LM 2013-05-10 Politique Dapprovisionnement Responsable

POLITIQUE
D’APPROVISIONNEMENT
RESPONSABLE
ADOPTÉ AU COMITÉ EXÉCUTIF : 28 MAI 2013
CE-130528-1.5
Table des
Matières
1. �� FONDEMENTS 6
2. � OBJECTIFS 6
3. � PRINCIPES DIRECTEURS 7
3.1 Bonne gestion 7
3.2 Intérêt de la collectivité 7
3.3 Intégrité et transparence 7
3.4 Équité 7
3.5 Concurrence 7
3.6 Développement durable 7
3.7 Efficacité 7
3.8 Vigilance 7
3.9 Reddition de comptes 7
3.10 Assurance de la qualité et de développement durable 7
4. � DÉVELOPPEMENT DURABLE 8
4.1 Généralités 8
4.1.1 Principe des 4R 8
4.1.2 Minimiser les besoins d’acheter 9
4.2 Particularités de la Ville de Longueuil 9
4.2.1 Généralités 9
4.2.2 Le cadre général d’intervention 9
4.2.3 Les principes spécifiques à l’achat responsable 10
4.2.4 Les moyens 10
4.2.4.1 La définition du besoin 10
4.2.4.2 L’estimation des coûts 11
4.2.4.3 L’élaboration des clauses générales durables 11
4.2.4.4 L’élaboration des spécifications techniques durables 11
4.2.4.5 Les critères d’attribution de contrat en matière de développement durable 12
4.2.5 La mise en œuvre du processus d’acquisition durable 12
4.2.6 Le contrôle des performances et des résultats 13
Octobre 2013 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil 3

5. � RÔLES ET RESPONSABILITÉS 14
5.1 Direction des ressources matérielles 14
5.1.1 Rôles 14
5.1.2 Responsabilités 14
5.1.2.1 Approvisionnement 14
5.1.2.2 Appels d’offres 15
5.1.2.3 Fournisseurs 16
5.1.2.4 Gestion des inventaires et des biens en surplus 17
5.2 Service requérant 17
5.2.1 Rôles 17
5.2.2.1 Approvisionnement 17
5.2.2.2 Devis 18
5.3 Services juridiques 19
5.3.1 Rôles 19
5.4 Fournisseurs 19
5.4.1 Rôles 19
6. � RÈGLES D’ADJUDICATION DES CONTRATS 20

6.1 Principe général 20
6.2 Contrats compris de 0 $ à 24 999,99 $ 21
6.2.1 Biens et services autres que professionnels 21
6.2.2 Services professionnels 21
6.3 Appel d’offres sur invitation 21
6.4 Appel d’offres public 21
6.5 Mécanismes d’exception et listes d’exception 22
6.5.1 Mécanismes d’exception de la Loi des cités et villes 22
6.5.2 Liste d’exceptions propres à la Ville pour les dépenses de moins de 25 000 $ 22
6.5.2.1 Cas sans besoin d’autorisation spécifique de demandes de prix auprès de plus
d’un fournisseur 22
6.5.2.2 Cas avec besoin d’autorisation spécifique pour faire une demande de prix auprès
d’un seul fournisseur 22
6.6 Regroupement d’achats 23
4 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil Octobre 2013

7. �� SYSTÈME D’ÉVALUATION DE SOUMISSION PAR PONDÉRATION 23
7.1 Système de pondération et d’évaluation obligatoire 23
7.2 Système de pondération et d’évaluation facultatif 23
7.3 Comité de sélection 24
7.3.1 Composition 24
8. � FOURNISSEUR UNIQUE 25
9. � BIENS EXCLUSIFS ET STANDARDISATION DES BIENS 25
10. � OCTROI DE CONTRATS en cas de force majeure 26
11. � FRACTIONNEMENT 26
12. � GESTION DES FOURNISSEURS 27

12.1 Fichier fournisseur 27
12.2 Processus de qualification 27
12.3 Fournisseur local (fournisseur Ville/Agglomération) 27
12.4 Processus de rotation des fournisseurs locaux (fournisseur Ville/Agglomération) 27
12.5 Processus d’évaluation des fournisseurs 28
13. � REDDITION DE COMPTES 28
14. � DÉROGATION 28
15. � DÉONTOLOGIE 28
16. � LEXIQUE 29
ANNEXE A 33
ANNEXE B 34
Directive administrative 36

1. FONDEMENTS 2. OBJECTIFS
En se dotant de sa Politique d’approvisionnement Le principal objectif de la présente politique est d’assurer

responsable, la Ville de Longueuil se donne un outil pour que les sommes dépensées pour l’acquisition de biens et de
faciliter l’atteinte de sa mission dans le respect de ses services, peu importe leur nature ou importance financière,
valeurs, en fournissant à ses directions des biens et le sont selon des règles conformes aux lois et aux principes
services de qualité, aux conditions les plus avantageuses d’une saine gestion tout en favorisant une approche
en conformité avec les lois, les accords commerciaux en d’acquisition axée vers le développement durable.
vigueur ainsi que toute autre décision du conseil de ville ou
des conseils d’arrondissement. Cette politique confirme Cette politique vise à :
l’engagement de la Ville envers le développement durable
Privilégier le bien commun et les intérêts de la Ville
de sa communauté par l’application d’orientations qui
dans toutes les démarches d’acquisition;
respectent les principes et les meilleures pratiques en
Assurer le respect des lois et règlements s’appliquant
approvisionnement et qui la mèneront vers une collectivité
en matière d’approvisionnement;
viable, vivable et équitable.
Permettre à la Ville d’acheter aux meilleures conditions
(prix, qualité, service, délai, etc.), tout en tenant
Du point de vue légal, cette politique prend ses origines
compte des exigences des services requérants et
dans les lois et règlements auxquels doit se soumettre la
des disponibilités du marché en cherchant le meilleur
Ville en matière d’approvisionnement. Mentionnons, à titre
rapport qualité/prix;
d’exemple :
Définir un cadre de travail qui nécessite que les
La Loi des cités et villes; décisions d’acquisition à la Ville soient basées sur la
Le Règlement sur l’adjudication des contrats pour la notion de besoin d’affaires;
fourniture de certains services professionnels; Définir les modèles d’approvisionnement à utiliser selon
Les encadrements internes et règles de délégation; les types de biens ou services à acquérir et leur coût;
Les lois d’autres paliers gouvernementaux Définir les rôles et responsabilités de tous
(ex. : Système d’information sur les matières les intervenants impliqués dans le processus
dangereuses utilisées au travail (SIMDUT), lois sur d’approvisionnement de biens et services;
l’environnement, le commerce, le transport, etc.); Favoriser l’adéquation entre les besoins opérationnels
Les accords de libre-échange internationaux, de la Ville et le potentiel des marchés locaux;
tels ALENA, OMC, et nationaux, tels les accords Informer et sensibiliser les parties prenantes,
interprovinciaux; particulièrement les fournisseurs (actuels et futurs)
La Loi assurant l’exercice des droits des personnes aux approvisionnements responsables ainsi qu’aux
handicapées en vue de leur intégration scolaire, nouvelles pratiques de l’administration municipale;
professionnelle et sociale, art. 61.3 de la L.R.Q., Assurer la disponibilité des marchés à long terme;
c. E-20.1; Chercher à développer des modèles
La politique de gestion contractuelle de la Ville de d’approvisionnement orientés vers le respect de
Longueuil adoptée le 21 décembre 2010. l’environnement;
Intégrer les critères environnementaux et sociaux aux
En regard de l’approche responsable, cette politique est
processus d’achat des biens et services comme moyen
guidée par les orientations du projet de Plan stratégique
de réduire l’impact sur l’environnement, d’augmenter
de développement durable de la Ville de Longueuil qui, tout
les bénéfices sociaux et de renforcer la durabilité
en reconnaissant que son développement est essentiel
économique des organisations tout au long du cycle de
pour satisfaire les besoins de ses citoyennes et citoyens et
vie des produits et services qu’elle utilise;
ainsi améliorer leur qualité de vie, veut s’assurer qu’il est
Inciter les différents intervenants de la Ville en matière
mené avec une utilisation efficiente et soucieuse de toutes
d’approvisionnement et ses fournisseurs à respecter
les ressources et qu’il est soutenu par des stratégies
les orientations de la Ville définies à son projet de Plan
d’acquisition reflétant les notions de développement
stratégique de développement durable.
durable.

3. PRINCIPES 3.6 Développement durable
DIRECTEURS Les considérations environnementales et sociales
doivent faire partie intégrante du processus et des
démarches d’acquisition menées à la Ville.
Les fournisseurs doivent fournir à la Ville des

produits ou services qui rencontrent les critères du
développement durable et, lorsqu’applicables, les
critères des certifications écologiques officielles et
La Ville de Longueuil a retenu les principes qui doivent
reconnus par Environnement Canada et l’Observatoire
guider toutes les démarches en matière d’acquisition. Ces
de la consommation responsable de l’Université de
principes, lorsqu’applicables, servent aussi de guide pour la
Sherbrooke.
gestion de ses actifs.
3.1 Bonne gestion 3.7 Efficacité

Le modèle d’acquisition mis de l’avant doit être efficace
Les décisions menant à l’acquisition de biens ou
tout en assurant le respect des cadres légal et
services de tous genres doivent être basées sur
administratif en vigueur à la Ville de Longueuil.
des décisions d’affaires et prises dans la lignée des
orientations de la Ville en fonction du besoin présent et
des orientations futures.
3.8 Vigilance
Tous les intervenants au processus d’acquisition
3.2 Intérêt de la collectivité de la Ville doivent s’assurer du respect des règles
d’approvisionnement en vigueur à la Ville de Longueuil.
Les acquisitions doivent être faites dans l’intérêt de la
collectivité de la Ville de Longueuil.
3.9 Reddition de comptes
3.3 Intégrité et transparence Tout fonctionnaire qui se voit confier des
responsabilités doit pouvoir rendre compte de la
Les activités d’approvisionnement doivent être
manière dont il les a assumées.
ouvertes, justes et honnêtes. Elles visent à assurer
l’objectivité et l’impartialité des décisions.
3.10 Assurance de la qualité et de
3.4 Équité développement durable
La Ville de Longueuil (tant le requérant que l’acheteur)
Toutes les démarches d’acquisition doivent être
s’engage à effectuer des recherches pour inclure les
menées de façon à ce que tous les fournisseurs
systèmes d’assurance qualité et/ou les certifications
éventuels, pour un besoin précis, soient assujettis
liées au développement durable pertinent pour le
à des conditions similaires et bénéficient du même
produit ou service désiré dans les critères des appels
traitement.
d’offres.
3.5 Concurrence
Toutes les actions menées dans les processus
d’acquisition ou de location doivent favoriser une libre
et saine concurrence, sauf pour les cas particuliers
prévus par la loi ou encore justifiés par des besoins
d’affaires spécifiques.

