Sage Intranet RH I7. Manuel de Référence. 2012 Sage

Sage Intranet RH i7
Manuel de référence
© 2012 Sage
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tement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils consti-
tueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code
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Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la
convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales
(Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46).
Conformité & Mise en garde

Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel
électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent
une illustration aussi proche que possible des spécifications.
Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le
progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux
fonctionnalités.
Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire pré-
alablement la documentation.
Evolution
La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des
mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documenta-
tion. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présen-
ter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour.
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle

mentionnés dans ce document ne son utilisés que dans un but d’identification et
peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
SAGE SAS - Société par Actions Simplifiées au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
R.C.S. Paris 313 966 129 - Code APE 5829C.
La société Sage est locataire gérante des sociétés Sage FDC et Ciel.
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Sommaire
Sommaire
Introduction Collaborateurs......................................... 24
Gestion des collaborateurs...............................24

Création d’un collaborateur dans Sage Intranet RH 25
Présentation de Sage Intranet RH
Importation des collaborateurs .........................30
Installation et activation du programme............. 6
Collaborateurs connectés.................................33
Caractéristiques ........................................................ 6
Architecture de l’application ...................................... 6
Paramètres .............................................. 35
Sécurité des mots de passe .............................35

Administration de Sage Intranet RH
Envoi de mails automatiques ...........................36
Démarrage du module d’administration..9 SMTP interne ......................................................... 36

SMTP externe ........................................................ 37
Administration .........................................10 Configuration de l’application ...........................38

Fonctions Intranet public ........................................ 39
Société ......................................................11
Liens vers applications Web .................................. 39
Licences .......................................................... 11
Demandes RH..................................................39
Bilan ........................................................................ 12
Création d’un type de demande RH ....................... 40
Produits activés....................................................... 12
Décompte des licences ........................................... 12 Workflows................................................ 42
Dossiers........................................................... 12 Processus.........................................................42
Gestion des dossiers dans Sage Intranet RH ......... 13
Fiche de processus ................................................ 43
Ajout d’un dossier dans Sage Intranet RH .............. 13
Messages d’incidents à propos des dossiers.......... 16
Supervision.......................................................46
Profils............................................................... 16
Gestion des profils créés dans Sage Intranet RH ... 16 Utilisation de Sage Intranet RH
Création d’un profil dans Sage Intranet RH ............ 18
Messages d’incidents à propos des autorisations d’ac- Démarrage de Sage Intranet RH ............ 50
cès........................................................................... 20
Services........................................................... 21 Onglet «Accueil» : utilisation de l’intranet

de l’entreprise ......................................... 52
Gestion des services dans Intranet RH................... 21
Création d’un service dans Sage Intranet RH......... 22
Import de services................................................... 23
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Sommaire
Onglet «Mon espace RH» : utilisation de

l’espace personnel ..................................53
Les fonctions métier de Sage Intranet RH....... 55
Planning .......................................................... 56
Echelle temporelle................................................... 57
Filtre évènements.................................................... 58
Filtre collaborateurs................................................. 58
Navigation hiérarchique .......................................... 60
Actions sur les plannings ........................................ 60
Actions sur les évènements .................................... 60
Espace salarié ................................................ 62

Mes congés............................................................. 62
Mes demandes RH ................................................. 70
Mes informations..................................................... 76
Espace manager ............................................ 78

Mes collaborateurs.................................................. 79
Validation congés.................................................... 80
Validation demandes RH ........................................ 85
Tableaux de bord .................................................... 86
Mes délégations ...................................................... 87
Espace paie/RH .............................................. 89

Liste collaborateurs ................................................. 89
Saisie des absences ............................................... 90
Validation congés.................................................... 93
Validation demandes RH ........................................ 93
Tableaux de bord .................................................... 93
Outils communs aux différentes fenêtres ........ 94

Iconographie ........................................................... 94
Personnalisation de la liste ..................................... 96
Filtre Recherche...................................................... 96
Zones Tri et Regroupement .................................... 97
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Introduction
Introduction
Ce guide d’utilisation est livré en complément du dépliant d’installation.
Nous vous présentons:
• l’offre Sage Intranet RH ; voir «Présentation de Sage Intranet RH», page 6

• la partie «Administration» de votre logiciel Sage Intranet RH ; voir «Administration de
Sage Intranet RH», page 8
• le démarrage de l’application ainsi que les fonctionnalités proposées pour un utilisateur se

connectant à distance ; voir «Utilisation de Sage Intranet RH», page 49
© 2012 Sage 5
Basée sur une technologie web et un accès en mode client léger, Sage Intranet RH permet d’ac-
céder avec un simple login et mot de passe à certaines données et fonctions de votre application
Sage Paie/RH.
Les utilisateurs, selon leurs métiers (collaborateur, manager et opérateur de paie/RH) peuvent
ainsi consulter, saisir ou valider les informations nécessaires, consulter les indicateurs clés, et
ce, quelle que soit leur localisation géographique.
Sage Intranet RH requiert le rattachement à au moins une base Paie/RH.
Sage Intranet RH peut être rattaché à plusieurs bases de Paie/RH (multi-dossiers). Les fonctions proposent
alors une vue consolidée des collaborateurs quel que soit leur dossier de rattachement. Les actions en paie
impactent uniquement le dossier de rattachement administratif de chaque collaborateur.
Un même login ne peut pas être connecté simultanément à partir de deux postes différents.
Voir pour toute information, «Produits activés», page 12.
Les programmes Sage Intranet RH et Sage Etendue ayant un socle technique et fonctionnel com-
mun, lorsqu’ils sont installés sur le même poste de travail, ceux-ci partagent la partie Administra-
tion. Dès lors, l’application prend le nom de Sage Intranet.
Installation et activation du programme
Caractéristiques
L'application Intranet RH possède les caractéristiques suivantes:
• produit disponible en complément des offres Paie Suite RH et Pack+ SQL 20.50
• la clé qui lui est associée sert à la fois de clé d'installation et de clé d'activation des postes
IRH
• son modèle business se décline en six tranches de nombres de salariés (50, 100, 300,
500, 1000, >1000) et en 2 modes de licence (DEL/DUA ou DSU). En pratique, la tranche
>1000 correspond à une limite de 36 000 utilisateurs.
• son mode de distribution DVD contient les setups d'Etendue et d'Intranet RH sur le même
disque.
• Intranet RH V7.00 est compatible avec la version i7 de Sage Etendue. Pour faire cohabiter
les 2 applications sur le même site, il suffit d'installer successivement les 2 setups.
Architecture de l’application
L'application Sage Intranet est une application modulaire comprenant:
• un socle commun mettant à disposition certains services partagés (activation, identifica-

tion, connexion, annuaire de collaborateurs, communication interne, etc) ainsi que les
données du module d'administration (sociétés, profils, utilisateurs, préférences, etc). Ce
socle possède sa propre base de données nommée 'Intranet'.
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• Différents modules métiers qui viennent se combiner à ce socle commun, en proposant

des fonctionnalités métiers spécifiques. Ces modules possèdent chacun leur propre base
de données métier, peuvent accéder à la base partagée du socle via une interface ou en
accès SQL direct, et bénéficient des services du socle commun (dont le module d'adminis-
tration).
Deux modules métiers sont disponibles:
• Le module Etendue proposant des fonctionnalités de gestion liées aux applications Sage
30/100.
• Le module Intranet RH proposant des fonctionnalités liées à Sage Paie RH.

Ces différents modules fonctionnent indépendamment et sont complètement intégrés lorsqu'ils
cohabitent.
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Le module d’administration du site Web vous permet de paramétrer et d’administrer Sage In-
tranet RH.
Lorsque Sage Intranet RH et Sage Etendue sont installés sur le même poste de travail, la partie Administra-
tion est alors commune aux deux applications.
Les pages suivantes vous présentent le démarrage de l’application ainsi que les fonctions d’ad-
ministration proposées:
• «Démarrage du module d’administration», page 9

• «Administration», page 10
• «Société», page 11
• «Collaborateurs», page 24
• «Paramètres», page 35
• «Workflows», page 42
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Démarrage du module d’administration

Pour démarrer le module d’administration de Sage Intranet RH:
1 . saisissez l’URL définie dans le serveur : par défaut http://nomserveur/sage100,
2 . saisissez les droits d’accès d’un utilisateur «Administrateur» : au premier démarrage :
- Utilisateur : «administrateur»
- Mot de passe : «admin»
3 . Cliquez sur le bouton [Connexion].
L’onglet «Administration» apparaît alors.
Il contient sur la gauche un menu d’accès aux différentes fonctionnalités d’administration, re-
groupées par groupes :
• «Administration», page 10
• «Société», page 11
• «Collaborateurs», page 24
• «Paramètres», page 35
• «Workflows», page 42
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Administration
Le premier lien Administration est affiché par défaut au démarrage du module d’administra-
tion.
Pour personnaliser vos actions favorites:
1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser mes fonctions favorites]

2 . cochez les fonctions à afficher sur votre page d’accueil,
3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité,
4 . cliquez sur le bouton [Valider].
Le tableau suivant récapitule les fonctions d’administration proposées :
Groupes Fonction Description
«Société» Licences Consultation des licences acquises et actualisation des clés d’authenticité
Dossiers Création, consultation et modification des sociétés
Profils Création, consultation et modification des profils métiers d’habilitations
Services Création, consultation et modification des services
«Collaborateurs» Liste Création, consultation et modification des collaborateurs de l'entreprise et

des utilisateurs de l'application
Import automatique Importation des collaborateurs à partir d'un annuaire externe
Connexions en cours Liste des utilisateurs actuellement connectés à Sage Intranet RH
«Paramètres» Sécurité Modification des paramètres de sécurité des mots de passe
Envoi mails Paramétrage du serveur SMPT pour l’envoi de mails automatiques
Préférences Activation d’options d’affichage et de sécurité
Demandes RH Création, consultation et modification des types de demandes RH
«Workflows» Processus Liste des différents workflows qui existent dans l’application, c’est-à-dire
des demandes qui suivent un circuit de validation (demandes de congés,
demandes RH...)
Supervision Liste des demandes de workflows
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Société
Ce regroupement donne accès aux liens suivants:
• «Licences»: pour consulter les licences acquises pour l’application Sage Intranet RH et
actualiser les clés d’authenticité,
• «Dossiers»: pour gérer les différentes sociétés (création, consultation, modification),

• «Profils»: pour gérer les profils d’utilisateurs (création, consultation, modification),
• «Services»: pour gérer les différents services de sociétés (création, consultation, modifica-
tion).
Licences
Société / Licences
Le lien Licences vous donne toutes les informations utiles sur les licences acquises pour l’appli-
cation Sage Intranet RH.
En administration de l'application, l'entrée de menu Accès/Licences mène vers la fonction Ges-

tion des licences qui présente un bilan des produits activés, avec la possibilité d'actualiser ou
d’ajouter des clés d'authenticité.
Une clé est formée de 3 zones de 6 caractères bridés en alphanumériques majuscules. Le bouton
[Valider] a pour effet de tester la clé et de mettre à jour la page selon les nouveaux droits ac-
tualisés.
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Bilan
Ce tableau vous renseigne sur:
• le nombre de licences souscrites,

