USAID NPI QRG Compliance Final 508 1 F804e04d02

GUIDE DE RÉFÉRENCE RAPIDE
ÉLÉMENTS DE CONFORMITÉ :
INFORMATIONS ESSENTIELLES
L’USAID attribue des accords de financement uniquement aux organisations qui sont “actuellement
responsables”. Il s’agit des organisations qui disposent de contrôles internes adéquats, qui sont en
mesure de protéger et de gérer de manière responsable les fonds des États-Unis et peuvent se
conformer aux exigences relatives à l’Agence et à l’accord de financement. Le règlement sur les
acquisitions fédérales (Federal Acquisition Regulation) 9.103 stipule: “Aucun achat ou attribution
ne sera effectué, à moins que l’agent de négociation des contrats ne fasse une détermination
affirmative de la responsabilité.” Par ailleurs, les partenaires doivent être en mesure de respecter les
lois, les règlements et les conditions d’attribution applicables. (Il convient de noter que l’expression «
actuellement responsable » s’applique également aux employés individuels d’un partenaire ou d’un
partenaire potentiel de l’USAID.).
De nombreuses exigences et conditions de l’USAID se trouvent dans le système de directives

automatisées (ADS), les politiques et procédures qui orientent les programmes et les opérations de
l’Agence. Les partenaires doivent se familiariser avec ces documents de référence lors de la mise en
œuvre d’un projet approuvé par l’USAID:
• Pour les marchés d’acquisition (contrats): ADS 302 (PDF), les réglementations fédérales
sur les acquisitions (FAR) et le supplément de l’USAID aux FAR, les règlements d’acquisition de
l’USAID (AIDAR) (PDF).
• Pour l’attribution d’aide financière (subventions et accords de coopération): ADS
303 (PDF) et le Code des règlements fédéraux (CFR, nouvelle version bêta), en particulier 2 CFR
200 et 2 CFR 700.
Votre COR (représentant des agents contractants) ou AOR (représentants des agents responsables
des accords) vous accompagnera, pour s’assurer de votre conformité avec les exigences de votre
attribution.
Vous trouverez ci-dessous des ressources supplémentaires relatives à des domaines opérationnels
clés préparées par l’USAID et d’autres experts. (Il convient de noter que l’USAID n’approuve pas
officiellement les documents produits par d’autres groupes.)
CONFORMITÉ GÉNÉRALE
• Le guide essentiel des ONG pour la gestion de votre accord USAID (PDF)
• Conseils de mise en œuvre pour les partenaires de l’USAID : Conformité (PDF)
• Conformité et risques
S’INSCRIRE POUR COLLABORER AVEC L’USAID
Pour pouvoir collaborer avec le gouvernement américain, y compris l’USAID, les organisations
doivent obtenir un numéro d’identification DUNS et un code CAGE (pour les organisations basées
aux États-Unis) ou un code NCAGE (pour les organisations basées à l’étranger). Elles doivent
également s’inscrire dans SAM, le système pour la gestion des subventions. L’inscription dans SAM
doit être renouvelée sur une base annuelle. Veuillez consulter notre guide de référence rapide (PDF)
pour obtenir plus d’informations.
GESTION FINANCIÈRE
La gestion financière implique la planification, l’organisation, le contrôle et le suivi des ressources
financières. Les rapports financiers sont utilisés pour déterminer si les dépenses liées aux accords de
financement sont alignées sur la mise en œuvre d’un projet.
Guides pratiques et ressources

• Conseils de mise en œuvre pour les partenaires de l’USAID : Gestion financière (PDF)
• Série de formation sur les moyens de collaborer avec l’USAID : Rapports financiers (PDF)
• Maximiser les contrôles internes des organisations à but non lucratif : un guide pour toutes les
organisations, même les plus simples
Politique de l’USAID
• Principes et normes de gestion financière (série ADS 600, en particulier ADS 620)
POLITIQUES DES RESSOURCES HUMAINES (RH)

Les politiques des ressources humaines sont des règles ou des principes directeurs qui définissent
la manière dont une organisation traite les questions liées au personnel. Certaines politiques sont
exigées par la législation locale, la loi américaine ou l’USAID ; d’autres sont pratiques ou nécessaires
pour une gestion efficace.

