L’entretien professionnel:

un véritable outil de management

Objectifs et méthode

Intervenant: Christine DELBOS

10/10/2017 – 13/10/2017 – 17/10/2017

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1/ L’entretien professionnel
- Contexte législatif
- Impacts de la démarche

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 CONTEXTE LÉGISLATIF ET RÉGLEMENTAIRE

• Loi n° 2009-972 du 3 août 2009 relative à la mobilité et au parcours

professionnels dans la fonction publique
• Décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur
professionnelle des fonctionnaires territoriaux.

L’entretien professionnel remplace la notation.

Il est annuel et individuel.

Il est conduit par le N+1

Il est pour vous un moment privilégié de dialogue et

d’échange avec le(s) agent(s) de votre service

Il s’appuie sur la fiche de poste qui est un préalable

indispensable à la mise en place des entretiens ainsi que
l’organigramme
 ENJEUX ET IMPACTS DE LA DÉMARCHE

• échelon,
Au plan
administratif ? • grade,
• RI

• Efficacité
Au plan
managérial ? • le bien être au
travail
2/ Sens de l’entretien professionnel
- Les enjeux
- Un outil de management
- Finalités

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L'entretien professionnel porte principalement sur :
1° Les résultats professionnels obtenus par le fonctionnaire eu égard aux objectifs
qui lui ont été assignés et aux conditions d'organisation et de fonctionnement du
service dont il relève ;
2° Les objectifs assignés au fonctionnaire pour l'année à venir et les perspectives
d'amélioration de ses résultats professionnels, compte tenu, le cas échéant, des
évolutions prévisibles en matière d'organisation et de fonctionnement du service ;
3° La manière de servir du fonctionnaire ;
4° Les acquis de son expérience professionnelle ;
5° Le cas échéant, ses capacités d'encadrement ;
6° Les besoins de formation du fonctionnaire eu égard, notamment, aux missions
qui lui sont imparties, aux compétences qu'il doit acquérir et à son projet
professionnel ainsi que l'accomplissement de ses formations obligatoires ;
7° Les perspectives d'évolution professionnelle du fonctionnaire en termes de
carrière et de mobilité.
L'agent est invité à formuler, au cours de cet entretien, ses observations et
propositions sur l'évolution du poste et le fonctionnement du service.
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Les critères à partir desquels la valeur professionnelle du
fonctionnaire est appréciée, au terme de cet entretien, sont
fonction de la nature des tâches qui lui sont confiées et du niveau
de responsabilité assumé. Ces critères, fixés après avis du comité
technique, portent notamment sur :

1° Les résultats professionnels obtenus par l'agent et la réalisation

des objectifs ;

2° Les compétences professionnelles et techniques ;

3° Les qualités relationnelles ;

4° La capacité d'encadrement ou d'expertise ou, le cas échéant, à

exercer des fonctions d'un niveau supérieur.
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 LES FINALITÉS DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL

Disposer d’un moment privilégié pour faire un

Pour l’évaluateur point avec l’agent
Apprécier les compétences de l’agent

Définir de façon concertée avec l’agent les

objectifs pour l’année à venir
Evaluer les besoins en formation de l’agent et les
compétences à acquérir ou développer
Connaître et apprécier les perspectives
d’évolution professionnelle de l’agent
Dresser un bilan de l’année écoulée avec l’agent

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 LES FINALITÉS DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL

Avoir un retour du travail accompli tout au long de l’année

Pour l’agent évalué

Avoir un temps privilégié pour faire le point sur ses
compétences et motivations

Valoriser ses contributions

Exprimer ses souhaits en termes d’évolution

professionnelle, d’amélioration de la collaboration
professionnelle et d’exprimer ses besoins en formation

Faire le point sur les conditions de travail

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 LES FINALITÉS DE L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL

Reconnaître le travail effectué par les agents et

Pour la collectivité
l’appartenance à la collectivité

Décliner les politiques en objectifs opérationnels

Vérifier le bon fonctionnement des services

Mobiliser, remobiliser autour de projets

Préparer les politiques d'avancement, promotion,

formation, mobilité, proposition Régime indemnitaire,
GPEC…
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3/ L’entretien professionnel lui-
lui-même
- La fiche de poste
- Les préparations
- Les étapes de l’entretien
- Conclusion de l’entretien

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 RAPPEL ET PRÉCONISATIONS

1/ La convocation
Vous devez convoquer l'agent au moins 8 jours avant la date de l'entretien.
La convocation doit être accompagnée de la fiche de poste de l’agent, d'un exemplaire
vierge de la fiche d'entretien professionnel.

