Conditions Generales Gestion Controle Opcoep

�onditions générales
de gestion et de contrôle
2024
PRÉAMBULE : PRÉSENTATION DE L’OPCO EP�� p.2

ARTICLE 1 : OBJET�� p.2
ARTICLE 2 : ENGAGEMENTS RÉCIPROQUES DES PARTIES�� p.2
2.1 Engagements de l’entreprise�� p.2
2.2 Engagements du prestataire de service�� p.2
2.3 Engagements d’Opco EP�� p.3
ARTICLE 3 : MODALITÉS DE FINANCEMENT�� p.3
3.1 Circuit de validation des priorités de financement des branches professionnelles�� p.3
3.2 Contributions à la formation et à l’alternance�� p.4
ARTICLE 4 : MODALITÉS DE GESTION ET DE TRANSMISSION DES DOSSIERS�� p.4
4.1 Principes généraux�� p.4
4.2 Constitution du dossier de prise en charge d’une action�� p.4
4.3 Instruction du dossier de prise en charge�� p.5
4.4 Modalités de paiement�� p.5
4.5 Modifications des dossiers�� p.6
4.6 Refus de financement�� p.7
4.7 Gestion des annulations de toutes les actions�� p.7
ARTICLE 5 : CONTRÔLES�� p.7
5.1 Contrôle de service fait (art. R. 6332-26 du Code du travail)�� p.7
5.2 Contrôle sur les critères de qualité des prestataires de formation�� p.7
5.3 Le catalogue de référencement des organismes de formation�� p.8
5.4 Procédure de mesures conservatoires des manquements aux obligations et anomalies constatées� p.8
ARTICLE 6 : PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES�� p.8
PRÉAMBULE ARTICLE 2
PRÉSENTATION DE L’OPCO EP ENGAGEMENTS RÉCIPROQUES

DES PARTIES
La loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 dite pour la liberté de 2.1. L’entreprise s’engage à :
choisir son avenir professionnel a profondément réorganisé • Relever du champ de compétences d’Opco EP en fonction
la gouvernance du secteur de la formation professionnelle de son champ conventionnel ou de son activité principale ;
en créant notamment de nouveaux organismes appelés
• Demander la prise en charge d’une action au bénéfice
opérateurs de compétences (Opco) en lieu et place des
exclusif de son personnel salarié. Les collaborateurs non
organismes collecteurs paritaires agréés (OPCA).
titulaires d’un contrat de travail ne sont pas éligibles au
Par accord en date du 27 février 2019, la CPME et l’U2P financement d’Opco EP ;
ainsi que les confédérations syndicales représentatives
• Répondre aux relances relatives à l’instruction et au
des salariés au plan national et interprofessionnel, la CFDT,
paiement des dossiers. En absence de réponse (cf délais
la CFE-CGC, la CFTC, la CGT et la CGT-FO, ont créé
sur les engagements page 7 et sur les paiements page
l’Opérateur de Compétences des Entreprises de Proximité
9), l’instruction et le paiement du dossier sont refusés ou
(Opco EP), agréé par arrêté ministériel du 29 mars 2019.
annulés ;
Le champ d’intervention d’Opco EP comprend les entreprises
• Informer Opco EP et le prestataire de formation dans le
relevant des 54 branches professionnelles mentionnées dans
mois qui suit de toute suspension (maladie, maternité,
son arrêté ministériel d’agrément ainsi que les entreprises ne
congé parental…), rupture du contrat de travail ou arrêt
relevant pas d’une Convention Collective Nationale (CCN)
de l’action ou toute autre modification concernant les
ou d’un accord national de branche sur la formation, mais
modalités de mise en œuvre et de réalisation de l’action
dont l’activité principale relève du champ d’intervention
de formation ;
d’Opco EP.
• Facturer les frais de formation selon les modalités
financières accordées par Opco EP dès la fin de réalisation
ARTICLE 1 de l’action, et au plus tard dans les 30 jours suivant la fin
de l’action. En cas de factures intermédiaires, l’entreprise
émet les factures conformément à l’échéancier prévu par
OBJET Opco EP ;
• Tenir à disposition sur simple demande d’Opco EP, dans
les délais prescrits (voir ci-dessous), les pièces justificatives
Les présentes conditions générales de gestion et de contrôle
de l’action de formation (certificat de présence du stagiaire
(CGGC) sont définies conformément aux décisions prises par
et facture de la prestation), à conserver celles-ci durant les
le Conseil d’administration de Opco EP. Elles ont pour objet
délais applicables par la réglementation et à se soumettre
de préciser, d’une part, les obligations des entreprises, des
aux contrôles pouvant être réalisés par Opco EP.
prestataires de formation et d’OpcoEP en cas de demande
de financement d’une action de formation et, d’autre part, • À rembourser Opco EP les sommes indûment perçues en
les modalités de gestion et de contrôle des actions de cas d’inexécution totale ou partielle d’une prestation de
formation, financées par Opco EP. formation (article L.6362-4 du Code du travail) ;
Opco EP • Conditions générales de gestion et de contrôle • 04/01/2024

