Guide Controle-Interne DNTCP
Guide Controle-Interne DNTCP
Guide Controle-Interne DNTCP
Version révisée
Décembre 2020
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GUIDE METHODOLOGIQUE DU CONTROLE INTERNE DES SERVICES DU TRESOR
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GUIDE METHODOLOGIQUE DU CONTROLE INTERNE DES SERVICES DU TRESOR
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GUIDE METHODOLOGIQUE DU CONTROLE INTERNE DES SERVICES DU TRESOR
AVANT-PROPOS
Les points ci-dessous portent sur la description des différents types de contrôle.
1. Le contrôle administratif
• le contrôle administratif interne: c’est le contrôle de l’administration sur ses propres
services.
• le contrôle administratif externe : c’est le contrôle effectué dans une administration par
un organe externe à cette administration (exemple : contrôle de l’Inspection Générale
des Finances).
2. Le contrôle juridictionnel
C’est le contrôle effectué par un organe juridictionnel comme la Section des Comptes de la
Cour Suprême au Mali et ailleurs la Cour des Comptes composée de magistrats.
Il est organisé par les textes régissant le fonctionnement de l’organe juridictionnel.
3. Le contrôle parlementaire
C’est le contrôle effectué par une assemblée d’élus sur la gestion réalisée par le pouvoir
exécutif.
Il s’agit de traiter ici du contrôle administratif interne.
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INTRODUCTION
Les Directives du cadre Harmonisé des finances publiques de l’UEMOA introduisent deux
réformes majeures à savoir : le budget programme et la comptabilité patrimoniale droit
constaté.
En ce qui concerne la comptabilité patrimoniale droit constaté les principaux objectifs visés
sont :
− la connaissance du patrimoine de l’Etat et son évolution ;
− la détermination du résultat annuel ;
− l’image fidèle de la comptabilité de l’Etat ;
− la détermination des coûts de services.
Ces directives ont été transposées dans la réglementation nationale par les textes ci-après :
- la Loi no 2013-028 du 11 juillet 2013 relative aux lois des finances modifiée ;
- la Loi n° 2013 -031 du 11 juillet 2013 portant adoption du code de transparence dans
la gestion des finances publiques ;
- le Décret n°2018-0009/P-RM du 10janvier 2018 portant Règlement Général sur la
Comptabilité Publique ;
- le Décret n°2014-0694/P-RM du 12 septembre 2014 portant Nomenclature Budgétaire
de l’État ;
- le Décret n°2014-0774/P-RM du 14 octobre 2014 portant plan comptable de l’État ;
- le Décret n°2014-350/P-RM du 22 mai 2014 portant Tableau des opérations
financières et économiques (TOFE).
L’application efficace de ces nouvelles réformes budgétaires et comptables implique le
renforcement des dispositifs de contrôle interne existant au sein des services de la DNTCP
implémentés au travers le guide méthodologique de contrôle interne élaboré en 2012 et en
référence à la Stratégie Nationale du Contrôle Interne (SNCI).
Il s’agit donc de mettre à jour les outils de contrôle interne à la DNTCP, notamment :
- les fiches des procédures administratives, comptables et financières;
- les fiches de description des postes ;
- la cartographie de risques ;
- les fiches de contrôle ;
- l’organigramme fonctionnel ;
- les fiches de diagnostic ;
- la Feuille de Révélation et d’Analyse des Problèmes (FRAP) ;
La réforme sur le contrôle interne au niveau des services du Trésor vise à assurer :
- la qualité des comptes publics ;
- la sécurité des deniers publics ;
- le respect des délais ;
- la reddition des comptes conformément aux normes établies.
Cependant, le contrôle interne ne doit pas être considéré comme une simple sommation
des contrôles ponctuels, il n’a pas non plus à être considéré comme une charge
administrative supplémentaire (en terme de personnel et /ou de coût).
Le contrôle interne doit être intégré à l’organisation.
Le présent guide sur le contrôle interne abordera successivement :
- la compréhension de concepts clés sur l’audit et le contrôle interne ;
- l’organisation du contrôle interne ;
- le cadre opérationnel de maîtrise de risques ;
- les annexes.
