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    GESTION DES STOCKS ET DES APPROVISIONNEMENTS

    I. GENERALITES

    _ Approvisionnement
    L’approvisionnement est l’étape de l’acquisition des médicaments sélectionnés.
    L’acquisition est l’achat aux fabricants (ou fournisseurs) des médicaments sélectionnés.

    _ Stock
    Du point de vue général, le stock peut être défini comme étant « Une provision de produits
    en instance de consommation ».

    _ Gestion de stock
    Gérer un stock en pharmacie, c'est faire en sorte que le stock soit constamment apte à
    répondre aux besoins des malades en médicaments.

    Faire la gestion des stocks c'est définir, calculer et adopter continuellement les paramètres de
    gestion pour chaque article (quantité à commander ou à stocker, stock de sécurité, délai
    d'obtention, etc.) ; définir les procédures de contrôle du stock ; avoir une idée sur la cadence
    de consommation des articles.

    Gérer un stock, c'est aussi répondre de façon optimale aux deux questions suivantes : Quand
    commander ? Combien commander ?

    1.2 Gestion des stocks des médicaments essentiels


    1.2.1 Définition de la gestion de stock
    Du point de vue général, le stock peut être défini comme étant « Une provision de produits
    en instance de consommation ». Du point de vue du pharmacien, un produit est considéré
    comme consommé dès qu’il est dispensé au service de soins. Pour l’infirmier, le produit n’est
    consommé que lorsqu’il a été administré au patient. Gérer un stock en pharmacie, c'est donc
    faire en sorte que ce stock soit constamment apte à répondre aux besoins des malades en
    médicaments.

    1.2.2 Objectif d’une bonne gestion de stock des ME


    L’objectif d’une bonne gestion en pharmacie hospitalière est d’assurer la disponibilité
    permanente des médicaments et des articles relevant du domaine pharmaceutique hospitalier
    dans l’établissement de soins ; de préserver le capital « Médicament » de la structure.
    Principes généraux pour une bonne gestion de stock des ME
    La gestion des produits pharmaceutiques nécessite :
    _ du personnel formé préalablement à la gestion des produits pharmaceutiques et
    consommables médicaux,
    _ un local adapté à la bonne conservation des produits pharmaceutiques,
    _ la disponibilité permanente des outils de gestion et la bonne utilisation de ceux-ci,
    _ le suivi et la supervision régulière ainsi que l’auto évaluation,
    _ le contrôle externe périodique. Un stock se gère afin d’éviter les ruptures (arrêt des soins
    ou des activités, baisse de la fréquentation) et les surstockages (immobilisation de la
    trésorerie, augmentation du risque de péremption ou d’avarie, vol…).
    La gestion du stock comprend, d’une part, la gestion matière et d’autre part la gestion
    financière. Les deux sont étroitement liées puisque chaque entrée ou sortie de produits dans
    le stock (gestion matière), quelle que soit la raison (achat, vente, péremption, vol, avarie,
    délivrance « gratuite ») a une conséquence en termes de valorisation du stock et/ou des
    avoirs en caisse (gestion financière).

    En résumé le stock augmente par le jeu des entrées (livraisons de fournisseurs, retours de
    services…) et diminue par le fait des sorties (dispensation, casse, vol, péremption...). Pour
    apprécier la qualité de la gestion du stock, il faut utiliser les outils de gestion.

    1.2.3 Quelques éléments pour une bonne gestion des médicaments


    a. Consommation moyenne mensuelle CMM
    C’est le paramètre le plus important pour l’estimation des besoins en médicaments. La CMM
    sera calculée régulièrement grâce aux fiches de stock. Ces outils, permettent au gérant de la
    pharmacie de comptabiliser par mois ou par période les sorties de chaque médicament et
    consommables médicaux. Elle se calcule comme suit : somme des sorties divisées par
    le nombre de mois des sorties.

