TECHNIQUES DE

REDACTION
ADMINISTRATIVE
Pour les agents des Services Publics

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 - CONTEXTE/JUSTIFICATIF

une multiplication interventions de l’Etat ;

accroissement considérable des rapports entre l’administration et administré ;
l’élargissement du champ d’action des services publics
Une préparation des décisions, précédées d’études, d’enquêtes, d’analyses et avis de
concertation entre des divers services

Ces différentes activités multiformes ne sauraient se concevoir sans l’utilisation des documents
écrits, qui permettent :
soit des liaisons,
soit des transferts d’information,
soit la conversation d’éléments des multiples procédures.

II L’objectif Principal :
L’objectif de cette formation est de mettre à la disposition des apprenants d’un style rédactionnel
leur permettant de s’exprimer par écrit dans un langage clair, simple, concis et précis.

III Les objectifs Spécifiques ;

La mise en œuvre de cette formation permettra aux cadres :

 De connaitre ce qu’une lettre administrative à forme personnelle ;

 De connaitre ce qu’une lettre administrative à forme purement administrative ;
 De comprendre les documents de correspondance autres que la lettre ;
 De connaitre les documents d’information interne et les documents de liaison
 De maitriser la technique d’élaboration des actes administratifs.

TITRE I : PREPARATION A LA REDACTION ADMINISTRATIVE

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La rédaction administrative diffère de La rédaction en général par
les éléments suivants :
- l’emploi de certaines expressions ;
- l’utilisation de certaines règles de présentation;
Pour une meilleure rédaction d’un document administratif, l’auteur
doit :
- pouvoir exprimer par écrit sa pensée ;
- développer ou résumer la pensée des autres,
- narrer un événement ;
- analyser une situation ;
- transmettre un message.
Cette opération technique oblige la connaissance suffisante du
langage que l’on emploi : l’orthographe, syntaxe, vocabulaire. A
ces notions de base, il faut utiliser un style permettant de
s’exprimer avec plus ou moins de clarté, d’élégance, de rigueur et
de concision.
La qualité d’un bon rédacteur s’obtient de deux manières :
1. l’exercice ;
2. la lecture.

CHAPITRE I : L’EXERCICE
L’aptitude se développe si l’on s’efforce à rédiger les textes courts
que l’on relira en se corrigeant. On cherche les termes propres en
supprimant les vocables inutiles, les répétions de mots, de phrase
d’idée tout en améliorant la ponctuation.
Section 1 : La lecture
La lecture quotidienne doit être axée sur les bons auteurs. Il faut
lire activement avec intelligence. Pour cela il faut :
- Lire lentement ;
- Noter les mots nouveaux ;
- Les mots dont le sens est imprécis ;
- Eviter certaines tournures de phrase ;
- Apprendre par cœur certains passages qui auront
particulièrement frappé votre attention par leur élégance et par
leur force.

Paragraphe 1 : Préparation à la rédaction

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Une rédaction commence par une préparation minutieuse, une
réflexion et une revue de ce qu’on a déjà écrit.
Pour cela, il faut connaitre, reconnaitre et comprendre. La première
condition pour écrire est d’abord avoir quelque chose à écrire. Il
s’agit donc d’avoir une parfaite connaissance du dossier, une idée
nette des réponses à y apporté.
- Rassembler les éléments, il s’agit des prises de note au fur et à
mesure des recherches en mentionnant les idées, les faits et les
sources de chaque documents.

Paragraphe 2 : Etablissement de plan

Il s’agit là d’un élément essentiel. Le plan comporte
obligatoirement :
- Une introduction,
- Un Corps du sujet,
- Une conclusion.
a. Introduction
Elle a pour objet de préparer et de prévenir le lecteur de ce qui va
suivre en une ou deux phrases. Elle doit être claire et précise.
b. Corps du sujet :
Il peut se diviser en deux, trois ou quatre partie au maximum. Les
deux principes suivants doivent être retenu.
- L’équilibre entre les diverses parties ;
- La loi de l’intérêt croissance, en commençant par les arguments
les moins importants et en terminant par les plus décisifs.
c. Conclusion :
La conclusion doit être brève et elle a pour objet de tirer les
conséquences de ce qui a été dit dans le Corps du sujet : décision,
attentes.
Paragraphe 1-1 : Rédaction proprement dite
Il faut choisir le ton et le rythme de la phrase. Pour cela, la
grammaire joue un grand rôle car elle déterminera le temps le
mieux approprié. Il faut choisir entre le style direct ou indirect ou
bien mélangé les deux.
Le rythme de la phrase est fonction de l’idée qu’on veut
développer.

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Exemple : il est lent pour exprimer le calme, la quiétude, la
sérénité.
Il est rapide pour exprimer la joie.
Enfin, il faut lire et corriger.

TITRE II : CARACTERES DE LA REDACTION ADMINISTRARTIVE

Les caractères de la rédaction administrative sont les suivants :
La dignité, la hiérarchie, le sens de responsabilité, l’objectivité, la
courtoisie, la prudence, la précision et l’exactitude, la clarté et la
concision et enfin l’efficacité.
CHAPITRE I : Dignité
En rédaction administrative, les expressions utilisées doivent être
consacrées par le dictionnaire.
Il faut éviter :
 la vulgarité ou d’expressions triviales, de langage familier
ou populaire ;
 la tournure grammaticale douteuse ;
 d’à peu près ;
 la négligence.
La dignité se traduit également par la considération que l’on
manifeste à son interlocuteur dans la façon de s’adresser à lui.
CHAPITRE II : Hiérarchie
La hiérarchie créé une discipline dans l’administration. Elle se
manifeste de deux façons.
Ascendante et descendante.

CHAPITRE III : Sens de responsabilité

L’expression « nous » n’est pas employée dans la rédaction
administrative. Il est parfois rencontré dans les procès verbaux.
Dans les textes règlementaires on emploie la troisième personne du
singulier.
Exemple :
- le ministre de la fonction publique décide,
- l’Ambassade de Guinée présente ses compliments au ministre des
affaires étrangères du Maroc.
S’il s’agit d’une lettre de service à service, d’autorité à autorité, les
expressions suivantes sont utilisées :

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- il me revient que ;
- il m’a été signalé que ;
- j’ai bien reçu votre lettre relative à.

CHAPITRE IV : Objectivité
L’objectivité permet d’éviter des expressions trop personnelles,
arbitraires, émotionnelles et sentimentales (souhait, tristesse,
admiration, impatience, bonne ou mauvaise humeur).
L’administration doit être impartiale, objective et sans passion.
On doit écrire :
- j’ai l’honneur de vous faire connaitre que ;
- je vous prie d’agréer ;
N’écrivez jamais dans l’espoir d’une réponse favorable, je vous prie
d’agréer

CHAPITRE V : Courtoisie
Les administrés sont également dignes de respect.
N’écrivez pas :
Votre demande est ridicule.
Mais écrivez :
Votre demande me pareil peu fondée

CHAPITRE VI : Prudence
L’écrit administratif doit être toujours imprégné de prudence.
Exemple :
On n’écrit pas :
Je rejette définitivement votre demande.
Mais on écrit :
Il ne m’est possible de donner une suite favorable à votre demande

CHAPITRE VII : Précision et l’exactitude

Le document doit être identifié et classé. Il doit comporter la date,
le numéro d’enregistrement, l’objet, référence, l’identité du
signataire et du destinataire

CHAPITRE VIII : Clarté, concision et efficacité

Le texte doit être clair et précis.
Il faut évitez :
- des phrases complexes ;

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- de style bâclé.

CHAPITYRE IX : Homogénéité
Le texte administratif doit être homogène en respectant les règles
exprimées ci-dessus.
Le rédacteur doit s’effacer devant l’administration. Enfin, il faut
éviter d’abuser l’usage de la majuscule.

TITRE II: IDENTIFICATION DES DOCUMENTS

ADMINISTRATIFS
Les documents administratifs portent sur les éléments suivants :

 la lettre administrative ;
 les documents de liaison ;
 les documents d’information interne ;
 les documents d’injonction ;
 les actes administratifs unilatéraux ;
 les actes administratifs bilatéraux.

CHAPITRE I : LETTRE ADMINISTRATIVE

L’administration utilise deux types de lettres :
- Lettre à forme personnelle
- Lettre entre service.
Section I : Lettre personnelle
La lettre personnelle est utilisée dans les cas suivants :
- par les agents en s’adressant à leur supérieur hiérarchique pour
leur exposer un problème personnel ;
- par les représentants de l’administration en s’adressant aux
personnes privées ou représentant d’organisme privé.
- Par les représentants de l’administration étatique s’adressant au
représentant d’une administration étrangère ou internationale.
Paragraphe I : Présentation d’une lettre personnelle
La lettre personnelle se présente comme suit :
1. La date ;
2. L’objet ;
3. La formule d’appel ;
4. Corps de la lettre ;

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5. La formule de courtoisie ;
6. La signature.
Section 2 : Lettre entre service
La lettre entre services est une lettre adressée par un service à un
autre service administratif relevant d’un même Etat et d’une même
structure gouvernementale. La lettre entre service est qualifiée
aussi de lettre administrative. La lettre administrative doit tenir
compte de la hiérarchie, l’objectivité, la courtoisie, la prudence.

Paragraphe I : Présentation d’une lettre entre service

La lettre entre service a une présentation particulière qui est

toujours la même.

Mentions spécifiques :
- Appellation de l’Etat ;
- Timbre du service ;
- Suscription ;
- Signature ;
- Sous-couvert ;
- Numéro d’enregistrement ;
- Le lieu ;
- La date ;
- l’objet et la référence.

Ces mentions sont obligatoires dans les lettres entre services.

