REPUBLIQUE DU SENEGAL
Un Peuple – Un But – Une Foi
MINISTERE DE LA SANTE
ET DE L’ACTION SOCIALE
DIRECTION GENERALE DE LA SANTE
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DIRECTION DE LA LUTTE CONTRE LA MALADIE
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Programme National de Lutte contre le Paludisme
MANUEL DE PROCEDURES DEPOT CENTRE ET POSTE DE SANTE
Le présent document est un descriptif des activités de gestion des médicaments qui doivent être
réalisées au niveau des centres ou postes de santé. Il s’agit des activités journalières,
hebdomadaires et mensuelles.
Le but est de permettre au gestionnaire du dépôt de la pharmacie du centre de santé et du poste
de santé d’avoir une gestion rationnelle des médicaments essentiels en stock.
I. Activités journalières
Le gestionnaire du dépôt de médicaments du Centre ou du Poste de Santé aura pour tâches
journalières de:
1. Bien vérifier à l’ouverture comme à la fermeture que la sécurité est toujours
assurée (portes et fenêtres bien fermées);
2. Assurer la propreté du dépôt de médicaments :
▪ Balayer et nettoyer le dépôt de médicaments.
▪ Nettoyer/dépoussiérer les armoires, étagères ou tout autre meuble ou
dispositif de rangement.
▪ Sortir les ordures et nettoyer les poubelles
3. S’assurer de la bonne conservation des médicaments thermolabiles (2 et 8°) et reporter
la température lue sur la feuille de suivi de la température;
4. Contrôler à l’aide d’un thermomètre la température du local et reporter la température
lue sur la feuille de suivi de la température ;
5. Reconditionner, étiqueter les produits ;
6. Ranger les produits selon le principe (Premier expiré, premier sorti)
7. Limiter l’accès du dépôt à toute personne étrangère au service ;
8. Vérifier si les produits ne sont pas directement exposés à la lumière solaire.
9. Dispenser les médicaments :
▪ selon le principe (Premier expiré, premier sorti/premier entré, premier
sorti))
▪ avec un respect strict de la prescription (ne jamais substituer un
médicament sans avis du prescripteur ; si la quantité, le dosage et la
forme ne sont pas sur l’ordonnance se référer au prescripteur) ;
▪ en respectant les prix en vigueur
10. Veiller à la disponibilité des outils de gestion de stocks (Fiches de stock, registre de
distribution journalière des médicaments, registre de sortie des médicaments par
malade, carnet de bon de commande/livraison, rapport mensuel de gestion des
médicaments feuille de température réfrigérateur/local,)
11. Tenir les outils de gestion à jour (Fiches de stock, registre de distribution journalière
des médicaments, registre de sortie des médicaments par malade, carnet de bon de
commande/livraison, feuille de température réfrigérateur/local)
12. Identifier les périmés et les retirer du stock.
13. Faire la situation des ventes avant la fermeture
14. Calculer la recette de la journée, enregistrer sur le Bordereau de Versement
15. Faire le versement au trésorier,
16. Garder en archive une copie de ce bordereau
II. Activités hebdomadaires
A la fin de la semaine, le gestionnaire du dépôt de médicaments de la structure sanitaire réalise
les tâches suivantes en prévision du rapport mensuel (prépare le rapport mensuel en réalisant
les tâches suivantes):
1. Vérifier le niveau de stock
2. Préparer le bon de commande qui sera finalisé à la fin du mois
3. Répertorier tous les produits en risque de rupture ou de péremption et en aviser le
responsable de la structure (ICP, médecin-chef).
4. Adresser une commande d’urgence en accord avec l’ICP ou le médecin si un ou des
produits sont en risque de rupture.
III. Activités mensuelles
A la fin de chaque mois, le gestionnaire du dépôt de médicaments du centre ou du poste de
santé aura plusieurs tâches :
❖ INVENTAIRE
L’inventaire physique est un décompte de tous les médicaments en stock. Il consiste à :
- Compter les quantités restantes pour chaque produit stocké
- Mentionner les données de l’inventaire sur les fiches de stock et réajuster le cas
échéant,
- Remplir la fiche d’inventaire
- Identifier et sortir les produits périmés du stock,
- Valoriser les périmés sortis du stock,
- Mettre en quarantaine les produits périmés et les transmettre au district pour
destruction par une commission à la fin de l’année conformément aux règles et
procédures en vigueur,
❖ COMMANDE
La quantité à commander doit permettre d’avoir 2 mois de stock dont 1 mois de consommation
et 1 mois de sécurité.