• Éléments essentiels des politiques RH pour les bénéficiaires de fonds de l’USAID (PDF)
• Mettre en pratique les politiques RH (PDF)
• Personnel clé (PDF)
PASSATION DES MARCHÉS

La passation des marchés est le processus d’acquisition de biens, de fournitures et de services
pour les activités du programme. Les partenaires doivent établir des politiques et des procédures
claires pour tous les aspects de la passation de marchés, y compris la sélection des fournisseurs, la
documentation relative à l’inventaire et les systèmes de paiement.
ÉLÉMENTS DE CONFORMITÉ :E 2
• Aperçu des politiques de passation de marchés (PDF)
• Passation de marchés : restrictions relatives à la source et au fournisseur, codes géographiques
et dérogations (PDF)
• Passation de marchés : appel d’offres et sélection (PDF)
• Frais de voyage et remboursement (PDF)
• Procédures de passation de marchés et admissibilité (PDF)
• Exigences en matière de la source et du pays d’origine pour l’acquisition de produits et de services
financés par l’USAID: ADS 310 (PDF) et 22 CFR 228 (PDF)
• Passation de marchés concernant les services d’assurance: ADS 322 (PDF)
PRÉPARATION DES RAPPORTS D’AVANCEMENT

Les partenaires doivent régulièrement soumettre des rapports d’avancement à leur COR ou AOR.

• Série de formation sur les moyens de collaborer avec l’USAID. Préparation des rapports
d’avancement: module, guide de référence rapide (PDF), modèle de rapport d’avancement
(Word)
SUIVI, ÉVALUATION ET APPRENTISSAGE

Les partenaires doivent disposer d’un plan de suivi, d’évaluation et d’apprentissage (MEL) approuvé,
avant de commencer la mise en œuvre leur activité financée par l’USAID. Le plan MEL indique à
l’USAID les données qui seront recueillies par les partenaires pour suivre les progrès accomplis.
Il fournit également des informations sur la manière dont ces données seront analysées et sur les
éventuelles modifications.

• Série de formation sur les moyens de collaborer avec l’USAID. Suivi, évaluation et apprentissage:
module, guide de référence rapide (PDF)
• Politique opérationnelle pour le cycle du programme: ADS 201 (PDF)
IMAGE DE MARQUE ET ÉTIQUETAGE

Les partenaires de l’USAID doivent respecter les exigences en matière d’image de marque et
d’étiquetage qui s’appliquent à leur projet. L’étiquetage correspond à l’application physique d’un logo
sur les supports de communication et sur les biens corporels tels que les bâtiments et les véhicules.
ÉLÉMENTS DE CONFORMITÉ : 3
• Série de formation sur les moyens de collaborer avec l’USAID. Image de marque et étiquetage:
module, guide de référence rapide (PDF)
• Répondre aux exigences de l’USAID relatives à l’image de marque et à l’étiquetage (PDF)
• Image de marque et étiquetage: ADS 320 (PDF)
• Étiquetage: 2 CFR 700.16 (PDF)
CONFORMITÉ ENVIRONNEMENTALE
L’USAID s’engage à protéger l’environnement contre les dommages potentiels et exige de ses
partenaires qu’ils prévoient tous les effets environnementaux (positifs et négatifs) de leurs activités.

• Exigences de l’USAID en matière d’environnement : Étude d’impact environnemental (PDF)
• Procédures environnementales: ADS Chapitre 204 (PDF) et 22 CFR 216
DISPOSITIONS STANDARD
Les dispositions standard sont des lois, des règlements et des exigences qui s’appliquent aux
partenaires de l’USAID bénéficiant d’une aide financière (ADS 303). Quoique “standard,” les
dispositions effectives seront fournies avec chaque accord spécifique, par exemple:
• Dispositions standard pour les subventions à montant fixe attribuées aux organisations non
gouvernementales (PDF)
• Dispositions standard pour les organisations non gouvernementales basées aux États-Unis
(PDF)
• Dispositions standard pour les organisations non gouvernementales étrangères (PDF)
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Guides pratiques et ressources

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PASSATION DES MARCHÉS

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