Chapitre II : Documents de liaison
Les documents de liaison sont classés en deux catégories :
- Les documents de correspondance autres que la lettre ;
- Les documents d’information.
Section I : Les documents de correspondance autres que la
lettre
Les documents de correspondance autres que la lettre
comprennent :
- bordereau d’envoi ou de transmission;
- télégramme officiel ;
- fiche téléphonique ;
- note administrative.
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Paragraphe I : Bordereau d’envoi ou de transmission
Le bordereau d’envoi ou de transmission est un document utilisé
pour la transmission de pièces de service à service lorsque cette
transmission ne nécessite la rédaction d’une lettre. Il y’a deux
sortes de bordereau :
- le bordereau d’envoi entre service ;
- le bordereau de transmission interne au service.
A. Le bordereau d’envoi entre service
Le bordereau d’envoi comporte généralement, dans sa partie
imprimée, les éléments suivants :
- l’en-tête du service expéditeur ;
- mention en blanc du numéro d’enregistrement ;
- mention en blanc de la date avec le lieu d’expédition ;
- le titre du document (bordereau d’envoi ou de transmission en
majuscule) ;
- accompagné à droite et en dessous de la préposition (à)
définissant la place de la suscription ;
- en dessous un cadre divisé en trois colonnes le reste de la page
Paragraphe II : Télégramme officiel (domaine militaire)
Le télégramme officiel est le document qui permet la
communication d’une information lorsque celle-ci présente un
caractère d’urgence et que les moyens de communication
ordinaires ne suffisent pas.
Dans la rédaction du télégramme, on élimine tous les éléments
annexes de la phrase pour ne garder que les mots clés. Les
ponctuations sont remplacées par le mot stop.

Paragraphe III : Télex

Le télex permet une communication instantanée d’un message sur
de très longue distance par le canal d’un réseau d’abonnés.

Paragraphe IV : Fiche téléphonique

La fiche téléphonique est un complément du moyen de
communication directe qu’est le téléphone. Le téléphone est
devenu un moyen de communication indispensable dans le

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fonctionnement des services car il instaure un dialogue rapide entre
les personnes.
Paragraphe V : Note administrative
La note administrative désigne des documents de communication
internes. Elle est composée de note ordinaire et note de service.
a. Note ordinaire
C’est un document de correspondance interne pour le traitement
des affaires courantes du service. Elle a pour objet de:
- Soit de transmettre des informations, demande, renseignement,
avis, instruction, résultat de recherche, synthèse d’un dossier.
- Soit de garder trace écrite d’un échange verbal. La note verbale
s’emploie entre collègue, de supérieur à subordonné.
Si le supérieur envoi à son subordonné, la note prend
l’expression suivante « note à monsieur…»
Si le subordonné envoi à son supérieur, l’expression suivante est
employée « note à l’attention de…» ou une « note pour…
b. Note de service
C’est un document interne par lequel un supérieur donne à ses
subordonnées soit des informations, soit des instructions sur un
problème concernant le fonctionnement du service.
La note de service peut s’adresser à l’ensemble du personnel ou
une partie du personnel.

Section II : Documents d’information

On peut distinguer les documents d’information simple et les

documents d’information et d’étude.

Paragraphe I : Documents d’information simple

Ces documents sont souvent destinés à l’information externe. Ils

comprennent :
- convocation ;
- l’ordre du jour ;
- l’avis ;
- communiqué ;
- la notification ;
- l’attestation ;

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- le certificat.
A. Convocation et l’ordre du jour
La convocation qu’un fonctionnaire est appelé à rédiger est relative
à une réunion liée à une activité administrative.
B. Avis
L’avis est un document d’information destiné à l’affichage. Il vise un
public relativement restreint. l
L‘avis sert à présenter des informations essentiellement
temporaires (réunion, conférence, annonce de travaux, ouverture
ou fermeture d’un bureau).
C. Communiqué
Le communiqué est document d’information destiné à une diffusion
plus large. Il est lu à la radio ou à la télévision ou publié dans la
presse.
Le communiqué s’adresse à un public non administratif. Pour cela, il
doit être parfaitement précis et compréhensible pour tout le monde.
Il doit aussi bref et concis.
D. Notification

La notification consiste à faire connaitre à un administré une

décision le concernant.

E. Attestation
Dans l’attestation il y a attester, porter témoignage (de faits dont
on a une connaissance directe).
F. Certificat
Dans certificat il y a certifier, qui veut dire pratiquement la même
chose que l’attestation.
Attester implique l’idée d’une constatation neutre et objective des
faits connus en faveur du bénéficiaire.
Le certificat revêt généralement dans sa formulation une certaine
solennité.

CHAPITRE III : DOCUMENTS D’INFORMATION INTERNE ET

D’ETUDE

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Les documents d’information interne et les documents d’étude sont
normalement destinés à l’information interne.
Ils sont le fruit d’un effort individuel ou collectif excepté le procès
verbal ordinaire. Ces documents comprennent :
1- le compte rendu :
. les comptes rendus d’activités ou de mission ;
. les comptes rendus d’accident ;
. les comptes rendus de réunions ;
2 le procès-verbal :
3 le rapport ;
4 le mémoire.

Paragraphe I : Compte rendu

Le compte rendu est un document d’information descriptif et non

interprétatif. Il sert à rendre compte des faits ou d’événements que
le rédacteur a pu constater, ou d’activité qu’il a accomplie ou
auxquelles il a été mêlé.
Dans le compte rendu, les faits doivent être rapportés
objectivement et sans prendre parti, sans interprétation, ni
formulation de conclusions personnelles. Par conséquent, le compte
rendu doit être précis, exact, détaillé autant que nécessaire et
complet.
On distingue :
- les comptes rendus d’activités ou de mission ;
- les comptes rendus d’accident ;
- les comptes rendus de réunions ;

A. Compte rendu d’activité ou de mission

Le compte rendu d’activité est le compte rendu détaillé et

chronologique de l’activité d’un agent ou de son service pendant
une période donnée (mois, trimestre, semestre et l’année). Le
compte rendu d’activité est un moyen d’information du
fonctionnement du service pour le supérieur hiérarchique et un
moyen de justification de l’activité du rédacteur.

Le compte rendu de mission est le compte rendu détaillé et

chronologique d’une mission particulière confiée à l’agent.

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La rédaction d’un compte rendu nécessite :
- une brève introduction qui précise les circonstances de la
question présentée et les motifs du compte rendus ou l’objet de
la mission ;
- un développement des faits et des événements relatés ;
- une conclusion qui sera un résumé des points présentés et
éventuellement une appréciation générale de la situation. Mais
le compte rendu ne formule pas de solutions aux problèmes
soulevés.
B. Comptes rendus d’accident

Le Compte-rendu d’accident s’impose en cas d’accident. Il s’agit

d’aider à la détermination des responsabilités. En d’autres termes
d’établir le lien ou l’absence de lien entre l’accident et le service.
Dans ce sens, la précision et l’exactitude revêtent une importance
toute particulière.

Le texte de compte rendu doit comporter obligatoirement les

mentions suivantes :

- Pour accident de personnes :

- identité complète de la ou des victimes, âge et profession ;
- circonstances détaillées de l’accident (date, heure, lieu) et
relation de celui-ci ;
- conséquences de l’accident (blessures apparentes, soins
donnés, incapacité prévisible) ;
- identité et adresse des témoins s’il y’a lieu.
- Pour accident de véhicules :
- Circonstances, date, heure et lieu ;
- Identification des véhicules et leurs documents de circulation ;
- Identification des chauffeurs et des propriétaires des
véhicules ;
- Relation de l’accident (croquis, conséquences de l’accident) ;
- Identité et adresse des témoins ;
- Mention du constat de police s’il ya lieu.
Pour accident de machines :
- Identification de la machine ;
- Circonstances et relation de l’accident ;

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 - Identité du ou des opérateurs de la machine au moment de
l’accident ;
- Nature, étendue des dégâts et durée prévisible
d’immobilisation ;
- Mesures prises pour sa réparation ou son remplacement.

Le compte rendu doit être signé par son rédacteur.

C. Comptes rendus de réunion

Le compte rendu de réunion est soumis aux mêmes obligations

d’exactitude, de précision et d’objectivité que les autres documents
d’information interne ou d’étude. Il comporte :

- Le timbre du service ;
- Le titre de compte rendu ;
- Lieu, date, heure, ordre du jour ;
- Nombre de présents et absents ;
- L’heure de levée de la séance ;
- Les noms du président de la séance et du secrétaire ;
- Signature du rédacteur.

Paragraphe II : Procès-verbal

Le procès-verbal est un document écrit soit par un agent

judicaire ou administratif. Dans ce sens, on distingue le procès
verbal proprement dit, le procès administratif et le procès
verbal de réunion.

Dans le langage administratif, le procès verbal désigne les

documents qui ne sont que les comptes rendus ordinaires, sans
valeur spécial sur plan légal. Le procès verbal doit être signé par les
parties pour éviter d’éventuelles contestations.

A. Procès verbal proprement dit ou judiciaire

Le procès verbal se définit comme étant la relation par un agent de

l’autorité de ce qu’il a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses
fonctions. C’est donc un compte rendu, mais un compte rendu très
particulier en ce sens que, destiné à faire foi jusqu’à
l’administration de la preuve contraire. Il est établi par des agents

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spécialement habilités à cet effet. Cette condition fait du procès
verbal un acte authentique destiné à servir de preuve.

Le procès verbal peut être rédigé sur papier libre ou sur formulaire
imprimé. Il doit comporter toutes les mentions d’identification utiles
et le titre procès verbal suivi de sa qualification.

Le procès verbal doit commencer par l’indication de la date en

toutes lettres suivie de l’heure : " l’an deux mil douze et le 26
septembre de douze heures à treize heures ".

B. Procès-verbal administratif

Les procès-verbaux administratifs sont ceux que dresse un agent de

l’administration à l’occasion de certains événements ou de
circonstances particulières en relation avec l’exercice de ces
fonctions.

