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Module méthodologie de projet
S1: La conception
COURS LOÏC PITHIOUD
SOMMAIRE Préambule Première étape : La conception Le capitaine et son équipe Le choix de l'événement Dans quel but ? Pour quel public ?
Avec quelles ressources ?
Dans quel milieu ? A quel moment ? Exemple PRÉAMBULE L'organisation d'événements est, pour les structures associatives, les clubs, les entreprises privées, une activité habituelle et souvent indispensable. Généralement elles cherchent par ce biais à générer des rentrées financières complémentaires. Parfois, elles poursuivent également d'autres objectifs: faire parler d’elles dans une optique de recrutement de nouveaux membres, sensibiliser les médias, attirer des sponsors, etc. PREMIÈRE ÉTAPE : LA CONCEPTION La première phase de l'organisation d'un événement consiste à réfléchir à ce que sera cet événement et tenter de prévoir tout ce qui devra être mis en œuvre pour l'organiser au mieux.
Le PROJET: Un projet est un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités
coordonnées et maîtrisées, comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources . LE DIAGNOSTIC Analyse des forces et des faiblesses Externe (analyse du territoire) - Plus ou moins développé selon si votre structure est en milieu ouvert ou pas, selon son ouverture sur l'extérieur, ses partenariats, sur quoi elle s'appuie. - Géographie, Histoire - Population - Economie (son évolution, secteurs professionnels présents, emploi/chômage …) - Scolarité si projet en lien avec des enfants, des adolescents - Infrastructures (services publics, bâtiments, transports…) - Vie sociale (associations, évènements…)
Interne (de la structure)
- L'historique - Le fonctionnement habituel - Le personnel (organigramme, rôle et missions de chacun) - Le budget
Du public accueilli - Nombre, évolution - Principales caractéristiques physiques, psychiques, sociales (en lien avec leur autonomie) LES ACTEURS DU PROJET Pour ce faire, il est impératif de désigner d’emblée un responsable de projet, véritable coordinateur, qui s’entourera d’une équipe de collaborateurs. Il s’agit d’abord de créer une équipe, composée d’un capitaine et d’équipiers…
Le chef de projet est un acteur central car :
• Il anime • Il contrôle • Il organise • Il gère Mais aussi : • Il dirige • Il motive • Il communique LE CHOIX DE L'ÉVÉNEMENT Une fois mise en place, l’équipe doit déterminer ensemble la nature de l’événement à organiser.
Celui-ci dépendra notamment :
1. Du but poursuivi, 2. Du public visé (cible), 3. Des ressources disponibles : humaines, financières et matérielles, 4. Du milieu dans lequel évolue le club, l’association, 5. De la période de l'année, Étapes de la démarche de projet
Étape 1: Étape 5: analyse de la l’évaluation du situation projet
COMMUNICATION
Etape 2: définitions des Étape 4: la priorités et des réalisation du objectifs projet
Étape 3: la conception du projet ANALYSE DE LA SITUATION
En quoi cela consiste:
• A bien connaitre le cadre institutionnel dans lequel s’inscrit le projet (est- ce dans le cadre d’une loi, d’une politique de santé, d’un plan national, régional, local) • A bien cerner, identifier le ou les besoins • A bien identifier les contraintes et les ressources dont on peut disposer DEFINITIONS DES PRIORITES ET DES OBJECTIFS
EN QUOI CELA CONSISTE:
• Dans le cadre des priorités, cela peut être à quel public s’adresse t-on en particulier? Quelles sont ces caractéristiques? • Il est important de bien identifier le public pour adapter les actions et la communication,
Dans le cadre des objectifs:
• Définir les objectifs généraux
• Définir les objectifs stratégiques • Définir les objectifs opérationnels ou actions DANS QUEL BUT ? Quel est l’objectif poursuivi par l'organisation de l'événement. Vise-t-on : Des rentrées financières, La promotion du club, Recruter de nouveaux membres,
Développer la convivialité entre les membres…?
LA CONCEPTION DU PROJET
En quoi cela consiste à tout prévoir avant de réaliser,
Dans cette étape on définira :
• Les actions ou activités à mettre en place
• Les moyens humains : Qui fait quoi ? • Les moyens matériels : Avec quoi ? • Les moyens financiers : Avec quel budget ? Qui finance ? • Les lieux : Où se déroulent les actions ou activités? • L’échéancier : Quand ? Sur quelle période ?
Les outils :
• Pour communiquer autour de ce projet: fiche synthétique ou dossier complet
• Pour piloter: le cahier des charges POUR QUEL PUBLIC ?
L'activité sera-t-elle proposée :
à des adultes, à des enfants, à des non-affiliés, à des sportifs ou non,… ?
Le public sera ciblé en fonction de l'objectif défini
AVEC QUELLES RESSOURCES ? Elles doivent être évaluées d’une manière très réaliste : Combien de personnes sont disposées à porter le projet ? De quels fonds dispose-t-on pour initier le projet ? Quels moyens matériels mis à disposition ? DANS QUEL MILIEU ?
Il s’agit de déterminer si l’on veut organiser un
événement « sans risque » ou se montrer plus original. A QUEL MOMENT ?
On peut citer quelques périodes qui influencent le
choix d'un événement: les fêtes de fin d'année, la rentrée scolaire, les vacances scolaires, les saisons,… La date sera également choisie en tenant compte d'autres paramètres comme l'objectif poursuivi, le public visé (adultes ou enfants), les autres manifestations prévues dans la région, la semaine ou le week- end, la journée ou la soirée. LA REALISATION DU PROJET
Cette étape consiste essentiellement dans le pilotage et la conduite du projet, c’est-à-dire sa mise en œuvre et son suivi.
Le pilotage
Outils de pilotage: le cahier des charges et le tableau de bord
La conduite du projet
Elle implique:
• L’organisation des actions
• La répartition de ces actions voire des tâches entre les différents membres de l’équipe de projet • Le suivi et l’avancement du projet • La mise en place d’un système de communication entre les acteurs du projet EXEMPLE
Une association multisports veut organiser une «
journée découverte » des différentes activités sportives offertes dans la commune. Cette journée consiste en un parcours sportif, où les participants pourront s'essayer aux différents sports, couplé à un jeu concours sous forme de questions relatives à chaque sport proposé.
