Audit Propre
Audit Propre
Audit Propre
L’administration publique togolaise a été pendant longtemps, caractérisée par des structures
inadaptées. Les missions des services sont souvent mal définies, entraînant des conflits de
compétences entre les ministères et parfois, à l’intérieur d’un même département ministériel. Les
ministères en outre ne disposaient pas des mêmes normes organisationnelles. Les structures ad
hoc se sont multipliées ces dernières années au sein des ministères, rendant moins lisibles les
attributions dévolues aux différentes entités et institutions.
Objectif de la mission
Devoirs et responsabilités
Mandat du consultant
Le Consultant travaillera sous l’autorité du Secrétaire Général du Ministère de la Planification,
du Développement et de l’Aménagement du Territoire et bénéficiera de l’appui technique et
logistique de l’expert du PAI2 Volet 1, chargé du développement organisationnel.
La mission se déroulant en même temps que celle de la 2ème phase de l’audit organisationnel du
Ministère de l’Economie et des Finances relative à l’analyse des emplois et des effectifs, les
consultants veilleront à travailler en étroite synergie avec leurs collègues chargés de cette
mission.
Déroulement de la mission
La mission se déroulera sur une période de quarante-cinq jours ouvrables. Elle comportera une
phase d’analyse documentaire à Lomé et une phase terrain dans les cinq régions de planification.
Elle réalisera les tâches suivantes:
Un état des lieux de l’organisation actuelle du MPDAT faisant ressortir les principaux
dysfonctionnements organisationnels;
Une description des missions essentielles du MPDAT, des fonctions –métiers ainsi que
les fonctions de support;
La description des liens fonctionnels entre le MPDAT, le MPEPP et le MEF;
Une proposition d’organigramme pour l’ensemble du département.
Pour l’exécution de ces tâches, la mission sera articulée sur les étapes suivantes:
L’organisation d’un atelier de démarrage regroupant l’ensemble des directeurs du
Ministère, sur la méthodologie de la mission;
L’organisation d’un atelier de restitution des principales conclusions de l’étude;
La soumission d’un aide-mémoire à l’attention du Ministre de Planification, du
Développement et de l’Aménagement du Territoire avec copie à la DUE et au PNUD;
La transmission du rapport final au MPDAT, avec copie au PNUD et à la DUE dans un
délai de 05 jours ouvrables.
Résultats attendus
Compétences
Valeurs intrinsèques:
Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l'ONU;
S’inscrire dans la vision, la mission, et favoriser la réalisation des objectifs stratégiques
du PNUD;
Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination
de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité;
Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en
équipe et un esprit d’initiative élevé.
Professionnalisme:
Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des
propositions constructives capacité à rédiger des rapports de qualité en français.
Leadership:
Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à insuffler
une dynamique de changement.
Planification et organisation:
Faire preuve d'une aptitude à planifier et à organiser son propre travail.
Communication:
Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.
Aptitude technologique:
Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook).
Travail en groupe:
Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien
avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures
différentes, d’autres partenaires nationaux et internationaux.
DESCRIPTION DE LA MISSION
Objectif général
La mission a pour objectif global de fournir un appui au Ministère de la Justice dans le cadre de
ses préparatifs pour la formulation d'une politique et d'une stratégie sectorielle dans le domaine
de la Justice pouvant bénéficier de l'appui financier à travers un Programme d’Appui à la
Politique Sectorielle (PAPS).
Objectifs spécifiques
Afin d’atteindre l’objectif général, la présente mission vise les deux objectifs spécifiques suivants
:
1) Identifier, à travers un audit organisationnel/institutionnel, les faiblesses et les
dysfonctionnements de la Chancellerie du Ministère de la Justice et de ses relations avec
Appui institutionnel au ministère de la Justice – Tdr Page 5
d’autres acteurs clés du secteur, pour proposer des solutions permettant un meilleur
fonctionnement du secteur ;
2) Appuyer le Ministère de la Justice à définir, à travers une approche participative, la vision
globale à long terme et les principaux champs d’intervention d'une politique et d'une
stratégie sectorielle dans le domaine de la Justice en prenant compte des priorités définies
dans le PANRJ 2002-2006 et le PC-PANRJ 2007-2009. En cas de besoin l'expert proposera
des ajustements nécessaires éventuels à ce dernier, pour assurer une cohérence avec les
programmes en cours.