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1.2.1 Définition
Selon l’Institut des Auditeurs Interne (IIA), « l’audit interne est une activité indépendante et
objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses
opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur
ajoutée. Il aide cette organisation à atteindre ses objectifs, en évaluant, par une approche
systématique et méthodique, ses processus de management des risques, de contrôle et de
gouvernement d’entreprise et en faisant des propositions pour renforcer son efficacité ».
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b) Objectivité
Les auditeurs internes :
- doivent avoir une attitude impartiale et dépourvue de préjugés, éviter les conflits
d’intérêts et ne pas subordonner leur propre jugement à celui d’une autre personne.
- ne doivent rien accepter qui pourrait compromettre ou risquer de compromettre leur
jugement professionnel ;
- doivent révéler tous les faits matériels dont ils ont connaissance ;
- doivent éviter toutes situations de conflit d’intérêts.
c) l’intégrité
Les auditeurs internes :
- doivent accomplir leur mission avec honnêteté, diligence et responsabilité ;
- doivent respecter la loi et faire les révélations requises par les lois et les règles de la
profession ;
- ne doivent pas sciemment prendre part à des activités illégales ou s’engager dans des
actes déshonorants pour la profession ou pour l’organisation ;
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d) la confidentialité
Les auditeurs internes :
- doivent utiliser avec prudence et protéger les informations recueillies dans le cadre de
leurs activités ;
- ne doivent pas utiliser ces informations pour en retirer un bénéfice personnel, ou d’une
manière qui contreviendrait aux dispositions légales.
e) Compétence
Les auditeurs internes :
- doivent posséder les connaissances, le savoir-faire et les autres compétences
nécessaires à l'exercice de leurs responsabilités ;
- doivent posséder une bonne connaissance des principaux risques et contrôles liés aux
technologies de l’information et des techniques d’audit informatisées ;
- doivent suivre un programme de formation initiale et continue adaptée ;
- doivent réaliser leurs travaux dans les respects des normes internationales.
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Pilotage de la Opérations
performance Processus Personnes
3. Objet Gestion
budgétaire Résultats
(objectifs/indicateurs)
Les 3 E
Sécurité Efficacité Amélioration Irrégularités
4. But Maîtrise des Economie Conformité Lutte anti-
risques Efficience Performance fraude
Tableaux de bord
(mesure et analyse
Référentiel Normes Flair /
5. Méthodologie des écarts)
(COSO, RCI) professionnelles dénonciation
Comptabilité
analytique
Plan
6. Conséquences Plan d’action d’action/décisions Recommandations Sanctions
correctives
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Exemples :
- Pour la prise en charge des états d’émission des impôts : l’autocontrôle, effectué
par un agent de la division recette chargé de cette tâche, consiste, notamment à
vérifier : les documents figurant sur le bordereau d’envoi ; les montants liquidés ; la
conformité des signatures et cachets apposés sur les états.
- Pour l’encaissement par chèque des recettes douanières : l’autocontrôle, effectué
par un agent du bureau des recettes en douanes chargé de cette tâche, consiste,
notamment à vérifier : la conformité du montant en chiffre et lettre ; l’absence de signe
de surcharges et de modifications des montants en chiffre et en lettre ; la date
d’établissement du chèque ; l’existence d’une signature sur le chèque ; la conformité
de l’émetteur du chèque.et l’identité du redevable.
- Pour le règlement par chèque d’une dépense relative au dernier décompte d’un
marché de travaux de construction : l’autocontrôle, effectué par un agent de la
section compte financier de la division comptabilité chargé de cette tâche, consiste,
notamment à vérifier : si le montant net figurant sur l’avis de crédit est celui porté sur
le chèque sous réserve de l’exécution des oppositions ; la conformité du montant en
chiffre et en lettre ; la conformité du bénéficiaire figurant sur l’avis de crédit et celui
porté sur le chèque.
Le contrôle mutuel implique plusieurs acteurs sur une même procédure. Les acteurs en
aval du processus contrôlent les opérations initiées par leurs collègues en amont. Les
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rotations de personnel sur une même tâche entrent également dans ce cadre. Ces contrôles
sont contemporains au traitement des opérations.
