MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEURE ET UNIVERSITAIRE

INSTITUT SUPERIEUR TECHNIQUE CATHOLIQUE DE KIKWIT

« I.S.T.C.K »

B.P 6593 KIN 31

2èm Graduat

OPTION : GESTION INFORMATIQUE DE GESTION

KIKWIT-LUKEMI

COURS DE LOGICIELS DE GESTION DES

ENTREPRISES

Par
KALONJI Benjamin

Ingénieur en informatique appliquée

Assistant à l’ISTCK

Année- académique 2020-2021

INTRODUCTION GENERALE
1. Objectif du cours

Ce cours a pour objectifs :

-D’aider les étudiants en informatique à connaitre les différents logiciels utiliser pour
gérer une entreprise ;

-De les aider à maitriser l’installation, la configuration et l’utilisation de ses logiciels ;

-Enfin une fois en contact avec le monde des entreprises, les étudiants et futures
ingénieurs doivent être à mesure de proposer des solutions concrètes et valables aux
entreprises ayant besoin des outils de gestion pour leurs activités.

2. Gestion d’une entreprise

La gestion d'une entreprise est la mise en œuvre des ressources de l'entreprise en vue
d'atteindre les objectifs préalablement fixés (chiffre d'affaires, parts de marché, etc.) dans
le cadre d'une politique déterminée.
Pour mettre en œuvres leurs ressources, les entreprises ont recours à des méthodes et des
outils spécifiques. L’informatique comme science de traitement automatique apporte un
bénéfice énorme pour la performance des entreprises et leur permet d’automatiser les
différentes tâches au sein d’une entreprise.

3. Outils informatiques

Un ordinateur représente l’outil informatique par excellence, il est composé des matériels et
de logiciels. Le matériel est constitué des musiciens et des instruments, tandis que le logiciel
est la partition. Sans logiciel l'ordinateur ne fait rien parce qu'il n'a pas reçu les instructions lui
indiquant ce qu'il doit faire6. Les logiciels sont composés de programmes informatiques, qui
indiquent à l'ordinateur comment effectuer les tâches. Le logiciel détermine les tâches qu'un
appareil informatique peut effectuer.

Alors qu'à la vente d'un appareil informatique, l'accent est souvent mis sur le matériel
informatique, c'est avant tout le logiciel qui donne à l'ordinateur sa valeur ajoutée. Le mot
anglais software (en français : logiciel) était à l'origine utilisé pour désigner tout ce qui est
immatériel dans un ordinateur : des programmes, des données, des documents, des photos…

Logiciel n'est pas synonyme de programme informatique. Un logiciel est un ensemble

typiquement composé de plusieurs programmes, ainsi que tout le nécessaire pour les rendre
opérationnels : fichiers de configuration, images bitmaps, procédures automatiques. Les
programmes sont sous forme de code binaire ainsi que parfois sous forme de code source.

Les deux principales catégories de logiciels sont les logiciels applicatifs et les logiciels de
système. Le logiciel applicatif est destiné à aider les usagers à effectuer une certaine tâche, et
le logiciel de système est destiné à effectuer des opérations en rapport avec l'appareil
informatique.

La plus importante pièce de logiciel est le système d'exploitation. Il sert à manipuler le

matériel informatique, diriger le logiciel, organiser les fichiers, et faire l'interface avec
l'utilisateur. Les logiciels disponibles dans le commerce sont toujours destinés à être utilisés
avec un ou plusieurs systèmes d'exploitation donnés

Un programme informatique est un ensemble d'opérations destinées à être exécutées par un

ordinateur.

 Un programme source est un code écrit par un informaticien dans un langage de

programmation. Il peut être compilé vers une forme binaire ou directement interprété.
 Un programme binaire décrit les instructions à exécuter par un microprocesseur sous
forme numérique. Ces instructions définissent un langage machine.