Services demandés
Dans le cadre du premier objectif spécifique, il reviendra à l'expert 1 chargé de l'audit
organisationnel,
sous l’autorité du Secrétaire général :
- de décrire de façon précise l'organisation actuelle de la Chancellerie du Ministère de la Justice
et d’en identifier les dysfonctionnements ;
- de décrire de façon précise les relations (et les procédures correspondantes) entre les divers
services centraux de la Chancellerie (dialogue, communication, circulation et partage de
l'information) et d’en identifier les dysfonctionnements ;
- de décrire de façon précise l'organisation actuelle de la Chancellerie par rapport à la gestion
des équipements et à l'affectation et l'utilisation des consommables/équipements et d’en
identifier les dysfonctionnements ;
- d'identifier de façon précise et exhaustive les moyens humains et financiers mis à la
disposition de la Chancellerie et préciser de quelle manière le manque ou l'insuffisance des
moyens dans ces structures affectent l'efficacité du travail du personnel ;
- d'établir un diagnostic des relations de la Chancellerie avec d'autres parties prenantes des
activités menées dans le secteur de la Justice en identifiant les principaux contraintes et
problèmes ;
- de proposer, pour chaque dysfonctionnement et problème identifié des solutions pour
améliorer le fonctionnement du Ministère et les relations avec les principaux acteurs du
réseau du secteur de la Justice ;
- de définir, pour chaque dysfonctionnement et problème, les moyens institutionnels,
humains, et matériels nécessaires pour appliquer ces propositions ;
- de définir des priorités de mise en oeuvre et de chiffrer les coûts inhérents à la mise en place
des réorganisations proposées.
Dans le cadre du second objectif spécifique, il reviendra à l'expert 2 chargé de la politique
sectorielle,
sous l’autorité du Secrétaire général :
- d'assister le Ministère à délimiter le champ d’intervention de la politique et de la stratégie
sectorielle et en définir la vision, les priorités, et les objectifs à long terme en analysant les
enjeux et les défis ainsi que les relations avec d'autres parties prenantes de la politique
Justice;
- d'identifier les principaux acteurs/institutions du réseau Justice, décrivant leurs rôles,
responsabilités et implications en tant que parties prenantes de la politique sectorielle Justice;
- d'appuyer le Ministère de la Justice à définir la politique et la stratégie sectorielle dans un
texte synthétique (notamment à travers un appui régulier aux travaux du Comité de
Coordination et de Rédaction qui est la structure responsable d'élaborer le document de
politique et stratégie sectorielle Justice ;
- d’organiser, ensemble avec le Ministère (notamment avec le Comité de Coordination et de
Rédaction) deux ateliers nationaux de consultations. Le premier atelier aura comme but une
consultation publique d'un échantillon représentatif de la population sur l'offre et la
demande de justice qu'elle souhaite pour l'avenir. Le deuxième atelier sera organisé pour
permettre aux principaux acteurs du secteur de la Justice, la société civile et le secteur privé
d'échanger sur la vision, les objectifs de long terme et les principaux axes d'intervention de la
politique et de la stratégie sectorielles proposé par le Ministère de la Justice ;
L’assistance technique s’assurera de la cohérence des options retenues avec le cadre stratégique
de
lutte contre la pauvreté (CSLP) et les autres documents de politique, à caractère national ou
sectoriel, traitant des questions de gouvernance (Politique nationale de bonne gouvernance,
documents d’évaluation du Mécanisme africain d’évaluation par les pairs, Politique nationale de
lutte contre la corruption, Stratégie de renforcement des finances publiques, PC-PANRJ, etc.).
Méthodologie
L’assistance technique travaillera sous l’autorité du Secrétaire Général du Ministère de la Justice,
Président du Comité de pilotage du PC PANRJ. Celui-ci coordonnera ainsi la mission de façon à
assurer la cohérence avec d’autres missions d’assistance technique en cours. L’équipe d’experts
travaillera en étroite liaison avec la DEP, ainsi qu'avec les autres sept (7) directions centrales pour
assurer une approche participative.
