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En cuisine, on n’imagine pas se lancer dans la préparation d’une recette sans connaître les
ustensiles et les ingrédients à notre disposition. En gestion de projet, c’est un peu la même
histoire : il faut s’assurer d’utiliser les ressources indispensables au bon déroulement du projet
et faire en sorte d’en optimiser la gestion. Découvrez dans cette leçon comment déterminer vos
ressources de projet, planifier leur utilisation et en assurer le suivi.
Pour vous aider à déterminer les ressources nécessaires, vous pouvez utiliser le Work
Breakdown Structure (WBS) comme document de base (appelé organigramme des tâches du
projet (OTP) ou encore structure de découpage du projet (SDP) en français). Le WBS est défini
par le PMBOK comme le "découpage hiérarchique en livrables spécifiques des travaux à
exécuter". Cet outil vous aide à :
En tant que chef de projet, il est de votre responsabilité de correctement répartir ces ressources
sur chaque tâche afin que votre projet soit rentable et exécuté dans les délais.
Découvrez comment définir les différentes ressources nécessaires à l’accomplissement de votre
projet.
Une ressource est une entité matérielle ou immatérielle exploitée pour la réalisation d’une tâche.
Quelles ressources participent à la mise en œuvre d’un projet ? On peut les répartir selon les
catégories suivantes :
ressources humaines,
ressources matérielles,
ressources financières,
ressources en temps.
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De plus, les ressources humaines sont doublées de ressources cognitives, car ce sont elles qui
détiennent les savoirs et savoir-faire (compétences et connaissances techniques, expertise
métier, etc.).
La cheffe ou le chef de projet a la responsabilité de constituer une équipe compétente et
pluridisciplinaire qui possède l’expérience et les qualifications nécessaires à l’accomplissement
du projet.
Elles peuvent être recrutées en interne ou à l’extérieur de l’entreprise, et intervenir sur toute la
durée du projet ou de manière ponctuelle. Il peut également s’agir de prestataires ou de
consultants qui interviendront ponctuellement ou de façon permanente sur le projet.
La durée d’une tâche va dépendre du nombre de ressources humaines qui lui est affecté. Par
exemple, une personne seule mettra deux ans à construire une maison alors que dix personnes
mettront seulement 3 mois.
Si possible, gardez une liste de personnes auxquelles vous pourriez faire appel en cas de
problèmes comme le départ soudain d’un collaborateur, un congé maladie prolongé, une
surcharge de travail ou encore un retard à rattraper.
Enfin, n’oubliez pas que s’il vous manque une compétence, vous pouvez proposer une
formation à l’un de vos collaborateurs.
Les ressources matérielles englobent les matières premières et matériaux, les machines,
les outils, les équipements, les logiciels, les locaux, etc. Elles comprennent à la fois des
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ressources que l’entreprise possède déjà et celles qu’elle achète ou loue pour mener à bien le
projet.
Il peut s’agir de biens mis à disposition temporairement en vue de la réalisation du projet, qui
pourront servir de nouveau plus tard, mais aussi de consommables dont on peut utiliser une
quantité donnée et qui ont un coût à l’unité.
Par exemple, les marchandises consommées ou les matières premières transformées ne seront
pas disponibles pour un nouvel usage. Il convient de déterminer quel est l’investissement à
consacrer à ces ressources, sur le plan du budget, des délais, tout comme de la qualité souhaitée.
Les ressources financières correspondent au budget du projet, qui sera défini en amont du
lancement par le commanditaire du projet.
Tout projet comporte un coût et nécessite donc un financement. Elles servent à financer :
les ressources humaines et matérielles du projet, couvrant généralement
la rémunération des acteurs du projet,
l’achat de ressources matérielles ou leur location,
et d’autres coûts, tels que les frais de déplacement par exemple.
La planification des ressources est l’un des facteurs de réussite d’un projet. Elle s’ancre dans la
gestion d’un projet au sens plus large, qui comprend notamment :
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l’élaboration du budget prévisionnel, etc.
Le tout est orchestré par le chef de projet qui doit veiller à la rentabilité du projet et à la tenue
des délais.
En vous référant à la typologie des ressources ci-dessus, estimez les besoins en ressources de
la façon la plus précise possible. Vous allez pour cela identifier toutes les ressources nécessaires
au projet, qu’elles soient internes ou externes, et sur les plans humain, matériel et financier.
Cette étape ne va pas de soi, car elle intervient avant le démarrage du projet, à un moment
où des incertitudes demeurent quant à la manière dont celui-ci va se dérouler.
