus prcise que le bouton ZOOM. Si l'aperu ne s'avre pas concluant, il faut modifier le document (onglet Fermer laperu) ou prparer la mise en page (onglet Mise en page).

2. Mise en page partir de laperu avant impression

La mise en page du document peut s'obtenir l'aide de longlet Mise en page de l'aperu.

Mise en page - onglet Page. galement disponible dans le Ruban Mise en page

Longlet page prsente les paramtrages suivants : Orientation : Le document peut tre orient de deux faons au moment de l'impression : En portrait, c'est dire la franaise, le papier sera lisible verticalement. En paysage, c'est dire l'italienne, le papier sera lisible horizontalement.

Echelle : Si la taille du tableau ralise est trop importante ou au contraire trop petite, vous pouvez volont, rduire ou agrandir celui-ci en modifiant la valeur par dfaut (100%) dans la zone correspondante. Attention, veillez ne pas trop agrandir un tableau au risque de le voir s'imprimer sur deux pages. A vrifier dans l'aperu avant impression. Vous disposez galement d'un ajustement automatique d'un tableau trop grand aux dimensions de la feuille. 30

Fiches pratiques Cliquez alors sur l'option "Ajuster". Mise en page - onglet Marges Egalement disponible dans le Ruban Mise en page

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Longlet page prsente les paramtrages suivants : Marges du document : Les marges de la feuille reprsentent la zone dans laquelle le document sera imprim. Plus les marges seront petites, plus l'espace rserv au document sera important. Les marges seront donc rduites dans le cas o le tableau imprimer est d'une taille importante. Attention, les imprimantes exigent une marge minimale sur les quatre cots de la feuille. Il faut donc viter de mettre les marges zro. Attention galement ne pas recouvrir lemplacement de lentte et du pied de page ventuels (voir ci-dessous). Marges den-tte et pied de page : Les marges de den-tte et pied de page reprsentent la zone dans laquelle ceux-ci seront imprims. Plus les marges seront petites, plus l'espace rserv len-tte ou au pied de page sera faible. Les marges seront donc rduites dans le cas o les marges du document auront t ellesmmes rduites. Attention, les imprimantes exigent une marge minimale sur les quatre cots de la feuille. Il faut donc viter de mettre les marges zro. Centrage automatique : Vous pouvez demander EXCEL de centrer automatiquement le tableau l'intrieur de la page (et plus prcisment l'intrieur des marges choisies, voir ci-dessus). Pour obtenir le centrage dsir, on clique sur l'option correspondante. Le centrage peut tre demand : Horizontalement, c'est dire par rapport aux bords droits et gauches de la feuille. Verticalement, c'est dire par rapports aux bords suprieurs et infrieurs de la feuille. Soit les deux la fois.

Laperu disponible dans la bote de dialogue vous permet de vous rendre compte des ajustements oprs.

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Fiches pratiques Mise en page - onglet En-tte/Pied de page

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NB : la mise en forme des en-ttes et pied de page accessible depuis le ruban Mise en page fonctionne diffremment. Ce fonctionnement est dcrit dans le support de cours de Niveau 2. Longlet page prsente les paramtrages suivants :

En-tte et pied de page automatiques : Len-tte et le pied de page possdent des caractristiques identiques et fonctionnent donc de la mme faon. Le contenu de l'en-tte et du pied de page s'inscrira l'intrieur des marges suprieures et infrieures. Il faut donc veiller ce que ces marges aient une taille suffisante. Vous disposez dun certain nombre den-ttes ou pieds de pages prprogramms que vous obtenez en droulant la liste laide de la flche a droite de chaque zone. En-tte et pieds de pages personnaliss : Vous pouvez crer votre propre en-tte ou pied de page en utilisant les boutons suivants : En cliquant sur le bouton : ou , vous obtenez la mme bote de dialogue :

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Chaque section fonctionne comme un traitement de texte. Vous pouvez saisir du texte dans la section de votre choix. Le retour la ligne s'obtient l'aide de la touche Entre. Sur le document, le texte saisi dans les sections se prsentera comme suit : Section gauche le texte est align sur le bord gauche de la feuille Section centre le texte est centr par rapport aux bords droit et gauche de la feuille Section droite le texte est align sur le bord gauche de la feuille Vous pouvez modifier la police de caractres de tout ou partie du texte saisi dans les sections en slectionnant le texte dsir puis en cliquant sur le bouton . La bote de dialogue qui s'ouvre vous permet de choisir la police dsire.

Les autres boutons disposition au dessus des sections vous permettent d'utiliser des variables, c'est dire des codes qui vous permettront d'imprimer sur le document des informations variables (numro de la page imprime, date10/03/2010 du jour, nom du document, etc.). Ces codes sont les suivants : Bouton
&[Page] &[Pages] &[Date10/03/2010] &[Heure] &[Chemin d'accs]&[Fichier] &[Fichier] &[Onglet]

Code utilis

Rsultat l'impression
Numro de la page imprime Nombre total de page que comporte le document Date10/03/2010 du jour o le document est imprim Heure laquelle le document est imprim Emplacement du fichier Nom du document imprim Nom de la feuille imprime Insrer une image

Ces codes peuvent tre combins avec du texte saisi au clavier. Par exemple : Pour obtenir, dans un document de deux pages, le texte "Page 1 sur 2" sur la premire page et "Page 2 sur 2" sur la deuxime, crivez dans la section dsire : Page &[Page] sur &[Pages] Mise en page - Onglet Feuille Egalement disponible dans le Ruban Mise en page .

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Fiches pratiques Longlet page prsente les paramtrages suivants : Zone dimpression

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En cliquant dans cette zone pour y placer le curseur, vous pouvez ensuite dfinir la souris la zone de la feuille de calcul que vous dsirez voir simprimer. Cette fonction est utile pour exclure de limpression une partie de votre feuille de calcul sans avoir masquer les lignes ou colonnesnon dsires. Impression des titres En cliquant dans cette zone pour y placer le curseur, vous pouvez ensuite dfinir la souris les lignes ou colonnes de votre feuille de calcul qui devront tre automatiquement rptes sur chaque dbut de page limpression (par exemple les en-ttes de lignes ou de colonne dun tableau simprimant sur plusieurs pages). Quadrillage Le quadrillage fictif de la feuille de calcul ne s'imprime pas. Pour demander son impression, il faut cliquer sur l'option quadrillage . Ordre des pages Si vous dsirez demander la numrotation des pages d'un document important, le sens de l'impression aura une importance. Par dfaut, l'impression se fera verticalement c'est dire vers le bas puis vers la droite : Vous pouvez choisir une impression qui commencera vers la droite puis vers le bas :

Impression L'impression s'obtient, soit partir de l'aperu avant impression en cliquant sur loption "Imprimer", soit par le bouton Office puis Imprimer

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Fiches pratiques Dans les deux cas la bote de dialogue suivante s'ouvre. Les renseignements importants sont les suivants : Etendue

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Par dfaut, tout le document sera imprim. Vous possdez nanmoins la possibilit de n'imprimer qu'une fourchette de pages sur la totalit. Dans ce cas choisissez l'option Page(s) en prcisant le numro de la premire et de la dernire page imprimer. Nombre de copies Par dfaut, un seul exemplaire du document sera imprim. Si vous dsirez en imprimer davantage, crivez le nombre dsir dans la zone "Nombre de copies". Impression Par dfaut, seule la feuille active sera imprime, et ce, en totalit. Il vous est nanmoins possible de faire un autre choix : Slection : nimprime que la plage de cellules pralablement dfinie la souris avant de demander limpression. Cette commande peut se substituer la notion de zone dimpression. Feuilles slectionnes : seront imprimes les feuilles dont les onglets auront t slectionns. Classeur entier : permet dimprimer la totalit des feuilles du classeur.

Vous disposez d'un bouton "Aperu" qui vous permettra d'accder l'aperu avant impression.

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Fiche N : Les Graphiques 6

Les graphiques permettent dillustrer de faon claire les donnes chiffres dun tableau.

1. Document de dpart
Un graphique est toujours cr partir dun tableau ralis sur une feuille de calcul Excel. Vous allez concevoir un graphique partir du tableau ci-dessous :

Pour construire un graphique, il vous suffit de cliquer sur lune quelconque des cellules du tableau contenant les donnes prendre en compte. Il est cependant possible de ne slectionner quune partie des donnes si le graphique ne doit porter que sur celles-ci (notamment si vous ne souhaitez pas inclure les lignes et /ou les colonnes de total. La plage de cellule slectionne ne doit pas comporter de lignes ou de colonnes vides. Celles-ci seront interprtes comme des valeurs zro dans le graphique et vont gner la lecture de celui-ci. Pour viter davoir des chelles trop importantes, il est prfrable de ne pas prendre en compte les colonnes et les lignes de totaux, sauf ncessit absolue. Dans notre exemple, la plage de cellules slectionner sera : A3:D7

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2. Cration dun graphique

Le graphique sera cr sur la feuille contenant dj le tableau (ou sur une autre feuille du classeur) par lintermdiaire de longlet graphique. Le graphique ainsi cr sera un objet de la feuille de calcul sur laquelle il apparatra. Pour le 1er exemple vous allez construire un graphique en colonnes (histogramme). 1) Slectionnez la plage de cellules A3:D7 de votre tableau (voir page prcdente). 2) Cliquez sur loutil "colonne" (voir schma ci-dessous).

3) Excel vous propose de choisir le type dapparence de votre graphique Diffrents types de graphiques vous sont proposs. Cliquez sur le bouton correspondant votre choix. (pour cet exemple vous un histogramme en 2 dimensions).