La participation active des premiers responsables des divers services de la Chancellerie, ainsi que
la supervision et la coordination du Secrétaire Général du Ministère de la Justice sont des
préalables pour l’atteinte des résultats fixés pour cette mission.. L’administration mettra ainsi en
place, avant le début de la misson, un Comité de coordination et de rédaction qui travaillera de
concert avec les experts et qui sera chargé de rédiger le document portant politique et stratégie
sectorielle de la justice. Ce comité veillera également à ce que les objectifs fixés et les résultats
attendus de cette mission soient réalisés.
Les experts devront baser leurs analyses sur l’étude des documents clés, tels que le PC-PANRJ,
l’Audit organisationnel du TGI/TI Ouagadougou, l'Etude sur la gestion des stocks et la
maintenance des équipements, l’Etude sur le Centre de Formation des Professions Judiciaires et
le bilan à mi parcours de la mise en oeuvre du PC-PANRJ qui sera établi par la DEP.
Les experts devront ainsi rencontrer les principaux acteurs du secteur, notamment :
• Au niveau du Ministère de la justice : Le Ministre de la Justice, le Secrétaire Général,
l'Inspection Générale des Services Judiciaires et les conseillers techniques du Cabinet, les
huit (8) directions des services centraux, le Secrétariat Général, ainsi que toute autre acteur
pouvant apporter des éléments d'information indispensable pour la bonne compréhension
de l’organisation du secteur ;
• Au niveau des autres structures en relation avec la Chancellerie : le Médiateur de Faso, des
représentants de la Police judiciaire, du Ministère des Droits Humains, du Ministère de la
sécurité, du Ministère de la défense, des directions techniques du Ministère de l’économie
et des finances (Institut national de la statistique et de la démographie, Direction générale
de l’économie et de la planification, Direction générale du budget, etc.), de la Maison de
l’entreprise (Centre de formalités des entreprises, Centre d’arbitrage, de médication etd e
conciliation de Ouagadougou, etc.), du Ministère de l’Action sociale et de la solidarité
nationale, de la Cour de Comptes, de la Cour de Cassation, du Conseil d’Etat, des
structures de formations telles que l'Ecole Nationale d’Administration et de la
Magistrature (ENAM) et l'Unité de Recherche et de Formation en Sciences Juridiques et
Politiques de l’Université de Ouagadougou, des associations Prisonniers sans Frontières
(PRSF) et l'Association Pénitentiaire Africaine (APA), du Centre de Laye pour mineurs en
conflit avec la loi, et toute autre structure jugée nécessaire.
L’Administration facilitera en tant que de besoins les contacts avec des Partenaires Techniques et
Financiers, des structures pertinentes des autres départements ministériels, ainsi que d’autres
structures intervenant fortement comme actrices directes ou en interface dans ou avec le secteur.
Les juridictions ont déjà été rencontrées dans le cadre de l’Audit organisationnel du TGI/TI
Ouagadougou, mais des rencontres complémentaires peuvent toujours avoir lieu si nécessaire.
La démarche participative doit être promue et observée sur l’ensemble de la mission.
Pour compléter les informations fournies lors des entretiens, les experts pourraient demander
d'examiner des documents (registres, rapports, etc.) ou autre équipement pour besoin
d'inventaire.
Résultats attendus du prestataire
Au terme de la mission d’assistance technique, le Ministère de la Justice devra disposer :
1) d'un rapport d'audit institutionnel de la Chancellerie identifiant les principaux obstacles
au bon fonctionnement de la Chancellerie, les dysfonctionnements dans les relations
du Ministère avec d'autres institutions du réseau de la Justice, ainsi que des propositions
visant l'amélioration de l'organisation actuelle ;
2) d'un rapport de fin de mission, qui en annexe contiendra un texte synthétique rédigée
par le Comité de Coordination et Rédaction avec l'appui de l'expert 2, décrivant les enjeux
politiques, les principaux champs d'intervention de la politique et stratégie sectorielle
Justice, la vision globale et les objectifs à long terme, et la stratégie du secteur à moyen
terme tel qu'ils auront été identifiés par le Ministère et les autres parties prenantes.
