Processus de Planification D - Une Demande de Subvention

PROCESSUS DE PLANIFICATION D’UNE DEMANDE DE SUB-
VENTION
La préparation
Une demande de subvention qui aboutit est une demande bien préparée, soigneusement planifiée et for-
mulée de façon concise. Le demandeur potentiel doit se familiariser avec tous les critères les plus impor-
tants des programmes des organismes auprès desquels il recherche une assistance. Il faut se référer à la
personne ressource désignée pour obtenir les informations relatives à la disponibilité du financement, à la
date de clôture de réception des demandes, et au processus de traitement des demandes avant de se
lancer dans la rédaction de la demande; le nom ainsi que les coordonnées de la personne à contacter
pour obtenir ces informations figurent souvent à la fin de la description du programme. Les candidats
doivent avoir à l’esprit le fait que les conditions de base, les formulaires de demande, les informations et
les procédures varient d’une agence à l’autre dans l’octroi de la subvention. Ceux qui n’ont aucune expé-
rience dans la demande et l’obtention de subvention peuvent participer à un séminaire sur la rédaction
des demandes de subvention. Un séminaire permettra d’approfondir les questions abordées par le pré-
sent guide de planification. Les candidats désirant avoir des documents complémentaires sur les subven-
tions et les demandes de subventions peuvent consulter les références fournies dans le présent docu-
ment.
Le développement de l’idée du projet

Il est important de chercher à savoir si l’idée que l’on développe est prise en compte par les organismes
de sa localité. Une recherche minutieuse peut être faite dans les agences et organismes gouvernemen-
taux ou privés accordant des subventions ou des contrats à cet effet. Si un programme similaire existe, le
candidat pourrait avoir à revoir son projet, surtout si un double effort est remarqué. Si des différences et
améliorations significatives ont été prises en compte par les objectifs du projet, il faudra alors prendre la
peine de demander une subvention gouvernementale ou de tout autre organisme d’appui.
L’appui de la communauté
Bien que certains promoteurs puissent trouver cela difficile à gérer, l’appui de la communauté pour la plu-
part des demandes de subvention est important. Une fois un résumé du projet rédigé, rapprochez-vous
des individus ou groupes d’individus appartenant à des organisations académiques, politiques, profes-
sionnelles et juridiques qui souhaiteraient apporter leur assistance dans la rédaction de la demande. Le
type ou l’étendue de l’appui communautaire est important dans les phases initiales et suivantes de révi-
sion de la demande. Les nombreuses lettres d’appui peuvent encourager l’agence accordant la subven-
tion à pencher en votre faveur. N’oubliez pas l’appui du gouvernement ou des autorités publiques. Les
lettres d’endossement détaillant l’engagement et la sanction des domaines précis du projet sont souvent
exigées par les agences fédérales. La rédaction des lettres d’endossement peut prendre plusieurs mois
puisque des négociations importantes sont faites entre les parties impliquées.
Plusieurs organismes exigent des contrats d’affiliation (un contrat mutuel de partage des services entre
les organismes) et des engagements de construction d’espace avant l’accord de l’assistance ou de la
subvention. Une des meilleures façons d’obtenir l’appui de la communauté serait par exemple d’organiser
des réunions avec les décideurs majeurs de la communauté concernés par l’objet de la demande de sub-
vention. Le forum peut inclure l’analyse de l’opportunité de la demande, le développement d’un contrat
d’appui à la demande pour sortir des éléments et données permettant d’appuyer la demande ou le déve-
loppement d’une stratégie pour avoir l’appui d’un grand nombre de groupes communautaires.
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L’identification des sources de financement
Un passage en revue des sections sur les Objectifs, Usages et Restrictions d’Usage de la description
d’un programme peut permettre de savoir si le programme peut accorder une subvention dans le cadre
de la mise en œuvre d’une idée. Ne perdez pas de vue les programmes apparentés comme sources po-
tentielles de financement. Les demandeurs et les organismes qui octroient les subventions devront avoir
les mêmes intérêts, les mêmes intentions et les mêmes besoins pour qu’un candidat puisse espérer que
sa demande de financement soit acceptée.
Une fois l’organisme qui octroie la subvention identifié, appelez le numéro de téléphone fourni dans le do-
cument d’information. Demandez un kit de demande de subvention. Entrez ensuite en contact avec cer-
tains membres du personnel de l’organisme qui octroie. Demandez des suggestions, des critiques et des
conseils par rapport au projet que vous entendez soumettre. Dans la plupart des cas, plus le personnel
de l’organisme est informé de votre demande, plus il y a de chances qu’elle bénéficie de son appui et ob-
tienne un avis favorable. Il est parfois important d’envoyer un résumé du projet à un organisme spécifique
avec une autre lettre de demande et de demander à ce qu’on vous aide à le corriger ; demandez des
commentaires qui pourront être fournis le plus tôt possible. Il faut toujours se rapprocher de l’organisme
pour connaître ses préférences si cette approche est prise en compte. Si l’examen n’est pas concluant et
que les différences ne peuvent être résorbées, demandez à l’agence ayant étudié le projet de vous sug-
gérer un autre organisme et une autre agence qui pourrait être intéressé par votre projet. Il est important
de se rendre personnellement à l’annexe ou au siège régional de l’organisme. Ceci vous permet de créer
non seulement un contact face-à-face, mais aussi d’avoir des détails concernant le projet ainsi que de la
documentation archivée au niveau de la bibliothèque de l’organisme (si vous pouvez y avoir accès).
Les agences fédérales exigent de fournir des rapports d’information sur le financement une fois qu’il est
approuvé, l’augmentation ou la diminution du nombre de projets dans un État donné en fonction du type
de rapport exigé. Un examen du budget de l’État pour l’année en cours et l’année suivante vous permet-
tra de connaître les montants proposés pour les différents postes budgétaires.
Les candidats devront bien étudier les conditions d’admissibilité pour chaque programme fédéral pris en
compte (voir la section sur l’Éligibilité des demandeurs dans la description du programme). Le candidat
constatera que comme conditions à l’octroi de la subvention, il devra fournir des services peut-être non
prévus comme un service à un groupe de clients particulier ou l’implication d’instructions spécifiques.
Cela peut conduire à une modification du concept de base pour que le projet soit admissible à l’octroi du
financement. Vous pouvez discuter des questions relatives à l’admissibilité avec un responsable du pro-
gramme en question.
Les échéances pour le dépôt des demandes ne sont pas à négliger non plus. Elles répondent souvent à
un calendrier précis de l’agence devant étudier les dossiers. Certains programmes ont plusieurs
échéances au cours de l’année. Les demandeurs devront planifier leur demande en tenant compte des
échéances fixées.
Se tenir prêt à rédiger la demande

