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Procédure Générale
COMMERCIALISATION DES PRESTATIONS ADRH APAVE
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Rédacteur : Vérificateur/Approbateur : Liste de diffusion :

Responsable QSE Directeur Général Tout le personnel ADRH APAVE

Tableau de mise à jour

Révision Date Nature de la modification

01 14/07/04 Rédaction du document
02 13/04/05 Adjonction d’informations complémentaires
03 18/07/03 Modalités de d’analyse du besoin et de revue des offres
04 31/03/07 Mise à jour logo ADRH APAVE
05 08/05/09 Harmonisation Charte Graphique
Révision des documents associés
06 29/10/09 Modification des habilitations à la revue d’offres
07 23/12/10 Intégration des systèmes Qualité, Sécurité et Environnement
08 27/05/2011 Modification du rédacteur
09 30/06/2011 Modification du logigramme

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Table des matières

1. OBJET ET DOMAINE D'APPLICATION.................................................................................3

2. ELABORATION ET GESTION DU DOCUMENT ....................................................................3
3. RESPONSABILITES ET AUTORITES .....................................................................................3
2.1. Organisation administrative ......................................................................................4
2.2. Traitement des appels d’offre et manifestations d’intérêt ..........................................6
2.3. Recherche et constitution des pièces administratives.................................................7
4. DOCUMENTS ASSOCIES.........................................................................................................8

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1. OBJET ET DOMAINE D'APPLICATION

Cette procédure définit les règles de la stratégie commerciale, prospection, réalisation d’offre commerciale, de
revue de commande, de planification des prestations et les modalités de gestion des avenants au contrat
provenant du client ou de ADRH APAVE. Elle précise également les règles, les étapes et les responsabilités
dans la constitution et la soumission des dossiers d’appel d’offre avec un accent particulier sur la constitution de
l’enveloppe administrative pour ce qui est des pièces à pourvoir.

2. ELABORATION ET GESTION DU DOCUMENT

€ La procédure est rédigée, validée et approuvée suivant les règles décrites dans la Procédure de gestion
documentaire (PG 01).
€ Les non conformités relatives au processus sont traitées suivant la procédure de traitement des NC, AC
et AP (PG 02)
€ Ce processus réalise ses activités en respectant les prescriptions des procédures PO-SEC.01,
PO-ENV.01 et PO-ENV 02.
€ Les aspects environnementaux significatifs de cette activité sont recensés dans la PO-ENV.01
€ Les risques majeurs sécurité recensés pour cette activité sont résumés dans la DEF 15.
€ Les non conformités liées à ce processus sont traitées suivant la procédure de traitement des
NC, AC et AP PG 02.

3. RESPONSABILITES ET AUTORITES

Les responsabilités et autorités concernant, la définition de la stratégie commerciale, prospection, réalisation

d’offre commerciale, de revue de commande, de planification des prestations, ainsi que les modalités de
constitutions et de soumission des dossiers d’appel d’offre sont définies dans les logigrammes suivants :

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2.1. Organisation administrative

Exigences des clients et Offre Com- Ave-

Clients et
du marché Appel d'offre acceptée ? mande nants
marchés

Direction Élaborer une

Générale et stratégie Revue d ’offre (5)
responsables commerciale (tarifs,
de département cibles,...) (1)
Analyser le besoin
du client (3)
Prospection (2)

Non
Informer le client
FIN Faisable Oui
?
Consultants
Étude faisabilité (6)
Préparation de
Réalisation
l ’offre commerciale
prestation (9) Non
(4) Faisable
Informer
FIN ?
le client
Fin Oui

Planification Revue commande

prestations (8) (7)
Responsables
de département

(1) : Au moins une fois par an, la Direction Générale en collaboration avec les responsables de
département, établit la stratégie commerciale en définissant : les cibles commerciales prioritaires, les
prestations à vendre en priorité, la stratégie tarifaire (tarifs de base pour les diverses prestations), les
objectifs commerciaux à atteindre. L’ensemble de ces éléments est formalisé dans le plan d’actions
commercial.

(2) Chaque département ou pôle monte en début d’année un plan d’actions commercial en vue d’atteindre
les objectifs qui lui sont assignés.

(3) : Chaque consultant est chargé de développer les affaires par la prospection. Cette prospection est
effectuée suivant les priorités définies dans le plan d’actions commercial. Cette prospection n’exclut
bien évidemment pas les prospections hors plan d’actions sur la base d’opportunités commerciales.
Chaque consultant en mission de prospection emporte avec lui la documentation commerciale à laquelle
il joint impérativement des cartes de visite individualisées ou non.

