REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE

INSTITUT SUPERIEUR DE STATISTIQUE
Département d’Informatique de Gestion
« I.S.S »
Lubumbashi
BP: 2471

DEVELOPPEMENT DU SYSTEME DE DEMATERIALISATION ET

D’ARCHIVAGE DES DOSSIERS
« CAS DE LA COMMUNE KAMPEMBA »

Par MAYUNGA MASENDU GLOIRE

Mémoire présenté et défendu en vue de

l’obtention du grade de Licencié en
Informatique de Gestion.

Option : Conception des systèmes d’information

OCTOBRE 2023
 REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO
ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE
INSTITUT SUPERIEUR DE STATISTIQUE
Département d’Informatique de Gestion
« I.S.S »
Lubumbashi
BP: 2471

DEVELOPPEMENT DU SYSTEME DE DEMATERIALISATION ET

D’ARCHIVAGE DES DOSSIERS
« CAS DE LA COMMUNE KAMPEMBA »

Par MAYUNGA MASENDU GLOIRE

Travail de fin de cycle présenté et défendu

en vue de l’obtention du grade et gradué en
Informatique de Gestion.

Directeur : PROF KALAM

Encadreur : ASS. LOBO MINGA Bertin

ANNEE ACADEMIQUE 2022-2023

 i

REMERCIEMENT
Ceci est le premier paragraphe de la partie « Remerciement ».
Je dois le présenter en faisant un retrait de paragraphe de 1,5cm, tel
que demandé… je dois également respecter l’interligne (1.0)
 ii

SOMMAIRE
SOMMAIRE..............................................................................................................................................ii

BIBLIOGRAPHIE.....................................................................................................................................iii

ANNEXE.................................................................................................................................................iv
 1

INTRODUCTION GENERALE

1. GENERALITES

De nos jours, la plupart des entreprises ou organisations sont plongées dans une
situation particulière en ce qui concerne la gestion d’archives. Du fait que ces entreprises
enregistrent beaucoup des documents matériels ou numérisés, cela cause de difficulté pour
cette gestion d’archives. Ils ont besoin de conserver des archives pour des raisons utilitaire ou
encore, en vue d’une éventuelle consultation ultérieure. Or à cela s’ajoute le fait que, plus
l’entreprise prends de l’âge, la masse des documents croit sensiblement et celle-ci empêche
l’entreprise à réaliser une bonne gestion pour ces documents. Cette difficulté, cause parfois
des risques de dégradations ou pertes de certains documents ou fichiers. Une gestion
inappropriée des archives aura des conséquences pour ces entreprises car certains de ces
documents sont d’une grande valeur pour l’entreprise ou même d’une valeur de preuve.

Même si l’archivage de documents matériels continue toujours d’exister, désormais

c’est vers le numérique et la dématérialisation que les professionnels se tourne pour gérer et
conserver leurs archives. Les systèmes d’archivages électronique (SAE) et de la Gestion
électronique des documents (GED) remplacent ou complémentent les supports physiques.

L’intégration du système GED et SAE opter pour l’urbanisation sera une solution
optimal ou idéale pour ces entreprises qui se retrouvent dans ces difficultés de gestion
d’archives. Cette solution GED va permettre d’améliorer les systèmes d’archivages de ces
entreprises, dans le but d’avoir une bonne conservation des documents, une sécurisation
absolue des lieux de conservation, accès immédiat en ligne aux informations, assurer la
confidentialité et l’intégrité, faciliter le travail collaborative entre utilisateurs selon leur profil
et les autorisations d’accès.

Connaissant toutes ces difficultés et solutions, il s’avère idéal pour nous de réfléchir
enfin de proposer des solutions informatiques pour ces entreprises qui rencontre des
difficultés d’archivage et souhaiteraient intégrer le système GED aux seins de leurs
entreprises. Ainsi notre travail porte sur le « développement d’un système de
dématérialisation et d’archivage des dossiers » cas de la Commune Kampemba.
 2

2. CHOIX ET INTERET DU SUJET

2.1. Choix du sujet

Le choix d’un tel sujet n’est pas le fait du hasard, ni instinctif. Il nous revient de
présenter les motivations qui nous ont poussés de porter notre choix sur ce sujet parmi tant
d’autres. Il est à noter que tout est parti d’une observation faite au sein de la Commune
Kampemba plus particulièrement au Secrétariat administratif. Nous avons observé la façon
dont les dossiers ou documents sont conservés dans les étagères, ceci cause beaucoup de
difficultés pour la gestion d’archive. Ces difficultés seront détaillées au moment opportun.

2.2. Intérêt du sujet

a) Intérêt personnel

Ce présent travail nous permet de présenter les connaissances reçus tout au long de
notre cursus académique, plus particulièrement en informatique de gestion.

b) Intérêt social

Ce travail va apporter une contribution scientifique à la bonne gestion des archives du

Secrétariat de la Commune Kampemba, afin d’avoir un outil fiable et important dans pour
leur système de dématérialisation et d’archivage électronique. Cet outil permettra de bien
conserver les dossiers ou documents, il assurera la sécurisation des dossiers, assurer la
confidentialité et l’intégrité des documents, facilitera la consultation des documents selon le
profil des différents utilisateurs et les privilèges qui leurs sont accordés,…

c) Intérêt scientifique

Ce travail servira de référence pour les chercheurs qui voudront aborder cette optique
dans le but d’approfondir leurs connaissances en termes de réalisation d’un travail ou projet
informatique sur le système de dématérialisation et d’archivage des dossiers.
 3

3. ETAT DE LA QUESTION

L’état de la question est une question pour laquelle le chercheur tente d’exprimer le
plus exactement possible ce qu’il cherche à savoir, à étudier, à mieux comprendre 1. Il nous
revient de présenter de façon critique les études antérieures et celle menée à présent.
Autrement dit, nous voulons ici dégager l’originalité du présent travail par rapport à certains
travaux scientifique qui ont précédé celui-ci en précisant ce qui les différencie. C’est
notamment le cas de :

 KONE Dilomama : dans son travail « conception d’un système de gestion globale de
l’information documentaire au sein de la caisse nationale de sécurité sociale du
Burkina Faso »2. L’auteur de ce travail, nous présente comme difficultés :
- L’inexistence de point de vue institutionnelle d’une structure chargée de la
gestion des archives, et de l’information administrative ;
- Les pertes et la difficile circulation, et repérage de l’information
administrative au niveau des différentes entités organiques ;
- Le coût élevé de la reproduction des documents (chaque bureau équipé d’un
ordinateur, dispose d’une imprimante et chaque direction dispose d’une
photocopieuse) suite aux multiples copie entraîne l’achat de grandes quantités
de fourniture de bureau ;
- La mauvaise gestion des documents essentiels de l’institution ;
- La documentation existante est obsolète et dispersée au sein de certaines
entités rendant difficiles la mise en place d’une structure documentaire capable
d’informer et de renseigner les agents et les usagers de l’institution.

Comme solution à toutes ces difficultés, il propose de mettre en place un sous-système

de gestion des archives, de la documentation avec une seule coordination c’est-à-dire une
structure centrale sera le point fort de la gestion de l’information documentaire. D’où il
propose de mettre en œuvre une application de records management capable de prendre en
charge les documents dits actifs et semi-actifs.

1
Mwembu Dibwe Ken, Cours de méthode de recherche scientifique, Edition 2020
2
KONE Dilomama, Conception d’un système de gestion globale de l’information
documentaire au sein de la caisse nationale de sécurité sociale du Burkina Faso, Université
CHEIKH ANTA DIOP, Mémoire de fin d’études pour obtention de diplôme Supérieur en
Science de l’information et de la communication, 2003
 4

 MASOMA SELEMANI Joseph : dans son travail « l’urbanisation du système

d’archivage électronique » cas du parquet général de Lubumbashi3. Celui-ci, nous
présente comme difficultés :
- Les accès non autorisés aux documents ;
- Mauvaise conservation des documents ;
- Manque de sécurité des documents ;
- Facilité de modification des documents ;
- Perte de certains documents et disparition des preuves ;
- Manque de valeur probante des documents ;
- Détérioration des documents pouvant entrainer la disparition des traces.

Il nous propose comme solution de faire recours au progiciel de gestion intégré, le

système d’archivage électronique. Ce système serait une solution non seulement accessible
mais aussi optimale afin de permettre au parquet général de Lubumbashi de bien assurer sa
gestion des archives tout en promouvant ses services, et rendre ceci accessible à qui de droit et
contenir les risques liés.