- Calculer les consommations moyennes mensuelles (CMM)
Au bout de 3 mois, sur la base des quantités consommées chaque mois, calculer ou réévaluer la
consommation moyenne mensuelle pour chaque produit avec la formule:
Somme des consommations des trois mois
CMM =
3
NB : Toutefois, si les quantités consommées ne sont pas régulières et n’ont pas suivi une
tendance générale, il faudrait considérer les consommations sur 6 mois. En cas de rupture tenir
compte des jours de rupture
- Relever le stock disponible et utilisable (SDU) sur la fiche d’inventaire
- Calculer les quantités de médicaments à commander
QAC = (2 X CMM) – SDU
- Finaliser le bon de commande, le soumettre à l’approbation de l’ICP ou du médecin ;
- Envoyer la commande au dépôt de district ;
- Prendre rendez-vous avec le dépôt de district ;
- Procéder à l’enlèvement des produits.
❖ RECEPTION / RANGEMENT
Procéder à la réception des médicaments commandés par la commission de réception, en
vérifiant :
1. l’intégrité des emballages,
2. la conformité avec le bordereau de livraison,
3. les quantités de chaque produit reçues,
4. que les dates de péremption sont suffisamment éloignées.
5. Inscrivant clairement les dates de péremption (en GROS CARACTERES) sur
les boites,
Ces vérifications faites, il ne reste qu’à :
6. Signer le procès-verbal de réception établi par la commission de réception
7. Archiver une copie du procès-verbal dans la structure
8. Signaler au dépôt de district toute anomalie constatée sur les produits reçus,
Après la réception, le dépositaire doit procéder au rangement de la commande reçu comme
indiqué ci-dessous :
9. Ranger les produits suivant le principe premier expiré premier sorti
(PEPS/FEFO),
10. Ranger les produits selon la forme galénique, le niveau et par ordre alphabétique
11. Ranger les produits thermolabiles dans les réfrigérateurs (+2 à +8°)
12. Mettre à jour la liste des prix de vente autorisés au besoin et l’afficher de manière
visible pour les patients,
13. Renseigner la colonne des quantités entrées sur la fiche de stock,
❖ RAPPORT MENSUEL
Le dépositaire devra remplir le modèle de rapport mensuel de gestion des médicaments
essentiels et envoyer ledit rapport au responsable de la structure dans les 5 jours qui suivent la
fin du mois.
OUTILS DE GESTION DES MEDICAMENTS
Au niveau du Centre ou du poste de Santé, les outils de gestion des médicaments à utiliser sont
les suivants :
1. Le Registre de distribution journalière des médicaments (et des
Vaccins)
Ce registre sert à enregistrer toutes les sorties journalières pour chaque molécule disponible au
niveau du centre ou du poste de santé.
Les directives de remplissage sont les suivantes :
- Remplir par ordre alphabétique tous les médicaments
- Si un médicament est disponible et n’a pas connu de mouvement ce jour, mentionner
0 (zéro) dans la colonne du jour correspondant,
- si le produit est en rupture de stock, il faut alors hachurer ou noircir la case
correspondante dans la colonne du jour correspondant,
- Si le médicament est sorti, à la fin de la journée faire le total de comprimés ou unités
dispensées et l’enregistrer dans la colonne correspondant
- A la fin du mois, remplir la colonne Total du mois pour chaque médicament en
faisant la somme de toutes les sorties journalières pour le produit donné.
- Enregistrer ce total dans la colonne « sortie » de la fiche de stock.
2. Le Registre de sortie des médicaments (et des Vaccins) par malade
Ce registre sert à enregistrer les quantités de produits données au malade.
Les directives de remplissage sont les suivantes :
- mettre un numéro d’ordre
- inscrire le nom et prénom(s) du patient
- mentionner son âge et son sexe
- son adresse
- inscrire le ou les symptômes et/ou plaintes
- mettre le traitement donné (quel produit et quelle quantité)
- mettre le prix
- et enfin s’il y a des observations, les mentionner également.
