FONCTION 3

LES CHARGES DE PERSONNEL

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 OBJECTIFS ET PROCEDURES D’AUDIT

I – CONSÉQUENCES DE L’ORGANISATION DE L’ENTREPRISE POUR L’AUDITEUR

1. Caractéristiques du module
Pour le module personnel, l’auditeur retiendra principalement les éléments suivants :
- la part importante des frais de personnel dans les prix de revient :
Les frais de personnel peuvent représenter une partie très importante des charges
d’exploitation d’une entreprise.
Dans certains branches, cette partie peut s’élever jusqu’à 90% des frais totaux engagés (en
particulier certains prestataires de services) ; dans certaines sociétés de production, leur
incidence peut également atteindre 60 à 70% des charges d’exploitation ;
- les opérations sont très nombreuses et revêtent un caractère souvent répétitif ;
- le contexte du droit social (que l’auditeur doit connaître) est important pour la
compréhension et l’enregistrement de ces opérations.

2. Principaux risques relatifs au module

Il convient que l’auditeur examine dans chaque cas les risques pouvant exister.
a) Le paiement de salaires effectués ne correspondent pas :
- à des bases approuvées
- à des temps effectivement travaillés
- à des personnes de l’entreprise (problème de réalité)
b) En fin d’exercice, les rémunérations à payer ne sont pas enregistrées, mais le seront au
cours de l’exercice suivant (problème de coupure)
c) Toutes les charges sociales ne sont pas enregistrées (problème d’exhaustivité).
On remarquera que le problème d’exhaustivité peut se poser en ce qui concerne les
charges sociales mais certainement moins en ce qui concerne les rémunérations
proprement dites.
En effet, on peut pratiquement tenir pour acquis que les gens qui travaillent réclameront
s’ils ne sont pas payés et que, par conséquent, l’exhaustivité des enregistrements de
salaires passe par la vérification de l’exhaustivité des enregistrements en banque ou en
caisse.

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3. Les objectifs de l’auditeur
En examinant les opérations relatives aux charges et dettes de personnel, l’auditeur doit
atteindre certains objectifs.

1. Obtenir l’assurance que toutes les charges et dettes de personnel ont été enregistrées
(exhaustivité des enregistrements)
2. Obtenir l’assurance que toutes les charges et dettes enregistrées concernant bien
l’entreprise (réalité des enregistrements)
3. S’assurer que la coupure des charges est faite correctement (coupure des
enregistrements)
4. S’assurer du caractère vraisemblable du solde des comptes (audit analytique)
5. Etablir la validité des dettes ou des créances de personnel ainsi que des charges
figurant au bilan.

II – L’ÉVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE

1. Obtenir l’assurance que toutes les charges et dettes de personnel ont été enregistrées
(exhaustivité des enregistrements)
a) Les risques pouvant exister
Le premier risque envisagé par l’auditeur est une atteinte à la proposition d’exhaustivité.
L’auditeur se demande si toutes les opérations de l’entreprise relatives aux frais de
personnel ont été enregistrées, les risques d’omission pouvant se traduire ainsi :
1.1. Non-enregistrement de salaires et/ou de rémunérations dues au personnel.
1.2. Non-enregistrement des charges sociales sur les rémunérations du personnel.

Ce dernier risque est particulièrement grave, car il peut entraîner le non-paiement des
charges sociales et par suite des pénalités.

b) Examen théorique des dispositifs de contrôle de l’entreprise :

L’auditeur étudie successivement ces possibilités : reprenant le mémorandum ou le
diagramme de circulation qu’il a établi, il se demande si les risques envisagés peuvent se
réaliser et, en cas de réponse affirmative, si les procédures en vigueur permettent la
détection et la correction rapide de l’erreur.

