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Sommaire

Sommaire......................................................................................................................................................................2
Présentation................................................................................................................................................................ 3
Introduction................................................................................................................................................................ 4
Méthode 1 : Utiliser des raccourcis clavier............................................................................................... 5
Méthode 2 : Utiliser des formules................................................................................................................. 7
Méthode 3 : Structure de fichiers................................................................................................................. 8
Méthode 4 : Structure de dossiers............................................................................................................... 9
Méthode 5 : Utiliser des modèles et des fichiers réutilisables..................................................11
Méthode 6 : Lier les fichiers aux sources................................................................................................ 12
Méthode 7 : Utiliser les macros (vba)........................................................................................................ 13
Méthode 8 - Bonus 2023 : Utilisez l’IA...................................................................................................... 14

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 Présentation

Ce livret a pour but de vous donner un maximum de valeur en un minimum de

temps. Vous n’y trouverez pas de blabla inutile.

Je tiens tout d’abord à vous remercier pour la confiance que vous m’accordez. Je
souhaite que les conseils et astuces que vous trouverez tout au long de ces
pages vous permettent de gagner beaucoup de temps.

Si vous me découvrez, je suis Yann Legrand. J’ai été Contrôleur de Gestion

pendant plus de 10 ans dans l’industrie, le bâtiment, le secteur bancaire, etc. J’ai
occupé ce poste dans de très grands groupes (Alstom) mais également dans de
beaucoup plus petites organisations.

J’ai très vite compris qu’une grande partie de mon travail était récurrente.
Chaque semaine ou chaque mois je devais refaire les mêmes travaux, les mêmes
analyses. Tout ça sur Excel. Étant d’un tempérament paresseux, je n’avais pas
envie de refaire ce que j’avais déjà compris. J’ai cherché à AUTOMATISER.

Il n’y a pas de valeur ni pour vous, ni pour votre patron à faire manuellement
ce qui peut être fait automatiquement.

Quand je parle d’automatisation, les personnes se demandent souvent ce qu’elles

feront une fois qu’elles n’auront plus de travail. C’est exactement l’inverse qui se
produit. À chaque fois que j’ai réduit ma charge de travail, j’ai pris de nouvelles
responsabilités et j’ai gravi les échelons.

Le temps libéré est une opportunité formidable pour développer de nouvelles

compétences et prendre de nouvelles responsabilités.

Même si mes compétences sur Excel ont participé activement à ma progression

professionnelle (salaire en croissance de 16% par an, manager d’une équipe de
cadres à 27 ans), j’attribue cette évolution à un ensemble de compétences.
Aujourd’hui je me consacre à les transmettre via mon blog.

Maîtriser Excel vous garantit de gagner du temps, de produire des états

percutants et de vous démarquer de vos collègues. Il est un excellent moyen
d’accéder à la croissance professionnelle. C’est toute l’ambition de ce livret.

Avec toute ma gratitude,

Yann

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 Introduction

Tous les conseils et méthodes que vous allez découvrir ont été ordonnancés de
manière logique. C’est globalement l’ordre dans lequel j’ai personnellement
appris à gagner du temps sur Excel.

Je vous invite à les appliquer petit-à-petit sans vous prendre la tête.

Concentrez-vous sur un ou deux points avant de revenir dans le livret et tenter
d’appliquer de nouveaux conseils.

Certaines méthodes exigent d’avoir des connaissances avancées sur Excel. Je

vous invite à vous former. Quand j’ai “attaqué” mon parcours me menant à
l’EXCEL-lence, il y avait moins de ressources et elles étaient moins accessibles. Je
devais chercher des réponses pendant de longues heures sur des sites
anglophones.

J’aurais pu gagner beaucoup de temps et d’énergie en passant par un institut

de formation. Cependant, il fallait l’autorisation du patron pour mobiliser du DIF
(droit individuel à la formation). Aujourd’hui, vous êtes autonome dans votre
formation. Votre CPF (compte personnel de formation) vous permet de faire appel
à l’institut de votre choix. Votre supérieur n’a pas à être au courant si vous
effectuez les formations en dehors de vos horaires de bureau et que vous ne
sollicitez pas une aide de la société.

Vous êtes votre meilleur investissement.

Le temps que vous allez investir dans votre formation versera des dividendes
de temps (gain de temps), d’énergie tout au long de votre carrière. En
développant des compétences immuables comme l’est Excel, vous viendrez vous
placer en tête des candidats pour des promotions internes.

