Préparation, Réalisation Et Rapportage D'une Mission Terrain Final

PRÉPARATION, RÉALISATION ET
RAPPORTAGE D'UNE MISSION

TERRAIN
FEVRIER 18, 2024
COMPRENDRE LE SUIVI
On parle souvent du suivi et de l’évaluation ensemble, comme
s’il s’agissait d’un seul concept inséparable. Ce n’est pas le
cas. Ils ont chacun des objectifs et des processus distincts :
Suivi
La collecte est continue et systématique de données pour
fournir des informations sur la progression du projet.
Évaluation
L'évaluation est systématique, axée sur l'utilisateur, de la
conception, de la mise en œuvre et des résultats d'un projet en
cours ou terminé.
COMPRENDRE LE SUIVI
L'une des différences entre le suivi et l'évaluation est liée aux
questions qu'ils posent (et auxquelles ils répondent). Par
exemple, la plupart des projets souhaitent mesurer leur
progression et leurs réalisations dans les trois domaines
suivants : couverture du projet, processus du projet et résultats
du projet. Ces trois domaines peuvent être explorés à travers
les activités de Suivi et d’Evaluation. Cependant, les
questions posées pour explorer ces domaines par le biais du
suivi seront très différentes des questions posées lors de
l'évaluation.
COMPRENDRE LE SUIVI
Domaine Questions de suivi Questions d’évaluation
d’intérêt
Couverture « Combien de personnes ou de « Le projet touche-il (ou a-t-il touché) les
du projet communautés ont été touchées personnes qui en avaient le plus besoin ?
?» Sinon, pourquoi pas ?
Processus « Les processus de projet ont- « Le projet a-t-il investi de manière
du projet ils permis d'achever les efficace et appropriée son temps et
activités dans les délais et le son budget pour mener à bien ses
budget prévus ? » activités ? »
Résultats « Le projet a-t-il réussi à « Comment les effets obtenus ont-ils
du projet atteindre les cibles prévues varié selon les différents groupes dans la
pour ses effets escomptés ? » zone cible ? »
Toutefois, la différence entre les activités de suivi et d’évaluation ne se limite pas aux questions posées.
Elles différent également en termes d'objectif, de fréquence, de calendrier et d'utilisation des données.
COMPRENDRE LE SUIVI
Toutefois, la différence entre les activités de suivi et d’évaluation ne se limite pas
aux questions posées. Elles différent également en termes d'objectif, de
fréquence, de calendrier et d'utilisation des données.
Suivi Évaluation
Objectif Suivi des intrants, des activités Estimation systématique et objective du
et de la progression en mérite et de la valeur ou de
direction la réalisation des l’importance d'un projet en cours ou
effets et des impacts convenus terminé
Fréquence Régulière et continue pendant Rencontres périodiques et ponctuelles
la mise en œuvre du projet pendant et, si le financement le permet,
après la mise en œuvre du projet
COMPRENDRE LE SUIVI
Suivi Évaluation
Responsabilité Les activités sont menées Les activités sont souvent dirigées de
par des membres de l'extérieur, mais doivent impliquer la
l'équipe de projet participation active du personnel du
projet
Utilisation des Guide pour prendre des Identification des corrections de
données décisions en temps utile et trajectoire possibles
des mesures correctives à
court terme pour soutenir Contribution à l'apprentissage
la gestion adaptative organisationnel à plus long terme
COMPRENDRE LE SUIVI
Si le S&E diffèrent en termes d'objectifs et de processus, il est
important de reconnaître les liens qui existent entre eux.
Les activités de suivi peuvent générer des données qui
pourront être utilisées pour aider à répondre aux questions
d'évaluation.
Inversement, si un projet fait une évaluation à mi-parcours et
recommande des changements destinés à améliorer le projet,
les activités de suivi pourront permettre de déterminer si les
recommandations améliorent le projet et ses effets.
COMPRENDRE LE SUIVI
La surveillance fait référence au processus d'observation et de
contrôle de l'état, de la performance ou du comportement
d'un système, d'un processus ou d'une activité au fil du temps.
Il s'agit de collecter des données, de les analyser et de
prendre des mesures appropriées sur la base des informations
obtenues afin de garantir que le système ou le processus
fonctionne de manière efficace et efficiente. Le suivi est
essentiel dans divers domaines tels que la technologie,
l'environnement, les soins de santé, la finance et bien d'autres,
pour détecter les problèmes, suivre les progrès et prendre des
décisions en connaissance de cause.
LES TROIS PRINCIPAUX OBJECTIFS DU SUIVI
1. Mesurer les performances par rapport aux objectifs
et aux normes établis.
2. Identifier les écarts par rapport aux résultats
attendus et procéder aux ajustements nécessaires.
3. Fournir un retour d'information aux responsables des
processus et aux parties prenantes sur l'efficacité
des processus et sur les domaines à améliorer.
TYPES DE SUIVI
Le suivi des processus (suivi d'activité).
Suivi de la conformité.
Suivi du contexte.
Suivi des bénéficiaires.
Suivi financier.
Suivi organisationnel.
Suivi des résultats.
PRÉPARATION
La préparation d'une visite de contrôle sur le terrain implique
plusieurs étapes clés pour s'assurer que la visite est bien
planifiée, organisée et productive. Voici les étapes à suivre
pour préparer une visite de contrôle sur le terrain :
1. Définir les objectifs : Définir clairement les objectifs et le but

