Ciel GC Syllabus

Manuel de référence
Ciel Gestion commerciale

Ciel Gestion commerciale
Evolution
Ciel Gestion commerciale -
Ciel Up To Experts
Sage Activité Ciel

35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Sommaire
Documentation...................................................................................................................... 10
Naviguer dans le manuel de référence ................................................................................... 11
Menu Dossier............................................................................................12
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 13
Nouveau ................................................................................................................................ 14
Ouvrir.................................................................................................................................... 20
Fermer................................................................................................................................... 22
Modèle Sage Production Experts ............................................................................................ 23
Paramètres ............................................................................................................................ 24
Ciel Business Mobile .............................................................................................................. 36
Options ................................................................................................................................. 39
Imports ................................................................................................................................. 43
Exports.................................................................................................................................. 43
Mise en page ......................................................................................................................... 44
Imprimer ............................................................................................................................... 45
Aperçu avant impression ....................................................................................................... 45
Impressions........................................................................................................................... 46
Mot de passe ......................................................................................................................... 47
Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 49
Quitter................................................................................................................................... 52
Menu Edition.............................................................................................53
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 54
Annuler ................................................................................................................................. 55
Couper .................................................................................................................................. 55
Copier ................................................................................................................................... 55
Coller .................................................................................................................................... 55
Effacer................................................................................................................................... 55
Fiches.................................................................................................................................... 56
Sélectionner tout ................................................................................................................... 56
Rechercher ............................................................................................................................ 56
Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 57
Atteindre ............................................................................................................................... 57
Rafraîchir............................................................................................................................... 57
Tout afficher.......................................................................................................................... 57
Liste ...................................................................................................................................... 57
Menu Listes ..............................................................................................58

Vue d’ensemble..................................................................................................................... 59
Clients................................................................................................................................... 60
Prospects .............................................................................................................................. 70
Fournisseurs.......................................................................................................................... 73
Représentants ....................................................................................................................... 80
Commissions ........................................................................................................................ 83
Articles.................................................................................................................................. 86
Familles articles................................................................................................................... 100
Remises/Promotions ........................................................................................................... 103
Dépôts ................................................................................................................................ 109
3
Sommaire
Mouvements de stock.......................................................................................................... 115

Ordres de production .......................................................................................................... 118
Affaires ............................................................................................................................... 120
TVA ..................................................................................................................................... 122
TPF...................................................................................................................................... 123
Banques .............................................................................................................................. 124
Modes de paiement ............................................................................................................. 127
Eco-participations ............................................................................................................... 130
Comptabilité........................................................................................................................ 132
Infos Perso. ......................................................................................................................... 136
Autres listes ........................................................................................................................ 137
Menu Ventes ...........................................................................................139

Vue d’ensemble................................................................................................................... 140
Top Facture ......................................................................................................................... 141
Pièces clients ....................................................................................................................... 148
Détail pièces clients............................................................................................................. 165
Devis/Pro forma .................................................................................................................. 166
Commandes ........................................................................................................................ 171
Bons de livraison (BL)........................................................................................................... 179
Factures d’acompte clients .................................................................................................. 182
Factures .............................................................................................................................. 183
Avoirs.................................................................................................................................. 188
Règlements ......................................................................................................................... 192
Abonnements clients ........................................................................................................... 198
e-Commerce ....................................................................................................................... 202
Menu Achats ...........................................................................................203

Vue d’ensemble................................................................................................................... 204
Pièces fournisseurs.............................................................................................................. 205
Détail pièces fournisseurs.................................................................................................... 219
Commandes ........................................................................................................................ 220
Bons de réception (BR) ......................................................................................................... 221
Factures d’acompte fournisseurs ......................................................................................... 223
Factures .............................................................................................................................. 224
Avoirs................................................................................................................................. 225
Règlements ......................................................................................................................... 225
Abonnements fournisseurs .................................................................................................. 225
Menu Traitements ...................................................................................226

Vue d’ensemble................................................................................................................... 227
Remises en banque ............................................................................................................. 228
Virements fournisseurs........................................................................................................ 230
Migration SEPA .................................................................................................................... 232
Liaison comptable ............................................................................................................... 234
Gestion de production ......................................................................................................... 236
Commandes des articles en rupture..................................................................................... 242
Régulation des stocks.......................................................................................................... 243
Relance ............................................................................................................................... 244
Purge................................................................................................................................... 246
Fin d’exercice ...................................................................................................................... 247
4
Sommaire
Conformité sauvegarde DGFiP ............................................................................................. 248

Consultation sauvegarde DGFiP ........................................................................................... 249
Relations clients .................................................................................................................. 250
Menu Etats ..............................................................................................254

Vue d’ensemble................................................................................................................... 255
Liste des états disponibles................................................................................................... 256
Portefeuille des commandes ................................................................................................ 257
Commandes non livrées ...................................................................................................... 259
Relevé de comptes............................................................................................................... 260
Echéancier ........................................................................................................................... 262
Evolution des ventes............................................................................................................ 263
Lettre de pénalités de retard................................................................................................ 265
Encours Clients.................................................................................................................... 266
Relance client ...................................................................................................................... 267
Mailing ................................................................................................................................ 269
Suivi des stocks ................................................................................................................... 270
Inventaire des articles.......................................................................................................... 271
Catalogue des articles ......................................................................................................... 272
Articles par dépôt ................................................................................................................ 273
Nomenclature des articles ................................................................................................... 274
Capacité de fabrication ........................................................................................................ 275
Etats récapitulatifs............................................................................................................... 276
Menu Divers............................................................................................277
Vue d’ensemble................................................................................................................... 278
Analyseur commercial ventes............................................................................................... 279
Analyseur commercial achats............................................................................................... 281
Statistiques globales............................................................................................................ 283
Statistiques ......................................................................................................................... 284
Objectifs.............................................................................................................................. 285
Répartition par famille ......................................................................................................... 286
Importer .............................................................................................................................. 287
Démarrer version < 2006 .................................................................................................... 288
Menus découverte / Menus standard ................................................................................... 288
Messagerie .......................................................................................................................... 288
Mise sous surveillance ......................................................................................................... 289
Télécharger Ciel directDéclaration ....................................................................................... 290
Menu Fenêtres ........................................................................................291

Vue d’ensemble................................................................................................................... 292
Fermer................................................................................................................................. 292
Tout fermer ......................................................................................................................... 292
Suivante .............................................................................................................................. 292
Précédente .......................................................................................................................... 292
Cascade............................................................................................................................... 293
Mosaïque............................................................................................................................. 293
Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 294
Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 300
Afficher la barre de statut.................................................................................................... 300
5
Sommaire
Menu Aide ..............................................................................................301

Vue d’ensemble................................................................................................................... 302
Aide .................................................................................................................................... 302
Besoin d’aide ....................................................................................................................... 302
Manuel de découverte.......................................................................................................... 303
Manuel de référence ............................................................................................................ 303
Guide des mises à jour ........................................................................................................ 303
A propos de......................................................................................................................... 303
Présentation générale ............................................................................ 304
La barre de navigation ............................................................................305

Introduction ........................................................................................................................ 306
Utilisation............................................................................................................................ 307
Personnalisation .................................................................................................................. 308
La barre d’actions ...................................................................................313

Introduction ........................................................................................................................ 314
Utilisation............................................................................................................................ 315
Personnalisation .................................................................................................................. 318
Les fenêtres et les listes ..........................................................................321

Introduction ........................................................................................................................ 322
Les fenêtres......................................................................................................................... 323
Les listes simples ................................................................................................................ 330
Les listes à plusieurs colonnes............................................................................................. 331
Les règles ............................................................................................................................ 338
Les regroupements.............................................................................................................. 344
Les actions flash.................................................................................................................. 347
Les Jumplists ....................................................................................................................... 347
Les préférences.......................................................................................348
Généralités .......................................................................................................................... 349
Préférence Comptabilité ...................................................................................................... 350
Préférences Gestion commerciale ........................................................................................ 358
Préférence Associations ....................................................................................................... 361
Préférences Comptes personnels ......................................................................................... 361
Les préférences facturation ................................................................................................. 362
Les préférences générales ................................................................................................... 364
Environnement .................................................................................................................... 370
Impressions......................................................................................................................... 378
Sauvegarde.......................................................................................................................... 381
Aide à la saisie .................................................................................................................... 383
Internet ............................................................................................................................... 386
Agenda................................................................................................................................ 388
Liaison comptable ............................................................................................................... 390
Synchronisation des données............................................................................................... 395
Etats paramétrables............................................................................................................. 397
6
Sommaire
Les utilitaires ..........................................................................................400

Généralités .......................................................................................................................... 401
Comptabilité........................................................................................................................ 402
Gestion commerciale ........................................................................................................... 404
Immobilisations................................................................................................................... 405
Associations ........................................................................................................................ 406
Les informations.................................................................................................................. 407
Les utilitaires fichiers........................................................................................................... 408
Divers.................................................................................................................................. 414
Dossiers .............................................................................................................................. 415
Mise à jour .......................................................................................................................... 420
Les filtres (recherches) ............................................................................421

Introduction ........................................................................................................................ 422
Les deux types de filtres...................................................................................................... 423
La réalisation d’un filtre....................................................................................................... 425
Les scripts ..............................................................................................429

Introduction ........................................................................................................................ 430
L'outil rubriques .................................................................................................................. 431
Les formules simplifiées ...................................................................................................... 433
L’éditeur de scripts.............................................................................................................. 434
Les fonctions ....................................................................................................................... 438
Les trucs et astuces ................................................................................440

Les zones de saisie.............................................................................................................. 441
Le dimensionnement des fenêtres ....................................................................................... 443
Le choix des couleurs .......................................................................................................... 443
Les images .......................................................................................................................... 443
Les listes hiérarchiques ....................................................................................................... 444
Les zones d’aide.................................................................................................................. 444
Générateur d’états ................................................................................. 445

Introduction ........................................................................................................................ 446
La liste des états paramétrables ..............................................................447

Présentation ........................................................................................................................ 448
Les options......................................................................................................................... 449
Gestion des états ....................................................................................450

Créer un état ....................................................................................................................... 451
Modifier un état................................................................................................................... 452
Renommer un état ............................................................................................................... 453
Dupliquer un état ................................................................................................................ 453
Supprimer un état................................................................................................................ 453
Exécuter un état .................................................................................................................. 454
7
Sommaire
Les états Liste simple ..............................................................................455

Généralités .......................................................................................................................... 456
La fenêtre de l’état de type Liste simple............................................................................... 456
Créer un état «Liste simple» avec l’assistant ........................................................................ 457
Créer un état «Liste simple» manuellement.......................................................................... 460
Les états Colonne ...................................................................................463

Généralités .......................................................................................................................... 464
Créer un état «Colonne» ...................................................................................................... 464
La fenêtre de paramétrage d’un état «Colonne» ................................................................... 465
Les états Dessin ......................................................................................469

Généralités .......................................................................................................................... 470
La fenêtre de l’état Dessin ................................................................................................... 470
Les propriétés ..................................................................................................................... 471
Les objets............................................................................................................................ 472
Les outils............................................................................................................................. 488
Les rubriques ...................................................................................................................... 490
Les calques.......................................................................................................................... 491
Dessin pièces clients ........................................................................................................... 492
Les pages ............................................................................................................................ 493
Les étiquettes ...................................................................................................................... 495
Les options.......................................................................................................................... 496
Essayer un état .................................................................................................................... 496
Vérifier un état .................................................................................................................... 497
Les statistiques croisées .........................................................................498

Généralités .......................................................................................................................... 499
Créer un état de type Statistiques croisées........................................................................... 499
Les exports multi formats .......................................................................504

Généralités .......................................................................................................................... 505
Créer un état de type Export multi formats .......................................................................... 505
Les états Office .......................................................................................513

Généralités .......................................................................................................................... 514
La fenêtre de l’état de type Office ........................................................................................ 514
Créer un état «Office».......................................................................................................... 515
Les états Chaînés ....................................................................................517

Généralités .......................................................................................................................... 518
La fenêtre de l’état de type «chaînés» .................................................................................. 518
Le paramétrage d’un état «Chaînés» .................................................................................... 519
La logique d’un état ................................................................................521

Généralités .......................................................................................................................... 522
La logique ........................................................................................................................... 522
8
Sommaire
La sortie d’un état...................................................................................525

Généralités .......................................................................................................................... 526
Sortie d'un état Liste simple................................................................................................. 527
Sortie d’un état Colonne ...................................................................................................... 530
Sortie d'un état Dessin......................................................................................................... 533
Sortie d'un état Statistiques croisées.................................................................................... 534
Sortie d'un Export multi formats .......................................................................................... 536
Sortie d'un état Office .......................................................................................................... 537
Sortie d'états chaînés........................................................................................................... 540
Propriétés d’un état ................................................................................542

Accessibilité d’un état ......................................................................................................... 543
Caractéristiques d'un état .................................................................................................... 544
Mise en page ....................................................................................................................... 549
Commentaire d’un état........................................................................................................ 549
Générateur de tableaux de bord............................................................. 550

Introduction ........................................................................................................................ 551
La liste des tableaux de bord ............................................................................................... 552
La gestion des tableaux de bord .......................................................................................... 554
La fenêtre de maintenance des tableaux de bord ................................................................. 556
Index ..................................................................................................... 573
Votre avis nous intéresse... .................................................................... 576
9
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation

Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
 activer.
 attire votre attention sur un point particulier.
 renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels au format PDF :
• le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions
de votre logiciel ainsi que l’environnement et les paramétrages globaux de votre logiciel. Ce manuel
vous explique également le fonctionnement du générateur d’états et du générateur de tableaux de
bord.
• le manuel de découverte qui facilite la prise en main du logiciel et vous explique comment utiliser les
fonctions les plus importantes de votre logiciel.
• le guide des mises à jour qui décrit la procédure pour ouvrir une société d’une ancienne version ainsi
que les nouveautés fonctionnelles.
 L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels au format PDF doit être ins-
tallée sur votre ordinateur.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .
Pour imprimer les manuels

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L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous uti-
lisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE dans le menu AIDE ou par la touche <F1>.
Le site Internet Ciel

Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
10
Naviguer dans le manuel de référence
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans ce manuel et ainsi consulter facilement
l'information souhaitée.
Les signets
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Exemple
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C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspon-
dant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé
pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accéder à une information spécifique

Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant
ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.
1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION.

2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
Exemple
1. Activez la commande RECHERCHER du menu EDITION.
2. Saisissez Inventaire dans la zone Rechercher puis cochez la case Mot entier.
3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération.
Saisir la fiche d'appréciation

Vous la trouverez à la fin de ce manuel. Voir Votre avis nous intéresse..., page 576.
1. Pour y accéder, cliquez sur le signet Votre avis nous intéresse, situé à gauche de l’écran.
2. Activez le menu FICHIER, commande IMPRIMER.
3. Indiquez les numéros de pages correspondants, sans quoi vous imprimerez tout le manuel.
4. Écrivez vos remarques et retournez la fiche à l’adresse indiquée.
11
Menu Dossier
Nouveau, Ouvrir, Fermer
Modèle Sage Production Experts
Paramètres
Ciel Business Mobile
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde/Restauration
Quitter
Menu Dossier
Vue d’ensemble
Indisponible dans Ciel Gestion

commerciale Millésime
Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier
que vous devez créer.
Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les don-
nées ou bien de les supprimer.
13
Menu Dossier
Nouveau
 Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N>
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création, indiquez le nom de votre société ou association puis cliquez sur le bouton
[Créer].
L'assistant Top Départ s'affiche.

2. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, de Ciel
Facturation Facile ou encore de Ciel Professionnel indépendant. Cochez l’option de votre choix :
• Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. Voir Créa-
tion d’un nouveau dossier, page 14.
• Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou de Ciel Facturation Facile puis cliquez sur le bouton [OK].
Voir Récupération d’un dossier, page 19.
• Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupéra-
tion d’un dossier, page 19.
Création d’un nouveau dossier
 Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Monnaie du dossier
Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné.
Vous pouvez à ce stade créer la monnaie du dossier.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :

1. cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande
CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
2. dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte,
3. cliquez sur le bouton [OK].
Longueurs des comptes
4. Cliquez sur le bouton .
14
Menu Dossier
5. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes
analytiques.
6. Cliquez sur le bouton [OK].
7. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies
lors de votre référencement.
Paramétrage des décimales
Attention !
Une fois que votre dossier sera créé, vous pourrez modifier ces paramètres (préférences Gestion
commerciale mode avancé) seulement si vos pièces ne sont pas validées.
8. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF,
escompte, remise) les poids, les coefficients etc.
9. Si vous voulez revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Par défaut].
Choix du mode de création

10. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner.
Voir Création rapide d’un dossier, page 15.
• Mode de création détaillé en 9 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Voir Création détaillée d’un dossier, page 16.
Création rapide d’un dossier
Première étape : raison sociale

La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste dérou-
lante qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.

4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Deuxième étape : coordonnées et paramètres

Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les
dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
15
Menu Dossier
Dernière étape : options de démarrage

1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 47.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Création détaillée d’un dossier
Première étape : raison sociale

La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste dérou-
lante qui se déploie.
3. Précisez votre activité et le nom du dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).

6. Indiquez votre Code société.
Deuxième étape : coordonnées et paramètres

Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les
dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
4. Les 3 boutons situés dans la partie Plus de paramètres vous permettent de définir :
• les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 27.

• les paramètres de numérotation. Voir Paramètres Numérotation, page 30.
• les paramètres de votre banque principale. Voir Paramètres Banque principale, page 31.
Troisième étape : logo

Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise.
Vous pouvez coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier.
Vous pouvez importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB,
CD-Rom). Vous pouvez récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.
Pour régler la taille de l'image
Faites glisser le curseur de contrôle de la taille vers la droite pour augmenter la taille de
l'image ou vers la gauche pour la réduire.
16
Menu Dossier
Quatrième étape : familles articles

La troisième étape vous permet de créer vos familles d’articles.
Créer une famille d’articles
Voir Créer une famille d’articles, page 100.

Modifier une famille d’articles
Pour modifier une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer une famille d’articles
Pour supprimer une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Cinquième étape : articles

La quatrième étape vous permet de créer vos articles.
Créer un article
Voir Créer un article, page 86.

Modifier un article
Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Supprimer un article
Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
 Deux articles sont créés par défaut : ArtAuto et ArtDivers.
• Article divers
Cet article est utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez
pas de code article.
Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information
de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc.
• Article automatique
Cet article est utilisé par défaut pour générer automatiquement des pièces commerciales (factures
d'acompte, remboursement d'avoir).
Ces articles sont considérés comme «utilisés» s'il sont définis par défaut dans les Paramètres facturation
onglet Options. Vous ne pouvez donc pas les supprimer. En revanche, vous pouvez les modifier.
17
Menu Dossier
Sixième étape : clients

La cinquième étape vous permet de créer vos clients.
Créer un client
Voir Créer un client, page 61.

Modifier un client
Pour modifier un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Supprimer un client
Pour supprimer un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Septième étape : fournisseurs

La sixième étape vous permet de créer vos fournisseurs.
Créer un fournisseur
Voir Créer un fournisseur, page 74.

Modifier un fournisseur
Pour modifier un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Supprimer un fournisseur
Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Huitième étape : représentants

La septième étape vous permet de créer vos représentants.
Créer un représentant
Voir Créer un représentant, page 80.

Modifier un représentant
Pour modifier un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
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Menu Dossier
Supprimer un représentant
Pour supprimer un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Dernière étape : options de démarrage

1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 47.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez saisir une pièce commerciale à l’aide de
l’assistant Top Facture. Voir Top Facture, page 141.
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Récupération d’un dossier

La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments
d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou encore de Ciel Professionnel
indépendant.
1. Sélectionnez le dossier à récupérer puis cliquez sur le bouton [OK].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer :
• Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier Ciel.
• Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier Ciel.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bou-
ton [Suivant].
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération.
Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale.
6. Cliquez sur le bouton [Continuer].
Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler.
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Menu Dossier
Ouvrir
 Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O>
La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.
Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir
ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer
par la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
En revanche, si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de
dossier courant.
Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier

Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur la fonction
Récupérer un dossier d'une ancienne version.
 La fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version est visible lorsque votre logiciel a détecté un
dossier issu d'une ancienne version sur votre disque dur.
Si vous avez créé votre propre dossier

La fenêtre d'ouverture de dossier vous propose de choisir le (ou les) dossier(s) que vous avez créé(s) à
l'aide de l'assistant.
1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.
2. Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuelle-
ment pour sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. Indisponible en option Ciel
Données Mobiles.
3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque
démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus
proposé.
4. Si un mot de passe est attribué au dossier, une fenêtre s'affiche et vous devez le saisir. Cliquez ensuite
sur le bouton [OK].
Si vous voulez ouvrir un dossier en Ciel Données Mobiles

Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (option Ciel Données Mobiles), le logiciel vous propose de copier
un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez plus ouvrir
votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le
serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail
et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez
l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
 Pour plus de détails sur la copie de dossiers sur internet, reportez-vous au chapitre “Les utilitaires”,
page 400.
Les commandes du menu Contextuel

Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre.
• Voir les dossiers exemples : affiche la société exemple livrée avec votre logiciel. Indisponible en option
Ciel Données Mobiles.
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Menu Dossier
• Mode avancé : la fenêtre s'affiche sous la forme d'une liste et vous disposez ainsi d'options d'affichage.
Vous pouvez ainsi filtrer, regrouper vos dossiers, définir des vues de la liste des dossiers ou encore
faire des recherches.
• Modifier les dossiers : vous accédez à la gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer
un dossier, etc.
• Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consul-
ter votre dossier sans apporter de modifications.
• Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir
où se situe le dossier sur votre ordinateur. Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
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Menu Dossier
Fermer
 Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F>
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre
logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
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Menu Dossier
Modèle Sage Production Experts

Indisponible dans Ciel Gestion commerciale Millésime.
 Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
 Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir
d'un modèle Sage Production Experts].
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production
Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos clients, fournisseurs,
banques et comptes.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable.
4. Renseignez le Nom de votre société.
 Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci.
Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
L'étape Création à partir de Sage Production Experts s'affiche.
5. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les prix unitaires, les quantités, les taux
de remise et d'escompte, les poids.
 Tant que vos pièces commerciales ne seront pas validées, vous aurez la possibilité de modifier ces
paramètres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - DÉCIMALES.
6. Précisez si vous gérez les stocks ou non dans votre dossier. Si vous répondez Oui, la case Gérer les
stocks est automatiquement activée dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation,
page 27.
Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement.
23
Menu Dossier
Paramètres
 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
<Alt> <D> <A>
Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation,
Banque) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à
l'aide de l'assistant de création.
Paramètres société
 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit
des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité,
Responsable), des coordonnées de votre expert comptable, du logo de votre société.
Onglet Coordonnées
Identification
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.
2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé-
phone, Télécopie, adresse e-mail, etc).
3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de
l'Entreprise).
4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des
Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Indi-
viduels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
24
Menu Dossier
5. Saisissez votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni
par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.
 La plupart des informations définies dans cette étape sont récupérées dans les états et éditions que
vous effectuez à partir de votre logiciel.
Coordonnées
6. Indiquez le numéro de Téléphone, le Fax, l'adresse E-mail et éventuellement l'adresse du site Internet
de votre entreprise.
7. Indiquez ensuite le titre et le nom Responsable.
Onglet Compléments
1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise.
2. Précisez ensuite son Activité et Code société.
3. Saisissez si vous le souhaitez le nom de votre Établissement (principal ou secondaire).
4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable.
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société.
Paramètres Comptabilité
 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Onglet Paramètres
1. Indiquez les dates suivantes :
• dates de Début et de fin de l'exercice courant de votre société,

• dates de Début et de fin de période de saisie
• date de Début des objectifs.
 La date de Fin des objectifs se calcule automatiquement.
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Menu Dossier
L’icône , située en fin de zone, vous permet de consulter le calendrier et de choisir une date.
Attention !
La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
TVA sur ventes / TVA sur achats

2. Définissez dans cette zone le type de TVA sur les ventes (clients) et sur les achats (fournisseurs).
3. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits.
4. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous
êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements.
Ainsi lors de la génération des écritures en comptabilité les comptes de TVA à utiliser seront proposés
automatiquement.
Réglages compta
Cliquez sur le bouton pour accéder à la fenêtre de paramétrage

des comptes (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.).
Journaux par défaut / Principaux comptes par défaut

Vous pouvez définir les éléments qui seront pris en compte par défaut :
• les racines des principaux comptes comptables (achats, ventes, clients, fournisseurs),
• les codes des principaux journaux (journaux d'achat, de vente et de banque).
Onglet Comptes
Cet onglet vous permet de paramétrer :
• les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé,
acompte reçu),
• les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.),
5. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
26
Menu Dossier
Paramètres Facturation
 Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des
abonnements, du multi-échéances, etc.
Globales
1. Cochez les options correspondantes si vous gérez :
• les nomenclatures.
• la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits
agroalimentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc.
• les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opéra-
tions de prospection, actions marketing, lettres de relances).
• le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois.
• les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps
régulier.
Stocks
Vous paramétrez ici le mode de gestion des stocks.
2. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le
multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut
(articles gérés en stock par défaut).
Gestion à 0 ou négatif
Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article.
• PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif.
• PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif.
 Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul.

Dans le cours d'exécution du programme, le PAMP est mis à jour dans les cas suivants :
• validation de factures fournisseurs,

• entrées «manuelles» de stock direct,
• validation d'ordre d'assemblage.
27
Menu Dossier
Gestion des clients

• Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé
seront automatiquement bloqués.
• Si vous cochez Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou égal
au crédit accordé seront automatiquement débloqués.
Onglet Valeurs par défaut

1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis.
Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone.
2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre.

Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne pré-
cisez pas de code article. Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que
vous saisirez une information de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc.
3. Vous devez également définir un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatique-
ment des pièces commerciales (factures d’acompte, remboursement d’avoir).
 Ces deux codes sont obligatoires. S'il ne sont pas renseignés, un message l'indique.
4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions.
5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce
commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code client. Le code client défini dans cette zone
s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, etc.
6. Sélectionnez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut lors de la saisie
d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code fournisseur.
Onglet Alertes
Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de
la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.).
Alerte sur les pièces commerciales

Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou
décocher) les options suivantes :
• Quantité insuffisante sur stock : alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité du stock dispo-
nible ou sur la quantité du stock théorique.
• Quantité en stock inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Dis-
ponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum.
• Alerte sur la gestion des articles HT/TTC.
• Remises/Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de
pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.
• Alerte sur le prix de vente de l'article : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est
inférieur au Prix d'achat ou au PAMP.
• Article bloqué.
• Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) : cette option permet d’activer l’alerte qui vous prévient
qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est
également valable pour les adresses des prospects.
• Client/Fournisseur bloqué.
• Niveau risque client à partir de : vous pouvez associer un niveau de risque à vos clients à partir
duquel une alerte s’affichera si vous créez pour ce client une nouvelle pièce commerciale. Par
exemple, si vous avez défini un niveau de risque Moyen dans la fiche client et que vous souhaitez faire
apparaître une alerte à partir du niveau Moyen, le logiciel affichera une alerte lors de la création d’une
pièce commerciale relative à ce client.
• Encours client dépassé : en cochant cette option, le dépassement de l’encours client vous est signalé
au moment de la validation de sa facture.
28
Menu Dossier
• Nature soumise à taxes. Si des clients sont en mode de TVA C.E.E., Hors C.E.E ou Suspension de TVA
et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que
l'ajout d'une TVA est impossible.
Autres
• Lorsque vous cochez la case Contrôle du N.I.I, le programme vérifie la cohérence du N.I.I. saisi dans le
logiciel.
• Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automati-
quement la clé EAN13 quand vous saisissez les codes barres dans les fiches articles.
Onglet Statistiques
Statistiques articles
Si vous cochez la case Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en
compte dans vos statistiques.
Les escomptes seront pris en compte si vous cochez la case Comptabiliser l’escompte.
 Si vous modifiez par la suite le mode de calcul, les statistiques seront automatiquement recalculées.
Statistiques représentants
• Si vous cochez l'option Factures et avoirs validés, les statistiques représentants se mettront à jour
lorsque les factures et avoirs seront validés.
• Si vous cochez la case Factures réglées, les valeurs des statistiques représentants changeront
lorsque les factures seront réglées.
Onglet Etats
Nombre d’exemplaires
• Cocher la case Edition des articles selon le stock permet de lancer l'impression des étiquettes articles en
prenant en compte le stock des articles.
• Cocher la case Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre
de documents indiqué dans la zone Nombre exemplaire facture de l'onglet Complément de la fiche client.
Voir Onglet Complément, page 64.
Mentions NRE
Cette zone regroupe les informations spécifiques à la loi sur les nouvelles relations commerciales du 15
mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de paiement sur les factures.
Des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture dans le
cas où les sommes dues sont réglées après cette date. Ces pénalités de retard sont calculées selon le taux
d'intérêt d'indemnité de paiement et selon l'indemnité pour les frais de recouvrement.
1. Dans la zone Taux de pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu. Ce taux servira
à calculer le montant des pénalités de retard suivant les directives de la loi N.R.E.
2. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Taux d’escompte en cas de paiement anticipé.
3. Indiquez le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce montant sera ajouté aux
pénalités de retard.
4. Dans la zone inférieure de la fenêtre, saisissez les autres informations que vous souhaitez afficher sur
votre facture.
En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement ins-
crire sur la facture la mention exonération de TVA (art 262 ter I du CGI).
Relances
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Cette zone permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous
est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance.
Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉ-
TRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS).
29
Menu Dossier
5. Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut.
6. Une fois que vous avez défini tous les paramètres de facturation, cliquez sur le bouton [OK] pour vali-
der.
Paramètres Numérotation
 menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION
La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour les-
quelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.
Codes Bases
1. Saisissez le code d'origine pour les bases pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémenta-
tion automatique.
Exemple
Saisissez C0001 pour le fichier Clients.
Lors de la création d'une fiche Client, le premier code proposé sera C0001.
Pour la création de la fiche suivante, le logiciel indiquera automatiquement C0002.
2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.
Codes Pièces
Le principe est identique à celui des Codes bases.
3. Saisissez le code d'origine pour les pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémenta-
tion automatique.
Exemple
Avant utilisation du logiciel, le numéro de la dernière facture que vous avez faite manuellement corres-
pondait à FA971249.
Pour paramétrer l’incrémentation automatique des numéros de factures à la suite de la dernière facture
émise, saisissez le numéro FA971250 dans la zone Factures.
4. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.
30
Menu Dossier
Paramètres Banque principale

 Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE.
Cet onglet regroupe les données bancaires de votre société. Il vous permet de créer les différents établisse-
ments bancaires utilisés par la société.
Onglet Coordonnées
1. Saisissez le Code et le Nom de la banque.
2. Indiquez le nom de l’agence et celui de l’interlocuteur.

3. Saisissez l'Adresse postale, le Téléphone, le Fax, le Portable, le Télex , l’ Email et le site Internet de l'éta-
blissement bancaire
 En cliquant sur l’icône , vous pourrez directement écrire à votre agence via votre messagerie élec-
tronique. En cliquant sur l’icône , vous serez redirigé vers le site Internet de la banque.
Onglet R.I.B./Divers
Identification
4. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre banque.
• Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire.

• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers
normalisés au niveau international.
5. Indiquez le R.I.B proprement dit : le code banque, le Code guichet, le N° de compte bancaire, la Clé R.I.B.
6. Renseignez la domiciliation et le nom du titulaire du compte bancaire.
Divers
7. Saisissez le n° de compte comptable en vous aidant de l’icône puis le montant de découvert autorisé,
le N° Emetteur LCR et le N° Emetteur national.
Onglet Infos Dailly

L'onglet Infos Dailly permet de saisir les coordonnées bancaires et postales de la société d'affacturage à
laquelle vous êtes rattaché.
8. Saisissez la Date de convention de la banque, la Forme juridique et le N° RCS.
31
Menu Dossier
 Vous pouvez utiliser l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date particu-
lière (Fin du mois courant, Fin de l'année).
Siège social
9. Saisissez l'adresse complète du siège social de l'établissement bancaire (adresse postale, Email, site
Internet).
10. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Paramètres des calculs sur la quantité

 Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ.
Les calculs sur les quantités sont des règles que vous créez dans le but de les appliquer sur les quantités
des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).
Exemple
Vous vendez des bobines de fil électrique au mètre. Le calcul sur la quantité vous permet de calculer le
nombre de bobines à facturer en fonction de la longueur que le client veut. Ainsi, lorsque vous saisirez
une pièce commerciale, vous indiquerez la longueur souhaité par le client dans la zone Quantité. Et, en
appelant la règle de calcul, la conversion sera automatiquement réalisée.
Toutes les règles définies y compris lors des saisies clients sont listées dans cette fenêtre.
Définir une règle
Au préalable
1. Réalisez manuellement le calcul que vous voulez définir.
Par exemple, vous vendez des étagères de 1,80 × 0,40 m avec un prix de vente au M². Un client vous com-
mande 4 étagères. Vous devez calculer la surface que représente cette quantité de 4 pour obtenir le prix
de vente exact. La règle de calcul sera la suivante : Quantité × (longueur × largeur).
2. Créez les rubriques qui ne sont pas par défaut dans la fiche article, par le menu LISTES, commande
INFOS PERSO. Dans l’exemple, il s’agit des rubriques : Longueur et Largeur. Voir Créer une rubrique per-
sonnalisées, page 136.
Saisir la règle de calcul

 Une règle peut être directement définie lors de la saisie d’une pièce commerciale de vente via le bouton
1. Dans la liste des règles, cliquez sur le bouton [Créer].
Une règle de calcul est constituée de rubriques, de fonctions, d’opérateurs numériques ou d’un texte.
Vous la saisissez dans la zone Valeur à utiliser.
32
Menu Dossier
Insérer une rubrique

Exemple
Rubrique Rubriques personnalisées, créées via le menu Listes, commande Infos perso.
1. Pour insérer une rubrique, cliquez sur l’icône .
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez la rubrique dont la valeur sera prise en compte dans le calcul.
Insérer une fonction
1. Cliquez sur le bouton et choisissez une fonction. Par

exemple, si vous voulez que la quantité soit arrondie, utilisez la fonction Arr.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez dans la première zone la rubrique sur laquelle la fonction
sera appliquée. Dans l’exemple, il s’agit de la rubrique Qté. Les autres zones permettent d’enrichir la
fonction.
 Pour plus de détails sur les fonctions, reportez-vous au “Les fonctions”, page 438.
Insérer des opérateurs, du texte

Vous disposez en bas de la fenêtre d’opérateurs numériques et de boutons servant à la syntaxe.
 Le texte doit être mis entre guillemets sans quoi votre formule comportera des erreurs.
1. Dans la zone Valeurs à utiliser, placez votre curseur où vous voulez insérer un élément.
2. Cliquez sur l’un des boutons pour insérer un opérateur, des guillemets ou un espace.
Modifier une règle

1. Sélectionnez dans la liste le calcul à changer.
3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une règle

 La suppression d’une règle n’annule pas les calculs déjà réalisés avec celle-ci en saisie de vente.
1. Sélectionnez dans la liste le calcul à effacer.
3. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur le bouton [Oui].
33
Menu Dossier
Dupliquer
1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Vous retrouvez dans la
liste la règle en doublon.
3. Effectuez alors des modifications dans la copie afin de la différencier de l'originale.
Renommer
1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton .
2. Saisissez le nouvel intitulé et cliquez sur le bouton [OK].
Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)
Passer en interne / en externe

Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable
dans le dossier en cours. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel Gestion com-
merciale. Dans ce dernier cas, la règle doit être définie en externe.
1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne.
2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la commande PASSER EN EXTERNE ou PASSER EN
INTERNE.
Activer / Désactiver la sélection

Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas
prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront.
1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver.
2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION.
La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche.
Gestion avancée
La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un
autre ordinateur.
A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou
encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel.
Importer une règle
1. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande IMPORTER.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle existante dans Ciel Gestion commer-
ciale, un message s’affiche et vous propose de :
• Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer].

• Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui
s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK].
• Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée.
34
Menu Dossier
Exporter une règle

1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande EXPORTER.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
35
Menu Dossier

 Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
<Alt> <D> <C>
Vue d’ensemble
Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile.
Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter
des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers
indicateurs...).
Le principe est simple.
Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis
publie ces données sur le web.
Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel
Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
 Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le
site Internet Ciel http://www.ciel.com/.
Envoyer les données

 Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES
• Si vous publiez vos données pour la première fois :

Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de
réglage de Ciel Business Mobile.
Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Paramétrage,
page 37.
• Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publica-
tion de vos données sur Internet.
Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche.
36
Menu Dossier
Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre
d’actions de l’accueil de votre logiciel.
Paramétrage
 Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE
La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos
codes et identifiants de connexion.
 Le paramétrage Ciel Business Mobile est également accessible dans les préférences Internet (menu
DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES).
Onglet Général
Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel.
Vous retrouvez plusieurs cases à cocher dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel.
• Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel
publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. Vous pouvez choisir de publier
automatiquement les données depuis un seul poste. Pour cela, cochez la case Autoriser la publica-
tion automatique depuis ce poste.
• Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche une icône dans la zone de notifi-
cation se trouvant en bas à droite de la barre de statut de votre logiciel. Cette icône vous donne un
accès rapide aux options de publication.
• Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel
publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la
publication des données en cochant la case Demander confirmation.
• La zone du Code dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre
société.
Onglet Business Mobile

Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile.
• La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données.
• La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut.
37
Menu Dossier
• La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez
sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche.
• La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez
effectuée.
1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK].
Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel
Business Mobile.
Informations de connexion
 Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos don-
nées sur Internet s’affiche.
Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].
38
Menu Dossier
Options
 Menu DOSSIER - commande OPTIONS
<Alt> <D> 
Préférences
 Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel.

Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de
travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choi-
sir des options d'impressions.
 Reportez-vous au chapitre “Les préférences”, page 348.
Utilitaires
 Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier.
Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
 Reportez-vous au chapitre “Les utilitaires”, page 400.
Date de travail
 Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.
Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.
Informations
 Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS
La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant.
Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES -
INFORMATIONS.
Liste des pays

 Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
39
Menu Dossier
Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE.
Pour créer un pays
1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche.
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer.
Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.
 Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
Pour créer un pays manuellement

1. Double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément.
La fenêtre Pays s’affiche.
2. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer.
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et adminis-
tratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, Langue, Pays
de rattachement et Continent.
40
Menu Dossier
États paramétrables
 Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions
disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui
existent déjà.
 Pour plus de détails sur cette commande, reportez-vous au chapitre “La liste des états paramé-
trables”, page 447.
Imports paramétrables
 Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES
Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs, contacts, représen-
tants, remises promotions, banques, modes de règlement, etc.) dans Ciel Gestion commerciale.
 Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant
les informations que vous voulez importer.
Créer un import
1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables.
2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.
 Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant] .
Choix du fichier à importer
3. Sélectionnez à l'aide de l'icône le fichier à importer.
Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement].
Plusieurs formats sont disponibles :
• CSV.
• Délimité.
• DBF.
41
Menu Dossier
• Longueur fixe.
• Standard Ciel Windows™.
• Fichier XML.
• Standard Ciel MAC.
4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion.
5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez
l'option Mode avancé.
Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut.
Format du fichier délimité

6. Indiquez les options relatives au format de fichier :
• Caractères de fin de fichier.

• Caractères de remplissage.
• Séparateurs d'enregistrements.
• Taille d'un enregistrement, etc.
Définition des options globales
Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres,
format des dates, type de séparateur de date, format booléen).
Définition des rubriques du fichier à importer

La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer.
Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique.
Valeurs par défaut

Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par
l'application.
7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si
vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification.
Essai et Enregistrement
• Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement].
• Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation].
Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le
bouton [Enregistrer].
Modifier un import
1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer un import
1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].
Exécuter un import
1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter].
La fenêtre Ouvrir s'affiche.
2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans Ciel Gestion com-
merciale pour Windows et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK].
Une fois les données importées, Ciel Gestion commerciale pour Windows vous informe du résultat du
traitement.
42
Menu Dossier
Imports
 Menu DOSSIER - commande IMPORTS
<Alt> <D> <T>
Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états
paramétrables du générateur d’états est ouverte. Elle vous permet d’importer une liste d’états.
Exports
 Menu DOSSIER - commande EXPORTS
<Alt> <D> <X>
Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées.

Elle est active, par exemple, quand la liste des clients ou des fournisseurs est ouverte et qu'au moins un
élément de la liste est sélectionné.
 Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire
votre choix et valider.
1. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.).
2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination
du fichier sur votre disque.
43
Menu Dossier
Mise en page
 Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE
<Alt> <D> <M>
Cette commande vous permet de définir votre imprimante et format d'impression par défaut.
Onglet Standard
1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel.
Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™,
vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante.
2. Pour définir votre format d’impression par défaut :
• cochez l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage,

• cochez l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac,
• cochez l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez.
L'option Copies groupées vous permet, lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un docu-
ment de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'ayez pas à les trier
manuellement une fois imprimés.
Exemple
Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option, votre impression se
présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option, votre impression sera
la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos
documents.
3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine.
Onglet Options avancées

Dans cet onglet, vous pouvez cocher l’option Générer une impression par document.
• Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages,
l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages.
• Si cette option est cochée, l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun.
Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option
d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront
agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multi-
bacs.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos modifications.
44
Menu Dossier
Imprimer
 Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
<Alt> <D> 
Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours :
• une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles

ou
• la fenêtre de mise en page.
Exemple
Si la fiche d’un client est ouverte vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de
la fiche.
Aperçu avant impression

 Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
<Alt> <D> <R>
La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'impri-
mera sur papier.
Dans la fenêtre de l'aperçu, vous pouvez :
• lancer votre impression directement en cliquant sur le bouton .
• obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton .

®
Votre logiciel Adobe Reader s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors
l'enregistrer au format PDF.
• enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton
• envoyer votre édition par e-mail en cliquant sur le bouton .

• L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour
cela, vous devez avoir une messagerie électronique.
45
Menu Dossier
Impressions
 Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS
<Alt> <D> <S>
Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conser-
ver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10.
La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet :

• d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION
• de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées.
Dernière impression
Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impres-
sion que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu
CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT.
Revoir une impression

La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées.
Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des
impressions mémorisées.
Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition :
1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix.
La fenêtre Aperçu s'affiche.

3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.
 Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant
celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.
46
Menu Dossier
Mot de passe
 Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
<Alt> <D> <D>
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.
 L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière
étape.
Créer un mot de passe

Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande
MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
 Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points sinon elle est vide.
1. Cliquez sur le bouton , la fenêtre Mot de passe s'affiche.

2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher
le mot de passe en clair.
3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous propose quelques
indices mais vous pouvez en créer un en le saisissant directement dans la zone Indice.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de
passe et affiche des points dans la zone concernée.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre.
 Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous suffira de le saisir
puis de cliquer sur le bouton [OK].
Modifier un mot de passe

1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
3. Saisissez le mot de passe actuel et cliquez sur le bouton [OK].
4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le.
5. Indiquez également un nouvel indice.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
47
Menu Dossier
Supprimer un mot de passe

1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK].
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton .
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
Mode avancé
Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous disposez du mode
avancé. Pour y accéder, cliquez sur le bouton .
48
Menu Dossier
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION

<Alt> <D> 
 Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible.
En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Cette commande a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage. Vous pouvez également restaurer une sauvegarde.
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-
coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Sauvegarde
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE
1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB, disque dur
externe...).
2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE.
 Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVE-
GARDE) sont reprises.
3. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde.

Vous disposez de deux formats :
• Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original.
4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton situé en fin de zone et sélectionnez le répertoire ou le
volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier.
5. Précisez éventuellement le Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier origi-
nal sera utilisé comme nom de la copie.
6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes pos-
sèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le
remplacement.
49
Menu Dossier
Les deux dernières options permettent d'indiquer si lors de la sauvegarde vous souhaitez sauvegarder :
• Votre dossier,
• Vos données annexes (préférences, modèles, etc.).
7. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde, cochez la case Ne plus demander. Vous
pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde via le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉ-
FÉRENCES - SAUVEGARDE.
 Reportez-vous au chapitre “Les préférences”, page 348.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Restauration
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
 Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : si vous choisissez cette option, le pro-
gramme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous
pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
 Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegar-
dées.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
La fenêtre suivante s'affiche.
50
Menu Dossier
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez res-
taurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sau-
vegarde. Modifiez-les, si besoin.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bou-
ton [Suivant].
Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauve-
gardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
51
Menu Dossier
Quitter
 Menu DOSSIER - commande QUITTER
<Alt> <D> <Q>
Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la com-
mande, il est automatiquement fermé.
D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application :
• Le raccourci clavier <Alt> + <F4>.

• La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icône
présentée dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application.
• Un double clic sur l'icône du menu système.
• Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre applica-
tion.
Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous
rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en
effectuer une avant de quitter votre logiciel. Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
 Reportez-vous au chapitre “Sauvegarde”, page 381.
52
Menu Edition
Annuler
Couper, Copier, Coller
Effacer
Fiches
Sélectionner tout
Rechercher, Poursuivre la recherche
Atteindre
Rafraîchir
Tout afficher
Liste
Menu Edition
Vue d’ensemble
A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif.
Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste,
comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER.
La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu
CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.
54
Menu Edition
Annuler
 Menu EDITION - commande ANNULER
<Ctrl> <Z>
Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser.
Couper
 Menu EDITION - commande COUPER
<Ctrl> <X>
Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stoc-
ker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document.
L'action de couper efface la sélection.
Copier
 Menu EDITION - commande COPIER
<Ctrl> <C>
Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous
réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER.
Coller
 Menu EDITION - commande COLLER
<Ctrl> <V>
Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le
presse-papiers.
Effacer
 Menu EDITION - commande EFFACER
<Ctrl> <Y>
Cette commande permet d'effacer une sélection.
Attention !
Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockées dans une base
et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note.
55
Menu Edition
Fiches
 Menu EDITION - commande FICHES
<Alt> <E> <F>
Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs,
contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de :
• CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer].
• MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier].
• PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélec-
tionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active.
• ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche.
• VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification.
• INSÉRER : insérer un élément dans la liste.
• SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer].
• DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste.
Sélectionner tout
 Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT
<Ctrl> <A>
Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une
zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc.
Rechercher
 Menu EDITION - commande RECHERCHER
<Ctrl> <F>
La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste.
Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers.
Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton
[OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés présents dans la fenêtre puis sélectionne
le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et
Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus
pointus.
• Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recher-
chez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un article contenant le mot
LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous sai-
sissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir.
• Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules
lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher un article dont le
libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas,
votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche
sera effectuée avec succès.
• Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera toutes les éléments
répondant à votre recherche.
56
Menu Edition
Poursuivre la recherche
 Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE
<F3>
Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes
critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option.
Atteindre
 Menu EDITION - commande ATTEINDRE
<Alt> <E> <D>
Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre
fiche sans repasser par la liste des fiches.
C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en bas de la plupart des fiches.
Rafraîchir
 Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR
<F5>
Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est
automatique.
Tout afficher
 Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER
<Alt> <E> <O>
Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste
initiale.
Liste
 Menu EDITION - commande LISTE
<F4>
La fonction Liste permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une informa-
tion qui elle-même appartient à une liste.
57
Menu Listes
Clients, Prospects
Fournisseurs, Représentants, Commissions
Articles, Familles articles
Remises/promotions
Dépôts, Mouvements de stock, Ordre de production
Affaires
TVA, TPF
Banques, Modes de paiement
Eco-participations
Comptabilité
Infos Perso, Autres listes

Menu Listes
Vue d’ensemble
Avant de commencer à saisir les pièces commerciales, vous devez passer en revue les différentes listes de
votre dossier.
Dans la plupart des fiches qui composent le menu LISTES (clients, fournisseurs, articles, familles
d’articles, représentants), vous trouverez des boutons vous permettant d'accéder plus rapidement à cer-
taines informations.
Le bouton [Créer] génère automatiquement une fiche avec incrémentation d'un nouveau Code.
Cette fiche s'ajoute dans la liste, à la suite des autres fiches.
Les boutons de navigation permettent de faire défiler les différentes fiches de la liste. Ainsi,
vous visualisez très rapidement et dans son ensemble les renseignements qui les composent.
La flèche, située à l'extrême gauche, permet de consulter la première fiche, la flèche à l'extrême droite se
rend directement sur la dernière fiche créée. Les flèches du milieu permettent d'afficher respectivement la
fiche précédente ou suivante.
Le bouton permet d’atteindre un élément rapidement.

Les éventuelles modifications apportées à la fiche en cours sont conservées lorsque vous cliquez sur un
des boutons magnétoscopes.
59
Menu Listes
Clients
 Menu LISTES - commande CLIENTS
<Alt> <L> <C>
Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un
établissement commercial.
La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur
société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes
que vous déterminez.
 Pour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes et des regroupements (Intuilistes©), repor-
tez-vous au chapitre “Les fenêtres et les listes”, page 321.
Les options d’affichage
 Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au client
sélectionné.
 Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît
plus.
60
Menu Listes
Afficher l'aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un client.
1. Sélectionnez dans la liste le client pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la
liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande
Imprimer l'image.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre client dans liste. La fiche correspondante s'affi-
chera immédiatement dans l'aperçu.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît
plus
Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client.
Créer un client
1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
Identification du client
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.
 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases.
2. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement.

Dans le cas contraire, saisissez-le.
3. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géogra-
phiquement l'établissement d'une entreprise.
4. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code du Représentant. L’icône Liste permet d'accéder aux
données saisies à partir du menu LISTES commande REPRÉSENTANTS.
Le nom correspondant au code sélectionné s'affiche. L'affectation d'un représentant au client permet de
calculer les statistiques et les commissions basées sur le chiffre d'affaires ou sur les encaissements.
61
Menu Listes
5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon cer-
tains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des
statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client.
Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé.
2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été
réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règle-
ments.
Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours.

Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme.
3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de règlement. Vous pouvez également classer le client
suivant des critères de Risque.
Exemple
Le client peut être bon, moyen ou mauvais payeur.
En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé.
Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué.
Plusieurs opérations sont possibles concernant un client bloqué :
• Vous pourrez effectuer une Recherche sur cet élément pour répertorier tous les clients pour lesquels
vous avez coché cette case.
• Vous pouvez aussi demander l'affichage systématique d'un message informant qu'un client est
déclaré bloqué en cochant l'option correspondante dans le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES -
FACTURATION - onglet saisies - alertes sur les pièces commerciales.
• Vous pouvez modifier les paramètres (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Sai-
sies - gestion des clients) de manière à ce que le client soit automatiquement bloqué lorsqu'il dépasse
l'encours autorisé.
4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des rele-
vés de comptes.
 Si vous ne cochez pas cette case dans la fiche client, vous pouvez quand même obtenir le relevé de
comptes pour tous les clients. Pour cela, cochez la case Inclure les autres clients lors du paramétrage de
l'état de RELEVÉ DE COMPTES dans la zone Options.
Onglet Adresses
Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client. L’adresse de factura-
tion est utilisée pour les pièces commerciales suivantes :
• accusés de réception de commandes,

• avoirs,
• factures et pro forma/devis,
• traites.
 En saisie de pièce, vous pourrez choisir l'adresse d'impression indiquée dans l'onglet Infos tiers de la
pièce commerciale en cours.
Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes :
• Facturation : adresse principale de facturation.

• Livraison : adresse principale de livraison.
• Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livrai-
son).
62
Menu Listes
Saisir une adresse principale

1. Sélectionnez le type d'adresse à renseigner : Facturation ou Livraison.
2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client.
 Lors de la création de la fiche Client, l'adresse de facturation est automatiquement proposée en

adresse de livraison.
3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspon-
dante.
4. Précisez ensuite les numéros de téléphone du client (fixe, Portable), le Fax, le Télex, l'e-mail, l'adresse
du Site Internet.
5. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse que vous avez n’est plus correcte.
Ajouter une autre adresse

Si le client a plusieurs adresses de facturation ou de livraison, vous pouvez les renseigner.
1. Sélectionnez l'option Toutes puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne s'insère.
2. Sélectionnez la forme juridique dans la liste déroulante, qui est activée automatiquement.
3. Cliquez dans la cellule Adresse1 et saisissez le numéro et le nom de la rue. Les cellules Adresse 2 et 3
permettent de saisir les compléments d'adresse comme le bâtiment, l'étage, etc.
4. Dans les autres cellules, saisissez les informations suivantes : code postal, ville, numéros de télé-
phone, fax.
5. Si nécessaire, opérez de la même façon pour les autres adresses.
 L'adresse de facturation principale est indiquée en gras.

L'adresse de livraison principale est indiquée en italique.
Les autres adresses s'affiche normalement.
Définir une adresse principale

Si votre client possède plusieurs adresses de livraison ou de facturation, vous pouvez définir celles consi-
dérées comme principales (par exemple la plus récurrente).
1. Sélectionnez l'option Toutes.

2. Dans la liste des adresses, faites un clic-droit sur l'adresse en question.
3. Choisissez la commande Adresse facturation principale ou Adresse livraison principale.

Vous pourrez toujours choisir une adresse différente de la principale, lors de la saisie d'une commande,
d'un bon de livraison, etc. Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale, au niveau de la zone Société,
l’icône d’appel de liste vous le permettra.
Localisation et vérification d’adresse
Bouton [Vérifier]
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse.
Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP,
Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom).
Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche s'affichent
dans la partie inférieure de la fenêtre.
63
Menu Listes
• Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affiche
dans une autre fenêtre.
Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez
à la fenêtre de recherche.
• Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans la fiche Client.
Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement. Vous
revenez à la fiche du Client.
Bouton [Plan]
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Bouton [Itinéraire]
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de
votre client).
Onglet Complément
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte
comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc.
Nature
• Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou
prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles.
• L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
• Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
• La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuel-
lement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe.
1. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération
commerciale avec la CEE.
2. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF.
Comptabilité
Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être
alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable.
Exemple
411001 pour le premier client créé.
Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evo-
lution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.
 Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de
charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables
64
Menu Listes
L’icône d’appel de liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis.
Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres.
Divers
3. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel.
La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un client en fonc-
tion de sa date de création. Voir Onglet Tarifs, page 101.
4. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un
éventuel Taux de remise.
En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des
pièces commerciales.
Tarifs
5. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client.
6. Les pièces commerciales du client peuvent directement être calculées en TTC. Pour cela, cochez
l'option Facturer en TTC.
Affaire
7. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône .
Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client.
Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact principal.
1. Cliquez sur le bouton pour saisir un nouveau contact.
2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email, nom de la société,
etc.).
3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton .
Onglet Relations Client

La fonction RELATIONS CLIENTS vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel
vous enregistrez vos tâches à effectuer.
Exemple
Il peut s'agir d'un entretien téléphonique, la présentation commerciale d'un produit.
De même, cela peut concerner une action ou un projet que vous devez réaliser dans les jours qui
viennent. Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un
client.
Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche.
Voir Relations clients, page 250.
65
Menu Listes
Onglet Banque
Les informations
concernant la
Domiciliation
bancaire sont
disponibles sur un
de vos Relevés
d'Identité Ban-
caire (R.I.B.).
1. Indiquez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de
compte, la Clé RIB.

• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements finan-
ciers normalisés au niveau international.
 Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques.
2. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
3. Sélectionnez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options corres-
pondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de
remise en banque.
4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous
autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de
votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA].
 Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque.
Onglet Relances
Cet onglet présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur
la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la
pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû).
5. Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client.

6. Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été
réglées par le client.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client.
Exemple
Client régulier - Grosses commandes - Relations importantes.
Modification de l’encours initial

Cette fonction vous permet de modifier l'encours défini au départ pour le client.
Lorsque vous modifiez l'encours initial, le montant de l'encours total est automatiquement modifié.
1. Dans la fiche du client, faites un clic-droit et sélectionnez la commande MODIFICATION ENCOURS INITIAL.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nouveau montant de l’encours initial du client.
66
Menu Listes
Modifier un client
1. Pour modifier un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu
CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Client s'affiche.
Supprimer un client
1. Pour supprimer un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu
CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Saisir une pièce commerciale client
Le bouton vous permet de créer, depuis la liste des clients, une pièce commerciale pour le client
sélectionné. Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce commerciale (devis, facture, commande) à
créer. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 148.
Effectuer un règlement client
La bouton vous permet de saisir, depuis la liste des clients, un règlement pour le client sélec-
tionné. La fenêtre Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations
nécessaires à la saisie du règlement. Voir Saisir un règlement, page 192.
Informations légales
Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe.
 Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre.
dante.
2. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (téléphone, fixe, portable), Fax, Télex, son adresse
électronique, son adresse Internet.
3. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est
plus correcte.
Les actions sur les clients

Les boutons situés en haut de la fenêtre vous permettent d'activer certaines commandes relatives au
client sélectionné. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles en activant le menu CONTEXTUEL
depuis la liste des clients.
Vous pouvez créer un devis, créer une facture, créer un règlement, visualiser les statistiques, les objec-
tifs, l'historique des pièces du client, l'historique des règlements du client.
67
Menu Listes
Les états disponibles
Les commandes RELANCE et MAILING affiche la liste des états prédéfinis correspondants (offre promotion-
nelle, annonce des soldes, relance avec infos pénalités de retard).
 Pour plus d’informations sur ces états reportez-vous aux paragraphes “Relance client”, page 267 et
“Mailing”, page 269.
Le suivi des clients
Statistiques
Les statistiques peuvent s'appliquer aux éléments suivants :
• Clients,
• Fournisseurs,
• Articles.
Les statistiques clients, fournisseurs ou articles sont directement disponibles à partir de la fenêtre Liste
des clients, Liste des fournisseurs ou Liste des articles.
Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou imprimées. Elles sont calculées en fonction
des pièces de vente ou d'achat validées.
1. Indiquez dans les zones Du...Au la période à prendre en compte.
2. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière

(aujourd'hui, cette semaine, cette année etc.).
68
Menu Listes
Objectifs
Le logiciel gère les objectifs (clients, fournisseurs, familles d'articles, etc.) sur une année ; le paramétrage
par défaut de l'année s'effectue via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ (Date de début
et date de fin des objectifs).
La fenêtre Objectifs vous permet de comparer, visualiser, imprimer (icône impression) sous forme de gra-
phiques les valeurs du CA et celles des objectifs.
1. Indiquez dans les zone Du...Au la période à prendre en compte.
2. Utilisez l'icône du calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière

(aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.).
Détail des ventes

Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies pour un client. Voir Détail pièces
clients, page 165.
Historique pièces clients

L'historique constitue un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales clients. La fenêtre à
laquelle vous accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du client sélectionné. Vous pouvez
ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces clients, page 148.
Historique règlement
La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements du client sélectionné. Vous pou-
vez ainsi les consulter rapidement. Voir Règlements, page 192.
Fonctions du menu Contextuel (clic-droit)
Tâche
Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur sélectionné.
Consulter la pièce
 Cette option est accessible quand Afficher le détail est activée (coche devant).
Vous pouvez visualiser les fiches des pièces afférentes au client sélectionné. Pour cela faites un clic-droit
sur une pièce et choisissez la commande CONSULTER LA PIÈCE.
69
Menu Listes
Prospects
 Menu LISTES - commande PROSPECTS
<Alt> <L> <O>
Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Dans
ce cas, vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing.
Cette liste répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur
numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez.
 La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients.
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au prospect
sélectionné.
Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît
plus.
Afficher l'aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un prospect.
1. Sélectionnez dans la liste le prospect pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.
2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche alors à droite de la liste.
Imprimer l'image.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre client dans liste. La fiche correspondante s'affi-
plus.
Créer un prospect
Cette commande vous permet d'enregistrer un nouveau prospect.
1. Cliquez sur le bouton [Créer] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
2. Saisissez le Code, le Nom du prospect et éventuellement son numéro de SIRET.
3. Sélectionnez ensuite son Représentant et la Famille auquel il appartient.
Onglet Adresse
Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du prospect.
 Cette adresse est utilisée pour les devis.
1. Saisissez l'adresse postale de facturation du prospect.
2. Indiquez la Forme juridique ; l’icône vous permet de consulter la liste correspondante.
3. Précisez ensuite le numéro de Téléphone du prospect (fixe, portable), le Fax, le Télex, l'e-mail, éventuelle-
ment l'adresse de son site Internet.
70
Menu Listes
4. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse que vous avez n’est plus correcte.
Localisation et vérification d’adresse

Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse de facturation du prospect
afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Voir Bouton [Vérifier], page 63.
Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire

de votre adresse à celle de votre prospect).
Onglet Complément
Nature
Les éléments de cette zone sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez dans le menu déroulant le Mode de TVA.
• Local : pour les prospects se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui
leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles.
• CEE : dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
• Hors CEE : si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
• Suspension de taxe : pour les prospects non assujettis à la TVA.
Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du prospect notamment
pour le mode Suspension de taxes.
2. Indiquez le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA du prospect utilisé lors d'une opération commer-
ciale avec la CEE.
Divers
La date de création de la fiche prospect est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un prospect en
fonction de sa date de création. Sélectionnez le mode de règlement et le taux de remise appliqué.
Tarifs
Si utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au prospect. Si vous Fac-
turez en TTC, cochez cette option.
Onglet Contacts
 La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations détaillées sur
cet onglet Voir Onglet Contacts, page 65.
Onglet Relations Clients

 La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations détaillées sur
cet onglet Voir Onglet Relations Client, page 65.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le prospect.
Modifier un prospect
1. Pour modifier un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu
CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Prospect s'affiche.
Supprimer un prospect
1. Pour supprimer un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou
menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
71
Menu Listes
Les options prospects

Les boutons situés en haut de la liste vous permettent d'activer certaines commandes liées aux
prospects.
Ces commandes sont aussi accessibles en activant le menu CONTEXTUEL depuis la fiche d'un prospect.
• Convertir le prospect sélectionné en client.
• Mailing.
• Tâches.
• Historique Pièces.
• Détail des ventes du prospect sélectionné.
Les infos légales

Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre prospect via
le site InfoGreffe.
Le N° de Siret du prospect doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre.
Convertir le prospect sélectionné en client

1. Définissez dans ce cas les paramètres à prendre en compte lors du changement d'un prospect en
client. Vous pouvez :
• Garder le même Code.

• Utiliser la numérotation automatique des clients.
• Affecter le code client de votre choix.
2. Cochez la case Ouvrir le client pour ouvrir la fiche du client après la conversion.
 Vous pouvez convertir plusieurs prospects en clients via une sélection multiple (pour cela, maintenez
la touche <Shift> de votre clavier enfoncée). Si vous souhaitez appliquer le choix de la numérotation à
tous les prospects sélectionnés, cochez l'option Appliquer à tous.
3. Cliquez sur [OK] pour valider.
72
Menu Listes
Fournisseurs
 Menu LISTES - commande FOURNISSEURS
<Alt> <L> <F>
La liste des fournisseurs présente les mêmes particularités que celle des clients.
Cette fenêtre contient au fur et à mesure de leur création, la liste des fournisseurs identifiés par leur
code, leur nom, leur famille, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que
vous déterminez.
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au fournis-
seur sélectionné.
plus.
Afficher l'aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la fiche d'un fournisseur.
1. Sélectionnez dans la liste le fournisseur pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.
2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir
un autre fournisseur dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
plus.
73
Menu Listes
Créer un fournisseur
Identification du fournisseur
 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant
le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
2. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours
le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
chaque fournisseur créé.
Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très
bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code.
3. Saisissez le Nom du fournisseur.

4. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'éta-
blissement d'une entreprise.
5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos
fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la
suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.
Informations financières
6. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur.
En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé.
7. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement.
Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque.
Exemple
Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué.
8. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaissent dans l'édition des
relevés de comptes.
Onglet Adresse
Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur.
Cette adresse est utilisée pour les pièces commerciales suivantes :
• accusés de réception de commandes,

• avoirs,
• factures et pro forma/devis.
1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des
adresses de facturation du fournisseur.Sélectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse pos-
tale de facturation du fournisseur.
dante.
3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique,
son adresse Internet.
74
Menu Listes
Ajouter une autre adresse de facturation

Si le fournisseur a plusieurs adresses, vous pouvez les renseigner.
1. Sélectionnez l'option Toutes puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne s'insère.
2. Sélectionnez la forme juridique dans la liste déroulante, qui est activée automatiquement.
3. Cliquez dans la cellule Adresse1 et saisissez le numéro et le nom de la rue. Les cellules Adresse 2 et 3
permettent de saisir les compléments d'adresse comme le bâtiment, l'étage, etc.
4. Dans les autres cellules, saisissez les informations suivantes : code postal, ville, numéros de télé-
phone, fax.
5. Si nécessaire, opérez de la même façon pour d'autres adresses.
Définir une adresse principale

Vous pouvez définir l'adresse considérée comme principale.
1. Sélectionnez l'option Toutes afin d'afficher la totalité des adresses.
2. Dans la liste des adresses, faites un clic-droit sur l'adresse en question.
3. Choisissez la commande Adresse principale.
4. Vous pourrez toujours choisir une adresse différente de la principale lors de la saisie d'une com-
mande, d'un bon de livraison, etc. Dans l'onglet Infos tiers de la pièce commerciale, au niveau de la
zone Société, l’icône d'appel de liste vous le permettra.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la
saisie.
Localisation et vérification de l’adresse du fournisseur

Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse. Voir Bouton [Vérifier], page 63.
Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de

votre adresse à celle de votre fournisseur).
Onglet Complément
Nature
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou pres-
tations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles.
La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération
commerciale avec la CEE.
75
Menu Listes
3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponc-
tuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de
taxe.
4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF.
Comptabilité
Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être
alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable.
Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel
Compta Evolution pour Windows™), vous pouvez lui attribuer un code analytique. L’icône Liste vous
permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes
analytiques en créer d'autres.
Divers
5. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé.
6. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le dépôt du fournisseur.

7. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel.
La date de création de la fiche fournisseur est rappelée.

Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur en fonction de sa date de création.
8. Les pièces commerciales du fournisseur peuvent directement être calculées en TTC. Pour cela, cochez
l'option Facturer en TTC.
Gestion de la TVA
Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de
facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur
les débits.
Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera
automatiquement.
Affaire
9. Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône
. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournis-
seur.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur.
Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact principal.
1. Cliquez sur le bouton pour saisir un nouveau contact.
2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email, etc.).
3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton .
76
Menu Listes
Onglet Banque
Les informations
concernant la
domiciliation
bancaire sont
disponibles sur un
de vos Relevés
d'Identité Ban-
caire (R.I.B.).
1. Indiquez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de
compte, la Clé RIB.
 Les informations concernant l’identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité
Bancaire (R.I.B.).
• Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire.

• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements finan-
ciers normalisés au niveau international.
Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques.
2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
3. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon.

Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion
des bordereaux de remise en banque.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur.
Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs.
Exemple
Fournisseur régulier - Livraisons dans les délais.
Modifier un fournisseur
1. Pour modifier un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou
menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER).
La fenêtre Fournisseur s'affiche.
Supprimer un fournisseur
1. Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou
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Menu Listes
Saisir une pièce commerciale fournisseur
Le bouton vous permet de créer, depuis la liste des fournisseurs, une pièce commerciale pour le
fournisseur sélectionné.
Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce commerciale (commande, bon de réception, facture) à créer.
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 148.
Effectuer un règlement fournisseur
La bouton vous permet de saisir, depuis la liste des fournisseurs, un règlement pour le fournis-
seur sélectionné.
La fenêtre Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations nécessaires à
la saisie du règlement.
Voir Saisir un règlement, page 192.
Les actions sur les fournisseurs

Les boutons situés en haut de la fenêtre vous permettent d'activer certaines commandes relatives au
fournisseur sélectionné.
Ces commandes sont également accessibles par le menu CONTEXTUEL à partir de la liste des fournisseurs.
Informations légales
Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le
site InfoGreffe. Le N° de Siret du fournisseur doit être renseigné afin que la page internet
s'ouvre.
Le suivi des fournisseurs
Statistiques fournisseurs
Cette commande vous permet d’afficher les statistiques fournisseurs. Elle fonctionne sur le même prin-
cipe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 68.
Objectifs fournisseurs
Cette commande vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe
que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 69.
Détail des achats

Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces fournisseurs saisies. Voir Détail pièces
fournisseurs, page 219.
78
Menu Listes
Historique pièces
L'historique constitue un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales fournisseurs.
La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du fournisseur sélec-
tionné. Vous pouvez ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces fournisseurs, page 205.
Historique règlements
La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements effectués pour le fournisseur
sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter rapidement. Voir Règlements, page 192.
Tâche
Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur sélectionné.
Consulter la pièce
 Cette option est accessible quand Afficher le détail est activée (coche devant).
Vous pouvez visualiser les fiches des pièces commerciales afférentes au fournisseur sélectionné. Pour
cela, faites un clic-droit sur la pièce et choisissez la commande CONSULTER LA PIÈCE.
79
Menu Listes
Représentants
 Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS
<Alt> <L> <T>
Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise.
Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur com-
mission, etc. Ces éléments sont visibles dans la liste selon le paramétrage des colonnes que vous
déterminez.
 Pour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes et sur les Intuilistes©,reportez-vous au cha-
pitre “Les fenêtres et les listes”, page 321.
Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.
Activer l'aperçu de la fiche du représentant

1. Sélectionnez dans la liste le représentant pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.
2. Cliquez sur le bouton . et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la
liste.
IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre représentant dans liste. La fiche correspondante
s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
plus.
Créer un représentant
Identification du représentant
 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Représentants à utiliser en activant
le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
2. Si ce paramétrage est effectué, le Code représentant s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours
le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
80
Menu Listes
3. Saisissez le Nom du représentant.
4. Cliquez sur le bouton commentaire pour saisir si besoin un commentaire.
Onglet Coordonnées
5. Saisissez l'adresse postale du représentant.
6. Précisez ensuite ses coordonnées téléphoniques (téléphone fixe, portable, Fax, Télex) ainsi que son
adresse électronique.
7. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection la Fonction du représentant ainsi que la Région dans
laquelle il prospecte.
Onglet Commissions fixes

L'onglet Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représen-
tant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour des articles.
Plusieurs cas de figures peuvent se présenter :
• Si les deux taux de commission sont renseignés : lors de la saisie d'une pièce commerciale, c'est la com-
mission affectée à une sélection d'articles qui prévaut sur la commission générale.
• Seul le taux de commission général est renseigné : c'est ce taux qui sera utilisé pour toute pièce commer-
ciale saisie et rattachée au représentant.
• Seul le taux de commission pour une sélection d'articles est renseigné : c'est ce taux qui sera affecté lors de
la saisie d'une pièce commerciale rattachée au représentant. L'affectation d'une commission spéci-
fique pour des articles permet une gestion encore plus précise et complète des taux de commissions.
Localiser le représentant
• Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse
à celle de votre représentant).
Pour créer un taux de commission général

1. Saisissez la valeur dans la zone Taux.
Pour ajouter un taux de commission spécifique aux articles
2. Dans la liste qui s'affiche, sélectionnez la commission à appliquer pour le représentant.
3. Si vous n'avez pas encore créé vos commissions pour des articles via la commande COMMISSIONS du
menu LISTES, vous pouvez encore le faire en cliquant sur le bouton [Créer]. Voir Commissions,
page 83.
Pour supprimer une commission spécifique aux articles

4. Sélectionnez la commission qui n'est plus à appliquer au représentant.
Onglet Commissions variables

Cet onglet vous permet de déterminer un taux de commission variable.
Pour ajouter une commission variable aux articles
81
Menu Listes
2. Dans la liste qui s'affiche, sélectionnez la commission à appliquer pour le représentant.
Si vous n'avez pas encore créé vos commissions pour des articles via la commande COMMISSIONS du menu
LISTES, vous pouvez encore le faire en cliquant sur le bouton [Créer]. Voir Commissions, page 83.
Pour supprimer une commission variable

1. Sélectionnez la commission qui n'est plus à appliquer au représentant.
Modifier un représentant
1. Pour modifier un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou
menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Représentant s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer un représentant
1. Pour supprimer un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou
Localiser et vérifier l’adresse d’un représentant

Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de

votre adresse à celle du représentant).
Le suivi des représentants
Statistiques
Cette commande vous permet d’afficher les statistiques du représentant. Elle fonctionne sur le même
principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 68.
Détail des ventes

Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces de vente saisies pour un représentant.
Voir Détail pièces clients, page 165.
Détail des achats

Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces d’achat saisies pour un représentant. Voir
Détail pièces fournisseurs, page 219.
82
Menu Listes
Commissions
 Menu LISTES - commande COMMISSIONS.
<Alt> <L> <N>
La liste des Commissions vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont diffé-
rentes du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou
variables.
Créer une commission

Une commission variable se calcule sur le chiffre d'affaires au mois ou au trimestre. Une commission fixe
se calcule sur une pièce commerciale.
1. Dans la zone Libellé, saisissez le nom de la commission.
2. Cochez l’option Inactive si vous voulez que la commission ne soit pas calculée dans vos pièces com-
merciales.
3. Choisissez les articles sur lesquels un représentant perçoit une commission, pour cela cochez l’une
des options :
• Tous les articles.

• Les articles de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille.
• L’article : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un article en particulier.
Selon le type de commission que vous créez, les informations à renseigner concernant son calcul et sa
valeur diffèrent.
Si vous gérez des commissions variables

• Indiquez la période d'application de la commission dans les zones A partir du et Jusqu'au.
• Sur la période définie, votre commission peut-être calculée par mois ou par trimestre. Sélectionnez
l'option correspondante : Mensuel ou Trimestriel.
• Sélectionnez l'option Commission par tranche puis la base sur laquelle la tanche est calculée, soit
sur le CAHT (Chiffre d'Affaires Hors Taxes) soit sur la marge du PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré)
soit sur la marge du PAHT (Prix d'Achat Hors Taxes)
• Cliquez sur le bouton pour définir les tranches.

Si vous gérez des commissions fixes
• Sélectionnez si la commission est un taux ou un montant puis saisissez sa valeur.
• Si vous voulez créer des conditions d'application, cliquez sur le bouton [Modifier...].
5. Un message vous propose d'ajouter des représentants. Si vous souhaitez affecter la commission à des
représentants immédiatement, cliquez sur le bouton [Oui]. La liste des représentants s'ouvre. Sélec-
tionnez alors les représentants concernés et cliquez sur le bouton [OK].
Si vous cliquez sur le bouton [Non]. Vous pourrez toujours faire cette opération à partir de la liste des
commissions ou de la fiche d'une commission en utilisant le bouton [Ajouter aux représentants].
83
Menu Listes
Modifier une commission

1. Dans la liste, sélectionnez la commission à changer.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Dans la fiche de la commission, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une commission

 Une commission affectée à un représentant ne peut être supprimée. Dans ce cas, vous devez au préa-
lable annuler le lien entre la commission et les représentants en utilisant le bouton [Supprimer des
représentants].
Vous avez aussi la possibilité de désactiver une commission sans pour autant la supprimer.
4. Dans la liste, sélectionnez la ou les commissions à effacer.
5. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
6. Dans le message de confirmation, cliquez sur le bouton [Oui].
Ajouter une commission à des représentants

Ce bouton permet d'affecter une commission aux représentants concernés.
1. Sélectionnez la commission en question.
3. Dans la liste des représentants, sélectionnez le ou les représentants pour lesquels la commission sera
appliquée.
Supprimer les représentants liés aux commissions

Ce bouton permet de supprimer des représentants une commission.
1. Sélectionnez la commission en question.
3. Dans la liste des représentants, sélectionnez le ou les représentants pour lesquels la commission ne
sera plus appliquée.
Dupliquer une commission

Cette commande est utile lorsque vous devez créer plusieurs commissions semblables afin de n'avoir à
saisir que les informations qui diffèrent.
1. Dans la liste, sélectionnez la commission à copier.

2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer].
3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer.
4. Ouvrez ensuite la copie de la commission et indiquez ses spécificités (libellé, famille article...).
84
Menu Listes
Activer / Désactiver une commission

Une commission peut être rendue inactive. Celle-ci n'est plus appliquée ni calculée mais existe toujours
dans votre dossier. Et, vous pouvez la réactiver à tout moment. Ces commandes sont l'équivalent de la
case à cocher Inactive située dans la fiche d'une commission.
1. Dans la liste, sélectionnez la commission à désactiver ou à activer.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande Désactiver la sélection ou Activer la sélection.

3. Dans la colonne Inactive, une coche indique que la commission est désactivée.
85
Menu Listes
Articles
 Menu LISTES - commande ARTICLES
<Alt> <L> <L>
Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations de service ou les
produits annexes (port, etc.).
 Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), repor-
Afficher l'aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une fiche article.
1. Sélectionnez dans la liste l'article pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.
2. Cliquez sur le bouton . et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu.

l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre article dans liste. La fiche correspondante s'affi-
 Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît
plus.
Créer un article
Identification de l’article
Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.
86
Menu Listes
 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
2. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisis-
sez-le.
Attention !
Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si
cette zone n'est pas renseignée.
3. Saisissez le Libellé de l'article.

4. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. Uniquement
disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Exemple
Vous pouvez par exemple saisir dans l'onglet Langue 1 un article en Anglais puis dans l'onglet Langue 2 ce
même article en Chinois.
1. Indiquez le Libellé de l'article puis saisissez le descriptif dans la zone Désignation.

 Vous pourrez par la suite éditer vos articles en prenant en compte le critère de la langue.
5. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon
les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir.
6. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles :
• dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle,

• ou d'une rupture de stock proche.
Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie
de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies).
Quantités en stock
Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire,
décochez cette case.
Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock
réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock.
Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automa-
tiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties.
Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer :

• une entrée de stock manuelle,
• ou une régulation de stock.
Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock.
Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks.
Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée
plus les Commandes fournisseurs.
Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées
en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes non soldées.
Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des
articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum).
Cette zone permet aussi de paramétrer le seuil de réapprovisionnement lors du traitement des com-
mandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock.
87
Menu Listes
Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supérieur
au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (four-
nisseurs) d'articles en rupture de stock.
Onglet Prix Tarif

Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix.
1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article.
Fixer le prix de vente HT

Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT.
Par défaut, cette option est active.
Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification
du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé).
Fixer le prix de vente TTC

Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC.
Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat.
Fixer le coefficient de marge

Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modifica-
tion du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).
 Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA
dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles
vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi.
2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. Vous pouvez aussi choisir un taux de TPF (Taxe Para
Fiscale) si vous êtes soumis à cette taxe.
PAMP
Le PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de
stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante :
Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée.
Prix d'achat HT
La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut
correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de
fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix
d'achat facturé par le fournisseur.
A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu Listes - mouve-
ments de stock) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée
dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock.
Coefficient de marge
La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge.
88
Menu Listes
C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si
aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un
coefficient.
Prix de vente HT
La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT.
Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du
nouveau prix de vente.
Prix de vente TTC

La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC.
Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente
HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé.
Grille des tarifs

La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez :
• Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité
maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles).
• Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs
ayant été préalablement saisis dans la fiche article).
Ces deux possibilités peuvent être utilisées de façon combinée suivant les conditions que vous souhaitez
accorder à vos clients.
 Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont
chaque client bénéficie.
Exemple
Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet
article est composée de :
• Code : Pentium II 400

• Désignation : Pentium II 400 Mhz
• Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 €
Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des reven-
deurs et des particuliers.
• Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche
article.
• Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui
pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année
précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffi-
sante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif.
• Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par
cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la
quantité.
Saisie des tarifs

Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs.
1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère
dans la grille de tarifs.
89
Menu Listes
Pour effectuer des modi-

fications, ajouter ou sup-
primer des tarifs, cochez
le mode Modification.
Pour consulter la grille

des tarifs et effectuer des
croisements entre les
quantités et les tarifs, co-
2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie.
Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche <Tabulation>.
Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches <Shift> et <Tab> simultanément.
3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7
tarifs.
Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les
tarifs et les quantités.
La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant.
Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie
d'un code tarif.
Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant
car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant.
Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des
valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.
 Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes.
Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC.
• Pour ajouter une nouvelle ligne au tableau, cliquez sur le bouton .
• Pour supprimer une ligne de la grille des tarifs, cliquez sur le bouton .
Le menu déroulant vous permet d'effectuer certains traitements sur les tarifs :
Modifier le libellé d'un tarif

Cette commande vous permet de changer le Libellé d'un tarif.
1. Sélectionnez le tarif à modifier puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. Saisissez le nouveau libellé puis cliquez sur [OK].
Affecter à un article le même tarif qu'un autre article

1. Activez cette commande si vous souhaitez, pour gagner du temps, appliquer à un article la grille de
tarifs d'un autre article.
2. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'article contenant la grille des tarifs à prendre en compte.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. La grille des tarifs est appliquée à l'article en cours.
Appliquer un pourcentage à la sélection

Cette commande vous permet d'affecter un pourcentage à une sélection.
Saisissez le pourcentage à appliquer puis cliquez sur le bouton [OK].
Le pourcentage est automatiquement repris dans la zone sélectionnée.
Appliquer un coefficient à la sélection

Cette commande vous permet d'affecter un coefficient à une sélection.
90
Menu Listes
Saisissez le coefficient à appliquer puis cliquez sur le bouton [OK].
Le coefficient est automatiquement repris dans la zone sélectionnée.
Ajouter une valeur à la sélection

Cette commande vous permet d'ajouter une valeur à une sélection.
Saisissez la valeur à ajouter puis cliquez sur le bouton [OK].
La valeur est ajoutée au montant de la zone sélectionnée.
Exemple
Sélectionnez une zone Quantité. La valeur inscrite est 20. Activez la commande Ajouter une valeur à une
sélection. Saisissez la valeur 10.
La quantité est automatiquement modifiée et passe à 30.
Mode Modification / Mode Visualisation

Dans la grille des tarifs, deux modes sont disponibles :
• Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le
mode Visualisation.
• Pour effectuer des modifications, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification.
Onglet Dépôts
 Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gestion de stock de la fenêtre Article.
Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gestion de stock de la fenêtre Article.
Vous pouvez visualiser les quantités en stock dans chaque dépôt. Cette liste est mise à jour au fur et à
mesure des entrées et/ou des sorties de stock dans le dépôt.
1. Cliquez sur le bouton [Mouvements] pour visualiser la liste de tous les mouvements de stock associés
à l'article. Voir Mouvements de stock, page 115.
2. Cliquez sur le bouton [Transferts entre dépôt] pour transférer l'article vers un autre dépôt.
Voir Transférer les articles d’un dépôt vers un autre dépôt, page 110.
3. Pour connaître les dépôts qui possèdent l'article sélectionné en stock cochez l'option N'afficher que les
dépôts qui ont du stock de cet article.
Modifier le stock d’un article

1. Pour modifier le stock de l'article dans le dépôt sélectionné, activez la commande MODIFIER LE STOCK du
menu CONTEXTUEL.
2. La fenêtre de modification du stock s'affiche.
Double-cliquez dans la colonne stock pour saisir le nouveau stock de l'article.
 Les transferts peuvent être réalisés pour un seul article du dépôt ou pour l'ensemble des articles réfé-
rencés sur le site. Pour cela, activez la commande TRANSFERT DE DÉPÔTS.
91
Menu Listes
Onglet Désignation
Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article.
Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.).
Vous pouvez attacher ou importer la photo de l'article pour agrémenter la fiche article.
Importer une image

1. Cliquez sur le lien importer une image ou activez le menu CONTEXTUEL commande IMPORTER.
2. La fenêtre Ouvrir s'affiche. Sélectionnez l'image à importer.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. L'image s'affiche dans la zone Photo.
4. Vous pouvez à l'aide du bouton ajuster le zoom de la photo.
Vous pouvez supprimer définitivement la photo. Pour cela, sélectionnez la commande EFFACER du menu
CONTEXTUEL.
Onglet Complément
Informations complémentaires
1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour
Windows™ gère le code barre de type EAN13.
Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez
l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu
DOSSIER.Voir Paramètres Facturation, page 27.
2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une.
3. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks
ou de fin de série.
 Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les
fiches concernées pour y affecter les articles de substitution.
4. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Elec-
troniques, affectez-lui à l'aide de l’icône Liste l'éco-participation correspondante.
5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste prédéfinie.
6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commer-
ciales.
7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de
stock...), cochez la case Article divers.
Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront auto-
matiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont :
• le code article,
• le dépôt favori,
• les codes de TVA et TPF.
8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser.
Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce
commerciale.
9. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois).
Conditionnement
10. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.
Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplé-
mentaires sur l'article.
92
Menu Listes
Onglet Nomenclature
 Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres
de facturation (Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES DE FACTURATION - Onglet Options - zone
Nomenclatures).
Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière.
Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments.
Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.
Créer une nomenclature d’article à un niveau
1. Cliquez sur le bouton dans l'onglet Nomenclature de la fiche article.
2. Sélectionnez le premier article qui entre dans la composition puis cliquez sur le bouton [OK].
3. Répétez l'opération pour les autres articles qui composent votre nomenclature.
Après avoir renseigné les différents composants, vous pouvez calculer automatiquement le prix du com-
posé en fonction de la somme matricielle des prix des composants.
4. Pour cela, cliquez sur le bouton .
5. Vous pouvez également mettre à jour la désignation longue de l'article composé à partir des libellés
des articles de sa nomenclature. Pour cela, cliquez sur le bouton . Un mes-

sage vous demande de confirmer la mise à jour, cliquez alors sur [Oui].
• Pour visualiser la liste des composés de la nomenclature sélectionnée, cliquez sur le bouton
• Pour supprimer une nomenclature, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .
Gestion des nomenclatures multi-niveaux

Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles
composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux.
 On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé.
Après avoir créé des nomenclatures d'articles, vous pourrez effectuer des assemblages.
Voir Créer un ordre d’assemblage, page 236.
93
Menu Listes
Exemple de nomenclature multi-niveaux

Vous commercialisez un pack de «Solution» qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion commer-
ciale, Ciel Paye.
Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet
Nomenclature.
Vous commercialisez aussi le pack «Solution Plus» qui comporte les éléments de la Solution ainsi que
deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan).
L'onglet Nomenclature de la fiche article «Solution Plus» regroupe les éléments suivants :
• Solution,
• Ciel Prospects,
• Ciel Business Plan.
Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments.
Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé.
Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER
ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit).
La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir
un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'ASSEMBLAGE, de désassemblage ou d'ANNULATION
D'ASSEMBLAGE.
Si vous gérez votre stock en multi-dépôts...

Lors d’un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s’affiche.
L’ordre dans lequel les dépôts s’affichent, est respecté.Voir Gestion de production, page 236.
Onglet Fournisseur
Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur.
1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide de l’icône Liste .
2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur.
Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles.

Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de
marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones.
Onglet Comptabilité
Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7).
Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont
les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. Voir Onglet Comptabilité, page 101.
Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolu-
tion. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article.
Exemple
Logiciel éducatif particulièrement destiné aux enfants de 7 à 10 ans.
3. Une fois que vous avez fini de saisir l’article, cliquez sur le bouton [OK].
Les options sur une fiche article

Depuis une fiche article, vous pouvez accéder directement à différentes commandes via les boutons situés
en haut de la fenêtre, dans le groupe Suivi.
94
Menu Listes
Statistiques articles
Cette commande vous permet d’afficher les statistiques articles. Elle fonctionne sur le même principe que
les statistiques clients. Voir Statistiques, page 68.
Objectifs articles
Cette commande vous permet d’afficher les objectifs articles. Elle fonctionne sur le même principe que les
objectifs clients. Voir Objectifs, page 69.
Détail des ventes

Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces clients saisies avec cet article. Voir Détail
pièces clients, page 165.
Détail des achats

Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces fournisseurs saisies avec cet article. Voir
Détail pièces fournisseurs, page 219.
Modifier un article
1. Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu
CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Articles s'affiche.
Supprimer un article
Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu
CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur
le bouton [Oui].
Mouvements du stock
Vous pouvez visualiser directement les mouvements de stock concernant l’article sélectionné.
1. Sélectionnez l’article concerné dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton . Voir Mouvements de stock, page 115.
Lancer une régulation des stocks

1. Sélectionnez l’article concerné dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton . Voir Régulation des stocks, page 243.
95
Menu Listes
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des articles.

Ils vous permettent de :
• Mettre à jour le prix des articles.

• Mettre à jour les désignations longues.
• Calculer le prix et le poids des articles composés.
• Rechercher l’article par code barre.
Mise à jour des prix des articles

 Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] - Mise à jour des prix
Cette commande vous permet de mettre à jour les prix de vente ou d’achat de vos articles.
Vous pouvez ne sélectionner qu'une partie de votre fichier.
Etape 1 : Sélection des articles

1. Plusieurs sélections sont possibles. Modifiez selon vos besoins :
• Le prix de Tous les articles
Pour changer les prix de l'intégralité du fichier article activez l'option Tous les articles.
• Le prix d'une famille d'articles
Pour changer les prix d'une famille d'articles, cochez l'option Les articles de la famille.
• Le prix d'un article précis
Cochez l'option L'article et sélectionnez l'article concerné à l'aide de l’icône Liste .

• Le prix de plusieurs articles précédemment sélectionnés
Cochez l'option La sélection d’articles. Les articles dont les prix seront mis à jour sont ceux que vous avez
sélectionné dans la fiche article.
Pour sélectionner plusieurs articles dans la liste des articles, cliquez sur les lignes correspondantes tout
en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante de l'assistant.
Etape 2 : Sélection des prix

Vous pouvez modifier :
• le prix de vente,
• le prix d'achat.
Etape 3 : augmentation ou diminution des prix

• Si vous avez sélectionné l'option Prix de vente dans l'étape 2, vous pouvez modifier les prix des articles
selon leur mode de calcul : Article géré en HT, Article géré en TTC et selon le mode de gestion des prix :
Article en coeff. de marge.
1. Indiquez un % ou un Montant d’augmentation ou de diminution du prix.
2. Sélectionnez l'option Oui si vous souhaitez que la grille de tarifs soit mise à jour dans chaque fiche
article concernée.
• Si vous avez sélectionné l'option Prix d'achat dans l'étape 2, vous pouvez modifier les prix des articles
selon un taux ou un montant fixe.
Indiquez la valeur d’augmentation ou de diminution du prix.
96
Menu Listes
Etape 4 : Paramétrage des arrondis

Cette étape vous permet d'arrondir le prix des articles après mise à jour (augmentation ou diminution).
Si vous ne souhaitez pas d'arrondi, aucun ajustement de prix ne sera effectué.
Si vous souhaitez effectuer un arrondi, vous disposez de deux méthodes :
• Méthode standard : tous vos prix sont arrondis à une puissance de dix.
• Prix psychologiques : la méthode est similaire à celle de la méthode standard mais dans ce cas, la
colonne Terminer par vous permet de saisir la valeur par laquelle le prix doit se terminer.
Dans ces deux cas, une fenêtre composée d'une grille s'affiche.
5. Indiquez la (les) «fourchette(s)» de prix (Prix > = à, Prix < à), la valeur (Arrondir à) et le Mode d'arrondi
(double-cliquez dans la colonne pour modifier le mode indiqué : inférieur, supérieur ou au plus près)
associés à chacune d'elle.
6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider les modifications.

 Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application pour des exemples précis sur les méthodes d’arrondis.
Mise à jour des désignations longues

 Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] - Mise à jour désignation
Cette commande vous permet de mettre à jour la description longue d'un ou de plusieurs articles.
 Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Dési-
gnation de la fiche article.
Vous pouvez mettre à jour :
• Toutes les désignations.

• Les désignations non renseignées.
• Les désignations renseignées.
1. Cochez l'une des trois options proposées.
3. Cochez si oui ou non vous souhaitez mettre à jour les désignations internationales.
5. Cochez si oui ou non vous souhaitez récupérer les libellés des nomenclatures.
6. Cliquez sur [OK] pour valider la mise à jour.
7. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est fortement conseillé. Cliquez sur le bou-
ton [Continuer sans copie] ou sur le bouton [Faire une copie et continuer].
Calcul prix et poids

 Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] - Calcul prix et poids
Cette fenêtre vous permet d'appliquer à l'article composé le Prix (Prix d'achat HT, Prix de vente HT, Prix de
vente TTC) et le Poids (Net et Brut) de ses composants.
Pour calculer le prix et le poids de plusieurs articles en même temps :
1. Sélectionnez les articles souhaités.
2. Cliquez sur la fonction Calcul prix et poids dans la liste déroulante du bouton [Options].
La fenêtre Calcul des prix et poids des articles composés s'affiche.
3. Cochez les prix et poids que vous souhaitez mettre à jour.
97
Menu Listes
Recherche par code-barre

 Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] - Recherche par code barre
Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre.
1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre.
2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatique-
ment puis la fiche de l’article concerné s’ouvre.
3. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre
manuellement. En cliquant sur le bouton [OK], la fiche de l’article s’ouvrira.
Le suivi des articles
Statistiques
Le bouton [Statistiques] vous permet d’afficher les statistiques articles. Elle fonctionne sur le même prin-
cipe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 68.
Objectifs
Le bouton [Objectifs] vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le même prin-
cipe que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 69.
Détail des ventes

Ce bouton vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir Détail pièces clients,
page 165.
Détail des achats

Ce bouton vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir Détail pièces fournis-
seurs, page 219.
Liste des composés

 Menu LISTES - commande ARTICLES - (clic droit) LISTE DES COMPOSÉS
Vous pouvez voir les éléments qui composent un article.
Remplissage automatique
Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affi-
chage des fenêtres de type Liste.
 La liste des rubriques qui s'affiche dépend de la liste préalablement sélectionnée.
Cette fenêtre est composée des colonnes suivantes :
• Nom de la rubrique à remplir.

• Action éventuelle à effectuer sur la rubrique.
• Valeur éventuelle utilisée par l'action.
• Type de rubrique.
• Commentaire de la rubrique.
98
Menu Listes
1. Dans la zone Action, cochez l'action à exécuter sur la rubrique.
Les actions possibles

• Ne pas modifier : aucune modification ne sera apportée à la rubrique.
• Remplir avec la valeur : une valeur que vous aurez préalablement définie sera affectée à la rubrique.
• Effacer : cochez cette action si vous souhaitez supprimer la rubrique.
• Mettre en majuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Majuscules au contenu de la
rubrique.
• Mettre en minuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Minuscules au contenu de la
rubrique.
• Mettre en titre : le format Titre sera affecté au contenu de la rubrique.
• Ajouter la valeur : cette option vous permet d'ajouter une valeur spécifique à la valeur courante de la
rubrique.
• Soustraire la valeur : la valeur spécifique sera soustraite à la valeur courante de la rubrique.
• Augmenter en % : la valeur définie en % sera ajoutée à la valeur courante de la rubrique.
• Diminuer en % : la valeur définie en % sera déduite de la valeur courante de la rubrique.
• Formater l’image : cochez cette action si vous souhaitez formater l’image de la rubrique.
2. Sélectionnez à l'aide du bouton , la valeur à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK].
La case à cocher Utiliser une formule, affiche l'éditeur de script qui vous permet de spécifier une valeur
calculée.
 Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre “L’éditeur de scripts”, page 434.
3. Cliquez sur le bouton [Lancer le remplissage] pour lancer le traitement.

La mise à jour est effectuée pour tous les éléments sélectionnés.
Modification du PAMP
 Menu LISTES - commande ARTICLES - (clic droit) MODIFICATION DU PAMP
Cette commande vous permet de modifier le PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) défini pour un article
sans avoir à repasser par la fiche de celui-ci.
A l’activation de cette commande, le code de l'article, son libellé ainsi que l'ancien PAMP sont rappelés.
1. Saisissez le Nouveau PAMP de l'article.
2. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
3. La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation.
99
Menu Listes
Familles articles
 Menu LISTES - commande FAMILLES D'ARTICLES
<Alt> <L> 
Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille.
Exemple
Matériel informatique, Logiciels, Papeterie.
Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles.
 Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), repor-
Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une famille d’articles.
Créer une famille d’articles
Identification
La zone Identification vous permet de saisir les caractéristiques de chaque famille d'articles.
 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Familles articles à utiliser en acti-
vant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
2. Si ce paramétrage est effectué, le Code s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si
vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
3. Saisissez le Libellé.
Onglet Complément
1. Indiquez le Code TVA ainsi que le Code TPF auxquels sera rattachée la famille d'articles.
2. La partie Conditionnement permet de préciser éventuellement un conditionnement pour l'article à la

vente comme à l'achat.
100
Menu Listes
Exemple
Vous achetez des chemises emballées par lot de 10. Vous les revendez ensuite à l'unité.
Dans ce cas, vous notez 1 dans la zone Vente et 10 dans la zone Achat.
Le Coefficient de marge est facultatif. Il s'agit du coefficient multiplicateur qui s'applique au prix d'achat et
donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraî-
nera le calcul automatique d'un coefficient.
3. Saisissez la Garantie en mois. Elle correspond au nombre de mois de garantie associé à la famille
d'articles.
4. Indiquez éventuellement le Code du fournisseur auquel est rattaché cette famille d'articles.
L’icône Liste vous permet de sélectionner dans la liste qui s'affiche un fournisseur.
Onglet Comptabilité
Dans cet onglet vous précisez les comptes de vente et d'achat. Ils correspondent aux comptes de charges et
de produits.
Si vous voulez exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité, vous devez remplir ces différentes
zones. Ces comptes comptables seront automatiquement repris dans l'onglet Comptabilité de la fenêtre
Article au moment de l'affectation de l'article à une famille d'articles. Voir Onglet Comptabilité,
page 101.
Vous pouvez attribuer un code analytique si vous effectuez une gestion analytique des familles d'articles.
 Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de
charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables
Onglet Tarifs
Dans cet onglet, vous pouvez spécifier une grille tarifaire pour la famille d'articles.
Si vous n'avez recours qu'à une seule grille de tarifs pour les différents articles d'une famille, vous pouvez
dans ce cas définir une grille de tarifs au niveau de la famille d'articles.
 La détermination d'une grille de tarifs au niveau de la famille d'articles permet d'éviter une nouvelle
saisie de tarifs à chaque création d'article comportant les mêmes caractéristiques tarifaires.
Lorsque vous affecterez une famille à un article, vous pouvez reprendre les paramètres définis dans la
famille d'articles.
Ajouter un tarif
Sélectionnez le type de tarifs (montant, % remise/prix de vente HT, coefficient/prix d'achat HT).
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille.
2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie.
Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche <Tabulation>.
Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches <Shift> et <Tab> simultanément.
3. Saisissez les quantités et les tarifs correspondants. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs.
101
Menu Listes
Supprimer un tarif
1. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille.
Les outils
Le bouton vous permet de MODIFIER LES LIBELLÉS DES TARIFS, d'AFFECTER À LA FAMILLE D'ARTICLES
LES MÊMES TARIFS QU'UNE AUTRE FAMILLE D'ARTICLES,d’APPLIQUER UN POURCENTAGE, UN COEFFICIENT, UNE VALEUR À
UNE SÉLECTION.
 Pour plus d’informations sur ces commandes reportez-vous au chapitre “Dépôts”, page 109.
Onglet Stocks
1. Cochez la case Gestion de stock si vous effectuez un suivi de vos stocks (gestion des entrées et des sor-
ties de stock).
2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le dépôt correspondant à la famille d’articles puis cliquez sur
le bouton [OK].
3. Après avoir renseigné tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Le bouton vous permet de déterminer les objectifs de la famille d'articles.

Cette commande est aussi accessible par le menu CONTEXTUEL depuis la liste des familles d'articles.
Voir Objectifs, page 69.
Modifier une famille d’articles
1. Pour modifier une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou
menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Familles articles s'affiche.
Supprimer une famille d’articles
1. Pour supprimer une famille d’articles, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
Mettre à jour
Le bouton [Mettre à jour les articles] permet de copier les données de la
famille dans toutes les fiches article qui appartiennent à celle-ci.
Le bouton [Mettre à jour prix article] permet de mettre à jour les prix de
vente ou d’achat de vos articles. Voir Mise à jour des prix des articles,
page 96.
102
Menu Listes
Remises/Promotions
 Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS
<Alt> <L> <R>
La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et/ou
d’articles.
Créer une remise, promotion avec l’assistant

L’assistant permet de créer deux types de tarifs :
• des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles,

• des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles.
1. Cliquez sur le bouton puis dans la fenêtre de l’assistant, cochez l’option Des rabais, remises,
ristournes ou Des soldes et promotions enfin cliquez sur le bouton [Suivant].
Vous avez également une autre possibilité : cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis choisissez la
fonction Créer des remises ou Créer des soldes et promotions. L’assistant de création des tarifs s’affiche.
Choisir les clients
Attention !
Cette étape est uniquement proposée dans le cadre d’une remise.
Si vous créez une promotion, passez au paragraphe suivant : “Choisir les articles”, page 104.
Vous choisissez les clients pour lesquels vous souhaitez appliquer une remise.
103
Menu Listes
2. Cochez l’une des options proposées :
• Tous les clients : la remise est applicable à tous les clients,

• Tous les clients ayant une famille : la remise est applicable à tous les clients rattachés à une
famille, quelle que soit sa famille.
• Les clients de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille.
• Le client : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un client en particulier.
Cette option est uniquement disponible en version Evolution.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante.
Choisir les articles

Vous choisissez les articles sur lesquels seront appliqués la remise ou la promotion.
• Tous les articles : la remise est applicable à tous les articles que vous avez,
• Tous les articles ayant une famille : la remise est applicable à tous les articles rattachés à une
Définir l’application de la remise
104
Menu Listes
6. Deux modes d’affichage de la remise dans les lignes des pièces commerciales sont proposés. Cochez la
présentation que vous voulez adopter :
• Remise ajoutée à la ligne de facturation : le taux de la remise est indiqué. Vous avez le prix de base et
le prix après l’application de la remise.
• Remise sur le prix de vente : le prix est affiché directement avec la remise. Le taux de la remise n’est
donc pas indiqué.
Définir le tarif
8. Dans Ciel Gestion commerciale Evolution, vous pouvez également définir la remise selon des tranches
de prix ou de quantité d’articles. Cochez alors l’option Oui puis définissez les tranches. Voir Définir les
tranches, page 105.
9. Cochez l’option % ou Montant et saisissez le taux ou le montant de la réduction à affecter au tarif .
Définir les tranches

1. Cliquez sur le bouton [Modifier les tranches]. La fenêtre Modifier les tranches s’affiche :
105
Menu Listes
2. Les tranches peuvent s’appliquer sur le prix de l’article ou sur la quantité d’articles. Selon votre choix,
cochez l’option Montant ou Quantité. Si vous choisissez l’option Montant, les tranches sont appliquées
sur le prix HT de l’article ou bien sur le prix TTC si vous cochez l’option Facturer en TTC dans les pièces
commerciales.
3. Sélectionnez le mode de calcul de la remise. La remise peut s'appliquer sur la totalité de la tranche ou
bien par tranches successives :
• totalité : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au montant ou à la quantité
de l'article.
• tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du mon-
tant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.
Exemple
Les tranches sont définies par rapport au montant de l'article. La 1ère tranche est de 1000 à 5000
Euros avec une remise de 10 %. La 2nde tranche est > à 5000 Euros avec une remise de 15%.
Si le montant HT de l'article est compris dans la 1ère tranche, par exemple 3000 €, la remise appliquée est :
• sur la totalité : 3000 x 10 % soit 300 €.
• par tranches successives : (3000 -1000) x 10 % soit 200 €.
Si le montant HT de l'article est compris dans la 2nde tranche, par exemple 7500 €, la remise appliquée est :
• sur la totalité : 7500 × 15% soit 1125 €.
• par tranches successives : deux remises sont appliquées, (5000 – 1000) x 10 % = 400 € et (7500 –
5000) x 15 % = 375 €, soit un total de 775 €.
4. Indiquez dans la colonne A partir de, la valeur qui déclenchera l’application d’une remise.
5. Dans la colonne Valeur, saisissez le montant ou le pourcentage de la remise.
6. Dans la dernière colonne, précisez si la remise est en pourcentage ou en montant.
 Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en mon-
tant.
7. Répétez l’opération pour toutes les tranches à définir.
8. Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton [OK].
Choisir une période

9. Saisissez la période de dates sur laquelle la remise sera appliquée. Vous pouvez utilisez les icônes du
calendrier .
Si vous laissez les zones vides, la remise sera valable indéfiniment.
Nommer la réduction
11. Saisissez le nom de la réduction, par exemple : opération fidélité : 5% de remise.
12. Cochez l’option Ajouté dans la description de la ligne de pièce si vous voulez que le nom de la remise soit
affiché dans les pièces commerciales, au niveau de la description de l’article.
Créer une remise sans l’assistant
1. A partir de la liste des remises/promotions, cliquez sur la flèche du bouton puis choisissez la
commande CRÉER SANS ASSISTANT.
Cette commande est aussi accessible à l'aide du menu CONTEXTUEL (clic droit).
106
Menu Listes
Vous définissez un taux de remise sur une sélection de clients et d’articles qui sera appliqué au prix de
base de votre article ou à la ligne de facturation.
La fenêtre Nouvelle remise/promotion s'affiche.
2. Dans la zone Libellé, saisissez le nom de la remise.
3. Cochez l’option Ajouté à la description si vous voulez que l’intitulé de la remise s’affiche dans la descrip-
tion de l’article, sur les pièces commerciales.
4. Afin de choisir les clients qui peuvent bénéficier de la remise, cochez l’une des options proposées :
• Tous les clients : la remise est applicable à tous les clients.

• Tous les clients ayant une famille : la remise est applicable à tous les clients rattachés à une
• Les clients de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une
famille.
• Le client : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un client en particulier.
5. Vous choisissez les articles sur lesquels une remise peut être appliquée, pour cela cochez l’une des
options :
• Tous les articles.

• Tous les articles ayant une famille : la remise est appliquée à tous les articles rattachés à une
6. Dans la zone Tarifs, sélectionnez l’option % ou Montant et saisissez le taux ou le montant de la réduc-
tion à affecter au tarif.
Dans Ciel Gestion commerciale Evolution, vous pouvez également définir la remise selon des tranches
de prix ou de quantité d’articles. Cochez alors l’option Oui puis cliquez sur le bouton [Modifier les
tranches]. Voir Définir les tranches, page 105.
107
Menu Listes
7. Deux modes d’affichage de la remise dans les lignes des pièces commerciales sont proposés. Sélec-
tionnez la présentation que vous voulez adopter :
• Remise sur le prix de vente : le prix est affiché directement avec la remise. Le taux ou montant de la
remise n’est donc pas indiqué.
• Remise ajoutée à la ligne de facturation : le taux de la remise est indiqué. Vous avez le prix de base et
le prix après l’application de la remise.
8. Indiquez la période d’application de la remise à l’aide des icônes du calendrier .
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du tarif.
Modifier une remise, une promotion
1. Pour modifier un tarif, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu
CONTEXTUEL - commande MODIFIER).
Supprimer une remise, une promotion
1. Pour supprimer un tarif, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu
108
Menu Listes
Dépôts
 Menu LISTES - commande DÉPÔTS

<Alt> <L> <D>
La commande DÉPÔTS vous permet d'enregistrer les dépôts de votre société. Le premier dépôt de la liste est
le dépôt principal.
Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un dépôt.
Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER, TRANSFÉRER, RÉAPPROVISIONNER.
Créer un dépôt
Identification du dépôt
Le dépôt Principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié.
 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
2. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, sai-
sissez-le.
chaque dépôt créé.
3. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays).
Onglet Responsable
Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt : Nom, Titre, Fonction, N° de téléphone
fixe et Mobile, Fax, adresse électronique.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur le dépôt.
109
Menu Listes
Modifier un dépôt
1. Pour modifier un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu
CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Dépôt s'affiche.
Supprimer un dépôt
1. Pour supprimer un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu
CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez
sur le bouton [Oui].
Transférer les articles d’un dépôt vers un autre dépôt
A partir de la liste des dépôts

Cette commande vous permet de transférer les articles d'un dépôt vers un autre dépôt.
 Vous pouvez également accéder à cette commande par un clic droit, commande TRANSFÉRER VERS UN
AUTRE DÉPÔT
1. Sélectionnez le dépôt dont les articles sont à transférer.
3. Sélectionnez le dépôt de destination.
 La quantité de la colonne Stock réel est mise à jour en fonction de la quantité transférée.
110
Menu Listes
A partir d’une facture

Vous pouvez à partir de la fiche d’une facture transférer un article (préalablement sélectionné) vers un
autre dépôt.
1. Cliquez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, sur le bouton [Outils] puis sélectionnez la commande
TRANSFERT DE DÉPÔT.
La fenêtre Transfert de dépôt à dépôt s’affiche.
2. Saisissez le Libellé du transfert et la Quantité d'articles à transférer.
3. Sélectionnez le dépôt Source et le dépôt de Destination.
 Les stocks (réel, théorique, maxi et mini) sont mis à jour en fonction de la quantité transférée.
Réapprovisionner un dépôt
1. Sélectionnez le dépôt que vous souhaitez réapprovisionner.
2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez également faire un clic-droit, commande RÉAP-
PROVISIONNER CE DÉPÔT.
111
Menu Listes
Saisie du dépôt source

3. Dans la fenêtre Assistant de transfert de dépôts, sélectionnez le Dépôt source à partir duquel vous sou-
haitez réapprovisionner le dépôt sélectionné.
4. Le Dépôt de destination sera réapprovisionné en fonction de la quantité d'articles disponible dans le

dépôt source. Cliquez sur le bouton [Continuer].
Gestion des stocks multi-dépôts

Dans le cadre d’une gestion de stock multi-dépôts, vous devez respecter les étapes décrites ci-dessous.
Vous pouvez ainsi suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts,
boutiques, siège social, etc.)
1. Enregistrer vos différents dépôts

Voir Créer un dépôt, page 109.
2. Affecter un article à un dépôt

Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche article onglet Dépôt.
 Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt
favori.
1. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé
lors de la facturation.
2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les
autres dépôts. C’est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de
l'article facturé est insuffisante.
Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt.
3. Réapprovisionner vos dépôts

La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt.
112
Menu Listes
Après avoir défini un dépôt dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enre-
gistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt.
Lors de la saisie d’une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur
sélectionné.
Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne
Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le dépôt concerné.
Exemple
Votre fournisseur «Tout pour les PC» approvisionne le dépôt de Bordeaux.
1. Vous indiquez donc Bordeaux dans la zone Dépôt de la fiche fournisseur correspondante.
Lorsque vous enregistrez une pièce auprès de ce fournisseur, c'est le dépôt de Bordeaux qui va être pris
en compte automatiquement dès que vous renseignerez la zone Fournisseur de la pièce commerciale.
Or, vous souhaitez que la pièce soit rattachée au dépôt de Paris.
2. Pour cela, double-cliquez dans la colonne Dépôt dans la ligne de la pièce commerciale puis activez la
liste auxiliaire des dépôts à l'aide du bouton .
3. Sélectionnez dans la liste le dépôt de Paris puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
4. Gérer les variations de stocks

Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuf-
fisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe.
Vous pouvez dans ce cas :
• utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément),
• effectuer un transfert de dépôt à dépôt,
• utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante
• lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé.
Utiliser l'article de substitution
Si vous avez renseigné la zone Substitut dans la fiche article (onglet Complément), vous pouvez avoir
recours à cet article de substitution pour satisfaire la commande de votre client, à condition que la quan-
tité en stock de ce substitut soit suffisante.
Dans le cas contraire, un message vous signale que la quantité en stock est insuffisante lorsque vous
validez cette option.
Effectuer un transfert d'un dépôt vers un autre
Pour accéder à cette commande, cliquez sur le bouton de la pièce commerciale en cours
puis activez la commande TRANSFERT DE DÉPÔT.
Vous pouvez ainsi faire appel à un autre dépôt pour compléter la quantité manquante.
La quantité manquante sera transférée du dépôt sélectionné (dépôt source) vers le dépôt courant (dépôt
de destination).
Exemple
Vous commandez 15 logiciels de Ciel Gestion commerciale à partir du dépôt de Paris.
Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10.
En revanche, sur le dépôt de Rouen, la quantité en stock est de 20.
Lors du transfert vous précisez que vous souhaitez déplacer 5 articles du dépôt de Rouen vers le dépôt de
Paris. Il restera donc 15 articles en stock dans le dépôt de Rouen.
Utiliser un autre dépôt

Vous devez pour cela, modifiez le dépôt indiqué dans la pièce commerciale.
Double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale puis sélectionnez le nouveau dépôt à l'aide
du bouton .
113
Menu Listes
Si vous choisissez cette option, c'est le dépôt indiqué dans la pièce commerciale qui sera utilisé pour ali-
menter toute la commande. Le stock du dépôt courant ne sera donc pas modifié.
Exemple
Vous commandez 15 logiciels de Ciel Gestion commerciale à partir du dépôt de Paris.
Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10. En revanche, dans le dépôt de Rouen, la quantité en
stock est de 20. En utilisant ce dépôt pour répondre à cette commande, les 15 articles seront prélevés du
dépôt de Rouen ; la quantité restant en stock sera donc de 5. La quantité en stock de cet article dans le
dépôt de Paris restera inchangée, c'est-à-dire de 10.
Fabriquer l'article composé

Le logiciel vous propose d'effectuer cette opération si l'article composé est en rupture de stock mais que le
nombre de composants est suffisant pour lancer la fabrication.
Vous pouvez aussi lancer la fabrication en cliquant sur le bouton commande FABRIQUER
L'ARTICLE COMPOSÉ.
5. Mouvements de stocks manuels et automatiques

En saisie automatique...
Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales
prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce.
Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une
modification de mouvements de stock.
En saisie manuelle...
La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut dans le dépôt défini dans la fiche article
concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez.
1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE
STOCK), cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide de l’icône
d’appel de liste le dépôt souhaité.
6. Analyser vos dépôts

Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion commerciale vous donne
la possibilité d'obtenir vos états par dépôt.
Toutes les éditions liées aux articles tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir :
• le suivi des stocks,

• l'inventaire des articles,
• la capacité de fabrication.
114
Menu Listes
Mouvements de stock
 Menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK
<Alt> <L> <K>
La liste des mouvements de stock affiche tous les mouvements manuels ou automatiques effectués lors
de la gestion de vos pièces commerciales (bon de livraison, factures d'achat et de vente, etc.) ainsi que les
traitements spécifiques comme la RÉGULATION DES STOCKS, les TRANSFERTS D'UN DÉPÔT VERS UN AUTRE, les
RÉAPPROVISIONNEMENTS.
 Cette commande est aussi utilisée dans le cas de mouvements exceptionnels (pertes, vols...) en ce qui
concerne les sorties et pour les entrées en stock si vous n'utilisez pas la chaîne d’achat.
Attention !
Certains services internes à une entreprise se servent exclusivement de cette commande pour gérer
leurs stocks car ils n'ont ni entrée, ni sortie, par le biais de pièces commerciales.
Vous pouvez à partir de la liste des mouvements de stock CRÉER, CONSULTER un mouvement de stock mais
aussi OUVRIR LE DÉPÔT, LA PIÈCE ou L’ARTICLE correspondant au mouvement sélectionné.
 Pour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©),
reportez-vous au chapitre “Les fenêtres et les listes”, page 321.
Affiner la sélection
Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage.
1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez Affiner la sélection. Une zone supplémentaire s'affiche en
haut de la fenêtre.
Vous pouvez afficher les pièces de Tous les articles ou d'un article préalablement sélectionné.
2. Indiquez dans les zones Période du ... au, une fourchette de dates à prendre en compte. L'icône
affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour...).
3. Sélectionnez le dépôt à prendre en compte.
115
Menu Listes
Créer un mouvement de stock manuellement (entrée ou sortie)
La fenêtre suivante s’affiche.
 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Code du mouvement de stock à utiliser
en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation - zone Codes bases.
2. Si ce paramétrage est effectué, le numéro du mouvement de stock s'affiche automatiquement.

Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Numéro est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque mouvement de stock créé.
Un mouvement de stock est identifié par :
• son Numéro
• le Code de l'article mouvementé,
• sa Date,
• le Type de mouvement de stock
• la Quantité mouvementée
• son Libellé
• le Dépôt dans lequel à lieu le mouvement, etc.
3. Indiquez la Date du mouvement de stock. Utilisez l'icône calendrier pour sélectionner la date.
4. Sélectionnez l'Article pour lequel vous effectuez une entrée ou une sortie de stock.
La désignation s'affiche automatiquement.
5. Saisissez la Quantité à mouvementer.
Attention !
S'il s'agit d'une Sortie de stock, saisissez une quantité négative.
6. Saisissez le Libellé du mouvement de stock et indiquez le Dépôt concerné.
Le PAHT (Prix d'achat hors taxe) de l'article est rappelé.
7. Enregistrez le mouvement de stock en cliquant sur le bouton [OK].
Attention !
Le mouvement de stock créé est directement validé. Certaines zones ne sont donc pas modifiables.
116
Menu Listes
Générer un mouvement de stock automatiquement

Les entrées de stock automatiques peuvent provenir de diverses opérations :
• Chaque création d'article avec incrémentation d'un stock réel, générera une ligne de type opération
manuelles dans les mouvements de stock.
• Chaque validation de bons de réception (BR), facture directe d'achat, avoir client (avec incrémentation
des stocks) générera autant de lignes d'entrée de stock que d'articles figurant dans ces pièces com-
merciales.
• Chaque validation d'ordre d'assemblage, de désassemblage ou d’annulation d’assemblage générera
une ligne d'entrée de stock du composé et autant de lignes de sortie de stock que d'articles compo-
sants figurant dans la nomenclature du composé.
• Chaque inventaire d'articles effectué par la commande RÉGULATION DES STOCKS et faisant apparaître des
écarts positifs générera des entrées de stock.
Attention !
La génération automatique d'un mouvement de stock est directement validée. Certaines zones ne
sont donc pas modifiables.
Consulter un mouvement de stock

1. Sélectionnez le mouvement de stock que vous souhaitez visualiser.
2. Cliquez sur le bouton [Consulter].
Ouvrir le dépôt, la pièce, l’article

Vous pouvez depuis la liste des mouvements de stock ouvrir la fiche du dépôt ou de la pièce commerciale
ou de l'article correspondant au mouvement sélectionné.
1. Sélectionnez le mouvement de stock pour lequel vous souhaitez voir la fiche du dépôt, de la pièce ou
de l’article correspondant.
2. Cliquez sur l’un des boutons situés en haut de la fenêtre, dans le groupe Actions.
117
Menu Listes
Ordres de production
 Menu LISTES - commande ORDRE DE PRODUCTION

<Alt> <L> <N>
Cette commande vous permet de consulter les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette
fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage.
1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez Affiner la sélection. Une zone supplémentaire s'affiche en
haut de la fenêtre.
2. Indiquez dans les zones Période du ... au, une fourchette de dates à prendre en compte. L'icône
affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates prédéfinies (date du jour, date
de travail).
Créer un ordre de production

Cette commande est également accessible par le menu CONTEXTUEL - (clic droit).
Voir Gestion de production, page 236.
Consulter un ordre de production

1. Sélectionnez l'ordre de production que vous souhaitez visualiser.
2. Cliquez sur le bouton [Consulter].
Imprimer un ordre de production

Vous pouvez éditer l'état Ordre de production.
1. Choisissez l'ordre de production à éditer.

2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre suivante s’affiche :
118
Menu Listes
3. Choisissez le type de sortie en cliquant sur l’un des boutons suivants :
• [Imprimante] : l’impression est lancée directement.

• [Aperçu] : l’état s’affiche dans une fenêtre d’aperçu.
• [Fichier] : l’état est généré dans un fichier au format PDF.
• (Email ] : l’état est mis en pièce jointe d’un nouvel email.
119
Menu Listes
Affaires
 Menu LISTES - commande AFFAIRES
<Alt> <L> <S>
Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une
comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement.
Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions.
Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une
affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes.
Vous retrouvez dans la liste toutes les affaires que vous avez créées.
Créer une affaire

1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.
 Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARA-
MÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création.
L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi
que la rentabilité.
3. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélection-
nez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la période à prendre en compte.
Vous pouvez utiliser l'icône ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (maxi-
mum, période de saisie courante, dates d’exercice courant, période d'objectif courante).
4. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois.
5. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée.
Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales
validées pour cette affaire.
6. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat vali-
dées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la
période en prendre en compte.
7. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez
l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes.
8. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont
actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception
fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire.
120
Menu Listes
9. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en
forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone.
10. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui
permettra de compléter l’onglet Synthèse.
Modifier une affaire

1. Pour modifier une affaire, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une affaire

 Une affaire ne peut pas être supprimée si elle est liée à une pièce commerciale.
1. Sélectionnez dans la liste l’affaire à supprimer.
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Lancer les états d’une affaire

1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer.
2. Cliquez sur l’un des boutons .
La fenêtre des états relatifs à une affaire s’affiche.
Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par
affaire, les statistiques par affaire.
3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer.
4. Décochez éventuellement la case La sélection seulement si vous voulez prendre en compte toutes les
affaires.
5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
121
Menu Listes
TVA
 Menu LISTES - commande TVA
<Alt> <L> <V>
La fenêtre Liste des TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) présente la liste de tous les codes TVA existants.
Le taux de TVA indi-

qué en gras dans la
liste est le taux utilisé
par défaut.
Vous pouvez à partir de la liste des TVA, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA.
Créer un taux de TVA

La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche.
2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).
 Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.
5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du
client.
6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser
ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulari-
ser.
 La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le
montant TTC de la facture.
7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK].
Voir Dépôts, page 109.
Modifier un taux de TVA

1. Pour modifier un taux de TVA, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou
menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Taux de TVA s'affiche.
Supprimer un taux de TVA

1. Pour supprimer un taux de TVA, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]
122
Menu Listes
TPF
 Menu LISTES - commande TPF
<Alt> <L> 
Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options).
La fenêtre Liste des TPF (taxe para fiscales) présente la liste de tous les codes TPF existants.
Exemple
La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usa-
gées), etc.Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Le taux de TPF indiqué en pre-

mière ligne dans la liste est le
taux utilisé par défaut.
Vous pouvez à partir de la liste des TPF, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF.
Créer un taux de TPF

La fenêtre Nouvelle TPF s’affiche.
Cette fenêtre est composée de quatre zones, nécessaires à l'enregistrement d'un taux de TPF pour la ges-
tion de vos pièces commerciales.
2. Saisissez d'abord le Code : c'est une zone alphanumérique obligatoire.

3. Indiquez le Taux de TPF auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez ensuite le Compte de T.P.F collectée ainsi que le Compte de T.P.F déductible.
Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. Enregistrez le taux de
TPF en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Dépôts, page 109.
Modifier un taux de TPF

1. Pour modifier un taux de TPF, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou
menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Taux de TPF s'affiche.
Supprimer un taux de TPF

1. Pour supprimer un taux de TPF, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]
123
Menu Listes
Banques
 Menu LISTES - commande BANQUES
<Alt> <L> <Q>
Cette fenêtre répertorie les différents établissements bancaires utilisés par la société.
Les banques sont identifiées par leur code, leur nom, leurs codes IBAN et BIC, leur code guichet, leur
numéro de compte, leur clé R.I.B., etc.
La banque indiquée en première

ligne est la banque principale.
Vous pouvez à partir de la liste des banques CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une banque.
Créer une banque

La fenêtre Nouvelle banque s’affiche.
2. Saisissez le Code puis le Nom de la banque.
Onglet Coordonnées
3. Indiquez le nom de l’agence et celui de l’interlocuteur.
124
Menu Listes
4. Saisissez l'Adresse postale, le Téléphone, le Fax, le Portable, le Télex , l’ Email et le site Internet de l'éta-
blissement bancaire
 En cliquant sur l’icône , vous pourrez directement écrire à votre agence via votre messagerie élec-
tronique. En cliquant sur l’icône , vous serez rediriger vers le site Internet de la banque.
Onglet R.I.B./Divers
Les informations
concernant la Do-
miciliation bancaire
sont disponibles sur
un de vos Relevés
d'Identité Bancaire
(R.I.B.).
Identification
5. Indiquez le code IBAN et le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le N° de compte
bancaire, la Clé R.I.B.

• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers
normalisés au niveau international.
6. Renseignez la domiciliation et le nom du titulaire du compte bancaire.
Divers
7. Saisissez le n° de compte comptable en vous aidant de l’icône , puis le montant de découvert auto-
risé, le N° Emetteur LCR et le N° Emetteur national.
Onglet Infos Dailly
8. Renseignez la Date de convention de la banque, la Forme juridique et le N° RCS.
 Vous pouvez utiliser l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date particu-
lière (Fin du mois courant, Fin de l'année).
125
Menu Listes
Siège social
9. Saisissez l'adresse complète du siège social de l'établissement bancaire (adresse postale, Email, site
Internet).
Modifier une banque
1. Pour modifier une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu
CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Banque s'affiche.
Supprimer une banque

Pour supprimer une banque :
1. Sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande
SUPPRIMER).
Un message vous demande de confirmer la suppression.
126
Menu Listes
Modes de paiement
 Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT
<Alt> <L> <M>
La liste des modes de paiement répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque,
carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création.
Vous pouvez à partir de la liste des modes de paiement CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un mode de
paiement.
Créer un mode de paiement

La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche.
127
Menu Listes
2. Saisissez le Code et le Libellé du mode de paiement.
Attention !
Le libellé que vous saisissez sera repris sur vos pièces commerciales.
3. Si vous générez votre journal comptable, saisissez un code journal et le numéro de compte comptable
attaché au mode de règlement.
4. Dans la zone Type, sélectionnez la catégorie à laquelle appartient le paiement (Chèque, Virement, Pré-
lèvements).
5. Cochez la case Magnétique s'il s'agit d'un mode de paiement pour lequel vous pouvez effectuer un
transfert magnétique (type LCR/BOR, prélèvement).
6. Saisissez dans la zone Compte Effets à recevoir, le compte comptable Clients – Effets à recevoir utilisé lors
de la liaison comptable des paiement clients.
7. Saisissez dans la zone Compte Effets à payer, le compte comptable Fournisseurs – Effets à payer utilisé
lors de la liaison comptable des paiement fournisseurs.
Attention !
Si vous transférez vos écritures comptables vers Ciel Compta, seuls les deux premiers caractères du
code journal seront transférés.
S'il s'agit d'un paiement à échéance, l'échéance est indiquée dans la zone Echéance.
8. Cliquez sur l’icône pour modifier la date d'échéance.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du mode de paiement.
Modifier la date d’échéance
1. Pour paramétrer l'échéance, cliquez sur l’icône .
La fenêtre Date d'échéance s'affiche.
2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités sui-
vantes :
• à la réception de la facture : dans ce cas, cochez l’option A réception.

• à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, cochez le nombre de jours à ajouter à la fin du
mois : 30, 60 ou 90.
128
Menu Listes
• à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options :
• jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez,
• jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin
de mois.
• Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jour que vous indiquez.
3. Vous pouvez préciser le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à
réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20.
L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé.

4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez
une date de règlement puis appuyez sur la touche <Entrée> afin de voir le résultat.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le calcul de la date d'échéance.
Modifier un mode de paiement

Pour modifier un mode de paiement :
1. Sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande
MODIFIER). La fenêtre Mode de règlement s'affiche.
Supprimer un mode de paiement

Pour supprimer un mode de paiement :
1. Sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).

129
Menu Listes
Eco-participations
 Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS
<Alt> <L> <A>
La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gas-
pillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et
s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage.
L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la

réutilisation ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traite-
ment qu'il nécessite, et doit apparaître sur la fiche de l'article pour information.
Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une éco-participation.
Créer une éco-participation

1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
130
Menu Listes
2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation.

3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille d'appartenance à
l'aide du menu déroulant.
Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic droit dans la zone du menu déroulant
puis choisissez la commande CRÉER du menu CONTEXTUEL.
 Vous pouvez également créer vos familles d'éco-participation en passant par le menu LISTES - com-
mande AUTRES LISTES. Voir Autres listes, page 137.
4. Saisissez le Montant TTC de l'éco-participation.
Modifier une éco-participation
1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande
MODIFIER).
Supprimer une éco-participation

 Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée.
1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - com-
mande SUPPRIMER).
2. Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée. Cliquez sur le
bouton [Oui].
Exporter les données de la liste vers Office™

Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word® ou Excel®. Pour cela, activez le
menu CONTEXTUEL (clic droit) puis sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter les données de la liste
vers Office™, page 131.
Imprimer la liste des éco-participations
1. Vous pouvez imprimer la liste de vos éco-participations en cliquant sur l’un de ces boutons ,
situés au-dessus de la liste .
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations.

3. Si vous souhaitez imprimer tous les éléments de votre liste, décochez l’option Uniquement la sélection.
4. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
131
Menu Listes
Comptabilité
Comptes
 Menu LISTES - commande COMPTABILITÉ - COMPTES
<Alt> <L> <S>
Cette fenêtre répertorie les différents comptes utilisés par la société. Les comptes sont identifiées par leur
numéro de compte, leur intitulé, leur numéro type, leur type, leur classe.
Vous pouvez à partir de la liste des modes de paiement CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un mode de
paiement.
Créer un compte
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :
2. Renseignez les zones N° Compte et Intitulé.

3. Cliquez sur [OK et Créer] pour valider.
132
Menu Listes
Modifier un compte
Pour modifier un compte :
2. Cliquez sur le bouton [Modifier] ou (menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER).
La fenêtre Comptes s'affiche.
Supprimer un compte
Pour supprimer un compte :
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).

Journaux
 Menu LISTES - commande COMPTABILITÉ - JOURNAUX
<Alt> <L> <J>
Cette commande vous permet d'éditer la liste des écritures des journaux de type Achats, Ventes, Trésore-
rie, Opérations diverses, A-nouveaux.
Créer un journal
1. Cliquez sur le bouton
2. Saisissez le Code et l'Intitulé du journal.
3. Sélectionnez le Type de journal dans la liste déroulante.
4. Cliquez sur [OK et Créer] pour valider.
Modifier un journal
Pour modifier un journal :
2. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER).
La fenêtre suivante s'affiche :
133
Menu Listes
Supprimer un journal
Pour supprimer un journal :
2. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).

Codes analytiques
 Menu LISTES - commande COMPTABILITÉ - CODES ANALYTIQUES
<Alt> <L> <Y>
Cette liste regroupe tous les codes analytiques déjà créés.
Un code analytique est un combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge
ou produit afin d'effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables.
Dans le cadre d'une gestion analytique par client ou par article de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel
Compta Evolution pour Windows), vous pouvez affecter un code analytique à un client ou un article.
L'affectation d'un code analytique va permettre de classer et de gérer les clients et/ou les articles selon les
codes analytiques prédéfinis.
Vous pouvez ainsi conserver une cohérence avec le plan analytique adopté en comptabilité.
Créer un code analytique

La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.
2. Renseignez les zones Code et Libellé puis cliquez sur [OK].
 Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un code analytique et d’en recréer un
autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active.
134
Menu Listes
Modifier un code analytique
1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou
menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Code analytique s'affiche.
Supprimer un code analytique
1. Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
135
Menu Listes
Infos Perso.
 Menu LISTES - commande INFOS PERSO.

<Alt> <L> <E>
Cette commande permet de créer, modifier des informations personnelles. Ces informations vous per-
mettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients, articles, pièces clients etc.)
en y ajoutant les rubriques de votre choix.
Ces informations apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso. et dans les
états paramétrables.
Créer une rubrique personnalisées

1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bou-
ton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
3. Dans la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur, indiquez le nom de la rubrique.
4. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le triangle de sélection .
5. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
6. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le
total de cette rubrique.
 Vous pouvez ajouter également une formule à la rubrique, qui sera calculée en temps réel. Pour cela,
cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script.
 Pour plus de détails sur l’éditeur de script et la création des formules, reportez-vous au chapitre
“L’éditeur de scripts”, page 434.
7. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].
136
Menu Listes
Autres listes
 Menu LISTES - commande AUTRES LISTES
<Alt> <L> 
Dans votre logiciel, les Familles Clients, les Familles Fournisseurs, les Titres, les Monnaies, les Fonctions, etc
sont des listes. Une liste correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par
des codes.
Consulter une liste
Sélectionnez la liste que vous souhaitez consulter puis cliquez sur le bouton pour accéder à son
contenu.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER MODIFIER ou SUPPRIMER un élément.
Créer un nouvel élément
1. Dans la fenêtre Liste, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
2. La fenêtre Création d'un nouvel élément, renseignez les valeurs nécessaires.
137
Menu Listes
Modifier une liste

1. Pour modifier une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu
138
Menu Ventes
Top Facture
Pièces clients, Détail pièces clients
Devis/Pro forma
Commandes
Bons de livraison
Factures d’acompte, Factures
Avoirs
Règlements
Abonnements clients
e-Commerce
Menu Ventes
Vue d’ensemble
Vous pouvez saisir à partir du menu VENTES de l’application les pièces commerciales clients.
Pour créer vos pièces commerciales clients, vous pouvez opter pour le mode de saisie standard ou un
mode document.
 Reportez-vous aux paragraphes “Créer une pièce commerciale : saisie document”, page 142 et “Créer
une pièce commerciale : saisie standard”, page 148.
Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèles de pièces
commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS
PARAMÉTRABLES accessible par le menu DOSSIER commande OPTIONS.
Voir États paramétrables, page 41.
 Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion com-
merciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel.
Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale en utilisant :
• la saisie standard,
• la saisie document.
140
Menu Ventes
Top Facture
 Menu VENTES - commande TOP FACTURE
<Alt> <V> <T>
Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales.
1. Choisissez l'opération à effectuer :
• créer une pièce commerciale,

• transférer une (ou plusieurs) pièce(s) commerciale(s) existante(s) en une autre.
Créer une pièce commerciale

 Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous pro-
pose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche.
Vous devez donc opter pour une saisie Standard ou une saisie Document.
• Saisie Standard : vous saisirez la pièce commerciale dans la fenêtre habituelle.

• Saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une
commande, etc. rapidement.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale
que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police,
taille, couleur, etc.).
3. Si vous souhaitez ne plus afficher cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander.
 Le dernier mode de saisie sélectionné sera appliqué par défaut.
141
Menu Ventes
4. Cliquez sur [Continuer]
5. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison) puis cliquez
sur le bouton [Créer].
6. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce. Cliquez sur le bouton
[OK].
7. Sélectionnez dans la liste des articles, le ou les article(s) à prendre en compte.
9. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Renseignez toutes les zones nécessaires puis
validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard,
page 148.
Créer une pièce commerciale : saisie document

Uniquement pour les pièces de vente.
Si vous avez opté pour une saisie Document, la fenêtre suivante s’affiche.
Extrait d’un devis.
Cette icône indique

que vous pouvez sai-
sir des données dans
la zone.
Cette icône s’affiche

lorsque vous cliquez
dans une zone qui
permet de choisir des
données.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale
que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police,
taille, couleur, etc.).
142
Menu Ventes
 Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la com-
mande convertir en mode standard accessible depuis le menu Contextuel (clic droit) de la liste des
pièces clients. Voir Pièces clients, page 148.
Renseigner l'entête de la pièce

1. A l’activation de la commande, sélectionnez le client dans la liste déroulante qui vous est proposée.
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez
modifier ces informations.
Dans l'entête, le Numéro de pièce est automatiquement attribué selon le numéro du dernier devis créé.
 Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres de facturation.
2. La date de travail est proposée comme Date de la pièce. Sélectionnez-en une autre si nécessaire.
Vous pouvez modifier les dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situées
en fin de zone.
3. Sélectionnez le mode de paiement à l’aide de l’icône d’appel de liste.
4. Saisissez la Date de validité. Celle-ci correspond à la durée de validité de la pièce. La Date de validité
correspond à la date à laquelle l'éventuelle facture, issue du devis, devra être payée par le client. Elle
se fixe en fonction du mode de paiement que vous avez choisi.
Saisir les articles dans le corps de la pièce

La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se
place dans la colonne Code article du tableau de saisie.
5. Cliquez dans la première cellule. Dans la liste déroulante qui vous est proposée, sélectionnez l’article.
Pour saisir un article non référencé, laissez la première colonne vide puis dans la colonne Description,
saisissez un texte présentant l’article. De la même façon, il est possible de saisir un article qui n'existe
pas encore puis vous le créez en faisant un clic-droit, commande CRÉER L’ARTICLE.
6. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée> pour passer à la zone suivante.
7. Les colonnes Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont renseignées par les informa-
tions définies dans la fiche article, sauf pour les articles non référencés. Modifiez ou complétez ces
valeurs.
 Si une éco-participation est attribuée à un article, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à

titre informatif dans la colonne Description.
8. Saisissez la quantité d'articles dans la colonne Qté (par défaut à 1). Dans le cas où vous avez défini
des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Voir Para-
mètres des calculs sur la quantité, page 32.
Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, saisissez l’opérateur « - » devant la quantité.
 Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURA-
TION)et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélec-
tion de l’article soit après la saisie de la quantité.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les
remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC).
9. Appuyez sur la touche <Tabulation> ou <Entrée>.
 Chaque fois que vous validez une ligne, le récapitulatif des montants, présentés dans le pied de la
pièce, est calculé.
143
Menu Ventes
10. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche
article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS
ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes :
• la désignation longue,
• le dépôt,
• le taux de TVA,
• le prix de vente HT, le prix de vente TTC,
• le poids brut, le poids net,
• la quantité par colis,
• l’unité.
Commandes du menu Contextuel (clic-droit)

• Modifier les colonnes : permet d’afficher ou de masquer des colonnes dans le corps de la pièce. Cette
commande est également accessible par le bouton [Options], situé en haut de la fenêtre.
• Ajouter une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article.
• Ajouter un commentaire : permet d'insérer une ligne supplémentaire sans aucune annotation dans
votre pièce commerciale
• Ajouter un sous-total : cette fonction permet d'insérer une ligne de sous-total. Cette ligne reprend toutes
les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, le sous-total s'insère au-
dessus de la ligne sur laquelle votre souris est positionnée. Avant d'ajouter le sous-total, faites atten-
tion à bien positionner votre souris. En effet, vous ne pourrez pas déplacer la ligne par la suite. Si la
ligne est mal positionnée, vous devrez la supprimer.
• Colonnes sous-total : cette fonction permet de choisir les colonnes à prendre en compte dans le calcul
du sous-total.
• Modifier le texte libre : permet de personnaliser le pied de la pièce commerciale en y ajoutant du texte.
• Facturer en TTC : permet au logiciel de faire les calculs sur le TTC et non sur le HT.
• Adresse de livraison, Adresse de facturation ou Autre adresse : ces fonctions permettent de choisir
l'adresse du client à prendre en compte. Si l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) a été
cochée pour l’une de ces adresses dans la fiche client ainsi que dans les paramètres de facturation,
un message vous informe que l’adresse est inexacte.
Les données du pied de la pièce

Les totaux de la pièce commerciale sont récapitulés ainsi que les remises et acomptes éventuellement
saisis.
Options
Le bouton [Options] vous permet d’activer des commandes supplémentaires. Certains de ces traitements
ne sont pas disponibles dans tous les types de pièces commerciales.
Saisir une remise

1. Cliquez sur le bouton [Options] et choisissez la commande SAISIR UNE REMISE.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le montant ou le taux de la remise.
144
Menu Ventes
Observations
1. Si vous souhaitez saisir un éventuel commentaire, choisissez la commande OBSERVATIONS.
La fenêtre Observations s'affiche.
2. Saisissez votre commentaire.
 Vous pouvez lui appliquer des formats de caractères : Gras, Italique, Souligné, barré, Couleurs...
Calculs sur les quantités

Cette commande permet de créer une formule de calcul sur les quantités. Cette formule s’applique direc-
tement dans la colonne Quantité de la ligne. Voir Paramètres des calculs sur la quantité, page 32.
 Plus plus de détails sur les autres commandes, reportez-vous à l’Aide de l’application (touche F1).
Acompte
Saisir un acompte
1. Cliquez sur le bouton [Acompte] et choisissez la commande SAISIR UN ACOMPTE.
2. Un message demande de confirmer l’enregistrement de la pièce. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
3. Les options d’enregistrement de la pièce sont proposées. Cochez les traitements que vous voulez lan-
cer ou cliquez sur le bouton [Plus tard].
4. Dans la fenêtre de saisie d’un acompte, saisissez le montant de celui-ci et cliquez sur le bouton [OK].
Annuler un acompte
1. Cliquez sur le bouton [Acompte] et choisissez la commande ANNULER UN ACOMPTE.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’acompte à ne plus prendre en compte.
Modifier l’affaire
1. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une
affaire, cliquez sur le bouton [Modifier l’affaire].
145
Menu Ventes
La fenêtre Liste des affaires s’ouvre.
Permet de créer une nouvelle Permet de modifier l’affaire sé- Permet de ne pas affecter d’affaire à la
affaire sans quitter la saisie. lectionnée en haut de la liste. pièce commerciale en cours de saisie
2. Sélectionnez l’affaire concernée puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de saisie de
la pièce commerciale.
Valider une facture, un bon de livraison ou un avoir

Vous pouvez valider une pièce commerciale de type facture, bon de livraison ou avoir directement depuis
sa saisie.
Attention !
Une pièce commerciale validée ne peut pas être modifiée ni supprimée. Avant de lancer ce
traitement depuis la fenêtre de saisie, assurez-vous que la pièce ne comporte pas d’erreur.
1. Cliquez sur le bouton
2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Enregistrer une pièce commerciale

1. Lorsque vous avez fini de saisir votre pièce commerciale, cliquez sur le bouton [OK].
Une fois votre pièce commerciale enregistrée, plusieurs actions sont possibles si vous avez paramétré
l’affichage de la fenêtre ci-dessous dans les préférences de saisie.
 Pour des informations détaillées sur les préférences de saisie, reportez-vous au chapitre “Les préfé-
rences”, page 348.
Les options proposées varient en fonction

du type de la pièce commerciale.
146
Menu Ventes
2. Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante.

Vous pouvez lancer une ou plusieurs de ces opérations :
• Valider la pièce : la pièce commerciale est validée et un message vous en informe. Lorsque vous vali-
dez une facture client, le dépassement de l’encours client vous est signalé si vous avez activé l’alerte
dans les paramètres de facturation (“Onglet Alertes”, page 28).
• Régler la pièce : la pièce commerciale est réglée. Un message vous en informe.
• Imprimer la pièce : vous lancez directement l'impression de la pièce commerciale.
• Envoyer la pièce par e-mail : saisissez dans la zone réservée à cet effet l'adresse e-mail du destina-
taire. La pièce commerciale lui est directement envoyée.
• Visualiser la pièce (aperçu) : vous visualisez la pièce avant de l'imprimer.
3. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez effectuer
ces opérations ultérieurement. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Plus tard].
Transférer une pièce commerciale

1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.
 Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche <Ctrl> de votre clavier enfoncée.
2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les com-
mandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur [OK] pour valider.
3. Sélectionnez la pièce de destination.
4. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture),
cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
 Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera
une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées.
5. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou
IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.Voir Transférer une pièce commerciale :
généralités, page 160.
147
Menu Ventes
Pièces clients
 Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS
<Alt> <V> 
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies.
Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Aussi, vous pouvez afficher vos pièces
par regroupement (Intuilistes).
 Pour plus de détails sur les regroupements (Intuilistes), reportez-vous au chapitre “Les fenêtres et les
listes”, page 321.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale
(devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en
une autre pièce.
Créer une pièce commerciale : saisie standard

 Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer
puis cliquez sur le bouton .
• Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commer-
ciale.
• Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pou-
vez sélectionner la pièce commerciale à créer.
Attention !
Le principe de création d'une pièce commerciale (vente ou achat) de type commande est quasi
similaire à celui d’un devis, d'une facture, d'un avoir, d'un bon de livraison ou encore d'un bon de
réception.
De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.
A partir de la liste de la pièce commerciale client , cliquez sur le bouton [Créer].
148
Menu Ventes
Selon vos préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES), une fenêtre peut s’affi-
cher afin que vous choisissiez le mode de saisie à savoir ici : standard.
La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la
pièce commerciale.
 Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale

Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfon-
cée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue
(devis, facture, commande...).
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...)

Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous
établissez la pièce.
L'en-tête de la pièce commerciale

Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client et Mode de règlement.
Informations client
Attention !
Tant que le client n'est pas renseigné, vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce
commerciale.
1. Dans la liste déroulante qui est proposée à l’ouverture de la fenêtre, sélectionnez le client pour lequel
vous établissez la pièce.
Selon vos préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES), les clients sont
sélectionnables soit par leur nom soit par leur code.
 Si le client n’existe pas, vous pouvez directement l’indiquer. Selon la zone qui est disponible dans
votre application : Client ou Nom, saisissez le code ou le nom du client. L’application vous proposera
de le créer. Voir Créer un client, page 61.
2. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au
client un accusé de réception par e-mail.
3. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer.
affaire, sélectionnez l’Affaire concernée.
5. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
6. Saisissez éventuellement une Remarque.
149
Menu Ventes
Informations pièce
 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (com-
mande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARA-
MÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce
s'affiche automatiquement.
7. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date de travail).
 La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en
informe.
Mode de paiement
Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche client s'affiche automatiquement.
8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, activez la liste des modes de règlements existants en cliquant sur
l’icône Liste .
La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce
et du mode de règlement.
L'onglet Lignes
Dans la plupart des fenêtres des pièces commerciales, vous trouvez les boutons suivants :
ajouter une ligne de saisie
insérer une nouvelle ligne de saisie
copier à l'identique la ligne d'un article déjà enregistré
supprimer une ligne de saisie
insérer un commentaire
effectuer des traitements sur le sous-total : insertion d'une ligne de sous-total, choix
des colonnes à prendre en compte dans le sous-total.
effectuer certains traitements (visualiser l'article correspondant à la pièce commer-

ciale en cours, modifier le taux de TVA ou le taux de TPF, recalculer les commissions,
etc.).
1. Dans la zone Article, cliquez sur l’icône Liste et choisissez l’article. Selon les préférences de saisie
que vous avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES), les articles sont sélection-
nables soit par leur libellé soit par leur code.
Si l’article n’existe pas, saisissez dans la zone Description un libellé le décrivant. Faites un clic-droit et
cliquez sur la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 86.
150
Menu Ventes
2. Dans la zone Qté, saisissez la quantité de l'article commandé.
Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le
calcul à appliquer. Voir Paramètres des calculs sur la quantité, page 32. Le résultat du calcul
s’affiche automatiquement.
Vous pouvez saisir une facture négative. Saisissez alors l’opérateur « - » devant la quantité.
 Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURA-
TION)et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélec-
tion de l’article soit après la saisie de la quantité.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les
remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC).
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche
article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le
Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer
le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez
modifier ces codes.
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et
entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC.
Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce
cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple,
arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous
avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) :
• Fixer le prix de vente HT,

• Fixer le coefficient de marge,
• Fixer le prix de vente TTC.
Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC.
article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À
JOUR L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes :
• le dépôt,
• le taux de TVA,
• le prix de vente HT, le prix de vente TTC,
• l’unité.
151
Menu Ventes
Les lignes de sous-total

Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par
défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à
totaliser.
Sélectionner les colonnes à totaliser.

1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total.
La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale
de vente.
Insérer une ligne de sous-total

Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce
commerciale.
1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère.
2. Cliquez sur les flèches et situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-
total après toutes les lignes qu'elle doit calculer.
3. Pour personnaliser la cellule Sous-total, cliquez dedans, vous pouvez alors :

• ajouter une description en-dessous de l'intitulé,
• modifier la présentation du texte (police, gras...). Il suffit de sélectionner le texte, une palette de mise
en forme s'affiche alors automatiquement.
4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.
Exemple
 Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états.
L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale.
Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones.
La remise globale, remise accordée au client, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article
; mais ces deux remises sont cumulables.
Le taux paramétré par défaut dans la fiche client s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le
Montant.
1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à
l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre pièce commerciale client, le Montant TTC
de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.
152
Menu Ventes
 La zone Eco-participation est uniquement visible dans les pièces commerciales de ventes (client).
Vous pouvez imprimer la liste pièces avec Eco-participation à partir du menu VENTES - commande PIÈCES
CLIENTS - boutons situés au dessus de la liste des éléments.
2. Ciel Gestion commerciale vous permet de facturer la pièce commerciale directement en TTC.
Pour cela cochez l'option Facturer en TTC.
3. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.
 Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de factura-
tion (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis).
4. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû.
Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port.
Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés.
5. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles.
6. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des
règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur l’icône Liste pour consulter le détail des acomptes
ou des règlements.
7. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été
accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.
Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées
en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client.
L'onglet Infos tiers
153
Menu Ventes
Société et Adresse
Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche
client est indiquée. Vous pouvez la modifier.
1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône d’appel de liste située à la fin de la
zone Société. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation
ou de livraison à prendre en compte dans la pièce.
Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale.
 Si l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) a été cochée pour l’une de ces adresses dans la
fiche client ainsi que dans les paramètres de facturation, un message vous informe que l’adresse est
inexacte.
 Vous pouvez saisir les coordonnées d’un tiers qui n’ont pas encore été renseignées dans le logiciel. A
la validation de votre pièce commerciale, Ciel Gestion commerciale vous demandera si vous voulez le
créer.
Forme juridique
2. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).
Contact
3. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante.
Tarif
Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche ARTICLE - onglet complément), ce code s'affiche automati-
quement dans la zone Tarif.
4. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif. Pour cela, sélectionnez un code tarif dans la
liste déroulante.
Nature
Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez le Mode de TVA :
• L'option Local s’utilise pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou pres-
tations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles.
• L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. Dans ce
cas, indiquez dans zone N.I.I. le numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une com-
mercialisation avec la CEE.L’option Hors CEE est utilisée pour l'exportation dans un pays à l'étranger,
hors CEE.
• La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA.
Vous pouvez changer dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Sus-
pension de taxe.
2. Cochez la case Assujetti à TPF si votre client est assujetti à TPF.
Crédit disponible
Le montant du crédit disponible est rappelé.
L'onglet Echéances
Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez
cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances.
Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale.
• Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton .
• Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur .
154
Menu Ventes
Ajouter manuellement une échéance

1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée à la liste.
2. Saisissez dans chaque colonne les informations suivantes :
• mode de règlement,
• montant du règlement,
• montant de l'échéance, libellé,
• dernier règlement effectué pour cette échéance,
• date du dernier règlement.
Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents.
3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK].
Générer une ou plusieurs échéances automatiquement

1. Pour générer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances].
2. Indiquez les informations nécessaires :
• le nombre d'échéances,
• le mode de règlement,
• la date initiale de l'échéance (date de base).
Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Echéances.
L’icône vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, mon-
tant, etc.) des échéances. Voir Modifier la date d’échéance, page 155.
Modifier la date d’échéance
1. Cliquez sur l’icône de la fenêtre Génération des échéances.
2. Pour les paiements à échéance, vous devez préciser le nombre de jours ou l'échéance. Cochez l'une des
options proposées :
155
Menu Ventes
• A réception
• A 30 ou 60 ou 90 jours fin de mois.
• à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options :
• jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez,
• jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin
de mois.
• Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jour que vous indiquez.
3. Dans la zone Le ... du mois, vous pouvez préciser le jour de l’échéance. Par exemple, c’est le cas des
échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20 par exemple.
Ici, l’échéance est définie à

30 jours net fin de mois le 10.
La date d'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé.
4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Indiquez la
date correspondante en face de la zone Le.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la date d'échéance.
Après avoir généré une échéance, vous pouvez la modifier ou la supprimer.
Modifier une échéance

Pour modifier une échéance, double-cliquez dans la zone concernée et saisissez les nouvelles
informations.
Supprimer une échéance
Si vous souhaitez supprimer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton .
 Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.
156
Menu Ventes
Les boutons de la fenêtre

Les boutons disponibles en haut de la fenêtre vous permettent de lancer différentes actions. Certains trai-
tements sont propres au type de la pièce (avoir, facture,...).
Créer une autre pièce commerciale sans quitter la fenêtre. Ce bouton est uni-
quement accessible lorsque vous modifier ou consulter une pièce commerciale.
Supprimer la pièce commerciale. Ce bouton n’est pas accessible lorsque la

pièce est en cours de création et pas encore enregistrée via le bouton [OK].
Lancer l'impression de la pièce commerciale en cours.
Lancer l'aperçu de la pièce commerciale en cours.
Envoyer la pièce commerciale par e-mail.
Atteindre le premier élément de la liste.
Atteindre l'élément précédent de la liste.
Atteindre un élément précis.
Atteindre l'élément suivant de la liste.
Atteindre le dernier élément de la liste.
Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via
Internet.
Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via
internet.
Valider la facture, l’avoir ou le bon de livraison que vous avez saisi.
Saisir ou annuler un acompte.
157
Menu Ventes
Régler la facture en cours.
Transférer la pièce en bon de livraison, commande, facture, avoir.
Rembourser l’avoir en cours.
Accepter le devis en cours afin de le transférer en facture.
Créer un abonnement pour la facture saisie.
Ouvrir la liste des règles des calculs sur quantité, ouvrir la fiche du représen-
tant ou du client sélectionné dans la pièce en cours de saisie.
Enregistrer la pièce commerciale.