Toute demande de prise en charge financière d’une action de • Permettre à Opco EP de prendre contact avec les salariés
formation par une entreprise ou un prestataire de formation stagiaires participant à des formations aux fins d’enquêtes
implique leur adhésion préalable et sans réserve aux présentes qualitatives et quantitatives.
CGGC. Les présentes CGGC peuvent être modifiées à tout
moment et sans préavis par Opco EP. Les CGGC applicables 2.2. Le prestataire de formation s’engage à :
à une demande de prise en charge financière sont celles
• R especter l’ensemble des obligations légales,
acceptées par l’entreprise ou le prestataire de formation
administratives, comptables en tant que dispensateur
à la date de la demande de validation, la nouvelle version
d’actions dans les domaines de la formation professionnelle
des CGGC étant applicable à toutes demandes de prise
continue et de l’apprentissage ;
en charge effectuées postérieurement aux modifications.
• Respecter les critères relatifs à la qualité des actions de
la formation professionnelle continue tels que définis dans
le décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité
des actions de la formation professionnelle continue et la
loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de
choisir son avenir professionnel ;
• Répondre aux relances relatives à l’instruction et au
paiement des dossiers. En absence de réponse, le dossier
est refusé ou annulé ;
OPCO EP – CONDITIONS GÉNÉRALES DE GESTION ET DE CONTRÔLE 2/9

• Informer Opco EP de tout changement ayant un impact
sur le déroulement ou le financement de l’action dans le ARTICLE 3
mois qui suit le dit changement ;
• Ne pas demander leurs identifiants de connexion aux MODALITÉS
portails d’Opco EP aux entreprises relevant de son champ
d’intervention ;
DE FINANCEMENT
• Ne pas saisir de demandes de financement d’actions de
formation pour le compte d’entreprises relevant de son
champ d’intervention sur les portails d’Opco EP (sauf si 3.1. Circuit de validation des priorités de
statut « Tiers déclarant », cf. 4.2) ; financement des branches professionnelles au sein
d’Opco EP
• Pratiquer une politique commerciale transparente évitant
toute confusion possible avec Opco EP (usage du nom Les branches professionnelles précisent et adaptent les
ou du logo d’Opco EP) ; Pour les « Tiers déclarant » (Cf. règles de mise en œuvre des dispositifs de formation
4.2), s’assurer que les personnes physiques, bénéficiaires (public et actions prioritaires). Elles définissent les coûts
finaux des actions de formation soient bien tous salariés contrats pour l’apprentissage en se fondant sur les
(ou dirigeant salarié), pour la prise en charge des actions recommandations émises par France compétences et
de formations (Cf. 2.1) ; les études sur l’évolution des métiers et des qualifications
menées par les observatoires. Elles établissent la liste des
• Vérifier la présence et le suivi effectif de la formation par
actions prioritaires en fonction de l’évolution des métiers et
la personne physique, bénéficiaire final de l’action de
des emplois de leur secteur d’activité.
formation et à émettre des factures sur la base de la
formation effectivement réalisée ; Les sections paritaires professionnelles (SPP) sont sous
l’autorité du Conseil d’administration. Elles effectuent
• Préciser son régime d’assujettissement TVA sur tous
leurs missions dans le cadre des orientations définies par
les documents tels que la convention de formation et la
les Commissions paritaires Nationales pour l’emploi et la
facture ;
formation professionnelle (CPNEFP). Elles agissent sur le
• Facturer les frais hors taxe (HT) lorsqu’ils sont assujettis à volet financier en :
la TVA. Pour les CFA, la facture est émise nette de taxe ;
• Élaborant des propositions de modalités de financement
• Rembourser à l’Opco EP les sommes indûment perçues au titre de la section « alternance » et de la section « plan
en cas d’inexécution totale ou partielle d’une prestation de développement des compétences des entreprises
de formation (article L.6354-1 du Code du travail). de moins de 50 salaries », ainsi que, le cas échéant, au
titre des contributions conventionnelles, conformément
2.3. Opco EP s’engage à : aux stipulations des accords de branche instituant ces
contributions, en définissant, si nécessaire, des règles
• Vérifier la conformité de l’action au regard des dispositions
communes pour l’ensemble des branches professionnelles
légales et conventionnelles et son éligibilité au financement
relevant du même secteur ;
d’Opco EP ;
• Analysant la situation budgétaire de la section et proposant
• Informer l’entreprise et le prestataire de formation du
au Conseil d’administration les arbitrages nécessaires.
financement accordé, en fonction des critères de prise en
charge en vigueur et dans la limite des fonds mutualisés Le Conseil d’administration définit les grandes orientations
disponibles ; budgétaires annuelles. Il suit et arrête le budget préalablement
validé par la Commission financière paritaire. Il fixe les
• R especter les délais de traitement des dossiers
critères d’attribution des fonds mutualisés et valide les
conformément à la réglementation en vigueur ;
barèmes annuels de prise en charge de chaque branche
• Respecter la réglementation relative aux marchés publics ; professionnelle.
• S’assurer de la capacité des prestataires de formation à Au regard des ressources disponibles et afin de respecter le
dispenser des actions de formation conformément aux principe d’égalité de traitement des entreprises ou de prioriser
dispositions prévues par le décret 2015-790 du 30 juin les financements, le Conseil d’administration décide, tout au
2015. long de l’année d’une part, de l’application de forfaits ou de
plafonds de prise en charge par dispositif de formation et
d’emploi, et d’autre part, de l’absence ou de l’arrêt de prise
en charge de certaines prestations ou dépenses.
Les règles d’éligibilité et de financement applicables au
financement de l’action de formation demandée sont celles
en vigueur à la date d’engagement financier de l’action de
formation.
En cas de modification de la demande de prise en charge, le
principe de non-rétroactivité sur les engagements financiers
antérieurs à la décision s’applique.
Toute modification s’applique aux nouveaux engagements
réalisés le lendemain de la décision adoptée par le Conseil
d’administration.

