IIM

AUDIT INSTITUTIONNEL
Support de cours
Donat ILBOUDO
Février 2017
IIM 2016 / 2017

Introduction :

Qu’est-ce qu’un audit institutionnel ?

L'audit institutionnel, photographie à un instant T d'une organisation au regard d'une problématique
spécifique, permet d'identifier les points forts et les points faibles de celle-ci.

Les enjeux sont d'améliorer la qualité de service pour accroître la satisfaction des clients et de réduire
les coûts de l'entreprise tout en augmentant la rentabilité et la productivité.

L’audit institutionnel se déroule en différentes étapes :

- Le diagnostic préalable :

o définition des objectifs et de la cible,

o recherches des causes de l’origine du problème
(Causes externes, internes ou structurelles)

- L’analyse de l’existant

- La critique constructive :

o Les pistes de progrès

o Les indicateurs de suivi

- La synthèse des propositions

Suite à l’audit et aux choix des solutions proposées, il faut :

- Communiquer sur les évolutions retenues (conduite au changement)

- Mettre en place un mécanisme d’amélioration continue (PRCA) / conduite de projet de

réorganisation:

4 Etapes :
Planifier :
Quel est le plan d’action pour mettre en œuvre les modifications proposées ?
Réaliser :
Quelles sont les modalités de mise en place de la nouvelle organisation ?
Contrôler:
Quels sont les indicateurs à suivre pour mesurer l’efficacité de la nouvelle
organisation ?
Améliorer :
Recherche de solutions pour remédier aux anomalies identifiées à l’étape
« contrôler », puis boucler sur la première étape « Planifier »

- Réaliser les fiches de poste

- Mettre en place les formations nécessaires à la tenue du poste par les collaborateurs
concernés
Etapes d’audit :
Il s’agit des grandes étapes. Chaque audit peut inclure ou exclure des étapes en fonction de
l’environnement, du contexte,…

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Etape Durée Thème abordé Personne / Fonction

Préparation Définition environnement, objectifs, cible,…
Analyse des documents fournis et des tableaux de bord
Contrats prestataires + Facturation

Etape 1 Réunion d’ouverture / de présentation de l’audit

Etape 2 Audit Terrain. Qui fait quoi et comment ?

« Interrogation des collaborateurs » (anciens, nouveaux, débutants,
confirmés,…) sur les activités et leur vision sur l’évolution

Etape 3 Détections des pistes de progrès / Critiques constructives

Synthèse des propositions avec avantages, inconvénients, conditions

Etape 4 Présentation au manager des résultats d’audit et des pistes

d’amélioration / Validation

Etape 5 Présentation

1- Environnement et contexte

a. La mission générale du service

Description de la mission du service dans sa globalité afin de comprendre le contexte (missions de base, activités,
relation avec les autres services,…).
Si les taches et les personnes auditées sont une partie d’un service, il faut connaître le contexte global afin de
mieux appréhender l’environnement (politique, social et économique) de la partie auditée.

b. L’organisation du service audité

Description de l’organigramme du service dans le but de hiérarchiser les taches effectuées et mieux comprendre
les flux internes et les processus de traitements.

c. Coûts de fonctionnement
Premiers éléments financiers fournis avant étude (Heures travaillés, frais généraux,…) entrant dans le cadre de
l’audit.

2- Cadre et objectifs
a. Cadre
Définition du cadre de l’audit. Dans quel projet s’inscrit l’audit ? Pour quelles raisons effectuer un audit ? Quels
sont les points à auditer ?

b. Objectifs / Cible
Quels sont les objectifs à atteindre durant l’audit ?
Quelle est la cible finale ?

3- Audit Institutionnel

a. Les missions du service

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Description de la mission du service audité dans sa globalité afin de comprendre le contexte (missions de base,
activités, relation avec les autres services,…).

b. L’existant

Etant donné qu’il est difficilement possible de s’appuyer sur un référentiel précis pour réaliser l’audit, il est
indispensable de définir clairement l’existant.

