Schéma de présentation de demande de subside pour un projet annuel

de sensibilisation et d’éducation au développement

(Version du 4 septembre 2018)

Remarques préalables :
Les demandes sont à soumettre par voie postale au Ministère. Néanmoins, pour faciliter l’analyse de la
partie financière, le Ministère demande à ce que le budget lui soit également soumis sous forme
électronique (tableau excel).
La demande doit obligatoirement être rédigée dans l’une des trois langues administratives du pays
(luxembourgeois, français ou allemand).
L’ONG peut demander l’appui du Cercle de Coopération dans l’élaboration de la demande (26 02 09 33).
Pour toute clarification additionnelle, veuillez contacter le desk sensibilisation de la Direction de la
coopération au développement du MAEE ([email protected]).

Table des matières

I. Présentation de l’ONG.............................................................................................................................2
1. Dénomination de l’ONG........................................................................................................................2
2. Coordonnées de l’ONG pour le projet..................................................................................................2
3. Personnes responsables du projet........................................................................................................2
4. Autres ONG luxembourgeoises agréées prenant part au projet (le cas échéant) :...............................2
5. Autres partenaires du Sud, du Luxembourg ou d’autres pays (le cas échéant) qui sont directement
impliqués dans ce projet...........................................................................................................................2
6. Coût total de l’action et subside demandé au MAEE............................................................................2
7. Résumé du projet (max. 10 lignes).......................................................................................................2
II. Conception du projet (se référer à la note explicative en annexe)...........................................................3
A. Stratégie de l’ONG en ED......................................................................................................................3
B. Problématiques ou manques identifiés................................................................................................3
C. Stratégie du projet soumis....................................................................................................................3
D. Contexte du projet............................................................................................................................3
E. Présentation du projet..........................................................................................................................3
III. Outils de planification, de mise en œuvre et de suivi.........................................................................4
IV. Ressources financières nécessaires.....................................................................................................6
V. Notes explicatives (annexe à ne pas joindre à la demande).....................................................................7
 I. Présentation de l’ONG

1. Dénomination de l’ONG

2. Coordonnées de l’ONG pour le projet

Adresse :
Téléphone :
Fax :
E-mail :
Compte bancaire ou CCP sur lequel le Ministère devra verser sa contribution financière au programme :

3. Personnes responsables du projet

Président du conseil d’administration (ou la personne qui signera la convention):
Personne(s) responsable(s) de l’élaboration du projet :
Personne(s) responsable(s) de la mise en œuvre du projet :
Remarque : L’ONG s’engage à mettre à la disposition de toutes personnes impliquées dans le projet, cette
demande ainsi que les outils de planification présentés ci-après.

4. Autres ONG luxembourgeoises agréées prenant part au projet (le cas échéant) :
Nom de l’ONG Personne de contact Adresse électronique

5. Autres partenaires du Sud, du Luxembourg ou d’autres pays (le cas échéant) qui sont directement
impliqués dans ce projet
Nom du partenaire Personne de contact Adresse électronique

6. Coût total de l’action et subside demandé au MAEE

Coût total de l’action éligible au Subside demandé au MAEE
cofinancement (max. 75%)
EUR EUR

7. Résumé du projet (max. 10 lignes)

2
 II. Conception du projet (se référer à la note explicative en annexe)

Titre du projet :

A. Stratégie de l’ONG en ED

B. Problématiques ou manques identifiés

C. Stratégie du projet soumis

D. Contexte du projet

E. Présentation du projet

1. L’objectif global du projet

2. Les objectifs spécifiques du projet

3. Les résultats attendus du projet

4. L’identification des publics-cibles

5. Les messages-clés et valeurs promus du projet

6. Les partenariats

7. Activités prévues pour atteindre l’objectif spécifique

8. Hypothèses et risques dont l’ONG tient compte dans la planification du projet

9. Les ressources humaines nécessaires et la répartition des tâches et des rôles

10.Cohérence/complémentarité avec des initiatives semblables

11.Le processus de suivi et d’évaluation prévu du projet

12.Durabilité du projet

3
 III. Outils de planification, de mise en œuvre et de suivi

1. Cadre logique (se référer aux pages 18-19 des Conditions générales)

Indicateurs
Logique Sources de Suppositions ou
objectivement
d’intervention vérification hypothèses
vérifiables
Objectifs globaux
Objectif spécifique du
programme
Résultats attendus
Pas d’IOV à ce
Activités réalisées pour niveau, mais les
atteindre les résultats moyens/ressource
s nécessaires