Un programme fait généralement partie d'un logiciel que l'on peut définir comme un ensemble
de composants numériques destiné à fournir un service informatique. Un logiciel peut
comporter plusieurs programmes. On en retrouve ainsi dans les appareils informatiques
(ordinateur, console de jeux, guichet automatique bancaire…), dans des pièces de matériel
informatique, ainsi que dans de nombreux dispositifs électroniques (imprimante, modem,
GPS, téléphone mobile, machine à laver, appareil photo numérique, décodeur TV numérique,
injection électronique, pilote automatique…)

4 Démarche de construction d'un logiciel.

En informatique, un logiciel est un ensemble de séquences d’instructions interprétables par

une machine et d’un jeu de données nécessaires à ces opérations. Le logiciel détermine donc
les tâches qui peuvent être effectuées par la machine, ordonne son fonctionnement et lui
procure ainsi son utilité fonctionnelle. Les séquences d’instructions appelées programmes
ainsi que les données du logiciel sont ordinairement structurées en fichiers. La mise en œuvre
des instructions du logiciel est appelée exécution et la machine chargée de cette mise en
œuvre est appelée ordinateur ou calculateur.

Un logiciel peut être classé comme système, applicatif, standard, spécifique, ou libre, selon la
manière dont il interagit avec le matériel, selon la stratégie commerciale et selon les droits sur
le code source des programmes. Le terme logiciel propriétaire est aussi employé.

Les logiciels sont créés et livrés à la demande d'un client ou sur l'initiative du producteur, et
mis sur le marché, parfois gratuitement. En 1980, 60 % de la production et 52 % de la
consommation mondiale de logiciels est aux États-Unis. Les logiciels sont aussi distribués
illégalement et la valeur marchande des produits ainsi distribués est parfois supérieure au
chiffre d'affaires des producteurs. Les logiciels libres sont créés et distribués comme des
commodités produites par coopération entre les utilisateurs et les auteurs.

Créer un logiciel est un travail intellectuel qui prend du temps. La création de logiciels est
souvent le fait d'une équipe, qui suit une démarche logique et planifiée en vue d'obtenir un
produit de bonne qualité dans les meilleurs délais. Le code source et le code objet des
logiciels sont protégés par la convention de Berne concernant les œuvres littéraires.
5. Types des logiciels

Les logiciels sont couramment classifiés en fonction de :

 la manière dont ils interagissent avec le matériel, directement pour les logiciels
système, ou indirectement pour les logiciels applicatifs et les middleware ;
 l'utilisation cible : les entreprises ou les particuliers ;
 leur niveau de standardisation. Les deux extrêmes étant le logiciel standard et le
logiciel spécifique.

Les deux principales catégories de logiciels sont le logiciel applicatif et le logiciel de

système :

 le logiciel applicatif est destiné à aider les usagers à effectuer une certaine tâche,
 le logiciel de système est destiné à effectuer des opérations en rapport avec l'appareil
informatique7.

Les autres types de logiciels sont les applications, les utilitaires, les programmes et les pilotes
(anglais driver) :

 Les applications sont utilisées pour effectuer une tâche.

 Les utilitaires sont utilisés pour manipuler l'ordinateur ou à des fins de diagnostic.
 Un pilote est un logiciel qui permet d'utiliser un matériel informatique6.

Il n'y a pas de distinction claire entre un logiciel standard et un logiciel spécifique, et il existe
un continuum entre ces deux extrêmes:

 Un logiciel spécifique est construit dans le but de répondre à la demande d'un client en
particulier, ce type de logiciel peut être créé par le département informatique de
l'entreprise qui s'en sert, ou alors celle-ci fait appel à un éditeur de logiciel.
 Un logiciel standard est créé dans le but d'être vendu en grande distribution, et répond
au plus petit dénominateur commun des besoins de différents utilisateurs. Un logiciel
standard s'adresse à un marché anonyme, parfois à la suite d'une expérience pilote
répondant aux besoins spécifiques de certains consommateurs.