Il est possible de repartir des résultats des brainstormings réalisés dans le cadre des réunions « management par
la qualité » et des réflexions déjà menées au sein du service.

Il faut également prendre en compte les éléments chiffrés contenus dans le tableau de bord existant.
Il est intéressant de comparer les différentes sources tels que les activités et les temps de traitement, les
comparer avec les heures travaillées effectives.

Quoi ? Qui ? Comment ? Pourquoi ? Pour qui ? Où ? Quand ? Fréquence ? Combien ? Coût ? Maturité ?
1 2 3 4 5 6 7 8

1- Quelle est l’activité réalisée ?

2- Qui la réalise ?
3- Comment est-elle traitée (méthode, moyens, outils, procédures utilisées,) ?
4- L’activité est-elle justifiée (Pourquoi, Pour qui) ?
5- Où est-elle réalisée ?
6- A quelle périodicité est-elle traitée (quand, fréquence) ?
7- Combien de fois l’activité est réalisée ? Quel est le coût généré ?
8- Quel est le niveau de maturité de l’activité ? Pour être représentative, la maturité doit être évaluée par
l’auditeur et les audités.

Exemple 1 de notation :
1  L’activité n’est pas définie
2  L’activité est décrite (savoir faire formalisé et diffusé)
3  L’activité est reproductible (automatisation et productivité accrue)
4  La performance est mesurée (performance mesurée et exploitée pour la prise de décision et
l’anticipation des risques)
5  L’activité est adaptable (l’activité est adaptée en fonction des contraintes environnementales)

Exemple 2 de notation :
Activité optimisée
Activité pouvant faire l’objet de légères adaptations
Activité non optimisée

Les résultats obtenus doivent faire l’objet de plusieurs traitements :

- Recherche des activités les plus importantes (Croisement de : Quand ? Fréquence ? Combien ? Coût ?)
- Regroupement des activités « proches » ou pouvant facilement s’enchaîner (optimisation de
processus,…)

En identifiant clairement l’existant, nous pouvons nous servir de ses éléments pour aider à la constitution de la
cartographie nécessaire dans la CEDEAO.
Les éléments demandés dans le tableau ci-après peuvent être en partie (ou en totalité) inclus dans le tableau
récapitulatif de l’existant.

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Mesures
Risques Existence
Liste des préventives, Autres services
Pôle liés à Efficacité de d'une
process / sous- R Type contrôles ou Impact Fréquence impactés par ce
d'activité cette ces mesures procédure
activité moyens pour risque
activité écrite
limiter le risque

Outils utilisés : Brainstorming, QQCOQPC, 5 Pourquoi

c. Les indicateurs de suivi d’activité

 Existants
Quels sont les indicateurs d’activité suivis ?
Quels sont les tableaux de bord générés ?
Quelle est la périodicité d’élaboration et de suivi des indicateurs ?
Qui crée les indicateurs et les tableaux de bord ?
Quel est temps nécessaire à l’élaboration des tableaux de bord ?

 Utilisés
Est-ce que les indicateurs et les tableaux de bord produits sont utilisés ?
Par qui sont-ils utilisés ?
Les acteurs ont-ils connaissance de l’existence des indicateurs ? Sont-ils compréhensibles ?

d. Documentations / Procédures / Sources de données

Existe-t-il des documentations, des procédures pour le traitement de façon « normalisé » des taches du service ?

Activité(s) concernée(s) Procédure Où trouver la procédure ? Date de Pertinence

(titre, résumé du contenu) dernière révision

Comme pour la maturité des activités et des processus, il faut fixer une grille de notation de la pertinence.
L’évaluation doit avoir lieu à plusieurs niveaux (auditeur, audité) afin d’être la plus représentative de la réalité.