Exemple :
- lorsqu’il y a lieu de rendre compte de l’exécution d’une mission
mettant en cause des particuliers et complies selon certaines règles
précises ;
- lorsqu’il y a lieu d’établir (contradictoirement) un partage de
responsabilités, de constater des droits ou des infractions à des
règles administratives.
Il faut noter que :
- Les principaux services émetteurs de procès-verbaux
administratifs sont les services des finances, de l’inspection du
travail, du contrôle des prix, des domaines etc.
- Procès-verbal de passation de service, devrait être établi
systématiquement et exigé par les autorités responsables
chaque fois qu’il ya changement de titulaire sur un poste, entre
l’agent qui transmet le service et son successeur, quelque soit le
niveau du poste considéré.
- Le procès-verbal administratif n’a pas besoin d’être soumis à
la même rigidité et au même formalisme de présentation que le
procès verbal judiciaire.

Dans ce sens,

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 - si l’agent qui établit le procès-verbal agit seul, il écrira à la
première personne du singulier : je soussigné….
- Si le procès-verbal est contradictoire entre deux agents, le
style sera impersonnel.

C. Procès-verbal de réunion

Le procès-verbal de réunion est un simple compte rendu, et non un

acte authentique. Le procès-verbal d’une réunion doit être dressé
lorsque des décisions importantes sont prises au cours de celle-ci,
afin de leur donné une forme définitive. Le compte rendu d’une
réunion peut être intégral ou analytique.

- Le compte rendu intégral de réunion, se caractérise par le

fait que les différentes interventions sont reprises en style direct,
en suivant le mot à mot du débat, en faisant directement parler
les intervenants.

Exemple :

Le président : le quorum étant atteint, je déclare la séance ouverte

et je donne la parole à monsieur Koné qui va exposer sur le premier
point inscrit à l’ordre du jour.

M. Koné : la première question à l’ordre du jour est la

suivante…..Comme vous le savez cette question…..

- Le compte rendu analytique de réunion, se caractérise par le

fait qu’il sépare l’essentiel de l’accessoire et ne conserve des
débats que ce qui est nécessaire à leur compréhension. Il est
rédigé en style indirect.

Exemple :

Après avoir constaté la présence de tous les participants, le

président déclare la séance ouverte et donne la parole à M Koné qui
fait le point des travaux de son service sur la première question
inscrite à l’ordre du jour

Paragraphe III : Rapport

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Le rapport est un document par lequel un subordonné expose une
question importante à son supérieur. Le rapport peut contenir un
commentaire, des propositions et des conclusions. Si le rapport
formule des propositions ou envisage des solutions, celles-ci seront
présentées au conditionnel. En effet, en s’adressant à un supérieur,
les propositions ne sauraient paraitre vouloir s’imposer.

Le rapport est un document important de la vie administrative car

la plupart des actes et des interventions de l’administration
prennent appui ou se terminent sur et par des rapports.

Le rapport n’est soumis à aucune règle particulière dans sa

rédaction.

a. Différents types de rapport

On distingue sept types de rapport :

- Rapport d’étude ;
- Rapport d’inspection et de mission ;
- Rapport disciplinaire ;
- Rapport périodique ;
- Rapport technique ;
- Rapport de présentation ;
- Communication en conseil de ministre.

a.1 : Rapport d’étude

C’est la forme de rapport la plus courante, et peur porter sur des

questions diverses. Le rapport d’étude oblige le rédacteur du
rapport de faire une étude approfondie de la question traitée.

a.2 : Rapport d’inspection et de mission

Le rapport d’inspection est établi par un agent relevant d’un Corps

d’inspecteur, lorsque ce dernier a effectué une tournée de contrôle
dans des services ou auprès d’agents subordonnés.

Le rapport de mission porte une mission précise et située dans le

temps. Les faits relevés doivent être correctement exposés. Le
rapport de mission doit signaler les aspects positifs et négatifs, en
insistant sur les aspects négatifs.
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a.3 : Rapport disciplinaire

C’est le rapport que le supérieur adresse à une autorité plus élevée

pour signaler le mauvais comportement d’un de ses agents et
demander une sanction. Il doit exposer clairement et
chronologiquement les faits reprochés tout en suggérant la
sanction à l’encontre du subordonné.

a.4 : Rapport périodique

Le rapport périodique est en principe prévu par une disposition

règlementaire. Ce type de rapport vise à faire un bilan périodique
des activités du service en question. Dans la pratique le rapport
périodique est soit mensuel, semestriel soit annuel. Ensuite, il est
soumis à un schéma imposé qui fixe les points qui doivent être
obligatoirement abordés.

a.5 : Rapport technique

Le rapport technique est consécutif à une mission ou à une

inspection effectuée sur l’ordre de l’autorité supérieur ou dans le
cadre normal des activités d’un agent. Il comporte deux parties
principales :

- Exposé des faits constatés ;

- Proposition de mesures à prendre pour remédier à une situation
donnée.

a.6 : Rapport de présentation

Le rapport de présentation accompagne les projets de décrets ou

arrêtés soumis à la signature. Ce type de rapport doit présenter
une argumentation solide en faveur du texte proposé. Le rapport
de présentation doit mentionner :

- Des références légales et réglementaires qui servent de cadre

juridique au projet ;
- Des éléments circonstanciels qui justifient le nouveau texte ;
- Des principes aspects du texte proposé, en insistant sur ceux qui
sont originaux par rapport aux textes antérieurs ;

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- Des modalités d’application et d’interprétation qui devront être
pris ultérieurement ;
- Des visas et autres éléments de garantie requis en fonction de la
nature et de l’objet du texte proposé.

a.7 : Communication en conseil des ministres

C’est le rapport présenté par un ou plusieurs ministres au conseil

des ministres.

Une communication est présentée en conseil des ministres dans les

circonstances suivantes :

- Pour informer le conseil de l’évolution d’une activité ou d’une

situation dont la réalisation ou le contrôle entre dans l’attribution
du ministre qui présente la communication. La communication
est faite soit à la demande du Président de la République, soit du
premier ministre, soit de l’initiative du ministre ;
- Soit lorsqu’il ya lieu de demander au conseil son accord de
principe pour la réalisation d’une activité à caractère
exceptionnel (activité nécessitant une affectation spéciale de
crédit, des relations internationales, envoi en mission à
l’étranger les hauts fonctionnaires nationaux etc.).

La communication en conseil de ministre doit être bref que possible

et comprend : une introduction, un développement et une
conclusion.

Paragraphe IV : Mémoire

L’expression mémoire recouvre différentes acceptions dans le

langage juridico administratif comme dans le langage universitaire.
Dans ce sens on peut citer :

- Le mémoire introductif d’instance, présenté par un justiciable

devant une juridiction ;
- Le mémoire que soutien l’étudiant devant un jury de professeurs
pour faire preuve de ces aptitudes à la recherche ;
- Le mémoire qui sert de justification au paiement de certains
travaux ;

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- Le mémoire présenté soit, par les agents de l’administration soit,
par des personnes étrangères à l’administration pour attirer
l’attention des autorités sur un problème donné.
Les documents d’injonction ou d’instruction s’adressent :
- A des personnes extérieures à l’administration ;
- Aux subordonnés pour fixer le cadre et les modalités d’exécution
de leurs taches, conformément aux décisions de l’autorité
supérieures.
Les documents d’injonction servent de support aux ordres, aux
décisions, aux prescriptions, aux recommandations et aux
explications qu’une autorité adresse à ses subordonnés.
Les injonctions sont soit à portée individuelle, soit à portée
collective :
- Les injonctions à portée individuelle comprennent : les
notifications, les injonctions et mise en demeure, l’ordre de
service. Ces documents sont généralement destinés à des
personnes n’appartenant pas à l’administration.
Il s’agit de :
 Des administrés ;
 Contribuables ;
 Justiciables ;
 Cocontractant de l’administration.
- Les injonctions à portée collective comprennent : les instructions
qui prennent les formulations diverses (ordre et directives, note
de services, circulaires, instructions permanentes.)

PARAGRAPHE I : INJONCTIONS A PORTEE INDIVIDUELLE

Il s’agit :
A. Notification
La notification est l’action de porter une décision à la connaissance
de la personne concernée. Il s’agit de lui adresser une copie de la
décision.
B. Injonction et mises en demeure
Les injonctions et mises en demeure sont des autres ou des
sommations à des administrés pour les contraindre à exécuter ou à
respecter une décision administrative prise à leur encontre.
C. Ordre de service

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Il est généralement adressé à un entrepreneur à l’occasion des
différentes phases de réalisation d’un marché.
D. Ordres
L’ordre comme directives sont des documents d’injonction de
valeur temporaire et destiné à un nombre réduit de destinataires.
C’est l’injonction faite à un agent d’exécuter une décision. Il peut
être collectif. Les courants sont donnés verbalement. Ceux de
certaine importance sont écrits.
E. Directives
Elles sont utilisées dans l’administration militaire et diffusion est
restreinte.
F. Ordre de mission
L’ordre de mission est un ordre donné par écrit, sur un formulaire
pré imprimé, pour l’exécution d’une mission donnée qui nécessite
un déplacement de l’agent.
PARAGRAPHE 2 : DOCUMENTS D’INJONCTION A PORTEE
COLLECTIVE
Notes de service, circulaires et instructions
A. Notes de service
La note de service est un document interne par lequel un supérieur
donne à ses subordonnés soit des informations, soit des instructions
à caractère permanent ou temporaire sur un problème particulier
relatif aux activités du service ou sur le fonctionnement général de
celui-ci.
B. Circulaire
La circulaire est un document hiérarchique à destination collective,
adressée par une autorité administrative supérieure aux autorités
ou services subordonnés. La circulaire peut être soit une circulaire
d’application soit une circulaire d’interprétation.
La circulaire ne crée pas de droit ni d’obligation. Elle rappelle
les buts et les modalités d’application d’une décision.
C. Instruction
L’instruction est une mesure qui émane des autorités les plus
élevées (chef de l’Etat, chef du gouvernement et ministre).
L’instruction fixe les prescriptions relatives à l’application de textes

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législatifs ou réglementaires dont elle est le complément ou le
prolongement.