J’ai noué un partenariat avec l’institut de formation Clic-Compétences. Je les ai

choisis parce qu’ils incarnent l’aide que j’aurais aimé recevoir quand je me suis
formé. Le parcours de formation est personnalisé en fonction de vos besoins et
afin de maximiser l’impact dans votre travail. Un professeur vous est attribué et
vous suivra du début à la fin. Les cours sont à distance ou en présentiel. En
passant par cet institut, vous venez indirectement soutenir mon travail puisque
Clic-Compétences me verse une commission.

Pour prendre contact avec Clic-Compétences, c’est par ici.

Merci pour votre confiance.

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Méthode 1 : Utiliser des raccourcis clavier

Si vous me voyiez manipuler Excel à côté d’une autre personne, vous seriez
impressionné(e) par ma vitesse d’exécution. Le secret ici est de maîtriser les
raccourcis clavier. Ils vous permettront de gagner quelques secondes à chaque
fois. C’est de longues minutes chaque. Ce sont des heures chaque mois, des
heures chaque année !

Voici les principaux raccourcis dont je me sers.

Ctrl + C : copier
Ctrl + X : couper
Ctrl + V : coller
F2 : saisir du contenu dans la cellule sélectionnée
F4 : figer une cellule, une colonne ou une ligne lors de la saisie d’une
formule
Ctrl + → : atteindre l’extrémité droite d’un tableau de données (ou de la
feuille)
Ctrl + ← : atteindre l’extrémité gauche d’un tableau de données (ou de la
feuille)
Ctrl + ↓ : atteindre l’extrémité basse d’un tableau de données (ou de la
feuille)
Ctrl + ↑ : atteindre l’extrémité haute d’un tableau de données (ou de la
feuille)
Shift+Flèche : sélectionner les données des cellules adjacentes
Ctrl+Shift+Flèche : Sélectionner un tableau de données facilement sur
Excel
Suppr : effacer le contenu d’une cellule Excel
Ctrl+Alt+V : faire un collage spécial
Ctrl+O : ouvrir une feuille de calcul
Ctrl+W : fermer une feuille de calcul
Ctrl+S : sauvegarder un fichier Excel
Ctrl+F : rechercher et remplacer une valeur sur Excel
Ctrl+N : créer un nouveau classeur
Ctrl+P : imprimer un fichier Excel
Ctrl+Z : annuler la dernière action
Ctrl+Y : effectuer une action précédemment annulée
Échap (Escape) : annuler l’édition d’une cellule Excel
Tab : passer à la cellule suivante (à droite)
Shift+Tab : passer à la cellule précédente (à gauche)
Shift+Enter : remonter à la cellule précédente (vers le haut)

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 Ctrl+Espace : sélectionner toute une colonne Excel
Shift+Espace : sélectionner toute une ligne Excel
Shift+F11 : créer une nouvelle feuille Excel

La mise en place de ces automatismes n’est pas évidente. Il va falloir vous

contraindre et limiter (ou supprimer) les clics droits et l’utilisation de la roulette de
votre souris.

Intégrez-le dans votre quotidien petit à petit. Dès que vous constatez que vous
utilisez la roulette ou le clic droit, revenez en arrière et trouvez le raccourci clavier
adéquat.

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Méthode 2 : Utiliser des formules

Utiliser des formules dans vos fichiers est le premier pas vers l’automatisation de
votre travail. Les formules étant dynamiques, il suffit de changer vos données
sources pour modifier le résultat.

Il existe un très grand nombre de formules sur Excel. Ne vous perdez pas dans
cette immensité. Je ne les connais pas toutes non plus.

Sur la page https://blog.cleex.fr/excel/fonctions/, j’ai regroupé toutes les fonctions

qui me font utiles et que j’utilise. Excel contient presque 500 fonctions. Pour ma
part, j’en utilise moins de 100.

On retrouve ici la loi de Pareto. Ce sont les 20% qui vous permettront de réaliser
80% du travail.

Sur chaque fonction, je vous explique comment vous en servir.

Cependant, le super pouvoir n’est pas de connaître une fonction mais

d’apprendre à la combiner avec d’autres pour obtenir des formules puissantes.

Il y a deux méthodes pour progresser dans la création de super formules :

- Disséquer les formules des autres ;
- Vouloir trouver à tout prix la formule qui fera le travail.