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 Exemples de dispositifs de contrôle à examiner :
- conditions de comptabilisation des rémunérations
- prise en compte de tous les éléments des contrats ( en particulier, primes, indemnités)
- procédure de constitution des charges à payer en fin d’exercice pour les frais de
personnel
- liaisons entre le service du personnel, de la paie et de la comptabilité
- procédure d’établissement des déclarations, procédure suivie pour s’assurer
qu’aucune n’est oubliée et que le dépôt en est effectué en temps utile
- procédure d’information de la comptabilité pour les charges sociales à enregistrer, à
provisionner et à payer.

c) Examen pratique des dispositifs de contrôle interne (tests de permanence)

Exemples de tests de permanence :

- sélectionner des dossiers de personnel et s’assurer que toutes les rémunérations
prévues sont enregistrées
- sélectionner certains avantages accordés au personnel (primes, indemnités, etc.) et
s’assurer qu’ils sont enregistrés en temps utile
- vérifier pour plusieurs mois l’enregistrement effectif des charges sociales.

2. Obtenir l’assurance que toutes les charges et dettes enregistrées concernent bien
l’entreprise (réalité des enregistrements)
a) Les risques pouvant exister
Les risques correspondant à la proposition de réalité sont importants ; ils comprennent en
effet :

2.1. Paiement de personnel fictif

2.2. Paiement de salaires pour des travaux non effectués
2.3. Paiement de salaires à des conditions non autorisées
2.4 Erreur dans le calcul ou l’enregistrement de la paie.

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b) Examen théorique des dispositifs de contrôle de l’entreprise.

Exemples de dispositifs de contrôle à examiner :

- séparation des tâches entre l’embauche, l’établissement de la paie, l’enregistrement
des charges, le paiement et l’enregistrement des opérations de trésorerie
- rotation du personnel dans le service de paie
- existence de dossiers individuels et de lettres d’engagement ou de contrats
comprenant les rémunérations autorisées
- notification systématique au service « paie » des engagements et des licenciements
- contrôles effectués sur les salaires non réclamés
- contrôles effectués par l’entreprise sur les différents lieux où les paies sont effectuées
- rapprochements effectués avec les paies des mois précédents
- procédures de contrôle des effectifs
- impression des noms sur les journaux de paies et contrôles effectués avec les dossiers
- conditions de paiement de la paie (signature des chèques ou virements, comparaison
de la liste des chèques et virements avec le journal de paie par une personne
indépendante de la paie, rapprochements de banque effectués par des personnes
indépendantes de la paie)
- procédures d’octroi des primes
- suivi des temps et contrôle
- suivi des heures supplémentaires (autorisations, etc.)
- suivi des absences
- contrôle des commissions
- procédure retenue pour les déductions à opérer
- contrôles effectués sur les paies au service paie
- contrôles éventuels par les chefs de service avant distribution de la paie
- vérification des paies avec les informations détenues au service du personnel
- rapprochements effectués avec les paies des mois précédents.

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c) Examen pratique des dispositifs de contrôle (tests de permanence).

Exemples de tests de permanence :

- sélectionner des personnes figurant sur les listes de paie mensuelles (ou
hebdomadaires) et :

 se faire confirmer par un responsable la présence effective de chacune des

personnes choisies

 le cas échéant, utiliser des moyens de recoupements divers pour contrôler

l’exercice de ces personnes (relevés d’effectifs, signature éventuelle de reçus de
paie, etc.)
- assister à la remise de la paie
- sélectionner, à partir d’informations détenues dans certains services, des personnes
ayant quitté l’entreprise et vérifier qu’elles ne figurent plus sur les listes de paie
mensuelles
- contrôler la concordance entre les dates de départ des employés et la date portée sur le
dernier bulletin de paie
- contrôler les salaires à la pièce avec les approbations des contremaîtres
- sélectionner des dossiers de personnel et vérifier que toutes les autorisations de
modifications y figurent pour justifier le dernier salaire apparaissant sur la liste de paie
- relever les conditions de salaire figurant dans certains dossiers et les faire certifier par
les personnes compétentes (chef de service, directeur, etc.)
- contrôler les fiches de paie, vérifier ou refaire les calculs concernant :

 la rémunération brute à partir du contrat

 les heures supplémentaires

 les autres primes

 les déductions (taux, base, plafonds, etc.)

 les totaux et sous-totaux

- contrôler les reports des journaux de paie

- contrôler l’enregistrement comptable avec le récapitulatif des journaux de paie.