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Fiches pratiques Votre graphique apparat immdiatement sur votre feuille. Vous pouvez prsent en amliorer la prsentation.

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Excel vous propose une mise en page rapide de votre graphique. Slectionnez-le en cliquant dessus puis cliquez sur loutil "Disposition rapide" Dans cet exemple nous avons retenu la 1re prsentation.

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Fiches pratiques Changez rapidement laspect de votre graphique en utilisant loutil cration

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a) Modifiez le titre Cliquez sur le titre pour le modifier b) Modifiez le quadrillage Pour amliorer la lisibilit des informations il vous est possible de quadriller l'axe des abscisses et/ ou celui des ordonnes. Cliquez sur le quadrillage avec le bouton droit de la souris, puis sur "Format du quadrillage".

c) Modifiez la lgende Vous dcidez ici de laspect de la lgende. Cliquez sur la lgende avec le bouton droit de la souris, puis sur "Format de la lgende".

De la mme manire, tous les lments du graphique (axes, barres, fond, ) sont modifiables.

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3. Mettre en page le graphique dans la feuille de calcul

Dplacer le graphique a) Slectionnez le graphique dplacer en cliquant dessus b) Amenez le pointeur de la souris sur le graphique. Le pointeur se transforme en flche. c) Faites glisser le graphique en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc. Modifier la taille de lobjet graphique a) Slectionnez le graphique en cliquant dessus b) Amenez le pointeur de la souris sur un des carrs entourant le graphique. Le pointeur se transforme en double flche. c) Faites glisser le carr en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc. Supprimer le graphique a) Slectionnez le graphique supprimer en cliquant dessus b) Utilisez le menu dition - effacer - tout. (ou touche Suppr.) Modifier le graphique laide de lassistant Vous pouvez modifier tous les paramtres du graphique laide de lassistant graphique. Vous repasserez par toutes les tapes de la conception du graphique et pourrez modifier n'importe quelle option. a) Slectionnez lobjet graphique en cliquant dessus b) Lancez lassistant en cliquant sur loutil dsir

4. Ajouter une srie de donnes

Si le tableau dorigine sest toff dune colonne supplmentaire (4me trimestre par exemple), vous pouvez ajouter ces donnes dans le graphique : Ajouter une srie par copier/coller a) Dans le tableau dorigine slectionner la srie de donnes avec son en-tte de colonne. b) Cliquez sur la slection avec le bouton droit de la souris et choisissez loption "copier" c) Cliquez sur le graphique avec le bouton droit de la souris et choisissez loption "coller" La nouvelle srie sest positionne la suite des prcdentes.

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Fiches pratiques Ajouter une srie laide de lassistant Cliquez sur le graphique et utilisez loutil "slectionner des donnes" (en mode cration).

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Fiche N : Les tableaux croiss dynamiques 7

Un tableau crois dynamique est un analyseur de donnes. Ces donnes sont gnralement issues dune liste Excel mais peuvent galement provenir de donnes externes.

1. Mise en oeuvre
La cration dun tableau crois dynamique est assiste par Excel. A partir dune liste dlments contenus dans une liste, vous allez pouvoir obtenir des informations croisant plusieurs critres. Par exemple, prenons la liste ci-dessous. Elle reprsente le nombre de vhicules doccasion vendus au cours dun semestre. Ces vhicules sont classs par marque, par vendeur et par type de carburant.

A laide de lassistant vous allez chercher obtenir 2 tableaux : 1/ Le nombre de vhicules diesel et essence vendus par chaque vendeur. 2/ Pour chaque marque le nombre de vhicules vendus par type de carburant et par vendeur.

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Fiches pratiques Exemple 1 : Le nombre de vhicules diesel et essence vendus par chaque vendeur. Pour crer un tableau crois, Slectionnez une cellule de la liste de donnes, Utilisez loutil Tableau crois dynamique

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Vous obtenez la bote de dialogue ci-contre. Remarquez dans cette bote de dialogue que le tableau peut tre construit partir de donnes externes. Loption par dfaut a slectionn la totalit de votre liste. De prfrence conservez loption choisie pour lemplacement de votre tableau crois, savoir une nouvelle feuille de calcul. Cliquez sur le bouton OK.

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A laide de la souris vous allez faire glisser les tiquettes de champs de la liste vers les emplacements dsirs dans le futur tableau.

Pour obtenir le nombre de vhicules diesel et essence vendus par chaque vendeur, faites glisser les noms de champs vers les emplacements voulus savoir : Le champ carburant en tiquette de colonne. Le champ vendeur en tiquette de ligne. Et le champ nombre en zone Valeurs.

Le rsultat obtenu est le suivant :

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Fiches pratiques Autre exemple, pour chaque marque le nombre de vhicules vendus par type de carburant et par vendeur.

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2. Comparer des valeurs entre elles

A partir d'un tableau ralis, il est possible d'obtenir autre chose qu'une somme (ici la somme des vhicules vendus). Par exemple, il est possible d'obtenir un comparatif en pourcentage des ventes de vhicules diesel par rapport aux vhicules essence. Reprenez le 1er tableau : cliquez sur une cellule contenant un nombre, (par exemple sur la cellule C6) avec le bouton droit de la souris, dans le menu contextuel choisissez "Paramtres des champs de valeurs",

a) cliquez sur longlet Afficher les valeurs, b) dans la zone Afficher les valeurs, slectionnez Diffrence en % par rapport c) cliquez "carburant" dans la liste "champ de base" d) puis "diesel" dans la liste "lments de base", e) cliquez sur OK pour valider les nouveaux calculs.

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Le rsultat fait apparatre quAlain a vendu 21,28% de vhicules essence de moins que de vhicules diesel. Pierre, lui en a vendu 65.57% de moins.

3. Comparer des valeurs avec le total

Reprenez le 2me tableau : cliquez, par exemple, sur la cellule C7 avec le bouton droit de la souris, dans le menu contextuel choisissez "Paramtres des champs de valeurs",

cliquez sur longlet Afficher les valeurs, dans la zone "Afficher les valeurs", slectionnez "% du total" cliquez sur OK pour valider les nouveaux calculs terminez en appliquant le format de nombre Pourcentage avec 2 dcimales.

Vous obtenez ainsi le pourcentage que reprsente chaque vente de vhicule par vendeur et par marque par rapport au total des vhicules vendus.

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4. Ajouter un champ calcul

A partir d'un tableau existant, il est possible de faire des projections. Par exemple, compltez le tableau des ventes de vhicules, par vendeur et par type de carburant, en ajoutant une colonne tenant compte d'une progression des ventes de 15%. 1/ Slectionnez un nombre dans le tableau. Dans le groupe Outils de l'onglet Options, cliquez sur Formules, puis sur Champ calcul.

2/ Dans la bote de dialogue : changez le nom (ici crivez par exemple "prvisions"), slectionnez "Nombre" dans la liste des champs, cliquez sur le bouton "insrer un champ" dans la zone "formule" compltez en multipliant par 1.15.

Vous obtenez rsultat suivant (aprs mise en forme des nombres 2 dcimales) :

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5. Ajouter une flche

Afin de mettre en vidence des zones du graphique (srie la plus faible ou la plus forte), vous pouvez les dsigner laide dune flche. a) Affichez la barre doutils dessin. b) cliquez sur loutil flche. c) la souris prend la forme dune croix. Tracez la flche en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc. d) Pour modifier la flche, dplacez les petits ronds blancs aux extrmits en les faisant glisser laide de la souris. Vous pouvez modifier laspect de la flche laide du menu Format - Forme automatique.

6. Incorporer une zone de texte

Vous pouvez saisir du texte dans Excel dans les mmes conditions que dans un traitement de texte classique. Pour cela, le texte devra tre crit dans une zone spcifique cre laide dun outil. Cette zone sera un objet de la feuille de calcul et ragira, en termes de dplacement, de taille et mise en forme, comme un graphique incorpor. a) Cliquez sur loutil zone de texte de la barre doutils dessin b) Amenez le pointeur de la souris (qui a pris la forme dune petite croix fine) lendroit dsir de la feuille de calcul. c) Cliquez sur le bouton gauche de la souris et, sans le relcher, faites glisser la souris. Un cadre se dessine. d) Lchez le bouton gauche de la souris. Un curseur apparat dans le cadre qui vient de se crer. e) Saisissez le texte dsir. Le texte saisi lintrieur de ce cadre est utilisable comme dans un traitement de texte. On peut donc intervenir pour modifier la police de caractres dun ou plusieurs mots. Pour modifier la taille ou dplacer cette zone de texte, procdez comme pour les autres objets de la feuille de calcul (voir paragraphe Insrer des images).

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Fiche N : Insrer des liens hypertexte 8

Vous pouvez insrer des liens hypertexte sur des images, graphiques ou simplement texte saisi dans vos cellules. Le lien hypertexte peut renvoyer vers une cellule du classeur, vers un autre fichier ou vers un site internet. Pour insrer ce lien, slectionnez lobjet ou le texte et utilisez loutil "Lien hypertexte" du Ruban Insertion.

