DCM 21/01/2024
Note d’information N° G005
Objet : Passation des ajustements magasins
1. On passe en ajustement les quantités d’un article qui ne sont plus disponibles dans le
magasin.
2. On distingue 4 types d’ajustement :
a/ Ajustement suite Comptage :
Pour passer cet ajustement on procède comme suit :
Un état de comptage est édité
L’employé ou le chef de rayon procède au comptage du (ou des) groupe(s)
édité(s).
Une fois le comptage terminé, le chef de rayon présente l’état au Manager du
rayon qui procède au contrôle de quelques cas puis valide les écarts constatés
et signe sur l’état de comptage.
Les écarts constatés sont par la suite regroupés par paquet de 10 lignes auquel
est joint un bon d’ajustement dont le numéro est inscrit devant ce paquet.
L’ensemble des états et des bons d’ajustements sont transmis au directeur du
magasin qui procède à son tour au contrôle de certains cas avant de signer les
états et les bons d’ajustement.
Une fois les bons signés par le directeur on procède à la saisie sur le système.
Les états et les bons d’ajustements seront par la suite transmis à la direction
organisation audit et contrôle de gestion (DOACG).
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DCM 21/01/2024
b/ Ajustement suite Réclamation
Pour passer cet ajustement on procède comme suit :
Si le chef de rayon constate une marchandise facturée et non livrée, une
réclamation est envoyée au dépôt le jour de la réception de l’envoi (NI N°HR
004)
Le chef de rayon présente la fiche de réclamation au Manager du rayon qui la
signe.
Les écarts constatés sont par la suite passés sur le carnet d’ajustements.
Le numéro du bon d’ajustement est inscrit sur la fiche de réclamation devant
chaque article.
Les bons d’ajustements sont joints à la fiche de réclamation et transmis au
directeur de magasin.
Le directeur de magasin vérifie les écarts constatés avec le manager et signe les
bons d’ajustements.
Une fois les bons signés par le directeur on procède à la saisie sur le système.
seul les bons d’ajustements seront par la suite transmis à la direction
organisation audit et contrôle de gestion (DOACG).
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DCM 21/01/2024
c/ Ajustement suite Transfert
Pour passer cet ajustement on procède comme suit :
Le chef de rayon procède à un transfert lorsqu’il constate que le stock d’un
article est imputé sur une référence différente de celle à laquelle il devrait
appartenir.
Le chef de rayon passe sur le carnet d’ajustement la même quantité en plus sur
la référence réelle et en moins sur la référence erronée.
Les écarts constatés sont par la suite passés sur le carnet des ajustements et
transmis au manager de rayon.
Les bons d’ajustements sont transmis au directeur de magasin qui les vérifie
avec le manager et signe.
Une fois les bons signés par le directeur on procède à la saisie sur le système.
Les bons d’ajustements seront par la suite transmis à la direction organisation
audit et contrôle de gestion (DOACG).
N.B : Les bons d’ajustements originaux saisis, doivent être transmis par courrier
tous les Lundis à la Direction Audit et Contrôle de Gestion (DOACG)
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