J’ai beaucoup appliqué la seconde technique. Je m’interdisais de faire le travail à

la main. Je devais trouver la formule qui me permette de le faire à ma place.

Voici quelques exemples de travaux pouvant être réalisés par une formule :
- Séparer les noms des prénoms ;
- Mettre les premières lettres de chaque mot en majuscule ;
- Déterminer l’âge d’une personne ;
- Compter le nombre de cellules dont la valeur est inférieure à un certain
montant ;
- …

J’alimente le site en nouvelles formules chaque jour. N’hésitez pas à y faire un tour
pour trouver la formule qu’il vous manque.

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Méthode 3 : Structure de fichiers

Aspect sous-côté par beaucoup d’entre vous, la structure de fichiers est un

élément essentiel.

Êtes-vous déjà passé sur un fichier d’un collègue dans lequel vous n’arrivez pas à
comprendre comment il a été construit ? C’est l’enfer.

Excel est une pâte à modeler. On peut saisir des données dans le premier onglet,
effectuer des calculs dans le 2nd et revenir dans le premier pour en effectuer de
nouveaux.

Ce jeu de rebond entre les onglets va poser un problème d’auditabilité de votre

fichier.

Vous ne saurez plus retrouver le flux des calculs et vous ne pourrez pas garantir
l’exactitude des fichiers.

Mince !

Voici quelques règles que je respecte.

1. Chaque onglet a un rôle bien précis. Soit il s’agit d’un onglet de dépôt des
données brutes, soit il s’agit d’un onglet de calcul, soit il s’agit d’un onglet
de synthèse (résultats). Je ne mets jamais des données brutes dans l’onglet
synthèse et inversement. Chaque type d’onglet a une couleur spécifique
pour bien repérer son usage.
2. Chaque fichier est doté d’un onglet pour stocker les paramètres. J’y mets
les différentes valeurs pour mes listes déroulantes ainsi que toutes les
données référentielles.
3. Chaque fichier a un onglet dans lequel j’indique comment il fonctionne
(succinctement) ainsi que les différentes modifications qui auront pu être
apportées.

Dernier point, dans certains fichiers je mets un onglet ‘To-Do’. Il s’agit des tâches
en attente et des éléments manquants. J’ai trop eu l’habitude des supérieurs et
Directeurs qui venaient me reprocher avoir passer plusieurs heures sur mon
fichier pour se rendre compte qu’il manquait des données. Ils avaient décidé
d’aller se servir dans mon répertoire sans me demander si la version était bonne.
L’avantage de l’onglet To-Do est sa transparence.

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Méthode 4 : Structure de dossiers

On sort un peu d’Excel mais la structure des dossiers est un aspect essentiel pour
gagner du temps.

La structure de dossiers la plus courante que j’ai est la suivante :

- Données sources
- Un dossier par source
- Fichier de travail
- Un dossier archive
- Le dernier fichier

La structure est simple mais elle fonctionne grâce à ça.

De plus, je normalise le nommage des fichiers. Ils auront quasiment tous le

format : AAAA.MM.JJ-Nom du fichier.
J’applique ce format aussi bien sur les données sources que sur mes fichiers de
travail et de synthèse. Il est toujours appréciable de pouvoir retrouver les données
extraites.

Bannissez les : 2023.06.30-Budget v.déf. Ils deviendront des v.déf-1, v.déf-2,

v.déf.déf, v.déf.déf-validé par la Direction,...

Dès qu’un fichier de synthèse ou de travail subit une modification, placez sa

dernière version dans les archives. Une fois le projet terminé, vous pourrez
compresser les archives pour gagner de l’espace sur le serveur.

À la question : Quand dois-je créer une copie du fichier et archiver la dernière

version ? Ma réponse est : ça dépend.

Il n’y a pas de réponse précise sur le sujet. Si vous avez joué un peu aux jeux vidéo,
dites-vous que c’est après chaque mini-boss ou dès que vous avez fini un niveau.

Par exemple, lors des revus budgétaires, c’était entre chaque saisie des éléments
d’un service. Par expérience, les personnes historisent trop peu. Il vaut mieux trop
que pas assez. Dans tous les cas, un historique qui ne sert pas pourra être
supprimé.

Ayant occupé des postes avec des gros enjeux financiers (plusieurs dizaines de
millions d’euros à gérer), les échanges autour des fichiers revêtaient une
importance capitale.