• le nombre d’utilisateurs créés,
• le nombre d’utilisateurs connectés.
Il résume les licences acquises et utilisées suite aux différents modules activés et clés saisies.
La version du progiciel correspond au numéro de version du plug-in Intranet RH.
Produits activés
Le programme liste ici les produits activés à l'installation ou en administration.
Décompte des licences
Les utilisateurs Etendue sont dits en «postes nommés», c'est-à-dire que le nombre d'utilisateurs
actifs Intranet RH créés et connectés est limité par le nombre de licences acquises, et les
connexions simultanées à partir du même nom d'utilisateur sont interdites.
Pour un module donné, le décompte se déclenche pour chaque utilisateur actif rattaché à au
moins un profil du type concerné.
Exemple
Intranet RH est installé en version modulaire avec deux modules activés (paie + compta). Trois
utilisateurs sont créés: user1 ayant un profil de type paie, user2 ayant un profil de type compta et
user3 cumulant deux profils, un de chaque type. En termes de licences, ce client consomme alors
2 postes Intranet RH Paie et 2 postes Intranet RH Compta.
Le contrôle des licences s'effectue doublement:
• A la création/modification d'un utilisateur: si pour un module, le nombre de licences autori-

sées est dépassé, le message bloquant suivant s'affiche à l'enregistrement de la fiche:
«Le nombre maximum d'utilisateurs autorisé par votre contrat est atteint pour le module X,
aucun utilisateur supplémentaire ne peut être créé pour ce module. <OK>».
• A la connexion d'un l'utilisateur: si pour un module le nombre de licences autorisées est

dépassé, le message bloquant suivant s'affiche à la connexion utilisateur:
«Le nombre maximum d'utilisateurs connectés est actuellement atteint, veuillez vous
reconnecter ultérieurement. <OK>».
Dossiers
Société / Dossiers
L’administration des dossiers permet d’interfacer Sage Intranet RH avec le ou les dossiers créés
dans votre application métier de Paie.
• «Gestion des dossiers dans Sage Intranet RH», page 13

• «Ajout d’un dossier dans Sage Intranet RH», page 13
• «Messages d’incidents à propos des dossiers», page 16
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Gestion des dossiers dans Sage Intranet RH
Le lien Dossiers affiche la liste des dossiers paramétrés par l’administrateur, pour faire le lien
avec les dossiers existant dans les programmes associés de Paie, Comptabilité et Gestion Com-
merciale le cas échéant.
Mode de tri
de la liste
Pour personnaliser les colonnes de cette liste :
1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste]

2 . cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher, et définissez leur positionne-
ment,
3 . cliquez sur le bouton [Valider]
Pour modifier un dossier :

1 . cliquez sur sa ligne
2 . la fiche dossier s’affiche
Pour supprimer un dossier :
1 . cliquez sur le bouton [Supprimer l’élément]

2 . confirmez votre choix
Ajout d’un dossier dans Sage Intranet RH
Pour paramétrer un nouveau dossier dans Sage Intranet RH:
1 . cliquez sur le bouton [Nouvel élément]

2 . une fiche dossier vierge s’ouvre
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3 . identifiez le dossier dans le volet «Identification» proposé par défaut

4 . saisissez les paramètres de connexion aux bases de données de Paie, Comptabilité et
Gestion commerciale dans le volet «Connexion», disponible en cliquant sur son titre dans
le menu à droite de la fenêtre
5 . sélectionnez les paramètres métiers liés au dossier
6 . identifiez les utilisateurs autorisés à accéder au dossier créé dans le volet «Utilisateurs»
7 . cliquez sur le bouton [Enregistrer]
Le dossier nouvellement paramétré est par défaut autorisé à tous les profils existants.
Identification
Code
Le code identifie le dossier dans Sage Intranet RH. Il est unique.
Il doit être composé de caractères alphanumériques sans espace.
Après enregistrement, il ne sera plus modifiable.
Description
Cet intitulé apparaîtra dans la liste déroulante de choix du dossier.
Connexion
Fichier paie (chemin complet)

Le fichier paie identifié ici doit être sous la forme: chemin d’accès sur le serveur/«nom du fichier
.prh».
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Paramètres métier
Organisation équivalente service

Sélectionnez le type d’organisation Paie à utiliser lors de l’import des services Intranet ou lors de
l’affectation du service d’appartenance d’un collaborateur en import automatique des collabora-
teurs.
Exemple
Service
Niveau d’intégration planning

Sélectionnez le type de calendrier à rapatrier au niveau du fond des cellules des fonctions plan-
nings:
• Week-ends seulement: grise uniquement les week-ends sans lien avec la base Paie.
• Calendrier société: grise les jours désignés fériés/fermés au niveau du calendrier société
en Paie.
• Calendrier salarié: grise les jours désignés fériés/fermés au niveau du calendrier salarié
en Paie.
Exemple
Calendrier de l’entreprise
Blocage selon écart entre date du jour et date de début de congé

Cochez cette case si vous souhaitez un écart entre la date du jour de la demande de congé et la
date de début de congé. Dès lors, vous devez saisir un nombre de jour dans la zone suivante.
Dans ce cas, le programme contrôle si l’écart est respecté lors de la demande de congé. Si
l’écart n’est pas respecté, la demande de congé est alors interdite.
Ecart minimum (en jour)

Si, dans la zone ci-dessus, vous avez demandé un écart minimum entre la date du jour de la
demande de congé et la date de début du congé, il est alors nécessaire de renseigner le nombre
de jour dans cette zone.
Blocage au-delà de l’année civile N+1

Cochez cette case pour interdire la prise de congé au-delà du 31 décembre de l’année N+1.
Utilisateurs
Ce volet liste, dans un tableau, les utilisateurs rattachés au dossier configuré.
Pour attacher un utilisateur au dossier créé:

1 . sélectionnez-le via la zone à liste déroulante
2 . cliquez sur le bouton [Ajouter]
3 . cliquez sur le bouton [Enregistrer] une fois tous les rattachements réalisés
Pour attacher au dossier tous les utilisateurs en une seule manipulation, cliquez sur le bouton
[Ajouter tous les utilisateurs].
Pour rompre le lien entre le dossier et l’utilisateur, cliquez sur le bouton [Détacher l’utilisateur]
en regard du nom de celui-ci dans le tableau.
Pour détacher tous les utilisateurs en une manipulation, il vous suffit de cliquer sur le bouton [Déta-
cher tous les utilisateurs] situé, cette fois, en entête de tableau. Le programme vous demande de
confirmer le traitement.
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Messages d’incidents à propos des dossiers
Message Solution
« Aucune société n’a été configurée pour Vous êtes administrateur et aucune société n’est
cette installation. Veuillez en créer au moins créée dans Sage Intranet RH. Connectez-vous en tant
une avant de poursuivre la configuration du qu’administrateur et procédez à une création de
site. <OK>» société.
« Vous n’avez accès à aucune société, veuillez L’utilisateur connecté (non administrateur) n’a accès
contacter l’administrateur. <OK> » à aucune des sociétés créées. L’administrateur doit
associer l’utilisateur à un profil ayant accès à la
société.
« La connexion à la base Paie/RH de la société Le fichier de paie sélectionné pour la société n’est
X a échoué. La base est corrompue ou pas accessible. Vérifiez les Nom de connexion / Mot
absente, ou bien les identifiants de connexion de passe.
sont erronés. <OK> »
Profils
Société / Profils
Les profils permettent de définir les droits d’accès aux sociétés, fonctions et données.
Chaque utilisateur se voit attribuer un ou plusieurs profils au niveau de sa fiche collaborateur.
L'application est livrée en standard avec un certain nombre de profils modèles pré-paramétrés.
Pour le type de profil Intranet RH, trois profils sont fournis en standard: Collaborateur, Mana-
geur et Opérateur de Paie RH.
En tant qu’administrateur, vous pouvez librement les modifier, les supprimer ou en créer de
nouveaux.
• «Gestion des profils créés dans Sage Intranet RH», page 16

• «Création d’un profil dans Sage Intranet RH», page 18
• «Messages d’incidents à propos des autorisations d’accès», page 20
Gestion des profils créés dans Sage Intranet RH
Le lien Profils affiche la liste des profils créés par l’administrateur pour la Paie/RH.
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Mode de tri de
la liste
Pour personnaliser cette liste :
2 . cochez parmi les choix proposés, les colonnes à afficher

Pour modifier un profil :

2 . la fiche s’ouvre
Pour supprimer un profil :

Pour dupliquer un profil :
1 . sur la liste des profils, cliquez sur le bouton [Dupliquer] de la ligne du profil à dupli-
quer.
2 . La fiche profil «source» s’ouvre
3 . aménagez le contenu pour aboutir au profil souhaité
4 . renseignez l’Intitulé et la Description
5 . cliquez sur [Enregistrer]
La commande Dupliquer est également disponible dans la fiche de chaque profil. Il suffit d’ouvrir la fiche de
celui que l’on souhaite dupliquer, puis de sélectionner l’option Dupliquer du bandeau Actions.
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Création d’un profil dans Sage Intranet RH
Pour créer un profil dans Sage Intranet RH :

2 . dans le volet «Identification», identifiez ce profil par un Code et un Intitulé
3 . dans le volet «Autorisations», sélectionnez ses restrictions d’accès aux fonctions puis aux
données (par défaut toutes les autorisations sont accordées)
4 . dans le volet «Utilisateurs», sélectionnez les utilisateurs rattachés à ce profil
Rappelons qu’un nouveau profil peut être créé par duplication d’un profil existant. Voir le titre précédent.
Identification
Code
Ce code identifie le profil dans Sage Intranet RH. Il doit être unique.
Intitulé
Précisez le rôle métier de ce profil.
Autorisations
Les autorisations de chaque profil sont définies autour de deux axes:

• «Fonctions»
• «Données»
Fonctions Ce choix permet de définir les autorisations d’accès par fonction et sous-fonctions de l’applica-
tion.
© 2012 Sage 18
Les fonctions Intranet RH sont classées dans les groupes suivants:
• Planning
• Espace salarié
• Espace manager
• Espace paie/RH
Pour définir les fonctions accessibles ou non pour le profil en cours :
1 . cliquez sur l’intitulé (ou le bouton correspondant) d’un groupe de fonctions pour afficher
son contenu
2 . décochez les fonctions à ne pas autoriser au profil (toutes sont autorisées par défaut)
Données Ce choix permet de définir les autorisations d’accès aux:
• informations des plannings

• demandes de congés
• informations personnelles
• informations collaborateurs pour les managers
• informations collaborateurs pour les opérateurs Paie/RH
• informations en saisie des absences
• demandes RH
© 2012 Sage 19
Pour définir les données accessibles ou non pour le profil en cours :

1 . cliquez sur l’intitulé (ou le bouton correspondant) d’un type de données pour le déplier
2 . décochez les informations à ne pas autoriser au profil (toutes sont autorisées par défaut)
3 . cliquez sur le bouton (Enregistrer]
Une information décochée sera interdite et invisible aux utilisateurs rattachés au profil.
Utilisateurs
Ce volet permet de rattacher des utilisateurs au profil créé.
La fenêtre se renseigne de la même manière que celle présentée pour le paramétrage de

société dans «Utilisateurs», page 15.
Messages d’incidents à propos des autorisations d’accès
Message Solution
« Vous n’avez accès à aucune société, veuillez Vous êtes utilisateur et votre profil n’autorise l’accès
contacter l’administrateur. <OK> » à aucune société.
« Votre profil utilisateur n’a accès à aucune Vous êtes administrateur et votre profil n’autorise
société. <OK> » l’accès à aucune société.
© 2012 Sage 20
Services
Société / Services
Cette fonction permet de gérer la structure organisationnelle de la société, afin d’y rattacher
les différents collaborateurs.
Gestion des services dans Intranet RH
Le lien Services affiche la liste des services créés par l’administrateur pour la Paie/RH.
Pour personnaliser cette liste :
2 . cochez parmi les choix proposés, les colonnes à afficher

Pour modifier un service :

2 . la fiche s’ouvre
Pour supprimer un service :

© 2012 Sage 21
Création d’un service dans Sage Intranet RH
Pour créer un service dans Sage Intranet RH :

2 . dans le volet «Identification», identifiez le service par un Code et un Libellé
3 . dans le volet «Utilisateurs», sélectionnez les utilisateurs rattachés à ce service
Identification
Code
Ce code identifie le service dans Sage Intranet RH. Il doit être unique.
Libellé
Indiquez le nom du service.
Utilisateurs
Ce volet permet de rattacher des utilisateurs au service créé.
La fenêtre se renseigne de la même manière que celle présentée pour le paramétrage de

société dans «Utilisateurs», page 15.
© 2012 Sage 22
Import de services
Pour mettre à jour la liste des services de Paie/RH dans Intranet RH, il est possible d’importer
ceux-ci. Pour ce faire:
1 . cliquez sur l’action «Importer les services»
2 . dans la fenêtre «Import des services Paie» qui apparaît, sélectionnez le dossier d’import
souhaité
3 . cliquez sur [Importer]
© 2012 Sage 23
Collaborateurs
Par «Collaborateur», on entend les salariés figurant dans l’annuaire de l’entreprise, accessible
sans restriction.
Ces derniers se voient alors attribuer un login, un mot de passe et un profil d’habilitation, et
entrent dans le décompte des droits liés au contrat souscrit.
• «Gestion des collaborateurs», page 24

• «Création d’un collaborateur dans Sage Intranet RH», page 25
• «Importation des collaborateurs», page 30
• «Collaborateurs connectés», page 33
Gestion des collaborateurs
Collaborateurs / Liste
Le lien Liste, affiche la liste des collaborateurs créés.

