Formation Optimaint

TP GMAO
TP GMAO : formation OPTIMAINT

Mme Rihem Ben Njima

2022/2023

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Sommaire
I. Introduction.................................................................................... 5
II. Domaines à gérer : .......................................................................... 6
1. Gestion des activités de maintenance :...................................... 6
2. Gestion des matériels : .............................................................. 6
3. Gestion des stocks et des approvisionnements : ........................ 6
4. Gestion économique : ............................................................... 7
5. Gestion des investissements :.................................................... 8
6. Gestion des moyens humains : .................................................. 8
III. RAPPELS THEORIQUES ............................................................ 8
1. Etape de projet .......................................................................... 8
2. Comment commencer l’implantation ........................................ 9
3. Mise en place de l'organisation ................................................. 9
4. Formation ................................................................................. 9
5. Avantages de cette méthode ................................................... 10
6. Formatage des données et encodage ....................................... 10
7. Types de codes ....................................................................... 10
IV. Etapes de Mise en place de GMAO avec logiciel Optimaint ....... 11
V. Création de société ....................................................................... 11
VI. Création des utilisateurs de logiciel ............................................. 12
1. Création des profils utilisateurs .............................................. 13
2. Attribution des pouvoir ........................................................... 13
3. Création des utilisateurs .......................................................... 13
4. Relation profil/société............................................................. 14
VII. Gestion de société ................................................................... 14
1. Création de secteur ................................................................. 14

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2. Création de division ................................................................ 15

3. Création de centre de frais ...................................................... 15
VIII. Gestion des équipements ........................................................ 16
1. Structure d’équipement ........................................................... 16
Il faut transcrire le diagramme FAST ( Function Analysis System
Technique) , dans la G.M.A.O. ......................................................... 16
1. Création des familles équipement ........................................... 19
2. Création de famille fournisseur ............................................... 19
3. Création des fournisseurs des équipements ............................. 19
4. Création des criticités des équipements et des organes ........... 19
2. Création de différentes classes horaires .................................. 20
3. Création des équipements ....................................................... 20
4. Création organes ..................................................................... 21
5. Création d’arborescence géographique ................................... 24
6. Création d’article .................................................................... 24
IX. Gérer des intervenants ................................................................. 26
1. Les interventions topographiques ........................................... 26
2. Intervalle de Compteur ........................................................... 27
3. Intervalle de Temps et de Compteur ....................................... 27
4. Créer des intervenants............................................................. 27
1. Planning des intervenants ....................................................... 28
3. Créer une demande d’intervention (DI) .................................. 28
4. Créer un bon de travail ( BT) .................................................. 30
5. Créer une maintenance préventive .......................................... 32
6. Générer les BT préventifs ....................................................... 34
7. La synthèse des charges et des ressources .............................. 34

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8. Affecter les BT ....................................................................... 36

9. Créer une activité sur BT ........................................................ 37
5. Créer une activité hors BT ...................................................... 39
X. Gestion de stock ........................................................................... 40
1. Créer un magasin .................................................................... 40
2. Créer un fournisseur ............................................................... 41
3. Créer un article ....................................................................... 42
4. Sortir un article ....................................................................... 44
XI. GESTION DES ACHATS .......................................................... 44
1. Suggestion de réapprovisionnement ....................................... 44
2. Validation de réapprovisionnement ........................................ 44
3. Rechercher une commande ..................................................... 45
4. Etablir une commande ............................................................ 46
5. Réception d'une commande .................................................... 47
6. Enregistrer une facture (suite à une commande) ..................... 47
XII. GESTION DES BUDGETS ................................................... 48
1. Définir un budget pour un centre de frais ............................... 48
XIII. GESTION DES PROJETS ..................................................... 49
Créer un projet d'investissement (travaux neufs ............................ 49

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I. Introduction
Nécessité de l’aide informatique :
La Masse des informations quotidiennes disponibles dans un service maintenance implique
des moyens de saisie, de stockage et de traitement que seul l’outil informatique permet.
C’est l’objet des progiciels (logiciels à caractère professionnel) développés sous le nom de
GMAO : Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur.
Les progiciels de GMAO :

« Un système informatique de management de la maintenance est un progiciel organisé

autour d’une base de données permettant de programmer et de suivre sous 3 aspects
(technique, budgétaire, organisationnel), toutes les activités d’un service de maintenance et
les objets de cette activité (services, lignes ateliers, machines, équipements, sous-ensembles,
pièces, etc.) à partir de terminaux disséminés dans les bureaux techniques, ateliers,
magasins et bureaux d’approvisionnement. »
Les objectifs de la GMAO :

Objectifs à caractère économique :
  Réduire les prix de revient par diminution des coûts de maintenance
  Gérer les parcs de matériels
  Gérer les pièces de rechange
 Permettre la gestion prévisionnelle de la maintenance
 
 Objectifs à caractère technique :
  Réduire les temps de maintenance
  Faciliter la maintenance des systèmes complexes
  Améliorer la disponibilité du parc
  Augmenter la qualité de la maintenance
  Prolonger la durabilité des équipements
 Faciliter le suivi de l’activité de maintenance : déclencher et suivre des
opérations de maintenance préventive, recenser et connaître la situation des
travaux à réaliser avec les éléments de programmation (quand, où, par qui,
 avec quoi et comment)
 Améliorer la gestion de la documentation de maintenance. Rendre accessible à
tous la documentation technique opérationnelle (nomenclatures, fiches

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techniques, etc.), élaborer et améliorer progressivement cette documentation,

réduire les temps de recherche et de classement.
 
 Objectifs à caractère humain :
 Libérer le technicien de certaines tâches offrant peu d’intérêt : éviter les temps
passés par l’encadrement de maintenance à des travaux administratifs au
 détriment de ses objectifs de gestion technique
 Accroître la rigueur dans l’analyse et dans le report des informations


II. Domaines à gérer :
1. Gestion des activités de maintenance :
Le développement du modèle informatisé de gestion des interventions va se faire à partir du
modèle suivant : toute intervention ou toute activité d’un agent de maintenance fait l’objet
d’un Ordre de Travail (OT) : l’OT comprend une demande de travail (DT) et un bon de travail
(BT).
Si la procédure impose la valorisation de chaque OT (coûts pièces et main d’œuvre), c’est
pour permettre à l’analyse de gestion de :
  Répartir et suivre l’évolution des activités en temps
 Répartir et suivre l’évolution des dépenses
Ceci permet une gestion simultanée des activités et des coûts directs. La richesse d’un tel
module est grande car tous les éléments figurant sur l’OT sont susceptibles de « mise en
famille ». L’OT pourra être affecté à :
  Un atelier, un équipement, un type de machine, etc.
  Un type de maintenance, un type d’activité, etc.
 Un corps de métier, une qualification d’agent, une équipe, etc.

2. Gestion des matériels :
Les informations à saisir pour assurer le suivi des matériels sont les suivantes :
  Classement suivant l’état de la machine
  Relevé des unités d’usage
  Mesure de la dérive des performances
  Résultats des rondes de surveillance
  Historiques des défaillances
  Fiches d’analyse des défaillances
  Liste de rechanges consommés
  Consommation en lubrifiants et énergies
 Mesure de nuisances industrielles

3. Gestion des stocks et des approvisionnements :
C’est un des domaines ou l’informatique et « passée dans les mœurs », très normalement de
part le grand nombre d’informations à traiter quotidiennement.
 
Fichiers de départ :

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 Fichiers des nomenclatures, contenant l’ensemble des consommables contenus

dans les dossiers machines avec la référence constructeur et avec les
 interchangeabilités trouvées
  Fichiers des fournisseurs (coordonnées, conditions financières, catalogues)
  Fichiers de réapprovisionnement automatique
 Fichiers des commandes volontaires avec saisie des factures dès réception,
 avec délais et frais d’approvisionnement
 Saisie des mouvements : BSM (bons de sortie magasin) et BRM (bons de
 réception magasin : réception d’une commande avec contrôle des défauts)
 
 Traitements principaux :
 Gestion des stocks à réapprovisionner, à partir des paramètres de stock
 minimal, de point de commande, de quantité à commander.
 Le gestionnaire peut disposer de la liste des pièces en stock, de leur valeur
actualisée (éventuellement), de détails de consommation par machine et par
secteur

4. Gestion économique :
C’est un élément très important dans le cadre d’un budget global impliquant le suivi de
différents postes budgétaires. La ventilation des coûts sera le plus souvent mensuelle.