4. DÉVELOPPEMENT Rechercher l’acquisition de produits ayant
DURABLE une certification reconnue et officielle
d’écoresponsable et d’équitable;
Faire équipe avec les fournisseurs pour
identifier les solutions les plus respectueuses de
l’environnement tout en répondant aux besoins
des requérants;
Avoir recours à des fournisseurs qui assument
une responsabilité élargie pour les produits
4.1 Généralités ou services qu’ils dispensent. Au moment de
Le Québec, par l’adoption de sa Loi sur le disposer des produits qui n’ont plus d’utilité
développement durable, fournit sa propre définition pour elle, le recours à de tels fournisseurs
du développement durable. Ainsi, le développement l’assure que cette disposition se fait de manière
durable s’entend donc d’« un développement qui respectueuse et durable;
répond aux besoins du présent sans compromettre Devenir un chef de file au Québec en améliorant
la capacité des générations futures à répondre aux les pratiques actuelles de la municipalité
leurs. Le développement durable s’appuie sur une afin de s’inscrire dans une démarche
vision à long terme qui prend en compte le caractère d’approvisionnement responsable, transparente
indissociable des dimensions environnementale, sociale et écologique, notamment en définissant des
et économique des activités de développement. » cibles à atteindre, en mesurant le niveau
de réussite annuellement et en rendant ces
La Ville de Longueuil instaure actuellement un Plan informations publiques. La Ville travaillera
stratégique de développement durable définissant ses constamment à la recherche des meilleures
orientations en matière de développement durable. pratiques en ce domaine et les intégrera,
La gestion des acquisitions, de l’utilisation et de la lorsque nécessaire et réalisable, à sa politique.
disposition des biens et services doivent tendre à
respecter les orientations qui y sont énoncées.
4.1.1 Principe des 4R
En intégrant ces éléments à sa politique
d’acquisition responsable, la Ville veut s’assurer Pour faciliter l’atteinte des objectifs de son
qu’elle se donne les moyens de privilégier une projet de Plan stratégique de développement
approche environnementalement, socialement durable, la Ville applique, entre autres,
et économiquement responsables en matière le principe des 4R dans ses démarches
d’acquisition. Ce faisant, elle cherche à créer un milieu d’acquisition.
de vie sain pour sa population actuelle et garant de la
même qualité de vie pour les populations à venir.
Repenser : avant de procéder à une acquisition,
analyser la situation pour s’assurer que le
Par la présente politique, la Ville de Longueuil veut
besoin existe vraiment et que cette acquisition y
encadrer les démarches d’acquisitions en biens ou
répondra.
services effectuées en son nom. Elle souhaite devenir
une citoyenne corporative écoresponsable. Pour être
cohérente avec ses orientations, elle entend : Réduire : diminuer les acquisitions de
matériel et la consommation de ressources
Se doter d’outils pour accompagner les renouvelables ou non.
acheteurs et les requérants dans leur
processus d’acquisition et sensibiliser, le Réutiliser : donner une seconde vie à du
cas échéant, les fournisseurs à l’importance matériel en favorisant l’achat de matériel usager
qu’occupe le développement durable à la Ville de ou remis à neuf.
Longueuil;
Exiger des requérants d’aller au-delà de la Recycler : acheter des produits fabriqués à
simple considération économique lors de partir de matières recyclées ou recyclables.
l’acquisition d’un bien ou d’un service en les Favoriser la récupération aux fins de recyclage
incitant à évaluer le cycle de vie d’un produit et des produits dont la fin de vie utile est atteinte.
par le fait même, son coût de propriété;

4.1.2 Minimiser les besoins d’acheter la Ville, qui représente une réponse locale
aux défis contemporains en matière de
Limiter ses achats est la façon la plus changements climatiques, d’utilisation excessive
simple et directe de réduire les dépenses des ressources naturelles, des menaces
publiques. Concrètement, cela implique écologiques, de l’accroissement de la pauvreté
pour les utilisateurs et les acheteurs de et de disparités des conditions de travail
revoir les pratiques de consommation et, associées aux biens et services que nous
notamment, les exigences concernant les consommons.
produits, afin d’identifier les opportunités
d’amélioration telles : Par cet engagement, la Ville de Longueuil désire
modifier de façon réelle son approche de gestion
La réduction de notre consommation de contractuelle pour faire en sorte que:
produits;
les services aux citoyens sont assurés par
La réduction des matériaux nécessaires
des actions qui misent sur des ressources
pour une fonction donnée : (emballage);
viables, vivables et équitables;
L’achat de produits et d’équipements
par son exemple et par son pouvoir d’achat,
performants, réparables et adaptables;
elle exerce une contribution positive à
Une gestion optimale et globale des stocks; l’évolution de l’offre de biens et services
durables localement.
L’achat de produits en vrac ou sous forme
concentrée (lorsque possible);
Pour relever ces défis, il est indispensable
Le report stratégique du remplacement que par ses achats publics la Ville de
de produits ou d’équipements (autant que Longueuil effectue une transition progressive
possible); vers des modes d’approvisionnement et de
consommation plus durables. Elle introduit donc
La sensibilisation des gestionnaires et
de façon concrète le concept de développement
des employés à la meilleure utilisation des
durable dans sa politique d’approvisionnement.
produits;
La réutilisation optimale des produits et
équipements. 4.2.2 Le cadre général d’intervention
Par sa Politique d’approvisionnement

4.2 Particularités de la Ville de responsable, la Ville de Longueuil vise à réduire
Longueuil son empreinte écologique en diminuant :
4.2.1 Généralités
l’utilisation de matières premières non
Pour la Ville de Longueuil, l’approvisionnement renouvelables;
responsable est avant tout un processus l’utilisation de substances toxiques et
d’achat public qui doit être efficace à tous les persistantes dans l’environnement;
niveaux et il doit, en plus de respecter les lois et
la production de déchet non recyclable;
règlements applicables :
les émissions de gaz à effet de serre;
Minimiser les impacts environnementaux;
la consommation d’eau;
Agir positivement sur les implications
sociales qui en découlent; et en encourageant :
Maximiser l’efficience budgétaire.
l’achat de produits faits à partir de
matières recyclées;
Ce processus, et plus particulièrement son
volet « responsable », s’inscrit dans le cadre l’achat de produits biodégradables;
général des orientations du projet de Plan
l’achat de produits équitables;
stratégique de développement durable de

l’achat de produits recyclables; Pour les biens et services répondant aux
orientations du projet de Plan stratégique
la réutilisation des produits;
de développement durable, le processus
la réduction à la source du besoin d’appel d’offres doit systématiquement
d’acheter; impliquer l’intégration des considérations
environnementales et sociales à chacune des
les économies financières.
étapes lors de l’acquisition de biens et de
services. Chacune des étapes suivantes devient
La Ville de Longueuil vise aussi à améliorer
donc un levier d’action menant à la préparation
sa contribution positive sur l’offre de biens et
des achats et des appels d’offres responsables :
services durables locaux en favorisant l’achat :
de produits de fournisseurs locaux; 1. La définition du besoin

de produits d’entreprises d’économie 2. L’estimation des coûts
sociale.
3. L’élaboration des clauses générales durables
Finalement, elle s’assure de mettre en place 4. L’élaboration des spécifications techniques
des mesures administratives pour encourager durables
l’implication des employés et pour prêcher par
5. Les critères d’attribution de contrat en
l’exemple en :
matière de développement durable.
faisant la promotion auprès des employés Pour tous les autres biens et services,
des orientations du projet de Plan l’intégration des considérations
stratégique de développement durable; environnementales et sociales est requise
facilitant le développement et le selon l’évolution de nos connaissances, de notre
maintien à jour des connaissances et expertise, des moyens de mise en œuvre, des
des compétences du personnel de la enjeux sociaux, économiques, de l’évolution du
Direction des ressources matérielles et cadre législatif, ainsi que de la disponibilité des
des directions requérantes en matière produits et services sur le marché.
d’acquisition responsable;
sensibilisant et responsabilisant les 4.2.4 Les moyens
requérants à leur rôle essentiel dans
l’atteinte des objectifs définis au projet
4.2.4.1 La définition du besoin
de Plan stratégique de développement
durable;
Comme la Ville a le pouvoir en tant
mettant en place des outils en assistance qu’adjudicateur de choisir ce qu’elle souhaite
au personnel de la Direction des acquérir, sa volonté de vouloir conclure
ressources matérielles et des directions un contrat qui intègre les considérations
requérantes. environnementales spécifiques doit être
annoncée dans l’objet de l’appel d’offres.
4.2.3 Les principes spécifiques à

C’est un premier levier rapide, direct et
l’achat responsable
transparent qui permet à la Ville d’énoncer
clairement aux fournisseurs potentiels
L’achat responsable interpelle l’ensemble des
qu’elle désire faire un achat responsable.
directions et services de la Ville de Longueuil,
et les enjoint à prendre les mesures afin de
La fourniture de véhicules hybrides ou de
s’assurer que les produits acquis et les services
services de restauration avec des produits
obtenus se traduisent par le plus faible impact
issus de l’agriculture biologique en sont des
environnemental, les meilleures répercussions
exemples.
sociales et une optimisation de la totalité des
coûts reliés au cycle de vie et aux économies.

4.2.4.2 L’estimation des coûts ii. Les appels d’offres doivent être
imprimés recto verso, sur du
La Ville de Longueuil reconnaît que pour les papier 100 % recyclés, 100 % post
biens et services répondant aux orientations consommation et être produit sans
de son projet de Plan stratégique de l’utilisation de chlore. Ce papier doit
développement durable, l’incidence des porter la certification FSC ;
coûts peut être supplantée favorablement
par les retombées environnementales ou iii. La firme doit déclarer ne pas avoir été
sociales. condamnée à des amendes pour avoir
enfreint des lois ou règlements en
Afin d’évaluer l’ensemble des coûts, le matière d’environnement au cours des
principe du calcul du coût du cycle de vie du cinq dernières années;
produit ou du service est introduit. En plus
du prix d’achat doivent être considérés les iv. La firme doit être un fournisseur à
coûts d’utilisation (comme la consommation responsabilités élargies si cela est
en eau, en électricité, les frais d’entretien) possible dans son champ d’expertise.
et les coûts d’élimination en fin de vie à la
Ville. Il est donc nécessaire de procéder à 4.2.4.4 L’élaboration des
cette analyse financière plus globale afin de spécifications techniques
justifier le choix du produit ou du service. durables
Donc, dans le cadre de la préparation La Ville doit pouvoir traduire ses exigences
d’un appel d’offres, plus spécifiquement au en spécifications techniques mesurables,
moment de préparer un sommaire exécutif auxquelles devra se conformer le produit ou
pour en obtenir l’autorisation, l’analyse des le service considéré. Ces exigences étant
aspects économiques sur la toile de fond obligatoires, toute offre qui ne s’y conforme
du développement durable ne peut plus se pas peut être rejetée.
limiter au seul prix d’achat. Il est nécessaire
d’évaluer le coût du cycle de vie du produit Les spécifications techniques pour un bien
ou du service concerné. peuvent, par exemple, être définies en
terme de :
4.2.4.3 L’élaboration des clauses
générales durables a) Normes techniques durables
Exemple : le papier doit être à 100 %
Bien que le fonds, la forme et la quantité recyclé.
de clauses générales de développement
durable soient appelés à évoluer au gré b) Critères reliés aux étiquettes
des opportunités de marché ainsi que des écologiques reconnues au Canada
conditions de mise en œuvre internes, Exemple : le papier doit être conforme
certaines clauses générales durables sont aux normes « ÉcoLogo » et porter la
déjà retenues : certification FSC.
i. Les produits et services devront être c) Exigences de performance

conformes aux lois du travail locales et Exemple : compatibilité avec les
aux normes du travail internationales équipements selon certaines normes.
prévues dans les conventions de
l’Organisation internationale du
d) Méthodes et processus de production
travail (OIT) et les déclarations de
Exemple : le papier doit être produit
l’Organisation des Nations Unies (ONU)
sans utilisation de chlore.
concernant les salaires, les heures de
travail, la santé et la sécurité au travail,
la discrimination, le travail forcé, le
travail des enfants, la liberté syndicale
et la négociation collective et dans
toutes autres conventions pertinentes;