2 . cochez les informations à afficher
3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité
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Pour trier ou regrouper cette liste en fonction d’un critère :

1 . ouvrez la liste déroulante «Tri» ou «Regroupement»
2 . sélectionnez le critère
Pour modifier la fiche d’un collaborateur:

2 . la fiche s’ouvre à l’écran
Pour supprimer un collaborateur :
1 . cliquez sur le bouton [Supprimer] de la première colonne

Incidence de la suppression d’un collaborateur
Vous supprimez un collaborateur actuellement connecté
L’utilisateur connecté sous ce login au moment de la suppression pourra malgré tout continuer
à utiliser l’application jusqu’à sa prochaine déconnexion. Ensuite le compte sera bloqué.
Particularités du collaborateur «Administrateur»
L’utilisateur «Administrateur» :
• n’a accès qu’au module d’administration et ne peut donc utiliser aucune fonction métier
(l’onglet «Mon Intranet RH» lui est interdit).
• n’entre pas en compte dans le décompte des droits Sage Intranet RH.
Création d’un collaborateur dans Sage Intranet RH
Pour créer un collaborateur dans Sage Intranet RH:

2 . dans le volet «Identification», identifiez ce collaborateur
3 . si vous cochez la case «Manager», renseignez alors le volet «Management» qui devient
accessible; indiquez alors les collaborateurs qui lui sont rattachés
4 . dans le volet «Connexion», enregistrez ses informations de connexion et son profil et, s’il
est utilisateur de Sage Intranet RH, cochez la case «Utilisateur actif»
5 . dans le volet «Droits», enregistrez ses droits d’accès aux dossiers, profils et services
6 . cliquez sur [Enregistrer].
Le nombre de collaborateurs - utilisateurs de Sage Intranet RH qu’il est possible de créer est soumis au
nombre de licences acquis. Si vous dépassez ce nombre, un message vous invite à contacter votre reven-
deur.
© 2012 Sage 25
Identification
Enregistrez sur ce volet les données d’identification collaborateur utiles à la fonction d’an-
nuaire d’entreprise.
Coordonnées société
Chaque salarié de l’entreprise est identifié par ses nom et prénom, son email, ses téléphones
fixe et mobile, son numéro de télécopie, sa qualité, son service.
Manager
Cochez cette case si le collaborateur est manager d’un ou plusieurs collaborateurs. Le volet
«Management» devient accessible.
Responsable hiérarchique
Cette liste déroulante permet de sélectionner un autre collaborateur déjà créé. La liste propose
les collaborateurs pour lesquels la case Manager est cochée.
Responsable RH / Assistant / Suppléant

Ces listes déroulante permettent de sélectionner un collaborateur déjà créé.
Photo
Vous pouvez ajouter la photo numérique du salarié à sa fiche. Pour ce faire, il vous suffit de la
sélectionner grâce au bouton [Parcourir].
Management
Ce volet permet de sélectionner les collaborateurs directement rattachés au collaborateur

créé, identifié comme manager.
Pour ce faire:
1 . sélectionnez le collaborateur dans la liste déroulante
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Pour détacher un collaborateur:

1 . sélectionnez-le dans la liste
2 . cliquez sur le bouton [Détacher l’utilisateur]
Connexion
Ce volet rassemble les paramètres d’accès à l’espace personnel de l’utilisateur dans Sage In-
tranet RH.
Niveau d’utili- Utilisateur actif

sation Cochez cette case si le collaborateur est utilisateur de Sage Intranet RH, c’est-à-dire s’il a accès
aux fonctionnalités métiers. Lorsque cette case est cochée, le volet «Droits» pour les dossiers,
profils et services devient accessible.
Visible annuaire
Cochez cette case pour que le collaborateur soit intégré à l’annuaire de la société.
Administrateur du site
Cochez cette case pour donner à l’utilisateur tous les droits d’administration du site, au même
titre que l’utilisateur «Administrateur».
Compte bloqué
Cochez cette case pour suspendre les droits d’utilisation du collaborateur.
Cette case se coche automatiquement lorsque le collaborateur utilisateur souhaitant se connecter

renseigne un mot de passe erroné plus de 5 fois consécutives. Seul l’administrateur peut alors
débloquer le compte en décochant la case.
© 2012 Sage 27
Authentifica- Utilisateur / Mot de passe / Confirmation mot de passe

tion Saisissez le nom qui sera utilisé par le collaborateur pour se connecter, ainsi que son mot de
passe.
Le mot de passe saisi doit être composé au maximum de 10 caractères alphanumériques.
Les règles de gestion des mots de passe sont définies dans Paramètres / Préférences. Voir
«Sécurité des mots de passe», page 35.
Droits
Ce volet permet de définir pour le collaborateur les:
• Dossiers à autoriser
• Profils d’habilitations à autoriser
• Services à autoriser
Dossiers Ce lien permet de définir les dossiers à autoriser.
Droits dossiers.
Dossier de gestion par défaut

La zone à liste déroulante permet de sélectionner le dossier commercial/comptable à positionner
par défaut au niveau de l’onglet «Ma gestion».
© 2012 Sage 28
Dossier de rattachement administratif

La zone à liste déroulante permet de sélectionner le dossier paie à considérer lors des lectures/
écritures en base liées à cet utilisateur au niveau de l’onglet «Mon espace RH». Ainsi, les infor-
mations de la fiche salarié, les soldes et évènements congés, les absences... sont lus à partir de
ce dossier de rattachement.
Dossiers autorisés.
Cette liste n’impacte que les dossiers visibles au niveau de l’onglet «Ma gestion». L’onglet «Mon
espace RH» ne tient pas compte de ce paramètre: le multi-dossiers est systématique.
Pour autoriser un dossier au collaborateur:

1 . cochez la case du dossier
Profils Pour ajouter un profil à autoriser au collaborateur:

1 . sélectionnez le profil dans la liste déroulante
Pour ne plus autoriser un profil:

1 . sélectionnez-le
2 . cliquez sur le bouton [Détacher le profil]
Si aucun profil n’est rattaché au collaborateur, ce dernier n’a alors pas accès à l’onglet «Ma ges-
tion», ni à l’onglet «Mon Intranet RH».
Services La liste des services autorisés est prise en compte pour les fonctions configurées en mode «Ser-
vices autorisés»: les collaborateurs listés sont alors réduits à ceux dont le service d’apparte-
nance fait partie des services autorisés à l’utilisateur.
Pour ajouter un service à autoriser au collaborateur:

1 . sélectionnez le service dans la zone à liste déroulante
Pour ajouter tous les services au collaborateur:

1 . Cliquez sur le bouton [Ajouter tous les services]
Pour ne plus autoriser un service:

1 . sélectionnez-le
2 . cliquez sur le bouton [Détacher le service]
© 2012 Sage 29
Importation des collaborateurs
Collaborateurs / Import automatique
Le lien Import automatique, permet de vous connecter à une base de collaborateurs existante,
de manière à importer des informations sur les collaborateurs, et éviter ainsi une ressaisie fas-
tidieuse de ces données.
Cette base peut être :

• le réseau interne de votre société (un annuaire LDAP de type Active Directory ou
Exchange),
• les salariés de la base de Paie/RH,
• les comptes tiers de type salariés, enregistrés dans votre application Sage 100,
• les collaborateurs des bases de Comptabilité ou Gestion Commerciale en cas de dossiers
rattachés.
Initialisation Pour importer un annuaire existant :

1 . Sélectionnez le mode de synchronisation (import de nouveaux collaborateurs ou mise à
jour).
2 . Sélectionnez la base source (type des collaborateurs à importer ou synchroniser, soit un
annuaire LDAP, soit les salariés de l’application Sage Paie).
3 . Si vous importez des salariés de Paie, sélectionnez la société d’origine identifiée dans
Société/Dossiers.
4 . Si vous importez un Annuaire LDAP, renseignez le nom du domaine, le nom de connexion
à l’annuaire (login) et le mot de passe.
5 . Cliquez sur le bouton [Suivant].
© 2012 Sage 30
Sélection des Le programme affiche la liste des collaborateurs trouvés.

utilisateurs
6 . Sélectionnez les utilisateurs à importer ou à mettre à jour dans Sage Intranet RH à l’aide
des cases à cocher.
7 . Modifiez au besoin l’affichage des colonnes en cliquant sur le bouton [Personnaliser la
liste] .
© 2012 Sage 31
Paramètres Cette étape permet d’affecter en rafale des critères aux collaborateurs importés.
d’import
9 . Cochez la case «Utilisateur actif» pour rendre accessible les zones de paramétrage des
Profils d’habilitations et d’Authentification.
10 . Cochez la case «Visible annuaire» si vous souhaitez que tous les collaborateurs impor-
tés apparaissent dans l’annuaire.
11 . Dans «Profils d’habilitations», ajoutez ceux qui s’imposent.
12 . Dans «Authentification», renseignez les identifiants (login et mot de passe) si nécessaire.
Type d’authentification
Deux modes d’authentification sont proposés :
• Windows :
Si votre réseau interne est équipé de Windows Server, le choix de cette option permet au
collaborateur de se connecter à Sage Intranet RH avec ses identifiants Windows.
• Formulaire :
Vous devez dans ce cas renseigner les paramètres de connexion : nom d’utilisateur, mot
de passe et une confirmation du mot de passe.
Le mode d'authentification Windows n'est accessible qu'aux utilisateurs créés par importation automatique
à partir d'un annuaire LDAP de type Active Directory.
Pour un utilisateur créé manuellement, seul l'authentification par formulaire est accessible.
Profil d’habilitations
Cette liste déroulante permet d’affecter à l’utilisateur un profil d’habilitations. La liste déroulante
propose les profils créés.
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Validation
14 . Vérifiez le tableau récapitulatif de l’importation des collaborateurs.