de la visite de contrôle. Déterminez quels aspects spécifiques
du projet seront suivi, quelles informations doivent être
collectées et quels résultats sont attendus de la visite.
PRÉPARATION
2. Examiner le plan de suivi : Examinez le plan ou le cadre de
suivi pour comprendre la portée, les domaines d'intérêt et les
indicateurs qui seront évalués au cours de la visite. Veillez à ce
que la visite s'inscrive dans la stratégie globale de suivi et
d'évaluation.
3. Identifier les principales parties prenantes : Identifier les
principales parties prenantes qui doivent être impliquées ou
informées de la visite de suivi. Il peut s'agir du personnel du
projet, des partenaires de mise en œuvre, des bénéficiaires,
des dirigeants communautaires et des fonctionnaires
compétents.
PRÉPARATION
4. Programmer la visite : Déterminer la date, la durée et le
lieu de la visite de contrôle en consultation avec les parties
prenantes concernées. Prenez en compte des facteurs tels que
le calendrier du projet, la disponibilité du personnel et des
ressources, ainsi que des considérations logistiques.
5. Élaborer un plan de visite : Élaborer un plan de visite
détaillé décrivant les objectifs, les activités, le calendrier et les
responsabilités de la visite de contrôle. Indiquez notamment
qui sera chargé de coordonner la logistique, d'animer les
réunions, de mener les entretiens et de collecter les données.
PRÉPARATION
6. Coordonner la logistique : Organiser la logistique de la
visite, y compris le transport, l'hébergement et tout équipement
ou matériel nécessaire. Veillez à ce que toutes les dispositions
logistiques soient prises pour faciliter un travail de terrain
efficace et sans heurts.
7. Préparer les outils de collecte de données : Préparer les
outils de collecte de données tels que les listes de contrôle
d'observation, les guides d'entretien et les questionnaires
d'enquête. Ces outils doivent être adaptés aux objectifs de la
visite de contrôle et aux indicateurs spécifiques évalués.
PRÉPARATION
8. Former le personnel de terrain : Former le personnel de
terrain qui participera à la collecte de données, aux entretiens
ou à d'autres activités de suivi. Fournir des conseils sur
l'utilisation des outils de collecte de données, les considérations
éthiques et les protocoles d'interaction avec les parties
prenantes.
9. Rassembler la documentation pertinente : Rassemblez la
documentation pertinente et les documents de base relatifs au
programme ou au projet, y compris les rapports, les plans de
travail, les budgets et les résultats des contrôles précédents.
Examinez ces documents afin d'éclairer la collecte et l'analyse
des données au cours de la visite.
SUIVI - PRÉPARATION DES TERMES DE
RÉFÉRENCE (TDR)
Le TDR et un document qui détaille une mission des suivi. Il s'agit
d'une déclaration explicite des ressources, des rôles et des
responsabilités de responsable des S&E. Le TDR met l'accent sur les
points suivants
Pourquoi et pour qui le suivi est réalisée,
ce qu'elle a l'intention d'accomplir
Qui sera impliqué dans le suivi
les étapes à franchir
les ressources disponibles pour mener le Suivi
SUIVI - Préparation des Termes De Référence (TDR)
Le contenu des TDT d'un contrôle est adapté aux besoins du
contrôle en question et aux exigences de l'organisation.
Cependant, le contenu de tous les TdR doit comprendre les
éléments suivants :
 Informations générales sur le program faisant l'objet du suivi.
 le but/la raison d'être du suivi
 les objectifs de la visite de suivi
 les utilisateurs prévus des résultats du suivi
SUIVI - Préparation des Termes De Référence (TDR)
 les principes et les approches qui guident la conduite du suivi

 la méthodologie de la visite de contrôle
 les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes
 les exigences en matière d'établissement de rapports
 le calendrier et l'ordre du jour
ÉLABORER UN RAPPORT DE SUIVI
Résultats clés : Identifier les réalisations, les défis ou les
domaines de préoccupation importants observés au cours de
la période de suivi. Discuter des implications de ces résultats
pour la mise en œuvre, la performance et l'impact du
programme.
Domaine ou Cible/ Réalisé Écart Plan pour

indicateur clé objectif combler l'écart
Leçons apprises : Formulez toutes les nouvelles leçons apprises
au cours de la visite. Leçons pour le projet et pour la session
de suivi
Recommandations : Sur la base des résultats et des leçons

apprises, fournir des recommandations claires et réalisables
pour les gestionnaires de programmes, les décideurs politiques
et les autres parties prenantes : Ces recommandations doivent
porter sur les domaines à améliorer, les stratégies pour relever
les défis et les possibilités de renforcer l'efficacité et l'impact
du programme.
Garantir l'utilisation des recommandations : Organiser des

réunions de discussion avec l'équipe du programme. Veiller à
ce que l'ensemble de l'équipe comprenne les résultats du suivi
et élabore un plan commun pour y remédier. Utiliser les
recommandations et les enseignements pour la prochaine
session de planification.
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1. Définir les objectifs : Définir clairement les objectifs et le but

 les principes et les approches qui guident la conduite du suivi

Domaine ou Cible/ Réalisé Écart Plan pour

Recommandations : Sur la base des résultats et des leçons

Garantir l'utilisation des recommandations : Organiser des

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