Tout au long du processus de rédaction, ayez à portée de main un bloc-notes. Essayez d’établir des liens
entre les idées que vous aurez notées. Ne jetez pas les idées notées par écrit pendant l’étape de rédac-
tion du projet. Ouvrez un fichier dans lequel vous enregistrez vos idées pour réviser vos idées de temps
en temps. Le fichier devra être facile d’accès. La collecte des documents tels que l’acte constitutif et les
statuts devra être effectuée si possible avant de se lancer dans la rédaction.
Révision et analyse critique

Une fois le premier ou le second jet terminé, trouvez une tierce personne pour passer en revue le projet
de demande, s’assurer qu’il y a une suite dans les idées et que le raisonnement est clair et cohérent. Il
est important de demander des critiques et suggestions constructives. Par exemple ; le rédacteur a-t-il fait
des affirmations gratuites ou utilisé un jargon ou un langage excessif dans la demande ?
La signature
La plupart des demandes sont adressées à des institutions et non à des individus. Souvent, la signature
du directeur général est exigée. Assurez-vous que les signatures ont été apposées là où c’est néces-
saire.
L’apparence
Les demandes devront être saisies, collationnées, imprimées et agencées correctement et de façon nette
(suivant les instructions de l’organisme). Chaque dossier sera examiné pour s’assurer de l’uniformité
d’une couverture à l’autre. La reliure peut nécessiter soit des agrafes ou une couverture solide. Se rap-
procher de l’organisme pour connaître ses préférences.
L’envoi
Une lettre d’accompagnement est essentielle. Les exigences en matière d’expédition de courrier par la
poste sont valables sauf exigences contraires de l’organisme. Assurez-vous que le délai de transmission
ne dépasse pas la date d’échéance. Autrement, il faudra trouver des arrangements spéciaux avec le ser-
vice chargé du projet (celui qui aura la charge ultime de traiter le projet,) le service d’octroi (le service
chargé de l’examen du projet et qui décidera de l’octroi) ainsi que le service chargé du contrat (celui qui
sera chargé des notifications de décaissement et des accords de subvention) si nécessaire.

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Le développement de l’idée du projet

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Se tenir prêt à rédiger la demande

Révision et analyse critique

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