Exemple de granularité de pertinence :

0  documentation inexistante ou inadaptée
1  documentation devant faire l’objet d’adaptation
2  documentation devant faire l’objet de légère mise à jour
3  documentation adaptée

Quelles sont les sources de données (base de données, tableaux, feuilles de pointages) utilisées dans le cadre des
activités du service ?

Nom de la source Type de source Qui renseigne Comment Fiabilité des

( Tableur, Papier) informations

Exemple de granularité de pertinence :

0  La source n’est pas mise à jour
1  La source est mise à jour de façon irrégulière et/ou les informations sont peu fiables
2  La source est mise à jour manuellement et/ou périodiquement
3  Les données insérées automatiquement dans la source de données

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4- Pistes de progrès identifiées

 Pareto des activités

80% / 20% des activités du service  permet de mettre en évidence les activités importantes et d’agir en priorité
sur celle-ci si besoin.

Outils utilisés : Paréto

 Diagramme des flux et des traitements

Comment les flux d’informations circulent au sein du service ? Quelles sont les interactions avec l’environnement du
service audité ? Quelles sont les évolutions possibles ?
Le diagramme des flux et des traitements permettra non seulement de déterminer l’organisation cible mais fournir
les premières données sur les points suivants :
- la cartographie
- la création de fiche de postes

Outils utilisés : Logigramme, Merise (Traitement et Flux)

Exemples de schéma :

Contraintes

Besoins Produits
des Processus opérationnels pour les
bénéficiaires bénéficiaires

Processus
Supports /
Ressources
(RH, Matériels,
Finances,

Communication,…)

Processus opérationnels = Le processus peut être encore définit comme "un enchaînement d'opérations réalisées par des entités différentes (services,
départements…) conduisant à la fourniture d'un service à un client interne ou externe". Il y a création de valeur ajoutée.
Processus supports et ressources = moyens permettant la création de valeur ajoutée

 Impacts budgétaires

Y a-t-il une incidence sur le CA, les FP, les FG,… ?

 Indicateurs à suivre

Quels sont les indicateurs à suivre ? Est-il pertinent de continuer à suivre tous les indicateurs actuels ? Y a-t-il
des indicateurs à mettre en place ? Comment communiquer sur les indicateurs (chiffres, symboles, graphique, mail,
panneau d’affichage,…) ?

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5- Synthèse

Tableau de synthèse des pistes de progrès identifiées avec degré de priorité à la mise en œuvre.

Description de la piste de progrès Avantages Inconvénients Conditions Économies / an

6- Annexes et documents de référence

Les outils :

Les 5 pourquoi :

D'un principe de gestion japonais selon lequel demander pourquoi au moins cinq fois garantit la découverte de la
ou des causes d'un problème.
La technique des cinq pourquoi comprend les étapes suivantes:

1. Se demander pourquoi la situation existe et noter les réponses.

2. Se redemander, à l'égard de chaque réponse proposée, pourquoi la situation existe et noter les réponses sous
la première réponse.
3. Répéter les tapes 1 et 2 cinq fois ou jusqu'à ce que l'on ne soit plus en mesure de formuler de réponses.

En se demandant pourquoi, on veut obtenir de l'information. En refusant de se satisfaire d'une seule explication,
on aborde le problème dans une perspective différente, ce qui améliore vos chances d'en cerner les causes.

Dans la pratique, cela peut ce faire sur un tableau. On écrit la désignation du problème et au tour de celui-ci, on
renseigne toutes les causes du 1er degré, puis du 2ème etc…

Paréto :
Le but est d'analyser un phénomène en le représentant graphiquement. On doit pour cela :
- Choisir la durée de l'observation (un mois, une semaine, un jour...)
- Recueillir les données pour établir la liste des causes
- Quantifier le nombre d'apparition des faits provoqués par chacune des causes
- En déduire le pourcentage des apparitions des faits
- Classer les causes par valeurs décroissantes de ces pourcentages
- Construire le graphique des valeurs cumulées des pourcentages.

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