2. Calendrier des activités et chronogramme de la mise en œuvre du projet

Date de début : Date de fin :

Durée en mois :

Chronogramme pour la planification des activités dans la période prévue du projet :

Année 1
Activités Semestre 1 Semestre 2
Mois 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Responsable
Préparation
activité 1
Exécution
activité 1
Préparation
activité 2
Exécution
activité 2
Rajouter des lignes le cas
échéant

4
3. Fiches de présentation des activités

1. Intitulé de
l’activité
2. Profil du
public visé
3. Objectifs
pédagogiques de l’activité :
« Savoir »
« Savoir faire »
« Savoir être »
4. Messages-
clés de l’activité
5. Partenaires
de l’activité
6. Stratégie
éducative de l’activité

7. Quels
résultats du programme
seront atteints à travers cette
activité (cf. cadre logique) ?
(Ce point vise à vérifier la
pertinence de l’activité dans
l’atteinte de vos résultats.)
8. Critères
d’évaluation et outils de suivi
9. Coût total
estimé de l’activité

4. Autres outils de suivi

5
 IV. Ressources financières nécessaires

1. Plan de financement

Montant Pourcentage
Budget global éligible au cofinancement : 100%

dont part MAEE :

dont part ONG :

Part autres partenaires :

Budget global (éligible et autres
partenaires) :

Remarque : Si vous bénéficiez d’un subside européen, veuillez également l’indiquer dans votre montage
financier à titre d’information.

2. Budget (merci d’utiliser le fichier en format Excel joint à ce fichier)

6
 V. Notes explicatives (annexe à ne pas joindre à la demande)

@ I. Présentation de l’ONG
1. Résumé du projet (max. 20 lignes)
Le résumé reprend ce que vous voulez faire, pourquoi et comment.

@ II. Conception du programme

A. Stratégie de l’ONG en ED
Quelle est votre stratégie en ED? Comment cette stratégie ED s’inscrit-elle dans la stratégie générale de
l’ONG et comment est-elle cohérente avec votre action au Sud ?

B. Problématique(s) ou manque(s) identifiés

Quelle est la problématique ou le manque que vous avez identifiés auprès de votre public cible pour
développer le projet soumis ?

C. Stratégie du projet soumis

Pour la mise en œuvre du projet soumis, l’ONG a développé une stratégie opérationnelle. Décrivez votre
stratégie pour réussir à atteindre l’objectif spécifique défini (que voulez-vous faire et comment ?).

D. Contexte du projet
Est-ce que l’ONG a déjà eu des projets de sensibilisation cofinancés par le ministère ? Est-ce que ce projet
est une continuation d’un projet antécédent ?

E. Présentation du projet
Suivez les étapes ci-dessous pour présenter votre projet :
1. L’objectif global du projet
L’objectif global donne la vision globale de votre projet ou encore le cadre dans lequel, ce projet veut
s’inscrire. Avec ce projet, à quoi votre ONG veut-elle contribuer ?
2. Les objectifs spécifiques du projet
Quel est l’objectif spécifique de ce projet ? Nous vous suggérons de ne fixer qu’un seul objectif spécifique et
de détailler les différentes facettes de celui-ci au niveau des résultats. Cela permet d’avoir un projet
cohérent et qui offre une meilleure cohérence au niveau de la planification des activités.
3. Les résultats attendus du projet
Pour atteindre votre objectif spécifique, quels sont les résultats que vous devez obtenir par rapport aux
différents publics-cibles identifiés ?
Les résultats attendus dans un projet éducatif peuvent se formuler en terme de compétences et de savoir à
atteindre. On peut formuler, les résultats comme suit : le public-cible à la fin du projet est capable de…, x
personnes sont sensibilisées à ... , tel support est créé, etc.
D’autres résultats peuvent être quantitatifs ou qualitatifs. Par exemple, le projet peut avoir un résultat
intermédiaire orienté vers la volonté de créer des nouveaux partenariats pour permettre de bien implanter
le projet sur un terrain précis. On peut alors documenter sur le nombre de nouveaux partenaires mais aussi
sur la pertinence de ce partenaire pour atteindre l’objectif spécifique et alors documenter son rôle dans le
projet et les résultats atteints grâce à ce partenariat.