e) Utilisation d’équivalences basées sur Dans le cas d’un octroi de contrat basé
des spécifications minimales ou des sur une évaluation par pondération ou
spécifications environnementales pondération facultative, pour tous les biens
additionnelles et services reliés aux orientations du projet
Exemple : le papier est conforme à de Plan stratégique de développement
d’autres normes non spécifiées, mais durable, des critères d’attribution relatifs
équivalentes. au développement durable doivent être
clairement définis et inclus aux critères
Les spécifications techniques durables pour d’analyse de la soumission. Ils devront
un service peuvent aussi être définies en nécessairement être reliés à l’objet du
terme de : contrat et comme pour toutes autres
soumissions, être quantifiables et pondérés
avec les autres critères.
a) Capacité technique
Exemple : possession des
équipements adaptés aux exigences À noter que la pondération donnée
environnementales. aux critères durables pour l’évaluation
déterminera l’importance accordée au
développement durable, en lien avec le
b) Éléments d’expérience du fournisseur et
rapport qualité/prix. C’est donc un autre
des intervenants
levier direct et transparent qui permet à la
Exemple : réalisation de projets
Ville d’énoncer clairement aux fournisseurs
pertinents.
potentiels qu’elle souhaite faire un achat
responsable.
c) Éléments de certification du fournisseur
ou des intervenants
Il est convenu que l’utilisation de critères de
Exemple : exigence d’une certification
développement durable est possible, même
adaptée aux particularités du mandat.
si des spécifications techniques durables
minimum ont déjà été incluses au devis. Cela
d) Éléments sur les mesures de gestion permet de favoriser les offres présentant
environnementales du projet les meilleures performances en matière de
Exemple : mise en place de mesures développement durable.
temporaires pour réduire les impacts
environnementaux du projet.
Pour tous les autres biens et services,
l’intégration de critères de développement
4.2.4.5 Les critères d’attribution durable est requise selon l’évolution de
de contrat en matière de nos connaissances, de notre expertise,
développement durable des moyens de mise en œuvre, des enjeux
sociaux et économiques ainsi que de la
À la suite d’un appel d’offres, un contrat disponibilité des produits et services sur
peut être octroyé en fonction du plus bas le marché.
prix conforme ou encore en fonction du
résultat obtenu à la suite d’une évaluation
par pondération. 4.2.5 La mise en œuvre du processus
d’acquisition durable
Dans le cas d’un octroi de contrat basé
seulement sur le prix, il est essentiel Dans l’application de la Politique
d’avoir intégré les spécifications techniques d’approvisionnement responsable, toutes les
durables aux documents d’appel d’offres. directions et tous les services sont appelés à
mettre en application les mesures prévues à
cette politique.
Le projet de Plan stratégique de développement

durable de la Ville de Longueuil identifie sous
forme d’orientations les secteurs d’activités
stratégiques prioritaires.

De plus, toutes les directions et tous les Les directions requérantes ont la
services sont mis à contribution dans le responsabilité de :
processus de sélection visant à identifier les
nouvelles pistes d’intervention relativement au Fixer des objectifs mesurables relatifs aux
nombre et au type de groupes de produits/ produits et services identifiés;
services dont l’achat est à « responsabiliser ». Définir les spécifications techniques
durables applicables en vue de leur
Le développement de ces secteurs doit tenir acquisition;
compte de plusieurs facteurs, dont :
Réaliser les objectifs retenus;
Le degré d’expertise et les moyens Évaluer et rendre compte des résultats.
disponibles pour la mise en œuvre;
Les enjeux locaux environnementaux et La Direction des ressources matérielles
sociaux; et les directions requérantes impliquées
ont, à intervalle défini, conjointement la
Le poids budgétaire de certains groupes de responsabilité de :
produits/services;
Procéder à un audit de la mise en œuvre
Les degrés d’impact des différentes
effective des mesures et procédures
interventions au niveau de la collectivité;
prévues, selon les étapes suivantes :
La disponibilité sur le marché de
. vérifier que les objectifs fixés au
produits/services « durables ».
préalable ont bien été atteints;
. identifier les différents problèmes
4.2.6 Le contrôle des performances et rencontrés et élaborer des solutions;
des résultats
. actualiser la grille d’évaluation des
achats pour témoigner des avancées
Pour permettre d’exercer le contrôle des
par rapport aux objectifs fixés;
performances et des résultats de la mise
en œuvre du volet durable de la Politique . communiquer les résultats à l’interne
d’approvisionnement responsable, des et à l’externe afin de sensibiliser
processus de planification des objectifs à les employés, les fournisseurs et la
atteindre et d’évaluation annuelle de l’atteinte de communauté à l’achat responsable.
ces objectifs sont mis en place.
Cette démarche assurera ainsi la cohérence
La Direction des ressources matérielles a la avec les orientations du projet de Plan
responsabilité : stratégique de développement durable et la mise
en œuvre de la politique d’approvisionnement.
D’étudier les caractéristiques actuelles des
achats par la réalisation d’un inventaire
des pratiques qui permettra de déterminer
lesquels des produits et services sont les
plus « responsabilisables » et de définir les
secteurs d’activités (directions) ciblés;
De développer une grille d’évaluation des
achats (possibilité de mise en œuvre,
disponibilité sur le marché, capacité des
fournisseurs, capacité d’utilisation, réponse
au besoin, coûts du cycle de vie et impacts
financiers) pour supporter l’analyse menant
à la caractérisation des opportunités;
Suggérer les produits et services à
responsabiliser.

5. RÔLES ET Développer les compétences et
RESPONSABILITÉS connaissances du personnel de la
Direction des ressources matérielles;
Outiller le personnel de la Direction des

ressources matérielles afin d’intégrer
les nouvelles orientations à prendre;
Assurer une veille pour être au fait

Pour assurer le respect des principes directeurs et de la mise en marché de produits ou
des objectifs énoncés ci-devant, chaque intervenant au services écologiques ainsi que des
processus d’approvisionnement doit respecter le rôle qui meilleures pratiques en ce domaine
lui est confié et assumer les responsabilités qui y sont pour permettre l’amélioration constante
rattachées. du processus d’approvisionnement
responsable de la Ville;
5.1 Direction des ressources Assurer la cohésion des démarches

matérielles d’acquisition de tous les intervenants;
5.1.1 Rôles
Participer à la révision des étapes du
Promoteur de l’application des orientations processus d’approvisionnement pour
définies au projet de Plan stratégique de inciter les requérants à y inclure des
développement durable de la Ville dans le critères écoresponsables;
processus d’approvisionnement;
Assurer la crédibilité du processus
Responsable du maintien de la cohérence
d’approvisionnement en maintenant à
du système d’approvisionnement;
jour un processus d’approvisionnement
Expert en processus d’approvisionnement performant et adapté à la réalité de la
et gestion d’inventaire; Ville de Longueuil;
Conseiller et accompagnateur des services
requérants; Faciliter l’acquisition de biens et services
selon les normes et les meilleures
Contrôleur du respect des cadres pratiques d’approvisionnement en
juridique et administratif en matière élaborant des standards d’acquisition;
d’approvisionnement;
Représentant de la Ville avec les Veiller au respect des règles définies
fournisseurs; à la présente politique et, plus
particulièrement, au respect intégral,
Répondant quant à la disponibilité et au
dans ses opérations courantes, de
choix des fournisseurs.
toutes les dispositions des procédures
établies, des articles 573 et suivants
5.1.2 Responsabilités de la Loi sur les cités et villes, des
règlements provinciaux concernant
la fourniture de certains services
5.1.2.1 Approvisionnement
professionnels en matière d’achats,
de location de biens, de contrats et
Adopter une stratégie
services et des exigences spécifiques de
d’approvisionnement alignée sur les
la Charte de la Ville de Longueuil;
orientations de la Ville, particulièrement
celles définies au projet de Plan
stratégique de développement durable;

Acheter ou louer des biens, des 5.1.2.2 Appels d’offres
équipements, des matériaux, des
contrats et des services, selon les a) Généralités
exigences et les spécifications requises
basées sur des besoins d’affaires Inciter les requérants à inclure à
en recherchant le meilleur rapport leurs devis des clauses de nature
qualité/prix sans ignorer les volets environnementale et sociale qui
environnemental et social; favoriseront le développement durable;
Apporter le soutien administratif et Assumer ses obligations identifiées à la

l’assistance aux requérants municipaux politique de gestion contractuelle;
dans leurs projets et sphères
d’activité pour tout ce qui concerne
Assurer une cohésion entre les
les approvisionnements en biens et
demandes des différents requérants;
services, en les incitant à intégrer aux
devis des clauses écoresponsables qui
favorisent le développement durable par S’assurer du maintien à jour du service
l’utilisation de matériaux et techniques électronique d’appel d’offres tel que
plus respectueuses de l’environnement; requis par la loi;
Favoriser la concurrence entre Effectuer, pour les acquisitions relevant

les fournisseurs en privilégiant le entièrement de sa responsabilité,
regroupement et la consolidation des l’analyse de la conformité légale des
contrats, en recherchant la diversité soumissions, rédiger et acheminer
des produits et en facilitant la venue aux obligatoirement une recommandation
nouveaux fournisseurs; pour présentation au comité exécutif en
vue de l’adjudication du contrat;
Donner l’opportunité aux fournisseurs
locaux de pouvoir participer au Maintenir en place un processus
développement de la Ville en leur qui facilite la tâche aux services
facilitant l’accès à ses marchés, cela requérants dans la gestion de leur
sans restreindre la compétition entre suivi des garanties, cautionnements
fournisseurs; et assurances dans chaque contrat
octroyé le cas échéant.
Chercher le meilleur rapport qualité/prix
en suggérant de nouvelles sources b) Devis
d’approvisionnement et en demeurant
à l’affût de toute information pertinente Cahier des charges administratives
sur les produits et services recherchés, générales
et les sources d’approvisionnement Assurer la standardisation des
sensibles aux enjeux du développement clauses du Cahier des charges
durable; administratives générales et l’uniformité
de sa présentation et en assumer la
Faciliter l’optimisation des ressources responsabilité.
financières et matérielles en maintenant
des statistiques d’approvisionnement et
en validant les besoins d’affaires;
Participer et soutenir le processus des

mesures d’urgence de la Ville.

Cahier des charges administratives Litige
particulières Être l’intervenant reconnu auprès
Assurer l’uniformité de présentation des Services juridiques pour obtenir
du Cahier des charges administratives une réponse à toutes interrogations
particulières et en assumer la à survenir dans le processus
responsabilité. d’approvisionnement.
À partir des demandes des services

5.1.2.3 Fournisseurs
requérants, la Direction des
approvisionnements voit à ajuster les
Cahiers des charges administratives Encourager les fournisseurs à se
particulières de manière à répondre comporter comme des partenaires de
aux besoins manifestés par le service la Ville;
requérant.
Inciter les fournisseurs à répondre aux
Cahier des charges techniques demandes de la Ville en fournissant des
Voir à la cohérence du Cahier des produits ou services respectant les
charges techniques en s’assurant que certifications officielles et reconnues
les clauses s’y retrouvant soient toutes de produits ou services durables.
en lien avec le besoin d’affaires annoncé (VOIR LISTE SUR INTRANET – rubrique
et favorisent l’obtention du meilleur Ressources matérielles, division –
rapport qualité/prix. Approvisionnements);
La responsabilité des clauses se Être le seul intervenant autorisé de

trouvant au Cahier des charges la Ville, dans le cas d’appels d’offres,
techniques appartient au service à pouvoir communiquer avec les
requérant. Le service des fournisseurs à partir du moment du
approvisionnements a un droit de lancement de l’appel d’offres jusqu’à la
regard sur ces clauses. confirmation de l’adjudication;
En l’absence d’un consensus avec le

Considérer les recommandations des
service requérant sur les clauses
services requérants quant au choix
à inclure au Cahier des charges
des fournisseurs, mais assumer la
techniques, il appartient à la Direction
responsabilité du choix final pour tous
générale adjointe des services
les appels d’offres, autres que publics,
administratifs de rendre une décision
et les demandes de prix;
concernant l’orientation à prendre.
Maintenir en place un système de veille

Grille de pondération
pour l’identification de fournisseurs
Encourager à inclure à la grille de
potentiels;
pondération, lorsque possible, un
pointage pour considérer le souci
écoresponsable du soumissionnaire. Rechercher les meilleures pratiques
Garantir la pertinence des critères se d’acquisition en assurant une
trouvant à la Grille de pondération et communication avec les fournisseurs
leur conformité aux exigences de la loi pouvant avoir une incidence sur les prix
et maintenir la cohérence de l’appel et conditions du marché;
d’offres et en assumer la responsabilité.
S’assurer du respect intégral des
La Division des approvisionnements conditions administratives auxquelles
doit valider l’existence des liens de ces se sont engagés les fournisseurs ou les
critères avec les exigences de l’appel entrepreneurs;
d’offres, les besoins d’affaires des
requérants et leur importance relative
Mettre en place un mécanisme
dans le processus d’évaluation des
d’évaluation de fournisseurs.
soumissions.