RAPPORTS A FOURNIR
Après leur première semaine de travail effectif, chaque expert présentera une note de démarrage
donnant un aperçu de l’organisation de sa mission, avec un calendrier indicatif actualisé. Les
experts devront dans leur note indiquer des contraintes éventuelles qui pourraient les empêcher
de mener leur travail à terme. Ces notes seront présentées au Secrétaire Général, à la DEP et à la
DAF du Ministère de la Justice, à l’Ordonnateur National suppléant, et la Délégation de la
Commission Européenne au Burkina Faso dans une réunion. Après un mois, chaque expert
fournira un aide mémoire définissant l’avancée de leur mission, les difficultés éventuelles
rencontrées et leurs recommandations.
Une semaine avant la fin de sa mission, chaque expert fournira un rapport provisoire -
comprenant le bilan des principales activités menées et des principaux résultats obtenus, ainsi que
les principales recommandations – qui sera présenté et discuté lors de deux réunions organisées
par le Ministère de la Justice, à laquelle participeront le Secrétaire Général, toutes les directions
centrales du Ministère de la Justice, tout autre service de la Chancellerie jugé nécessaire, ainsi
que
l’Ordonnateur National suppléant et la DCE. Ces rencontres devraient permettre aux acteurs
concernés d’échanger sur les résultats acquis et les recommandations faites par l'assistance
technique. Ces rencontres mentionnées ci-dessus permettront aux experts de prendre
connaissance des commentaires des participants pour les intégrer dans les rapports finaux qui
seront transmis en dix (10) exemplaires au Ministère de la Justice quatre (4) jours ouvrables après
la tenue de ces rencontres. Le Ministère assurera ainsi la distribution des rapports, en un (1)
exemplaire à l'Ordonnateur national suppléant et en deux (2) exemplaires à la DCE.
CALENDRIER D’EXECUTION DE LA MISSION
La mission se déroulera pendant la période allant du 1er septembre au 31 décembre 2008. La
durée totale de la mission est de 120 jours ouvrables, dont 50 jours pour l'expert 1 et 70 jours
pour l’expert 2. Les prestations sont calculées sur la base de 5 jours ouvrables par semaine (hors
jours fériés). L'expert 1 commencera sa mission mi août et l'expert 2 arrivera à peu près un mois
plus tard. Cela pour permettre à la mission d'avancer sur son analyse institutionnelle de la
Chancellerie avant de commencer la phase d'appui à l'élaboration d'une politique sectorielle.
La mission sera mise en oeuvre selon le calendrier estimatif présenté ci-dessus.
INFORMATIONS ADMINISTRATIVES
L’assistance technique sera basée au Ministère de la Justice à Ouagadougou, où ils disposeront
d’un bureau avec une connexion internet.
La mission sera amenée à effectuer de déplacement au niveau de la Cour d’appel de Bobo-
Dioulasso, situé à environ 365 kms de Ouagadougou. Dans le cas où les experts seront amenés à
se rendre hors de Ouagadougou dans la conduite de leurs activités, le Ministère de la Justice
assurera la mise à disposition d’un véhicule. L’offre financière devra par contre prendre en
compte le coût du carburant et la prise en charge du chauffeur.
L'offre financière du contractant-cadre devrait ainsi prendre en compte les coûts relatifs aux vols
internationaux et aux per diem.
Les coûts relatifs à l'organisation de deux (2) ateliers nationaux à Ouagadougou, visant la
participation d'une centaine de personnes dont une vingtaine de participants des provinces
(location de salle, reproduction des documents, per diem des non résidents et pauses café
reproduction des documents et pause cafés) seront également à budgétiser.
L'offre financière doit aussi prendre en compte les coûts pour la reproduction des documents et
la communication (fax, télécommunication inter urbaine, et postal) nécessaires pour assurer le
bon fonctionnement de la mission.