2/ La préparation à l’entretien
- Un pré-entretien collectif de sensibilisation (en réunion de service?)
- Savoir se poser les bonnes questions

3/ L’entretien
- Prévoyez 1h à 1h30
- Se concentrer exclusivement sur l’entretien (lieu, téléphone…)
 CHECK LIST DE PRÉPARATION

Rassembler et
analyser les
informations sur
l’agent - Les faits marquants et concrets de la période
- Niveau de confiance et motivation agent
- Ses relations avec l’équipe, la collectivité, vous
- Tâches et missions confiées
- Objectifs antérieurs
- Acquis et progrès majeurs
- Ses possibilités d’évolution 13
 QUESTIONNAIRE DE PRÉPARATION: N+1

1. Quels sont les principaux éléments marquants de l’année écoulée

concernant le collaborateur dans le cadre de ses fonctions ?
2. Quels étaient les objectifs fixés au cours du précédent entretien ?
3. Quels sont les résultats du travail de votre collaborateur qui paraissent
bons, voire très bons, et ceux qui doivent être améliorés ?
4. Quels sont ses points forts dans la réalisation de ses missions et ceux qui
doivent être améliorés ?
5. Quelles en sont d’après vous les raisons ?
6. Quels objectifs souhaitez-vous fixer avec votre collaborateur ?
7. L’intéressé vous paraît-il bien adapté à la fonction qu’il occupe ?
8. Si non, que lui proposez-vous ?
9. Quelles marges de progrès souhaitez-vous fixer à votre collaborateur ?
10.Quelle sera votre contribution personnelle dans ce plan d’action ?
11.Quelles appréciations portez-vous sur l’évolution professionnelle de
l’intéressé ?
12.Quelle progression pourriez-vous proposer pour les années à venir ?
…
 DÉROULEMENT DE L’ENTRETIEN

ACCUEIL
Le responsable accueille l’agent
En quelques mots, il rappelle les objectifs de l’entretien.
Il précise la durée prévisionnelle de l’entretien.

VOTRE ATTITUDE
La réussite de l’entretien dépendra du climat de confiance que vous
saurez créer.
Une attitude d’écoute : il s’agit d’écouter réellement l’autre en se
débarrassant de ses préjugés
Une attitude participative pour résoudre éventuellement les
problèmes repérés en commun
Une attitude d’aide et de conseil : l’évaluateur doit accompagner
l’agent évalué dans le développement de ses compétences et son projet
professionnel
 LES ÉTAPES DE L’ENTRETIEN
1/ Début

Étapes Objectifs Comportements clefs

Lancer l’entretien - Expliquer le - Mettre à l’aise

déroulement - Etre clair dans
- Créer un climat propice l’explication du
à un échange déroulement
constructif
Echanger sur ses ressentis Eviter les émotions qui - Ecouter sans juger
paralysent entretien - Laisser des temps de
silence

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 2/ Analyses
LES ÉTAPES DE L’ENTRETIEN

Étapes Objectifs Comportements clefs

Faire un point sur la fiche - Parcourir la fiche de Favoriser l’échange

de poste poste Co-construire
- Réactualiser si
nécessaire
Rappeler les objectifs de - Vérifier la connaissance Etre précis
service et de la collectivité de l’agent et les moyens Ecouter
alloués aux objectifs

Faire le bilan des objectifs - Vérifier atteinte obj. Faire parler l’agent
de l’agent et des - Comprendre la non Reformuler
réalisations atteinte Etre objectif