1. Une fois que vous avez fini de saisir la pièce, cliquez sur le bouton [OK].
2. Si le client n’existe pas, un message vous demande si vous voulez le créer. Cliquez sur le bouton [Oui].
Si vous cliquez sur le bouton [Non], le logiciel attribuera le code du client divers, défini dans les para-
mètres de facturation.
Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements.
3. Cochez le ou les traitements que vous voulez lancer immédiatement ou cliquez sur le bouton [Plus
tard]. Ultérieurement, vous pourrez accéder à ces traitements depuis les listes des pièces.
 Pour plus de détails sur les traitements, reportez-vous au paragraphe “Enregistrer une pièce commer-
ciale”, page 146.
Modifier une pièce commerciale
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
158
Menu Ventes
Supprimer une pièce commerciale

1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée.
Le bouton vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer.
1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu] puis choisissez
le format de votre choix.
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut
dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant
pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
Valider une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].

3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Conséquences de la validation
Bons de livraison/ bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de
la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une
facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez
plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.
159
Menu Ventes
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le
chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
• les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les
stocks, en les augmentant.
Transférer une pièce commerciale : généralités

Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale
client (devis, factures, commandes, bons de livraison) en une autre pièce commerciale.
Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de
la pièce commerciale, etc.).
Pour transférer une pièce commerciale :
• Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat).
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cli-
quez sur [OK].
La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.
• S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous
aide à transférer votre pièce commerciale.Voir Top Facture, page 141.
 Vous pouvez transférer une pièce commerciale de vente (devis, facture, commande...) en une autre en
utilisant le cliquer-glisser.
Exemple : transférer un devis en facture

1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée,
glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures.
Transférer une pièce commerciale de vente
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Devis Commande, Facture
Bon de livraison (BL) Facture
Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture
1. Un message vous demande de confirmer le traitement.

Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou
de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix.
2. Dans le cas d’un transfert d’une commande en BL livrable, une option supplémentaire est proposée :
Autoriser la livraison partielle. Cochez cette option si vous voulez que le bon de livraison soit généré par-
tiellement à hauteur du stock réel.

Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée.
Transférer une commande en plusieurs fois

Il est possible de transférer une même commande plusieurs fois. Ainsi, vous pouvez établir des factures,
bons de livraison ou bons de réception au fur et à mesure de l'avancement de la commande.
1. Sélectionnez la commande concernée puis cliquez sur le bouton [Transférer].
160
Menu Ventes
2. Choisissez une des fonctions proposées : Transférer en bon de livraison ou Transférer en BL livrable ou
Transférer en bon de réception ou Transfert en facture. Un message vous indique si le transfert a réussi
ou non.
3. Allez dans la liste de la pièce générée (factures, bons de livraison...) et ouvrez-la.
4. Supprimez les lignes des articles qui n'ont pas encore été facturés, livrés ou réceptionnés.
 Vous pouvez conserver les lignes de sous-total. En effet, le logiciel ne fera pas apparaître un sous-total
en première position ni plusieurs sous-totaux à la suite.
5. Cliquez sur le bouton [OK] puis sur le bouton [Valider].
6. A la facturation, livraison ou réception des autres articles, sélectionnez à nouveau la commande et

transférez-la.
7. Dans la nouvelle pièce générée, les articles restant s'afficheront. Continuez de la même façon pour
tous les articles de la commande.
Les traitements
Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type
de pièce.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine.
Pièce d'origine Vous pouvez :
Devis Imprimer le devis
Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison
BL livrable Imprimer
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.
Pièce de destination Vous pouvez :
Valider, imprimer, visualiser l’aperçu,

Bon de livraison
envoyer par e-mail le bon de livraison

BL livrable
envoyer par e-mail le bon de livraison
Imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par

Commande
e-mail la commande

Facture
envoyer par e-mail la facture

Avoir
envoyer par e-mail l'avoir
 Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spé-
cifiques à chaque pièce commerciale.
161
Menu Ventes
Les options supplémentaires
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des pièces clients.
• Rendre une facture irrécouvrable.

• Considérer non-comptabilisée.
• Générer un abonnement
La plupart de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).
Facture irrécouvrable
Voir Rendre une facture irrécouvrable, page 186.
Considérer non-comptabilisée
Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.

Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme
non-comptabilisée.
Générer un abonnement
Voir Abonnements clients, page 198.
Dupliquer une pièce

Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Ouvrir le client, le représentant

Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client, du représentant pour lequel la pièce com-
merciale a été saisie.
Les options d’affichage de la liste
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu.
liste.
IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. Son aperçu s'affichera
immédiatement.
plus.
162
Menu Ventes
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que
les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant
échéance etc.)
plus.
Lorsque vous cliquez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche.
Vous pouvez afficher les pièces :
• de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de
liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé-
dent et le client suivant,
• en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au,
• en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant.
Envoyer une pièce par e-mail

Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie
électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique
sur votre ordinateur et un modem.
Envoyer une pièce commerciale par e-mail suite à sa création
1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton .
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader®) contenant la pièce est inséré dans un
nouveau message.
2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du des-
tinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide.
Vous devez saisir l’adresse.
3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Envoyer une pièce commerciale par e-mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par e-mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande
ENVOYER UN EMAIL.
3. Une fenêtre s'affiche. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée
comme adresse du destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce
cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir
l’adresse directement dans l'e-mail.
4. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si vous laissez <Uti-
liser les préférences>, le logiciel utilisera l’état défini dans les préférences Modèles de pièces clients.
163
Menu Ventes
5. Pour personnaliser l'objet de l’e-mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis
dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
6. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la
messagerie.
8. Si votre messagerie s'ouvre, le fichier au format PDF (Adobe Reader®) contenant la pièce est inséré
dans un nouveau message. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
164
Menu Ventes
Détail pièces clients

 Menu VENTES - commande DÉTAIL PIÈCES CLIENTS
<Alt> <V> 
Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce commerciale de vente
(devis, commande, facture, facture d'acompte, bon de livraison, etc.) qui a été saisie.
Options d'affichage
Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat :
• Vous pouvez afficher la liste des pièces par client (Tous les clients ou un client précis) et/ou par article
(Tous les articles ou un article précis) et/ou par représentant (Tous les représentants ou un représentant
précis).
• Utilisez les boutons et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des clients.
• Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte.
• De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, fac-
tures et avoirs validés, etc.).
Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Critères l'option à prendre en compte.
Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la
fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces.
 Pour plus de détails sur le paramétrage d’une liste : filtre, colonnes, regroupements (Intuilistes),
165
Menu Ventes
Devis/Pro forma
 Menu VENTES - commande DEVIS/ PRO FORMA
<Alt> <V> <D>
La liste des devis répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier,
supprimer, transférer, ou valider un devis.
Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis.

Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre.
Afficher le détail
Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi
que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, mon-
tant échéance etc.)
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée dans la liste.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce que vous voulez voir en aperçu.
166
Menu Ventes
liste.
 Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la com-
mande IMPRIMER L'IMAGE.
Vous pouvez afficher les devis :
Saisir un devis
Modifier un devis
1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Devis s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un devis
Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture peuvent être sup-
primés à tout moment.
Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Consulter l’aperçu ou imprimer un devis

Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 159.
Accepter un devis
1. Pour accepter un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer.
167
Menu Ventes
2. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas.
Attention !
Cette commande vous permet donc d'enchaîner :
- le transfert du devis en facture,
- la validation de la facture ainsi créée,
- l’impression de la facture
La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER -
commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des FACTURES du menu VENTES. De la même
manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des RÈGLEMENTS du menu VENTES.
 La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.
Transférer un devis
 Menu VENTES commande - DEVIS bouton
Après la saisie d'un devis, vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec
votre client.
Transférer un devis en facture

Vous pouvez transférer un devis /pro forma en facture autant de fois que vous le souhaitez.
Cela vous permet de mémoriser des «modèles» de factures sous forme de factures pro forma.
Ce traitement est pratique dans le cas de factures répétitives :
• factures de loyers pour des sociétés de location ou de contrats de maintenance mensuels.

• factures de marchandises qui reviennent périodiquement.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez la commande TRANSFÉRER EN FACTURE.

3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
 Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Transférer un devis en commande

2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER
EN COMMANDE.
4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce d'origine ou la pièce de destination.

Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'une commande a bien été générée.
 Si vous consultez la fiche de cette commande issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
168
Menu Ventes
Transférer plusieurs devis en facture

Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis en facture. Ce transfert génère une facture qui
englobe tous les devis transférés.
1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche <Shift> ou
<Ctrl> enfoncée.
• La touche <Shift> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche <Ctrl> vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez la commande Transfert groupé en facture.
4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et/ou imprimer et valider la pièce créée. Cochez
les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Transférer plusieurs devis en commande

Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis. Ce transfert génère une commande qui englobe tous
les devis transférés.
1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche <Shift> ou
<Ctrl> enfoncée.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert
groupé en commande.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée ou la pièce créée. Cochez les options de votre choix
puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 160.
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir de la liste des devis, dans le groupe Actions, situé en haut
de la fenêtre.
• Dupliquer un devis.
• Ouvrir le client, le représentant.
Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Dupliquer un devis
Cette commande vous permet de dupliquer le devis sélectionné.
Un message vous informe qu'un nouveau devis a été généré.

Envoyer un devis par e-mail

Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 163.
169
Menu Ventes
Ouvrir l’article
Cette fonction vous permet de consulter la fiche de l’article pour lequel la pièce commerciale a été saisie.
1. Sélectionnez le devis concerné.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande OUVRIR L’ARTICLE.
170
Menu Ventes
Commandes
 Menu VENTES - commande COMMANDES
<Alt> <V> <C>
La liste des commandes répertorie toutes les commandes existantes.

Une commande reste modifiable tant qu’elle n’a pas été soldée par un ou plusieurs bons de livraison (BL).
Il s'agit d'une commande ouverte.
Vous pouvez saisir une commande directement mais une commande peut aussi provenir d'un devis.
A partir de cette fenêtre vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs commande(s) ou effec-
tuer certains traitements (TRANSFERT EN BL, TRANSFERT EN FACTURE, etc.). Toutes ces opérations vous
permettent d'évaluer instantanément le portefeuille clients.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la
liste.
IMPRIMER L'IMAGE.
171
Menu Ventes
Afficher le détail
Voir Affiner la sélection, page 163.
Saisir une commande

Modifier une commande
1. Pour modifier une commande, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Commande s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer une commande

Les commandes qui ne sont plus utilisées ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture ou BL
peuvent être supprimées à tout moment.
Pour supprimer une commande, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Consulter l’aperçu ou imprimer une commande

Transférer une commande
 Menu VENTES - commande COMMANDES, bouton
Après la saisie d'une commande (ou le transfert d'un devis en commande), vous pouvez effectuer certains
traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client.
Transférer une commande en BL

1. Sélectionnez la commande à transférer.
EN BON DE LIVRAISON.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les
Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a bien été générée.
 Lorsqu'un client est bloqué, un message vous l'indique lors du transfert d'une pièce commerciale.
Vous devez confirmer ou interrompre le transfert.
Ce message est particulièrement intéressant dans le cas suivant : vous enregistrez une commande du
client Martin (client jusqu'alors non bloqué). Vous apprenez, par différentes sources, que ce client est
172
Menu Ventes
en cours de faillite et que plusieurs de ses fournisseurs n'ont pas été payés. Vous allez donc bloquer
ce client. Lors du transfert de la pièce commerciale, un message vous rappellera que ce client est blo-
qué : vous aurez la possibilité d'interrompre le transfert.
Transférer partiellement une commande en BL

Lorsque vous procédez au transfert d'une commande en bon de livraison, c'est la totalité des quantités
qui est affectée au bon de livraison (quantité livrée = quantité commandée).
Il est possible d'établir plusieurs bons de livraison pour une seule et même commande.
Exemple : nous avons en commande une quantité de 50 articles. La livraison s'effectue en deux fois : 25
articles sont livrés une première fois.
1. Transférez dans un premier temps, la commande en bon de livraison.
2. Double-cliquez sur le bon de livraison généré.
3. Dans la colonne Qté liv. de la partie Lignes, la quantité indiquée est 50 ; indiquez, à la place, 25 ; les 25
articles non encore livrés s'affichent dans la colonne Qté reliquat.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la quantité. Le programme prend en compte la différence
de quantité dans la commande.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter la fiche bon de livraison.
 La commande ne sera soldée que lorsque la quantité livrée sera égale à la quantité commandée et que
tous les bons de livraison ou factures afférents à commande seront validés.
Transférer plusieurs commandes en BL

Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes en bon de livraison. Ce transfert génère un bon
de livraison global pour toutes les commandes transférées.
1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche
<Shift> ou <Ctrl> enfoncée.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT
GROUPÉ EN BL.
Génération de BL Livrables à partir d'une ou plusieurs commandes

Vous pouvez transférer une commande en BL livrable.
Si vous cochez la case Autoriser la livraison partielle, le bon de livraison sera généré partiellement à hauteur
du stock réel. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock.
Dans le cas contraire, le BL ne sera généré que si le stock réel est égal ou supérieur à la quantité
commandée.
Exemple 1
Stock réel article «Ciel Gestion commerciale pour Windows» = 12.
Commande de 15 articles.
Transfert en BL livrable avec l'option Autoriser la livraison partielle cochée.

Création d'un BL de 12 articles.
Validation des BL créés.
173
Menu Ventes
 La validation immédiate des BL permet de s'assurer qu'il n'y aura pas de mouvements entraînant une
rupture de stock entre la création de ces BL et leur validation.
Exemple 2
Stock réel article «Ciel Gestion commerciale pour Windows» = 12.
Commande A de 5 articles.
Commande B de 11 articles.
Deux cas peuvent se présenter :
Premier cas
Vous souhaitez que chacune de ces commandes soit transférée totalement en BL, uniquement si le stock
réel est suffisant. Dans ce cas, activez uniquement l'option Valider la pièce créée. Le programme ne géné-
rera que la commande A car après la validation du BL lié à cette commande, le stock réel est insuffisant
(=7) pour livrer totalement la commande B (=11).
Deuxième cas
Vous souhaitez que le programme effectue les transferts de commande jusqu'à épuisement du stock réel.
Dans ce cas, activez les options Autoriser la livraison partielle puis Valider la pièce créée.
Le programme générera totalement la commande A et partiellement la commande B (7 articles livrés).
 Le stock réel des articles est mis à jour à la validation des BL ou des factures directes (celles qui ne
sont pas liées à un BL).
Transfert d'une commande en facture
Attention !
Une commande transférée en bon de livraison ne peut pas faire l'objet d'un nouveau transfert en
facture ; il faudra, dans ce cas, passer par le bon de livraison pour effectuer le transfert.
Les commandes soldées ne sont plus modifiables (sauf en cas de reliquat).
Mais vous pouvez néanmoins les consulter et les imprimer.
1. Sélectionnez la commande à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et choisissez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN
FACTURE.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les
 Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de commande, vous constatez que la
zone Remarque contient le numéro et la date de la commande transférée.
Transfert groupé de plusieurs commandes en facture

Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes. Ce transfert génère une facture qui englobe
tous les commandes transférées.
1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert
groupé en facture.
174
Menu Ventes
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférer une pièce commerciale :
généralités, page 160.
Gestion des acomptes
Saisir un acompte
 Menu VENTES - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton .
 Menu VENTES - commande FACTURES - bouton - Saisir un acompte
Un acompte correspond à un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer.
Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
La saisie d'un acompte s'effectue sur les pièces commerciales (devis, commande, bon de livraison, facture)
non soldées et génère une facture d'acompte.
 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro de la Facture d'acompte à utili-
ser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces.
Le Code, le Nom du client et la Référence de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur de la fenêtre
Saisie d'acompte.
1. Saisissez dans la zone Description le détail de l'acompte.

2. Indiquez le Mode de règlement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la
pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automa-
tiquement renseignée. Modifiez-la si besoin.
3. Saisissez le montant de l'Acompte.

4. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection le taux de TVA applicable.
Les zones Montant dû, Montant réglé et Solde dû sont automatiquement renseignées.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'acompte.
Un règlement de type «acompte» est automatiquement généré dans la liste des règlements du menu
VENTES.
175
Menu Ventes
 Une facture d'acompte peut être modifiée mais ne peut être supprimée.
Annuler un acompte
 Menu VENTES - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton - Annulation
d’acompte
 Menu VENTES - commande FACTURES - bouton - Annulation acompte
Attention !
Les règlements d'acompte ne peuvent faire l'objet d'une suppression à partir de la liste des
règlements.
1. Dans la fenêtre Annulation d'acompte, la Date (date du jour) est automatiquement renseignée. Modifiez-
la si besoin.
Le Code du client ainsi que la Référence de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur de la fenêtre.
2. Indiquez le Mode de règlement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la
pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automa-
tiquement renseignée. Modifiez-la si besoin.
3. Sélectionnez dans la liste l'acompte que vous souhaitez annuler.
176
Menu Ventes
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la suppression de l'acompte.
Un message vous indique que le traitement s'est bien déroulé, qu'un règlement a été généré ainsi qu'une
annulation de la facture d'acompte.
Gestion des reliquats de commandes

Le logiciel gère les reliquats de commande. Plusieurs cas de gestion de reliquats sont possibles.
Exemple 1
1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL.
2. Vous ne livrez que 12 articles A.
3. Pour solder le reliquat de commande, vous devez valider le BL.
4. Transférez de nouveau la commande en BL.
Exemple 2
2. Vous modifiez la quantité commandée en saisissant 10.
3. Pour solder la commande, vous devez effectuer la même modification dans le BL puis le valider.
Exemple 3
2. Vous insérez dans la commande 5 articles B.
3. Pour solder la commande, validez le BL.
4. Transférez de nouveau la commande en BL.
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir de la liste des commandes, dans le groupe Actions, situé en
haut de la fenêtre. Ils vous permettent de :
• Dupliquer une commande.

• Solder une commande.
• Ouvrir le client, le représentant, l’article.
Dupliquer une commande

Cette fonction vous permet de dupliquer la commande sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle commande a été générée.
177
Menu Ventes
Solder une commande

Cette fonction permet de solder la commande sélectionnée. La commande ou le reliquat de commande est
ainsi réglé.

Envoyer une commande par e-mail

178
Menu Ventes
Bons de livraison (BL)

 Menu VENTES - commande BONS DE LIVRAISON
<Alt> <V> 
Cette liste répertorie tous les bons de livraison qui existent.
Dans la plupart des cas, un bon de livraison intervient à la suite d'une commande.
Mais vous pouvez générer les bons de livraison de deux façons :
• soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande,

• soit de façon directe, sans saisie préalable de commande.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de livraison ou
effectuer certains traitements (transfert et validation de BL, etc.).
 Les options d’affichage sont accessibles via le bouton .
Afficher le détail
échéance etc.).
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu.

179
Menu Ventes
Une fois que vous avez activé l'option Affiner la sélection. Une zone supplémentaire s'affiche.
Vous pouvez alors afficher les pièces de Tous les clients ou d'un client préalablement sélectionné.
Les boutons flèches et vous permettent d'afficher respectivement le client précédent et le

client suivant.
Saisir un bon de livraison

Modifier un bon de livraison
1. Pour modifier un bon de livraison, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Bon de livraison s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un bon de livraison

Les bons de livraison qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
Pour cela, sélectionnez le bon de livraison dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de livraison

Valider un bon de livraison
Attention !
La validation est une opération irréversible. Des bons de livraison validés ne pourront plus être
modifiés.
La validation d’un bon de livraison entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités
livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Voir Valider une pièce commerciale, page 159.
Transférer un bon de livraison
 Menu VENTES commande - BONS DE LIVRAISON bouton
Après la saisie d'un bon de livraison (ou le transfert d'une commande en bon de livraison), vous pouvez
effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client.
Transférer un bon de livraison en facture

Cette opération vous permet de facturer automatiquement un bon de livraison.
1. Sélectionnez dans la liste le bon de livraison préalablement validé.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez la commande TRANSFÉRER EN FACTURE.
180
Menu Ventes
3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer ou à créer.
Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
 Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de bon de livraison, vous constatez que
la zone Remarque contient le numéro et la date du bon de livraison transféré.
Transférer plusieurs bons de livraison en facture

Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs bons de livraison en facture. Ce transfert génère
une facture globale pour tous les bons de livraison transférés.
1. Sélectionnez dans la liste les bons de livraison à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT
GROUPÉ EN FACTURE.
4. A ce stade, un message vous demande de valider et/ou imprimer la pièce à transférer (ou à créer).
 Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de plusieurs bons de livraison, vous
constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des bons de livraison
transférés sont repris.
Enregistrer un acompte
Voir Gestion des acomptes, page 175.
Les options
Certains traitements sont directement accessibles à partir de la liste des bons de livraison, dans le groupe
Actions situé en haut de la fenêtre. Ils vous permettent de :
• Dupliquer un bon de livraison,

Certaines de ces fonctions sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Dupliquer un bon de livraison

Cette commande vous permet de dupliquer le bon de livraison sélectionné.
Un message vous informe qu'un nouveau bon de livraison a été généré.

Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client ou représentant pour lequel la pièce com-
Envoyer un bon de livraison par e-mail

181
Menu Ventes
Factures d’acompte clients

 Menu VENTES - commande FACTURES D’ACOMPTE
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de
l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
 Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée.
Attention !
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi
NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspon-
dant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 175.
182
Menu Ventes
Factures
 Menu VENTES - commande FACTURES
<Alt> <V> <F>
Cette liste répertorie toutes les factures existantes.
Les factures peuvent être générées de plusieurs façons :
• soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de cette commande,
• soit à partir d'un bon de livraison validé,
• soit à partir d'un devis,
• soit de façon directe, sans saisie préalable de commande, bon de livraison ou devis.
Vous pouvez à partir de la liste des factures CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER ou effectuer certains traitements
(transfert, validation, création et annulation d'acompte, etc.).
D'autres commandes sont accessibles à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez rendre une
FACTURE IRRÉCOUVRABLE ou encore GÉNÉRER UN ABONNEMENT.
liste.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la com-
mande IMPRIMER L'IMAGE.
183
Menu Ventes
Afficher le détail
liste soit avec les boutons et . Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client
précédent et le client suivant,
en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant.
Saisir une facture

Modifier une facture
3. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre de la facture sélectionnée s'affiche.
Supprimer une facture

 Une facture validée ne peut être supprimée.
1. Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Consulter l’aperçu ou imprimer une facture

Valider une facture

Attention !
184
Menu Ventes
Transférer une facture
 Menu VENTES commande - FACTURES bouton
Après la saisie d'une facture (ou le transfert d’un devis, d'une commande ou d’un bon de livraison en fac-
ture), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client.
Transférer une facture en avoir

Vous pouvez transférer une facture en avoir directement à partir de la liste des factures.
1. Sélectionnez la facture à transférer.
EN AVOIR.
3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER, IMPRIMER ou RÉGLER la pièce transférée et/ou de VALI-
DER, IMPRIMER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK].
Vous pouvez demander la réintégration des articles en stock en cochant la case correspondante.
 Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de facture, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date de la facture transférée.
Transférer plusieurs factures en avoir
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs factures en avoir. Ce transfert génère un avoir
global pour toutes les factures transférées.
1. Sélectionnez dans la liste les factures à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche <Shift>
ou <Ctrl> enfoncée.
185
Menu Ventes
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT
GROUPÉ EN AVOIR.
4. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer (ou à créer).
 Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de plusieurs factures, vous constatez que
dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des factures transférées sont repris.
Régler une facture

Vous pouvez saisir un règlement à partir de la liste des factures. Cela vous permet de gagner du temps
lors de l'enregistrement d'un règlement partiel ou d'un escompte. L'escompte correspond à l'attribution
d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
1. Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez enregistrer un règlement puis cliquez sur le bou-
ton [Régler].
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Elle contient déjà tous les principaux renseignements nécessaires à un
règlement. Saisissez les données complémentaires ou spécifiques.
Attention !
Vous devez valider la facture avant de procéder à son règlement.
Voir Règlements, page 192.
Gestion des acomptes

Le principe de création ou d’annulation d’un acompte a été décrit précédemment au chapitre Les
Commandes.
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des factures.

• Rendre une facture irrécouvrable.

• Générer un abonnement.
Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic droit).
Rendre une facture irrécouvrable

 Cette commande est également accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit).
Cette commande doit être utilisée lorsque la créance d'un client est définitivement devenue irrécupérable.
Pour rendre une facture irrécouvrable :

1. Sélectionnez la facture dans la liste des factures.
186
Menu Ventes
2. Activez la commande FACTURE IRRÉCOUVRABLE du menu CONTEXTUEL.

3. La fenêtre Facture irrécouvrable s'affiche.
4. Saisissez la date de constatation.
Des informations concernant le client sont rappelées (nom du client, montant du règlement, mode de règle-
ment, référence de la facture).
5. Notez une éventuelle observation dans la zone prévue à cet effet.
6. Un message vous demande si vous souhaitez bloquer le client. Cliquez sur [Oui] si c’est le cas.
Un message vous informe par la suite que la facture a été rendue irrécouvrable.
Attention !
Si vous souhaitez générer l'écriture d'irrécouvrabilité dans le journal comptable, paramétrez une
période incluant la date de la constatation de l'irrécouvrabilité. Voir Liaison comptable, page 234.
Générer un abonnement
Voir Abonnements clients, page 198.
Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une facture déjà comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui]
pour valider. Un second message vous informe que la facture a bien été définie comme non-
comptabilisée.
Autres actions sur les factures

Dans le groupe Actions, situé en haut de la fenêtre, vous disposez également des boutons [Dupliquer],
[Ouvrir le représentant], [Ouvrir le client].
Dupliquer une facture

Cette commande vous permet de dupliquer la facture sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle facture a été générée.

Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client ou du représentant pour lequel la pièce
commerciale a été saisie.
Envoyer une facture par e-mail

187
Menu Ventes
Avoirs
 Menu VENTES commande AVOIRS
<Alt> <V> <A>
La liste des avoirs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de trois façons :
• issus d'un transfert de facture,

• en saisie directe,
• issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains traitements (TRANS-
FERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, etc.).
 Les options d’affichage sont accessibles via le bouton .
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ).
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une pièce.
1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.

Vous pouvez alors afficher les pièces de Tous les clients ou d'un client préalablement sélectionné.
Les boutons et vous permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client

suivant
Indiquez dans les zones Période du ... au, une fourchette de dates à prendre en compte.
188
Menu Ventes
L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour,
date de travail).
Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher. Pour cela, cliquez sur le menu déroulant de la zone
Critères.
Saisir un avoir
Modifier un avoir
1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste des avoirs puis cliquez sur le bouton
. La fenêtre de l’avoir sélectionné s'affiche.
Supprimer un avoir
Attention !
Un avoir validé ne peut être supprimé.
1. Pour supprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Consulter l’aperçu ou imprimer un avoir

Valider un avoir
1. Pour valider un avoir, cliquez sur le bouton [Valider].
 Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le
Remboursement d’avoirs
Le principe est le même pour les règlements fournisseurs.
 Menu VENTES - commande AVOIRS - bouton
Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir.
189
Menu Ventes
Etape préalable à la création d'un avoir

1. Création d'une facture client.
2. Règlement de la facture.
3. Le client souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir).
4. Remboursement de l'avoir.
Saisir un remboursement d'avoir

1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous souhaitez être remboursé puis cliquez
sur le bouton [Rembourser].
La fenêtre REMBOURSEMENT D’AVOIR s’affiche.
2. Indiquez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélec-

tionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.).
3. Sélectionnez le Mode de règlement.

4. Cochez si besoin l'option Ne pas inclure le montant des frais de port.
5. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK].
Remboursement de trop perçu

Lorsque vous enregistrez un règlement dont le montant est supérieur au montant de la facture, le logiciel
vous propose d'imputer la différence en créant un avoir ou en créant une écriture de profit (trop perçu).
1. Pour rembourser ce trop perçu, activez la commande AVOIRS du menu VENTES.

2. Sélectionnez l’avoir. Cet avoir doit être validé.
3. Cliquez sur le bouton [Rembourser]. Un règlement négatif est automatiquement généré.
Considérer non-comptabilisé
1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir que vous souhaitez décomptabiliser.
2. Cliquez sur le bouton [Considérer non-compta].
3. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur
[Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été défini comme non-compta-
bilisé.
Les options
Certains traitements sont directement accessibles à partir de la liste des avoirs, dans le groupe Actions
situé en haut de la fenêtre. Ils vous permettent de :
190
Menu Ventes
• Dupliquer un avoir.
Dupliquer un avoir
Cette fonction vous permet de dupliquer l’avoir sélectionné.
Un message vous informe qu'un nouvel avoir a été généré.

Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client ou du représentant pour lequel la pièce
commerciale a été saisie.
Envoyer un avoir par e-mail

191
Menu Ventes
Règlements
 Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS
<Alt> <V> <R>
Cette liste regroupe tous les règlements clients qui existent. Vous pouvez les afficher
Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour
les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que
celles des clients, articles, factures etc.
 Pour plus de détails sur le paramétrage d’une liste : filtre, colonnes, regroupement (Intuilistes), repor-
Afficher le détail
Cette fonction permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail du règlement.
Pour ne plus afficher le détail, cliquez à nouveau sur cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.
Vous pouvez afficher les règlements :
• en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au.
Saisir un règlement
Le principe est le même pour les règlements fournisseurs.
 Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton .
Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients.
192
Menu Ventes
Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous sou-
haitez régler puis en cliquant sur le bouton .
Informations règlements
 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en acti-
vant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients.
Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).
 La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres).
Dans le cas contraire, un message vous en informe.
2. Indiquez la Date d'échéance du règlement.
L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour,
date de travail).
3. Sélectionnez le client à l'aide de l’icône d’appel de liste .
Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatique-
ment. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement.
4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une
observation
Exemple
Dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque.
S'il s'agit d'un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.
Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) :

5. Si vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 carac-
tères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le
bouton .Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.
La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera
cependant tronqué à 140 caractères.
 Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché
comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT.
Montant
1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche
automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement.
Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner
plusieurs factures.
 Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.
2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler.
193
Menu Ventes
Exemple
Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 238 €.
Vous saisissez 237 dans la zone Montant règlement.
L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.
3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options Générer un avoir et Pertes et profits se grisent et
le règlement est généré sans être affecté à une facture.
4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez
ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière
accordée pour paiement immédiat.
Exemple
Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de
2 % pour paiement anticipé».
Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du
règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte.
Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne
remplissez pas cette zone).
Attention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra
pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce
dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de
règlement.
Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées...

Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations.
Règlement partiel
La facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0.
194
Menu Ventes
Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règle-
ment soit atteint en commençant par la première de la liste.
La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être
égal au solde dû.
Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits
(charges ou produits financiers).
Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées...

Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations.
Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou
produits financiers).
Générer un avoir
La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc
disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement
(numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé.
Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement.
Echéances factures et avoir validés non réglés

Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés.
Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures.
Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne
Montant.
• Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
• Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton
[Tout régler] tout en conservant la touche <Shift> de votre clavier enfoncée.
• Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.
Régler une facture avec un ou plusieurs avoir(s)

Vous pouvez solder une facture client à l'aide d'un ou plusieurs avoirs.
Le montant du ou des avoirs sera déduit du montant de la facture.
1. Dans la liste des règlements (menu VENTES - commande RÈGLEMENTS) cliquez sur le bouton [Créer].
2. Sélectionnez le client concerné.
Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés.
3. Appuyez sur la touche <Ctrl> puis double-cliquez sur la facture à régler et les avoirs à déduire pour
connaître le règlement.
Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés.
Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement.
Modifier un règlement
1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
195
Menu Ventes
Supprimer un règlement
Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Les options
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des règlements clients.
• Règlement impayé.
• Considérer non-comptabilisé.
Rendre un règlement impayé

 La commande RÈGLEMENT IMPAYÉ est également accessible à partir du menu CONTEXTUEL.
Cette fonction vous permet de rendre un règlement impayé à l'exception des règlements d'acompte.
1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation.
2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.
 Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire
l'objet d'un nouveau règlement.
Générer dans le journal comptable l'écriture d'impayé

3. Sélectionnez le règlement.
4. Générez le journal comptable en paramétrant une période incluant la date de la constatation de

l'impayé. Voir Liaison comptable, page 234.
Considérer non-comptabilisé
Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que le règlement a bien été défini comme
non-comptabilisé.
Les autres actions sur les règlements

Dans le groupe Actions situé en haut de la fenêtre, vous disposez des boutons [Modifier le paiement] et
[Ouvrir le client].
Changer le paiement
Cette fonction vous permet de modifier le mode de paiement, sa référence et son commentaire sans avoir
à supprimer et recréer un règlement.
 Le règlement ne doit pas être comptabilisé.
5. Sélectionnez le règlement et cliquez sur le bouton [Modifier le paiement]. Vous pouvez aussi utiliser la
commande CHANGER LE MODE PAIEMENT du menu Contextuel (clic-droit).
6. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le nouveau mode de paiement.
196
Menu Ventes
7. Si nécessaire, modifiez la référence du paiement ainsi que le commentaire. Le commentaire est acces-
sible en cliquant sur le bouton .
Ouvrir le client ou le représentant

Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client ou du représentant pour lequel le règlement
a été saisi.
197
Menu Ventes
Abonnements clients
 Menu VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENTS

<Alt> <V> <O>
 Le principe est le même pour les abonnements fournisseurs.
Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est à dire des factures répétitives et
à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même
facture pour une période donnée.
 Pour plus de détails sur le paramétrage d’une liste : filtre, colonnes, regroupement (Intuilistes), repor-
Saisir une facture d’abonnement
 Menu VENTES - commande FACTURES D’ABONNEMENT - bouton
La création d'un abonnement s'effectue à partir d'une facture courante sélectionnée dans la liste des
factures.
1. Sélectionnez dans la liste qui s’affiche la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abon-
nement et cliquez sur le bouton [OK].
2. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations nécessaires à l'abonnement.
 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Abonnements à utiliser en activant
le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation - zone Codes pièces.
3. Si ce paramétrage est effectué, le Code de la facture d'abonnement s'affiche automatiquement.

Dans le cas contraire, saisissez-le.
198
Menu Ventes
4. Saisissez ensuite le Libellé de la facture d'abonnement.
Informations
5. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Si vous souhaitez modifier cette
information, cliquez sur l’icône d’appel de liste .
6. Sélectionnez à l'aide du calendrier ou des dates prédéfinies , les dates de début (A partir de) et
de fin (Jusqu'au) de l'abonnement.
Fréquence
7. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les
15 jours, tous les trimestres, etc.
8. Indiquez le Jour de la semaine s'il s'agit d'un abonnement hebdomadaire ou à la quinzaine.

9. Précisez le jour du mois s'il s'agit d'un abonnement mensuel, trimestriel ou semestriel (Tous les 1 du
mois par exemple).
Génération
10. La date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont rappelées.
12. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements corres-
pondants puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre Génération des factures d’abonnement s’affiche.
199
Menu Ventes
Cette partie ne s’affiche pas lorsque vous

avez sélectionné plusieurs abonnements.
• Jusqu'au : les factures seront générées jusqu'a la date indiquée dans la zone de droite.
• La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture.
• Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des
dates de début et de fin de l'abonnement.
14. Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures
d'abonnement générées.
15. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Modifier une facture d’abonnement
1. Pour modifier un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Abonnement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une facture d’abonnement
1. Pour supprimer un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression de l'enregis-
trement. Cliquez sur le bouton [Oui]. La suppression met fin à l'abonnement.
Les options
Les fonctions suivantes sont directement accessibles depuis la liste des abonnements, dans le groupe
Actions situé en haut de la fenêtre.
Vous pouvez également les activer à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit).
Ouvrir le client
Cette fonction permet de consulter la fiche du client pour lequel la facture d'abonnement a été générée.
200
Menu Ventes
Renouveler un abonnement
1. Sélectionnez l’abonnement concerné dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Renouveler].
3. Un message vous demande de confirmer le renouvellement de l'abonnement. Cliquez sur le bouton

[Oui].
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la nouvelle période ainsi que sa fréquence.
5. Vérifiez l’exactitude des autres informations.
Ouvrir le modèle
Cette fonction permet de consulter la facture à partir de laquelle l'abonnement a été généré.
201
Menu Ventes
e-Commerce
 Menu VENTES - commande E-COMMERCE
Cette commande permet d’accéder directement aux fonctionnalités d’e-Commerce.
 Pour plus d’informations, reportez-vous au manuel e-Commerce, accessible par le menu Démarrer de
la barre de tâche de Windows™ puis Tous les programmes - Ciel - Gestion commerciale.
202
Menu Achats
Pièces fournisseurs
Détail pièces fournisseurs
Commandes
Bons de réception
Factures d’acompte
Factures
Avoirs
Règlements
Abonnements fournisseurs
Menu Achats
Vue d’ensemble
Le menu ACHATS vous permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les pièces fournisseurs de la
chaîne commerciale.
Ce menu est composé des COMMANDES, des FACTURES, des RÈGLEMENTS fournisseurs ainsi que des BONS DE
RÉCEPTION.
Info
Les pièces commerciales d’Achats (COMMANDES, BONS DE RÉCEPTION, FACTURES, AVOIRS, RÈGLEMENTS) sont
gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines
zones diffère.
Des renvois vers le menu VENTES vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les
traitements des pièces commerciales.
204
Menu Achats
Pièces fournisseurs
 Menu ACHATS commande PIÈCES FOURNISSEURS
<Alt> <H> 
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales d’achat qui ont été saisies.
Elle vous est présentée avec les fonctions Afficher le détail, Afficher l’aperçu, Affiner la sélection activées.
Vous pouvez les activer ou désactiver depuis le bouton .
Vous pouvez à partir de la liste des pièces fournisseurs, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale
(commandes, factures, bons de réception, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en
une autre pièce.
Créer une pièce commerciale

1. Dans la partie Pièces, à gauche de la fenêtre, choisissez le type de pièce commerciale à saisir : com-
mande, bon de réception, facture ou avoir.
La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la
pièce commerciale.
 Vous pouvez créer une pièce commerciale fournisseur en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale

1. Ouvrez la liste des articles et sélectionnez les articles à insérer dans la pièce commerciale.
2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
205
Menu Achats
3. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce (devis, facture, commande...).
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le fournisseur pour
lequel vous établissez la pièce.
L'en-tête de la pièce commerciale

Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations fournisseur et Mode de règlement.
Informations fournisseur
1. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le fournisseur pour lequel vous établissez la
pièce.
Dans la zone Nom, la société du fournisseur est rappelée.
Attention !
Tant que le fournisseur n'est pas renseigné, vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce
commerciale.
Informations pièce
 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (com-
mande, bon de réception, facture, avoir) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARA-
MÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce
s'affiche automatiquement.
2. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date de travail).
 La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en
informe.
3. Les zones Réf. cde et Date livraison s’affichent uniquement dans les commandes.
Saisissez éventuellement une référence de commande puis indiquez sa date de livraison.
4. Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche fournisseur s'affiche automatiquement. Modi-

fiez-le si nécessaire.
La zone Date Echéance s’affiche uniquement dans les bons de réception, factures et avoirs. La date
d’échéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode
de règlement.
5. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer.
affaire, sélectionnez l’Affaire concernée.
7. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
8. Saisissez éventuellement une Remarque.
206
Menu Achats
L'onglet Lignes
Dans la plupart des fenêtres des pièces commerciales, vous trouvez les boutons suivants :
ajouter une ligne de saisie.
insérer une nouvelle ligne de saisie.
copier à l'identique la ligne d'un article déjà enregistré.
supprimer une ligne de saisie.
insérer un commentaire.
insérer une ligne de sous-total et choisir les colonnes à prendre en compte

dans le sous-total.
effectuer certains traitements (visualiser l'article correspondant à la pièce

commerciale en cours, modifier le taux de TVA ou le taux de TPF, changer
le dépôt des articles, ouvrir la fiche du représentant).
1. Dans la zone Article, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez l’article.
Dans la colonne Réf. fournisseur, vous pouvez sélectionner l’article par sa référence fournisseur. Cette
référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans
la zone Référence.
2. Le libellé saisit lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description.

Modifiez-le si nécessaire.
3. Indiquez la Quantité de l'article commandé.
 Vous pouvez établir une facture négative. Pour cela, saisissez l’opérateur « - » devant la quantité.
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article.
Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de
vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer
le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie.
Vous pouvez modifier ces codes.
207
Menu Achats
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et
entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC.
Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce
cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple,
arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous
avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) :
• Fixer le prix de vente HT,
• Fixer le coefficient de marge,
• Fixer le prix de vente TTC.
Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC.
article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À
JOUR L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes :
• le dépôt,
• le taux de TVA,
• le prix d’achat,
• l’unité.
Les lignes de sous-total

Exemple
Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par
défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à
totaliser.
Sélectionner les colonnes à totaliser

1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total.
 La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commer-
ciale d'achat.
Insérer une ligne de sous-total

Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce
commerciale.
1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère.
2. Cliquez sur les flèches et situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-
total après toutes les lignes qu'elle doit calculer.
208
Menu Achats
3. Pour personnaliser la cellule Sous-total, cliquez dedans, vous pouvez alors :

• ajouter une description en-dessous de l'intitulé, supprimer les deux points,
• modifier la présentation du texte (police, gras...). Il suffit de sélectionner le texte, une palette de mise
en forme s'affiche alors automatiquement.
4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.
L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale.
Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones.
La remise globale, remise accordée au fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par
article ; mais ces deux remises sont cumulables.
Le taux paramétré par défaut dans la fiche fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi
le Montant.
1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à
l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.
 Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de factura-
tion (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis).
3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû.
Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port.
Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés.
4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles.
5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des
règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur l’icône d’appel de liste pour consulter le détail des
acomptes ou des règlements.
6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été
accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.
Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées
en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale fournisseur.
209
Menu Achats
L'onglet Infos tiers
Société et Adresse
Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse principale saisie dans la fiche fournisseur est
indiquée. Et, vous pouvez la modifier.
1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône d’appel de liste située à la fin de la
zone Société. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation
dans la pièce.
 Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale.
Forme juridique
1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).Contact
2. Sélectionnez le contact de votre fournisseur dans la liste déroulante.
Dépôt
3. Indiquez le dépôt où seront entreposés les articles que vous achetez.
Nature
Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez le Mode de TVA :
• L'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou presta-
tions qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles.
2. L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. Dans ce
cas, indiquez dans la zone N.I.I., le numéro d’immatriculation de TVA que vous utilisez lors d’une com-
mercialisation avec la CEE.
• L’option Hors CEE est utilisée pour l'exportation dans un pays à l'étranger, hors CEE.
• La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA.
Vous pouvez changer dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode
Suspension de taxe.
3. Cochez la case Assujetti à TPF si votre fournisseur est assujetti à la Taxe Para Fiscale.
L'onglet Echéances
1. Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.), cochez la
case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale.
Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale.
• Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton .
• Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur .
210
Menu Achats
Ajouter manuellement une échéance

1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée.
2. Saisissez dans chaque colonne les informations suivantes :
• mode de paiement,
• montant du paiement,
• montant de l'échéance et son libellé,
• dernier règlement effectué pour cette échéance,
• date du dernier règlement.
Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents.
3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK].
Générer une ou plusieurs échéances automatiquement

1. Pour générer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances].
2. Indiquez les informations nécessaires :
• le nombre d'échéances,
• le mode de règlement,
• la date initiale de l'échéance (date de base).
Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Périodicité. L’icône vous permet de changer votre
date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances.
 Pour plus de détails sur la modification de la date d’échéance, reportez-vous au paragraphe “Modifier
la date d’échéance”, page 155.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.
211
Menu Achats
Les boutons de la fenêtre

Des boutons de navigation et de commande sont disponibles en haut de la fenêtre. Certains traitements
ne sont disponibles que dans certaines pièces (facture, bon de réception...).
Lancer l'impression de la pièce commerciale en cours.
Lancer l'aperçu de la pièce commerciale en cours.
Envoyer la pièce commerciale par e-mail.
Atteindre le premier élément de la liste.
Atteindre l'élément précédent de la liste.
Atteindre un élément précis.
Atteindre l'élément suivant de la liste.
Atteindre le dernier élément de la liste.
Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte

via Internet.
Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspon-
dant via internet.
Créer une autre pièce commerciale sans quitter la fenêtre. Ce bouton est
uniquement accessible lorsque vous modifier ou consulter une pièce com-
merciale.
Supprimer la pièce commerciale. Ce bouton n’est pas accessible lorsque

la pièce est en cours de création et pas encore enregistrée, via le bouton
[OK].
Valider la facture, l’avoir ou le bon de réception que vous avez saisi.
Saisir ou annuler un acompte.
212
Menu Achats
Régler la pièce sélectionnée.
Transférer la pièce en bon de réception, facture, avoir.
Créer un abonnement pour la facture saisie.
Dupliquer la pièce, ouvrir la fiche fournisseur ou représentant.
Enregistrer la pièce commerciale.

1. Une fois que vous avez fini de saisir la pièce, cliquez sur le bouton [OK].
2. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements. Cochez le ou les traitements que vous
voulez lancer immédiatement ou cliquez sur le bouton [Plus tard].
 Ultérieurement, vous pourrez accéder à ces traitements depuis les listes des pièces.
Modifier une pièce commerciale
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
Supprimer une pièce commerciale

1. Pour supprimer une pièce commerciale fournisseur, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le
bouton .
Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée.
213
Menu Achats
Le bouton vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer.
1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu] puis choisissez
le format de votre choix.
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut
dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant
pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
Voir Mise en page, page 44.
Valider une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Conséquences de la validation
Bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de
la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
Attention !
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du fournisseur et le
Transférer une pièce commerciale : généralités

Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale
fournisseur (factures, commandes, bons de réception) en une autre pièce commerciale.
Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de
la pièce commerciale, etc.).
214
Menu Achats
Pour transférer une pièce commerciale :
• Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat).
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous voulez générer et cliquez sur
le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.
Transférer une pièce d'achat
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Commande Bon de réception, Facture
Bon de réception (BR) Facture
Facture Avoir
1. Un message vous demande de confirmer le traitement.

Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou
de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix.

Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée.
Les traitements
Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type
de pièce.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine.
Pièce d'origine Vous pouvez :
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception
Avoir Valider, imprimer l’avoir
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.
Pièce de destination Vous pouvez :

Facture
envoyer par e-mail la facture

Avoir
envoyer par e-mail l'avoir

Bon de réception
envoyer par e-mail le bon de réception
 Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spé-
cifiques à chaque pièce commerciale.
215
Menu Achats
Saisir ou annuler un acompte
La gestion des acomptes s’effectue par le bouton .

Ce bouton est uniquement visible dans les commandes et bons de réception.
 Pour plus de détails sur la saisie ou annulation d’un acompte, reportez-vous au paragraphe “Gestion
des acomptes”, page 175.
Régler une facture

Vous pouvez saisir un règlement à partir de la liste des factures. Cela vous permet de gagner du temps
lors de l'enregistrement d'un règlement partiel ou d'un escompte. L'escompte correspond à l'attribution
d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
Attention !
Vous devez valider la facture avant de procéder à son règlement.
1. Dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type de pièce : Factures.

2. Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez enregistrer un règlement.
Le règlement peut être effectué de deux façons : manuellement ou automatiquement.
Régler manuellement
4. La fenêtre Nouveau règlement s'affiche. Elle contient déjà les principaux renseignements nécessaires à
un règlement. Saisissez les données complémentaires ou spécifiques. Voir Règlements, page 225.
Régler automatiquement
1. Cliquez sur la flèche du bouton et sur la fonction Règlement automatique.
2. Un message vous demande de confirmer le règlement. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non].
 Par défaut, le règlement est enregistré à la date de travail.
Un rapport affiche le résultat du traitement. Lorsque la facture n’a pu être réglée, les erreurs sont signa-
lées. Cliquez sur le bouton [Fermer].
Rembourser un avoir
1. Dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type de pièce : Avoirs.
2. Sélectionnez les avoirs que le fournisseur souhaite se faire rembourser.
La fenêtre Remboursement d’avoirs s’affiche. Voir Remboursement d’avoirs, page 189.
216
Menu Achats
Les fonctions supplémentaires

Certains traitements sont directement accessibles dans la liste des pièces fournisseurs, dans le groupe
Actions, situé en haut de la fenêtre. Ils vous permettent notamment de :
• Dupliquer une pièce.

• Ouvrir le fournisseur, le représentant.
La plupart de ces fonctions sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic droit).
Dupliquer une pièce

Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.

Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme
non-comptabilisée.
IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. Son aperçu
s'affichera immédiatement.
• Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option.
Afficher le détail
échéance etc.)
• Pour ne plus afficher le détail, cliquez à nouveau sur cette option. La coche placée devant n'apparaît
plus.
Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cli-
quez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche.
217
Menu Achats
• de tous les fournisseurs ou d’un fournisseur en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône
d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le
fournisseur précédent et le fournisseur suivant,
Envoyer une pièce par e-mail

Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au fournisseur via la messagerie
électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique
sur votre ordinateur et un modem.
Envoyer une pièce commerciale par e-mail suite à sa création
1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants,
le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouvel e-mail.
2. L'adresse e-mail définie pour le fournisseur auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse
du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide.
Vous devez saisir l’adresse.
3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Envoyer une pièce commerciale par e-mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et choisissez la commande
ENVOYER UN EMAIL.
3. Une fenêtre s'affiche. L'adresse e-mail définie pour le fournisseur auquel est adressé la pièce est pro-
posée comme adresse du destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans
ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir
l’adresse directement dans l'e-mail.
4. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si vous laissez <Uti-
liser les préférences>, le logiciel utilisera l’état défini dans les préférences Modèles de pièces fournis-
seurs.
5. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux
définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
6. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la
messagerie.
8. Si votre messagerie s'ouvre, le fichier au format PDF (Adobe Reader®) contenant la pièce est inséré
dans un nouveau message. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
218
Menu Achats
Détail pièces fournisseurs

 Menu ACHATS - commande DÉTAIL PIÈCES FOURNISSEURS
<Alt> <H> 
Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce commerciale d’achat
(commande, facture, facture d'acompte, bon de réception, etc.) qui a été saisie.
Options d'affichage
Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat :
• Vous pouvez afficher la liste des pièces par fournisseur (Tous les fournisseurs ou un fournisseur précis)
et/ou par article (Tous les articles ou un article précis).
• Utilisez les boutons et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des fournisseurs.
• Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte.
• De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, fac-
tures et avoirs validés, etc.).
Pour cela, dans la zone Critères, sélectionnez dans la liste déroulante l'option à prendre en compte.
Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la
fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces.
219
Menu Achats
Commandes
 Menu ACHATS - commande COMMANDES
<Alt> <H> <C>
A partir de la liste des commandes fournisseurs vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs
commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN FACTURE, etc.).
Toutes ces opérations vous permettent d'évaluer instantanément le portefeuille fournisseurs.
 La fenêtre vous est présentée avec les fonctions Afficher le détail, Afficher l’aperçu, Affiner la sélection
activées. Vous pouvez les activer ou désactiver depuis le bouton . Voir Les options d’affichage,
page 217.
 La gestion des commandes de cette fenêtre étant identique à celle de la liste des pièces fournisseurs,
reportez-vous au paragraphe “Pièces fournisseurs”, page 205.
220
Menu Achats
Bons de réception (BR)

 Menu ACHATS - commande BONS DE RÉCEPTION
<Alt> <H> 
Cette liste répertorie tous les bons de réception qui existent.

Dans la plupart des cas, un bon de réception intervient suite à une commande.
Mais il vous est possible de générer les bons de réception de deux façons :
• soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande

• soit de façon directe, sans saisie préalable de commande.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de réception ou
effectuer certains traitements (transfert et validation de BR, etc.).
 La fenêtre vous est présentée avec les fonctions Afficher le détail, Afficher l’aperçu, Affiner la sélection
activées. Vous pouvez les activer ou désactiver depuis le bouton . Voir Les fonctions supplé-
mentaires, page 217.
 Pour plus d’informations sur la gestion des bons de réception, reportez-vous au paragraphe “Pièces
fournisseurs”, page 205.
Créer un bon de réception

Voir Créer une pièce commerciale, page 205.
Modifier un bon de réception
1. Pour modifier un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Bon de réception s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un bon de réception

Les bons de réception qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
221
Menu Achats
Pour supprimer un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de réception

Valider un bon de réception
Attention !
La validation est une opération irréversible. Des bons de réception validés ne pourront plus être
modifiés.
Transférer un bon de réception

Après la saisie d'un bon de réception (ou le transfert d'une commande en BR), vous pouvez effectuer cer-
tains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre fournisseur.
Transférer un BR en facture
1. Sélectionnez le BR à transférer.
EN FACTURE.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a bien été générée.
Transférer plusieurs BR en facture

Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs BR en facture. Ce transfert génère une facture
globale pour toutes les BR transférés.
Cette opération permet la facturation automatique de tous les BR créés et validés pendant une période
donnée.
1. Sélectionnez dans la liste les BR à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche <Shift> ou
<Ctrl> enfoncée.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT
GROUPÉ EN FACTURE.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la pièce créée.
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. “Transférer une pièce commerciale : géné-
ralités”, page 160.
Création et annulation d'acompte

222
Menu Achats
Factures d’acompte fournisseurs

 Menu ACHATS - commande FACTURES D’ACOMPTE
<Alt> <H> 
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de
l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
 Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée.
Attention !
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi
NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le fournisseur cor-
respondant, etc.
223
Menu Achats
Factures
 Menu ACHATS - commande FACTURES
<Alt> <H> <F>
La liste des factures fournisseurs répertorie toutes les factures fournisseurs qui existent.
La fenêtre vous est présentée avec les fonctions Afficher le détail, Afficher l’aperçu, Affiner la sélection acti-
vées. Vous pouvez les activer ou désactiver depuis le bouton . Voir Les options d’affichage,
page 217.
Les factures fournisseurs peuvent être générées de plusieurs façons :
• soit à partir d’une commande préalablement enregistrée ou d’un reliquat de cette commande,
• soit à partir d'un bon de réception validé,
• soit de façon directe, sans saisie préalable de commande ou bon de réception.
 La gestion des factures fournisseurs depuis cette fenêtre étant identique à celle de la liste des pièces
fournisseurs, reportez-vous au paragraphe “Pièces fournisseurs”, page 205.
224
Menu Achats
Avoirs
 Menu ACHATS - commande AVOIRS
<Alt> <H> <A>
La liste des avoirs fournisseurs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de
trois façons :
• issus d'un transfert de facture,

• en saisie directe,
• issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif.
Vous pouvez à partir de la liste des avoirs CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains traitements
(TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, etc.).
 La gestion des avoirs fournisseurs depuis cette fenêtre étant identique à celle de la liste des pièces
fournisseurs, reportez-vous au paragraphe “Pièces fournisseurs”, page 205.
Règlements
 Menu ACHATS - commande RÈGLEMENTS
<Alt> <H> <R>
La liste des règlements fournisseurs regroupe tous les règlements qui existent.
Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour
les factures mais également les avoirs.
 La gestion des règlements fournisseurs est quasi-identique à celle des règlements clients.
Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Règlements”,
page 192.
Abonnements fournisseurs
 Menu ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEURS
<Alt> <H> <O>
Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est-à-dire des factures répétitives
et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une
même facture pour une période donnée.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un abonnement.

 La gestion des abonnements fournisseurs est identique à celle des abonnements clients.
Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Abonnements
clients”, page 198.
225
Menu Traitements
Remises en banque, Virements fournisseurs
Migration SEPA
Liaison comptable
Gestion de production
Commandes des articles en rupture
Régulation des stocks
Relance, Purge
Fin d’exercice
Conformité sauvegarde DGFiP
Consultation sauvegarde DGFiP
Relations clients
Menu Traitements
Vue d’ensemble
Les traitements qui peuvent être effectués sur les pièces commerciales ont été décrits précédemment
(menu VENTES/ACHATS).
Hormis ces traitements que l’on peut qualifier de directs, Ciel Gestion commerciale dispose également de
traitements annexes comme la régulation des stocks, la purge des pièces commerciales, la gestion de pro-
duction, le transfert des écritures en comptabilité, les relations clients, les rappels, les sauvegardes
DGFiP etc.
227
Menu Traitements
Remises en banque
 Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE
<Alt> <T> <R>
Cette commande permet de marquer les règlements que vous allez remettre à la banque.
Ciel Gestion commerciale gère deux types de remises magnétiques :
• LCR/BOR (Lettre de change relevé et Billet à ordre)

• Prélèvements (paiement par prélèvement autorisé)
Vous pouvez également éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des chèques (sur rayon et
hors rayon) que vous remettez à l'encaissement.
Attention !
Vous devez au préalable :
compléter les coordonnées de votre banque (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - banque
principale).
indiquer, dans les fiches clients (onglet Banque), l'établissement payeur ainsi que le lieu de
compensation (cochez les options hors rayon ou sur rayon).
définir le mode de règlement des factures réglées.
Génération de l’enregistrement
1. Sélectionnez à l’aide de l’icône Liste la Banque de remise.
2. Sélectionnez ensuite le Type de remise : bordereau de remise, LCR/BOR ou prélèvements.
Pour choisir les écritures à afficher dans la liste, vous pouvez :
• sélectionner le mode de règlement de la remise. Pour les règlements de type LCR/BOR, vous pouvez
effectuer un tri en indiquant le code d'acceptation par défaut (lettre de change acceptée, lettre de
change non acceptée ou billet à ordre). Vous pouvez n'inclure que les tiers acceptés Dailly.
• préciser une date d’échéance.
• préciser le statut des écritures en sélectionnant l'une des options suivantes : Remis, Non remis.
• déterminer si la gestion de banque se fait hors rayon ou sur rayon. Il s’agit du lieu de compensation
du tiers payeur : Sur rayon si la domiciliation bancaire du client se trouve dans le même département
et Hors rayon dans le cas contraire.
 Les enregistrements générés peuvent être modifiés avant leur transfert magnétique : vous pouvez en
effet modifier le code d'acceptation, changer le mode de paiement.
• Pour remettre un élément en banque, cliquez sur cet élément afin de le sélectionner puis cliquez sur le
bouton .
• Pour supprimer le marquage d’une remise, cliquez sur le bouton .

La ligne est automatiquement décochée.
• Pour annuler une remise, cochez l'option Remis. La liste de tous les éléments remis s'affiche. Sélec-
tionnez dans cette liste, le règlement pour lequel vous souhaitez annuler la remise puis cliquez sur le
bouton .
228
Menu Traitements
 Le logiciel vous informe, au moment de la génération des écritures de remise magnétique, des erreurs
de saisie ou de l’absence d’éléments obligatoires pouvant entraîner un rejet de votre remise magné-
tique par la banque. Effectuez les modifications nécessaires puis générez de nouveau la remise.
Bordereau de remise en banque et transfert magnétique

Cette commande vous permet d'éditer un bordereau de remise en banque :
• bordereau de remise de chèques,

• bordereau de remise LCR/BOR,
• bordereau de remise prélèvement SEPA ou CFONB.
 Pour effectuer un prélèvement SEPA, vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser
les fonctions SEPA de votre logiciel.
Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/.
1. Cliquez, en fonction du type de règlement préalablement sélectionné, sur le bouton [Bordereau] ou

[Générer le fichier].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez les paramètres de la remise en banque.
3. Saisissez la Date qui doit être prise en compte lors de l’émission du bordereau.
4. Indiquez la Référence de la remise en banque.
Bordereau
5. Sélectionnez dans le menu déroulant le type de bordereau.
Un message vous demande de choisir le type de sortie souhaitée (Ecran ou Imprimante) pour visualiser le
détail de la remise.
LCR/BOR et Prélèvement
1. En fonction du type de remise, les options proposées diffèrent.
• LCR/BOR :
1. Sélectionnez le fichier d’export magnétique dans le menu déroulant.
2. Cochez l'option Edition de la remise LCR/BOR si vous souhaitez imprimer le bordereau qui accom-
pagne votre remise.
3. Sélectionnez également l’édition de l’acte de cession de créances.
• Prélèvement (magnétique) :
1. Choisissez le format SEPA ou CFONB.
2. Cochez l'option Edition de la remise de prélèvements si vous souhaitez imprimer le bordereau qui
accompagne votre remise.
Si vous effectuez des prélèvements SEPA, le module Ciel directDéclaration s’ouvre. Ainsi, vous pouvez les
télétransmettre directement à vos banques.
 Pour plus de détails sur le paramétrage et l’envoi des prélèvements, reportez-vous au manuel de réfé-
rence Ciel Direct Déclaration livré avec ce module.
Si vous effectuez une remise de type :
• LCR/BOR, une fenêtre s'affiche dans laquelle vous devez saisir des informations complémentaires.
• Prélèvement au format CFONB, une fenêtre s’affiche dans laquelle vous devez préciser la date
d’échéance du prélèvement ainsi que le type de prélèvement : ordinaire ou accéléré.
3. Saisissez les informations nécessaires puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
4. Sélectionnez le répertoire dans lequel enregistrer le fichier de remise magnétique.
5. Un message vous demande de choisir la sortie pour l’édition du bordereau de remise.Cliquez sur le
bouton [Ecran] pour obtenir un aperçu ou sur le bouton [Imprimante] pour lancer l’impression papier.
229
Menu Traitements
Virements fournisseurs
 Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS...
<Alt> <T> <V>
 Pour effectuer un virement SEPA, vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les
fonctions SEPA de votre logiciel.
La fenêtre Virement fournisseur SEPA s’affiche.
Attention !
Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez au préalable :
- avoir un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique
- saisir un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement
- renseigner l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque
- renseigner votre numéro de Siret. Voir Paramètres société, page 24.
1. Sélectionnez la banque à l’aide de l’icône d’appel de liste .
2. Sélectionnez le mode de paiement dans la liste déroulante.
Pour choisir les règlements à afficher dans la liste, vous pouvez préciser le statut des règlements en sélec-
tionnant l'une des options suivantes : Remis, Non remis.
 Les enregistrements générés peuvent être modifiés avant leur transfert magnétique : vous pouvez en
effet changer le mode de règlement.
• Pour remettre un règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur
le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre.
• Pour supprimer le marquage d’un règlement, cliquez sur le bouton .

La ligne est automatiquement décochée.
• Pour annuler une remise, cochez l'option Remis. La liste de tous les éléments remis s'affiche. Sélec-
tionnez dans cette liste, le règlement pour lequel vous souhaitez annuler la remise puis cliquez sur le
bouton [Annuler la remise].
 Le logiciel vous informe, au moment de la génération du fichier, des erreurs de saisie ou de l’absence
d’éléments obligatoires pouvant entraîner un rejet de votre fichier de virement par la banque.
Effectuez les modifications nécessaires puis générez de nouveau la remise.
Modifier le paiement
1. Pour modifier le mode de paiement de votre facture fournisseur, cliquez sur le bouton .
La liste des modes de paiement s’affiche.
2. Sélectionnez le nouveau mode de paiement et cliquez sur le bouton [OK].
3. Le logiciel vous demande confirmation de ce choix. Si vous souhaitez modifier le mode de paiement,
cliquez sur le bouton [OK].
230
Menu Traitements
Générer le fichier
1. Sélectionnez le ou les règlement(s) souhaité(s) dans la liste.
La fenêtre de Saisie des paramètres du virement s’affiche.
3. Renseignez les informations suivantes :

• Date
• Référence : entrez ici la référence souhaitée, limitée à 35 caractères. (Cette information est obliga-
toire)
• Format : il s’agit du format de fichier virement SEPA.
4. Si vous souhaitez Editer une remise de virement, cochez la case correspondante.
Le fichier des virements (fichier XML) est transféré vers Ciel directDéclaration. Et, c’est à partir du module
Ciel directDéclaration que vous envoyez ce fichier directement à votre banque.
6. Si vous avez coché l’édition d’une remise en virement, une fenêtre s’affiche dans laquelle vous devez
choisir le type de sortie : Ecran ou Impression. Choisissez la sortie souhaitée.
231
Menu Traitements
Migration SEPA
 Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA
<Alt> <T> <S>
La migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC.
Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant
(banque, logiciel habilité...) via Ciel directDéclaration. Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant dans
Ciel directDéclaration, le logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC.
 Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel.
Assistant de migration
 Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION...
<Alt> <T> <S> <A>
L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche.
Deux choix vous sont proposés :
• Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs.
• Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou four-
nisseurs.
Choisissez l’action souhaitée à l’aide des boutons radio et cliquez sur le bouton [Suivant>].
Envoyer vos RIB

1. Dans la fenêtre de l’assistant, sélectionnez les RIB à exporter :
• Clients / fournisseurs.
• Clients.
• Fournisseurs.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
La fenêtre suivante s’affiche, vous indiquant que seuls les RIB valides seront envoyés.
232
Menu Traitements
Vous pouvez faire vérifier la validité des RIB entrés dans le logiciel avant de les envoyer en sélectionnant
l’option Oui. Un outil plus complet Vérification des données bancaires est à votre disposition pour plus de
vérifications. Il est disponible depuis le menu TRAITEMENTS, commandes MIGRATION SEPA - VÉRIFICATIONS DON-
NÉES BANCAIRES.
4. Saisissez votre adresse e-mail si vous voulez recevoir un mail qui vous prévient que vos IBAN/BIC
sont disponibles.
6. Si vous avez choisi de faire vérifier les RIB, la fenêtre de compte-rendu de la vérification s’affiche.
Ciel directDéclaration s’ouvre et vous pouvez alors transmettre vos RIB à votre banque. Dans Ciel Gestion
commerciale, un message vous confirme que les RIB ont été transmis à Ciel directDéclaration.
 Pour plus de détails sur l’utilisation de Ciel directDéclaration, reportez-vous à l’aide en ligne de ce
module disponible depuis le menu Aide.
Recevoir vos IBAN/BIC

1. Après avoir sélectionné l’action Recevoir vos IBAN/BIC dans la fenêtre de l’assistant, cliquez sur le bou-
ton [OK].
2. Ciel directDéclaration s’ouvre. Sélectionnez le fichier envoyé par la banque et importez-le.
Un message s’affiche, indiquant que les IBAN et BIC ont bien été importés dans le logiciel.
Vérification des données bancaires

 Menu TRAITEMENTS, commandes MIGRATION SEPA - VÉRIFICATIONS DONNÉES BANCAIRES
<Alt> <T> <S> <V>
Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques.
• Vérification RIB : cette fonction est identique à la case à cocher Vérification RIB située dans l’assistant
de migration. Si les données ne sont pas valides, une fenêtre listant les erreurs s’affiche. Si les don-
nées sont valides, une coche verte s’affiche.
• Vérification IBAN / BIC : si les données ne sont pas valides, une fenêtre listant les erreurs s’affiche. Si
les données sont valides, une coche verte s’affiche.
• Cohérence RIB <=> IBAN : cette fonction vérifie la cohérence entre l’IBAN et le RIB concaténé en IBAN.
Si le RIB ou l’IBAN est incorrect, la vérification ne s’effectue pas et le client, fournisseur ou banque
concerné ne s’affichera pas dans la liste des RIB /IBAN vérifiés.
3. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour quitter la fenêtre.
233
Menu Traitements
Liaison comptable
 Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE
<Alt> <T> <L>
Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire, véri-
fications des écritures, etc).
 Pour plus d’informations sur les préférences de transfert des écritures comptables, reportez-vous au
chapitre “Les préférences”, page 348.
 Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Sélection des pièces

Vous devez indiquer dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte.
1. Saisissez pour cela, un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées.
2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante.
Options d’enregistrement
3. Sélectionnez les comptes à centraliser.
4. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un
compte identique.
5. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même
compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.
 Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le
regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable.
Exemple
Trois factures ont été saisies en juillet 2011.
Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001.
Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients.
Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable :
• une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures,
• deux lignes TVA et les lignes articles.
Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur.
Validation du paramétrage
6. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer].
7. Si des pièces antérieures à la date du transfert ne sont pas comptabilisées, un message vous demande
si vous voulez continuer. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Il est préférable de transmettre les
pièces non comptabilisées avant celles que vous vouliez envoyer.
8. Si des pièces ne sont pas validées sur la période, celles-ci ne seront pas inclues dans le transfert
d'écritures. Un message vous demande si vous voulez continuer. Cliquez sur le bouton de votre choix.
Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche.
Liste des écritures à transférer et fin du traitement

Cette fenêtre affiche la liste des écritures à transférer à l'expert-comptable.
234
Menu Traitements
• Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer.
• Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures.
• Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications].
9. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données.
Pour les transferts vers Cegid Sisco 2, une fenêtre supplémentaire s'ouvre afin d'indiquer des informa-
tions propres à ce format.
10. Des critères supplémentaires sont demandés lorsque vous exportez vos écritures vers un logiciel
Cegid. Saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes.
11. A la fin du traitement, un message vous informe de la réussite du traitement et indique l'emplacement
où le fichier a été créé. Cliquez sur le bouton [OK].
Vous pouvez alors le récupérer afin de l'envoyer à votre comptable par le moyen de votre choix.
 Dans le cas d'un transfert vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine
ouverture du fichier concerné.
235
Menu Traitements
Gestion de production
 Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION
<Alt> <T> <G>
La commande gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles en créant des ordres
de fabrication : assemblage, désassemblage, annulation d'assemblage.
• L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles compo-
sants.
• Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé.
• Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir
les stocks initiaux.
Créer un ordre d’assemblage

 Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ASSEMBLAGE
<Alt> <T> <G> <A>
Etape 1 : Sélection de l'article à assembler

1. Sélectionnez dans la liste l'article à assembler.
2. Cochez l'option Articles en rupture seulement, si vous ne souhaitez assembler que les articles dont le
stock est insuffisant (stock réel négatif ou nul).
Etape 2 : Choix de l'opération à effectuer

3. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à assembler.
 Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Gestion de production à utiliser en
activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases.
Si ce paramétrage est effectué le code Gestion de production s'affiche automatiquement.
4. Dans le cas contraire, saisissez-le (15 caractères maximum).
5. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre d'assemblage. Vous pouvez sélectionner la date à l'aide du
calendrier ou de l'icône permettant d'insérer une date spéciale.
236
Menu Traitements
6. Cochez la méthode de calcul du PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré) de l'article à composer :
• Suivant le prix d'achat : le prix d'achat des articles de la nomenclature sont utilisés pour calculer le
PAMP de l'article à assembler.
• Suivant le PAMP : le PAMP de la nomenclature est utilisé pour calculer le PAMP de l'article à assembler.
Etape 3 : Options
Cas d'un assemblage d'articles simples

7. Sélectionnez, parmi les options proposées, le traitement à effectuer si le stock est insuffisant pour
effectuer l'assemblage :
• Annuler l'assemblage.
• Continuer (le stock sera négatif).
• Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer).
Cas d'un assemblage d'articles composés
1. Sélectionnez l'une des options de fabrication :
• Fabriquer tous les éléments.
• Fabriquer uniquement les éléments qui manquent.
L'option Fabriquer tous les éléments vous permet de sélectionner le traitement à effectuer si le stock est
insuffisant pour lancer l'assemblage.
2. Cochez l'une des options proposées.
• Annuler l'assemblage.
• Continuer (le stock sera négatif).
• Fabriquer.
• Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer).
Etape 4 : Sélection des dépôts

Le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois assemblé s'affiche.
3. Cochez l'option Dépôt favori s'il s'agit du dépôt principal. Une fois cette option cochée, vous ne pouvez
plus modifier le dépôt.
4. Sélectionnez le ou les dépôts dans le(s)quel(s) vous pouvez choisir les composants.
L'ordre dans lequel les dépôts sont proposés sera respecté.
Voir Dépôts, page 109.
237
Menu Traitements
Etape 5 : Bilan des besoins en composants

Cette fenêtre récapitule tous les composants nécessaires à l'assemblage.
Cochez l'option Impression de l'ordre de

production pour éditer l’état correspon-
dant.
Vous pouvez comparer le stock des composants avant assemblage et le stock après assemblage.
Lorsque vous lancez un ordre d'assemblage :
• le stock réel de chaque composant est diminué

• le stock réel de l'article composé augmente.
5. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour commencer l’assemblage.
Créer un ordre de désassemblage

 Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - DÉSASSEMBLAGE
<Alt> <T> <G> <D>
Cette commande permet de désassembler des composés préalablement assemblés.
Les différentes zones à renseigner sont les mêmes que celles d'un ordre d'assemblage, excepté le Type
d'ordre qui doit être «Désassemblage».
1. Sélectionnez l'article à désassembler puis cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à désassembler.
238
Menu Traitements
3. Indiquez la référence dans la zone Code désassemblage (13 caractères maximum).

4. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre de désassemblage. Vous pouvez sélectionner la date à l'aide du
calendrier ou de l'icône permettant d'insérer une date spéciale .
5. Sélectionnez le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois désassemblé.
6. Cochez l'option Dépôt favori si ce dépôt a été déclaré comme étant un dépôt favori.
7. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour lancer le traitement.
Le nombre de composés « désassemblages » dépend du stock réel de l'article composé

En effet, si vous indiquez une quantité supérieure au stock réel du composé, le programme vous propo-
sera lors de la validation de désassembler à hauteur du stock réel ou d'interrompre le traitement.
 Une sortie de stock du composé et une entrée de stock pour chaque composant associé sont automati-
quement créées dans les mouvements de stock, lors de la validation d'un ordre de désassemblage.
Annuler un assemblage
 Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ANNULATION D’ASSEMBLAGE
<Alt> <T> <G> <N>
1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'assemblage à supprimer.
Commandes fournisseurs
 Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS
<Alt> <T> <G> <F>
Cette fonctionnalité permet de réapprovisionner des articles qu’ils soient en rupture de stock ou non. Les
bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.
Attention !
Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes fournisseurs à travers 3 étapes.
Dans la première étape, la liste de vos articles composés s’affiche.
239
Menu Traitements
• Vous pouvez n’afficher que les articles composés arrivés en rupture de stock (stock réel négatif ou
nul). Pour cela, cochez l’option Articles en rupture seulement.
• L’option Liste détaillée permet de voir les articles qui composent l’assemblage.
1. Sélectionnez l’article composé à réapprovisionner.
Dans la seconde étape :
2. Sélectionnez la Quantité d’articles à commander.
3. Saisissez la Date de la commande. Vous pouvez également utiliser l’icône du calendrier .
4. Sélectionnez le Dépôt sur lequel la commande sera faite. Vous avez le choix entre le :
• Dépôt du fournisseur,
• Dépôt de l’élément : chaque élément de la nomenclature sera commandé sur son dépôt favori,
• le Dépôt de votre choix. Si vous commandez sur votre dépôt principal, cochez directement l’option
Dépôt favori.
Dans la troisième étape :
240
Menu Traitements
Le code ainsi que le nom de l’article sélectionné sont affichés.
5. Vous pouvez réapprovisionner :
• la Totalité des articles composants : tous les articles qui composent l’assemblage sont pris en compte.
• Seulement les articles composants manquants : seuls les articles en rupture de stock de l’assemblage
seront réapprovisionnés. Sélectionnez alors le type de stock (réel, théorique, disponible).
Dans ce cas, vous devez sélectionner le ou les dépôts dans le(s)quel(s) les composants sont à comman-
der. Cochez ou décochez les dépôts de votre choix.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le réapprovisionnement et générer les commandes.
 Un message vous informe que la pièce fournisseurs a été créée. Vous retrouverez votre bon de com-
mande dans la liste des pièces fournisseurs (menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS).
241
Menu Traitements
Commandes des articles en rupture

 Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE
Alt <T> <M>
Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes destinés à vos
fournisseurs afin de réapprovisionner vos articles en rupture de stock.
Attention !
Seuls les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.
Vous devez choisir dans la première étape les articles pour lesquels un bon de commande sera généré.
1. Sélectionnez l’une des options suivantes :
• Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock.
• Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée.
• Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront
traités.
Dans la seconde étape,
2. Choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovi-
sionnement.
3. Sélectionnez le niveau du stock :
• Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte.
• Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock
minimum seront pris en compte.
4. Dans la dernière étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à comman-
der. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour :
• remettre le stock à zéro ou,

• remettre le stock à la quantité minimale ou,
• remettre le stock à la quantité maximale.
5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes.
Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par email. Pour cela, cochez
l’option Envoi des commandes par email. Dans ce dernier cas, les adresses email de vos fournisseurs
doivent être renseignées.
6. Cliquez sur le bouton pour effectuer la génération des bons de commandes.
 Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos com-
mandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande PIÈCES COMMERCIALES).
242
Menu Traitements
Régulation des stocks

 Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS
<Alt> <T> <S>
Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article.
Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire.
Préparation de l'inventaire
 Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles.
Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock
comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage. Voir Inventaire des articles,
page 271.
Saisie du stock physique

 La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la
quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée.
1. Sélectionnez le Dépôt dans lequel sont stockés les articles.
2. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock phy-
sique.
3. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique.

4. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock.
La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur
chaque fiche article) :
• Code article.
• Désignation courte.
• Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable.
• Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique.
• Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client
plus la quantité en commande fournisseur.
• Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire.
5. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications.
La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart
sera négatif, et inversement.
6. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation].
Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock
est modifié de façon irréversible.
7. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état].
Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES
STOCKS.
• Vous devrez à nouveau cliquer sur le bouton [Réinitialiser] pour afficher les articles avec les modifica-
tions prises en compte sur les colonnes Stock Réel Dépôt et Stock Théorique Dépôt.
• Le bouton [remise à zéro] remet toutes les données de la colonne Stock Physique Dépôt à zéro.
Voir Mouvements de stock, page 115.
243
Menu Traitements
Relance
 Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE

<Alt> <T> <E>
Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela :
• lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez avoir renseigné la zone Date Echéance,
• les états à utiliser par défaut par rapport au niveau de relance doivent être déterminés dans les para-
mètres facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION).
Les niveaux de relance

Les relances peuvent être effectuées sur plusieurs niveaux.
Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, à
gauche de la fenêtre apparaît les trois niveaux des relances. Voir Onglet Etats, page 29.
Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées.
Vous pouvez alors cliquer sur le niveau pour visualiser les pièces correspondantes.
Affichage de la liste
1. Trois options vous permettent d’afficher les pièces en retard de paiement en fonction de :
• tous les clients,

• des clients dont l’encours autorisé est dépassé.
• des clients dont l’encours disponible est inférieur au montant que vous saisissez,
2. Dans la zone Factures dont la date d’échéance est dépassée depuis, indiquez le nombre de jours.
Choix du modèle de lettre de relance

3. Vous pouvez éditer les lettres de relances en utilisant les lettres types (modèles) ou les niveaux de
relance. Cochez l’option correspondante :
244
Menu Traitements
• définie sur le niveau : les niveaux de relance sont définis pour chaque lettre lors du paramétrage de la
facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION, onglet Relances).
• selon un modèle de lettre : cliquez sur le bouton pour choisir la lettre correspondant au niveau de
relance souhaité. Sept modèles de lettre de relance (ou lettres types) sont préparamétrés.
Le dernier modèle mentionne le taux d’intérêt applicable pour tout retard de paiement. Pour cela, vous
devez avoir renseigné le taux d’intérêt des pénalités de retard dans les paramètres facturation au
niveau de l’onglet Etats (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION).
 Vous pouvez modifier les lettres types ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉ-
TRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS).
Relancer
Les factures correspondant aux critères définis précédemment s'affichent dans la partie inférieure de la
fenêtre.
La colonne Prochain niveau vous indique le niveau de relance qui sera incrémenté.
1. Sélectionnez les pièces pour lesquelles vous allez relancer des clients.
2. Cliquez sur le bouton [Exécuter].
3. Un message s’affiche. Cliquez sur le bouton [Ecran] pour visualiser l’aperçu avant impression ou sur
le bouton [Imprimante] pour lancer l’édition papier.
 Pour l'impression du nom et de l'adresse du client, le logiciel utilise les informations saisies dans les
fiches clients.
 Le niveau de relance a été incrémenté pour les pièces choisies.
Le bouton [Ignorer] augmente le niveau de relance sans imprimer de lettre.
Le bouton [Revenir précédente] remet la pièce au niveau de relance inférieur.
Le bouton [Ouvrir] permet de consulter la pièce sélectionnée.
245
Menu Traitements
Purge
 Menu TRAITEMENTS - commande PURGE
<Alt> <T> - 
La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement,
un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.
Critères de sélection
1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les cri-
tères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner :
• une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est
antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou
des dates spéciales .

• une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées.
2. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger.
Sélection des pièces

 La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas
dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte.
3. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui
s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger.
4. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat (pièces fournisseurs) à purger.
5. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.
 Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche <Ctrl> de votre clavier enfoncée.
Sauvegarde et purge des pièces
6. Cliquez sur le bouton pour lancer le traitement.
La purge est une opération irréversible. L'application vous demande donc d'effectuer une sauvegarde.
Un message vous propose de :
• [Faire une copier de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder
votre dossier et lancer la purge.
• [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge
sans sauvegarde préalable.
7. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK].
Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des
pièces purgées.
Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients
ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction
des pièces de vente ou d'achat validées.
246
Menu Traitements
Fin d’exercice
 Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE
<Alt> <T> <X>
Vous devez lancer la fin d’exercice afin de passer à l’exercice suivant.
 Pour procéder à la fin d'exercice, vous devez obligatoirement avoir validés et comptabilisés vos pièces
et règlements de l’exercice.
La fin d'exercice consiste à réaliser la sauvegarde DGFiP de vos données et à modifier vos dates d’exercice.
A la fin de la procédure, la purge des anciens exercices vous sera proposée. Une fois ce traitement ter-
miné, vous ne pourrez plus créer ni modifier les pièces et règlements correspondant à l'exercice clôturé.
Etape : Sauvegarde DGFiP

La sauvegarde de vos données est une réglementation de la DGFiP. La première étape de l'assistant vous
permet de sauvegarder vos données de l’exercice au format préconisé par la DGFiP.
Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de gestion qui seront accessibles par la
suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur
externe...). Pour cela, cliquez sur l’icône afin de définir l’emplacement de la sauvegarde.
2. Cliquez sur le bouton pour passer à l’étape suivante.
Etape : Lancer le traitement

Cette étape vous permet de valider la fin d'exercice.
Attention !
Cette opération est irréversible. Un message vous informe qu’aucune création ou modification de
pièces et règlements n’est possible avant la date de fin d’exercice.
1. Vérifiez la date de fin d'exercice. Par défaut, la date de fin de l'exercice courant, définie dans les para-
mètres dossier, est proposée.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d'exercice.
3. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de
lancer la clôture d'exercice.
• [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder
votre dossier et lancer la fin d’exercice. Un message vous indique que la sauvegarde a été réalisée
avec succès.
• [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la fin
d’exercice sans sauvegarde préalable. Ciel Gestion commerciale effectue la fin d'exercice.
4. Un message vous indique que la fin d'exercice s'est déroulée avec succès.
5. La fenêtre Purge s'affiche automatiquement après la fin d’exercice. Voir Purge, page 246.
247
Menu Traitements
Conformité sauvegarde DGFiP

 Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
<Alt> <T> <N>
Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabi-
lité et de gestion sur les trois exercices passés.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à
l'exercice courant.
Vous pouvez consulter vos sauvegardes qui sont classées par exercice.
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauve-
gardes existantes.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités :
• si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de
sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir
l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
248
Menu Traitements
Consultation sauvegarde DGFiP

 Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP
<Alt> <T> 
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L'archivage est donc obligatoire. Vous pouvez, à partir
de cette fenêtre, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées
chronologiquement par exercice.
Vous pouvez consulter les sauvegardes de vos exercices précédents, les enregistrer ou les envoyer par e-
mail.
1. La fenêtre ci-dessus présente la liste des sauvegardes DGFiP par exercice. Double-cliquez sur l'exer-
cice souhaité pour accéder aux sauvegardes correspondantes.
Vous pouvez aussi cliquer directement sur le "+" devant l'exercice souhaité.
2. Double cliquez sur la sauvegarde à consulter.
Vous pouvez aussi la sélectionner puis cliquer sur l’un des boutons suivants en fonction de l’action
souhaitée
permet d’ouvrir vos sauvegardes DGFiP. Vous pouvez les consulter uniquement en lecture
seule.
permet d’enregistrer vos sauvegardes DGFiP sous d’autres supports (clé USB, disque dur
externe...).
permet d’envoyer vos sauvegardes DGFiP par e-mail.
249
Menu Traitements
Relations clients
Tâches
 Menu TRAITEMENTS - commande RELATIONS CLIENTS - TÂCHES
<Alt> <T> <T> <T>
Cette fonction vous permet de tenir un agenda en créant des tâches à effectuer.
Enregistrer une tâche

Dans la fenêtre Nouvelle tâche :
1. Précisez la date de début éventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons ou
2. Saisissez dans la zone Description l'intitulé de la tâche.
3. Indiquez dans la zone Famille le critère de votre choix (urgent, en attente, personnel, etc.).
4. Vous pouvez définir vous même une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la souris dans la
zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL.
Sélectionnez ensuite la commande CRÉER.
5. Indiquez le Lieu de l'action de la tâche.
• L’icône d’appel de liste vous permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie.
• L’icône Gomme efface la valeur indiquée.

Vous pouvez mentionner le nom d'une personne à contacter dans la zone Contact.
6. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Terminé) de la tâche.
7. Cochez la case Active pour signaler que l'alerte est activée.

La date et l'heure de l'alerte sont alors rappelées au bas de la fenêtre.
8. Précisez le jour et l'heure à laquelle vous souhaitez être rappelé.
9. Saisissez si besoin un commentaire dans la zone inférieure de la fenêtre.
10. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la tâche.
Modifier une tâche

1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre
qui correspond à l'élément sélectionné s'affiche.
Supprimer une tâche

1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément.
2. Cliquez sur [Oui] si c'est la cas.
Exécuter des actions spécifiques

Vous pouvez effectuer des actions sur certains éléments en cours de traitement : ouvrir l'élément, régler
l'échéance, relancer le client, générer la facture... Ces actions dépendent du type de l'élément. Par
exemple, les actions possibles sur une échéance sont différentes de celles d'un devis.
 Aucune action n’est disponible sur un élément de type tâche.
1. Sélectionnez l'élément et cliquez sur le bouton [Actions spécifiques].
250
Menu Traitements
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez l'action à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK].
Rendre périodique
Vous pouvez rendre une tâche ou un rendez-vous périodique.
1. Pour cela, sélectionnez l'élément dans la liste.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande RENDRE PÉRIODIQUE. Un assistant de création s'affiche.
 Vous pouvez rendre périodique uniquement les tâches et rendez-vous.
3. Sélectionnez la périodicité de la tâche ou du rendez-vous. Vous avez le choix entre :
• A date fixe, tous les : dans ce cas sélectionnez le jour et le mois de l'année.
• A date fixe, le... de chaque mois : dans ce cas sélectionnez le jour du mois.
• Chaque début de mois : l'action sera répétée le premier jour de chaque mois de l'année.
• Chaque fin de mois : l'action sera répétée le dernier jour de chaque mois de l'année.
• Tous les jours
• Certains jours de chaque mois : dans ce cas, une étape supplémentaire proposera de choisir le jour.
5. Si vous avez choisi l'option Certains jours de chaque mois, une étape supplémentaire s'affiche. Sélec-
tionnez alors le jour précis et cliquez sur le bouton [Continuer].
6. Indiquez la date à laquelle la périodicité doit débutée dans la zone Du et la date de fin dans la zone Au.
Cette durée ne peut pas dépassée 10 ans.
7. Définissez ce que le logiciel doit faire dans le cas où la date calculée est chômée :
• La créer quand même,

• Ne pas la créer,
• Prendre le jour travaillé précédent,
• Prendre le jour travaillé suivant.
8. L'option Proposer les dates générées avant création est cochée par défaut. Ceci vous permet d'avoir un
aperçu des dates de rappel.
9. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la fenêtre de l'aperçu, cliquez sur le bouton [OK] ou bien sur
[Annuler] si les dates calculées ne vous conviennent pas.
251
Menu Traitements
Rappels
 Menu TRAITEMENTS - commande RELATIONS CLIENTS - RAPPELS
<Alt> <T> <T> <R>
Cette fonction vous permet de consulter, dès l'ouverture de votre dossier la liste des tâches en cours ou
en attente. Vous pouvez à partir de cette fenêtre modifier ou supprimer une tâche ou encore marquer un
élément comme étant «Terminé».
Le bouton [Agenda] ouvre la fenêtre Liste des tâches. Voir Relations clients, page 250.
Modifier un élément de la liste des rappels

1. Pour modifier un élément, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre
correspondante s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un élément de la liste des rappels

Pour supprimer un élément, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Mettre un terme à une action

1. Pour mettre un terme à un rappel, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Terminer].
Cette commande vous permet d'indiquer que l'opération est «Terminée». Elle n'apparaît plus dans la
fenêtre d'alerte.
2. Vous pouvez aussi double-cliquer dans la ligne de l'élément concerné pour rappeler la fiche à l'écran.
Sélectionnez alors l’option Terminé dans la zone Statut.
252
Menu Traitements
Désactiver l’alerte
Le bouton [Désactiver] vous permet de désactiver les alertes agenda. Lorsque l'alerte est inactive, les élé-
ments n'apparaissent plus dans la fenêtre d'alerte.
 Si vous ne vous voulez pas que la fenêtre Liste des alertes agenda soit présentée systématiquement
chaque fois que vous ouvrez le dossier, désactivez l'option Ouverture au démarrage du menu CONTEX-
TUEL.
Actions spécifiques
Ce bouton vous propose différents traitements liés aux pièces commerciales.
1. Sélectionnez la pièce dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spécifiques].
Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements, par exemple ouvrir le devis, ouvrir l’abonne-
ment, générer la facture.
2. Choisissez l’action à effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit l’action est réalisée directement, soit
la fenêtre correspondant à l’action s’affiche.
253
Menu Etats
Portefeuille des commandes
Commandes non livrées
Relevé de comptes, Echéancier
Evolution des ventes
Lettre de pénalités de retard
Encours clients, Relance client
Suivi des stocks, Inventaire des articles
Catalogue des articles, Articles par dépôt
Nomenclature des articles
Capacité de fabrication
Etats récapitulatifs
Menu Etats
Vue d’ensemble
Le menu ETATS vous donne accès aux états les plus utilisés.
Vous pouvez ainsi suivre avec précision vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc.
Les états disponibles peuvent être regroupés de la façon suivante :
Les états articles

• Inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc.
Les états clients et fournisseurs
• Portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours
clients, relance client, etc.
255
Menu Etats
Liste des états disponibles

Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à
celle ci-dessous s’ouvre.
Pour ne plus afficher le

commentaire et l’aperçu
de l’état sélectionné, dé-
cochez cette case.
Aperçu de l’état sélectionné
Commentaire sur l’état.
Pour agrandir l’aperçu, glissez

le curseur vers la droite.
1. Sélectionnez dans la liste des états disponibles celui à générer.
2. Pour choisir le type de sortie de l'état, cliquez sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.

• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état.
• [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via
l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce
jointe via votre messagerie.
Dans tous les cas, une fenêtre de paramétrage s'ouvre pour que vous précisiez les valeurs à prendre en
compte pour l'état sélectionné.
256
Menu Etats
Portefeuille des commandes

 Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES
<Alt> <S> 
Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les
commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent
être soldés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cli-
quant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :

• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de Toutes
les commandes, uniquement les commandes Soldées ou Non soldées.
3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur.
4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier, ou
pour une famille. Cochez l'option de votre choix.
5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (tous, un article en particulier, une famille).
6. Pour définir la période à prendre en compte, sélectionnez l'une des options proposées :
• Toutes les commandes : vous obtenez le portefeuille des commandes sur l'année en cours. Le logiciel
prend en compte des dates de l'exercice annuel.
257
Menu Etats
• Les commandes du ... au : indiquez alors les dates du début et de fin de la période de votre choix. Dans
ce cas, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte :
• la date de la commande : correspond à la date de création, saisie dans la zone Date de la fiche de la
commande.
• la date de livraison précisée dans l'entête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison de
la commande.
• la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les
lignes de détails dans la colonne Date livraison.
7. Pour Inclure la remise en pied de commande et/ou pour Inclure l'escompte en pied de commande, cochez
l'option correspondante.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et
le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail. Voir Commandes, page 171.
258
Menu Etats
Commandes non livrées

 Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES
<Alt> <S> 
Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de
visualiser les reliquats de commandes.

2. La fenêtre de paramétrage s’affiche.
3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la com-
mande).
4. Vous pouvez opter pour un tri de l'édition Par client ou Par article (pour les commandes fournisseurs
l’édition peut être détaillée Par fournisseur ou Par article). Sélectionnez pour cela une des deux options
proposées.
5. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
nouvel e-mail.
259
Menu Etats
Relevé de comptes
 Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES
<Alt> <S> 
Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les
fournisseurs assujettis au relevé de factures.
Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être éga-
lement envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures
à payer.

2. Selon l'état choisi (Relevé de comptes client ou Relevé de comptes fournisseur), sélectionnez les clients
ou fournisseurs à prendre en compte : tous, un en particulier, une famille.
3. Vous pouvez éditer les factures et avoirs en fonction de la date de la pièce (date de création de la pièce)
ou de la date d'échéance. Sélectionnez l'option de votre choix.
4. Dans les zones Du et Au, sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspon-
dant aux dates de création ou aux dates d’échéances de la facture).
5. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'entête des fiches clients et fournisseurs.
Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automati-
quement sur le relevé.
Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients ou
fournisseurs figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients ou Inclure les
autres fournisseurs de la zone Options.
260
Menu Etats
6. Si vous voulez seulement éditer les factures clients à remettre en banque, cochez l'option Afficher uni-
quement les factures à encaisser. De même, pour seulement éditer les factures que vous n'avez pas
payées à vos fournisseurs, cochez l'option Afficher uniquement les factures à régler.
7. Afin de présenter l'état avec un client ou un fournisseur par page, cochez l'option Effectuer un saut de
page.
nouvel e-mail.
261
Menu Etats
Echéancier
 Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER
<Alt> <S> <H>
• L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date
d'échéance.
• Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année
complète, les échéances des factures.
Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle.
Seules les factures validées apparaîtront dans l'état.

2. Selon l'état choisi (Echéancier factures clients ou Echéancier factures fournisseurs), sélectionnez les
clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous, un en particulier ou une famille.
3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : Toutes les factures ou Uniquement les factures
non encaissées échues. Dans ce dernier cas, saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de
référence des pièces à inclure dans l'état.
nouvel e-mail.
262
Menu Etats
Evolution des ventes

 Menu ETATS - commande EVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS
<Alt> <S> <V>
Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé-
cutifs, selon :
• le chiffre d'affaires,
• la quantité vendue,
• la marge sur le PAMP,
• ou la marge sur le prix d'achat.
quant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :

2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article ou un client parti-
culier, tous les articles ou clients, une famille d’articles ou de clients.
3. Selon l'état choisi (Evolution des ventes articles ou Evolution des ventes clients), les options de tri dif-
fèrent. Sélectionnez la présentation souhaitée :
• Par famille d'articles ou Par article puis par famille d'articles.

• Par famille clients ou Par client puis par famille clients.
4. Choisissez la ventilation à opérer : par semaine, par mois ou par trimestre.
5. Dans la zone Date de début, saisissez la date à partir de laquelle vous voulez éditer l'évolution des
ventes.
263
Menu Etats
6. Indiquez les valeurs à prendre en compte : Chiffre d'affaires, Quantité vendue, Marge réalisée sur PAMP
(Prix d’achat moyen pondéré) ou Marge réalisée sur PA (Prix d’achat).
7. Pour obtenir le pourcentage d'évolution en plus du montant, cochez l'option Affichage des pourcen-
tages.
8. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l'état.
nouvel e-mail.
264
Menu Etats
Lettre de pénalités de retard

 Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD
<Alt> <S> <D>
Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard.
Les pénalités de retard sont calculées selon :
• le taux légal d'indemnité de paiement,

• le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Ce taux et ce montant sont indiqués dans l'onglet Etats des PARAMÈTRES FACTURATION. Voir Paramètres Fac-
turation, page 27.

2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
nouvel e-mail.
265
Menu Etats
Encours Clients
 Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS
<Alt> <S> 
La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à cha-
cun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations
financières, page 62.
Un seul état Encours client est disponible. Il s’agit d’une liste de client indiquant l’encours actuel de
chacun.
1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
Si vous avez opté pour la sortie Fichier, la fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Sélectionnez le format de sortie du fichier.

nouvel e-mail.
266
Menu Etats
Relance client
Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale (Millésime).
En revanche, dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un
traitement plus complet. Voir Relance, page 244.
 Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT

<Alt> <S> <E>
Cet état permet d’éditer trois types de relance :
• Relance avec infos pénalités de retard.

• Relance client.
• Relance client Expert.
Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cli-

Relance avec infos pénalités de retard

Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions
des pénalités de retard.
Relance client
Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.
 Les clients qui ont une adresse incorrecte (option NPAI cochée dans la fiche client) sont exclus de cet
état.
Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance.
1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3).
267
Menu Etats
2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre
de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.
Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et
dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail.
Relance client Expert

La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé.
1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3).
2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte.
état.
3. Indiquez dans la zone Sélection des factures :

• la date d'échéance des factures non réglées,
• le nombre de jours de dépassement,
• le mode de règlement.
4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû.
5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre
de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.
 Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date don-
née suivant un montant.
nouvel e-mail.
268
Menu Etats
Mailing
 LISTE DES CLIENTS - bouton [Mailing]
Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes,
annonce de fermeture pour congés annuels, etc.).

état.
2. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez pour cela l’intervalle de dates à prendre
en compte.
nouvel e-mail.
269
Menu Etats
Suivi des stocks

 Menu ETATS - commande SUIVI DES STOCKS
<Alt> <S> <O>
Cette commande vous permet d'obtenir l'un des deux types d'états suivants :
Réapprovisionnement
Il est nécessaire de lancer la commande d'un article lorsque la quantité réelle est strictement inférieure à
la quantité indiquée dans le stock minimum.
Surstockage
On parle de surstockage lorsque la quantité réelle dépasse la quantité maximum indiquée en stock.
Vous pouvez ainsi connaître rapidement les articles pour lesquels un réapprovisionnement est à prévoir
ou ceux pour lesquels un surplus de stock a été enregistré.
 Vous devez au préalable renseigné dans la fiche article les zones Stock maximum et Stock minimum.
Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaî-
tront dans cet inventaire.
Pour obtenir l’état de surstockage

1. Cochez l'option Surstockage dans la zone Type de suivi.
2. Précisez le stock à prendre en compte ( réel, théorique ou disponible).
3. Sélectionnez les articles à inclure dans l'état.
4. Définissez la présentation de l'état. Il peut être trié par article, par fournisseur ou par famille
d'articles.
5. Uniquement disponible en version Evolution. L'état peut être trié par dépôt. Dans ce cas, sélectionnez le
dépôt concerné (Tous, Le dépôt de votre choix).
6. Pour faire figurer le stock des articles par dépôt, cochez l'option Détail par dépôt.
Pour obtenir l’état de réapprovisionnement

1. Cochez l'option Réapprovisionnement dans la zone Type de suivi.
2. Précisez le stock à prendre en compte : réel, théorique ou disponible).
3. Sélectionnez les articles à inclure dans l'état.
4. Déterminez si la rupture du stock se fait par rapport à zéro ou un stock minimum.
5. Définissez la présentation de l'état. Il peut être trié par article, fournisseur, famille d'articles.
 Uniquement disponible en version Evolution. L'état peut être trié par dépôt. Dans ce cas, sélectionnez le
dépôt concerné (Tous, Le dépôt de votre choix).
6. Pour faire figurer le stock des articles par dépôt, cochez l'option Détail par dépôt.
L'option Afficher la colonne Quantité à commander vous permet de :
• noter les quantités à commander en fonction du stock minimum ou du stock maximum. Dans ce cas,
sélectionnez l'option Suivant le stock minimum ou Suivant le stock maximum.
• noter les quantités à commander manuellement sur une édition papier. Dans ce cas, sélectionnez
l'option Pas de calcul.
270
Menu Etats
Inventaire des articles

 Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES
<Alt> <S> 
Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce
stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).
 Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaî-
tront dans cet inventaire.

2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille d'articles.
3. Choisissez la présentation souhaitée : par article ou par famille d'articles puis par article.
4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez la case correspondante.
5. Si vous cochez la case Affichage colonne : Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous
permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
nouvel e-mail.
Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES
STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir Régulation des stocks, page 243.
271
Menu Etats
Catalogue des articles

 Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES
<Alt> <S> <C>
Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux
vendeurs.

2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou représentants.
3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une
famille ou ceux d’un fournisseur.
4. Choisissez la présentation du catalogue: par article, par famille d'articles, ou par fournisseur.
5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous
souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils corres-
pondent à ceux saisis dans la fiche Article.
6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de
sélection.
7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire
figurer sur le catalogue en cochant la case Impression des photos.
8. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état.
nouvel e-mail.
272
Menu Etats
Articles par dépôt

 Menu ETATS - commande ARTICLES PAR DÉPÔT

<Alt> <S> <T>
Si vous gérez un stock multi-dépôts, vous pouvez imprimer vos articles par dépôt pour suivre les stocks
des différents dépôts de votre entreprise. Voir Gestion des stocks multi-dépôts, page 112.
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression

Si vous avez choisi l’option Fichier, la fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Indiquez le format de sortie du fichier.

nouvel e-mail.
273
Menu Etats
Nomenclature des articles

 Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES
<Alt> <S> <M>
Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants.
L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles.
1. Selon votre choix, sélectionnez l'option Tous ou De la famille articles. Dans ce dernier cas, cliquez sur le
bouton pour choisir une famille d'articles.
2. Déterminez si cette édition va être triée par article ou par famille d'articles en sélectionnant l'option
correspondante.
3. Choisissez la présentation de la nomenclature :
• Par article composé, dans ce cas vous pouvez cocher la case Voir les sous-niveaux pour obtenir la com-
position.
• Par article composant.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'état.
274
Menu Etats
Capacité de fabrication
 Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION
<Alt> <S> 
Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable
des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles
composés.

La fenêtre de paramétrage s’affiche
2. L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés.
Sélectionnez l’option de votre choix.
3. Déterminez si cette édition va être triée par article ou bien par famille d'articles puis par article.
4. Pour obtenir le détail par dépôt, cochez l’option correspondante.
nouvel e-mail.
275
Menu Etats
Etats récapitulatifs
 Menu ETATS - commande ÉTATS RÉCAPITULATIFS
<Alt> <S> <F>
Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi
les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT
et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports.
1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu].
3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier, ou pour une famille. Pour cela, sélec-
tionnez l'option correspondante.
4. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être
obtenu en fonction de :
• la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce.

• la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce.
5. Sélectionnez le mois à prendre en compte.
6. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF.
Pour cela, cochez la case Afficher le récapitulatif par code de TVA ou Afficher le récapitulatif par code de
TPF.
7. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures
et avoirs non validés en cochant l'option correspondante.
276
Menu Divers
Analyseur commercial ventes
Analyseur commercial achats
Statistiques Gestion
Objectifs
Répartition par famille
Importer
Démarrer version < 2006
Menus découverte / Menus standard
Messagerie
Mise sous surveillance
Télécharger Ciel directDéclaration

Menu Divers
Vue d’ensemble
Le menu DIVERS vous donne accès à certains états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi
précis de votre gestion commerciale.
Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis :
• des clients,
• des fournisseurs,
• des stocks,
• des statistiques, etc.
De même, vous pouvez importer des données (articles, clients, fournisseurs, etc.), envoyer des e-mails
depuis votre logiciel ou encore accéder au téléchargement de Ciel directDéclaration.
278
Menu Divers
Analyseur commercial ventes

 Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES
<Alt> <R> <N>
Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis.

Analyseur commercial et statistiques périodiques

Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et
avoirs validés.
L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique.
2. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez la période à prendre en compte.
3. Si vous éditez des statistiques périodiques, sélectionnez si vous voulez afficher les résultats par jour,
par semaine, par mois, etc.
4. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (bons de commande, bons de livrai-
son, avoirs, factures et avoirs non validés...).
5. Vous pouvez trier les informations par pièce, par client, par article, etc.
De même, vous pouvez déterminer un tri secondaire (par pièce, par famille clients, etc). Sélectionnez
les options de tri que vous voulez appliquer.
6. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes.
7. Cliquez sur l’onglet + de critères si vous souhaitez affiner le suivi commercial puis sélectionnez les
articles, les clients et les représentants à prendre en compte.
Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut.
9. La fenêtre qui s’affiche permet de constituer les colonnes de votre état. Cochez les colonnes à afficher
ou à l’inverse décochez les colonnes que vous ne voulez pas éditer puis cliquez sur le bouton [OK].
279
Menu Divers
Graphiques des ventes

2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (les devis, les avoirs, les bons de livrai-
son, les factures et avoirs non validés, etc.).
3. Vous pouvez trier les informations par pièce par client, par article, etc. Sélectionnez l'option de votre
choix.
Ventes par département

Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique.
Ventes par mois

Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique.
nouvel e-mail.
280
Menu Divers
Analyseur commercial achats

 Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL ACHATS
<Alt> <R> <H>
Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis.
quant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :

La fenêtre de paramétrage s’affiche.
Analyseur commercial et statistiques périodiques

Cette commande s'apparente à un journal commercial des achats. Elle contient le détail des factures et
avoirs validés.
L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique.
2. Si vous éditez des statistiques périodiques, sélectionnez si vous voulez afficher les résultats par jour,
par semaine, par mois, etc.
3. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (bons de commande, bons de récep-
tion, avoirs, factures et avoirs non validés...).
4. Vous pouvez trier les informations par pièce, par fournisseur, par article, etc. De même, vous pouvez
déterminer un tri secondaire ( par pièce, par famille fournisseurs, par fournisseur, etc). Sélectionnez les
options de tri que vous voulez appliquer.
5. Cliquez sur l’onglet + de critères si vous souhaitez affiner le suivi commercial puis sélectionnez les
articles, les fournisseurs et les représentants à prendre en compte.
6. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes.
Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut.
8. La fenêtre qui s’affiche permet de constituer les colonnes de votre état. Cochez les colonnes à afficher
ou à l’inverse décochez les colonnes que vous ne voulez pas éditer puis cliquez sur le bouton [OK].
281
Menu Divers
Graphiques des achats

2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (les avoirs, les factures et avoirs non
validés, les bons de réception, etc.).
3. Vous pouvez trier les informations par pièce, par fournisseur, par article, etc. Sélectionnez l'option de
votre choix.
Achats par département

Cet état affiche les achats par département.
Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...).
Achats par mois

Cet état affiche les ventes par mois.
Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...).
282
Menu Divers
Statistiques globales
 Menu DIVERS - commande STATISTIQUES GESTION - GLOBALES
<Alt> <R> <S> <G>
Cette commande vous permet d'obtenir une vue globale des statistiques pour :
• un ou tous les clients,

• un ou tous les fournisseurs,
• un ou tous les articles,
• un ou tous les représentants.
1. Cliquez sur l'onglet de votre choix pour obtenir les statistiques souhaitées.
2. Utilisez les flèches précédente ou suivante pour naviguer.
283
Menu Divers
Statistiques
 Menu DIVERS - commande STATISTIQUES GESTION - ÉTATS
<Alt> <R> <S> <E>
Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Statistiques] des listes clients,
articles, fournisseurs, représentants.
Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées.
Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et
s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs, affaires et représentants.

• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
Exemple de la fenêtre Statistiques clients.
2. Selon l’état choisi, sélectionnez les articles, clients, fournisseurs, affaires ou représentants à prendre en
compte.
3. Spécifiez le type de présentation de l'édition dans la zone Tri.

4. Sélectionnez ensuite les dates de la période à prendre en compte.
 Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires :
• elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures et avoirs réglés ;
• le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le
PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou de la marge réalisée sur le PA (Prix d’achat).
nouvel e-mail.
284
Menu Divers
Objectifs
 Menu DIVERS - commande OBJECTIFS
<Alt> <R> <O>
Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez :
• à partir du bouton [Objectifs] des fiches Clients, Fournisseurs et Articles ;
• à partir du bouton des fiches familles d'articles.
• à partir des boutons de la liste des affaires.

Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés.

Exemple de la fenêtre Objectifs cumulés par client
2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte.
3. Choisissez la présentation de l'état dans la zone Tri.
le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.Si vous avez opté pour une sortie
Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.
285
Menu Divers
Répartition par famille

 Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIALE VENTES
<Alt> <R> <R>
Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournis-
seurs par famille.

2. Sélectionnez la présentation de l’état puis validez le paramétrage en cliquant sur [OK].
nouvel e-mail.
286
Menu Divers
Importer
 Menu DIVERS - commande IMPORTER
<Alt> <R> 
Lorsque vous activez cette commande, la liste des imports paramétrables classée par famille s'affiche.
Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs, contacts, représen-
tants, remises promotions, banques, modes de règlement, etc.) dans Ciel Gestion commerciale. Voir
Imports paramétrables, page 41.
 Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant
les informations que vous voulez importer.
1. Sélectionnez dans la liste l'Import à prendre en compte, par exemple Import des banques puis cliquez
sur le bouton [OK].
2. Le fenêtre Ouvrir s'affiche. Sélectionnez le fichier à importer puis cliquez sur [Ouvrir]. L'importation est
en cours.
287
Menu Divers
Démarrer version < 2006

 Menu DIVERS - commande DÉMARRER VERSION < 2006
<Alt> <R> <V>
Cette commande vous permet d'ouvrir une ancienne version de Ciel Gestion commerciale (inférieure à
2006) depuis votre application.
Menus découverte / Menus standard

 Menu DIVERS - commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD
<Alt> <R> <D>
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de votre logiciel,
• le mode standard, pour une gestion et un suivi plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes
du logiciel.
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS
STANDARD.
Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez
l’application.
Messagerie
 Menu DIVERS - commande MESSAGERIE
<Alt> <M>
Cette commande permet d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel. Pour utiliser cette com-
mande, vous devez préalablement :
• installer une application de messagerie électronique,

• disposer d'une connexion à Internet,
• prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie.
Pour envoyer un message :

1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse email du destinataire de votre courrier puis cliquez
sur le bouton [OK].
Le programme lance votre logiciel de messagerie en pré-remplissant la zone adresse du destinataire (à...).
3. Rédigez votre message puis envoyez-le.
288
Menu Divers
Mise sous surveillance

 Menu DIVERS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
<Alt> <R> 
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs.
Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'admi-
nistrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe.
Mettre une société sous surveillance

1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu DIVERS.
3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance.
• cochez l’option Fournisseur pour faire apparaître la liste des fournisseurs,

• cochez l’option Client pour faire apparaître la liste des clients.
4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix.
Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée.
Consulter les informations légales

Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les
sociétés sont consultables à partir :
• de l'Intuiciel, bouton [Mon Compte Ciel]. Cliquez sur le bouton . Vous accédez alors à
votre espace InfoGreffe,
• de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
Désactiver la surveillance d'une société

1. Sélectionnez dans la liste la société que vous ne voulez plus mettre sous surveillance.
2. Cliquez sur le bouton . Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui].
289
Menu Divers
Télécharger Ciel directDéclaration

 Menu DIVERS - commande TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION
<Alt> <R> <C>
Cette commande permet d’installer le logiciel Ciel directDéclaration. Cette application vous permet de
transmettre des prélèvements et/ou virements magnétiques directement aux banques.
De plus, vous pouvez transmettre votre fichier RIB et recevoir le fichier IBAN/BIC via Ciel
directDéclaration.
A l’activation de cette commande, vous accédez à une page internet du site Ciel dans laquelle il vous suffit
de cliquer sur le bouton [Télécharger].
290
Menu Fenêtres
Fermer
Tout fermer
Suivante
Précédente
Cascade
Mosaïque
Mon Intuiciel
Afficher la barre de navigation
Afficher la barre de statut

Menu Fenêtres
Vue d’ensemble
Fermer
 Menu FENÊTRES - commande FERMER
<Alt> <N> <F>
Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel.
Tout fermer
 Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER
<Alt> <N> <T>
Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes.
Suivante
 Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE
<Alt> <N> <S>
Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle
qui est affichée.
Précédente
 Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE
<Alt> <N> 
Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre précédant celle
qui est affichée.
292
Menu Fenêtres
Cascade
 Menu FENÊTRES - commande CASCADE
<Alt> <N> <C>
Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres
soient toujours visibles et accessibles.
 Sous la commande CASCADE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale
de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan.
Mosaïque
 Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE
<Alt> <N> <M>
Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes les unes à côté des autres. La fenêtre
active est celle affichée au premier plan. Elle est reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non
grisée).
Sous la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de
votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan.
293
Menu Fenêtres
Mon Intuiciel
 Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
Attention !
Sous le système d’exploitation Windows 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions
ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et
vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos
chiffres d'affaire.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions.
• Mon Bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut. Vous accédez directement aux princi-
pales opérations de gestion commerciale mais aussi à votre compte Ciel et à la page d'accueil Ciel.
Trois bureaux sont disponibles et personnalisables. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer
un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer unique-
ment vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos
articles. Voir Mon bureau, page 295.
• Mon tableau de bord, accessible par le bouton . Voir Mon tableau de bord, page 297.
294
Menu Fenêtres
• Mes états et statistiques, accessible par le bouton . Vous y retrouvez une liste d’états et de statis-
tiques.
Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez
accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concer-
nant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Mes états et statis-
tiques”, page 298.
Mon bureau
Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous accédez aux fonctions que vous utilisez le
plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la person-
nalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de
personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon

bureau”, page 295
L'accueil Ciel
• Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous
forme d’ellipse avec sept boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de com-
mencer à travailler.
Consulter mon compte Ciel
Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.

Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législa-
tions etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance
technique.
Vous pouvez masquer ce bouton.
1. Pour cela, activez le mode Personnalisation du bureau.

2. Passez votre souris sur le bouton [Mon Compte Ciel].
3. Une icône en forme de sens interdit s’affiche. Cliquez sur celle-ci.
4. A l’inverse, vous pouvez le faire réapparaître en procédant de la même manière.
Personnaliser mon bureau

Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement
aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous
cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
295
Menu Fenêtres
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la
commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer

Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directe-
ment sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche.
Sous Windows 8, glissez votre souris jusqu’au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre
tâche sont indiqués par des pavés gris.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches

Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une
flèche blanche s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée.
Renommer une tâche ou un groupe de tâches

 Sous Windows 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
4. Appuyez sur la touche <Entrée> de votre clavier.
Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer

 Sous Windows 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et
maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches.
296
Menu Fenêtres
Personnaliser les tâches du bureau

En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre
d’icônes s’affiche.
Le bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné.
Le bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Le bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez
mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
La barre de personnalisation sous Windows 8

1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter.
Restaurer le bureau / Annuler les modifications
Attention !
Cette fonction est indisponible sous Windows 8.
3. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.
• Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
4. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Mon tableau de bord

Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société.
Vous pouvez afficher ces données :
• pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut),
• pour l’année en cliquant sur le bouton .

De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à
relancer ainsi que les devis en cours.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous
pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
297
Menu Fenêtres
Mes états et statistiques

Vous accédez directement à certains états de votre logiciel.
 Pour plus de détail, reportez-vous au chapitre “Menu Etats”, page 254.
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer

Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le
bouton de personnalisation .
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états para-
métrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des
 Pour plus de détails, reportez-vous à la partie “Générateur d’états”, page 445.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un
état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent
les emplacements où vous pouvez déposer votre état.
Sous Windows 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états

Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche. Sous Windows 8, un pavé gris s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un état ou un groupe d'états

 Sous Windows 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d’états.
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier puis saisissez le nouveau
nom enfin appuyez sur la touche <Entrée>.
Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer

 Sous Windows 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d’états.
1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états.
Personnaliser les états

En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite
barre d’icônes s’affiche.
Le bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Le bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
298
Menu Fenêtres
La barre de personnalisation sous Windows 8

1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter.
Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications
Attention !
Cette fonction est indisponible sous Windows 8.
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnali-
sations.
• Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
299
Menu Fenêtres
Afficher la barre de Navigation

 Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION
Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation.
Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît
pas.
1. Cliquez une fois sur la commande pour l’activer.

Une coche apparaît avant cette commande.
2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît.
Afficher la barre de statut

 Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT
Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut.
Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas.
1. Cliquez une fois sur cette commande pour l’activer.

Une coche apparaît avant la commande.
2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît.
300
Menu Aide
Aide
Besoin d’aide
Manuel de découverte
Guide des mises à jour
A propos de
Menu Aide
Vue d’ensemble
Aide
 Menu AIDE - commande AIDE
<Alt> <A> <A>
Lorsque vous faites appel à l’aide, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de
travail.
Exemple
Vous êtes en train de créer une fiche article et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette
commande :
• activez la commande AIDE du menu AIDE,

• ou appuyez sur la touche <F1> de votre clavier.
Besoin d’aide
 Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE
<Alt> <A> 
Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance.
302
Menu Aide
 Menu AIDE - commande MANUEL DE DÉCOUVERTE
<Alt> <A> <D>
Cette commande ouvre le manuel de découverte qui vous aide à débuter dans votre logiciel et vous
explique les principales étapes vous permettant de gérer votre dossier de gestion commerciale.
 Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE
<Alt> <A> <M>
Non disponible dans Ciel Auto-entrepreneur.
Cette commande ouvre le manuel de référence du logiciel, qui décrit menu par menu la totalité des fonc-
tions mais aussi l’environnement et les paramétrages globaux de votre logiciel, le Générateur d’états
permettant de personnaliser des éditions, le Générateur de Tableaux de bord permettant de personnaliser
des fenêtres de type tableau de bord.
Guide des mises à jour

 Menu AIDE - commande GUIDE DES MISES À JOUR
<Alt> <A> 
Cette commande ouvre le manuel qui vous explique comment récupérer un dossier d’une version précé-
dente et présente les nouveautés de chaque version de votre logiciel.
A propos de...
 Menu AIDE - commande A PROPOS DE...
<Alt> <A> 
Vous trouvez dans l'A PROPOS le détail de la licence de l'utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé
ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application.
Enfin, vous avez la possibilité de réinitialiser votre clé de débridage par le bouton .
D'autre part, le site Internet de Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [http://www.ciel.com].
303
Présentation générale
La barre de navigation
Introduction
Utilisation
Personnalisation
Introduction
Votre logiciel Ciel dispose d'une particularité très intéressante: la barre de navigation.
Elle peut, selon vos préférences, compléter la barre des menus, voire s'y substituer. Vous pouvez y ajou-
ter certaines fonctions du programme Ciel dans lequel vous vous trouvez, mais aussi accéder à un site
internet ou encore envoyer un e-mail, tout cela sans quitter votre logiciel.
C'est donc un outil qui facilite la navigation au sein de votre logiciel.
La barre de navigation est masquée par défaut. Pour l’afficher, cliquez sur la ligne située à gauche de
l’écran.
Voici la barre de navigation sous sa forme standard.
Nous avons choisi ici, par exemple, la barre de navigation que vous retrou-
vez dans Ciel Gestion commerciale.
Dans cet exemple, cette barre est composée de 6 groupes : Mes clients, Mes
fournisseurs, Mes articles, Statistiques, Comptabilité, Internet.
Le groupe actif est celui nommé Mes clients et il permet de visualiser les 5
tâches qui y ont été installées.
Comme nous allons le détailler dans cette partie, vous allez pouvoir totale-
ment personnaliser cette barre, non seulement au niveau de son contenu
mais également au niveau de son apparence (couleur, largeur, etc.).
306
Utilisation
Généralités
1. Pour accéder aux tâches installées dans un groupe, cliquez sur le titre de celui-ci.
Son contenu s'affiche alors.
2. Pour exécuter une tâche, cliquez sur celle-ci.
Lorsque la barre de navigation est trop petite pour afficher la

totalité des groupes, vous disposez d'une flèche pour faire défiler
les groupes non visibles. Cette flèche peut être présente au-des-
Ascenseur sus du premier groupe ou bien en-dessous du dernier (voir
vertical exemple ci-contre).
Lorsque le nombre de tâches installées dans un groupe ne peut

être affiché en totalité, un ascenseur vertical s'affiche alors (voir
exemple ci-contre).
Flèche pour
faire défiler
les groupes
Afficher ou masquer, réduire ou déployer la barre

Comme nous le verrons un peu plus loin, vous disposez de préférences pour fixer les réactions de la barre
de navigation lors de son utilisation. Vous pouvez toutefois décider manuellement d'afficher ou non cette
barre ou bien encore de la déployer ou de la réduire.
Afficher ou masquer la barre

Pour afficher ou masquer la barre de navigation:
1. Positionnez le curseur de la souris sur le Bureau puis faites un clic-droit.
Le menu CONTEXTUEL s’affiche.
2. Sélectionnez la commande Afficher la barre de navigation.
Une coche vous indique si l'affichage est actif ou non.
 Le fait de masquer la barre de navigation n'affecte en rien son contenu.
Déployer ou réduire la barre

Si la barre de navigation prend trop de place sur votre écran, vous pouvez la réduire. Pour cela:
• Ouvrez le menu CONTEXTUEL de la barre de navigation (clic droit) puis sélectionnez les commandes
Réduire la barre de navigation ou Agrandir la barre de navigation.
• ou, cliquez sur le groupe actif. Pour la déployer, cliquez sur l'un des groupes.
 Une option permet de refermer automatiquement la barre après la sélection d'une commande.
Voir Fermeture automatique après lancement de tâche, page 309.
307
Personnalisation
Propriétés de la barre de navigation

Pour obtenir les propriétés de la barre de navigation :
1. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit.

2. Sélectionnez la commande Propriétés de la barre de navigation.
Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche:
Cette fenêtre vous permet de définir le nom des groupes, leur ordre, leur couleur ainsi que différentes
options.
Les groupes
Depuis le premier onglet nommé Groupes, vous disposez de 4 boutons:
• [Ajouter] : permet de créer un nouveau groupe (après le dernier). Dans ce cas, une fenêtre apparaît
vous permettant de saisir le nom du nouveau groupe.
• [Supprimer] : permet de supprimer le groupe sélectionné. Attention : la suppression d'un groupe
entraînera également la suppression des tâches qu'il contient.
• [Renommer] : permet de modifier le nom du groupe sélectionné.
• [Icône] : permet d’ajouter une image symbolisant le groupe. Dans ce cas, une fenêtre apparaît dans
laquelle vous choisissez l’icône.
 L’icône du groupe n’est pas visible si la barre de navigation est en vue Standard. Voir Modifier la vue
d’un groupe, page 310.
Modifier l’ordre des groupes
Utilisez l’une des deux icônes , situées au-dessus de l’ascenseur vertical, permettant de monter ou
descendre le groupe sélectionné.
Modifier la couleur d’un groupe

1. Sélectionnez le groupe concerné.
2. Cliquez sur le triangle de sélection du menu déroulant COULEUR et choisissez la couleur à utiliser.
308
Les options
Le deuxième onglet Options vous permet de fixer 5 préférences.
Attention !
Les options que nous allons détailler ci-après ne concernent pas un groupe en particulier mais la
barre de navigation dans son ensemble.
Ouverture animée
En activant cette option, le déploiement d'un groupe sera animé, c'est-à-dire progressif.
Ouverture automatique
Si cette option est activée, la barre de navigation s'affichera dès que la souris pointera sur l'un des
groupes, et se refermera automatiquement dès que la souris s'éloignera.
Fermeture automatique après lancement de tâche

Cochez cette option pour une fermeture automatique de la barre de navigation après activation d'une
tâche.
Clic simple pour lancer la tâche

Si cette option est cochée, le lancement d'une tâche pourra être effectué par un simple clic. Dans le cas
contraire, un double clic sera nécessaire.
Recouvrement autorisé
En activant cette option, le déploiement de la barre de navigation ne poussera pas les fenêtres ouvertes,
mais si nécessaire les recouvrira.
Modifier la taille de la barre de navigation

Vous pouvez modifier la largeur de la barre de navigation. Pour cela :
1. Positionnez le curseur de la souris sur la base des groupes.
Le curseur change alors de forme.
2. Maintenez le bouton de la souris enfoncé et déplacez-la à gauche ou à droite, afin de fixer la largeur de
la barre à votre convenance.
 Si la vue d'un groupe est de type Grandes icônes, en fixant une largeur importante, votre logiciel Ciel
présentera plusieurs icônes par ligne. Voir Modifier la vue d’un groupe, page 310.
309
Modifier la vue d’un groupe

Vous pouvez choisir la présentation de chaque groupe suivant plusieurs modes : Standard (Grandes
icônes ou Liste), Explorateur, Outlook 2003.
 Vous pouvez activer l’option Ouverture exclusive des groupes qui permet de n’afficher qu'un seul groupe
à la fois.
Pour modifier la vue d’un groupe :
2. Sélectionnez la commande AFFICHAGE.
Les tâches
Vous pouvez personnaliser le contenu de chaque groupe par l'ajout de tâches. Une tâche, représentée par
une icône et un libellé, donne accès à une fonctionnalité ou un module du logiciel, ou vous permet d'accé-
der à un site internet ou encore d'envoyer un e-mail, tout cela sans quitter votre logiciel Ciel.
Ajouter une tâche

Pour ajouter une nouvelle tâche :
1. Sélectionnez le groupe dans lequel vous souhaitez la placer.
3. Sélectionnez la commande AJOUTER UNE TÂCHE ou INSÉRER UNE TÂCHE (entre 2 tâches existantes).
La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche.
Les différentes tâches sont regroupées par famille. En déployant une famille (clic sur le symbole +), la liste
des tâches qu'elle contient s'affiche.
4. Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode
avancé.
5. Sélectionnez la tâche et validez par [OK].
La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche.
310
6. Vous pouvez revenir sur le choix de la tâche et la modifier. Pour cela, cliquez sur l’icône d’appel de
liste.
En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une tâche affiche un certain nombre
d'options. Dans tous les cas, vous retrouvez au minimum les 2 zones complémentaires suivantes :
• Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée.
• Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez.
Si les réglages de la tâche peuvent être personnalisés, la zone Paramètres s’affiche également.
Voici la fenêtre d’une tâche avec le réglage des paramètres possible.
Cette tâche dispose d'une zone Paramètres contenant deux boutons :
• [Editer] : donne accès au réglage d'options en fonction de la tâche.

• [Défaut] : annule les réglages que vous pourriez avoir réalisés et initialise les paramètres aux valeurs
par défaut définies par les concepteurs du logiciel.
311
Modifier une tâche

1. Pour modifier une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la
tâche à modifier puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit).
2. Sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DE LA TÂCHE.
Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe précédent.
Dupliquer une tâche

1. Pour dupliquer une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la
tâche à dupliquer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit).
2. Sélectionnez la commande DUPLIQUER.
Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe “Ajouter une tâche”, page 310.
 Vous pouvez également dupliquer une tâche en la sélectionnant puis en la déplaçant en maintenant
la touche <Ctrl> enfoncée. Pour la dupliquer dans un groupe différent, déplacez l'icône en maintenant
la touche <Ctrl> enfoncée et placez-le sur le titre du groupe.

1. Pour supprimer une tâche d'un groupe, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à supprimer puis
activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit).
2. Sélectionnez la commande SUPPRIMER. Un message vous demande confirmation.
Déplacer une tâche

• ...en restant dans le même groupe : cliquez sur l'icône et glissez-le à l'emplacement souhaité.
• ...d'un groupe à un autre : cliquez sur l'icône et glissez-le sur le libellé du groupe de destination. La
tâche sera alors déplacée à la fin de ce groupe. Vous pouvez la positionner où vous le souhaitez.
312
La barre d’actions
Introduction
Utilisation
Personnalisation
Introduction
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus.
Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle
est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte.
Exemple de la liste des écritures
Dans cet exemple issu de Ciel Compta, la barre d’actions de la liste des écritures est composée de 4
groupes : Ecritures, Compte, Affichage, Fenêtre. Ces groupes sont composés d’un certain nombre de bou-
tons :
• Ecritures : 3 boutons,
• Compte : 2 boutons,
• Affichage : 3 boutons,
• Fenêtre : 1 bouton.
Ces groupes sont nommés en fonction du type d’éléments sur lesquels ils agissent. Dans l’exemple, le
groupe Ecritures correspond aux actions qu’il est possible de faire sur les écritures. Il en est de même
pour le groupe Compte. Le groupe Affichage est quant à lui lié à l’affichage des éléments présentés dans la
fenêtre tandis que le groupe Fenêtre correspond tout simplement aux actions possibles sur une fenêtre,
en général [Fermer] et [OK] pour enregistrer.
314
Utilisation
L’affichage global
A partir de l’onglet Accueil, vous pouvez afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que
d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
La flèche permet d’accéder aux fonctions d’affichage ainsi qu’aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le
logiciel.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
• Masquer le menu : la barre présentant les menus situés en haut de la fenêtre du logiciel est masquée.
• Masquer la barre d’actions : la barre qui présente les actions n’est plus affichée en permanence. Il suffit
de passer la souris sur l’onglet de la fenêtre pour afficher la barre. Vous pou-
vez ainsi toujours accéder aux différents traitements.
• Mode plein écran : activation de l’affichage en plein écran. La barre de titre du logiciel (située tout en
haut) et la barre de statut située en bas de la fenêtre sont masquées.
• Mode tactile : activation de la fonction tactile sur une tablette ou un écran tactile. Uniquement dispo-
nible sous le système d’exploitation Windows 8.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
Afficher la liste des fenêtres

Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes
vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
 Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier <Ctrl>
<Tab>.
315
• Cliquez sur la vignette pour afficher la fenêtre en plein écran.

• Cliquez sur le bouton de fermeture situé en haut à gauche pour fermer le panneau.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions
les plus souvent utilisées dans votre logiciel. Ces actions varient d’un logiciel à l’autre.
Par exemple, les raccourcis propres à Ciel Gestion commerciale sont les listes des tiers, des articles, des
mouvements de stock, les saisies des pièces commerciales.
Les onglets
Chaque fenêtre que vous avez ouverte est placée dans un onglet à droite de l’onglet Accueil. Ces onglets
sont différenciés par des couleurs ; une couleur correspondant à une catégorie fonctionnelle du logiciel.
Par exemple, dans Ciel Compta, tout ce qui concerne les écritures est en bleu, les immobilisations sont
identifiées par la couleur marron, etc.
Ces onglets sont automatiquement regroupés par catégorie.

Par exemple, dans Ciel Compta, vous ouvrez la liste des immobilisations puis la liste des écritures et en
dernier la liste des familles d'immobilisations. La liste des familles sera automatiquement positionnée à
côté de la liste des immobilisations.
• Pour passer d’une fenêtre à une autre, il suffit de cliquer sur l’onglet correspondant.
• Pour fermer une fenêtre, cliquez sur la croix de l’onglet.
316
Les groupes et boutons

La barre d’actions peut être composée d'un ou plusieurs groupes. Chaque groupe contient un ou plu-
sieurs boutons représentant chacun une commande spécifique, propre à la fenêtre active.
Pour exécuter une commande, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant.
Suivant le contexte d'utilisation, une commande peut être inactive. Dans ce cas, le bouton sera grisé.
Dans l'exemple suivant de Ciel Compta, le bouton de la commande PLAN DE COMPTES

n'est pas accessible, si le compte sélectionné n’est pas de type Fournisseur ou Client.
Pour vous faciliter l’utilisation du logiciel, vous pouvez activer l’affichage d’une zone comportant un com-
mentaire et le raccourci clavier de la commande.
Il suffit d’appuyer sur la touche <Alt> de votre clavier. Lorsque vous passez votre souris sur un bouton, la
zone de commentaire s’affiche.
Exemple
Pour ne plus afficher les raccourcis, appuyez de nouveau sur la touche <Alt> de votre clavier.
317
Personnalisation
Les barres d’actions sont personnalisables dans chaque fenêtre dotée de cette barre. En effet, vous pou-
vez créer des groupes d’actions qui peuvent contenir autant de tâches que vous le souhaitez. De plus, si
vous possédiez une version antérieure de votre logiciel, vous avez la possibilité de récupérer les tâches de
votre ancienne barre d’outils, dans votre groupe d’actions.
Exemple
Dans cet exemple issu de Ciel Gestion commerciale, le groupe personnalisé nommé «Mes actions» a été
ajouté à la liste des clients.
 Un seul groupe peut être ajouté dans une barre d’actions. Par contre, vous pouvez en ajouter un dans
chaque fenêtre présentant une barre d’actions.
Ajouter un groupe personnalisé à une barre d’actions

1. Ouvrez une fenêtre dans laquelle vous voulez ajouter un groupe à la barre.
2. Placez votre souris dans la barre d’actions et faites un clic-droit.
3. Choisissez la commande MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS.
La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche.
4. Dans la zone Titre du groupe, saisissez le nom que vous attribuez au groupe.
5. Dans le menu déroulant Couleur, sélectionnez la couleur que vous voulez attribuer à votre groupe.
La couleur système correspond au blanc.
 La couleur étant un repère, vous n’êtes pas obligé de vous référer strictement aux catégories de cou-
leur définies par défaut.
Une fois que vous avez défini le groupe, dans la partie Eléments, vous allez insérer les boutons qui com-
posent le groupe. Ces boutons représentent l’action à lancer lorsque vous cliquerez dessus.
318
Ajouter une tâche

6. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche :
7. Les différentes tâches sont regroupées par famille. Pour déployer une famille, cliquez sur le symbole
. La liste des tâches qu'elle contient s'affiche.
 Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode
avancé.
8. Sélectionnez la tâche et validez par [OK].

La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche. En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une
tâche affiche un certain nombre d'options :
• Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée.
• Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez.
• Paramètres : vous pouvez modifier les réglages de la tâche par le bouton [Editer] ou annuler les
réglages que vous pourriez avoir réalisés par le bouton [Défaut]. Ce bouton initialise les paramètres
aux valeurs par défaut définies dans le logiciel. Cliquez sur le bouton [OK].
9. Répétez l’opération pour insérer d’autres actions au groupe.
Dans la partie Eléments de la barre d’actions, vous retrouvez les actions que vous avez ajoutées. Vous pou-
vez effectuer des modifications dans les colonnes suivantes :
• Tâches : permet de changer l’action. Pour cela, double-cliquez dans la zone et choisissez une autre
tâche.
• Texte : modifier le texte qui apparaîtra en dessous du bouton. Pour cela, double-cliquez dans la
colonne et saisissez le texte.
• Icône : modifier l’icône du bouton. Pour cela, cliquez dans la colonne. La fenêtre des icônes disponibles
dans le logiciel s’ouvre. Choisissez en une autre et cliquez sur le bouton [OK].
• Type : choisir la taille de l’icône du bouton. Vous avez le choix entre une taille compact, medium,
large.
10. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous voyez alors votre groupe affiché dans la barre.

1. Si vous voulez supprimer une action du groupe, sélectionnez-la.
3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
319
Dupliquer une tâche

Si vous voulez ajouter un élément qui est similaire à une ligne, vous pouvez la dupliquer.
1. Pour copier une tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Dupliquer].
2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
3. Une ligne s’ajoute. Effectuez alors vos modifications.
Importer la barre d’outils

Vous pouvez importer la barre d’outils de votre ancienne application dans n’importe quelle fenêtre. Si
vous aviez adapté la barre d’outils à vos besoins, alors vous récupérerez toutes vos tâches.
1. Ouvrez la fenêtre dans laquelle vous voulez retrouver des tâches de l’ancienne barre d’outils.
2. Faites un clic-droit et choisissez MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS.

3. Dans la fenêtre Edition de la barre d’actions, faites un clic-droit et choisissez la commande IMPORTER LA
BARRE D’OUTILS.
Toutes les tâches de la barre d’outils sont alors récupérées et apparaissent dans la fenêtre.
4. Supprimez les tâches que vous ne voulez pas voir apparaître dans la fenêtre concernée.
6. Répétez l’opération pour toutes les fenêtres dans lesquelles vous voulez importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils.
Modifier votre groupe dans une barre d’actions

Les groupes que vous avez ajoutés dans les barres d’actions peuvent être modifiés à tout moment.
1. Cliquez sur le signe + du groupe.
La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche.
2. Ajoutez, modifiez ou supprimez une tâche puis cliquez sur le bouton [OK].
320
Les fenêtres et les listes
Introduction
Les fenêtres
Les listes simples
Les listes à plusieurs colonnes
Les règles
Les regroupements
Les actions flash
Les Jumplists
Introduction
Afin d'obtenir une certaine cohérence entre les différents logiciels qui composent la gamme Ciel, un stan-
dard a été mis en place. Ainsi, quel que soit le logiciel utilisé, vous retrouvez les mêmes fonctionnalités et
la même ergonomie (présentation des fenêtres, les boutons de navigation des fiches, la personnalisation
des listes, etc.).
 Pour plus d'informations sur la Barre de navigation, reportez-vous au chapitre “La barre de naviga-
tion”, page 305.
322
Les fenêtres
L'objectif est ici de vous faire découvrir, en détail, une fenêtre type des logiciels Ciel. En effet, de nom-
breux éléments se retrouvent dans la plupart des fenêtres : boutons et icônes de commande, colonnes
variables, colonnes déplaçables, etc.
Voici comme exemple une fenêtre de la liste des modèles abonnements dans Ciel Compta :
Les boutons des listes
La partie supérieure d'une liste est composée d’une barre d’actions qui s’articule en plusieurs groupes de
boutons.
Le premier groupe porte le nom de la fenêtre. Les boutons de ce groupe permettent de créer, modifier,
supprimer un élément de la liste.
Le dernier groupe intitulé «Fenêtre» permet de fermer la liste.
Certaines listes présentent d’autres groupes qui sont liés au contexte. Les boutons de ces groupes corres-
pondent aux actions qu’il est possible de réaliser sur les éléments de la liste.
Certains boutons ne sont actifs que si vous avez auparavant sélectionné un élément dans la liste.
C’est le cas, par exemple, des boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer].
Les onglets
Les onglets permettent d'afficher plusieurs niveaux d'informations dans une même fenêtre, sans avoir à
ouvrir de fenêtre supplémentaire.
Ci-dessus, la fenêtre Liste des modèles abonnements est composée des 2 onglets : Modèles de saisie,
Abonnements.
323
Pour afficher la liste des abonnements souhaitée, cliquez sur son onglet. Il passe ainsi au premier plan.
Les boutons des fiches

Lorsque vous créez ou modifiez un élément d’une liste, en général, vous accédez à la fiche de cet élément.
Il existe 2 types de fiche : simple et composée (avec la barre d’actions).
Les boutons des fiches simples

Dans ce type de fiche, les boutons sont en situés en bas de la fenêtre et sont les suivants :
• : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est proposée.
• : la fiche en cours est enregistrée et fermée.
• : la fiche en cours est fermée, les éventuelles modifications ne sont pas enregistrées.
Les boutons des fiches composées d’une barre d’actions

Dans la partie supérieure de la fiche est présentée la barre d’actions. Mis à part les boutons de navigation
(que nous détaillerons un peu plus loin), les boutons les plus souvent présentés sont :
• le bouton [Créer] : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est propo-
sée.
• le bouton [Supprimer] : la fiche en cours est effacée.
• le bouton [OK] : la fiche en cours est enregistrée.
• le bouton [Fermer] : la fiche en cours est fermée. Si vous avez apporté des modifications sans les vali-
der via le bouton [OK], un message vous demande de les enregistrer.
Vous pouvez aussi trouvez les boutons Aperçu et Imprimer.
Les options de liste

En général, au dessus de la liste des éléments, vous retrouvez ce bouton qui permet d’accéder
aux options d’affichage (Afficher l’aperçu, Afficher le détail, Affiner la sélection), à l’édition de
graphiques, à l’export de la sélection, aux tris de la liste, à l’agrandissement ou diminution de la
taille de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes enfin aux propriétés de la liste.
Les boutons radio

Les boutons radio sont utilisés pour sélectionner une option parmi plusieurs.
Exemple
Les cases à cocher

Elles sont utilisées pour indiquer si une option doit être active ou non. Elles concernent donc l'état d'une
option à la fois.
Exemple
Voici 3 cases à cocher dont 2 sont actives :
324
Les boutons de navigation des fiches
Ces boutons vous permettent de consulter une fiche sans repasser par la liste des fiches. Lorsque vous
vous trouvez sur la fiche d'un élément, ces boutons permettent respectivement (en partant du haut vers
la droite) :
• d'afficher la liste des fiches,
• d’ouvrir la première fiche de la liste,
• d’ouvrir la fiche suivante,
• d’ouvrir la fiche précédente,
• d’ouvrir la dernière fiche de la liste.
L'icône d'appel de la liste de sélection
Vous retrouvez l’icône d'appel de liste pour les zones qui l'autorisent.
En cliquant sur cette icône, une nouvelle fenêtre affiche la liste des valeurs autorisées pour la zone en
question. Vous disposez depuis cette fenêtre du bouton [Créer] qui permet de créer un nouvel élément
dans cette liste, sans avoir à quitter les manipulations que vous réalisez.
 Vous pouvez aussi saisir directement un ou plusieurs caractères. Dans ce cas, une liste Recherche
rapide vous proposera les valeurs possibles.
Les menus locaux

Dans les logiciels de la gamme Ciel, vous trouverez en général 3 types de menus locaux :
Les menus locaux "classiques"
Ils permettent de choisir une valeur parmi plusieurs propositions. Il suffit de cliquer dessus et un menu
déroulant vous permet de sélectionner la valeur ou l'action à prendre en compte.
Les menus locaux avec zone de saisie
Dans ce cas, vous pouvez soit utiliser la liste déroulante située à droite de la zone soit saisir directement
la valeur.
Les menus locaux pour sélection d'une couleur
Dans ce cas, une palette de couleurs prédéfinies vous est proposée. Une fois la sélection réalisée, le menu
déroulant affiche la couleur choisie.
Les boutons menus

Certains logiciels Ciel dispose de boutons particuliers. Composés de 2 parties, ils permettent 2 types
d'actions :
• la partie haute (icône + texte) réagit comme un bouton classique,

• la partie basse (triangle de sélection) est un menu déroulant.
325
Exemple
Le sélecteur de date
Un sélecteur de date peut se présenter sous trois formes différentes. Cela se caractérise par un change-
ment de l'unité (jour, mois ou année) au niveau des dates.
Exemple
Voici un sélecteur de date avec une précision à la journée :
Pour renseigner une date, vous pouvez :
• saisir directement la date dans la zone prévue à cet effet. Afin d'optimiser votre saisie, vous pouvez ne
pas renseigner une date dans sa totalité. Par exemple, si votre ordinateur est à la date du 15/07/
2012, si vous saisissez :
• 20 puis <tabulation>, la date sera 20/07/2012.
• utiliser les valeurs pré-définies dans le logiciel. Une liste déroulant située à droite de la zone date
vous propose toute une liste de valeur.
• utiliser le calendrier intégré au logiciel. Pour cela, cliquez sur l'icône située à droite de la zone
date.
La fenêtre du calendrier s’affiche :
326
Ce calendrier vous permet de sélectionner le jour de votre choix. La zone située en bas à droite affiche la
date déjà sélectionnée.
En entête, vous visualisez l'année et le mois sélectionnés. A l'extrémité droite des années, deux flèches
vous permettent de passer aux années suivantes ou précédentes.
Pour choisir un jour, une fois l'année et le mois choisis, cliquez sur le jour souhaité puis cliquez sur [OK].
Les boutons [Aujourd'hui], [Date de travail] et [Vide] permettent respectivement de choisir la date de votre
ordinateur, la date de travail, ou de ne rien renseigner.
Le bouton situé en bas de la fenêtre propose des périodes prédéfinies : Début d’année, Pâques, etc.
Les images et logos

Des images (ou des logos) peuvent être intégrés à divers endroits selon la nature du logiciel que vous
utilisez.
Pour placer ou supprimer une image, vous pouvez :
• utiliser les commandes COUPER-COPIER-COLLER.

• ouvrir le menu CONTEXTUEL (clic droit dans la zone de l’image) qui propose ces options, mais également
la fonction Importer. Elle permet d’importer une image depuis un fichier.
Toujours depuis le menu CONTEXTUEL, la commande Afficher le traceur vous permet de placer une cible
sur le pointeur de votre souris.
• utiliser la fonction Scanneur/appareil photo disponible dans la zone de l’image pour récupérer une
image d'un scanneur ou appareil photo.
 Les formats JPEG et BMP sont acceptés. Néanmoins, dans un souci d'optimisation, nous vous conseil-
lons d'utiliser le format JPEG.
Les commentaires
Ces zones permettent d'affecter un commentaire sur une fiche ou tout type d'élément autorisé par le
programme.
Le bouton donne accès au contenu de la note en affichant la fenêtre Commentaire :
327
Une palette de mise en forme du texte s’affiche automatiquement lorsque vous ouvrez la fenêtre Commen-
taire. Vous disposez d'outils pour cadrer, affecter un style, choisir la police, la taille et la couleur du texte
sélectionné.
Autres
D'autres icônes ou boutons sont également présents dans les logiciels Ciel :
• : en général, ce bouton est présent à côté d'une zone numérique qui peut être saisie mais égale-
ment calculée automatiquement par le logiciel. En cliquant sur ce bouton, vous provoquez un recalcul
du montant.
• : cette icône lance votre navigateur internet sur l'adresse du site internet renseignée.
• : cette icône lance votre logiciel de messagerie et créer un nouveau message en y indiquant
l'adresse saisie.
• : cette icône donne accès à la liste des rubriques.
• : cette icône donne accès à l'éditeur de scripts ou à la saisie simplifiée d’une formule.
• : un clic sur cette icône permet d'effacer la rubrique ou la formule.
La barre des listes

Les fenêtres présentant une liste d’éléments disposent d’une barre de liste.
 Selon la fenêtre dans laquelle vous vous trouvez, cette barre peut présentée plus ou moins d’options.
La barre de liste est située au-dessus des éléments d’une liste et permet d'accéder rapidement aux fonc-
tions de gestion de liste : regroupement, filtres, vues, impressions, envoi d’un email, options, recherche.
Le regroupement
Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupement. Pour
cela, vous avez deux possibilités :
• vous cliquez sur la flèche du bouton [Regroupement] puis vous choisissez la commande Paramètres de
regroupement. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous définissez vos critères.
• vous cliquez directement sur le bouton [Regroupement]. Dans la zone qui s'affiche en-dessous, vous
glissez-déposez la colonne qui servira au regroupement.
 Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Les regroupements”, page 344.
Les filtres
Ce bouton permet de filtrer les éléments de la liste en fonction des colonnes. Lorsque vous cliquez sur ce
bouton, une ligne s'affiche en dessous des en-têtes des colonnes.
328
Vous pouvez alors saisir ou sélectionner vos critères d'extraction dans les zones de votre choix. Le résul-
tat est immédiat.
 Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Filtrer une valeur courante”, page 333.
Les vues
Ce bouton permet d'accéder aux vues de la liste préalablement enregistrées ainsi que de mémoriser une
vue de la liste. Pour enregistrer une vue, cliquez sur le bouton puis nommez-la.
 Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Les vues”, page 336.
les impressions
Ces boutons permettent de lancer un aperçu avant impression ou une impression de la sélection de la
liste.
Une fenêtre s'affiche et propose des états propres à la liste.

 Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1).
L’envoi d’e-mail
Ce bouton permet d'envoyer par e-mail les éléments sélectionnés dans la liste.
 Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1).
Les options de liste
Ce bouton permet d'accéder rapidement à des options d'affichage (afficher l'aperçu, afficher le détail, affi-
ner la sélection), à l'édition de graphiques, à l'export de la sélection, aux tris pré-définis de la liste, à
l'agrandissement ou réduction de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes, aux propriétés
de la liste.
Les recherches
Cette zone permet de lancer des recherches simples ou avancées dans la liste.
• Pour plus de détails sur les recherches, reportez-vous au chapitre “Les filtres (recherches)”, page 421 .
329
Les listes simples

Les listes les plus simples sont celles que vous trouvez dans les fenêtres pour réaliser une sélection.
Vous vous y déplacer avec les flèches haut et bas. Quand l'élément recherché est sélectionné, en général
vous pouvez en valider le choix en utilisant la touche <Entrée>.
330
Les listes à plusieurs colonnes

C'est ce type de liste que nous vous avons présenté, dans la partie “Les fenêtres”, page 323.
En règle générale, les colonnes sont déplaçables et de largeur variable. De plus, la nature même de l'infor-
mation présentée dans ces colonnes est personnalisable. Ces listes offrent de nombreuses possibilités de
présentation et de sélection.
Manipulation des colonnes

Au niveau de la liste, vous pouvez changer la largeur et l'ordre des colonnes.
Modifier la largeur
Vous pouvez adapter la largeur des colonnes de deux façons : soit à la taille de votre choix soit selon le
contenu.
Largeur personnalisée
Cliquez sur la marque de séparation des colonnes puis, tout en maintenant le bouton de la souris
enfoncé, déplacez le curseur pour atteindre la largeur voulue.
Largeur adaptée au contenu

Double-cliquez sur la colonne à redimensionner.
Pour redimensionner toutes les colonnes en une seule fois, cliquez sur le bouton et sélectionnez
l’option Redimensionner toutes les colonnes.
Déplacer les colonnes

1. Cliquez sur l'intitulé d'une colonne puis, tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, déplacez
le curseur.
2. Lâchez le bouton quand vous vous trouvez sur la colonne devant laquelle votre sélection va se placer.
 Notez que l'ordre des colonnes se trouvera aussi modifié si vous personnalisez la liste.
Sélection des éléments de la liste

Sélection d’un élément
Cliquez sur l’élément pour le sélectionner. Une fois sélectionné, vous pourrez exécuter une action : le
dupliquer, l’ouvrir, le supprimer, etc.
Sélection continue
Cliquez sur le premier élément puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez la souris
jusqu’au dernier élément que vous souhaitez sélectionner et relâchez le bouton de la souris.
Vous pouvez aussi :
1. cliquer sur le premier élément,
2. relâcher le bouton de la souris,
3. maintenir la touche <Majuscule> enfoncée,
4. et cliquer sur le dernier élément souhaité.
331
Sélection discontinue
Vous pouvez procéder de deux façons :
• Cliquez sur le premier élément et, tout en gardant la touche <Ctrl> enfoncée, sélectionnez les autres
éléments.
• Dans la première colonne, cliquez sur la case pour sélectionner un ligne. Une croix verte s’affiche.
Vous pouvez alors cocher plusieurs lignes.
Sélection continue et discontinue

1. Cliquez sur le premier élément puis relâchez le bouton de la souris.
2. Déplacez la souris plus bas.
3. Appuyez sur la touche <Ctrl> et cliquez sur un autre élément, puis sélectionnez les éléments qui
suivent sans relâcher le bouton de la souris.
Sélection de toute la liste

Vous avez deux possibilités :
• Dans le menu contextuel (clic droit sur la liste), sélectionnez la commande Tout sélectionner. Tous les
éléments de la liste (même ceux qui n’apparaissent pas à l’écran) sont maintenant sélectionnés.
• Dans la première colonne, cochez la première case .

Inverser la sélection
Si un ou plusieurs éléments sont sélectionnés et que vous choisissez cette commande, depuis le menu
contextuel (clic droit sur la liste), tous les autres éléments seront sélectionnés sauf celui ou ceux
d'origine.
Bloquer une colonne

Lorsque le nombre de colonnes d'une liste est important et que vous ne pouvez les visualiser qu'en défi-
lant l’ascenseur horizontal, vous pouvez demander à ce que l'une des colonnes reste fixe.
Pour cela, depuis le menu contextuel (clic droit sur le titre de la colonne), choisissez la commande Bloquer
la colonne. Pour la débloquer, effectuez la manipulation inverse.
 La colonne bloquée sera toujours placée en première position.