Utilisez la rubrique qui correspond la cible du lien que vous dsirez insrer :

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Fiche N : Liaison entre feuilles de calcul 9

1. Principe
Pour obtenir sur une feuille de calcul des rsultats utilisant des nombres saisis sur dautres feuilles de calcul on va simplement construire une formule de calcul. Daprs lexemple ci-dessus, on va construire une formule de calcul permettant de totaliser dans le tableau "Synthse" les chiffres des usines 1 et 2. Il nest pas indispensable davoir construit ces tableaux par lintermdiaire du groupe de travail pour pouvoir raliser la formule de calcul. De mme, lemplacement des tableaux dans la feuille de calcul ne doit pas obligatoirement tre la mme. Aprs saisie les tableaux se prsentent sous la forme suivante : 3 onglets :

Feuille de calcul nomme Usine 1 :

Feuille de calcul nomme Usine 2 :

Feuille de calcul nomme Synthse :

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Vous allez totaliser sur la feuille "Synthse" les ventes de janvier pour les deux usines. Vous allez procder comme suit : 1) Slectionnez la cellule o devra apparatre le rsultat. Il sagit de la cellule C3 de la feuille "Synthse". 2) Ecrivez au clavier le signe "=". Celui-ci saffiche dans la barre de formule. 3) Cliquez sur longlet de la feuille "Usine 1". Celle-ci saffiche lcran. 4) A laide de la souris, cliquez sur la cellule contenant les ventes de janvier pour lusine 1. Il sagit ici de la cellule C3. Dans la barre de formule sinscrit : =USINE 1!C3 Excel indique le nom de la feuille de calcul et celui de la cellule auquel on dsire se rfrer. Remarquez quil sagit dune rfrence relative (voir Excel niveau 1). 5) Poursuivez la construction de la formule en tapant le signe "+". 6) Cliquez sur longlet de la feuille "Usine 2". Celle-ci saffiche lcran. 7) A laide de la souris, cliquez sur la cellule contenant les ventes de janvier pour lusine 2. Il sagit ici de la cellule C3. Dans la barre de formule sinscrit : =USINE 1!C3+ USINE 2!C3 Terminez la formule en appuyant sur la touche Entre. Ce calcul est dynamique, cest dire que les modifications qui seraient apportes dans la feuille Usine 1 ou Usine 2, seraient automatiquement rpercutes sur la feuille Synthse. Toutes les formules de calcul dExcel peuvent tre utilises selon ce principe (somme, moyenne, max, etc.).

2. Consolider des tableaux

Un moyen plus simple et plus rapide permet de totaliser dans un tableau de synthse des nombres contenus dans dautres tableaux. Daprs lexemple ci-dessous, vous allez consolider dans le tableau "Synthse" les chiffres des usines 1 et 2. Aprs saisie les tableaux se prsentent sous la forme suivante : 3 onglets :

Feuille de calcul nomme Usine 1 :

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Fiches pratiques Feuille de calcul nomme Usine 2 :

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Feuille de calcul nomme Synthse :

Il s'agit prsent de consolider les donnes des deux feuilles "Usine 1" et "Usine 2" dans la feuille "Synthse".

3. Consolidation laide dune formule de calcul

Dans cette mthode, lemplacement des tableaux dans les diffrentes feuilles de calcul consolider doit tre obligatoirement le mme. De plus, les feuilles consolider doivent se suivre dans le classeur. La mthode de consolidation est la suivante : a) Slectionnez dans la feuille "Synthse", la cellule o la formule de calcul doit tre construite (par exemple C3 "ventes de janvier"). b) Cliquez sur loutil somme automatique du ruban Accueil.

c) Parmi les onglets du classeur, cliquez sur celui de la premire feuille consolider. d) Sur la feuille (dans notre cas usine 1) cliquez sur la cellule C3 contenant les ventes de janvier. e) Puis, en maintenant la touche (shift ou verrouillage temporaire des majuscules) enfonce, cliquez sur longlet de la dernire feuille consolider (dans notre exemple usine 2). f) Validez en appuyant sur la touche Dans la barre de formule apparat alors : =SOMME('Usine 1:Usine 2'!C3) Cette formule permet dadditionner toutes les cellules C3 des feuilles de calculs dont les onglets se trouvent entre la feuille usine 1 et la feuille usine 2 (celles-ci incluses). Cette formule utilise des rfrences relatives (voir Excel niveau 1). Il est donc possible de recopier cette formule sur les autres cellules du tableau. Lemplacement des tableaux dans les diffrentes feuilles de calcul consolider doit tre obligatoirement le mme. De plus, les feuilles consolider doivent se suivre dans le classeur. La feuille de synthse ne doit pas se trouver au milieu des feuilles consolider dans le classeur. Lemplacement de la formule de calcul dans le tableau de synthse na pas dimportance. Entre.

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4. Consolidation par loutil Consolider

Dans cette mthode, lemplacement des tableaux dans les diffrentes feuilles de calcul consolider ne doit pas tre obligatoirement le mme. De plus, lordre des feuilles consolider dans le classeur na pas dimportance. Dans lexemple qui va suivre, le tableau de synthse sera construit automatiquement. Il nest donc pas ncessaire den laborer la mise en forme lavance comme dans la mthode prcdente. Vous pouvez donc vous positionner dans une feuille vierge La mthode de consolidation est la suivante : 1) Positionnez-vous dans une feuille vierge. 2) Slectionnez la cellule partir de laquelle le tableau sera construit. 3) Cliquez sur loutil Consolider. La bote suivante s'ouvre :

Par dfaut c'est la fonction "SOMME" qui est slectionne dans la zone "Fonction". Il existe dautres fonctions comme par exemple moyenne, max, min, cart-type, etc. En bas gauche de la bote de dialogue, les tiquettes "Ligne du haut" et "Colonne de gauche" sont inactives. Si on coche ces deux cases, le tableau sera construit avec le nom des colonnes (ici les mois) et le nom des lignes (ici les diffrents articles). 4) Cliquez dans une cellule quelconque de la feuille "Usine 1" pour la rendre active. 5) Slectionnez prsent la plage de cellule B2:D5 comprenant les donnes de la feuille "Usine 1" consolider dans la feuille "Synthse", ainsi que les titres de lignes et de colonnes. Dans la zone rfrence de la bote de dialogue s'affiche alors :

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Cliquez sur le bouton pour valider. La zone choisie devient une source dinformation de la feuille "Synthse". Elle sajoute dans le cadre "Rfrences source". Rptez l'opration pour la feuille "Usine 2". 6) Cliquez dans une cellule quelconque de la feuille "Usine 2" pour la rendre active. 7) Slectionnez prsent la plage de cellule B2:D5 contenant les donnes de la feuille "Usine 2" consolider dans la feuille "Synthse", ainsi que les titres de lignes et de colonnes. Il est intressant de noter que la zone slectionne dans la feuille "usine 1" est propose par dfaut. Dans la zone rfrence de la bote de dialogue s'affiche alors :

Cliquez sur le bouton pour valider. La zone choisie devient une "source" dinformation de la feuille "Synthse". Elle sajoute dans le cadre "Rfrences source". IMPORTANT : 1/ Avant de quitter la bote de dialogue, il faut mettre une croix dans l'option "Lier aux donnes source" si vous dsirez crer un lien dynamique entre la source et la feuille de synthse. Attention, la cration dun lien dynamique va alourdir votre fichier. Il est parfois prfrable de recommencer la consolidation pour mettre jour les tableaux de grande taille. 2/ Cochez les cases "Lignes du Haut" et/ ou "Colonne de gauche" si vous avez inclus dans votre slection les en ttes de colonnes et/ ou les en ttes de ligne.

Valider avec le bouton Si vous demandez un lien dynamique, la feuille "Synthse" apparat alors en mode plan (voir section suivante). 57

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Fiche N : Le mode plan 10

1. Travailler en mode plan
Le mode plan permet docculter, dans une feuille de calcul, les lignes ou les colonnes que lon appelle lignes ou colonnes de dtail, afin de nafficher que les lignes ou colonnes de synthse, cest dire les lignes ou les colonnes contenant les rsultats dun calcul. Ce mode daffichage est trs pratique quand on utilise de gros tableaux. Il permet de masquer temporairement certaines lignes ou colonnes pour ne visualiser que celles qui vous intressent.

2. Cration dun plan

La cration dun plan sur une feuille de calcul se fait automatiquement. Excel va crer le plan en se basant sur les lignes ou colonnes contenant des formules de calcul. Les lignes ou colonnes contenant des formules de calculs seront considres comme des lignes ou colonnes de synthse. Les lignes ou colonnes auxquelles se rfre la formule de calcul de la ligne ou colonne de synthse, seront considres comme des lignes ou colonnes de dtail.

Dans le cas ou des lignes ou colonnes contiendraient des formules de calculs faisant elle-mme rfrence des lignes ou des colonnes contenant des formules de calcul, Excel va crer un deuxime niveau de plan. Exemple :

Pour crer un plan vous procderez comme suit : 1) Cliquez sur une cellule quelconque du tableau 2) Choisir loutil Grouper

3) Cliquez sur Plan automatique

Lcran va alors changer daspect, et de nouveaux symboles vont apparatre. Ces symboles vont vous permettre de grer le mode plan qui vient dtre cr. Le plan ainsi cr pourra tre supprim par le menu Donnes - grouper et crer un plan - Effacer le plan. 59

Fiches pratiques Pour utiliser le mode plan, voir la section suivante.

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3. Utiliser le mode plan

Lcran Excel se prsente ensuite de la faon suivante :

Au dessus des en-ttes de colonne sont apparus les symboles du plan. Le tableau est pour linstant prsent dans sa totalit. A gauche les niveaux de plan. Il en existe 3 dans notre cas. Le niveau 1 (sobtient en cliquant sur le symbole 1) masquera tout sauf la colonne de synthse contenant le total du semestre. Les colonnes janvier juin, ainsi que les colonnes 1er et 2me trimestre sont considres comme des lignes de dtail ayant permis dobtenir le rsultat du semestre.

