Le guide de distribution du temps

COMMENT PRENDRE EN MAIN

SON AGENDA ?

La clé c’est le temps

 POURQUOI BIEN DISTRIBUER SON
TEMPS EST ESSENTIEL ?
Accomplir plus avec moins d'effort :
En organisant mes tâches selon leur priorité, je réduis le
gaspillage de temps et j'augmente ma productivité.
Réduire le stress :
En planifiant clairement mes activités, j'élimine l'incertitude
quotidienne, ce qui diminue mon stress et augmente ma
sérénité.
Atteindre mes objectifs plus vite :
Une distribution efficace de mon temps me propulse vers mes
buts, optimisant chaque moment.
ÉTAPE 1 - QU’EST-CE QUE JE VEUX

Carrière :
Évaluer la satisfaction professionnelle, les opportunités de
croissance, et l'équilibre travail/vie privée.
Finances :
Examiner la stabilité financière, les économies, les dettes, et les
objectifs d'investissement.
Santé :
Prendre en compte la santé physique, les habitudes alimentaires,
l'exercice, et le bien-être émotionnel.
Relations :
Réfléchir à la qualité des relations familiales, amicales, et
amoureuses.
Éducation :
Considérer l'apprentissage continu, les compétences
professionnelles à développer, et les intérêts personnels.
Loisirs :
Identifier le temps consacré aux hobbies et activités qui
passionnent.
Bien-être spirituel :
Explorer l'engagement dans des pratiques spirituelles ou la
recherche de sens.
RÉFLEXION
1. Identification des points forts et des points à
améliorer : Dressez une liste rapide des éléments clés
de votre vie listé plus haut tels que carrière, santé,
relations, etc., en notant ce qui fonctionne bien et ce
qui nécessite des améliorations.

2. Évaluation des souhaits : Pour chaque domaine

nécessitant une amélioration, précisez brièvement ce
que vous souhaitez atteindre ou comment vous
voudriez que les choses s'améliorent.

important de l’écrire pour le garder en mémoire plus

facilement
 ÉTAPE 2 - UN AGENDA BIEN ÉQUILIBRÉ
COMPREND DU TEMPS POUR :
Le Permanent :
Inclut les routines quotidiennes essentielles comme manger, dormir, et
prendre soin de soi. Ces activités doivent former la base de votre
planification, garantissant la stabilité et la régularité nécessaires à un bien-
être durable.
Les Projets :
Ce sont les tâches qui ont un début et une fin clairement définis, comme des
objectifs de carrière ou des initiatives personnelles. Planifier des projets
permet de progresser vers des objectifs à long terme et de développer de
nouvelles compétences.
Les Surprises :
Il est important de laisser de l'espace pour l'inattendu. Les surprises, qu'elles
soient planifiées ou spontanées, apportent de la variété et de l'excitation,
stimulant la créativité et l'adaptabilité.
Le Silence :
Des périodes de calme sont essentielles pour la réflexion et la méditation.
Elles permettent de se reconnecter avec soi-même, d'écouter ses besoins
internes et de réduire le stress.
Le Bruit :
Représente les périodes de transition et les imprévus mineurs. Accepter et
planifier du temps pour gérer le 'bruit' aide à maintenir l'équilibre et à éviter
que ces périodes ne perturbent excessivement votre routine.
ÉTAPE 3 - ANALYSE
Pour chaque domaine de votre vie, identifiez les
activités récurrentes nécessaires (éléments de
maintenance) ainsi que les projets en cours ou à
venir. Réfléchissez à la fréquence des surprises dans
votre quotidien : combien de fois au cours des
derniers jours avez-vous dû intégrer des tâches
imprévues à votre agenda ?

Ensuite, évaluez combien de temps vous souhaitez

dédier au calme et à la réflexion personnelle. Pensez
aussi à la quantité de "bruit" dans votre vie actuelle,
comme lors des transitions majeures (changement
d'emploi, déménagement, etc.).

Gardez à l'esprit que le contexte de votre vie influence

la distribution de votre temps. Par exemple, la vie
sans enfants peut comporter moins de surprises que
la vie avec enfants. La répartition de votre temps
peut donc varier en fonction de votre situation
actuelle et des phases de votre vie.
 ÉTAPE 4 - MISE EN PLACE DE
VOS OUTILS ESSENTIELS

Agenda/Calendrier :
Indispensable pour visualiser clairement la charge de travail et les engagements,
cet outil est essentiel pour suivre les éléments récurrents et planifier à l'avance.
Il vous aide à maintenir une vue d'ensemble de vos activités, évitant ainsi le
surmenage et les conflits d’horaires.

