Outils de Communication la Micrographie

SOMMAIRE
REMERCIEMENT.........................................................................................................................2

AVANT-PROPOS........................................................................................................................3

INTRODUCTION........................................................................................................................4

I. DEFINITION.........................................................................................................................5

II. LES DIFFERENTS TYPES DE .MICROGRAPHIES..................................................5

1. La microcopie..................................................................................................................5

2. La micro-mation.............................................................................................................5

III. LES DIFFERENTS MICROFORMES.........................................................................6

1. Le microfilm ou bobine chargeur..............................................................................6

2. La jaquette ou micro-dossier (format A6)............................................................6

3. La carte à fenêtre...........................................................................................................6

4. La microfiche..................................................................................................................6

a) La microfiche classique format A6..............................................................................6

b) La microfiche COM (computer output microfilm).....................................................6

IV. COMMENT FABRIQUE –T’ON LES MICROFORMES ?......................................7

V. MICROFILMAGE................................................................................................................8

VI. LE DEVELOPPEMENT.....................................................................................................10

VII. LE DUPLICATEUR.......................................................................................................11

VIII. EXPLOITATION DES MICROFORMES................................................................11

1. le stockage....................................................................................................................11

2. la mise à jour...............................................................................................................11

3. la consultation..................................................................................................................11

4. la reproduction.................................................................................................................12

5. la diffusion........................................................................................................................12

IX. AVANTAGES ET INCONVENIENTS........................................................................13

1. Avantages......................................................................................................................13
2. Inconvénients......................................................................................................................13
CONCLUSION..................................................................................................................................14

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REMERCIEMENT
Ce dossier est l’effort et le couronnement de trois (03) années
d’étude. Plusieurs personnes ont contribuées à la formation aussi bien
au plan financier, matériel et moral.

Nous avons présenté ce dossier en expriment notre profonde

gratitude au seigneur Jésus.

Pour terminer, nous disons merci à nos professeurs de spécialité,

respectivement à Monsieur ABOUA ADOU Jean Professeur de TAB
ainsi que toutes nos camarades de classe, et notre Directeur des
Etudes Monsieur BAMBA MAMADOU pour leurs encouragements..

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AVANT-PROPOS
Le GROUPE Institut de Formation pour le Développement des
Compétences (IFDEC) est une école semi-privée subventionnée par
l’Etat qui accueille des élèves dans l’enseignement général, technique
et professionnel.

Se voulant leader dans la formation des élites, cette école depuis

quelques années essaie d’entretenir des relations avec les
entreprises de la place. De ce fait, elle forme des élèves de la série
G1 dans les outils de communications.

Une entreprise sans outil de communication est un chemin sans issue,

le manque de matériel adéquat est l’une des causes principales de la
faillite des entreprises. Les lacunes s’expliquent souvent par
négligence ou encore par manque d’informations.

Le contenu de ce thème s’inspire de nouvelles orientations de la

technologie de plus en plus performante conformément au
programme toiletté et opérationnel en outil de communication. Il a
été choisi en fonction des besoins et intérêts de la plupart des
entreprises.

Cette version de ce point se veut agréable, facile à la compréhension,

offrant un service allégé qui permet d’aller à l’essentiel avec un peu
plus d’efficacité.

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INTRODUCTION
L’évolution du monde fait qu’aujourd’hui la société est confrontée à
de sérieux problèmes de conservation de documents ; la conservation
des documents dans les entreprises de la société toute entière pose
d’énormes difficultés. C’est pour palier à cela que l’on a mis au point
des moyens de conversation moderne occupant moins de place
possible. En plus de cela, la conservation se fait dans le même lieu,
faisant gagner en temps à l’intéressé. Ce fut alors la naissance de la
micrographie.

C’est un procédé qui nous permet de répondre à tous les problèmes

poses plus haut. En plus de ses supports multiples, elle nous aide du
coup à faire un choix judicieux qui répond à notre attente.

Dans l’étude de la micrographie qui va suivre, nous verrons sa

composition, les méthodes d’utilisation, ses avantages et
inconvénients.

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I. DEFINITION

La micrographie est un procédé de reproduction de document qui

permet de transférer sur, sous forme miniaturisée par procédé
photographique, les informations enregistrées sur un support papier,
sur une bande magnétique ou directement depuis la mémoire d’un
ordinateur.