La couleur de fond de son titre est plus clair que les autres.
Les tris
A partir du moment où une colonne est présente dans une liste, vous pouvez trier les éléments de la liste
sur cette colonne. Pour cela :
• double-cliquez sur le titre de la colonne,

• ou, depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit sur le titre de la colonne), sélectionnez la commande Trier par
'nom de la colonne'.
Une flèche s'affiche alors à droite du titre de la colonne triée.
En double-cliquant à nouveau, vous modifiez l'ordre du tri (ascendant ou descendant).
332
Filtrer une valeur courante

Vous pouvez réaliser des extractions plus ou moins complexes sur les éléments affichés dans une liste.
Cependant, vous pouvez réaliser très rapidement un filtre sur une valeur dans une ou plusieurs
colonnes.
Filtre sur une colonne

Vous avez le choix entre réaliser un filtre qui est égal à la valeur ou bien différent de la valeur.
1. Cliquez sur une ligne au niveau de la colonne sur laquelle vous voulez réaliser un filtre.
2. Faites un clic-droit et choisissez l’une des commandes dont l’intitulé commence par Rechercher. Le
résultat est immédiat.
Exemple
Dans cet exemple, nous demandons au logiciel de filtrer les éléments dont le type est Ville=PARIS.
Filtre sur plusieurs colonnes
1. Cliquez sur le bouton . Une ligne s’affiche en dessous des titres des colonnes.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez dans le menu déroulant la condition : =, ≠, contient, ne

contient pas, commence par, ne commence pas par.
 Les conditions proposées sont différentes entre une colonne contenant des valeurs numériques, du
texte ou une valeur booléenne (vrai ou faux).
3. Dans la zone située à côté du bouton, saisissez un critère de filtre ou si l’une de ces icônes
s’affichent, cliquez dessus pour choisir le critère. Le résultat est alors immédiat.
4. Procédez de la même façon sur les autres colonnes.
Exemple
Dans cet exemple, les filtres sont réalisés sur la liste des clients. Tous les clients qui utilisent le mode de
paiement «virement» exceptés ceux appartenant à la famille «Distribution» sont extraits de la liste.
La ligne verte indique qu’au moins un filtre est activé.
5. Pour annuler un filtre sur une colonne, cliquez sur la croix située en fin de zone. Et, la fermeture de la
fenêtre annule tous les filtres.
333
Personnalisation de la liste
Nous allons voir maintenant les possibilités de personnalisation des listes.
Pour fixer vos préférences :
• cliquez sur l’icône et choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE,

• ou depuis le menu contextuel (clic droit sur la liste), choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE.
La fenêtre Propriétés de la liste s'affiche :
 Suivant les listes, certaines fonctionnalités sont inactives (grisées).
Options d'affichage
Numéroter les lignes
En activant cette option, chaque ligne sera numérotée.
Gestion du glisser déposer

Activer cette option vous permet d'effectuer un "glisser déposer" des lignes sélectionnées sur votre disque
dur, sous forme d'un fichier texte.
Couleurs listing
Cette option permet d'alterner la couleur de fond de chacune des lignes de la liste.
Numéroter les colonnes

En activant cette option, chaque colonne sera numérotée.
Afficher les totalisations

Cette option permet d’afficher les totaux des montants. Les totalisations sont affichés en bas des
colonnes.
Colonne de sélection
Cette option permet d’afficher la colonne qui permet de sélectionner les lignes par une coche.
Affichage des images éventuelles

Si vous affichez une image pour chaque enregistrement de la liste (photo d'article dans Ciel Gestion com-
merciale, photo de membres dans Ciel Associations, etc.), vous pouvez indiquer le mode d'affichage à
utiliser.
334
Affichage des textes longs éventuels

Si vous souhaitez afficher des informations dont le contenu peut être long (commentaires, notes, etc.),
vous pouvez indiquer le mode d'affichage à utiliser.
Afficher les lignes horizontales et Afficher les lignes verticales

Ces options permettent d'afficher ou non les traits horizontaux de séparation entre les lignes et les traits
verticaux entre les colonnes.
Colonnes affichées
Pour choisir les données qui figureront dans la liste, depuis la fenêtre Propriétés de la liste, cliquez sur le
bouton [Colonnes affichées].
La fenêtre Colonnes affichées s’ouvre :
Vous retrouvez, sur la gauche, toutes les colonnes qui peuvent être affichées ; sur la droite, celles qui
sont actuellement affichées dans la liste.
• Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [<<Enlever] des colonnes. Vous pouvez également
glisser/déposer les rubriques. Pour cela, sélectionnez la rubrique à déplacer puis tout en maintenant
le bouton de la souris appuyé, glissez-la dans l’autre colonne.
• Le bouton [Défaut] annule toutes vos personnalisations et réaffecte les colonnes de base.
• La case Voir les commentaires ajoute une zone dans laquelle sera affiché le commentaire de la rubrique
sélectionnée.
• En cochant la case Afficher les options, des informations complémentaires sont disponibles :
• Trier les rubriques par nom : pour faciliter les recherches des rubriques à afficher, cette option per-
met de trier les rubriques sur leur nom.
• Afficher l’extension des fichiers : cette fonctionnalité permet d'ajouter, à la fin du nom de chaque
fichier, une extension indiquant son nom abrégé.
• Afficher le type des rubriques : permet d'indiquer à la suite du libellé le type de chaque rubrique
(texte, date, numérique, monnaie, etc.).
335
Les vues
Comme nous l'avons détaillé dans les paragraphes précédents, vous pouvez personnaliser
totalement chacune des listes de votre logiciel Ciel.
La notion de Vues permet d'enregistrer, pour une liste, différentes personnalisations. Ensuite, d'un simple
clic, vous utilisez l'une ou l'autre de vos vues. Vous pouvez créer autant de vues que vous le souhaitez.
• La flèche du bouton vous permet de sélectionner rapidement une vue ainsi que d’enregistrer la vue
courante.
Si vous avez créé plusieurs vues, sélectionnez auparavant la vue que vous voulez modifier.
• Le bouton permet d’afficher une zone supplémentaire.
Vue par défaut Vues ajoutées La flèche donne accès aux Ce bouton permet d’ajouter
commandes Renommer, une vue. Le logiciel demande
Enregistrer, Supprimer. alors de la nommer.
Créer une vue

1. Une fois que vous avez ajoutez une nouvelle vue et que vous êtes dessus, modifiez la présentation de
la fenêtre. Pour cela, faites un clic-droit et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES.
2. L’enregistrement est automatique si vous avez coché l’option Enregistrer automatiquement les vues modi-
fiées dans les préférences (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Confort). Dans le
cas contraire, cliquez sur la flèche du bouton et choisissez la commande ENREGISTRER.
Aperçu et impression de la sélection

Dans la barre située au-dessus de la liste des éléments, vous disposez de deux boutons per-
mettant respectivement de visualiser à l'écran ou d'imprimer des états.
 Le principe de fonctionnement de l'aperçu et de l'impression est le même. Nous ne décrirons donc que
la visualisation.
Lorsque vous demandez à visualiser des états à partir d'une liste, le logiciel vous propose la liste des états
qu'il est possible de réaliser. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous :
Le premier état que vous pouvez éditer se nomme toujours <Les colonnes de la liste>. Il éditera les
colonnes affichées dans la liste. L'état <La fiche standard> vous permet de visualiser, sous forme d'un
tableau, l'ensemble des informations de chaque enregistrement.
336
Les autres états sont plus puissants et font en général appel à des filtres, des tris et des ruptures.
• L'option Voir le commentaire ajoute à la fenêtre une zone permettant de visualiser le commentaire de
l'état.
• L’option Voir la vignette permet de visualiser l’état à droite de la fenêtre.
• L'option La sélection seulement indique au logiciel si seuls les éléments sélectionnés doivent être pris
en compte lors de l'édition, ou bien l'ensemble des éléments de la liste. A titre d'information, le
nombre d'éléments sélectionnés est indiqué à la suite de cette option.
Autres options
La bouton situé dans la barre au-dessus des éléments d’une liste, donne accès à un menu
regroupant diverses fonctionnalités.
Exemple
Voici un exemple des options que vous pouvez y trouver.
Graphique
Cette commande permet de visualiser des graphiques utilisant les informations sélectionnées dans la
liste.
Exporter
Cette commande permet d’exporter les informations sélectionnées dans la liste, sous forme d'un fichier
texte sur votre disque dur.
Tris
La commande Tris permet de changer l’ordre d’affichage des éléments. En activant cette commande, la
fenêtre Tri s’affiche. A l’aide de l’icône , vous choisissez la rubrique sur laquelle sera basé le tri, par
exemple selon la Date.
Dans certaines fenêtres, les rubriques de tri sont proposées directement dans le menu déroulant.
Exemple
Cochez l’ordre de tri de votre choix. La commande AUTRE permet d’accéder à la fenêtre Tri.
Police + grande Police - grande

Cette commande permet d’agrandir la taille du texte de la fenêtre en cours d’utilisation. A l’inverse, la
commande Police - grande diminue la taille du texte.
 Pour modifier la taille de la police dans toutes les fenêtres des applications, vous devez paramétrer la
taille dans les préférences Environnement. Voir L’onglet Polices, page 373.
Redimensionner toutes les colonnes

Cette commande permet d’adapter la largeur des colonnes à leur contenu. Toutes les colonnes sont redi-
mensionnées en une seule fois.
337
Les règles
Uniquement disponible en version Evolution et Intégrale.
Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter
des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.
 Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et,
en second lieu, applique vos règles.
Exemple
Tous vos clients sont des grossistes. En créant une règle sur la rubrique Famille clients, lorsque vous sai-
sirez une fiche client, la famille sera automatiquement renseignée par Grossiste.
Accéder à la liste des règles

Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation
ou dans une barre d’actions.
Dans Ciel Gestion Intégrale, vous avez la possibilité d’accéder à la liste des règles par le menu DOSSIER -
commande OPTIONS.
Ajouter la tâche «Liste des règles»

 Vous pouvez auparavant créer un groupe (clic droit - AJOUTER UN GROUPE) dans la barre de navigation
et le nommez distinctement, par exemple «Mes règles».
1. Faites un clic-droit dans un groupe de la barre de navigation et cliquez sur la commande AJOUTER UNE
TÂCHE, ou faites un clic-droit dans la barre d’actions et sélectionnez Modifier la barre d’actions.
2. Ajoutez la tâche Liste des règles et cliquez sur le bouton [OK].
Exemples dans la barre de navigation et dans la barre d’actions de l’Accueil.
 Pour plus de détails sur les tâches, reportez-vous au paragraphe “Ajouter une tâche”, page 310.
Ouvrir la liste des règles

1. Dans la barre de navigation ou d’actions, cliquez sur le lien Liste des règles.
Vous obtenez la fenêtre de gestion des règles :
Dans la zone Famille, le menu déroulant propose les listes dans lesquelles des règles peuvent être appli-
quées. Ces listes varient en fonction de votre logiciel.
2. Sélectionnez la famille pour laquelle vous allez créer, modifier ou supprimer une règle.
338
Créer une règle

1. Dans la liste des règles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche.
Une règle se définit par un déclenchement, une action à effectuer et éventuellement une condition
d’exécution.
Déclenchement
Afin qu’une règle puisse être appliquée, vous devez définir ce que le logiciel doit faire (vérifier, remplir,
exécuter un script) et à quel moment.
2. Choisissez dans la liste déroulante l’une des options suivantes :
• Vérification : le logiciel contrôle les valeurs d’une rubrique.

• Avant enregistrement : le logiciel remplit automatiquement une rubrique.
• Valeurs par défaut : le logiciel attribue à une rubrique une valeur par défaut.
• Après enregistrement : le logiciel exécute un script.
3. En-dessous de la liste déroulante, définissez quand le déclenchement de la règle aura lieu. Les
options proposées varient en fonction du type de déclenchement.
Condition
Vous pouvez éventuellement déterminer une condition. Ainsi, la règle sera valable uniquement si la
rubrique répond à cette condition.
4. Dans la zone Condition d’exécution de la règle, vous choisissez la condition qui déclenchera la réalisa-
tion de la règle. Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier la condition globale].
5. Cliquez sur l’icône pour choisir la rubrique à vérifier.
6. Sélectionnez dans le menu déroulant une condition puis saisissez la valeur.
339
Actions à effectuer
Dans cette partie, vous définissez l’action que le logiciel exécutera lorsqu’il détectera qu’une rubrique
répond à la règle. Les actions proposées dépendent du type de déclenchement choisi :
• Vérification : vous choisissez le type de message d’avertissement que le logiciel affichera.

• Affectation d’une valeur (règles du type avant enregistrement, valeurs par défaut) : vous définissez la
valeur que le logiciel affectera à une rubrique.
• Exécution d’un script (règle du type Après enregistrement) : vous définissez le script que le logiciel
exécutera.
8. Dans tous les cas, cliquez sur le bouton [Créer] pour ajouter et définir une action.
Vérification
Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s’affiche.
1. Choisissez le type de message que vous voulez afficher.
• Générer une erreur : un message d’erreur s’affichera et l’enregistrement ne s’effectuera pas.

• Générer une alerte : un message d’alerte s’affichera et il sera possible de continuer ou d’annuler
l’enregistrement.
• Générer une note : un message sous la forme d’une note s’affichera et vos données seront systémati-
quement enregistrées.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le texte qui figurera sur le message et cliquez sur le bouton
[OK].
Affectation d’une valeur

 Les déclenchements de type Valeurs par défaut et Avant enregistrement permettent de remplir une
rubrique.
1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez la rubrique sur laquelle le logiciel affectera une
valeur.
2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre suivante s’affiche.
340
3. Le nom de la rubrique sélectionnée précédemment s’affiche dans la zone Rubrique à modifier. Vous
pouvez toujours la changer. Pour cela, cliquez sur l’icône .
4. Cochez le traitement à appliquer sur la rubrique :
• Remplir avec la valeur : dans ce cas, saisissez la valeur qui sera attribuée ou bien si la rubrique
sélectionnée propose des valeurs prédéfinies, cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez-la.
• Effacer : dans ce cas, le logiciel efface l’information contenue dans la rubrique.
• Remplir avec la formule : dans l’éditeur de script qui s’affiche automatiquement lorsque vous
cochez cette option, définissez une formule à appliquer à la rubrique.
• Passer en MAJUSCULES, Passer en minuscules : la rubrique sera automatiquement écrite soit en
majuscules, soit en minuscules.
• Passer en Titre : la rubrique sélectionnée commencera par une majuscule.
 Pour plus de détails sur la définition d’une formule, reportez-vous au paragraphe “Les scripts for-
mules”, page 435.
Exécuter un script
1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez, dans la fenêtre qui s’affiche, la ligne Exécuter un
script.
2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de l’éditeur de script s’affiche.
 Pour plus de détails sur la création d’un script, reportez-vous au paragraphe “L’éditeur de scripts”,
page 434.
Exemple
Vous modifiez le numéro de téléphone d’un client et vous voulez le transmettre à son représentant par e-
mail. Avec le script, vous pouvez paramétrer l’activation de l’envoi d’un e-mail après la modification du
numéro de téléphone dans une fiche client.
3. Une fois que vous avez fini la définition de l’action, cliquez sur le bouton [OK].
Fin de la création d’une règle

Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous pouvez saisir un commentaire, par exemple la description et
l’utilité de la règle. Celui-ci sera visible depuis la liste des règles dans la colonne Commentaire.
1. Si toutefois vous voulez que la règle soit temporairement inactive, cochez l’option Règle désactivée.
Vous pourrez à tout moment la réactiver. Voir Activer/désactiver une règle, page 342.
2. Une fois que vous avez fini de définir la règle, cliquez sur le bouton [OK].
3. Nommez la règle et cliquez sur le bouton [OK].
341
Modifier une règle

 Dans la liste des règles - bouton [Modifier].
1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste.
3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une règle

 Dans la liste des règles - bouton [Supprimer].
1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste.
2. Choisissez la règle à effacer et cliquez sur le bouton .
3. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui].
Passer en interne / en externe

 Dans la Liste des règles - clic-droit.
Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable
dans le dossier en cours. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas,
la règle doit être définie en externe.
1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne.
2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne.
Activer/désactiver une règle

Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas
prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront.
1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver.
2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION.
La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche.
Gestion avancée
La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un
autre ordinateur.
A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou
encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel.
Importer une règle
1. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande IMPORTER.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké.
342
Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle existante, un message s’affiche et
vous propose de :
• Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer].

• Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui
s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK].
• Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée.
Exporter une règle

1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter.
2. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande EXPORTER.

3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
343
Les regroupements
Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupements.
Attention !
Le regroupement n’est pas disponible dans toutes les listes.
Une action sur un regroupement s’applique à tous les éléments de celui-ci. Par exemple, si vous
supprimez un regroupement, tous ses éléments seront effacés.
Constituer des regroupements

Le regroupement s’établit à partir des différentes colonnes affichées dans une liste.
Pour mieux répondre à vos besoins, il est toujours possible d’afficher davantage de colonnes dans une
liste à l’aide d’un clic-droit, commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, bouton [Colonnes affichées].
 Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Colonnes affichées”, page 335.
Regroupement simple
1. Dans la liste, positionnez votre souris sur une colonne.
2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande REGROUPEMENT SUR «...», par exemple, la commande
Regroupement sur «Famille clients». Les éléments de la liste sont alors regroupés.
Exemple
Regroupement à plusieurs niveaux

Dans un regroupement, vous pouvez en ajouter d’autres. Pour cela, vous devez dans un premier temps
afficher la zone de regroupement puis intégrer de nouveaux groupements.
1. Cliquez sur le bouton .La zone de regroupement s’affiche.
Par exemple, votre liste de clients est regroupée par famille et vous voulez que les clients soient classés à
un deuxième niveau, par mode de paiement.
2. Cliquez sur la colonne faisant l’objet du regroupement.
3. Glissez la colonne dans la zone de regroupement et relâchez le curseur de votre souris.
Vous pouvez constituer 4 niveaux de regroupement maximum.
4. Répétez l’opération autant de fois que nécessaire.
344
Présentation de la zone de regroupement
 Vous accédez à cette zone en cliquant sur le bouton .
Modifie l’ordre des éléments : Annule le regroupement

croissant ou décroissant
Positionner les regroupements

Les regroupements peuvent être déplacés à tout moment. Vous pouvez soit modifier la position du
regroupement soit remplacer un regroupement par un autre.
Déplacement
Pour cela, cliquez sur un regroupement et glissez-le à l’emplacement souhaité. Des petites flèches rouges
vous indique le déplacement.
Exemple
Dans cet exemple, le code est déplacé en seconde position.
Remplacement
Un regroupement peut également être remplacé. Dans ce cas, le regroupement que vous déplacez prend
la place d’un autre et l’annule. Une flèche verte vous indique qu’il s’agit d’un remplacement.
Exemple
Dans cet exemple, le Code prend la place du Mode de paiement. Le regroupement Mode de paiement est
alors annulé et ne s’affiche plus.
Paramètres du regroupement
1. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande PARAMÈTRES DE

REGROUPEMENT. La fenêtre suivante s’affiche :
2. Pour modifier les paramètres, cochez l’une des trois options suivantes :
• Ne pas regrouper : vous annulez tout le regroupement y compris les différents niveaux.
345
• Regrouper automatiquement sur le critère de tri : les critères de tri de la liste deviennent les critères de
regroupement. Dans ce cas, la zone de regroupement sera inaccessible. Vous devrez changer ce para-
mètre pour l’afficher de nouveau.
• Regrouper par :
Vous pouvez réaliser un regroupement à partir de cette fenêtre, ce qui s’avère utile lorsque toutes les
colonnes de la liste ne sont pas affichées. En effet, l’icône permet d’accéder à toutes les rubriques.
1. Cliquez sur la première icône et choisissez la rubrique de regroupement. Faites de même pour
les regroupements des autres niveaux.
2. Les options Croissant et Décroissant permettent de choisir l’ordre d’affichage. Par défaut, Croissant
est coché. Cochez Décroissant si vous voulez que les éléments soient affichés dans l’ordre inverse.
3. Dans la zone Déployer/Réduire par défaut, vous pouvez déterminer l’affichage qui sera pris en compte
par défaut à l’ouverture de la liste. Choisissez entre :
• Reprendre l’affichage précédent : la liste s’ouvrira telle qu’elle était à la dernière fermeture.
• Tout réduire.
• Tout déployer.
Affichage des regroupements
Afficher par ordre croissant ou décroissant

Par défaut, un regroupement est affiché par ordre croissant.
Pour changer l’ordre, vous disposez d’une flèche dans la zone de regroupement. Cli-
quez sur la flèche du regroupement.
 Pour un ordre croissant, la flèche est vers le haut et inversement.
Déployer / Réduire
Par défaut, un regroupement est réduit. Vous pouvez déployer une ligne ou toutes les lignes de la liste.
Déployer une ligne ou toutes les lignes

• Cliquez sur le bouton d’une ligne,
• ou cliquez sur la flèche du bouton et choisissiez la commande TOUT DÉPLOYER.

Réduire une ligne ou toutes les lignes
Pour revenir à un affichage réduit :
• Cliquez sur le bouton d’une ligne.

• ou cliquez sur la flèche du bouton [Regroupement] et choisissez la commande TOUT RÉDUIRE.
Ne plus regrouper
Vous pouvez annuler soit tout un regroupement y compris ses différents niveaux soit un niveau de
regroupement à la fois.
Annuler tout un regroupement
1. Cliquez sur la flèche du bouton .
2. Sélectionnez la commande ANNULER LE REGROUPEMENT.
Annuler un groupement
Dans la zone de regroupement, cliquez sur la croix du regroupement.
346
Les actions flash

Les actions flash ne sont pas disponibles dans toutes les listes de votre application.
Cette fonction permet d'accéder rapidement aux différents traitements qu'il est possible de réaliser sur un
élément sélectionné dans une liste.
 Les actions flash apparaissent si vous avez coché l'option Proposer des actions flash sur la sélection
dans les préférences du dossier (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Confort).
1. Lorsque vous sélectionnez une ligne de la liste, le bouton s'affiche automatiquement. Passez
votre souris dessus puis sélectionnez l'action de votre choix.
2. Si vous ne voulez plus accéder aux actions flash, passez votre souris sur le bouton puis sélec-
tionnez la commande DÉSACTIVEZ LES ACTIONS FLASH.
 Les actions flash ne remplacent pas le menu Contextuel auquel vous avez toujours accès via un clic-
droit.
Les Jumplists
 Vous devez posséder un système d'exploitation Windows™ 7 pour pouvoir utiliser les Jumplists sur
votre poste de travail.
Les Jumplists permettent d’accéder à des fonctions via le raccourci de l’application ainsi que de
signaler visuellement certains traitements en cours.
Lorsque vous faites un clic-droit sur l’icône de l’application dans la barre des tâches de Windows 7, un
menu s’affiche. Vous pouvez alors épingler le logiciel à la barre des tâches, fermer l’application, sauvegar-
der le dossier ouvert, accéder au site internet Ciel, etc.
De plus, lorsque vous lancez un traitement long, la progression s’affiche sur l’icône de l’application. Et,
les messages de confirmation de traitement sont signalés par une icône orange, située à côté du
raccourci.
347
Les préférences
Généralités
Comptabilité, Gestion commerciale, Associations, Comptes personnels,

Facturation
Préférences générales
Environnement
Impressions
Aide à la saisie
Internet, Agenda
Liaison comptable
Synchronisation des données
Etats paramétrables
Les préférences
Généralités
 Menu DOSSIER - commande OPTIONS puis PRÉFÉRENCES
Chaque logiciel de la gamme Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre
méthode de travail. Vous allez ainsi pouvoir choisir la couleur du texte, des listes, des boutons et de nom-
breux autres éléments, fixer le format des dates, des nombres et de multiples autres préférences.
Attention !
Des logiciels Ciel disposent de préférences supplémentaires, selon leurs spécificités. Ces
préférences ne sont donc pas accessibles dans tous les logiciels de la gamme Ciel.
Dans la fenêtre ci-dessous, vous visualisez les préférences de Ciel Gestion commerciale.
La fenêtre Préférences se présente sous la forme d'une liste contenant les différentes catégories de préfé-
rences. Le symbole + permet d’afficher les préférences de la catégorie qu’il précède.
 Vous pouvez aussi retrouver ces préférences en divers endroits du logiciel, depuis les menus contex-
tuels. Dans ce cas, la fenêtre Préférences s’ouvrira avec comme préférence active celle qui correspond
à la fenêtre depuis laquelle vous appelez les préférences.
Au-dessus de la liste des catégories, vous disposez de l’option Voir les commentaires. Elle permet de visua-
liser une zone d'aide, dans la partie Commentaire de la fenêtre, où sera affiché un résumé de la préférence
sélectionnée.
En haut de la fenêtre, vous disposez des boutons suivants :
• [Modifier] : permet d'ouvrir la préférence sélectionnée. Vous obtenez le même résultat en double-cli-
quant sur la préférence.
• [Défaut] : permet de réinitialiser la préférence sélectionnée à ses valeurs d'origine.
• [Utilitaires] : permet d’accéder à la fenêtre des Utilitaires.
• [Fermer] : permet de quitter la fenêtre.
349
Les préférences
Préférence Comptabilité
Dans un logiciel disposant d’options de comptabilité

Uniquement disponible dans Ciel Professionnel indépendant, Ciel Compta libérale, Ciel Associations, Ciel
Auto-entrepreneur.
 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ
Lorsque vous enregistrez une écriture, un numéro de mouvement est généré automatiquement si vous
activez cette préférence.
1. Dans la fenêtre Enregistrement d'une écriture, cochez l'option Afficher le numéro de mouvement.
2. Cliquez sur [OK] pour valider cette préférence.
3. Si vous ne voulez plus que ce numéro de mouvement s'affiche à l'enregistrement d'une écriture, il
vous suffit de décocher l'option puis de validez en cliquant sur [OK].
350
Les préférences
Dans un logiciel de comptabilité

Uniquement disponible dans Ciel Compta, Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale.
 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ
Attention !
Ciel Compta Facile gère moins de préférences et moins d’options.
Accélérateurs
Pour éviter la saisie complète des comptes, des libellés d'écritures et des modes de paiement lors de
l'enregistrement de vos écritures, vous pouvez associer des touches de raccourcis clavier aux éléments
que vous utilisez le plus souvent.
Créer les listes des dix éléments les plus utilisés

Dans la fenêtre Tableaux des accélérateurs de saisie :
1. Cliquez sur l'onglet correspondant à la liste que vous souhaitez créer : Comptes, Libellés ou Modes de
paiement.Dans le cas des accélérateurs de compte, vous pouvez créer une liste pour tous les comptes
confondus ou pour chaque classe de compte.
351
Les préférences
2. Si vous avez déjà saisi des écritures, cliquez sur le bouton afin
que la liste soit créée d'après ces dernières.
Dans le cas contraire, vous pouvez utiliser les paramétrages définis par défaut, en cliquant sur le bou-
ton .
 Il vous sera toujours possible par la suite de reconstruire ces listes.
Une fois la construction des listes validée, les éléments sont affichés dans la liste des accélérateurs.
Le chiffre présenté dans la colonne Accélérateur correspond au raccourci clavier que vous utiliserez en sai-
sie pour appeler directement l'élément.
3. Pour pouvoir utiliser ces raccourcis clavier lors des saisies, cochez la case Utiliser les accélérateurs en
saisie.
Demander l'affichage de ces listes

Pour que ces listes soient proposées en saisie des écritures, vous devez en demander l'affichage.
Pour cela :
1. Cliquez sur Options de saisie dans la liste des préférences comptables.

La fenêtre Options de saisie s’affiche.
2. Selon vos besoins, cochez les cases :
• Afficher la liste auxiliaire pour les comptes.

• Afficher la liste auxiliaire pour les modes de paiement.
• Afficher la liste auxiliaire pour les codes analytiques.
• Afficher la liste auxiliaire pour les devises.
• Afficher la liste auxiliaire pour les journaux.
En saisie des écritures, lorsque le curseur est placé dans la zone Compte, Libellé ou Mode de paiement, la
liste auxiliaire est automatiquement ouverte.
• Dans la fenêtre Tableaux des accélérateurs de saisie, validez votre paramétrage en cliquant sur le bou-
ton [OK].
Analytique
Indisponible dans Ciel Compta Facile.
Si vous gérez une comptabilité analytique et budgétaire, cette commande vous permet de paramétrer la
saisie de vos écritures et les options liées au budget prévisionnel mensuel du code budgétaire.
352
Les préférences
Ventilation analytique/budgétaire obligatoire

Si vous cochez cette case, vous obligez l'affectation d'un code analytique lors de la saisie de vos écritures.
Il faut, parallèlement, cocher l'option de saisie Ventilation dans le Plan de comptes pour chaque compte
faisant l'objet de l'obligation de saisie d'un code analytique. Le code associé au compte sera repris auto-
matiquement en saisie d'écritures.
Appel automatique de la grille de saisie analytique

Cochez cette case pour autoriser la modification des ventilations analytiques lors de la saisie/modifica-
tion d’une écriture.
 Vous devez également cocher la case Modifier les montants en saisie dans les codes analytiques.
Inclure les écritures en simulation/brouillard dans le réalisé

Si vous cochez cette case, le logiciel prendra en compte, lors de la saisie d'une écriture, les montants bud-
gétaires mensuels définis pour le code budgétaire en cours.
Les montants budgétés réalisés saisis en mode brouillard ou en simulation sont indiqués lorsque vous
enregistrez une écriture en brouillard ou en simulation.
Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1

Cochez cette case pour visualiser les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les fiches analytiques
(onglets Budgets et Cumuls).
Répartition analytique
Lors des calculs des montants à répartir, des écarts peuvent être constatés. Vous pouvez choisir de corri-
ger ces écarts :
• sur la première répartition

• sur la dernière répartition
• sur la répartition dont le pourcentage est le plus élevé
• sur la répartition dont le pourcentage est le moins élevé
Dans la fenêtre Analytique, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].
Options de saisie
Les options de saisie permettent de faciliter et d'accélérer la saisie des écritures.
353
Les préférences
Afficher le numéro de mouvement

Si vous cochez cette case, vous êtes informé du numéro de mouvement attribué à l'écriture, lors de l'enre-
gistrement. Ce numéro est avant tout une notion informatique. C'est pourquoi il convient de rappeler que
le référencement des pièces comptables doit s'effectuer en fonction des numéros de pièces.
Libellé de l'écriture = intitulé du compte

Vous pouvez déterminer un type de libellé par défaut. Ce libellé (libre ou intitulé du compte) sera alors
automatiquement repris dans la grille de saisie standard ou au kilomètre.
Afficher la palette d'informations

Si vous souhaitez que la palette d'information s'affiche à l'ouverture des fenêtres de saisie, cochez cette
case.
Afficher la liste auxiliaire pour...

Si vous cochez une ou plusieurs de ces cases, les listes auxiliaires sont automatiquement présentées
lorsque le curseur est placé sur une zone faisant appel à l'ouverture d'une liste.
Si vous avez paramétré des accélérateurs de comptes, de libellés et/ou de modes de paiement, cochez les
cases correspondantes pour que ces accélérateurs soient proposés en saisie.
Afficher l'alerte encours client

Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cochez cette case si, pendant la saisie de vos écritures, vous souhaitez être averti automatiquement
lorsque un encours maximum autorisé est dépassé.
Inclure les écritures en brouillard dans l'encours client

Cochez cette case si vous voulez inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l'encours. Dans le cas
contraire, seules les écritures validées seront prises en compte.
Changement du taux de la devise en cours de saisie

Dans le cadre d’une comptabilité multidevises, cochez cette case pour pouvoir modifier le taux de la
devise directement en cours de saisie.
Afficher le solde automatiquement

Cochez cette case pour que, lors de la saisie des écritures, le solde soit automatiquement calculé.
Statut validé par défaut lors d’une saisie d’écriture

Cochez cette case pour que, lors de la saisie des écritures, celle-ci soit automatiquement validée.
Dans la fenêtre Options de saisie, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].
Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT

Cochez cette option pour que, lors de la saisie Z de caisse, les écritures de vente soient ventilées par rap-
port au HT.
Comptes
Ces options permettent de modifier l'affichage et le contenu du plan de comptes.
354
Les préférences
Afficher les comptes de classe spéciaux et analytiques

Cochez cette case pour afficher les comptes de classe spéciaux (8) et analytiques (9) dans le plan de
comptes.
Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1

Cochez les cases correspondantes pour visualiser les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les fiches
des comptes (onglets Cumuls et Budgets).
Inclure les écritures en simulation/brouillard dans le réalisé

Cochez cette case pour que les écritures en simulation/brouillard soient prises en compte dans le calcul
du montant réalisé.
Rap. bancaire : incrémenter le code pointage par ligne

Cochez cette case pour que lors du rapprochement bancaire le logiciel incrémente automatiquement les
numéros de code de pointage à chaque ligne.
Nouveaux comptes tiers : coché ’lettrable’ par défaut

Cochez cette option si vous souhaitez qu’à chaque création d’un compte tiers, celui-ci soit lettrable.
Nouveaux comptes banques : coché ’pointable’ par défaut

Cochez cette option si vous voulez qu’à chaque création d’un compte bancaire, celui-ci soit pointable.
Dans la fenêtre Comptes, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].
Divers
Vous pouvez définir dans cette fenêtre la méthode de calcul de votre déclaration de TVA et la méthode
d'utilisation du compte de banque lors de la saisie du relevé bancaire.
Calcul déclaration de TVA

 Le calcul par défaut de la TVA est effectué sur une période.
Cochez l'option de votre choix :
• Solde depuis le début de l'année : votre déclaration sera calculée depuis le début de l'année.
• Solde uniquement sur la période : votre déclaration est calculée sur la période choisie.
Saisie relevé bancaire
Indisponible dans Ciel Gestion Intégrale.
Cochez l'option de votre choix :
• en contrepartie de chaque opération : la contrepartie banque est réalisée sur chaque écriture de votre
relevé bancaire.
• en centralisation en fin de relevé bancaire : une seule contrepartie banque sera réalisée pour toutes les
écritures de vos relevés bancaires. Choisissez alors si vous effectuez une contrepartie :
• par solde : une seule ligne de contrepartie banque sera générée : la ligne de solde, ou
• par cumul débit et crédit : deux lignes de contrepartie banque seront générées. Une pour la somme
du débit et une pour la somme du crédit.
Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Ouverture d’un dossier

Indisponible dans Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale.
Vous pouvez définir l'action que le logiciel effectuera à l'ouverture d'un dossier d'une autre version de Ciel
Compta.
Si vous êtes dans Ciel Compta Evolution

Vous pouvez ouvrir aussi bien un dossier millésime qu’un dossier Ciel Up To Experts ou encore qu'un
dossier Ciel Compta Facile.
Dans la partie haute de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta - Ciel
Up To Experts.
Au milieu de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta (millésime).Dans
la partie basse de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta Facile.
355
Les préférences
Si vous êtes dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts

Vous pouvez ouvrir aussi bien un dossier millésime qu’un dossier qu'un dossier Ciel Compta Facile.
Dans la partie haute de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta
(millésime).
Dans la partie basse de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta Facile.
Si vous êtes dans Ciel Compta

Vous pouvez seulement ouvrir un dossier de Ciel Compta Facile.
1. Cochez l'une des options suivantes :
• Refuser l'ouverture : à l'ouverture de votre dossier, un message d'erreur vous signalera que votre dos-
sier ne peut être ouvert.
• Le convertir : à l'ouverture de votre dossier, l'application le convertira directement. Un message vous
permettra de sauvegarder votre dossier. Pour cela, vous cliquerez sur le bouton [Faire une copie de
mon dossier et lancer le traitement].
Attention !
Une fois votre dossier converti, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans la version d’origine de Ciel
Compta.
• L'ouvrir sans conversion : à l'ouverture de votre dossier, un message vous avertira que votre logiciel se
comportera soit comme Ciel Compta (millésime), soit comme Ciel Compta - Ciel Up To Experts soit
comme Ciel Compta Facile. Vous pourrez travailler dans votre dossier comme vous en avez l'habitude.
 Cette option est pratique si vous travaillez principalement dans une version de Ciel Compta différente
de celle de votre expert-comptable. Par exemple, vous possédez une version millésime de Ciel Compta
et votre expert possède une version Evolution de Ciel Compta.
• Demander à l'ouverture : l'application affichera un message qui vous demandera ce que vous voulez
faire. Il vous suffira de cocher l'option de votre choix (Refuser l'ouverture, Le convertir, L'Ouvrir sans
conversion).
Relance
Vous pouvez choisir les lettres de relance qui seront en valeur par défaut. Ainsi, dans les comptes clients,
onglet Relance, si vous sélectionnez <État par défaut>, les modèles de lettres sélectionnés dans cette pré-
férence seront pris en compte pour relancer votre client.
Trois modèles de lettres sont livrés en standard avec Ciel Compta. Vous pouvez les personnaliser, créer de
nouvelles lettres en passant par la commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.
1. Sélectionnez dans le menu déroulant la lettre type du niveau 1 de relance.
2. Procédez de la même façon pour les autres niveaux de relance : zones Lettre relance 2, Lettre relance 3.
356
Les préférences
Règlement
Ces options permettent de paramétrer la saisie des règlements.
Saisie simplifiée des règlements (mode dépense/recette)

Si vous gérez une comptabilité simplifiée, cochez cette case.
Les commandes RECETTES et DÉPENSES s’ajoutent au menu SAISIES.
Libellé automatique
Si vous cochez cette case, le logiciel renseignera automatiquement le libellé de l'écriture en indiquant
REGL suivi du numéro de mouvement, pour les écritures de règlements et d'encaissements.
Autoriser un écart de règlement pour le lettrage

Indiquez si vous autorisez un écart de règlement pour le lettrage :
• Jamais : aucun écart ne sera autorisé.

• Toujours : tous les écarts seront autorisés.
• Avec un écart maximum de : cette option vous permet de fixer un montant maximum au-delà duquel la
régularisation ne pourra pas être effectuée. Saisissez le montant à ne pas dépasser.
Si le montant permettant d'équilibrer différentes lignes d'écritures à lettrer est supérieur à la valeur
saisie, le logiciel refuse de créer l'écriture de régularisation pour constater l'écart de lettrage.
Dans la fenêtre Règlement, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].
357
Les préférences
Préférences Gestion commerciale

Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion Intégrale.
 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GESTION COMMERCIALE
Articles
La fenêtre Saisie du code article permet de paramétrer les options de recherche d'un article.
Vous pouvez paramétrer une recherche :
• uniquement par code article,

• par code article puis par code barre si l'article n'existe pas,
• par code barre puis code article si le code barre n'existe pas.
Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur [OK] pour valider.
Décimales
Attention !
Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé dans la fenêtre
Préférences.
La fenêtre Préférences décimales permet de paramétrer les décimales des prix unitaires, des quantités,
des poids, des coefficients de marge, des taux de remise/escompte.
1. Cliquez sur les onglets : Prix unitaire, Quantité, Poids, Coefficient de marge, Taux de remise/escompte.
2. Indiquez le nombre de décimales à l’aide du menu déroulant puis cliquez sur [OK] pour valider.
 Si vos pièces sont validées, le paramétrage des décimales n’est pas possible. Les cases sont alors gri-
sées sauf le coefficient de marge qui reste modifiable.
Modèles de pièces clients ou fournisseurs

La fenêtre Modèles de pièce client permet de sélectionner un modèle pour chaque type de pièce (modèle de
devis, commande, bon de livraison, facture d'acompte, facture, avoir, etc.).
 Le principe est le même pour les Modèles de pièces fournisseurs.
1. Cochez l'option Défaut si vous souhaitez conserver le modèle proposé par défaut.
2. Cochez l'option Demander si vous souhaitez que le logiciel vous propose de choisir un modèle dans la
liste des modèles existants.
3. L'option Modèle vous permet de spécifier le modèle de votre choix. Sélectionnez-le en cliquant sur le
bouton .
358
Les préférences
4. Cochez la case Faire un aperçu avant l'impression du modèle, si vous souhaitez visualiser le modèle avant
de l'imprimer.
Saisie des pièces clients
Cette fenêtre permet de paramétrer les critères de saisie par défaut des pièces commerciales clients.
1. Cochez un mode de saisie :
• une Saisie Standard : la fenêtre classique de la pièce commerciale s'affichera.

• une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente) : vous saisirez les informa-
tions directement dans la pièce commerciale concernée. Ce mode de saisie permet de préparer un
devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commer-
ciale que vous êtes en train de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez
(police, taille, couleur, etc.).
• Demander : vous avez le choix de la saisie.
Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie
souhaité.
2. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez sélectionner le client soit par son code, soit
par son nom. De même, la sélection des articles peut se faire soit par le code soit par le libellé. Cochez
les options de saisie de votre choix.
3. Des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont
adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle.
• Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la
ligne une fois un article saisi.
• Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité
d'un article déjà présent dans la pièce.
• Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité
d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la cais-
sière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois.
4. Cochez les options de votre choix.
5. A l'enregistrement d'une nouvelle pièce commerciale, une fenêtre vous propose d'effectuer certaines
actions (valider, régler, imprimer la pièce, etc). Cochez la case Option à l'enregistrement d'une nouvelle
pièce client pour afficher cette fenêtre.
359
Les préférences
Saisie des pièces fournisseurs

Vous pouvez paramétrer les options de sélection des articles et les options d'enregistrement des pièces
commerciales fournisseurs.
Options de saisie
Des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont
adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle.
• Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la
ligne une fois un article saisi.
• Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité
d'un article déjà présent dans la pièce.
• Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité
d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la cais-
sière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois.
1. Cochez les options de votre choix.
Enregistrement pièce
A l'enregistrement d'une nouvelle pièce commerciale, une fenêtre vous propose d'effectuer certaines
actions (valider, régler, imprimer la pièce, etc).
2. Cochez la case Option à l'enregistrement d'une nouvelle pièce fournisseur pour afficher cette fenêtre.
Transferts de pièces clients ou fournisseurs

Un client ou un fournisseur peut posséder plusieurs types d'adresse :
• des adresses de facturation et des adresses de livraison indiquées dans sa fiche

• une adresse ponctuelle indiquée dans l'onglet Tiers des pièces commerciales.
Cette commande vous permet de préciser les adresses à utiliser lors des transferts de pièces clients ou
fournisseurs.
Selon le type de transfert de pièces (devis en commande, commande en BL, etc.), double-cliquez dans la
zone Adresse à utiliser puis sélectionnez l'adresse à prendre en compte (adresse du client, du fournisseur
ou de la pièce).
Ainsi, vous pouvez indiquer qu'une commande issue d'un devis doit reprendre, non pas l'adresse de fac-
turation de la fiche du tiers mais l'adresse indiquée dans l'onglet Tiers du devis et que le bon de livraison
issu de cette même commande doit comporter l'adresse de livraison du Tiers.
360
Les préférences
Préférence Associations
Uniquement disponible dans Ciel Associations.
 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ASSOCIATIONS
Saisie des codes membres

La fenêtre Saisie des codes membres permet de paramétrer les options de recherche d'un membre.
Vous pouvez paramétrer une recherche :
• uniquement par code membre,

• par code membre puis par code barre si le membre n'existe pas,
• par code barre puis par code membre si le code barre n'existe pas.
Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur [OK] pour valider.
Préférences Comptes personnels

Uniquement disponible dans Ciel Comptes personnels.
 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTES PERSONNELS
Budgets
Dans la fenêtre Budgets vous retrouvez deux options :
• Calcul de la moyenne par mois jusqu’à la date de travail : cochez cette option si vous souhaitez calculer la
moyenne des budgets mensuels en ne tenant compte que des mois sans montant. Ce calcul s'effec-
tuera jusqu'à la Date de travail.
• Afficher un message d'alerte en cas de dépassement du budget : cochez cette option si vous souhaitez être
alerté en cas de dépassement de la somme inscrite au budget.
Une fois la ou les options cochées, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
361
Les préférences
Les préférences facturation
Modèles de dessins
Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Associations
Evolution.
Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états que vous propose le logiciel.
Vous pouvez choisir le modèle qui sera proposé lors des éditions des avoirs, devis, factures et factures
d’acompte. Si vous cochez l’option :
• Etat par défaut : votre pièce sera directement éditée dans le modèle défini par défaut. Par exemple, l’état
par défaut d’un avoir dans Ciel Devis Factures est «avoir blanc ombré logo et remise».
• Proposer la liste des états : au lancement de l’édition, une fenêtre vous proposera tous les modèles
d’état de la pièce et vous devrez en sélectionner un.
362
Les préférences
Saisie
Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Associations
Evolution, Ciel Facturation Facile, Ciel Auto-entrepreneur.
La fenêtre Saisie permet de définir les préférences relatives à la facturation. Vous pouvez définir la
méthode de saisie par défaut des pièces commerciales ainsi que les options de saisie des clients et des
articles.
Mode de saisie par défaut

 Seule la saisie Document est possible dans Ciel Facturation Facile et Ciel Auto-entrepreneur. Ces
options ne sont donc pas proposées.
1. Vous pouvez opter pour :
• une Saisie Standard : la fenêtre classique de saisie d’une pièce commerciale s'affichera.
• une saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concer-
née, qui se présentera telle qu’à l’impression.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. Ce mode de saisie permet de
préparer un devis, facturer un client... rapidement.
• Demander : vous avez le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création
d’une pièce, de confirmer le type de saisie souhaité.
Options saisie client
2. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez choisir le client soit par le code, soit par le
nom. Cochez l'option de votre choix.
3. Si vous voulez que la liste des clients soit proposée à chaque création de pièces, cochez l'option Propo-
ser la liste des clients.
4. Si vous voulez être alerté, à la validation d'une pièce, qu'un client a dépassé son encours autorisé,
cochez l'option Afficher l'alerte encours client. Ciel Facturation Facile et Ciel Auto-entrepreneur ne
gèrent pas les encours client. Cette option n’est donc pas proposée.
Option saisie article

5. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez choisir l'article soit par le code, soit par le
libellé. Cochez le mode de saisie article à prendre par défaut.
6. Une fois que vous avez défini tous vos critères de saisie, cliquez sur le bouton [OK].
363
Les préférences
Les préférences générales
Codes barres
La fenêtre Codes barres permet de fixer la police code barre à utiliser par défaut dans le logiciel.
Par exemple, lorsque vous réalisez un état utilisant ce type de police, vous pouvez soit lui affecter directe-
ment la police à prendre en compte, soit lui indiquer d'utiliser la police définie ici.
Dates
La fenêtre Préférences dates permet de fixer les jours non travaillés et les jours fériés.
Numéro de semaine
Le premier réglage concerne le numéro de semaine. Il est paramétrable selon deux méthodes :
• International : considère comme semaine 1 celle qui contient le premier jour du mois de janvier, quel
que soit ce jour.
• Local : considère comme semaine 1 celle qui contient le premier Lundi de l'année.
364
Les préférences
Gestion des jours fériés

• Jours de la semaine non travaillés : cochez les jours qui chaque semaine ne sont pas travaillés.
• Fêtes mobiles non travaillées : 6 fêtes mobiles sont proposées. Indiquez celles qui seront non travaillées.
• Jours fériés : vous pouvez en ajouter en cliquant sur le bouton [Créer].
 Les boutons [Modifier] et [Supprimer] permettent respectivement de modifier le jour férié sélectionné
et de le supprimer.
Démarrage
La fenêtre Options de démarrage permet d'indiquer ce que le logiciel doit faire au démarrage.
Trois solutions sont proposées :
• Ne rien faire.
• Créer un nouveau dossier : à chaque démarrage du logiciel Ciel, la création d'un nouveau dossier sera
proposée.
• Ouvrir un dossier : cette option permet de procéder à l’ouverture d'un dossier. Vous avez deux possibi-
lités : ouvrir un dossier précis ou ouvrir la liste des dossiers existants.
Pour ouvrir un dossier précis, sélectionnez-le dans la zone Dossier en cliquant sur le bouton . Si
plusieurs utilisateurs sont définis, choisissez votre nom d’utilisateur dans la liste déroulante. Ainsi,
votre nom apparaîtra sur vos documents. Et, si ce dossier est protégé par un mot de passe, vous pou-
vez le renseigner.
Pour ouvrir la liste des dossiers existants, sélectionnez Ouvrir un dossier et laissez les autres zones
vides. L’option Demander à l’ouverture du dossier de l’ouvrir automatiquement est alors accessible. En
cochant cette case, le logiciel vous demandera, lorsque vous ouvrirez un dossier, si vous voulez l’ouvrir
automatiquement à chaque démarrage ou pas.
365
Les préférences
Partage paramétrage
Cette préférence permet de partager les paramètres et états entre plusieurs postes de votre société. Les
paramètres sont stockés dans une bibliothèque qui est mise à disposition d’un ou plusieurs postes.
1. Afin de définir la méthode de partage, cochez l’une des options suivantes :
• Stockage automatique : le partage est automatiquement réglé en fonction de la configuration de votre

logiciel.
• Ne pas gérer de bibliothèque : aucun partage n’est possible.
• La bibliothèque se trouve dans le répertoire : choisissez la bibliothèque de stockage en cliquant sur
l’icône .
2. Pour que les paramètres partagés soient synchronisés à chaque ouverture et fermeture des dossiers,
cochez l’option Synchroniser automatiquement.
Points de restauration
Attention !
Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé de la fenêtre Préférences.
Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données.
Votre logiciel Ciel vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne rem-
placent pas la sauvegarde.
 La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante. Cette action n'est
pas recommandée.
366
Les préférences
Onglet Générales
Conservation des points de restauration
Un point de restauration est crée à chaque ouverture de dossier.
1. Définissez ici le nombre de points de restauration à conserver.
Opérations irréversibles
Les opérations irréversibles concernent celles pour lesquelles vous ne pouvez pas revenir au point de
départ.
Un point de restauration est crée avant chaque opération irréversible.
2. Définissez ici le nombre de points de restauration à conserver.
Onglet Avancées
Chemin de stockage
1. Indiquez le chemin du répertoire de stockage des points de restauration.
2. Utilisez l'icône d’appel de liste pour sélectionner votre dossier.
3. Si le répertoire choisi ne correspond pas, cliquez sur l'outil Gomme pour effacer la valeur et sélec-
tionnez à nouveau le bon chemin.
Période de conservation
4. Définissez ici les périodes de conservation des points de restauration (journalier, hebdomadaire, men-
suel, annuel).
Espace sur le disque

Cette zone résume le nombre de points de restauration définis et l'espace occupé sur le disque.
5. Si vous souhaitez limiter l'espace total des points de restauration sur le disque, cochez l'option corres-
pondante et indiquez la limite à ne pas dépasser.
• Autoriser l'annulation d'un point de restauration en cours de création : cochez cette option pour permettre
l'annulation d'un point de restauration lors de sa création.
367
Les préférences
• N'effectuer qu'un seul point de restauration par jour : cochez cette option pour limiter la création des
points de restauration (1 par jour).
• Cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut] pour revenir au paramétrage défini par défaut.
• Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage.
Programme Amélioration Produits
Attention !
Vous pouvez participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Cette préférence permet d’adhérer
au Programme d’amélioration Produits.
1. Pour cela, choisissez l’option Oui, j’accepte de participer au Programme Amélioration Produits (recom-
mandé).
2. Acceptez les conditions générales d’utilisation en cochant la case correspondante.
3. Validez votre choix en cliquant sur [OK].
Vous pouvez, à tout moment, vous désabonner au programme. Pour cela, il vous suffit de cliquez sur le
bouton [défaut]. L’option Non, je ne souhaite pas participer sera alors activée.
Tâches automatiques
Vous pouvez indiquer les tâches à exécuter à l'ouverture de votre dossier, mais aussi à sa fermeture.
1. Indiquez si vous souhaitez créer une tâche A l'ouverture ou A la fermeture du fichier en sélectionnant
l'option correspondante.
2. Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur le bouton [Ajouter].
La liste des tâches disponibles dans votre logiciel s'affiche.
3. Sélectionnez une tâche puis cliquez sur le bouton [OK].
4. Pour personnaliser l'automatisme, cochez la case Voir les options.

Vous pouvez préciser les jours où ce déclenchement automatique doit être effectué et si un contrôle
des jours fériés doit être réalisé. Vous pouvez de plus indiquer des bornes horaires durant lesquelles
l'automatisme pourra se déclencher.
• Pour qu’une tâche ne se déclenche qu'une fois par jour, cochez l'option Une fois par jour.
• Pour désactiver l'automatisme pour une journée, cochez la case Effectuée aujourd'hui.
• Pour le désactiver pour une période plus importante sans le supprimer, cochez la case Désactivée.
368
Les préférences
Trouvtoo
Attention !
Cette fonction vous permet de modifier les paramètres de Trouvtoo©. Pour modifier les paramètres de la
recherche, sélectionnez le type de recherche puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dossier courant
Vous pouvez modifier les critères de recherche de l'outil Trouvtoo sur le dossier courant.
Dans l’exemple ci-dessous, vous visualisez la fenêtre de Ciel Professionnel indépendant.
1. Définissez le nombre de résultats à afficher dans la page du navigateur (10, 20, 30, 50 ou 100).
2. Cochez les domaines de recherches soit dans la partie gauche si vous voulez les ajouter soit dans la
partie droite si vous voulez les retirer de la recherche.
3. Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [<<Enlever] des domaines.
• Cliquez sur [Tous] pour sélectionner tous les domaines à la fois.

• Cliquez sur [Aucun] pour supprimer la sélection.
 Le bouton [Valeurs par défaut] annule toutes vos personnalisations et réaffecte les domaines de base.
4. Cochez l'option En cas de mise à jour, utiliser par défaut les éventuels nouveaux domaines pour prendre en
compte les nouveaux domaines en cas d'actualisation.
Google Web
Les paramètres de Google Web ne sont pas modifiables.
369
Les préférences
Environnement
Confort
La fenêtre Confort se compose de trois onglets :
L'onglet Divers
Roulette de la souris
Vous pouvez ici définir l'action à effectuer dans le cas où la roulette est actionnée enfoncée.
• Défilement vertical : ce choix est celui utilisé par défaut. Dans ce cas, l'action de la molette enfoncée
sera identique à celle de la molette non enfoncée
• Défilement vertical par page : dans ce cas, le défilement dans une liste se fera par page et non par ligne.
• Défilement horizontal : dans ce cas, le défilement n'aura pas lieu de façon verticale mais horizontale,
dans le cas bien sûr où l'ascenseur horizontal est actif.
• Changer le zoom si le zoom est possible : cette option est principalement utile lors de la visualisation des
éditions à l'écran. Dans ce cas, l'action de la molette enfoncée provoquera un changement du zoom
(agrandissement ou diminution).
Fermeture du programme
Si l'option Confirmer la fermeture du programme est activée, lors de la fermeture de votre logiciel à l'aide de
la case de fermeture de la fenêtre principale, un message vous en demandera confirmation.
 La fermeture du logiciel via la commande QUITTER du menu DOSSIER ne provoque pas de message de
confirmation.
Tâches
Vous pouvez définir le mode d'affichage des tâches inaccessibles. Choisissez dans la liste déroulante si
vous voulez afficher ou cacher les tâches inaccessibles ou encore si vous voulez qu'elles soient grisées.
370
Les préférences
L'onglet Barre de statut
La barre de statut est la bande horizontale affichée dans la partie basse de la fenêtre principale.
Les options vous permettent d'afficher ou non les dates de travail et du jour, l'heure de votre ordinateur,
l'indicateur de lecture seule du fichier actuellement ouvert, l'indicateur de votre clavier (touche majuscule
fixe activée ou non,) le nom de l'utilisateur et les indicateurs réseau.
L'option Ne pas afficher la barre de statut vous permet de désactiver l'affichage de cette barre.
L'onglet Interface
Tables standards
• case Ouvrir les tables standards en mode liste non cochée : l'ajout et la modification d'éléments dans les
tables standards nécessitent l'ouverture d'une fenêtre.
• case Ouvrir les tables standards en mode liste cochée : l'ajout et la modification d'éléments dans les
tables standards peuvent être réalisés directement dans les listes.
Assistants
Les filtres et les états peuvent proposer un système de questions.
• case Afficher la liste des étapes quand cela est possible non cochée : les questions sont posées les unes à
la suite des autres. Le bouton [OK] ne sera actif que sur la dernière question et vous devrez faire défi-
ler toutes les questions les unes après les autres.
371
Les préférences
• case Afficher la liste des étapes quand cela est possible cochée : la même fenêtre affiche dans sa partie
gauche la liste des questions. De plus, le bouton [OK] est actif pour toutes les questions. Il peut donc
être possible de valider sans avoir à visualiser toutes les questions.
Fenêtres
Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement
grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité.
Importation des images

Si vous cochez l’option Proposer la compression des images, le logiciel proposera de comprimer les images
lors de vos importations.
Vous pouvez définir la qualité de l’image compressée. Pour une qualité maximale, indiquez 100 %.
 La valeur par défaut de qualité de l’image est 0.
Listes
L'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées permet de conserver la présentation des listes à la
suite de modifications (regroupements, filtres...).
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément
d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément,
dans les listes concernées. Voir Les actions flash, page 347.
L’onglet Effets
Vous pouvez attribuer un effet et une vitesse d’ouverture aux tableaux de bord.
1. Dans la zone Effet, sélectionnez à l'aide du menu déroulant l'option de votre choix.
2. Cochez l'une des options de Vitesse d'ouverture des fenêtres.
372
Les préférences
L’onglet Polices
Taille de la police utilisée dans les fenêtres

Vous pouvez personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel.
• Sélectionnez la taille de votre choix : Petite, Normale ou Grande.

Lorsque vous validerez par le bouton [OK), le logiciel se fermera et relancera automatiquement.
Police par défaut des zones de texte enrichi
• Pour modifier la police utilisée par défaut dans votre logiciel, cliquez sur le bouton [Changer] puis
choisissez une autre police, son style et sa taille.
Couleurs
La fenêtre Préférences couleurs se compose de quatre onglets :
L’onglet Listes
Dans cet onglet, vous pouvez modifier la couleur de tous les éléments qui composent les listes (les lignes,
les traits de séparation, etc.). Vous disposez, pour chaque zone, d'un menu déroulant permettant de
sélectionner la couleur à utiliser.
Le menu déroulant Pré-sélection vous propose deux choix de présentation : Défaut et Classique.
Le bouton [Choix avancé] vous permet de fixer les couleurs de chaque liste présente dans le logiciel.
373
Les préférences
Pour retrouver les couleurs de départ, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
La zone Exemple vous permet de visualiser en temps réel l'effet de vos modifications.
L’onglet Divers
Dans cet onglet, vous retrouvez les autres objets composant les fenêtres.
Comme dans l'onglet Listes, vous disposez d'un menu déroulant afin de sélectionner la couleur de votre
choix.
La zone Exemple vous permet de visualiser vos modifications.
L’onglet Couleurs personnelles
Certains modules des logiciels Ciel peuvent vous autoriser à fixer des couleurs. Dans ce cas, un menu
déroulant vous proposera par défaut les 40 couleurs que vous aurez définies dans cet onglet.
374
Les préférences
L’onglet Couleurs d’application
Vous pouvez définir dans cet onglet les couleurs à utiliser dans différents éléments de l'application (états,
lignes d'écritures, lignes analytiques, agenda, etc.).
Pour cela, sélectionnez l'élément à prendre en compte puis attribuez-lui une couleur.
• Utiliser la couleur standard : cette option vous permet de conserver la couleur définie par défaut dans
l'application.
• Autre couleur : cette option vous permet de définir une couleur personnalisée.
Pour certains éléments (éléments agenda par exemple), vous pouvez personnaliser le style :
• Utiliser le style standard : cette option vous permet de conserver le style défini par défaut dans l'applica-
tion.
• Autre style : cette option vous permet de personnaliser votre style (gras, italique, souligné, barré).
Quel que soit l’onglet, vous disposez d’un choix avancé qui vous permet une gestion plus complète des
couleurs.
En cliquant sur le bouton [Choix avancé], vous pouvez paramétrer les couleurs des fenêtres et spécifier
les couleurs à attribuer au texte, au fond, au liseret, au dégradé, etc., des fenêtres. Ainsi, vous pouvez
personnaliser : les onglets, les listes, les états, les vues, le calendrier, etc.
 Le bouton [OK et Appliquer] valide vos choix.

Le bouton [OK] valide et ferme les préférences.
Le bouton [Appliquer] les valide tout en laissant les préférences ouvertes.
Graphiques
Attention !
Vous pouvez définir ici les 16 couleurs qui seront utilisées lors de la réalisation de graphiques.
Vous pouvez aussi définir la couleur de fond ainsi que le dégradé.
Il suffit de double-cliquer sur chaque série afin de choisir la couleur à utiliser.
Optimisations
Attention !
Vous pouvez optimiser l'affichage des données de votre logiciel.
375
Les préférences
1. Dans la fenêtre Préférences, double-cliquez sur la fonction Optimisations.
2. Sélectionnez l'optimisation de votre choix :
• Automatique : le meilleur mode est utilisé selon le contexte.

• Privilégier la mise à jour : la mise à jour des données est prioritaire à la vitesse.
• Normal : permet de revenir à un affichage sans optimisation.
• Privilégier la vitesse : la vitesse est prioritaire à la mise à jour des données.
3. Afin que les tableaux de bord ne soient pas calculés systématiquement, cochez l’option Ne pas lancer
les calculs en tâche de fond automatiquement. Vous devrez alors mettre à jour manuellement les calculs
de vos tableaux de bord.
Le bouton [Défaut] permet de réinitialiser la préférence sélectionnée à ses valeurs d'origine.
Attention !
Par défaut, le mode automatique est sélectionné. En général, il n'y a pas lieu de le modifier.
En aucun cas des problèmes réseaux seront résolus en changeant ce réglage.
Polices
Vous retrouvez ici la liste des polices disponibles sur votre ordinateur. Afin d'optimiser le fonctionnement
de votre logiciel Ciel, vous pouvez choisir les polices qui seront accessibles depuis les listes standards.
Sons
La fenêtre Préférences sonores permet d'affecter un son à de nombreux traitements : fin d'impression, vali-
dation d'un mot de passe, clic sur un onglet, etc.
Vous pouvez affecter pour chaque action, soit :
• le son système : choisissez l'option Défaut système.

• l'un des sons livrés avec le logiciel : activez l'option Interne et indiquez le son à utiliser. Ceci concerne
en général des actions spécifiques (pointage/dépointage, alerte dans l'agenda, etc.).
• l'un des sons du système de votre ordinateur : activez l'option Son système et indiquez le son à utiliser.
• un son non intégré au système : activez l'option Fichier et sélectionnez dans la liste déroulante un
fichier son sur votre ordinateur. Si le son n’est pas dans la liste, cliquez sur le bouton [Autre] et choi-
sissez le fichier à l’emplacement où vous l’avez stocké.
 Le bouton [Ecouter] permet de vérifier le son choisi.
376
Les préférences
Touches de fonction
Pour accéder plus rapidement aux différents modules de votre logiciel Ciel, vous pouvez définir les tâches
à affecter aux 12 touches de fonction (<F1> à <F12>).
Pour affecter une tâche à une touche, cliquez sur l'icône .
Pour effacer la tâche associée à une touche, cliquez sur l'icône .
 Afin d'éviter des conflits avec les touches de fonction utilisées par Windows™, vous devez maintenir la
touche <Maj> (majuscule) enfoncée avant d'utiliser la touche de fonction.
377
Les préférences
Impressions
Fond de page
Dans la fenêtre Fond de page, vous définissez la structure standard de l'entête et du pied de page des
éditions.
Les parties Entête de page et Pied de page se composent de 3 colonnes (gauche, centre et droite). Elles
peuvent contenir de 0 à 3 lignes. Pour chaque partie, vous pouvez indiquer les rubriques ou les informa-
tions à afficher.
• Pour placer une rubrique, cliquez sur l'icône correspondant à son emplacement.
Vous obtenez alors la fenêtre de saisie simplifiée d’une formule.
Celle-ci s'affiche à chaque fois qu'une rubrique doit être placée dans un état.
Vous retrouvez une zone dans laquelle vous pouvez saisir du texte et insérer des rubriques .
Exemple
Dans le script de la première cellule (en haut à gauche), "Dossier :" a été saisi, puis la rubrique "[Dossier]"
a été placée en cliquant sur l’icône , en sélectionnant le fichier Système et en double-cliquant sur la
rubrique Dossier.
Vous pouvez ajouter autant de rubriques que vous le souhaitez. Ces dernières se distinguent du texte
saisi par le fait qu'elles sont entre crochets.
Quand votre texte est saisi, il suffit de le valider en cliquant sur [OK].
 Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre “Les scripts”, page 429.
Pour effacer une cellule, cliquez sur l'icône .
La partie droite permet de fixer les paramètres suivants :
• Présence ou non de traits simples ou doubles au dessus de l'entête de page,

• Nombre de lignes (jusqu'à 3) dans l'entête,
• Présence ou non de traits simples ou doubles au dessous de l'entête,
Les mêmes paramètres sont disponibles pour le Pied de page.
Vous pouvez également définir la Couleur du texte et des lignes, ainsi que la Police (bouton [Police]).
378
Les préférences
Impression
La fenêtre Préférences d'impression se compose de 3 onglets.
L'onglet Impression
Lorsque vous lancez l'édition d'un état, vous pouvez demander à votre logiciel Ciel de conserver les édi-
tions. Ceci vous permet par la suite de relancer l'édition d'un document sans qu'aucun traitement ne soit
réalisé.
Pour cela, vous disposez de 3 options :
• Ne pas garder : les impressions ne seront pas stockées sur votre disque dur.
• Garder les X dernières : indiquez le nombre d'impressions à conserver sur votre disque dur.
• Limiter à X Mo : indiquez la taille maximale (en MegaOctets) des impressions à conserver sur votre
disque dur.
L'option Demander le format d'impression à chaque impression vous permettra de modifier le format
d'impression, même si celui-ci a déjà été défini.
L'onglet Aperçu
Cet onglet vous permet de fixer les préférences qui seront utilisées lors des visualisations à l'écran.
Vous pouvez définir le niveau de zoom et la taille de la fenêtre d'impression.
Comme pour l'impression, vous pouvez demander à ce que le format d'impression vous soit proposé à
chaque aperçu.
Cochez la case Défilement auto par défaut pour que, lors de la visualisation d'un état de plusieurs pages,
celles-ci défilent les unes après les autres.
Cochez la case Aperçu en PDF si vous voulez que les aperçus avant impression se lancent dans l'applica-
tion Adobe Reader® installée sur votre poste.
379
Les préférences
L'onglet Valeurs par défaut
Cet onglet regroupe les préférences permettant d'indiquer les polices fixes et variables qui seront utilisées
lors de l'édition des listes. Vous pouvez également choisir la couleur du texte et des numéros de lignes.
Pour paramétrer les états comportant des colonnes, cliquez sur le bouton [Options impression états
colonnes]. Ces options n'ont une influence que sur les états colonnes. La fenêtre Option des listes s’affiche:
Options
• Utiliser toute la largeur de la page : dans ce cas, le tableau sera édité sur toute la largeur de la page.
• Centrer la première page : e tableau édité sur la première page sera centré dans la page.
• Centrer toutes les pages : le tableau édité sur toutes les pages sera centré dans la page.
• Ne pas imprimer les fonds : cochez cette option dans le cas où vous ne souhaitez pas imprimer les fonds
colorés. Ce mode permet d'économiser l'encre de l'imprimante.
• Ne pas imprimer le fond de page : cochez cette option si vous ne souhaitez pas imprimer les fonds de
page colorés.
• Police : vous pouvez choisir la police qui apparaîtra dans vos états comportant des colonnes. Pour
cela, cliquez sur le bouton Liste et choisissez une police, son style (italique, gras,...) et sa taille.
Actions à réaliser si l'état à éditer ne peut être contenu dans la page
• Réduire les colonnes au minimum : le logiciel va réduire la largeur des colonnes.
• Passer en mode paysage : si le format d'impression défini est Portrait, automatiquement le logiciel le
basculera en Paysage.
• Ajuster en réduisant la police : la police de caractère sera réduite. Vous pouvez fixer le pourcentage de
réduction à appliquer dans la zone Réduction maxi (partie gauche de la fenêtre).
• Générer des folios : le logiciel générera des folios.
Ces 4 options peuvent être activées ou non à l'aide des cases à cocher situées sur leur gauche.
Vous pouvez également modifier l'ordre dans lequel elles seront appliquées. Utilisez pour cela les icônes
, situées au-dessus de l'ascenseur vertical.
380
Les préférences
Sauvegarde
Alerte sauvegarde
 L'alerte de sauvegarde n'est pas disponible si vous travaillez en ligne ; vos données étant dans ce cas
automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Si vous souhaitez que votre logiciel Ciel vous propose de réaliser une sauvegarde avant de quitter votre
dossier, cochez la case Proposer la sauvegarde à la fermeture du dossier.
 En activant cette option, le logiciel va automatiquement créer, dans la préférence Tâches automatiques,
une nouvelle tâche en fermeture du logiciel.Voir Tâches automatiques, page 368.
Sauvegarde
 Les options de sauvegarde ne sont pas disponibles si vous travaillez en ligne ; vos données étant dans
ce cas automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Les préférences que vous allez définir ici seront ensuite utilisées par défaut lors de la réalisation d'une
sauvegarde.
1. Si vous voulez que cette fenêtre s’affiche au lancement de votre sauvegarde, cochez l’option Demander
à l’exécution.
 Les préférences, si vous en avez définies, s’afficheront également.
Format
2. Dans la zone Format, choisissez à l'aide du menu déroulant le format du fichier de sauvegarde. Vous
disposez des deux formats suivants :
• Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original.
Destination
3. Fixez la Destination (pour les deux premières options) de la sauvegarde, c'est-à-dire le répertoire ou le
volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier.
381
Les préférences
En cochant l'option Demander la destination, le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de
votre dossier vous sera demandé avant de réaliser la copie.
Nom
4. Précisez le Nom de la copie qui sera réalisée. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier ori-
ginal sera utilisé comme nom de la copie.
5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous voulez que le nom de la copie soit daté.
Dans le cas où deux sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu'un message
de confirmation vous soit proposé afin de valider ou non le remplacement (option Confirmer le remplace-
ment cochée).
Données à sauvegarder
Les deux dernières options permettent d'indiquer si lors de la sauvegarde vous souhaitez sauvegarder
Votre dossier, Vos données annexes (préférences, modèles d’états, etc.) ou bien les deux.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider les préférences de sauvegarde.
382
Les préférences
Aide à la saisie
Codes postaux et villes

1. Afin de faciliter la saisie des codes postaux et villes, cochez la case Activer l’aide à la saisie des codes
postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
2. Pour définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes, sélectionnez l’une des options :
• Inchangé : il s’agit de l’affichage par défaut. Le nom de la ville est en minuscule et commence par une
majuscule.
• Minuscule : le nom de la ville est tout en minuscule.
• Majuscule : le nom de la ville est tout en majuscule.
Dans la zone Options par pays, deux options supplémentaires sont accessibles.
• Considérer l’adresse 3 comme une zone d’état : cette option est utile lorsque le département, la région, le
canton ou l’état d’un pays est obligatoire. La 3ème ligne constituant l’adresse sera alors considérée
comme une zone d’état.
Cochez cette option si vous êtes concerné.
• Exonymes autorisés par pays : cette fonction permet d’avoir les noms des villes dans une langue diffé-
rente de la langue officielle d’un pays (langues locales telles le breton, basque...).
Si vous avez besoin d’utiliser des exonymes, sélectionnez le pays pour lequel le logiciel les proposera.
3. Votre logiciel contrôle que la ville, le code postal et le pays concordent. Choisissez à quel moment vous
voulez effectuer un contrôle :
• Lors de la validation de la saisie.

• Lors d’un import de données.
• Dans l’utilitaire de vérification des données.
4. Une fois vos préférences définies, cliquez sur le bouton [OK].
Dictionnaire personnel
Cette préférence permet de gérer un dictionnaire personnel et d’y ajouter les mots que le logiciel ne recon-
naît pas.
383
Les préférences
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] puis saisissez le mot à insérer dans le dictionnaire.
L’emplacement défini par défaut permet d’utiliser le même dictionnaire personnel dans toutes les applica-
tions Ciel installées sur votre ordinateur.
Exemple
Vous avez Ciel Devis Factures et Ciel Compta libérale. Lors de votre dernier travail sur Ciel Compta libé-
rale, vous avez ajouté des mots dans le dictionnaire. Vous retrouverez ces mots dans Ciel Devis Factures.
3. Si vous voulez gérer un seul dictionnaire par application, cliquez sur le bouton et choisissez un
nouvel emplacement. Si toutefois, vous disposez d’un autre dictionnaire, vous pouvez également le
choisir.
 Vous pouvez créer vos dictionnaires personnels manuellement. Dans un fichier texte (.txt), vous devez
saisir les mots séparés par des retours à la ligne.
5. Pour revenir à l’emplacement par défaut, cliquez sur le bouton .
Insertion automatique
Cette préférence permet de proposer et d’insérer automatiquement des mots, phrases prédéfinis, dans
des zones de texte enrichi (observations, commentaires, notes...).
Pour rappel, avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules,
expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions
automatiques.
1. Afin que cette fonction soit automatisée, cochez la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie.
2. Choisissez à quel moment le logiciel doit proposer des mots :
• Au premier, second... cinquième caractère saisi.

• Une fois que vous avez saisi le mot en entier. Cette option est utile pour les mots composés.
• Automatiquement, c’est-à-dire une fois que le logiciel a détecté le plus grand nombre de caractères
correspondant à une phrase. Ceci est particulièrement utile quand vous avez beaucoup de texte pré-
défini.
 Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
Vérification orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique et vous pouvez définir les options de corrections.
 La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte via le menu CONTEXTUEL.
1. Cochez la case Vérifier l’orthographe pour activer le correcteur orthographique.
384
Les préférences
2. Cochez les options de correction :
• Vérifier l’orthographe en cours de frappe : dans ce cas, les erreurs orthographiques sont soulignées en
rouge lors de vos saisies dans les zones de commentaire, observations...
• Ignorer les mots commençants par une capitale
• Ignorer les mots en majuscules
• Ignorer les mots avec une casse mixte
• Ignorer les mots qui contiennent des nombres
• Ignorer les noms des domaines
• Signaler les répétitions
• Etre sensible à la casse : le logiciel distingue les majuscules des minuscules. Par exemple, lorsque cette
option est cochée, le logiciel considère «france» et «France» comme deux mots différents.
• Suggérer le découpage de mots : lorsque le logiciel détecte un mot constitué de deux mots connus, il
propose en correction deux mots séparément. Cette option est utile lorsqu’il manque un espace entre
deux mots.
• Accepter les mots concaténés : cette option est destinée à l’Allemand et au Finlandais. Le logiciel vérifie
séparément tous les mots mis bout à bout formant un seul mot.
3. Sélectionnez la Langue par défaut du dictionnaire.
Les logiciels en version Evolution (Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Associations) ainsi que
Ciel Gestion Intégrale sont livrés avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous disposez alors de
deux choix supplémentaires :
• Langue courante : correspond à la langue dans laquelle le logiciel est vendu.