Système de Gestion du Savoir :

Conçu pour alléger la charge mentale, ce système centralise les informations
nécessaires à votre activité. Il vous permet d’accéder rapidement aux données
requises, réduisant ainsi le temps perdu en recherches inutiles et augmentant
votre efficacité au quotidien.

Outils de Gestion de Projet :

Ces outils sont cruciaux pour décomposer les projets en étapes gérables et pour
suivre l'avancement sans avoir à réorganiser constamment les tâches. Ils
permettent une reprise rapide et efficace des activités projetées, même lors de
courts créneaux de travail, évitant la perte de temps et l'effort de réorganisation.
AUTO-ÉVALUATION DE VOS OUTILS
DE GESTION
Pour déterminer si vous disposez des outils nécessaires pour
une gestion efficace du temps, posez-vous les questions
suivantes :
Gestion des tâches : Avez-vous uniquement des listes de
tâches éparpillées partout, ou utilisez-vous un agenda ou
un calendrier centralisé pour organiser vos engagements
et responsabilités ?
Accès aux informations : Savez-vous où trouver
rapidement vos informations importantes, telles que les
documents médicaux, d’assurance, relatifs à votre véhicule,
à votre domicile, ou vos notes de projet ?
Charge mentale : Votre charge mentale est-elle élevée ?
Avez-vous l'impression de constamment jongler avec trop
d'informations ou de responsabilités ?
Procrastination : Avez-vous tendance à procrastiner ou à
choisir des tâches moins importantes lorsque vous devriez
travailler sur des projets critiques ?
Gestion de projet : Avez-vous pris le temps de décomposer
vos projets en étapes gérables et de mettre en place une
stratégie de gestion pour chacun d'eux ?
 AGENDA/CALENDRIER
Les agendas ou calendriers offrent plusieurs avantages par rapport aux
simples listes de tâches (to-do lists), notamment en termes de gestion du
temps et d'organisation. Voici pourquoi un calendrier peut être plus efficace :

Visualisation du temps :
Les calendriers permettent de visualiser comment le temps est distribué au
cours d'une journée, d'une semaine ou d'un mois. Cela aide à mieux comprendre
la répartition du temps entre les différentes tâches et engagements, et permet
d'optimiser l'utilisation de chaque heure disponible.

Planification à long terme :

Contrairement aux listes de tâches, qui sont souvent utilisées pour des tâches
immédiates ou quotidiennes, les calendriers facilitent la planification à long
terme et aident à intégrer des objectifs plus grands et des projets à étapes
multiples, en les décomposant en actions concrètes inscrites dans le temps.

Réduction de la procrastination :
En assignant des tâches spécifiques à des moments spécifiques, les calendriers
peuvent aider à surmonter la procrastination. Savoir que vous avez alloué un
créneau précis pour une tâche peut renforcer la discipline nécessaire pour
commencer et la mener à bien.
 GESTION DU SAVOIR
Voici pourquoi un système de gestion du savoir est plus avantageux que de simples
notes éparses ou documents non organisés :

Accès rapide et facile à l'information :

Un système de gestion du savoir bien organisé permet de retrouver rapidement des
informations importantes, que ce soit des documents médicaux, des informations
d'assurance, ou des notes de projets. Cela vous évite de perdre du temps à chercher
dans des dossiers désorganisés et vous permet d'accéder à vos données précisément
quand vous en avez besoin.

Réduction de la charge mentale :

En ayant un lieu dédié où stocker toutes les informations importantes, vous pouvez
libérer de l'espace dans votre esprit. Savoir que vos données sont stockées de manière
sûre et accessible diminue l'anxiété et la charge mentale, car vous n'avez plus à vous
rappeler constamment où les choses sont gardées ou à craindre de perdre des
informations vitales.

Facilité de révision et amélioration de la mémoire :

En utilisant un système organisé pour stocker vos notes et informations, vous
facilitez grandement le processus de révision. Cela permet non seulement d'améliorer
votre mémoire et votre rétention d'information mais aussi de consolider vos
connaissances à travers des révisions régulières et structurées.
 GESTION DE PROJET
Pour la gestion de projet, l'implémentation d'outils et de techniques spécifiques
présente plusieurs avantages significatifs pour l'individu :

Structuration des tâches :

Un outil de gestion de projet aide à décomposer les projets complexes en tâches
plus petites et gérables. Cette décomposition rend les projets moins intimidants
et plus clairs, ce qui réduit la procrastination en éliminant l'incertitude sur par
où commencer.