 SEMEH KALLEL : dans son travail « gestion et archivage de documents

électroniques »4. L’auteur de ce travail, considère que les informations électroniques
forment une ressource corporative de plus en plus disponible. On doit reconnaitre que
c’est aussi une ressource fragile. En effet, l’information électronique peut devenir
inaccessible si :
- Les supports magnétiques et optiques sur lesquels elle est stockée, ne sont pas
maintenus ;
- Elle est stockée dans un environnement sujet à des conditions de température
et d’humidité non convenables ;
- L’accès à l’information dépend du logiciel et du matériel qui changent tout le
temps ;
- Les données dans les documents sont transférées à un nouveau système et que
le contexte et la structure essentiels pour l’établissement de l’évidence des
documents ne le sont pas ;

3
MASOMA SELEMANI joseph, L’urbanisation du système d’archivages électronique,
Institut Supérieur de Statistique-Licence 2022
4
SEMEH KALLEL, Gestion et archivage de documents électroniques : Evidence, Fiabilité
et Authenticité, Mémoire présenté à la faculté des études supérieurs de l’Université Laval
pour obtention du grade des sciences, Juillet 1998
 5

- On veut changer de l’information entre deux systèmes de traitement des

documents, possédant chacun sa propre architecture pour les documents ;
- On n’a pas attribué la responsabilité d’assurer l’identification et la protection
d’une telle information.

Face à ces difficultés, il propose comme solution de créer un système d’archivage de

documents pour la bonne conservation à long terme. Ce système devrait permettre à
identifier des mécanismes pour les métadonnées aux données elles-mêmes.

 Ophélie JULIAN : dans son travail « la mise en place de la dématérialisation des

dossiers de personnel des établissements de France »5. celui-ci, relève comme
difficulté l’inexistence d’un règlement strict relatif à l’organisation de dossier. Il peut
être modifié au fil des années au sein d’une même entreprise comme c’est le cas pour
la Société Nationale des Chemins de Fer. Le dossier de personnel créé sous format
papier reste organisé de la même manière lorsqu’il est numérisé. Il est de même pour
les dossiers natifs numériques. Ils gardent le même ordre. Vue ces difficultés, il nous
propose deux solutions :
- La première consiste à la numérisation de documents afin qu’ils soient sous
format électronique.
- La seconde s’effectue par la création d’un document nativement électronique.
Celui-ci peut alors géré par une gestion électronique de documents (GED) puis
archivé par un système d’archivage électronique (SAE).
 Sofiane OUCHAREF & Mohamed OUIKENE : dans leur travail « conception et
réalisation d’une application web pour la gestion des archives (plans) » cas de
l’entreprise d’ELECTRO INDUSTRIE AZAZGA6. Dans leur travail, il nous relève
comme difficulté que même avec l’existence d’un grand effectif de travail et une
bonne situation informatique, le problème de gestion des archives (plans) dans l’unité
de transformation reste manuel , car quand on a besoin d’un plan pour le modifier ou
le supprimer par exemple il faut qu’on le cherche entre 60 milles plans. Si un plan est
ajouté, modifier ou supprimer on mentionne tout à la main en le sauvegardant

5
Ophélie JULIAN, La mise en place de la dématérialisation des dossiers de personnel des
établissements de France : de l’état de projet à leur communication, Université Toulouse
Jean Jaures, Mémoire présenté pour l’obtention du Master 1 Information et Communication,
Juin 2016
6
Sofiane OUCHAREF & Mohamed OUIKENE, Conception et réalisation d’une application
web pour la gestion des archives (plans), Université MOULOUD MAMMERI DE TIZI-
OUZOU(Algérie), Mémoire de fin d’études de Master professionnel, 2016
 6

manuellement. Cela fait prendre beaucoup de temps et risque la perte des données.
Comme solution, ils proposent de concevoir et développer une application web
interactif permettant d’offrir une meilleur gestion des plans. Ainsi l’application devrait
assurer les points suivants :
- Offrir une interface conviviale et simple d’utilisation d’un plan ;
- Simplifier la recherche des plans ;
- La sauvegarde des informations (plans) dans la base de données ;
- La sécurisation des données avec mot de passe.

Quant à notre travail, d’une manière générale nous parlerons sur les mêmes problèmes
que rencontre le Secrétariat de la Commune Kampemba dans sa gestion des archives. Mais
pour notre part, nous allons se focaliser beaucoup plus au développement d’un système de
dématérialisation et d’archivage des dossiers. En plus nous allons mettre en place un ERP
(Entreprise Ressource Planning) c’est-à-dire l’intégration d’une solution logiciel.
L’intégration de l’outil, nous permettra de bien conserver différents types ou formats de
fichiers et même des dossiers, fournir un travail collaborative, une synchronisation des
fichiers, la diffusion, disponibilité de dossiers et documents à l’immédiat, assurer la
sécurisation des dossiers, assurer la gestion de risque, enfin assurer la confidentialité et
l’intégrité des dossiers.

4. PROBLEMATIQUE ET HYPOTHESE

4.1. Problématique

Pour Emile Benveniste, il nous définit la problématique comme un ensemble de

question que l’on se pose pour traiter un sujet particulier7.

Dans ce contexte, il est demandé à tout chercheur de reformuler la question de départ,

dans le contexte du travail, pour donner suite à la question effective de la recherche. La
problématique de notre travail est faite par rapport aux différents problèmes observés au sein
de la Commune Kampemba plus particulièrement au Secrétariat. Bien que le système
d’archivage des dossiers semble fonctionner correctement, signalons qu’aucune
dématérialisation n’est faite dans leur système.

L’archivage se fait pratiquement manuellement c’est-à-dire les dossiers sont classés dans des
étagères. Ce système rencontre de difficultés tels que :
7
https://arlap.hypotheses.org
 7

 Manque de sécurité des documents au format matériel car ceci est accessible à l’égard
de tout le monde ;
 Perte de certains documents dans le classeur causé par un mauvais arrangement ;
 Risque de détérioration des documents pouvant entrainer la disparition des traces ;
 Encombrement total des documents dans les étagères et cela cause de difficultés pour
la recherche de certains documents ;
 La gestion de risque des dossiers ou documents n’est pas bien assurer car en cas d’un
incendie tout risque de partir en feu ;
 Mauvaise conservation des documents.

Partant des difficultés que nous avons énumérées ci-haut, nous nous interrogeons de la
manière suivante : « Quel mécanisme pouvons-nous adopter pour améliorer le système
d’archivage des dossiers du Secrétariat de la Commune Kampemba? »

4.2. Hypothèse

D’une manière générale, l’hypothèse est une réponse provisoire à la question de

recherche8.

Notre étude devra aboutir à une solution répondant aux attentes des utilisateurs en
termes de gestion d’archives. Ainsi donc, comme réponse à notre problématique, nous
proposons d’intégrer d’une solution GED pour un système de dématérialisation et d’archivage
électronique. La dématérialisation va permettre à transformer le document matériel en
document électronique. L’intégration de l’outil serait une amélioration et une évolution du
système existant qui serait une solution optimal pour le Secrétariat de la Commune
Kampemba. La GED permettra de diminuer les risques de perte des documents. Elle assurera
également la conservation à longue terme, la confidentialité et l’intégrité des documents
c’est-à-dire rendre les dossiers accessible aux profils des utilisateurs et privilèges qui leurs
sont accordés. En fin, l’intégration de la solution logicielle va permettre aussi à ces
utilisateurs de travailler même en ligne ou connecter à l’internet tout en garantissant la
sécurisation de leurs dossiers. Cet outil aura comme bienfait :

- Stocker les fichiers et les documents ;

- Une synchronisation des fichiers ;
- Collaboration entre utilisateur ;

8
Mwembu Dibwe Ken, Cours de méthode de recherche scientifique, Edition 2020, p.57
 8

- Faciliter l’accès et la diffusion ;

- Etc.

5. METHODE ET TECHNIQUES

Il sera question de faire le choix de la méthode de recherche scientifique et des

techniques utilisées pour la réalisation de se présent travail.

5.1. Méthode

Pour Jean-Louis Del Bayle, il définit la méthode comme une marche rationnelle de
l’esprit pour arriver à la connaissance ou à la démonstration de la vérité 9. En se référant à
cette définition, on considère une méthode comme l’ensemble des opérations intellectuelles
permettant d’analyser, de comprendre et d’expliquer la réalité étudié.

En ce qui concerne notre travail, nous utiliserons l’approche systémique car elle fait
référence à une méthode d’analyse, une façon de traiter un système complexe avec un point
de vue global sans se focaliser sur les détails. Elle vise à mieux comprendre la complexité
sans trop simplifier la réalité 10. D’où nous procèderons avec la démarche d’urbanisation et le
langage de modélisation BPMN (Business Process Model and Notation) afin d’améliorer le
système de dématérialisation et d’archivage des dossiers au sein de la Commune Kampemba
plus particulièrement du Secrétariat administratif.

5.2. Techniques

Pour le dictionnaire Larousse, une technique est définit comme l’ensemble des
procédés employés pour obtenir un résultat déterminé. Ainsi, notre travail sera basé sur les
techniques suivantes :

5.2.1. Technique d’interview

Cette technique nous a permis de nous échanger avec le personnel du Secrétariat de la

Commune Kampemba dans le but de recueillir les données ou information sur une question
spécifique.

9
Jean-Louis Del Bayle, Introduction aux méthodes des sciences sociales, Paris-Monreale : Le
harmattan, 2000
10
https://www.qrpinternational.fr
 9

5.2.2. Technique d’observation

L’observation est l’action de regarder avec attention, de surveiller. L’observation nous

a permis d’aller sur terrain auprès des décideurs actuels du système à l’étude et de savoir
comment ils s’y prennent en ce qui concerne le système de dématérialisation et d’archivages
des dossiers.