👉 Pour cela, il peut être judicieux de vous appuyer sur votre propre expérience de gestionnaire
de projet ou de vous référer aux archives de votre organisation concernant des projets
similaires au vôtre et ayant abouti, afin de vous inspirer des expériences passées.
4.2.2. Comment allouer des ressources à un projet ?4 étapes pour optimiser l'allocation
des ressources aux projets
En synthèse :
Les quatre étapes décrites dans ci-dessous livrent des informations et des conseils
pour vous aider à améliorer vos méthodes de distribution et d'affectation des
ressources, et notamment des ressources humaines (car l'intégration du facteur
humain ajoute une couche de complexité à la discipline de la gestion des ressources).
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quels sont les profils et les compétences qui doivent être mobilisés pour les tâche s et
les activités composant le projet (par exemple, un projet de construction de site web
implique généralement un programmeur, un designer, un rédacteur, un expert en
référencement et éventuellement un photographe). Outre cette évaluation des profils
requis, vous devez également quantifier les besoins en ressources. En d'autres termes,
déterminer la quantité et le degré de qualification des ressources qui doivent être
impliquées dans le projet pour assurer sa réussite. À cette fin, il vous faut estimer la
durée prévue des activités (par exemple, 40 heures -homme pour la programmation, 3
jours pour le design). Cette évaluation doit tenir compte des différents facteurs de
risque qui pourraient venir compromettre les plans initiaux. Après avoir séquencé les
différentes activités, il ne vous reste plus qu'à échelonner les ressources nécessaires
dans le calendrier de votre projet - et voilà ! Vous avez terminé la phase 1.
Identifier la bonne ressource pour chaque activité : Bien qu'il soit pratique
courante d'effectuer des affectations de ressources génériques (c'est -à-dire de
commencer par programmer un profil générique sur la base d'un ensemble d'attributs
plutôt que d'affecter une ressource nominative) dans les premiers temps de la
planification d’un projet, arrive un moment où vous devez identifier les
collaborateurs ou les équipements spécifiques dont vous avez besoin pour réaliser les
activités de votre projet. Le défi consiste alors à s'assurer que les bonnes ressources,
dotées des bonnes compétences, sont disponibles au bon moment pour accomplir les
tâches prévues dans le calendrier du projet.
Cela nécessite une visibilité détaillée sur vos ressources : idéalement, vous devez
disposer d’un référentiel de données consolidant toutes les informations associées à
vos ressources et offrant la possibilité de les trier et de les filtrer par attributs (par
exemple le profil, le niveau d'expérience, les compétences, l'organisation/la fonction,
l’emplacement géographique, etc.)
Pour répondre par des ressources spécifiques aux besoins de votre projet, vous devez
également vous assurer de connaître leurs disponibilités. Vous devez savoir qui
travaille sur quoi et quand. Il est essentiel que vous puissiez voir instantanément sur
quelles autres activités une ressource est susceptible de travailler afin d'éviter les
conflits d'utilisation (c'est-à-dire les problèmes qui surviennent lorsque plusieurs
chefs de projets se disputent les mêmes ressources au même moment).
D'un autre côté, il est tout aussi essentiel de ne pas surcharger vos ressources
humaines : surmener vos équipes n'est pas exactement le meilleur moyen de retenir
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les meilleurs profils et d’entretenir leur motivation. Vous devez donc ajuster les
allocations et les affectations de manière à ce que les ressources travaillent au taux
d'utilisation optimal - et pas plus. Pour trouver cet équilibre, un logiciel de gestion
de portefeuilles de projets doté de fonctionnalités dédiées à la gestion des ressources
et permettant d’effectuer des simulations de scénarios s'avérera précieux.
L'optimisation de l'utilisation des ressources stimulera la productivité et vous
permettra de réaliser davantage de projets sans investir plus.
Cela vous aidera sans aucun doute à constituer et à gérer des équipes de ressources
hautement efficaces et à améliorer l'efficacité et les résul tats de votre activité projets
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🔎 C’est d’ailleurs ce que propose monday.com via ses fonctionnalités poussées de gestion
des ressources projets. Grâce à des modèles de tableaux personnalisables, prêts à l’emploi et
mis à jour en temps réel, vous visualisez facilement l’assignation, la charge de travail et la
disponibilité de chacun de vos collaborateurs. Ajoutez des colonnes selon vos besoins :
équipements, actifs, employés… et adaptez votre gestion en fonction !
Pour évaluer une situation et prendre les décisions qui s’imposent, vous avez tout intérêt à
utiliser des indicateurs de performance ou KPI (Key Performance Indicators).