Selon les droits accordés par le contrat de licence, on parle de :

 Logiciel propriétaire lorsque l'auteur se réserve le droit de diffuser et de modifier le

logiciel.
 Logiciel libre ou Logiciel open source lorsqu'il est permis de l'exécuter, d'accéder au
code source pour l'étudier ou l'adapter à ses besoins, redistribuer des copies, modifier
et redistribuer le logiciel.
 Logiciel gratuit ou Gratuiciel, ou (freeware en anglais), pour un logiciel propriétaire
qui peut être distribué, copié et utilisé gratuitement, sans frais de licence.
CHAPITRE I GESTION D’UNE ENTREPRISE AVEC ODOO
Odoo, anciennement Tiny ERP, est initialement un progiciel de gestion intégré comprenant de très
nombreux modules permettant de répondre à de nombreux besoins de gestion des entreprises, ou
de gestion de la relation client

Un progiciel est un ensemble de logiciels munis d'une documentation, conçus pour répondre à des
besoins spécifiques et permettre une utilisation autonome.

Un progiciel de gestion intégré ou PGI (en anglais : Enterprise Resource Planning ou ERP) est un
progiciel qui permet « de gérer l'ensemble des processus d'une entreprise en intégrant l'ensemble de
ses fonctions, dont la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, l'aide à la
décision, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement et le commerce électronique

I.1 Gestion des ressources humaines avec Oddo

Pour gérer les ressources humaines avec Oddo, on utilise 4 modules notamment :

- Module recrutement

-Module employé

-Module présence

-Gestion des congés

I.1.1 Module recrutement

Ce module permet :

-De publier des offres d'emploi sur votre site web et suivez le processus de candidature dans la vue
Kanban.

-De lier les offres d'emploi de différents sites de référencement à votre module et réalisez le suivi.

-De gérer un pipeline de candidats pour vos postes vacants et organisez-vous grâce à une gestion
intelligente des activités. Un pipeline de talents est un moyen efficace de maintenir des relations
avec des candidats qui pourraient vous intéresser lorsqu'un nouveau poste est à pourvoir ;

-De gérer tout, des e-mails de candidature aux réponses automatiques, directement depuis
l'application.

-De créer un référentiel avec tous les CV de vos candidats, bien organisé et accessible
instantanément.

-De suivre de près tous vos candidats.

Interface du module recrutement

I.1.2 Module Employés

Ce module permet :

-Créez des profils pour vos employés en réunissant au même endroit toutes les informations
concernant chacun de vos employés.

- Gérez les contrats et suivre l'état de chacun de vos employés, son intitulé de poste, son type de
contrat et les dates de celui-ci, ainsi que son emploi du temps.

Interface du module employé

I.1.3 Module présence

Ce module permet Gérez la participation des employés, de suivre et vérifier la présence des
employés sur leur lieu de travail. Les responsables des RH peuvent en effet facilement reporter les
heures mensuelles de présence des employés au travail grâce au menu et à l'état correspondant.

L’interface du module présence

I.1.3 Module Congés

Ce module permet de gérer les vacances et les absences de vos employés, d’approuvez ou de refusez
les demandes de congé.

Le module congés permet aux employés d'enregistrer eux-mêmes leurs demandes de vacances et
d'être notifié par email pour chaque nouvelle demande. Aux responsables de l’entreprise de décider
de les approuver ou de les refuser, et d’ajouter une note à un refus afin de fournir une explication
aux employés.

I.2 Gestion comptable et financière

Pour faire de la comptabilité et gérer les finances d’une entreprise les modules Odoo utilisés sont :

-Module comptabilité

-Module facturation

-Module notes de frais

I.2.1 Module Comptabilité

Le module comptabilité permet des saisir les pièces comptables (factures et autres) et
d’obtenir un accès immédiat à toutes les fonctionnalités comptables.

I.2.2 Module Facturation

Ce module permet de gérer les contrats, créez des factures récurrentes.

De facturez des articles, d’envoyer des factures clients et d’enregistrer les factures
fournisseurs.
I.2.2 Module notes de frais

Ce module permet de gérer les frais de déplacement, de fournitures de bureau ou d'autres dépenses
professionnelles, il permet aussi d’accéder à tous les reçus et à toutes les notes de frais depuis votre
tableau de bord des frais et dépenses. Vous pouvez créer, valider ou refuser les frais en un seul clic.

I. 3 Gestion des achats, ventes et stock

Pour gérer des achats, ventes et stock d’une entreprise avec Odoo, on utilise respectivement les
modules achat, vente et inventaire.

