Cas BelleBougieCo

BPR - BelleBougieCo
BelleBougieCo. est une entreprise de fabrication de chandelles qui existe depuis plus
de 75 ans et dont le chiffre annuel d'affaires est de six millions de dollars. Elle est
réputée pour la qualité de ses chandelles et de son service. Les 15 000 clients de
BelleBougieCo., répartis dans tout le pays, forment deux grandes catégories. La
clientèle des chandelles liturgiques est composée principalement de fabricants
d’objets de culte et d’institutions religieuses. La clientèle des chandelles
commerciales est constituée de grandes chaînes de magasins, de pharmacies et de
boutiques spécialisées.
Le système informatique de l'entreprise est constitué d'un ensemble de programmes

écrits, principalement en cobol, en 1978, et d'un mini-ordinateur central NCR qui
date de 1975. Les écrans de saisie de données ont été conçus à la même époque. Le
code utilisé pour transcrire les fichiers sur disque est incompatible avec celui des
micro-ordinateurs actuels, ce qui rend ainsi la base de données inutilisable par ces
derniers. Au cours des dernières années, les nouveaux membres de la direction se
sont dotés de quelques micro-ordinateurs de type 386, 486 et Pentium qu'ils utilisent
pour exécuter certaines activités de gestion comme la préparation des budgets ou
l'analyse des ventes.
Depuis trois ans, le système informatique fait souvent des ratés. Chaque fois, des
consultants recommandent de le changer (matériel et logiciels). Les employés plus
âgés au sein du personnel comptable et administratif semblent très réticents à un tel
changement. Le profil d'âge du personnel de la société a la particularité suivante : la
moitié des employés, engagés il y a plus de 20 ans, ont entre 55 et 65 ans. L'autre
moitié est composée d'employés, âgés de 30 à 40 ans, qui sont entrés au service de
l'entreprise, il y a dix ans, à la suite de l'acquisition d'un concurrent. Il va sans dire
que ces derniers préconisent l'installation de micro-ordinateurs. Lors de la fermeture
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des livres du mois de novembre 1994, Paul Tremblay, contrôleur, a constaté avec
stupéfaction, que les états de compte du mois dernier, déjà envoyés aux clients, ne
comprenaient pas toutes les factures du mois. Selon le consultant de l'entreprise qui y travaille
le soir et les fins de semaine, les différents fichiers de données sont peu fiables, car le système
fonctionne aux limites de ses capacités. Il faut le changer dans les plus brefs délais. Les
dirigeants de BelleBougieCo. ont donc donné mandat à un analyste d'évaluer leur système et
de déterminer de leurs besoins. Après quelques jours de travail, ce dernier présente une
description synthétique de l'état actuel du système. Les sections suivantes contiennent des
extraits de cette description.
Prise des commandes
Les clients de BelleBougieCo. peuvent passer leurs commandes de différentes façons. Certains
utilisent le formulaire prescrit par l'entreprise et le transmettent par télécopieur; d'autres passent
leurs commandes par téléphone. Les trois préposés, dont certains ont plus de 30 ans d'ancienneté,
transcrivent alors les commandes sur un formulaire au lieu de le faire directement sur l'écran de
saisie parce que, disent-ils, le système informatique est trop lent. Il arrive aussi parfois que les
représentants profitent d'une visite chez le client pour prendre une commande. Ils remettent alors
le formulaire qu'ils ont rempli au plus jeune des préposés qui les regroupe avec les autres
formulaires avant d'entrer l'information dans l'ordinateur. Le système informatique contient des
données sur les clients et sur les produits. Il est à noter que, dans certains cas, des remises sur
quantité doivent être accordées. Le système vérifie les quantités en stock, mais personne ne fait
confiance au système. Lors de la saisie de la commande, les renseignements suivants sont
ajoutés : la date de livraison, les modalités de paiement et le mode de livraison. On fait ensuite
imprimer un bon de commande en quatre copies. La première copie est conservée, par ordre
numérique, avec la copie de la commande du client. La deuxième copie est envoyée au service de
la comptabilité pour l'autorisation de crédit et les troisième et quatrième copies au responsable de
la production afin qu'il puisse planifier la production...
Autorisation des commandes
...Sur réception de la copie du bon de commande, le service de la comptabilité vérifie l'état du