5.2.3. Technique documentaire

Cette technique nous a permis de faire une collecte des différents documents en
rapport avec notre travail. Elle permet de répertorier et consulter des documents relatifs à un
travail dans le but d’y récolter des informations utiles au travail scientifique.

6. DELIMITATION DU SUJET

Tout travail scientifique nécessite une délimitation en vue de ressortir les problèmes à
traiter.

L’objet de notre travail consiste au développement d’un système de dématérialisation

et d’archivage des dossiers de la Commune. Cette étude scientifique a comme champ
d’étude, la Commune Kampemba particulièrement le Secrétariat administratif. Le Secrétariat
est le pont de communication ou d’échange entre les différents services techniques et le
bureau du bourgmestre. La Commune Kampemba est situé au quartier Bel-Air, sur l’avenu
Lilas dans la ville de Lubumbashi. Ce travail s’étend sur une période allant du mois d’Avril
2023 jusqu’à nos jours ; et reste valable tant que les contraintes de l’organisation ne
changeront pas.

7. SUBDIVISION DU TRAVAIL

Hormis l’introduction générale et la conclusion générale, notre travail sera subdivisé

en quatre chapitres qui sont :
 10

 Chapitre premier, considérations théoriques et conceptuelles

Dans ce chapitre, nous allons définir les différents termes qui seront utilisés à la suite
de notre travail. Nous y présenterons en premiers lieu la démarche d’urbanisation qui est la
démarche choisie pour la réalisation de ce travail. Nous donnerons aussi les étapes pour cette
démarche et en deuxième lieu, nous parlerons de la Gestion de Processus Métier (BPM) et du
BPMN (Business Process Model and Notation) qui est une notation pour la représentation
graphique des processus métier dans un Workflow (flux de travail). Nous parlerons également
de la sécurité des systèmes d’information.

 Chapitre deuxième, étude du métier

Ici, nous procéderons à la présentation de la Commune Kampemba, en suite faire

l’étude du système existant en vue de dégager les points forts et faiblesses du système afin de
proposer une solution.

 Chapitre troisième, définition du système d’archivage cible

Pour ce chapitre, il sera question de démontrer ce que sera le système d’archivage des
dossiers du Secrétariat de la Commune Kampemba tout en s’appuyant sur la démarche
d’urbanisation et le langage BPMN.

 Chapitre quatrième, intégration de l’outil GED

Pour ce dernier chapitre, nous allons en premier lieu définir l’outil GED qu’on aura à
proposer comme solution, nous donnerons les avantages de l’outil et en fin, nous allons faire
une brève représentation du fonctionnement de cette solution GED.
 11

CHAPITRE I : CONSIDERATION THEORIQUES ET

CONCEPTUELLES

I.1. INTRODUCTION

La recherche scientifique exige que tout travail scientifique élaboré puisse posséder
une base dans laquelle le rédacteur oriente ses lecteurs en expliquant les différents concepts
ainsi que les différentes théories qui se rapportent à ce travail. Ainsi chaque domaine dispose
d’une terminologie qui lui est propre et qui lui permet d’appréhender son objet d’étude selon
ses spécificités. Par ailleurs, la signification des termes peut variés d’un auteur à un autre.
C’est dans cette optique que nous allons définir ici les concepts de base et considérations tels
qu’ils seront utiles tout au long de ce travail.

I.2. CADRE CONCEPTUEL

I.2.1. Définitions des concepts du domaine d’étude

 Développement : c’est le fait de grandir, faire de progrès ou de faire évoluer quelque

chose.
 Système : ensemble d’éléments, de concepts reliés, organisées en une structure.
 Dématérialisation : c’est l’action de dématérialiser c’est-à-dire retiré quelque chose à
son caractère matériel ou physique.
 Archivage : c’est la sauvegarde et stockage d’un document électronique.
 Dossiers : c’est l’assemblage de documents regroupé dans le but déterminé. Au sens
informatique, c’est un répertoire ou un emplacement virtuel dans lequel peuvent se
trouver d’autres dossiers ou des fichiers.

I.2.2. Concepts du domaine informatique

1) Urbanisation des systèmes d’information : ensemble des moyens permettant de faire

évoluer le système d’information et le système informatique aux même rythmes que la
stratégie et l’organisation. Elle consiste à d’écrire la structuration du système cible et la
façon de l’atteindre11.
2) Urbaniser : c'est organiser la transformation progressive et continue du système
d’information visant à le simplifier, à optimiser sa valeur ajoutée et à le rendre plus
11
Eric Abou Chakra, Urbanisation & Architecture des systèmes d’information, p.6
 12

réactif et flexible vis à vis des évolutions stratégiques de l'entreprise, tout en s'appuyant
sur les opportunités technologiques du marché12.
3) Système : ensemble d’éléments en interaction et format un tout13.
4) Système d’information : ensembles des moyens mis en œuvre pour stocker, traiter,
générer et restituer les informations nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise ou
de l’organisation14.
5) Système informatique : c’est l’ensemble des moyens et des méthodes se rapportant au
traitement automatisé des informations de l’organisation15.
6) La gouvernance des systèmes d’information16 : Les professionnels définissent la
gouvernance des systèmes d’information comme un ensemble des moyens qui concourent
à un pilotage efficient et une mise en synergie (coopération) de toutes les composantes de
son SI afin d’en tirer le profit maximum. Dans son sens le plus large, la gouvernance peut
désigner une manière de diriger ; une manière d’administrer ou de piloter. Sa finalité est
d’assurer aux dirigeants d’entreprise ainsi qu’aux actionnaires que la fonction SI est
parfaitement gérée. L’association notoire ISACA (Information System Audit and Control
Association) qui prête beaucoup d’intérêts à la gouvernance des systèmes d’information
en définit cinq piliers :
 L’alignement stratégique : pour une meilleure gouvernance, le système
d’information doit être aligné sur la stratégie générale de l’entreprise. En d’autres
termes, les objectifs du système d’information doivent être en adéquation claire
avec les grands objectifs stratégiques.
 La création de la valeur : le SI doit créer de la valeur et doit apporter des
bénéfices à l’entreprise. La justification de son budget par la mise en évidence de
la valeur créée et l’optimisation des coûts. La valeur ajoutée demeure en quelque
sorte abstraite et difficile à mesurer
 La gestion des risques : elle consiste à prendre d’abord conscience de l’ensemble
des menaces auxquelles est exposé le SI et essayer dans la mesure du possible de
les contrôler.

12
Bertin LOBO MINGA, Cours de Conception des systèmes d’information, 2020, p9
13
Idem
14
Idem
15
NKULU MASANGA & HILAIRE LUFULWABU, Cours des méthodes d’analyse
informatique I, 2020, p22
16
Bertin LOBO MINGA, Cours de Conception des systèmes d’information, 2020, p7
 13

 La gestion des ressources : ce pilier de la gouvernance vise à optimiser et à

rationaliser les investissements dans les ressources informatiques (infrastructures,
applications, compétences, etc.)
 La mesure de la performance : le SI doit être capable de mesurer la performance
ou autrement dit surveiller l’activité et contrôler l’aboutissement à l’atteinte des
objectifs stratégiques de l’entreprise des tableaux de bords et d’indicateurs
pertinents afin d’apporter de la visibilité par rapport à une situation quelconque.
Les tableaux de bord sont souvent construits sur base des axes suivants : axe
financier, l’axe client, axe innovation, et axe processus interne.
7) Logiciel : ensemble de programmes, procédés et règles d’un système de traitement
informatique des données17.
8) Progiciel (un produit logiciel) : est un logiciel spécialisé dans une activité ou gestion par
processus qui représente une solution standardisée dans son fonctionnement pouvant être
paramétrée en fonction des besoins des différentes organisations qui l’utilisent18.
9) GED (Gestion électronique de documents ou, en anglais, Electronic Content
Management, noté ECM ou Electronic Document Management, noté EDM) 19: désigne un
logiciel informatisé visant à organiser et gérer des informations sous forme de documents
électroniques au sein d'une organisation. Les logiciels de GED intègrent d'autres
fonctionnalités permettant de faciliter voire d'automatiser la gestion des documents.
Parmi ces fonctionnalités, on trouve notamment les fonctionnalités d'OCR pour permettre
une recherche sur tous les éléments contenus dans les documents stockés, des systèmes
de diffusion plus ou moins élaborés. La GED participe aux processus de collaboration, de
capitalisation et d'échange d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des
documents selon leur cycle de vie, avec une étendue plus ou moins large selon le système
(création, édition, finalisation, utilisation, stockage, archivage).