Plateformes Opco EP pour l’interaction avec ses
3.2. Contributions à la formation et à l’alternance interlocuteurs :
Les employeurs ont l’obligation de participer au financement • Pour les Centre de Formation des Apprentis (CFA) : la
de la formation professionnelle en assurant des actions de plateforme Portail Action Apprentissage
formation en faveur de leurs salariés, mais également en • Pour les prestataires de formation hors CFA ou Organismes
versant chaque année plusieurs contributions financières, qui de Formation (OF) : la plateforme Mes Services en Ligne
sont de deux natures différentes : légales ou supplémentaires. pour le dépôt des factures de tout partenaire (OF ou
• Les contributions légales : entreprise).
Les contributions légales sont rassemblées au sein de • Pour toutes les entreprises : le portail Unique à destination
la contribution unique à la formation professionnelle et à des entreprises pour la saisie de tout type de documents.
l‘alternance (CUFPA). • Pour les actions collectives : la plateforme « Actions clé
• Les contributions supplémentaires en main ».
(conventionnelles et volontaires) : Par exception, un contrat de professionnalisation ou un
Les contributions conventionnelles, par un accord de branche contrat d’apprentissage doit être déposé en ligne au plus tard
étendu conclu entre les organisations représentatives dans les 5 jours qui suivent le début d’exécution du contrat�
d’employeurs et de salariés, restent collectées par Opco EP Les notifications de prise en charge sont émises selon les
en février de chaque année sur la base de la masse salariale règles établies par la loi, par le Conseil d’administration
de l’année N-1. d’Opco EP et dans la limite des fonds disponibles�
L’engagement financier d’Opco EP peut couvrir tout ou
partie du coût total de la prestation de formation� En cas
À NOTER de prise en charge partielle de la prestation de formation
par Opco EP, le reliquat reste à la charge de l’entreprise�
Afin de bénéficier des fonds de l’année N, toute demande
La convention Groupe est envisageable uniquement
de prise en charge d’action se déroulant sur l’année N,
s’il existe une unité économique et sociale (UES) doit parvenir à Opco EP au plus tard le 30 novembre de
avec des représentants du personnel pouvant l’année N� Certains dispositifs de formation tels que les
émettre un avis sur la politique de formation du contrats d’alternance ou les dossiers co-financés peuvent
groupe. être exclus de cette règle�
Toute demande de prise en charge d’une action comportant
des dates de réalisation l’année N sera refusée en N+1�
Chaque convention fixe les modalités de gestion et de
transmission des dossiers, le montant des frais de gestion,
les modalités de gestion des annulations et de reddition de 4.2. Constitution du dossier de prise en charge
comptes associées. financière d’une action de formation
Toute demande de prise en charge doit être accompagnée
de pièces obligatoires et nécessaires à l’instruction du
dossier� Ces pièces varient en fonction de la nature de
ARTICLE 4 l’action : alternance, action de formation individuelle ou
action collective, bilan de compétences, VAE (validation des
MODALITÉS DE GESTION acquis de l’expérience) ou dispositifs emploi� Des pièces
supplémentaires ou spécifiques peuvent être exigées en cas
ET DE TRANSMISSION
de modalités pédagogiques particulières (formation ouverte
DES DOSSIERS à distance, formation interne, en situation de travail, etc�),
de cofinancements extérieurs (FSE, FNE), ou si la prestation
fait l’objet d’un appel d’offres�
4.1. Principes généraux Consultez les pièces obligatoires d’instruction
La demande de prise en charge est obligatoire pour obtenir D’autre part, Opco EP propose chaque année des actions
un financement d’une action de formation sur les fonds de formation collectives�
mutualisés légaux, conventionnels, volontaires ou sur des Il existe trois niveaux d’actions collectives : les actions
cofinancements externes. collectives dites « Métiers » correspondant à des besoins
Elle permet de s’assurer que l’action de formation est éligible de formation spécifiques d’une branche professionnelle, les
à ce financement et de réserver les fonds afin de garantir actions collectives transverses régionales correspondant à
par la suite le paiement de l’action de formation suivie. des besoins transverses territoriaux pour l’ensemble des
Dans tous les cas, cette demande de prise en charge doit branches professionnelles relevant de Opco EP, et des
être saisie sur les plateformes de services en ligne dédiées actions collectives transverses nationales�
(voir ci-dessous), au moins un mois avant la date de début de Les actions collectives sont proposées par Opco EP à la
l’action de formation, si l’entreprise souhaite une garantie de suite d’un appel d’offres ouvert à tous les prestataires de
réponse de la part d’Opco EP avant le départ en formation formation pouvant bénéficier de financements publics�
de ses stagiaires. Une fois la procédure de sélection finalisée, l’offre de
formation est accessible aux entreprises relevant du champ

