Objectif 3.1

Etude l’existant - Modélisation Conceptuelle de Communication
Objectif 3.1 : Décrire l’étude de l’existant
I - Objectif
L’étude de l’existant permet de comprendre le fonctionnement de l’entreprise à un
moment donné. Cette étude porte sur l’aspect de l’entreprise faisant l’objet d’étude. Cet aspect
est le domaine d’étude ou champ d’étude.
Durant l’étude de l’existant, des informations sont collectées pour être analysées lors
des types étapes de la méthode MERISE (cycle de vie) et représentées par différents modèles
(cycle d’abstraction). Les informations collectées sont principalement :
➢ L’inventaire du fonctionnement actuel du domaine : les traitements avec leurs contenus

et leur enchaînement
➢ Les moyens humains et matériels utilisés
➢ Les documents utilisés
➢ Les observations des intervenants, leurs critiques et leurs suggestions
II - Le recueil de l’existant
Pour recueillir les informations recherchées, plusieurs moyens sont utilisés notamment :
➢ L’observation du comportement du système par des enquêtes

➢ L’interview des différents postes de travail concernés
➢ La consultation des documents de l’entreprise et plus précisément du domaine étudié.
Les informations collectées visent à décrire l’existant permettant à toute personne de
comprendre clairement le fonctionnement de l’entreprise sans la connaitre. L’entreprise est une
entité complexe ainsi que le domaine d’étude ; pour faciliter l’étude de l’existant, la description
se fait par processus. Un processus est un ensemble d’opérations ou actions concourant au
même but. Par exemple, pour la gestion pédagogique à l’université, on a les processus suivants :
inscription des étudiants, recrutement d’enseignants, établissement des emplois du temps des
enseignements, enseignement, évaluation, délibération, proclamation des résultats, réclamation,
sanction (indiscipline), …
III - Exemple d’application : e-Commerce

Cet exemple sera le fil conducteur durant ce cours et constitue le recueil de l’existant
suite à des interviews de différents acteurs, la consultation des documents et des enquêtes.
Dr Guy MBATCHOU Page 25

Recueil de l’existant
Il vous est demandé de concevoir un système d’information pour une entreprise opérant
dans le commerce en ligne.
Les différents produits vendus par l’entreprise sont disponibles en stock et visible sur
son site d’e-commerce. Pour mener à bien son activité, le Directeur général dispose des services
suivants :
➢ un service de stockage constitué de 15 magasiniers

➢ un service des finances constitué d’un seul financier
➢ un service de comptabilité constitué d’un seul comptable
➢ un service de livraison constitué de 10 livreurs
➢ un service après-vente constitué de 2 réparateurs
➢ un service commercial et marketing constitué d’un seul commercial
➢ un service d’approvisionnement constitué d’une seule personne
Pour satisfaire sa clientèle, le service d’approvisionnement s’approvisionne
périodiquement auprès de plusieurs fournisseurs dès que nécessaire. Pour automatiser le
déclenchement d’approvisionnement, chaque produit est caractérisé par un seuil d’alerte. Un
approvisionnement est fait chez un seul fournisseur et contient pour chaque produit, une
quantité commandée. Chez les fournisseurs, toutes les quantités commandées sont livrées. Un
approvisionnement est caractérisé par son identifiant et date. Un fournisseur est caractérisé par
son NINEA (Numéro d'Identification National des Entreprises et des Associations),
désignation, adresse, téléphone, adresse électronique et site web. Toutes les semaines, le
responsable du service d’approvisionnement répertorie les produits dont le seuil d’alerte est
atteint et passe une commande auprès des fournisseurs en fonction des produits et leur
satisfaction du fournisseur.
Le service commercial et marketing est chargé de présenter les différents produits sur le
site. A cet effet, il filme chaque produit sous plusieurs angles et y adjoint une description. En
fonction des retours d’expériences des clients et l’acquisition de nouvelles connaissances sur
un produit, le service commercial modifie la présentation du produit sur le site. En fonction des
opportunités qui se présentent, des rajustements sont faits sur les prix en vue d’être plus
compétitif et faire face à la concurrence.
L’entreprise dispose des entrepôts dans plusieurs villes pour faciliter la livraison des
produits aux clients. Chaque entrepôt est doté d’un agent (magasinier) pour stocker, classer,

