Mise À Jour de Dossiers: Guide D'apprentissage
Mise À Jour de Dossiers: Guide D'apprentissage
Mise À Jour de Dossiers: Guide D'apprentissage
460-241
TUTEUR
NOM : ____________________________________________________
NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : ____________________________________________________
COURRIER ÉLECTRONIQUE : ____________________________________________________
ADRESSE : ____________________________________________________
DISPONIBILITÉ : ____________________________________________________
Guide d’apprentissage
Édition 2007 (Revue et augmentée)
Édition 2002
Édition : BeauGraf
Novembre 2012
© SOFAD
Mise à jour de dossiers
© SOFAD
Cet aperçu contient :
Table des matières
- les pages liminaires
- le chapitre 1
Chapitre 3 – Préévaluation
Mise à jour du dossier Inscription des naissances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1
Grille d’autoévaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.11
Conclusion
Bibliographie
Fiche de rétroaction
Échéancier de travail
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TABLE DES
MATIÈRES
Vous aurez à utiliser différents logiciels que vous avez étudiés dans votre
programme. De plus, vous ferez appel aux notions apprises dans presque tous
les modules précédents, car vous aurez à saisir, à rédiger et à corriger des textes.
Mais avant tout, vous aurez à organiser votre travail, c’est-à-dire planifier la
mise à jour de deux différents dossiers. Cet exercice de planification est
primordial pour l’atteinte des objectifs de ce cours. Nous vous invitons à vous
remémorer les notions apprises dans le cours Gestion du temps. Vous vous
rappelez l’importance d’établir des priorités, de fixer des échéances, d’évaluer
les durées d’exécution?
Il va de soi que le travail fourni devra être impeccable. Pas question ici d’attendre
que le patron vous corrige comme vos professeurs (ou tuteurs) ont pu le faire au
cours de vos études en secrétariat. Vos employeurs sont en droit de s’attendre à
un résultat de qualité.
Francine LeBlanc,
rédactrice
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TABLE DES
MATIÈRES
Votre formation Ce cours fait partie du programme menant à l’obtention du diplôme d’études
professionnelles en secrétariat et comporte 15 heures. Le programme se subdivise
en 26 modules totalisant 1 485 heures de formation. Consultez le tableau suivant
pour mieux connaître le nom des modules et le nombre d’heures prévu pour
chacun.
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TABLE DES
MATIÈRES
Objectifs Vous devrez principalement mettre à jour des dossiers contenant de nombreux
du module documents en respectant les conditions, critères et consignes spécifiques. Les
documents que vous produirez proviendront du logiciel de traitement de texte,
du tableur, de la messagerie électronique et du logiciel de base de données. Pour
connaître les tâches que vous accomplirez lors de votre apprentissage, lisez les
objectifs du module dans le tableau suivant. Consultez-les aussi souvent qu’il
sera nécessaire pour vous situer dans votre démarche d’apprentissage.
Avez-vous Presque tous les cours du programme Secrétariat doivent avoir été réussis avant
les préalables? d’entreprendre le cours Mise à jour de dossiers, soit :
• Méthode de doigté
• Révision de texte en français
• Gestion de l’information
• Traitement de texte de base
• Rédaction en français
• Base de données
• Approche qualité
• Communication
• Outils de télécommunication
• Correspondance en français
• Tableur
• Gestion du temps
• Traitement de texte avancé
• Éditique
• Production de documents
• Réunions d’affaires
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TABLE DES
MATIÈRES
Documents facultatifs
• Précis de grammaire française de Grevisse, 30e édition ou toute autre grammaire
française.
• L’art de conjuguer, Le Bescherelle 1 (ou tout autre guide de conjugaison).
• Dictionnaire de la langue française (Suggestion : Le multidictionnaire de la
langue française)
• Le français au bureau, Guide de l’Office de la langue française, 6e édition.
Durée du module Ce cours est d’une durée de quinze heures incluant l’évaluation sommative
d’une durée de quatre heures. Nous vous conseillons de compléter le cours dans
la même semaine étant donné qu’il ne comporte que quinze heures. Le temps
requis pour l’exécution du devoir n’est pas comptabilisé dans cette durée.
Celui-ci peut varier d’une personne à l’autre selon ses acquis et sa facilité
d’apprentissage. Le tableau suivant vous propose une répartition du temps qui
vous aidera à évaluer le rythme de votre progression.
1. Si vous ne disposez pas de véritables enveloppes et étiquettes, vous pouvez très bien
imprimer les étiquettes sur des feuilles blanches. Utilisez le format Avery Standard
no 5266 pour les étiquettes à dossier et Avery Standard no 5161 pour les étiquettes
d’expédition pour les enveloppes.