I. 3.1 Module Achat

Ce module permet de gérer les achats d’une entreprise en améliorant les performances d’achat et
d’inventaire à l’aide de règles d’approvisionnement, de règles logistiques, de commandes de vente et
à l’aide de prévisions de commandes de fabrication, tout cela en fonction des besoins du stock.
I. 3.2 Module Vente

Ce module permet de transformer des opportunités en devis, des devis en commandes et des
commandes en facture.

Il permet de gagner du temps gagnez du temps grâce à son interface utilisateur réactive et moderne.
I. 3.3 Module Inventaire

Ce module permet d’optimiser l'organisation d’un entrepôt de stockage des produits grâce au
système d'inventaire intelligent de double entrée.

Il permet d’optimiser toutes les opérations internes. L'inventaire à double entrée d'Odoo n'a pas de
saisie, de sortie ou de transformation de stock. A la place, toutes ces opérations consistent en des
mouvements d'inventaire entre les emplacements disponibles.

I. 4 Gestion des projets

Pour gérer un projet avec Odoo, on utilise les modules projet, feuille de temps, rendez-vous et
planification.

I. 4.1 Module Projet

Ce module permet :

-D’organisez les projets en des tâches spécifiques, en lui donnant un aperçu soigné et efficace de
vos projets.

-De programmer les projets en gardant une trace des délais avec une vue de calendrier claire.

-De planifier les projets en allouant le temps nécessaire à des tâches spécifiques dans le cadre d'un
créneau planifié.

-D’analyser vos projets en générant des rapports et en effectuant des analyses.

I. 4.2 Module feuille de temps

Ce module permet aux employés d’enregistrez vos activités en fin de journée et permet aux
gestionnaires des projets de garder le contrôle des projets et de gérer les prestations des employés.

En outre ce module permet de programmer les équipes à travers les différents projets en prenant en
compte des vacances des employés. Il permet aussi de planifier à l'avance les futurs projets sur base
des projets similaires et estimez les échéances plus précisément.
I. 4.3 Module rendez-vous

Ce module permet de remplir son agenda, de planifier des rendez-vous avec des clients, de garder le
contrôle de votre horaire et d’affichez vos disponibilités en temps réel.

I. 4.3 Module Planification

Ce module permet de planifier les différentes activités ou événement au sein de l’entreprise et

permet de modifier les affectations ou les horaires des équipes en un seul clic.
 CHAPITRE II GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS DANS UNE
ENTREPRISE AVEC MAARCH COURRIER
II.1 Introduction

Maarch Courrier est un système complet de Gestion Électronique de Documents (GED) et de Gestion
Électronique de Courrier (GEC).

Il traite le courrier Arrivée, Départ, la note Interne, ainsi que les documents de GED avec une grande
richesse fonctionnelle..

De l’acquisition du courrier à l’expédition d’une réponse formellement signée, Maarch Courrier

optimise vos processus.

L’interface d’accueil de maarch courrier

II.2 Les fonctionnalités de maarch courrier

II.2 1 Qualifier et Indexer

Maarch offre plusieurs méthodes de numérisation ou d’acquisition des documents (papier ou

courriel). Maarch Courrier vous permet d’ailleurs de qualifier et d’indexer à partir d’un écran unique
ces courriers depuis le formulaire d’indexation. Cette fonctionalité comprend les opérations
suivantes :

-Enregistrement et validation des courriers

Cette partie dont le sujet traite de l'enregistrement des courriers et plus globalement du circuit des
courriers entrants est principalement destinée aux personnes travaillant au service courrier et aux
utilisateurs amenés à enregistrer des courriers.

Dans un service courrier, on retrouve généralement les profils suivants :

-L'opérateur de numérisation ;

-Le superviseur du service courrier.

II.2 1.1 L'opérateur de numérisation

L'opérateur de numérisation est en charge de la bonne réception des courriers, de leur ouverture, de
leur numérisation et de leur saisie dans l'application Maarch Courrier.

Pour résumer, il a à sa charge les tâches suivantes :

-Recueil des courriers arrivés ;

-Ouverture des plis ;

-Préparation à la numérisation ;

-Numérisation ;

-Saisie et qualification ;

-Correction éventuelle des erreurs de saisie.