Définition de la compétence :
Savoir faire (ce que je fais) : maîtrise de la mise en œuvre (techniques, méthodes, outils)
Savoir être (comportement) : ensemble des aspects comportementaux spécifiques au poste
Savoir (transférable sur une autre collectivité) : ensemble des connaissances théoriques 17
 2/ Analyses
LES ÉTAPES DE L’ENTRETIEN

Étapes Objectifs Comportements clefs

Apprécier l’aptitude - Evaluer la tenue de son poste Rendre l’agent acteur

de l’agent - Identifier les points forts et à Etre factuel
améliorer Etre objectif
- Vérifier la mise en application
des formations suivies

Fixer les objectifs et - Passer de l’intention à l’action Etre clair sur les objectifs
les axes - Formaliser Définir ensemble et
Cf. partie 4 l’accompagnement clairement les méthodes
d’atteinte

Formaliser les - Recueillir les souhaits de Etre à l’écoute

perspectives l’agent Honnêteté
d’évolution - Déterminer les compétences
à développer 18
 LES ÉTAPES DE L’ENTRETIEN
3/ Conclusion

Étapes Objectifs Comportements clefs

Conclure l’entretien - Analyser et formaliser - Transmettre de

ensemble le moment passé l’énergie
- Dynamiser l’agent pour - Faire parler l’agent
l’année à venir
- Fixer le 1er moment
d’accompagnement à venir

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CONCLURE L’ENTRETIEN
Des exemples…

20
21
 LA DEMANDE DE RÉVISION

Notification de la fiche d'entretien professionnel à l’agent

15 jours francs après la notification

Demande de révision écrite auprès de l’autorité territoriale

15 jours francs après réception de la demande

Réponse notifiée à l’agent par l’autorité territoriale

15 jours francs après réception de réponse de

l’autorité territoriale
Versement de la fiche Demande de révision auprès de la CAP
d'entretien professionnel Avis de la CAP
au dossier de l’agent
Décision de l’autorité territoriale
Notification de la fiche d'entretien définitive à l’agent
4/ Les objectifs

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 LES TYPES D’OBJECTIFS

Pour un agent, savoir ce que l’on attend de lui donne du sens à

son action. C’est un facteur de motivation.

1/ Objectifs d’activité
Généralement quantifiables (objectifs de production, nombre de dossiers à traiter,
délai d’une action à réduire…)

2/ Objectifs de développement de l’organisation

Se rapportent aux méthodes, à l’évolution des techniques (adopter une nouvelle
procédure de traitement, un nouveau logiciel dans un délai donné...)

3/ Objectifs de développement individuel

Se rapportent à la volonté de faire progresser l’agent (développer l’aptitude à
déléguer, accroître l’expertise sur tel dossier)

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 FIXER LES OBJECTIFS EN CASCADE

Les finalités de la collectivité

Les priorités de développement pour les

atteindre

Les objectifs de pôle

Les objectifs de service

Les objectifs individuels

FIXER LES OBJECTIFS ET AXES POUR L’ANNÉE À VENIR

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FIXER LES OBJECTIFS ET AXES POUR L’ANNÉE À VENIR

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 S’ENTRAÎNER À FIXER DES OBJECTIFS

Verbe à l’infinitif + Gérondif

… en réduisant les délais de

Maintenir la qualité de service…
réponse

… en favorisant la polyvalence en
Réorganiser l’activité… binôme

Positiver la
formulation
 INDICATEURS ATTEINTE OBJECTIFS

de quantité : en faire le plus possible (dossiers classés, etc.)

de coûts : faire au moindre coût (coût horaire, frais de déplacements,

etc.)

de délais : faire le plus rapidement possible (délais de livraison, délais

de fabrication, etc.)

de qualité : faire le mieux possible. Ils évaluent la qualité des

prestations fournies (taux de rebuts, nombre de réclamations, etc.)
 Modèles d’objectifs
* Ne pas se laisser accaparer par le quotidien
* Réduire les délais d’intervention
* Respecter les consignes générales de sécurité (sécurité des
chantiers, signalisation, EPI, entretien du matériel)
* Améliorer la discrétion
* Poursuivre avec autant d'efficacité la propreté des locaux qui
lui sont attribués conformément au planning
* Assurer les missions du service espace vert –tonte arbuste et
fleurs – élagage
*Poursuivre avec autant d'efficacité et de réserve
l'ensemble des missions confiées
* Participer à des formations
* Elaborer le règlement… / document unique…
* Mettre en œuvre les missions ACMO
* (tout simplement) Améliorer les critères « défaillants »
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 LES POINTS DE VIGILANCE

Evitez les remarques trop générales qui ne définissent pas clairement les
objectifs attendus.