7
4. L’identification des publics-cibles
Quels sont les publics-cibles que vous voulez atteindre ? Pourquoi avez-vous choisi précisément ces publics-
cibles ? En quoi le choix de ces publics-cibles est-il pertinent par rapport à l’objectif spécifique du projet ?
5. Les messages-clés et les valeurs promus
Quels sont les messages-clés et les valeurs que l’ONG veut transmettre à ses publics-cibles ?
6. Les partenariats
Quels sont les partenaires choisis pour l’élaboration, l’exécution et le suivi de ce projet ? Quels sont les rôles
et les responsabilités de ces partenaires et de l’ONG demanderesse ?
Indiquez si des partenaires du Sud, Européens ou du Luxembourg sont impliqués dans ce projet au
Luxembourg et comment.
7. Activités prévues pour atteindre l’objectif spécifique
Décrivez les activités prévues et leur cohérence entre elles pour permettre d’atteindre l’objectif spécifique. Il
faudra aussi remplir, dans la partie III. Outils de planification, de mise en œuvre et de suivi, pour chaque
activité principale, une fiche de présentation succincte à envoyer au MAEE avec la demande.
8. Hypothèses et risques dont l’ONG tient compte dans la planification du projet
Quels sont vos hypothèses ou les risques possibles pouvant compromettre votre projet et comment allez-
vous y réagir ? Exemple : Si le choix du public-cible s’avère peu probant pour l’atteinte de l’objectif
spécifique, il faudra alors identifier un autre public-cible ou revoir le projet .
9. Les ressources humaines nécessaires et la répartition des tâches et des rôles
Qui fait quoi et qui est responsable de quoi ?
10. Cohérence/complémentarité avec des initiatives semblables
Existe-t-il d’autres ONG agissant sur les mêmes thématiques que vous ou des thématiques très similaires ? Y
a-t-il complémentarité/cohérence entre votre projet et les interventions de ces autres ONG sur le territoire
luxembourgeois ? Détaillez.
11. Le processus de suivi et d’évaluation prévu du projet
Comment organiserez-vous le processus de suivi et d’évaluation qui vous permettra d’identifier que l’objectif
spécifique de votre projet est atteint ? Les critères d’évaluation et/ou d’auto-évaluation sont à fixer lors de
la soumission de la demande afin de permettre un questionnement sur la pertinence du projet mais aussi
d’orienter et de documenter les activités à développer pour atteindre l’objectif spécifique. L’ONG peut par
exemple distribuer des questionnaires de satisfaction.
12. Durabilité du projet
Comment votre projet incite-t-il à une continuité ? Par exemple : Est-ce qu’il est prévu que les informations,
le matériel, les actions (etc.) du projet puissent être reproduits et diffusés?
ET/OU est-ce que l’ONG a prévu de former un/des groupe(s) cible(s) pour qu’ils puissent devenir des
multiplicateurs ?

@ III. Outils de planification, de mise en œuvre et de suivi

Attention, les outils de planification doivent se baser sur la partie II Conception du projet. Les outils proposés
doivent pouvoir visualiser la planification du projet et servir comme support de mise en œuvre et de suivi
tout au long du projet.