CHAPITRE IV : ACTES ADMINISTRATIFS

Les actes administratifs sont constitués d’acte administratif
unilatéral et d’acte administratif bilatéral.
Section I : Actes administratifs unilatéraux
L’acte administratif unilatéral modifie l’ordonnancement juridique, il
dépend de la seule volonté de l’administration. Dans l’acte
administratif unilatéral, on distingue les actes individuels et les
règlementaires.
Paragraphe I : Acte règlementaire
L’acte règlementaire est un acte qui fixe des mesures de portée
générale, impersonnelle et permanente qui s’imposent à tous.
Paragraphe II : Acte individuel
L’acte individuel est un acte qui s’adresse à un individu ou à un
groupe d’individu nommément désigné. Ce sont : nomination,
affectation, mis en congé, en disponibilité, etc.
Les actes administratifs prennent les formes suivantes :
- Décisions, c’est l’acte réservé aux mesures d’ordre interne des
ministres et des autorités secondaires ;
- L’arrêté, c’est l’acte le plus important que puissent prendre les
autorités administratives (ministres, préfet, maire).
- Décret, c’est l’acte du président de la république ou du premier
ministre.
SECTION II : ACTES ADMINISTRATIFS BILATERAUX
L’administration utilise, dans le cadre contractuel deux techniques
bien distinctes :

1-Le contrat de droit privé

C'est le droit privé qui s'applique à ces contrats. Ils sont définis et
réglementés par le code civil : Achat (acquisition d'un terrain
l’amiable), vente (vente des produits du domaine privé), bail
(location amiable d'un local pour y loger une administration) etc.

21
Ce recours de l'administration ou droit privé est très fréquent, il est
la règle pour tous les services industriels et commerciaux. Ce type
de contrat relève de la compétence du juge judiciaire.

2- Le contrat administratif
Ces contrats relèvent de la juridiction administrative. Ils sont
différents des contrats privés de l'administration par leur contenu.
Enfin ils sont soumis au droit administratif
Parmi les contrats administratifs on peut citer :
1. La concession de service public qui est un contrat qui confie à un
particulier la mission de faire fonctionner un service public, tout
en étant rémunéré sur les usagers du service public.
2. Les marchés de travaux publics, il s'agit d'un contrat à partir
duquel l'administration confie à une personne privée, un
entrepreneur l'exécution du travail public qui peut consister soit
en la construction d'un immeuble ou son entretien.
3. Les marchés de fournitures : il s'agit du contrat grâce auquel
l'administration acquiert des biens mobiliers de toutes sortes.
4. Les marchés de service : il s'agit ici d'un contrat au terme duquel
le cocontractant s'engage à faire conception pour l'administration
:
Exemple : La réalisation d'une étude, d'un rapport sur le
fonctionnement de l'administration.
5. Les marchés industriels : il s'agit de contrat qui se rapporte à la
défense nationale : Achat d'armes.

22
TITRE III : PRESENTATION SCHEMATIQUE DES DOCUMENTS
ADMINISTRATIFS

Chapitre I : modèle de lettre administrative à forme

personnele

A- lettre personnelle d’un fonctionnaire à un supérieur

kindia, le 25 septembre 2012

Prénom et Nom
Fonction
Tel
Mail A
Monsieur le préfet,

Monsieur le Préfet,

Sur votre proposition, monsieur le président de la république vient

de me conférer la croix du mérite national. Je suis profondément
sensible à l’honneur qui m’est fait. Cette haute distinction est pour
moi une précieuse récompense et un encouragement à redoubler
d’effort pour me montrer digne de la considération qui m’est
accordée.

Permettez-moi de vous exprimer ma très vive gratitude pour la

confiance que vous m’avez toujours témoignée et pour cette
nouvelle marque de votre bienveillance à mon égard.

Je vous prie, monsieur le préfet de bien vouloir transmettre mes

respectueux hommages à madame KEITA et agrée l’expression de
mes déférents et fidèlement dévoué.

23
 Mamadou Saliou BAH

B- Lettre à forme personnelle d’un agent à une autorité

supérieure

ALI KEITA Conakry, 20 septembre

2012
Chef du bureau des pensions
Matricule : 220 430 E A
Monsieur le Ministre de la Fonction
Publique

Objet : autorisation d’absence en vue d’un concours

Monsieur le ministre,

J’ai l’honneur de solliciter de votre haute bienveillance une

autorisation spéciale d’absence de trois jours pour me
permettre de me présenter aux épreuves écrites du concours
d’accès au cycle supérieur de l’Ecole Nationale
d’Administration qui se dérouleront les 3,4 et 5 octobre
prochain ;
Je vous prie de bien vouloir agréer, monsieur le Ministre,
l’expression de mon profond respect.

Aly
KEITA

24
a- Lettre à forme personnelle d’une autorité à un fonctionnaire
subalterne

Conakry, le 28 juin 2023

REPUBLIQUE DE GUINEE
Ministère de l’Enseignement Supérieur
et de la recherche Scientifique
……………………………………….
Direction de l’Enseignement
Secondaire et l’Education Nationale

Le Ministre de …..

A
Monsieur ALHOUSSEIN BARRY
Professeur au Lycée Kipé

Objet : changement d’affectation

Référence : votre lettre du 8 mars 2023

Monsieur le Ministre,
Par lettre citée en référence ci-dessus vous avez sollicité, pour
des motifs d’ordres familial et de santé, votre affectation dans
un lycée du gouvernorat de Boké, et de préférence au lycée
de filira.

25
 J’ai l’honneur de vous faire connaitre que, par le jeu
de vacances de postes, seul le lycée de kamsar disposera à la
prochaine rentrée d’un poste correspondant à votre
qualification et qui pourrait vous être attribuée.
En conséquence, vous voudriez bien me faire connaitre
dans les meilleurs délais, et au plus tard le 15 juillet 2023,
votre acceptation de cette affectation éventuelle.
Veuillez agréer, monsieur, l’expression de ma considération
distinguée.

26
Modèle de lettre administrative entre services

République de Guinée
Ministère de l’intérieur Conakry, le septembre 2024
Direction de la tutelle
Service du personnel
N°187/MI/DT
Le Ministre de l’intérieur

A
Monsieur le sous-préfet de
Kolaboui
Sous couvert de Monsieur le préfet de
Boké
Objet : Affectation de deux secrétaires administratifs
Référence : votre lettre n°95/DA/AA du 2 septembre 2024
En réponse à votre lettre citée en référence, j’ai l’honneur de
porter à votre connaissance que Mrs DIALLO IDRISSA et MOUSSA
OUMAR CAMARA, Secrétaires d’administration issus de la promotion
2010-2011 de l’école nationale d’administration seront à votre
disposition à compter du 12 novembre 2012.

Ces deux agents qui effectuent actuellement un stage à la

préfecture de Fria, doivent en effet bénéficier d’un congé d’un mois,
du 1er au 31 octobre 2024, avant de prendre leurs nouvelles
fonctions.

Le Ministre de l’intérieur
Par délégation, le Directeur de la
tutelle
Ampliations :
Monsieur le préfet de Boké………………..1
Monsieur le Directeur de l’ENA…………..1

27
 a. Présentation d’un bordereau d’envoi

République de GUINEE Conakry, le 15

novembre 2012
Ministère de l’ENERGIE
EDG

Bordereau d’envoi
A Monsieur le Directeur
Financier

Nombr
Désignation des pièces Observation
e

Dossiers de
candidature pour le 5 Pour attribution
concours de
recrutement des
comptables de l’EDG
10 Pour information
Dossiers de prise en
charge médicale 2 A toutes fins utiles

Demande de congé
Le coordonnateur Général

KEITA

a. Remarques particulières

Le bordereau prend le titre de « soit transmis » pour les

transmissions au sein d’une même administration. Il s’emploie

28
normalement de supérieur à subordonné, pour transmettre, avec
les pièces, les instructions relatives à leur traitement.

b. Présentation formelle d’une note de service

République de Guinée
Travail- Justice- solidarité
Ministère de
Conakry le 15 octobre
2012
Direction de……..
Service du…………
N°…………………….
Note
A l’attention de Monsieur le Ministre…..
Objet : …….
Référence :…..
Pièces jointes :…….
Texte de la note

29
Présentation matérielle d’un certificat

REPUBLIQUE DE GUINEE
Travail – Justice – Solidarité

Ministère des Affaires Sociales

Maire de Kaloum

----------------
REGIME DES PENSIONS CIVILES
----------------
CERTIFICAT
de non-divorce, non séparation de
corps
----------------

Le....................sur déclaration de l’intéressé et l’attestation des

sieurs :
1………………………………………………………………………………..
2………………………………………………………………………………..
Certifie :
1.Que le mariage contracté le……………….à………………
Entre le
sieur………………………………………………
Décédé
le…………………………………………………
et la Veuve……………………………………
n’a pas été dissout par le divorce ;
1. Qu’aucune séparation de corps n’a été
prononcée judiciairement, contre la
femme ;
2. Que la veuve du
sieur…………………………………………..
est en possession de ses droits civils ;

30
 3. Que le
sieur………………………………………………
n'a laissé aucun enfant mineur issu d’un
mariage antérieur.

Fait à Conakry, le 15 mai 2014

Vu pour la certification matérielle des L’Intéressé, Les Témoins, L’Autorité
signatures apposées ci-contre.

Fait à…………………………., le……………………...2024

Présentation matérielle d’une attestation de prise de

service

REPUBLIQUE DE GUINEE

MINISTERE DE…………………….

DIRECTION DE ……………………

ATTESTATION DE PRISE DE SERVICE

-------------------

M………………………………………………………………………………………

n° matricule……………………………………… a pris / repris

le………………………………………………son service
à………………………………………………………………………………………
………………………

Situation antérieure de
l’intéressé…………………………………………………………………………

A…………………..……..,
le…………………………..

31
Ampliation :

32
Présentation matérielle d’une attestation de formation

REPUBLIQUE DE GUINEE
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE
ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION PUBLIQUE

ATTESTATION
Le Directeur Général de l’Ecole nationale d’Administration Publique,
conformément aux dispositions de l’arrêté n°……………………………
du 06 juin 2014, certifie que :

Monsieur :
Grade :
Ministère :
Direction :
Fonction :
a suivi avec assiduité le séminaire intitulé :
organisé par le Centre de Recherche et de Perfectionnement en
Administration et Gouvernance du 22 mai au 27 mai 2014.