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Remarque :
Les rémunérations des dirigeants doivent faire l’objet d’une autorisation par le conseil
d’administration.
Un tableau doit être établi pour les documents de travail de l’auditeur.
Ce tableau doit comprendre des références (et inversement) aux papiers de travail contenant
les extraits du procès-verbal de la réunion du conseil d’administration, au cours de laquelle
ont été approuvées les rémunérations.
Le total doit être rapproché des chiffres figurant dans les différents comptes de charges
concernés.

3. S’assurer que la coupure des charges est faite correctement (coupure des
enregistrements)
Les travaux effectués (examen théorique et pratique) pour obtenir l’assurance que toutes les
charges et dettes de personnel ont bien été enregistrées (exhaustivité des enregistrements)
sont normalement suffisants pour obtenir l’assurance que la coupure des enregistrements est
correcte.
Toutefois, une assurance complémentaire peut être obtenue par l’auditeur, s’il le juge
nécessaire, dans le cadre de la recherche de passif non enregistré.
A cet égard, de manière usuelle, la procédure la plus importante pour la recherche des
engagements non enregistrés consiste dans un examen des opérations enregistrées après la
fin de l’exercice. En effet, tout passif sera finalement transcrit dans les comptes soit par
paiement, soit par tout autre moyen.
Les journaux de trésorerie, les journaux de paie ainsi que les pièces justificatives de
l’exercice suivant constitueront la base des recherches de l’auditeur.
Une sélection des montants importants (pouvant avoir une signification en égard au résultat
de l’exercice) enregistrés au début de l’exercice suivant doit permettre de déterminer si
aucun enregistrement complémentaire n’existe à la clôture de l’exercice.
Par ailleurs, une relecture rapide des contrats importants du personnel (ou des notes de
synthèse qui en auront été faites) et des litiges en cours avec le personnel peut permettre de
détecter des engagements qui n’apparaîtraient que beaucoup plus tard dans les comptes.

4. Conclusions et établissement du document de synthèse

Au terme de l’évaluation préliminaire du contrôle interne, l’auditeur dresse un tableau de
synthèse qui récapitule les principales forces théoriques et faiblesses du système analysé.
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A titre d’exemple, nous supposerons pour la suite de tout ce module que, sur tous les points
examinés, l’analyse du contrôle interne n’a fait ressortir de faiblesse que sur les points 1.1 et
2.3 ci-dessus.
a) S’agissant du point 1.1 (risque de non-enregistrement de salaire et/ou rémunérations dues
au personnel), l’auditeur a constaté que la comptabilité ne saisit les salaires que lorsque
ceux-ci doivent être payés : c’est seulement à ce moment que le service du personnel
transmet les éléments nécessaires.
Le service du personnel lui transmet toutefois en fin d’exercice le montant des congés
restant à payer.
L’auditeur craint donc que certaines primes (acquises un mois et payées le mois suivant)
ne soient pas provisionnées en fin d’exercice.
b) S’agissant du point 2.3 (risque de paiement de salaires à des conditions non autorisées),
l’auditeur a constaté que les heures supplémentaires étaient payées sur simple document
transmis par les employés au service du personnel, sans visa d’un responsable
quelconque.

Ces conclusions sont reportées sur le tableau de synthèse.

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Dossier : UNION TECHNIQUE Rédacteur Chef de Mission : Date :
Période ou exercice : 2002 DFS XA 15/09/02 T : Théorique
OBJET ou P : Pratique
INTITULE DE COMPTE : Document de synthèse, Module « Personnel »

EVALUATION TESTS DE EVALUATION Référence

PRELIMINAIRE PERMANENCE DEFINITIVE aux
Proposition …peut-il …S’est-il travaux
LE FAIT ENVISAGE… Réf. Réf.
concernée théori- produit Points Points d’examen
papiers papiers
quement se prati- forts faibles des
travail travail
produire ? quement ? comptes
(1) Exhaustivité des 1.1. Non-enregistrement des salaires et/ou des OUI T
enregistrements rémunérations dues au personnel.