"Soyez un peu moins personnel, plus engagé"

"Il faut être plus réactif et éviter les erreurs."
"Vous devez développer votre équipe et améliorer la performance du
service"

L'agent aura du mal à se positionner sur ce qu’il doit faire, risque de non
adhésion, d'incompréhension et sentiment d'injustice de la part de l'agent, voire
démotivation.
Expliquer, confronter les points de vue.
Construire les objectifs ensemble.

Définir des objectifs clairs (SMART)

 Pour un objectif à atteindre, le terme SMART peut correspondre
aux indicateurs suivants
• Spécifique : un objectif spécifique doit être en lien direct avec le travail de la personne chargée
de réaliser l’objectif : il doit être personnalisé. Par ailleurs, un objectif peut être également
qualifié de simple car il doit être simple à comprendre, clair, précis et compréhensible par la
personne pour que celle-ci soit efficace car la complexité ralentit l’action. De plus, il doit être
compréhensible également par tous pour que l’objectif ait une légitimité aux yeux de tous ;
• Mesurable : un objectif mesurable doit être quantifié ou qualifié. Pour réaliser un objectif, la
définition d’un seuil est nécessaire afin de savoir quel est le niveau à atteindre, la valeur de la
mesure à rencontrer. Il n’est pas possible de choisir un objectif que l’on ne peut quantifier ou
qualifier par souci d’évaluation des moyens nécessaires pour l’atteindre.
• Atteignable : il doit également être partagé par les participants et orienté Action, on dit parfois
également Acceptable et Ambitieux : un objectif acceptable est un objectif suffisamment grand,
ambitieux pour qu’il représente un défi et qu’il soit motivant. Par ailleurs cet objectif doit être
atteignable et donc raisonnable favorisant ainsi l’adhésion des participants à ce dernier. Ainsi,
l’objectif sera plus facilement accepté par chacun des acteurs.
• Réaliste : un objectif réaliste est un objectif pour lequel le seuil du réalisme est défini. C’est-à-
dire un niveau pour lequel le défi motivera le plus grand nombre de participants et évitera au
mieux l’abandon de certains participants au fur et à mesure de la progression de l’objectif ;
• Temporellement défini : un objectif temporellement défini est délimité dans le temps : une date
butoir avec, éventuellement, des dates intermédiaires. L’objectif doit être clairement défini dans
le temps par des termes précis comme « d’ici 3 mois » et non pas par des termes flous comme
« le plus rapidement possible ».
5/ Principes de Communication

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ATTENTION: L’ENTRETIEN PROFESSIONNEL N’EST PAS…

Une conversation amicale

Un jugement rendu
Une interview
Un discours
Une confession
Un briefing de travail
Une négociation salariale
Une décision
 PRINCIPES DE COMMUNICATION
Entre ce que :
Je pense
Je veux dire
Je crois dire
Je dis
L’autre veut entendre
L’autre croit entendre
L’autre entend
L’autre veut comprendre
L’autre croit comprendre
L’autre comprend
L’autre retient
L’autre s’approprie…

Il y a au moins 12 bonnes raisons de ne pas s’entendre

35 !
 PRINCIPES DE COMMUNICATION

Pourquoi donner des retours aux collaborateurs ?

Inconsciemment vous en donnez déjà!

… ne pas réagir devant un acte, c’est donner un feedback

indirectement. « j’accepte cela, cette façon de faire est la bonne! »

… aider ses collaborateurs, c’est donner des indications claires

sur ce qui vous convient et ce qui ne convient pas.