Si certains fichiers ont subi des modifications suite à une communication mail,
n’hésitez pas à mettre la copie du mail dans un dossier ‘Échanges’. On sait bien

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que le moment venu on ne retrouve rien dans sa boîte mail. De plus, vous ne
serez certainement pas la dernière personne au poste. Vos petits camarades qui
passeront après vous auront au moins les éléments pour comprendre la situation.

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Méthode 5 : Utiliser des modèles et des fichiers réutilisables

Chaque année, je devais refaire les budgets. Chaque mois, je devais refaire les
mêmes synthèses.

Il est évident que repartir de zéro à chaque fois serait une perte de temps.

Pour cela, je vous invite à construire des fichiers auxquels il suffit de modifier les
données sources pour modifier le résultat. Ça va être un gain de temps énorme.

Pour cela, servez-vous au maximum des formules. Tout ce que vous faites à la
main doit être replacé par une formule magique. Le jour où vous n’arriverez plus à
mettre de formules, il sera temps de passer au vba (macros).

Autre point, en 10 ans j’ai occupé 7 postes différents (eh oui j’ai la bougeotte). Il est
révolu le temps où l’on faisait toute sa carrière dans la même entreprise.

Tout en respectant la confidentialité des données de votre entreprise, gardez pour

vous une copie de votre fichier de travail vierge.

Vous n’imaginez pas à quel point repartir de travaux existants va vous permettre
de gagner du temps. De plus, la première version montrée à votre nouvel
employeur sera une version déjà éprouvée. Quel(le) professionnel(le) vous serez !

Pour votre employeur c’est un gain énorme également. Vos fichiers qui transitent
d’entreprise en entreprise capitalisent sur votre connaissance et votre expérience.
Les états deviennent plus complets et beaucoup plus intéressants.

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Méthode 6 : Lier les fichiers aux sources

Ça va se complexifier !

Lorsque vous faites une extraction dans votre logiciel préféré, celui-ci va faire un
export à partir d’une base de données.

Et bien sachez qu’Excel est en capacité de se lier directement à la majorité des

bases de données.

De fait, vous avez un fichier complètement dynamique capable de se mettre à

jour grâce à un simple bouton.

Dans cet article, je vous explique comment connecter Excel à une base de
données.

Il faudra utiliser des solutions comme Power Query et/ou des requêtes SQL.

Si vos extractions vous prennent du temps, c’est vraiment une solution hyper
intéressante.

Commencez petit et faites-vous accompagner par le service informatique. La

connaissance des bases de données est un (très) long chemin.

Cependant, d’expérience, cette nouvelle connaissance va faire de vous un individu

essentiel dans l’architecture du système d’information. En entreprise,
l’information c’est le pouvoir. Elles sont rares les personnes qui ont la
connaissance du stockage et des flux d’information.

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Méthode 7 : Utiliser les macros (vba)

Dernière étape… les macros !

Vous connaissez ces petits programmes hébergés directement dans Excel ? Ils
peuvent faire des miracles.

Ils peuvent accomplir ce que les formules ne peuvent pas.

Pas besoin d’être un développeur pour vous initier au vba (langage des macros).
Tout ce qu’il vous faut est une connexion internet et un peu de temps.

Commencez par utiliser l’enregistreur automatique des macros et modifiez les

enregistrements à votre sauce.

Ensuite, vous pourrez vous former… avec Clic-Compétences 😉

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Méthode 8 - Bonus 2023 : Utilisez l’IA

Au moment où je rédige ce livret, l’IA au travers de chatGPT (version 4) a déboulé

comme un éléphant au milieu d’un magasin de porcelaine ! (C’est bon ? Vous
avez l’image ?)

J’ai personnellement pris une belle claque en voyant ce dont il est capable.

Il peut vous aider à trouver la bonne formule mais sa force n’est pas vraiment là.

Il est très doué pour concevoir un programme vba. Si vous vous initiez au vba (ou
que vous êtes plutôt calé(e)), demandez-lui de vous écrire un programme en
donnant le plus de détails possibles.

J’ai réalisé un projet il y a peu. C’est chatGPT qui a rédigé 90% du code.
Aujourd’hui, il n’est plus nécessaire d’avoir une grande connaissance pour réaliser
un fichier ultra performant. Il suffit de savoir lire le code. Heureusement, avec un
peu de pratique ça se fait sans trop de difficulté.

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