. Toute notification liée à la conformité précise les modalités
de prise en charge des dépenses de formation�
En cas de subrogation de paiement (c’est-à-dire de
délégation de l’émission de la facture directement par l’OF)
(cf� art 4�4), Opco EP informe également le prestataire de
formation de sa décision de financement� Dans le cadre
d’un contrat d’apprentissage, l’apprenti est informé par
Opco EP de sa décision de financement�
Opco EP se réserve le droit de suspendre, d’annuler ou
de modifier un accord de prise en charge qu’il aurait émis :
.
4.4. Modalités de paiement

Dispositions applicables à toutes les actions de
formation financées par Opco EP :
Le paiement par Opco EP des frais afférents à l’action
de formation ayant préalablement fait l’objet d’un
accord de financement s’effectue après exécution de
celle-ci� Opco EP procède au règlement les sommes
dues pour donner suite à la réception de la facture par
l’entreprise ou par l’OF (dans le cas d’un accord de
subrogation) et des pièces justificatives de réalisation de
la formation� Celles-ci doivent être déposées sur les
plateformes de services en ligne d’Opco EP�
Toute facturation vaut acceptation de la notification de la
prise en charge� Le montant de la facture doit correspondre
au montant de l’engagement financier pris initialement par
Opco EP�
En cas d’impossibilité de transmission des documents par
voie dématérialisée, le centre de contact (centre d’appels
téléphoniques) d’Opco EP peut être sollicité�
Consultez les pièces obligatoires de paiement
Le paiement s’effectue dans la limite de l’engagement
financier initialement accordé par l’Opco EP� Seules les heures
prévues, réalisées et dûment justifiées sont considérées
comme dues, la quote-part non prévue, non réalisée ou

non justifiée ne sera pas remboursée par Opco EP�
Opco EP règle à la hauteur du montant hors taxe pris en
charge, auquel est ajouté la TVA�
Les justificatifs doivent être transmis à l’Opco EP dès la fin
de la formation�
Trois relances seront réalisées par Opco EP tous les 30
jours suivant la fin de la formation�
À partir de la dernière relance, sans réponse dans un délai
de 60 jours au plus tard, la prise en charge sera annulée�
Tous les paiements s’effectuent obligatoirement par virement
bancaire�
Opco EP propose systématiquement à l’entreprise
bénéficiaire de la prise en charge financière une modalité
de simplification administrative appelée subrogation de
paiement qui peut être demandée si nécessaire au moment
de la transmission de la prise en charge� La subrogation
de paiement permet à Opco EP de payer, au nom et pour
le compte de l’entreprise, le coût de l’action de formation

