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PROCESSUS DE PLANIFICATION D’UNE DEMANDE DE

SUBVENTION

Préparation
Une demande de subvention qui aboutit est une demande bien préparée, soigneusement planifiée et
formulée de façon concise. Le demandeur potentiel doit se familiariser avec tous les critères les plus
importants des programmes des organismes auprès desquels il recherche une assistance. Se référer à la
personne à contacter pour obtenir les informations relatives à la disponibilité du financement, la date de
clôture de réception des demandes, le processus de traitement des demandes avant de se lancer dans la
rédaction de la demande; le nom ainsi que les coordonnées de la personne à contacter pour obtenir ces
informations figurent souvent à la fin de la description du programme. Les candidats doivent avoir à
l’esprit le fait que les conditions de base, les formulaires de demande, les informations et les procédures
varient d’une agence à une autre dans l’octroi de la subvention. Ceux qui n’ont aucune expérience dans
la demande et l’obtention de subvention peuvent participer à un séminaire sur la rédaction des demandes
de subvention. Un séminaire permettra d’approfondir les questions abordées par la présente check-list.
Les candidats désirant avoir des documents complémentaires sur les subventions et les demandes de
subvention peuvent consulter les références fournies dans le présent produit.

Le développement de l’idée du projet

Il est important de chercher à savoir si l’idée est prise en compte par les organismes de sa localité
lorsque l’on développe une idée dans le cadre d’une demande de subvention. Une recherche minutieuse
peut être faite dans les organismes et agences gouvernementales et privées accordant des subventions
ou des contrats à cet effet. Si un programme similaire existe, le candidat pourrait avoir à revoir son projet
surtout si un double effort est remarqué. Si des différences et améliorations significatives ont été prises
en compte par les objectifs du projet, il faudra alors prendre la peine de demander une subvention
gouvernementale ou de tout autre organisme d’appui.

L’appui de la communauté
Bien que certains promoteurs puissent trouver cela difficile à gérer, l’appui de la communauté pour la
plupart des demandes de subventions est important. Une fois un résumé du projet rédigé, rapprochez-
vous des individus ou groupes d’individus appartenant à des organisations académiques, politiques,
professionnelles et juridiques qui souhaiteraient apporter leur assistance dans la rédaction de la
demande. Le type ou l’étendue de l’appui communautaire est important dans les phases initiales et
suivantes de révision de la demande. Les nombreuses lettres d’appui peuvent faire décider l’agence
accordant la subvention. N’oubliez pas l’appui du gouvernement ou des autorités publics. Les lettres
d’endossement détaillant l’engagement et la sanction des domaines précis du projet sont souvent
exigées par les agences fédérales. La rédaction des lettres d’endossement peut prendre plusieurs mois
puisque des négociations importantes sont faites entre les parties impliquées.

Plusieurs organismes exigent des contrats d’affiliation (un contrat mutuel de partage des services entre
les organismes) et des engagements de construction d’espace avant l’accord de l’assistance ou de la
subvention. Une des meilleures façons d’obtenir l’appui de la communauté serait par exemple d’organiser
des réunions avec les décideurs majeurs de la communauté concernés par l’objet de la demande de

Préparation de Projet pour demande de financement

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subvention. Le forum peut inclure l’analyse de l’opportunité de la demande, le développement d’un

contrat d’appui à la demande pour sortir des éléments et données permettant d’appuyer la demande ou le
développement d’une stratégie pour avoir l’appui d’un grand nombre de groupes communautaires.

Identification des Sources de Financement

Un passage en revue des sections sur les Objectifs, Usages et Restrictions d’Usages de la description
d’un programme peut permettre de savoir si le programme peut probablement accorder une subvention
dans le cadre de la mise en œuvre d’une idée. Ne perdez pas de vue les programmes apparentés
comme sources potentielles de financement. Les demandeurs et les organismes octroyeurs devront avoir
les mêmes intérêts, les mêmes intentions et les mêmes besoins pour qu’un candidat puisse espérer que
sa demande soit acceptable pour un financement.

