Secrétariat GUIDE D'APPRENTISSAGE

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MÉTIER
ET FORMATION

1
 Secrétariat GUIDE D'APPRENTISSAGE
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MÉTIER
ET FORMATION

1
METIER ET FORMATION
Ce guide a été réalisé par la Société de formation à distance
des commissions scolaires du Québec (SOFAD).

Équipe de production
Chargée de projet et réviseure pédagogique
Andrée Thibeault
Rédactrice
Florence Thibeault-Boily
Réviseure linguistique
Claire Gendreau
Correctrice d’épreuves
Isabelle Rolland
Infographes
Caterina Palmieri (mise en pages)
Mylène Choquette (maquette graphique)

Le métier de secrétaire est traditionnellement exercé

par un personnel féminin. C’est pourquoi l’emploi
du féminin a été priorisé dans ce guide. Ce choix
en facilite la lecture et ne se veut aucunement
préjudiciable au lecteur.

© SOFAD 2017
Tous droits de traduction et d’adaptation, en totalité ou
en partie, réservés pour tous pays. Toute reproduction par
procédé mécanique ou électronique, y compris la micro­
reproduction, est interdite sans l’autorisation écrite d’un
représentant dûment autorisé de la SOFAD.
Dépôt légal – 2017
Bibliothèque et Archives nationales du Québec
Bibliothèque et Archives Canada
ISBN : 978-2-89493-635-1 (imprimé)
ISBN : 978-2-89493-636-8 (numérique) Septembre 2019

M É T I E R E T F O R M AT I O N
Table des matières
INTRODUCTION ............................................................................................................................................................................ iv

Un aperçu du guide ............................................................................................................................................................................... vii

SITUATION 1 Tout sur le secrétariat ................................................................................................................. 1

TÂCHE 1.1 Le marché du travail .......................................................................................................... 4

1.1.1 La recherche d’informations ............................................................................ 7
1.1.2 Les secteurs d’activité .......................................................................................... 10

TÂCHE 1.2 La nature du travail et les exigences ..................................................................... 15

1.2.1 Les compétences requises ................................................................................ 20
1.2.2 Les comportements à adopter ....................................................................... 25
1.2.3 La santé et la sécurité ........................................................................................... 29

TÂCHE 1.3 Rencontrer en entreprise un professionnel du métier ............................. 31

1.3.1 Demander une rencontre avec un professionnel ................................ 32

SITUATION 2 Une formation qui a du sens .............................................................................................. 35

TÂCHE 2.1 Le programme d’études .................................................................................................. 38

2.1.1 Les compétences ...................................................................................................... 41

TÂCHE 2.2 Les buts du programme d’études ............................................................................ 45

TÂCHE 2.3 L’évaluation des apprentissages .............................................................................. 48

SITUATION 3 À l’heure du bilan ............................................................................................................................... 53

TÂCHE 3.1 La préparation de la rencontre .................................................................................. 56
TÂCHE 3.2 La rencontre ............................................................................................................................ 62
TÂCHE 3.3 La production du bilan .................................................................................................... 64

ACTIVITÉ NOTÉE ................................................................................................................................................................................. 67

CORRIGÉ Situation 1 .................................................................................................................................................................... 72

Situation 2 .................................................................................................................................................................... 75
Situation 3 .................................................................................................................................................................... 77

SOURCES ICONOGRAPHIQUES ............................................................................................................................................ 79

Table des matières III

 INTRODUCTION
La compétence Métier et formation fait partie du programme d’études menant à l’obten-
tion du diplôme d’études professionnelles en secrétariat. Le programme est divisé en
25 compétences totalisant 1485 heures de formation.