1.2. Non-enregistrement des charges sociales sur les NON NON T.P.
rémunérations du personnel. (sous
(2) Réalité des réserve 1.1)
enregistrements Paiement de personnel fictif NON NON T.P.

Paiement de salaires pour des travaux non effectués. NON NON T.P.

Paiement des salaires à des conditions non autorisées. OUI T
 Erreur dans le calcul ou l’enregistrement de la paie.
NON NON T.P.
(3) Coupure des Voir 1.1. et 1.2. ci-dessus
enregistrements

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III – L’EXAMEN DES COMPTES
1. Conséquence des points faibles
1.1. Faiblesse correspondant au point 1.1. du document de synthèse.
Faiblesse constatée : les procédures ne garantissent pas que tous les salaires et/ou toutes les
rémunérations dus au personnel sont enregistrés.
L’auditeur craint que certaines primes (acquises et payées ultérieurement) ne soient pas
provisionnées en fin d’exercice.
Il fait part de ce problème au client qui décide de prendre les mesures nécessaires (par
exemple, communication d’une note interne entre service du personnel et service comptable
en fin d’exercice donnant la liste et le chiffrage des primes acquises et non encore payées).
L’auditeur note ce point pour attention dans son programme d’examen des comptes.

1.2. Faiblesse correspondant au point 2.3. du document de synthèse

Faiblesse constatée : l’auditeur craint le paiement de salaires à des conditions non autorisées.
On supposera, par exemple, que cette lacune concerne essentiellement les heures
supplémentaires.
Le client informé fait modifier la procédure et estime impossible toute recherche a posteriori.
Il entérine donc la validité des heures enregistrées.

2. Conséquence des points forts

En ce qui concerne les points forts, l’auditeur a tiré de son évaluation du contrôle interne des
présomptions favorables.
Son objectif est maintenant d’acquérir des éléments de preuves directes qui les complètent et
les corroborent.

3. Audit analytique
3.1. Comparaison avec des données extérieures.
L’auditeur peut se référer à des statistiques disponibles sur la branche d’activité ou sur des
entreprises de même nature et comparer par exemple :
- les rapports entre les salaires et les charges totales
- les pourcentages de charges sociales
- l’évolution des masses salariales
- l’évolution des taux de rémunérations par catégorie
3.2. Vérification des écritures de centralisation et des auxiliaires
L’auditeur peut pointer les écritures de centralisation et effectuer tout recoupement jugé utile
avec des statistiques internes ou des données de gestion.

3.3. Analyse indiciaire de base

L’auditeur pourra examiner notamment :
- la cohérence entre l’évolution, d’un exercice sur l’autre, des salaires, des effectifs et de la
masse salariale en égard aux changements de rémunération intervenus
- l’évolution du rapport entre les salaires et l’ensemble des frais de personnel, compte tenu
des variations de plafond et des différents taux de charges sociales
- l’évolution des charges à payer enregistrées au titre des congés payés, compte tenu de
l’augmentation de la masse salariale
- les écarts par rapport aux différents budgets.

3.4. Rapprochement entre la comptabilité et les informations à caractère extra-comptable

L’auditeur effectue un contrôle de la concordance qui doit exister entre la comptabilité, la
déclaration annuelle de salaires et le livre de paie.
Ce rapprochement est normalement préparé par l’entreprise et doit tenir compte des éléments
suivants :
- toutes les rémunérations portées dans les frais de personnel n’ont pas à figurer sur la
déclaration annuelle, qui distingue les rémunérations imposables et non imposables
- certains éléments à porter dans la déclaration figurent en comptabilité dans des comptes
autres que les frais de personnel.
Lorsque l’exercice social couvre une période différente de l’année civile, par exemple du 1 er
avril au 31 mars, le rapprochement s’effectue de la même manière que ci-dessus, mais on
retient alors les éléments comptables du dernier trimestre du précédent exercice et des neuf
premiers mis de l’exercice en cours.