5.1.2.4 Gestion des inventaires et 5.2.2 Responsabilités
des biens en surplus
5.2.2.1 Approvisionnement
Assurer une saine gestion des biens
excédentaires et les rendre disponibles Respecter la politique de gestion
pour en assurer l’utilisation et minimiser contractuelle, la présente Politique
les achats; d’approvisionnement responsable et les
normes et processus qui s’y rattachent;
Assurer la gestion des biens
excédentaires en voyant à les réutiliser Travailler en étroite collaboration avec
ou encore à en disposer selon les la Division des approvisionnements;
méthodes reconnues par la Loi des
cités et villes ou les orientations de la
S’assurer du respect des orientations
Ville de Longueuil ou encore les détruire
du projet de Plan stratégique de
selon des modèles respectueux de
développement durable de la Ville lors
l’environnement;
des acquisitions effectuées par son
service;
Effectuer la gestion courante du
carburant. Assurer l’accessibilité des
Définir les besoins selon les activités
véhicules de la Ville aux carburants
en cours ou prévues en y intégrant les
et mettre en place des mesures de
principes du développement durable;
contrôle adéquates et participer à leur
application;
Justifier les besoins sur des bases
d’affaires en y incluant des analyses de
S’assurer du respect des lois qui
coûts et bénéfices, le cas échéant. La
régissent la gestion des carburants et
notion de cycle de vie doit être intégrée
en assurer une gestion minimisant les
à cette analyse;
risques de pollution de l’environnement
et d’émission de gaz à effets de serre.
Prévoir, dans l’échéancier de réalisation
de projets, le processus d’acquisition en
tenant compte des délais inhérents;
5.2 Service requérant
S’assurer de la disponibilité des fonds
5.2.1 Rôles
requis et obtenir les autorisations
Intervenant de première importance au nécessaires en vigueur selon la
respect des orientations du projet de Plan délégation de dépenser avant d’émettre
stratégique de développement durable de la une demande d’achat électronique ou de
Ville; compléter une demande pour procéder
à un appel d’offres;
Initiateur du besoin;
Personne-ressource pour la définition du Fournir tous les documents nécessaires
besoin; à la Division des approvisionnements
pour que puisse être enclenché le
Partenaire du service des
processus d’appel d’offres;
approvisionnements;
Gestionnaire des projets dont il a la Effectuer l’analyse de la conformité
responsabilité; technique des soumissions;
Représentant de l’autorité de la Ville auprès
des adjudicataires; Participer au processus d’analyse des
soumissions des appels d’offres par
Gestionnaire des ressources qui lui sont
pondération;
confiées à l’intérieur des responsabilités qui
lui sont dévolues.

Faire les recommandations Définir ses exigences
d’adjudication des contrats; techniques de manière
à favoriser une saine
Assurer la réalisation des contrats concurrence entre fournisseurs
et le respect des clauses techniques afin d’obtenir le meilleur rapport
apparaissant au Cahier des charges qualité-prix;
techniques;
Inclure à ses devis des
Rendre compte de l’exécution du exigences qui vont dans le
contrat et du montant total de la sens de la stratégie de la Ville
dépense faite pour l’exécution de celui- en matière de développement
ci par rapport au prix du contrat au durable;
moment de son attribution;
En absence de consensus avec la
Participer au processus d’évaluation des Direction des ressources matérielles
fournisseurs en collaboration avec la concernant une clause apparaissant
Division des approvisionnements; au Cahier des charges techniques, la
Direction générale adjointe — Services
Rendre compte de ses décisions en administratifs tranchera.
matière d’acquisition.
iii. Grille d’évaluation
5.2.2.2 Devis
Soumettre à la Direction des
i. Cahier des charges ressources matérielles les critères à
administratives particulières partir desquels doivent être évalués
les soumissionnaires. Ces critères
doivent être reliés directement aux
Identifier les clauses
exigences spécifiées dans le Cahier des
administratives particulières
charges techniques et notées selon
nécessaires à la réalisation
leur importance et inclure des éléments
de son projet en lien avec
permettant de mesurer le niveau de
ses besoins d’affaires et les
sensibilité et la pertinence de projets
proposer à la Direction des
réalisés des soumissionnaires en
ressources matérielles pour
développement durable.
être incluses au Cahier des
charges administratives
particulières.
ii. Cahier des charges techniques
Rédiger le Cahier des charges

techniques;
Assumer la responsabilité des

exigences techniques qui y sont
présentées;
Présenter un Cahier des charges

techniques basé uniquement
sur le besoin d’affaires afin de
donner la possibilité à plusieurs
fournisseurs de déposer une
offre de services à la Ville;

5.3 Services juridiques 5.4 Fournisseurs
5.3.1 Rôles 5.4.1 Rôles

Conseiller juridique, au besoin, Partenaire de la Ville;
pour les positions à prendre et les
Pourvoyeur de biens et services;
décisions à rendre dans le processus
d’approvisionnement et d’adjudication de Intervenant-facilitateur dans la réalisation
contrats; des orientations du projet de Plan
stratégique de développement durable de la
Personne-ressource pour suivre l’évolution
Ville.
des lois et règlements en matière
d’approvisionnement.
5.4.2 Responsabilités
Agir comme partenaire d’affaires de la Ville
5.3.2 Responsabilités de Longueuil;
Répondre aux besoins de la Ville de la façon
Identifier un ou des intervenants auxquels
la plus optimale possible;
peut se référer la Direction des ressources
matérielles pour soutenir le processus Respecter les règles définies à la politique
d’approvisionnement; de gestion contractuelle;
Assurer le maintien à jour du cadre légal en Aligner ses offres de biens ou services
matière d’approvisionnement; sur les orientations de la Ville de Longueuil
en matière d’achat responsable et d’achat
Faire les recherches nécessaires pour
équitable;
rendre une décision éclairée;
Tenir les acheteurs de la Ville informés
Faire des recommandations ou émettre
des produits ou services répondant aux
des opinions juridiques concernant des
exigences du développement durable dans
sujets précis qui lui sont adressés;
leur secteur d’activités;
Documenter l’orientation suggérée et bien
Entretenir des relations respectueuses
informer l’intervenant de la Division des
avec les employés ou intervenants de la
approvisionnements;
Ville;
Agir comme formateur lorsque requis
Respecter ses engagements envers la Ville.
au moment de l’entrée en vigueur d’une
nouvelle loi ou d’un nouveau règlement;
Mettre en place un système de veille
juridique de manière à maintenir à jour un
système d’information pour le Service des
approvisionnements faisant état de toutes
modifications légales ou toutes décisions
rendues dans l’application des obligations
actuelles.

6. RÈGLES
D’ADJUDICATION
DES CONTRATS
6.1 Principe général

Toutes les demandes d’acquisition de biens ou services doivent être faites en respectant entre autres :
Les règles fixées par la Loi sur les cités et villes (articles 573 et suivants) selon le type et le niveau des
dépenses (Annexe B);
Les règlements provinciaux dans les cas applicables.
En sus des règles définies précédemment, la Ville de Longueuil a mis en place des règles administratives qui lui sont
propres telles que définies dans le tableau ci-dessous.
règles générales d’attribution des contrats selon les lois, règlements et règles administratives
0$à 2 000 $ à 10 000 $ à 25 000 $ à 50 000 $ à 100 000 $

1 999,99 $ 9 999,99 $ 24 999,99 $ 49 999,99 $ * 99 999,99 $* et plus*
Biens et Avec ou sans prix Au minimum 2 prix Au minimum 3 prix Appel d’offres Appel d’offres Appel d’offres public
services comparatif comparatifs écrits comparatifs écrits sur invitation sur invitation
Fait par la Division des Fait par la Division des Fait par la Division des Minimum Minimum
approvisionnements approvisionnements approvisionnements 3 fournisseurs 4 fournisseurs
ou le service si possible si possible
requérant Note 1
Services Avec ou sans prix Au minimum 2 prix Au minimum 2 prix Appel d’offres Appel d’offres Appel d’offres public
professionnels comparatif comparatifs écrits comparatifs écrits sur invitation sur invitation par pondération
par pondération par pondération
Fait par la Division des Fait par la Division des Fait par la Division des
approvisionnements approvisionnements approvisionnements Minimum Minimum
ou le service ou le service ou le service 3 fournisseurs 4 fournisseurs
requérant requérant requérant si possible si possible
Note 2 Note 2
Note 3
* Sous réserve des exceptions prévues par la Loi des cités et villes.
Note 1 La Division des approvisionnements peut autoriser le service Note 3 Dans les cas de contrat pour services professionnels de moins de
requérant à procéder aux demandes de prix. 25 000 $ et de plus de 9 999.99 $, une entente de gré à gré peut être conclue
à la suite de l’obtention par le service requérant de l’autorisation du directeur
Note 2 Le service requérant procède aux demandes de prix en respectant
général ou d’un directeur général adjoint des services administratifs.
les règles énoncées à la présente politique. Une copie de tous les documents
ayant servi à la demande de prix et la réponse des soumissionnaires sollicités Les montants identifiés au tableau ci-dessus sont avec taxes brutes.
doivent être transmises au chef de la Division des approvisionnements.

6.2 Contrats compris Dans les cas où le service requérant procède
de 0 $ à 24 999,99 $ lui-même à ses demandes de prix, il doit faire
parvenir une copie de tous les documents
Les acquisitions totalisant des dépenses de qui ont servi à la demande de prix et les
24 999,99 $ et moins ne sont pas assujetties aux retours des fournisseurs à la Division des
règles définies à la Loi des cités et villes; elles sont approvisionnements.
encadrées par des processus propres à la Ville de
Longueuil.
6.3 Appel d’offres sur invitation
6.2.1 Biens et services autres que La Loi des cités et villes prévoit, à part les exceptions
professionnels citées à l’Annexe B de la présente politique, que les
acquisitions de 25 000 $ et plus, mais inférieures à
Contrats de 0 $ à 1 999,99 $ 100 000 $, ne peuvent être octroyées qu’à la suite
La Division des approvisionnements s’assure de d’une demande de soumissions auprès d’au moins deux
faire les demandes de prix ou encore autorise le fournisseurs. Les prix doivent être soumis par écrit.
service requérant à faire ses demandes de prix.
La Ville de Longueuil, dans le but d’augmenter la
Contrats de $ 2 000 $ à 9 999,99 $ compétition entre les fournisseurs et d’obtenir un
La Division des approvisionnements s’assure de meilleur prix, renforce la règle en exigeant un minimum
faire les demandes de prix ou encore autorise le de trois fournisseurs, dont au moins un de l’extérieur
service requérant à les faire. de la Ville, pour les appels d’offres de 25 000 $ à
49 999,99 $ et un minimum de quatre fournisseurs,
Contrats de 10 000 $ à 24 999,99 $ dont au moins un de l’extérieur de la Ville, pour les
Le service requérant doit obtenir l’autorisation appels d’offres de 50 000 $ à 99 999,99 $.
de procéder à une telle acquisition en
Afin de respecter un de ses principes directeurs,
produisant un sommaire exécutif. La Division
l’équité, la Ville met en place un mécanisme de rotation
des approvisionnements ne peut procéder
pour assurer l’accessibilité des fournisseurs à ses
sans que le service requérant lui fournisse une
appels d’offres dans le but de faire agir une saine
copie de ce sommaire autorisé par la Direction
concurrence dans la recherche du meilleur prix et du
générale. La Division des approvisionnements
meilleur rapport qualité/prix.
est responsable de solliciter des offres de prix
auprès des fournisseurs.
6.4 Appel d’offres public

6.2.2 Services professionnels La Loi des cités et villes prévoit, à part les exceptions
citées à l’Annexe B de la présente politique, que les
Contrats de moins de 9 999,99 $ acquisitions de 100 000 $ et plus doivent se faire par
Le service requérant s’assure de rédiger son le biais d’appels d’offres publics et octroyées selon les
document définissant le service requis et peut modèles suivants :
procéder lui-même à ses demandes de prix en
Pour les offres de services conformes aux
respectant les règles définies à la présente
exigences de la Ville pour des biens ou des
politique et au manuel de normes et processus.
services autres que services professionnels, le
prix détermine l’adjudicataire;
Contrats de 10 000 $ à 24 999,99 $
Le directeur général ou un directeur général Pour les offres de services conformes
adjoint peut autoriser une entente de gré à aux exigences de la Ville pour des services
gré, évitant l’obligation de rédiger un sommaire professionnels, l’adjudicataire est déterminé
exécutif. Une telle autorisation obtenue, le sur la base de l’évaluation de critères qualitatifs
requérant peut procéder comme pour les exigés et du prix soumis.
contrats de moins de 9 999,99 $.