Interface de numérisation

II.2 1.2 Le responsable du service courrier

Le responsable du courrier s'assure de la qualité de la saisie, de la bonne diffusion des courriers dans
les services. C'est un rôle de superviseur, il pilote la charge de travail et propose des solutions pour
fluidifier la transmission des courriers entrants dans les services.
 Interface de vérification et validation des courriers

II.2.2 Faire circuler

En fonction de l’objet du courrier, maarch courrier permet de définir en destinataire un service

traitant disposant de sa liste de diffusion au sein du service. Ainsi, Maarch Courrier vous permet de
préciser cette liste par l’ajout de personnes ou services en destinataire ou copie.

II.2.3 Répondre

Maarch Courrier permet de participez aux réponses collaboratives ou à un courrier sortant. Vos
modèles sont alors directement exploités par Maarch Courrier qui substituera les champs que vous
aurez définis. Rédigez ainsi vos réponses soit en mode web soit avec vos suites bureautiques
habituelles.

II.2.4 Viser & Signer

Maarch Courrier intègre notamment un parapheur électronique qui vous permet de viser et signer
vos courriers directement à partir de votre GEC ou via votre smartphone.

II.3 Glossaire

Maarch a un lexique propre à son utilisation notamment :

II.3.1 Utilisateur

Un utilisateur est une personne physique disposant de droits d'accès à l'application. Son identifiant
de connexion associé à un mot de passe personnel lui permet de se connecter. Il appartient à un ou
plusieurs groupes et à une ou plusieurs entités.

II.3.2 Entités

Une entité est une structure composée d'attributs, représentant un composant identifiable d'un
domaine fonctionnel, et potentiellement en relation avec les autres entités du domaine. Elle
correspond le plus souvent à un pôle, un service (Ressources humaines, direction financière,
éducation...).

Un utilisateur peut appartenir à plusieurs entités (une entité primaire et éventuellement une ou
plusieurs entités secondaires). L'entité régit le périmètre documentaire des utilisateurs.

II.3.3 Groupes

Le groupe est un ensemble d’utilisateurs exerçant les mêmes fonctions au sein de l'organisation
indifféremment des entités auxquels ils appartiennent. Par exemple : administrateur fonctionnel,
Manager, agent...

Le groupe régit les fonctionnalités et services accessibles aux utilisateurs.

II.3.4 Courriers & documents

Élément central d'une GED, le document électronique est la fusion d'un fichier informatique et d'un
ensemble de donnée textuelle qui le définit.

On parle aussi de courrier dans l'idée qu'un document part d'un émetteur et transite vers un
destinataire dont le contenu est le document à indexer. Il existe plusieurs catégories de document
dans Maarch Courrier :

-Les courriers arrivés : Ces courriers viennent de l'extérieur vers l'intérieur de l'organisation

-Les courriers départs : Ces courriers vont de l'intérieur vers l'extérieur de l'organisation

-Les courriers internes : Ces courriers transitent à l'intérieur de l'organisation

-Les documents de sous-dossier : Il s'agit de document n'ayant pas de notion d'expéditeur ou de
destinataire.

II.3.5 Bannette électronique

Structure qui regroupe des documents liés par un état (à traiter, à valider, ...). La bannette
électronique est l’équivalent de la corbeille papier ou « bannette » présente dans l'organisation qui
réceptionne, expédie et transmet en interne des documents papier.

Chaque utilisateur possède une liste de bannettes. Les bannettes dépendent du groupe auquel
appartient l'utilisateur.

II.3.6 Plan de classement

Un plan de classement est la représentation sous forme de hiérarchie de l'organisation des

documents. Il s’agit du référentiel utilisé pour réaliser des classements physiques (papier ou autres).

Dans un usage électronique, le plan de classement constitue donc la représentation de l'organisation

des documents dans le système.

Dans Maarch Courrier, il convient de modéliser l'existant dans un système de classement prédéfini.
On parle alors de dossier et sous-dossier, de chemise et sous-chemise et de document.