compte du client à l'aide de la liste des comptes clients de la fin du mois précédent et de la liste
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des dépôts du mois. Le système n'imprime cette liste qu'une seule fois par mois lors de la
procédure de fin de mois. Si le client est en retard dans ses paiements, le service de la
comptabilité indique la mention « RETENIR » sur le bon de commande et le dépose, avec les
autres bons de commande, dans le casier du vendeur pour vérification et suivi...
Vérification des commandes
...Chaque jour, les vendeurs récupèrent dans leur casier les commandes de leurs clients, les
passent en revue et s'assurent de la validité des prix de vente puisqu'ils sont payés à la
commission. S'il y a des modifications à faire, ils les effectuent sur-le-champ. Ils retournent
ensuite les bons de commande à la section de la prise des commandes. On y vérifie alors si le bon
de commande porte la mention « RETENIR ». Si oui, on le place dans le dossier des commandes
en suspens. Les autres commandes sont jointes à la copie numéro 1 classée lors de la prise des
commandes. Une fois par semaine, le responsable du service de la comptabilité vérifie les
commandes en suspens une à une pour déterminer s'il est toujours justifié de les retenir. Si le
crédit est bon, le bon de commande est alors joint à la copie numéro 1. La commande suit alors le
cours normal de son traitement...
Gestion de la fabrication
Sur réception de la troisième et de la quatrième copie du bon de commande, le responsable de la

production établit son plan de production à l'aide de la liste des produits finis et de la feuille de
charge de chacune des machines nécessaires à la fabrication. Les bons de commande sont alors
classés selon les dates prévues pour l'expédition. Lorsque tous les produits d'une commande sont
prêts, le responsable de l'expédition prend le bon de commande, prépare la commande et vérifie
auprès de la section de la prise des commandes si elle est en suspens (ou porte la avec la mention
« RETENIR »). Si ce n'est pas le cas, la commande est livrée chez le client, généralement par
service de messagerie. Sinon, elle reste dans l'entrepôt. Dans tous les cas, la quatrième copie est
retournée au responsable de la prise des commandes aux fins de facturation.
Selon le directeur de la production, il n'est pas rare que des commandes portent la mention
« RETENIR » et que la marchandise commandée demeure sur les tablettes deux à trois
semaines.
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Cette situation est malheureuse, car nous nous efforçons de fabriquer dans les plus brefs délais les
produits commandés et ils sont retenus. Nous évaluons à environ 90 000 $ à 100 000 $ le montant
des ventes qui dorment ainsi sur les tablettes. Il me faudrait un système pour m'aider à mieux
planifier la production. Actuellement tout est fait à la main et par intuition. Et nous avons une
gamme de plus de 600 produits finis.
Facturation
Dès réception de la quatrième copie du bon de livraison, la section de la prise des commandes
vérifie s'il s'agit d'une commande en suspens. Si oui, le bon de commande sera classé avec les
autres copies du bon de commande et la commande sera facturée ultérieurement. Sinon, le
préposé retire les bons de commande et indique les quantités livrées afin de pouvoir imprimer et
poster la facture au client.
Fin de mois
Lors de la procédure de clôture des fins de mois, le système imprime le journal des ventes du
mois passé. Cela représente environ 1 000 factures dont le montant moyen est de 500 $. Le
système fait aussi la mise à jour des comptes clients et du grand livre. À l'aide du journal des
ventes, un des employés du service de la comptabilité retranscrit manuellement chacune des
factures du mois dans une base de données créée avec le logiciel Access et fonctionnant sur un
Pentium. Cette tâche occupe la majeure partie de son temps. La base de données contient
différents renseignements sur les ventes comme le numéro de la facture, le vendeur, le client, le
territoire, le numéro de produit et autres. Cette information en main, il est alors possible
d'analyser les ventes selon plusieurs critères.
Les vendeurs utilisent parfois ces données pour répondre aux questions des clients. Ils exigent
alors de pouvoir les obtenir rapidement.

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