 Informations de départ :
  Coûts horaires indirects d’arrêt par machine (estimation de la production)
  Coût horaire de main d’œuvre (par spécialisation et niveau de qualification)
  Coût horaire des frais généraux (estimation de la comptabilité)
  Les BT remplis avec les temps passés certifiés exacts
  Les BSM valorisés
  L’archivage des coûts passés des années antérieures
  Les factures (travaux sous-traités, contrats de maintenance, outillages, etc.)

Ventilation des coûts par machine. Une codification permet l’imputation
 des coûts à un type
d’incident (suivant son origine) ou à un sous-ensemble fonctionnel.

 Ventilation des coûts par type d’action de maintenance : 
  Coûts d’actions correctives
  Coûts d’actions préventives systématiques
  Coûts d’actions préventives conditionnelles
  Coûts des rondes, visites, actions de surveillance
  Coût de la lubrification
  Coûts de l’entretien général
  Coûts des dossiers d’amélioration
  Coûts des travaux neufs
  Coûts des travaux sous-traités
  Coûts de rénovation des matériels
  Coûts des travaux de sécurité
 Coûts des prestations extérieures

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La comparaison et la part relative de ces coûts est un élément important du « tableau de bord
».

5. Gestion des investissements :

 
 Informations de départ :

  Frais d’achat et d’installation

  Durabilité estimée
 Type de financement
Le traitement consiste à juger de la rentabilité, de l’amortissement et des conditions
économiques de financement.
  Indicateurs principaux :
  Coûts moyens annuels de maintenance
  Coûts moyens annuels de possession
 Les graphes de cycle de vie et les bilans d’exploitation

6. Gestion des moyens humains :
 
 Informations de départ :
 Structure de l’effectif : répartition par services, qualification et spécialisation,
 ancienneté moyenne
  La formation : relevé des heures internes, externes
 Les conditions de travail : relevé des accidents, des maladies professionnelles
 ou non, des absences, etc.
 Relevé des salaires et des promotions passées
 
 Indicateurs principaux :
 Taux d’affectation (nb de salariés en maintenance / nb de salariés de
 l’entreprise)
  Taux d’encadrement
  Taux de fréquence et de gravité des accidents du travail
  Taux d’absentéisme
 Taux d’ancienneté
L’exploitation de ces indicateurs, par comparaison avec des références extérieures
(entreprises semblables, enquêtes de revues professionnelles), peut permettre une correction
de la politique sociale : plan de formation, d’embauche, de réaffectation interne, etc.
1. Remarque :
Les listes des indicateurs possibles formées à partir des informations recueillies ne sont pas
exhaustives. Mais la démarche est valable quelle que soit l’activité du service :
  Quels indicateurs sont utiles pour décider, améliorer, orienter, etc. ?
  
Quelles données permettent de former ces indicateurs ?
 
 Comment, où, sur quoi puis-je saisir ces données ?


III. RAPPELS THEORIQUES

1. Etape de projet
Les étapes du projet sont

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o Mise en place de l'organisation.

– Définition des responsabilités & restructuration des équipes si nécessaire.
– Mise en place du matériel informatique.
– Établissement d'un timing clair.
o Formation des formateurs.
o Formatage des données.
– Définition des codifications.
– Création des masques de
saisie. o Encodage.
o Formation du personnel.
o Inventaire.
o Démarrage.

2. Comment commencer l’implantation

o Avoir une poignée de personnes qui ont une vue d'ensemble sur le système.
o Démarrer petit.
– Ne pas vouloir tout encoder en une fois.
o Réaliser au plus vite des simulations sur une base de données "bidon" de formation.

– Cela permet de définir au mieux les modèles de formulaires standards (bon de

commande, bon de travail ...).
– Cela permet de voir les écarts entre l'organisation et la logique du logiciel.
– Cela donne "l'eau à la bouche" aux utilisateurs (ou annonce un possible rejet).
o Impliquer un maximum les futurs utilisateurs.
– Cela évite les risques de rejet.
– Cela fait coller la G.M.A.O. à la réalité quotidienne.
– Cela motive énormément les gens intéressés.

3. Mise en place de l'organisation

Quel que soit le choix de l'organisation, il faut :
o Définir clairement un responsable / coordinateur du
projet. o Définir les rôles et responsabilités de chacun.
o Réorganiser avant de lancer le projet. :Il faut que les participants soient sécurisés
avant de se lancer dans le projet.
o Établir dès le départ un timing clair et précis.
– Mettre des dates butées pour les étapes.
– Organiser des réunions de suivi.

4. Formation

Pour obtenir le meilleur rapport qualité / prix en ce domaine :

o Faire former une poignée d'utilisateurs privilégiés par le vendeur / fabricant du logiciel
ou par un consultant spécialisé en implémentation de G.M.A.O..
o Utiliser ces personnes comme formateurs internes.
o Faire évaluer cette formation par le vendeur / fabricant ou le consultant

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5. Avantages de cette méthode

o Diminue fortement les coûts.

o Permet aux formateurs de se poser les questions fondamentales. Pour former, il
faut connaître à fond son sujet.
o Permet un contact plus proche entre formateurs (internes) et utilisateurs. o
Permet de faire coller la formation avec le quotidien des utilisateurs.
o Permet d'avoir en interne une expertise en formation en cas d'extension future à d'autres
utilisateurs.

6. Formatage des données et encodage

Quelles sont les données à encoder avant de pouvoir démarrer une G.M.A.O.?
Achats : N'est pas indispensable pour débuter. On peut temporairement continuer une
gestion manuelle.
Stock : Il vaut mieux démarrer ce module en premier lieux.
Ce module est le plus facile et cela permet de valoriser les travaux dès le début dans le
module maintenance.
Maintenance : Contrairement au stock, il ne faut pas tout encoder dès le départ. Il vaut
mieux prendre une zone pilote, y encoder toutes les données nécessaires, démarrer
localement, puis étendre aux autres zones de l’usine. (Démarrer petit)
Pour structurer au mieux les données, le plus facile est de comprendre comment elles seront
gérées dans la G.M.A.O. et dans quels modules elles interviendront.
Pour vous guider dans cette lourde tâche qu'est la structuration des données et l'encodage,
la suite du cours passera en revue les divers modules de G.M.A.O. et les données que l'on y
rencontre.

7. Types de codes

Trois grandes familles de codes existent :

 Le code significatif.
Code qui permet grâce à une clef de décodage d'identifier l'élément codifié.
Exemple : ROUL_2RB_40X30X10
Pour un roulement à 2 rangées de billes
Aux dimensions : diamètre extérieur = 40 diamètre intérieur = 30 épaisseur = 10
 Avantages
– Logique.
– Décodable facilement.
 Inconvénients
– Limitatif.
– Lourd.
 Le code non significatif.
Code qui n'a aucun lien avec l'élément sinon qu'il sert à son repérage.
Exemple : 31256
Pour un roulement à 2 rangées de billes
Aux dimensions : diamètre extérieur = 40 épaisseur = 10

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• Avantage
– Peu limitatif.
• Inconvénients
– Sans logique.
– Tris difficiles.
– Pas de décodage possible.

 Le code mixte.
Code qui permet grâce à une clef de décodage d'identifier partiellement l'élément
codifié. Exemple : R2B256
Pour un roulement à 2 rangées de billes
aux dimensions diamètre extérieur = 40 diamètre intérieur = 30 épaisseur = 10
Bien utilisé, le code mixte peut regrouper les avantages des deux catégories précédentes et en
réduire les inconvénients.
Référence article
Chaque article est repéré par une référence qui le distingue de tous les autres et qui doit suffire
pour retrouver son identification et ses caractéristiques. Il existe donc une relation biunivoque
Article référence

Une référence article est représentée, la plupart du temps, par un code qui suit toutes les lois
vues précédemment. Afin de ne pas être trop dépendant des évolutions de la technique, il faut
s'interdire de mettre des caractéristiques technologiques dans une référence article : il est
préférable de les considérer comme des informations de définition du produit. Cela revient, en
fait, à privilégier au maximum les codes arbitraires.