Ce classement permet d'affecter à chaque type de document des règles de traitement (Délais, SVA,
SVR) et des règles d'archivage. (Conservation, sort final)

Exemple d'arborescence du plan de classement sur Maarch Courrier :

II.3.6 Affaire

Une affaire est un regroupement de plusieurs courriers ayant un point commun (objet, sujet abordé).
L'affaire est caractérisée par un numéro d'affaire un libellé d'affaire et une description.

Une affaire possède une fiche détaillée accessible via le menu de recherche.

Les caractéristiques d'une affaire permettent de faire une recherche sur l'affaire. Le résultat de cette
recherche affiche la liste des courriers contenus dans l'affaire.

Plusieurs actions sont possibles dans une affaire :

Clôture : aucun courrier ne peut plus être enregistré dans l'affaire

Suppression : ne supprime pas les courriers contenus dans l'affaire.

Modification : seul le libellé et la description peuvent être modifiés.

II.4 Administration de maarch courrier

L’administration d’un système signifie son usage avancé et en particulier son évolution dans le
paramétrage pour en assurer sa bonne marche. L’administration de maarch courrier est faite des
opérations suivantes :

II.4.1 Ajout et suppression d’entités, d’utilisateurs

Cette opération permet de modifier le profil des utilisateurs en fonction de son appartenance à un
service, à un niveau hiérarchique.

II.4.2 Gestion des types de document

Cette opération permet de gérer des modèles de document

II.4.2 Ajout et suppression de dossier

Cette opération permet d’ajouter et de supprimer des dossiers

D’autres manipulations sont nécessaires pour administrer maarch courrier notamment :

-L’Accès à des fonctionnalités spécifiques de suivi et de supervision du système.

-L’ Accès au menu de l'administration

II.5 Panneau d’administration

L'accès au panneau d'administration est disponible soit depuis la page d'accueil de Maarch Courrier
soit depuis son menu.

Panneau d'administration

Pour accéder à un item d'administration, il faut cliquer l’un de picots.

II. 5.1 Liste de résultats des panneaux d'administration

Lorsque vous accédez à l'administration d'un item, vous arrivez dans la grande majorité des cas sur
une liste de résultats vous permettant :

-D'accéder aux éléments à administrer

-D'effectuer des actions d'administration

-D’Agir sur les éléments à afficher

II 5.2 Liste de résultats standards

Depuis cette liste vous pouvez filtrer les éléments affichés via :

-Le champ de recherche Filtre recherche

-Vous pouvez aussi naviguer dans la liste via la pagination : Pagination

-Effectuer une action : La liste de résultats propose des actions pour interagir avec les éléments
existants ou pour en créer de nouveaux.
CHAPITRE III : CREATION ET GESTION DES MAILS PROFESSIONNELS
III.1 Définition

Une adresse email professionnelle est une adresse rattachée à un nom de domaine qui vous
appartient. Pour une entreprise, une adresse professionnelle doit correspondre à son nom.

Exemple d’un mail professionnel : [email protected]

III.1 Avantages des mails professionnels

L’utilisation des mails professionnels au sein d’une entreprise présente plusieurs avantages
notamment :

-Crédibilité : Le premier intérêt, et pas des moindres, c’est que ça fait plus sérieux!

-Visibilité : Une adresse email professionnelle permet de faire la promotion de de votre marque ou
de votre entreprise, puisque celle-ci fait partie de cette adresse mail. De plus, si vous avez un site
internet sur le nom de domaine que vous utilisez, vos contacts pourront très simplement aller le
consulter: le contact qui reçoit un mail d’[email protected] peut tout naturellement aller
consulter le site istck.net et y découvrir vos produits et services.

-Flexibilité : Vous pouvez très simplement créer plusieurs adresses mails liées au même nom de
domaine. Vous pouvez par exemple avoir une adresse assez générique comme [email protected],
mais aussi créer d’autres adresses, soit avec le nom de la personne [email protected], soit liées à un
service comme [email protected]. Quand de nouveaux collaborateurs rejoignent votre entreprise,
vous pouvez leur créer leur propre adresse email professionnelle.

-Pérennité : Une adresse mail liée à un nom de domaine peut être gardée aussi longtemps que vous
gardez le nom de domaine, même si vous changez d’hébergeur.