(4) : Le consultant analyse les besoins transmis par le client en collaboration avec le responsable de
département et/ou la Direction Générale pour évaluer sa faisabilité. L’enregistrement de cette analyse
est conservé sur la grille d’analyse de faisabilité des besoins (En 64).

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(5) : Suite à cette analyse, le consultant soit reprend contact avec le client pour l’informer de la non
faisabilité de l’offre, soit prépare une proposition d’offre technique complétée par une proposition
financière. En cas d’appel d’offre des Marchés publics, le consultant supervise la constitution des
dossiers au regard des consignes énoncées dans le paragraphe 2.2 ci- dessus. Le consultant soumet
cette offre à la Direction Générale et/ou au responsable de département concerné par l’offre. Un numéro
d’offre est attribué à la proposition commerciale.

(6) : Les différentes habilitations à la revue d’offres et de contrat sont les suivantes :
€ Domaine d’intervention non représenté au niveau de l’encadrement résident de la filiale :
o Directeur Général filiale avec validation par le Directeur Régional et le Directeur Produit
concerné.

€ Domaine d’intervention représenté au niveau de l’encadrement résident de la filiale :

o Directeur général de la filiale avec validation par le Directeur Régional et le Directeur Produit au
dessus de 32 800 000 FCFA, complété par le Directeur Afrique Océan Indien & Moyen Orient
au dessus de 328 000 000 FCFA.

€ Tout projet de CC comportant un ouvrage exceptionnel au sens des polices d’assurance : Validation
obligatoire du Directeur Produit concerné.

€ Pour toutes les offres non concernées par les points ci-dessus, la Direction Générale seule effectue la
revue d’offre de la proposition commerciale. Il est question au cours de celle-ci d’insister sur la nature de
la correspondance, la réponse au besoin du client, la forme et l’expression et la conformité tarifaire.
o La revue d’offre s’effectue sur la grille de revue d’offre (En 63) à partir de laquelle la Direction
Générale valide l’offre. Celle-ci est envoyée au client après cette validation. La version papier
de la proposition expédiée est conservée dans le classeur des offres.
o Le fichier informatique de la proposition est conservé sur le réseau dans le répertoire client.
Chaque consultant est tenu de la mise à jour de la liste des propositions commerciales aussi
bien pour les propositions du pôle Conseil / Etude / Formation que pour celles du pôle RGCC.

€ Voir complément annexe de la présente procédure Note d’information APAVE n°002 du 04

septembre 2009 sur l’organisation des revues d’offres et de contrats faits par les filiales.

(7) : Lors de la réception de la commande client (orale ou verbale), le consultant effectue une analyse afin
de vérifier que la proposition acceptée par le client est toujours réalisable ou que les conditions d’offre
n’ont pas été modifiées par le client. Le consultant visera à obtenir une confirmation écrite du client
avant programmation de son intervention. En cas d’avenant au contrat accepté par le client, une
nouvelle étude de faisabilité d’offre commerciale devra être effectuée selon les mêmes modalités que
lors de la définition de la première offre commerciale.

(8) : Le responsable de département et/ou la Direction Générale effectue la revue de commande, sur la
base des informations transmises par le consultant (voir étape 6). L’enregistrement de la revue de
commande s’effectue par la validation de l’offre commerciale acceptée ou sur le document client faisant
office de bon de commande. Une note d’approbation peut remplacer la signature de revue de
commande.

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(9) : Le responsable de département, en collaboration avec son consultant, définira une date d’intervention.
L’offre est alors transmise au consultant.

(10) : Le consultant réalise la prestation suivant les modalités définies dans les procédures de réalisation
des prestations de ADRH APAVE.

2.2. Traitement des appels d’offre et manifestations d’intérêt

Marchés Avis d’appel d’offre ou de

manifestation d’intérêt

Pré analyse du besoin

FIN

DG et Achat des termes

Responsable de références? non
de département
oui

Validation des différentes

Analyse du besoin
enveloppes de l’offre

Pas de réponse

Faisable ?
non
oui
Montage du dossier Fermeture de l’offre (3)

Consultant chargé
Listing des pièces
de l’appel d’offre
administratives du dossier (1)

Transmission au service
concerné

Responsable Recherche des pièces

administratif et auprès des administrations
financier compétentes (2)

Consultant
Participation à l’ouverture
ADRH APAVE
des plis (4)

(1) : Suite à l’analyse de la faisabilité du besoin sur la base de la grille d’analyse du besoin (En 64) une
décision d’achat ou non du dossier est prise par la DG. Après achat du dossier d’appel d’offre, le
consultant à qui est confié la supervision de la constitution du dossier définit à partir des indications de
l’avis publié les pièces administratives à rassembler.
Ensuite, il remplit la fiche de demande de documents officiels (En 10) qu’il transmet au responsable
administratif et financier. Dans tous les cas, le consultant tiendra avec celui-ci une séance de travail sur
les particularités ou difficultés d’interprétation.