II. LES DIFFERENTS TYPES DE .MICROGRAPHIES

Il existe deux (2) types de micrographie :

 La micrographie classique : microcopie,

 La micrographie informatique : la micro-mation ; leurs idées de

base est de miniaturiser des informations sur film.

1. La microcopie

C’est le fait de miniaturiser sur film des documents en papiers

(livres, revues, photo…).

2. La micro-mation

Il est possible de mettre sur microforme des kilos de listing en

papier qui sortent des imprimantes des ordinateurs. On pourrait
photographier chaque listing. Mais pour aller plus vite et éliminer
totalement le papier du circuit, on transcrit directement sur
microforme et sur microfiche.

En particulier, des données binaires sont enregistrées sur bande

magnétique sans passer par un rapport intermédiaire.

Des supports relativement minuscules sont très essentiels dans le

mécanisme micrographique.

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III. LES DIFFERENTS MICROFORMES

1. Le microfilm ou bobine chargeur

C’est un rouleau de film de 16 ou 35 mm de large, qui permet

l’enregistrement des informations soit dans un ordre numérique, soit
dans un ordre chronologique. Sur une longueur de 30 m, il est possible
de miniaturiser 3000 documents de formats A4 ou 4000 chèques
bancaires. Ce type de microforme pose des problèmes de mise à jour.
(Voir schéma)

2. La jaquette ou micro-dossier (format A6)

Autre présentation du film 16mm, ce support est très utile pour

constituer des micros dossiers susceptibles, d’être complétés ou
remis à jour périodiquement. Il est utilisé pour les dossiers clients,
malades, le personnel. (Voir schéma)

3. La carte à fenêtre

C’est un film de taille d’une diapositive, elle comporte une seule vue
et une zone où l’on peut porter des informations en clair ou codées ;
c’est un système conçu pour le micro filmage de documents grand
format tels que les plans.

4. La microfiche

C’est un morceau de film transparent de la taille d’une carte postale

(format A6), les vues sont disposées en rangées et en colonnes, un
espace sur la partie supérieure est lassé au titre

. On distingue différentes microfiches qui sont :

a) La microfiche classique format A6

Elle comporte 60 à 100 vues. Elle peut correspondre à un livre.

b) La microfiche COM (computer output microfilm)

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Le nombre vu est plus élevé (98 à 420 vues de documents A4). Elle ne
permet aucune mise à jour. Lorsqu’une actualisation des documents
est nécessaire, une nouvelle microfiche doit être créée. Aussi a-t-on
mis en place une nouvelle procédure : la microfiche électrostatique
elle est sensible à la lumière.

IV. COMMENT FABRIQUE –T’ON LES MICROFORMES ?

La chaine de fabrication des microfiches dépend de la fabrication

des photographies :

 La PRISE DE VUE

La chaine de la fabrication des microfiches dépend de la nature des

documents à microfilmer. Les caméras sont utilisées pour les films ou
les microfiches classiques dans la micrographie documentaire et le
système COM (computer out put microfilm) pour la micrographie
informatique. Deux types de caméras sont utilisés dans la prise de
vue de la micrographie documentaire :

-La prise de vue statique (camera statique) ; chaque document est

disposé manuellement sur une table d’exposition puis microfilmé :

-La prise de dynamique (camera dynamique ou cinétique) : les

documents sont enchainés par les rouleaux à l’intérieur de l’appareil
où ils sont microfilmes, puis restitues sont enchainés par les rouleaux

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à l’intérieur de l’appareil où ils sont microfilmés, puis restitués dans

un bac de réception.

 LE SYSTEME COM

Ce procède permet la reproduction sur le film des documents

enregistrés (textes ou images) au préalable soit sur bande
magnétique, soit dans un système COM. Ce système placé en sortie ou
connecté à un lecteur de bande magnétique converti sur microfilm de
16 mm ou microfiche, les informations enregistrées.

 LE PROCEDE ELECTRO-GRAPHIQUE

Il s’agit d’une caméra spécialement conçue pour la fabrication des

microfiches effaçables. Il n’y a pas dans ce cas le traitement de film
(voir schéma ci-après).

Pour microfilmer les documents, l’operateur peut les impressionner

selon plusieurs méthodes.