Ne jamais utiliser une adresse liée à votre fournisseur d’accès (ex: [email protected]), car le jour
où vous changez de fournisseur d’accès, eh bien… cette adresse, que vous utilisez depuis 3 ans, et
que vous avez donnée à tous vos contacts, ne sera plus valable.

Ce conseil est d’ailleurs valable également pour une adresse perso.

-Simplicité : Vous pourrez créer une (ou des) adresses simples (ex: [email protected] ou
[email protected]), alors qu’avec une adresse mail gratuite type gmail, vous risquez d’être
obligé de mettre quelquechose comme [email protected] ou contact-
[email protected], ce qui est plus compliqué à retenir pour vos clients

-Sécurité : Vos messages ont moins de risques de finir dans les spams (courrier indésirables) lorsque
vous utilisez une adresse email professionnelle que lorsque vous utilisez une adresse email grand
public, car celles-ci sont souvent utilisées par les spammeurs
III.3 Création des mails professionnels

Pour créer une adresse professionnelle pour une entreprise, il est indispensable d’acheter un nom de
domaine au nom de l’entreprise.

Un nom de domaine est un ensemble d'adresses électroniques faisant l'objet d'une gestion
commune et figure sous forme abrégée à la fin d'une adresse électronique.

Exemple : istck.net, vodacom.cd

III.3. 1 Acheter un nom de domaine

La plupart des hébergeurs des sites propose des noms de domaine. Vous pouvez acheter un nom de
domaine seul, sans être obligé de prendre un hébergement. Par exemple:

-Ligne web service propose des noms de domaine avec 100 Giga de stockage et la possibilité de créer
des mails illimités par domaine.

-Ovh fournit 1 adresse mail et 5G de stockage

-phpnet.org fournit 5 adresses mail avec stockage 1G chacune.

Pour acheter un nom de domaine aller sur le site www.lws.fr , taper le nom de domaine que vous
souhaitez acheter pour vérifier la disponibilité.
 L’hébergeur vous affichera les noms de domaine disponibles sous différentes extension ( istck.net ou
istck.com par exemple), à vous de choisir et de valider le paiement.

Noter que le paiement des noms de domaine se fait avec une carte bancaire ou d’autres méthodes
de paiement en ligne.

III.3. 2 Création et configurations des mails

Une fois le nom de domaine acheté, l’hébergeur vous envoie les identifiants pour se connecter au
panel de gestion de votre domaine et au serveur de messagerie lié à votre domaine.

Panel de gestion pour le domaine ISTCK

Une fois connecté sur le panel de gestion, cliquer Webmail pour commencer à créer des mails ou
connectez-vous sur l’interface Cpanel pour plus d’options.
Interface pour accéder au Webmail

Interface cpanel pour créer des mails

La procédure à suivre est assez simple une fois qu’on est connecté sur l’une des interfaces.

Avec l’interface Cpanel :

-cliquer sur comptes de messagerie :

-Cliquer sur le bouton

-On vous demandera d’abord quelle adresse vous souhaitez créer.

-Puis vous devrez choisir un mot de passe, choisissez un mot de passe que vous pourrez retenir
facilement, mais pas trop simple non plus pour ne pas risquer de vous faire pirater votre boîte mail

-Stockez-le en lieu sûr

III.3. 3 Utilisation des mails professionnels

Une fois votre boîte mail créé, vous pouvez transférer la réception et l’envoi de vos mails
professionnels, vers votre boite Gmail.

III. 3. 3. 1 Utilisation avec un logiciel de messagerie

Un logiciel de messagerie est un logiciel que vous installez sur votre ordinateur, et que vous
paramétrez pour qu’il aille récupérer les mails sur le serveur de votre fournisseur de nom de
domaine.

Examples: Outlook, Thunderbird, Windows mail…

Les données de paramétrage pour consulter les mails avec un logiciel de messagerie sont fournis par
votre vendeur de nom de domaine.

Toutefois cette méthode a comme inconvénients:

– Les mails ne sont pas consultables à distance, vous ne pouvez consulter vos mails que si vous avez
votre ordinateur sur lequel vous avez paramétré votre compte mail.

– si vous changez d’ordinateur, il faut récupérer tous vos mails et les transférer sur le nouvel
ordinateur (après avoir installé le logiciel de messagerie).