IV. Etapes de Mise en place de GMAO avec logiciel Optimaint

1. Créer votre société
2. Création des utilisateurs de logiciel
3. Découpage de parc matériel
3.1 création des secteurs
3.2 création des divisions
3.3 création des centres de frais
3.4 création des familles équipement
4. découpage structurel d’un équipement
4.1 création d’un équipement
4.2 création d’un organe
5. création d’une arborescence géographique de la société
6. création des articles
7. gestion de la main d’œuvre (intervenant)
8. gestion des stocks et des approvisionnements
8.1 achat
8.2 stock
9. gestion des travaux
9.1 gestion de la maintenance curative
9.2 gestion de la maintenance préventive

V. Création de société
Chemin : fichier->nouvelle société

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société code 2 caractère alphabétique ( EP)

Désignation Epi Sousse

devise code DT

désignation Dinars tunisien

Donnés de société divers CodeTVA

Code pays

Equipement Etats équipement

………….

articles unité

fournisseur Mode de règlement

Pour compléter ou modifier société : fichier->personnaliser->société

VI. Création des utilisateurs de logiciel

*Il faut définir les droits d’accès aux différentes fenêtres d’Optimaint pour chaque utilisateur
par création des profils utilisateurs
* la langue parlée par cet utilisateur pour l’adapter au logiciel

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 *code ou matricule pour s’identifier lors de connections a l optimaint
*mot de passe est également nécessaire pour sécurité

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1. Création des profils utilisateurs

Fichier->sécurité->profil
Un profil est un groupe d’utilisateurs qui posséderont les mêmes droits d’accès a l optimaint
administrateur Ont le droit d’accès, y compris le droit de modifier les
autres profils
Utilisateur avec pouvoir Bénéficierselonleschoixeffectuéspar
l’administrateur les droits d’accès incluant le menu
sécurité
Modif commande issue DA Permet aux utilisateurs de ce profil de modifier une
commande issue d’une demande d’achat (interdite de
dépassement du montant maxi de commande
renseigné au fiche intervenant

Exemple de profil :
P01 : responsable maintenance

P02 : technicien de maintenance

P03 : magasinier
P04 : intervenant extérieur

2. Attribution des pouvoir

La mise en œuvre de la confidentialité consiste donc à indiquer, pour un profil donnée, quel
sont les droits d’accès aux différentes fenêtres de progiciel

Chemin : fichier-> sécurité-> confidentialité

Il suffit ensuite de double clic sur une des branches pour développer son arborescence

3. Création des utilisateurs

Chemin : fichier->sécurité->utilisateur

Désignation Code de matricule M01

Nom mohamed
Prénom salah

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 Général profil administrateur

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langue français
Modules accessibles Optimaint et opticom
Mot de passe 10 caractères alphanumériques max
adresse choix
4. Relation profil/société
Chemin : fichier->sécurité->profil
fichier->sécurité->profil/sociéte
Permet de définir les dossiers sociétés qui peuvent êtres ouvertes par utilisateurs profil.

Dés que le profil est saisie la liste des sociétés s’affiche, cliquez donc sur la colonne
accessible pour modifier la valeur oui /non
->

VII. Gestion de société

1. Création de secteur
Base->division->secteur « ce niveau ci n’apparait pas décocher : fichier->masque menu
utilisateur
Exemple dans EPI

code désignation

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GI Département industrielle
GC Département civil
GM Département génie mécanique

Le niveau secteur permet des analyses techniques et financières sur un regroupement de divisions.

2. Création de division
Base->division->division

Le niveau Division permet de séparer la société en plusieurs entités. Chaque entité pouvant
être par exemple un secteur d'activité de la société ou tout simplement des sites
géographiques distincts.

Exemple : pour département génie mécanique il existe des ateliers et des salles informatique
ou pour entreprise des sites

codes Désignation secteur

AGM Atelier salle de conception GM
CAO
AFM Atelier fabrication GM
ACM Atelier construction GM

RQ : Par exemple, vous pouvez remplacer le mot "Division" par "Site" (voir le menu Fichier
| Personnaliser | Terminologie). Tous les écrans et les états seront personnalisés à vos propres
termes

3. Création de centre de frais

Base-> centre de frais ->centre de frais
Le Centre de frais permet une approche analytique des coûts. Toute imputation d'un coût
(main d'œuvre, article, fournisseur) peut se faire directement à ce niveau de nomenclature. Le
centre de frais revient à un site, un service, un atelier ou à un centre de coût ...

Par exemple, vous pouvez remplacer le mot "centre de frais" par "Atelier" (voir le
menu Fichier | Personnalisation | Terminologie).
Le niveau centre analytique permet des analyses techniques et financières sur un regroupement de centres de
frais( EXEMPLE AM=ATI+AMR))

Exemple ; Pour département mécanique et pour l’atelier de fabrication

codes Désignation division

ATI Atelier tournage AFM
AMR Machine rectification AFM

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VIII. Gestion des équipements

Un équipement Technique est une machine électrique ou mécanique (en général une chose
réelle, c’est-à-dire existante) utilisée dans un équipement Géographique pour les activités
de production.

Le groupe d’équipements est utile pour rassembler des équipements ayant des caractéristiques
communes. Un équipement peut être attaché à plusieurs groupes. Le groupe d’équipements a les
mêmes fonctionnalités que les équipements dans n’importe quel autre module (à l’exception des
mouvements et de la structure qui ne concernent que les équipements).
Le but de l’activité de maintenance est de faire fonctionner les équipements correctement,
en réparant tout défaut dans le temps le plus court possible et en prévenant l’apparition
d’autres défauts. Afin d’effectuer la maintenance des équipements, vous pouvez définir une
ou plusieurs interventions pour chaque équipement.
Vous pouvez attacher une liste de pièces de rechange à l’équipement représentant les pièces
nécessaires pour la maintenance. Cette facilité est utile pour les utilisateurs n’ayant pas des
modules de stock. Vous avez aussi la possibilité de définir une structure arborescente des
équipements qui correspond à une série de relations parent-enfant entre équipements.
Pour un équipement/groupe vous pouvez saisir des consignes, listes de manuels et de dessins,
détails d’amortissement, contrats, détails commandes, spécifications techniques, demandes
d’intervention, listes des symptômes/ défauts/ causes/ remèdes et mesures. Les équipements
peuvent avoir un calendrier, similaire au calendrier de l’installation.

1. Structure d’équipement

Il faut transcrire le diagramme FAST ( Function Analysis System Technique) ,

dans la G.M.A.O.
Principe

Chaque élément du diagramme FAST est défini comme un équipement dans la G.M.A.O.

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Chaque élément du diagramme FAST :

  est unique
 a : sa structure, ses interventions, son historique, ses paramètres techniques, sa liste de
pièces et son suivi des coûts,
La machine est alors un assemblage relationnel hiérarchisé d'équipements qui correspond
au diagramme FAST.

Les avantages de ce principe :

 L'équipement garde ses données & son historique si on modifie un lien "père -

fils". (Exemple : échange standard de sous-ensemble)
 Les éléments standards sont définis une fois. Ensuite, on réalise une copie
de l'équipement sous un autre nom et on lui attribue d'autres liens.
L’inconvénient de ce principe :

Il faut une codification unique pour tous les équipements. (Sous-ensembles des
diagrammes FAST)

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Fonctionnalités :
 Le coût des éléments fils doit remonter vers l'élément
père Dans l'exemple :

Coût de EQ26/BA

EQ26/BA= Coût propre de EQ26/BA + Coût de (EQ26/BA/SU+EQ26/BA/DI+EQ26/BA/CH)
 Il faut pouvoir passer facilement de la présentation classique à la présentation
 graphique.
 On pourra connecter et déconnecter des modules (groupes d'équipement). Lorsque l'on
 déconnecte un équipement intermédiaire, les éléments fils le suivent.
 Chaque équipement doit garder une trace de ses connections (historique).
Un équipement peut être le sous-ensemble d'un autre équipement, qui à son tour, peut être un
sous-ensemble d'un troisième équipement, etc. Il peut ainsi y avoir une relation parentale entre
divers équipements qui vont former une structure d'équipements. Un groupe d'équipements ne
peut pas être inclus dans une structure.
Le but du module Structure est de fournir une interface visuelle pour l'établissement des
relations parent-enfant entre différents équipements. Cette interface consiste en une structure,
où les équipements sont représentés avec leurs liens parent-enfant. Dans cette interface, vous
trouverez les informations suivantes
L'aspect de l'équipement, de manière arborescente: lorsque l'arbre est déployé, vous voyez
tous les enfants de l'équipement (s'il en a) des informations pour chaque équipement: son
niveau et le nombre de ses enfants avec le format niveau / no. enfants entre parenthèses.
les liens entre parent et enfants dessinés par des lignes