6.5 Mécanismes d’exception et listes Peu importe le cas, pour les demandes de
d’exception plus de 9 999,99 $ le service requérant doit
produire un sommaire exécutif.
Dans les situations suivantes, des ententes de gré
à gré après une demande de prix auprès d’un seul
6.5.2.1 Cas sans besoin
fournisseur sont possibles.
d’autorisation spécifique de
demandes de prix auprès de
6.5.1 Mécanismes d’exception de la Loi plus d’un fournisseur
des cités et villes
a) Pour les cas déjà prévus par la Loi des
La Loi sur les cités et villes, dans son cités et villes pour des dépenses de
article 573, prévoit les mécanismes applicables 25 000 $ et plus qu’elle applique aux
pour tous les achats de 25 000 $ et plus. dépenses de plus de 9 999,99 $ et de
Elle a toutefois identifié des cas précis où ces moins de 25 000 $;
mécanismes ne s’appliquent pas. La liste de
ces cas d’exception est présentée à l’Annexe B b) Fournisseurs uniques;
ci-jointe.
c) Mesure d’urgence;
À titre d’exemple, ces types de contrats
se retrouvent, entre autres, dans les cas d) Acquisitions de livres (conformément
d’exception mentionnés à la liste fournie à à la Loi sur le développement des
l’Annexe B : entreprises québécoises dans le
domaine du livre et le Règlement sur
. Contrat de fourniture de services
l’agrément des libraires).
professionnels nécessaires dans le cadre
d’un recours devant un tribunal;
6.5.2.2 Cas avec besoin
. Contrat octroyé par le maire pour remédier d’autorisation spécifique pour
à un cas de force majeure; faire une demande de prix
. Contrat de fourniture de biens meubles ou auprès d’un seul fournisseur
de services reliés au domaine artistique ou
culturel; a) Pour les cas où l’autorisation du
directeur du service concerné ou du
. Contrat pour l’acquisition d’un bien auprès
directeur général adjoint des services
du Centre de services partagés du Québec
administratifs est suffisante selon la
ou par l’entremise de celui-ci;
délégation de pouvoir autorisée :
. Contrat avec un fournisseur qui est le
seul en mesure de fournir les matériaux, Situations de continuité qui répond
le matériel ou les services après que des à un besoin spécifique d’un service
vérifications documentées et sérieuses ont requérant, de compatibilité (des
été effectuées pour s’assurer de l’unicité de biens et des services) : il s’agit
ce fournisseur. des transactions effectuées à
la suite d’un achat antérieur, et
ayant comme objectif – dans un
6.5.2 Liste d’exceptions propres à la
souci d’efficience opérationnelle
Ville pour les dépenses de moins
et financière – de garder une
de 25 000 $
uniformité dans la suite de
l’intervention;
Même si la loi ne l’oblige pas, la Ville de
Longueuil a défini un cadre administratif à
Réparations des équipements déjà
respecter pour toutes les acquisitions se
désassemblés;
trouvant dans cette gamme de prix (point 6.2).
Elle a cependant apporté des allègements
administratifs à ses règles pour certains types
d’acquisition.

Services spécialisés (parution 7. SYSTÈME
d’appels d’offres, traducteurs, D’ÉVALUATION
réparateurs, programmeurs, DE SOUMISSION
formateurs, télémétrie, etc.); PAR PONDÉRATION
Travaux urgents.
b) Pour les cas où l’autorisation du

directeur général ou du directeur
général adjoint – Services administratifs La Loi des cités et villes a prévu un mécanisme particulier
est obligatoire, mais suffisante : pour évaluer les offres de services résultant d’un appel
d’offres pour services professionnels, exception faite des
Services professionnels. services professionnels relevant du domaine médical. Ce
mécanisme oblige à procéder à une évaluation qualitative
de l’offre de services avant de pouvoir considérer le prix
6.6 Regroupement d’achats suggéré qui s’y rattache. Ce système est appelé
« Évaluation par pondération ». La loi prévoit aussi un
La Ville favorise la mise en place d’ententes
modèle adapté de ce système qui peut être utilisé pour
contractuelles communes à plusieurs municipalités
les offres de services autres que professionnels.
ou organismes afin de pouvoir bénéficier d’économies
basées sur les achats regroupés. Pour les offres de services professionnels, l’adjudicataire
est déterminé par un pointage établi à partir de l’application
Une résolution du conseil municipal est obligatoire pour
d’une formule mathématique établie par la Loi des cités
permettre l’adhésion à des regroupements tels qu’une
et villes.
MRC, l’UMQ, un regroupement de municipalités ou à un
organisme dûment autorisé.
7.1 Système de pondération et
d’évaluation obligatoire
Ce système d’évaluation des offres pour services
professionnels oblige la Ville à évaluer le fournisseur et
les éléments qualitatifs de son offre de services avant
de considérer le prix soumis. Si le soumissionnaire
passe l’étape de l’évaluation qualitative telle que définie
par la loi, le prix soumis devient alors un autre élément
qui fait partie de la décision de l’identification de
l’adjudicataire du contrat.
7.2 Système de pondération et

d’évaluation facultatif
Dans le cas d’appels d’offres autres que pour des
services professionnels, le service requérant peut
suggérer l’utilisation d’un système de pondération
adapté pour l’évaluation des offres de services. Dans
ce type d’appel d’offres, le prix est un critère pondéré
et évalué au même titre que les autres critères
qualitatifs. La Direction des ressources matérielles
peut retenir ou non cette suggestion selon les
bénéfices escomptés qui en résulteraient.

Bien que non obligatoire, le système d’évaluation des 7.3.1 Composition
offres pour services professionnels (7.1) peut être
utilisé dans le cas d’appels d’offres autre que pour Pour des contrats de valeur inférieure à
des services professionnels pourvu que les règles 250 000 $,
inhérentes à ce type de pondération et d’évaluation
soient respectées tout au long du processus. deux représentants-cadres du service
responsable du dossier;
un représentant cadre de la Division des
7.3 Comité de sélection
approvisionnements.
L’analyse des soumissions reçues se fait par un comité
de sélection composé de représentants de la direction Pour des contrats de valeur de 250 000 $ et
requérante et de représentants de la Direction des plus :
ressources matérielles. L’acheteur responsable du
dossier d’appel d’offres agit comme secrétaire et deux représentants-cadres du service
accompagnateur de ce comité. responsable du dossier;
deux représentants-cadres de la Division
Pour les contrats relevant de la responsabilité de des approvisionnements.
l’agglomération, s’ajoute au comité un représentant-
cadre des villes liées. Dans les cas où un comité de sélection doit
être formé, les représentants de la direction
Le service requérant peut y mandater une ressource à requérante doivent être identifiés au formulaire
titre d’expert, mais sans rôle décisionnel. intitulé « Demande de procéder » et ce dernier
doit être signé par le directeur de la direction
Lors de toutes analyses de soumissions, les membres requérante.
du comité doivent signer le formulaire intitulé
« Engagement solennel ».
Représentant de la Direction générale :
le directeur général ou un directeur

général adjoint peut participer à toutes
les évaluations de soumissions qu’il juge
à propos et jouir des mêmes pouvoirs
décisionnels que les autres membres
du comité. Pour ce faire, son nom doit
apparaître à la « Demande de procéder »
avec les noms des autres membres du
comité de sélection.
7.3.2 Responsabilités
Procéder à l’analyse et l’évaluation des

soumissions à partir des critères déterminés
à la grille de pondération pour identifier
l’adjudicataire à être recommandé.

8. FOURNISSEUR
UNIQUE
Dans le cadre des activités menées par la Ville de

Longueuil, des situations peuvent survenir où le
comblement d’un besoin spécifique ne peut se faire
qu’auprès d’un seul fournisseur. Pour les acquisitions
de biens, la Ville procède par le biais d’entente de gré à
gré dans le cas de fournisseur unique alors que pour les 9. BIENS EXCLUSIFS ET
services professionnels, elle procède obligatoirement par le STANDARDISATION
biais d’appels d’offres public. DES BIENS
Pour obtenir les meilleurs prix possible pour ses achats, la

Ville veut mettre les fournisseurs en concurrence. Pour ce
faire, elle recherche l’acquisition de produits ou de services
disponibles auprès de plus d’un fournisseur.
Pour éviter de se retrouver devant des situations de

fournisseurs ou de produits et services uniques ou
exclusifs, un des moyens suivants doit être utilisé :
La standardisation des biens et des services et
l’acceptation de produits ou de services équivalents
permettent d’élargir le marché et de diminuer le
risque de se retrouver devant le problème de biens ou
services exclusifs;
Une fois le besoin identifié clairement, si une telle
situation risque de survenir, le service requérant doit
établir une description technique du produit ou du
service recherché (devis de performance), uniquement
basée sur le besoin d’affaires. Ce devis de performance
doit donner la possibilité à plusieurs manufacturiers
d’offrir leurs produits ou services. Le recours à ce
procédé n’est utilisé que pour les acquisitions de
25 000 $ et plus.

10. OCTROI DE
CONTRATS en
cas de force
majeure
Il existe des situations où la planification des besoins est

impossible, créant ainsi des situations où l’urgence du
comblement d’un besoin ne peut tolérer les délais que crée
le processus administratif habituel.
Dans l’application de la Politique d’approvisionnement 11. FRACTIONNEMENT

responsable, la notion de force majeure a une connotation
de mesure d’urgence.
L’article 11 de l’annexe C de la Charte de la Ville permet

certains pouvoirs au maire de la Ville :
« Dans un cas de force majeure
de nature à mettre en danger la
vie ou la santé de la population,
à détériorer sérieusement les Pour s’assurer du respect tant de l’article 573.3.0.3 de
équipements municipaux ou à la Loi des cités et villes qui interdit le fractionnement des
causer à la Ville un préjudice contrats que des règles de gestion qui lui sont propres
financier supérieur à la dépense dans ce domaine et en faciliter l’application par ses
envisagée, le maire peut décréter fonctionnaires, la Ville de Longueuil met en place un guide
toute dépense qu’il juge nécessaire définissant les paramètres de gestion et les obligations des
et octroyer tout contrat nécessaire requérants en cette matière.
pour remédier à la situation.
La Direction des ressources matérielles incite les
Dans ce cas, le maire doit faire un requérants au respect de ces règles.
rapport motivé au comité exécutif à
la première assemblée qui suit sa
décision. Ce rapport est déposé au
conseil à sa prochaine séance. »