objet de l’accord de financement, directement auprès du Le certificat de réalisation peut être produit à partir de la
prestataire de formation après réalisation de la prestation, deuxième échéance légale, il est obligatoire à la fin de
et sous réserve, de l’effectivité du versement volontaire chaque année du contrat.
éventuellement appelé par l’Opco EP. En cas de rupture anticipée du contrat d’apprentissage,
L’entreprise et le prestataire de formation se verront notifier le paiement est réalisé au prorata temporis de la durée du
du montant de la prise en charge. contrat d’apprentissage. Chaque mois débuté est dû. L’Opco
Cette modalité n’est pas acquise de plein droit. Elle peut être maintient les versements jusqu’à la signature d’un nouveau
exceptionnellement suspendue ou annulée à tout moment, contrat d’apprentissage ou jusqu’à l’expiration du délai de
sur décision d’Opco EP, en cas de doute sérieux sur les six mois pendant lequel le CFA doit permettre à l’apprenti
conditions de mise en œuvre et de réalisation des actions. de suivre sa formation théorique.
La subrogation de paiement peut également être suspendue Particularité liée au contrat de professionnalisation :
ou annulée sur déclaration expresse de l’entreprise en En cas de rupture de contrat de professionnalisation vieux de
contactant le centre contact d’Opco EP. plus de douze mois, à l’initiative de l’employeur, quel qu’en
L’acceptation de la subrogation de paiement par l’Opco EP soit le motif, la prise en charge des frais pédagogiques est
ne modifie pas les engagements contractuels définis entre le maintenue pour une durée maximum de 6 mois à compter
prestataire de formation et l’entreprise, le salarié bénéficiaire. de la date de rupture.
En l’absence de subrogation de paiement, les factures Concernant le versement à l’entreprise de l’aide à la fonction
sont établies et transmises directement du prestataire de tutorale ou de maitre d’apprentissage, il intervient si les
formation à l’entreprise pour règlement. Cette dernière barèmes de branche le prévoient et sous réserve des fonds
transmet ensuite à l’Opco EP ces factures réglées. disponibles.
Dans ces conditions, Opco EP règle directement les frais Le paiement de l’aide est effectué chaque mois à terme
de formation à l’entreprise sur présentation d’une facture échu, prorata temporis.
émise par ce dernier (ou par le prestataire de formation)
à l’ordre d’Opco EP reprenant les mentions obligatoires 4.5. Modifications des dossiers de demande de
relatives à la facturation, ainsi que le numéro de dossier, financement d’une action de formation
l’intitulé de la formation, les dates de formation, le nom et
Il existe deux types de modifications :
prénom du (des) stagiaires, le nombre d’heures suivies …,
accompagnée des pièces justificatives de paiement. • Les modifications mineures : ce sont celles qui n’affectent
pas la demande de prise en charge financière initiale à la
Particularité du contrat d’apprentissage :
hausse, telles que par exemple :
Opco EP verse au centre de formation d’apprentis (CFA) un
- Le changement de date de la formation sans impact sur
montant annuel correspondant au niveau de prise en charge
la durée et sur l’année de début de formation ;
fixé par la branche professionnelle et validé par France
compétences, selon les modalités suivantes : - Le changement du nom d’un stagiaire sans impact sur
le nombre global de bénéficiaires.
• Pour un contrat d’une durée inférieure à un an, le CFA
reçoit un acompte de 50% du montant annuel dans les Dans ces cas précis, l’engagement initial n’est pas remis
trente jours suivant la réception de sa facture émise et le en cause.
solde restant à la fin du contrat ; • Les modifications majeures : ce sont, sans que cette liste
• Pour un contrat d’une durée supérieure à un an, le CFA soit exhaustive :
reçoit un acompte de 40% du montant annuel dans les - Le changement de prestataire de formation ou de l’intitulé
trente jours suivant la réception de la facture émise par le de la formation ;