V. MICROFILMAGE

Trois méthodes sont utilisées ;

 La méthode en Simplex

Les documents sont enregistrés recto puis verso (si cela est
nécessaire) les uns à la suite des autres et la largeur.

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SIMPLEX

 La méthode en DUPLEX

Le recto et verso des documents sont microfilmés cote à cote

simultanément. Ce procédé est surtout utilisé pour micro filmage des
chèques

1 1

.
2 2

3 3

DUPLEX

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 La Méthode EN DUO

L’operateur impressionne la première moitié du film puis retourne la

feuille et impressionne la deuxième moitié. Cette méthode permet de
microfilmer un grand nombre de documents sur un même film.

1 4

2 5

3 6

DUO

VI. LE DEVELOPPEMENT

De la même façon qu’une pellicule doit être développée, le film l’est ;

cette opération est fondamentale et c’est d’elle que dépend la durée
de conservation des supports microfilmés.

De plus en plus d’appareils sophistiqués sont utilisés pour développer

rapidement les microformes ; exemple de la camera développeuse
CANON qui confirme de façon automatique : le document à
microfilmer est sur plateau automatique, un numéro d’identification
s’affiche pour être photographié avec ce document ; il ne reste qu’à
appuyer sur une pédale de commande, et 8 minutes plus tard, le film
sort de l’appareil développé, fixé, rincé, séché immédiatement
utilisable. Les microformes une fois réalisées sont destinées à être
exploitées ; c'est-à-dire stockées consultées, mises à jour et
éventuellement reproduites et diffusées.

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VII. LE DUPLICATEUR

C’est un appareil qui permet de produire des copies de microformes.

Ces copies peuvent être réalisées sur des argentiques, positifs,
négatifs. Il existe deux modes de duplication :

 La duplication argentique

C’est un mode de duplication, où l’on reproduit automatiquement une

copie du film original. Ce système équivaut à la photographie d’un
document papier, il permet une copie multiple.

 La duplication diazoïque

Mode de duplication chimique de films, sur support diazoïque.

Ce type de duplication fonctionne sur tout support de film 16 ; 35 ou
105 mm.

VIII. EXPLOITATION DES MICROFORMES

1. le stockage

Les microformes sont classées comme des documents ordinaires dans

des boîtes, classeurs, tiroirs, bacs, fichiers rotatifs.

2. la mise à jour

Il est possible de faire des mises à jour par substitution pour les
microfiches, par adjonction de film 16 mm par insertion dans le cas
des jaquettes.

3. la consultation

Pour utiliser les informations microfilmées il est nécessaire de

recourir à des appareils spécialisés (lecteurs de microfiches ou
microfilms, appareils portables, lecteurs reproducteurs) pour
accéder rapidement à l’information désirée.

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4. la reproduction

La restitution sur un document microfilmé est toujours possible

grâce aux lecteurs reproducteurs, automatiques. Pour retrouver il
suffit d’introduire la jaquette dans lecteur reproducteur, on appuie
sur le bouton et voilà le document retrouve son format initial (en 10
secondes on a l’équivalent d’une photocopie).

5. la diffusion

Les microformes peuvent être dupliquées grâce à un duplicateur. Les

microformes ainsi dupliquées peuvent diffusés à différents
partenaires.

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IX. AVANTAGES ET INCONVENIENTS

1. Avantages

Gain de temps : recherche et consultation rapide, un archivage

complet à portée de main, un simple appareil de lecteur suffit ;

Sécurité : les microfiches et microfilms sont des supports

irréversibles qui vous offrent une garantie totale. Leur durée de vie
est considérable, à savoir une centaine d’années. De plus, ce sont des
éléments légaux sur le plan juridique.

Gain de place : environ 90%

Gain de poids :

2. Inconvénients

Coût : investissement en appareil de saisie, de développement de

lecture. Préparation nécessaire des documents à microfilmer :
suspensions des agrafes, classement.

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 CONCLUSION
Au terme de ce parcours micrographique nous pouvons affirmer sans
détour que la micrographie est un procédé enrichi, rapide, simple et
facile d’utilisation. Elle facilite la tâche à toute personne qu’elle soit
employée ou employeur des sociétés et des structures dans le
rangement des dossiers.

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