Le niveau 2 masquera les lignes de dtail janvier mars et avril juin qui ont permis dobtenir le total des trimestres. Le total du semestre sera affich. Les symboles situs au dessus des lignes den-tte reprsentent les liens qui existent entre les colonnes de synthse et les colonnes de dtail. Le symbole "-" permet de masquer les colonnes de dtail en cliquant dessus. Le symbole "+" permet dafficher les colonnes de dtail pralablement masques. La feuille de calcul simprimera telle qu lcran.

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Fiche N : Protection des documents 11

1. Protection des cellules
A/ Protection de toutes les cellules dune feuille de calcul Par dfaut, toutes les cellules de la feuille de calcul sont dans un tat latent de protection. Cette protection peut tre active par loutil Protger la feuille.

1) Slectionnez la feuille protger. 2) Cliquez sur loutil Protger la feuille. 3) Saisissez un mot de passe quelconque (par exemple : secret). Attention au respect des majuscules/minuscules. 4) Choisissez les fonctionnalits qui seront inaccessibles par lutilisateur. (par dfaut, seules les options interdisant la modification du contenu sont actives). 5) Validez avec OK.

Selon votre choix, il sera maintenant impossible de modifier le contenu ou le format des cellules de votre feuille de calcul. Pour supprimer la protection cliquez sur loutil ter la protection de la feuille. Cette action nest possible que si lon connat le mot de passe.

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Fiches pratiques B/ Protection de certaines cellules dune feuille de calcul Si vous souhaitez protger certaines cellules dun document pour viter un effacement intempestif, (par exemple les cellules contenant des formules de calcul) et autoriser la saisie sur dautres, il faut supprimer l'tat de verrouillage latent sur les cellules qui seront autorises en saisie. 1) Slectionnez les cellules dverrouiller. 2) Cliquez sur le ruban Accueil 3) Droulez loutil Format et choisissez loption Format de cellule. 4) Dans la bote de dialogue qui s'ouvre (voir ci-dessous), cliquez sur longlet Protection, dcochez loption "Verrouille" et valider. La protection latente de ces cellules est prsent supprime. 5) Activez la protection du document avec loutil Format - Protger la feuille.

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Utilisation dune feuille de calcul partiellement protge Pour saisir des donnes sur un document dont certaines cellules sont protges, il faut connatre lemplacement des cellules non protges. Utilisez la touche "Tabulation" du clavier 1) Slectionnez la cellule A1 2) Appuyez sur la touche "Tabulation" 3) La slection se dplace jusqu' la premire cellule non protge. 4) Appuyez nouveau sur la touche "Tabulation", la slection se dplace sur la cellule non protge suivante. etc... Pour revenir sur la cellule non protge prcdente, on appuie simultanment sur les touches Ctrl Tabulation.

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2. Protection du classeur
Cette commande permet de protger la structure du classeur (contre des modifications dans lordre des feuilles, la suppression ou linsertion de feuilles de calcul, etc.) et/ ou la modification des fentres (taille, position,). Pour activer cette protection, utilisez loutil Protger le classeur option Protger la structure et les fentres. Un mot de passe optionnel est demand.

Pour dsactiver cette protection, utilisez loutil Protger le classeur et dcochez loption Protger la structure et les fentres.

3. Protection du fichier
Pour interdire compltement l'accs un fichier, il est possible de le verrouiller l'aide d'un mot de passe. Cette protection peut ventuellement se combiner avec une protection des cellules (voir prcdemment). Ces deux modes de protection sont compatibles entre eux. 1) Utilisez le Bouton Office - Enregistrer sous 2) Cliquez sur le bouton Outils de la bote de dialogue 3) Cliquez sur loption Options gnrales. 4) Sur la ligne "Mot de passe pour la lecture" et/ ou "Mot de passe pour la modification" saisissez votre mot de passe et validez. 5) Excel vous demande ensuite de saisir nouveau votre mot de passe pour vrification. 6) Validez toutes les botes de dialogue pour enregistrer le fichier avec le mot de passe.

Pour supprimer ou modifier le mot de passe, procdez de la mme faon. 63

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Fiche N : Utilisation de listes de donnes 12

1. Remarques pralables sur les listes de donnes
Tout tableau contenant une srie dinformations, peut-tre utilis comme une base de donnes afin den extraire des informations et des statistiques. Les informations pourront tre extraites laide des fonctions de recherche ou bien laide de filtres ou de formules de calcul appropries. La seule contrainte, pour pouvoir utiliser les filtres, est de donner un format diffrent la premire ligne du tableau. Cette ligne sera ainsi reconnue automatiquement comme contenant les noms de champs (ou en-ttes de colonnes). Vous allez travailler sur un exemple de liste contenant le fichier des membres dune entreprise. Dans ce tableau vous allez utiliser des formats de nombres particuliers et des formules de calculs labores qui sont rsums sur la page suivante. Ces formats et ces formules sont prsents pour faire connatre quelques possibilits du logiciel et ne sont pas indispensable pour lutilisation ce tableau comme base de donnes Sur la page suivante est reprsent le tableau sur lequel vont tre fonds les exemples qui vont suivre.

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2. Mettre en forme le tableau

Pour faciliter la gestion de vos donnes, mettez automatiquement en forme votre tableau en choisissant un des formats proposs. Slectionnez une cellule de votre tableau, Dans le ruban "Accueil" utilisez loutil correspondant.

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3. Mettre la liste jour

Pour ajouter ou supprimer des fiches supplmentaires dans une liste, vous pouvez procder de deux manires : Saisir directement une nouvelle fiche directement dans le tableau selon la mthode classique de saisie sur Excel. Saisir par lintermdiaire dun outil Formulaire.

a/ Directement dans le tableau : Slectionnez une cellule lintrieur du tableau et utilisez loutil "Insrer" option "Insrer des lignes dans la feuille". Vous pourrez ensuite trier votre liste en fonction du critre dsir.

Cette mthode permet de tenir compte des formats et des formules de calculs crs dans le tableau. b/ Par lintermdiaire dun outil Formulaire Longlet Formulaire nest pas prsent par dfaut dans Excel 2007. Il faut lajouter votre Ruban personnel. Pour cela, cliquez sur le Bouton Office, Options Excel, Personnaliser. Choisissez les commandes non prsentes sur le ruban. Cherchez l'icne "Formulaire", cliquez dessus puis sur le bouton "Ajouter".

Cette mthode prsente lavantage de rendre la liste dynamique pour son utilisation dans des calculs statistiques et de tenir compte des formats et des formules de calculs crs. Dans lexemple, lutilisation loutil Formulaire fera apparatre la bote de dialogue suivante :

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Fiches pratiques Les champs calculs ne sont pas autoriss en saisie. Pour se dplacer dans la liste on utilisera les boutons ou Pour entrer une nouvelle fiche on cliquera sur le bouton Pour supprimer la fiche affiche on cliquera sur le bouton . . .

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4. Filtrer la liste en choisissant des critres

Choix de critre pour un seul champ Vous obtenez droite de chaque nom de champ une flche ouvrant un menu droulant permettant de choisir des critres de tri ou de slection des donnes : Par exemple, en cliquant sur la flche droite du nom de champ "Service" vous obtenez la fentre ci-contre. A partir de celle-ci vous pouvez trier vos donnes ou ne slectionner que certaines fiches. Par dfaut tous les services sont slectionns.

Par exemple, si vous souhaitez obtenir uniquement la liste des personnes du service commercial : a) Dcochez "(Slectionner tout)" b) Dans la liste des services existants cliquer sur "COM"

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Fiches pratiques La liste du personnel du service "commercial" apparat :

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Vous constatez que dans la flche cot du nom de champ (service) apparat avec un symbole (en forme dentonnoir) signifiant que ce champ est filtr.

Pour annuler le filtre, cliquez sur lentonnoir et cochez : (Slectionner tout) Choix de critre sur 2 champs Comme pour le choix dun critre pour 1 champ, (voir ci-dessus) vous pouvez combiner 2 choix de critres. Par exemple demander laffichage des femmes du service COM. Pour cela rptez lopration ci-dessus en cochant "COM" dans la colonne "Service" et "Femme" dans la colonne "Sexe". Vous devriez nobtenir quune seule fiche :

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Fiches pratiques Critres avancs et personnaliss Vous pouvez multiplier les critres en crant des filtres labors. Selon le type de champ que vous souhaitez filtrer, les options seront diffrentes. 1er exemple : Vous souhaitez filtrer les fiches ayant un salaire compris entre 1500 et 2000 . Droulez la flche cot du champ "Brut" et laissez vous guider :

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2me exemple : Vous souhaitez filtrer les fiches des salaris appartenant soit au service COM soit au service ADM : Permet daffiner la slection en multipliant les critres. Lors du choix de cette option une bote de dialogue souvre : Rechercher plus de deux valeurs pour un mme champ Dans ce cas vous allez devoir construire une table de critres. Pour plus de facilit, cette table de critres sera construite sur une feuille spare. Rgles respecter : Les en-ttes de colonnes (noms de champs) de la zone de critre doivent tre identiques ceux de la liste Lorsque les critres que vous souhaitez sont de nature : ET (un critre ET un autre critre, par exemple service COM ET service ADM), la table de critres doit tre construite de sorte que les valeurs cherches soit sur une mme ligne Lorsque les critres que vous souhaitez sont de nature : OU (un critre OU un autre critre, par exemple service COM OU service ADM), la table de critres doit tre construite de sorte que les valeurs cherches soit sur des lignes diffrentes. Une table de critres ne doit jamais contenir de lignes ou de cellules vides.