12. GESTION DES 12.3 Fournisseur local
FOURNISSEURS (fournisseur Ville/Agglomération)
La Ville de Longueuil, lorsque la loi et les règlements
le permettent, a comme politique de favoriser les
fournisseurs possédant un établissement sur son
territoire. Un tel établissement est un lieu à partir
duquel le fournisseur exerce ses activités de façon
permanente, clairement identifié à son nom et
accessible au public durant les heures normales de
12.1 Fichier fournisseur
bureau. Plus particulièrement, pour les appels d’offres
Pour augmenter la concurrence entre les fournisseurs pour services professionnels, ce lieu doit regrouper
en leur permettant l’accès à son marché, la Ville des représentants autorisés du fournisseur ainsi que
de Longueuil met à la leur disposition un site Web la majorité des ressources permanentes servant à
leur permettant de s’inscrire comme fournisseurs le qualifier aux fins de l’appel d’offres pour lesquels il
potentiels de la Ville. De cette manière, chaque veut déposer une offre de services. Cependant, cette
fournisseur le désirant peut s’inscrire à ce fichier selon approche ne doit pas avoir pour effet de diminuer la
ses champs de spécialisation et s’assurer d’y modifier concurrence et priver la Ville du meilleur prix qu’elle
les informations le concernant s’il y a lieu. La Direction obtiendrait si elle faisait appel à des fournisseurs
des ressources matérielles dispose ainsi d’une banque extérieurs à la Ville.
de fournisseurs. De plus, elle a la responsabilité de
maintenir ce fichier centralisé à jour, entre autres, à Dans le but d’assurer cette accessibilité aux contrats
partir des informations que lui donnent les services donnés par la Ville aux fournisseurs locaux, la Division
requérants. des approvisionnements peut accompagner le service
requérant dans sa démarche d’identification des
fournisseurs à inviter.
12.2 Processus de qualification
Le conseil municipal peut établir, en vertu de la Loi Lorsque le produit ou le service répond à un besoin
sur les cités et villes, un processus d’homologation d’agglomération ou à un besoin mixte, la notion de
ou de qualification de fournisseurs pour des champs territoire qui définit le fournisseur local s’étend au
d’activités spécifiques. territoire de l’agglomération.
Une demande de soumission peut prévoir que les biens,

services, assureurs, fournisseurs ou entrepreneurs qui
12.4 Processus de rotation des
en font l’objet ou qui peuvent y répondre doivent être,
fournisseurs locaux (fournisseur
soit préalablement certifiés, qualifiés ou enregistrés
Ville/Agglomération)
par un organisme accrédité par le Conseil canadien des Afin de respecter son principe d’équité et son objectif
normes, soit préalablement homologués ou qualifiés en de permettre d’acheter aux meilleures conditions, la
application du processus prévu. Ville de Longueuil assure une rotation des fournisseurs
locaux invités à soumissionner pour les contrats de gré
à gré et pour les appels d’offres sur invitation lancés
annuellement ou qui sont de mêmes natures au cours
de la même année.
Dans tous les cas, le fournisseur actuel sera invité

à déposer une offre de service lors du lancement du
nouvel appel d’offres.
Aussi, le fournisseur ayant déposé la deuxième

meilleure offre à la Ville dans le contrat précédant
peut également être invité à soumettre une nouvelle
offre de service si la Division des approvisionnements
juge que l’écart de prix entre le prix proposé par le
soumissionnaire retenu et la sienne le justifie.

Dans tous les cas, la Division des approvisionnements 14. DÉROGATION
s’assure qu’il y ait au moins deux autres fournisseurs
locaux n’ayant pas participé à l’appel d’offres du contrat
antérieur qui seront invités à soumissionner lors du
lancement du nouvel appel d’offres.
La Division des approvisionnements maintient à jour les

données nécessaires à l’application de cette rotation.
12.5 Processus d’évaluation des La Ville n’autorise aucun élu ou fonctionnaire à se

fournisseurs soustraire des obligations que crée la présente politique,
plus particulièrement en ce qui concerne les règles
Par souci d’efficacité et de transparence, la Ville de d’adjudication et de fractionnement de contrats.
Longueuil doit se doter d’un mécanisme d’évaluation
de ses fournisseurs à partir duquel sont évalués, En tant que personne-ressource pour l’application de cette
entre autres, la qualité du service rendu, le coût s’y politique, les employés de la Direction des ressources
rattachant, le respect de l’échéancier et la qualité matérielles ne peuvent en autoriser le non-respect ou
du service client. Le mécanisme doit reposer sur encore passer sous silence toute dérogation dont ils sont
des bases objectives acceptées par la Direction des témoins.
ressources matérielles et connues des fournisseurs.
Les services requérants doivent assurer l’évaluation

des fournisseurs aussitôt le bien livré ou encore
tout au long de la réalisation d’un mandat et fournir
les données de cette évaluation à la Division des
approvisionnements qui voit au maintien à jour du
fichier des fournisseurs.
13. REDDITION 15. DÉONTOLOGIE

DE COMPTES
En définissant dans la présente politique les rôles et Toute personne qui exerce des fonctions au sein de la
responsabilités des différents intervenants dans le Ville de Longueuil ou qui œuvre au bénéfice de celle-ci,
processus d’acquisition des biens et services, la Ville sans exception, doit s’assurer d’avoir un comportement
de Longueuil détermine un cadre de travail pour les et de poser des gestes qui d’aucune manière ne peuvent
intervenants impliqués dans ce processus. entacher l’image ou la réputation de la Ville. Elle doit
respecter les règles définies au Règlement CO-2012-
Pour s’assurer du respect des règles établies, elle met en 728 constituant le code d’éthique et de déontologie des
place des mécanismes qui obligent ses gestionnaires à employés de la Ville de Longueuil, la directive administrative
rendre compte de leur pratique de gestion en démontrant Complément au Règlement constituant le code d’éthique et
qu’ils ont pleinement assumé les responsabilités qui leur de déontologie des employés de la Ville de Longueuil et au
ont été confiées et qu’ils ont respecté le cadre de gestion Règlement CO-2011-695 constituant le code d’éthique et de
qui avait été défini. déontologie des élus de la Ville de Longueuil.

16. LEXIQUE Bon de commande
Document confirmant à un fournisseur la marchandise
à livrer ou le service à exécuter selon les conditions
négociées ou établies lors de l’appel d’offres.
Certification
Action d’attester qu’un produit est conforme à une
référence, qui peut être soit une norme, soit un agrément
ou un règlement particulier. La certification est délivrée
par un organisme. (Office québécois de la langue française,
Dans la présente politique, les mots et expressions
2008)
ont la signification suivante.
Opération par laquelle un organisme indépendant atteste,
après vérification, la conformité d’une organisation, d’un
Achat
produit ou d’un service à certaines caractéristiques ou à
Toute fourniture d’un bien ou d’un service requis dans
certaines normes reconnues en matière de production,
le cours normal des opérations de la Ville.
de qualité, etc. (Institut canadien des Comptables agréés,
Achat écoresponsable 2006)
Caractérisé par l’efficacité économique, l’équité
sociale et la préservation de l’environnement
Certification équitable
« S’entend d’un système visant à améliorer la vie des
et des ressources naturelles. Faire un achat
producteurs agricoles dans leur pays d’origine en leur
écoresponsable, c’est tenir compte des effets
garantissant un prix juste pour leurs produits. Au Canada,
sociaux, environnementaux et économiques des
Transfair est l’organisme reconnu de certification. » (Ville
produits et des services tout au long de leur cycle de
d’Ottawa, 2007)
vie, c’est-à-dire de leur conception à leur élimination.
(Centre de services partagés du Québec, 2005)
Cahier des charges administratives générales
Dans le présent document, les appellations « achat Document standard pour tous les appels d’offres contenant
écoresponsable », « achat durable » et « achat l’ensemble des clauses générales pour tout contrat à être
responsable » ont la même signification. conclu avec la Ville de Longueuil.
Appel d’offres Cahier des charges administratives particulières

Processus d’acquisition public ou par voie d’invitation Document visant à préciser les clauses administratives
qui sollicite auprès de fournisseurs des propositions spécifiques qui s’appliquent au genre de contrat tel que :
écrites de prix pour des biens ou services suivants nature et durée du contrat, garantie de soumission,
des conditions définies à l’intérieur d’un devis. assurance, clause de responsabilité et d’assurance.
Appel d’offres public Cahier des charges techniques

Publication dans un journal diffusé sur le territoire Document dont les stipulations donnent une description
de la Ville ainsi que dans un système électronique précise des prestations à réaliser et permettent à la
d’appels d’offres accessible aux entrepreneurs et personne responsable de suivre le déroulement du marché
aux fournisseurs d’un avis public stipulant que la Ville et la bonne exécution de ces prestations. Ce document
requiert des offres pour l’acquisition de biens ou de décrit de façon précise les produits ou les services
services pour une dépense de plus de 100 000 $. souhaités.
Appel d’offres sur invitation Contingences

Sollicitation par écrit directement à au moins trois Somme d’argent réservée à l’intérieur de l’enveloppe
fournisseurs les invitant à présenter une soumission totale du contrat octroyé pour faire face à des situations
écrite pour la fourniture de biens ou de services pour imprévues.
une dépense de plus de 25 000 $, mais inférieure à
100 000 $, incluant les taxes applicables.
Biodégradable
Relatif aux substances et aux produits susceptibles
de se décomposer sous l’action des microorganismes
présents dans l’environnement. (Office québécois de la
langue française, 2008)

Contrat de services professionnels Développement durable
Contrat pour la fourniture de services professionnels dans S’entend d’« un développement qui répond aux besoins du
lequel des biens ou des équipements nécessaires à cette présent sans compromettre la capacité des générations
fourniture peuvent être inclus. Ces services concernent futures à répondre aux leurs. Le développement durable
principalement des travaux de nature intellectuelle s’appuie sur une vision à long terme qui prend en compte le
(architecture, ingénierie, formation, droit, conception et caractère indissociable des dimensions environnementale,
analyse informatique, urbanisme et autres) par opposition sociale et économique des activités de développement ».
aux services de nature technique, manuelle ou physique. (Loi sur le développement durable du Québec, 2006)
Contrat de service Devis

Contrat pour la fourniture de services dans lequel des Document de nature administrative ou technique qui décrit,
pièces ou des matériaux nécessaires à cette fourniture par l’entremise de clauses et de spécifications, le bien ou le
peuvent être inclus. Ces services concernent généralement service à acquérir de même que les conditions inhérentes.
des travaux de nature technique, manuelle ou physique par
opposition aux contrats de services professionnels qui sont Devis restrictif
de nature intellectuelle. Devis technique précisant le choix d’un appareil, matériel ou
produit d’une marque spécifique ou décrivant un appareil,
Coût total de propriété matériel ou produit de façon tellement précise que le
Ensemble des coûts occasionnés par l’acquisition d’un nombre de fournisseurs potentiels pourrait être limité.
produit tout au long de son cycle de vie.
Écoresponsabilité
Critères environnementaux Qualité d’une personne physique ou morale, d’un
En fonction du produit et du service recherché, les comportement ou d’une activité qui tient compte de
critères environnementaux englobent la consommation principes de respect à long terme de l’environnement
énergétique, le type d’énergie, les émissions de gaz à effet physique, social et économique. (Office québécois de la
de serre générées, la consommation d’eau, l’impact sur langue française, 2010)
l’environnement, la possibilité de réemploi, de recyclage et
de valorisation. Entente contractuelle
Permet d’émettre, pour un fournisseur, une entente non
Cycle de vie pas pour les besoins d’un service client, mais pour les
Période qui comprend toutes les étapes de la vie d’un besoins de l’ensemble des services de la Ville.
produit, depuis sa conception et sa fabrication jusqu’à son
déclin, y compris son retrait du marché, son élimination Externalité
et son rejet dans l’environnement. (Office québécois de la Impact environnemental, social ou économique, positif ou
langue française, 2009) négatif, d’activités générant des avantages ou des coûts
qui ne sont pas reçus ou assumés exclusivement par la
Demande d’achat personne, le groupe ou l’entreprise exerçant ces activités.
Demande d’acquisition d’un bien ou d’un service que fait un (Institut canadien des Comptables agréés, 2006)
requérant auprès de la Division des approvisionnements.
Fichier des fournisseurs
Demande de prix Registre contenant l’ensemble des informations des
Demande par téléphone, courriel ou autre moyen pour fournisseurs permettant de le sélectionner aux fins d’appels
inviter un ou des fournisseurs à soumissionner pour d’offres, de lui accorder un contrat et de lui faire un
l’acquisition ou la location de biens ou services non paiement.
assujettis aux règles d’adjudication de contrats édictées
par la Loi sur les cités et villes, c’est-à-dire de moins de Fournisseur écoresponsable
25 000 $, incluant les taxes brutes. La soumission du Personne physique ou morale qui fournit les biens ou les
fournisseur se fera par écrit. services nécessaires à la production ou au fonctionnement
d’un organisme, d’une entreprise et qui tient compte de
principes de respect à long terme de l’environnement
physique, social et économique.