III. 3. 3. 2 Utilisation avec le Webmail du fournisseur de domaine

C’est le plus rapide et facile à utiliser, il ne demande aucun paramétrage. La plupart des fournisseurs
de nom de domaine offrent ce service. Il suffit de connaître l’adresse du Webmail de votre
fournisseur, d’indiquer son adresse mail et son mot de passe, et vous avez accès à l’interface.

Cette méthode offre les avantages suivants :

-vous pouvez consulter vos mails de partout

-l’interface est souvent assez simple à prendre en main

III. 3. 3. 2 Utilisation avec Gmail

Pour consulter et envoyer vos mails professionnels avec votre boite Gmail, il suffit de procéder à
quelques paramétrages :

1. Connectez-vous sur votre compte Gmail, et allez dans les paramètres :

2. Cliquez sur Comptes et importations

3. Rendez-vous dans la partie « Consulter d’autres comptes de messagerie » et cliquez sur « Ajouter
un compte de messagerie

4. Entrez l’email à lier dans la pop-up qui s’affiche à l’écran, puis cliquez sur « Suivant »:

5. Dans l’écran suivant, laissez coché « Importez les emails de mon autre compte », puis cliquez sur « Suivant »

6. Paramétrage du serveur entrant (pop)

Entrez maintenant les paramètres du serveur mail entrant « POP » suivants :

-Le nom d’utilisateur est l’adresse mail COMPLETE

-Le mot de passe de ce compte mail.

-Le serveur pop : il dépend de votre fournisseur de nom de domaine.

-Le port : même chose, renseignez-vous auprès de votre fournisseur de nom de domaine.

-Cochez la case « Vous devez toujours utiliser une connexion sécurisée… »

Pour mieux organiser votre boite mail et bien séparer ce compte pro du compte perso (ou d’autres
comptes que vous pourriez avoir ajoutés dans Gmail), vous pouvez ajouter un libellé aux messages
qui arrivent sur ce compte. Pour cela, il faut avoir créé un libellé.

-Puis cliquez sur Ajouter un compte.

Un message s’affiche indiquant que votre compte pro a été ajouté et que gmail peut maintenant
récupérer les emails de ce compte s’affiche.
 CHAPITRE IV : LES LOGCIELS DE COMMUNICATIONS DANS UNE
ENTREPRISE
IV. Importance de la communication

Communiquer de façon uniforme permet de mettre tous les services sur un même pied d'égalité. En
effet, même si les équipes ont des fonctions différentes, le personnel dans son intégralité œuvrent
pour un projet commun : la bonne santé de votre entreprise. Cela peut concerner le développement
d'un nouveau produit ou service, l'élaboration d'une nouvelle stratégie ou encore le suivi de certains
projets de travail.

En prenant en main la diffusion des informations importantes dès les premiers instants, le service de
la communication évite ainsi que les informations qui circulent soient erronées.

Deux logiciels sont particulièrement utilisés pour la communication au sein de l’entreprise. Le

premier Mattermost est utilisé pour la communication écrite et le l’autre Zoom utilisés pour la
communication visuelle.

IV.1 Mattermost

Mattermost est un logiciel et un service de messagerie instantanée libre auto-hébergeable. Il est

conçu comme un chat interne pour les organisations et les entreprises.
IV.1.1 Fonctionnalités de Mattermost

Le principe de fonctionnement (et de financement) est de laisser les fonctionnalités utilisées par une
équipe en libre accès. L'accès gratuit inclut, entre autres, la fonctionnalité principale de discussion en
canaux, les applications natives sur les différentes plateformes, la recherche dans les messages, la
traduction instantanée, etc8.

Ensuite, Mattermost Inc.7 propose des fonctions dédiées aux entreprises (à partir de 39 $ par
utilisateur et par an) pour utiliser des fonctions « avancées », telles que l'intégration dans un éco
système Microsoft Windows utilisant Active Directory (annuaires LDAP), une sécurité renforcée
(authentification multi facteur, chiffrement…), et un support dédié. C'est donc sur les services
associés au produit principal que Mattermost Inc. se finance.