L’organisation du contrôle mutuel doit répondre aux règles suivantes :
• la ou les tâches attribuées à un opérationnel sont distinctes de celles affectées à un
autre ;
• cette attribution est organisée de manière à ce que, le long d’un processus, la ou les
tâches assurées par un opérationnel s’intègrent à celle des autres opérationnels et ne
puissent jamais être assurées sans l’intervention de ces autres opérationnels ;
• la ou les tâches réalisées par un opérationnel placé en aval du processus sont
conditionnées par le contrôle et la validation préalable de la ou des tâches attribuées à
l’opérationnel situé en amont.
Le contrôle exercé par l’opérationnel placé en aval sur la ou les tâches relevant de
l’opérationnel situé en amont, est suffisamment pertinent (et sans redondance) pour assurer les
objectifs du contrôle interne.
Exemples :
- Pour la prise en charge des états d’émission des impôts : le contrôle mutuel
consiste, notamment à s’assurer que l’autocontrôle a été bien effectué c’est-à-dire
l’existence des documents figurant sur le bordereau d’envoi ; l’exactitude des
montants liquidés ; la conformité des signatures et cachets apposés sur les états. Il est
sanctionné par la validation des écritures de prise en charge et est assuré par un autre
agent de la division ou le chef de division recette lui-même.
L’opération de prise en charge des états d’émission des impôts relève de la
procédure « recettes fiscales de toutes natures recouvrées par voie de rôle ou titre » qui
relève lui-même du processus « produits régaliens »
- Pour l’encaissement par chèque des recettes douanières : le contrôle mutuel
consiste, notamment à s’assurer que l’autocontrôle a été bien effectué c’est-à-dire la
conformité du montant en chiffre et en lettre, de l’émetteur du chèque et de l’identité
du redevable ; l’absence de signe de surcharges et de modifications des montants en
chiffre et en lettre ; l’existence de la date d’établissement et de la signature sur le
chèque. Il est sanctionné par l’acceptation du bordereau de versement et la délivrance
de la Déclaration des Recettes (DR). Le contrôle mutuel à ce niveau est effectué par un
autre agent du bureau des recettes en douanes ou le receveur lui-même.
L’opération d’encaissement par chèque des recettes douanières relève de la
procédure « recettes douanières » qui relève lui-même du processus « produits
régaliens »
- Pour le règlement par chèque d’une dépense relative au dernier décompte d’un
marché de travaux de construction : le contrôle mutuel consiste, notamment à
s’assurer que l’autocontrôle a été bien effectué c’est-à-dire que le montant net figurant
sur l’avis de crédit est celui porté sur le chèque sous réserve de l’exécution des
oppositions ; la conformité du montant en chiffre et en lettre ; la conformité du
bénéficiaire figurant sur l’avis de crédit et celui porté sur le chèque. Il est sanctionné
par la validation et la transmission du chèque à la signature. Le contrôle mutuel est
effectué à ce niveau par un autre agent de la section compte financier de la division
comptabilité ou le chef de section compte financier de la division comptabilité.
L’opération règlement par chèque d’une dépense relative au dernier décompte d’un
marché de travaux de construction relève de la procédure « Acquisition de biens
immobiliers » qui relève lui-même du processus « dépenses après ordonnancement ».
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Le contrôle de supervision est la fonction régulière consistant dans le suivi des travaux, le
contrôle et la validation des opérations des agents par l’encadrement ; elle s’intègre au
système de contrôle interne et relève de l’encadrement des unités de travail.
Le contrôle supervision correspond au pilotage de la fonction comptable de l’État au niveau
de chaque comptable public, elle est exercée par le chef de service ou le chef de poste
comptable jouant le rôle de conseil aux autres acteurs en position de subordination.
Il est chargé de fiabiliser les constats opérés par les acteurs du 1erniveau lors de leurs contrôles
afin de minimiser le « risque de contrôle ». Il s’assure du respect des critères de qualité
comptable de l’ensemble des opérations comptables centralisées dans les comptes du
comptable de l’État.
Exemples :
- Pour la prise en charge des états d’émission des impôts : le contrôle de supervision
consiste à la validation des opérations initiées dans le cadre de la prise en charge des
états d’émission des impôts par le chef de poste. Cette validation s’effectue en
s’assurant que l’autocontrôle et les contrôles mutuels ont été bien accomplis. Elle est
matérialisée par un paraphe, une signature ou par visa électronique.