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Fiches pratiques Construction de la table de critres Cette table va tre construite sur une autre feuille que celle contenant la liste.

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Exemple : Vous allez extraire de notre liste, les fiches correspondant aux hommes des services COM et ADM et TEC. a) Cliquez sur longlet dune nouvelle feuille. b) Construisez un tableau reprenant les noms de champs retenus pour le choix des critres dextraction, et les valeurs dsires pour chacun deux. La table de critres se prsentera comme suit : ATTENTION ! Les noms de champs doivent avoir la mme syntaxe que dans la liste Les critres ET se trouvent sur la mme ligne : A la fois "Homme" ET du service "COM" A la fois "Homme" ET du service "ADM" A la fois "Homme" ET du service "TEC"

Les critres OU se trouvent sur des lignes diffrentes. Dans le rsultat de mon extraction je veux : Des Hommes du service "COM" OU des "Hommes" du service "ADM" OU des "Hommes" du service "TEC". Extraction des fiches dsires Aprs avoir construit la table de critres, vous allez lancer lextraction des fiches dsires Prparez une zone dextraction sur laquelle vous allez crire le nom des champs que vous souhaitez voir apparatre pour chaque fiche. Dans lexemple ci-dessous tous les champs de la liste originale ont t pris. Vous verrez dans lexemple suivant que seuls certains champs ont t retenus. a) Cliquez sur une cellule quelconque de la feuille contenant la table de critres. b) Cliquez sur le Ruban Donnes outil Avanc. c) Si ncessaire, dans la bote de dialogue qui apparat, cliquez dans la zone "Plages". d) Cliquez sur longlet de la feuille contenant la liste. e) Slectionnez sur la feuille la plage contenant la liste (dans notre exemple A1:L22). f) La rfrence de la feuille et de la plage de cellules slectionnes apparat sous la forme "Tableau1[#Tout]" g) Cliquez dans la zone "Zone de critres" de la bote de dialogue Slectionner la table de critres pralablement construite (dans notre exemple A1:B4). h) La rfrence de la feuille et de la plage de cellules slectionnes apparat. i) Cliquez sur loption "Copier vers un autre emplacement" de la bote de dialogue. j) Cliquez dans la zone "Copier dans" de la bote de dialogue. k) Slectionnez les cellules contenant les noms de champ souhaits l) Cliquez sur OK pour lancer lextraction.

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Fiches pratiques La bote de dialogue se prsente ainsi :

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Dans lexemple tous les champs ont t repris mais vous pouvez galement ne choisir, et donc crire, que ceux qui vous intressent. Extraction slective sur certains champs Dans lexemple prcdent, toutes les colonnes (ou champs) de la liste sont extraits, dans lordre de la liste. Il est nanmoins possible de nextraire que les colonnes (ou champs) dsires, et ce, dans lordre dsir. Exemple : En reprenant la liste de donnes de lexemple ci-dessus, vous dsirez voir safficher le NOM, le PRENOM et le SERVICE des "Hommes" des services "COM" et "ADM" dont le salaire excde 1500 . Sur une nouvelle feuille construire la table de critres correspondante (voir ci-contre). Puis, sur la ligne dsire (ligne 6 dans notre exemple), taper le nom des colonnes dsires en respectant la syntaxe de la liste. En A6 crire Civilit En B6, taper Nom En C6, taper Prnom En D6, taper Service

La procdure dextraction va tre la mme que dans lexemple prcdent. Seule la destination de lextraction va changer : a) Cliquez sur une cellule quelconque de la feuille contenant la table de critres. b) Cliquez sur le Ruban Donnes outil - Avanc. c) Si ncessaire, dans la bote de dialogue qui apparat, cliquer dans la zone "Plages". d) Slectionnez sur la feuille la plage contenant la liste (dans notre exemple A1:L22). e) La rfrence de la feuille et de la plage de cellules slectionnes apparat sous la forme "Tableau1[#Tout]" f) Cliquez dans la zone "Zone de critres" de la bote de dialogue. Slectionnez la table de critres pralablement construite (dans notre exemple A1:C3). 73

Fiches pratiques g) La rfrence de la feuille et de la plage de cellules slectionnes apparat. h) Cliquez sur loption "Copier vers un autre emplacement" de la bote de dialogue. i) Cliquez dans la zone "Copier dans" de la bote de dialogue j) Slectionnez les cellules contenant le nom des colonnes (dans notre exemple A6:D6). k) Cliquez sur OK pour lancer lextraction. La bote de dialogue se prsente ainsi :

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Aprs extraction, le rsultat est le suivant :

5. Calculs statistiques
On peut obtenir une srie de calculs statistiques sur la plupart des informations de la liste. Ces calculs peuvent porter sur lensemble de la liste ou bien sur une seule partie de celle-ci. Si lon souhaite effectuer des statistiques sur une partie seulement de la liste, il faudra dfinir un ou plusieurs critres.

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Fiches pratiques Statistiques sur un critre

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Dans lexemple ci-dessous vous allez raliser un certain nombre de calculs. Ces calculs porteront sur une partie seulement de la liste. Le critre retenu sera le service, cest dire que les calculs porteront sur les fiches correspondant au service dsir. Dfinition de la plage de cellule contenant le critre La zone contenant le critre se compose de deux cellules : Une cellule contenant le nom de len-tte de colonne (ou nom de champ) dsir dans la liste (respecter la syntaxe). Une cellule, situe sous la premire, dans laquelle on crira le critre dsir.

Cette zone peut tre place nimporte o sur la feuille de calcul. Pour plus de clart, il est prfrable de donner un nom cette zone. Dans notre exemple vous allez lappeler "Choix". a) Choisissez une cellule et crire le nom de champ souhait (on crit "Service" en A1 dans notre exemple) b) Slectionnez une plage de cellules comprenant la cellule contenant le nom du champ ainsi que la cellule situe immdiatement dessous (ici A1:A2). c) Choisissez le Ruban Formules puis loutil Dfinir un nom d) crivez Choix en respectant exactement la syntaxe (accents sils existent dans le nom choisi). e) Validez en cliquant sur OK

Construction des formules statistiques Les formules de calculs du type BD....() vont requrir trois arguments : La plage de cellules contenant la liste. Le numro de colonne contenant les donnes traiter (par exemple le salaire brut). La zone contenant le critre (dans notre exemple cette zone est nomme Choix).

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Les formules peuvent tre de plusieurs types et concerner plusieurs champs de la liste. Dans lexemple nous allons calculer :

Choix du critre Le rsultat affich sera fonction du critre choisi et crit dans la zone de critres. Dans notre exemple dans la cellule A2. Si la zone de critre est vide (rien dans la cellule A2), les calculs seffectueront sur la totalit de la liste Si un critre est saisi dans la zone de critre (dans la cellule A2), les calculs seffectueront uniquement sur les fiches de la liste rpondant ce critre.

Dans lexemple vous souhaitez obtenir des statistiques portant sur le personnel du service TEC. La zone de critres (A1:A2) comporte : En A1 len-tte de colonne de la liste correspondant au service : "Service". En A2 le critre retenir dans la colonne Service de la liste : "TEC".

Les calculs vont porter uniquement sur les membres du service TEC. 76

Fiches pratiques Statistiques selon plusieurs critres

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Dans lexemple ci-dessous vous allez raliser un certain nombre de calculs. Ces calculs porteront sur une partie seulement de la liste. Les critres retenus seront le sexe et le service, cest dire que les calculs porteront sur les fiches correspondant au sexe et au service dsir. Dfinition de la plage de cellule contenant la liste. Mme procdure que prcdemment. Dfinition de la plage de cellule contenant les critres. La zone contenant les critres se compose de plusieurs cellules (4 au total pour notre exemple): Deux cellules cte cte contenant chacune le nom de len-tte de colonne (ou nom de champ) dsir dans la liste (respecter la syntaxe). Deux cellules, situes sous les premires, dans lesquelles on crira le critre dsir.

Cette zone peut tre place nimporte o sur la feuille de calcul. Pour plus de clart, il est prfrable de donner un nom cette zone. Dans notre exemple nous lappellerons "Choix2" (le nom "Choix" ayant dj t donn dans la section prcdente). a) Choisissez un emplacement et crire les noms de champs souhaits (on crit "Sexe" en B1 et "Service" en C1 dans notre exemple) b) Slectionnez une plage de cellules comprenant les cellules contenant les noms de champs ainsi que les cellules situes immdiatement dessous (dans notre exemple B1:C2). c) Choisissez le Ruban Formules puis loutil Dfinir un nom d) crivez Choix2 en respectant exactement la syntaxe (accents si le nom choisi en comporte). e) Validez en cliquant sur OK Construction des formules statistiques Mme procdure que prcdemment. Choix du critre Le rsultat affich sera fonction des critres choisis et crits dans la zone de critres. Dans notre exemple dans la cellule B2 ou (et) C2 Si la zone de critre est vide (rien dans les cellules B2 et C2), les calculs seffectuerons sur la totalit de la liste Si un critre est saisi dans la zone de critre (dans les cellules B2 ou (et) C2), les calculs seffectuerons uniquement sur les fiches de la liste rpondant ce(s) critre(s).