Exemple :
MEL : Mélangeur
La famille est utilisée pour identifier et grouper des équipements similaires. Par exemple,
vous pouvez définir une famille “MOTEUR” pour tous les moteurs de l'installation.
Les familles peuvent être utilisées efficacement pour la définition des interventions, l'analyse
des défauts et la génération des rapports. COSWIN construit et maintient de manière interne
une bibliothèque d'interventions pour chaque famille d'équipements. Lorsque vous créez des
interventions pour un équipement, celles-ci sont automatiquement saisies dans la bibliothèque
d'interventions pour la famille de l'équipement. De cette manière, lorsque vous créez des
interventions pour des équipements, vous pouvez obtenir de l'aide de la part du système qui
affichera une liste d'interventions applicables aux équipements à partir de cette famille.
Remarque

La liste minimale de pièces de rechange peut inclure à la fois des articles de stock et nonstock.
Vous avez la possibilité de définir des détails complets pour un article non-stock sans perdre
le contexte. Vous pouvez définir n'importe quel nombre de pièces de rechange pour tous les
équipements
 A chaque équipement est associée la liste des pièces qui le composent et qui lui sont
 propres (ne pas mélanger ces pièces avec les pièces des éléments fils).
 Ces données permettront aux dépanneurs de très rapidement identifier la pièce de
 rechange dont ils ont besoin.
 Cette mini base de données doit renfermer les pièces stock & non stock qui composent
l'équipement et a quantité de ces pièces dans l'équipement.

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1. Création des familles équipement

Base->équipement->famille

Permet de regrouper de regrouper les équipements pour faciliter les analyse

Codes désignation
REC rectification
CN Commande numérique
TC Tournage conventionnelle
TN Tournage numérique

2. Création de famille fournisseur

Base->Fournisseur->Famille

codes désignation
01 consommable
02 Pièces de rechange
03 Equipement

3. Création des fournisseurs des équipements

Base->Fournisseur->Fournisseur

Exemple

codes désignation adresse

FESTO FESTO TUNISIE TUNISIE

4. Création des criticités des équipements et des organes

Base->équipement->criticité

codes Désignation Niveau

01 Très haute criticité 3
02 Moyenne criticité 2
03 Criticité normale 1

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2. Création de différentes classes horaires

Base->équipement->classe horaire

1ère Etape : Créer une Classe

La classe horaire équipement permet d'indiquer les jours et heures de fonctionnement d'un
ensemble d'équipements.

classe Désignation
CI 7jours ( 8h->17h)
CII 5Jours( 8h->17h)
CIII 6jours ( 8h->17h)

3. Création des équipements

Base->Equipement-> Equipement

1 - Sur la barre d’outils, cliquer sur l’icône équipement

2 - Renseigner les champs obligatoires (en couleur) à savoir :

- Equipement (son code)
- Désignation

3 - Sélectionner le C.F. dernièrement créé en cliquant sur la liste déroulante C.F.

Le dernier champ obligatoire est la famille. Dans la nouvelle société, il n'y a pas encore de famille de
créée. Pour créer une famille très simplement :

4 - Cliquer sur la liste déroulante famille

5 - Depuis la fenêtre de liste déroulante, cliquer le bouton Ajouter

6 - Renseigner les champs : Famille (son code) et sa Désignation

7 - Valider et fermer la fenêtre "famille équipement"

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Votre Famille équipement est créée.

8 - Cliquer de nouveau sur la liste déroulante famille

Cette fois-ci, la liste déroulante s'ouvre en proposant la famille nouvellement créée.

9 - Sélectionner la famille en cliquant sur sa ligne

10 - Valider la fenêtre équipement

Remarque : Un code couleur indique les différents états possibles de l'équipement :

Feu blanc = disponible , Feu vert = en fonctionnement, Feu orange = dégradé, Feu rouge = à
l'arrêt

Exemple : Tour numérique

Equipement code T1
désignation Tour numérique
Information générale Centre de frais ( CF) ATI
famille TOURS
Compléments Marque TN001

Voir le planning de l'équipement

Aller dans le menu Bases | Equipements | Planning

4. Création organes

Un organe est un sous-ensemble fonctionnel d’un équipement. (Le moteur d’un chariot
élévateur peut être considéré comme un organe).

Exemple1 :

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a. Créer des familles d’organes

Etape1 : Bases -> Organes-> Famille

Exemple

codes désignation
ARME Armoires électrique
ARMP Armoires pneumatique
AV Vérins

Etape2 : créer des sous famille d’organes

Bases -> Organes-> sous Famille

codes désignation
EL électrique
PM pneumatique

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Etape3 créer des liens /familles->sous familles

b. Créer des organes

Base ->organe->organe

Exemple :

codes désignations famille

EM1 Armoire électrique 1 ARME
EM2 Armoire electrique 2
V1 VERIEN 1 AV
V2 VERIN 2

Exemple : armoire électrique 1 de tour numérique T1

Etape1. Création d’organe

organe code EM1

désignation Armoire électrique 1
Information générale famille ARME
Sous famille EL

Des informations marque XXXXXXXXX

compléments N°Série 120XXX
prix 13000000DT

Etape2 ; création de lien tours T1 et EM1

Un organe est un sous-ensemble fonctionnel d’un équipement. Il est donc possible de lier un organe à
un ou des équipements.

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5. Création d’arborescence géographique

Base->équipement->emplacement géographique, Exemple :

code désignation code désignation codes désignation

BE1 Bâtiment Etude RDC RUDE DE
CHAUSSEZ
E1 ETAGE 1 SA Salle
d’informatique
SC Salle de cours
SF Salle de
conférence
E2 ETAGE2
il suffit d’aller vers Base->arborescence et double clic a droit pour ajouter des organes
ou équipement

6. Création d’article
Les articles sont les pièces de rechanges des équipements consommables, Les étapes sont :

a. Création des familles d’article

Base-> Article->Famille. Exemple :

codes désignation
LB Lubrifiants
HU Huiles
COR Courroies
ELECT disjoncteurs
b. Définir les unités

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Base->Article->Unité

Exemple : litre ( L)…….

c. Définir les codes TVA

Base->divers->TVAExemple

codes désignation Taux

1 Taux 5% 5
2 Taux 10% 10

Remarque : cocher case TVA par défaut

d. définir magasins

Base->Article->magasin

codes désignation
MAG Magasin principal
MAP Magasin pièces de rechange
e. Création d’articles

Base->article->article
Exemple : disjoncteur de l’armoire électrique 1 de tour numérique 1 de la famille tours

article code DISET1

Désignation Disjoncteur de tours 1
Information générale Famille ELECT
…………..

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IX. Gérer des intervenants

1. Les interventions topographiques

Fonctionnalités :
o les interventions peuvent être liées à n'importe quel équipement de n'importe quel
niveau. o on peut associer un nombre illimité d'interventions par élément.
o on peut associer la même intervention à un nombre illimité d'éléments.
o les interventions non planifiées porteront un code séquentiel unique généré par le système
et seront effacées (à la demande) à la fin du travail.
o la modification des activités d'une intervention pourront (après accord) provoquer la
modification des activités des interventions similaires.
o les articles repris dans la fiche pourront être des articles stock ou non stock.
o on pourra saisir une nouvelle pièce à partir du menu des interventions. (option très
intéressante.)
o on pourra associer des kits de pièces aux interventions (voir chapitre sur le stock).
Le processus de maintenance est réalisé par le personnel de maintenance d’une entreprise.
Le personnel de maintenance effectue des interventions sur les équipements. Le processus de
maintenance se réfère uniquement aux équipements. Afin de mettre en évidence cette
propriété, les interventions de maintenance seront appelées interventions Equipements. Une
intervention Equipement est donc une intervention de maintenance appliquée à un équipement
spécifique. Par la suite, l’intervention générale de maintenance, ne se référant pas à un
équipement spécifique, sera appelée intervention.