Code Numéro Titre des compétences Durée Unités

460-501 01 Métier et formation 15 1
460-515 02 Révision de textes en français 75 5
460-526 03 Traitement des textes 90 6
460-534 04 Qualité du français écrit 60 4
460-544 05 Service à la clientèle 60 4
460-554 06 Gestion documentaire 60 4
460-562 07 Production de feuilles de calcul 30 2
460-572 08 Conception de présentations 30 2
460-584 09 Rédaction de textes en français 60 4
460-596 10 Opérations comptables 90 6
460-605 11 Production de lettres 75 5
460-613 12 Création de bases de données 45 3
460-623 13 Gestion de l’encaisse 45 3
460-635 14 Traduction 75 5
460-644 15 Conception de tableaux et de graphiques 60 4
460-656 16 Conception visuelle de documents 90 6
460-666 17 Rédaction de textes en anglais 90 6
460-672 18 Médias numériques 30 2
460-833 19 Interaction en anglais 45 3
460-695 20 Suivi de la correspondance 75 5
460-704 21 Réunions et événements 60 4
460-714 22 Production de rapports 60 4
460-722 23 Soutien technique 30 2
460-733 24 Coordination de tâches multiples 45 3
460-746 25 Intégration au milieu de travail 90 6

Une unité équivaut à 15 heures de formation.

Ce programme conduit au diplôme d’études professionnelles en secrétariat.

IV M É T I E R E T F O R M AT I O N
AVEZ-VOUS LES PRÉALABLES REQUIS ?
La compétence Métier et formation n’exige aucun préalable, c’est-à-dire qu’il ne faut
aucune connaissance particulière pour s’y inscrire. Il suffit de satisfaire aux conditions
générales d’admission fixées par le Ministère pour le programme d’études Secrétariat.
Toutefois, si vous voulez suivre d’autres compétences, assurez-vous qu’elles ne posent
aucune condition d’inscription.

ÉVALUATION DE LA COMPÉTENCE
À la fin de cette compétence, vous ne serez pas soumise à une épreuve sous surveillance
du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur. Ainsi, la mention « Réussite »
apparaîtra sur le relevé de notes des élèves qui auront participé activement aux activités
et qui auront effectué les tâches demandées.

AUX ÉLÈVES DES CENTRES DE FORMATION

L’évaluation est basée sur votre participation aux activités en groupe, sur la collecte de
données concernant le métier qui vous intéresse et sur la présentation d’un bilan per-
sonnel écrit justifiant ou non votre intérêt à poursuivre votre formation. Les modalités
d’évaluation seront précisées par le formateur.
Votre participation nécessite, bien entendu, une présence assidue mais également active.
N’hésitez donc pas à interroger votre formateur sur toute question concernant le métier.
Profitez de vos moments libres et des activités en groupe pour échanger sur les diffé-
rentes facettes du métier. Plus vous en saurez sur le métier, plus vous en aurez une idée
précise, et plus il vous sera facile de décider si vous voulez ou non l’exercer.

AUX ÉLÈVES DE LA FORMATION À DISTANCE

Nous vous demandons de faire tous les exercices du guide d’apprentissage, ainsi que
l’activité notée désignée. S’il vous reste des interrogations concernant le métier, n’hésitez
pas à communiquer avec votre tuteur.
Consultez l’échéancier de travail qui se trouve à la page viii de ce guide, puis lisez ce
qui suit.
Pour une efficacité optimale, nous vous recommandons de suivre le che­mi­nement pro-
posé dans l’échéancier de travail. Celui-ci s’échelonne sur une période de cinq semaines.
Il vous permettra de conserver un rythme d’apprentissage soutenu afin d’assimiler pro-
gressivement la matière présentée.

ÉTABLISSEZ VOTRE HORAIRE DE TRAVAIL

À l’aide de l’échéancier de travail, déterminez les dates où vous réaliserez chacune des
situations et où vous accomplirez l’activité notée, puis inscrivez-les dans la colonne
appropriée.
Prenez l’habitude de respecter vos échéances. Si vous n’avez pas terminé une partie à
temps, vous devrez y consacrer plus d’heures, sans toutefois perturber votre échéancier
de travail.