8
1. Cadre logique
Chaque demande de subside doit inclure un cadre logique précis, similaire à celui utilisé pour les projets de
développement : le cadre logique permet de synthétiser les différentes étapes de la planification du projet
en se concentrant sur la concordance entre les activités prévues et les résultats attendus afin d’atteindre
l’objectif spécifique.
Le cadre logique n’inclut pas les objectifs pédagogiques et la stratégie éducative. Il synthétise la
planification du projet et donne des indicateurs objectivement identifiables qui font partie intégrante du
processus de suivi et d’évaluation du projet. L’identification du public-cible peut se retrouver dans la
formulation de l’objectif spécifique voire dans les résultats attendus.
Dans la conception et la mise en œuvre du projet, les ONG doivent chercher à articuler la logique
pédagogique des activités et la logique de planification du projet. Tout projet de sensibilisation ou
d’éducation au développement doit donc être réfléchi à ces deux niveaux distincts mais complémentaires :

Logique de planification pour le Logique pédagogique pour les

projet activités
Objectifs globaux Objectifs pédagogiques
Objectif spécifique Outils de suivi et d’évaluation de
chaque activité
Identification des publics-cibles
Stratégie éducative
Résultats attendus
Activités
Processus de suivi et d’évaluation du
programme

La fiche de présentation des activités fait le lien entre l’activité proposée et le résultat que cette activité doit
contribuer à atteindre (cf. point 7 de la fiche de présentation).

2. Calendrier des activités et chronogramme de la mise en œuvre du projet

Date de début : (ne peut Date de fin : (devrait en principe être le 31 décembre de l’année en
pas être avant le 1er janvier question ; des exceptions au calendrier civil doivent, le cas échéant,
de l’année en question) être prévues dans la convention de coopération entre le MAEE et
l’ONG)
Durée en mois :

Chronogramme pour la planification des activités endéans la période prévue du projet :

Ce chronogramme doit montrer en un coup d’œil toutes les activités prévues pour le projet, de leur
conception à leur mise en œuvre. Il est également possible de rajouter des lignes pour le suivi/l’évaluation
des activités. Pour signaler les périodes actives, il suffit de colorer les cases correspondant aux différents
mois de l’année.
Année 1
Activités Semestre 1 Semestre 2
Mois 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Responsable
Préparation
activité 1
Exécution
activité 1
Préparation
activité 2
9
 Exécution
activité 2
Rajouter des lignes le cas
échéant

3. Fiches de présentation des activités

Modèle de fiche d'activités à copier-coller ; champs de textes avec explications à supprimer
1. Intitulé de l’activité
2. Profil du public visé Que savez-vous sur le public avec lequel vous voulez travailler ?
3. Objectifs pédagogiques de Que voulez-vous transmettre comme compétence et comme
l’activité : connaissance à votre public-cible ?
« Savoir » (Savoir = connaissances ; savoir-faire = compétences ; savoir être =
« Savoir-faire » mode de fonctionnement)
« Savoir être »
4. Messages-clés de l’activité Quels sont les messages que vous voulez transmettre à votre
public-cible ?
5. Partenaires de l’activité Qui participe à l'organisation ou à la tenue de l'activité
(enseignants, autres ONG ou intervenants externes, etc.) ?
6. Stratégie éducative de Comment allez-vous organiser la mise en œuvre de vos objectifs
l’activité pédagogiques ? Quels sont vos méthodes et outils ?
7. Quels résultats du Faites le lien avec les résultats escomptés dans le cadre logique du
programme seront atteints à projet en vous posant la question:
travers cette activité (cf. cadre Comment cette activité contribuera-t-elle à atteindre un ou
logique) ? (Ce point vise à plusieurs résultats définis dans le cadre logique du projet? Vous
vérifier la pertinence de pouvez aussi indiquer les IOV (indicateurs objectivement
l’activité dans l’atteinte de vos vérifiables) quantitatifs ou qualitatifs.
résultats)
8. Critères d’évaluation et Quels sont les critères qui vous permettent de dire que vos objectifs
outils de suivi pédagogiques auront été atteints ? Quels sont les outils choisis
pour mettre en place un suivi des critères d’évaluation ?
En d’autres mots, comment organiserez-vous le suivi et le
réajustement éventuel de votre stratégie éducative et des activités
à l’avenir ?
9. Coût total estimé de
l’activité

4. Autres outils de suivi

Si une ONG dispose d’autres outils de suivi, notamment d’une programmation d’évaluations (évaluations
externes, mais aussi évaluations de pairs), elle peut les introduire ici.