Les interventions Equipements peuvent être:

o planifiées - ces interventions sont prises en considération durant la planification, c’està-
dire qu’elles sont effectuées périodiquement en fonction de leur type de planification
o non-planifiées - ces interventions sont effectuées ponctuellement
Le module Interventions vous permet de définir les interventions planifiées pour les
équipements. Chaque fois qu’une nouvelle intervention est créée pour un équipement, le
système vérifie l’existence de l’intervention générale. Si l’intervention générale n’existe pas,
le système crée automatiquement une intervention générale à partir de la nouvelle
intervention créée pour l’équipement.
Pour chaque intervention, les informations suivantes sont copiées de la nouvelle
intervention créée pour l’équipement:
o un code d’intervention unique
o une description technique, qui est une donnée obligatoire o
un type utilisé pour grouper les interventions par catégories
o un type de replanification utilisé pour établir comment seront planifiées
les interventions pour les équipements
o type de replanification de l’intervention
o des activités utilisées pour préciser les travaux pas à pas à effectuer sur
l’équipement pour accomplir l’intervention (Les activités de l’intervention seront
imprimées sur les ordres de travail correspondant à l’intervention)

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2. Intervalle de Compteur
La maintenance de certains équipements peut dépendre de facteurs tels que l’utilisation d’une
machine (mesurée par exemple par les sorties).
La révision d’une automobile, par exemple, doit être effectuée tous les 10,000 km. Les pneus
doivent être remplacés tous les 50,000 km.
Ce type d’interventions est basé sur l’utilisation qu’on fait de la voiture (mesuré par
l’indication du compteur sur le tableau de bord de l’automobile). La planification des
interventions en dépendra donc également.

3. Intervalle de Temps et de Compteur

Les interventions basées aussi bien sur un intervalle de temps que sur un intervalle de
compteur sont planifiées de la manière suivante:
Par exemple, la "révision d’une Automobile - Intervention 1" doit être effectuée tous les 5000
km, pas avant 3 mois mais au plus tard avant 6 mois.
o Si l’automobile parcourt les 5000 km avant les 3 mois qui suivent la dernière révision.
Dans ce cas la révision sera planifiée : Date Dernière Révision + 3 Mois
o Si celle-ci parcourt les 5000 km dans la période contenue entre ‘Date Dernière
Révision + 3 Mois’ et ‘Date Dernière Révision + 6 Mois’. Dans ce cas, la révision sera
planifiée lorsque le compteur indiquera : Nombre Kilomètres lors de la dernière révision +
5000 Km.
o Si celle-ci ne parcourt pas les 5000 km avant les 6 mois qui suivent la dernière révision.
Dans ce cas la révision sera planifiée : Date Dernière Révision + 6 Mois

4. Créer des intervenants

Le mot intervenant doit être compris au sens large comme un employée. Ainsi, un intervenant peut
se limiter à émettre des demandes d’intervention sans pour autant intervenir pour le service
maintenance.

Bases -> Intervenant -> Intervenant

Exemple :

intervenant code M01

Nom mohamed
Prénom salah
Remarque :

 Emetteur DI /BT : indique que l’intervenant sera habilité a émettre des BT et des
demande d’intervention

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  Saisie d’activité : il peut saisir les BT et DI

 Saisie activité TPM : il peut saisir des activité TPM
 Demandeur ; il peut saisir des commande
 Réception : il peut saisir des bon de réception qualité

1. Planning des intervenants

La saisie d'exception permet d'indiquer pour un intervenant donné, les variations

d'horaires ainsi que les absences.

1.Bases | Intervenants | Planning

2 - Cliquer sur le champ "Au" pour définir la période souhaitée

3 – Cliquer sur le bouton Valider

S’affiche alors le planning de tous vos intervenants. Il est bien évidemment possible de
sélectionner un seul intervenant depuis le champ « Intervenant ».

4 - Ajouter des causes d'exceptions, pour cela :

- sélectionner tout d'abord les dates concernées par un cliquer-glisser (cette opération peut se
faire selon le sens horizontal et/ou vertical).

5 - Valider

Votre planning est à jour.

Ces exceptions apparaîtront dans le planning d'affectation des B.T .

3. Créer une demande d’intervention (DI)

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Intervention->demande d’intervention

a. Créer une Demande d'Intervention

N° D.I.
C’est le numéro de la demande d'intervention depuis laquelle l'ordre de travail a été lancé.
Ce champ en lecture seule est mis à jour automatiquement par le système pour les ordres de
travail générés depuis le module Planification des demandes d’Intervention.

1 - Sur la barre d'outils, cliquer sur l'icône D.I.

2 - Enregistrer une demande d'intervention en renseignant les champs suivants :

- Emetteur
- Destinataire
- Date souhaitée
- Observation
- Equipement

3 - Valider

Important : vous pouvez restreindre certains utilisateurs qu'à la création de demande

d'intervention (au travers du module OptiCom par exemple).

b. Prise en compte des D.I.

1 - Aller dans le menu Interventions | Prise en compte

2 - Cliquer sur le bouton Valider pour voir toutes les D.I. en cours

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3 - Double cliquer sur la ligne de votre D.I. n°1

Les informations correspondants à la D.I. sont alors affichées automatiquement dans

les onglets sous jacents.

4 - Sur l'onglet Réponse : donner une réponse à la D.I.

5 - Valider

En validant la D.I. a été prise en compte.

6 - Aller sur la fenêtre Demande d'intervention

7 - Cliquer sur le bouton de Rappel

Le statut de la D.I. est désormais "Acceptée".

Sur l’onglet « Détail situations » OptiMaint vous indique la date et heure de prise en compte.

c. Conversion en bon de travail

1 - Aller dans le menu Interventions | Conversion en B.T.

2 - Valider

3 - Cliquer sur la colonne de gauche "Choix" pour sélectionner la D.I.

4 - Cliquer sur le bouton Valider

OptiMaint affiche un message d'erreur : "l'état équipement n'existe pas"

5 - Afin de créer le B.T. depuis la D.I. renseigner les champs suivants :

- Etat équipement
- Rubrique

6 - Cliquer sur le bouton Valider

OptiMaint a créé un B.T.

7 - Aller sur la fenêtre Demande d'intervention

8 - Cliquer sur le bouton de Rappel

Le statut de la D.I. est désormais "Convertie B.T."

4. Créer un bon de travail ( BT)

1 - Sur la barre d’outils, cliquer sur l’icône Bon de Travail (B.T.) ou Intervention -> Bon de
travail

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Le premier champ qui est le numéro de BT sera affecté automatiquement par OptiMaint
lors de la validation.

2 - Renseigner les champs :

- Equipement
- Etat équipement
- Emetteur
- Destinataire
- Priorité
- Rubrique
- Observations

3 - Cliquer sur l'onglet Compléments

Le champ Date souhaitée est, comme son nom l'indique, la date souhaitée de l'intervention.

Si vous validez sans la renseigner, par défaut, OptiMaint renseigne la date du jour.

4 - Renseigner les champs :

- Coût prévu (pour l'intervention)
- Temps Prévu (pour l'intervention)

5 - Valider

Le Bon de Travail est créé. Fonction de la rubrique choisie et de son paramétrage le B.T. peut
s'iimprimer automatiquement sur l’imprimante définie pour l’intervenant destinataire.

6 - Créér plusieurs bon de travaux (dont 1 B.T. avec une "Date souhaitée" à la date d'hier)
(avoir plusieurs BT permettra d'avoir un exemple de plan de charge et d'affectation des
B.T. intéressant).

7 - Sur la fenêtre "Bont de travail", cliquer sur le bouton Recherche

8 - Valider

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5. Créer une maintenance préventive

Avant de définir une maintenance préventive, il est nécessaire de créer une ou des gammes
opératoires. La gamme représente une suite d'opérations élémentaires qui devront être
effectuées lors d'une intervention préventive. Cette gamme sera imprimée automatiquement
sur le bon de travail.

A noter qu'il est possible d'associer à une gamme des documents informatiques (Word, Excel ...)
qui seront imprimés automatiquement avec le bon de travail ou des documents papiers.

1 - Aller dans le menu Préventif | Gammes | Gamme

2 - Renseigner les champs :

- Gamme (avec un code, exemple : RG-CHAR)
- Désignation (exemple : Révision Générale des Chariots élévateurs)

3 - Renseigner le champ famille qui est obligatoire de la manière suivante :

- Ouvrir la fenêtre de sélection de la Famille
- Cliquer sur le bouton Ajouter
- Renseigner le champ Famille par un code (exemple : RG)
- Renseigner le champ Désignation (exemple : Révision Générale)
- Valider et fermer la fenêtre famille
- Sur la fenêtre Gamme ouvrir à nouveau la fenêtre de sélection de la Famille
- Sélectionner la famille créée

4 - Décrire sous forme de texte libre la liste des opérations à effectuer sur l'onglet
"Mode opératoire"

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5 - Valider et fermer la fenêtre Gamme

6 - Aller dans le menu Préventif | Préventifs | Maintenance préventive

7 - Renseigner les champs :

- Equipement
- Gamme (avec la gamme que vous venez de créer)
- Etat équipement
- Priorité
- Rubrique
- Destinataire
- Description

8 - Cliquer sur l'onglet "Compléments"

9 - Renseigner les champs :

- Durée prévue (h)
- Temps M.O. (h)
- Coût prévu

10 - Valider

Un message indique qu’il est nécessaire de définir une planification selon le calendrier ou
selon un compteur (libre et personnalisable).