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 PRINCIPES DE COMMUNICATION
Le feedback

Transmettre un retour à une personne sur ses

actes, avec comme objectif d’agir sur ses actes
futurs, soit en les corrigeant soit en les renforçant.

Feedback correctif : on veut que l’autre améliore sa façon de faire

Feedback positif : on veut que l’autre continue sa façon de faire

Le feedback doit être régulier, délivré de façon

neutre, en entretien individuel, peu de temps après le
comportement observé.
37
 PRINCIPES DE COMMUNICATION
L’empathie

Objectifs…

Comment?
• C’est l’aptitude à • Comprendre • Observer
écouter son la perception son
interlocuteur, de l’autre interlocuteur
le questionner pour le • Essayer de • Poser des
comprendre, sans rentrer dans questions
juger son cadre de sans juger
raisonner comme lui, référence • Pratiquer
percevoir ses • Voir la l’écoute
attentes, ses besoins, situation active
ses préoccupations, avec ses
ses freins, ses a yeux
priori, ses doutes

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 PRINCIPES DE COMMUNICATION
Le questionnement

Les questions ouvertes Les questions Les questions

fermées alternatives
• QQOQCP (Qui ?
Quand ? Où ? Quoi ?
Comment ?
Combien ? • Ferment le • Poussent à
Pourquoi ?) ouvrent dialogue, mais choisir
le dialogue efficace et « Préférez-vous
« Comment voyez- rapide « Etes- demain ou
vous la suite de vous satisfait? » vendredi? »
cette action? »

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 PRINCIPES DE COMMUNICATION
L’écoute active

Se concentrer sur ce qui est dit

Etre silencieux

Regarder et acquiescer, pour que son interlocuteur sente l’intérêt

Poser des questions de compréhension

Ne pas interrompre, de façon à ce qu’il sache qu’il est écouté et

qu’on lui accorde une attention individuelle

L’écoute active aide à vérifier ses

observations, présomptions, intuitions
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 PRINCIPES DE COMMUNICATION
La reformulation

Prolonge le dialogue Permet de se comprendre

Reformulation de synthèse
Permet d’établir que l’on s’est bien compris
« Ainsi selon vous… vous voulez dire que … en d’autre termes, c’est
bien ça? »

Reformulation écho
Permet de préciser la signification de ce qui vient d’être dit
« Pour vous, la difficulté repose davantage dans l’organisation du
service, c’est ce que vous me dîtes? »

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 UNE COMMUNICATION OPTIMISÉE
N é c e ssité d ’o se r d ire
L e re s p o n sa b le hié ra rc h iq u e e t l’a ge n t d o ive n t s ’e xp rim e r c lairem e n t s u r les p oin ts s a tis fais a n ts
e t n o n s a tis fa is a n ts . U n e rela tio n n o n a u th e n tiq u e fa us s e to ujo u rs la c o o p é ra tio n à m o ye n o u
lo n g te rm e .

L e s p o in ts p o sitifs s on t
lon gu e me n t a b o rd és

L e c o lla b o ra te u r L e c o lla b o ra te u r vit

re s s e n t u n e u n e a p p ré c ia tio n ju s te
h yp o c ris ie e t é q u ita ble
L e s p o in ts
L e s p o in ts
n é g atifs
n é g atifs
sont
n e s on t p as
c laire m e n t
a b o rd é s
L e c o lla b o ra te u r a a b o rd é s
L e c o lla b o ra te u r
le s e n tim e n t q ue re s s e n t le b ila n c om m e
c e t e n tre tie n e s t in jus te c a r s e s p oin ts
in u tile . fo rts n e s o n t p a s p ris
e n c om p te

L e s p o in ts p o sitifs n e
s o n t p a s a b o rd é s

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 QUELQUES DÉRAPAGES POSSIBLES

CHERCHER LA PAIX !:
“Tout le monde il est beau, tout le monde il est gentil...”

FAIRE PLAISIR” ou vouloir “ETRE AIME” :

“Courage, fuyons ! ...”

REGLER SES COMPTES:

“Toi, je t’aurai ! ...”
Merci pour votre participation,

[email protected]
06 70 79 62 54