4. Les tests de validation des soldes

4.1. Validation du compte « Rémunérations dues au personnel »
a) Une des méthodes de validation que l’on peut employer est celle du dénouement de
compte qui consiste à contrôler les règlements intervenus après la clôture.

L’auditeur pourra ainsi déterminer :

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 - les sommes payées au titre des salaires au début de l’exercice suivant et qui ne figurent
pas dans le compte « Rémunérations dues au personnel ». Il pourra ainsi s’en faire
expliquer la raison
- les sommes qui figurent dans ce compte et qui ne sont pas payées au début de l’exercice
suivant. Il pourra ainsi détecter des sommes anciennes figurant dans ce compte et
obtenir à cet égard toutes explications nécessaires.
b) L’auditeur doit contrôler également que les diverses primes et indemnités contractuelles
ainsi que les primes dont le principe a été retenu avant la date de clôture figurent dans les
comptes de charges à payer.
De manière complémentaire, l’auditeur peur examiner les comptes de l’exercice suivant
pour détecter les primes payées et non provisionnées à la clôture.
c) En ce qui concerne les avances et acomptes au personnel l’auditeur pourra notamment :
- contrôler que les comptes sont justifiés arithmétiquement
- contrôler que la distinction entre avances et prêts est respectée
- se faire présenter les pièces justificatives. Sont-elles justifiées ? Y a-t-il des sommes
anciennes ? Les salariés travaillent-ils toujours dans la société ?
- se faire présenter les pièces justificatives des avances sur voyages (sondage).

4.2. Validation des comptes « Organismes sociaux »

Elle comporte en principe deux aspects :
a) Un rapprochement entre les sommes déclarées et les sommes déclarables.
Pour chaque organisme, l’auditeur vérifie que l’entreprise a appliqué correctement la
réglementation ou les obligations qu’elle s’est imposées : concordance des sommes
déclarées avec la comptabilisation, application correcte des taux et des plafonds.
b) Un rapprochement entre le solde à payer figurant au bilan et le montant figurant sur la
dernière déclaration.

4.3. Examen du compte de l’IGR

Pour chacune de ces déclarations, l’auditeur :
a) S’assure de l’enregistrement des charges correspondantes après avoir vérifié que les
bases retenues et les calculs effectués étaient corrects. Il porte une attention particulière
aux problèmes de coupure
b) S’assure de l’existence et de l’envoi des déclarations correspondantes ainsi que de
l’exactitude des mentions qui y sont portées.
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4.4. Examen des aspects particuliers à ce module
L’auditeur devra notamment :
- vérifier que les rémunérations des dirigeants sociaux ont été effectivement autorisées par le
conseil d’administration
- vérifier l’application des dispositions fiscales relatives au remboursement forfaitaire de frais
- effectuer des sondages sur les œuvres sociales
- vérifier si les avantages en nature (voiture, logement…) sont déclarés
- vérifier la réintégration fiscale de certains frais généraux.

IV – VÉRIFICATION FINALE DE COHÉRENCE

Elle consiste essentiellement à revoir rapidement l’ensemble des comptes et de l’information
à caractère comptable concernés par ce module.
Cette inspection rapide déborde l’exercice audité pour s’appliquer aux débuts de
l’exercice suivant.
L’auditeur est ainsi amené à prendre connaissance des principaux événements qui ont pu se
produire après la clôture des comptes.
Parmi les événements susceptibles de retenir l’attention de l’auditeur, on mentionnera
par exemple :
- un litige s’élevant entre l’entreprise et une caisse sociale sur les cotisations de l’exercice
précédent
- le remboursement, par un salarié ayant quitté l’entreprise, d’une avance ou un prêt qui lui
avait été fait et que l’on avait provisionné.
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