Sur l'onglet Planification :

11 - Pour une planification calendaire, renseigner le champ :

- Fréquence (exemple : 10 jours)

12 - Puis renseigner Dernière intervention :

- Date de début (prenez par exemple la date 10 jours auparavant, si nous sommes le 20
juin, prenez le 10 juin)
- Date de fin (prenez la même date)

A noter que ces dates sont renseignées une seule fois à l’occasion de la création de la
maintenance préventive.

13 – Valider

14 - Cliquer sur le bouton rappel (ou taper sur la touche F5)

La prochaine date d’intervention est alors calculée automatiquement (dans notre exemple : la
date calculée sera le 20 juin). Elle est affichée dans le champ ” Prochaine intervention
prévue le “

Le BT sera généré automatiquement x jours avant la date d’intervention prévue (x étant

paramétrable). Voir le sujet suivant "Générer un B.T. depuis une maintenance préventive ".

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6. Générer les BT préventifs

La génération automatique des B.T. n’est possible que si vous avez installé le
moniteur transactionnel sur le PC (Optimaint_Moniteur.exe).

Ce programme peut être installé sur n'importe quel PC sur le réseau (voir installation).

Le moniteur peut être soit planifié, soit lancé à la demande ou en tâche de fond avec une
fréquence de réveil automatique. Dans ce dernier cas, il vérifiera toutes les x minutes s'il y a
des B.T. préventif à générer ou non (x étant paramétrable).

1 - Lancer le programme Moniteur transactionnel

Pour cela deux solutions :

- Aller dans le menu Préventifs | Préventif | Moniteur transactionnel
- Aller dans le menu Démarrer de Windows / Programmes / OptiMaint / Moniteur

2 - Cliquer sur Valider (pour lancer à la demande la génération des BT)

Le moniteur vous indique qu’il a créé le ou les BT préventifs que vous aviez programmés
au travers de votre propre exemple.

4 - Fermer le Moniteur transactionnel

3 - Retourner dans OptiMaint

4 - Sur la barre d’outils, cliquer sur l’icône Bon de Travail

5 - Cliquer sur le bouton Recherche

6 - Cliquer deux fois sur la case à cocher Maintenance préventive (la case à cocher doit
être cochée correctement sans que la coche soit grisée)

Cela va vous permettre d'obtenir la liste des bons de travaux générés uniquement depuis
le préventif.

7 - Double cliquer sur la ligne du B.T. trouvé pour ouvrir la fenêtre du B.T. correspondant

7. La synthèse des charges et des ressources

OptiMaint vous permet d'avoir une synthèse, pour une période donnée, des charges main d'oeuvre à
prévoir et des ressources disponibles.

Les charges incluent tous les bons de travaux, et éventuellement les maintenances préventives pour
lesquelles les B.T. ne sont pas encore édités.

1 - Aller dans le menu Préventif | Préventifs | Synthèse charges et ressources

Mme Rihem Ben Njima Page 36

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En date de début, OptiMaint vous propose en standard la date du lundi de la semaine suivante.

2 - Taper sur la touche tabulation

En date de fin OptiMaint vous propose automatiquement la date de début + 30 jours.

Par défaut OptiMaint intègre dans la synthèse toutes les interventions préventives
planifiées dans la période choisie et non encore éditées.

Si vous gardez cette option, il est indispensable d'avoir lancer au préalable le calcul des
charges sur un horizon suffisant pour que votre synthèse soit exacte. Sinon, OptiMaint
vous indiquera par message que la date de validité du calcul des charges est insuffisante !

3 - Valider

Une synthèse sous forme graphique s'affiche.

Elle permet de connaître les charges et les ressources :

- entre la date d'aujourd'hui et la date de début de la période sélectionnée
- pour la période définie.

3 - Cliquer sur le bouton Afficher détail

Une synthèse sous forme de 2 tableaux s'affiche :

Le tableau des charges

Ce tableau indique les charges ventilées sur 3 colonnes :

- la charge M.O en retard
- la charge M.O. à réaliser entre la date d'aujourd'hui et la date de début de
période sélectionnée
- la charge M.O. à réaliser dans la période sélectionnée

Chacune de ces 3 colonnes est subdivisée en 2 autres colonnes correspondant aux BT édités
et aux BT en cours de réalisation (dans ce cas le temps M.O. affiché tient compte du temps
déjà effectué). La première ligne du tableau présente un total pour chaque colonne.

NB: Si vous double-cliquez sur une ligne du tableau, la fenêtre détaillée

correspondante s'affiche (B.T. ou fiche préventive).

Le tableau des ressources

Ce tableau indique les ressources M.O. ventilées en 2 colonnes :

- la disponibilité de l'intervenant entre la date d'aujourd'hui et la date de début de période
sélectionnée
- la disponibilité de l'intervenant pendant la période sélectionnée

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La première ligne du tableau présente un total pour chaque colonne.

8. Affecter les BT

1 - Sur la barre d’outils, cliquer sur l’icône Affectation des B.T. ou intervention->affectation
des BT

2 - Cliquer sur le champ Date fin

Par défaut, OptiMaint propose un planning sur 2 semaines (mais vous pouvez renseigner
la date que vous désirez !).

3 - Valider

S'affichent une fenêtre avec 2 tableaux :

- Le tableau des B.T. (en haut)
- Le tableau des ressources (en bas)

Remarque : vous pouvez agrandir cette fenêtre pour avoir le maximum d'information à
l'écran (avec un glisser du bord en bas à droite de la fenêtre).
A noter qu'OptiMaint garde la dimension de la fenêtre pour vous éviter d'être obligé de
la modifier à chaque réouverture.

 Sur le tableau des B.T. :

Pour avoir des informations sur un B.T. : double cliquer sur sa ligne.
Pour avoir le planning de l'équipement : double cliquer sur la cellule du B.T. de la colonne
équipement. Sur ce planning, en double cliquant sur un jour précis, OptiMaint vous donne les
horaires précis de fonctionnement de l'équipement.

4 - Sélectionner les B.T. à affecter, pour cela cliquer sur la colonne "Choix" à gauche
(une coche s'affiche automatiquement). Pour désélectionner un B.T., cliquez à nouveau
dans la case choix correspondante.

Les numéros des B.T. en retard apparaissent en rouge.

 Sur le tableau des ressources :

Pour avoir des informations sur l'intervenant : double cliquer sur la case ou est indiqué le
code d'un intervenant
Pour avoir le détail d'une journée pour un intervenant : double cliquer sur la case d'une
journée (sur laquelle est indiquée des heures affectées)

Ce tableau indique pour chaque intervenant et pour chaque jour de la période choisie, la
charge de travail actuelle (temps prévu des BT affectés déduction faite du temps déjà passé)
et sur la ligne du dessous le temps total disponible de la personne.

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La deuxième colonne du tableau récapitule le total de la charge et de la disponibilité.

Les cases de couleur grisée indiquent les journées non travaillées. Lors d'une
absence particulière, le code correspondant (ou son icône associée) est affiché.

Les cases de couleur orange indiquent les journées pour lesquelles la charge de travail atteint
ou dépasse le temps disponible de l'intervenant.

Lorsque la date de début de la période correspond à la date du jour, une colonne retard
est ajoutée dans le tableau (après la colonne des totaux). Cette colonne indique la charge
de travail en retard affectée à l'intervenant correspondant.

5 - Cliquer sur la case correspondant à l'intervenant et à la date d'intervention souhaités

(après avoir sélectionné un ou plusieurs B.T.)

La charge de travail est automatiquement recalculée, et le (ou les) B.T. sont

automatiquement affectés.

Lorsque vous essayez d'affecter un B.T. pour lequel la gamme requiert une qualification
que ne possède pas l'intervenant, un message vous signale l'anomalie. Cliquez sur OK si
vous souhaitez confirmer l'affectation.