10) SAE (Système d’archivage électronique)20 : est un coffre-fort numérique dont l’objectif
premier est de garantir la sécurité des données sensibles. Il permet de conserver et
d’archiver les documents légaux de l’entreprise. Le SAE possède de multiples atouts.
Notamment :
 Sécurité : Il offre une sécurité renforcée des données conservées.
17
Application Dictionnaire Français version 2.1.2
18
https://maxicours.com/Progiciel/
19
https://fr.m.wikipedia.org/wiki/Ged
20
https://www.openbee.com/
 14

 Confidentialité : Il permet également de limiter et garantir l’accès des documents aux

personnes directement concernées.
 Intégrité : Les informations archivées sont protégées par un système qui certifie la
non-modification et la lisibilité des documents.
 Pérennité : Il respecte la durée légale de conservation et gère l’obsolescence des
documents, suivant les exigences dénies par la marque collective de certification NF.
 Enfin, un SAE permet d’établir la traçabilité et l’authenticité de chaque document
déposé en prouvant que le document archivé est l’original et en permettant de suivre
toutes les actions effectuées avec ce document.
11) Client : composante d’un modèle client-serveur à partir de laquelle l’utilisateur lance des
requêtes à un serveur auquel il est connecté. Le client est constitué de logiciels
d’application, mais on considère généralement que le client est un ordinateur ou un
téléphone à partir duquel l’utilisateur fait sa demande.
12) Processus : c’est un enchainement ordonné de faits ou de phénomène répondant à certain
schéma et aboutissant à quelque chose. C’est aussi une suite continue opération, d’actions
conduisant à un résultat21.
13) Serveur : un logiciel ou un ordinateur destiné à fournir un service à distance aux
applications client.
14) ERP (Entreprise Resource Planning, ou en français, PGI : Progiciel de Gestion
Intégré)22 : On définit par ERP un sous-ensemble du système d’information qui intègre
les caractéristiques globales suivantes :
 Gestion effective de plusieurs domaines de l’entreprise par des modules intégrés ou
des progiciels susceptibles d’assurer une collaboration des processus.
 Existence d’un référentiel unique des données. Le référentiel est défini comme étant
l’ensemble des références des données, ainsi que les indications nécessaires pour
retrouver les données elles-mêmes sur une base de données.
 Adaptations rapides aux règles de fonctionnement (professionnelles, légales ou
résultant de l’organisation interne de l’entreprise et règles dictées par le marché).
 Unicité d’administration du sous-système applicatif (les applications).

21
https://fr.m.wikipedia.org/wiki/Processus/
22
Guillaume Rivière, Système d’information, ESTIA 2è année Dernière révision : Mars 2017,
p.67
 15

 Uniformisation des Interfaces Homme-Machine (IHM) : même ergonomie des

écrans, mêmes boutons, même famille de barres menu, mêmes touches de fonctions
et de raccourcis.
15) La cartographie : est l'ensemble des études et des opérations scientifiques, artistiques et
techniques, intervenant à partir des résultats d'observations ou de l'exploitation d'une
documentation, en vue de l'élaboration et de l'établissement de cartes, plans et autres
modèles d'expression, ainsi que de leur utilisation23.
16) La cartographie des processus : est une représentation graphique des processus d’une
organisation24.
17) Big data : sont des méga données ou les données massives, désignant les ressources
d’informations dont les caractéristiques en termes de volume, de vélocité et de variété
imposent l’utilisation de technologies et des méthodes analytiques particulières pour créer
de la valeur, et qui dépassent en général les capacités d’une seule t unique machine et
nécessitent les traitement parallélisés25.
18) Entrepôt de données26 : un entrepôt de données est un système de stockage digital qui
connecte et harmonise de grandes quantités de données provenant des nombreuses
sources. Il est conçu principalement pour analyser les données.
19) Plateforme internet : c’est un service web qui met à la disposition de l’utilisateur un
ensemble de programme permettant la diffusion et le partage d’information ou de contenu
multimédia, des fonctionnalités propres aux medias sociaux ainsi que des applications
tierces.
20) Sécurité des systèmes d’information27 : La sécurité des systèmes d’information (SSI)
ou plus simplement sécurité informatique, est l’ensemble des moyens techniques,
organisationnels, juridiques et humains nécessaires à la mise en place de moyens visant à
empêcher l'utilisation non autorisée, le mauvais usage, la modification ou le
détournement du système d'information. Assurer la sécurité du système d'information est
une activité du management du système d'information. La sécurité des systèmes
d'information vise 4 critères fondamentaux, à savoir :

23
EL QASMI Djaoud, Une Démarche d'urbanisme et d'évolution des systèmes d'information,
ISCAE Maroc, 2005, p.97
24
https://www.appvizer.fr/magazine/operations/business-process/cartographie-processus/
25
https://fr.m.wikipedia.org/wiki/Big_data
26
https://www.sap.com/france/products/technology-platform/datashere/what-is-a-data-
warehouse.html
27
https://fr.m.wikipedia.org/wiki/Sécurité_des_systèmes_d’information/
 16

 Confidentialité : est cette caractéristique d’une information de n’être accessible qu’à

ceux qui sont autorisés.
 Intégrité : est la caractéristique d’une information de n’être modifiée que par des
personnes autorisées et selon un procédé défini.
 Disponibilité : est la caractéristique d’une information d’être accessible et utilisable
par destinataire autorisé à l’endroit et à l’heure prévue.
 Traçabilité : est la caractéristique qui conserve les traces de l’état et des mouvements
de l’information.
21) Cloud computing28 : Le Cloud computing, en français l'informatique en nuage, est la
pratique consistant à utiliser des serveurs informatiques à distance et hébergés sur internet
pour stocker, gérer et traiter des données, plutôt qu'un serveur local ou un ordinateur
personnel. Les principaux services proposés en Cloud computing sont le SaaS (Software
as a Service), le PaaS (Platform as a Service) et le IaaS (Infrastructure as a Service) ou le
MBaaS (Mobile Backend as a Service). On distingue généralement trois types de Cloud :
le Cloud public accessible par Internet, le Cloud d'entreprise ou privé accessible
uniquement sur un réseau privé, le Cloud intermédiaire ou hybride qui est une
combinaison entre le Cloud public et le Cloud privé. Le Cloud computing présente
plusieurs avantages pour les entreprises comme par exemple : la réduction de coûts IT
(matériel, mises à jour des systèmes et des applications, ressources humaines et
consommation d’énergie), l’optimisation de la collaboration dans les pratiques de travail
et de suivi client et l’accès aux mises à jour automatiques. Le National Institute of
Standards and Technology aux États-Unis, il existe trois catégories de services qui sont
proposées en Cloud computing : IaaS, PaaS et SaaS.
 IaaS (infrastructure as a service) : En français infrastructure en tant que service. C'est
le service de plus bas niveau. Il consiste à offrir un accès à un parc informatique
virtualisé. Des machines virtuelles sur lesquelles le consommateur peut installer un
système d'exploitation et des applications. Le consommateur est ainsi dispensé de
l'achat de matériel informatique.
 PaaS (Platform as a service): En français plate-forme en tant que service. Dans ce type
de service, situé juste au-dessus du précédent, le système d'exploitation et les outils
d'infrastructure sont sous la responsabilité du fournisseur. Le consommateur a le
contrôle des applications et peut ajouter ses propres outils. La situation est analogue à

28
https://fr.m.wikipedia.org/wiki/Cloud_computing/
 17

celle de l'hébergement Web, où le consommateur loue l'exploitation de serveurs sur

lesquels les outils nécessaires sont préalablement placés et contrôlés par le fournisseur.
 SaaS (software as a service): En français logiciel en tant que service. Dans ce type de
service, des applications sont mises à la disposition des consommateurs. Les
applications peuvent être manipulées à l'aide d'un navigateur Web ou installées de
façon locative sur un PC, et le consommateur n'a pas à se soucier d'effectuer des mises
à jour, d'ajouter des patches de sécurité et d'assurer la disponibilité du service. Un
fournisseur de software as a service peut exploiter des services de type Platform as a
service, qui peut lui-même se servir de infrastructure as a service.

La figure ci-haut illustre la classification par niveau des services IaaS, PaaS et SaaS.

D'autres services sont également disponibles : Data as a service, Business process as a

service (BPaaS), Desktop as a service (DaaS), Network as a service (NaaS), Storage as a
service (STaaS), Communication as a service (CaaS) Function as a service (FaaS),
Workplace as a service (WaaS), Mobile Backend as a Service (MBaaS)

I.3. CONSIDERATIONS THEORIQUES

Dans ce cadre, nous allons parler de la démarche d’urbanisation qu’on aura à utiliser
dans ce travail, nous parlerons également du BPM et BPMN qui nous permettrons à modéliser
ce présent travail.
 18

I.3.1. Démarche d’urbanisation

L’urbanisation vient du concept de «l’urbanisme de l’habitat » proposé par Jacques

SASSON dans les années 1990 pour formaliser ou modéliser l’agencement du SI du secteur
bancaire. L’urbanisme du système d’information consiste à définir le SI cible pouvant
s’adapter et anticiper les différents changements (stratégique, organisationnels, juridiques,…)
touchant l’entreprise29.

Urbanisation des systèmes d’information est une démarche stratégique,

fonctionnelle et technique qui vise à maitriser l’intégration des composants d’un système
d’information (SI) et normaliser leurs échanges pour garantir leur cohérence et efficacité 30.