• Langue automatique : le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire
approprié.
4. Vous pouvez ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. Pour cela, cliquez sur le bouton
 Le fonctionnement du dictionnaire personnel vous est expliqué au paragraphe “Dictionnaire person-

nel”, page 383.
385
Les préférences
Internet
Connexion
Indisponible en mode souscription.
Cette préférence permet de définir la manière dont votre logiciel se connecte à Internet.
1. Dans la fenêtre Préférences de connexion Internet, cochez l'option Autoriser l’application à se connecter à
internet.
Ainsi, votre logiciel se connecte automatiquement à internet et vous permet de bénéficier des mises à
jour automatiques Ciel.
 Si vous décochez cette option, vous devrez télécharger par vous-même les mises à jour de votre logi-
ciel.
Paramètres Proxy
Attention !
Les paramètres Proxy sont des paramètres définis pour un serveur informatique qui a pour fonction de
relayer les requêtes entre un poste serveur et un poste client.
Cette préférence vous permet de définir les paramètres Proxy de votre serveur afin de vous connecter à
Internet depuis votre logiciel. Celle-ci est uniquement utile si votre poste de travail dispose d’une
connexion internet.
 Ces paramètres sont appliqués à toutes les applications Ciel installées sur votre poste de travail.
1. Si vous n’utilisez pas de serveur de proximité, sélectionnez Pas de proxy.
2. Si vous utilisez un serveur proxy, choisissez ses paramètres de détection :
• Détection automatique des paramètres de proxy pour ce réseau : ce sont les paramètres définis par défaut
sur votre poste de travail qui sont détectés automatiquement.
• Utiliser les paramètres d’Internet Explorer : ce sont les paramètres d'Internet Explorer qui sont automati-
quement détectés.
• Configuration manuelle du proxy. Dans ce cas, saisissez l'adresse HTTP du Serveur et indiquez ensuite
votre Nom d’utilisateur ainsi que votre Mot de passe. Ces informations permettent d'accéder au serveur
Proxy.
• Vérifiez éventuellement que les réglages du navigateur Internet que vous utilisez sont identiques à
ceux que vous venez d’effectuer dans votre logiciel.
386
Les préférences

Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel.
 Cette préférence est également accessible depuis la commande PARAMÉTRAGE dans le menu DOSSIER -
CIEL BUSINESS MOBILE
La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos
codes et identifiants de connexion.
Onglet Général
Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel. Vous
retrouvez plusieurs cases à cocher.
• Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel
publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. Vous pouvez choisir de publier
automatiquement les données depuis un seul poste. Pour cela, cochez la case Autoriser la publica-
tion automatique depuis ce poste.
• Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche une icône dans la zone de notifi-
cation se trouvant en bas à droite de la barre de statut de votre logiciel. Cette icône vous donne un
accès rapide aux options de publication.
• Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel
publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la
publication des données en cochant la case Demander confirmation.
• La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre
société.
Onglet Business Mobile

Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile.
• La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données.
• La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut.
• La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez
sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche.
• La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez
effectuée.
1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK].
• Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de
Ciel Business Mobile.
387
Les préférences
Agenda
La fenêtre Préférences agenda se compose de plusieurs onglets qui vous permettent de paramétrer
l'agenda. Selon le logiciel Ciel dont vous disposez, cette fenêtre présente des onglets et options
supplémentaires.
Exemple de la fenêtre Préférences agenda de Ciel Compta
 Vous pouvez à tout moment modifier votre paramétrage.
L'onglet Générales
Présentation par défaut

Vous pouvez ici définir l'affichage de votre agenda Par Jour, Par semaine, Par mois ou par Liste, qui sera
pris par défaut à chaque ouverture de votre agenda. L’option Dernière utilisée permet d’afficher l’agenda
selon le dernier mode d’affichage que vous avez sélectionné.
Horaire de travail de
Vous pouvez paramétrer ici les heures de travail ; de 9:00 à 18:00 par exemple.
Famille par défaut

Vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante une famille (Urgent, En attente, etc.).
Lieu par défaut

Saisissez le lieu de travail habituel.
L’onglet Rendez-vous
Durée des rendez- vous par défaut

Indiquez une durée moyenne des rendez-vous (1:00 heure par exemple).
Délais entre rendez-vous par défaut

Précisez le temps écoulé entre deux rendez-vous (exemple 00:15 mn).
388
Les préférences
Horaire des rendez-vous par défaut

Indiquez dans les zones De...A les horaires habituels des rendez-vous.
Jour de rendez-vous par défaut

Précisez les jours de rendez-vous que vous paramétrez par défaut. Vous pouvez sélectionner l'option Les
jours ouvrables ou cocher la ou les case(s) correspondant aux jours de vos rendez-vous.
L'onglet Alertes
Alertes par défaut

Vous pouvez paramétrer une alerte par défaut pour les rendez-vous, les tâches et les événements selon
les options disponibles dans votre logiciel. Vous pouvez être alerté par exemple 10 minutes avant un ren-
dez-vous.
Options d'alertes
Ces options vous permettent de :
• effectuer une vérification régulière des alertes (toutes les 10 mn, toutes les heures),
• opter pour une alerte sonore,
• avancer les alertes chômées,
• afficher les alertes dans une fenêtre.
L'onglet Avancées
Autoriser l'ouverture de plusieurs fenêtres agenda simultanément

Cette option permet l'affichage de plusieurs fenêtres de l'agenda en même temps.
Autoriser l'ouverture de plusieurs fenêtres détails simultanément

Cette option permet l'affichage de plusieurs fenêtres détails (détail d'une tâche, d'un rendez-vous) en
même temps.
Purge
1. Sélectionnez le type de purge de l'agenda que vous souhaitez :
• automatique (la purge se lance automatiquement),

• automatique avec confirmation (un message vous invite à confirmer la purge de l'agenda),
• manuelle (vous effectuez manuellement la purge de l'agenda).
2. Spécifiez les éléments à purger :
• tous les éléments,

• les éléments marqués comme étant "terminés".
3. Indiquez un temps de conservation des éléments (un mois, un trimestre, un semestre).
4. Une fois que vous avez paramétré l’agenda, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
389
Les préférences
Liaison comptable
Génération des écritures

Cette préférence permet de paramétrer le transfert des écritures comptables dans un autre logiciel.
 Le transfert des écritures peut se faire via internet dans certains logiciels de la gamme Ciel. La fenêtre
de paramétrage peut donc variée selon l’application que vous avez.
L’onglet Destination du transfert
Le premier menu déroulant vous permet de choisir la Destination du transfert :
• Aucune : choisissez cette option si vous ne souhaitez pas générer vos écritures comptables.
• Ciel Compta : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables dans un
fichier Ciel Compta.
1. Dans la zone Transfert des écritures vers Ciel Comptabilité, indiquez la version du logiciel Ciel Compta
:
• Millésime inférieure ou égale à 11.10 ou Evolution inférieure à 4.10.
• Millésime supérieure ou égale à 12.00 ou Evolution supérieure ou égale à 5.00.
• Millésime supérieur ou égale à 14.00 ou Evolution supérieure ou égale à 7.00.
2. Sélectionnez ensuite la Société concernée à l’aide de la flèche du menu déroulant.
3. Cliquez sur l’icône pour sélectionner le répertoire où se situe l'application à utiliser.
Attention !
Le transfert n'est possible que si vous utilisez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à la
version 9.10 (Millésime) ou à la version 2 (Evolution).
• Fichier texte : ce mode permet de choisir un export de vos écritures comptables sous forme d'un fichier
texte pour, par exemple, le visualiser dans un tableur. Dans ce cas, vous pouvez indiquer le chemin
où le fichier devra être créé.
• Fichier au format XImport : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables au
format XImport.
L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier ASCII, format reconnu par les logiciels de comptabilité
Ciel. Indiquez le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier.
390
Les préférences
• Fichier au format RImport : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables
au format RImport .
L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de compta-
bilité Ciel. Indiquez le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier.
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale
Dans Ciel Gestion commerciale, d’autres formats d’export sont proposés :
• Sage Production Experts : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans
un logiciel de comptabilité Sage Production Experts. Un fichier d'exportation au format compatible à
Sage Production Experts (.sgcute) contenant les écritures de votre choix sera créé. Indisponible dans
Ciel Gestion commerciale Millésime.
• CCMX : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de
comptabilité CCMX. Un fichier d'exportation compatible au format CCMX contenant les écritures de
votre choix sera créé.
• Cegid PGI : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrée dans un logiciel de
comptabilité Cegid PGI. Un fichier d'exportation compatible au format Cegid PGI contenant les écri-
tures de votre choix sera créé.
• Sage 30 ou Sage 100 : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un
logiciel de comptabilité Sage 30 ou sage 100. Un fichier d'exportation compatible au format Sage 30
ou 100 contenant les écritures de votre choix sera créé.
 Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Uni-
versel.
• Sage Expert ARF : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logi-
ciel de comptabilité Sage Expert Comptable via le module ARF. Un fichier d'exportation compatible au
format Sage Expert contenant les écritures de votre choix sera créé.
• Sage Expert Journaux : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un
logiciel de comptabilité Sage Expert comptable. Un fichier d'exportation compatible au format Sage
Expert contenant les écritures de votre choix sera créé.
L’onglet Historique
1. Sélectionnez le répertoire de stockage (automatique ou spécifiez un répertoire précis).
Les fichiers exportés peuvent être archivés.
2. Sélectionnez une option de conservation. Si vous travaillez en réseau, l'historique est stocké sur le
poste serveur dans le répertoire utilisé par défaut en mode automatique.
391
Les préférences
L’onglet Options
Cet onglet vous permet de renseigner le numéro du prochain mouvement généré.
Indiquez si vous souhaitez Visualiser, Vérifier les écritures avant chaque transfert (contrôle de l'équilibre des
écritures générées) et/ou Générer les informations tiers éventuelles en cochant les cases correspondantes.
Import des écritures

Uniquement disponible dans Ciel Compta et Ciel Gestion Intégrale.
Ces préférences sont utilisées pour importer les écritures d'un autre logiciel (Gestion commerciale, Paye,
etc.).
L’onglet Principal
Répertoire source
Le répertoire source est le répertoire dans lequel est situé le fichier d'import.
Deux options sont proposées :
• Automatique : le fichier d'import doit être placé dans le répertoire de la société (dans Données Ciel).
• Utiliser le répertoire : vous devez indiquer le répertoire où sera situé le fichier à importer à l'aide de
l’icône d’appel de liste . Dans ce cas, cette valeur ne peut être vide.
392
Les préférences
Rechercher la présence d'écritures au démarrage

Cochez cette option si vous souhaitez que les écritures en attente soient recherchées à l’ouverture de
votre dossier.
Si ce n'est pas le cas, vous activerez par la suite la commande IMPORT/EXPORT - IMPORT DES ÉCRITURES EN
ATTENTE du menu DIVERS pour les rechercher.
Au début de l'import
• Demander confirmation : cochez cette option si vous souhaitez qu'un message de confirmation s'affiche
avant de lancer le traitement.
• Prévisualiser les écritures : cette option affiche une fenêtre vous permettant de visualiser les écritures
avant l’import. Depuis cette fenêtre vous pouvez confirmer ou non l'import des écritures.
Si l'import s'est bien effectué
Afficher le rapport : si l'import s'est déroulé correctement, vous pouvez demander l'affichage d'un rapport
pour connaître les éventuels traitements spécifiques réalisés (création de comptes par exemple).
Si l'import s’est mal passé

Afficher le rapport : vous pouvez demander l'affichage d'un rapport pour connaître les raisons de l'échec.
Traitement du fichier : si l’import des écritures a échoué, activez le menu déroulant et sélectionnez l’une des
trois options proposées :
• Laisser le fichier inchangé : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée sur le fichier.
• Traiter le fichier normalement : les actions réalisées sur le fichier d'import en cas de succès (par exemple
changement du nom de " XImport.txt " en " XImport.bak ") seront également réalisées en cas d'échec.
• Demander : dans ce cas, un message proposera à l'utilisateur de confirmer l’action (Laisser le fichier
inchangé ou bien Traiter le fichier normalement).
L’onglet Historique
Répertoire de stockage
Vous pouvez :
• paramétrer un stockage automatique des fichiers importés, ou

• indiquer le répertoire de stockage à prendre en compte.
Options de conservation
Sélectionnez dans la liste déroulante le nombre de fichiers importés à archiver (tous, les 10, les 20, les 50
derniers fichiers).
393
Les préférences
L’onglet Avancé
Comptes
• Ajuster les numéros de comptes automatiquement
Si la longueur des numéros de compte importée est inférieure à celle utilisée dans le dossier, le logiciel
complétera avec des 0.
• Créer le compte s’il n’existe pas
Cochez cette option pour que les comptes qui n'existent pas soient créés au moment de l'import.
• Mettre à jour l’intitulé du compte s’il a changé
Si le libellé du compte importé est différent de celui du dossier, vous pouvez demander qu’il soit mis à
jour.
• Format de l’intitulé en création ou modification
Si vous modifiez un libellé de compte, sélectionnez dans le menu déroulant l'une des options suivantes :
• Ne pas modifier le libellé : le libellé des comptes sera créé à l'identique du fichier d'import.
• Mettre le libellé en MAJUSCULES : le libellé des comptes sera converti en majuscules.
• Mettre le libellé en minuscules : le libellé des comptes sera converti en minuscules.
• Mettre le libellé en Titre : le libellé des comptes sera converti en titre (1ère lettre en majuscule, les
suivantes en minuscules).
Divers
• Créer le journal s’il n’existe pas
Cochez cette option pour que les journaux qui n'existent pas soient créés au moment de l'import.
• Mettre à jour l’intitulé du journal s’il a changé (uniquement pour le format RImport)
Si le libellé d’un journal importé est différent de celui du dossier, il sera mis à jour en cochant cette
option.
• Créer le code analytique s’il n’existe pas
Cochez cette option pour que les codes analytiques qui n'existent pas soient créés au moment de
l'import.
• Logiciel spécifique tout en Euro
Cochez cette option si vous ne voulez pas tenir compte de la monnaie du dossier. Les montants du
fichier d’import seront tous considérés en Euro.
• Modifier le libellé de l’écriture
Si vous modifiez le libellé d’une écriture, sélectionnez dans le menu déroulant l'une des options sui-
vantes :
• Ne pas modifier le libellé : le libellé de l’écriture sera créé à l'identique du fichier d'import.
• Mettre le libellé en MAJUSCULES : le libellé de l’écriture sera converti en majuscules.
• Mettre le libellé en minuscules : le libellé de l’écriture sera converti en minuscules.
• Mettre le libellé en Titre : le libellé de l’écriture sera converti en titre (1ère lettre en majuscule, les sui-
vantes en minuscules).
394
Les préférences
Synchronisation des données

Présentation
Cette partie présente les réglages vous permettant de synchroniser vos données entre votre PDA (assis-
tant personnel) et votre application Ciel.
Vous pourrez, par exemple, établir une correspondance entre votre agenda/calendrier et celui de votre
application Ciel.
Attention !
La synchronisation des données n'est possible que si les logiciels livrés avec votre PDA sont installés.
Pour les manipulations à effectuer dans les logiciels de votre PDA, reportez-vous aux
documentations correspondantes.
 La version du logiciel Ciel que vous utilisez actuellement vous permet de ne réaliser que des synchro-
nisations avec des PDA de type Palm.
Les réglages synchronisation

Pour pouvoir échanger des informations entre votre logiciel Ciel et votre PDA, vous devez effectuer
quelques réglages au sein du logiciel Ciel.
1. Activez les commandes PRÉFÉRENCES puis OPTIONS du menu DOSSIER.

2. Dans la fenêtre Préférences, déployez la famille Synchronisation des données puis double-cliquez sur
Réglages synchronisation.
3. Dans la fenêtre Réglages synchronisation, sélectionnez le fichier à synchroniser (Contact, Tâche ou
Rendez-vous) puis cliquez sur le bouton .
Un assistant va vous permettre d'activer la synchronisation du fichier sélectionné.
4. Après avoir lu l’étape Présentation, cliquez sur le bouton [Continuer].

L’étape Choix de la synchronisation vous permet de choisir le type de synchronisation.
5. Cliquez à nouveau sur le bouton [Continuer].
Dans la dernière étape, deux choix vous sont proposés.
395
Les préférences
6. Nous vous conseillons d'opter pour le premier : Définir la synchronisation avec les réglages par défaut
7. Cliquez sur le bouton [Terminer].
Dans la liste des fichiers, celui que vous venez de personnaliser possède un Type de synchronisation et un
Sens.
8. Pour synchroniser les autres fichiers, procédez de la même façon.
Consulter les réglages synchronisation d’un fichier
Le bouton donne accès à la description de la synchronisation définie pour le fichier

sélectionné.
Annuler les réglages synchronisation d’un fichier

Pour annuler la définition de la synchronisation d'un fichier, sélectionnez-le puis activez l’option Ne plus
synchroniser du menu CONTEXTUEL (clic droit).
 Pour la synchronisation avec les PDA Palm, il vous faudra ensuite effectuer certains réglages depuis le
logiciel Hotsync Manager. Vous allez devoir notamment activer et désactiver les conduites.
Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation correspondante livrée avec votre
PDA.
Attention !
Dans le cas d'une synchronisation complète, le PDA sera toujours prioritaire sur l'application.
Synchroniser depuis le logiciel Ciel
Le bouton ne sera utile que lorsque la synchronisation sera effectuée depuis votre logi-
ciel Ciel.
Par exemple, cela peut être le cas pour une synchronisation avec un logiciel de messagerie, d'agenda et de
répertoire installé sur votre ordinateur.
 Dans le cadre du fonctionnement avec des PDA Palm, la synchronisation sera toujours déclenchée
depuis le PDA.
396
Les préférences
Etats paramétrables
Les préférences que vous allez fixer ici seront utilisées lors du paramétrage des états. Elles sont regrou-
pées dans 4 onglets.
L'onglet Liste des états
Autoriser l'ouverture de plusieurs listes simultanément

En activant cette option, vous pouvez ouvrir autant de fois que vous le souhaitez la liste des états
paramétrables.
Autoriser l'ouverture d'une sélection multiple

Si cette option est activée, l'ouverture simultanée de plusieurs états est autorisée. Dans le cas contraire,
vous ne pourrez ouvrir en même temps qu'un seul état.
 Cette option concerne non seulement l'ouverture de plusieurs états, mais également les actions de
renommer et de dupliquer les états sélectionnés.
Utiliser les assistants

Cochez cette option pour bénéficier de l'assistant à chaque création d'états.
Cacher les états invisibles en mode simple

Cette option a pour effet de ne pas afficher les états invisibles lorsque la liste des états paramétrables est
en mode simple (case Mode avancé non cochée).
Dupliquer automatiquement les états standards lors de la modification

En activant cette option, le logiciel dupliquera automatiquement et sans message d'avertissement l'état
standard sélectionné.
Rendre automatiquement les états standards invisibles lors de la suppression

En activant cette option, le logiciel rendra invisible - et cela sans message d'avertissement - l'état stan-
dard que vous souhaitez supprimer.
 Les états standards sont ceux livrés avec le logiciel. Vous ne pouvez les modifier ou les supprimer. Par
contre, vous pouvez les dupliquer pour ensuite les modifier ou les rendre invisibles.
Deux menus locaux situés au bas de l'onglet permettent de choisir la Couleur des états standards et la Cou-
leur des états utilisateurs.
397
Les préférences
L'onglet Etats
Cet onglet vous permet de fixer le mode à utiliser pour la vérification des scripts lors du clic sur le bouton
[Vérifier], et le mode à utiliser lors de l'enregistrement du script.
Pour cette deuxième option, vous pouvez désactiver tout contrôle en décochant la case Vérifier à l'enregis-
trement avec le mode.
L’onglet Divers
Cochez l’option Re-proposer le dialogue de choix éventuel à la fin de l’état si vous voulez qu’à la fin d’une
impression, votre logiciel re-propose de lancer le même état.
Ceci est très utile si vous lancez plusieurs fois de suite le même état mais avec des critères différents, par
exemple avec une date différente.
L'onglet Options sortie fichier
Les préférences présentes dans cet onglet sont prises en compte lorsque la sortie d'un état est de type
"Fichier".
1. Choisissez le répertoire de destination. Dans le cas où celui-ci est vide, le fichier sera créé sur le
Bureau.
2. Si vous cochez l'option Demander le répertoire, le logiciel se positionnera par défaut sur le répertoire
choisi, mais vous aurez la possibilité de changer la destination.
3. Deux options permettant de fixer la réaction du logiciel dans le cas où le fichier à créer existerait déjà.
398
Les préférences
Vous pouvez Demander confirmation pour le remplacer ou Le remplacer sans confirmation.

Les trois dernières options permettent de choisir ce que doit faire le logiciel après avoir généré le fichier :
• Ne rien faire
• Ouvrir le fichier : le fichier généré s’ouvre dans l’application qui lit son format. Par exemple, un fichier
PDF s’ouvrira avec Adobe Reader®.
4. Ouvrir le dossier de destination : le répertoire dans lequel a été généré le ficher s’ouvre via l’Explorateur
Windows™.
399
Les utilitaires
Généralités
Comptabilité
Gestion commerciale
Immobilisations
Associations
Les informations
Les utilitaires fichiers
Divers
Dossiers
Mise à jour
Les utilitaires
Généralités
 menu DOSSIER - commande OPTIONS puis UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Vous pourrez véri-
fier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur
votre application.
Attention !
Des logiciels Ciel disposent d’utilitaires supplémentaires, selon leurs spécificités.
Exemple de la fenêtre Utilitaires de Ciel Compta.
La fenêtre Utilitaires se présente sous la forme d'une liste contenant les différentes catégories d'utilitaires.
Pour chaque catégorie, le symbole + permet d'afficher les utilitaires de la catégorie en question.
Au-dessus de la liste des catégories, vous disposez de l’option Voir les commentaires. Elle permet de visua-
liser une zone d'aide, dans la partie Commentaire de la fenêtre, où sera affiché un résumé de la préférence
sélectionnée.
En haut de la fenêtre, le bouton [Exécuter l'utilitaire] permet de lancer l'utilitaire sélectionné. Vous obte-
nez le même résultat en double-cliquant sur l'utilitaire. Le bouton [Préférences] permet d’ouvrir la fenêtre
des préférences et le bouton [Fermer] permet de quitter la fenêtre.
Deux types d'utilitaires peuvent être présents :
• Les utilitaires standards sont des utilitaires simples à utiliser.

• Les utilitaires avancés sont des outils plus puissants. Pour les afficher cochez la case Mode avancé.
401
Les utilitaires
Comptabilité
Synchro compta
Indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts.
 Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.
Vous pouvez créer un nouveau dossier dans votre logiciel qui contiendra toutes les données du fichier de
synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau
dossier.
1. Si un dossier est ouvert, fermez-le.
2. Activez le menu DOSSIER puis la commande OPTIONS - UTILITAIRES
3. Dans la catégorie Comptabilité, double-cliquez sur Synchro compta.
Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication.
Exemple
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO
CONSULT.2186918231\Communication\Reçus
4. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire.
Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône .
6. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier puis cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminée, celui-ci s'ouvre
ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.
 Le dossier créé dans Ciel Compta Facile est par défaut en mode Cahier. Vous pouvez toujours le
convertir en mode standard.
Purge
Uniquement disponible dans Ciel Compta et Ciel Compta Facile.
Dans Ciel Compta Facile, la purge permet de remettre à zéro les écritures et les déclarations de TVA.
Dans Ciel Compta, la purge permet de remettre à zéro :
• les écritures,
• les rapprochements bancaires,
• les déclarations de TVA,
• les cumuls antérieurs, c'est-à-dire les soldes validés des comptes et codes analytiques des exercices
antérieurs.
• les budgets.
 Si vous choisissez de purger Toutes les écritures, les rapprochements bancaires et les déclarations de
TVA seront également purgés.
Réparation de la saisie d’écritures

Uniquement disponible dans Ciel Compta, Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale.
Cet utilitaire vous permet de libérer les écritures en cours de modification et les numéros de chèques "en
cours".
La réparation est nécessaire lorsque vous avez un message au moment où vous souhaitez créer ou modi-
fier une écriture.
402
Les utilitaires
Récupération de Ciel Compta

Uniquement disponible dans Ciel Gestion Intégrale.
Cet utilitaire permet de récupérer les données comptables d'un dossier de Ciel Compta.
La récupération n'est possible que si vous avez une version 2006 ou supérieure de Ciel Compta :
• Ciel Compta Evolution : à partir de la version 5.00.

• Ciel Compta : à partir de la version 12.00.
• Ciel Compta Facile : à partir de la version 1.00.
1. Ouvrez le dossier de Ciel Gestion Intégrale qui recevra les données du dossier comptable.
Attention !
Le dossier de Ciel Gestion Intégrale ne doit pas contenir d'écritures comptables sans quoi la
récupération est impossible.
• Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte
tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante.
• Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier
comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste.
2. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la
récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application.
403
Les utilitaires
Gestion commerciale
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion Intégrale.
Mise à jour des descriptions longues

Cette commande vous permet de mettre à jour la description longue d'un article.
Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désigna-
tion de la fiche article.
Vous pouvez mettre à jour :
• Toutes les désignations.

• Les désignations non renseignées.
• Les désignations renseignées.
1. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur le bouton [Continuer].
2. Vous pouvez mettre à jour les désignations internationales. Cochez l’option Oui ou Non puis cliquez
sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Remise à zéro des stocks

Cet utilitaire permet de remettre à zéro les quantités en stock de tous les articles dans les fiches article et
dans les mouvements de stock.
1. Un message vous permet de faire une sauvegarde avant le traitement, ce qui est fortement conseillé.
Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement].
2. Un autre message vous demande de confirmer l'opération. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le
traitement.
Remise à zéro des mouvements de stocks

Cet utilitaire permet de remettre à zéro tous les mouvements de stock existants.
1. Un message vous permet de faire une sauvegarde avant le traitement, ce qui est fortement conseillé.
Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement].
2. Un autre message vous demande de confirmer l'opération. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le
traitement.
404
Les utilitaires
Immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta, Ciel Gestion Intégrale, Ciel Immobilisations,
Ciel Professionnel indépendant, Ciel Compta libérale.
Cet utilitaire permet de recalculer les immobilisations en fonction des dates d'exercice.
Avant d'effectuer le calcul, l'application vérifie les immobilisations.
1. Dans la fenêtre Utilitaires - dossier Immobilisations, cliquez sur l'utilitaire Recalcul des immobilisations.
La fenêtre suivante s’affiche :
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'opération.
3. Un message vous informe que le traitement est terminé. Cliquez sur le bouton [OK].
405
Les utilitaires
Associations
Uniquement disponible dans Ciel Associations.
Modification d'un code banque

 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - ASSOCIATIONS.
Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous votre comptabilité est externe.
Cet utilitaire permet de remplacer le code d'un poste de trésorerie par un nouveau code. Tout le dossier
sera mis à jour avec ce nouveau code.
1. Dans la fenêtre Utilitaires, cliquez sur le symbole "+" du dossier Associations.

2. Double-cliquez sur la ligne Modification d'un code banque.
3. Cliquez sur le bouton d'appel de liste de la zone Remplacer le code de la banque.
4. Sélectionnez dans la fenêtre qui s’affiche le code du poste de trésorerie à modifier puis cliquez sur le
bouton [OK].
5. Dans la zone Par le code, saisissez le nouveau code.
Une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne
doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée.
7. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement].
Une fois le traitement réalisé, un message vous en informe.
406
Les utilitaires
Les informations
Vous disposez de plusieurs types d’informations : les Informations sur les programmes Ciel, les informa-
tions sur l'application et les informations sur la base.
Vous avez également un historique concernant les actions exécutées sur le logiciel ainsi que des statis-
tiques d’utilisation.
Historique
La fenêtre Historique système récapitule toutes les opérations intervenant sur la base de données de votre
logiciel. Les utilitaires exécutés sont listés dans cet historique ainsi que la purge de vos opérations.
Informations programmes Ciel

Cet utilitaire permet d’obtenir la liste des programmes Ciel installés sur votre ordinateur ainsi que les
dossiers qui sont rattachés à chacun de ces programmes.
Vous avez également l’emplacement des applications installées et des dossiers enregistrés.
Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit
dans la fenêtre Informations programmes Ciel).
Informations sur l’application

Cet utilitaire permet de visualiser les informations techniques sur l’application Ciel en cours.
dans la fenêtre Informations sur l'application).
Informations sur la base

Cet utilitaire permet d’obtenir des informations techniques sur la base de données courante.
Vous obtiendrez ainsi le nom de votre fichier, sa taille, son chemin d'accès, ses dates de création et de
modification, etc.
dans la fenêtre Informations sur la base).
Statistiques d’utilisation
Attention !
Cet utilitaire n’est accessible que si vous avez coché la case Mode avancé de la fenêtre Utilitaires.
Cet utilitaire présente les dernières statistiques d'utilisation du logiciel sur le poste sur lequel il est
installé.
Vous pouvez visualiser de façon détaillée les opérations effectuées pour un mois donné.
Utilisateurs en ligne
Cet utilitaire permet de voir en temps réel tous les utilisateurs connectés ainsi que le dossier qu'il a
ouvert, l'heure à laquelle il s'est connecté, etc.
Si vous êtes administrateur, vous pouvez rompre la connexion d'un utilisateur et l'application se fermera
automatiquement.
Sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur le bouton [Déconnecter].
407
Les utilitaires
Les utilitaires fichiers

Cette famille d’utilitaires permet essentiellement de nettoyer, réindexer la base de données de votre logi-
ciel Ciel.
Effacement des fichiers temporaires
Attention !
Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires.
Lancez cet utilitaire si vous souhaitez détruire les fichiers Temporaires et éviter ainsi de surcharger votre
application.
• Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement.
Exportation XML des données
Attention !
Cet utilitaire permet d'exporter des données de votre dossier dans des fichiers au format XML utilisables
par d'autres applications.
1. Choisissez les données à exporter puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre suivante s’affiche
Vous disposez de plusieurs options qui vous permettent :
• d’ajouter la structure du fichier : les noms des champs sont repris.

• d’exporter le contenu des rubriques utilisateurs, les rubriques vides si vous voulez les renseigner plus
tard, les notes que vous avez ajoutés en commentaire.
2. Cochez ou décochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK].
Infos Perso
Cet utilitaire permet de créer ou modifier des rubriques définies par l'utilisateur dans certains fichiers.
Ces rubriques sont des rubriques personnelles qui répondent à vos besoins et que vous allez définir afin
de les intégrer dans les fichiers de votre logiciel.
Ces rubriques peuvent être utilisées au niveau des listes, des filtres, des états, etc.
Dans la fenêtre Infos perso est affichée la liste des fichiers que vous pouvez personnaliser, et auxquels
vous pouvez ajouter des rubriques.
408
Les utilitaires
Exemple de Ciel Gestion commerciale
Par exemple, vous créez une rubrique Infos perso. concernant les membres. Dans les fiches des membres,
vous aurez un onglet Infos Perso. dans lequel vos rubriques seront affichées et vous pourrez les
renseigner.
Créer une rubrique manuellement

1. Sélectionnez le fichier à personnaliser puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous pouvez aussi double-
cliquer sur le fichier que vous souhaitez personnaliser.
 Un message vous indique, en bas de cette fenêtre, le nombre maximal de rubriques qu'il est possible
d’ajouter.
2. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s’affiche :
3. Saisissez le nom de votre rubrique.
4. Sélectionnez le Type de rubrique à l’aide de la liste déroulante. Les rubriques peuvent être sous la forme
de texte, nombre, date, case à cocher, énumération, etc.
Si vous avez sélectionné le type Énumération (liste de valeurs qui sont énumérées dans une table) :
• Nommez votre liste dans la zone Énumération. Vous pouvez en créer une en cliquant sur le bouton
[Nouvelle table].
• Cliquez sur le bouton [Ouvrir] afin d’ajouter des éléments à votre liste d’énumération.
• Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et retourner à la fenêtre précédente.
409
Les utilitaires
 Vous pouvez également créer, ouvrir, supprimer ou encore vérifier l’utilisation des énumérations à
l’aide du bouton [Tables d’énumération] de la fenêtre Rubriques utilisateurs.
5. Vous pouvez ajouter un commentaire dans la zone destinée à ce titre. Ce commentaire sera lisible
dans la liste des rubriques.
6. Cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et créer] permet de valider votre rubrique et d’en créer une
autre immédiatement.
Les rubriques créées apparaissent dans l’onglet Infos Perso. des fiches (membres, partenaires, activités,
etc.), spécialement prévu à cet effet. Vous pouvez alors les renseigner en double-cliquant dessus.
 Dans la liste correspondante (membres, activités, partenaires etc.), vous pouvez ajouter les colonnes
de vos rubriques via la commande MODIFIER LES COLONNES du menu CONTEXTUEL (clic droit sur l’en-tête
des colonnes).
Créer une rubrique à partir d'un dossier

Si vous disposez de plusieurs dossiers, vos rubriques ne sont présentes que dans celui où vous les avez
créées.
Si certaines de ces rubriques sont utilisées dans des états, vous pouvez rencontrer des problèmes lors de
l'édition de ces états, puisqu'ils sont communs à l'ensemble des dossiers de l'application.
Afin d’éviter de recréer toutes vos rubriques, vous disposez d'une option qui permet de récupérer les
rubriques d’un dossier et de les créer automatiquement dans un autre dossier.
1. Dans la fenêtre de création des rubriques, faites un clic droit puis sélectionnez la commande CRÉER À
PARTIR DU DOSSIER du menu CONTEXTUEL. Un message s’affiche, cliquez sur le bouton [Oui].
2. Sélectionnez le dossier qui contient les rubriques à récupérer puis cliquez sur le bouton [OK]
 Si des rubriques existent déjà, elles seront supprimées puis remplacées.
Recherche valeurs utilisées
Attention !
Cet utilitaire permet de rechercher tous les enregistrements liés à une rubrique pour une valeur donnée.
1. Sélectionnez la rubrique sur laquelle vous avez une recherche à faire, à l’aide de l’icône .
2. Sélectionnez la Valeur recherchée puis cliquez sur le bouton [Lancer la recherche].

3. Un message signale s’il a trouvé des enregistrements ou non. Si la recherche a été fructueuse, cliquez
sur le bouton [Oui] pour voir la liste des enregistrements répondant à votre recherche.
410
Les utilitaires
Réindexation de la base
Cet utilitaire permet de réindexer la base de données et éventuellement de récupérer la place libérée par
des enregistrements supprimés. Vous pouvez lancer cet utilitaire si vous avez supprimé beaucoup de
données ou sur recommandation du support technique.
Deux traitements peuvent être exécutés :
Réindexation
L'option Réindexer la base permet de reconstruire les tables contenant les index.
Compactage des données

L'option Compacter les données n'est active que s'il y a réellement de la place à récupérer. En effet, lorsque
des enregistrements sont supprimés dans votre dossier, leur place n'est pas totalement récupérée. La
totalité de la place libérée par une suppression ne peut être récupérée que par le lancement de cet
utilitaire.
Compactage des images

Les options de compactage permettent de réduire la taille de vos images et de les convertir au format
JPEG.
1. Cochez les options correspondant aux traitements que vous souhaitez effectuer.
2. Cliquez sur le bouton [Exécuter].
Une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne
doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée.
Une fois le traitement réalisé, un message vous en informe.
411
Les utilitaires
Structure de la base
Attention !
Cet utilitaire permet d'imprimer tout ou partie de la structure des tables contenue dans la base de
données.
Vérification des préférences
Attention !
Cet utilitaire vérifie et recherche d'éventuelles erreurs sur le fichier Préférences.
• Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Vérification].

Si des erreurs sont détectées, vous pourrez lancer une réparation du fichier.
• Pour remettre à zéro la base Préférences, cliquez sur le bouton correspondant.
Les personnalisations seront supprimées. Les paramètres définis par défaut seront pris en compte.
Vérification/réparation de la base
Cet l'utilitaire permet de vérifier et/ou réparer les fichiers de votre dossier Ciel. En effet, suite à des pro-
blèmes techniques ou matériels (coupure de courant, surtension, etc.), votre dossier peut nécessiter des
contrôles et éventuellement des réparations.
Attention !
Nous vous conseillons de lancer ce type d'utilitaire uniquement sur les conseils de nos techniciens.
Deux modes vous sont proposés.
Mode normal
1. Cochez la case Réparer si possible si vous souhaitez que la vérification de la base soit suivie d'une
réparation si un problème est rencontré.
2. Sélectionnez un niveau de vérification parmi les trois proposés : Rapides, Standards ou Approfondies.
3. Si vous avez coché la case Réparer si possible, cliquez sur le bouton [Réparer]. Sinon cliquez sur le
bouton [Vérifier].
412
Les utilitaires
Si vous avez demandé une réparation, une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement
que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre
fichier vous est alors proposée.
Une fois le traitement réalisé, un message vous informe du résultat des contrôles et des éventuelles
réparations.
Mode avancé
Exemple de Ciel Compta Evolution
Ce mode permet de choisir les vérifications à effectuer et les fichiers à vérifier.
Comme pour le mode Normal, vous pouvez soit demander un simple contrôle soit une réparation si
possible.
Le menu déroulant Sélection contient des choix équivalents aux options précédentes (Rapide, Standard
ou Approfondie). En fonction de l’option choisi dans ce menu, le logiciel valide directement une sélection
de vérifications dans la liste.
Vous pouvez aussi cocher ou décocher une ou plusieurs vérifications particulières en cliquant sur leur
case à cocher correspondante.
L'option Choisir les fichiers affiche une liste supplémentaire qui permet d'indiquer les fichiers sur lesquels
les vérifications doivent être réalisées.
 Vous pouvez revenir au mode Normal en activant le bouton radio correspondant en haut à gauche de
la fenêtre.
1. Si vous avez coché la case Réparer si possible, cliquez sur le bouton [Réparer].
Sinon cliquez sur le bouton [Vérifier].
Si vous avez demandé une réparation, une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement
que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre
fichier vous est alors proposée.
Une fois le traitement réalisé, un message vous informe du résultat des contrôles et des éventuelles
réparations.
413
Les utilitaires
Divers
Re-initialisation des titres

• Activez cet utilitaire pour remettre tous les titres des colonnes à leurs valeurs définies par défaut.
• Cliquez sur [Oui] pour lancer le traitement.
Reconstruire le cache EDA
Attention !
Cet utilitaire permet de reconstruire les liens pour un accès rapide à certaines données, comme, par
exemple, les filtres de données.
Ces liens sont normalement mis à jour automatiquement, mais il peut être utile de les reconstruire.
Exécuter cet utilitaire ne risque en aucun cas d’endommager vos données.
Mettre à jour la liste des états
Attention !
Cet utilitaire permet de reconstruire la liste des états. Cette liste est normalement mise à jour automati-
quement, mais il peut être utile de la forcer manuellement.
Exécuter cet utilitaire ne risque en aucun cas d’endommager vos données.
414
Les utilitaires
Dossiers
Emplacement des dossiers

Attention !
Cet utilitaire vous permet de vérifier et éventuellement modifier le chemin utilisé pour accéder aux
dossiers.
 Toutes les applications utilisant les dossiers, doivent être fermées.
• Pour changer le chemin d'accès, cliquez sur [Modifier].

• Pour affecter l'emplacement par défaut, cliquez sur [Standard].
Copie de dossiers sur Internet

Cet utilitaire permet de copier des dossiers que vous avez créés dans votre logiciel en local vers le serveur
Internet Ciel ; ceci afin de pouvoir travailler dessus à distance.
Le logiciel détecte les dossiers stockés sur votre ordinateur et ceux-ci s'affichent à gauche de la fenêtre.
1. Sélectionnez le ou les dossiers à transférer sur Internet.
3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui].
Le dossier est directement copié sur le serveur Internet.
Si votre dossier n'apparaît pas dans la fenêtre...
2. Choisissez l'emplacement où le dossier est stocké.
3. Sélectionnez le dossier dont l’extension est indiquée en bas de la fenêtre (zone Types de fichiers).
4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Celui-ci est directement copié sur le serveur Internet.
Gestion des dossiers

Cet utilitaire vous permet d'effectuer certaines modifications dans vos dossiers Ciel.
 En réseau, la maintenance des dossiers doit être réalisée sur le poste serveur.
Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. La gestion des
dossiers est donc différente selon le mode de fonctionnement de votre logiciel.
Cliquez sur le lien correspondant à votre configuration :
• “Gestion des dossiers en local”, page 416.

• “Gestion des dossiers sur Internet”, page 417.
415
Les utilitaires
Gestion des dossiers en local
Dans la fenêtre Gestion des dossiers, une liste présente la ou les sociétés existantes, et pour chaque
société le ou les dossiers qu'elle contient.
• Pour renommer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Renommer].

• Pour supprimer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Supprimer].
Attention !
Ces suppressions sont irréversibles. Avant de supprimer un dossier, assurez-vous de disposer au
moins d'une copie de votre dossier.
De même, la suppression d'une société va entraîner également la suppression du ou des dossiers
qu'elle contient. Assurez-vous donc de disposer au moins d'une copie de chaque dossier de la société
à supprimer.
• Pour dupliquer le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Dupliquer]. Ceci vous permet, par
exemple, de réaliser des essais sur une copie de votre dossier sans modifier l'original.
 Le bouton [Dupliquer] n'est pas actif lorsque vous sélectionnez une société.
Sous la liste des sociétés et des dossiers, une zone d'informations indique le nom de l'application liée au
dossier sélectionné, la taille, etc.
• Lorsque vous cochez l'option Mode avancé, la fenêtre se complète des éléments suivants :
Ouvrir avec l'explorateur
Ce bouton vous permet de visualiser via le navigateur Windows™ la société ou le dossier sélectionné.
Voir le chemin d'accès

Si cette option est cochée, le chemin d'accès de la société ou du dossier sélectionné est affiché dans la
zone d'informations.
Afficher les extensions

Cochez cette option pour afficher, à la suite du nom, l'extension du dossier.
Voir tous les dossiers

Cette option permet de visualiser l'ensemble des sociétés et des dossiers de tous les logiciels Ciel. Vous
pouvez ainsi, par exemple, renommer un dossier ou une société d'une autre application Ciel. Cette option
va vous permettre également de pouvoir vérifier, par exemple, les dossiers présents dans une société
avant de la supprimer.
416
Les utilitaires
Lecture seule
Cette option n'est active que lorsque vous sélectionnez un dossier. Elle vous permet d'indiquer que vous
souhaitez ouvrir le dossier uniquement en lecture. Ainsi vous ne pourrez réaliser aucune modification.
Cette option vous sera utile, par exemple, pour consulter un dossier archivé sans risque de le modifier
par erreur.
• Lorsque vous faites un clic-droit, vous disposez de la commande Mettre à jour les archives. Celle-ci per-
met de réorganiser les dossiers afin de classer les archives dans un ordre précis.
Attention !
Nous vous recommandons de lancer la mise à jour des archives uniquement sur les conseils de nos
techniciens.
Gestion des dossiers sur Internet

Vous pouvez effectuer à partir de cette fenêtre les opérations suivantes :
Copier sur mon ordinateur

Ce bouton permet de récupérer sur votre machine vos dossiers stockés sur le serveur internet Ciel.
Attention !
Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers sur le serveur
internet.
Dans le cas où vous souhaitez passer du mode connecté (option Ciel Données Mobiles) au mode local,
il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client.
1. Parmi le ou les dossiers à copier, si l'un d'entre eux est ouvert, fermez-le auparavant en activant le
menu DOSSIER, commande FERMER.
2. Sélectionnez le ou les dossiers que vous voulez récupérer sur votre ordinateur.
3. Cliquez sur le bouton [Copier sur mon ordinateur].
4. La fenêtre Sélection d'un dossier s'ouvre. Choisissez l'emplacement où vos dossiers seront copiés.
417
Les utilitaires
Renommer un dossier
1. Pour renommer un dossier, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Renommer].
2. Indiquez dans la fenêtre Saisie, le nouveau nom du dossier et cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer un dossier
Ces suppressions sont irréversibles. De même, la suppression d'une société va entraîner également la
suppression du ou des dossiers qu'elle contient.
1. Pour supprimer un dossier, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. La suppression d'un dossier est une opération irréversible. Un message vous demande de confirmer le
traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
 Sous la liste des sociétés et des dossiers, une zone d'informations indique la taille du dossier et la date
de modification.
Points de restauration
Attention !
Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données.
Cette fenêtre affiche les points de restauration créés.
Vous pouvez à partir de cet utilitaire gérer vos points de restauration.
 Les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde de vos données.

La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Sélectionnez les paramètres d'affichage des points de restauration. Vous pouvez les afficher :
• Tous,
• A l'ouverture du dossier,
• Avant les opérations irréversibles.
Restaurer un point de restauration

Cette commande vous permet de revenir aux données sauvegardées à un moment précis.
1. Cliquez sur le bouton [Restaurer].
418
Les utilitaires
2. Un message vous demande de confirmer la restauration du point de restauration sélectionné. Cliquez

sur [Oui].
La fenêtre Restauration s'affiche.

3. Choisissez une option de restauration.
• Restaurer dans le dossier courant

Saisissez dans ce cas, le nouveau nom du fichier à restaurer puis cliquez sur [OK].
Le nouveau dossier est restauré dans le répertoire en cours.
• Restaurer dans le répertoire
1. Sélectionnez dans ce cas, le répertoire dans lequel vous souhaitez restaurer vos données puis cli-
quez sur [OK].
2. Saisissez ensuite le nouveau nom du fichier à restaurer puis cliquez sur [OK].
Le nouveau dossier est restauré dans le répertoire de votre choix.
Cochez l'option Ouvrir après restauration si vous souhaitez que le dossier s'ouvre automatiquement après la
restauration.
Ouvrir un point de restauration

1. Sélectionnez le point de restauration et cliquez sur le bouton [Ouvrir].
2. Un message vous demande de confirmer l'ouverture du point de restauration. Cliquez sur [Oui].
Le point de restauration de votre dossier s'ouvrira en lecture seule. Vous ne pourrez donc pas le modifier.
 Dans la barre de titre du logiciel, le nom du dossier est précédé de la date et l’heure du point de res-
tauration.
Supprimer un point de restauration

1. Sélectionnez le point de restauration à effacer et cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer la suppression du point de restauration. Cliquez sur [Oui].
Celui-ci est supprimé de la liste des points de restauration.
419
Les utilitaires
Mise à jour
La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les
mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de
Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - bouton [Mon Compte Ciel].
Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans votre logiciel.
Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.
Ajouter une mise à jour

1. Cliquez sur le bouton [Ajouter une mise à jour], la fenêtre de recherche de fichier s'ouvre.
2. Choisissez le format de votre mise à jour dans la zone Fichiers de type.
Deux formats sont proposés :
• Package (.SgPac)
• Installer (.SgUpd)
3. Sélectionnez votre fichier de mise à jour puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
Installer une mise à jour

Pour installer une mise à jour :
1. Sélectionnez-la dans la liste des mises à jour.
2. Cliquez sur le bouton [Installer] pour lancer l'opération.
420
Les filtres (recherches)
Introduction
Les deux types de filtre
La réalisation d’un filtre

Introduction
Les filtres ou recherches permettent d'extraire un ensemble de fiches selon différents critères que vous
fixez.
Ces filtres peuvent être enregistrés pour les extractions les plus courantes.
Au-dessus des listes offrant la possibilité de réaliser des extractions, vous retrouvez la zone de recherche
Vous pouvez lancer une recherche simple en saisissant directement un critère dans la zone ou accéder
rapidement à une recherche multi-critères livrée avec le logiciel ou créée par vos soins, via le menu
déroulant.
Ce menu déroulant permet de créer et d'utiliser des filtres «enregistrés».
Attention !
La réalisation de filtres peut être rapide. Toutefois, vous allez également pouvoir réaliser des
filtres plus sophistiqués, qui peuvent faire appel à des connaissances plus poussées.
Avant de réaliser des filtres complexes, nous vous conseillons de consulter le chapitre Les scripts.
422
Les deux types de filtres

Globalement, la création d'un filtre, qu'il soit «temporaire» ou «enregistré», est identique. La seule diffé-
rence réside dans le fait qu'un filtre "enregistré" pourra être conservé, modifié ou supprimé.
Les filtres temporaires

Les filtres "temporaires" ne seront pas conservés. Ils seront utilisés pour des extractions exceptionnelles.
Les filtres simples

Vous saisissez directement votre critère de recherche dans la zone, sans l’enregistrer par la suite.
Le bouton présenté en fin de zone annule le filtre ainsi que la fermeture de la fenêtre.
Les filtres multi-critères

Cliquez sur le menu déroulant de la zone et choisissez la commande NOUVEAU.
Une fenêtre s'affiche. Nous la détaillons dans le paragraphe “La réalisation d’un filtre”, page 425.
Une fois votre filtre réalisé, l'extraction sera exécutée. Le fait de sélectionner la commande MODIFIER LA
RECHERCHE dans la zone vous permettra de modifier le filtre que vous venez de réaliser.
Mais le simple fait de fermer la liste aura pour effet de faire disparaître votre filtre.
Les filtres enregistrés

Les filtres «enregistrés» seront conservés et pourront être utilisés autant de fois que vous le souhaitez. De
plus, vous pourrez à tout moment les modifier ou les supprimer.
Enregistrer des filtres

Une fois que vous avez lancé une recherche qu’elle soit simple ou multi-critères, vous pouvez
l’enregistrer.
1. Cliquez sur le menu déroulant de la zone de recherche.
2. Choisissez la commande ENREGISTRER SOUS.

3. Saisissez le nom de votre recherche de façon à la retrouver rapidement.
Vous retrouvez alors la recherche dans le menu déroulant.
Gestion des filtres
Vous pouvez accéder aux filtres enregistrés aussi bien en mode simple qu’en mode avancé.
423
Depuis le menu déroulant, sélectionnez la commande LISTE.

La fenêtre qui s’affiche vous permettra la maintenance des filtres "enregistrés".
Les boutons permettent les actions suivantes :
• [Créer] ouvre la fenêtre de création d'un filtre.

• [Modifier] ouvre le filtre sélectionné dans la liste pour modification.
• [Supprimer] supprime le filtre sélectionné dans la liste.
• [Dupliquer] copie le filtre sélectionné dans la liste.
• [Renommer] ouvre la fenêtre qui permet de changer le nom du filtre.
• [Vérifier] contrôle si le filtre contient des erreurs.
L'option Voir le type vous permet de visualiser si le filtre est de type Standard ou Utilisateur.
Les filtres Standards sont les filtres que nous livrons avec le logiciel. Ils ne peuvent être modifiés, mais
vous pouvez les dupliquer. Si vous souhaitez les supprimer, ils seront en définitive rendus invisibles. La
commande RESTAURER LES DÉFAUTS accessible par un clic-droit vous permettra, si nécessaire, de les rendre
à nouveau visibles.
Les filtres Utilisateurs sont les filtres que vous aurez créés.
En cliquant sur le bouton [Créer], le programme vous propose la fenêtre de création du filtre que nous
étudierons dans le paragraphe suivant. Une fois terminé, vous pourrez renseigner le nom à donner au
filtre.
Une fois votre filtre défini et validé, le programme revient à la liste des filtres avec celui qui vient d'être
créé affiché dans la liste.
Vous pouvez alors utiliser les boutons afin de le modifier, le renommer, le dupliquer ou le supprimer.
Pour revenir à la liste des fiches, cliquez sur le bouton [Fermer]. Le filtre que vous venez d'enregistrer
n'est pas forcément actif. La liste est telle qu'elle était au moment de l'appel du module de création.
Pour lancer l'extraction, vous devez appeler le filtre à l'aide du menu déroulant de la zone de recherche.
En effet, tout filtre enregistré vient s'ajouter dans le menu déroulant.
En cas de recherches fréquentes de fiches dont les critères sont bien connus, vous pouvez enregistrer vos
filtres et lancer vos extractions d'un simple appel dans le menu déroulant.
424
La réalisation d’un filtre

Nous allons détailler ici toutes les options à votre disposition pour la réalisation de filtres, qu'ils soient
"temporaires" ou «enregistrés».
Les filtres simples

Le mode Simple permet de rechercher rapidement les valeurs présentes dans une liste.
1. Dans la zone Rechercher dans la liste, saisissez la valeur recherchée.
 Pour une recherche de plusieurs valeurs en une seule fois, saisissez les différentes valeurs séparées
par un « ; ».
2. Une fois votre saisie terminée, la loupe indique que la recherche est en cours. Ensuite, le résultat
s'affiche.
3. Cliquez sur le bouton pour relancer la recherche.
4. Cliquez sur le bouton pour annuler la recherche.
 Par défaut, la recherche est réalisée sur toutes les colonnes présentes dans la liste.
 Depuis le menu déroulant, vous pouvez utiliser les filtres de recherche enregistrés pour effectuer un
filtre sur une seule colonne.
Dans le menu déroulant, vous disposez de l'option Recherche exacte. Elle permet d'indiquer au logiciel de
rechercher précisément ce que vous avez saisi. Si cette option n'est pas activée, la recherche effectuée est
de type « contient » .
 La sélection d’un filtre via le menu CONTEXTUEL sur une cel-

lule est équivalente à une recherche en mode simple sur la
colonne.
Les filtres avancés

1. Cliquez sur la flèche de la zone de recherche pour activer le menu déroulant.
2. Choisissez la commande NOUVELLE RECHERCHE.
Lorsque la fenêtre de création de filtres s’affiche, elle vous propose de réaliser par défaut un filtre
«simple».
3. Sélectionnez l’option Avancé.
425
 Vous pouvez cliquer sur le bouton radio Avancé même si vous avez commencé à définir la Rubrique, la
Condition ou la Valeur.
1. Cliquez sur l’icône pour sélectionnez la rubrique sur laquelle sera basée la recherche.
2. Sélectionnez la condition à appliquer.
3. Cochez l’option Différencier les majuscules si vous voulez distinguer les lettres majuscules des minus-
cules. Par exemple, le logiciel considère qu’un article intitulé «LOGICIEL» est différent d’un article
nommé «Logiciel».
4. Dans la zone Valeur, saisissez le critère à appliquer.

Exemple
Vous recherchez tous les articles dont le stock minimum est passé en-dessous de 10 unités.
Voyons maintenant les options supplémentaires proposées dans ce mode.
Type de condition
Deux types de condition sont proposés, Standard ou Formule.
Le type Standard correspond à celui que nous avons décrit pour le mode «simple». Reportez-vous au para-
graphe “Les filtres simples”, page 425.
Le type Formule va remplacer totalement les 3 zones Rubrique, Condition et Valeur. Dans ce cas, l'éditeur de
script s'affiche pour vous permettre de réaliser, par formule, vos conditions d'extraction.
 Reportez-vous au chapitre “L’éditeur de scripts”, page 434 pour plus de détails.
Utiliser une formule pour valeur

Comme nous l'avons détaillé pour le mode «simple», la zone Valeur va pouvoir contenir du texte ou des
chiffres, suivant le type de la rubrique choisie.
Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin de comparer une rubrique non pas par rapport à une valeur,
mais par rapport à une autre rubrique ou une formule. En activant l'option Utiliser une formule pour valeur
la fenêtre Formule valeur s'ouvre.
 Reportez-vous au paragraphe “Les formules simplifiées”, page 433 pour plus de détails.
426
Valeurs multiples
En activant cette option, vous indiquez au logiciel que la zone Valeur contiendra plusieurs valeurs de test.
Elles doivent être séparées par des points-virgules «;».
Exemple
Si vous souhaitez extraire des fiches dont le code postal est 75000, 50000 et 10000, il suffira d'indiquer
dans la zone valeur «75000;50000;10000» et de cocher l'option Valeurs multiples.
Attention !
Cette option n'est active que lorsque la rubrique est de type texte et que la condition est Est égale à,
Est différent de, Contient, Ne contient pas, Ne commence pas par, Finit par ou Ne finit pas par.
Avec pré-calcul
Cette option n'est accessible que dans le cas où l'option Utiliser une formule pour valeur est cochée.
Cette option permet d'indiquer au logiciel de calculer cette valeur dès le début de l'exécution de l'état et
d'utiliser le résultat comme valeur.
L'intérêt de cette option est d'optimiser la vitesse.

Vous pouvez l'utiliser si la formule contient des valeurs invariantes par rapport au contenu du fichier à
tester.
Exemple
Si la formule est [Date du jour], il est inutile de la calculer pour chaque enregistrement testé. Dans ce cas,
il peut être bénéfique, pour un traitement plus rapide, de cocher cette option.
Attention !
En cas de doute sur l'utilisation de cette option, il est préférable de ne pas l'utiliser, sous peine
d'obtenir des résultats faux.
Évaluer la condition au début

Cette option permet d'indiquer au logiciel d'évaluer la condition dès le début et de la considérer ensuite
comme vraie ou fausse selon le résultat pour les autres tests.
L'intérêt de cette option est d'optimiser la vitesse.
Vous pouvez l'utiliser si la formule contient des valeurs invariantes par rapport au contenu du fichier à
tester.
Attention !
En cas de doute sur l'utilisation de cette option, il est préférable de ne pas l'utiliser, sous peine
d'obtenir des résultats faux.
Demander la valeur lors de l'exécution

En activant cette option, vous indiquez au logiciel que la condition doit être demandée au moment de
l’exécution du filtre. Dans ce cas, la valeur indiquée dans la condition deviendra valeur par défaut au
moment de son utilisation.
Exemple
Vous souhaitez extraire une liste de clients en fonction de leur code postal. Plutôt que de devoir créer
autant de filtres que de départements, vous pouvez n'en créer qu'un seul qui, au moment de son exécu-
tion, vous demandera de renseigner le code postal que vous souhaitez rechercher.
Attention !
Cette option n'est active que lorsque l'option Avec pré-calcul est cochée.
Le bouton [Options], devenu actif après avoir coché la case Demander la valeur lors de l'exécution, vous
donne accès aux réglages suivants.
• Nom de la question : ce libellé sera utilisé dans la partie entête de la question. S’il n’est pas renseigné,
il sera défini automatiquement par le logiciel.
427
• Texte de la question : ce libellé précédera la zone de saisie. S’il n’est pas renseigné, il sera défini auto-
matiquement par le logiciel.
• Interdire les valeurs vides : indiquez si vous souhaitez ou non autoriser les valeurs vides. Ceci permet
d'éviter des erreurs au moment de répondre à la question. Par exemple, si vous effectuez un filtre sur
le code postal avec l'option de demander, il peut être utile de cocher l'option Interdire les valeurs vides
afin d'éviter de rechercher les fiches n'ayant pas de code postal, ce qui dans votre fichier n'existe pas.
• Interdire les valeurs négatives : indiquez si vous souhaitez ou non autoriser les valeurs négatives.
• Autoriser l'utilisateur à ignorer la question : en activant cette option, une case à cocher Ignorer la question
sera accessible au moment de l'exécution. Elle vous permettra de désactiver, si vous le souhaitez, la
question posée.
La zone Commentaire vous permet de saisir des informations qui seront visibles au moment de l'exécution.
Désactivée
Cochez cette option si vous ne souhaitez pas exécuter une condition. Ceci vous évite de la supprimer.
Vous pourrez la réactiver à tout moment.
Cette option vous sera très utile lors de la mise au point pour enlever temporairement une condition sans
la modifier ou la supprimer.
Les conditions multiples

Dans certains cas, un filtre ne pourra pas se limiter à une seule condition, aussi complexe soit elle. Pour
cette raison, vous disposez d'une option permettant de chaîner autant de conditions que vous le souhai-
tez. Pour cela, cochez la case Conditions multiples.
Dans la fenêtre qui s’affiche, les boutons [Ajouter], [Modifier] et [Supprimer] vous permettent respective-
ment de créer, modifier ou supprimer une condition.
Les conditions définies seront liées par un opérateur logique que vous pouvez définir à l'aide du menu
déroulant Logique (l'opérateur par défaut est ET).
Le bouton [Pas de condition] efface tous les critères définis et revient à la liste sans qu'aucun filtre ne soit
effectué.
Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer votre recherche.
428
Les scripts
Introduction
L’outil rubriques
Les formules simplifiées
L’éditeur de scripts
Les fonctions
Les scripts
Introduction
Dans certaines fonctions de votre logiciel : les Filtres, les Etats paramétrables, les Préférences Fond de
page, etc. vous avez la possibilité, en général, de renseigner :
• soit une Rubrique : dans ce cas, l'icône donne accès à la liste des rubriques. Nous la détaillerons
dans le paragraphe “L'outil rubriques”, page 431.
• soit une Formule : dans ce cas, l'icône donne accès à une fenêtre permettant de réaliser des for-
mules plus ou moins complexes. Cette fenêtre se présente différemment selon le contexte de travail et
propose des saisies simplifiées ou l’éditeur de scripts. Reportez-vous aux paragraphes “Les formules
simplifiées”, page 433 ou “L’éditeur de scripts”, page 434.
430
Les scripts
L'outil rubriques
Cet outil est destiné au placement des rubriques des fichiers de votre base dans les états, les filtres, les
formats d'import et d'export, etc.
La liste des rubriques est accessible lorsque vous rencontrez l'icône . En cliquant sur cette icône, la
fenêtre Choix d’une rubrique s'affiche :
Vous allez retrouver cette même fenêtre dans différents modules de votre logiciel Ciel.
Choix du fichier
Le choix du fichier dans lequel vous allez choisir la rubrique se fait dans la liste. Les fichiers sont affichés
en caractères gras et se distinguent par le symbole + situé à leur gauche.
Un double clic sur le nom du fichier ou un simple clic sur le symbole + correspondant permet d’afficher
ses rubriques en-dessous.
Choix de la rubrique
Une fois le fichier déployé, sélectionnez la rubrique dans la liste puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous
pouvez également double-cliquez sur la rubrique.
Si l'option Voir les commentaires est activée, une zone Commentaire vous donnera quelques explications sur
la rubrique sélectionnée.
L'option Afficher les options ajoute les options suivantes :
Types affichés
Un groupe de 4 boutons radio vous permet de choisir le type de rubrique à afficher. En fonction du
module dans lequel vous vous trouvez, certains choix sont inactifs (grisés).
431
Les scripts
Trier les rubriques par nom

Cette option permet de trier les rubriques sur leur nom.
Afficher les extensions des fichiers

Cette option permet d'ajouter à la fin du nom de chaque fichier une extension indiquant son nom abrégé.
Afficher le type des rubriques

Cette option permet d'indiquer à la suite du libellé le type de chaque rubrique (texte, date, numérique,
monnaie, etc.).
Le bouton [Pas de rubrique] situé en bas de la fenêtre permet de ne pas affecter de rubrique.
432
Les scripts
Les formules simplifiées

Les outils mis à votre disposition pour saisir des formules se présentent différemment selon le contexte de
travail. Il vous est ainsi proposé une saisie très simplifiée des formules ou une saisie intermédiaire.
Exemple d’une fenêtre de saisie simplifiée :
1. Saisissez le texte, les nombres à insérer dans la formule.

Dans le cas d’une saisie simplifiée, le texte et les nombres ne doivent pas être entre guillemets.
2. Placez votre curseur où vous voulez insérer une rubrique puis cliquez sur l'icône pour la sélection-
ner. Sa valeur sera prise en compte dans votre formule.
3. Si vous voulez définir une formule plus élaborée, cliquez sur l'icône pour accéder à l'éditeur de
script. Voir L’éditeur de scripts, page 434.
Dans une fenêtre de saisie intermédiaire, des options sont proposées en bas de la fenêtre :
Vous disposez en plus des opérateurs numériques, de caractères de syntaxe, des fonctions de base et les
plus faciles à manipuler.
1. Dans la zone Valeurs à utiliser, placez votre curseur où vous voulez insérer un élément.
2. Cliquez sur l’un des boutons pour insérer un opérateur, des guillemets, un espace, une fonction.
Cas de l'insertion d'une fonction

3. Une fois que vous avez activé le bouton [Cliquez pour choisir la fonction à insérer], choisissez une
fonction dans la liste déroulante. Par exemple, si vous voulez qu'un montant soit arrondi, utilisez la
fonction Arr.
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez dans la première zone la rubrique sur laquelle la fonction
sera appliquée. Pour notre exemple, il s’agit de la rubrique Montant. Les autres zones permettent
d’enrichir la fonction.

 Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe“Les fonctions”, page 438.
433
Les scripts
L’éditeur de scripts
L’éditeur de scripts vous permet de saisir des formules élaborées.
L'éditeur de scripts est accessible lorsque vous rencontrez l'icône . En cliquant sur cette icône, une
fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s'affiche :
Vous retrouvez cette même fenêtre dans différents modules de votre logiciel Ciel.
La fenêtre de l’éditeur de scripts

La fenêtre de l'éditeur de scripts, présentée dans l’exemple ci-dessus, se compose principalement de trois
parties :
La liste des rubriques

La liste de gauche contient la liste des fichiers auxquels vous avez accès en fonction du contexte d'utilisa-
tion du script.
Son fonctionnement est similaire à la liste des rubriques. Voir L'outil rubriques, page 431.
La seule différence réside sur le principe de sélection d'une rubrique, qui ne peut être effectué que par un
double-clic sur la rubrique à utiliser.
La zone d'édition
Cette zone fonctionne comme un traitement de texte. Vous pouvez y saisir directement du texte, y placer
des rubriques ainsi que des fonctions.
Les boutons , placés au-dessus de cette zone, permettent de sélectionner très rapidement les
rubriques placées dans la zone d'édition.
La zone d'informations
L'option Afficher les infos va ajouter une troisième partie. Le menu déroulant Information vous permet
d'afficher :
• des informations sur le script en cours,

• ou les commentaires de la rubrique sélectionnée,
• ou des informations sur le texte sélectionné dans la zone d'édition.
434
Les scripts
Les scripts simples
Généralités
Par défaut, la fenêtre de l'éditeur de scripts est réglée pour réaliser des scripts en mode Simple. Ces
scripts peuvent contenir du texte et des rubriques. Dans la zone d'édition, vous pouvez saisir du texte
contenant ou non des rubriques.
 Le texte saisi dans le cas des scripts Simples ne doit pas être saisi entre guillemets.
Exemple
Voici un exemple de script Simple exploitant du texte et deux rubriques :
Si la date de votre ordinateur est 15/09/2013 et l'heure 12:45:30, vous obtiendrez : «Nous sommes le 15/
09/2013 et il est 12:45:30».
Attention !
Dans certains cas, le mode Simple n'est pas accessible. Dans ce cas, vous ne pouvez réaliser que des
scripts Formules.
Conversion d'un script simple

Comme nous allons le décrire dans le paragraphe suivant, un deuxième type de script peut être géré.
Vous pouvez convertir, si nécessaire, un script Simple en un script Formule.
Lorsque vous décochez l'option Script simple, un message vous informe que les scripts Simples et For-
mules ne sont pas totalement compatibles.
Trois choix vous sont proposés :
• [Convertir] : ce bouton va convertir le script Simple en script Formule. Les zones de texte seront auto-
matiquement encadrées entre guillemets, les rubriques seront récupérées tel quel.
• [Effacer] : ce bouton va effacer le script Simple.
• [Tel quel] : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée, le script sera reproduit comme il l'était
en mode Simple. Mais attention, ceci ne signifie pas que le script sera désormais compatible en mode
Formule.
Les scripts formules
Généralités
Pour réaliser un script en mode Formule, décochez la case Script simple. Vous obtenez une fenêtre sem-
blable à celle présentée ci-dessous :
435
Les scripts
Un nouveau bouton [Insérer une fonction] et deux menus locaux supplémentaires Outils et Mots clés
s'affichent.
Comme les scripts Simples, les scripts Formules peuvent contenir du texte et des rubriques. La différence
réside dans le fait que vous allez pouvoir réaliser de véritables petits programmes utilisant des conditions
logiques et des fonctions. Vous pouvez donc, à l'aide des multiples fonctions disponibles, réaliser presque
tout type de calcul.
 Ce type de scripts peut être plus ou moins complexe en fonction du type de traitement à réaliser. Afin
de réaliser le plus rapidement possible votre script, nous vous conseillons de bien définir au départ ce
que vous souhaitez obtenir.
Contrairement au script Simples, le texte saisi dans les scripts Formules doit être saisi entre guillemets.
Les outils
Ce menu déroulant contient les commandes suivantes :
• Essayer : cette commande exécuter votre script et en affiche immédiatement le résultat.

• Liste des points d'entrées : cette commande donne accès à la liste de tous les points d'entrées qui pour-
ront être utilisés dans le script lié des états.
Si votre script contient des erreurs, une fenêtre les répertoriant s'affichera. Tant qu'il y aura des erreurs,
vous ne pourrez enregistrer votre script.
Les mots clés

Ce menu déroulant regroupe l'ensemble des mots clés que vous pouvez être amené à utiliser dans les
scripts Formules. Vous y retrouvez, par exemple, les mots clés nécessaires à la réalisation de tests (Si,
Sinon, FinSi, SinonSi). Ce menu vous évite de les saisir.
Sélectionnez-les. Ils seront insérés dans la zone édition à l'emplacement du curseur.
Les fonctions
Le bouton [Insérer une fonction] donne accès à la fenêtre suivante :
Cette liste contient différentes fonctions que vous pouvez utiliser dans les scripts Formules.
Chaque famille contient des fonctions. Pour les visualiser, il suffit de cliquer sur le symbole + situé à
gauche de chaque famille.
Chaque fonction est accompagnée d’un bref descriptif.
• Double-cliquez sur la fonction que vous souhaitez utiliser.
436
Les scripts
Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s'affiche :
Nous détaillons cette fenêtre dans le paragraphe “Les fonctions”, page 438.
 Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir totalement une fonction sans utiliser ce module. Toutefois et
surtout dans un premier temps, il est conseillé d'utiliser ce module. Vous bénéficiez ainsi d'un assis-
tant qui vous guide et vous explique les différents paramètres requis par telle ou telle fonction.
Conversion d'un script formule

Vous pouvez convertir un script Formule en script Simple.
Lorsque vous cochez l'option Script simple, un message vous informe que les deux types de scripts ne sont
pas totalement compatibles.
Deux choix vous sont proposés :
• [Effacer] : ce bouton va effacer le script Formule.

• [Tel quel] : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée, le script sera reproduit comme il l'était
en mode Formule. Mais attention, ceci ne signifie pas que le script sera désormais compatible en
mode Simple.
 La conversion d'un script Formule en script Simple ne permet pas une adaptation automatique
comme la conversion dans l'autre sens le permettait. Pour cette raison, vous ne disposez que de deux
options, Effacer et Tel quel.
437
Les scripts
Les fonctions
Les logiciels Ciel disposent d'une bibliothèque de Fonctions utilisées dans les Scripts formules.
Lorsque vous cliquez depuis l'éditeur de script sur le bouton [Insérer une fonction], vous obtenez une
fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous.
Cette liste contient différentes fonctions que vous pouvez utiliser dans les scripts Formules.
Chaque famille contient des fonctions. Pour les visualiser, il suffit de cliquer sur le symbole + situé à
gauche de chaque famille. Chaque fonction est accompagnée d’un bref descriptif.
• Double-cliquez sur la fonction que vous souhaitez utiliser.

Pour illustrer l'assistant des fonctions, nous utilisons la fonction STxt. Cette fonction de la famille Texte
permet d'extraire une chaîne de caractères d'un texte. Par exemple, vous pouvez extraire du texte «BON-
JOUR» la chaîne de caractères «JOUR».
La fenêtre suivante s’affiche :
La partie gauche de cette fenêtre vous donne une Description de la fonction, la partie droite va contenir le
ou les Paramètres.
438
Les scripts
Description de la fonction
Cette partie contient 4 zones :
• Description rapide : rapide explication sur l'utilité de la fonction. C'est ce texte qui sera affiché, pour
chaque fonction, dans la liste des fonctions.
• Forme : cette zone détaille la forme de la fonction et ses paramètres.
• Résultat : cette zone décrit ce que va réaliser la fonction avec ses paramètres et le type du résultat.
• Description détaillée : vous retrouvez dans cette zone des remarques et des exemples d'utilisation de la
fonction.
Paramètres de la fonction
Cette partie regroupe le ou les paramètres nécessaires au bon fonctionnement de la fonction. Certains
d'entre eux sont obligatoires, d'autres facultatifs.
Chaque paramètre est précédé d'une explication vous indiquant son utilité, son type et éventuellement
ses spécificités.
Exemple
Reprenons notre exemple avec le texte «BONJOUR» dans lequel nous voulons extraire la chaîne de carac-
tères «JOUR». Voici la zone Paramètres complétée pour cet exemple :
439
Les trucs et astuces
Les zones de saisie
Le dimensionnement des fenêtres
Le choix des couleurs
Les images
Les listes hiérarchiques
Les zones d’aides

Les zones de saisie
Généralités
On appelle zone de saisie un élément de fenêtre ou une cellule de liste permettant de saisir du texte à
l’aide du clavier.
Certaines zones n’admettent qu’un type de valeur :
• zone Numérique : zone ne permettant de saisir que des nombres ou des montants.
• zone Date : zone ne permettant de saisir que des dates.
Les zones numériques

Les zones numériques offrent la possibilité d'y saisir directement un calcul.
1. Positionnez le curseur dans la zone (par exemple la zone Montant).
2. Saisissez votre opération.
3. Validez la saisie en appuyant sur la touche <tabulation> ou en cliquant sur une autre zone.
Le résultat s’affiche.
 Les opérateurs autorisés sont : + (Addition), - (Soustraction), * (Multiplication) et / (Division).
• Pour connaître le résultat du calcul sans sortir de la zone, placez la flèche de la souris sur la zone en
question : une petite bulle d'aide vous indique alors le résultat.
• Pour résoudre le calcul sans sortir de la zone, saisissez «!» (point d’exclamation).
Si le calcul comporte une erreur (division par zéro ou parenthèses incorrectes), la zone affichera 0 et vous
entendrez le son Erreur de formule en saisie (ce son est modifiable dans les PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT -
Sons).
Voici les priorités de calcul :
1. les multiplications de gauche à droite,
2. les divisions de gauche à droite,
3. les additions de gauche à droite,
4. les soustractions.
Vous pouvez utiliser les parenthèses pour modifier ces priorités. Dans ce cas, les calculs situés à l’inté-
rieur des parenthèses sont évalués en priorité.
Les zones date

Les zones dates autorisent la saisie de certains mots ou opérateurs comme raccourcis de certaines dates
standards.
1. Positionnez le curseur dans la zone.
2. Saisissez un mot-clé.
3. Validez la saisie en appuyant sur la touche <tabulation> ou en cliquant sur une autre zone.
La date s’affiche.
441
Les mots-clés qui peuvent être saisis dans les zones dates sont les suivants :
• dm : Début du mois (de la date de travail).

• fm : Fin du mois (de la date de travail).
• j : Date de travail.
• d : Date du jour.
• da : Début d'année (de la date de travail).
• fa : Fin d'année (de la date de travail).
• min : Date minimum autorisée dans la zone date.
• max : Date maximum autorisée dans la zone date.
 Ces mots-clés peuvent être saisis en majuscules ou en minuscules.
• Pour connaître la date sans sortir de la zone, placez la flèche de la souris sur la zone en question : une
petite bulle d'aide vous indique alors le résultat.
• Pour obtenir la date sans sortir de la zone, saisissez "!" (point d’exclamation).
Le tableau ci-dessous présente quelques exemples :
La date du jour est le 23 avril 2012. La date de travail est le 25 mai 2011.
Les bornes sont : 8/6/2000 et 11/11/2012.
Saisie Résultats Jour Résultats Mois Résultats Années
dm 1/5/2011 Mai 2011 2011
fm 31/5/2011 Mai 2011 2011
j 25/5/2011 Mai 2011 2011
d 23/4/2012 Avril 2012 2012
da 1/1/2011 Janvier 2011 2011
fa 31/12/2011 Décembre 2011 2011
min 8/6/2000 Juin 2000 2000
max 11/11/2012 Novembre 2012 2012
J+1 26/5/2011 Juin 2011 2011
J-2 23/5/2011 Mars 2011 2011
442
Le dimensionnement des fenêtres

Nous allons détailler ici une astuce concernant la manipulation des fenêtres au sein des logiciels Ciel.
 Reportez-vous au chapitre “Les fenêtres et les listes”, page 321 pour plus de détails sur toutes leurs
fonctionnalités.
Double-cliquez sur l’onglet d’une fenêtre permet de minimiser sa taille. La fenêtre présente alors une
barre de titre. Il suffit de double-cliquez sur la barre de titre pour remettre la fenêtre dans sa taille maxi-
misée.
Chaque changement de taille est mémorisé.
Vous pouvez également utiliser les icônes situées en haut à droite de l’interface, à côté de la zone
Trouvtoo. Celles-ci permettent respectivement de minimiser la taille de la fenêtre active ou de la fermer.
Lorsque vous cliquez sur la case d'agrandissement d'une fenêtre avec la touche <Majuscule> (non
blocante) enfoncée, la fenêtre s'agrandit au maximum.
Vous obtenez le même résultat en réalisant un double-clic sur la barre de titre d'une fenêtre tout en
maintenant la touche <Majuscule> (non blocante) enfoncée.
Le choix des couleurs

Vous pouvez personnaliser la couleur d'un texte, la couleur de fond d'une cellule, la couleur des traits,
etc.
Vous retrouvez ces possibilités depuis divers modules comme par exemple le Générateur d'états, depuis
les Préférences, etc.
En général, cela se visualise à l'aide d’un menu déroulant comme celui-ci : .
Le choix de la couleur se réalise alors parmi les choix proposés. Cependant, vous disposez d'une autre
solution qui consiste à utiliser la couleur de n'importe quel objet visible à l'écran (objet appartenant au
logiciel Ciel ou non). Pour cela :
1. Appuyez sur la touche <Ctrl> de votre clavier.

2. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, cliquez sur le triangle de sélection permettant le
choix de couleur.
La flèche de votre souris se transforme en "viseur".
3. Tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur sur la couleur de votre choix.
Cette couleur apparaît dans la zone couleur.
4. Une fois la couleur choisie, lâchez le bouton de la souris.
Les images
A partir d’un CD, de votre disque dur, ou d’un un répertoire, cliquez sur une image tout en maintenant la
touche <Alt> du clavier enfoncée permet de la glisser/déposer vers votre logiciel Ciel.
Cela vous évite d’effectuer un copier/coller.
De même, vous pouvez exporter une image depuis votre logiciel vers un autre répertoire en utilisant le
même principe.
443
Les listes hiérarchiques

Vous pouvez ouvrir ou fermer la ligne sélectionnée à l’aide de la touche <espace> du clavier.
Les zones d’aide

Pour vous faciliter l’utilisation du logiciel, vous pouvez activer l’affichage d’une zone comportant un com-
mentaire et le raccourci clavier des commandes.
Il suffit d’appuyer sur la touche <Alt> de votre clavier. Lorsque vous passez votre souris sur un bouton, la
zone de commentaire s’affiche.
Pour ne plus afficher cette zone, appuyez à nouveau sur le bouton <Alt> de votre clavier.
444
Générateur d’états
Introduction
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions
disponibles.
Ce générateur vous permet de créer de nouveaux états et/ou de modifier ceux qui existent déjà.
Vous pourrez créer votre propre liste de clients ou encore adapter le dessin des factures à vos besoins.
De même vous pourrez dupliquer la balance fournie en standard et la modifier selon vos préférences.
Les types d'états

Le générateur d'états intégré à votre logiciel Ciel vous permet de créer les types d'états suivants :
• Les états liste simple seront utilisés pour réaliser des états sous forme de liste.
Ce type d'état peut être exécuté à l'imprimante, à l'écran, être généré en fichier (export) ou être envoyé
par e-mail.
• Les états colonne seront utilisés pour réaliser des états colonnes avec ruptures, totalisation, etc.
Ce type d'état peut être exécuté à l'imprimante, à l'écran, généré en fichier (export) ou être envoyé par
e-mail.
• Les états dessin seront nécessaires pour réaliser les états graphiques (courriers, mailing, étiquettes,
dessin de facture, etc.).
• Les statistiques croisées permettront d'éditer des résultats sous forme de tableaux ou de graphiques.
• Les exports multi formats permettront d'exporter des résultats sous forme de fichiers de divers formats
(texte, Excel, XML, etc.).
• Les états office permettront la création d’un état dans une fenêtre Microsoft Office Word.
• Les états chaînés permettront de lier plusieurs états entre eux pour réaliser des actions groupées.
446
La liste des états paramétrables
Présentation
Les options
Présentation
 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Lorsque vous activez cette commande, la liste des états paramétrables s'affiche.
 La liste ci-dessus présente les états de Ciel Gestion commerciale.
448
Les options
Vous retrouvez dans la barre de liste le bouton Options qui vous permet d’accéder à plusieurs
fonctions.
Les modes d’affichage

La liste des états paramétrables peut être présentée suivant deux modes d'affichage accessibles depuis la
barre d’actions.
Tous les états

Il s’agit du mode proposé par défaut. L'ensemble des états est présenté dans une seule et même liste.
Pour une famille

Dans ce cas, deux listes sont présentes:
• La première, située à gauche de la fenêtre, vous propose la liste des familles.