Planification efficace :
Avec une bonne gestion de projet, chaque étape du projet peut être planifiée en
détail, y compris les délais et les ressources nécessaires. Cela aide à anticiper les
besoins futurs et à éviter les goulots d'étranglement, contribuant à une
progression fluide et continue sans retard.

Réduction des chances de procrastination :

En ayant un plan clair et des étapes définies, il devient plus facile de se
concentrer sur la tâche à accomplir. L'outil de gestion de projet permet
également de suivre les progrès et de visualiser l'avancement, ce qui motive à
continuer et décourage le report des actions nécessaires.
 J'utilise personnellement une combinaison d'outils pour optimiser
mon organisation et ma gestion du savoir.
Pour mon agenda et certains aspects de la gestion du savoir, je me
sers de Google Calendar. Pour une gestion plus approfondie du
savoir et des projets, j'emploie une combinaison de Notion, OneDrive
et Google Drive.
ÉTAPE 5 - CRÉER LA BASE DE SON
AGENDA/CALENDRIER

1. Identification des routines : Commencez par lister toutes vos routines

quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles. Intégrez-les dans
votre agenda pour vous assurer qu'elles sont prises en compte dans votre
organisation quotidienne. Cela inclut tout, des visites chez le dentiste
jusqu'aux anniversaires importants.
2. Intégration des activités récurrentes : Ajoutez à votre agenda toutes les
activités régulières comme la préparation des repas, les routines du coucher,
le ménage, les courses, le lavage, et les séances d’exercice telles que
l'entraînement, la marche ou le yoga. N'oubliez pas d'inclure des moments de
silence et de repos, et assurez-vous de définir la bonne récurrence pour
chaque activité.
3. Optimisation de l'espace libre : Une fois ces éléments en place, examinez les
espaces vides de votre calendrier. Ces créneaux libres peuvent être utilisés
pour les projets, les surprises, ou toute autre activité spontanée ou planifiée à
court terme.

Astuce supplémentaire : Utilisez un système de codage par couleurs pour

différencier les types d'activités dans votre agenda. Cela vous aidera à visualiser
rapidement la répartition de votre temps et à identifier si certaines couleurs
dominent, indiquant ainsi un déséquilibre potentiel dans votre vie. Cette
visualisation par couleurs facilite l'ajustement de votre emploi du temps pour
atteindre un équilibre plus harmonieux entre les différentes facettes de votre vie.
 ÉTAPE 6: MAINTIEN ET
AJUSTEMENT DE L'AGENDA

Maintenant que votre agenda est prérempli avec les éléments récurrents, l'étape
suivante consiste à gérer et ajuster activement votre emploi du temps pour
optimiser l'utilisation de votre temps. Voici comment procéder efficacement :

1. Révision hebdomadaire et quotidienne : Prenez le temps chaque semaine et

chaque jour de passer en revue votre agenda. Utilisez ces moments pour
ajouter ou ajuster les activités dans les créneaux vides, en fonction de vos
priorités et des opportunités qui se présentent.
2. Intégration de la gestion de projet : Examinez régulièrement vos projets en
cours pour déterminer les prochaines étapes à intégrer dans votre agenda.
Identifiez les tâches que vous pouvez avancer pendant les périodes libres
prévues dans votre semaine.
3. Prise de décision éclairée : Avant d'accepter un nouveau projet ou une nouvelle
activité, évaluez l'impact sur votre emploi du temps. Considérez ce à quoi vous
devrez potentiellement renoncer si vous dites oui. Avoir une vue claire de
votre agenda vous permettra de faire des choix plus conscients et d'éviter le
surmenage.

Ces pratiques vous aideront à maintenir un contrôle constant sur votre emploi
du temps, à faire progresser vos projets de manière stratégique, et à prendre
des décisions éclairées quant à vos engagements futurs.
 En adoptant les stratégies de ce guide, vous avez pris un
engagement important vers une gestion plus efficace de
votre temps. Vous êtes désormais équipé pour gérer vos
activités quotidiennes de manière plus consciente et
intentionnelle.
N'oubliez pas : votre agenda est un outil flexible. Continuez à
l'ajuster régulièrement pour qu'il réponde toujours mieux à
vos besoins évolutifs. Maîtriser votre temps, c'est maîtriser
votre vie.
Agissez maintenant : Réservez cinq minutes chaque soir
pour planifier le lendemain. Ce petit effort quotidien vous
aidera à rester sur la voie du succès.

La clé c’est le temps

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 AUTEURE : ISABELLE DÉPATIE

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