15 . Cliquez sur le bouton [Importer].
Import terminé Les collaborateurs importés sont listés sous forme de lien pour accéder à leur fiche.
16 . Cliquez sur [Quitter] pour revenir à la page d’accueil de l’onglet «Administration».
Collaborateurs connectés
Collaborateurs / Connexions en cours
Le lien Connexions en cours, affiche la liste des collaborateurs actuellement connectés à Sage
Intranet RH en précisant :
• le login
• l’heure depuis laquelle il est connecté.
• le nom du l’utilisateur
• l’adresse IP de son ordinateur
© 2012 Sage 33

2 . cochez les informations à afficher
3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité
Pour fermer la connexion d’un collaborateur :
1 . cliquez sur le bouton [Fermer la connexion]

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Paramètres
Cette rubrique donne accès aux liens suivants:
• Sécurité: pour paramétrer la sécurité des mots de passe,

• Envoi mails: pour paramétrer les envois de mails automatiques,
• Préférences: pour paramétrer les préférences de l’application,
• Demandes RH: pour paramétrer les types de demandes RH.
Sécurité des mots de passe
Paramètres / Sécurité
Précisez ici, en cochant la case correspondante, les règles de saisie des mots de passe pour les
utilisateurs de Sage Intranet RH:
• le caractère obligatoire du mot de passe

• une longueur minimale fixée à 4 caractères
• un mot de passe différent du nom de l’utilisateur
• l’obligation de changer de mot de passe tous les 90 jours
© 2012 Sage 35
Envoi de mails automatiques
Paramètres / Envoi mails
Cette fonction permet de configurer un serveur SMTP de façon à rendre disponible un outil d’en-
voi de mails automatique aux fonctionnalités workflow du programme.
Pour activer l’envoi de mails automatiques:

1 . Sélectionnez le protocole d’envoi Internet: SMTP interne ou SMTP externe
2 . Renseignez les zones qui apparaissent alors.
3 . Cliquez sur le bouton [Test] pour faire un essai avec les paramètres de connexion.
4 . Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
SMTP interne
Cette option permet de configurer un serveur SMTP interne à l’entreprise pour l’envoi de mails
automatique.
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Serveur SMTP
Renseignez l’adresse du serveur SMTP situé dans le réseau Intranet de l’entreprise. Ce serveur
doit autoriser l’accès à la machine serveur web (d’installation Etendue) en «Open Relay», de
sorte que toute demande d’envoi de mail soit possible sans authentification et quel que soit
l’expéditeur.
Port SMTP
Renseignez le numéro de port à utiliser, par défaut à la valeur 25.
E-mail expéditeur générique

Si l’option qui suit est décochée, l’adresse renseignée ici (de type «no-reply» ou générique) est
utilisée en tant qu’expéditeur des mails envoyés automatiquement.
Utiliser de préférence l’e-mail de l’utilisateur connecté en tant qu’expéditeur

Cochez cette case permet, lors d’un envoi de mail automatique, d’indiquer en priorité comme
expéditeur l’adresse e-mail de l'utilisateur connecté. Si cet envoi échoue (adresse de l'utilisateur
absente, erronée ou non autorisée), l’adresse générique précédemment renseignée est alors uti-
lisée.
SMTP externe
Cette option permet de configurer un serveur SMTP externe à l’entreprise pour l’envoi de mails
automatique. Cela permet aux entreprises non équipées de leur propre serveur SMPTP en in-
terne, de passer par les services d’un FAI pour gérer leurs envois de mails automatiques.
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Serveur SMTP
Renseignez l’URL du serveur SMTP d’un fournisseur d’accès Internet.
Port SMTP
Renseignez le numéro de port à utiliser, par défaut à la valeur 25.
E-mail expéditeur générique

Cette adresse, hébergée chez le fournisseur d’accès Internet en question, est alors utilisée en
tant qu’expéditeur des mails automatiques.
Nom d’utilisateur/Mot de passe

A moins que le serveur SMTP du fournisseur d’accès Internet soit en «Open Relay» public (ce
qui est peu probable), il est nécessaire pour que l’envoi soit autorisé, de s’authentifier sur le ser-
veur SMTP avec les login et mot de passe correspondant à l’e-mail expéditeur. D’où la nécessité
d’indiquer ces identifiants.
Configuration de l’application
Paramètres / Préférences
Le lien Préférences permet d’activer différentes fonctionnalités annexes de Sage Intranet RH.
© 2012 Sage 38
Fonctions Intranet public
Deux options sont proposées qui, si elles sont cochées, activent des liens dans l’onglet «Accueil»
(lien Mon intranet) :
• Annuaire entreprise: cochez cette option pour activer le lien Annuaire entreprise
• Communication interne: cochez cette option pour activer le lien Communication entreprise
Liens vers applications Web
Une option est proposée qui, si elle est cochée, active des liens dans l’onglet «Mon Intranet RH»
vers les applications :
• VeeSage
Pour activer le lien à l’application :
1 . Cochez la case de l’application à démarrer depuis Sage Intranet RH,
2 . Saisissez l’URL d’accès à l’application
Demandes RH
Paramètres / Demandes RH
Une demande RH est un processus workflow permettant à un collaborateur de s'adresser à son

service RH pour demander un document, un versement, une modification de situation person-
nelle...
© 2012 Sage 39
Le lien «Demandes RH» permet de paramétrer les types de demandes RH. La liste proposée par
défaut est la suivante:
• Acompte
• Attestation de mutuelle obligatoire
• Attestation de salaire
• Attestation d'emploi
• Attestation du nombre de jours travaillés
• Demande libre
• Duplicata de bulletin
• Modification des informations professionnelles
Création d’un type de demande RH
Pour créer un type de demande RH:

1 . Cliquez sur le bouton [Ajouter un type de demande], la fenêtre «Ajouter un type de
demande» s’ouvre.
2 . Saisissez un intitulé.
3 . Sélectionnez ensuite le modèle de formulaire à lui appliquer.
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4 . Validez la création par le bouton [OK].
Il est possible de modifier ou de supprimer un type de demande RH, via le bouton [Actions] en regard de
son intitulé.
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Workflows
On entend par «workflow» une tâche à réaliser.
Il existe plusieurs types de workflows détaillés via des processus dans Sage Intranet RH.
La rubrique «Workflows» propose deux liens:
• «Processus»: listant les types de workflows.

• «Supervision»: listant les demandes de workflows.
Processus
Workflows / Processus
Le lien «Processus» liste l’ensemble des types de workflows définis dans Sage Intranet RH. Il
permet également d’accéder aux fiches détaillant les différentes étapes des processus.
Les processus sont:
• Demande d’annulation de congés

• Demande de congés
• Demande RH
La liste des processus workflows est disponible par défaut dans le programme et est non modifiable. Cela
signifie qu’aucune création ni suppression n’est autorisée.
© 2012 Sage 42

ment,
Fiche de processus
S’il est impossible de créer ou supprimer des processus, il est en revanche possible, dans une certaine
mesure, de modifier leur paramétrage.
1 . Dans la liste des processus, cliquez sur celui qui vous intéresse. La fiche s’ouvre.
2 . Le premier volet «Etapes» s’affiche. La liste des étapes prévues pour le processus y est
déclinée sous forme de cases à cocher:
- Saisie demande: cette étape est obligatoire. Le paramétrage n’est pas modifiable. La
case est donc cochée et ne peut être décochée.
- Validation manager: cette étape peut être désactivée en décochant la case. Dans ce
cas, la validation manager n’est pas demandée dans le circuit de validation.
- Validation RH: cette étape peut être désactivée en décochant la case. Dans ce cas, la
validation RH n’est pas demandée dans le circuit de validation.
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3 . Sélectionnez ensuite le volet «Validations» à droite de la fenêtre. Celui-ci s’ouvre alors.
4 . Commencez par les paramètres de la Validation manager en cliquant sur l’intitulé pour
déplier la zone. Renseignez les paramètres en fonction de vos besoins.
- Délai de réalisation à compter de la date de demande: indiquez le nombre de jours
à partir duquel l’Action en cas de dépassement (présentée ci-après) est lancée.
Exemple:
Si vous saisissez 3 jours, passé ce délai à compter de la date de demande et en
l’absence de réponse du manager, le programme lance automatiquement l’Action en
cas de dépassement (Alerte retard ou Relance par mail ou Acceptation automatique)
Si vous n’indiquez Aucun délai, l’Action en cas de dépassement ne s’applique pas
dans ce cas.
- Délai de réalisation par rapport à la date de début de congés: ce paramètre est dis-
ponible uniquement pour le processus de Demande de congés. Le principe est le
même que pour la zone précédente. Indiquez le nombre de jours à partir duquel
l’Action en cas de dépassement (présentée ci-après) est lancée.
Exemple:
Si vous saisissez 3 jours, passé ce délai à compter de la date de début de congés et en
l’absence de réponse du manager, le programme lance automatiquement l’Action en
cas de dépassement (Alerte retard ou Relance par mail ou Acceptation automatique)
Si vous n’indiquez Aucun délai, l’Action en cas de dépassement ne s’applique pas
dans ce cas.
- Action en cas de dépassement: si des délais ont été paramétrés comme indiqué ci-
dessus, en cas de dépassement de ceux-ci, les options suivantes sont proposées:
Alerte retard: lorsque cette option est paramétrée, en cas de dépassement des délais,
le programme attribue à la demande le statut «En retard».
Relance par mail: lorsque cette option est paramétrée, en cas de dépassement des
délais, le programme envoie un mail de relance au collaborateur en charge de la vali-
dation.
Acceptation automatique: lorsque cette option est paramétrée, en cas de dépassement
des délais, le programme attribue automatiquement à la demande le statut «Validée».
Il précise également qu’il s’agit d’une validation système.
© 2012 Sage 44
- Type de validation: trois options sont proposées:

Hiérarchique: les collaborateurs en charge de la validation sont calculés en remontant
progressivement dans l'arbre des supérieurs hiérarchiques du demandeur (N+1, N+2,
etc) et en sélectionnant le premier autorisé à l'étape de validation en question.
Profil: les collaborateurs en charge de la validation sont ceux habilités à l'étape de vali-
dation au niveau de leur profil.
Service: les collaborateurs en charge de la validation sont ceux habilités à l'étape de
validation au niveau de leur profil d'une part et autorisées au service du demandeur au
niveau de leur fiche utilisateur d'autre part.
- Envoi de mail: cocher cette case permet également l’envoi de mails de notification à la
personne en charge de la validation.
- Annulation demandeur autorisée: cocher cette case permet au demandeur dont la
demande est en attente de validation de pouvoir l'annuler et la supprimer. Selon le pro-
cessus, cette case peut être grisée en position décochée si, à l'issue d'une étape pré-
cédente, une action en base irréversible a déjà eu lieu.
5 . Poursuivez par les paramètres de la Validation RH en cliquant sur l’intitulé pour déplier la
zone. Renseignez les paramètres en fonction de vos besoins. Leur description est iden-
tique à celle de la Validation manager présentée au point précédent.
© 2012 Sage 45
6 . Pour finir, sélectionnez le volet «Notifications» à droite de la fenêtre. Celui-ci s’ouvre alors.
7 . Les notifications par mails sont paramétrables. Elles sont proposées sous forme de cases
à cocher.
- Acceptation finale: lorsque cette case est cochée, une notification d’acceptation de la
demande est envoyée par mail au demandeur.
- Refus: lorsque cette case est cochée, une notification de refus de la demande est
envoyée par mail au demandeur.
- Demande d’informations: lorsque cette case est cochée, une notification de
demande d’informations concernant la demande est envoyée par mail au demandeur.
8 . Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider la modification du paramétrage. Vous reve-
nez directement à la liste des processus.
La commande Rétablir les paramètres par défaut disponible dans les Actions en bas de la fenêtre, permet
de rétablir les paramètres processus définis à l’installation.
Supervision
Workflows / Supervision
Le lien «Supervision» liste, sous forme de tableau, l’ensemble des demandes de congés et de-
mandes RH faites par les collaborateurs dans Sage Intranet RH, rappelant pour chacune
d’entre-elles:
• l’intitulé du processus
• le collaborateur ayant fait la demande
• la date de la demande
• le statut de la demande dans le circuit de validation (Enregistrée, Attente information,
Attente de validation, Acceptée, Refusée, Annulée, En erreur)
© 2012 Sage 46
Le statut «En erreur» correspond à une situation problématique dans le circuit de validation. Il peut s’agir
par exemple de l’absence de personne en charge de validation.

ment,
Le bouton [Actions] en regard de chaque processus activé propose la commande suivante:
• Annuler le processus: supprime le processus activé après saisie du motif et validation.
© 2012 Sage 47
Pour ouvrir la fiche d’un processus activé:

1 . cliquez sur celui qui vous intéresse dans la liste des processus. La fiche s’ouvre.
2 . Consultez la fiche du processus.