La présente attestation figurera au dossier de l’intéressé pour valoir

et servir ce que de droit.

Conakry, le 28 mai
2024

33
Présentation fonctionnelle d’un compte rendu

République de Guinée
Travail-Justice- solidarité
Ministère de…….
Direction de……..

A
Monsieur le ministre de l’Energie
COMPTE RENDU
De la mission de contrôle effectuée dans les centrales
hydroélectriques par monsieur yombono faya, chef de département
technique.
Comme suite à votre demande, j’ai l’honneur de vous rendre
compte sommairement de la mission de contrôle que j’ai effectuée
du 5 au 15 juin 2024 dans les centrales hydroélectriques
conformément à vos instructions du 3 juin 2024.
J’ai été accompagné dans cette tournée par monsieur Ibrahima
Diallo chef de division technique…..
Dans les cinq centrales que nous avons pu examiner, les pannes
suivantes ont été détectées …….
Un rapport plus argumenté de cette mission vous sera soumis dans
les prochains jours………

Chef de département
technique

Yombono Faya

a. Présentation fonctionnelle d’un compte rendu de réunion

34
 République de Guinée
Travail- Justice- solidarité
Ministère de…….
Direction de……..
Service du…………
N°……………………. Conakry le 15 octobre
2023
COMPTE RENDU

de la réunion du 22 aout 2023

relative à la fourniture d’électricité
pour la ville de Conakry
……………………………………………
Cadre institutionnel
Le jeudi 22 aout 2023 de 14 h à 16 heures , s’est tenue dans la
salle de réunion de l’EDG, la réunion relative à la fourniture de
l’électricité pour la ville de Conakry.
Assistaient à cette réunion :
- M. A. nom, prénom et fonction ;
- M.B.
- MC.
- M.D
Absents excusés :
- M.T…… malade ;
- M. Y…… en mission.
Ordre du jour de la réunion.
Avant d’aborder les points à l’ordre du jour, le coordonnateur a
rappelé de ce qui a été arrêté lors de la réunion précédente.
Il est ensuite procédé à l’examen de l’ordre du jour :
Conakry, le 22 aout
2012
Le
coordonnateur

Nom et
prénom
35
. Présentation fonctionnelle d’un procès verbal
République de Guinée
Ministère de l’hydraulique
Electricité de Guinée
Procès-verbal
de passation de service
Le 26 septembre 2O23, de 12 heures à 13 heures, il a été procédé,
conformément à la décision n° 013/ EDG / du 20 septembre 2023, à
une passation de service entre monsieur X, le chef de service des
études sortant et monsieur y entrant.
La passation de service portait sur les documents suivant :
1. documents de service ;
2. affaires en cours
Toutes lest explications et informations utiles sur l’état
d’avancement de ces travaux ont été données verbalement au chef
de service entrant.

Fait à Conakry le 26
septembre 2023
Pour la reprise (entrant) Pour la
remise (sortant

Monsieur Youla Monsieur

Yombono
Vu le coordonnateur ou son
représentant

Monsieur Zaoro

36
Modèle type de présentation d’un rapport

Ministère …. REPUBLIQUE DE GUINEE

Direction….. Travail-Justice -Solidarité
Service …….
N°……………

RAPPORT

A M. le……………….

Objet :………………………
I. Introduction (j’ai l’honneur, comme suite à….)
II. Développement (exposé des faits, raisonnement et commentaire
et proposition)
III. Conclusion (résumé des propositions présentées)

Qualité
Signature
Nom

37
 MODELE TYPE DE L’ORDRE DE MISSION

République de Guinée

Ministère de l’Energie

N°

ORDRE DE MISSION

Sur le territoire national

LE MINISTRE DE LA FPREMA

Donne l’ordre à……….

Emploi occupé…………
De se rendre en mission à…….
Objet de la ……………………….
Moyen de transport……………….
Date de départ……………………….
Date de retour…………………………

Le……………………

38
c. Présentation formelle d’une note de service

Ministère de…….
République de Guinée
Direction de……..
Travail-Justice- solidarité
Service du…………
N°…………………….
Conakry le 15 octobre 2012

Note

A l’attention de Monsieur le Ministre…..

Objet : …….

Référence :…..

Pièces jointes :…….

Texte de la note

Ampliation
Signature

39
Présentation matérielle d’un certificat

Ministère des Affaires Sociales

Maire de Kaloum REPUBLIQUE DE GUINEE

Travail – Justice – Solidarité
----------------
REGIME DES PENSIONS CIVILES
----------------
CERTIFICAT

40
 de non-divorce, non séparation
de corps
----------------

Le................................................................
..................
sur déclaration de l’intéressé et
l’attestation des sieurs :
1………………………………………………………
………………………..
2………………………………………………………
………………………..
Certifie :
4. Que le mariage contracté
le……………….à………………
Entre le
sieur………………………………………………
………..
décédé
le…………………………………………………
…………..
et
la…………………………………………………
…………………..
n’a pas été dissout par le divorce ;
5. Qu’aucune séparation de corps n’a été
prononcée judiciairement, contre la
femme ;
6. Que la veuve du
sieur…………………………………………..
est en possession de ses droits civils ;
7. Que le
sieur………………………………………………
………….
n'a laissé aucun enfant mineur issu d’un
mariage antérieur.

Fait à Conakry, le 15 mai 2014

Vu pour la certification matérielle des
41
signatures apposées ci-contre.
 L’Intéressé, Les Témoins, L’Autorité
administrative

A…………………………., le……………………...2014

Présentation matérielle d’une attestation de prise de

service

MINISTERE DE……………………. REPUBLIQUE

DE GUINEE

DIRECTION DE ……………………

ATTESTATION DE PRISE DE SERVICE

-------------------

M………………………………………………………………………………………
……………………………………….

n° matricule……………………………………… a pris / repris

le………………………………………………

son service
à………………………………………………………………………………………
………………………

Situ ation antérieure de

l’intéressé…………………………………………………………………………

A…………………..……..,
le…………………………..

Ampliation :

42
43
Présentation matérielle d’une attestation de formation

REPUBLIQUE DE GUINEE

MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE

ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION PUBLIQUE

ATTESTATION

Le Directeur Général de l’Ecole nationale d’Administration Publique,

conformément aux dispositions de l’arrêté n°……………………………
du 06 juin 2014, certifie que :

Monsieur :

Grade :

Ministère :

Direction :

Fonction :

a suivi avec assiduité le séminaire intitulé :

organisé par le Centre de Recherche et de Perfectionnement en

Administration et Gouvernance du 22 mai au 27 mai 2014.

La présente attestation figurera au dossier de l’intéressé pour valoir

et servir ce que de droit.

44
 Conakry, le 28 mai
2014

Chapitre III : Documents d’information interne et documents

d’injonction

Les documents d’information interne et documents d’injonction se

subdivisent en deux :

- documents d’information interne et les documents d’étude ;

- les documents d’injonction.

Section I : Documents d’information interne et les

documents d’étude

Les documents d’information interne et les documents d’étude sont

le fruit d’un effort individuel ou collectif excepté le procès verbal
ordinaire. Ces documents comprennent :

- le compte rendu ;
- le procès verbal ;
- le rapport ;
- le mémoire.

Paragraphe I : Compte rendu

Le compte rendu est un document d’information descriptif et non

interprétatif. Il sert à rendre compte des faits ou d’événements que
le rédacteur a pu constater, ou d’activité qu’il a accomplie ou
auxquelles il a été mêlé.

Dans le compte rendu, les faits doivent être rapportés

objectivement et sans prendre parti, sans interprétation, ni
formulation de conclusions personnelles. Par conséquent, le compte
rendu doit être précis, exact, détaillé autant que nécessaire et
complet.

On distingue :

- les comptes rendus d’activités ou de mission ;

- les comptes rendus d’accident ;

45
- les comptes rendus de réunions ;

A. Comptes rendus d’activités ou de mission

Le compte rendu d’activité est le compte rendu détaillé et

chronologique de l’activité d’un agent ou de son service pendant
une période donnée (mois, trimestre, semestre et l’année). Le
compte rendu d’activité est un moyen d’information du
fonctionnement du service pour le supérieur hiérarchique et un
moyen de justification de l’activité du rédacteur.

Le compte rendu de mission est le compte rendu détaillé et

chronologique d’une mission particulière confiée à l’agent.

a. Présentation fonctionnelle d’un compte rendu

Ministère de…….
République de Guinée
Direction de……..
Travail-Justice- solidarité
Service du…………
N°…………………….
Conakry le 15 octobre 2012

A Monsieur le ministre de
l’Energie

COMPTE RENDU

De la mission de contrôle effectuée dans les centrales

hydroélectriques par monsieur yombono faya chef de département
technique.
Comme suite à votre demande, j’ai l’honneur de vous rendre
compte sommairement de la mission de contrôle que j’ai effectuée
du 5 au 15 juin 2012 dans les centrales hydroélectriques
conformément à vos instructions du 3 juin 2012.

46
J’ai été accompagné dans cette tournée par monsieur Ibrahima
Diallo chef de division technique…..
Dans les cinq centrales que nous avons pu examiner, les pannes
suivantes ont été détectées …….
Un rapport plus argumenté de cette mission vous sera soumis dans
les prochains jours………

Chef de
département technique

Yombono Faya

La rédaction d’un compte rendu nécessite :

- une brève introduction qui précise les circonstances de la

question présentée et les motifs du compte rendus ou l’objet de
la mission ;
- un développement des faits et des événements relatés ;
- une conclusion qui sera un résumé des points présentés et
éventuellement une appréciation générale de la situation. Mais
le compte rendu ne formule de solutions aux problèmes
soulevés.

B. Comptes rendus d’accident

Le rendu d’accident s’impose en cas d’accident. Il s’agit d’aider à la

détermination des responsabilités. En d’autres termes d’établir le
lien ou l’absence de lien entre l’accident et le service. Dans ce sens,
la précision et l’exactitude revêtent une importance toute
particulière.