Figure1 : Vues (niveaux) de la démarche d’urbanisation

Dans ce travaille, nous procèderons par l’approche Top-Down (descendante du métier

à la technique).

La cartographie du système d’information va consister à produire l’inventaire des

processus, des applicatifs, de leurs destinations et des relations entre les applicatifs, des
données et de leurs flux, des matériels, des typologies de réseaux…du SI existant ou cible.

29
Fatima-Zahra BELOUADHA. Urbanisation et BPM. Option SI. 3ème année GINF. EM, p.75
30
Fatima-Zahra BELOUADHA. Urbanisation et BPM. Option SI. 3ème année GINF. EM, p.76
 19

Figure 2 : Cartographie et visions des SI (Fatima-Zahra BELOUADHA. Urbanisation et

BPM. Option SI. 3ème année GINF. EM)

Cette figure d’image est représenter par quatre niveaux de cartographie, c’est
notamment :

- Cartographie métier
- Cartographie fonctionnelle
- Cartographie applicative
- Cartographie technique

a) Les étapes d’urbanisation31

La première étape est de définir une cible métier en termes d’objets métier et de
processus. Le modèle métier va structurer tous les échanges, c’est la langue commune du SI.
Ceci est vrai au niveau informatique, mais c’est encore plus vrai pour les hommes. La
définition d’un modèle métier pour l’entreprise est l’occasion de se mettre d’accord sur le
sens des mots, ce qui est déjà un premier bénéfice, indépendamment de toute informatisation.

31
Bertin LOBO MINGA, Cours de Conception des systèmes d’information, 2020, p9
 20

La deuxième étape de la démarche d’urbanisation est l’établissement d’une

cartographie du système d’information. L’importance de la cartographie est un point
consensuel de l’ensemble des livres sur l’urbanisation. L’analogie avec l’urbanisation des
cités est d’ailleurs propice à la mise en avant de la cartographie, qui joue à la fois le rôle de
définition de la cible, de mode d’emploi et d’outil de communication. Puisque l’urbanisation
est une démarche progressive, un voyage, la cartographie permet de décrire l’existant, de
décrire l’objectif final et les différentes étapes de transition. Il est d’usage de distinguer quatre
niveaux dans la cartographie des systèmes d’information :

 le niveau métier, qui est également le niveau stratégique. selon les écoles, il contient
différents types d’information, comme les modèles d’objet métiers, les processus, les
enjeux stratégiques, etc.
 le niveau fonctionnel, qui contient la définition des fonctions de l’entreprise, sous
forme hiérarchique. les grandes fonctions sont représentées par des blocs, les fonctions
les plus détaillées qui implémentent chacune des macros fonctions sont représentées
par des sous blocs. la cartographie fonctionnelle peut être enrichie par des flux
d’échange
 le niveau applicatif, qui contient les éléments logiciels qui vont remplir ces fonctions,
ainsi que les éléments d’infrastructure qui supportent les flux d’échange de données et
de contrôle.
 le niveau technique, qui contient la cartographie des machines qui hébergent les
applications, les outils de stockage et les outils de communication.

La troisième étape consiste à construire une architecture d’intégration et à faire migrer

progressivement les composants logiciels (nouveaux ou anciens).

I.3.2. Le BPM et le langage de modélisation BPMN32

I.3.2.1. Le BPM

L’ingénierie des processus d’entreprise – ou métier – est souvent représenté par

l’acronyme BPM signifiant Business Process Management ou en français Gestion de
Processus Métier. L’approche BPM trouve son origine dans les travaux sur le « Workflow »,
apparu avec l‘industrialisation du secteur tertiaire, puis considérablement développé dans les

Julien Da Costa, BPMN 2.0 POUR LA MODÉLISATION ET L’IMPLÉMENTATION DE

32

DISPOSITIFS PÉDAGOGIQUES ORIENTÉS PROCESSUS, GENÈVE, FÉVRIER 2014, p.55

 21

années 90 avec leur gestion par systèmes informatiques. Un Workflow peut être défini selon
la Workflow Management Coalition (1999) comme « l’automatisation des procédures métiers,
en partie ou totalité, durant laquelle les documents, informations et tâches sont transférés d’un
participant à un autre selon un système de règles établies ».

Le BPM est devenu une pierre centrale de la construction d’applications logicielles, «

de la même façon qu’il faut définir le modèle de données, il faut désormais définir le modèle
de processus des applications métier. »

L’approche BPM définie toujours le cycle de vie d’un processus métier comme une
boucle continue. L’essence d’une approche BPM est le principe de réingénierie. La
modélisation d’un processus incluant l’activité humaine est souvent imparfaite mais doit
pouvoir être évaluée et améliorée continuellement pour parvenir à la gestion optimale des
activités.

I.3.2.2. Le langage BPMN

La mise en œuvre d’une ingénierie des processus métier (voir point précédent)
nécessita l’utilisation d’une technologie de soutient facilitant la modélisation, l’exécution et
l’optimisation des procédures. La spécification Business Process Model and Notation a
récemment émergé comme une norme internationale pour la modélisation des processus
métier. C'est l'un des développements les plus importants dans l’histoire du Business Process
Management et BPMN et il a le potentiel d'unifier les pratiques BPM de la même manière
qu’UML a unifié le génie logiciel.

L’objectif de BPMN est selon L’OMG (Object Management Group) : « de fournir une
notation qui est facilement compréhensible par tous les utilisateurs professionnels, des
analystes métier qui créent la version initiale du processus, aux développeurs techniques
chargés de l'application de la technologie qui va exécuter ces processus, et finalement, les
personnes qui permettront de gérer et de contrôler ces processus. Ainsi, BPMN crée un pont
standardisé pour l'écart entre la conception des processus d'affaires et l'implémentation des
processus. »

1. De BPMN 1.2 à BPMN 2.0.

BPMN 1.2 était une notation graphique non exécutable. Des solutions plus ou moins
formelles se sont développées pour implémenter les modèles BPMN via des systèmes de
 22

conversion vers d'autres langages exécutables. La plupart du temps les solutions consistaient à
passer par le langage Business Process Execution Language (BPEL).

Aujourd’hui encore plusieurs outils commerciaux proposent de compiler les

diagrammes vers un BPEL exécutable. Cependant cette solution est partielle et souvent peut
opérationnelle et non standardisé. Certaines modélisations BPMN ne peuvent être converties,
notamment car la définition des tâches humaines devient problématique, et il faut souvent
passer par un « mapping » manuel de BPMN vers BPEL.

En janvier 2011, l’OMG présenta BPMN 2.0 comme successeur à BPMN 1.2. BPMN
2.0 évolue vers un schéma d'échange standard en XML (Extensible Markup language ou
langage de balise extensible) permettant l'échange de modèles exécutables, en remplacement
de BPEL.

De manière générale BPMN 2.0 est un langage graphique standardisé et basé sur une
structure XML. Il permet de dessiner des diagrammes représentant le déroulement et
l’enchainement de tâches. À l’aide de différents éléments standards, une séquence d’activités
d’un processus peut être détaillée en vue de l’atteinte d’un objectif. BPMN est spécialement
indiqué pour la représentation d’activité humaine en interaction avec un dispositif
informatique quelconque, toutefois il peut aussi être utilisé pour représenter des activités
n’impliquant pas d’interaction homme-machine.

Il existe 2 autres types de diagramme définis par la norme de l’OMG : Les

diagrammes de « chorégraphie » et de « conversation ». Ces deux derniers diagrammes sont
nouveaux et ont seulement été introduits dans la spécification BPMN 2.0. Ils ne sont encore
pas gérés, ou incomplètement gérés, par les outils de modélisation actuels. Leur utilisation par
les professionnels est encore rare.

La norme BPMN définit 4 familles d’objets graphiques qui permettent de décrire un

processus, Ces 4 familles sont : objets de flux, objets de connexion, couloir d’activité et
artefact. On retrouve, au sein de la notation BPMN2.0, quatre catégories de diagrammes afin
de représenter les différentes perspectives d'un processus33. C’est notamment :

 Diagramme d’orchestration (processus privé ou public) : il est processus privé,

lorsqu’il est un type de modélisation qui permet de représenter un processus spécifique
à une organisation en précisant les sous-processus, les activités ou les tâches, les

Bertin LOBO MINGA, Cours de Conception des systèmes d’information : uml et pbmn,
33