Dans notre exemple nous avons souhait obtenir des statistiques portant sur les Hommes du service Administratif. La zone de critres (B1:C2) comporte : En B1 len-tte de colonne de la liste correspondant au sexe : "Sexe". En C1 len-tte de colonne de la liste correspondant au service : "Service". En B2 le critre retenir dans la colonne Sexe de la liste: "Homme". En C2 le critre retenir dans la colonne Service de la liste : "ADM".

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Les calculs vont porter uniquement sur les Hommes du service Administratif.

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Fiche N : Mettre en place l'onglet Dveloppeur 13

Pour travailler sur lautomatisation de vos documents, il faut au pralable afficher le Ruban Dveloppeur dans Excel. Pour cela, il faut aller dans le menu Office Options Excel Options avances.

Grce aux outils de ce Ruban vous allez pouvoir incorporer dans un document des boutons qui permettront de filtrer une liste ou de faire des choix. Pour illustrer ces fonctions, vous allez raliser une facture. Aprs construction, le document se prsentera sous la forme cidessous. Chacune des options est dtaille dans les pages suivantes. Le classeur que vous allez concevoir comportera 4 onglets (feuilles). Sur chacun de ces onglets vous allez saisir des donnes utilises dans la facture, elle-mme construite dans un onglet qui lui est ddi. Vous pouvez commencer par crer vos 4 onglets en les renommant comme ci-dessous :

Dans longlet Facture , crez votre facture comme suit, sans formules de calculs et sans bouton ni listes droulantes pour linstant. Cela revient pour vous, pour linstant saisir la zone B11 F24. Le reste fera lobjet des procdures dcrites dans les pages suivantes.

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Fiche N : Les listes droulantes 14

Les listes droulantes sont des boutons que lon installe sur la feuille de calcul. Pour utiliser ces listes droulantes, un certain nombre de paramtres est ncessaire : Une plage de cellule contenant des informations. Ce sont ces informations que lon retrouvera en droulant la liste. Une cellule lie o sera renvoye le choix fait dans la liste. Une formule de calcul qui exploitera le rsultat du choix contenu dans la cellule lie.

Vous allez commencer par construire une liste droulante qui affichera la liste des clients de lentreprise.

1. La plage de cellules relie la liste droulante

Vous devez, au pralable, construire cette plage de cellules. Il est prfrable, en termes dorganisation, de la construire sur une feuille de calcul spare. Cette feuille sera appele "Liste clients" et se prsentera ainsi :

2. Dessiner le bouton liste droulante

Le bouton doit tre dessin sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. a) Cliquez sur longlet "Facture" b) Dans le Ruban "Dveloppeur" cliquez sur loutil "Insrer" puis sur le contrle "liste droulante". c) Le curseur prend la forme dune petite croix fine. d) Amenez le curseur lendroit dsir et tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc. Lchez. Le bouton aura cet aspect :

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3. Dterminer le paramtrage du bouton

En ltat, le bouton est inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut : Le relier une plage de cellules. Dsigner la cellule lie

a) Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur le lobjet bouton pour le slectionner. b) Cliquez sur le menu Format de Contrle. c) La bote de dialogue ci-dessous apparat. d) Cliquez dans la zone "Plage". e) Cliquez sur longlet "Listes de clients" f) Slectionnez la plage de cellules contenant le nom des clients A2:A10. (cette plage peut tre plus grande afin de prvoir la saisie de nouveaux clients). g) Cliquez dans la zone "Cellule lie". h) Cliquez sur la cellule o sinscrira le rsultat du choix fait dans la liste (par exemple G1). i) Validez en cliquant sur OK. j) Cliquez en dehors du bouton. Avant :

Aprs :

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4. Utiliser la liste droulante

En cliquant sur la flche droite du bouton vous droulez la liste des informations contenues dans la plage de cellules A1:A10 de la feuille "Liste des clients" :

Choisissez le nom dsir en cliquant dessus. Le rsultat du choix va sinscrire dans la cellule lie (G1) sous la forme dun nombre. Ce nombre est la position du nom choisi dans la liste : Si le premier nom est choisi, le nombre inscrit dans la cellule G1 est 1 Si le deuxime nom est choisi, le nombre inscrit dans la cellule G1 est 2. etc.

5. Utiliser le rsultat de la cellule lie

Pour cela vous allez construire lendroit dsir une formule de calcul. Cette formule est la suivante : =INDEX(tableau;no_lig;no_col) tableau est la plage de cellules sur laquelle la recherche va porter. no_lign est le numro de la ligne de ce tableau o se trouve linformation dsire. no_col est le numro de la colonne de ce tableau o se trouve linformation dsire.

Pour notre exemple, vous allez saisir les donnes sur longlet Liste des clients . Le tableau ainsi complt se prsentera ainsi :

Pour tablir votre document, vous allez avoir besoin des coordonnes compltes du client (Nom, adresse). Vous allez construire les formules de calcul ncessaires. La premire formule de calcul que vous allez construire sur longlet "Facture", va vous permettre dafficher le nom du client choisi laide de la liste droulante. La formule va rechercher sur la feuille Liste des clients , dans le tableau qui stend de la cellule A2 jusqu la cellule D10, linformation qui se trouve sur la ligne correspondant au nom du client (numro inscrit en cellule G1) et dans la colonne 1 (colonne A). La formule est la suivante : =INDEX(A2:D10;$G$1;1) 83

Fiches pratiques De mme, pour obtenir ladresse du client, construisez la formule : =INDEX(A2:D10;$G$1;2) Seul changement, le numro de la colonne o se trouve linformation. Il sagit ici de la colonne 2. Pour obtenir le code postal qui se trouve dans la troisime colonne du tableau, construisez la formule : =INDEX(A2:D10;$G$1;3) Quand la valeur en G1 change (par lintermdiaire de la liste droulante), le rsultat affich change aussi.

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Fiche N : Les cases cocher 15

Les cases cocher sont des boutons que lon installe sur la feuille de calcul. Pour utiliser ces cases cocher, un certain nombre de paramtres sont ncessaires : Une cellule lie o sera renvoye le choix fait dans la case cocher. Une formule de calcul qui exploitera le rsultat du choix contenu dans la cellule lie.

Vous allez construire une case cocher qui donnera le choix entre facturer des frais de port ou non.

1. Dessiner le bouton
Le bouton doit tre dessin sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. On va donc utiliser la feuille de calcul "Facture" pralablement cre. a) Cliquez sur longlet "Facture" b) Dans le Ruban "Dveloppeur" cliquez sur loutil "Insrer" puis sur le contrle "case cocher". c) Le curseur prend la forme dune petite croix fine. d) Amenez le curseur lendroit dsir et tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc. Lchez. e) Le bouton aura cet aspect f) Dterminez le paramtrage du bouton En ltat, le bouton est inutilisable. Pour que celui-ci affiche des informations, il faut : Dsigner la cellule lie Lui donner un libell. :

Pour dsigner la cellule lie : a) Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur lobjet bouton pour le slectionner. b) Cliquez sur le menu Format de Contrle. c) La bote de dialogue ci-aprs apparat. d) Cliquez dans la zone "Cellule lie". e) Cliquez sur la cellule o sinscrira le rsultat du choix fait dans la liste (par exemple G3). f) Validez en cliquant sur OK. g) Cliquez dans le bouton. h) Effacez "case cocher". i) crivez le nom du bouton ("Facturer des frais de port" dans notre exemple). j) Cliquez en dehors du bouton.

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2. Utiliser la case cocher

En cliquant sur la case gauche du bouton, on coche ou on dcoche volont celle-ci. Le rsultat du choix va sinscrire dans la cellule lie (G3) sous la forme dun message : Si la case est coche, sinscrit dans la cellule G3 "VRAI". Si la case nest pas coche, sinscrit dans la cellule G3 "FAUX".

Utiliser le rsultat de la cellule lie Pour cela vous allez construire lendroit dsir une formule de calcul. Cette formule est la suivante : =SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux) test_logique est la lecture de la cellule G3. valeur_si_vrai est le rsultat que la fonction doit afficher si "VRAI" est crit en G3. valeur_si_faux est le rsultat que la fonction doit afficher si "FAUX" est crit en G3.

Dans lexemple, 50 de frais de port seront facturs si la case est coche (et donc la valeur en G3 est "VRAI"). La formule, construite dans notre exemple en F21, est la suivante : =SI(G3=VRAI;50;0) Quand la valeur en G3 change (par lintermdiaire de la case cocher), le rsultat affich change aussi.

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Fiche N : Les cases options 16

Les cases options sont des boutons que lon installe sur la feuille de calcul. Pour utiliser ces cases options, un certain nombre de paramtres est ncessaire : Crez au pralable une zone de groupe dans laquelle seront dessines les cases options. Une cellule lie o sera renvoye le choix fait par lintermdiaire des diffrentes cases options. Une formule de calcul qui exploitera le rsultat du choix contenu dans la cellule lie.

Vous allez construire plusieurs cases options qui donneront le choix des cadeaux offerts aux clients.

1. Dessiner le bouton
Le bouton doit tre dessin sur la feuille qui va contenir la trame de la facture. Vous allez utiliser la feuille de calcul "Facture".pralablement cre. a) Cliquez sur longlet "Facture" b) Dans le Ruban "Dveloppeur" cliquez sur loutil Insrer puis sur le contrle "case cocher". c) Le curseur prend la forme dune petite croix fine. d) Amenez le curseur lendroit dsir et tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc. Lchez. d) Le bouton aura cet aspect :

e) Dans le Ruban "Dveloppeur" cliquez sur loutil Insrer puis sur le contrle "case options". f) Le curseur prend la forme dune petite croix fine. g) Amenez le curseur dans la zone de groupe et tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc. Lchez.