Une fois l’organisme octroyeur identifié, appelez le numéro téléphonique fourni dans le document
d’information. Demandez un kit de demande de subvention. Entrez ensuite en contact avec certains
membres du personnel de l’organisme octroyeur. Demandez des suggestions, des critiques et des
conseils par rapport au projet que vous entendez soumettre. Dans la plupart des cas, plus le personnel
de l’organisme est informé de votre demand,e plus il y a de chances qu’il bénéficie de son appui et
obtienne un avis favorable. Il est parfois important d’envoyer un résumé du projet à un organisme
spécifique avec une autre lettre de demande et demandez à ce qu’on vous aide à le corriger ; demandez
des commentaires qui pourront être fournis le plus tôt possible. Il faut toujours se rapprocher de
l’organisme pour connaître ses préférences si cette approche est prise en compte. Si l’examen n’est pas
concluant et que les différences ne peuvent être résorbées, demandez à l’agence ayant étudié le projet
de vous suggérer un autre organisme et une autre agence qui pourrait être intéressé par votre projet. Il
est important de se rendre personnellement au siège ou à l’annexe régional de l’organisme. Ceci vous
permet de créer non seulement un contact face-à-face mais vous permet d’avoir des détails concernant le
projet ainsi que de la documentation archivée au niveau de la bibliothèque de l’organisme (si vous
pouvez y avoir accès).

Les agences fédérales exigent de fournir des rapports d’information sur le financement une fois qu’il est
approuvé, l’augmentation ou la diminution du nombre de projets dans un Etat donné dépendant du type
rapport exigé. Un examen du budget de l’Etat pour l’année en cours et l’année suivante vous permettra
de connaître les montants proposés pour les différents postes budgétaires.

Les candidats devront bien étudier les conditions d’éligibilité pour chaque programme fédéral pris en
compte. (voir la section sur l’Eligibilité des demandeurs dans la description du programme). Le candidat
peut se rendre compte de ce que comme conditions à l’octroi de la subvention, il devra fournir des
services peut-être non prévus comme un service à un groupe de client particulier ou l’implication
d’instructions spécifiques. Cela peut conduire à une modification du concept de base pour que le projet
soit éligible à l’octroi du financement. Vous pouvez discuter des questions relatives à l’éligibilité avec un
responsable en charge au sein d’un programme donné.

Les échéances pour le dépôt des demandes ne sont pas à négliger non plus. Elles répondent souvent à
un calendrier précis de l’agence devant étudier les dossiers. Certains programmes ont plusieurs
échéances au cours de l’année. Les demandeurs devront planifier leur demande en tenant compte des
échéances fixées.

Se tenir prêt à rédiger la demande

Tout le long du processus de rédaction , ayez à portée de main un bloc-note pour noter les idées. Tout en
passant à chaque fois le cahier de note en revue, essayez d’établir des liens entre les idées. Ne jetez par
les idées notées par écrit pendant l’étape de rédaction du projet. Ouvrez un fichier dans lequel vous
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enregistrez vos idées pour réviser vos idées de temps en temps. Le fichier devra être facile d’accès. La
collecte des documents tels que -l’acte constitutif, l’attestation de non- imposabilité et les statuts-devra
être effectuée si possible avant de se lancer dans la rédaction.

Révision et Analyse Critique

D’un certain point de vue, le premier ou le second jet terminé, trouvez une tierce personne mais alors
neutre pour passer en revue le projet de demande pour s’assurer qu’il y a une suite dans les idées et que
le raisonnement a de la clarté et de la cohérence. Il est important de demander des critiques et
suggestions constructives à ce niveau au lieu d’attendre l’agence octroyeur pour le faire pendant la
phase d’étude de dossier. Par exemple ; le rédacteur n’a-t-il pas fait des affirmations gratuites ou utilisé
un jargon ou un langage excessif dans la demande ?

La Signature
La plupart des demandes sont adressées à des institutions et non à des individus. Souvent la signature
du directeur exécutif est exigée. Assurez-vous de ce que les signatures ont été apposées là où c’est
nécessaire.

La netteté
Les demandes devront être saisies, collationnées, imprimées et agencées correctement et de façon nette
(suivant les instructions de l’organisme). Chaque package sera examiné pour s’assurer de l’uniformité
d’une couverture à l’autre. La reliure peut nécessiter soit des agrafes ou une couverture solide. Se
rapprocher de l’organisme pour connaître ses préférences. Un dossier nette, structuré et attractif laissera
une impression positive chez le lecteur pour ce qui est du contenu.

L’Envoi
Une lettre d’accompagnement devra toujours accompagner toute demande. Les exigences en matière
d’expédition de courrier postales sont valables sauf exigences contraires de l’organisme. Assurez-vous
de ce que le délai de transmission ne dépasse pas la date d’échéance. Autrement il faudra trouver des
arrangements spéciaux avec le service chargé du projet (celui qui aura la charge ultime de traiter le
projet,) le service d’octroi (le service chargé de l’examen du projet et qui décidera de l’octroi) ainsi que le
service chargé du contrat (celui qui sera chargé des notifications de décaissement et des accords de
subvention) si nécessaire.

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