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TABLE DES
MATIÈRES
Guide d’apprentissage
Ce guide d’apprentissage comprend trois chapitres qui vous permettront
d’acquérir les habiletés nécessaires pour atteindre les objectifs du module. Ces
chapitres comportent des tâches diversifiées afin de rendre votre étude et votre
pratique aussi agréables que profitables.
• Le premier chapitre vous enseigne comment planifier l’exécution d’une tâche
comportant plusieurs étapes.
• Les exercices pratiques se composent de mises en situation qui vous permettront
de mettre en pratique les notions que vous avez apprises dans votre programme
d’études.
• Comme certaines notions ont peut-être été oubliées ou insuffisamment
assimilées, il sera nécessaire que vous gardiez à portée de la main les guides
d’apprentissage des modules énumérés dans la section Avez-vous les
préalables? afin de vous y référer en tout temps.
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TABLE DES
MATIÈRES
Corrigé
Après chaque mise à jour de dossier, vous devrez vérifier votre travail à l’aide
de la grille d’autoévaluation, puis du corrigé disponible auprès de votre
enseignant ou de votre tuteur. Cette méthode vous permettra de déceler
aussitôt vos lacunes ou de relever les notions mal comprises. Si certains
exercices vous ont posé des problèmes, prenez le temps de les refaire. Si des
points vous semblent obscurs après avoir fait des efforts honnêtes, n’hésitez pas
à demander conseil à votre enseignant ou à votre tuteur qui se fera un plaisir de
vous aider.
Site Web
De nombreux fichiers ont déjà été saisis. Vous devrez les récupérer du site Web
[http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html]. Lorsque le moment
sera venu d’accéder à un fichier, nous vous recommandons de le copier sur
votre disque rigide. D’autres fichiers vous parviendront par courriel.
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TABLE DES
MATIÈRES
Organisation et Pour chaque dossier, vous devrez préparer une chemise identifiée avec une
échéancier de étiquette ou un dossier suspendu et un onglet. Utilisez le matériel mis à votre
travail disposition. Pour ce qui est des étiquettes, vous pouvez très bien imprimer les
données sur des feuilles blanches au lieu de vraies feuilles d’étiquettes.
Une fois toutes les modifications terminées, vous verrez, dans votre grille de
planification, qu’il faut soumettre les documents à votre supérieur afin qu’il
signe les lettres ou rapports, qu’il approuve les communiqués, etc. Pour les
élèves en classe, c’est votre enseignant qui agira comme supérieur. Pour les
élèves de la formation à distance, vous aurez à consulter le corrigé. Ensuite, vous
apporterez les modifications nécessaires.
Gestion du temps
Pour que votre apprentissage vous amène à approfondir au maximum vos
nouvelles habiletés, nous vous recommandons de suivre le cheminement
proposé dans l’échéancier de travail. Pour l’apprentissage du guide Mise à jour
de dossiers, cet échéancier s’échelonne sur une ou deux semaines. Il se peut que
vous ayez à consacrer plus ou moins de temps à votre formation selon vos
connaissances de base et votre facilité d’apprentissage.
Le devoir est réservé aux élèves de la formation à distance. Ceux qui étudient
dans un centre et qui veulent se soumettre à des évaluations formatives doivent
s’adresser à leur enseignant. Par contre, le chapitre 3 du guide d’apprentissage
contient une préévaluation que vous pourrez corriger et évaluer vous-même
afin de vérifier si vous avez atteint les objectifs du module.
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TABLE DES
MATIÈRES
Devoir Les élèves à distance sont invités à faire un seul devoir. Cet exercice s’ajoute à la
pour les élèves préévaluation pour vous préparer à l’épreuve sommative qui se déroule sous la
de la formation surveillance d’un responsable. Il est tout à votre avantage de profiter des
à distance corrections de votre tuteur pour ajuster votre tir. C’est là une excellente façon de
vous préparer à l’examen.
Votre tuteur a en main une grille d’évaluation dont il se servira pour vous
corriger. Seule la note obtenue à l’examen compte pour l’obtention de l’unité
reliée à ce cours.
Communiquez avec le centre que vous aurez choisi pour passer votre examen
sommatif et vérifiez si vous pouvez faire votre préévaluation sur un appareil
semblable à celui que vous utiliserez pour votre examen. Sinon, étant donné la
grande diversité des appareils utilisés dans les centres de formation
professionnelle, les commissions scolaires doivent offrir à tout élève de la
formation à distance qui désire passer l’évaluation sommative une période
minimale de trente minutes avant cet examen pour lui permettre de se
familiariser avec le matériel disponible.