Dans la nouvelle fenêtre, vous avez la possibilité de sélectionner un (ou plusieurs) B.T.
afin de :
- le (les) désaffecter ou de le (les) réaffecter à un autre intervenant. Après avoir cliqué sur le
bouton de commande Valider, la fenêtre se ferme automatiquement, et l'ensemble des B.T.
choisis sont cochés. Cliquer ensuite sur le bouton de commande Désaffecter ou cliquer sur
la case d'un autre intervenant de votre choix pour réaffecter l'ensemble.
- l' (les) imprimer. Cliquer sur le bouton de commande Imprimer.

Il est également possible d'affecter un B.T. à plusieurs intervenants. Pour cela :

- sélectionner un B.T. (avec la colonne choix)
- cliquer sur la ou les journées souhaitées pour plusieurs intervenants
- cliquer sur le bouton "Affecter"
va s'ouvrir alors une fenêtre qui récapitule toutes les affectations avec le volume d'heure
pour chaque intervenant. Vous pouvez modifier ces données.

9. Créer une activité sur BT

Suite à la création manuelle ou automatique d'un B.T., une ou des interventions sont réalisées.
Le compte rendu de ces interventions va être enregistré dans une ou des fiches d'activité.

1ère solution : utiliser la barre d'outil

- Sur la barre d’outils, cliquer sur l’icône Activité sur BT

Le premier champ qui est le numéro de fiche sera affecté automatiquement par OptiMaint lors
de la validation.

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 TP GMAO

- Renseigner le numéro de BT

2ème solution : utiliser le bouton Ajouter sur la fiche du BT concerné, pour cela :

- Ouvrir la fenêtre BT

- Sélectionner le BT concerné par la fiche activité (en passant soit par les fonctions de
recherche, soit en tapant tout simplement le numéro de BT dans le premier champ de saisie)

- Cliquer sur l'onglet Activités

- Cliquer sur le bouton Ajouter :

Cela vous ouvre la fenêtre Activité sur B.T. en renseignant automatiquement le numéro de
BT et l'intervenant.

Quelque soit la solution choisie, vous devez ensuite renseigner les champs suivants :

- La case "Clôture B.T." est décochée par défaut (le par défaut est paramétrable).

- Intervenant (si le B.T. a été affecté auparavant, le nom de l'intervenant doit

s'afficher automatiquement)

- Date Début / Heure (la date et heure doivent être supérieures à celles du BT). A noter qu'en
tapant sur la touche tabulation la date du jour et l'heure se renseigne automatiquement.

- Date Fin / Heure (la date et heure doivent être supérieures à celles du BT). Il est possible
de saisir que la date et heure de début ainsi que le temps passé.

Pour une meilleure analyse des interventions, vous pouvez saisir un diagnostic (codification
de la "maladie" constatée) et/ou un remède. En fonction du paramétrage de vos rubriques, ces
codes diagnostic et remède sont obligatoires ou non.

- Valider

Votre Fiche activité est créée !

- Taper sur la touche Echappe pour fermer la fenêtre Activité

Remarque :
Le BT a été mis à jour automatiquement. Pour s'en apercevoir :
- Cliquer sur la fenêtre Bon de Travail
- Rappeler le Bon de Travail sur lequel vous avez créé votre fiche activité (Pour cela
indiquer le numéro du B.T. dans le 1er champ et taper sur la touche tabulation). A droite de
la flèche de rappel, OptiMaint indique que le BT n’est plus au stade Edité mais En cours.
- Cliquer sur l’onglet Compléments : OptiMaint a mis à jour automatiquement le coût main
d’œuvre mais aussi le temps passé et d’indisponibilité.

Mme Rihem Ben Njima Page 40

 TP GMAO

Pour Clôturer le B.T. :

sur l’activité sur B.T. créée dernièrement, cocher la case « Clôture B.T. » ou créer une
autre activité en cochant cette fois-ci la case « Clôture B.T. ».

A noter qu'il est possible d'avoir des niveaux de signature sur les B.T. Cela permet des
phases de validation.

5. Créer une activité hors BT

La fiche activité hors B.T. permet de saisir le compte-rendu d'une intervention sans qu'il
soit nécessaire au préalable d'émettre un B.T. (exemple : petits travaux d'entretien,
interventions dans l'urgence etc..).

Ces fiches activités peuvent permettre également de saisir les horaires des employés du
service maintenance, y compris pour les activités "hors maintenance" (exemple : réunions,
formations, visites médicales, etc...).

1 - Sur la barre d’outils, cliquer sur l’icône Activité hors BT

Le premier champ qui est le numéro de fiche sera affecté automatiquement par OptiMaint
lors de la validation.

2 - Renseigner les champs :

- Intervenant
- Rubrique
- Type activité
- Equipement
- Date Début / Heure (la date et heure doivent être supérieures à celles du BT)
- Date Fin / Heure (la date et heure doivent être supérieures à celles du BT)

3 - Valider

Votre Fiche activité hors B.T. est créée !

Vous pouvez être, bien évidemment, plus exhaustif dans votre description en mentionnant
un diagnostic, un remède ...

Remarque :
Dans le cas de saisie d'activité sur une demande d'intervention, le numéro de la D.I. peut
être saisi. Si la clôture de la D.I. est cochée, la demande d'intervention sera clôturée en fin
de saisie de l'activité

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 TP GMAO

X. Gestion de stock

1. Créer un magasin
Un magasin est un emplacement physique où se trouvent stockés un ou plusieurs articles. Les
magasins sont, d’habitude, des lieux physiques distincts, mais plusieurs magasins logiques
peuvent être définis pour un seul lieu. Un article du stock peut appartenir à un ou plusieurs
magasins. Par exemple, un édifice, un étage ou même une chambre peuvent être divisés
logiquement en plusieurs magasins et chaque magasin peut contenir la même référence article.

Mme Rihem Ben Njima Page 42

 TP GMAO

Pour créer un magasin :

1 - Aller dans le menu Bases | Articles | Magasin

ATTENTION : Si le menu "Magasin" n’apparaît pas c’est que vous travaillez avec les menus
restreints à une utilisation quotidienne ! Pour avoir les menus complets : décochez l’option «
Masquer menus utilisateur » dans le menu Fichier. Pour paramétrer les menus à masquer,
voir le menu : Fichier | Préférences - onglet "Menus".

2 - Renseigner les champs Magasin (avec un code) et Désignation

3 – Valider

2. Créer un fournisseur

1 - Aller dans le menu Bases | Fournisseurs | Fournisseur

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2 - Renseigner les champs :

- Fournisseur (son code)
- Nom

Les Fournisseurs sont classés par famille.

La notion de famille dans le logiciel permet :

- d'une part de faire des regroupements pour les analyses techniques et financières
- d'autre part de réaliser des personnalisations différentes pour chaque famille (voir
l'exemple : personnaliser un équipement)

3 - Il faut donc créer une famille, pour cela :

- Sur la fiche Fournisseur, cliquer sur la liste déroulante Famille

- Cliquer sur le bouton Ajouter

- Renseigner les champs : Famille (son code) et Désignation
- Valider en tapant sur la touche Entrée
- Fermer la fenêtre Famille Fournisseur en tapant sur la touche Echappe

4 - Sur la fiche Fournisseur, cliquer sur la touche Flèche vers le bas pour ouvrir à nouveau
la liste déroulante Famille Fournisseur

5 - Sélectionner la famille nouvellement créée

6 - Sélectionner l’onglet Adresse, pour renseigner les coordonnées

7 - Sélectionner l’onglet Compléments, pour renseigner les champs :

- Condition de Paiement
- Mode de Règlement
- Condition de Livraison

8 – Valider

3. Créer un article

1 - Sur la barre d’outils, cliquer sur l’icône Article

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2 - Renseigner les champs :

- Article (son code)
- Désignation

3 - Les articles sont classés par famille, il faut donc créer une famille. Pour cela :
- Sur la fiche Article, cliquer sur la liste déroulante Famille

- Cliquer sur le bouton Ajouter

- Renseigner les champs : Famille (son code) et Désignation
- Valider en tapant sur la touche Entrée
- Fermer la fenêtre Famille Articles en tapant sur la touche Echappe
- Sur la fiche Article, cliquer sur la touche Flèche vers le bas pour ouvrir à nouveau la
liste déroulante Famille Article
- Sélectionner la famille nouvellement créée

La notion de famille dans le logiciel permet :

- d'une part de faire des regroupements pour les analyses techniques et financières
- d'autre part de réaliser des personnalisations différentes pour chaque famille (voir
l'exemple : personnaliser un équipement)

4 - Renseigner les champs :

- Unité
- Code TVA

5 - Cliquer sur l’onglet Compléments et renseigner les champs suivants :

- Prix standard
- P.M.P. (pour l'initialiser une première fois)
- Délai de livraison
- Magasin principal
- Quantité en stock (pour l'initialiser une première fois)

au niveau de réapprovisionnement :
- Point de commande (exemple : 10)
- Stock minimum (exemple : 2)
- Quantité réappro (exemple : 5)
- Cocher la case "Suggestion Réappro"

6 Pour le lier à un ou des fournisseurs :

7 - Rappeler la fiche article avec le bouton de rappel (ou la touche F5)

8 - Cliquer sur l’onglet "Fourn./Article rempl."