- Pour l’encaissement par chèque des recettes douanières : le contrôle de supervision
consiste à la validation des opérations initiées dans le cadre de l’encaissement par
chèque des recettes douanières (à compléter). Cette validation s’effectue en s’assurant
que l’autocontrôle et les contrôles mutuels ont été bien accomplis. Elle est matérialisée
par des écritures comptables et le scannage du chèque via SICA-UEMOA (Système
Interbancaire de Compensation Automatisée de l’Union Economique et Monétaire
Ouest Africaine).
- Pour le règlement par chèque d’une dépense relative au dernier décompte d’un
marché de travaux de construction :le contrôle de supervision consiste à la
validation des opérations initiées dans le cadre du règlement par chèque d’une dépense
relative au dernier décompte d’un marché de travaux de construction par le chef de
poste. Il est matérialisé par la signature du chèque par le chef de poste au profit du
bénéficiaire du marché.
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C’est un outil permettant à l’encadrement de détailler les mesures à mettre en œuvre pour
fiabiliser les procédures et obtenir une assurance raisonnable en matière de qualité comptable
de l’État. Le plan d’action est un dispositif formalisé et traçable qui définit les actions et les
responsables de ces actions. C’est aussi un dispositif permanent et itératif qui est suivi par le
comptable.
b) Le rapport de suivi de la mise en œuvre du plan d’action
C’est un élément important du dispositif de contrôle interne qui formalise la mise en œuvre du
plan d’actions du contrôle interne comptable.
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3.1.1 Définitions
Le contrôle interne est un ensemble de dispositifs, organisés, formalisés et permanents,
choisis par l’encadrement, mis en œuvre par les responsables de tous niveaux pour maîtriser
le fonctionnement des activités financières de l’État. Il repose sur une démarche permanente
et itérative dans le sens où, pour maîtriser les risques, il doit être constamment adapté aux
évolutions de l’environnement de travail (normatives, informatiques, organisationnelles…) et
réajusté en fonction de l’évaluation des risques.
C’est un dispositif dynamique qui repose sur une expertise régulière des risques et s’inscrit
dans une boucle d’amélioration continue, à la fois dans les domaines de l’organisation des
services, dans la documentation des procédures et de la traçabilité des opérations financières
et comptables.
Le contrôle interne doit intégrer un audit interne comptable et financier, à la charge d’un
service distinct des acteurs opérationnels (exemple : Inspection du Trésor), permettant
d’évaluer périodiquement l’efficacité du dispositif de contrôle interne.
Afin de définir un dispositif de contrôle interne comptable performant, la DNTCP doit mettre
en place des systèmes de recensement, d’évaluation et de hiérarchisation des risques en les
adaptant à la nature et au volume de leurs opérations. Elle doit réexaminer régulièrement les
risques et son dispositif de contrôle interne comptable afin d’en vérifier la pertinence au
regard de l’évolution de l’activité et de l’environnement.
La maîtrise des risques se définit comme l’ensemble des dispositifs ou processus organisés,
formalisés et permanents, choisis par l’encadrement et mis en œuvre par les responsables de
tous niveaux pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités en vue de fournir une
assurance raisonnable quant à la réalisation de leurs objectifs.
Il s’agit donc de la mise en place d’un dispositif administratif s’assurant que dans chaque
entité de travail, il existe une description précise de l’organisation, des processus de travail et
des types de contrôle permettant, si les prescriptions sont respectées, d’assurer la couverture
des risques et de donner une assurance raisonnable de la maîtrise du fonctionnement.
Un risque est défini comme la possibilité que se produise un événement susceptible d’altérer
la réalisation des objectifs généraux de la DNTCP. Il existe plusieurs natures des risques
dans l’environnement de contrôle au niveau de la DNTCP, notamment les risques
informatiques, financiers, juridiques et réglementaires, humains, technologiques,
sociopolitiques, notoriété ou d’image, comptables, etc.
La démarche de maîtrise des risques vise à s’assurer que dans chaque unité de travail, il existe
une description précise de l’organisation, des processus de travail et des mesures de contrôle
interne permettant de donner l’assurance raisonnable de la couverture des risques. Le but de
cette démarche est :
• d’assurer la maîtrise de ses activités par chaque service ;
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Cycle
Un cycle est un ensemble cohérent de processus et de classes de comptes tels que définis dans
le Décret n°2014-0774/P-RM du 14 octobre 2014 fixant le Plan Comptable de l’Etat.