3 . Au besoin, utilisez les actions à votre disposition en bas de la fenêtre: Annuler le proces-
sus ou Réactiver le processus.
4 . Fermer la fenêtre.
Reportez-vous à la partie «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94 pour en savoir
plus sur les éléments de cette fenêtre.
© 2012 Sage 48
Utilisation de Sage Intranet RH
Les pages suivantes vous présentent le démarrage de l’application ainsi que les fonctionnalités
proposées.
• «Démarrage de Sage Intranet RH», page 50

• «Onglet «Accueil» : utilisation de l’intranet de l’entreprise», page 52
• «Onglet «Mon espace RH» : utilisation de l’espace personnel», page 53
© 2012 Sage 49
Démarrage de Sage Intranet RH

Pour démarrer Sage Intranet RH:
1 . saisissez l’URL définie dans le serveur : par défaut http://nomserveur/sage100,
2 . sur la droite de la fenêtre, saisissez vos login et mot de passe d’accès à votre espace per-
sonnel ; ils vous ont été fournis par l’administrateur ; vous avez droit à cinq essais,
3 . cochez la case «Connexion automatique» si vous souhaitez ne pas avoir à ressaisir vos
identifiants lors de votre prochaine connexion,
4 . cliquez sur le bouton [Connexion].
3
4
Si vous ne saisissez pas vos login et mot de passe d’accès à votre espace personnel, seul l’onglet «Accueil»
est accessible. La connexion à votre espace personnel vous donne accès, en plus, à l’onglet «Mon espace
RH».
© 2012 Sage 50
En cas de problème de connexion
Message Solution
« Ce login est inconnu ou le mot de passe est

Contactez l’administrateur afin qu’il vous identifie
erroné. Veuillez réessayer ou contacter
dans la liste des collaborateurs de Sage Intranet RH.
l’administrateur. <OK> »
« Suite à la saisie de 5 mots de passe erronés,

Contactez l’administrateur afin qu’il débloque votre
votre compte a été désactivé. Veuillez
compte
contacter votre administrateur. <OK> »
« Aucune licence n’est actuellement dispo- Le nombre d’utilisateurs maximum autorisés simulta-
nible, veuillez vous reconnecter ultérieure- nément est atteint. Procédez à une nouvelle tenta-
ment. <OK> » tive ultérieurement.
« Ce login est déjà connecté. Souhaitez-vous

Un collaborateur est déjà connecté à Sage Intranet
supprimer la session correspondante pour per-
RH avec les mêmes identifiants.
mettre de vous connecter ? <Oui> / <Non> »
« La connexion à la base RH de la société X a

Contactez l’administrateur afin qu’il vérifie vos para-
échoué, veuillez contacter votre administra-
mètres de connexion à la société.
teur. <OK> »
« Vous n’avez accès à aucune société, veuillez Aucune société n’a été créée dans Sage Intranet RH.
contacter l’administrateur. <OK> » Contactez l’administrateur.
« Votre n’avez accès à aucune société, veuil- Contactez l’administrateur afin qu’il vérifie vos para-
lez contacter l’administrateur. <OK> » mètres de connexion à la société.
« Vous n’avez pas accès à votre espace per-

Contactez l’administrateur afin qu’il associe votre
sonnel car aucun profil ne vous est attribué.
fiche à un profil.
Veuillez contacter l’administrateur. <OK> »
© 2012 Sage 51
Onglet «Accueil» : utilisation de l’intranet de l’entreprise

Les accès à l’Annuaire entreprise et à l’espace de Communication interne de l’onglet «Accueil»
sont également proposés par les liens de la partie gauche de la fenêtre (Mon intranet).
Pour accéder à l’annuaire d’entreprise:

1 . sur l’onglet «Accueil», cliquez sur le lien Mon intranet
2 . cliquez sur le lien Annuaire entreprise
Pour accéder aux communications publiées au sein de votre entreprise:

1 . sur l’onglet «Accueil», cliquez sur le lien Mon intranet
2 . cliquez sur le lien Communication interne
Pour changer de mot de passe:

1 . sur l’onglet «Accueil», cliquez sur le lien Changer mon mot de passe
2 . saisissez l’ancien mot de passe, le nouveau, puis confirmer
3 . cliquez sur [Valider]
Des règles de saisie ont pu être enregistrées par votre administrateur.
© 2012 Sage 52
Onglet «Mon espace RH» : utilisation de l’espace personnel

L’onglet «Mon espace RH» vous donne accès à vos fonctions favorites et vos alertes.
L’accès à cet onglet est soumis aux droits rattachés à votre profil (enregistrés par l’administra-
teur).
Mes fonctions favorites
Vous personnalisez cet espace comme vous le souhaitez :
1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser mes fonctions favorites]

2 . cochez les fonctions à afficher sur votre page d’accueil,
3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité,
4 . cliquez sur le bouton [Valider].
Mes applications web
Si l’administrateur a paramétré Sage Intranet RH dans ce sens, vous accédez ici aux applica-
tions Sage 100.
© 2012 Sage 53
Mes alertes
La liste des alertes s’affiche sur cet onglet, vous rappelant ainsi le changement de statut de vos
demandes et les différentes tâches à réaliser en lien avec votre statut: demandes de congés,
demandes d’annulation de congés, ainsi que les demandes RH.
Type d’alerte
Demandes acceptées
Demandes refusées
Demandes en attente d’information
Demandes en attente de validation
1 . Cliquez sur la ligne d’alerte à traiter.
2 . Cochez la case en regard de la demande pour la sélectionner et activer son bouton

[Actions] permettant de la traiter en particulier.
© 2012 Sage 54
3 . Les boutons [Accepter] ou [Refuser] apparaissent dès que l’on coche au moins une
demande. Cela permet d’appliquer l’acceptation ou le refus à toutes les demandes qui
sont cochées.Cliquez sur celui qui vous convient. Les alertes traitées disparaissent alors
de la liste de «Mes alertes». Sinon, cliquez sur le bouton [Actions] de chacune des
demandes et sélectionnez la commande qui vous convient à chaque fois.
Pour en savoir plus, reportez-vous à la partie «Bouton [Actions]», page 80.
Les fonctions métier de Sage Intranet RH
Les liens accessibles à gauche de la fenêtre donnent accès aux fonctions métier de Sage Intra-
net RH.
Seules les fonctions auxquelles vous avez accès sont proposées.
Le tableau suivant récapitule les fonctions disponibles:
Groupe/Fonction Description Voir
Mon planning Consultation de mon planning personnel
Consultation du planning de mon équipe,

Planning collègues
c’est-à-dire ayant le même manager direct
Planning Consultation du planning de mes subordon- page 56
Planning collaborateurs
nés
Consultation du ou des services auxquels je

Planning service
suis autorisé
Consultation de l’état des mes congés ou

Mes congés page 62
saisie d’une demande
Espace Consultation de mes demandes RH ou saisie

Mes demandes RH page 70
salarié d’une demande
Consultation de mes informations person-

Mes informations page 76
nelles et professionnelles
© 2012 Sage 55
Groupe/Fonction Description Voir
Mes collaborateurs Consultation de la liste de mes subordonnés page 79
Validation des demandes de congés de mes

Validation congés page 80
subordonnés
Validation des demandes RH de mes subor-

Validation demandes RH page 85
Espace donnés
manager
Activation de mes délégations des valida-
Mes délégations tions workflows vers un ou plusieurs autres page 87
managers
Consultation des statistiques RH de mes

Tableau de bord page 86
subordonnés
Consultation de l’ensemble des collabora-

Liste collaborateurs page 89
teurs
Saisie ou modification des absences d’un

Saisie absences page 90
collaborateur
Espace paie/ Validation des demandes de congés de

Validation congés page 93
RH l’ensemble des collaborateurs
Validation des demandes RH de l’ensemble

Validation demandes RH page 93
des collaborateurs
Consultation des statistiques RH de

Tableau de bord page 93
l’ensemble des collaborateurs
Vous constaterez rapidement que l’ergonomie de Sage Intranet RH est très intuitive.
Planning
Le regroupement Planning propose l’accès aux liens suivants:
• Mon planning
• Planning collègues
• Planning collaborateurs
• Planning services
Les plannings affichent les différents congés, appelés «évènements», en rapport avec l’utilisa-
teur connecté ou ses collaborateurs. Ces évènements sont représentés par des cases de couleurs
sur le planning. Chaque couleur représente une nature de congé.
© 2012 Sage 56
Echelle temporelle
Tous les planning se déclinent selon l’échelle temporelle dite «Ressources», c’est-à-dire sur
deux semaines, à partir de la date du jour système.
.Seul «Mon planning» peut s’afficher en plus à la semaine ou au mois.
Cet affichage est modulable en fonction des boutons suivants:
Ce bouton permet d’ouvrir le calendrier et de choisir une autre date que

celle du jour. Dans ce cas, le planning s’affiche avec comme date de départ
de la période, la date sélectionnée.
Ce bouton permet de réinitialiser l’affichage du planning avec comme date
de départ de la période, la date du jour.
Ces boutons permettent de faire glisser d’un jour l’affichage de la période

du planning, soit sur le jour précédent, soit sur le jour suivant et ce autant
de fois que souhaité.
Spécificités de «Mon planning»
«Mon planning» peut s’afficher en fonction de différentes échelles temporelles.
Lorsqu’une échelle temporelle est sélectionnée, le bouton la représentant en haut à gauche de la fenêtre se
grise.
© 2012 Sage 57
Par défaut, «Mon planning» s’affiche en fonction de l’échelle temporelle

dite «Ressources», c’est-à-dire sur une période de deux semaines.
Vous pouvez demander l’affichage de votre planning sur l’échelle tempo-

relle de la semaine. Pour ce faire, vous devez cliquer sur ce bouton. Celui-
ci se grisera alors.
Vous pouvez demander l’affichage de votre planning sur l’échelle tempo-
relle du mois. Pour ce faire, vous devez cliquer sur ce bouton. Celui-ci se
grisera alors.
Filtre évènements
Tous les plannings proposent un outils de filtre des évènements sous forme de zone dépliable
du même nom.
Toutes les natures d’évènements sont représentées par des cases à cocher colorées et libellées.
Elles permettent d’affiner l’affichage du planning en fonction des critères demandés.
1 . Cochez les natures d’évènements qu’il vous plaît d’afficher. Vous pouvez vous aidez des
liens «Tout cocher» et «Tout décocher» disponibles en bas à droite de l’encadré «Filtre
évènements».
2 . Cliquez sur le bouton [Filtrer] pour valider votre choix.
Filtre collaborateurs
Tous les plannings hormis «Mon planning» bien entendu, proposent un outil de filtre des colla-
borateurs sous forme de zone dépliable du même nom. Cela permet d’affiner l’affichage du
planning en fonction d’un ou plusieurs collaborateurs parmi la liste proposée.
© 2012 Sage 58
1 . Saisissez ou sélectionnez le ou les critères pour l’affichage.