• La seconde affiche les états de la famille sélectionnée.
Dans la barres d’actions, cochez le mode d’affichage choisi dans le groupe Affichage.
 Vous pouvez changer le mode de présentation à tout moment.
Afficher la vignette
Vous pouvez à partir de la liste des états afficher une vignette, c’est-à-dire un aperçu de votre état sur le
côté de la liste.
1. Pour afficher la vignette, sélectionnez l’état souhaité puis cliquez sur le bouton .
2. Sélectionnez la commande AFFICHER LA VIGNETTE.
449
Gestion des états
Créer
Modifier
Renommer
Dupliquer
Supprimer
Exécuter
Gestion des états
Créer un état
Création sans assistant

1. Pour créer un nouvel état, cliquez sur le bouton [Créer].
En fonction du mode d'affichage choisi pour la liste des états paramétrables et suivant le fait que la
famille soit sélectionnée ou non et que le type soit connu ou non, le logiciel va soit directement créer l'état
(si la famille et le type sont sélectionnés) soit demander la famille et/ou le type.
Ce bouton possède une particularité. La partie du bas avec la flèche correspond à un menu déroulant
dans lequel vous retrouvez les différents types d'états que vous pouvez créer mais aussi l’assistant de
création d’état.
Voir Création avec assistant, page 452.

2. Après avoir indiqué la famille et le type, indiquez le nom de votre nouvel état.
Vous accédez au module de personnalisation de votre état, qui est fonction du type choisi.
 Vous ne pouvez pas créer deux états avec le même nom dans une même famille. Par contre, ceci est
possible dans deux familles différentes.
Attention !
Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un état. Si
c'est le cas, un message vous en informera. De même, le nom d'un état ne peut être vide.
451
Gestion des états
Création avec assistant

Si vous utilisez l'assistant de création, la fenêtre suivante s’affiche :
1. Choisissez à l’aide des boutons radio le type d'état à créer :
• Liste simple,
• Colonne,
• Dessin,
• Statistiques croisées,
• Export multi formats,
• Office (uniquement disponible pour les logiciels Ciel Gestion commerciale Evolution, Ciel Compta Evolu-
tion, Ciel Associations Evolution, Ciel Gestion Intégrale),
• Etats chaînés (uniquement disponible pour les logiciels Ciel Compta, Ciel Compta Facile, Ciel Compta
Evolution et Ciel Gestion Intégrale).
Dans la partie droite de la fenêtre, les caractéristiques du type de l’état sont détaillées et un exemple vous
montre le résultat que vous obtiendrez.
2. Cliquez sur le bouton [Créer l’état].
Modifier un état
Pour modifier un état, vous pouvez :
• sélectionner un état et cliquer sur le bouton [Modifier],

• double-cliquer directement sur l'état lui-même.
 Si vous demandez la modification d'un état Standard, le logiciel vous avertira de l'impossibilité de le
modifier et vous proposera d'en faire une copie que vous pourrez personnaliser.
452
Gestion des états
Renommer un état
1. Sélectionnez dans la liste l’état.
2. Cliquez sur le bouton [Renommer].
3. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur le bouton [OK].
 Vous ne pouvez pas renommer un état Standard.

Vous ne pouvez pas avoir deux états avec le même nom dans une même famille.
Attention !
Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un état. Si
c'est le cas, un message vous en informera. De même, le nom d'un état ne peut être vide.
Dupliquer un état
1. Pour dupliquer un état, sélectionnez l'état d'origine et cliquez sur le bouton [Dupliquer].
2. Saisissez le nom du nouvel état.
Attention !
Lorsque vous souhaitez modifier un état standard, le logiciel procédera à la duplication de celui-ci
afin que vous puissiez le personnaliser.
 Vous ne pouvez pas avoir deux états avec le même nom dans une même famille.
Attention !
Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un état.
Si c'est le cas, un message vous en informera. De même, le nom d'un état ne peut être vide.
Supprimer un état
1. Pour supprimer un état, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]
Attention !
Vous ne pouvez pas supprimer un état standard, mais si vous le souhaitez, le logiciel vous proposera
de le rendre invisible. Dans ce cas, cet état ne pourra être utilisé dans le logiciel. Il restera
néanmoins visible depuis la liste des états paramétrables, dans le cas où vous souhaiteriez le rendre
de nouveau visible.
453
Gestion des états
Exécuter un état
Les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous
pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d'actions.
 Pour plus de détails sur la personnalisation des barres de navigation et d’actions, reportez-vous aux
chapitres “La barre de navigation”, page 305 et “La barre d’actions”, page 313.
Une option vous permet également de pouvoir exécuter l'état sélectionné directement depuis la liste des
Sélectionnez l'état et cliquez sur le bouton [Exécuter].

Le logiciel exécutera l'état que vous visualiserez à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur
la flèche du bouton [Exécuter] et choisissez le mode de sortie (E-mail, Impression, Fichier, Fenêtre).
Attention !
Certains états font appel parfois à une logique spécifique gérée par le logiciel lui-même. Dans ce cas,
ces états ne donneront pas de résultats cohérents. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité
uniquement lors de la réalisation et du test de votre état.
454
Les états Liste simple
Généralités
La fenêtre de l’état de type Liste simple
Créer un état de type Liste simple avec l’assistant
Créer un état de type Liste simple manuellement

Généralités
Les états Liste simple sont utilisés pour réaliser principalement des éditions de listes. Suivant la sortie uti-
lisée, vous pouvez les utiliser pour des exports sous forme de fichiers.
La fenêtre de l’état de type Liste simple

 Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - Bouton [Créer] - Option CRÉER UN ÉTAT DE
TYPE «LISTE SIMPLE»
Pour créer un état, reportez-vous au paragraphe “Créer un état”, page 451 .
Vous devez définir pour ce type d'état les colonnes qui le composent.
 Vous pouvez ajouter des colonnes manuellement ou en utilisant un assistant.
456
Créer un état «Liste simple» avec l’assistant

1. Utilisez l'assistant de création pour créer un état rapidement. Pour cela, cliquez sur le bouton
2. Sélectionnez des rubriques qui constitueront les différentes colonnes de votre état. Pour cela, cliquez
sur le bouton [Choisir les rubriques]. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
3. Sélectionnez chaque rubrique à utiliser dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton .
La rubrique vient se placer dans la liste de droite. Vous pouvez réaliser cette opération autant de fois
que nécessaire (50 colonnes maximum) sur une sélection d'une ou plusieurs rubriques. Vous pouvez
aussi double-cliquer sur la rubrique de votre choix dans la liste de gauche.
• Pour supprimer une rubrique que vous venez de choisir, sélectionnez-la dans la liste de droite et
cliquez sur le bouton .
• Pour enlever toutes les rubriques dans la liste de droite, cliquez sur le bouton .
 Vous pouvez changer l'ordre des rubriques de la liste de droite avec les icônes de déplacement .
457
4. Lorsque vous avez terminé la sélection des rubriques, validez votre choix en cliquant sur le bouton
[OK]. Vous vous retrouvez dans la fenêtre de l'étape numéro 1 avec les rubriques sélectionnées.
5. Validez de nouveau votre choix en cliquant sur le bouton [Continuer).
La seconde étape de l’assistant affiche la totalisation des colonnes.
 Cette étape n'est visible que si vous avez sélectionné au moins une rubrique numérique.
6. Dans cette étape, indiquez si vous souhaitez totaliser, calculer la moyenne, la valeur minimum ou maxi-
mum des rubriques numériques.
7. Validez votre choix à l'aide du bouton [Continuer].
La fenêtre de la troisième étape de l’assistant de création s’affiche.
8. Avant même de valider vos choix, vous pouvez visualiser le résultat de vos sélections à l’écran. Pour
cela, cliquez sur le bouton .
9. Si vous souhaitez effectuer des modifications, fermez la fenêtre de visualisation et cliquez sur le bou-
ton pour apporter vos corrections.
458
La sélection réalisée depuis l'assistant est créée. Voici un exemple de ce que vous pouvez obtenir.
Attention !
Si vous cliquez sur le bouton [Assistant] alors que des colonnes ont déjà été définies, un message
vous informera que cette manipulation effacera le paramétrage réalisé.
459
Créer un état «Liste simple» manuellement

1. Dans le groupe Colonnes de la barre d’actions, cliquez sur l’un des boutons : [Ajouter] ou [Insérer].
La création d'une nouvelle colonne (en dernière position) ou l'insertion (avant la colonne sélectionnée)
affiche la fenêtre de choix de rubriques comme ci-dessous.
2. Sélectionnez la rubrique puis validez en cliquant sur [OK].
3. Pour enlever une colonne, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton [Supprimer].
4. Pour décaler une colonne, sélectionnez-la et cliquez sur les boutons [Décaler à gauche] ou [Décaler à
droite] situés dans la barre d’actions. Vous pouvez renouveler cette opération autant de fois que néces-
saire. Vous pouvez également effectuer cette opération en activant le menu CONTEXTUEL (clic droit).
Personnaliser une colonne

Une fois votre ou vos colonnes créée(s), vous pourrez les personnaliser.
Eléments composant une colonne :

• Largeur : indiquez ici la largeur en caractères de la colonne. Lorsque vous affectez une rubrique à une
colonne, cette largeur est automatiquement renseignée. Vous pouvez la modifier si nécessaire.
• Titre : indiquez ici le titre de la colonne. Lorsque vous affectez une rubrique à une colonne, ce titre est
automatiquement renseigné à partir du nom de la rubrique.
Pour le modifier, vous pouvez le saisir directement dans la cellule ou passer par une fenêtre de saisie
en cliquant sur l'icône ou bien activer l'éditeur de scripts en cliquant sur l'icône . Dans ce cas,
vous pouvez utiliser des rubriques ou bien réaliser un script en mode formule. Voir Les scripts,
page 429.
• Contenu : indiquez ici la rubrique ou la formule qui sera affichée pour chaque ligne. Vous pouvez
appeler la liste des rubriques en cliquant sur l'icône ou bien activer l'éditeur de scripts en cliquant
sur l'icône . Dans ce cas, vous pouvez utiliser des rubriques ou bien réaliser un script en mode
formule.
460
 Pour plus de détails concernant les scripts, reportez-vous au chapitre “Les scripts”, page 429.
• Totalisée : cochez cette option si vous souhaitez que le contenu de la colonne soit totalisé. Dans le cas
d'une colonne non numérique, vous obtiendrez le nombre de lignes.
• Moyenne : cochez cette option pour obtenir une moyenne du contenu de la colonne.
• Valeur minimum : cochez cette option pour obtenir la plus petite valeur contenue dans la colonne.
• Valeur maximum : cochez cette option pour obtenir la plus grande valeur contenue dans la colonne.
• Cadrage : cette cellule est un menu déroulant comprenant les valeurs A gauche,
Centré et A droite. Lorsque vous affectez une rubrique à une colonne, ce cadrage est
réalisé automatiquement en fonction du type de la rubrique. Vous pouvez le modi-
fier si nécessaire.
Les options
Vous disposez de différentes options disponibles depuis la barre d’actions.
Vous retrouvez notamment un menu local nommé OPTIONS.
• Modifier le titre : cette option permet de modifier le titre de la colonne sélectionnée.

• Modifier la valeur : cette option permet de modifier la valeur de la colonne sélectionnée.
Les options disponibles (que nous détaillerons par la suite)
• : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris.

Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 521 pour plus de détails.
• : donne accès à un éditeur de scripts.

Reportez-vous au paragraphe “L’éditeur de scripts”, page 434 pour plus de détails.
• : cette option permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des
ruptures.
Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 542 pour plus de détails.
• : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état.

Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 525 pour plus de détails.
• : permet de régler la mise en page de l'état.

Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 549 pour plus de détails.
• : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commen-
taire sur l'état. Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 549 pour plus de détails.
Essayer un état
Comme nous l'avons vu précédemment, les états pourront être exécutés depuis des listes ou des fiches,
mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la dans la barre de navigation ou la barre
d'actions.
 Reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 305 et “La barre d’actions”, page 313 pour
plus de détails.
461
Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la fenêtre de
paramétrage.
Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer]. Le logiciel exécutera l'état en visualisation
à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche de ce bouton et
choisissez la sortie.
Attention !
Vérifier un état
Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état.
Ceci vous permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers.
Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’état.
462
Les états Colonne
Généralités
Créer un état de type Colonne
La fenêtre de paramétrage d’un état de type Colonne

Les états Colonne
Généralités
Les états Colonne sont utilisés pour réaliser des éditions présentées sous forme de colonnes. Suivant la
sortie utilisée, vous pourrez les utiliser pour des exports sous forme de fichiers.
Créer un état «Colonne»

 Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - bouton [Créer].
Vous pouvez lancer la création d’un état de type colonne soit en passant par l’assistant soit
manuellement.
Créer un état colonne avec l’assistant
1. Utilisez l'assistant de création pour créer un état rapidement. Pour cela, cliquez sur le bouton .
2. Définissez pour quelle famille vous destinez votre nouvel état.
3. Cochez l’option Colonne et cliquez sur le bouton [Créer l’état].
4. Nommez votre nouvel état colonne dans la fenêtre qui s’affiche puis cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
Créer un état colonne manuellement
1. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la fonction Créer un état de type «Colonne».
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre nouvel état colonne puis cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
464
Les états Colonne
La fenêtre de paramétrage d’un état «Colonne»
Vous devez définir les colonnes qui composent votre état.
Ajouter des colonnes

L’ajout de colonnes consiste à sélectionner les rubriques qui constituent votre état.
3. Allez dans l’encadré Colonne de la barre d’actions puis cliquez sur le bouton [Ajouter].
La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
4. Sélectionnez chaque rubrique à utiliser dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton .
La rubrique vient se placer dans la liste de droite. Vous pouvez réaliser cette opération autant de fois
que nécessaire (50 colonnes maximum) sur une sélection d'une ou plusieurs rubriques. Vous pouvez
aussi double-cliquer sur la rubrique de votre choix dans la liste de gauche.
• Pour supprimer une rubrique que vous venez de choisir, sélectionnez-la dans la liste de droite et cli-
quez sur le bouton .
465
Les états Colonne
• Pour enlever toutes les rubriques dans la liste de droite, cliquez sur le bouton .
 Vous pouvez changer l'ordre des rubriques dans la liste de droite en utilisant les icônes de déplace-
ment .
5. Lorsque vous avez terminé la sélection des rubriques, cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre
choix.
Ajouter une section

Les sections sont les lignes constituant vos colonnes.
1. Allez dans l’encadré Sections de la barre d’actions puis cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez une section.
 Les sections Titre et Détail de l’état constituent par défaut les colonnes que vous avez ajoutées.
Votre section est ajoutée avec des cellules vides. Vous devez alors attribuer une rubrique à chaque
cellule.
Ajouter une rubrique

1. Double-cliquez dans une cellule de la section.
2. Cliquez sur l’icône
3. la fenêtre suivante s’affiche.
4. Sélectionnez la rubrique de la colonne.
466
Les états Colonne
Personnaliser une colonne

Une fois votre ou vos colonnes créée(s), vous pouvez les personnaliser.
1. Sélectionnez une colonne.
2. Allez dans le groupe Colonnes de la barre d’actions et cliquez sur le bouton .
1. Saisissez le nombre de caractères minimum et maximum autorisés dans cette colonne.
2. Cochez l’option Visible ou Invisible.

3. Dans la zone Options utilisateur, vous pouvez ajouter un texte au titre de la colonne. Vous pouvez éga-
lement choisir de rendre la colonne Masquable par l’utilisateur, c’est-à-dire rendre son affichage option-
nel.
4. Dans la zone Options avancées, vous pouvez ajouter une référence.
Modifier les cellules d’une colonne

Vous pouvez modifier le contenu de vos colonnes.
Double-cliquez dans la cellule à modifier. Les icônes suivantes s’affichent :
• : cliquez sur cette icône pour changer la rubrique associée à la cellule. Voir Ajouter une rubrique,
page 466.
• : cliquez sur cette icône pour afficher l’éditeur de scripts et insérer une formule.
 Pour plus de renseignements concernant l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre “Les scripts”,
page 429.
Les options
Vous disposez dans la barre d’actions de l’état de différents outils que nous détaillerons par la suite.

• : donne accès à un éditeur de scripts et permet de modifier le script lié.

Reportez-vous au chapitre “Les scripts”, page 429 pour plus de détails.
467
Les états Colonne
• : permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures.
• : permet de régler les sorties possibles de l'état.


taire sur l'état.
Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 549 pour plus de détails.
Essayer un état
Les états peuvent être exécutés depuis des listes ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous
pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre d’actions.
plus de détails.
Une option vous permet également de pouvoir EXÉCUTER l'état directement depuis la
fenêtre de paramétrage.
Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer]. Le logiciel exécutera l'état en visualisation
à l'écran.
Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton et choisissez la
sortie souhaitée.
Attention !
Vérifier un état
Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état colonne.
Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’état.
468
Les états Dessin
La fenêtre de l’état Dessin
Les objets, Les outils, Les rubriques
Les calques
L’assistant de création de Dessin de pièces clients
Les pages
Les étiquettes
Les options
Essayer un état, Vérifier un état

Les états Dessin
Généralités
Les états Dessin seront nécessaires pour réaliser les états sous forme de graphiques (courriers, mailing,
étiquettes, dessins de facture, QR codes, etc.).
Certaines options sont identiques à celles abordées dans l’état Liste simple comme par exemple la logique,
le commentaire. Tous ces outils seront détaillés à la fin de ce document.
La fenêtre de l’état Dessin

 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - flèche du bouton [Créer] puis la fonction
Créer un état de type «Dessin».
Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre ci-dessous s’affiche.
La partie gauche de la fenêtre contient les outils et la partie droite est la zone où vous personnaliserez
votre état.
470
Les états Dessin
Les propriétés
La zone Propriétés située en haut à gauche de l'état dessin est fonction de la sélection.
Exemple
La fenêtre ci-dessous affiche les propriétés lorsqu'aucun objet est sélectionné. Dans ce cas, vous pouvez
régler les propriétés globales à l'état dessin.
Si vous sélectionnez un objet rectangle, voici à quoi ressemble cette zone Propriétés.
471
Les états Dessin
Les objets
Au dessus de la zone de travail, vous retrouvez les objets que vous pourrez placer dans votre état dessin.
L'objet flèche
Cet objet est différent des autres puisqu'il ne trace rien dans la zone dessin. Il permet simplement de
réaliser les sélections, les déplacements, les changements de taille des objets, etc. Il permet de manipuler
des objets.
L'objet trait
1. Pour tracer un trait, cliquez sur l’outil correspondant .
2. Placez le curseur sur la feuille de dessin à l’endroit où vous souhaitez commencer le trait.
3. Appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé.
4. Déplacez le curseur, un trait se dessine.
• Pour modifier le trait ainsi créé, activez l’outil Flèche, puis attrapez une des poignées du trait.
• Pour tracer un trait totalement horizontal ou totalement vertical, maintenez la touche <Alt> enfoncée
au moment de la création de l'objet puis commencez par déplacer le curseur verticalement ou horizon-
talement. Cette option permet aussi de contraindre les traits tous les 45 degrés.
L'objet rectangle
1. Pour tracer un rectangle, activez l’outil correspondant .
2. Placez le curseur sur la feuille de dessin à l’endroit où vous souhaitez tracer le rectangle.
4. Déplacez le curseur, un rectangle se dessine.
• Pour modifier le rectangle ainsi créé, il suffit d’activer l’outil Flèche puis d’attraper une des poignées
du rectangle. En déplaçant la souris, vous déformerez ainsi l’objet.
• En traçant cet objet tout en maintenant la touche <Alt> enfoncée, vous obtenez un carré parfait.
Les rectangles à coins arrondis

L'utilisation est ici identique à celle de l'outil rectangle. Commencez par tracer votre rectangle puis
double-cliquez dessus. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
Vous pouvez y saisir le rayon ou bien utiliser les boutons.
 Sur la droite, votre choix est illustré en taille réelle.
472
Les états Dessin
L'objet ellipse
Pour tracer une ellipse, cliquez sur l’outil correspondant .
Vous retrouvez ici le même principe de fonctionnement que pour les rectangles.
Avec la touche <Alt>, vous obtenez un cercle parfait.
L'objet champ simple

L'outil en question vous permettra de placer des rubriques mais aussi des zones formules au sein même
de votre état dessin.
1. Pour cela, choisissez l'outil correspondant .
2. Placez le curseur sur la feuille de dessin à l’endroit où vous souhaitez mettre votre objet champs.
4. Déplacez le curseur pour tracer une zone.
Après avoir relâché la souris, la fenêtre de l'éditeur de scripts s’affiche.
Vous pourrez y saisir directement un texte, un texte avec des rubriques, des rubriques ou réaliser une
formule.
 Pour plus de détails sur l'éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre “Les scripts”, page 429.
L'objet texte long enrichi

Cet outil autorise la saisie de texte dont vous pourrez changer le style.
1. Pour saisir un texte, choisissez l'outil correspondant puis tracez un rectangle sur la page.
Vous pouvez y saisir votre texte.
2. Une fois la saisie terminée, validez en cliquant sur le bouton [OK].
3. Pour changer le style du texte, sélectionnez le texte à enrichir et cliquez sur les options de cadrage
(gauche, centré, droite ou justifié) de style (gras, italique et souligné) et la police via le menu déroulant.
L'objet image
Vous pouvez placer des images dans l'état. Ce peut être une image simplement rapportée à l'aide du
COPIER-COLLER ou du GLISSER-DÉPOSER (DRAG AND DROP) ou encore une image appartenant au dossier, par
exemple le logo de votre société stocké dans les paramètres ou encore un fichier externe.
Les formats reconnus sont .bmp, .jpg, .jpeg, .jpe, .gif, .png, .ico et .wmf.
Plusieurs moyens sont possibles pour placer une image :
473
Les états Dessin
Première solution
Vous pouvez utiliser le COPIER-COLLER ou le GLISSER-DÉPOSER directement dans la page sans choisir d'outil.
Vous pouvez effectuer cette opération depuis :
• l'album,
• un Extrait enregistré sur disque
• un document ouvert à partir d’un autre logiciel. Ce logiciel doit gérer le GLISSER-DÉPOSER si vous sou-
haitez utiliser cette méthode.
Deuxième solution
1. Sélectionnez l'outil puis tracez l'objet sur la page. La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Trois boutons radio sont visibles selon l'origine de l'image à placer :
• Le premier est utilisé pour placer une image dite Locale. Vous pouvez utiliser le bouton [Coller] si votre
image est dans le presse-papiers ou bien l'importer depuis un fichier présent sur votre disque dur à
l'aide du bouton [Importer]. Dans ce cas, le contenu du fichier image sera placé dans la zone et consi-
déré comme local, c'est-à-dire qu'il n'existera plus aucun lien entre le fichier d'origine et l'image pla-
cée. Ainsi, si vous modifiez le fichier d'origine, l'image placée ne sera pas modifiée, contrairement à
l'utilisation de fichiers externes que nous verrons dans le troisième bouton radio.
• Le second bouton radio Rubrique vous donne accès aux rubriques de type image présent dans les
fichiers du logiciel Ciel. Il s'agit ici d'images appartenant au fichier de votre logiciel. Par exemple, le
logo de votre société que vous avez placé dans les PARAMÈTRES SOCIÉTÉ.
• Le troisième bouton radio Fichier est souvent utilisé pour placer une image en fond de page.
Attention !
Si le fichier présent sur le disque est déplacé ou supprimé, il ne pourra plus être utilisé dans l'état
dessin. Il vous faudra modifier le chemin d'accès à l'image.
La zone Chemin vous permet d’indiquer le chemin d'accès et le nom du fichier.
Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône .
L'objet colonnes
L’ objet colonnes est utilisé notamment pour la réalisation d'une pièce commerciale (devis, facture, etc.).
1. Sélectionnez l'outil Colonnes .
2. Tracez à l’aide de la souris, un rectangle sur la page. Une première fenêtre vous permet de sélection-
ner les rubriques à placer dans l'objet colonnes.
474
Les états Dessin
3. Après validation, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous.
Avant de découvrir les différents paramètres généraux d’un objet colonnes, nous verrons la création et les
options des colonnes.
Ajout de colonnes
Deux possibilités vous sont offertes pour créer de nouvelles colonnes :
• La création unitaire où vous ajoutez les colonnes les unes après les autres.
• La création de plusieurs colonnes à la fois.
Vous pouvez tout à fait combiner les deux possibilités pour créer vos colonnes.
La création unitaire
Pour créer une nouvelle colonne, cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la com-
mande COLONNE VIDE. Un nouvel élément est créé dans la liste.
Nous détaillerons, ci-après, les différents attributs que vous pourrez fixer sur chaque colonne.
La création multiple
1. Vous pouvez aussi ajouter plusieurs colonnes en une seule fois. Pour cela,
cliquez sur le bouton [Nouvelle]. Vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du
bouton [Nouvelle] et sélectionner le premier choix Liste de rubriques dans le
menu qui s’affiche.
La fenêtre de choix de rubriques multiples s’affiche.
475
Les états Dessin
Vous obtenez une fenêtre comme celle ci-dessous.
Le principe est simple. Il suffit de double-cliquer sur les rubriques de votre choix dans la liste de gauche
Rubriques (ou de les sélectionner et de cliquer sur le bouton [Ajouter] ). Elles se positionnent dans la liste
de droite Rubriques choisies.
 Si vous souhaitez créer une colonne vide, cliquez sur la partie droite du bouton [Nouvelle] et sélection-
nez Colonne vide.
Suppression de colonnes
Pour supprimer des colonnes, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton situé au-dessus de
la liste des colonnes créées.
Ordre des colonnes

Après avoir créé vos différentes colonnes, vous pouvez être amené à vouloir modifier l’ordre de celles-ci.
Vous disposez pour cela de deux icônes permettant de déplacer l’élément sélectionné :
• A chaque clic sur l'icône la colonne sélectionnée est décalée d’une ligne vers le haut.
• A chaque clic sur l'icône la colonne sélectionnée est décalée d’une ligne vers le bas.
Caractéristiques d'une colonne

Après avoir créé vos colonnes, vous devrez éventuellement en fixer la présentation, c’est-à-dire indiquer un
titre, un contenu, etc.
Lorsque vous sélectionnez une colonne dans la liste, la partie droite de la fenêtre affiche différentes
options. Elles sont réparties sur trois onglets.
476
Les états Dessin
L’onglet Colonne
Dans cet onglet, vous pouvez personnaliser le titre de la
colonne ainsi que son contenu.
Le titre de la colonne peut être indiqué en le saisissant

directement dans la zone prévue à cet effet mais vous
pouvez également utiliser l’éditeur de scripts accessible
en cliquant sur l’icône .
A côté de cette icône, l’icône permet d’effacer le titre

saisi.
Après avoir indiqué le titre de la colonne, vous pouvez

préciser :
• le cadrage : à droite, centré ou à gauche.

• le style : normal, gras, italique, etc.
• la police : vous disposez pour cela d'un bouton
[Police...].
• la couleur du texte du titre.
• la couleur du fond du titre.
Attention !
Pour le moment vous pouvez éventuellement ignorer le titre. En effet, celui-ci pourra être géré
automatiquement au moment de la sélection du contenu.
Pour le contenu de la colonne, vous disposez des mêmes fonctionnalités que pour le titre, avec en plus :
Le bouton permet de modifier la largeur de la colonne en y indiquant le nombre de

caractères.
En cas de dépassement du contenu par rapport à la largeur de la colonne, le logiciel peut :
• ajouter “…” à la fin du contenu,

• afficher des “#” (dièses),
• générer plusieurs lignes.
 Nous verrons plus loin dans cette documentation que la largeur des colonnes peut également être
fixée graphiquement.
La dernière zone concerne la totalisation de la colonne. Vous disposez des mêmes options que pour le titre
et le contenu. Si vous ne souhaitez pas totaliser la colonne, décochez l'option Afficher.
L’option Colonne visible vous permet de masquer une colonne tout en la laissant présente dans le paramé-
trage de votre objet colonne.
L’onglet Présentation
Dans cet onglet, vous trouvez les réglages concernant les traits de séparation (largeur et couleur) ainsi que
les options de séparations des zones Titre, Colonne et Total.
Une zone vous permet d'indiquer la largeur en millimètre de la zone de séparation entre la colonne
actuelle et la suivante.
477
Les états Dessin
L’onglet Marges
Vous pouvez ici fixer les largeurs en millimètres des marges du titre, du contenu et du total. Les boutons
permettent de remettre les paramètres par défaut.
Attention !
Les marges haute et basse de la colonne sont communes à toutes les colonnes.
Les trois cases à cocher vous permettent de limiter le fond des zones titre, contenu et total à toute la
colonne ou uniquement à l'intérieur des marges.
Caractéristiques de plusieurs colonnes

Si vous sélectionnez plusieurs colonnes, la partie droite de la fenêtre fait apparaître un résumé de ces
paramètres.
La partie droite de la fenêtre

Vous pouvez pour une sélection de colonnes, fixer le cadrage, la couleur du texte et du fond, ainsi que le
style et la police, à la fois pour le titre, le contenu et le total.
Les options globales

En plus de toutes les options que vous pouvez fixer sur chaque colonne, vous disposez d'un bouton don-
nant accès à des paramètres généraux à l’objet colonne.
Cliquez sur le bouton .
478
Les états Dessin
La fenêtre qui s'affiche contient les onglets Présentation et Avancé.
L'onglet Présentation
En cliquant sur l'onglet Présentation, la partie droite de la fenêtre affiche les options suivantes :
Hauteur titre :
Un groupe de 4 boutons radio permet de fixer la hauteur des titres de l’ensemble des colonnes :
• Sans titre : Aucun titre ne sera affiché.

• 1 ligne : La hauteur des cellules titres sera fixée à 1 ligne.
• 2 lignes : La hauteur des cellules titres sera fixée à 2 lignes.
• Variable : Dans ce cas, la hauteur des titres pourra être réalisée graphiquement, directement dans la
page.
 Tous les titres possèdent la même hauteur.
Hauteur totaux
Un groupe de 4 boutons radio permet de fixer la hauteur des totaux de l’ensemble des colonnes :
• Sans totaux : Aucun total ne sera affiché.

• 1 ligne : La hauteur des cellules des totaux sera fixée à 1 ligne.
• 2 lignes : La hauteur des cellules des totaux sera fixée à 2 lignes.
• Variable : Dans ce cas, la hauteur des cellules des totaux pourra être réalisée graphiquement, directe-
ment dans la page.
• Séparation titre/colonne : Le menu déroulant permet de choisir l’épaisseur du trait entre les titres et les
colonnes. Vous pouvez aussi choisir la couleur de la séparation. Si vous activez l’option Séparer nette-
ment, le bloc des titres sera séparé de celui des colonnes de la distance que vous indiquerez dans la
zone prévue à cet effet.
• Séparation colonne/totaux : Vous disposez des mêmes options que pour la séparation titre/colonne.
Bordures
Le bouton [Arrondies...] donne accès à une fenêtre où vous pouvez préciser l'arrondi des angles de chaque
colonne.
Si vous avez spécifié un rayon de courbure, vous pouvez annuler ce choix en cliquant sur le bouton
[Carrées].
479
Les états Dessin
L'onglet Avancé
Saut de page
Quatre cases à cocher permettent d’indiquer le rupture du saut de page. Le fonctionnement des ruptures
est totalement lié à la gestion des tris.
Voir La logique d’un état, page 521.

Options
• L’option Ajuster le bas au contenu permet d’obtenir un objet colonne dont la taille sera fonction du
nombre de lignes qu’il contient.
• L'option Ne pas afficher les lignes vides permet, comme son nom l'indique de ne pas afficher les éven-
tuelles lignes blanches pouvant être présentes dans l'objet colonne.
• L'option Utiliser l'espace des totalisations permet de ne pas conserver la place nécessaire aux totalisa-
tions sur les pages intermédiaires. Par contre, la dernière page affichera, bien sûr, les totaux deman-
dés.
• La dernière option Afficher les marges internes dans l'éditeur permet ou non d'afficher les marges au sein
de chaque colonne depuis l'éditeur de l'état dessin. Ceci vous permet de la modifier graphiquement à
l'aide de la souris.
Personnalisation de l'objet colonne

Après avoir personnalisé votre objet colonne, vous obtenez dans la page de votre état un nouvel objet.
Il se présente en saisie document (tel qu'à l'impression).
Le contenu, la largeur en caractères, la hauteur en lignes, la largeur en centimètres ainsi que la hauteur sont
affichés dans chaque colonne.
Entête et pied
Les deux triangles situés en haut et en bas à droite de l’objet autorisent la création d’une zone d’entête et
de pied.
Vous pouvez créer un entête en tirant le triangle supérieur vers le bas.
Si vous placez des rubriques dans cet entête, elles ne seront imprimées que sur la première page. Le bloc
liste lui-même sera plus court sur cette première page.
480
Les états Dessin
Cette faculté est identique pour le pied de page. Les éléments placés dans ce pied ne seront imprimés que
sur la dernière page.
Personnalisation d’un graphique

La fenêtre ci-dessous présente un objet colonnes
Les marges
Les traits pointillés font apparaître les zones titres, les zones pour le contenu de chaque colonne et les
marges. Pour modifier ces marges graphiquement, il suffit de placer le curseur de la souris sur l’un des
quatre côtés. Le curseur change de forme et vous pouvez modifier les marges. Ces marges ne sont visibles
que si l'option Afficher les marges internes dans l'éditeur est cochée (voir page précédente).
Le cadrage
Le cadrage du titre, du contenu et éventuellement du total de chaque colonne peut être visualisé facile-
ment par la position du texte dans chacune des zones.
La largeur des colonnes
Comme pour les marges, vous pouvez choisir la largeur de vos colonnes graphiquement. Vous disposez
pour cela d’un trait vertical entre chaque colonne. Il suffit de placer la flèche de la souris sur ce trait, le
curseur change de forme et vous pouvez modifier la largeur de la colonne.
La hauteur des titres
Comme pour la largeur des colonnes vous pouvez modifier graphiquement la hauteur des titres. Vous dis-
posez pour cela d’un trait horizontal entre le bloc des titres et celui des colonnes. Il suffit de placer la
flèche de la souris sur ce trait, le curseur change de forme, et vous pouvez modifier la hauteur du titre.
 Ce trait permettant le réglage de la hauteur du titre n’est accessible que lorsque l’option Hauteur des
titres - Variable est activée.
Voir Les options globales, page 478.
L'objet tableau
L’objet Tableau se distingue de l'objet Colonnes de par l'absence de variation de ses dimensions. En effet,
un objet Tableau possède un nombre de colonnes et de lignes fixes.
 Vous pouvez créer, dans un même état, plusieurs objets tableaux.
Créer un objet tableau

1. Dans la liste des objets au-dessus de la zone de travail, choisissez l'outil permettant de créer un objet
tableau .
2. Tracez à l’aide de la souris, un rectangle sur la page.
481
Les états Dessin
La fenêtre présentée suivante s’affiche. Elle permet de définir la taille de l'objet tableau.
3. Indiquez le nombre de lignes et de colonnes souhaité puis validez à l'aide du bouton [OK].
 Le nombre de lignes et de colonnes proposé par défaut est fonction de la taille du rectangle que vous
avez tracé pour créer l'objet tableau.
 Vous pourrez modifier, si nécessaire, la taille du tableau afin de l'adapter précisément à vos besoins.
4. Après avoir indiqué la taille de l'objet tableau, la fenêtre présentée ci-dessous s’affiche :
Taille du tableau
Cliquez sur le bouton pour définir la taille du tableau. Vous retrouvez la même
fenêtre que celle présentée précédemment.
Attention !
Si vous réduisez le nombre de lignes ou de colonnes, les cellules renseignées seront
irrémédiablement effacées.
• Largeur des colonnes : vous pouvez modifier la largeur des colonnes au sein même du paramétrage de
l'objet tableau. Cependant, cette largeur ne sera pas celle utilisée au final. Cette largeur sera à fixer
graphiquement, une fois le paramétrage de l'objet tableau réalisé, directement depuis l'état dessin.
 Toutes les options détaillées ci-après fonctionnent sur les cellules sélectionnées.
• Style : sur la partie gauche de la fenêtre, tous les outils de style sont regroupés. Ils peuvent être com-
binés entre eux (gras, italique et souligné)
• Cadrage : trois boutons permettent respectivement un cadrage à gauche, au centre et à droite du
contenu des cellules sélectionnées.
482
Les états Dessin
• Coupure : les trois choix possibles présents dans ce menu déroulant fixent la réaction du contenu
d’une cellule si celui-ci est plus long que la cellule elle-même (soit ajouter 3 points “…” à la fin de la
valeur affichée, soit ajouter des dièses “#” à la place de la valeur à afficher, soit autoriser le déborde-
ment sur les cellules voisines).
•Bordures : vous disposez de plusieurs boutons pour choisir le contour des cellules
sélectionnées.
Vous visualisez instantanément l'effet de vos sélections.
•Couleurs du texte et du fond : Pour chaque cellule, vous pouvez choisir la couleur du
texte et la couleur du fond.
•Totalisation de lignes et de colonnes : Vous pourrez être amené à vouloir réaliser cer-
taines totalisations au sein même de votre tableau. Pour cela, différentes options sont à
disposition sous forme d’une rangée de boutons que nous allons détailler ci-dessous.
Avant même de créer une cellule où le total sera affiché, vous pouvez indiquer les cellules qui doivent être
prises en compte dans ce total et celles qui doivent être ignorées. L’icône permet cette personnalisa-
tion. Cette même indication s'affiche dans la ou les cellules concernée(s).
 Par défaut, chaque cellule est totalisable.
Après avoir indiqué les cellules qui doivent être totalisées, vous pourrez réaliser des totalisations de
colonnes ou de lignes.
La cellule où la totalisation devra être effectuée étant sélectionnée, cliquez sur le bouton :
• pour totaliser l’ensemble des cellules (totalisables) de la ligne. La cellule affichera dans ce cas ce
même symbole.
• pour totaliser l’ensemble des cellules (totalisables) de la colonne. La cellule affichera dans ce cas
ce même symbole.
Remarques concernant les totalisations :
• Une cellule total ligne ou total colonne ne peut avoir d’attribut de totalisation.
• Une cellule total colonne ne tiendra pas compte des cellules de type Total présentes dans la colonne.
• Une cellule total ligne peut totaliser non seulement des cellules totalisables, mais également les cel-
lules de type Total présentes sur la même ligne.
• Une cellule total ligne ou total colonne totalisera toujours l’ensemble de la ligne ou de la colonne,
quelle que soit sa position dans le tableau.
Une fois que vous avez créé une cellule de totalisation, vous pourrez fixer le type de ce total. Vous dispo-
sez pour cela de cinq choix :
• Total : la cellule contiendra le total des montants des cellules totalisables de la ligne ou de la colonne.
• Nombre : la cellule contiendra le nombre d’items (éléments) totalisés. Suivant le type de total, ligne ou
colonne, vous obtiendrez le nombre de lignes ou de colonnes totalisables.
• Moyenne : permet d’obtenir la moyenne des cellules totalisables de la ligne ou de la colonne.
• Minimum : vous obtiendrez dans cette cellule le plus petit montant de la ligne ou de la colonne.
• Maximum : vous obtiendrez dans cette cellule le plus grand montant de la ligne ou de la colonne.
• Lignes et colonnes invisibles : Vous disposez d’une option intéressante permettant de rendre invisible
une ligne entière ou une colonne entière suivant le contenu d’une cellule.
1. Sélectionnez une cellule et cliquez sur :
• pour rendre la ligne invisible si la cellule sélectionnée est vide.
• pour rendre la colonne invisible si la cellule sélectionnée est vide.

Si cette option est activée, la zone Attributs affichera Ligne invis. si vide ou Colonne invis. si vide.
483
Les états Dessin
2. Pour annuler cette option, cliquez sur le bouton correspondant au choix activé précédemment.
 Vous pouvez activer les deux options sur une même cellule.
Le menu Outils
Le menu Outils contient un ensemble d’options vous permettant de réaliser rapidement certaines actions
fastidieuses.
Remplir avec des rubriques : Si vous souhaitez utiliser au sein de votre tableau des rubriques en prove-
nance de votre fichier, il peut s’avérer fastidieux et long de les ajouter une à une.
1. Activez la commande REMPLIR AVEC DES RUBRIQUES du menu OUTILS.

2. Le principe est simple. Double-cliquez sur les rubriques de votre choix dans la liste de gauche
Rubriques (ou sélectionnez-les et cliquez sur le bouton [Ajouter]. Elles se positionnent dans la liste de
droite Rubriques choisies.
Le bouton [Supprimer] enlève les rubriques sélectionnées dans la liste de droite .
3. Une fois votre choix réalisé, validez en cliquant sur le bouton [OK], sinon cliquez sur [Annuler].
Attention !
Vous ne pouvez pas choisir plus de rubriques que de cellules sélectionnées avant l’appel de l’item
Remplir avec des rubriques.
Remplir avec le nom des rubriques : En choisissant cette commande, vous obtenez la même fenêtre que
pour l’option précédente. Dans ce cas, le nom des rubriques sera positionné dans les cellules à la place
des rubriques. Lors de l'impression, vous obtiendrez donc le nom de la rubrique et non sa valeur.
Tableau vertical de rubriques : Cette option combine les deux précédentes. Vous obtenez toujours dans un
premier temps la fenêtre de sélection de rubriques. Après avoir choisi les rubriques et après validation de
cette fenêtre, un tableau est créé. Il est automatiquement dimensionné à deux colonnes, la première pour
le nom des rubriques et la seconde pour les rubriques elles-mêmes. Le nombre de lignes est fonction du
nombre de rubriques sélectionnées.
Attention !
Cette option est indépendante du nombre de lignes et de colonnes créées. Si vous avez déjà
commencé à remplir votre tableau, un message vous informe que son contenu sera totalement effacé.
Vous pouvez ajouter de nouvelles colonnes et de nouvelles lignes.

Tableau horizontal de rubriques : Cet item fonctionne exactement sur le même principe que le précédent. Le
tableau final sera quant à lui composé d’autant de colonnes que de rubriques sélectionnées (maxi 50) et
de deux lignes, la première étant une ligne de titres et la seconde une ligne de valeurs.
Numéroter : Lorsque vous sélectionnez cette commande, une fenêtre vous permet d’indiquer le premier
numéro qui sera utilisé pour numéroter la sélection. Après validation par [OK], chaque cellule sélection-
née est numérotée.
484
Les états Dessin
 Si certaines cellules sont déjà renseignées, cette numérotation s’ajoute à la fin du contenu, précédée
d’un blanc.
La numérotation est toujours réalisée de gauche à droite et de haut en bas.
Ajouter un préfixe : Comme pour l’option précédente, le choix de cette commande affiche dans un premier
temps une fenêtre de saisie. Après validation par [OK], la valeur indiquée sera ajoutée au début du
contenu de chaque cellule sélectionnée.
 Cette option fonctionne également sur les cellules vides.
Ajouter un suffixe : Cette option fonctionne comme la précédente, sauf que la valeur saisie sera ajoutée à la
fin du contenu de chaque cellule sélectionnée.
Noms des jours : Cette commande autorise le remplissage des cellules sélectionnées avec le nom des jours
de la semaine. Avant ce remplissage, une fenêtre vous permet de choisir le numéro du premier jour (1
pour Lundi, 2 pour Mardi, … et 7 pour Dimanche).
 Les cellules non-vides seront effacées.

Ce remplissage est toujours réalisé de gauche à droite et de haut en bas.
Nom des mois : Cette commande permet le remplissage des cellules sélectionnées avec le nom des mois.
Avant ce remplissage, une fenêtre vous permet de choisir le numéro du premier mois (1 pour Janvier, 2
pour Février, … et 12 pour Décembre). Les cellules non-vides seront effacées.
 Ce remplissage est toujours réalisé de gauche à droite et de haut en bas.

Cette option ne fonctionne pas pour les cellules avec une formule ou une rubrique fichier.
Les cellules
Chaque cellule du tableau peut être vide ou contenir une formule, une rubrique ou une chaîne de carac-
tères. Dans ce dernier cas, il peut être fastidieux de devoir passer systématiquement par l’éditeur de
formules pour renseigner un titre ou un commentaire. Il suffit de saisir directement votre texte.
Vous pouvez fixer des formules pour les cellules de votre choix. Vous disposez pour cela de l’éditeur de
formules intégré aux logiciels Ciel.
Après avoir sélectionné une cellule, cliquez sur l’icône d’appel de cet éditeur .
Pour effacer le contenu d'une cellule, il suffit de cliquer sur l'icône Gomme .
Les options du tableau

Depuis le paramétrage d'un objet tableau, vous disposez d'un bouton [Options]. La fenêtre ci-dessous
s’affiche.
Options : Indiquez le nom du tableau dans la zone Nom de l’objet.
Vous disposez de plus de deux zones de saisie pour indiquer le décalage en ligne et en colonne. Par
défaut, ces zones sont égales à zéro.
Exemple
Si vous indiquez 2 en décalage ligne, ceci indique au logiciel que la première ligne sera considérée comme
ayant le numéro 3. Ceci peut vous être utile lors de l'utilisation de certaines fonctions dans les scripts,
(exemple : fonctions avec des paramètres ligne/colonne).
485
Les états Dessin
Arrondies : Le bouton [Arrondies...] affiche une fenêtre qui vous permet de préciser le rayon de courbure
de chacun des angles de l’objet tableau.
Carrées : si vous avez spécifié un rayon de courbure, comme indiqué ci-dessus, vous pouvez annuler ce
choix en cliquant sur le bouton [Carrées].
L'objet barre de progression

Cet objet vous permet d'afficher sous forme graphique une valeur par rapport à un minimum et à un
maximum.
 Vous pouvez créer, dans un même état, plusieurs objets de ce type.
Création de l'objet barre de progression
1. Dans la liste des objets au-dessus de la zone de travail, choisissez l'outil . Il vous permet de créer
un objet barre de progression.
2. Tracez, à l’aide de la souris, un rectangle sur la page. Vous obtenez un objet semblable à celui pré-
senté ci-dessous.
 Vous pouvez redimensionner cet objet à l'aide des différentes poignées, comme pour tous les objets.
Personnalisation de l'objet barre de progression

Pour personnaliser un objet barre de progression, il suffit de double-cliquer sur celui-ci. La fenêtre sui-
vante s’affiche.
Options proposées pour la personnalisation d'une barre de progression
Style
Deux choix vous sont proposés pour fixer le style de la barre : Horizontal et Vertical.
Exemple de barre avec un style Horizontal
Exemple de barre avec un style Vertical
486
Les états Dessin
Texte
Cette zone vous permettra d'indiquer votre texte ainsi que sa position.
L’option Afficher le texte permet d'indiquer si un texte doit être affiché ou non.
La zone placée juste en dessous vous permet de saisir un texte, de placer des rubriques ou encore de réa-
liser un script plus ou moins complexe. Si l'option précédente Afficher le texte est cochée alors que cette
zone est vide, le logiciel affichera automatiquement le pourcentage.
Vous disposez enfin de trois possibilités d'alignement :
: le texte sera placé à gauche (style Horizontal) ou en dessous (style Vertical).
: le texte sera placé au centre.
: le texte sera placé à droite (style Horizontal) ou au dessus (style Vertical).
Valeurs
Cette zone permettra de renseigner trois éléments importants de la barre de progression :
Minimum : indiquez ici la valeur minimale de la barre de progression. Vous pouvez saisir directement cette
valeur ou utiliser l'éditeur de scripts.
Maximum : indiquez ici la valeur maximale de la barre de progression. Vous pouvez saisir directement
cette valeur ou utiliser l'éditeur de scripts.
Valeur : cette zone vous permettra de renseigner la valeur qui fera varier la barre de progression. Vous
devez utiliser pour cela la fenêtre de l'éditeur de scripts.
Présentation de la barre
Vous disposez de 3 choix de présentation de la barre de progression :
: la barre de progression grandira vers la droite (style Horizontal) ou vers le haut (style Vertical).
: la barre de progression sera toujours centrée.
: la barre de progression grandira vers la gauche (style Horizontal) ou vers le bas (style Vertical).
Un menu déroulant vous permet de choisir entre deux types de barre :
• Barre en couleur : en choisissant ce type vous disposez d'un bouton [menu] vous permettant de choisir
la couleur de la barre.
• Barre en image : en choisissant ce type vous pouvez utiliser soit une image (à placer à l'aide des bou-
tons [Coller] ou [Importer]) ou une icône à l'aide des modèles que nous livrons avec le logiciel (bouton
[Icône...]).
Il ne vous reste plus qu'à choisir la façon dont sera utilisée l'image ou l'icône (déformée, découpée,
répétée).
487
Les états Dessin
Les outils
Pour manipuler facilement les différents objets détaillés dans le paragraphe précédent, et pour faciliter la
réalisation d'une bonne présentation de vos états dessin, nous avons mis à votre disposition plusieurs
outils que nous allons détailler ci-dessous.
Le principe de fonctionnement de ces outils est de sélectionner le ou les objets à déplacer ou à adapter
puis de choisir l'outil à utiliser et enfin de cliquer sur l'objet modèle.
Les outils d'alignement

Vous disposez de quatre outils permettant un alignement du ou des objets sélectionnés sur l'objet
"modèle" (alignement en haut, à droite, en bas et à gauche).
Les outils de réglage de la taille

Vous disposez de trois outils de redimensionnement du ou des objets sélectionnés sur l'objet modèle
(même largeur, même hauteur et même hauteur et largeur).
Les outils de positionnement

Vous disposez de quatre outils permettant le positionnement du ou des objets sélectionnés sur l'objet
modèle.
Echelle de la sélection
L'outil vous permet d’indiquer précisément l'échelle du ou des objets sélectionnés. Dans ce cas, vous
obtenez la fenêtre présentée ci-dessous.
Les outils de position

Les quatre outils présentés ci-contre permettent respectivement de passer le ou les
objets sélectionnés derrière l'objet "modèle", devant ou bien d'éloigner d'un plan les
objets sélectionnés ou bien de les rapprocher. Les deux outils présentés ici ne peuvent
être actifs en même temps. Ils permettent respectivement de grouper ou dégrouper les
objets sélectionnés.
488
Les états Dessin
Les outils de groupe

Les deux outils de groupe ne peuvent être actifs en même temps. Ils permettent respectivement
de grouper ou dégrouper des objets sélectionnés.
Les outils de répartition

Ces deux outils permettent respectivement de répartir soit horizontalement soit verticalement
les objets sélectionnés.
Le verrouillage des objets
Afin d'éviter de déplacer des objets par erreur, vous disposez de l’outil . Cliquez sur cet outil , après
avoir sélectionné le ou les objets à verrouiller.
L'aide au positionnement
Pour réaliser des états dessin avec un maximum de précision et avec des objets alignés automatique-
ment, vous disposez d'une option d'aide au placement des objets. Cliquez sur l'icône pour activer
cette aide.
Lorsque vous déplacez un objet, des traits de couleur vous guideront dans son alignement par rapport
aux autres objets.
La grille magnétique
L'icône permet d'activer ou non la grille magnétique. Pour fixer la taille du pas de grille, choisissez la
commande GRILLE du menu CONTEXTUEL. Vous pouvez obtenir ces réglages en cliquant sur l'icône tout
en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée.
Ci-dessous la fenêtre de modification du pas de la grille.
489
Les états Dessin
Les rubriques
Lorsque vous cliquez sur cet onglet, les rubriques du ou des fichiers que vous pourrez utiliser dans votre
état dessin s'affichent.
Ci-dessous, un exemple avec Ciel Devis Factures.
Placement d'une rubrique

Pour utiliser une rubrique dans votre état dessin, sélectionnez-la et faites-la glisser à l'endroit voulu.
Placement du nom d'une rubrique

Pour vous éviter la saisie fastidieuse du nom d'une rubrique, il suffit, tout en maintenant la touche
Majuscule non blocante enfoncée, de glisser la rubrique de votre choix.
Le nom de la rubrique s'affiche.
Placement d'une rubrique et de son nom

Vous pouvez également ajouter dans votre état dessin une zone incluant le nom de la rubrique et la
rubrique elle-même.
Il suffit, tout en maintenant enfoncé la touche <Alt> de glisser la rubrique de votre choix.
Le nom de la rubrique et la rubrique s'affichent.
Le menu Options
Au-dessus de la liste des rubriques, vous disposez du bouton [Options].
Ce bouton propose dans un menu déroulant des options à appliquer sur la liste
des rubriques (afficher les rubriques suivant leur type, afficher le type, trier les
rubriques ou bien afficher les extensions).
490
Les états Dessin
Les calques
Généralités
Le principe des calques consiste à affecter un ou plusieurs objets à un calque. Vous pourrez affecter une
condition d'affichage à chaque calque. cela permet, en fonction de conditions, d'avoir des objets présents
ou non au moment de l'édition de l'état. Vous pouvez ainsi éviter de réaliser plusieurs états, puisqu'un
seul pourra gérer tous les cas.
L’onglet Calques
1. Pour affecter un objet à un calque, sélectionnez l'objet concerné puis cochez le ou les calques aux-
quels vous souhaitez le rattacher.
 Le menu déroulant COURANT vous permet de sélectionner un ou plusieurs calques (sélection de plu-
sieurs calques en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée). A chaque création d'un nouvel objet, il sera
automatiquement affecté au(x) calque(s) sélectionné(s) précédemment.
Propriétés d'un calque

2. Chaque calque dispose de propriétés. Pour les visualiser, cliquez dans l'onglet Calques puis sélection-
nez-en un et cliquez sur le bouton [Propriétés...].
La fenêtre des propriétés du calque s'affiche.
C'est depuis cette fenêtre que vous allez définir la condition d'affichage des éléments du calque.
L'option Calculer à chaque élément indique au logiciel de vérifier la condition affectée au calque autant de
fois qu'il y a d'objets rattachés au calque.
 Cette option peut ralentir de façon importante le temps d'exécution de votre état. Ne cochez donc cette
option qu'à bon escient.
Le bouton vous permet de ne plus lier les objets au calque en

question.
Depuis l'onglet Calques, vous pouvez, pour chaque calque, modifier le nom. Les deux colonnes suivantes
permettent :
d'afficher ou non les objets affectés à chaque calque.
de verrouiller en une seule étape tous les objets affectés à chaque calque.
491
Les états Dessin
Dessin pièces clients

Lors de la création d’un état de type Dessin pour une famille de création de pièces clients (Devis, Fac-
tures…), un assistant vous permet de créer plus facilement et rapidement votre dessin en glissant
déposant des éléments pré-paramétrés dans votre zone de travail.
Pour créer un état de type DESSIN PIÈCES CLIENTS, sélectionnez dans la liste des états Pour une famille l’une
des options Dessin (avoirs, devis, factures, pièces clients, factures acompte... selon votre application).
Cliquez sur le bouton [Créer...] puis sélectionnez la commande ETAT DE TYPE «DESSIN».
Lancer l’assistant de création de la pièce

L’assistant de création de la pièce permet de définir les choix de mise en forme de votre état en allant de
l’en-tête au pied de page.
La première étape permet d’afficher le logo et de choisir son emplacement ainsi que sa taille.
Sélectionnez les options voulues à l’aide des boutons radio. Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le
bouton .
La deuxième étape permet de choisir quelles informations vous souhaitez ajouter à vos coordonnées et à
celles du client. Sélectionnez les options souhaitées à l’aide des cases à cocher, puis cliquez sur le bouton
pour passer à l’étape suivante.

La troisième étape permet de choisir les colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans le corps de la
pièce. Sélectionnez les options souhaitées à l’aide des cases à cocher, puis cliquez sur le bouton
pour passer à l’étape suivante.

La dernière étape permet d'afficher le tableau des TVA, un commentaire ainsi que la clause de réserve de
propriété dans le pied de la pièce. Sélectionnez les options souhaitées à l’aide des cases à cocher et des
boutons radio. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la création de la pièce.
Mode Simple de l’état Dessin pièces clients

Une fois l’état Dessin pièces clients créé à l’aide de l’assistant, vous pouvez rajouter plusieurs objets pré-
paramétrés en les sélectionnant dans la liste à gauche de votre zone de travail et en les glissant déposant
dans votre zone de travail.
Pour modifier un élément, double cliquez sur l’élément souhaité pour ouvrir la fenêtre de paramétrage.
Mode avancé de l’état Dessin pièces clients

Le mode avancé de l’état Dessin Pièces clients permet d’afficher, en plus des éléments pré-paramétrés, les
onglets de l’état dessin standard : Objets, Rubriques, Calques. Ils regroupent toutes les options de l’état
Dessin standard. Pour plus d’informations, Voir La fenêtre de l’état Dessin, page 470.
492
Les états Dessin
Les pages
Généralités
La plupart des états dessin n'utiliseront qu'une seule page. Néanmoins, ce type d'état vous permet de
créer plusieurs pages. Ainsi, vous pourrez y ajouter, par exemple, une page de garde, une page de fin.
L'ensemble des options de gestion des pages est regroupé dans un menu déroulant situé au-dessus de la
zone dessin.
Liste des pages

Une fenêtre présentant la liste des pages s'affiche. Vous y trouvez toutes les commandes nécessaires à la
maintenance des pages (création, suppression, etc.).
Ajouter une page

Pour ajouter une nouvelle page dans un état dessin, vous pouvez choisir la commande AJOUTER UNE PAGE
du menu PAGE ou cliquer sur le bouton [Ajouter] depuis la fenêtre Liste des pages détaillé précédemment.
La fenêtre permettant d’indiquer les propriétés de la page s'affiche. Nous détaillerons cette fenêtre par la
suite.
Supprimer une page

Pour supprimer une page dans un état dessin, vous pouvez soit choisir l'item Supprimer une page depuis
le menu Page, ou bien cliquer sur le bouton Supprimer depuis le dialogue Liste des pages détaillé
précédemment.
Attention !
La suppression d'une page entraîne également la suppression de tous les objets qu'elle contient.
Propriétés de la page
La fenêtre Propriétés de la page regroupe toutes les options que vous pouvez fixer pour chaque page.
493
Les états Dessin
Pour obtenir cette fenêtre vous pouvez :
• cliquer sur le bouton [Page]

• choisir PROPRIÉTÉS DE LA PAGE depuis la liste des pages
• cliquer sur le bouton [...] dans la commande PROPRIÉTÉS dans les propriétés par défaut.
Vous pouvez non seulement y indiquer le nom de la page, mais aussi si vous souhaitez y inclure des
repères de pliage. Vous pouvez de plus y fixer des conditions d'affichage.
Le bouton donne accès au paramétrage des étiquettes.
494
Les états Dessin
Les étiquettes
Vous pouvez avoir besoin d’étiquettes pour de nombreuses tâches : mailing clients, étiquetage ou tout sim-
plement courriers divers et fréquents.
Vous pouvez par exemple, dans Ciel Devis Factures, créer un état dessin dans la famille Clients/Tiers.
Dans ce cas une page blanche s'affiche.
1. Activez l'option ETIQUETTES depuis les PROPRIÉTÉS DE LA PAGE.

Le premier onglet vous propose des modèles d'étiquettes préparamétrés.
Le second vous est présenté ci-dessous
2. Indiquez le nombre d'étiquettes sur la largeur et sur la hauteur des planches que vous possédez.
L'option Nombre d'étiquettes identiques permet d'imprimer plusieurs étiquettes pour un même élément.
Le programme revient à la page du générateur d'états avec les étiquettes telles que vous les avez paramé-
trées.
Il ne vous reste plus qu'à placer les rubriques à l'emplacement de la première étiquette.
Vous pouvez aussi modifier graphiquement ces étiquettes même si vous avez utilisé un format prédéfini.
Quatre poignées, placées aux angles de l'objet étiquettes, permettent de changer les dimensions, exacte-
ment comme pour un rectangle.
Pour déplacer l'objet étiquettes, il faut le saisir par un de ses côtés.
Quant au placement des rubriques, il est identique à celui utilisé dans une page standard du générateur
d'états.
495
Les états Dessin
Les options
Vous disposez dans la barre d’actions de l’état dessin de plusieurs options.
Nous détaillerons ces différents outils un peu plus loin dans ce document.

 Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 521 pour plus de détails.

 Reportez-vous au chapitre “L’éditeur de scripts”, page 434 pour plus de détails.
• : permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures.
 Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 542 pour plus de détails.

 Reportez-vous au paragraphe “La sortie d’un état”, page 525 pour plus de détails.

 Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 549 pour plus de détails.
taire sur l'état.
 Reportez-vous au paragraphe “Commentaire d’un état”, page 549 pour plus de détails.
Essayer un état
Comme nous l'avons abordé au début de ce document, les états pourront être exécutés depuis des listes
ou des fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la
barre d'actions.
 Reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 305 e t“La barre d’actions”, page 313 pour
plus de détails.
Une option vous permet également de pouvoir exécuter l'état directement depuis la fenêtre de
paramétrage.
1. Cliquez sur le bouton [Essayer].
2. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la
flèche du bouton et choisissez la sortie souhaitée dans le menu déroulant qui s’affiche.
Attention !
ces états ne donneront pas de résultat cohérent. Nous vous conseillons d'utiliser cette possibilité
496
Les états Dessin
Vérifier un état
Vous disposez d'un outil de vérification (bouton ) depuis la fenêtre d'un état dessin. Ceci vous
permet de contrôler que les rubriques utilisées sont bien présentes dans les fichiers.
497
Les statistiques croisées
Généralités
Créer des statistiques croisées avec l’assistant
Créer des statistiques croisées sans l’assistant
Inverser les lignes et colonnes
Les options
Essayer un état
Vérifier un état
Généralités
Les statistiques croisées vous permettront d'obtenir soit sous forme d'état soit sous forme de graphiques,
la somme d'une ou deux rubriques en fonction d'une autre.
Certaines options sont identiques à celles abordées dans les paragraphes précédents comme par exemple
la logique, le commentaire.
Tous ces outils seront détaillés à la fin de ce document.
Créer un état de type Statistiques croisées

 Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - flèche du bouton [Créer] puis la fonction
Créer un état de type «statistiques croisées».
Lorsque vous activez cette option, la fenêtre de paramétrage des statistiques croisées s’affiche.
Créer des statistiques croisées avec l’assistant

Pour faciliter au maximum la création des statistiques croisées, un assistant de création vous permettra
de paramétrer rapidement votre statistique.
 Une statistique créée à l'aide de l'assistant peut être totalement personnalisée.
1. Pour obtenir l'assistant de création, cliquez sur le bouton .
499
La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
Trois choix vous sont proposés :
• Valeur d'une ou plusieurs rubriques en fonction d'une autre.

• Valeur d'une rubrique en fonction de deux autres.
• Somme, moyenne, valeurs min. et max. d'une rubrique en fonction d'une autre.
Attention !
Ces trois choix ne sont pas les seuls que ce générateur de statistiques permet de réaliser. Comme
nous le verrons dans le paragraphe suivant, tous les cas sont possibles.
Suivant le type choisi, les fenêtres suivantes vous indiqueront précisément la marche à suivre jusqu'à
l'étape finale vous permettant de créer de la statistique.
Créer des statistiques croisées sans l’assistant

 La création sans assistant peut être soit réalisée entièrement du début à la fin, soit après utilisation
de l'assistant de création pour terminer la personnalisation du paramétrage.
Avant de commencer la création de votre statistique, nous vous conseillons de définir clairement le
résultat que vous souhaitez obtenir. Ceci vous facilitera le paramétrage de votre état.
Le principe du paramétrage d'une statistique croisée consiste à définir la ou les rubriques à calculer en
fonction d'une ou plusieurs autres rubriques. Le paramétrage est composé de trois grandes parties :
• les lignes,
• les colonnes,
• la ou les valeurs à afficher.
Vous disposez pour cela de quatre possibilités accessibles via le menu déroulant TYPE :
• Automatique selon une valeur.
• Automatique selon une date.
• Automatique avancée.
• Manuel.
Voyons maintenant en détail ces quatre possibilités.
Ces mêmes types sont disponibles également pour les lignes.
500
Automatique selon une valeur

Lorsque vous choisissez ce type, voici les options à renseigner.
1. Indiquez la rubrique en fonction de laquelle une colonne sera générée par valeur. Cliquez sur l'icône
d'appel de la liste des rubriques et sélectionnez-la rubrique à utiliser.
2. Cochez l'option Totalisée pour indiquer si une totalisation de chaque colonne (ou ligne) doit être réali-
sée.
Automatique selon une date

Le principe de fonctionnement de ce type est très proche du précédent.
La différence réside dans le fait que la rubrique à renseigner sera forcément de type date.
Une fois cette rubrique renseignée, indiquez la périodicité pour laquelle vous souhaitez générer une
colonne. Le menu déroulant vous permet de sélectionner les options (jour, semaine, mois, trimestre,
semestre et année).
L'option Générer des périodes continues permet de générer une colonne (ou ligne) même pour les colonnes
(ou lignes) vides.
L'option Totalisée vous permettra d'indiquer si une totalisation de chaque colonne (ou ligne) doit être
réalisée.
Automatique avancée
1. Renseignez les deux paramètres suivants :
• La Valeur de création. Elle peut être soit une rubrique soit un script.
• Le Titre de la colonne. Vous disposez pour cela de l'éditeur de scripts.
2. Indiquez le type de tri à réaliser.
L'option Totalisée vous permettra d'indiquer si une totalisation de chaque colonne (ou ligne) doit être
réalisée.
501
Manuel
Ce dernier type consiste en la création de colonnes (ou de lignes) sans aucun automatisme.
Pour cela, vous disposez des boutons [Créer], [Insérer] et [Supprimer].
• Le bouton [Fixer le nombre] permet de fixer en une seule fois le nombre de colonnes (ou lignes) à géné-
rer.
• Le bouton [Créer des colonnes à partir de rubriques] affiche une fenêtre dans laquelle vous choisirez
les rubriques pour lesquelles une colonne sera créée.
Vous devez indiquer pour chaque colonne son titre et des propriétés en cliquant sur le bouton [Titre et
propriétés de la colonne sélectionnée...]. Une fenêtre s’ouvre.
Vous devez y indiquer le titre de la colonne. Vous pouvez le saisir directement dans la zone prévue à cet
effet ou utiliser l'éditeur de scripts.
• Le bouton [Modifier la condition] vous donne accès au module de création des conditions.
 Pour plus de détails sur la création de conditions, reportez-vous au chapitre “Les filtres (recherches)”,
page 421.
Inverser les lignes et les colonnes

Le paramétrage des lignes et des colonnes utilise les mêmes quatre types.
Pour cette raison, la présentation peut être basculée très facilement. Le bouton [Inverser lignes et
colonnes] permet donc de passer les lignes en colonnes et inversement.
Les options
Vous disposez de plusieurs options dans la barre d’actions. Ces différents outils sont détaillés un peu plus
loin dans ce document.
: permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris.
 Reportez-vous au paragraphe “La logique d’un état”, page 521 pour plus de détails.
: donne accès à un éditeur de scripts.

 Reportez-vous au paragraphe “L’éditeur de scripts”, page 434 pour plus de détails.
: permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des ruptures.
 Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d’un état”, page 542 pour plus de détails.
: cette option permet de régler les sorties possibles de l'état.
: cette option vous permet d’ajouter, de modifier et de supprimer des rubriques locales.
502
: permet de régler la mise en page de l'état.

 Reportez-vous au paragraphe “Mise en page”, page 549 d'un état pour plus de détails.
: donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un commentaire
sur l'état.
Essayer un état
plus de détails.
Mais vous pouvez également exécuter l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer]
2. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous souhaitez une autre sortie, cliquez sur la
flèche du bouton [Essayer] et choisissez la sortie souhaitée dans la liste qui s’affiche.
Attention !
Vérifier un état
Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état Statistiques Croisées.
Pour cela, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions.
503
Les exports multi formats
Généralités
Créer un «Export multi formats» avec l’assistant
Créer un «Export multi formats» sans l’assistant
Gestion manuelle en mode simple
Gestion manuelle en mode avancé
Les options
Essayer un état
Vérifier un état
Généralités
Les Exports multi formats seront utilisés pour réaliser des exports d'informations contenues dans les
fichiers qui composent votre dossier Ciel. Une fois ces données extraites, vous pourrez soit les exploiter
avec une autre application (par import) soit réaliser d'autres traitements par exemple avec un tableur
(type Excel).
Créer un état de type Export multi formats

 Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - flèche du bouton [Créer] puis la fonction
Créer un état de type «Export multi formats».
Voir Créer un état, page 451.

Lorsque vous activez cette option, la fenêtre de paramétrage des exports multi formats s’affiche.
Créer ou modifier un état Export multi formats avec l’assistant

Le moyen le plus rapide pour créer un état de type Export multi formats est d'utiliser l'assistant de création.
Lors de la création d'un nouvel état, cet assistant est automatiquement proposé. Il est composé de 2
étapes. La première fenêtre de l’assistant s’affiche.
1. Définissez le format d'export des données.

Vous pouvez sélectionnez une des options de la liste: Texte, Excel (type texte), Csv, Dbf, Longueur fixe et
XML.
 Le format ne pourra plus être modifié par la suite.
505
2. Une fois l’option sélectionnée, cliquez sur le bouton [Continuer]. La fenêtre suivante s'affiche.
Cette fenêtre vous permet de choisir le mode de création et de maintenance de l'Export multi formats.
Deux options sont proposées : Simple et Avancé.
Nous détaillerons ces deux modes un peu plus loin.
 Nous vous conseillons de choisir le mode Simple dans un premier temps. En effet, ce mode permet la
création et la maintenance de la plupart des Exports multi formats.
De plus, le passage au second mode Avancé sera toujours possible tout en conservant vos réglages, alors
que l'inverse (passage du mode Avancé au mode Simple) n'est pas possible.
3. Une fois votre choix fait, cliquez sur le bouton [OK].
4. Si vous avez opté pour le mode Simple, la liste des rubriques s’affiche automatiquement. Choisissez
les rubriques que vous souhaitez exporter.
La sélection réalisée depuis l'assistant est créée.
Créer ou modifier un état Export multi formats sans l'assistant de création
Attention !
Si vous choisissez la commande ASSISTANT depuis le menu OPTIONS alors que vous avez déjà défini
certains réglages, un message vous informera que cette manipulation effacera le paramétrage
réalisé.
 Vous pouvez également personnaliser votre état manuellement.
506
Gestion manuelle mode simple

Le mode Simple est celui qui sera utilisé le plus souvent car il convient à la plupart des exports que l'on
réalise habituellement.
La sélection des rubriques peut être réalisée soit à la fin de l'assistant soit depuis la fenêtre de
maintenance.
Vous disposez pour cela des options suivantes, disponibles depuis le MENU CONTEXTUEL (clic droit) :
• Créer : ajout d'une nouvelle rubrique à la suite des autres, en fin de liste.
• Modifier : remplace la rubrique sélectionnée par une autre.
• Supprimer : supprime la rubrique sélectionnée.
1. La création et la modification affichent la fenêtre de choix de rubriques comme ci-dessous. Sélection-
nez les rubriques, cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Une fois la sélection effectuée, validez la ou les rubriques sélectionnées à l'aide du bouton [OK].
3. Si vous souhaitez changer l'ordre d'une rubrique à exporter, sélectionnez dans la liste et sur la partie
droite d'utiliser les icônes de déplacement.
507
Gestion manuelle mode avancé

Lorsque vos exports nécessitent plus de fonctionnalités vous pouvez opter pour le mode Avancé.
Vous pouvez opter pour ce mode soit depuis l'assistant de création (Voir Créer ou modifier un état Export
multi formats avec l’assistant, page 505.), soit depuis le bouton [Mode Avancé] situé dans la barre
d’actions.
Le passage du mode Simple au mode Avancé est toujours possible tout en conservant vos réglages, alors
que l'inverse (passage du mode Avancé au mode Simple) n'est pas possible. Lorsque vous passez du mode
Simple au mode Avancé un message vous en informe.
En mode Avancé, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous.
Les premiers changements concernent les colonnes disponibles, puisque vous pouvez définir non seule-
ment des rubriques mais aussi des formules et préciser pour chaque le titre, la longueur maximale et le
type. La colonne Commentaire vous permet, comme son nom l'indique, de saisir une information, mais elle
ne sera pas prise en compte au moment de l'export.
Une colonne supplémentaire peut être visible suivant le format choisi à la création de l'Export multi for-
mats. Il s'agit de la colonne Cadrage.
La modification de tous ces paramètres peut être réalisée directement dans la liste ou à l'aide des options
disponibles depuis la barre d’actions.
Les options [Insérer], [Rubriques] et [Supprimer] ont les mêmes fonctionnalités qu'en mode Simple. Vous
pouvez également dupliquer une colonne en cliquant sur le bouton [Dupliquer] et ajouter une ligne vide
en cliquant sur le bouton [Ajouter].
Le second changement concerne l'affichage d'options concernant les Sections.
Les sections vous seront utiles pour la réalisation de formats d'export plus spécifiques. Ceci vous permet-
tra par exemple de gérer des lignes de titres, de totalisation ou encore des formats différents au sein d'un
même état.
Par défaut, une seule section est créée. Elle se nomme 1 - Section principale. Cette section ne peut pas être
supprimée, mais elle peut être désactivée, si cela est nécessaire.
508
1. Pour gérer des sections, cliquez sur le bouton [Sections]. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
Vous y retrouvez la liste des sections créées et une rangée de boutons permettant leur gestion (boutons
[Créer], [Modifier], [Supprimer] et [Dupliquer]).
Lorsque vous créez ou modifiez une section, la fenêtre ci-dessous s'affiche.
2. Vous pouvez pour chaque section lui indiquer un nom.

Indiquez l’utilisation de la section. Pour cela, vous disposez de deux cases à cocher pour chacun des
onze points d'entrée de l'état.
La première case, dans la colonne Valeurs, vous permet d'indiquer que vous souhaitez générer dans le
fichier d'export les valeurs contenues dans les rubriques. La seconde case, dans la colonne Titres, vous
permet d'indiquer que vous souhaitez générer dans le fichier d'export les titres des rubriques.
 Vous pouvez créer une section pour laquelle vous ne cochez aucune option. Vous pourrez l'utiliser
dans les scripts à l'aide de la fonction EtatCmd(kEcmMfSect).
3. Une fois votre section personnalisée, indiquez les rubriques qui s'y rattachent.
4. Depuis la fenêtre principale de paramétrage de l'Export multi formats, choisissez la section à l'aide du
menu déroulant.
Vous devez renouveler ces manipulations pour chaque section.
509
Les options
Vous disposez dans la barre d’actions de l’état Export Multi Formats de différents outils que nous détaille-
rons par la suite.

 Reportez-vous au paragraphe “La logique”, page 522 pour plus de détails.

 Reportez-vous au paragraphe “L’éditeur de scripts”, page 434 pour plus de détails.
• : permet de fixer certains réglages sur le fonctionnement de l'état.

 Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d'un état de type «Export multi formats»”, page 548 pour plus
de détails.