Démarche Ce guide a été conçu pour vous permettre d’adopter une démarche
d’apprentissage et d’apprentissage autonome. Nous vous recommandons de lire la théorie du
pictogrammes chapitre 1 afin de bien assimiler les notions reliées à la planification de la mise
à jour d’un dossier. Ensuite, faites le premier exercice qui consiste à mettre un
dossier à jour, puis la préévaluation qui vous permettra de juger si vous êtes
prêt à passer l’évaluation sommative.
Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec le contenu du module et son
matériel pédagogique, vous avez en main tout ce qu’il faut pour commencer
votre lecture au chapitre 1.
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TABLE DES
MATIÈRES
Chapitre 1
Méthodologie de travail
pour la mise à jour d’un dossier
Dans ce chapitre, nous vous proposons une méthode de travail en trois étapes,
toutes aussi importantes les unes que les autres. Tout d'abord, vous devrez vous
assurer de bien comprendre ce qui vous est demandé; ensuite, vous apprendrez
à organiser votre travail à l'aide d'une grille de planification; enfin, nous vous
rappellerons quelques règles pour produire un travail de qualité.
1.1 Dans un contexte scolaire, la mise à jour d'un dossier a pour but de vous faire
Objectifs de la prendre conscience de toutes les tâches qui seront nécessaires pour effectuer un
mise à jour d'un travail demandé. La mise à jour vous permet donc de réfléchir à la planification
dossier de votre travail afin de ne rien oublier, et ce, en mettant l'accent sur le
déroulement des tâches, sur l'ordre de priorité que vous devrez y accorder et sur
les outils que vous devrez utiliser.
Dans un contexte de travail, la mise à jour d'un dossier vise les mêmes objectifs,
mais à ceux-là s'ajoute la volonté de permettre la continuité au sein d'une équipe
de travail. Prenons l'exemple d'une situation où vous devez vous absenter du
bureau, alors que la personne qui vous remplace n'a aucune idée du travail que
vous effectuez quotidiennement. Il serait normal, alors, que vous utilisiez une
grille de planification pour lui indiquer toutes les étapes qu'elle devra suivre
pour arriver à produire un travail de qualité semblable au vôtre.
1.2 Tout au long de votre apprentissage, il vous faudra lire attentivement les mises
Compréhension en situation. Comme il s'agit d'un travail fictif, il est compréhensible que vous
claire des ne soyez pas familiarisé avec la façon dont fonctionnent les entreprises choisies
directives et du pour les simulations. C'est pourquoi nous vous fournirons, dans chaque mise en
travail exigé situation, une brève description de la mission de l'entreprise, son
organigramme et ses modalités particulières de fonctionnement, s'il y a lieu.
Nous vous avons également fourni des fichiers contenant des documents dans
lesquels vous aurez à apporter des modifications. Avant toute chose, ouvrez ces
fichiers et observez comment ils ont été structurés. Par exemple, une base de
données comprend-elle une seule table? Bien entendu, la réponse est NON.
Voyez aussi quels sont les noms des champs. Comment les enregistrements
sont-ils inscrits? Est-ce que les données sont en lettres majuscules ou
minuscules? Les nombres ont-ils des décimales? Comment les tableaux et les
graphiques sont-ils présentés : avec Word, avec Excel?
Enfin, pour chaque simulation, nous avons arrêté une date précise afin de vous
faciliter la tâche dans l'établissement des échéances.
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TABLE DES
MATIÈRES
1.3 Pour les exercices des chapitres 2 et 3, nous avons prévu la production de
Organisation du plusieurs documents et l'exécution de diverses tâches de secrétariat. Afin de
travail bien cerner le type de travail à effectuer et d'évaluer son ampleur, assurez-vous
de bien lire et de bien comprendre les directives transmises, car vous aurez à :
1.4 Lorsque vous commencez le travail de mise à jour d'un dossier, il est primordial
Consignes pour de vous en tenir à votre planification et de respecter l'ordre de priorité que vous
l'exécution d'un avez établi. N'oubliez pas, cependant, qu'après avoir terminé une tâche, vous
travail pouvez revoir votre planification originale et réajuster votre travail, s'il y a lieu :
nous vous avons fourni pour cela un ensemble de consignes à respecter au
moment de remplir votre grille de planification.
Bien entendu, lorsque vous exécuterez votre travail, vous devrez appliquer
toutes les règles de rédaction (disposition des textes - lettres, rapports, etc. -
présentation, contenu) et toutes les règles d'éditique que vous avez déjà
apprises.
1.2 © SOFAD
TABLE DES
MATIÈRES
1.4.1 Observez l'exemple que vous trouverez à la page 6. Décrivons chacune des
Grille de colonnes :
planification
Tâches à accomplir
– La 1re tâche que vous inscrirez dans la grille est toujours la même :
Planification du travail.
– La 2e tâche à inscrire dans la grille demeure l'Ouverture du dossier.