Exemple
Demander l’affichage des managers uniquement en sélectionnant Oui dans la zone à liste dérou-
lante Manager.
Le bouton [Réinitialiser] permet de remettre à blanc tous les critères.
2 . Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour valider votre choix.
© 2012 Sage 59
Navigation hiérarchique
Seul le «Planning services» propose l’outil de filtre Navigation Hiérarchique permettant d’af-
finer l’affichage en fonction des liens hiérarchiques des managers.
1 . A gauche se situe le niveau hiérarchique le plus haut. Cliquez sur le nom du manager qui
vous intéresse. Les liens de subordination se développent alors vers la droite. L’affichage
du planning est affiné automatiquement en conséquence.
2 . Vous pouvez réitérer l’opération autant de fois que possible et nécessaire avec les liens
des managers subordonnés.
Actions sur les plannings
Tous les plannings proposent l’action Imprimer en PDF située en bas à gauche de la fenêtre.
1 . Cliquez sur Imprimer en PDF. Le programme propose alors l’ouverture du planning au for-
mat PDF dans un logiciel prévu à cet effet.
2 . Dès lors, vous pouvez l’enregistrer et/ou l’imprimer via le menu Fichier du logiciel de ges-
tion des PDF.
Actions sur les évènements
Les évènements identifiés sur les plannings sont représentés par des briques de couleurs,
chaque couleur représentant une nature de congé.
© 2012 Sage 60
Bulle d’information
Lorsque vous faites passer la souris sur un évènement, une bulle d’informations apparaît. Elle
reprend la nature du congé, sa demi-journée de départ à sa demi-journée de fin, ainsi que sa
durée en nombre de jours.
Saisie d’une demande de congé ou d’une absence
Selon que vous êtes positionné sur votre planning ou sur celui d’un de vos collaborateurs lorsque
vous êtes manager, vous pouvez par le glisser-déposer d’un évènement, saisir dans le premier
cas une demande de congé et dans le second, un absence.
La demande de congé s’applique au collaborateur qui en fait la demande pour lui-même. Cette demande
est soumise au circuit de validation manager, à la différence de la saisie d’absence faite pour le collabora-
teur par le manager lui-même.
Lorsque vous glissez-déposez un évènement existant sur une case vierge, la fenêtre de demande
de congé ou de saisie d’absence, selon le cas, apparaît.
Qu’il s’agisse d’une demande de congé personnelle ou pour un subordonné, procédez comme
suit:
1 . Dans la zone Début, sélectionnez la date de départ de l’absence.
2 . Indiquez si l’absence débute le Matin ou l’Après-midi en sélectionnant l’option adéquate.
3 . Faites de même pour la zone Fin.
4 . Cliquez sur valider pour confirmer la demande.
© 2012 Sage 61
Espace salarié
Le regroupement Espace salarié propose l’accès aux liens suivants:
• «Mes congés», page 62

• «Mes demandes RH», page 70
• «Mes informations», page 76
Cet espace permet au salarié de saisir et consulter ses demandes de congés, ses demandes RH
et de mettre à jour le cas échéant ses informations personnelles.
Mes congés
Ce lien permet au salarié de gérer ses demandes de congés, de consulter ses congés et ses
soldes.
Mes soldes
Les soldes des congés payés de l’exercice en cours et de l’exercice précédent, ainsi que les RTT
sont présentés en jours dans un tableau:
• Solde dernier bulletin: il s’agit des soldes enregistrés sur le dernier bulletin de salaire
clôturé.
• Solde actuel: il s’agit du solde du dernier bulletin déduction faite des congés validés.
• Solde prévisionnel: il s’agit du solde actuel déduction faite des congés en attente de vali-
dation.
© 2012 Sage 62
Mes demandes
Les demandes de congés en cours de validation ou validées sont présentées dans un tableau.
Bouton [Actions]
Ce bouton en regard de chaque demande de congés propose les actions suivantes:
• Modifier/envoyer: cette commande est proposée uniquement lorsque la demande a juste

été enregistrée, c’est-à-dire pas encore envoyée à la validation. Elle permet de modifier
les commentaires et/ou la pièce jointe à la demande.
© 2012 Sage 63
• Annuler: pour demander l’annulation d’une demande de congés de la liste. Dans ce cas,
son statut devient «Demande annulée».
• Relancer: pour rappeler par mail au supérieur hiérarchique le besoin de traiter la

demande de congés.
• Réémettre: pour renvoyer la demande refusée dans le circuit de validation.

• Imprimer: pour lancer une impression de la demande de congés en question. Dès lors, le
programme ouvre la fenêtre «Imprimer» de votre système d’exploitation.
plus sur les autres éléments de cette fenêtre.
Fiche d’une Pour ouvrir la fiche d’une demande de congés, il suffit de cliquer dessus dans la liste.
demande de
congés
Description de la demande.
La description de la demande de congés apparaît par défaut à l’ouverture de la fiche.
© 2012 Sage 64
Elle reprend le nom, le prénom du collaborateur, la date de la demande, son statut dans le cir-
cuit de validation et sa description détaillée (nature des congés, dates de début et fin, durée,
unité de la durée).
Concernant les éléments de la fenêtre, reportez-vous aux parties «Outils communs aux diffé-
rentes fenêtres», page 94.
Pour en savoir plus sur les actions, reportez-vous à la partie «Bouton [Actions]», page 63 qui
présente les mêmes.
Circuit de validation.
Le circuit de validation détaille, sous forme de tableau, le parcours réalisé par la demande de
congés dans le circuit de validation.
Différentes actions dans le circuit de validation:
• Envoi de la demande
• Demande d'information complémentaire
• Acceptation de la demande
• Refus de la demande
• Relance de la demande
• Annulation de la demande
• Validation automatique
© 2012 Sage 65
Concernant les éléments de la fenêtre, reportez-vous à la partie «Outils communs aux diffé-
Fil de commentaires.
Le fil de commentaires reprend les différents commentaires ajoutés à la demande de congés au

fil du circuit de validation. Il indique également le nom des auteurs de ces commentaires.
© 2012 Sage 66
Concernant les éléments de la fenêtre, reportez-vous à la partie «Outils communs aux diffé-
Saisir une 1 . Cliquez sur le bouton [Saisir une nouvelle demande de congés] en haut à droite de la
demande de liste des demandes de congés.
congé
2 . Dans le volet «Saisie» de la fenêtre qui apparaît, renseignez la nature du congé (Congé
payé, RTT...) ainsi que la période souhaitée. Puis, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une
ligne de congé s'ajoute, la durée étant calculée automatiquement en fonction du calendrier
salarié de paie.
© 2012 Sage 67
3 . Cette étape permet de vérifier la saisie de la demande de congé. Elle permet également,
par le bouton [Actions] en regard de celle-ci, de la supprimer, modifier ou d’ajouter un
commentaire. Elle permet aussi d’initier d’autres demandes. Cliquez ensuite sur [Suivant].
4 . Le volet «Validation» permet d’enregistrer et d’envoyer à la validation manager la ou les

demandes saisies. Cliquez sur [Envoyer] pour lancer la ou les demandes dans le circuit de
validation manager ou sur [Enregistrer sans envoyer] si vous souhaitez attendre avant de
soumettre la ou les demandes à la validation manager.
© 2012 Sage 68
5 . L’écran suivant confirme la prise en compte de la ou des demandes saisies. Il indique éga-
lement si celles-ci ont été envoyées pour validation manager ou si elles sont en attente
d’envoi. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour sortir de la fonction.
Mes congés/absences
Les congés et absences sont listées dans un tableau.
plus sur le fonctionnement de cette fenêtre.
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Actions sur les congés
Quelle que soit la fenêtre sur laquelle vous vous situez dans «Mes congés», les actions suivantes
sont proposées:
• Nouvelle demande de congés: cette action ouvre la fenêtre de saisie de vos congés.
Voir «Saisie d’une demande de congé ou d’une absence», page 61 pour savoir comment remplir
une demande de congés.
• Voir mon planning: cette action ouvre votre planning personnel.
Voir «Planning», page 56.

• Annuler: cette action ouvre la fenêtre «Annuler la demande».
• Imprimer: cette action ouvre la fenêtre «Imprimer» de votre système d’exploitation, afin
que vous puissiez lancer une impression du tableau que vous consultez.
Mes demandes RH
Ce lien permet au salarié de saisir, consulter ou annuler ses demandes RH. Lorsque vous cliquez
dessus, la liste des demandes RH apparaît sous forme de tableau. Celui-ci indique chacune
d’elles, le type, la date de la demande et le statut de validation.
Les types de demandes RH sont:
• Acompte,
• Attestation de mutuelle obligatoire,
• Attestation de salaire,
• Attestation d’emploi,
© 2012 Sage 70
• Attestation du nombre de jours travaillés,

• Demande libre,
• Duplicata de bulletin,
• Modification des informations personnelles.
Cette liste est redéfinie en fonction des paramètres par défaut du dossier.
Les statuts sont:
• Enregistrée: ce statut indique que la demande RH a été saisie, mais n’a pas été envoyée
dans le circuit de validation du supérieur hiérarchique.
• Attente d’information: ce statut indique que la personne en charge de la validation a

demandé des informations complémentaires avant de décider de valider ou non la
demande.
• Attente de validation: ce statut indique que la demande RH a été saisie et envoyée dans
le circuit de validation du supérieur hiérarchique.
• Validée: ce statut indique que la demande RH a été acceptée par le supérieur hiérar-
chique à l’issue du circuit de validation.
• Refusée: ce statut indique que la demande RH a été refusée par le supérieur hiérarchique
à l’issue du circuit de validation.
• Demande annulée: ce statut indique que la demande RH a été annulée par le collabora-
teur lui-même.
plus sur le fonctionnement de cette fenêtre.
Filtre Recherche
La liste des demandes RH possède un outil de filtre «Recherche» dépliable lorsqu’on clique des-
sus.
Voir «Filtre Recherche», page 96.
© 2012 Sage 71
Actions: Nouvelle demande RH

1 . Cliquez sur l’action située en bas à gauche de la fenêtre.
2 . Sélectionnez le type de demande qui vous intéresse (ex: attestation de salaire), puis cli-
quez sur le bouton [Suivant].
3 . Décrivez votre demande dans la zone prévue à cet effet.
4 . Le cas échéant, ajoutez un commentaire dans la zone également prévue à cet effet.
5 . Si besoin, joignez un fichier en le sélectionnant via le bouton [Parcourir].
© 2012 Sage 72
7 . Vérifiez les données récapitulatives de la fenêtre. Si besoin, revenez aux étapes précé-
dentes. Sinon, validez votre demande RH par le bouton [Envoyer] pour la soumettre à la
validation de votre supérieur hiérarchique. Ou alors, mettez-la en attente par le bouton
[Enregistrer sans envoyer].
Bouton [Actions]: Annuler, Relancer ou Imprimer une demande RH

1 . Dans la liste des demandes RH, repérez la demande RH qui vous intéresse.
2 . Cliquez sur le bouton [Actions] en regard de celle-ci.
3 . Sélectionnez la commande souhaité:
- Modifier/envoyer: pour modifier les commentaires et/ou la pièce jointe à la demande
lorsque la demande est juste enregistrée, c’est-à-dire lorsqu’elle n’est pas envoyée à la
validation. Cette commande rouvre la procédure d’enregistrement présentée précé-
demment.
- Annuler: pour supprimer la demande RH de la liste. Dans ce cas, son statut devient
«Demande annulée».
© 2012 Sage 73
- Relancer: pour rappeler par mail au supérieur hiérarchique le besoin de traiter la

demande RH.
- Réémettre: pour générer une nouvelle demande RH avec les mêmes paramètres que
celle qui a été annulée ou refusée.
- Imprimer: pour lancer une impression de la demande RH en question. Dès lors, le pro-
gramme ouvre la fenêtre «Imprimer» de votre système d’exploitation.
Fiche d’une demande RH
Pour ouvrir la fiche d’une demande RH, il suffit de cliquer dessus.
Description de La description de la demande RH apparaît par défaut à l’ouverture de la fiche.

la demande
Elle reprend le nom, le prénom du collaborateur, le type de la demande, sa date de saisie, son
statut dans le circuit de validation, la pièce jointe le cas échéant et la description saisie.
Concernant les autres éléments de la fenêtre, reportez-vous aux parties «Bouton [Actions]:
Annuler, Relancer ou Imprimer une demande RH», page 73 et «Outils communs aux différentes
fenêtres», page 94.
Circuit de vali- Le circuit de validation détaille, sous forme de tableau, le parcours réalisé par la demande RH
dation dans le circuit de validation.
© 2012 Sage 74
Différentes actions dans le circuit de validation:
• Envoi de la demande
• Demande d'information complémentaire
• Acceptation de la demande
• Refus de la demande
• Relance de la demande
• Annulation de la demande
• Validation automatique
Concernant les autres éléments de la fenêtre, reportez-vous aux parties «Bouton [Actions]:
Annuler, Relancer ou Imprimer une demande RH», page 73 et «Outils communs aux différentes
fenêtres», page 94.
© 2012 Sage 75
Fil de commen- Le fil de commentaires reprend les différents commentaires ajoutés à la demande RH au fil du
taires circuit de validation. Il indique également le nom des auteurs de ces commentaires.
Mes informations
Ce lien permet au salarié de consulter ses données personnelles et professionnelles, mais éga-
lement de modifier ses informations personnelles en cas de changement:
• Personnelles:
- Coordonnées
- Etat civil
- Données bancaires
- Personnes à prévenir
• Professionnelles:
- Données administratives
- Poste
- Contrat
© 2012 Sage 76
Actions: Modifier mes informations personnelles

1 . Cliquez sur la commande Modifier mes informations personnelles situé en bas à gauche
de la fenêtre pour faire une demande de modification des données personnelles.
2 . Procédez aux modifications qui s’imposent.