• : permet d’ajouter, de modifier et de supprimer des rubriques locales.
taire sur l'état.
• : donne accès à l'assistant de création d'un état Export multi formats.
Attention !
L'utilisation de l'assistant efface les rubriques et formules que vous aviez saisies précédemment.
Propriétés
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Propriétés] depuis la barre d’actions, la fenêtre ci-dessous s'affiche.
510
Il contient l'ensemble des réglages répartis sur quatre onglets (Divers, Séparateurs, Formats et Options
avancées).
Divers
Vous pouvez y préciser le Jeux de caractères que vous souhaitez utiliser à l'aide du menu déroulant. Si
vous souhaitez que tous les caractères soient en majuscules, cochez l'option Convertir toutes les données
en majuscules.
L'option Autoriser l'utilisateur à annuler l'export permet d’annuler l'export si le temps de traitement est long.
L'option Afficher un récapitulatif à la fin de l'export vous permet d'afficher un résumé à la fin de l’export.
Cette fenêtre vous indique l'emplacement où a été créé le fichier, sa taille, le nombre d'enregistrements géné-
rés, etc.
L'option Sur la commande "Essayer", afficher le contenu généré vous permet de visualiser le contenu de
l'export généré dans une nouvelle fenêtre.
 Le fichier sera généré dans tous les cas, y compris si vous en demandez une visualisation.
L'option Mettre en clair les caractères de contrôle vous permet de visualiser les caractères de contrôle nor-
malement invisibles. Cette option n'est disponible que si la précédente est active.
Séparateurs
Dans cet onglet, vous pouvez indiquer les séparateurs de rubriques et d'enregistrements. Vous disposez
pour chacun de boutons radios pour les séparateurs les plus courants. Le dernier bouton radio nommé
Code(s) ASCII vous donne accès aux zones vous permettant de saisir jusqu'à neuf codes ASCII.
L'option Générer un séparateur après le dernier enregistrement permet d'ajouter à la fin du fichier un sépara-
teur d'enregistrement.
En général, cette option vous sera nécessaire suivant les spécifications du format d'import du logiciel de
destination.
 Vous disposez dans la deuxième partie de cet onglet de quelques précisions et recommandations.
Formats
Ce troisième onglet vous permettra de fixer le format des nombres, des dates et des booléens.
Pour les formats des nombres, vous disposez de trois boutons radios :
• Standard : dans ce cas, le format des nombres utilisé sera celui défini au niveau de préférences du sys-
tème (PANNEAU DE CONFIGURATION - options régionales et linguistiques).
• Idem application : dans ce cas, le format des nombres sera le même que celui défini pour l'application
Ciel.
• Personnalisé : en choisissant ce dernier format, vous pourrez totalement personnaliser le format de
tous les nombres exportés dans votre état.
 Quel que soit le format utilisé, vous disposez d'une zone exemple pour y saisir le nombre que vous
souhaitez visualiser en y appliquant le format choisi. Le nombre obtenu est affiché en orange.
Pour les formats des dates, vous disposez d'un menu déroulant contenant l'ensemble des formats propo-
sés pour le formatage des rubriques dates.
Le premier choix Idem application permet d'appliquer aux dates le même format que celui utilisé dans
l'application Ciel.
 Quel que soit le format utilisé, vous disposez d'une zone exemple pour y saisir la date que vous sou-
haitez visualiser en y appliquant le format choisi. La date obtenue est affichée de couleur orange.
Les rubriques de type booléen n'acceptent que deux valeurs : Vrai ou Faux.
Vous pouvez choisir ici de les formater. Pour cela, cochez l'option et indiquez dans les zones Valeur si vrai
et Valeur si faux les valeurs correspondantes.
511
 Si l'option n'est pas cochée, le format utilisé par les applications Ciel est :
• Pour les valeurs vraies : Oui.

• Pour les valeurs fausses : Non (valeur vide).
Options avancées
Le quatrième et dernier onglet vous permet de fixer les règles en cas de conflit sur les séparateurs et le
caractère de remplissage pour un export en longueur fixe.
La zone Substitution de caractères vous permet d'indiquer les caractères de remplacement pour les sépa-
rateurs de rubriques et d'enregistrements dans le cas où une rubrique contiendrait un ou plusieurs
caractères de contrôle.
Le bouton radio Le caractère vous permet d'indiquer le code ASCII du caractère de substitution.
Si l'Export multi formats génère un fichier en longueur fixe, vous pouvez indiquer le code ASCII du carac-
tère qui sera utilisé pour remplir les zones vides.
Essayer un état
plus de détails.
Une option vous permet de pouvoir exécuter l'état directement depuis la fenêtre de paramétrage.
Pour cela, cliquez sur le bouton [Essayer]. Le logiciel exécutera l'état en visualisation à l'écran. Si vous
souhaitez une autre sortie, cliquez sur la flèche du bouton [Essayer] et choisissez la sortie souhaitée dans
la liste qui s’affiche.
Attention !
Vérifier un état
Vous disposez d'un outil de vérification depuis la barre d’actions de la fenêtre de état «export
multi-fonctions». Il vous permet de contrôler si les rubriques utilisées sont bien présentes
dans les fichiers.
512
Les états Office
Généralités
La fenêtre de l’état Office
Créer un état de type Office

Les états Office
Généralités
Attention !
Cet état paramétrable est uniquement disponible pour les logiciels Ciel Gestion commerciale Evolution,
Ciel Compta Evolution, Ciel Associations Evolution, Ciel Gestion Intégrale.
L’état de type « Office » ouvre une fenêtre Microsoft Word dans le logiciel Ciel. Il est ainsi possible de para-
métrer complètement son état dans cet éditeur de texte tout en bénéficiant des options du générateur
d’états Ciel.
Il s’agit de l’état le plus librement paramétrable du générateur. Il est cependant conseillé d’avoir déjà bien
défini le sens général que vous souhaitez donner à votre document.
 Cet état nécessite l’installation préalable de Microsoft Office Word.
La fenêtre de l’état de type Office

TYPE «OFFICE»
Pour créer un état, reportez-vous au paragraphe “Créer un état”, page 451.
La fenêtre office qui s’affiche à droite regroupe les principales fonctionnalités de Microsoft Office Word.
Pour plus de détails concernant ces fonctionnalités, nous vous invitons à consulter l’aide de Microsoft
Office Word.
514
Les états Office
Créer un état «Office»

L’état de type Office reprend les principales fonctionnalités de Microsoft Office Word.
Vous pouvez ainsi mettre en page votre état librement, avec les possibilités d’insérer un tableau, une
image, une zone de texte, etc, de la même manière que lors de l’utilisation de Microsoft Office Word.
La colonne Rubriques regroupe les rubriques à insérer dans le document classées par catégories. Une note
informative en bas de la colonne indique qu’il faut double-cliquer sur un élément pour l’insérer.
1. Double-cliquez sur la rubrique pour l’insérer dans votre état Office.
2. La rubrique se place à l’endroit où se trouve le curseur dans le document.
Il est possible de trier les rubriques selon certains critères ou de paramétrer l’affichage des rubriques en
cliquant sur la flèche en haut à droite de la colonne des rubriques. Un menu déroulant s’affiche.
Les options
Vous disposez de différentes options disponibles depuis la barre d’actions, que nous détaillerons par la
suite :
• Modifier la logique : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris.
• Modifier le script lié : donne accès à un éditeur de scripts.
• Propriétés : cette option permet de fixer les titres et commentaires de l'état ainsi que les réglages des
ruptures.
• Modifier la sortie : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état.
• Mise en page : permet de régler la mise en page de l'état.
• Commentaire de l'état : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un com-
mentaire sur l'état.
Essayer un état
Comme nous l'avons vu précédemment, les états vont pouvoir être exécutés depuis des listes ou des
fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre
d'actions.
plus de détails.
paramétrage.
Pour cela, cliquez sur le bouton . Le logiciel ouvrira Microsoft Office Word et exécutera l'état en
aperçu écran.
Attention !
515
Les états Office
Vérifier un état
Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état Office.
516
Les états Chaînés
Généralités
La fenêtre de l’état «chaînés»
Paramétrer un état de type «chaînés»

Généralités
Attention !
Cet état paramétrable est uniquement disponible pour les logiciels Ciel Compta, Ciel Compta Facile,
Ciel Compta Evolution et Ciel Gestion Intégrale.
L’état de type « Chaînés » permet de lier plusieurs états entre eux pour réaliser des actions groupées.
Cet état est utile dans le cadre d’une utilisation fréquente de plusieurs états, car vous pouvez ainsi
regrouper ces états et lancer leur exécution simultanément de manière automatique.
Les états que vous avez chaînés peuvent toujours être ouverts et utilisés indépendamment des autres.
La fenêtre de l’état de type «chaînés»

TYPE «CHAÎNÉS»
Pour créer un état, reportez-vous au paragraphe “Créer un état”, page 451 .
518
Le paramétrage d’un état «Chaînés»

La fenêtre de l’état chaîné est présentée sous forme d’une liste regroupant les différents états que vous
avez choisi de regrouper.
Une fois la liste d’états établie, vous pourrez les exécuter et paramétrer leur sortie.
Ajouter un état aux états chaînés

Pour ajouter un état à la liste :
1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Vous pouvez également cliquer droit dans
la zone de liste et sélectionner la commande AJOUTER UN ÉTAT...
2. Une fenêtre présentant la liste des états déjà créés s’affiche, elle regroupe les différents états par dos-
sier selon leur famille. Cliquez sur le + pour ouvrir le dossier et afficher les états, puis sélectionnez
l’état souhaité. Pour sélectionner plusieurs états, maintenez la touche MAJ enfoncée en sélectionnant
les états.
4. L’état sélectionné s’affiche dans la liste de votre état chaîné.
Insérer un état
La fonction INSÉRER UN ÉTAT permet d’ajouter un état en dessous de la ligne d’état sélectionnée.
1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions.
2. Une fenêtre présentant la liste des états déjà créés s’affiche, elle regroupe les différents états par dos-
sier selon leur famille. Cliquez sur le + pour ouvrir le dossier et afficher les états, puis sélectionnez
l’état souhaité. Pour sélectionner plusieurs états, maintenez la touche MAJ enfoncée en sélectionnant
les états.
Supprimer un état
1. Pour supprimer un état, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. Vous pouvez également activer la com-
mande SUPPRIMER UN ÉTAT du menu contextuel (clic droit).
3. Un message s’affiche, demandant de confirmer la suppression. Si vous souhaitez vraiment le suppri-
mer, cliquez sur le bouton [Oui].
Modifier un état
Vous pouvez, depuis la liste de vos états chaînés, modifier un état en particulier. Pour cela :
1. Sélectionnez l’état que vous souhaitez modifier.
2. Activez la commande MODIFIER L’ÉTAT... du menu contextuel (Clic droit).
3. L’état s’affiche et vous pouvez y apporter vos modifications.
Paramètres de l’état
Pour afficher les paramètres d’un état :
1. Sélectionnez l’état souhaité dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions.
La fenêtre Paramètres s’affiche. Elle présente les options suivantes :
519
• Paramètres de l’état : dans cette zone, vous pouvez choisir d’utiliser les paramètres par défaut de l’état
chaîné ou d’utiliser des paramètres prédéfinis dans l’état. Si l’option Utiliser les paramètres prédéfinis
est cochée, une fenêtre de paramétrage s’affiche. Elle diffère selon le type d’état et se rapporte aux
propriétés déjà définies. Voir Propriétés d’un état, page 542.
• Options : vous pouvez choisir d’afficher une fenêtre de paramétrage à l’exécution de l’état chaîné. Vous
pouvez également choisir de désactiver cet état. Ainsi, lors de l’exécution de l’état chaîné, cet état ne
sera pas pris en compte. Il sera cependant toujours présent dans l’état chaîné.
Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer les modifications.
Les options
Vous disposez de différentes options disponibles depuis la barre d’actions, que nous détaillerons par la
suite :
• Modifier la logique : permet de définir la logique de l'état, c'est-à-dire les filtres et les tris.
• Modifier le script lié : donne accès à un éditeur de scripts.
• Propriétés : dans la fenêtre Propriétés, vous pouvez choisir de générer ou non les états séparément à
l’aide de la case à cocher correspondante.
• Modifier la sortie : cette option permet de régler les sorties possibles de l'état.
• Mise en page : permet de régler la mise en page de l'état.
• Commentaire de l'état : donne accès à une zone de saisie dans laquelle vous pourrez renseigner un com-
mentaire sur l'état.
Essayer un état
Comme nous l'avons vu précédemment, les états vont pouvoir être exécutés depuis des listes ou des
fiches, mais aussi via des commandes que vous pouvez installer dans la barre de navigation ou la barre
d'actions.
plus de détails.
paramétrage.
Pour cela, cliquez sur le bouton . Le logiciel exécutera l'état en aperçu écran.
Attention !
Vérifier un état
Vous disposez d'un outil de vérification depuis la fenêtre d'un état chaîné.
520
La logique d’un état
Généralités
Les filtres
Le tri
Généralités
Le générateur d’états des logiciels Ciel intègre un module permettant de personnaliser la logique des
états. Vous pourrez fixer un filtre de sélection, un tri et différentes options.
Vous disposez d’une option Mode avancé permettant de réaliser soit une logique simple soit une logique
plus élaborée.
La logique
Après avoir ouvert un état, cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions. La fenêtre ci-des-
sous s’affiche.
 La logique d'un état peut être activée depuis la liste des états paramétrables à l'aide du bouton
[Logique].
Si vous cochez l’option Mode avancé en bas à gauche de la fenêtre, des options supplémentaires
s’affichent.
Les boutons [OK] et [Annuler] vous permettent respectivement de valider ou non votre logique.
Le bouton [Pas de logique] permet d’effacer tous les paramètres éventuellement renseignés.
Les filtres
Vous pourrez déterminer dans cet onglet des conditions, des filtres d’extraction ou les deux.
 La création des conditions et des filtres est détaillée dans le chapitre “Les filtres (recherches)”,
page 421.
Si vous cochez l’option Mode avancé, la case Sélection prioritaire s’affiche.

Si elle est activée, les conditions et les filtres précisés ici seront ignorés. La sélection sera intégralement
prise en compte si vous activez l’état depuis une liste avec sélection préalable d'éléments. Dans le cas
contraire, le filtre et la condition seront appliqués sur la sélection (ou sur tout s’il n’y a pas de sélection).
522
Le tri
Vous pourrez déterminer un critère de tri et éventuellement les niveaux de rupture. Ceux-ci pourront être
utilisés dans les états pour obtenir des sous-totaux.
La fenêtre ci-dessous s’affiche :
1. Indiquez la rubrique sur laquelle le tri sera réalisé.
 Vous pouvez effectuer un tri Croissant ou Décroissant.
2. Cochez l’option Demander la rubrique lors de l'exécution pour qu’un message vous permette de choisir
au dernier moment la rubrique de tri.
Le mode avancé
Lorsque l’option Mode avancé est activée, la fenêtre ci-dessous s’affiche.
Quatre possibilités de tri sont possibles.

Pour chacune d’elles, vous disposez, comme pour le tri simple, d'une possibilité de choisir l'ordre.
523
• Pas de tri : aucun tri ne sera réalisé.

• Tri simple : tri identique à celui détaillé au début de ce paragraphe.
• Tri multiple : lorsque cette option est sélectionnée, un simple clic sur l’icône donne accès à la liste
des rubriques. Vous pouvez choisir la rubrique sur laquelle le tri devra être effectué. Vous disposez de
quatre zones permettant un tri jusqu'à quatre niveaux, avec pour chaque une possibilité de rupture.
• Tri avancé : vous avez dans ce cas une première zone pour indiquer le tri et trois boutons radio Texte,
Numérique ou Date permettent d’indiquer le type d’index à utiliser pour réaliser le tri.
Vous disposez enfin de la possibilité de gérer jusqu’à quatre niveaux de rupture avec pour chaque niveau
la gestion de la rupture par script.
Si l'option Sélection prioritaire sur le tri est activée, les options de tri et de rupture définies dans l’onglet Tri
seront ignorées.
Une case à cocher accompagnée d’une zone de saisie vous permet de fixer le nombre d’éléments à
imprimer.
Exemple
Vous pouvez imprimer les dix clients ayant le C.A. le plus important.
524
La sortie d’un état
Généralités
Sortie d’un état liste simple
Sortie d’un état colonne
Sortie d’un état dessin
Sortie d'une statistique croisée
Sortie d'un export multi formats
Sortie d’un état office
Sortie d’états chaînés

Généralités
 Liste des états paramétrables ou depuis la barre d’actions de l’état - Bouton .
Chaque état créé à l'aide du générateur d'états des logiciels Ciel dispose de la fonctionnalité RÉGLAGE DE LA
SORTIE.
A l'aide de cette fonctionnalité, vous pourrez définir par exemple le type de document généré suivant la
sortie demandée.
Nous détaillerons par la suite les réglages de sortie pour les différents types d'états.
 La sortie d'un état peut être activée soit depuis la liste des états paramétrables à l'aide du bouton
[Sortie], ou en activant la commande du même nom dans la barre d’actions depuis la fenêtre de para-
métrage de l'état.
Attention !
Pour chaque sortie, une ou plusieurs présentations vous sont proposées. Cependant, vous devez
obligatoirement avoir au moins une présentation active par sortie.
526
Sortie d'un état Liste simple

Lorsque vous activez la sortie pour un état de type liste simple, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes :
• les Sorties possibles de l'état

• la ou les Présentations autorisées (pour chacune des sorties).
Sortie impression
Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard est proposée.
Aucun réglage n'est possible dans ce cas.
Sortie fichier
Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état liste
simple sera exécuté pour générer une sortie sur fichier.
Le bouton vous donne accès à un seconde fenêtre dans laquelle vous

pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut,
etc.
La deuxième liste Format du fichier contient neuf choix de format.

1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser. Pour chaque format, vous pouvez éventuelle-
ment modifier les propriétés.
2. Cliquez pour cela sur le bouton .
527
Exemple de propriétés pour le format HTML.
 Lorsqu'un format ne possède pas de propriétés, un message vous en informe.
Sortie e-mail
Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état liste
simple sera exécuté pour générer un e-mail.
Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux présents pour la sortie
Fichier.
528
Le bouton affiche la fenêtre ci-dessous.
1. Renseignez si vous le souhaitez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte de l’e-mail par défaut
du message.
2. Pour modifier si besoin ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer
ces informations à l'exécution.
529
Sortie d’un état Colonne

Lorsque vous activez la sortie pour un état de type Colonne, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes :

Sortie impression
Sortie fichier
Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsqu’un état de type
colonne sera exécuté pour générer un fichier.
Le bouton vous donne accès à une seconde fenêtre dans laquelle vous
etc.

530
Sortie e-mail
Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsqu’un état de type
colonne sera exécuté pour générer un e-mail.
Les formats proposés pour la création des pièces jointes sont les mêmes que ceux pour la sortie Fichier.
1. Cochez le ou les formats que vous souhaitez autoriser.
2. Pour chaque format, vous pouvez éventuellement modifier les propriétés. Pour cela, cliquez sur le
bouton [Propriétés].
531
1. Renseignez si vous le souhaitez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du mes-
sage.
532
Sortie d'un état Dessin

Lorsque vous activez la sortie pour un état de type Dessin, une fenêtre contenant deux listes s'affiche.

Sortie impression
Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, seule la Présentation standard est proposée.
Sortie fichier
Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état dessin
sera exécuté pour générer une sortie sur fichier.
Le bouton vous permet d’accéder à une seconde fenêtre dans laquelle

vous pourrez effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par
défaut, etc.
La deuxième liste Format du fichier contient un seul choix de format Impression au format PDF.
Sortie e-mail
Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état dessin
sera exécuté pour générer un e-mail.
La fenêtre dans ce cas est identique à celle détaillés dans le paragraphe Sortie d'un état liste simple - Sortie
e-mail.
533
Sortie d'un état Statistiques croisées

Lorsque vous demandez la sortie pour un état de type Statistiques croisées, une fenêtre s'affiche.
Elle contient deux listes :
• les Sorties possibles de l'état,

Sortie impression
Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, deux présentations vous sont proposées, Présentation stan-
dard et Graphique.
Aucun réglage n'est possible pour la Présentation standard.
La seconde nommée Graphique vous permettra une sortie de la statistique sous forme graphique.
Le bouton vous permet d’accéder aux réglages ci-dessous.
Vous pouvez paramétrer votre présentation du graphique.
Sortie fichier
Cette commande vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque la sta-
tistique croisée sera exécutée pour générer une sortie sur fichier.
534
Le bouton vous donne accès à une seconde fenêtre qui vous permettra
d’effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc.
2. Cliquez pour cela sur le bouton [Propriétés...].
 Lorsqu'un format ne possède pas de propriété, un message vous en informe.
Sortie e-mail
Cette sortie vos permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état statis-
tiques croisées sera exécuté pour générer un e-mail.
Fichier.
Le bouton affiche la fenêtre suivante.
Vous pourrez y renseigner, si vous le souhaitez, l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut
du message.
Pour modifier si nécessaire ces données justes avant de générer l'e-mail, cochez l'option Toujours confirmer
535
Sortie fenêtre
La sortie Fenêtre vous propose un seul format nommé Graphique. Ce format est également disponible pour
la sortie Impression.
 Reportez-vous pour plus de détails, au paragraphe “Sortie d'un état Statistiques croisées”, page 534.
Sortie d'un Export multi formats

Lorsque vous activez l’option de sortie pour un état de type Export multi formats, la fenêtre qui s'affiche
contient deux listes :

• les Formats autorisés (pour chacune des sorties).
Sortie fichier
Cette sortie vous permet de visualiser la seule présentation autorisée pour ce type d'état, c’est-à-dire
Export.
Le bouton ouvre une autre fenêtre dans laquelle vous pourrez effectuer
certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc.
La deuxième liste Format du fichier contient un seul choix de format. Ce format ne possède aucune
propriété.
Sortie e-mail
En choisissant cette sortie, vous visualisez la seule présentation autorisée pour ce type d'état, c’est-à-dire
Export.
Vous pouvez renseigner l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du message.
536
Sortie d'un état Office

Lorsque vous activez la sortie pour un état de type Office, la fenêtre qui s'affiche contient deux listes :

Sortie impression
Sortie fichier
Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état Office
sera exécuté pour générer une sortie sur fichier.
Le bouton vous donne accès à un seconde fenêtre dans laquelle vous

etc.
537
Sortie e-mail
Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état Office
Fichier.
538
1. Renseignez si vous le souhaitez l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut du mes-
sage.
539
Sortie d'états chaînés

Lorsque vous demandez la sortie pour des états chaînés, une fenêtre s'affiche.
Elle contient deux listes :
• les Sorties possibles de l'état,

Sortie impression
Lorsque vous sélectionnez la sortie Impression, la Présentation standard vous est proposée.
Aucun réglage n'est possible pour de la Présentation standard.
Sortie fichier
Cette commande vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l’état
chaîné sera exécuté pour générer une sortie sur fichier.
Le bouton vous donne accès à une seconde fenêtre qui vous permettra
d’effectuer certains réglages comme le nom du fichier qui sera généré, son emplacement par défaut, etc.
La deuxième liste Format du fichier contient un ou plusieurs choix de format selon le logiciel que vous
utilisez.
2. Cliquez pour cela sur le bouton [Propriétés...].
 Lorsqu'un format ne possède pas de propriété, un message vous en informe.
540
Sortie e-mail
Cette sortie vous permet de spécifier les présentations que vous souhaitez autoriser lorsque l'état chaîné
Fichier.
Le bouton affiche la fenêtre suivante.
Vous pourrez y renseigner, si vous le souhaitez, l'adresse e-mail du destinataire, l'objet et le texte par défaut
du message.
Sortie fenêtre
La sortie Fenêtre vous propose un format nommé Présentation de chaque état.
541
Propriétés d’un état
Accessibilité d’un état
Propriétés d’un état de type «Liste simple»
Propriétés d’un état de type «Colonne»
Propriétés d’un état de type «Dessin»
Propriétés d’un état de type «Statistiques croisées»
Propriétés d’un état de type «Export multi formats»
Propriétés d’un état de type «Chaînés»
Mise en page
Commentaire d’un état

Accessibilité d’un état

 A partir de la liste des états paramétrables - bouton - fonction Accessibilité de l’état.
Vous disposez d'une option complémentaire à la notion de Sortie que nous venons de détailler. Il s'agit de
l'accessibilité d'un état.
1. Pour modifier ou visualiser l'accessibilité d'un état, sélectionnez la commande ACCESSIBILITÉ DE L’ÉTAT
du menu OUTILS dans la barre d’actions de la liste des états paramétrables.
Des cases à cocher sont disponibles pour fixer la visibilité de l'état sélectionné depuis certaines
commandes.
• Accessible de la commande Imprimer des listes : l'état peut être lancé depuis le module d'impression de
la liste (si elle existe) auquel il appartient.
• Accessible de la commande Exporter des listes : l'état peut être lancé depuis le module d'export de la liste
(si elle existe) auquel il appartient.
• Visible dans la commande globale Impression : l'état peut être lancé depuis le module d'impression glo-
bale, sans passer par la liste à laquelle il se rapporte (si elle existe).
• Visible dans la commande globale Exporter : l'état peut être lancé depuis le module d'export globale, sans
passer par la liste à laquelle il se rapporte (si elle existe).
• Visible dans l'impression des fiches : l'état sera visible depuis la fiche de l'enregistrement auquel il se
rattache.
Par exemple, l'état Paramètres société possède cette option puisqu'il peut être lancé directement depuis
la fenêtre des paramètres.
• Visible dans Mes Etats et Statistiques : l’état sera visible depuis la partie Mes Etats et Statistiques, acces-
sible depuis l’onglet de l’Intuiciel.
543
Caractéristiques d'un état

 Fenêtre de paramétrage de l'état - BARRE D’ACTIONS - bouton PROPRIÉTÉS.
Lorsque vous créez un état depuis le générateur d'états de votre logiciel Ciel, vous disposez d'une option
nommée Propriétés.
1. Pour modifier ou visualiser les propriétés d'un état, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Proprié-
tés] depuis la liste des états paramétrables.
Vous accédez à cette commande en accédant à la barre d’actions de la fenêtre de paramétrage de l'état.
Attention !
Dans les explications suivantes, nous vous présentons les propriétés des états accessibles depuis le
paramétrage de l'état lui-même. Certaines options de ces propriétés ne sont pas accessibles depuis
la liste des états paramétrables.
Propriétés d'un état de type «Liste simple»

Depuis l’état liste simple, cliquez sur le bouton [Propriétés] depuis la barre d’actions.
Cette fenêtre est composée des onglets Titres et commentaires et Ruptures.
L'onglet Titres et commentaires

• Titre de l'état : vous disposez de deux possibilités. Le titre de l'état liste simple est égal au nom de l'état
lui-même (Utiliser le nom de l'état) ou le titre est une valeur que vous saisirez à l'aide de l'éditeur de
scripts (Utiliser la valeur).
• Lignes de commentaires : les lignes de commentaires viendront se placer soit dans l'entête soit dans le
pied de la première page de votre état liste simple.
Pour cela, vous disposez des boutons radio Lignes au début de l'état et Lignes à la fin de l'état. Une fois votre
choix effectué, vous pouvez ajouter autant de lignes que vous le souhaitez. Les boutons [Ajouter], [Modi-
fier] et [Supprimer] vous permettront de réaliser la maintenance des lignes.
Chaque ligne se personnalise à l'aide de l'éditeur de scripts.
544
L'onglet Ruptures
Pour chaque niveau de rupture (4 au maximum) vous pouvez fixer les paramètres suivants :
• Afficher les totaux : cochez cette option si vous souhaitez afficher les totaux de la rupture.
• En gras : décochez cette option si vous ne souhaitez pas que les totaux soient édités en gras. De plus,
si cette option n'est pas cochée et que vous demandez à n'afficher que les totaux, la ligne de totalisa-
tion de la rupture ne sera pas éditée sur fond gris.
• Sauter une ligne blanche : permet d'indiquer si vous souhaitez générer une ligne blanche après la ligne
de totalisation de la rupture.
• Sauter une page : permet d'indiquer si vous souhaitez générer un saut de page après la ligne de totali-
sation de la rupture.
• Répéter les titres : en cochant cette option, la ligne de titre sera répétée à chaque début de rupture.
• N'afficher que les totaux : si vous cochez cette option, les lignes de données ne seront pas éditées.
Seules les lignes de totalisation seront visibles.
• Ne pas afficher le total général : cochez cette option pour ne pas générer, à la fin de votre état, la ligne de
totalisation général.
Les options d'impression

Lorsque vous cliquez sur le bouton [Options d'impression], la fenêtre suivante s'affiche.
Cette fenêtre s’articule en deux parties :
• les Options
• les Actions (si la page est trop petite).
Options :
• Utiliser toute la largeur de la page : si cette option est cochée, votre état liste simple utilisera toute la lar-
geur de la page en élargissant des colonnes.
• Centrer la première page : cochez cette option pour centrer le tableau sur la première page de l'état.
• Centrer toutes les pages : cochez cette option pour centrer le tableau sur toutes les pages de l'état.
• Ne pas imprimer les fonds : si vous ne souhaitez pas imprimer les fonds grisés (entête de colonne,
totaux) cochez cette option.
• Ne pas imprimer le fond de page : si vous ne souhaitez pas imprimer le fond de page cochez cette option.
Les réglages du fond de page sont accessibles depuis les Préférences.
Actions (si page trop petite) :
Les options qui suivent permettront au logiciel de connaître les actions à réaliser si le tableau à éditer ne
tiendrait pas dans la page. L'ordre des actions à son importance. Vous pouvez le changer à l'aide des deux
icônes situées au-dessus de l'ascenseur vertical.
Attention !
Les actions sont réalisées les unes après les autres. Si une action ne donne pas le résultat escompté,
elle n'est pas prise en compte et le logiciel passe à la suivante.
545
• Réduire les colonnes au minimum : cochez cette option pour demander au logiciel de réduire la largeur
des colonnes à leur minimum (ce minimum est calculé par le logiciel en fonction du type de la
rubrique placée dans la colonne).
• Passer en mode paysage : cochez cette option pour indiquer au logiciel de basculer l'édition en mode
paysage si le mode portrait n'est pas satisfaisant.
• Ajuster en réduisant la police : en activant cette option, vous pouvez renseigner le pourcentage maximal
de réduction à appliquer.
• Générer des folios : cochez cette option pour demander au logiciel de générer des folios si nécessaire.
Attention !
En fonction des options activées, vous pouvez obtenir un état incomplet. Par exemple, si vous créez
un état liste simple avec un nombre de colonnes important et que vous désactivez toutes les options,
le logiciel vous affichera uniquement les colonnes pouvant tenir sur le premier folio.
Propriétés d’un état de type «Colonne»

Depuis la fenêtre de paramétrage de l’état Colonne, cliquez sur le bouton [Propriétés] depuis la barre
d’actions.
La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Onglet Propriétés
• Titre de l'état : vous pouvez personnaliser le titre de l’état en cliquant sur l’icône puis en le saisis-
sant dans l’éditeur de scripts. Si vous voulez utiliser le nom de l'état comme titre, laissez la zone vide.
• Encadrement : cochez l’option Encadrer automatiquement les sections si vous voulez que les lignes
soient entourées d’un trait. L’option Traits fin permet de fixer l’épaisseur des traits.
• Divers : Vous pouvez choisir de cacher les options de rupture.
Onglet Lignes
Vous pouvez ajouter des informations soit dans l'entête soit dans le pied de la première page de votre état
colonne.
1. Cliquez sur l’une des options : Lignes au début de l'état et Lignes à la fin de l'état.
2. Cliquez sur le bouton [Ajouter].
3. Sélectionnez la rubrique à afficher en en-tête ou pied-de page et cliquez sur le bouton [OK].
546
Vous pouvez ajouter autant de lignes que vous le souhaitez.

Les boutons [Modifier] et [Supprimer] vous permettront de réaliser la maintenance des lignes.
Onglet Options d’affichage

Vous pouvez différencier les lignes et colonnes de votre état par différentes couleurs.
1. Cochez la présentation des couleurs : par ligne, par détail, par colonne.
2. Sélectionnez la couleur à appliquer à l’aide des menus déroulant.
3. Choisissez si vous le souhaitez la couleur des traits.
4. Sélectionnez la présentation des ruptures.
Onglet Présentations
Dans l’onglet Présentations, vous retrouvez trois zones concernant respectivement les colonnes option-
nelles, la présentation et les options.
• Colonnes optionnelles : dans les options d’une colonne, vous pouvez définir si une colonne est mas-
quable ou non dans les PROPRIÉTÉS DE COLONNE, case Masquable par l’utilisateur. Si cette option est
cochée, la colonne apparaîtra dans la liste des colonnes optionnelles. Lorsque la case Demander lors de
l’exécution est cochée, une fenêtre s’affiche lors de l’exécution et vous pourrez choisir de masquer ou
non les colonnes que vous aurez défini au préalable comme optionnelles.
• Présentation : dans cette zone apparaissent les présentations que vous avez définies dans les propriétés
de l’état Colonne, onglet Nom des présentations. Voir Onglet Nom des présentations, page 547.
La case Demander lors de l’exécution permet d’afficher une fenêtre lors de l’exécution de votre état qui
vous demandera de choisir une présentation à l’aide des boutons radio.
• Options : dans cette zone apparaissent les options que vous avez définies dans les propriétés de l’état
Colonne, onglet Nom des options. Voir Onglet Nom des options, page 547.
La case Demander lors de l’exécution permet d’afficher une fenêtre lors de l’exécution de votre état qui
vous demandera de choisir une ou plusieurs options à l’aide des cases à cocher. Sinon, vous pouvez
les choisir directement depuis cet onglet.
Onglet Nom des présentations

Dans cet onglet, vous indiquez les noms des présentations que vous avez définies dans votre état. Chaque
section ou colonne peut ensuite être affectée à une ou plusieurs présentations. Ces présentations appa-
raîtront ensuite dans l’onglet Présentation, et vous pourrez alors en choisir une.
Onglet Nom des options

Dans cet onglet, vous indiquez les noms des options que vous avez définies dans votre état. Chaque sec-
tion ou colonne peut ensuite être affectée à une ou plusieurs options. Ces options apparaîtront ensuite
dans l’onglet Présentation, et vous pourrez alors en choisir une ou plusieurs.
Propriétés d'un état de type «Dessin»

Depuis la fenêtre de paramétrage d'un état dessin, cliquez sur le bouton [Propriétés] de la barre d’actions.
547
Une zone vous permet d’indiquer le titre de l'état.

Vous le saisirez à l'aide de l'éditeur de scripts.
Si cette zone est vide, le logiciel utilisera comme titre le nom de l'état.
Propriétés d'un état de type «Statistique croisée»

Depuis la fenêtre de paramétrage de l’état, cliquez sur le bouton [Propriétés] de la barre d’actions.
La fenêtre qui s’affiche est composée de deux onglets : Titres et commentaires et Options.
L'onglet Titres et commentaires

Cet onglet est en tout point identique à celui des propriétés d'un état liste simple.
 Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d'un état de type «Liste simple»”, page 544 pour plus de
détails.
L'onglet Options
Lorsque vous sélectionnez l'onglet Options, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-
dessous.
Trois options y sont disponibles :
• Ne pas afficher les lignes vides : cochez cette option si vous ne souhaitez pas afficher les lignes vides.
• Ne pas afficher les colonnes vides : même option, mais pour les colonnes.
• Inverser les lignes et les colonnes si le nombre de colonnes est supérieur au nombre de lignes : si vous ne
connaissez pas toujours le nombre de lignes et de colonnes, cette option peut être intéressante. En
effet, elle permet d'adapter la statistique automatiquement afin d'avoir un nombre de colonnes infé-
rieur au nombre de lignes.
Les Options d'impression

Les options d'impression sont strictement identiques à celles présentées pour les états liste simple.
 Reportez-vous au paragraphe “Propriétés d'un état de type «Liste simple»”, page 544 pour plus de
détails.
Propriétés d'un état de type «Export multi formats»

 Reportez-vous au paragraphe “Les exports multi formats”, page 504 pour le détail des propriétés de ce
type d'état.
Propriétés d’un état de type «Chaînés»

 Reportez-vous au paragraphe “Les états Chaînés”, page 517 pour le détail des propriétés de ce type
d'état.
548
Mise en page
 Fenêtre de paramétrage de l'état - bouton [Mise en page].
Vous accédez à cette commande par la barre d’actions de la fenêtre de paramétrage de l'état.
Cette option permet de spécifier la mise en page de votre état (orientation, format du papier, largeur des
marges, etc.).
 Cette option n'est pas disponible pour les états de type Export multi formats.
Commentaire d’un état

 Fenêtre de paramétrage de l'état - bouton [Commentaire].
Lorsque vous choisissez cette commande, la fenêtre suivante s’affiche.
1. Saisissez le commentaire de votre choix. Celui-ci sera visible depuis la fenêtre de sélection des états.
2. Dans l’onglet Vignette, vous pouvez voir l’aperçu de l’état sous forme de vignette. Cochez l’option Mise à
jour automatique si vous voulez qu’après une modification de l’état, la vignette soit actualisée au lance-
ment d’une impression ou d’un aperçu.
549
Générateur de tableaux de bord
Introduction
Définition
Un tableau de bord est une fenêtre dans laquelle vous pouvez placer :
• du texte,
• des données obtenues à l'aide des informations de votre dossier (chiffre d'affaires, montant de vos
bénéfices ou pertes, clients les plus importants, solde d'un compte bancaire, etc.),
• des images,
• des boutons,
• des icônes,
• des graphiques,
• des zones affichant des pages Internet ou des documents .pdf,
• des «smileys», etc.
Votre logiciel dispose pour cela d'un générateur de tableaux de bord. Il vous permet à la fois de personna-
liser les tableaux de bord livrés avec votre logiciel Ciel mais aussi de créer vos propres modèles.
La modification de tableaux de bord est accessible depuis les logiciels Ciel Compta Evolution, Ciel Gestion
commerciale Evolution, Ciel Gestion Intégrale et Ciel Associations Evolution.
Vous pourrez par la suite exécuter les tableaux de bord :
• depuis la liste des tableaux de bord,

• depuis des tâches installées dans la barre de navigation ou dans la barre d'actions,
• depuis des commandes exécutées à l'ouverture de votre fichier.
 Pour plus de détails, reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 305 et “La barre
d’actions”, page 313.
Attention !
La réalisation d'un tableau de bord est simple.
Cependant, certains outils, plus complexes, font appel à l'éditeur de scripts par exemple.
Pour des informations détaillées sur l’éditeur de scripts, reportez-vous au chapitre “Les scripts”,
page 429.
551
La liste des tableaux de bord
Ajouter la tâche Liste des tableaux de bord

L'accès à la liste des tableaux de bord nécessite l’ajout d'une tâche dans la barre de navigation ou la barre
d'actions.
Ajouter la tâche Liste des tableaux de bord dans la barre de navigation

1. Pour ajouter cette tâche dans la barre de navigation, choisissez le groupe dans lequel sera placée la
tâche. Vous pouvez le créer à l’aide du menu contextuel (clic droit).
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande
AJOUTER UNE TÂCHE.
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, vous retrouvez une liste de tâches.
4. Dans la liste proposée, déployez la famille Tableaux de bord et choisissez Liste des tableaux de bord. Pour
que cette tâche soit affichée, vous devez avoir coché la case Mode avancé.
5. Validez ensuite à l'aide du bouton [OK].
6. Une fenêtre s’affiche pour éventuellement éditer le nom ou les paramètres. S’ils vous conviennent, cli-
quez sur [OK].
 Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre “La barre de navigation”, page 305.
Ajouter la tâche Liste des tableaux de bord dans la barre d’actions

1. Pour ajouter cette tâche dans la barre d’actions, cliquez droit dans la barre d’actions et sélectionnez
l’option MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS.
2. Dans la fenêtre d’édition de la barre d’actions, cliquez sur le bouton [Créer...].
3. La fenêtre de choix d’une tâche s’affiche. Ouvrez le dossier Tableau de bord puis sélectionnez la tâche
Liste des tableaux de bord. Pour que cette tâche soit affichée, vous devez avoir coché la case Mode
avancé. Cliquez sur le bouton [OK].
4. Vous pouvez éventuellement modifier cette tâche dans la fenêtre d’édition, puis valider avec le bouton
[OK].
5. La nouvelle tâche apparaît dans la liste de la fenêtre d’édition de la barre d’actions. Pour valider, cliquez
sur [OK]. La tâche Liste des tableaux de bord s’affiche dans la barre d’actions.
La fenêtre Liste des tableaux de bord

1. Cliquez sur la tâche Liste des tableaux de bord que vous avez installée dans la barre de navigation ou
dans la barre d'action. Voir Ajouter la tâche Liste des tableaux de bord, page 552.
552
2. Lorsque vous activez cette commande, la liste des tableaux de bord de l'application s'affiche.
Dans cet exemple, cette liste

présente les tableaux de bord
de Ciel Gestion commerciale
Evolution.
L'option Voir le type permet d'afficher le type du tableau de bord :

• Standard.
• Utilisateur.
Pour ne plus l’afficher, décochez cette option.
Nous détaillerons par la suite la signification de ces deux termes ainsi que les commandes disponibles
depuis cette liste (CRÉER, MODIFIER, etc.).
553
La gestion des tableaux de bord
Créer un tableau de bord

1. Pour créer un tableau de bord, cliquez sur le bouton [Créer] depuis la liste des tableaux de bord.
2. Saisissez le nom du tableau de bord puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
La fenêtre de personnalisation de votre tableau de bord s’affiche.
 Vous ne pouvez pas créer deux tableaux de bord portant le même nom.
Attention !
Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous saisissez le nom d'un tableau de
bord. Si c'est le cas, un message vous en informera. Le nom d'un tableau de bord ne peut être vide.
Modifier un tableau de bord

Pour modifier un tableau de bord, vous pouvez :
• sélectionner un tableau de bord et cliquer sur le bouton [Modifier],

• double-cliquer directement sur le tableau de bord.
 Si vous activez la commande de modification d'un tableau de bord Standard, le logiciel vous avertira
que cette opération est impossible et vous proposera d'effectuer une copie que vous pourrez personna-
liser.
Renommer un tableau de bord

1. Sélectionnez dans la liste le tableau de bord à renommer.
2. Cliquez sur le bouton [Renommer].
3. Saisissez le nouveau nom.
 Vous ne pouvez pas renommer un tableau de bord Standard.

Deux tableaux de bord ne peuvent avoir le même nom.
Attention !
Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous saisissez le nom d'un tableau de
bord. Si c'est le cas, un message vous en informera.
Dupliquer un tableau de bord

1. Pour dupliquer un tableau de bord, activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit sur le tableau de bord d'ori-
gine) puis choisissez la commande DUPLIQUER ou cliquez directement sur le bouton [Dupliquer].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom du nouveau tableau de bord.
 Deux tableaux de bord ne peuvent avoir le même nom.
554
Lorsque vous souhaitez modifier un tableau de bord Standard, le logiciel procède automatiquement à la
duplication de celui-ci pour que vous puissiez le personnaliser.
Attention !
Certains caractères (/ : . [ ] *) ne sont pas autorisés lorsque vous renseignez le nom d'un tableau de
bord. Si c'est le cas, un message vous en informera.
Supprimer un tableau de bord

1. Pour supprimer un tableau de bord, sélectionnez-le.
3. Un message vous confirme la suppression du tableau de bord.
Attention !
Vous ne pouvez pas supprimer un tableau de bord Standard mais si vous le souhaitez, le logiciel vous
proposera de le rendre invisible.
Dans ce cas, ce tableau de bord ne pourra être utilisé dans le logiciel.
Il sera possible de le rendre de nouveau visible.
Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) depuis la liste des tableaux de bord puis choisissez
la commande RESTAURER LES DÉFAUTS.
Essayer un tableau de bord

Les tableaux de bord peuvent être essayés depuis des tâches. Ces tâches peuvent être installées :
• dans la barre de navigation,

• la barre d'actions,
• ou des commandes exécutées automatiquement à l'ouverture de votre dossier.
 Pour plus de détails, reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 305 et “La barre
d’actions”, page 313.
Une option vous permet d’essayer le tableau de bord sélectionné depuis la liste des tableaux de bord.
1. Sélectionnez d’abord le tableau de bord.
2. Cliquez ensuite sur le bouton [Essayer].

Le tableau de bord s’exécute et s’affiche.
Vérifier un tableau de bord

Pour vérifier un tableau de bord :
2. Cliquez sur le bouton [Vérifier].
Si le tableau de bord est valide, une fenêtre s’affiche, indiquant qu’aucune erreur n’a été trouvée.
555
La fenêtre de maintenance des tableaux de bord
Présentation
Pour faciliter la gestion des tableaux de bord, deux modes sont disponibles :
• le mode simple : ce mode ne nécessite aucune fonctionnalité avancée.

• le mode avancé pour la réalisation de tableaux de bord plus complexes.
Lors de la création d'un nouveau tableau de bord, le mode simple est utilisé par défaut.
 Vous pouvez passer du mode simple au mode avancé à n’importe quel stade de votre travail, mais une
fois ce traitement réalisé, vous ne pourrez plus revenir en arrière.
En cas de modification, vous retrouvez le dernier mode utilisé pour chaque tableau de bord.
Lors de la création d'un nouveau tableau de bord, la fenêtre ci-dessous s’affiche.
La fenêtre de maintenance des tableaux de bord peut être découpée en plusieurs zones.
Ces zones seront présentes quel que soit le mode utilisé.
Située dans la partie centrale, elle permet de visualiser la fenêtre du tableau de

Zone de travail bord. C'est dans cette zone que vous allez ajouter, modifier, supprimer ou
déplacer vos différents objets.
Zone Tableau de bord Cette zone regroupe l’ensemble des réglages qui concernent le tableau de bord.
Cette zone regroupe l’ensemble des outils que vous pourrez placer dans votre
Zone Objets
tableau de bord.
Zone Propriétés Cette zone regroupe les différentes propriétés du tableau de bord.
Cette zone permet par exemple de visualiser rapidement les options de l'objet
Zone Informations
sélectionné dans la zone de travail.
556
Le bouton [Essayer] permet de visualiser immédiatement le tableau de bord que vous êtes en train de réa-
liser, même s'il n'est pas finalisé. Vous pourrez ainsi réaliser des essais sans les enregistrer.
La zone de travail
La zone de travail correspond à la partie centrale de l'éditeur de tableaux de bord.
C'est dans cette partie que vous

construisez votre tableau de bord
(placement des objets, définition des
dimensions souhaitées, etc.).
Les options du tableau de bord

La zone Tableau de bord vous propose plusieurs commandes.
Les options du mode simple

La fenêtre ci-dessous illustre les commandes disponibles en mode simple.
Les propriétés du tableau de bord
Le bouton vous permet d’accéder aux propriétés du tableau de bord.
 Vous pouvez obtenir ces propriétés en double-cliquant sur le fond de la fenêtre dans la zone de travail.
557
Vous pouvez saisir le nom du tableau de bord.

Onglet Générales Il s'affichera dans la barre de titre de la fenêtre. Vous pouvez saisir un texte
simple, avec ou sans rubrique ou encore indiquer une formule.
Vous pouvez choisir la couleur ou l'image de fond de votre tableau de bord.

Vous pouvez opter pour une image de fond que vous devez coller dans la zone
Onglet Fond prévue à cet effet et indiquer les options d'ajustement et d'alignement.
Vous pouvez, avec ou sans image, choisir les couleurs de fond.
De même, vous pouvez opter pour un dégradé horizontal ou vertical.
Onglet Commentaires Vous pouvez y ajouter si besoin un commentaire.
La liste des tâches
Le bouton vous permet d’accéder à la liste des tâches.
Vous pourrez définir des tâches que vous utiliserez via des boutons, des liens, des icônes, etc.
 Le principe de création est le même que pour l'ajout de tâches dans la barre de navigation ou dans la
barre d'action. Reportez-vous aux chapitres “La barre de navigation”, page 305 et “La barre d’actions”,
page 313.
558
La liste des images
Le bouton vous permet d’accéder à la liste des images.
Dans la liste des tâches, vous pouvez associer à chaque tâche deux images.
Les options
Le menu [Options] permet d’activer les options suivantes :
Afficher les bordures des objets : cette option permet d’appliquer

une bordure à tous les objets. Elle est utilisée lors de la manipu-
lation des objets de type invisible par exemple.
Utiliser la grille magnétique : cette option permet d’activer ou de
désactiver une grille magnétique. Cette grille facilite le placement
des objets et leur alignement.
Afficher la bordure de fenêtre : cette option permet de masquer le
titre et le contour de la fenêtre.
Toutefois, ce choix ne change en rien l'apparence finale de la
fenêtre qui possédera dans tous les cas une zone de titre et un
contour.
Ramener les éléments dans le tableau : cette option permet de
déplacer des objets situés en dehors de la fenêtre du tableau de
bord. Vous pouvez ainsi les ramener dans la zone de travail.
Liste des tâches : cette option est identique au bouton [Liste des
tâches]. Voir La liste des tâches, page 558.
Propriétés du tableau de bord : cette option est identique au bouton

[Propriétés]. Voir Les propriétés du tableau de bord, page 560.
Mode avancé : cette option permet de basculer à tout moment du

mode simple au mode avancé. Cette opération est irréversible.
Taille du tableau de bord : cette option affiche la fenêtre qui suit.
Cette fenêtre permet d’indiquer la taille de la fenêtre Tableau de

bord (taille par défaut et minimale dans le cas d'une fenêtre dont
la taille est modifiable).
559
Les propriétés du tableau de bord
Le bouton permet d’accéder aux propriétés du tableau de bord.
 Vous pouvez obtenir ces propriétés en double-cliquant sur le fond de la fenêtre dans la zone de travail.
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
Dans l'onglet Générales - zone Options de la fenêtre, les options suivantes sont proposées :
• Couleur des tâches visitées : si votre tableau de bord possède des liens sur des documents ou d'autres
tableaux de bord, ces liens changeront de couleur après leur utilisation.
• Icône du tableau de bord : icône qui apparaîtra dans la barre de titre de la fenêtre en haut à gauche.
• Fermer automatiquement : dans ce cas, le tableau de bord est sensible à la fermeture automatique des
fenêtres.
• Ouverture unique : ce tableau de bord ne pourra être ouvert qu'une seule fois. Si cette option est déco-
chée, l'ouverture simultanée du même tableau de bord sera autorisée.
• Base de données nécessaire : cochez cette option si le tableau de bord nécessite un dossier ouvert pour
fonctionner. Par exemple, si votre tableau de bord est similaire à un Lisez-moi, il ne nécessitera pas de
dossier. Par contre, un tableau de bord affichant la liste des meilleurs clients nécessite qu’un dossier
soit ouvert pour être actif.
• Tableau redimensionnable : cochez cette option si vous souhaitez redimensionner le tableau de bord.
Dans ce cas, la taille choisie sera la taille minimale.
• Taille initiale calculée : cette option n'est accessible que si l'option précédente est active.
Elle permet de définir la taille du tableau de bord en fonction de la taille de l'écran de l'utilisateur.
Ceci n'est valable que lors du premier affichage.
• Effets de transition : cette option permet d'autoriser ou d’interdire les effets de transition entre les
onglets. Ces effets sont à définir dans l’application (menu DOSSIER commande PRÉFÉRENCES - ENVIRON-
NEMENT - CONFORT).
• Les onglets Avancées, Commentaire et Informations sont réservés aux utilisateurs plus expérimentés
dans la gestion des tableaux de bord.
Les rubriques locales
Pour accéder aux rubriques locales, cliquez sur le bouton .

Cette action est réservée aux utilisateurs plus expérimentés dans la gestion des tableaux de bord.
560
Le script lié
Pour accéder au script lié, cliquez sur le bouton .

Cette action est réservée aux utilisateurs plus expérimentés dans la gestion des tableaux de bord.
Les calques
Ce menu permet à la fois de saisir les noms des calques mais aussi de visualiser le
calque sélectionné.
Les calques sont utilisés pour réaliser un tableau de bord multi-niveaux. C'est le cas par exemple si vous
souhaitez réaliser des onglets.
1. Pour nommer les calques, cliquez sur la partie gauche du menu en question.
Une liste vous permet de saisir les noms de vos claques. 24 calques sont disponibles.
Vous pouvez les utiliser comme vous le souhaitez ; il n'est pas nécessaire qu'ils se suivent.
2. Une fois vos calques définis, positionnez-vous sur celui de votre choix pour le personnaliser.
Chaque objet peut être rattaché à un calque. Ceux qui ne sont affectés à aucun calque seront visibles
sur tous les calques.
Les options du mode avancé

Voici les commandes disponibles en mode avancé.
 Les options du mode avancé sont identiques à celles du mode simple.

Voir Les options du mode simple, page 557.
Les objets
La zone Objets propose plusieurs commandes.
Les objets du mode simple

Voici les objets disponibles en mode simple.
561
Objet Bouton
Lorsque vous cliquez sur cet objet , la fenêtre ci-dessous s'affiche.
Avec ce type d'objet, vous pouvez définir les objets qui ont une tâche associée.
En effet, vous déclenchez une action lorsque vous effectuez un clic sur ce type d'objet.
Les icônes ci-dessous, situées à droite de la zone Tâche permettent respectivement de :
afficher la liste des tâches
créer une tâche modifier la tâche en cours
Voyons les 5 types d'objet que vous pouvez gérer. Pour cela, nous utiliserons la tâche Calculatrice qui
affiche la calculatrice Windows.
• Bouton : vous devez associer une tâche puis saisir dans la zone Texte le libellé du bouton.
Voici le paramétrage et le résultat obtenu.
• Lien : vous créez un texte souligné semblable à un lien dans les pages Internet.
Le paramétrage est identique au type Bouton. Vous pouvez également choisir la couleur du lien et la cou-
leur après son utilisation.
562
• Zone invisible : vous pouvez lancer une tâche sur une partie de votre tableau de bord qui n'affiche pas
d'objet précis. Le paramétrage est quasi-identique au type Bouton. La seule différence est que le résul-
tat n'est pas visible.
• Icône : permet de placer une icône dans votre tableau de bord qui déclenchera le lancement de la
tâche associée. Le paramétrage est identique au type Bouton. Par ailleurs, vous pouvez choisir l'icône
à l'aide du bouton [Changer l'icône].
• Image active : vous pouvez placer une image dans votre tableau de bord qui déclenchera le lancement
de la tâche associée. Le paramétrage est identique au type Bouton. Par ailleurs, vous pouvez choisir
l'image à l'aide du bouton [Image…].
563
Objet Zone de texte
Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre ci-dessous s'affiche.
Saisissez le texte de votre choix en utilisant les options de réglage du texte (police, taille, style, couleur et
cadrage). Vous pouvez choisir la couleur de fond de votre zone de texte et insérer des rubriques à l'aide du
bouton [Ajouter une rubrique].
Le menu OPTIONS propose les options suivantes :

• Retour à la ligne auto. : quelle que soit la taille de votre objet texte, les phrases seront automatiquement
tronquées pour visualiser le texte en entier.
• Afficher une bordure : permet d’appliquer ou non un cadre à la zone de texte.
Objet Elément de dessin
Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre des propriétés des éléments de dessin s'affiche.
Avec ce type d'objet vous pouvez réaliser :
• Groupe : permet de dessiner un rectangle intégrant un texte dans la partie supérieure gauche.
1. Indiquez le texte dans la zone prévue à cet effet.
2. Choisissez la couleur de fond du rectangle.
564
Voici le paramétrage et le résultat obtenu :
• Ligne : permet de tracer une ligne horizontale ou verticale de la couleur de votre choix.
• Rectangle : permet de tracer un rectangle. Vous pouvez indiquer la couleur de la bordure, du fond. De
même, vous pouvez réaliser un dégradé horizontal ou vertical.
Voici le paramétrage et le résultat obtenu :
• Icône interne : permet de placer une icône dans votre tableau de bord.
Vous avez le choix parmi les nombreuses icônes disponibles au sein du logiciel.
Objet Image
Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre des propriétés de l'image s'affiche.
Avec ce type d'objet vous pouvez afficher des images ou des logos. Ces éléments peuvent être placés direc-
tement dans les propriétés (type local) ou peuvent utiliser une rubrique (type rubrique).
565
Objet Tableau/Graphique
Cet objet permet de présenter des données sous forme de tableaux ou sous forme de graphiques. Lorsque
vous cliquez sur ce bouton , une fenêtre permettant d'indiquer la taille du tableau s'affiche. Après
validation, une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche.
Largeur des colonnes : vous pouvez modifier la largeur des colonnes au sein même du paramétrage de
l'objet tableau. Cependant, cette largeur ne sera pas celle utilisée au final. Cette largeur sera à fixer gra-
phiquement, une fois le paramétrage de l'objet tableau réalisé, directement depuis le tableau de bord.
Les options détaillées ci-dessous sont actives si les cellules sont sélectionnées.
• Style : sur la partie gauche de la fenêtre, tous les outils de style sont regroupés. Ils peuvent être
combinés entre eux (gras, italique et souligné).
• Cadrage : trois boutons permettent respectivement un cadrage à gauche, au centre et à droite du
contenu des cellules sélectionnées.
• Coupure : trois choix sont disponibles dans ce menu local.
Ils montrent comment réagit le contenu d'une cellule si celui-ci est plus long que la cellule elle-
même (ajouter 3 points «…» à la fin de la valeur affichée, ajouter des dièses «#» à la place de la
valeur à afficher, autoriser le débordement sur les cellules voisines).
• Bordures : vous disposez de plusieurs boutons pour choisir le contour des cellules sélectionnées.
Vous visualisez instantanément l'effet de vos sélections.
• Couleurs du texte et du fond : pour chaque cellule, vous pouvez choisir la couleur du texte et la cou-
leur du fond.
Le menu OUTILS contient un ensemble d'options vous permettant de :
• Remplir avec des rubriques : si vous souhaitez utiliser au sein de votre tableau des rubriques en pro-
venance de votre fichier, cette opération peut être longue et fastidieuse si vous devez les ajouter les
unes après les autres.
Double-cliquez sur les rubriques de votre choix dans la liste de gauche Rubriques disponibles (ou
sélectionnez-les) puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. Elles s’affichent dans la liste de droite
Rubriques sélectionnées.
• Remplir avec le nom des rubriques : en choisissant cette commande, vous obtenez la même fenêtre
que pour l'option précédente. Dans ce cas, le nom des rubriques s’affichera dans les cellules à la
place des rubriques. Lors de l'exécution, vous obtenez le nom de la rubrique et non sa valeur.
• Tableau vertical de rubriques : cette option combine les deux précédentes. Vous obtenez toujours
dans un premier temps la fenêtre de sélection de rubriques.
1. Choisissez les rubriques puis validez.
566
2. Un tableau est créé. Il est composé de deux colonnes par défaut.

La première pour le nom des rubriques et la seconde pour les rubriques elles-mêmes.
Le nombre de lignes est fonction du nombre de rubriques sélectionnées.
Attention !
Vous ne pouvez pas choisir plus de rubriques que de cellules sélectionnées avant d’activer la
commande REMPLIR AVEC DES RUBRIQUES.
Cette option est indépendante du nombre de lignes et de colonnes créées.
Si vous avez déjà commencé à remplir votre tableau, un message vous informe que son contenu sera
totalement effacé et qu'il sera automatiquement dimensionné à deux colonnes et à autant de lignes
que de rubriques sélectionnées. Vous pouvez ensuite ajouter de nouvelles colonnes et de nouvelles
lignes.
• Tableau horizontal de rubriques : cet commande fonctionne sur le même principe que le précédent. Le
tableau final sera quant à lui composé d'autant de colonnes que de rubriques sélectionnées (maxi
50) et de deux lignes, la première étant une ligne de titres et la seconde une ligne de valeurs.
• Numéroter : cette commande vous permet d'indiquer le premier numéro qui sera utilisé pour numé-
roter la sélection. Après validation en cliquant le bouton [OK], chaque cellule sélectionnée est
numérotée. Si certaines cellules sont déjà renseignées, cette numérotation s'ajoute à la fin du
contenu, précédée d'un blanc. La numérotation est toujours effectuée de gauche à droite et de
haut en bas.
• Ajouter un préfixe : comme pour l'option précédente, le choix de cette commande affiche dans un
premier temps une fenêtre de saisie. Après validation en cliquant sur le bouton [OK], la valeur
indiquée sera ajoutée au début du contenu de chaque cellule sélectionnée.
Cette option fonctionne également sur les cellules vides.
• Ajouter un suffixe : cette option fonctionne comme la précédente, sauf que la valeur saisie sera ajou-
tée à la fin du contenu de chaque cellule sélectionnée.
• Noms des jours : cette commande autorise le remplissage des cellules sélectionnées avec le nom des
jours de la semaine. Une fenêtre vous permet de choisir le numéro du premier jour (1 pour Lundi,
2 pour Mardi, … et 7 pour Dimanche). Les cellules non-vides seront effacées.
• Nom des mois : cette commande permet le remplissage des cellules sélectionnées avec le nom des
mois. Avant ce remplissage, une fenêtre vous permet de choisir le numéro du premier mois (1 pour
Janvier, 2 pour Février, … et 12 pour Décembre). Les cellules non-vides seront effacées.
Cette option ne fonctionne pas pour les cellules ayant une formule ou une rubrique fichier.
• Taille du tableau : cette commande vous permet de modifier la taille du tableau.
Attention !
Si vous réduisez le nombre de lignes ou de colonnes, les cellules renseignées seront
irrémédiablement effacées.
• Le bouton [Avancé] donne accès aux propriétés avancées de l'objet tableau.

• Le bouton [Graphique] affiche les données sous forme de graphique et non de tableau.
• Les cellules : chaque cellule du tableau peut être vide ou contenir une formule, une rubrique ou une
chaîne de caractères.
Dans ce dernier cas, il peut être fastidieux de passer systématiquement par l'éditeur de formules pour
renseigner un titre ou un commentaire.
1. Saisissez directement votre texte. Vous pouvez fixer des formules pour les cellules de votre choix.
Vous disposez pour cela de l'éditeur de formules intégré aux logiciels Ciel.
2. Sélectionnez une cellule. Cliquez sur l'icône d'appel de cet éditeur .
3. Pour effacer le contenu d'une cellule, cliquez sur l'icône Gomme .
Objet Document externe

Cet objet permet d'afficher dans le tableau de bord une zone proposant le contenu d'un document externe
(PDF, texte, etc.) ou bien une page internet.
567
 Le poste qui affichera un document externe doit posséder l'application nécessaire à l'affichage du
document externe.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre des propriétés du document externe s'affiche.
Indiquez le document à prendre en compte ou l'adresse URL de la page Internet à afficher.
Objet Liste
Cet objet permet d'afficher sous forme de liste le contenu de rubriques de type tableau.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre des propriétés de la liste s'affiche.
La zone Rubrique permet de sélectionner la rubrique de type Tableau à prendre en compte.

La grille située en-dessous permet d'indiquer le titre de chaque colonne et la référence de la colonne.
Objet Barre de progression

Cet objet permet d'afficher sous forme graphique une valeur par rapport à un minimum et à un
maximum.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre des propriétés de l’objet barre s'affiche.
568
• Style : deux choix vous sont proposés pour définir le style de la barre : Horizontal et Vertical.
• Texte : cette zone permet d’indiquer votre texte et sa position.
L'option Afficher le texte permet d’afficher ou de masquer un texte.
La zone placée en dessous permet de saisir un texte, de placer des rubriques ou de réaliser un script
plus ou moins complexe. Si l'option précédente Afficher le texte est cochée alors que cette zone est vide,
le logiciel affichera automatiquement le pourcentage.
Vous disposez de trois options d'alignement du texte.
• Valeurs : cette zone permet de renseigner trois éléments de la barre de progression :

• Minimum : indiquez ici la valeur minimale de la barre de progression. Vous pouvez saisir directe-
ment cette valeur ou utiliser l'éditeur de scripts.
• Maximum : indiquez ici la valeur maximale de la barre de progression. Vous pouvez saisir directe-
ment cette valeur ou utiliser l'éditeur de scripts.
• Valeur : cette zone permet de renseigner la valeur de variation la barre de progression.
Vous devez utiliser pour cela la fenêtre de l’éditeur de scripts.
• Présentation de la barre
Vous disposez de 3 choix de présentation de la barre de progression.
• premier choix : la barre de progression se développe vers la droite (style Horizontal) ou vers le haut
(style Vertical).
• second choix : la barre de progression est toujours centrée.
• troisième choix : la barre de progression se développe vers la gauche (style Horizontal) ou vers le bas
(style Vertical).
• Type de barre
Un menu local vous permet d’effectuer votre choix. 3 types de barre sont disponibles :
• Barre en couleur : vous disposez d'un bouton [Menu]. Il permet de choisir la couleur de la barre.
• Image : vous pouvez utiliser une image (à placer à l'aide des boutons [Coller] ou [Importer]) ou une
icône à l'aide des modèles que nous livrons avec le logiciel (bouton [Icône...].
Vous devez choisir la façon dont sera utilisé l'image ou l'icône (déformée, découpée, répétée).
• Smileys : vous indiquez l'image qui devra s'afficher en fonction des montants calculés dans les
zones Valeurs.
L'image Négative s'affiche si le montant de la zone Valeur est inférieur au montant de la zone Minimum.
L'image Normale s'affiche si le montant de la zone Valeur est compris entre le montant de la zone Minimum
et le montant de la zone Maximum.
L'image Positive s'affiche si le montant de la zone Valeur est supérieur au montant de la zone Maximum.
 L'option Importer une icône de l'application disponible depuis le menu CONTEXTUEL vous permet d'utiliser
l'une des icônes proposées par le logiciel.
La famille Barres vous propose plusieurs modèles de Smileys.
Objet Intuiciel
Cet objet est réservé aux utilisateurs plus expérimentés dans la gestion des tableaux de bord.
Objet Onglets
Ce type d'objet permet de réaliser des onglets ou des assistants verticaux. Ils permettent d'inclure plu-
sieurs pages dans un même tableau de bord.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton , la fenêtre de définition des onglets s'affiche.
569
Cette fenêtre est divisée en deux parties :
• La partie supérieure, composée de 3 onglets, permet de choisir l'une des présentations disponibles :
Présentation Standard :
Présentation Assistant :
Présentation Intuiciel : ce type de présentation est réservé aux utilisateurs plus expérimentés dans la ges-
tion des tableaux de bord.
• La partie inférieure indique les calques utilisés. Voir Les calques, page 561.
Objet icône de navigation
Lorsque vous cliquez sur ce bouton , une icône est ajoutée au tableau de bord. Elle donne accès au
menu suivant :
Les deux boutons suivants et fonctionnent sur les

objets sélectionnés et permettent respectivement d'accéder aux :
570
• Propriétés standard de l'objet : après avoir sélectionné un objet, la fenêtre suivante s’affiche.
1. Indiquez le nom de l'objet ainsi que le texte à afficher dans la bulle d'aide.
2. Précisez les points d'ancrage. Ceux-ci sont accessibles uniquement si votre tableau de bord a été
déclaré comme redimensionnable. Voir Les propriétés du tableau de bord, page 560.
Le principe est d'activer les flèches correspondantes aux côtés de l'objet qui suivront le redimension-
nement du tableau de bord.
3. Enfin, associez l'objet à un calque ou à tous les calques (premier choix <Aucun>).
• Propriétés spécifiques de l'objet : permet de modifier les propriétés de l'objet spécifiées lors de la créa-
tion de l'objet. Vous obtenez le même résultat en double-cliquant sur l'objet lui-même.
Les objets du mode avancé
 Les objets du mode avancé sont identiques à ceux du mode simple.

Voir Les objets du mode simple, page 561.
La zone Informations
La zone Informations permet de visualiser des informations concernant le ou les objets sélectionnés.
Exemple
Cette zone ci-dessous indique le type de l'objet, le calque auquel il est associé, ses coordonnées et sa taille.
L'icône située en bas à droite permet de verrouiller le ou les objets sélectionnés.
Vous évitez ainsi, de les déplacer ou de les redimensionner par erreur lors de la réalisation du tableau de
bord.
571
Les propriétés
La zone Propriétés présente les options suivantes :
1. Le bouton permet de bloquer ou de débloquer un objet sélectionné. Lorsque

l’objet est bloqué, le bouton est maintenu enfoncé. Vous ne pouvez alors plus déplacer l’objet.
2. Le bouton permet d’afficher la fenêtre des propriétés standard d’un objet sélec-
tionné. Dans cette fenêtre, vous pouvez par exemple lui attribuer un nom ou encore l’associer à un
calque.
3. Le bouton permet d’afficher la fenêtre des propriétés spécifiques d’un objet

sélectionné. Vous pouvez également accéder à cette fenêtre en double-cliquant sur l’objet souhaité.
Ces propriétés reprennent les spécificités de l’objet selon son type (tableau, dessin...).
572
Index
A Commandes 171
reliquats 177
Abonnement 198 solder 178
générer 199 transférer 172
renouveler 201
Commandes fournisseurs 239
Acompte
Commissions 83
annuler 176
fixes 81, 83
saisir 175
variables 81, 83
Affaires 120
Créer
Afficher menus découverte/standard 288 un article 86
Agenda un client 61
alertes 252 un code analytique 134
Analyses 278 un dépôt 109
Annuler un fournisseur 73
un acompte 176 un mode de règlement 127
un assemblage 239 un mouvement de stock 115
un représentant 80
Articles 86 un taux de TPF 123
catalogue 272
un taux de TVA 122
dépôts 91
une autre liste 137
inventaire 271
une banque 124
mise à jour des prix 96
une famille d’articles 100
mise à jour désignations 97
une nomenclature article 93
nomenclature 93
une tâche 250
Assemblage
annuler 239
calcul du PAMP 237
D
ordre d’assemblage 236 Date d’échéance 128, 155
ordre de désassemblage 238 Démarrer version 288
Avoirs 188 Dépôts 109
remboursement 189 créer 109
trop perçu 190 multi-dépôts 112
valider 189 réapprovisionner 111
transférer vers un autre dépôt 110
B Devis /Pro forma 166
accepter 167
Bons de livraison 179
transférer 168
transférer 180
DirectDéclaration 290
Bons de réception 221
transférer 222 Dossier
créer à partir modèle Sage 23
BOR 228
fermer 22
mise en page 43
C modifier les paramètres 24
Ciel Business Mobile 36 nouveau 14
ouvrir 20
Clients
quitter 52
liste 60
récupération 19
relancer 244
restaurer 49
relations clients 65, 250
sauvegarder 49
Codes analytiques 132, 134
Codes barres 92
573
E Infos perso... 136
Intuiciel 294
Echange Iphone 36
Inventaire 271
Echéancier 262
Eco-participations 92, 130, 153
J
Etats 255
récapitulatifs TPF 276 Journal comptable 234
récapitulatifs TVA 276
Exports 43 L
LCR 228
F Lettre de pénalités de retard 265
Factures 181 Logo 16
abonnement 198
factures d’acompte 182, 223 M
irrécouvrables 186
multi-échéances 154, 210 Migration SEPA 232
régler 186 Mise à jour des prix articles 96
suivi des échéances 262 Mise sous surveillance 289
transférer 185
Modèle Sage Production Experts 23
valider 184
Modes d’affichage 288
Familles articles 100
Modes de règlement 127
Fin d’exercice 247
Mot de passe 47
Fournisseurs 73
Mouvements de stock 115
automatique 117
G manuel 116
Gestion de production 118
N
I Nomenclature articles
Imports 43, 287 multi-niveaux 93
paramétrables 41, 287 simple 93
Impressions Norme DEEE 130
aperçu 45
imprimer 45 O
Imprimer Objectifs 69, 285
article par dépôt 273
Ordres de production 118
catalogue des articles 272
commandes non livrées 259
échéancier des factures 262 P
encours clients 266 Paramètres
états récapitulatifs 276 banque principale 31
évolution des ventes 263 calculs sur la quantité 32
inventaire des articles 271 comptabilité 25
lettre de pénalités de retard 265 facturation 25, 27
mailing 269 numérotation 30
nomenclature des articles 274 société 24
objectifs 285
ordre de production 238
Pays 39
portefeuille des commandes 257 Pièces commerciales
relance clients 267 clients 148
relevé de comptes 260 créer 148, 205
statistiques 284 envoyer par e-mail 163, 218
suivi des stocks 270 fournisseurs 205
574
purger 246 Stocks
saisie document 142 entrée de stock 116
Top facture 141 régulation 243
valider 159, 214 sortie de stock 116
Portefeuille des commandes 257 Surstockage 270
Préférences 39
Promotions 103 T
Prospects Tarifs
créer 70 grille de tarifs 89
modifier 71 remises 103
supprimer 71
Top Départ 14
Purge 246
Top Facture 141
TPF 123
R
Transférer
Rappels 252 plusieurs BL en facture 181
Réapprovisionnement 270 plusieurs BR en facture 222
articles composants 239 plusieurs commandes en BL 173
plusieurs commandes en facture 174
Régulation des stocks 243
plusieurs devis en commande 169
Relance client 267 plusieurs devis en facture 169
Relances clients 244 plusieurs factures en avoir 185
Relevé de comptes 260 un BL en facture 180
Reliquats 177 un BR en facture 222
Remboursement d’avoir 189 un devis en commande 168
un devis en facture 168
Remise
une commande en BL 172
commerciale 151, 208
une commande en BL livrable(s) 173
de chèques en banque 228
une commande en facture 174
magnétiques 229
une commande partielle en BL 173
Remises 103, 228 une facture en avoir 185
Représentants 80 une pièce commerciale 160, 214
taux de commission 81 TVA 122
Restauration 49, 50
U
S Utilitaires 39
Saisie document 142
Sauvegarde 49 V
Sauvegarde DGFiP Valider pièce 159, 214
conformité 248
Virements 230
consultation 249
SEPA
migration 232
vérification 233
Solder
une commande 178
une facture 195
Statistiques 68, 284
globales 283
Statistiques Gestion
états 284
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Manuel de référence Ciel Gestion commerciale Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - ME_WGE 20.1/13.1 - 09.13
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Afin d'améliorer la qualité de nos manuels et des différentes sources d'informations sur nos produits,
nous vous serions reconnaissants de renseigner cette fiche et de nous la retourner à l'adresse suivante :
Sage activité Ciel - Service Rédaction

10, rue Fructidor - 75834 Paris Cedex 17
Fax : 01.41.66.24.36
La documentation produit
Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'informations suivantes ?
Indiquez les raisons de votre réponse.
Oui Non Pour quelle(s) raison(s) ?
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Manuel de découverte ………………………………………………………………………………
………………………………………………………….............................
........…………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Manuel de référence ………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
.............................................…………………………………………......
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Aide ………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
…………………………………………………….....................................
Fréquence d’utilisation de la documentation

Dans le tableau ci-dessous, cochez vos réponses :
Manuel de Manuel de
Aide
découverte référence
Quelle est la source d’information que vous utilisez le plus

souvent?
Quelles sont les sources d’information que vous jugez néces-

saires?
Selon vous, quelles sont les sources d’information les plus

complètes?
Satisfaction
Êtes-vous pleinement satisfait(e) des supports d’information fournis ? Pourquoi ?
Pas du tout
Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pour quelles raisons?
satisfait
……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………….........
.........………………………………
.............................................……
……………………………………
……………………………………
……………………………………
……………………………….........
.........………………………………
.............................................……
……………………………………
……………………………………
……………………………………
Aide
……………………………………
……………………………….........
....................................................
Y a-t-il une information que vous n’avez trouvée sur aucun support ? Si oui, laquelle ?
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
Suggestions et commentaires
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
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Produit(s) Ciel : ................................................... ..........N° de version : ...................................................
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Mouvements de stock.......................................................................................................... 115

Menu Ventes ...........................................................................................139

Menu Achats ...........................................................................................203

Menu Traitements ...................................................................................226

Conformité sauvegarde DGFiP ............................................................................................. 248

Menu Etats ..............................................................................................254

Menu Fenêtres ........................................................................................291

Menu Aide ..............................................................................................301

Présentation générale ............................................................................ 304

La barre de navigation ............................................................................305

La barre d’actions ...................................................................................313

Les fenêtres et les listes ..........................................................................321

Les utilitaires ..........................................................................................400

Les filtres (recherches) ............................................................................421

Les scripts ..............................................................................................429

Les trucs et astuces ................................................................................440

Générateur d’états ................................................................................. 445

La liste des états paramétrables ..............................................................447

Gestion des états ....................................................................................450

Les états Liste simple ..............................................................................455

Les états Colonne ...................................................................................463

Les états Dessin ......................................................................................469

Les statistiques croisées .........................................................................498

Les exports multi formats .......................................................................504

Les états Office .......................................................................................513

Les états Chaînés ....................................................................................517

La logique d’un état ................................................................................521

La sortie d’un état...................................................................................525

Propriétés d’un état ................................................................................542

Générateur de tableaux de bord............................................................. 550

Index ..................................................................................................... 573

Votre avis nous intéresse... .................................................................... 576

Conventions utilisées dans la documentation

 attire votre attention sur un point particulier.

 renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.

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