CFA, puis 30 % avant la fin du septième mois et le solde - L’augmentation du nombre de stagiaires ou de la durée
au dixième mois. de la formation impliquant une réévaluation de la prise en
Particularité des missions du Maître d’apprentissage / tuteur : charge initialement accordée par Opco EP exclusivement
Après notification par Opco EP de la prise en charge d’une pour les stages de formation continue multi-stagiaires ;
mission Maître d’apprentissage / tuteur, l’entreprise signataire - Report de la formation de l’année N sur N+1 : une nouvelle
du contrat d’apprentissage ou de professionnalisation pourra demande de prise en charge est requise.
demander, chaque mois, le paiement au prorata temporis Dans ces cas précis, le premier dossier est annulé. Un
de la mission Maître d’apprentissage / tuteur. second dossier doit être déposé en prenant en compte ces
Le niveau de prise en charge est à distinguer du coût de nouveaux éléments sur la base des ressources disponibles
la formation fixé par le CFA : si ce dernier est supérieur, au moment de l’engagement financier du dossier révisé.
le reliquat reste à charge de l’entreprise et si le coût de la Les dossiers cofinancés (à titre d’exemples FNE, FSE, POEC,
formation est inférieur au niveau de prise en charge, l’Opco etc.) peuvent avoir des critères plus restrictifs concernant
finance au réel. les modifications pouvant être apportées au dossier initial.
Les frais annexes sont engagés par l’Opco selon les Pour ces modifications, le centre de contact peut être
conditions financières en vigueur et à condition qu’ils sollicité.
soient financés par le CFA et stipulés dans la convention
de formation.

4.6. Refus de financement demandées, Opco EP ne prend pas en charge les
Tout refus total ou partiel de financement fait l’objet d’une dépenses liées aux actions.
notification motivée de la part d’Opco EP dans un délai de Opco EP effectue tout signalement utile et étayé auprès
deux mois (Article R.6332-24 du Code du travail). des services de l’État chargés du contrôle de la formation
professionnelle.
4.7. Gestion des annulations de toutes les actions En cas d’anomalie constatée dans l’exécution d’un
contrat d’apprentissage, Opco EP effectue un
Les demandes de financement seront annulées par Opco EP
signalement auprès des services de l’État chargés du
dès lors qu’aucune information nécessaire à la complétude
contrôle de la formation professionnelle et auprès des
et la conformité du dossier, ou portant sur l’annulation de
services chargés du contrôle pédagogique mentionnés
l’action, ou encore en absence des pièces justificatives, n’est
au dernier alinéa de l’article L. 6211-2 du Code du travail.
transmise par l’entreprise et/ou le prestataire de formation
aux services de Opco EP, après les trois relances prévues Opco EP réalise des contrôles sur les dossiers de
par les présentes CGGC (J+30, J+60 et J+90 après la date formation basés sur des échantillons de dossiers, un
de fin de l’action). audit global de formation ou encore des enquêtes de
satisfaction auprès des bénéficiaires.
Toute facturation transmise au-delà de 4 ans à partir de
la notification de prise en charge ne sera pas prise en Si les vérifications sur pièces justificatives dans le cadre
compte. Par ailleurs, l’annulation des dossiers implique le du contrôle de service fait ne permettent pas à elles
désengagement des fonds affectés à ces dossiers, lesquels seules de garantir l’éligibilité des dépenses déclarées et la
seront ensuite réaffectés à d’autres demandes. réalité des actions, des contrôles sur place et sur pièces
peuvent être réalisés à l’initiative de Opco EP.
Dans le cadre des contrôles réalisés par Opco EP et par
ARTICLE 5 l’État, ‘entreprise et le prestataire de formation s’engagent
à conserver l’ensemble des pièces justificatives pendant
CONTRÔLES les délais applicables par la réglementation en vigueur
(6 ans à compter de la date de fin de l’action et 15
ans maximum à partir du dernier paiement en cas de
cofinancement par d’autres financeurs).
Les contrôles mis en œuvre par l’Opco EP s’effectuent à
plusieurs niveaux.
5.2. Contrôle sur les critères de qualité des
prestataires de formation
5.1. Contrôle de service fait (art. R. 6332-26 du Code
À compter du 1er janvier 2022, les prestataires d’actions
du travail) :
concourant au développement des compétences financés
Dans le cadre d’un contrôle de service fait, l’Opco EP par des fonds publics ou mutualisés de la formation
s’assure de l’exécution des actions mentionnées à l’article professionnelle doivent être détenteurs de la certification
L. 6313-1 du Code du travail. Qualiopi.
Ce contrôle est effectué, à partir des pièces transmises Cette certification est délivrée par un organisme certificateur
lors de la demande de prise en charge, de l’accord de accrédité par le Comité français d’accréditation (Cofrac),
financement de l’Opco EP et des seuls éléments suivants : instance de labolisalion reconnue par France compétences,
• Les factures relatives à la prestation réalisée lorsque selon un référentier national unique bai auiour de f critères
l’action est dispensée par un organisme déclaré auprès et 32 indicateurs de la qualité.
de l’autorité administrative ;