@ IV. Ressources financières nécessaires

Un plan de financement et un budget détaillés du programme devront être élaborés selon le schéma
suivant (les mêmes rubriques devront être reprises dans le rapport financier final du projet) :

1. Plan de financement

Montant : Pourcentage :
Budget global éligible au Renseigné sous le point I.7 100 %
cofinancement :
dont part MAEE : Subside demandé au Ministère ; Maximum 75 % du budget
10
 cf. aussi point I.7 global éligible
dont part ONG : Somme des contributions de Minimum 25 % du budget
l’ONG ou des ONG global éligible
luxembourgeoises impliquées
dans le projet (le cas échéant, le
détail des contributions des
différentes ONG impliquées dans
le projet doit être indiqué)

Part autres partenaires : Si d’autres partenaires financent des parties afférentes au projet
qui ne sont pas incluses dans le budget de la demande de subside,
leur contribution peut être indiquée ici
Budget global (éligible et
autres partenaires) :

2. Budget

Remarques préalables : Toutes les dépenses doivent être étroitement liées au projet soumis.
Le Ministère demande aux ONG de faire preuve d’une gestion responsable des frais et de veiller à l’efficience
de leur projet.
Voici quelques exemples (liste non-exhaustive) de frais qui ne sont pas considérés comme faisant partie
intégrante d’une « gestion responsable » :
- L’envoi toutes boites ;
- Les voyages de presse dans les pays du Sud ;
- Des vols en classe business.
Le Ministère demande aux ONG d’utiliser la rubrique commentaires dans le budget pour bien expliquer la
pertinence des différentes dépenses prévues.
Attention : les dépenses de nature administrative cofinancées dans le cadre d’un programme de
sensibilisation ne sauraient en aucun cas être soumises une nouvelle fois dans le cadre du décompte annuel
des frais administratifs fait par votre ONG.

IV.1. Dépenses projet

Toutes les dépenses opérationnelles pour la mise en œuvre du projet.

IV.1.1. Acquisition de prestations de services

a) Frais postaux et de communication

Inclut les frais d’envoi et, dans des cas exceptionnels, de télécommunications, liés au projet.

b) Frais de route
Frais de route pour les personnes-ressources des partenaires Sud du projet: inclut d’éventuels frais d’avion,
de séjour et de per diem des personnes-ressources venant du Sud pour le compte du projet (ces frais ne sont
pas éligibles pour remboursement dans le contexte des frais administratifs basés sur frais réels ; voir sous le
point 3.1.2.2. « Autres frais » du guide sur le remboursement des frais administratifs). Sont exclus les frais
de route des collaborateurs de l’ONG au Grand-Duché (qui peuvent, par contre, être inclus dans les frais
administratifs de l’ONG) ainsi que leurs per diem et frais de parking.

c) Frais de visite de terrain du personnel ED

11
Frais de route (vols en classe business exclus), d’hébergement, de transport sur place et de repas pour les
visites de terrain du personnel ED, à condition que ces visites soient pertinentes pour la réalisation du projet
et dûment définie et détaillée au niveau de la demande de subside. Les missions d’identification d’accords-
cadres ne sont pas éligibles au cofinancement.
Le montant annuel maximal de ces visites (1 visite maximale par an) est fixé à 3.000 euros (dont 20 % sont à
charge de l’ONG). Les dépenses au-delà du montant seuil pourront être éligibles au remboursement dans le
cadre des frais administratifs. A noter que ce montant sera non cumulable en cas de non utilisation une
année donnée. Les montants budgétés mais non utilisés pour des raisons indépendantes de la volonté des
ONG, seront transférables à une/des autre(s) rubrique(s).
Important : Ces visites sont à prévoir de manière rigoureuse lors de la conception de la demande de subside
et ne peuvent en aucun faire l’objet d’une inscription automatique au(x) budget(s) annuel(s) pour disposer
d’une réserve financière supplémentaire.