Le texte de compte rendu doit comporter obligatoirement les

mentions suivantes :

- Pour accident de personnes :

 identité complète de la ou des victimes, âge et profession ;

47
  circonstances détaillées de l’accident (date, heure, lieu) et
relation de celui-ci ;
 conséquences de l’accident (blessures apparentes, soins
donnés, incapacité prévisible) ;
 identité et adresse des témoins s’il y’a lieu.

- Pour accident de véhicules :

 Circonstances, date, heure et lieu ;
 Identification des véhicules et leurs documents de circulation ;
 Identification des chauffeurs et des propriétaires des
véhicules ;
 Relation de l’accident (croquis, conséquences de l’accident) ;
 Identité et adresse des témoins ;
 Mention du constat de police s’il ya lieu.

48
 Pour accident de machines :
 Identification de la machine ;
 Circonstances et relation de l’accident ;
 Identité du ou des opérateurs de la machine au moment de
l’accident ;
 Nature, étendue des dégâts et durée prévisible
d’immobilisation ;
 Mesures prises pour sa réparation ou son remplacement.

Le compte rendu doit être signé par son rédacteur.

C. Comptes rendus de réunion

Le compte rendu de réunion est soumis aux mêmes obligations

d’exactitude, de précision et d’objectivité que les autres documents
d’information interne ou d’étude. Il comporte :

- Le timbre du service ;
- Le titre de compte rendu ;
- Lieu, date, heure, ordre du jour ;
- Nombre de présents et absents ;
- L’heure de levée de la séance ;
- Les noms du président de la séance et du secrétaire ;
- Signature du rédacteur.

49
a. Présentation fonctionnelle d’un compte rendu de réunion

Ministère de…….
République de Guinée

Direction de……..
Travail-Justice- solidarité

Service du…………

N°…………………….
Conakry le 15 octobre 2012

COMPTE RENDU

de la réunion du 22 aout 2012

relative à la fourniture d’électricité

pour la ville de Conakry

Le jeudi 22 aout 2012 à 16 heures s’est tenue dans la salle de

réunion de l’EDG la réunion relative à la fourniture de l’électricité
pour la ville de Conakry.

Assistaient à cette réunion :

- M. A. nom, prénom et fonction ;

- M.B.
- MC.
- M.D

Absents excusés :

- M.T…… malade ;
- M. Y…… en mission.

Ordre du jour de la réunion.

Avant d’aborder les points à l’ordre du jour, le coordonnateur

rappelé de ce qui a été arrêté lors de la réunion précédente.

Il est ensuite procédé à l’examen de l’ordre du jour :

50
 Conakry, le
22 aout 2012

Le
coordonnateur

Nom et prénom

Le compte rendu d’une réunion peut être intégral ou analytique.

- Le compte rendu intégral de réunion, se caractérise par le

fait que les différentes interventions sont reprises en style direct,
en suivant le mot à mot du débat, en faisant directement parler
les intervenants.

Exemple :

Le président : le quorum étant atteint, je déclare la séance ouverte

et je donne la parole à monsieur Koné qui va exposer sur le premier
point s’inscrit à l’ordre du jour.

M. Koné : la première question à l’ordre du jour est la

suivant…..Comme vous le savez cette question…..

- Le compte rendu analytique de réunion, se caractérise par le

fait qu’il sépare l’essentiel de l’accessoire et ne conserve des
débats que ce qui est nécessaire à leur compréhension. Il est
rédigé en style indirect.

Exemple :

Après avoir constaté la présence de tous les participants, le

président déclare la séance ouverte et donne la parole à M Koné
qui fait le point des travaux de son service sur la première question
inscrite à l’ordre du jour.

Paragraphe II : Procès verbal

Le procès verbal est un document écrit soit par un agent judicaire

ou administratif. Dans ce sens, on distingue le procès verbal
proprement dit, le procès administratif et le procès verbal de
réunion.

51
Dans le langage administratif, le procès verbal désigne les
documents qui ne sont que comptes rendus ordinaires, sans valeur
spécial sur plan légal. Le procès verbal doit être signé par les
parties pour éviter d’éventuelles contestations.

A. Procès verbal proprement dit ou judiciaire

Le procès verbal se définit comme étant la relation par un agent de

l’autorité de ce qu’il a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses
fonctions. C’est donc un compte rendu, mais un compte rendu très
particulier en ce sens que, destiné à faire foi jusqu’à
l’administration de la preuve contraire. Il est établi par des agents
spécialement habilités à cet effet. Cette condition fait du procès
verbal un acte authentique destiné à servir de preuve.

Le procès verbal peut être rédigé sur papier libre ou sur formulaire
imprimé. Il doit comporter toutes les mentions d’identification utiles
et le titre procès verbal suivi de sa qualification.

a. Présentation fonctionnelle d’un procès verbal

République de Guinée
Ministère de l’hydraulique Conakry, le 26 septembre
2012
Electricité de Guinée
N° 027/EDG /
Procès verbal
de passation de service

Le 26 septembre 2O12, de 12 heures à 13 heures, il a été procédé,

conformément à la décision n° 013/ EDG / du 20 septembre 2012, à
une passation de service entre monsieur X le chef de service des
études sortant et monsieur y entrant.
La passation de service portait sur les documents suivant :
1. documents de service ;
2. affaires en cours

52
Toutes explications et informations utiles sur l’état d’avancement
de ces travaux ont été données verbalement au chef de service
entrant.

Fait à
Conakry le 26 septembre 2012
Pour la reprise (entrant) Pour la
remise (sortant)

Monsieur Youla
Monsieur Yombono
Vu le coordonnateur ou son
représentant

Monsieur Zaoro

b. Remarques particulières

Le procès verbal doit commencer par l’indication de la date en

toutes lettres suivie de l’heure : " l’an deux mil douze et le 26
septembre de douze heures à treize heures ".

B. Procès verbal administratif

Les procès verbaux administratifs sont ceux que dresse un agent de

l’administration à l’occasion de certains événements ou de
circonstances particulières en relation avec l’exercice de ces
fonctions.

Exemple :

- lorsqu’il y a lieu de rendre compte de l’exécution d’une mission

mettant en cause des particuliers et complies selon certaines règles
précises ;

- lorsqu’il ya lieu d’établir (contradictoirement) un partage de

responsabilités, de constater des droits ou des infractions à des
règles administratives.

53
Il faut noter que :

- Les principaux services émetteurs de procès verbaux

administratifs sont les services des finances, de l’inspection du
travail, du contrôle des prix, des domaines etc.
- Procès verbal de passation de service, devrait être établi
systématiquement et exigé par les autorités responsables
chaque fois qu’il ya changement de titulaire sur un poste, entre
l’agent qui transmet le service et son successeur, quelque soit le
niveau du poste considéré.
- Le procès verbal administratif n’a pas besoin d’être soumis à
la même rigidité et au même formalisme de présentation que le
procès verbal judiciaire.

Dans ce sens,

 si l’agent qui établi le procès verbal agit seul, il écrira à la

première personne du singulier : je soussigné….
 Si le procès verbal est contradictoire entre deux agents, le
style sera impersonnel.

C. Procès verbal de réunion

Le procès verbal de réunion est un simple compte rendu, et non un

acte authentique. Le procès verbal d’une réunion doit être dressé
lorsque des décisions importantes sont prises au cours de celle-ci,
afin de leur donné une forme définitive. Le procès verbal de
réunion peut être intégral ou analytique.

Paragraphe III : Rapport

Le rapport est un document par lequel un subordonné expose une

question importante à son supérieur. Le rapport peut contenir un
commentaire, des propositions et des conclusions. Si le rapport
formule des propositions ou envisage des solutions, celles-ci seront
présentées au conditionnel. En effet, en s’adressant à un supérieur,
les propositions ne sauraient paraitre vouloir s’imposer.

54
Le rapport est un document important de la vie administrative car
la plupart des actes et des interventions de l’administration
prennent appui ou se terminent sur et par des rapports.

Le rapport n’est soumis à aucune règle particulière dans sa

rédaction.

a. Différents types de rapport

On distingue sept types de rapport :

- Rapport d’étude ;
- Rapport d’inspection et de mission ;
- Rapport disciplinaire ;
- Rapport périodique ;
- Rapport technique ;
- Rapport de présentation ;
- Communication en conseil de ministre.

a.1 : Rapport d’étude

C’est la forme de rapport la plus courante, et peur porter sur des

questions diverses. Le rapport d’étude oblige le rédacteur du
rapport de faire une étude approfondie de la question traitée.

a.2 : Rapport d’inspection et de mission

Le rapport d’inspection est établi par un agent relevant d’un Corps

d’inspecteur, lorsque ce dernier a effectué une tournée de contrôle
dans des services ou auprès d’agents subordonnés.

Le rapport de mission porte une mission précise et située dans le

temps. Les faits relevés doivent être correctement exposés. Le
rapport de mission doit signaler les aspects positifs et négatifs, en
insistant sur les aspects négatifs.

a.3 : Rapport disciplinaire

C’est le rapport que le supérieur adresse à une autorité plus élevée

pour signaler le mauvais comportement d’un de ses agents et
demander une sanction. Il doit exposer clairement et
55
chronologiquement les faits reprochés tout en suggérant la
sanction à l’encontre du subordonné.

a.4 : Rapport périodique

Le rapport périodique est en principe prévu par une disposition

règlementaire. Ce type de rapport vise à faire un bilan périodique
des activités du service en question. Dans la pratique le rapport
périodique est soit mensuel, semestriel soit annuel. Ensuite, il est
soumis à un schéma imposé qui fixe les points qui doivent être
obligatoirement abordés.

a.5 : Rapport technique

Le rapport technique est consécutif à une mission ou à une

inspection effectuée sur l’ordre de l’autorité supérieur ou dans le
cadre normal des activités d’un agent. Il comporte deux parties
principales :

- Exposé des faits constatés ;

- Proposition de mesures à prendre pour remédier à une situation
donnée.

a.6 : Rapport de présentation

Le rapport de présentation accompagne les projets de décrets ou

arrêtés soumis à la signature. Ce type de rapport doit présenter
une argumentation solide en faveur du texte proposé. Le rapport
de présentation doit mentionner :

- Des références légales et réglementaires qui servent de cadre

juridique au projet ;
- Des éléments circonstanciels qui justifient le nouveau texte ;
- Des principes aspects du texte proposé, en insistant sur ceux qui
sont originaux par rapport aux textes antérieurs ;
- Des modalités d’application et d’interprétation qui devront être
pris ultérieurement ;
- Des visas et autres éléments de garantie requis en fonction de la
nature et de l’objet du texte proposé.

a.7 : Communication en conseil des ministres

56
C’est le rapport présenté par un ou plusieurs ministres au conseil
des ministres.

Une communication est présentée en conseil des ministres dans les

circonstances suivantes :

- Pour informer le conseil de l’évolution d’une activité ou d’une

situation dont la réalisation ou le contrôle entre dans l’attribution
du ministre qui présente la communication. La communication
est faite soit à la demande du Président de la République, soit du
premier ministre, soit de l’initiative du ministre ;
- Soit lorsqu’il ya lieu de demander au conseil son accord de
principe pour la réalisation d’une activité à caractère
exceptionnel (activité nécessitant une affectation spéciale de
crédit, des relations internationales, envoi en mission à
l’étranger les hauts fonctionnaires nationaux etc.).