© 2012 Sage 77
4 . Vérifiez le récapitulatif des modifications. Si besoin, revenez aux étapes précédentes.

Sinon, validez la demande de modification par le bouton [Envoyer] pour la soumettre à la
validation de votre supérieur hiérarchique. Ou alors, mettez-la en attente par le bouton
[Enregistrer sans envoyer].
Espace manager
Le regroupement Espace manager propose l’accès aux liens suivants:
• «Mes collaborateurs», page 79

• «Validation congés», page 80
• «Validation demandes RH», page 85
• «Tableaux de bord», page 86
• «Mes délégations», page 87
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Mes collaborateurs
Ce lien permet de consulter, sous forme de tableau, la liste des subordonnés du manager.
Reportez-vous aux parties «Outils communs aux différentes fenêtres», page 94 et «Filtre
Recherche», page 71 pour en savoir plus sur cette fenêtre.
Pour ouvrir la fiche d’un collaborateur:

1 . Cliquez sur sa ligne dans le tableau. La fiche s’ouvre.
2 . Consultez au choix ses données personnelles, professionnelles ainsi que les données
concernant ses congés/absences.
© 2012 Sage 79
3 . Deux actions sont également proposées en bas de la fenêtre vous permettant de:
- Saisir une absence: voir «Saisie des absences», page 90.
- «Voir son planning», page 82
plus sur les éléments de la fiche.
Validation congés
Ce lien ouvre, sous forme de tableau, la liste des demandes de congés des subordonnés du ma-
nager.
Bouton [Actions]
Ce bouton, en regard de chaque demande de congés, propose les actions suivantes pour la
demande de congés concernée:
• «Accepter une demande de congés», page 81

• «Refuser une demande de congés», page 81
• «Demander plus d’informations sur la demande de congés», page 82
• «Voir son planning», page 82
• «Voir le planning de ses collègues», page 83
• «Voir ses congés/absences», page 83
• «Voir ses soldes», page 84
• «Voir ses demandes», page 84
Il vous est possible d’accepter ou de refuser plusieurs demandes en même temps. Pour ce faire,
procédez comme suit:
1 . Cliquez dans les cases à cocher devant les demandes que vous souhaitez traiter. Dès
lors, les boutons [Accepter] et [Refuser] apparaissent en bas de la liste.
2 . Cliquez sur le bouton [Accepter] si vous souhaitez agréer ces demandes de congés
cochées ou sinon sur le bouton [Refuser].
© 2012 Sage 80
3 . Une fenêtre récapitulative d’acceptation ou de refus des différentes demandes sélection-

nées apparaît. Si besoin, saisissez un commentaire dans la zone prévue à cet effet.
4 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. Les demandes de congés
prendront alors chacune le statut «Acceptée» ou «Refusée» dans le circuit de validation.
plus sur les autres éléments cette fenêtre.
Accepter une demande de congés

1 . Sélectionnez la commande Accepter du bouton [Actions] pour la demande de congés qui
vous intéresse.
2 . Une fenêtre récapitulative d’acceptation apparaît. Il vous est néanmoins possible de modi-
fier la durée, le commentaire ainsi que la pièce jointe.
3 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour accepter la demande de congés de votre subor-
donné. Celle-ci prendra alors le statut «Acceptée» dans le circuit de validation.
Refuser une demande de congés

1 . Sélectionnez la commande Refuser du bouton [Actions] pour la demande de congés qui
vous intéresse.
2 . Une fenêtre récapitulative de refus apparaît. La zone Commentaire vous permet d’indi-
quer le motif de votre refus de validation de la demande de congés du subordonné.
3 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. La demande de congés
prendra alors le statut «Refusée» dans le circuit de validation.
© 2012 Sage 81
Demander plus d’informations sur la demande de congés

1 . Sélectionnez la commande Demander plus d’informations du bouton [Actions] pour la
demande de congés qui vous intéresse.
2 . Une fenêtre récapitulative de demande d’informations apparaît. La zone Commentaire

vous permet d’indiquer au subordonné de quelles informations supplémentaires vous
avez besoin.
3 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. La demande de congés
prendra alors le statut «Attente d’informations» dans le circuit de validation.
Voir son planning

1 . Sélectionnez la commande Voir son planning du bouton [Actions] pour la demande de
congés qui vous intéresse.
2 . La fenêtre du planning du subordonné s’ouvre alors.
3 . Une fois consultée, vous pouvez fermer cette fenêtre. Vous revenez alors à la liste des
demandes de congés.
© 2012 Sage 82
Voir le planning de ses collègues

1 . Sélectionnez la commande Voir le planning de ses collègues du bouton [Actions] pour la
2 . La fenêtre du planning des collègues du subordonné s’ouvre alors.
Voir ses congés/absences

1 . Sélectionnez la commande Voir ses congés/absences du bouton [Actions] pour la
2 . La fenêtre récapitulatives des congés/absences de la fiche du subordonné s’ouvre alors.
© 2012 Sage 83
Voir ses soldes

1 . Sélectionnez la commande Voir ses soldes du bouton [Actions] pour la demande de
2 . La fenêtre récapitulatives des soldes de congés de la fiche du subordonné s’ouvre alors.
Voir ses demandes

1 . Sélectionnez la commande Voir ses demandes du bouton [Actions] pour la demande de
2 . La fenêtre récapitulatives des demandes de congés de la fiche du subordonné s’ouvre
alors.
© 2012 Sage 84
Validation demandes RH
Ce lien ouvre, sous forme de tableau, la liste des demandes RH des subordonnés du manager.
Bouton [Actions]
Ce bouton, en regard de chaque demande RH, propose les actions suivantes pour la demande
concernée:
• «Accepter une demande RH», page 85

• «Refuser une demande RH», page 86
• «Demander plus d’informations sur la demande RH», page 86
plus sur les autres éléments cette fenêtre.
Accepter une demande RH

1 . Sélectionnez la commande Accepter du bouton [Actions] pour la demande RH qui vous
intéresse.
© 2012 Sage 85
2 . Une fenêtre récapitulative d’acceptation apparaît. La zone Commentaire vous permet, si

besoin, d’indiquer une remarque à cette demande.
3 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour accepter la demande RH de votre subordonné.
Celle-ci prendra alors le statut «Acceptée» dans le circuit de validation.
Refuser une demande RH

1 . Sélectionnez la commande Refuser du bouton [Actions] pour la demande RH qui vous
intéresse.
2 . Une fenêtre récapitulative de refus apparaît. La zone Commentaire vous permet d’indi-
quer le motif de votre refus de validation de la demande RH du subordonné.
3 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. La demande RH prendra
alors le statut «Refusée» dans le circuit de validation.
Demander plus d’informations sur la demande RH

1 . Sélectionnez la commande Demander plus d’informations du bouton [Actions] pour la
demande RH qui vous intéresse.
2 . Une fenêtre récapitulative de demande d’informations apparaît. La zone Commentaire

vous permet d’indiquer au subordonné de quelles informations supplémentaires vous
avez besoin.
3 . Cliquez sur le bouton [Envoyer] pour confirmer votre décision. La demande RH prendra
alors le statut «Attente d’informations» dans le circuit de validation.
Tableaux de bord
Ce lien permet de consulter sous forme de tableau:
• le solde des congés payés et RTT des subordonnés du manager

• ainsi que le cumul de leurs absences
© 2012 Sage 86
Concernant le Solde des congés et le Cumul des absences, reportez-vous aux parties sui-
vantes pour en savoir plus sur le «Filtre Recherche», page 96 et la «Navigation hiérarchique»,
page 60.
Il est possible d’imprimer ces informations via l’action située en bas de la fenêtre:
• Imprimer: cette action ouvre la fenêtre «Imprimer» de votre système d’exploitation, afin
que vous puissiez lancer une impression du tableau que vous consultez.
plus sur les autres éléments ces volets.
Mes délégations
Ce lien permet au manager de déléguer à un autre manager, pendant une période définie, son
pouvoir de validation des demandes de congés et des demandes RH de ses subordonnés. Dès
lors, une demande de validation transmise entre la date de début et la date de fin programmée
est également envoyée au délégué associé, qui temporairement acquiert les mêmes relations
hiérarchiques et les même services autorisés que le délégateur. Le délégué doit donc posséder
au préalable l'habilitation nécessaire, sinon la demande ne lui sera pas transmise.
C’est l’administrateur qui attribue les habilitations. Voir «Administration de Sage Intranet RH»,
page 8.
De même, si le délégué est lui-même en délégation au moment de la transmission de la

demande, celle-ci ne lui est pas transmise
© 2012 Sage 87
1 . Dans la fenêtre «Activation de la délégation», sélectionnez le type de délégation qui vous

convient:
- Aucune délégation: cette option désactive la délégation.
- Délégation globale: pour déléguer le pouvoir de validation à un manager particulier.
- Délégation détaillée: pour déléguer, si besoin, le pouvoir de validation à plusieurs
managers en fonction des types de validation des demandes.
2 . Dans le cas d’une Délégation globale, renseignez les zones qui apparaissent:
- Période de délégation: indiquez la fourchette de dates.
- Délégué: sélectionnez le manager à qui vous déléguez votre pouvoir de validation.
3 . Dans le cas d’une Délégation détaillée, renseignez les zones qui apparaissent:
- Période de délégation: indiquez la fourchette de dates.
- Délégué par type de validation: plusieurs cases à cocher sont proposées. Lorsque
vous cochez l’une d’elles, la zone à liste apparaît pour sélectionner le manager à qui
vous déléguez votre pouvoir de validation.
© 2012 Sage 88
Demande de congés > Validation manager

Demande de congés > Validation RH
Demande RH > Validation manager
Demande RH > Validation RH
Que ce soit en délégation globale ou détaillée, lorsqu’un délégué sélectionné n’a pas les habilitations
nécessaires sur son profil, l’icône [Ce collaborateur n’est pas habilité à cette validation] s’affiche en
regard de son nom. Dès lors, vous devez soit choisir un autre délégué, soit demander à l’administrateur de
modifier son profil.
4 . Validez votre demande de délégation en cliquant sur le bouton [Enregistrer].
Espace paie/RH
Le regroupement Espace paie/RH propose l’accès aux liens suivants:
• «Liste collaborateurs», page 89

• «Saisie des absences», page 90
• «Validation congés», page 93
• «Validation demandes RH», page 93
• «Tableaux de bord», page 93
Liste collaborateurs
Ce lien permet de consulter, sous forme de tableau, la liste des collaborateurs appartenant aux
services autorisés à l’utilisateur connecté.
© 2012 Sage 89
Reportez-vous à la partie «Navigation hiérarchique», page 60 et «Filtre Recherche», page 71

pour en savoir plus sur cette fenêtre.
Pour ouvrir la fiche d’un collaborateur:

1 . Cliquez sur sa ligne dans le tableau.
2 . Consultez au choix ses données personnelles, professionnelles ainsi que les données
concernant ses congés/absences.
3 . Deux actions sont également proposées en bas de la fenêtre vous permettant de:
- Saisir une absence pour le collaborateur
- Voir son planning
L’accès aux données des fiches collaborateurs est limité en fonction des habilitations attribuées par l’admi-
nistrateur à votre profil.
plus sur les autres éléments des fenêtres.
Saisie des absences
Cette fonction est active uniquement si vous êtes habilité à l’utiliser, c’est-à-dire si votre profil a été paramé-
tré en ce sens par l’administrateur dans la partie Administration.
© 2012 Sage 90
Ce lien permet d’enregistrer les absences des collaborateurs de la société.

