THR MTOOE M207 Elaboration Du Budget D'un Événement-13-20

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A3- Construire un budget prévisionnel événementiel

A3-1- Préalables de la construction d’un budget prévisionnel événementiel :
Au préalable de la planification d’un budget

événementiel, l’agence doit être consciente que le
budget d’événement évolue de manière presque
constante en raison des variables, elles aussi,
constamment ajoutées, révisées ou modifiées.
Ceci considéré, il est possible, cependant, d’aboutir à une rationalisation du process de la construction
dudit budget. La rationalisation procédurale ne peut s’obtenir qu’en observant certains éléments.
A- Circonscrire les différents types de coûts liés au projet événement :
L’on sait qu’il existe deux formes de coût associés à toute activité d’entreprenariat. L’activité
événementielle n’échappe pas à cette situation. Le coût peut être soit de nature fixe ou de
nature variable :
n Les coûts fixes ne dépendent pas du nombre d’invités : le coût de la location du lieu de
la tenue de l’événement est forcément un coût fixe.
n Les coûts variables dépendent du nombre d’invités : le coût de la nourriture et des
boissons est fonction des participants.
B- Connaître les objectifs de l’événement :
Chaque événement s’inscrit de toute évidence dans un but propre. Avant de budgétiser un
événement, le chef de projet doit connaître les objectifs tracés par le commanditaire du fait
que ces derniers influent incontestablement sur le budget.
C- Cerner les variables propres à l’événement :
Le chef de projet doit circonvenir les différents composants et leurs coûts :
o Le lieu, o Le transport,
o Le personnel, o La sécurité,
o La nourriture et les boissons, o Etc.
Au-delà des variables associées directement à la tenue de l’événement, il convient de

considérer d’autres coûts liés à la communication mercatique autour de l’événement :
o Le marketing des médias sociaux,
o Le marketing de contenu événementiel,
o Etc.
D- Tirer profit de la mémoire de l’agence (événements similaires et passés) :
Certes, chaque événement a son propre déroulé. Cependant, il se peut, et en cherchant dans
la mémoire de l’agence, que l’agence ait eu l’occasion d’organiser un événement similaire. Le
fait de procéder de la sorte assure à l’agence de s’inspirer pour élaborer le budget,
d’économiser du temps dans la planification, d’exploiter les leçons tirées…
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A3-2- Eléments à inclure dans un budget prévisionnel événementiel :

Nul besoin de rappeler que la colonne vertébrale de la planification n’est autre que l’outil budget. Sans
l’appel à cet outil, il serait invraisemblable de déterminer ce que l’agence d’événementiel pourrait tirer
comme retour sur investissement à l’occasion de l’organisation d’un événement.
Un budget d’événement bien bâti demeure essentiel pour se constituer des repères aidant à prendre
des décisions correctes en relation avec le stratégique et l’opérationnel déclinés par l’organisation
d’événement.
Le budget prévisionnel événementiel s’intéresse à la mise à nu de deux éléments : les dépenses et les
recettes. Ce sont là les deux faces d’un budget, contradictoires par nature certes, mais ayant une
connexité et une dépendance pour cause fonctionnelle.
Le budget prévisionnel événementiel est un allié incontournable dans la conduite d’un événement.
L’attention du chef de projet doit être porté son attention sur les voies conduisant à faire réduire les
dépenses et à augmenter les recettes.
La localisation des dépenses signifie la connaissance des activités que leur réalisation demande un
financement. Le tableau ci-dessous regroupe les grands éléments que le déroulé d’un événement
pourrait contenir. Ces éléments constituent au fait la nature et l’origine des coûts que les lignes d’un
budget sont susceptibles de renfermer.
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Les prestations décrites ci-dessous peuvent être synthétisées sous forme de cinq rubriques
fondamentales :
A- Coût ‘’Prestations Espace d’organisation d’événement’’ :