– Toutes les autres tâches doivent être inscrites en fonction de la mise en
situation qui vous est présentée.
– Lorsqu'il s'agit de rédiger une lettre ou de mettre à jour un rapport, il faut
toujours y ajouter les tâches : Vérification orthographique et grammaticale
et Effectuer la coupure de mots, afin de vous assurer de remettre des
documents sans fautes.
Échéance
– La date d'échéance pour chacune des tâches doit être la même que celle
inscrite dans la mise en situation.
– Si, dans la mise en situation, on indique que la signature des documents se
fera à une date ultérieure, cette dernière devra être inscrite entre la tâche qui
se nomme Vérification par le patron et la dernière tâche de la grille de
planification, soit Codification et classement d’une copie au classeur.
Priorité
– L'ordre de priorité demeure le même pour les deux premières tâches.
– Ensuite, les autres tâches auront un ordre de priorité logique, déterminé en
fonction de la mise en situation.
– Les tâches suivantes :
• vérification par le patron,
• dernières corrections,
• signature des documents par le patron,
• préparation de l'envoi postal1 (s'il y a lieu),
• préparation de l'envoi par courrier interne (s'il y a lieu),
• expédition des documents,
• codification et classement d'une copie des documents au classeur,
doivent se suivre, car elles sont effectuées l'une à la suite de l'autre. En effet, il
est logique que votre patron vérifie les documents que vous avez produits, que
vous effectuiez ensuite les dernières corrections et, qu'en tout dernier lieu, votre
patron signe le tout. Une fois le travail terminé, vous pouvez préparer l'envoi
postal (ou l'envoi par courrier interne), expédier les documents, les codifier et
les classer.
1. Si vous avez deux envois différents, c'est-à-dire un acheminé par courrier interne et
l'autre par courrier externe, vous devez créer deux tâches différentes pour chacun de
ces envois.
© SOFAD 1.3
TABLE DES
MATIÈRES
1.4 © SOFAD
TABLE DES
MATIÈRES
1.5 Pour vous aider à mieux comprendre la planification d'un travail de mise à jour
Mise en situation d'un dossier, nous vous présentons ici, à titre d'exemple, une mise en situation
où vous serez en mesure de revoir les éléments que nous venons d'aborder.
Comparez la grille de planification présentée à la page suivante avec la note ci-
dessous, tout en tenant compte des consignes que nous vous avons fournies
concernant la grille de planification.
NOTE
DESTINATAIRE : Secrétaire
EXPÉDITEUR : Jean-Pierre Bernatchez, directeur des ventes
DATE : Le 4 avril 20xx
OBJET : Mise à jour du dossier Rapport trimestriel des ventes
Bonjour,
Comme je serai absent de mon bureau pour trois jours, j'aimerais que vous mettiez
à jour le dossier Rapport trimestriel des ventes. Tous les documents devront être
prêts au plus tard le 7 avril et je les signerai à cette date, à mon retour. Comme
d'habitude, je me fie à vous pour vérifier mon orthographe.
Voici la liste des fichiers dont vous aurez besoin pour mettre à jour ce dossier :
• Ventes.mdb, qui inclut les tables Vendeurs et Directeurs des ventes;
• Rapport.doc, qui contient le texte du rapport à corriger;
• Planification des ventes.xls, qui contient un graphique de type histogramme;
• Lettre.doc, qui contient le plan de la lettre;
• Logo.tif.
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EXEMPLE PLANIFICATION DE LA MISE À JOUR DU DOSSIER
1.6
Rapport trimestriel des ventes
Date : 4 avril 20xx
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Outils et matériel Durée d’exécution
Tâches à accomplir Échéance Priorité Fait
nécessaires* Prévue Réelle
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Vérification par le patron :
• du rapport trimestriel des ventes 7 avril20xx 6 30 min 25 min
• des lettres
Dernières corrections, s'il y a lieu Logiciels Access
7 avril 20xx 7 1 heure 45 min
Logiciels Word
Signature des documents par le patron 7 avril 20xx 8
Préparation de l'envoi postal de la lettre Logiciel Word
et du rapport aux directeurs des ventes : Requête en Word
• production des enveloppes Fusion de Word avec Access
• production des étiquettes Logiciel Access
Base : Ventes.mdb
7 avril 20xx 9 30 min 30 min
Table : Directeurs des
ventes.mdb
Enveloppes
Étiquettes
Tarification postale
MATIÈRES
TABLE DES
* Si nécessaire, rajustez le choix des outils selon ceux que vous aurez utilisés.
Chapitre 1 – Méthodologie de travail pour la mise à jour d’un dossier
1.7
TABLE DES
MATIÈRES
Notes _____________________________________________________________________
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1.8 © SOFAD