d) Frais de transport
Inclut les frais de transport de matériel (p. ex. pour une exposition) pour le compte du projet.

e) Location d’espaces/salles
Inclut les frais de location d’espaces (salle de conférence, auditoires, etc.) pour des activités de
sensibilisation/ED.

f) Frais d’impression et de médias

Inclut des frais d’agences graphiques pour la réalisation de documents ou d’autres médias (film,
enregistrement, photos) relatifs au projet.
Attention ! Les coordonnées bancaires de l’ONG ne doivent pas figurer sur les supports produits lors du
projet soumis. Le logo de l’ONG doit également être utilisé avec discrétion afin de ne pas être prépondérant
sur les supports.

g) Expertise externe
Inclut des frais de consultance pour la réalisation des activités du projet, des rémunérations pour des
conférenciers ou autres intervenants, etc.

IV.1.2. Frais de personnel

a) Personnel de l’ONG
L’ONGD peut inclure dans le budget le pro rata des salaires et frais du personnel chargé uniquement de
tâches de sensibilisation dans le cadre du projet. Une marge « indexation » peut être prévue à hauteur
maximale de 2,5 % par an. Afin d’éviter tout double emploi avec le remboursement annuel de frais
administratifs par le Ministère, les ONGD devront fournir des explications précises à ce sujet.
Les frais de formation en matière de sensibilisation au Luxembourg ou si besoin à l’étranger sont éligibles au
cofinancement. Seuls les frais d’inscription à la formation seront acceptés (sont notamment exclus : les frais
de voyage, les per diem et les frais de séjour qui sont éligibles au remboursement dans le cadre des frais
administratifs).

IV.1.3. Acquisition de biens mobiliers

a) Matériel et équipements de bureau
Inclut le matériel de bureautique, p. ex. papier, stylos, enveloppes, nécessaire pour le projet, ainsi que
d’éventuels équipements informatiques, à justifier dûment.
12
b) Matériel pour activités
Inclut tout matériel nécessaire pour la réalisation d’expositions, de kits pédagogiques, etc.

Total rubrique IV.1

Total de tous les frais opérationnels.

IV.2. Coûts aléatoires

Les imprévus ne peuvent pas dépasser un maximum de 5 % du budget opérationnel prévu ; il s’agit ici de
dépenses additionnelles non programmées au début et non négociées à l’avance avec le Ministère.

IV.3. Dépenses d'encadrement

IV.3.1. Frais de conception
IV.3.2. Frais d’audit ou d’évaluation
Inclut d’éventuels frais d’audit ou d’évaluation, seulement si un tel audit ou une telle évaluation a été prévu
dans la demande initiale ou a été approuvé par le Ministère ultérieurement).

Total rubrique IV.3

TOTAL : doit correspondre au montant indiqué sous le point I.7.

Part MAEE
Une formule automatique d’un subside à hauteur de 75 % est prévue pour les projet annuels : si le taux de
cofinancement demandé est inférieur, il convient de remplacer la formule avec le taux correct.

Remarque concernant les recettes potentielles du programme

Les activités génératrices de revenu sont considérées de la façon suivante :

 Le rapport financier doit clairement indiquer le volume des recettes obtenues grâce à la vente de pro-
duits et services ;
 Ces recettes contribuent à la constitution de l’apport propre de l’ONGD au projet en question ;
 Dans le cas où les recettes dépasseraient la part ONGD, le solde diminuera d’autant la part du Minis-
tère ;
 Les activités génératrices de revenu ne sont acceptées que si elles s’inscrivent dans une stratégie de
sensibilisation et / ou d’éducation au développement.

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