2022, p106
 23

passerelles, les événements et les objets échangés. Le processus privé est modélisé
selon une perspective propre à une organisation, un département ou un intervenant. Il
représente la manière dont les activités ou les tâches sont effectuées en adoptant le
point de vue de celui qui les réalise. Ce type de diagramme nécessite que les tâches
soient modélisées de façon détaillée. Il est possible de préciser les acteurs qui réalisent
les tâches ou activités en ajoutant un bassin. Tandis qu’un processus public est un
type de modélisation qui permet de représenter les interactions qui relient un processus
privé à un ou plusieurs participants en définissant les flux de messages, leur séquence
et leur ordre. Le processus public est la représentation des interactions entre un
processus privé et un participant externe qui peut être : un individu, un département ou
un autre processus. Le processus public comprend uniquement les activités d'échange
d'information et de communication avec l'autre participant. Si le processus privé met
l'emphase de façon très détaillée sur les tâches effectuées dans une organisation, le
processus public présente très précisément les interactions entre le processus privé et
un participant externe.
 Diagramme de collaboration : un diagramme de collaboration est tout type de
diagramme qui permet de représenter les échanges et les interactions qui se nouent
entre deux ou plusieurs unités d'affaires représenté par des Bassins. Les Bassins sont
définis comme étant les participants de cette collaboration. Les messages échangés
entre les participants du diagramme de collaboration sont présentés à l'aide du
symbole flux de message. Ce symbole permet de connecter les bassins entre eux (ou
les objets que l'on retrouve à l'intérieur de ces bassins). Les bassins peuvent demeurer
vides, c'est-à-dire à l'état de « boîte noire » ou encore représenter des processus
publics. Dans le cas de processus publics, les activités ou les tâches qui relient les
participants entre eux sont considérées comme des points de contact. Les processus
qui sont représentés comme Processus publics peuvent avoir plus de sous processus,
d'activités ou de tâches que ce qui est représenté dans le processus public.
 Diagramme de chorégraphie : une chorégraphie est la modélisation d'un
comportement attendu entre des participants qui interagissent les uns avec les autres et
qui veulent coordonner leurs activités ou leurs tâches à l’aide de messages. Dans ce
type de modélisation, la focalisation n'est pas sur l'Orchestration (processus public ou
privé), c'est-à-dire sur la manière dont est accompli le travail selon le point de vue des
participants, mais sur les échanges de messages entre les participants. Le message est
l'élément central de la chorégraphie. Alors qu'un processus public ou privé est
 24

représenté à l'intérieur d'un bassin, une chorégraphie est représentée entre bassins (ou
les participants). Une Chorégraphie ressemble à un processus privé dans la mesure où
elle se présente sous la forme d’un réseau d'activités, d'événements et de passerelles.
Cependant, une Chorégraphie en diffère puisque les activités en interactions
représentent des échanges de messages impliquant deux ou plusieurs participants. Un
diagramme de chorégraphie consiste en une description du comportement normal en
fonction des procédures établies entre les intervenants au sein d'un processus. Ce
diagramme indique les interactions coordonnées entre deux ou plusieurs participants.
Une activité de chorégraphie n'est jamais positionnée dans un bassin ou un couloir, les
participants sont représentés d'une manière propre à ce modèle.
 Diagramme de conversation : le diagramme de conversation est la description
informelle d'un diagramme de collaboration à haut niveau. Il représente des échanges
de messages (présentés sous la forme d'un regroupement de flux de messages),
logiquement reliés entre les participants et qui concernent un objet d'affaires d'intérêt,
par exemple, un ordre, un envoi, une livraison ou une facture. Il représente un
ensemble de flux de messages qui est regroupé ensemble. Une conversation peut
impliquer deux ou plusieurs participants. Les messages échangés sont reliés les uns
aux autres et présentent différents scénarios d'affaires possibles.

Quelques symboles de BPMN

a) Les actions
 25

Figure 3 : symboles de BPMN (Julien Da Costa, BPMN 2.0)

b) Déroulement

Figure 4 : symboles de BPMN (Julien Da Costa, BPMN 2.0)

c) Temporalité
 26

Figure 4 : symboles de BPMN (Julien Da Costa, BPMN 2.0)

d) Ressources, production, décomposition et regroupement

Figure 4 : symboles de BPMN (Julien Da Costa, BPMN 2.0

Quelques outils de modélisation BPMN

 27

 BPMN Studio Pro

 Intalio
 Modelio
 Bizagi
 Enterprise architect
a) Bizagi34

Bizagi est une société privée, éditeur de solutions logicielles, fondée en 1989, dont le
siège social est situé au Royaume-Uni. L’entreprise possède également des bureaux aux États-
Unis, en Espagne et en Amérique latine.

L’origine du nom Bizagi provient de l’association des mots clés « business » et

« agility ». La société conçoit et développe des logiciels d'entreprise pour la gestion des
processus métier (BPM).

b) Enterprise Architect35

Enterprise Architect est un logiciel de modélisation et de conception UML, édité par la

société australienne Sparx Systems. Couvrant, par ses fonctionnalités, l'ensemble des étapes
du cycle de conception d'application, il est l'un des logiciels de conception et de modélisation
les plus reconnus.

En ce qui concerne la réalisation de ce présent travail, la modélisation va se faire avec

le BPMN 2.0 en s’appuyant sur la démarche d’urbanisation. D’où nous utiliserons l’outil
Bizagi et Enterprise Architect pour la représentation de modèle.

I.4. CONCLUSION PARTIELLE

Dans ce chapitre, nous avons définis différents concepts liés à notre domaine d’étude
et de quelques concepts informatique. En seconde partie, nous avons parlé des considérations
théoriques, d’où la présentation de la démarche d’urbanisation en détail c’est-à-dire définir le
concept, les étapes d’urbanisation,… en suite nous avons de la gouvernance et de la sécurité
des systèmes d’information, et en fin, du BPM et le langage BNMN.

CHAPITRE II : ETUDE DU METIER

II.1. INTRODUCTION
34
https://fr.m.wikipedia.org/wiki/Bizagi/
35
https://fr.m.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Architect/
 28

L’Etude du métier ou de l’existant est une étape indispensable dans la démarche de

conception des systèmes d’information des entreprises, elle permet de décrire de façon claire
et nette le système d’information qui fait l’objet d’une étude. Ce chapitre, nous conduit à
analyser le périmètre dans lequel évolue le système à améliorer ou à informatiser en
présentant un aperçu historique de l’organisation, la situation géographique, la mission de
l’organisation, une structure fonctionnelle et organisationnelle de l’organisation, le
fonctionnement du service concerné afin de ressortir et identifier le processus cible de l’étude
encours.

Cette étape, nous permet aussi d’étudier les besoins des utilisateurs par une
modélisation à l’aide de la démarche d’urbanisation et du langage BPMN. Ce chapitre est
subdivisé en deux grands points dont la présentation du domaine d’étude et l’analyse de
l’existant.

II.2. PRESENTATION DE LA COMMUNE KAMPEMBA

II.2.1. APERCU HISTORIQUE

La municipalité de KAMPEMBA a ouvert ses portes le 06 Janvier 1971 avec environ

40.000 habitants. Elle a été créée par l’Ordonnance-loi n° 70/0572 du 09 Mai 1970 portant 6 à
7 le nombre de Communes de la Ville de Lubumbashi et déterminant leurs limites (Cfr
Moniteur congolais n° 21 du 1er Septembre 1970).

Sa dénomination « KAMPEMBA » vient du ruisseau qui la sépare de la Commune

ANNEXE qui est le diminutif de MPEMBA qui signifie « KAOLIN », jadis utilisé par nos
ancêtres dans les palabres et dans les cérémonies coutumières kaolin qui caractérise la joie et
la prospérité que l’on souhaitait au nouveau nés. Depuis sa création, la municipalité de
KAMPEMBA a eu son premier patrimoine trente-deux ans après, c’est donc le bâtiment où
elle a toujours fonctionné c’est-à-dire, acheté en deux temps par le Gouverneur NGOY
MUKENA LUSA DIESSE et le feu Docteur Urbain KISULA NGOY qui a finalisé l’achat
pendant son mandant auprès du propriétaire.

II.2.2. SITUATION GEOGRAPHIQUE

La Commune KAMPEMBA fait limite avec toutes les autres Communes de la ville
de Lubumbashi, à l’exception de la Commune de KATUBA. Elle est entouré en allant du
Nord au Sud par la commune de Lubumbashi, KAMALONDO et KENYA dont elle est
 29

séparée de Lubumbashi par le Boulevard M’SIRI et Lumumba prolongé à partir du tunnel par
les rails SNCC jusqu’à la barrière Camp VANGU ; de KAMALONDO et KENYA par la
voie ferrée Congo Zambie au Nord-Est. La rivière KAFUBU et le ruisseau KAMPEMBA la
séparent de la Commune ANNEXE au Sud et Sud-Est. La route de pèlerinage vers le
sanctuaire Lumumba la sépare du quartier KIMBEMBE de la Commune ANNEXE, et la voie
ferrée vers l’ancienne mine de l’Etoile et le tronçon rails rond-point sur la chaussée de
KASENGA à l’entrée de la Commune RUASHI constituent la limite naturelle avec celle-ci au
Nord-Est.

II.2.3. MISSION

La commune Kampemba a comme objectif principale :

- De trancher les conflits entre les individus ;

- Protéger la population ;
- Offrir des services au public.