Ce référentiel est organisé autour de 7 critères qualité :
• Les relevés de dépenses supportées par l’entreprise 1. Conditions d’information du public sur les prestations
précisant les montants des frais pédagogiques, des proposées, les délais pour y accéder et les résultats
rémunérations et des frais annexes dont la prise en obtenus ;
charge, pour tout ou partie, a été demandée et accordée,
2. Identification précise des objectifs des prestations
accompagnés des pièces comptables permettant d’établir
proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics
ces montants ;
bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
• Un certificat de réalisation établi par le dispensateur de
3. Adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et
l’action de formation (OF).
des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et
En cas d’anomalie constatée dans l’exécution d’une action d’évaluation mises en œuvre ;
de formation, Opco EP peut demander au prestataire de
4. A déquation des moyens pédagogiques, techniques et
formation et à l’entreprise tout document complémentaire
d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;
nécessaire afin de s’assurer de la réalité de l’action de
formation qu’il finance et de sa conformité au regard des 5. Q ualification et développement des connaissances et
dispositions légales, réglementaires et conventionnelles. compétences des personnels chargés de mettre en
œuvre les prestations ;
L’entreprise et le prestataire de formation doivent fournir les
pièces demandées par Opco EP dans le délai précisé dans 6. Inscription et investissement du prestataire dans son
une communication qui leur est adressée. environnement professionnel ;
Lorsque le prestataire de formation et l’entreprise ne
fournissent pas l’ensemble des pièces prévues ou

7. Recueil et prise en compte des appréciations et des
réclamations formulées par les parties prenantes aux ARTICLE 6
prestations délivrées.
Opco EP peut procéder, sous mandat du GIE D2OF, à des PROTECTION DES
contrôles des organismes prestataires afin de s’assurer de
la qualité des formations qu’ils dispensent. Ces contrôles
DONNÉES PERSONNELLES
sont mutualisés entre les financeurs. Ces derniers effectuent
auprès du ministre chargé de la formation professionnelle
tout signalement utile et étayé, relatif à la qualité des actions Le Règlement 2016/679 (UE) dit règlement général sur la
de formation professionnelle. Lorsque les constats opérés protection des données (RGPD), applicable dans l’Union
sont susceptibles de remettre en cause une certification européenne depuis le 25 mai 2018, définit les conditions de
délivrée, le ministre chargé de la formation professionnelle réalisation des traitements de données caractère personnel
en informe l’organisme ou l’instance qui l’a délivrée (Art. pour toute personne physique ou par tout organisme présent
L.6316-3 et Art. R.6316-7 du Code du travail). sur le territoire européen.
Opco EP veille à l’adéquation financière des prestations Dans le cadre de ses missions, des données personnelles
achetées aux besoins de formation, à l’ingénierie peuvent être transmises à Opco EP par traitements
pédagogique déployée par le prestataire, à l’innovation automatisés ou manuels, par les entreprises, personnes
des moyens mobilisés et aux tarifs pratiqués dans des physiques, organismes de formation, CFA ou autres
conditions d’exploitation comparables pour des prestations partenaires.
analogues (Art. R.6316-6 du Code du travail).
Les données personnelles sont également susceptibles d’être
utilisées dans le cadre de la réalisation d’études, d’enquêtes
5.3. Le catalogue de référencement des organismes de suivi ou de satisfaction et de contrôles prévus dans les
de formation présentes conditions.
Le catalogue de référencement est la liste de tous les Les traitements de données personnelles réalisés par
organismes de formation bénéficiant ou ayant bénéficié au Opco EP relèvent principalement des bases légales
cours de 3 dernières années d’un financement d’Opco EP. suivantes :
• Le respect des obligations légales et réglementaires qui
5.4. Mesures conservatoires en cas de sont attachées aux missions d’intérêt public des Opco ;
manquements aux obligations et anomalies • L’exécution des mesures contractuelles conclues avec
constatées nos partenaires ;
Si des manquements et/ou anomalies sont constatés dans • La poursuite de l’intérêt légitime du responsable de
un dossier, Opco EP notifie à l’entreprise, et/ou bénéficiaire traitement.
de l’action de formation financée par Opco EP et prestataire Au regard du caractère indirect de la collecte de certaines
de formation les irrégularités constatées données, les entreprises, organismes de formation, CFA
La procédure de contrôle est organisée par Opco EP, et autres partenaires conservent, au sens du RGPD,
informant les parties, au fur et à mesure du déroulement la responsabilité de délivrer l’information appropriée aux
de la procédure, de l’avis de contrôle mentionnant le délai personnes concernées, de respecter l’exercice de leurs droits,
de réponse, la fin du contrôle et la décision finale. de mentionner dans leur registre des activités de traitement
À l’issue de la procédure de contrôle, les mesures les transferts de données réalisés.
conservatoires encourues correspondent à une Pour répondre aux obligations qui découlent du principe de