    CMM = somme des sorties sur 1 an divisé par 12 où CMM = (médicaments en stock
    au 01/01/200X + total des Entrées pour 200X – médicaments en stock au 31/12/200X)
    Divisé par 12.
    Dans certaines pharmacies hospitalières européennes, l’évaluation de la CMM ou du Stock
    Moyen (SM) permet de calculer le Taux de Rotation (TR) et le Temps de Couverture (TC)
    d’un produit. Le taux de rotation (TR) d’un produit est défini comme le rapport de la
    consommation annuelle du produit sur le stock moyen de celui-ci.

    D’où la formule :
    TR = V/SM Où SM égale le stock moyen du produit en unités, TR le taux de rotation du
    produit, V la consommation annuelle du produit en unités. Le TR représente le nombre de
    fois où le stock sera renouvelé sur la période considérée. En général, il s’agit d’un taux de
    rotation annuel.

    Le temps de couverture (TC) est le reflet de TR en nombre de jours. C’est le nombre


    de jours de consommation moyenne que va couvrir le stock.

    D’où la formule :

    TC = 360 x SM/V ou TC = 360/TR

    Où SM est le stock moyen du produit en unités, TC le temps de couverture du stock


    du produit, TR le taux de rotation du produit, V la consommation annuelle du produit en
    unités.

    b. Stock de sécurité SS

    Pour éviter les ruptures de stock, il convient de se réapprovisionner à temps. Pour cela il est
    conseillé de déterminer un stock de sécurité ou stock de protection, pour éviter certains aléas
    comme des retards exceptionnels lors de la livraison ou une augmentation de
    la consommation moyenne. En théorie il faudrait réduire ce stock au minimum. L ‘expression
    suivante est utilisée pour le calcul du stock de sécurité :

    SS : CMM X DL/2
    SS : stock de sécurité
    CMM : consommation moyenne mensuelle
    DL : délai de livraison en mois

    c. Seuil d’alerte : SA
    Le seuil d’alerte ou stock d’alerte ou seuil de commande est le niveau de stock à partir duquel
    il est nécessaire de déclencher une commande pour éviter une rupture. Il correspond
    au nombre d’unités du produit nécessaires pour couvrir la consommation du délai de livraison
    et du nombre de jours du stock de sécurité. Il se calcule comme suit :

    SA : SS + (IC X CMM) + (DL X CMM)

    SA : seuil d’alerte

    SS : stock de Sécurité
    IC : intervalle de commande en mois

    DL : délai de livraison en mois

    d. Quelle quantité commander ?


    Ne commander que les produits dont les quantités sur les fiches de stocks qui sont inférieures
    ou égales au seuil d’alerte. La quantité Q à commander est égale à :

    Q = 2.5 X CMM – solde inscrit sur la fiche de stock

    e. Nature du système d’information associé à la gestion des stocks


    La mise en place d'un outil informatique de qualité permet une connaissance en temps réel du
    stock, et une comparaison en ce qui concerne le niveau de référence choisi, permettant ainsi
    de déclencher la commande.

    L'informatisation permet une lecture optique du stock en temps réel ; une commande
    automatique est même possible. La possibilité d'effectuer en permanence un inventaire
    informatisé est très important et, parfois on pourrait la confronter à un inventaire manuel.
    Cependant, l'inventaire réglementaire annuel en quantité et en valeur du stock est
    indispensable.
    OUTIL DE GESTION DE STOCK DE PRODUITS
    PHARMACEUTIQUES

    I. ENSEMBLE DES MOUVEMENTS


    1. FICHE DE STOCK
    1.1 Généralités
    1.2 Modèles

    1.3 Instructions détaillées


    2. FICHE D'INVENTAIRE
    2.1 Généralités
    2.2 Modèles

    2.3 Instructions détaillées


    II. MOUVEMENTS ENTRANTS
    1. BON DE COMMANDE
    1.1 Généralités
    1.2 Instructions détaillées
    2. BON DE LIVRAISON
    3. PV DE RECEPTION
    4. FORMULAIRE DE TRANSFERT

    III. MOUVEMENTS SORTANTS

    1. REGISTRE DES DISPENSATIONS


    2. REGISTRE DES PRODUITS HORS D'USAGE
    2.1 Généralités
    2.2 Instructions détaillées

    2.3 Tableau de prévention des périmés

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