Formation S&E 7.

7 Le suivi et l'évaluation
7.1 Le suivi
Au cours de la période de réalisation d'un programme ou d'un projet il est important
de savoir à tout moment où en est l'exécution, afin de conduire le projet de manière
effective et efficace, en tenant compte des évolutions de l'environnement global.

Le suivi :

est une activité systématique (quotidienne, hebdomadaire, trimestrielle...) ;

compare l'évolution du projet aux prévisions afin d'identifier des mesures
correctives ;
intervient à tous les niveaux de la mise en oeuvre (administrative, financière ou
opérationnelle) ;
utilise rapports formels et communication informelle (dialogue...) ;
met l'accent sur les ressources, activités, réalisations et effets

Au cours de la période de réalisation d'un programme ou d'un projet il est important

de savoir à tout moment où en est l'exécution, afin de conduire le projet de manière
effective et efficace, en tenant compte des évolutions de l'environnement global.

Le suivi n'est pas...

Le suivi n'est pas un outil de contrôle
Trop souvent encore, le suivi est uniquement utilisé comme outil de
compte-rendu d'activité. Censé renforcer le suivi des activités placées
sous l'autorité d'un responsable, il est le plus couramment exploité pour
le contrôle des subordonnés.
"Pourquoi n'avez-vous pas atteint cet objectif ? Comment le justifiez-
vous ?"
Utilisé ainsi, il ne déclenche qu'un jugement : Félicitation ou Blâme.

Le suivi n'est pas un outil de constat

Il y a quelques années (décennies) les maîtres mots de la gestion

étaient : Prévoir-> Planifier-> Contrôler. Le constat s'inscrivait
parfaitement dans ce schéma. Se limiter à une comparaison entre
"prévu" et "réalisé" ne permet pas de réagir alors qu'il était encore
temps de corriger. Il faut passer d'une logique de planification a priori et
de constat a posteriori à une logique dynamique et réactive

Le suivi c'est...

Le suivi c'est un instrument d'aide à la décision. On ne mesure pas pour contrôler

mais pour piloter !

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Si vous ne savez pas ou vous souhaitez aller, le suivi ne sert à rien.

Si vous n’avez pas la volonté d’atteindre le but fixé, le suivi n'est pas plus utile.

Il faut commencer par définir avec précision des objectifs réalistes, puis s’assurer
d’une réelle volonté d’action pour atteindre ces objectifs.

7.2 Evolution du contexte

Les processus de démocratisation et de décentralisation laissent de plus en plus de
place aux acteurs locaux. Les opérateurs doivent tenir compte de l’ensemble des
initiatives issues des milieux où ils agissent et ne pas seulement s’intéresser aux
bénéficiaires directs.

La prise en compte du concept de développement durable conduit, entre autre, à

chercher dans son environnement les moyens d'identifier les changements produits
par l’action et leur durabilité.

... donc du champ d'action

Longtemps le suivi s'est focalisé sur les moyens, les activités et les réalisations.

Aujourd'hui l'accent est beaucoup plus mis sur les effets.

Source : Guide du suivi et de l’évaluation axés sur les résultats - PNUD 2002

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Ce n'est pas une raison pour négliger les étapes antérieures. Il faut s'assurer qu'un
dispositif adéquate est opérationnel pour disposer des informations nécessaires.

7.3 L'évaluation

La pertinence

La pertinence d’un projet repose principalement sur sa conception. Elle concerne la

mesure dans laquelle les objectifs envisagés par le projet répondent
correctement aux problèmes identifiés et aux besoins réels. La pertinence doit
être évaluée tout au long du cycle du projet.

Dans l’hypothèse où des changements se produiraient tant au niveau des problèmes

initialement identifiés, que du contexte (physique, politique, économique, social,
environnemental ou institutionnel) - dans lequel le projet se déroule, une mise au
point ou nouvelle orientation devrait être donnée au projet.

La cohérence

La cohérence s’interroge sur la stratégie et les méthodes : les moyens, activités,

résultats attendus vont-ils permettre d’atteindre les objectifs visés ? Sont-ils
cohérents les uns avec les autres (cohérence interne) ? Sont-ils adaptés au
contexte du projet (cohérence externe) ?

La pertinence et la cohérence d’un projet dépendent pour l’essentiel de sa

conception et des principaux choix stratégiques préalables à sa mise en oeuvre.
L’examen de ces deux critères demande du recul. Il est plutôt du domaine de
l’évaluation, mais doit s’appuyer sur des données récoltées par le suivi.

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L'efficience

Le critère d'efficience mesure la relation entre différentes activités, les ressources

disponibles, et les résultats prévus. Cette mesure doit être quantitative, qualitative,
et doit également porter sur la gestion du temps et du budget.