Introduction V
Quelques pages de la situation
Les termes qui peuvent être plus difficiles à
TÂCHE 1.1
comprendre sont définis dans la marge de la page.

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le secrétariat est un métier qui correspond à votre personnalité
ou à vos compétences ? Pour répondre à ces questions, vous
entamerez d’abord une étape exploratoire. Elle vous permettra
de mener une réflexion personnelle sur vos préférences, vos
Les contenus sont souvent
aptitudes et vos compétences au regard de ce métier.
présentés sous forme de tableaux
Un texte sur fond gris Grâce à un travail d’enquête, vous explorerez les possibilités
que ce métier vous offre : les secteurs du marché du travail et accompagnés d’exemples pour
suscite une réflexion qui pourraient vous intéresser plus particulièrement et
les perspectives d’emploi. Après avoir analysé toutes les
faciliter la compréhension.
ou vous interpelle.
informations recueillies, vous aurez sûrement encore quelques
questions. Vous noterez alors celles-ci dans une grille qui vous
servira au moment de la rencontre avec une personne spécialisée
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et téléchargez le document sous la rubrique Formation profession-

posture à adopter
nelle. Récupérez votre document intitulé « Activité notée : Mon bilan. »

Remettez-le bien rempli à votre formateur, ou faites-le parvenir à votre

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N’oubliez pas que cette évaluation sommative ne vous sera pas remise :
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La rubrique « Ergo » Rendez-vous sur le site de la SOFAD à l’adresse
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suggère une bonne http://cours.sofad.qc.ca/ressources
et téléchargez le document sous la rubrique Formation profession-

posture à adopter
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Remettez-le bien rempli à votre formateur, ou faites-le parvenir à votre

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30

Introduction VII
 L’échéancier de travail
Nous vous conseillons de travailler au moins deux périodes par semaine. Ainsi,
si vous maintenez ce rythme, vous pourrez avoir terminé en cinq semaines.

TRAVAIL
DATE DURÉE TERMINÉ
À FAIRE

SEMAINES 1 et 2

Situation 1

SEMAINE 3

Situation 2

SEMAINES 4 et 5

Situation 3

Pour recevoir une reconnaissance du ministère de l’Éducation et de

l’Enseignement supérieur pour cette compétence, il faut avoir réalisé
toutes les activités du guide ainsi que l’activité notée.

Guide et corrigé (PDF) ainsi que les ressources complémentaires

(p. ex. webographie) en format numérique disponibles en ligne
sur portailsofad.com.

VIII M É T I E R E T F O R M AT I O N
COMPÉTENCE

1
MÉTIER
ET FORMATION
UN GUIDE D’APPRENTISSAGE
DE LA COLLECTION

Les apprentissages des guides de la collection

sont effectués dans des situations réelles de travail et
sauront répondre aux exigences et aux besoins du marché
du travail.
Secrétariat
Le guide d’apprentissage Métier et formation est en tout
point conforme au programme d’études professionnelles
en secrétariat (DEP 5357) du secteur de formation :
administration, commerce et informatique.

Les tâches favorisent l’acquisition des éléments de la compétence

Se situer au regard du métier et de la démarche de formation :
• se sensibiliser à la réalité du métier ;
• s’informer sur le programme d’études ;
• confirmer son orientation professionnelle.

Le guide Métier et formation est composé de trois situations d’apprentissage :

1 Tout sur le secrétariat ;
2 Une formation qui a du sens ;
3 À l’heure du bilan.

Découvrez notre nouvelle collection qui offre un apprentissage stimulant et

une formation contextualisée favorisant la réussite scolaire et professionnelle.

Guide et corrigé (PDF) ainsi que des ressources complémentaires en format numérique
disponibles en ligne sur portailsofad.com
ISBN 978-2-89493-635-1

Imprimé au Québec 4501-01