NB : Rptez lopration pour avoir 3 cases options dans la zone de groupe.

2. Dterminer le paramtrage des boutons

La zone de groupe nest l que pour contenir les cases options. Ce sont elles qui seront paramtres pour renvoyer une information utilisable. Vous pouvez cependant changer son nom pour amliorer votre prsentation Pour changer le libell de la zone de groupe : a) Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur le lobjet bouton pour le slectionner. b) Cliquez dans le bouton. c) Effacez "zone de groupe". 87

Fiches pratiques d) crivez le nom de la zone ("Offerts" dans notre exemple). e) Cliquez en dehors du bouton. Pour paramtrer les cases options :

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IMPORTANT : Dans une mme zone de groupe, toutes les cases options doivent possder la mme cellule lie (G4 dans notre exemple). Pour chaque case option : a) Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur le lobjet case option pour le slectionner. b) Cliquez sur le menu Format de Contrle. c) La bote de dialogue ci-dessous apparat. d) Cliquez dans la zone "Cellule lie". e) Cliquez sur la cellule o sinscrira le rsultat du choix fait dans la liste (par exemple G4). f) Validez en cliquant sur OK. g) Cliquez dans la case option. h) Effacez "case options". i) crivez le nom de la case option ("Pas dofferts" dans notre exemple). j) Cliquez en dehors du bouton.

Dans notre exemple, nous utilisons 3 cases options. Rptez lopration pour les deux autres cases options afin dobtenir :

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3. Utiliser les cases options

En cliquant sur la case gauche du bouton, on coche ou on dcoche volont celle-ci. On ne peut cocher quune seule case option dans une mme zone de groupe. Le rsultat du choix va sinscrire dans la cellule lie (G4) sous la forme dun nombre : Si la premire case est coche, sinscrit dans la cellule G4 le nombre 1. Si la deuxime case est coche, sinscrit dans la cellule G4 le nombre 2. Si la troisime case est coche, sinscrit dans la cellule G4 le nombre 3. etc.

4. Utiliser le rsultat de la cellule lie

Pour cela vous allez construire lendroit dsir une formule de calcul. Cette formule est la suivante : =SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux) test_logique est la lecture de la cellule G4. valeur_si_vrai est le rsultat que la fonction doit afficher si le nombre 1 est crit en G4. valeur_si_faux est le rsultat que la fonction doit afficher si le nombre 1 nest pas crit en G4.

Dans notre exemple, rien ne sera offert si la premire case est coche (et donc la valeur en G4 est 1). Mais dans ce cas, il faut combiner une seconde fonction SI dans le cas ou la valeur en G4 nest pas 1. La formule, construite dans notre exemple en C17, est la suivante : =SI(G4=1;" ";SI(G4=2;"Bote de DVD";"Tapis de souris")) Quand la valeur en G4 change (par lintermdiaire des cases options), le rsultat affich change aussi.

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Fiche N : LISTES PERSONNALISEES 17

1. Utiliser des listes
Il existe dans Excel des listes que lon peut utiliser de la faon suivante : Par exemple : crivez "Janvier" dans une cellule et validez Slectionnez cette cellule A laide de la poigne de recopie (en bas gauche de la cellule) tirez vers le bas (ou vers la droite) Dans les cellules suivantes apparatrons : "fvrier" puis "mars" etc. Le mme principe fonctionne avec lundi, mardi, mercredi, etc. NB : le format du mot saisi (majuscule, minuscule, premire majuscule) sera repris, lors de la recopie, pour tous les lments de la liste

2. Crer ses propres listes

Vous possdez une liste de noms que vous utilisez frquemment. Vous pouvez la mmoriser de faon la rutiliser ultrieurement. 1) Utilisez le bouton Office et choisissez longlet "Options Excel", 2) Cliquez sur le bouton "Modifier les listes personnalises".

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3) Dans la zone "Listes personnalises" cliquez sur "Nouvelle liste", 4) Dans la zone "Entres de la liste" saisissez les lments de votre liste en tapant sur la touche Entre aprs chaque lment, 5) Quand la liste est entirement saisie, cliquez sur le bouton "Ajouter" puis sur OK.

Votre liste est dsormais utilisable en tapant nimporte quel lment de celle-ci dans une cellule. Vous pourrez par la suite modifier cette liste en la slectionnant dans la partie "Listes personnalises" et en agissant dans la partie "Entres de la liste".

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Fiche N : Insrer des images 18

1. Insrer des images partir dun fichier connu.
Si vous connaissez le nom et lemplacement dun fichier image, vous pouvez linsrer en utilisant le ruban "Insertion" et loutil "Image"

2. Insrer des images partir dune bibliothque.

Excel, votre ordinateur ou le web comportent un certain nombre dimages utilisables. Elles sont disponibles partir dune bibliothque. On accde cette bibliothque par le ruban "Insertion" et loutil "Images clipart"

Vous pouvez affiner votre recherche laide des options proposes. NB : vous pouvez aller chercher des images vers dautres sources en utilisant les liens proposs :

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3. Traitement de limage insre

Limage insre peut tre dplace laide de la souris. Elle peut tre redimensionne en agissant sur les angles avec la souris (comme pour redimensionner une fentre quelconque), Sa bordure, sa couleur de fond, (etc.) peuvent tre modifis ou supprims laide du menu "Format objet".

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Fiche N : LA MISE EN FORME CONDITIONNELLE 19

La mise en forme conditionnelle dExcel 2007 ne se limite pas la mise en vidence de donnes texte ou nombre prsents dans un tableau. Il est possible de saisir, dans les rgles de mise en forme conditionnelle, des formules de calcul.

1. Mettre en vidence les lignes contenant un texte

Avant de commencer, slectionnez la plage de cellules concerne par la mise en forme conditionnelle. Pour mettre en vidence une ligne de votre tableau contenant une chane de texte ou de chiffres, vous pouvez utiliser dans la mise en forme conditionnelle la formule de calcul =cherche(). Dans lexemple ci-dessous, le texte cherch est saisi en cellule D2. La formule =cherche est constitue de 2 arguments : Le texte cherch (ou la cellule o se texte sera saisi) La premire cellule de la plage concerne par votre mise en forme (sans les $ pour ne pas verrouiller la cellule et permettre la formule de balayer toute votre plage de cellules).

Formule : =CHERCHE($D$2;A2)>0

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2. Quadrillage apparat au fur et mesure de la saisie dans la colonne A

Avant de commencer, slectionnez la plage de cellules concerne par la mise en forme conditionnelle. Pour afficher des bordures au fur et mesure que vous saisissez des donnes dans votre tableau (ici ds la colonne A) vous pouvez utiliser dans la mise en forme conditionnelle la formule de calcul =$A1<>"". Dans lexemple ci-dessous, ds quune donne est saisie en colonne A, le quadrillage va safficher sur toute la ligne (sur la largeur de colonnes de plage de cellule slectionne au dpart) Ici on teste si la colonne A contient des donnes (autrement dit si son contenu est diffrent de zro ou vide matrialis par 2 guillemets) Le symbole $ et plac devant le A pour verrouiller la colonne de rfrence mais pas devant le 1 pour que la mise en forme puisse sappliquer chaque nouvelle ligne.

Formule : =$A1<> " "

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3. Reprer des sommes excdent une moyenne

Avant de commencer, slectionnez la plage de cellules concerne par la mise en forme conditionnelle. Pour mettre en vidence les lignes contenant un salaire suprieur la moyenne des salaires, vous pouvez utiliser dans la mise en forme conditionnelle la formule de calcul =$C2>MOYENNE($C$2:$C$14) Dans lexemple ci-dessous, Excel effectue la moyenne de la colonne C et compare le nombre saisi sur chaque ligne de cette colonne C avec la moyenne obtenue. Ds quun nombre excde cette moyenne, le format choisi va sappliquer sur toute la ligne (sur la largeur de colonnes de plage de cellule slectionne au dpart). Dans $C2, le symbole $ et plac devant le C pour verrouiller la colonne de rfrence mais pas devant le 2 pour que la mise en forme puisse sappliquer chaque nouvelle ligne.

Formule : =$C2>MOYENNE($C$2:$C$14).

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4. Reprer des lignes sur plusieurs critres

Avant de commencer, slectionnez la plage de cellules concerne par la mise en forme conditionnelle. Pour mettre en vidence les lignes rpondant 2 critres (les hommes dont le salaire dpasse 1800 ), il faut utiliser dans la mise en forme conditionnelle la formule de calcul =ET(). Dans lexemple ci-dessous, Excel vrifie les 2 critres (sexe et salaire). Ds que les deux critres sont vrifis, le format choisi va sappliquer sur toute la ligne (sur la largeur de colonnes de plage de cellule slectionne au dpart). Dans $C2 et $D2, le symbole $ et plac devant le C et le D pour verrouiller la colonne de rfrence mais pas devant le 2 pour que la mise en forme puisse sappliquer chaque nouvelle ligne.

Formule : ET($C2= "homme";$D2>1800)

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5. Reprer des lignes dpassant un pourcentage dun total

Avant de commencer, slectionnez la plage de cellules concerne par la mise en forme conditionnelle. Pour mettre en vidence les lignes dont le chiffre daffaires dpasse 20% du Chiffre daffaires total. Dans lexemple ci-dessous, Excel vrifie si le chiffre daffaires de chaque ligne dpasse 20% (0.20) du total inscrit en cellule C10. Ds que ce critre est vrifi, le format choisi va sappliquer sur toute la ligne (sur la largeur de colonnes de plage de cellule slectionne au dpart). Dans $C2, le symbole $ et plac devant le C pour verrouiller la colonne de rfrence mais pas devant le 2 pour que la mise en forme puisse sappliquer chaque nouvelle ligne. Le total en C10 ne change pas de rfrence est doit se noter $C$10.