Tout événement se tient dans un espace. Son choix dépend et répond aux besoins du concept
de l’événement. Pour tout événement, le coût de l’espace constitue la dépense la plus
importante du budget prévisionnel événementiel. Quelle que soit l’envergure de l’événement,
le choix d’un endroit spacieux est crucial pour offrir aux participants une meilleure expérience.
Le coût de l’espace se compose du prix de sa location, termes de la police d’assurance.
L’espace peut disposer des équipements indispensables au bon déroulement de l’événement :
des projecteurs, des microphones, des Haut-parleurs, diffusion en direct de l’événement, et
d’autres équipements audiovisuels. Dans ce cas, la négociation du prix de location global
s’entamera sur la base des besoins de l’agence événementielle.
▶ Type de coût : Fixe.
B- Coût ‘’Prestations nourriture et boissons’’ :
Rares sont les événements qui n’incluent pas

l’offre nourriture et boissons bien que cela est
en étroite relation avec la nature et le format de
l’événement. Aujourd’hui, on rencontre une
filière spécialisée en matière d’assurance de
ladite offre : les traiteurs.
L’agence événementielle fait appel à la filière dans le cas où l’événement est organisé en
dehors d’un moyen d’hébergement. Les composantes de l’offre diffèrent selon la demande du
client. Il peut s’agir d’un buffet, d’une simple pause-café, d’un brunch, d’un cocktail
dinatoire…Le coût de l’offre est déterminé en fonction de deux éléments :
o Nombre de participants ;
o Choix de la composante.
▶ Type de coût : Variable.
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C- Coût ‘’Prestations hébergement’’ :

Certains événements ne peut être organisés qu’en s’appuyant sur un moyen d’hébergement
(complexe hôtelier, hôtelier…). Dans ce cas, l’agence de voyage entre en contact avec l’hôtelier
pour négocier les tarifs d’hébergement au nom des participants à l’événement.
Le coût global de l’hébergement des participants résulte du nombre de chambres occupées,
de la répartition des participants (single, double…). Généralement, l’agence d’événementiel
dispose d’un carnet d’adresse qui lui permet d’accéder à des tarifs préférentiels de la part des
hôteliers.
D- Coût ‘’Prestations animation et art’’ :

La nature de l’animation à organiser résulte du concept de l’événement. Pour une conférence,
il sera question de la présence d’un modérateur, d’un interprète ; concernant un séminaire, la
présence des experts, des interprètes et de modérateur est une condition sine qua none…
Dans le cas d’un anniversaire, d’une fête, d’un Teambuilding…l’offre animation épouse
d’autres volets : comédiens, humoristes, influenceurs…
▶ Type de coût : Fixe
E- Coût ‘’Prestations ressources humaines’’ :

En plus de l’équipe propre à l’agence événementielle, l’événement peut imposer l’appel aux
services d’une équipe externe. L’agence se verra dans l’obligation de collaborer le temps de
l’événement avec des compétences expertes comme :
o Compétences en accueil et enregistrement des participants ;
o Compétences en montage et démontage des installations et des
équipements ;
o Compétences en photographie et tournage ;
o Compétences en matière de sécurité ;
o …
▶ Type de coût personnel interne : Fixe
▶ Type de coût personnel externe : Variable.

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F- Coût ‘’Prestations Communication et mercatique’’ :

Les prestations communication et mercatique englobent l’ensemble des outils et leviers
utilisés par l’agence événementielle pour communiquer autour de son événement :
technologie événementielle, mailing marketing, affiches, posters, brochures, Goodies, badges,
flocage de T-shirts …
G- Coût ‘’ Rubriques frais divers’’ :

Pars frais divers, il faut entendre le côté imprévisible de tout événement. Malgré une
planification méticuleuse, il y aura toujours des actions à entreprendre comme des
changements de dernière minute, des fournitures supplémentaires à assurer, des dépenses
diverses nées à l’instant T…
L’événement est difficilement maîtrisable de par sa définition même, c’est pourquoi il est
essentiel d’avoir des fonds de prévoyance. Ces fonds aident l’agence événementielle à faire
face à tout scénario ou urgence imprévue.
Le fait de disposer des fonds de prévoyance assure à

l’agence la capacité de savoir rebondir lorsque des
désagréments surgissent et de parer à toute
éventualité.
Les fonds de prévoyance sont à l’image d’une bouée de
secours. Sa valeur demeure fonction du choix de
l’agence événementiel, un choix qui peut reposer sur
son retour d’expérience.
H- Mesurer le potentiel du revenu :