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(2) : Voir Paragraphe 2 : pour la définition des responsabilités de recherche des pièces administratives
(3) : Le consultant en charge du dossier vérifie la conformité des différentes enveloppes (dossier
administratif, technique et financier) et du contenu de celles-ci par rapport aux exigences du DAO. Il
s’assure, lors de la fermeture du dossier, de l’inscription intégrale des mentions à porter sur l’enveloppe
et publiées dans le communiqué officiel.

(4) : En cas d’ouverture des offres en séances publiques, un consultant de ADRH APAVE s’attachera
autant que possible à être présent en qualité de représentant de la société et sera alors muni de :
- 1 copie du D A O
- 1 copie du dossier de réponse de ADRH APAVE.

2.3. Recherche et constitution des pièces administratives

Délai de Durée
Personne Service de retrait de Eléments nécessaires pour son
validité de la maximum
responsable la pièce Pièce exigée obtention
pièce d’obtention
- 1 demande non timbrée signée par la DG
5 jours ouvrables
- 1 copie du dernier rapport de contrôle
L’attestation de soumission avec suivi du
CNPS - 1 copie de la dernière quittance de
dossier
règlement de cotisation CNPS 3 mois
- 1 demande timbrée
- le compte 44
Une copie de l’attestation de non - 1 copie de la patente
redevance - 1 copie de la carte de contribuable
- 1 copie du plan de localisation 3 mois
- 1 copie du registre de commerce
- 1 demande timbrée
- 1 copie de la patente
Une copie du bordereau de situation - 1 copie du registre de commerce
fiscale - 1 copie de l’attestation de non redevance 3 mois
- 1 copie du plan de localisation 5 jours ouvrables
IMPOTS
- 1 copie de la carte de contribuable
- 1 demande timbrée
-1 copie de la patente
-1 copie de l’attestation de non redevance
Une copie du certificat d’imposition - 1 copie du plan de localisation 5 jours ouvrables
3 mois
- 1 copie du bordereau de situation fiscale
- 1 demande timbrée
Chef Service - 1 copie de la patente
Recouvrement - 1 copie de l’attestation de non redevance
AGENT ADMINISTRATIF

Une copie de l’attestation de

- 1 copie du plan de localisation 5 jours ouvrables
recouvrement 3 mois
- le bordereau de situation fiscale

-1 demande timbrée 24 h au
-1 copie du registre de commerce maximum
Chambre de
- 1 copie de la patente
commerce
Le certificat de non faillite - 1 copie de la carte du contribuable

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- des frais de non faillite (5000 F) 3 mois

Tribunal de 1ère 5 jours ouvrables

instance
- 1 demande non timbrée signée par la DG
ET

L’attestation de domiciliation bancaire

de ADRH APAVE et adressée à la banque
(exigible sur toutes les offres) 5 jours ouvrables
de réception de règlement de la facture 3 mois
ADMINISTRATIF
RESPONSABE

FINANCIER

- 1 demande non timbrée signée par le

La caution de soumission
BANQUE signataire du compte et adressée à la
(exigibles en fonction des marchés) 90 à 120 jours 5 jours ouvrables
banque

NB :
- Les pièces administratives varient sensiblement en fonction des indications contenues dans l’avis
d’appel d’offre ; par conséquent les pièces présentées ici ne sont pas toutes exigibles lors de la
soumission à un appel d’offre et la liste n’est pas exhaustive

- Pour des raisons d’authenticité des pièces à fournir, toutes les copies certifiées conformes doivent être
délivrées par les services concernés en cas de refus par la préfecture de la certification desdites copies.

- Le responsable administratif et financier s’assure du respect des délais, informe le consultant ou le DG

de toute difficulté et est garant de la stricte conformité des pièces fournies avec celles demandées

- En cas d’exigence d’une caution bancaire, la Direction Générale définit qui de ADRH APAVE ou de
APAVE International supportera cette caution.

4. DOCUMENTS ASSOCIES

€ Plan d’Actions Commercial de l’Année considérée (PAC)

€ Fiche de demande de documents officiels (EN 10)
€ Grille de revue des offres (En 63)
€ Grille d’analyse de la faisabilité du besoin exprimé (En 64)
€ Tableau de suivi des offres commerciales
(Explorateur \\Wserver1\adrh\Dossiers\ADMINISTRATION\Fichier suivi commercial Conseil ou Recrutement)

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