II.2.4. STRUCTURE FONCTIONNELLE ET ORGANISATIONNELLE

Toute organisation aspire à un développement comme tout un système, la Commune

Kampemba égorge en son sein des différents services aux quels sont attribués diverses
fonction. En effet, pour bien montrer cette structuration des tâches par services, le schéma que
nous appelons organigramme va nous montrer comment la structure de la Commune
Kampemba est organisée.
 30

II.2.4.1. ORGANIGRAMME HIERARCHIQUE

Source : Le Secrétariat, le 04/04/2023

 31

II.2.4.2. DESCRIPTION FONCTIONNELLE

Selon la nouvelle structure, il est prévu au sommet de la Commune, un conseil

consultatif qui est un organe suprême de prise des décisions :

 Le Bourgmestre de la commune qui est l’autorité première représentant du Chef de

l’Etat et du Gouverneur dans la Commune, il est garant et coordonnateur de toute
activité, c’est lui qui gère et représente la commune à l’extérieur, il a les prérogatives
de convoquer les réunions, la mise en explication de toutes les décisions prises pour le
bien être de la population dans sa juridiction.
 Le Bourgmestre Adjoint est la deuxième personnalité de la Commune, il remplace
automatiquement le titulaire en cas d’empêchement.
 Le Chef de Bureau de l’administration, il coordonne les différents services de la
Commune.
 Comptabilité : ce service s’occupe de vérifier l’enregistrement des données
commerciales ou financières afin d’établir le compte d’exploitation nécessaire à la
bonne gestion de la municipalité de KAMPEMBA.
 Le Protocole : il coordonne les audiences du Bourgmestre.
 Le Secrétariat administratif s’occupe d’exécution des tâches administratives au bon
fonctionnement de la Commune, il reçoit et expédie toutes les correspondances. Le
Secrétariat est le pont de communication entre la hiérarchie et les autres services pour
la bonne circulation de l’information.
 Les services techniques : ce sont les services qui représentent les différents ministères
au niveau communal qui fonctionnent sous la supervision du Bourgmestre en sa
qualité du Chef de l’Etat dans sa municipalité. Telles sont les suivants : les affaires
sociales, les affaires économiques, la jeunesse, le service de l’urbanisme, de l’habitat,
de l’environnement, le service des contentieux, le service de tourisme, des sports et
loisirs, services des petites et moyennes entreprises et artisanales, service de budget, de
l’énergie, T.P.I, Décentralisation, Culture & Arts, Industrie, F.P.A,…
 Les Quartiers : ils sont dirigés par les Chefs de Quartier, ils représentent le
bourgmestre dans ces entités. Ils sont chargés de l’administration de leurs entités.
 P.N.C (Police National Congolaise), A.N.R (Agence de National de Renseignement),
ANT-MIL : ils assurent la sécurité de la population au niveau de municipalité de
KAMPEMBA.
 32

 D.G.M (Direction General de Migration) : ce service est chargé de délivrer les visas
aux expatriés de venir en RDC ou pour s’y établir.

II.3. ANALYSE DE L’EXISTANT

II.3.1. Description textuelle du système existant

Le processus de gestion des archives du Secrétariat administratif de la Commune

Kampemba se présente de la manière suivante :

Lors de l’acquisition d’un document par le Secrétaire (document provenant des

différents services techniques tels que de l’Etat civil, de maintenance, des affaires sociales,
du genre famille et enfant et tant d’autres, ou encore document provenant du bureau du
bourgmestre, ou d’une personne particulière), ce document est transmis à l’agent du bureau
chargé de réceptionner les documents (AG1), pour une vérification (identifier l’expéditeur, le
concerné). Apres vérification, l’AG1 accuse réception sur le document et il émet un code
dessus ou un indice alphabétique qui servira pour les indications de classement. Ensuite, il
remet une copie ou l’original du document accusé avec réception au propriétaire (service,
personne particulière ou organisation). Apres clôture de cette opération, l’AG1 enregistre le
document dans un registre de lettre.

A son tour, l’AG1 transmet le document à l’agent chargé de classer les différents
documents (AG2) pour classement du document dans le dossier approprié. L’AG2 reçoit le
document et procède au placement du document dans le dossier approprié en suivant l’ordre
d’indication alphabétique (Exemple : le dossier J concerne l’organisation administrative, des
services publics et travail administratif, les remises et reprises). Signalons que les différents
dossiers sont représentés par une lettre alphabétique et ils sont classés dans les étagères. A
préciser aussi que le Secrétariat administratif reçoit différents types de documents.

Apres quelques mois ou quelques années plus tard, lorsqu’on constante qu’il y’a
manque de place dans les étagères, l’AG2 donne information au Secrétaire administrative de
la Commune. Celle-ci examine la situation et déclare le dossier comme archive. Apres, il
donne l’ordre à l’AG2 de déplacer les dossiers moins pertinent (ou encore les dossiers qui
date de très longtemps) au bureau des archives de l’Etat civil pour une conservation à long
terme.
 33

II.3.2. Cartographie métier

II.3.2.1. Classification de processus par niveau

Diagramme 1 : classification des processus par niveau (Entreprise Architect (E.A) 14.0)
Ce diagramme représente les trois grands types de processus d’entreprise, qui sont36 :
a) Les processus de management
Les processus de management retranscrivent la stratégie, les objectifs et permettent
de piloter la démarche tout en assurant son amélioration continue. Ce sont par exemple les
processus de planification des actions, de pilotage de l’amélioration ou de définition et suivi
des objectifs.

b) Les processus de réalisation

Les processus de réalisation sont les processus qui contribuent directement à la
réalisation d’un produit ou service, depuis la détection du besoin du client jusqu’à sa
satisfaction. Ils représentent le cœur de métier de l’organisme.

c) Les processus de support

36
https://pyx4.com/blog/3-familles-processus-management-realisation-support/
 34

Les processus de support contribuent au bon déroulement des autres processus, en leur
fournissant les ressources nécessaires, aussi bien matérielles qu’immatérielles. Ces processus
regroupent la maintenance, la mise à disposition de matériel ou de ressources humaines, la
maîtrise de la documentation et de la communication, la métrologie, etc.

II.3.2.2. Diagramme de conversation

Diagramme 2 : Diagramme de conversation (E.A 14)

 35

II.3.2.2. Diagramme d’orchestration

Orchestration privée

Diagramme 3 : Enregistrement document, codification document et classement dossier (Bizagi 4.0)

36
 36

Diagramme 4 : Déclaration archives et ordre de déplacement (Bizagi 4.0)

Diagramme 5 : Conservation et déplacement dossiers (Bizagi 4.0)

 37

Diagramme 6 : Archives définitive (Bizagi 4.0)

Orchestration publique

Diagramme 7 : Codification, Accusé de réception enregistrement document et classement

dossier (Bizagi 4.0)
 38

Diagramme 8 : Ordonner déplacement dossiers et déclaration des archives définitives

(Bizagi 4.0)
 39

II.3.2.3. Diagramme de collaboration

Diagramme 9 : Processus de gestion des archives (Bizagi 4.0)

 40

II.3.2.4. Diagramme de chorégraphie

Diagramme 10 : Processus de gestion des archives (E.A 14)

41
 41

II.3.3. Cartographie fonctionnelle

Voici comment se presente la vue fonctionnelle du système pour la gestion des archives:

La démarche d’urbanisation des SI est une démarche axée sur quatre niveaux de
cartographie, nous signalons l’absence de deux cartographies à savoir, la cartographie
applicative et technique. Cette absence est justifiée par le faite, le Secrétariat administratif de
la Commune Kampemba ne dispose pas d’aucune structure technologique ou applicative en
ce qui concerne la gestion des archives des dossiers. Cependant, deux cartographies sont
obligatoire dans une démarche d’urbanisation, il s’agit de la cartographie métier et
fonctionnelle que nous avons eu à représenter ci-haut de la deuxième partie de ce chapitre.
 42

II.4. CRITIQUE DE L’EXISTANT

II.4.1. Points forts

Le Secrétariat administratif de la Commune Kampemba étant le pont des entrées et

sorties de tous les documents de différents services, cette dernière assure la bonne
administration en offrant de bons services aux autres services. Bien que la gestion des
archives fonctionne manuellement, nous pouvons dire que le Secrétariat assure le bon
déroulement des informations entre les différents services. Tous les dossiers sont classés dans
les étagères, et ils sont représentés par des lettres alphabétiques significatives qui permettent
aux agents de retrouver les documents concernant tel ou tel autre service. La politique de
placement des archives vers le bureau d’archives de l’Etat civil est plus efficace, car cela
permet à ce service de maintenir le bon fonctionnement du système de gestion d’archives.

II.4.2. Points faibles

Les observations faites sur terrain, nous laissent croire et constater qu’en dépit des
points forts constatés, le système de gestion des archive rencontre quelques difficultés. Etant
donné que ce système fonctionne manuellement, ils restent à croire que ce système est exposé
aux différents dangers tels que le manque de confidentialité, la perte de documents, la
détérioration des documents, le risque d’incendies qui peuvent causer la perte des dossiers,
etc. La recherche de documents classés dans différents dossiers cause beaucoup de difficultés
aux agents.