graduation dont l’importance dépend de la gravité des responsabilité prévu par le RGPD, Opco EP tient toute la
dysfonctionnements constatés. documentation requise et coopère sur demande pour apporter
Sans préjudice de poursuites civiles ou pénales, Opco EP l’ensemble des informations relativement aux traitements
se réserve le droit de : qu’il réalise. Opco EP s’assure que l’ensemble des mesures
techniques et organisationnelles de sécurité sont appliquées
• Alerter les Services Régionaux de Contrôle (SRC) de
aux traitements de données.
la DREETS compétente ainsi que la Direction de la
certification professionnelle et la Direction Régulation Conformément aux obligations légales et réglementaires,
de France compétences si le prestataire de formation Opco EP est également susceptible de transférer des
n’apporte pas les éléments de réponse attendus ; donnees a des partenaires institutionnels ainsi qu’a ses sous-
traitants qui s’engagent a respecter un niveau de protection
• Suspendre temporairement tout traitement de prise en
equivalent aux processus appliques par Opco EP en matière
charge d’action et règlement d’action en raison des
de protection des données personnelles.
contrôles en cours ou finalisés, ou de la perte du numéro
de déclaration d’activité par le prestataire de formation, ou Dans le cadre du décret n°2019-341 du 19 avril 2019 (article
d’une communication émanant de la DREETS compétente ; 2, C), l’ensemble des opérateurs de compétences sont tenus
de collecter le NIR des bénéficiaires pour l’alimentation du
• S upprimer la subrogation de paiement ou le
système de données relatif à la formation. Dans le cadre
conventionnement ;
d’échanges de données sensibles au sens du RGPD, Opco EP
• A nnuler l’engagement financier ou demander le s’assure de déterminer des procédés de transferts sécurisés.
remboursement des sommes indues des actions.
Les données traitées sont conservées le temps nécessaire à
la poursuite des finalités de chaque traitement avant de faire

l’objet d’un archivage potentiel en respect de délais légaux
de prescription.
Toute personne identifiée dans le cadre du traitement de
données personnelles, dispose d’un droit d’accès, de
rectification, d’effacement, de limitation et de portabilité des
informations la concerant. Ces droits peuvent être exercés
en contactant notre délégué à la protection des données par
courriel adressé à [email protected].
Si après nous avoir contacté, vous estimez que vos droits sur
ses données ne sont pas respectés, vous pouvez introduire
une réclamation auprès de la CNIL.
Pour plus de précisions, nous vous invitons à consulter notre
politique de confidentialité à l’adresse suivante :
https://www.opcoep.fr/politique-de-confidentialite.
Opco EP
Tél. : 09 70 838 837 (appel non surtaxé) • opcoep.fr
Siret n°879 036 895 00016 • code APE 9499Z
Opérateur de compétences agréé par arrêté ministériel du
29.03.2019

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PRÉAMBULE : PRÉSENTATION DE L’OPCO EP�� p.2

PRÉSENTATION DE L’OPCO EP ENGAGEMENTS RÉCIPROQUES

Opco EP • Conditions générales de gestion et de contrôle • 04/01/2024

OPCO EP – CONDITIONS GÉNÉRALES DE GESTION ET DE CONTRÔLE 2/9

OPCO EP – CONDITIONS GÉNÉRALES DE GESTION ET DE CONTRÔLE 3/9

OPCO EP – CONDITIONS GÉNÉRALES DE GESTION ET DE CONTRÔLE 4/9

4.4. Modalités de paiement

Opco EP • Conditions générales de gestion et de contrôle • 04/01/2024

OPCO EP – CONDITIONS GÉNÉRALES DE GESTION ET DE CONTRÔLE 5/9

Opco EP • Conditions générales de gestion et de contrôle • 04/01/2024

OPCO EP – CONDITIONS GÉNÉRALES DE GESTION ET DE CONTRÔLE 6/9

Opco EP • Conditions générales de gestion et de contrôle • 04/01/2024

OPCO EP – CONDITIONS GÉNÉRALES DE GESTION ET DE CONTRÔLE 7/9

Opco EP • Conditions générales de gestion et de contrôle • 04/01/2024

OPCO EP – CONDITIONS GÉNÉRALES DE GESTION ET DE CONTRÔLE 8/9

Opco EP • Conditions générales de gestion et de contrôle • 04/01/2024

OPCO EP – CONDITIONS GÉNÉRALES DE GESTION ET DE CONTRÔLE 9/9

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