sortir, inventorier les produits. Le type et la quantité de produits stockés dans chaque entrepôt
dépendent une étude statistique des produits consommés dans cette ville. Il arrive souvent que
les produits livrés ne soient pas conformes à la commande ; dans ce cas, le client le signale sur
le site et dépose le produit dans l’entrepôt le plus proche. Après vérification par le magasinier
et confirmation par le service commercial et marketing, le produit est échangé. Les produits
défectueux ou présentant une anomalie sont envoyés au service après-vente pour réparation. Il
peut s’agir des produits en stock ou des produits provenant des clients. Le service après-vente
facture toute réparation d’un produit provenant d’un client.
Chaque client doit se créer un compte d’utilisation du site composé d’un login (nom
d’utilisateur) et d’un password (mot de passe). Pour distinguer les utilisateurs, le login doit être
unique. Pour des raisons de sécurité, le mot de passe est obligatoire et doit avoir une longueur
d’au moins 8 caractères. Le client est caractérisé par son nom, prénom, référence, date de
naissance, sexe, téléphone et adresse électronique. Lorsqu’un client arrive sur le site, il créé une
commande (panier) devant contenir la quantité de chaque produit à commander. Une
commande est caractérisée par un numéro et une date. Les produits sont classés par catégorie
et un produit appartient à une seule catégorie. Un produit est caractérisé par son code, libellé
(nom) et quantité en stock. Certaines catégories sont des sous-catégories.
Sur le site d’e-commerce, plusieurs clients achètent les mêmes produits presqu’au même
moment et de plus un client peut stocker les produits dans son panier et l’acheter plus tard. De
ce fait, il peut arriver qu’au moment de la facturation, la quantité commandée ne soit plus
suffisante en stock. Le client a le choix de soit enlever ce produit de sa facturation, soit prendre
la quantité qui existe. Il pourra sans besoin d’une nouvelle commande se faire facturer les
produits non livrés. Dans la facture du client, la quantité livrée doit être précisée. Chaque facture
est caractérisée par un numéro, date et appartient à un mode de règlement. Lors de la validation
de sa commande, le client a le choix de se faire livrer le produit gratuitement dans l’un des
entrepôts de son choix ou de payer la livraison à une adresse qu’il aura indiquée. Pour chaque
produit, un montant de livraison est associé. La livraison en entrepôt est effectuée par le
magasinier de cet entrepôt. La livraison à une adresse privée est assurée par le service de
livraison sachant que le livreur récupère les produits dans un entrepôt.
Tous les 6 mois, le service de comptabilité réalise l’inventaire des produits dans chaque
entrepôt. Si la quantité réelle en stock d’un produit dans l’entrepôt n’est pas identique à la
quantité théorique attendu par le service de comptabilité, le magasinier doit apporter des
justificatifs (produits défectueux, produits en réparation, …). A la fin de l’inventaire, le

comptable envoie au commercial les nouvelles quantités pour mises à jour des données sur le
site d’e-commerce.
A la fin de chaque année, le financier présente un rapport financier des activités de

chaque entrepôt, un rapport financier de chaque fournisseur et un rapport financier global de
l’entreprise. Un top 20 des produits les plus vendus et un top 10 des meilleurs clients sont
également présentés par le financier.
Seuil de validation : 80% Titre : Test de connaissance Objectifs visés : O31(20%)

Seuil de validation : 80% Titre : Descriptif de l’existant du projet collectif
Objectifs visés : O31(80%)

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➢ un service de stockage constitué de 15 magasiniers

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A la fin de chaque année, le financier présente un rapport financier des activités de

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