II.4.3. Proposition des solutions

Vu les difficultés constaté, nous proposons au Secrétariat administratif de la Commune

Kampemba ce qui suit :

- La mise en place de la solution GED, cette solution assurera une meilleure gestion des
données qui sera basé sur le système d’archivage. La solution GED va permettre de
stocker les fichiers, faciliter l’accès et la diffusion, sécuriser les informations, garantir
la conservation des données. Et en plus, l’outil GED va permettre aux agents de
travailler en ligne et hors ligne avec l’ordinateur, de faciliter la collaboration entre
eux ;
- Avoir des scanners, ces appareils vont permettre à dématérialiser tous les documents
aux formats matériels. Le scanner consistera à transformer les documents aux formats
matériels en documents électroniques qui seront chargés dans la GED ;
 43

- Disposer des appareils tels que les ordinateurs, les téléphones intelligents et tablettes.
Ces appareils seront utiles pour l’utilisation de la solution qu’on aura à mettre en
place. Cette solution sera accessible à distance via n’importe quel navigateur, ce qui
permet aux utilisateurs de travailler de n’importe où. Hormis le navigateur, les
utilisateurs se connecteront aussi via l’application.

II.5. CONCLUSION PARTIELLE

Cette deuxième partie, nous a permis à faire une présentation de l’organisation. A cet
effet, nous avons présenté la Commune Kampemba. Nous avons eu à présenter et analyser
l’existant, qui n’est autre que le système pour la gestion des archives du Secrétariat
administratif. Cette analyse nous a permis à comprendre le fonctionnement de ce système
dans le but de ressortir les tâches ou activités de chaque utilisateur. En fin, nous avons critiqué
cet existant et avons chuté avec nos critiques en proposant des solutions en vue de permettre
la Commune Kampemba de résoudre toutes les difficultés tels observés dans sa gestion des
archives du Secrétariat administratif.
 44

CHAPITRE III : DEFINITION DU SYSTEME D’ARCHIVAGE

CIBLE

III.1. INTRODUCTION

Dans ce chapitre, il est question de proposer la solution qui sera mise en place. La
solution que nous proposons est basée sur la démarche d’urbanisation, reposant sur une
application GED.

Dans le souci d’organiser et d’harmoniser la gestion de fichiers et dossiers du

Secrétariat administratif au sein de la Commune Kampemba, nous projections de présenter le
système cible avec le langage BPMN. La GED permettra au gestionnaire de mieux manipuler
les fichiers en passant par le scannage physique jusqu’à l’octroi des droits et plusieurs autres
actions utiles sur ces derniers.

A l’égard de ce qui précède, nous proposons comme participants :

N° Participant Description

1 Secrétaire administratif Il est le responsable de toutes les activités du Secrétariat

administratif de la Commune.

2 Administrateur système Il est chargé de gérer tous les utilisateurs et veiller au bon
fonctionnement du système GED.

3 AG1 Les deux agents de bureau (AG) s’occupent de la gestion

électronique des fichiers. Leurs tâches consisteront à
scanner les documents matériels, ces documents seront
4 AG2 transformer en documents électroniques qui seront charger
dans l’outil GED. Signalons que nous pouvons avoir un ou
plusieurs agents de bureau selon les besoins
organisationnels.
Tableau 1: Identification des participants
 45

En outre, nous avons mis au point quelques processus que ci-après :

N° Désignation Type Macro- Processus Sous- Couplage

processus processus
#
P1 Préparer fichier
#
P2 Gérer entrepôt de
données Support
(fichiers #
P3 Gérer utilisateur &
Dossiers) #
P4 Gérer chargement P1
#
P5 Administrer P3
permissions
Tableau 2: Liste des processus et sous-processus

III.2. MODELISATION DU SYSTEME PAR APPROCHE GED

III.2.1. Présentation de la carte de processus

 46

Diagramme 1 : Représentation des processus et leur dépendance

Légende :

1. La flèche aller indique la dépendance entre processus et sous-processus.

2. La relation d’association indique le couplage ou liaison.

III.2.2. Diagramme de Conversation

Diagramme 2 : Conversation entre participants (E.A 14)

 47

III.2.3. Modélisation métier

L’approche métier BPMN permet de représenter les processus sous 4 formes de diagrammes. Nous estimons utiles de modéliser nos
processus ainsi que les sous-processus sous les diagrammes de collaboration ainsi que celui d’orchestration de façon parallèle, successive ou
aléatoire.

1. Préparation fichier

Illustration pratique 1: Préparation des fichiers (Bizagi 4.0)

 48

Illustration pratique 2: Sous-processus « Choix de l’emplacement en vue d’enregistrer le fichier scanné" (Bizagi 4.0)

2. Gestion Entrepôt de données

Illustration pratique 3: Création Entrepôt (Bizagi 4.0)

 49

3. Gestion Utilisateur

Illustration pratique 4: Connexion à la plate-forme/espace du travail (Bizagi 4.0)

Illustration pratique 5: Création des utilisateurs (Bizagi 4.0)

 50

4. Gestion chargement fichier

Illustration pratique 6: Chargement fichiers (Bizagi 4.0)

Illustration pratique 7: Chargement dossiers (Bizagi 4.0)

 51

5. Administration permissions

Illustration pratique 8: Gestion des permissions sur les dossiers (Bizagi 4.0)
 52

Diagramme de Chorégraphie

Diagramme 3 : Comportements généraux attendus entre les participants du système de

gestion électronique des documents (E.A 14)

III.2.4. Cartographie fonctionnelle

Cette partie nous permet d’illustrer les fonctions au sein de notre système cible en
fonctions des activités exécutés par chacun des participants.

Illustration pratique 9: Cartographie fonctionnelle (E.A 14)

 53

III.2.5. Cartographie applicative

Illustration pratique 10: Cartographie applicative (E.A 14)

 54

III.2.5. Cartographie technique

Cette cartographie permet de présenter une vue d’ensemble de notre architecture,

notamment, la plate-forme utilisée, le réseau internet, les postes de travail, les imprimantes, le
réseau informatique WLAN (Wireless Local Area Network), les scanneurs ainsi que d’autres
équipements ou technologies informatiques utiles au bon fonctionnement de notre solution
cible.

Illustration pratique 11: Cartographie technique de base (EdrawMax 12.0.7)

 55

III.3. CONCLUSION PARTIELLE

Cette troisième partie, nous a permis de décrire ou de définir la structuration du

système d’information cible. La définition du SI cible consiste à présenter la cartographie
métier cible, cartographie fonctionnelle cible, cartographie applicative cible et une
cartographie technique cible qui donne l’imagine de l’architecture du système informatique.
 56

CHAPITRE IV : INTEGRATION DE L’OUTIL GED

IV.1. INTRODUCTION

La solution que nous proposons, en fonction des résultats de notre modélisation est
déployée sur le GED Box.

Box est un service de stockage en ligne, également appelé stockage Cloud. Il permet
aux particuliers, mais surtout aux entreprises de mettre leurs fichiers à l'abri, et offre des
fonctionnalités supplémentaires de gestion de ces fichiers et dossiers. Nous n’avons pas
l’intention d’étaler toute une panoplie de théorie sur le GED Box, néanmoins nous
présenterons quelques points en rapport avec nos configurations et manipulations y afférentes.

En plus de son espace de stockage Box propose aux entreprises une plateforme de
partage de contenu, sécurisée et évolutive, une synchronisation sur fichiers et dossiers, un
travail collaboratif, l’ajout de métadonnées, assignation de tâches, administration de
permissions, etc.

Afin d’aider les entreprises dans la gestion de leurs projets, de leurs documents, Box
permet une intégration dans la plupart des outils d’entreprises comme Microsoft 365, Adobe,
et bien d’autres. Cette intégration permet d’utiliser Box en relation directe avec ces autres
plateformes comme si toutes n’étaient en fait qu'une seule. Plus besoin d’ouvrir plusieurs
interfaces, ou plusieurs logiciels, tout est possible directement depuis l’interface d’intégration.

Box propose une interface qui se veut intuitive est simple d’utilisation sur tous vos
appareils. Avec Box Drive, tous les utilisateurs peuvent se connecter à leur compte Box
depuis une simple interface Cloud, c'est-à-dire un service en ligne qui s’ouvre dans n’importe
quel navigateur, sur n’importe quel ordinateur (Windows, Mac, Linux). Il est également
possible de relier cette interface à la gestion de fichiers de votre ordinateur, ainsi les fichiers
et dossiers apparaissent dans votre explorateur comme s’ils étaient locaux, il est alors très
simple de transférer les fichiers locaux pour les sauvegarder sur le Cloud de Box. Vous
pouvez télécharger Box pour vos appareils mobiles Android (smartphone et tablette) et iOS
(iPhone, iPad).

Vue les nombreux avantages que Box propose aux entreprises, c’est ainsi que nous
avons porté notre choix sur Box dans le but de résoudre toutes les difficultés que rencontre le
Secrétariat de la Commune Kampemba dans sa gestion des archives. Box serait une solution
 57

optimale pour leur système d’archivage, car tous les fichiers et dossiers du Secretariat
administratif seront sécurisés et bien conservés.

IV.2. QUELQUES PROCESSUS DE GESTION DE FICHIERS ET DOSSIERS SOUS

BOX
 iii

BIBLIOGRAPHIE
 iv

ANNEXE