1 . A l’étape Initialisation, sélectionnez dans la zone à liste prévue à cet effet le Collabora-
teur pour lequel vous devez enregistrer une absence.
2 . Cochez la case Afficher les évènements existants pour visualiser à l’étape suivante les
évènements déjà enregistrés dans la Paie/RH.
Cette case est active si vous êtes habilité à l’utiliser, c’est-à-dire si votre profil a été paramétré en ce sens
par l’administrateur dans la partie Administration. Dans le cas contraire, elle est grisée.
3 . Sélectionnez alors la période pour laquelle vous souhaitez afficher les évènements exis-
tants du collaborateur.
5 . A l’étape Saisie/Saisie des évènements, indiquez la nature de l’absence (CP, RTT, Mala-
die, Paternité...) puis renseignez les autre zones comme indiqué dans la partie «Saisie
d’une demande de congé ou d’une absence», page 61.
© 2012 Sage 91
6 . Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour valider. L’absence ainsi enregistrée vient s’ajouter
dans Saisie/Evènements ajoutés.
7 . A cette étape, vous pouvez également agir sur les évènements existants grâce au bouton
[Actions] disponible en regard de chaque évènement:
- Modifier: ouvre la fiche de l’évènement vous permettant de modifier le paramétrage
des zones.
- Supprimer: supprime l’évènement après message de confirmation.
8 . Vous pouvez également, si besoin, utiliser les actions Voir son planning et Voir ses
© 2012 Sage 92

10 . A l’étape Validation, le programme récapitule les ajouts, modifications et suppressions
apportés aux évènements. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider et sortir de la
fonction ou sur le bouton [Continuer la saisie sur un autre collaborateur].
plus sur les autres éléments des fenêtres.
Validation congés
Ce lien représente la dernière étape de validation des congés collaborateurs, acceptés préala-
blement par les managers directs.
Cette fenêtre se présente de la même manière que celle de l’Espace manager: «Validation
congés», page 80.
Validation demandes RH
Ce lien représente la dernière étape de validation des demandes RH, acceptés préalablement
par les managers directs.
Cette fenêtre se présente de la même manière que celle de l’Espace manager: «Validation
demandes RH», page 85.
Tableaux de bord
Ce lien permet de consulter sous forme de tableau:
• le solde des congés payés et RTT de l’ensemble des collaborateurs

• le cumul de leurs absences
© 2012 Sage 93
• la quantité des demandes RH par type, par mois, avec totalisations générales.
Hormis pour le volet Demandes RH, cette fenêtre se présente de la même manière que celle de
l’Espace manager: «Tableaux de bord», page 86.
Outils communs aux différentes fenêtres
Iconographie
Bouton Intitulé Action
Personnaliser la liste Personnalise les colonnes d’une liste
Affiche tous les éléments de la liste quel que soit leur

Bouton [Toutes]
statut
Bouton [En cours] Affiche uniquement dans la liste les éléments en cours
Bouton [Historique] Affiche uniquement dans la liste les éléments terminés
Tri Trie la liste en fonction du critère sélectionné
Trie la liste en fonction du mode de regroupement

Regroupement
sélectionné
© 2012 Sage 94
Bouton Intitulé Action
Ouvre la fenêtre de saisie d’une demande de congés

Ajouter une demande
ou d’une demande RH
Reprend les paramètres du profil utilisateur choisi

Dupliquer
pour la création d’un autre profil
Affiche les éléments d’une liste sous forme de

Affichage vignette
vignettes
Affichage liste Affiche les éléments d’une liste en lignes
Indique qu’une information a été saisie lors du proces-

Icône d’information sus workflow. Positionnez le curseur dessus pour en
connaître le contenu
Indique la présence d’une information. Positionnez le

Icône d’alerte
curseur dessus pour en connaître le contenu
Icône d’alerte retard Indique un retard dans une tâche à réaliser (worflow)
Icône pièce jointe Indique qu’une pièce jointe est attachée à l’élément
Indique qu’un commentaire a été saisi pour l’élément.

Icône commentaire Positionnez le curseur dessus pour en connaître le
contenu
Indique dans une liste de collaborateurs qu’il s’agit

Icône manager d’un manager et ouvre la liste des subordonnés de
celui-ci lorsqu’on clique dessus
Icône bloquant Indique un contrôle bloquant
Personnaliser Choix des informations à afficher en entête d’une

l’entête de la fiche fiche
Personnaliser le Choix des informations à afficher dans le corps d’une

corps de la fiche fiche
Précédent Affiche la fiche précédente
Suivant Affiche la fiche suivante
Premier Affiche la première page de la liste
Dernier Affiche la dernière page de la liste
Fermer la fiche Referme la fenêtre affichée
© 2012 Sage 95
Personnalisation de la liste
Pour personnaliser les colonnes d’une liste :
1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] proposé en dernière colonne

2 . cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher
3 . cliquez sur le bouton [Sélectionner]
Filtre Recherche
Il existe plusieurs filtres Recherche dans Intranet RH. Il s’agit d’un outil de recheche d’éléments
dépliable lorsqu’on clique dessus. Cela permet d’affiner la liste des éléments d’une fenêtre en
fonction des critères que vous recherchez. Les champs peuvent varier d’une fonction à une
autre, toutefois le principe reste le même.
Exemple
Espace manager/ Mes collaborateurs
1 . Renseignez au choix les champs qui correspondent à votre recherche.

2 . Validez par le bouton [Rechercher] ou remettez à blanc les zones par le bouton [Réinitiali-
ser].
© 2012 Sage 96
Zones Tri et Regroupement
Les zones Tri et Regroupement permettent d’aménager la présentation de la liste comme vous
le souhaitez.
Un clic sur un des éléments de la liste ouvre la fiche élément correspondante, un bouton de
fermeture permettant de revenir à la liste.
© 2012 Sage 97
Index
Index
A Dossier
Ajout 13
Accueil 52
Consultation 13
Administration 9 Fichier comptable 14
Fonctions 10 Liste 13
Messages d’incidents 16
Annuaire d’entreprise 52
Modification 13
Architecture 6
E
C
Espace manager 78
Collaborateur Collaborateurs 56
Annuaire société 26, 27 Délégations 56
Choix des accès autorisés 27 Mes collaborateurs 79
Collaborateurs connectés 33 Mes délégations 87
Compte Intranet bloqué 27 Tableaux de bord 56, 86
Consultation 24 Validation congés 56, 80
Coordonnées 26 Validation demandes RH 56, 85
Création 25
Espace paie/RH 89
Droits Administrateur 27
Absences 56
Importation des collaborateurs 30
Collaborateurs 56
Liste 24
Liste collaborateurs 89
Login 28
Saisie des absences 90
Modification 24
Tableaux de bord 56, 93
Mot de passe 28
Validation congés 56, 93
Nom de connexion 28
Validation demandes RH 56, 93
Profil 32
Synchronisation annuaire 30 Espace salarié 62
Type d’authentification 32 Congés 55
Utilisateur Etendue 27 Demandes RH 55
Mes informations 55, 76
Communications d’entreprise 52
Configuration 38 F
Fenêtre
D
Iconographie 94
Démarrage de Sage Intranet RH 50 Outils 94
Messages d’incidents 51 Recherche 96
URL 50 Tri et Regroupement 97
Démarrage du module d’administration Fonctions accessibles 55

droits d’accès 9
URL 9 I
Importation automatique des collaborateurs 30
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Index
L Messages d’incidents 20
Modification 16
Licences 11
S
M
Sage Intranet RH
Mes congés 62
Fonctions accessibles 55
Actions 70
Présentation 6
Demandes 63
Mes congés/absences 69 Sécurité 38
Mes soldes 62 Service 21
Mes demandes RH 70 Création 22

Modification 21
Mon espace RH 53
Applications web 53
Fonctions favorites 53
Mot de passe 52
Modification 52
N
Navigation
Fenêtres Liste 94
P
Personnalisation 96
Planning 56
Actions sur les évènements 60
Actions sur les plannings 60
Collaborateurs 55
Collègues 55
Echelle temporelle 57
Filtre collaborateurs 58
Filtre évènements 58
Navigation hiérarchique 60
personnel 55
Saisie d’une demande 61
Service 55
Préférences 38
Profil
Autorisations 18
Données 19
Fonctions 18
Société 29
Consultation 16, 21
Création 18, 22
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Sage Intranet RH I7. Manuel de Référence. 2012 Sage

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Sage Intranet RH i7

Conformité & Mise en garde

Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle

Gestion des collaborateurs...............................24

Sécurité des mots de passe .............................35

Démarrage du module d’administration..9 SMTP interne ......................................................... 36

Administration .........................................10 Configuration de l’application ...........................38

Services........................................................... 21 Onglet «Accueil» : utilisation de l’intranet

Onglet «Mon espace RH» : utilisation de

Les fonctions métier de Sage Intranet RH....... 55

Espace salarié ................................................ 62

Espace manager ............................................ 78

Espace paie/RH .............................................. 89

Outils communs aux différentes fenêtres ........ 94

Ce guide d’utilisation est livré en complément du dépliant d’installation.

Nous vous présentons:

• l’offre Sage Intranet RH ; voir «Présentation de Sage Intranet RH», page 6

• le démarrage de l’application ainsi que les fonctionnalités proposées pour un utilisateur se

Présentation de Sage Intranet RH

Sage Intranet RH requiert le rattachement à au moins une base Paie/RH.

Voir pour toute information, «Produits activés», page 12.

Installation et activation du programme

L'application Intranet RH possède les caractéristiques suivantes:

L'application Sage Intranet est une application modulaire comprenant:

• un socle commun mettant à disposition certains services partagés (activation, identifica-

• Différents modules métiers qui viennent se combiner à ce socle commun, en proposant

Deux modules métiers sont disponibles:

• Le module Intranet RH proposant des fonctionnalités liées à Sage Paie RH.

Administration de Sage Intranet RH

• «Démarrage du module d’administration», page 9

Démarrage du module d’administration

L’onglet «Administration» apparaît alors.

Pour personnaliser vos actions favorites:

1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser mes fonctions favorites]

Le tableau suivant récapitule les fonctions d’administration proposées :

Groupes Fonction Description

Dossiers Création, consultation et modification des sociétés

Profils Création, consultation et modification des profils métiers d’habilitations

Services Création, consultation et modification des services

«Collaborateurs» Liste Création, consultation et modification des collaborateurs de l'entreprise et

Import automatique Importation des collaborateurs à partir d'un annuaire externe

Connexions en cours Liste des utilisateurs actuellement connectés à Sage Intranet RH

«Paramètres» Sécurité Modification des paramètres de sécurité des mots de passe

Envoi mails Paramétrage du serveur SMPT pour l’envoi de mails automatiques

Préférences Activation d’options d’affichage et de sécurité

Demandes RH Création, consultation et modification des types de demandes RH

Supervision Liste des demandes de workflows

• «Dossiers»: pour gérer les différentes sociétés (création, consultation, modification),

En administration de l'application, l'entrée de menu Accès/Licences mène vers la fonction Ges-

Ce tableau vous renseigne sur:

• le nombre de licences souscrites,

Le programme liste ici les produits activés à l'installation ou en administration.

Décompte des licences

Le contrôle des licences s'effectue doublement:

• A la création/modification d'un utilisateur: si pour un module, le nombre de licences autori-

• A la connexion d'un l'utilisateur: si pour un module le nombre de licences autorisées est

• «Gestion des dossiers dans Sage Intranet RH», page 13

Gestion des dossiers dans Sage Intranet RH