Un autre volet du budget prévisionnel événementiel, et des plus importants, concerne le
retour sur investissement : les revenus. Il faut être clair sur les revenus (recettes) que l’agence
événementiel souhaite réaliser via l’organisation de l’événement.
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Les recettes peuvent provenir de diverses sources de financement :

o Billets d’entrée ;
o Parrainage, sponsoring, mécénat ;
o Biens et services vendus pendant l’événement (produits promotionnels par exemple…) ;
o Subventions ou aides publiques ou privées… ;
o …
Préparer un budget, c’est comme procéder à un

questionnement du projet de l’événement sous l’angle
financier. Autrement formulé, c’est examiner en quoi
consistent les charges potentielles d’un côté, en imaginant
le niveau des recettes possibles (billets d’entrée, produits
promotionnels…).
A3-3- Architecture et exploitation du budget prévisionnel événementiel

L’architecture du budget prévisionnel événementiel concerne la présentation des différentes
rubriques (dépenses et recettes) de façon à les rendre visible et exploitable. La présentation est
désignée par ‘’la grille budgétaire’’. La grille budgétaire regroupe la structure budgétaire retenue,
présentée sous forme d’un tableau composé de colonnes et de lignes.
A- Grille budgétaire :
Rubriques Budgétaires Prévisionnel Observation Réalisé Observation
Logistique
Location du lieu
Location matériel et
équipement
Transport de matériel
Sonorisation
Lumière
Décoration
Raccordements
(électricité, eau,
internet…
Cabines de traduction
Droit d’auteurs
…
Sous total
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Hébergement
Chambre single
(participants,
organisateurs)
Chambre double
(participants,
organisateurs)
Traitement spécial
…
Sous total
Rubriques Budgétaires Prévisionnel Observation Réalisé Observation

Catering
Repas (participants,
organisateurs/équipes)
Repas (participants,
organisateurs/équipes)
…
Sous total
Communication Promotion
Campagne médias
Impressions (affiches,
flyers, invitations…
Transport de matériel
Conférence de presse
Uniformes spéciales
Création graphique du
visuel
Déclinaisons de la
création graphique
…
Sous total
Ressources humaines
Personnel interne
Ressources sous-traitées
…
Sous total
Frais divers
Fonds de prévoyance
Sous total
Total dépenses budgétés

Total
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Revenus prévus
Billets d’entrée
Parrainage
Sponsoring
Mécénat
Produits promotionnels
Subventions
…
Total global
Marge à dégager
Total dépenses
Total revenus
Résultat
B- Eléments d’exploitation :
Il s’agit d’élaborer un tableau synthétisant des données significatifs permettant de disposer
d’une première appréciation de l’événement.
Réalisé Prévu
Indicateurs audience
§ Nombre de participants prévus
§ Nombre de participants effectifs
§ Coût de revient global
§ Coût par participant prévus
§ Coût par participant effectif
Indicateurs revenus
§ Chiffre d’affaires global
§ Chiffre d’affaires par source
§ Billetterie
§ Produits promotionnels
§ …
Indicateurs rentabilité
§ Marge de l’événement
§ Retour sur investissement (ROI)
(Total des recettes effectives / Total des dépenses
réelles) X 100
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Au préalable de la planification d’un budget

A- Circonscrire les différents types de coûts liés au projet événement :

B- Connaître les objectifs de l’événement :

Le chef de projet doit circonvenir les différents composants et leurs coûts :

Au-delà des variables associées directement à la tenue de l’événement, il convient de

D- Tirer profit de la mémoire de l’agence (événements similaires et passés) :

A3-2- Eléments à inclure dans un budget prévisionnel événementiel :

A- Coût ‘’Prestations Espace d’organisation d’événement’’ :

B- Coût ‘’Prestations nourriture et boissons’’ :

Rares sont les événements qui n’incluent pas

C- Coût ‘’Prestations hébergement’’ :

D- Coût ‘’Prestations animation et art’’ :

E- Coût ‘’Prestations ressources humaines’’ :

▶ Type de coût personnel externe : Variable.

F- Coût ‘’Prestations Communication et mercatique’’ :

G- Coût ‘’ Rubriques frais divers’’ :

Le fait de disposer des fonds de prévoyance assure à

H- Mesurer le potentiel du revenu :

Les recettes peuvent provenir de diverses sources de financement :

Préparer un budget, c’est comme procéder à un

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