La communication en conseil de ministre doit être bref que possible

et comprend : une introduction, un développement et une
conclusion.

57
Modèle type de présentation d’un rapport

Ministère ….
REPUBLIQUE DE GUINEE
Direction…..
Travail-Justice -Solidarité
Service …….
N°……………
lieu ……………date…………………

RAPPORT

A M. le……………….

Objet :………………………

I. Introduction (j’ai l’honneur, comme suite à….)

II. Développement (exposé des faits, raisonnement et commentaire

et proposition)

III. Conclusion (résumé des propositions présentées)

Qualité

Signature

Nom

Paragraphe IV : Mémoire

L’expression mémoire recouvre différentes acceptions dans le

langage juridico administratif comme dans le langage universitaire.
Dans ce sens on peut citer :

- Le mémoire introductif d’instance, présenté par un justiciable

devant une juridiction ;

58
- Le mémoire que soutien l’étudiant devant un jury de professeurs
pour faire preuve de ces aptitudes à la recherche ;
- Le mémoire qui sert de justification au paiement de certains
travaux ;
- Le mémoire présenté soit, par les agents de l’administration soit,
par des personnes étrangères à l’administration pour attirer
l’attention des autorités sur un problème donné.

Section II : Documents d’injonction

Les documents d’injonction ou d’instruction s’adressent :

- A des personnes extérieures à l’administration ;

- Aux subordonnés pour fixer le cadre et les modalités d’exécution
de leurs taches, conformément aux décisions de l’autorité
supérieures.

Les documents d’injonction servent de support aux ordres, aux

décisions, aux prescriptions, aux recommandations et aux
explications qu’une autorité adresse à ses subordonnés.

Les injonctions sont soit à portée individuelle, soit à portée

collective :

- Les injonctions à portée individuelle comprennent : les

notifications, mise en demeure, l’ordre et la décision ;
- Les injonctions à portée collective comprennent : les instructions
qui prennent les formulations diverses (directives, note de
services, circulaires, instructions permanentes.)

Paragraphe I : Injonctions à portée individuelle

Il s’agit :

C. Notification

La notification est l’action de porter une décision à la connaissance

de la personne concernée. Il s’agit de lui adresser une copie de la
décision.

D.Injonction et mises en demeure

59
Les injonctions et mises en demeure sont des autres ou des
sommations à des administrés pour les contraindre à exécuter ou à
respecter une décision administrative prise à leur encontre.

C. Ordre de service

Il est généralement adressé à un entrepreneur à l’occasion des

différentes phases de réalisation d’un marché.

D. Ordres et directives

L’ordre et directives sont des documents d’injonction de valeur

temporaire et destiné à un nombre réduit de destinataires.

E. Ordre de mission

L’ordre de mission est un ordre donné par écrit, sur un formulaire

pré imprimé, pour l’exécution d’une mission donnée qui nécessite
un déplacement de l’agent.

MODELE TYPE DE L’ORDRE DE MISSION

République de Guinée

Ministère de l’Energie

N°

ORDRE DE MISSION

Sur le territoire national

L’ELECTRICITE DE GUINEE

Donne l’ordre à……….

Emploi occupé…………
De se rendre en mission à…….

60
Objet de la ……………………….
Moyen de transport……………….
Date de départ……………………….
Date de retour…………………………

Le……………………

F. Notes de service, et instructions

La note de service est un document interne par lequel un supérieur

donne à ses subordonnés soit des informations, soit des instructions
à caractère permanent ou temporaire sur un problème particulier
relatif aux activités du service ou sur le fonctionnement général de
celui-ci.

G. Circulaires

La circulaire est un document hiérarchique à destination collective,

adressée par une autorité administrative supérieure aux autorités
ou services subordonnés. La circulaire peut être soit une circulaire
d’application soit une circulaire d’interprétation.

H. Instruction

L’instruction est une mesure qui émane des autorités les plus
élevées (chef de l’Etat, chef du gouvernement et ministre).
L’instruction fixe les prescriptions relatives à l’application de textes
législatifs ou réglementaires dont elle est le complément ou le
prolongement.

Chapitre IV : Actes administratifs

Les actes administratifs sont constitués d’acte administratif

unilatéral et d’acte administratif bilatéral.

Section I : Actes administratifs unilatéraux

L’acte administratif unilatéral modifie l’ordonnancement juridique, il

dépend de la seule volonté de l’administration. Dans l’acte

61
administratif unilatéral, on distingue les actes individuels et les
règlementaires.

Paragraphe I : Acte règlementaire

L’acte règlementaire est un acte qui fixe des mesures de portée

générale, impersonnelle et permanente qui s’imposent à tous.

Paragraphe II : Acte individuel

L’acte individuel est un acte qui s’adresse à un individu ou à un

groupe d’individu nommément désigné. Ce sont : nomination,
affectation, mis en congé, en disponibilité, etc.

Les actes administratifs prennent les formes suivantes :

- Décisions, c’est l’acte réservé aux mesures d’ordre interne des

ministres et des autorités secondaires ;
- L’arrêté, c’est l’acte le plus important que puissent prendre les
autorités administratives (ministres, préfet, maire).
- Décret, c’est l’acte du président de la république ou du premier
ministre.

Section II : Actes administratifs bilatéraux

L’administration utilise, dans le cadre contractuel deux techniques

bien distinctes :

1-Le contrat de droit privé : C'est le droit privé qui s'applique à

ces contrats. Ils sont définis et réglementés par le code civil : Achat
(acquisition d'un terrain l’amiable), vente (vente des produits du
domaine privé), bail (location amiable d'un local pour y loger une
administration) etc.

Ce recours de l'administration ou droit privé est très fréquent, il est

la règle pour tous les services industriels et commerciaux. Ce type
de contrat relève de la compétence du juge judiciaire.

2- Le contrat administratif : Ces contrats relèvent de la

juridiction administrative. Ils sont différents des contrats privés de
l'administration par leur contenu. Enfin ils sont soumis au droit
administratif

62
Parmi les contrats administratifs on peut citer :

6. La concession de service public qui est un contrat qui confie à un

particulier la mission de faire fonctionner un service public, tout
en étant rémunéré sur les usagers du service public.
7. Les marchés de travaux publics, il s'agit d'un contrat à partir
duquel l'administration confie à une personne privée, un
entrepreneur l'exécution du travail public qui peut consister soit
en la construction d'un immeuble ou son entretien.
8. Les marchés de fournitures : il s'agit du contrat grâce auquel
l'administration acquiert des biens mobiliers de toutes sortes.
9. Les marchés de service : il s'agit ici d'un contrat au terme duquel
le cocontractant s'engage à faire conception pour l'administration
:

Exemple : La réalisation d'une étude, d'un rapport sur le

fonctionnement de l'administration.
10. Les marchés industriels : il s'agit de contrat qui se rapporte à
la défense nationale : Achat d'armes.

Chapitre V : Rédaction des actes administratifs

Les actes administratifs à l’instar de la loi, doivent se conformer à

des règles de structures qui fixent tant leur présentation extérieure
que leur contenu.

Section 1 : Structure externe des actes administratifs

La structure externe des actes administratifs se compose de :
- Le titre ;
- La présentation ;
- Les visas ;
- L’article d’exécution ;
- Les annexes ;

Paragraphe 1 : Le titre
Le titre d’un texte n’a aucune valeur normative. Tous les textes
doivent être dotés d’un titre qui précise clairement l’objet du texte
sous une forme aussi concise que possible.
Le titre donne les informations suivantes :
- La numérotation et la date du texte ;
- Des textes modifiés ;
- L’objet du texte, mais non obligatoire ;

63
1. Numérotation et la date du texte
La numérotation est attribuée par le secrétariat général du
gouvernement, avant la publication et tient compte de l’année
parution et l’ordre de sortie des textes. Pour la loi, la date
correspond à la celle de la promulgation et pour les textes
règlementaires celle de la signature.

2. Textes modifiés
Les textes modifiés doivent être mentionné de manière exhaustive
par exemple « décret n°…. du…. Modifiant le décret n°…..du….et le
décret n° du…. ». Si la modification porte sur un code, on précisera
la partie du code qui est modifiée.

3. Objet du texte
Cette mention n’est pas obligatoire pour les lois, mais utile pour les
codes.

Paragraphe 2 : La présentation

Les textes de présentation n’ont pas de valeur juridique. Mais ils

doivent obéir à des règles suivantes :

- l’exposé des motifs, indique les raisons pour lesquelles le projet de

loi est soumis au parlement, l’esprit dont il procède et les objectifs
qu’il fixe.

-Le rapport de présentation, permet d’éclairer les signataires sur les

raisons pour lesquelles le texte est proposé et sur la nature du
dispositif qu’il met en place, qu’il explique le cas échéant, les
raisons de la modification, il précise la teneur des articles
essentiels.