L’activité comptable de l’État peut être découpée en huit cycles homogènes qui s’articulent
entre eux à savoir les ressources à long et moyens ; les immobilisations, les stocks et comptes
internes ; les comptes de tiers ; la trésorerie, les charges ; les produits, les engagements hors
bilan.
Processus
Ensemble de tâches réalisées par différents opérationnels (voire différentes entités : services,
pôles, secteurs…), participant d’une même activité placée sous l’empire de normes juridiques
spécifiques, rattachée à un ensemble de comptes principaux, pour produire un résultat
commun.
Par exemple : le processus « Immobilisations corporelles » regroupe des procédures telles
que « réception comptable des entrées des immobilisations » et « inventaire des
immobilisations ».
Procédure
Enchaînement de tâches réalisées dans le cadre d’un processus, selon des règles prédéfinies.
Elle se caractérise par un fait générateur et une finalité.
Les procédures comptables aboutissent à une écriture comptable ou constituent le fait
générateur d’une autre procédure comptable.
Par exemple : « comptabilisation des dépenses budgétaires de l’Etat payables après
ordonnancement »
Tâche
Exécution par un opérationnel d’un ensemble d’opérations indissociables.
b) Axes de découpage
Ces cycles se déclinent en processus.
Les cycles peuvent être segmentés en processus selon quatre grilles de lecture :
1. aspects comptables ;
2. règles juridiques ;
3. acteurs ;
4. supports informatiques.
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- Comptes de régularisation ;
- Dépréciations et risques provisionnés.
Le dernier cycle concerne les engagements hors bilan et il est comporté de deux (2)
processus à savoir :
- Engagements obtenus ou accordés par l’Etat ;
- Contrepartie des engagements de l’Etat.
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La meilleure réponse à certains risques peut consister à les transférer, c’est-à-dire les partager.
Ce transfert peut revêtir la forme d’une assurance conventionnelle, ce qui revient à rémunérer
un tiers pour qu’il assume le risque autrement, ou par le biais de clauses contractuelles.
La capacité à remédier ou d’endiguer certains risques peut être limitée ou le coût d’une action
quelconque disproportionné par rapport au bénéfice potentiel retiré. En pareils cas, la solution
peut consister à tolérer ces risques, c’est-à-dire les accepter.
Certains risques ne pourront être traités ou limités à des niveaux acceptables qu’en mettant un
terme à l’activité, c’est-à-dire la rejeter.
Le traitement n’a pas nécessairement pour objectif d’éliminer totalement le risque, mais plutôt
de le maîtriser, c’est-à-dire le réduire. Les procédures mises en place par une organisation en
vue de gérer le risque sont appelées activités de contrôle interne ou élément du dispositif de
contrôle interne.
L’évaluation des risques joue un rôle crucial dans la sélection des activités de contrôle
appropriées à entreprendre. Les organisations qui identifient et maîtrisent activement les
risques seront probablement mieux préparées à réagir rapidement en cas de problème et à
faire face au changement en général.
À chaque contrôle est associé un coût et l’activité de contrôle doit être rentable par rapport au
risque qu’elle traite.
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• respect, par l’encadrement, des modes de formalisation définis pour leurs contrôles
intégrés aux procédures (contrôles de supervision contemporains) ;
la traçabilité des opérations de contrôle :
• formalisation sur les grilles de contrôle pour les contrôles de supervision réalisés a
posteriori, archivage des documents comptables et des pièces justificatives et de
l’ensemble des documents relatifs au dispositif d’ensemble de maîtrise des risques mis
en œuvre ;
• sauvegarde des données comptables sous format numérique.
3.4.8. Le pilotage
Le contrôle interne au sein des postes comptables est animé par le chef de poste ; il peut
déléguer ce rôle à un fondé de pouvoir ou un chef de service dans les postes de grande taille.
Le processus complet nécessite la mise en place d'une structure de pilotage pour décider des
modifications le cas échéant.
Le contrôle interne comptable et financier concerne tous les acteurs de la tenue de la
comptabilité, avec des responsabilités et des implications différentes selon les sujets.
Une structure de pilotage doit être mise en place au sein de la DNTCP pour définir des
objectifs clairs et organiser les procédures de contrôle interne au sein des services.
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