Comparez à l’aide de ces indicateurs le «prévisionnel» avec le «réalisé» sur plusieurs plans :
ressources financières : quel est le coût actuel de mon projet ? Respecte-t-il le budget
alloué ?
Exemple de calcul : addition de toutes les dépenses consacrées au projet jusqu’au moment T.
Comparez ensuite les résultats obtenus avec ce qui était initialement prévu et prenez les
décisions adéquates selon la situation, qu’il s’agisse de tenue des délais ou de consommation
du budget.
💡 Bonne nouvelle, le suivi des ressources est une activité qui se digitalise de plus en plus,
grâce au développement de logiciels spécifiques. Il existe même des solutions adaptées à des
secteurs d’activité précis, comme celui du BTP qui rencontre des problématiques propres liées
à la mobilité de certaines ressources.
🛠 par exemple, assure un suivi intelligent de l’ensemble des ressources chantier (hommes,
véhicules, machines, outils, etc.). Il facilite donc le partage de l’information entre les différentes
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parties prenantes, et permet de gagner en productivité dans l’exécution des opérations (gestion
de la paye par exemple).
Toute gestion de projet comporte des aléas. Des contraintes tout comme des risques peuvent
peser sur le bon déroulement du projet. Il est donc vivement recommandé de vous préparer à
toute éventualité :
Une équipe projet est une ressource essentielle à l’avancement du projet : elle accomplit les
tâches nécessaires à l’aboutissement du projet en respectant le budget et les délais prévus.
Avant même de former l’équipe, il est important de suivre les étapes suivantes :
Pour affecter les tâches, il convient de confirmer la disponibilité de chacune des ressources au
sein de l’équipe constituée pour ce projet, et de procéder à la répartition des rôles et des
responsabilités.
💡 Pour cela, vous pouvez reprendre le document retraçant les compétences nécessaires et ainsi
élaborer votre plan de management des ressources humaines.
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L’objectif est d’attribuer le travail en optimisant le taux d’occupation des ressources. Anticiper
les charges vous aidera à éviter tout blocage par la suite. Un logiciel de gestion de projet offre
la possibilité d’automatiser cette opération. La solution de Microsoft Project Online (MS
Project) est très connue en gestion de projet, mais des alternatives tout aussi performantes
existent, peut-être plus adaptées à vos besoins :
🛠 Par exemple, Sciforma est un outil très complet et flexible qui répond à la
problématique de gestion des ressources. Il permet d’ajuster l’affectation des ressources
afin d’équilibrer et de mieux répartir la charge de travail.
🛠 Pour optimiser les charges, le logiciel Planisware Orchestra propose quant à lui le
suivi centralisé des disponibilités de chaque individu et maximise automatiquement le
plan de charge des ressources.
Il est essentiel de faire régulièrement le point concernant l’utilisation des ressources dans le
cadre d’une réunion de suivi, en suivant des KPI, ou plus simplement, à l’aide du calendrier des
ressources humaines. Ce document peut révéler certains problèmes de surallocation des
ressources, comme la gestion simultanée d’un trop grand nombre de tâches.
Une solution logicielle rend visibles les affectations des ressources et vous permet de contrôler
l’utilisation et la capacité des membres de l’équipe.
🛠Project Monitor, par exemple, permet d’éviter les conflits d’utilisation des ressources grâce
un affichage en temps réel des disponibilités de ressources et des prévisions d’allocations.
Manager l’équipe de projet est sans doute l’attribution la plus délicate du chef de projet. Il a le
rôle de diriger tous les acteurs du projet, mais aussi de veiller à instaurer une bonne ambiance
dans son équipe. Il doit créer un climat de confiance et favoriser le soutien entre collaborateurs.
Le but d’une bonne gestion de ses ressources est de garder l’équipe motivée tout en incitant
chacun à être le plus productif possible. Cela passe par une gestion optimisée de la charge de
travail et des aléas, tout en restant à l’écoute des revendications de chacun.
CONCLUSION
La gestion des ressources est essentielle à tout projet et doit être prise en compte avant même
son démarrage. La planification, la gestion des disponibilités et des affectations, de même que
l’optimisation des ressources comptent parmi les facteurs clés de la réussite d’un projet.
Vous êtes désormais préparé à anticiper les problèmes qui pourraient survenir et à agir plus
rapidement et plus efficacement pour les résoudre.
Et vous, de quelle manière gérez-vous vos ressources de projet ? N’hésitez pas à partager vos
astuces et conseils, pour une gestion toujours améliorée !
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