Paragraphe 3 : Visas

Seuls les textes réglementaires ont de des visas. Les visas n’ont
aucune valeur juridique et son facultatifs. Par conséquent, l’absence
de base légale d’un texte ne le rend pas illégale.

1. Rôle de visas

Le rôle des visas est triple :

64
-préciser la base légale qui donne à l’auteur de l’acte le pouvoir de
l’édicter.

- donner la liste des textes dont l’acte fait application ou qu’il

modifie. Tous les textes dont il est fait application dans le corps du
teste doivent y figurés;

- attester du respect des procédures, notamment consultative.

2. L’ordre des visas

Les visas sont classés de manière décroissante dans la hiérarchie

jusqu’au niveau de la norme rédigé.

Paragraphe 4 : L’article d’exécution

Les lois n’ont pas d’article d’exécution, seuls les textes

réglementaires bénéficient d’article final d’exécution.

Paragraphe 5 : Annexes

On distingue des annexes à la loi et les annexes aux textes

réglementaires.

A. Annexes À La Loi

S’agissant des annexes à la loi, on peut poser des questions

suivantes :

- les annexes ont-elles valeur législatives ?

- les parlementaires peuvent-ils les amender ?

Il faut noter que :

 Certaines annexes constituent en réalité le corps même du

dispositif.( les lois de codification ou les lois de planification) ;
 Certaines annexes ont un statut clairement normatif (annexes
au projet de la loi de finances qui déterminent la répartition des
crédits) ;
 Certaines annexes n’ont pas de valeur juridique (lois de
programme, loi d’orientation).

B. Annexes au texte réglementaire

S’agissant des annexes au texte réglementaire, on peut distinguer :

65
 d’actes contractuels que le pouvoir réglementaire doit agréer
pour leur entrée en vigueur (les arrêtés d’agrément des
conventions des professions médicales). Dans ce cas, nous sommes
en présence deux types d’actes juridiquement différents. Mais
l’arrêté prime sur la convention ;
 d’actes servant de modèles type à de futures actes
contractuels (décret fixant le statut type des d’établissements a
constitué) ;
 tableaux ou listes des normes techniques.

Section 2 : Structure interne des actes administratifs

Elle comprend

- les subdivisions ;
- la logique ;
- les articles finaux.

Paragraphe 1 : Subdivisions

L’article est l’unité de base d’un texte normatif. Si le texte est long
ou traite plusieurs questions différentes, il est divisé en titre,
chapitre et section. L’article est divisé en alinéa. Un alinéa doit
comprendre au moins une phrase.

Paragraphe 2 : Logique

Les articles sont numérotés dans l’ordre croissant.

Paragraphe 3 : articles finaux

Les articles finaux regroupent à la fin du texte les éléments

suivants :

- l’article d’abrogation ;
- les éventuelles dispositions d’entrée en vigueur ;
- les articles d’exécution, indiquent les autorités
contresignataires.

Paragraphe 3 : Rédaction d’un texte normatif

La rédaction d’un texte normatif doit être claire, sobre et

grammaticalement Correcte.
66
Langage normatif

1.la langue officielle en Guinée est respectivement le français et

l’anglais.
2.L’emploi du féminin, pour les noms de métiers, de fonctions, de
grade ou de titre, il convient de recourir aux appellations
féminines.
3.Les sigles et abréviations sont prohibés. Sauf des sigles et
abréviation d’usage courant. La concision et la précision sont
impératives.

NB : La répétition est la règle dans la rédaction d’un texte normatif,

à la différence d’un texte littéraire.

Il faut éviter :

- D’abuser les formules : ledit décret, ladite loi, susmentionné,

sus énoncé, susdit etc.
- D’abuser des adverbes et des adjectifs, exemple il est
rigoureusement interdit. On doit écrire « il est interdit ».
Le temps et le mode
Les temps de la rédaction des textes normatifs sont : le présent, le
passé composé et le futur.
Le mode est impersonnel « il est institué »
La ponctuation
Il faut observer strictement les règles de la ponctuation, car une
virgule peut changer le sens d’un texte.
Clarté
Le texte rédigé doit être claire, des articles brefs. Chaque phrase ne
doit pas exprimé plus d’une idée. Les principes doivent être posés
avant les exceptions.
Quelques expressions
a. sous réserve de indique l’ordre de prééminence entre deux
disposition en conflit ;
b. sans préjudice, la disposition ne porte pas atteinte à une autre
disposition.

Présentation fonctionnelle des lois et des règlements

Chapitre VI : Actes législatifs et judiciaires

Section I : Les actes législatifs

67
Les actes législatifs émanent du pourvoir législatifs. Ils prennent
trois formes:

- Les lois constitutionnelles qui créent ou modifient la

constitution ;
- Les lois organiques complètent les dispositions de la
constitution, elles sont votées par la majorité de 2/3 ;
- Les lois ordinaires, sont votées par le parlement à la majorité
simple ; l’ordonnance est un acte pris par le président de la
République dans le domaine relevant du parlement.
L’ordonnance est prise soit par habilitation, soit en cas de crise
constitutionnelle.

Section II : Les actes judiciaires

Les actes judiciaires sont pris par le pouvoir judiciaire.ils prennent le

nom de jugement et arrêt.

- Jugement, c’est la décision d’un tribunal ;

- Arrêt, c’est la décision rendue par une cour.

Paragraphe II : Exemple de lettres à forme personnelle

C- lettre personnelle d’un fonctionnaire à un supérieur

Boké, le25 septembre 2012

68
 Monsieur le préfet,

Sur votre proposition, monsieur le président de la république vient

de me conférer la croix du mérite national. Je suis profondément
sensible à l’honneur qui m’est fait. Cette haute distinction est pour
moi une précieuse récompense et un encouragement à redoubler
d’effort pour me montrer digne de la considération qui m’est
accordée.

Permettez-moi de vous exprimer ma très vive gratitude pour la

confiance que vous m’avez toujours témoignée et pour cette
nouvelle marque de votre bienveillance à mon égard.

Je vous prie, monsieur le préfet de bien vouloir transmettre mes

respectueux hommages à madame KEITA et agrée l’expression de
mes déférents et fidèlement dévoué.

Mamadou Saliou BAH

D- Lettre à forme personnelle d’un agent à une autorité

supérieure

Conakry, 20
septembre 2012

69
ALI KEITA

Chef du bureau des pensions

Matricule : 220 430 E A

Monsieur le Ministre de la Fonction
Publique

sous couvert Monsieur de la

prévoyance

sociale et des pensions

Objet : autorisation d’absence en vue d’un concours

Référence : décret n°16/PRG/SGG du 14janvier 2009

Portant modalités d’application du statut général de la

Fonction Publique, article 37.

Monsieur le ministre

J’ai l’honneur de solliciter de votre haute bienveillance

une autorisation spéciale d’absence de trois jours pour me
permettre de me présenter aux épreuves écrites du concours
d’accès au cycle supérieur de l’Ecole Nationale
d’Administration qui se dérouleront les 3,4 et 5 octobre
prochain ;
Je vous prie de bien vouloir agréer, monsieur le ministre,
l’expression de mon profond respect.

Aly
KEITA

b- Lettre à forme personnelle d’une autorité à un fonctionnaire

subalterne

70
 Conakry, le
28juin 2012

REPUBLIQUE DE GUINEE
Ministère de l’Enseignement
Supérieur et de la recherche
Scientifique
Direction de l’Enseignement
Secondaire Le Ministre de
l’Education Nationale

A
Monsieur
ALHOUSSEIN BARRY
Professeur
au Lycée Kipé
Sous
couvert de Monsieur
Le
Proviseur du lycée Kipé
Objet : changement d’affectation
Référence : votre lettre du 8 mars 2012

Monsieur,
Par lettre citée en référence ci-dessus vous avez sollicité, pour
des motifs d’ordres familial et de santé, votre affectation dans
un lycée du gouvernorat de Boké, et de préférence au lycée
de filira.
J’ai l’honneur de vous faire connaitre que, par le jeu
de vacances de postes, seul le lycée de kamsar disposera à la
prochaine rentrée d’un poste correspondant à votre
qualification et qui pourrait vous être attribuée.
En conséquence, vous voudriez bien me faire connaitre
dans les meilleurs délais, et au plus tard le 15juillet 2012,
votre acceptation de cette affectation éventuelle.

71
 Veuillez agréer, monsieur, l’expression de ma considération
distinguée.

FORMULES DE TRANSMISSION

Les formules de transmission les plus courantes sont les suivantes :

- pour information, la pièce est envoyée à titre indicatif. Elle

peut présenter un intérêt pour le destinataire ;

- Pour attribution, la pièce est envoyée à titre définitif car elle

relève de la compétence du destinataire. Celui-ci en fera l’usage
qui lui paraitra convenir ;

- A toutes fins utiles, l’expéditeur suppose que la pièce peut

intéresser le destinataire, il le lui transmet à titre définitif. Le
destinataire en fera l’usage éventuel qu’il jugera utile.

Ces trois formules sont proches l’une de l’autre.

- Comme suite à votre demande, la pièce est transmise à la

suite de la demande du destinataire. Cette situation entraine
deux cas de figure : pour attribution ou en communication ;

- En communication, le destinateur devra renvoyer la pièce à

l’expéditeur après usage. Cette communication est faite pour
« étude » ou pour « avis »,

- Pour suite à donner, la pièce est transmise au destinataire

pour que celui-ci traite l’affaire ou la question portée par la
pièce ;

72
- Pour élément de réponse, le supérieur transmet une pièce à
un subordonné pour étude et lui demande en fait de lui
soumettre un projet de réponse,

- Pour exécution, le supérieur transmet la pièce à un

subordonné avec ordre de faire le nécessaire pour traiter
l’affaire. Dans ce cas, le subordonné rendra compte au supérieur
de l’accomplissement de cette tache,

- Pour décision, le subordonné demande à son supérieur une

décision sur l’affaire transmise ;

- Pour signature, le document est transmis au supérieur pour

être signé.

73