La question centrale que pose le critère d’efficience est : "a-t-on réalisé le projet de
manière optimale".

En d’autres termes, il pose la question de la solution économiquement la plus

avantageuse. Il s’agit donc de voir si des résultats similaires auraient pu être obtenus
par d'autres moyens, à un coût moins élevé et dans les même délais.

L'efficacité

Les critères d'efficacité, suivant la terminologie du cadre logique, concernent la

mesure dans laquelle les produits du projet ont été réellement utilisés, ou que l’on
en a bien tiré avantage.

En d'autres termes, la question est de savoir si l'objectif spécifique (ou but) a été
atteint. La question clé est celle de l’avantage additionnel généré par le projet. On
analyse ici la mesure dans laquelle les bénéficiaires ciblés ont effectivement tiré
profit des produits ou des services du projet.

L'impact

L'impact porte sur les relations entre le but (ou l’objectif spécifique) et les objectifs
globaux du projet. En d’autres termes, l’impact mesure si les bénéfices reçus par les
destinataires ciblés ont eu un effet global plus large sur un plus grand nombre de
personnes dans le secteur, la région ou le pays dans son ensemble.

L'analyse, qui, dans la mesure du possible, devrait être tant quantitative que
qualitative, devra aussi tenir compte du fait que, à ce niveau, le projet n’est qu’un
parmi divers facteurs susceptibles de contribuer à l’impact dans son ensemble.

La viabilité

Le cinquième et dernier critère – qui est souvent le plus important – la viabilité,

permet de déterminer si les résultats positifs du projet (au niveau de son objectif
spécifique) sont susceptibles de perdurer après que les financements externes
auront pris fin.

Ce critère porte aussi sur l’impact à plus long terme et sur le processus plus large de
développement : peut-il être durable au niveau du secteur, de la région ou du pays ?

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Questions transversales

Dimension genre
Conception du projet (pertinence)
Les bénéficiaires sont ils clairement identifiés (sous-groupes, âge,
statut socio-économique, etc.) ?
Leurs besoins, ressources et contraintes pour accéder aux services du
projet ont-ils été identifiés et pris en compte ?
Comment le projet répond-il aux besoins de chaque groupe ?

Efficacité
Les modes de fourniture des services ont-ils été conçus et mis en
oeuvre pour atteindre les différents sous groupes de bénéficiaires ?
La division traditionnelle des tâches a-t-elle été examinée ?
Le suivi et la collecte des informations se fait-elle par genre ?

Viabilité
Comment l'accès des groupes vulnérables aux services et ressources
peut-il être assuré dans le temps ?
Y a-t-il eu des efforts pour renforcer une conscience de genre de la part
des institutions locales ?

Les aspects environnementaux

Ils doivent être pris en considération pour les projets dans lesquels ils revêtent une
importance significative. Ceci est directement lié à la durabilité du projet et les
incidences sur l'environnement doivent être prises en considération à toutes les
phases du cycle du projet.

Une évaluation d'impact environnemental a-t-elle été réalisée ?

Dans quelle mesure les risques environnementaux ont-ils été pris en considération
par le projet ?

Dans quelle mesure peut-on s'attendre à ce que ces risques soient contrôlés à
l'avenir ?

Les effets sur l'environnement des activités et réalisations du projet sont-ils

susceptibles de compromettre la viabilité du projet lui-même ?

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7.4 Responsabilités

7.5 Relations suivi et évaluation

Le suivi et l'évaluation sont le plus souvent présentés comme "deux activités
distinctes mais complémentaires..."

Suivi et évaluation dans le cycle du projet

Le suivi

s'exécute pendant la phase de mise en

oeuvre,

L’évaluation

peut se situer en cours d'exécution :

évaluation à mi-parcours,

et en fin de projet : L’évaluation terminale

et l'évaluation ex-post

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Suivi et évaluation par rapport à la structure logique du projet

Différences
Suivi Évaluation
Objectifs Comparer Examiner les relations de cause à
régulièrement les effet conduisant des moyens aux
réalisations par rapport objectifs, expliquer pourquoi
au programme certains objectifs n'ont pas été
Faciliter la prise de atteints.
décision Examiner la mise en oeuvre
Communiquer les Fournir des enseignements,
progrès aux améliorer l'efficacité, l'efficience et
responsables et les l'impact des futures
alerter sur les difficultés programmations
Principales Recueil régulier Appréciation, mesure
activités d'informations systématique des effets,
Comparaison avec la recherche des causalités par des
programmation méthodes rigoureuses
Études spécifiques
Fréquence Périodique : quotidien, Ponctuelle, à mi-parcours, en fin
hebdomadaire, de programme, a posteriori
mensuel, trimestriel, ...
selon les variables
Position Généralement interne Généralement externe

Complémentarités
Au niveau des

Moyens,

Résultats,

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Effets,

L'évaluation s'appuie sur les informations fournies par le système de suivi.