Fournisseur local Loi de cités et villes
Loi québécoise adoptée pour la première fois par
Fournisseur Ville/Agglomération
l’Assemblée nationale du Québec en 1903 afin d’encadrer
Fournisseur qui a un établissement à l’intérieur des
et de normaliser le fonctionnement des municipalités ayant
limites territoriales de la Ville de Longueuil ou de
le statut de villes.
l’agglomération de Longueuil. Cet établissement
désigne l’endroit où le fournisseur exerce ses activités
Organisation internationale du Travail (OIT)
professionnelles de façon permanente, l’adresse
« L’Organisation internationale du Travail est l’institution
clairement identifiée à son nom et accessible au public
chargée au niveau mondial d’élaborer et de superviser les
durant les heures normales d’affaires sur le territoire
normes internationales du travail. C’est la seule agence
de la Ville de Longueuil ou de l’agglomération de
des Nations Unies dotée d’une structure tripartite qui
Longueuil. Cette définition est utilisée dans le cadre
rassemble des représentants des gouvernements, des
de l’application du recours aux fournisseurs locaux
employeurs et des travailleurs, pour élaborer ensemble
dans le cas des achats de moins de 100 000 $ selon
des politiques et des programmes et promouvoir le travail
que le besoin à combler pour la Ville de Longueuil ou
décent pour tous. L’OIT a pour principaux objectifs de
l’agglomération de Longueuil.
promouvoir les droits au travail, d’encourager la création
Fournisseur Communauté métropolitaine de d’emplois décents, de développer la protection sociale et
Montréal (C.M.M.) de renforcer le dialogue social dans le domaine du travail. »
Fournisseur qui a un établissement à l’intérieur des (OIT, site internet officiel)
limites des municipalités constituant la Communauté
métropolitaine de Montréal et auquel la Ville de M.R.C.
Longueuil peut recourir pour rencontrer ses Municipalités régionales de comté.
orientations définies à son projet de Plan stratégique
de développement durable. Produit écologique
Produit conçu afin de réduire ses atteintes à
Fournisseur Québec
l’environnement tout au long de son cycle de vie. (Office
Fournisseur qui a un établissement à l’intérieur
québécois de la langue française, 2012)
des limites territoriales de la province de Québec.
Cette définition est utilisée dans le cadre des Il est recyclable – il existe des installations locales où il
orientations définies au projet de Plan stratégique de est possible de le recycler à la fin de sa vie utile et peut
développement durable de la Ville de Longueuil. être réparé ou amélioré à peu de frais, il contient des
matériaux recyclés;
Fournisseur unique
Un seul fournisseur en mesure de fournir les matériaux, Il est biodégradable – il se décomposera en
le matériel ou les services requis dans l’ensemble des peu de temps dans un site prévu à cet effet ou
territoires visés par un accord intergouvernemental d’enfouissement;
de libéralisation des marchés publics applicable ou Son emballage est minimal ou il sera repris par le
lorsque le contrat a pour objet la fourniture de services fabricant ou le fournisseur de l’emballage, ou les deux;
professionnels visés à l’article 573.3.0.2 de la Loi sur les
cités et villes, dans le territoire du Québec. Le contenu et l’utilisation de substances toxiques dans
le cadre de la production sont minimaux, la fabrication,
Grille d’évaluation la distribution, l’utilisation et l’élimination du produit
Système en vertu duquel chacune des soumissions est génèrent moins de sous-produits polluants, l’utilisation
évaluée selon des critères définis auxquels est rattaché un ou l’aliénation du produit génère une quantité minimale
nombre de points. de substances toxiques;
Il optimise l’utilisation des ressources – un produit qui
Loi 76
utilise l’énergie, le carburant ou l’eau plus efficacement
Dispositions visant à resserrer les règles relatives
ou qui utilise moins de papier, d’encre ou d’autres
aux processus d’attribution de contrats dans le milieu
ressources.
municipal.

Produit durable Services professionnels
Un produit durable tient compte des aspects Tout service exécuté par un ou des membres d’une
environnementaux et assure des bénéfices corporation professionnelle régie par le Code des
économiques tout en veillant à protéger la santé professions ou tout service émanant de personnes dont la
publique, le bien-être social et environnemental tout profession est régie par une loi spécifique qui, directement
au long de son cycle de vie, soit de l’extraction des ou par le biais d’une association, corporation, syndic ou
matières nécessaires à sa production jusqu’à sa bureau, est en contrôle l’exercice. Est également considéré
disposition finale; comme un service professionnel tout avis spécialisé
– quelque en soit le support – de nature intellectuelle,
Bien de consommation qui est destiné à un usage
dispensé par une personne dont la formation pertinente
constant ou répété, dont la valeur d’utilisation ne
est sanctionnée par un diplôme de niveau universitaire, ou
s’amenuise qu’au cours d’une période relativement
l’équivalent.
longue et qui est destiné à satisfaire directement ou
indirectement un besoin. (Office québécois de la langue
Services professionnels à exercice exclusif
française, 2007)
Services qui en vertu d’une loi ou d’un règlement ne
peuvent être rendus que par un médecin, un dentiste,
Requérant
un pharmacien, un infirmier, un médecin-vétérinaire, un
La personne qui requiert un bien ou un service pour
ingénieur, un arpenteur-géomètre, un architecte, un
l’accomplissement de sa tâche et la réalisation d’une
comptable agréé, un avocat ou un notaire.
activité municipale dont elle a la responsabilité.
Travaux urgents
Responsabilité élargie des fournisseurs
La notion de travaux urgents fait référence à un besoin
Orientation environnementale qui consiste à obliger un
spécifique immédiat nécessaire pour continuer un travail
producteur à prendre en charge un produit, matériellement
ou corriger une situation qui risque d’avoir des impacts
et financièrement jusqu’à l’étape de la postconsommation
négatifs si elle n’est pas réglée le plus tôt possible.
de son cycle de vie.
Service électronique d’appel d’offres (S.E.A.O)

Système électronique d’appels d’offres réputé approuvé par
le gouvernement du Québec.
Service client
Unité administrative qui requiert un bien ou un service
pour l’accomplissement de sa tâche et la réalisation d’une
activité municipale dont il a la responsabilité.

ANNEXE A
Règles d’adjudication des contrats en vertu de la loi sur les cités et villes
Contrats d’assurances, d’exécution de travaux et d’approvisionnement
Assurances Exécution de travaux Fourniture de matériel ou de matériaux

25 000 $ à 100 000 $ et plus 25 000 $ à 100 000 $ et plus 25 000 $ à 100 000 $ et plus
99 999,99 $ 99 999,99 $ 99 999,99 $
Appel d’offres écrit Appel d’offres public Appel d’offres écrit Appel d’offres public Appel d’offres écrit Appel d’offres public
auprès d’au moins par annonce dans un auprès d’au moins par annonce dans un auprès d’au moins deux par annonce dans un
deux fournisseurs journal (art. 573 [1] deux fournisseurs (art. journal (art. 573 [1] fournisseurs journal (art. 573 [1]
(art. 573.1 LCV) al. 1 LCV) 573.1 LCV) al. 1 LCV) al. 1 LCV)
(1) (2) (3)
Publication également Publication

dans un système également dans
électronique d’appel un système
d’offres pour électronique
les contrats de d’appel d’offres
construction au sens pour les contrats
de la loi (art. 573 [1] d’approvisionnement
al. 3 LCV) au sens de la loi
(4) (art. 573 [1] al. 3
LCV)
**** Moins de 25 000 $ — gré à gré ****
(1) L’article 573, 1, 2 LCV permet, à certaines conditions, de reconduire un contrat d’assurance adjugé par soumissions sans nouvel appel d’offres,
pour une période qui n’excède pas 5 ans de l’adjudication initiale.
(2) Id.
(3) Applicable dans le cas de contrats d’exécution de travaux qui ne sont pas des contrats de construction au sens de l’article 573 (1) al. 4 (1). Ex.:
travaux d’aménagement paysager.
(4) De 100 000 $ à 249 999 $, publication dans un système électronique accessible au Québec, en Ontario et au Nouveau-Brunswick (Accord de
libéralisation des marchés publics du Québec et de l’Ontario et Accord de libéralisation des marchés publics du Québec et du Nouveau-Brunswick).
À partir de 250 000 $, le système doit être accessible dans l’ensemble du Canada (Accord sur le commerce intérieur).

ANNEXE A (suite)
Règles d’adjudication des contrats en vertu de la loi sur les cités et villes

Contrats de service
Services professionnels qui ne peuvent légalement être rendus Services professionnels qui ne peuvent Services professionnels qui ne peuvent
que par un architecte, un ingénieur, un arpenteur-géomètre ou légalement être rendus que par un avocat légalement être rendus que par un
un comptable agréé ou un notaire dentiste, un infirmier, un médecin,
(« Exclusif ») (« Exclusif ») un vétérinaire ou un pharmacien
(1) (« Exclusif »)
Moins de 25 000 $ à 100 000 $ à 500 000 $ et Moins de 25 000 $ à 100 000 $ Moins de 25 000 $ 25 000 $ à
25 000 $ 99 999,99 $ 499 999,99 $ plus 25 000 $ 99 999,99 $ et plus 99 999,99 $
Appel Appel Appel d’offres Appel d’offres Gré à gré Appel Appel Gré à gré Gré à gré
d’offres écrit d’offres écrit public par voie public par voie d’offres écrit d’offres écrit
auprès d’au auprès d’au électronique électronique auprès d’au auprès d’au
moins deux moins deux ou utilisation moins deux moins trois
fournisseurs fournisseurs d’un fichier de fournisseurs fournisseurs
fournisseurs
Système de Système de Système de Système de Système de Système de

pondération pondération pondération pondération pondération pondération
obligatoire obligatoire obligatoire obligatoire obligatoire obligatoire
Possibilité Possibilité
de limitation de limitation
territoriale territoriale
à la Ville, aux
au territoire fournisseurs
de plusieurs ayant un
organismes établissement
municipaux ou au Québec
au Québec (3) (art. 4 du
(art. 4 et 8 règlement)
du règlement) (2)
(2)
(1) Dans certains cas, il faut tenir un concours d’architecture pour adjuger un contrat pour la fourniture de services rendus par un architecte (art. 23.1 du Règlement
sur l’adjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels, c. C-19, r.2)
(2) L’article 3 du règlement sur l’adjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels, c. C-19, r.2, ne prévoit pas la publication d’un avis dans
un journal.
(3) Pour limiter un appel d’offres à un plus petit territoire que le Québec, il faut qu’il y ait au moins trois fournisseurs ayant un établissement sur le territoire visé.