9 - Cliquer sur le bouton Ajouter

10 - Renseigner les champs :

- Fournisseur (sélectionner un Fournisseur)

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- Délai de livraison (indiquer un délai supérieur à 0 jours)

- Prix unitaire (indiquer un prix)

11 - Valider et fermer la fenêtre "Lien article / fournisseur"

4. Sortir un article

1 - Sur la barre d’outils, cliquer sur l’icône Sortie Article

2 - Renseigner les champs :

- Intervenant
- Rubrique
- Equipement

Dans la grille de saisie, sélectionner :

- Article
- Quantité

Dès que l’article est sélectionné, le tableau récapitulatif de l’état du stock avant et après sortie
est mis à jour. L’utilisateur est également informé si le stock mini est atteint.

3 - Valider

La sortie est enregistrée et le stock est mis à jour.

XI. GESTION DES ACHATS

1. Suggestion de réapprovisionnement

1 - Aller dans le menu Achats | Suggestions Réappro

La fenêtre Edition des suggestions de réapprovisionnement s’affiche

2 – Valider

2. Validation de réapprovisionnement

1 - Aller dans le menu Achats | Validation Suggestion

La fenêtre Validation d’une Suggestion de réapprovisionnement est vierge de

toute information.

Il faut renseigner le numéro de suggestion pour avoir les informations.

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Dans le cas d’une recherche sur plusieurs suggestions qui ont pu être générées, pour
connaître les numéros de suggestions :

2 - Cliquer sur le bouton Recherche

La fenêtre permet de réaliser ses recherches à partir de plusieurs critères.

3 - Cliquer sur valider sans aucun autre critère de recherche que ceux déclarés en standard

S’affichent alors la ou les lignes de suggestion de réapprovisionnement. La première colonne

indique le numéro de suggestion.

Pour sélectionner une suggestion précise :

4 - Double cliquer sur la suggestion désirée

La fenêtre Validation d’une Suggestion de réapprovisionnement s’affiche à nouveau

mais avec la suggestion concernant l’article.

Cette fenêtre permet la validation d'une suggestion de réapprovisionnement, c'est à dire

la transformation de la suggestion en commande fournisseur.

5 - Sélectionner la ou les lignes de suggestion souhaitées en cliquant sur la colonne "Choix"

à gauche de la grille

A chaque sélection d'une ligne, OptiMaint propose le fournisseur principal, la quantité

suggérée et la date en fonction du délai de livraison du fournisseur principal. Vous
pouvez modifier tout ou partie de ces informations

6 – Valider

3. Rechercher une commande

1 - Sur la barre d'outil, cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Commande

OU

1 - Cliquer sur le bouton Recherche

La fenêtre ouverte permet de faire des recherches sur tous les critères indiqués.

3 - Valider

Apparaît la ou les commandes générées.

4 - Double cliquer sur la commande souhaitée

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La fenêtre commande est à nouveau à l’écran avec toutes les informations relatives à
la commande sélectionnée.

5 - Cliquer sur le bouton Editer

Après avoir sélectionner la devise dans la fenêtre de dialogue, la commande s’affiche

en aperçu avant impression.

4. Etablir une commande

Bien évidemment, vous pouvez créer des commandes sans passer par les suggestions
de réapprovisionnement.

Les commandes peuvent porter sur des articles non référencés, non stockés et des prestations
auprès de vos sous-traitants.

1 - Sur la barre d’outils, cliquer sur le bouton Commande

2 - Renseigner les champs obligatoires :

- Fournisseur
- Date commande
- Date livraison

3 - Valider

Automatiquement une nouvelle fenêtre apparaît pour renseigner le détail des lignes de
la commande.

Par exemple, pour commander des articles non référencés :

4 - Renseigner les champs obligatoires :

- Désignation
- Quantité commandée
- Prix unitaire
- Code TVA

5 - Valider

OptiMaint vous informe par une fenêtre de Message d'erreur que "Vous devez saisir soit
l'équipement, soit le C.F. (Centre de Frais)".

6 - Sélectionner un équipement

7 - Valider

OptiMaint vous informe par une autre fenêtre de Message d'erreur que "Le code
d'imputation comptable est obligatoire".

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8 - Sélectionner un code d'imputation comptable

9 - Valider

OptiMaint vous informe par une autre fenêtre de Message d'erreur que "la rubrique
n'existe pas".

10 - Renseigner une rubrique

11 - Valider

Votre commande est créée !

12 - Fermer les fenêtres ouvertes

5. Réception d'une commande

1 - Sur la barre d’outils, cliquer sur le bouton B.R. (bon de réception)

2 - Renseigner les champs :

- Commande
- Fournisseur (le champ se renseigne automatiquement)
- Date livraison
- Numéro du bon de livraison
- Date du bon de livraison
- Intervenant

3 - Valider

OptiMaint vous propose de générer automatiquement un bon de réception conforme à la commande.

4 - Répondre « Oui »

OptiMaint affiche toutes les lignes relatives à la commande et vous propose de créer
les lignes du bon de réception.

5 - Dans le cas …
- d’une livraison partielle : sélectionner uniquement les lignes correspondantes à la
livraison et/ou modifier les quantités livrées.
- d’une livraison globale : sélectionner toutes les lignes

6 - Valider

Les lignes du bon de réception sont alors créées.

6. Enregistrer une facture (suite à une commande)

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1 - Aller dans le menu Achats | Facture fournisseur

Le champ Facture va être renseigné automatiquement par OptiMaint en lui attribuant

un numéro lors de la validation.

Pour générer la facture à partir de la commande créée auparavant :

2 - Sur le champ Commande : indiquer le numéro de commande concernée

Le champ Fournisseur est automatiquement renseigné par rapport à la commande passée.

3 - Renseigner ensuite les champs suivants :

- Date de facture
- N° facture fournisseur

4 - Valider

OptiMaint affiche la liste des bons de réception en attente de facturation et la liste

des éventuels retours fournisseurs en attente d'avoir.

5 - Choisir le(s) bon(s) de réception concerné(s)

6 - Valider

La facture est créée.

XII. GESTION DES BUDGETS

1. Définir un budget pour un centre de frais

Pour définir un budget global pour un Centre de Frais :

1 - Aller dans le menu Bases | Budgets | Centre de frais

2 - Sélectionner un C.F.
3 - Renseigner l’année

4 - Valider

5 - Renseigner le montant total de l’année

6 - Valider

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XIII. GESTION DES PROJETS

Créer un projet d'investissement (travaux neufs

OptiMaint assure la gestion des nouveaux projets d’investissement hors budget de

fonctionnement (projets d’amélioration, de conception …).

Pour tout nouveau projet, il faut définir les budgets pour la main d’œuvre, les articles, les
fournisseurs.

1 - Aller dans le menu : Bases | Projets | Projet

2 - Renseigner les champs suivants :

- Projet (avec un code)
- Désignation

3 - Tout projet dépend d’une famille de projet. Il faut donc définir une famille. Pour cela :
- Cliquer sur le champ Famille
- Cliquer sur le bouton Ajouter
- Définir les champs suivants :
- Famille (avec un code)
- et Désignation
- Valider et fermer la fenêtre Famille projet avec la touche Echappe
- Cliquer sur le champ Famille et sélectionner celle définie auparavant

4 - Sélectionner un Responsable du projet

5 - Cliquer sur l’onglet Budgets

Il est possible d’indiquer l'enveloppe budgétaire affectée au projet, soit détaillée par
poste (M.O., articles et factures), soit uniquement le global.

6 - Renseigner le champ : Global avec un montant

7 - Valider

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