3. La fiche de stock
Elle est indispensable pour le suivi du stock de n’importe quel produit à des fins de gestion.
Les directives de remplissage sont les suivantes :
- Remplir correctement l’entête
✓ Nom et lieu de la structure
✓ la désignation = nom du produit en DCI
✓ la forme galénique = sirop, comprimé, injectable, suppositoire….
✓ l’unité de sortie = boites, comprimé, flacon, plaquette, ampoule…..
✓ le dosage = gramme, milligramme, litre, millilitre…
✓ la CMM
- Mettre la date,
- Inscrire la source des médicaments dans la colonne « Origine des mouvements »,
- Noter en rouge dans la colonne « Entrée » la quantité reçue,
- Noter en bleu ou en noir dans la colonne « Sortie » la quantité sortie,
- Remplir la colonne « Stock disponible » en tenant compte de la quantité reçue,
- Bien inscrire dans la colonne « Observations » la date de péremption, les pertes ou
ajustement
- Pour les inventaires renseigner toute la ligne en rouge (date, quantité disponible,
observations)
4. La fiche d’inventaire
Il s’agit d’un outil permettant de connaitre la situation réelle des produits stockés.
Les directives de remplissage faudra mettre :
- Un numéro d’ordre
- La désignation du produit
- La quantité théorique sur la fiche de stock
- La quantité physique comptée aux rayons
- Les écarts
- La date de péremption
- Les observations
5. Le rapport mensuel de gestion des médicaments
Ce rapport est essentiel pour un suivi des indicateurs de gestion logistique. Il informe en grande
partie sur la situation des stocks des médicaments traceurs.
A la fin de chaque mois, le dépositaire du centre ou du poste de santé, renseigne les items du
modèle de rapport élaboré et le transmet aussitôt à son supérieur (ICP ou médecin).
Les directives de remplissage sont les suivantes :
- Au préalable arrêter la liste des médicaments et produits traceurs du centre ou du poste de
santé.
- Renseigner les rubriques de l’entête
- Reporter dans la colonne « stock début période» les quantités trouvées à l’inventaire
- Collecter à partir des fiches de stocks toutes les « quantités reçues durant la période »
- Reporter dans la colonne « Solde fin de période » les quantités trouvées à l’inventaire
- Reporter dans la colonne « CMM » les valeurs des CMM qui sont renseignées sur les fiches
de stock (selon la période)
- Reporter dans la colonne « Nombre de mois de stock disponible » la valeur obtenue en
appliquant la formule : Solde fin de période / CMM
- Reporter dans la colonne « Quantité consommée durant la période » le total des quantités
distribuées à partir de la fiche de stock
- Reporter dans la colonne « Nombre de jour de rupture de stock durant la période » le nombre
total de jour ou le produit n’était pas disponible
- Reporter dans la colonne « Pertes » les pertes enregistrées par Vol, casse ou péremption
- Reporter dans la colonne « Quantités commandées » le total des quantités figurant sur les
bons de commande durant la période
- Reporter dans la colonne « Quantités livrées » le total des quantités figurant sur les factures
ou bordereaux de livraison du district durant la période
6. Le carnet bon de commande/livraison
Il sera rempli chaque fois que le dépositaire devra passer une nouvelle commande et sera validée
par le responsable de la structure.
Il s’agit d’un carnet à 3 souches (volet dépositaire / volet district / volet restant dans le carnet
pour archivage)
Les directives de remplissage sont les suivantes :
- une première colonne pour le numéro d’ordre
- une deuxième colonne pour la désignation du produit et sa forme
- une troisième colonne pour les quantités commandées et livrées
- une quatrième colonne pour les prix unitaires
- une cinquième colonne pour le prix total
7. Le procès-verbal de réception
Il sera rempli à la fin de chaque réception avec la signature de tous les membres de la commission
présents à la réception. Une copie de ce document devra être détenue et archivée par chaque membre ou
partie prenante de la commission de réception. Signaler au district toute anomalie constatée sur les
produits reçus,
Les directives de remplissage sont les suivantes :
- Une première partie concernant l’entête
- une première rubrique « Produits livrés et non facturés »
- une deuxième rubrique « Produits non livrés et facturés »
- une troisième rubrique « Produits cassés »
- une quatrième rubrique « Produits à péremption proche »
- une partie réservée à la signature de tous les membres de la commission de réception
Format des outils
Des modèles des outils figurent à la partie ANNEXES du présent document.