Autres services professionnels Autres services
100 000 $ Moins de 25 000 $ 25 000 $ à 100 000 $ et plus Moins de 25 000 $ 25 000 $ à 100 000 $ et plus
et plus 99 999,99 $ 99 999,99 $
Gré à gré Gré à gré Appel d’offres écrit Appel d’offres Gré à gré Appel d’offres écrit Appel d’offres
auprès d’au moins public dans un auprès de deux public dans un
deux fournisseurs journal et par voie fournisseurs journal (art. 573 [1]
électronique al. 1 LCV) et par
voie électronique
(art. 573 [1]
al 3 LCV)
Système de Système de
pondération pondération
obligatoire obligatoire

Directive administrative ANNEXE B
TITRE Octroi de contrats ne nécessitant pas d’appel d’offres

NUMÉRO (dg-03-r.2)
SOURCE Bureau du directeur général
DATE 2013-04-12
1. OBJECTIF
Assurer le respect des dispositions de la loi quant à l’octroi de contrats et permettre une identification
précise et efficace des motifs justifiant d’octroyer un contrat sans procéder par appel d’offres public ou
sur invitation.
2. PROCÉDURE
Le gestionnaire qui prépare un sommaire exécutif recommandant l’octroi de tout contrat sans appel
d’offres public ou sur invitation doit reproduire le texte de l’exception justifiant cet octroi à la section
« Conformité aux politiques, règlements et normes » du sommaire exécutif.
Ces exceptions permettant d’octroyer un contrat sans appel d’offres sont reproduites ci-dessous au point 4
de la présente directive.
3. CONTRATS AVEC UN FOURNISSEUR UNIQUE

Dans le cas d’un contrat octroyé sans appel d’offres au motif qu’il n’y a qu’un seul fournisseur en mesure
de fournir les matériaux, le matériel ou les services requis, le gestionnaire doit compléter et joindre au
sommaire exécutif l’annexe 1 intitulée : « Formulaire pour contrat avec un fournisseur unique »
joint à la présente directive.
4. LISTE DES EXCEPTIONS
1. Contrat de moins de 25 000 $ (573.1 LCV);

2. Contrat procurant exclusivement un revenu à la Ville;
3. Contrat de location d’un immeuble par la Ville ou de vente d’un terrain;
4. Contrat de fourniture de services professionnels nécessaires dans le cadre d’un recours devant un
tribunal (573 [1] 4 b, 573.3.0.2, 573.3.0.3 LCV; 3 et 24 Règlement sur l’adjudication de contrats pour la
fourniture de certains services professionnels, R.R.Q. c. C-19, r. 2);
5. Contrat de fourniture de services professionnels qui ne peuvent légalement être rendus que par un
dentiste, un infirmier, un médecin, un vétérinaire ou un pharmacien (27 Règlement sur l’adjudication
de contrats pour la fourniture de certains services professionnels R.R.Q. c. C-19, r. 2);
6. Contrat octroyé par le maire pour remédier à un cas de force majeure de nature à mettre en danger la
vie ou la santé de la population, à détériorer sérieusement les équipements municipaux ou à causer
à la Ville un préjudice financier supérieur à la dépense envisagée (11 ann. C de la Charte de la Ville
de Longueuil);

Directive administrative
7. Contrat de fourniture de matériel ou service pour lequel un tarif est fixé ou approuvé par une instance
gouvernementale (art. 573.3 al.1 [1] LCV);
8. Contrat dont l’objet est la fourniture d’assurances, de matériaux, de matériel ou de services et qui est
conclu1 :
8.1. avec un organisme public au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics
et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., c A-2.1;
8.2. avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les matériaux, le matériel ou les services
après que des vérifications documentées et sérieuses ont été effectuées pour s’assurer de
l’unicité de ce fournisseur dans l’ensemble des provinces et territoires canadiens ou, dans le
territoire du Québec lorsque le contrat a pour objet la fourniture de services professionnels
visés à l’article 573.3.0.2, (573.3 al.1 [2] LCV) ou comporte une dépense inférieure à 100 000 $.
(compléter l’annexe 1);
9. Contrat conclu avec un organisme à but non lucratif dont l’objet est la fourniture d’assurance, de
matériaux, de matériel ou de services autres que des services en matière de collecte, de transport, de
transbordement, de recyclage ou de récupération des matières résiduelles (573.3 al. 1 par. 2.1 LCV);
10. Contrat de service de camionnage en vrac conclu par l’intermédiaire d’un titulaire de permis de
courtage (573.3 al.1 par. 3 LCV);
11. Contrat de fourniture de biens meubles ou de services reliés au domaine artistique ou culturel (573.3
al.1 par. 4 LCV);
12. Contrat de fourniture d’abonnements ou de logiciels destinés à des fins éducatives (573.3 al.1
par. 4 LCV);
13. Contrat de fourniture d’espaces média aux fins d’une campagne de publicité ou de promotion (573.3
al.1 par. 5 LCV);
14. Contrat dont l’objet découle de l’utilisation d’un progiciel ou d’un logiciel et qui vise (573.3 al.1
par. 6 LCV) :
14.1. à assurer la compatibilité avec des systèmes, progiciels ou logiciels existants (573.3 al.1
par. 6 a) LCV);
14.2. la protection de droits exclusifs tels les droits d’auteur, les brevets ou les licences exclusives
(573.3 al.1 par. 6 b) LCV);
14.3. la recherche ou le développement (573.3 al.1 par. 6 c) LCV);
14.4. la production d’un prototype ou d’un concept original. (573.3 al.1 par. 6 d) LCV);
15. Contrat dont l’objet est l’exécution de travaux d’enlèvement, de déplacement ou de reconstruction de
conduites ou d’installations d’aqueduc, d’égout, d’électricité, de gaz, de vapeur, de télécommunication,
d’huile ou d’autre fluide et qui est conclu (573.3 al. 1 par. 7 LCV) :
15.1. avec le propriétaire des conduites ou des installations;
15.2. avec une entreprise d’utilité publique pour un prix qui correspond à celui qu’une entreprise
exécutant généralement de tels travaux exige normalement pour ceux-ci);
1 Il faut noter que cette exception mentionne les contrats de service, mais ne mentionne pas les contrats pour l’exécution de travaux. Ceci
signifie, par exemple, qu’on ne peut pas conclure de gré à gré un contrat de construction en invoquant cette exception.

16. Contrat dont l’objet est la fourniture de services par un fournisseur qui, dans le domaine des
communications, de l’électricité ou du gaz, est en situation de monopole (573.3 al. 1 par. 8 LCV);
17. Contrat dont l’objet est l’entretien d’équipements spécialisés qui doit être effectué par le fabricant ou
son représentant (573.3 al. 1 par.9 LCV);
18. Contrat dont l’objet est l’exécution de travaux sur l’emprise d’une voie ferrée exploitée comme telle et
qui est conclu avec le propriétaire ou l’exploitant de celle-ci pour un prix qui correspond à celui qu’une
entreprise exécutant généralement de tels travaux exige normalement pour ceux-ci. (573.3 al. 1 par.
10 LCV);
19. Lorsqu’un contrat de services professionnels relatif à la conception de plans et devis a fait l’objet d’une
demande de soumissions, un contrat conclu avec le concepteur de ces plans et devis pour : (573.3
al. 2 LCV);
19.1. leur adaptation ou leur modification pour la réalisation des travaux aux fins desquelles ils ont été
préparés;
19.2. la surveillance des travaux liés à une telle modification ou à une telle adaptation ou, dans le
cadre d’un contrat à prix forfaitaire, à une prolongation de la durée des travaux;
20. Contrat adjugé à la suite d’une autorisation spéciale du ministre des Affaires municipales et des
régions (573.3.1 LCV);
21. Acquisition d’un bien auprès du Centre de services partagés du Québec institué par la Loi sur le Centre
de services partagés du Québec (chapitre C-8.1.1) ou par l’entremise de celui-ci. (art. 573.3.2 LCV);
22. Entente avec le MAMROT en matière de télécommunication (Loi modifiant diverses dispositions
législatives concernant le domaine municipal, L.Q. 2002, c. 37, art. 282);
23. Contrat pour l’achat d’un prototype ou d’un produit nouveau ou service devant être mis au point dans
le cadre d’un marché particulier en matière d’essai, d’étude ou de conception originale, mais non pour
quelconque achat ultérieur (arrêté ministériel, 53 G.O. II, 29 décembre 1999, page 6945);
24. Travaux effectués par un promoteur suite à une entente avec la Ville selon les articles 145.21 à 145.30
de la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme, L.R.Q., c A-19.1);
25. Contrat pour l’organisation d’un service de transport en commun (48.19 al.2 et 48.39 al.3 Loi sur les
transports, L.R.Q., c T-12);
26. Un contrat d’assurance adjugé par soumissions pour une période inférieure à cinq ans peut, à son
échéance, être reconduit sans demande de soumissions pour une ou plusieurs périodes qui, ajoutées
à celle prévue lors de l’adjudication, n’excèdent pas cinq ans. Les primes peuvent, après la période
initiale, être modifiées pour la durée d’une nouvelle période. (573.1.2 LCV).
*******************************

ANNEXE 1 : FORMULAIRE POUR CONTRAT AVEC UN FOURNISSEUR UNIQUE
À compléter et joindre au sommaire exécutif
1. Indiquez l’identité et les qualifications de la personne ayant effectué les recherches pour conclure qu’il
n’y a qu’un seul soumissionnaire potentiel au Canada (ou au Québec lorsque le contrat a pour objet
la fourniture de services professionnels visés à l’article 573.3.0.2 ou comporte une dépense inférieure
à 100 000 $) :
2. Décrivez les recherches effectuées (les renseignements et la documentation recueillis doivent être
consignés par écrit et conservés) :
3. Est-ce qu’il y a un produit ou service comparable ou équivalent qui pourrait satisfaire les besoins de la
Ville ?
4. Le gestionnaire ayant effectué les vérifications quant à l’exclusivité du fournisseur doit compléter et
signer la déclaration suivante :
J’ai constaté, après des vérifications sérieuses et documentées que j’ai effectuées, que :
(nom de l’entreprise)
est la seule entreprise qui est en mesure de fournir les matériaux, le matériel ou les services décrits au
sommaire exécutif auquel est jointe la présente annexe.
Signature Date

Direction des ressources matérielles
Ville de Longueuil
2013

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POLITIQUE

Octobre 2013 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil 3

6. � RÈGLES D’ADJUDICATION DES CONTRATS 20

4 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil Octobre 2013

9. � BIENS EXCLUSIFS ET STANDARDISATION DES BIENS 25

10. � OCTROI DE CONTRATS en cas de force majeure 26

12. � GESTION DES FOURNISSEURS 27

13. � REDDITION DE COMPTES 28

Octobre 2013 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil 5

En se dotant de sa Politique d’approvisionnement Le principal objectif de la présente politique est d’assurer

6 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil Octobre 2013

Les fournisseurs doivent fournir à la Ville des

3.1 Bonne gestion 3.7 Efficacité

Octobre 2013 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil 7

8 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil Octobre 2013

Par sa Politique d’approvisionnement

Octobre 2013 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil 9

de produits de fournisseurs locaux; 1. La définition du besoin

4.2.3 Les principes spécifiques à

10 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil Octobre 2013

i. Les produits et services devront être c) Exigences de performance

Octobre 2013 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil 11

Le projet de Plan stratégique de développement

12 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil Octobre 2013

Octobre 2013 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil 13

Outiller le personnel de la Direction des

Assurer une veille pour être au fait

5.1 Direction des ressources Assurer la cohésion des démarches

14 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil Octobre 2013

Apporter le soutien administratif et Assumer ses obligations identifiées à la

Favoriser la concurrence entre Effectuer, pour les acquisitions relevant

Participer et soutenir le processus des

Octobre 2013 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil 15

À partir des demandes des services

La responsabilité des clauses se Être le seul intervenant autorisé de

En l’absence d’un consensus avec le

Maintenir en place un système de veille

16 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil Octobre 2013

Octobre 2013 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil 17

ii. Cahier des charges techniques

Rédiger le Cahier des charges

Assumer la responsabilité des

Présenter un Cahier des charges

18 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil Octobre 2013

5.3.1 Rôles 5.4.1 Rôles

Octobre 2013 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil 19

6.1 Principe général

0$à 2 000 $ à 10 000 $ à 25 000 $ à 50 000 $ à 100 000 $

20 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil Octobre 2013

6.4 Appel d’offres public

Octobre 2013 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil 21

22 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil Octobre 2013

b) Pour les cas où l’autorisation du

7.2 Système de pondération et

Octobre 2013 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil 23

le directeur général ou un directeur

Procéder à l’analyse et l’évaluation des

24 Politique d’approvisionnement de la Ville de Longueuil Octobre 2013