7.6 Rôle
Un projet est conçu pour :
Atteindre certains changements,
Sur une population bénéficiaire (individus, ménages, exploitations, entreprises,
etc.),
Dans une période donnée,
Avec un budget donné,
A travers la fourniture de produits, (biens & services) aux bénéficiaires,
Et en mobilisant différents acteurs.

Le suivi et l'évaluation sont des outils qui permettent d'identifier et de mesurer les
résultats des projets, programmes ou politiques pour :

Rendre compte aux parties concernées, aux clients, aux contribuables, à

l'opinion
Ajuster les stratégies d'intervention au contexte
Mieux programmer les nouvelles actions et stratégies

7.7 Partenaires du S&E

Les différents acteurs / décideurs ont besoin d'informations afin de prendre des
décisions dans leur domaine de compétence.

Les bénéficiaires visés,

en tant que bénéficiaires de l’entreprise :
ƒ elles contribuent à la conception, à la réalisation et à la gestion,
ƒ elles suivent l’état d’avancement des réalisations (quantité, qualité, délais,
..),
ƒ elles apprécient les changements (effets) entraînés par les réalisations,
ƒ elles doivent assurer la viabilité des investissements réalisés

Premiers acteurs visés car leurs besoins sont au cœur du projet. L'important
en matière de suivi-évaluation sera l'appréciation qu'ils porteront sur les effets
du projet. Les bénéficiaires interviennent de plus en plus dans les initiatives
des projets, non comme bénéficiaires passifs mais comme partenaires à part
entière. Les projets visent maintenant pour la plupart à renforcer un
développement autonome, fondé sur les capacités propres des communautés.

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Les organisations rurales,

Elles constituent souvent des groupes cibles des projets et assument
fréquemment certains aspects de la mise en oeuvre des projets. La viabilité
des organisations locales est de fait considérée comme nécessaire à la
durabilité des investissements réalisés par le projet.

Les responsables du projet,

Les responsables du projet sont le pivot organisationnel de la mise en oeuvre.
Il appartient aux responsables du projet de s'assurer que l'ensemble du projet
s'appuie sur des plans clairs et pertinents, de veiller à la bonne exécution des
réalisations prévues. Ils doivent également établir les rapports d'avancement.
Il appartient au responsable du projet et du S&E de mettre en place et
d'animer les processus de réflexion critique et de capitalisation et de rendre
compte aux organes de supervision, aux bailleurs de fonds et à la population
locale.

En tant qu’opérateur de l’entreprise :

ƒ il planifie et programme les activités, il affecte et contrôle l’utilisation des
moyens,
ƒ il contrôle l’avancement et la qualité des réalisations, les prestataires et les
coûts,
ƒ il procède à des ajustements des méthodes d’intervention.

Le ministère de tutelle,
Le ministère de tutelle doit s'assurer que l'intervention du projet cadre avec sa
politique sectorielle. Il peut effectuer un suivi externe du projet mais celui-ci
s'appuiera sur les données fournies par le suivi interne. Il peut également être
associé aux évaluations de projet (évaluations conjointes).

En tant que "propriétaire" de l'entreprise :

ƒ il évalue la réponse du projet à la politique nationale du secteur ( atteinte des
changements souhaités (effets et impact attendus),
ƒ il apprécie la «rentabilité » de l’opération,
ƒ il propose des réorientations de stratégie en fonction des résultats atteints.

Le bailleur
En tant que financier de l’entreprise :
ƒ il contrôle le respect des procédures,
ƒ il apprécie les effets (résultats) et l’impact de l’opération,
ƒ il affecte les fonds : il continue, prolonge ou arrête l’opération,

7.8 Informations
Les différents acteurs / décideurs doivent donc disposer d' informations :

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Pertinentes, c'est à dire concernant le sujet

Fiables, reflétant la réalité

En temps utile par rapport à la prise de décision,

pour pouvoir mener une réflexion critique sur l'intervention.

On ne mesure pas pour contrôler mais pour piloter !

7.9 Réflexion critique

Permettre aux différents intervenants d'avoir une réflexion critique sur le
déroulement des actions et d'en tirer des enseignements pour orienter l'intervention à
la fois au plan stratégique et au plan opérationnel constitue un élément essentiel
pour une gestion performante d'un projet ou programme mais....

Mais... il ne faut pas se cacher qu'en règle générale toute organisation et tout
individu veut montrer qu'il ou elle a réussi. Cette tendance est visible à tous les
niveaux du système depuis les rapports issus des ministères et des bailleurs de
fonds jusqu'à ceux des acteurs de terrain.

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