ANNEXE 1 :
REGISTRE DE DISTRIBUTION JOURNALIERE DES MEDICAMENTS
Région médicale de : ………………………… …………………. Mois de : ………………………….
District sanitaire / Hôpital : ………………………………………
Structure de Santé de :………………………
Jour 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Total
Médicament Mois
ANNEXE 2 :
REGISTRE DE SORTIE DES MEDICAMENTS PAR MALADE
Région médicale de : ………………………… ………………….
District sanitaire / Hôpital : ………………………………………
Structure de Santé de :………………………
N° Sexe Age Adresse Traitement donné Prix Observations
Nom + Prénoms Symptômes/plaintes
ANNEXE 3 :
FICHE DE STOCK
Région médicale de : ………………………… ……………………………………………….
District sanitaire / Hôpital : ……………………………………………………………………
Structure sanitaire de : …………………………………………………………………………
Désignation (DCI) : …………………………………………. …………………………….…
Forme : ………………………………….. Dosage : …………………………….
Unité : …………………………………… CMM :………………………………
Stock
Date Origine des mouvements Entrée Sortie Observations
disponible
ANNEXE 4 :
FICHE D’INVENTAIRE
Région médicale de : ………………………………… Date de l’inventaire : …………………
District sanitaire / Hôpital : …………………………..
Structure sanitaire de : ………………………………
Quantité Quantité Date de
N° DESIGNATION Ecarts OBSERVATIONS
théorique physique péremption
SIGNATAIRES :
ANNEXE 5 :
RAPPORT MENSUEL DE GESTION DES MEDICAMENTS
Région médicale de : ………………………… ………………….
District sanitaire / Hôpital : ………………………………………
Structure sanitaire de : …………………………………………… MOIS :………………………………………..
Perte
Nombre de Quantité
Stock fin Nombre de mois Quantité jours de commandée Quantité
Produits traceurs CMM
du mois de stock disponible consommée rupture de livrée
stock
Vol Périmé Casse
Responsable de la structure
ANNEXE 6 :
CARNET DE COMMANDE / LIVRAISON
Région médicale de : ………………………… …………………. Date : …………………….
District sanitaire / Hôpital : ………………………………………
Structure sanitaire de : …………………………………………… N° de commande :…….. ………….
N° Nom des produits et présentation Quantité Prix unitaire Prix total
Commandée Livrée Commandé Livré Commandé Livré
PRIX TOTAL
Somme reçue CFA : (en toute lettres) ………………………………………………………………
Date de livraison : ………………………………….
Prénom, nom et signature du gérant de dépôt : ……………………………………………………
Prénom, nom et signature du responsable de la structure : …………………………………………………….
ANNEXE 7 :
PROCES VERBAL DE RECEPTION
Région médicale de : ………………………………………. N° DE LA FACTURE :…………………
District sanitaire / Hôpital : ………………………………… Date de la facture :……………………..
Structure sanitaire de : …………………………………………… N° DU BON DE COMMANDE :………
Nom et Prénom du convoyeur :…………………………….. Date de la commande :…………………
1. Produits livrés et non facturés
Désignations Conditionnement Quantités
2. Produits non livrés et facturés
Désignations Conditionnement Quantités
3. Produits cassés
Désignations Conditionnement Quantités
4. Produits à péremption proche
Désignations Conditionnement Quantités Dates de
péremption
Nom/ Prénom/Signature Nom/ Prénom/Signature Nom/Prénom/Signature
Responsable de la structure Représentant comité de santé Dépositaire
ANNEXE 8 :
PROCES VERBAL DE DESTRUCTION
Région médicale de : ………………………………………. Date :…………………….
District sanitaire / Hôpital : …………………………………
Structure sanitaire de : …………………………………
Désignation du produit N° de Lot Conditionnement Quantité Date de péremption
Nom/ Prénom/Signature Nom/ Prénom/Signature
Représentant de l’ECD Agent d’Hygiène