Formule : =$C2>$C$10*0.2

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6. Reprer des factures non rgles

Avant de commencer, slectionnez la plage de cellules concerne par la mise en forme conditionnelle. Pour mettre en vidence les lignes correspondant des factures non rgles lchance en fonction dune date saisie dans une cellule (ici H1). Dans lexemple ci-dessous, Excel vrifie si la date dchance de chaque ligne dpasse la date en H1 et si la facture nest pas paye. Ds que ces 2 critres sont vrifis, le format choisi va sappliquer sur toute la ligne (sur la largeur de colonnes de plage de cellule slectionne au dpart) Dans $D2 et $E2, le symbole $ et plac devant le D et le E pour verrouiller la colonne de rfrence mais pas devant le 2 pour que la mise en forme puisse sappliquer chaque nouvelle ligne. La date en H1 ne change pas de rfrence est doit se noter $H$1.

Formule : =ET($D2<$H$1;$E2= "n")

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7. Colorer une ligne sur 2

Avant de commencer, slectionnez la plage de cellules concerne par la mise en forme conditionnelle. Pour mettre colorer une ligne sur 2 de la plage slectionne. Dans lexemple ci-dessous, avec la formule inscrite dans la mise en forme conditionnelle, une ligne sur 2 sera colore en vert.

Formule : =MOD(LIGNE();2)

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Fiche N : LE MODE PLAN 20

1. Travailler en mode plan
Le mode plan permet docculter, dans une feuille de calcul, les lignes ou les colonnes que lon appelle lignes ou colonnes de dtail, afin de nafficher que les lignes ou colonnes de synthse, cest dire les lignes ou les colonnes contenant le rsultat dun calcul. Ce mode daffichage est trs pratique quand on utilise de gros tableaux. Il permet de masquer temporairement certaines lignes ou colonnes pour ne visualiser que celles qui vous intressent.

2. Cration dun plan

La cration dun plan sur une feuille de calcul se fait automatiquement. Excel va crer le plan en se basant sur les lignes ou colonnes contenant des formules de calcul. Les lignes ou colonnes contenant des formules de calculs seront considres comme des lignes ou colonnes de synthse. Les lignes ou colonnes auxquelles se rfre la formule de calcul de la ligne ou colonne de synthse, seront considres comme des lignes ou colonnes de dtail.

Dans le cas ou des lignes ou colonnes contiendraient des formules de calculs faisant elle-mme rfrence des lignes ou des colonnes contenant des formules de calcul, Excel va crer un deuxime niveau de plan. Exemple :

Pour crer un plan vous procderez comme suit : 1) Cliquez sur une cellule quelconque du tableau 2) Choisissez le ruban "Donnes" puis loutil "Grouper" option "Plan automatique" Lcran va alors changer daspect, et de nouveaux symboles vont apparatre. Ces symboles vont vous permettre de grer le mode plan qui vient dtre cr. Le plan ainsi cr peut tre supprim par le ruban "Donnes" puis loutil "Dissocier" option "Effacer le plan". 103

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3. Utiliser le mode plan

Lcran Excel se prsente ensuite de la faon suivante :

Au-dessus des en-ttes de colonne sont apparus les symboles du plan. Le tableau est pour linstant prsent dans sa totalit. A gauche, les niveaux de plan. Il en existe 3 dans notre cas. Le niveau 1 (sobtient en cliquant sur le symbole 1) masquera tout sauf la colonne de synthse contenant le total du semestre. Les colonnes janvier juin, ainsi que les colonnes 1er et 2me trimestre sont considres comme des lignes de dtail ayant permis dobtenir le rsultat du semestre.

Le niveau 2 masquera les lignes de dtail janvier mars et avril juin qui ont permis dobtenir le total des trimestres. Le total du semestre sera affich.

Le niveau 3 permettra dafficher la totalit du tableau.

Les symboles situs au-dessus des lignes den-tte reprsentent les liens qui existent entre les colonnes de synthse et les colonnes de dtail. Le symbole "-" permet de masquer la colonne de dtail en cliquant dessus. Le symbole "+" permet dafficher les colonnes de dtail pralablement masques. NB : La feuille de calcul simprimera telle qu lcran. 104

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Fiche N : LES MACRO COMMANDES 21

1. Les Macro commandes
Certaines oprations longues et rptitives que vous pourriez avoir faire sur une feuille de calcul peuvent tre automatises. Cette automatisation passe par la construction de macro commandes. Une fois ces macros commandes ralises, vous demanderez Excel de les excuter chaque fois que ncessaire. Avant de commencer, vrifiez que vous possdez le ruban "Dveloppeur".

2. Construction dune macro commande

Une macro commande est constitu par l'enregistrement d'une squence d'actions habituellement ralises au clavier ou la souris. Pour construire la macro commande vous allez demander Excel de mmoriser un certain nombre d'actions. Exemple : Vous possdez un tableau contenant une liste dlves. Vous dsirez trier ces lves en fonctions de diffrents critres (alphabtique, moyenne, note de franais danglais ou de math). Ces diffrents tris sont longs et fastidieux. Vous souhaitez donc automatiser ces diffrentes oprations. Le tableau se prsente comme ceci :

Afin d'automatiser les oprations de tri vous allez construire des macros commandes que vous dclencherez au moment voulu. Vous allez maintenant effectuer toutes les actions qui seront ensuite excutes automatiquement par la macro. Pour cela vous allez les enregistrer. Dans la feuille, choisir le ruban "Dveloppeur" puis loutil "Enregistrer une macro". La bote suivante souvre :

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Excel rclame un nom pour la macro (ne pas conserver le nom par dfaut, ici Macro1. Ce nom doit tre le plus explicite possible et ne comporter aucun espace. (Par exemple : tri_alpha). On peut galement dcrire de faon plus complte la macro commande que lon va crer, en saisissant un commentaire dans la zone "Description". A partir de cet instant toutes les actions sur le logiciel seront enregistres. Une nouvelle barre doutils apparat. Elle ne contient quun seul outil qui nous permettra darrter lenregistrement de la macro commande.

a. Cliquez dans le tableau b. Choisissez le ruban Donnes puis loutil Trier ,

c. Demandez comme premire cl "NOM", tri sur les "valeurs" dans lordre "de A Z", d. Cliquez sur le bouton "Ajouter un niveau", e. Demandez comme 2me cl "Prnom", tri sur les "valeurs" dans lordre "de A Z", f. Validez et constatez le rsultat La squence d'actions est termine, cliquez sur loutil lenregistrement" (ou utilisez le ruban "Dveloppeur" puis loutil "Arrter

Vous pouvez crer plusieurs macros telles une sur un tri partir de la moyenne, des notes de maths, de franais, etc.

3. Excution des macros

Pour dclencher une macro commande procdez comme suit : 1) Choisissez le ruban "Dveloppeur" puis loutil "Macro". 2)Dans la liste choisissez la macro dsire (tri_alpha dans notre exemple) 3) Validez. Il est possible de demander lexcution de la macro en mode "pas pas dtaill". Ce mode vous permettra de visualiser chacune des squences de lexcution de la macro. A utiliser en cas de mauvais fonctionnement de la macro. 106

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4. Incorporation d'un bouton macro sur la feuille de calcul

Si vous souhaitez viter de passer par le ruban Dveloppeur et loutil "Macros",vous pouvez installer sur la feuille de calcul, un bouton qui permettra, en cliquant dessus, de dclencher une macro commande dfinie par avance. Ce bouton n'apparatra pas l'impression sauf paramtrage pralable. Vous pouvez affecter une macro un bouton, un objet dessin ou un contrle graphique de votre feuille de calcul. Lorsque vous cliquez sur le bouton ou l'objet dessin, votre macro s'excute automatiquement. a) Dans le Ruban Dveloppeur cliquez sur loutil "Insrer" puis sur le contrle "Bouton". b) Le curseur prend la forme dune petite croix fine. c) Amenez le curseur lendroit dsir et tracez un rectangle en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc. Lchez. d) Excel demande ensuite d'affecter ce bouton l'une des macros commandes pralablement dfinies, et ce, par lintermdiaire dune bote de dialogue. e) Dans la bote de dialogue qui s'ouvre, choisissez la macro pralablement cre et validez (dans notre exemple vous aurez, dans la liste propose, la macro tri_alpha). f) Cliquez dans le corps du bouton, effacez le texte "Bouton 1" et crivez le texte de votre choix (exemple "Tri par Nom" ou "Tri alphabtique"). g) Cliquez enfin l'extrieur du bouton

Pour excuter la macro "tri_alpha" il vous suffit prsent de cliquer sur le bouton. La taille et la mise en forme du bouton peuvent tre modifies. Pour ce faire, il faut pralablement le slectionner en cliquant dessus tout en maintenant la touche Ctrl du clavier enfonce. NB : Les macros commandes peuvent tre affectes n'importe qu'elle image ou objet de la feuille de calcul (graphique, clipart, Word art, dessin paint, etc..). Pour cela vous incorpore l'objet souhait sur la feuille de calcul, puis vous cliquez sur lobjet avec le bouton droit de la souris et vous choisissez loption Affecter une Macro . Choisissez dans la liste la macro dsire et validez.

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