Module Management Des Achats

Module Achat logistique
Préparé et présenté par : Mr Mahamadou Touré

Spécialiste en logistique et management des opérations
[1]
Introduction Générale
De nos jours, aucune entreprise industrielle ni commerciale ne pourrait prétendre à
une meilleure position concurrentielle sur le marché sans instaurer un service achat
et approvisionnement performant et solide. En effet la qualité de la production
dépend de la qualité des matières premières achetées. La fiabilité des fournisseurs
permet à l’entreprise d’éviter de tomber systématiquement dans la rupture de stock
et de faire face promptement au délai de la clientèle. Le prix de vente des produits
finis ou encore des marchandises dépend en grande partie des conditions d’achat
auprès des fournisseurs. A cet effet, il convient pour les entreprises d’accorder une
importance particulière à la gestion des achats et à la politique d’approvisionnement.
Le présent cours s’articulera autour des axes principaux suivants :
 La fonction d’achat au sein de l’entreprise
 Le processus d’achat
 Planification et stratégies d’approvisionnement
[2]
Chapitre I : La fonction d’achat au sein de l’entreprise
1- Missions et types d’achat
A- Missions
Acheter consiste à acquérir les biens ou services nécessaires au fonctionnement
des unités de production ou des unités commerciales, selon les quantités
demandées et planifiées, dans les délais attendus, aux meilleurs coûts possibles et
dans les meilleures conditions de service et de sécurité d'approvisionnement. La
mission de la fonction « achats » se décline comme suite :
 A court terme d’assurer l’approvisionnement continue des stocks de matières,

pièces et consommables et l’achat de prestations logistiques (transport,
manutention, emballage, transit…) ;
 A moyen terme de gérer le porte feuille des fournisseurs, en les évaluant
régulièrement, en suivant la mise à jour et le respect des contrats, en
renégociant en cas de besoin les prix selon les offres qui se présentent ;
A plus long terme d'assurer, avec la collaboration des services commerciaux et

techniques, la gestion stratégique des ressources matérielles de l'entreprise.
La fonction achats a deux objectifs principaux : la fiabilité des fournisseurs et
l’obtention des meilleures conditions de vente. Son rôle se résume à procurer aux
services de production, commerciaux et/ou généraux le produit adapté à leurs
besoins (le bon produit), en quantité et dans la qualité définie dans le cahier des
charges, aux meilleures conditions de prix possible.
L'acheteur qui agit en amont, dans le service achats recueille les besoins internes
exprimés dans des demandes d’achat ; recherche les fournisseurs ; évalue et
sélectionne les offres ; sur la base des politiques « achats », choisit l’incoterm, le
mode de transport principal, les partenaires (transitaires, transporteurs…); convertit
la demande d’achat en commande d’achat ; transmet le bon de commande au
fournisseur et assure le suivi de la commande jusqu’à la livraison au lieu convenu.
B- Les différents types d’achats
Les biens (marchandises, matières et fournitures) et services acquis par l'entreprise
ne se résument pas aux seuls éléments incorporés dans le processus de production.
Ils s’étendent en effet aux besoins de fonctionnement des autres services ou
divisions. En fonction de la spécificité des besoins, on peut donc établir la typologie
des achats suivante :
[3]
2- Les achats de production :
Il s’agit de l’achat des matières premières (consommables, eau, énergie, ingrédients,
métal…) ; des articles manufacturés (composants, pièces mécaniques, pièces
plastiques, contenants…) ; prestations de sous-traitance.
2- Les achats d’investissement :
Ils sont liés à la politique d’investissement de l’entreprise (fournitures d’atelier
d’usine, machines-outils, locaux, automatisation de production…).
3- Les achats de négoce :
Il s’agit des marchandises achetées pour les revendre directement (produits
alimentaires, vêtements…). Cette pratique est très utilisée dans les centrales d’achat
4- Les achats généraux :
Ce sont les achats liés au fonctionnement de l’ensemble des services de l’entreprise
(produits d’entretien, fournitures administratives, petit équipement informatique,
fournitures de bureau, emballages, frais postaux et frais de télécommunications,
services bancaires …). Publicité, catalogues et imprimés, annonces et insertions,
foires et expositions, cadeaux, pourboires et dons courants.
5- Les achats de prestations industrielles
Ils se rapportent au service de :
Nettoyage, maintenance, gardiennage, entretiens et réparations immobilières et sur
biens mobiliers, … effectués par des entreprises extérieures.
6- Les achats de prestations intellectuelles
Il s’agit des achats liés aux prestations intellectuelles telles que :
Documentation, audits, consulting, formations, séminaires, conférences … effectués
par des entreprises extérieures.
7- Les achats de prestations logistiques
Ces achats concernent les opérations logistiques telles que : Locations mobilières,
locations immobilières (entrepôts, magasins, yards) ;
Location des véhicules de manutention et de transport ; transports sur achats,
transports collectifs du personnel, divers voyages et déplacements, missions et
réceptions ; personnel intérimaire, commissions et courtage sur achats,
rémunérations de transitaire, rémunération
[4]
Chapitre II : Processus des achats
Le rôle de la fonction achat se traduit par la conversion des demandes (besoins) en

commandes d’achat fermes et le suivi auprès des fournisseurs jusqu’à la livraison des
produits conformément aux conditions du contrat d’achat. Réaliser le processus pour
la fonction « achats » consiste à suivre une démarche formelle en accomplissant les
tâches ou opérations de chaque étape du processus d’achat.
La démarche du processus d’achat se présente comme suit :
 Détermination du besoin : Les différents besoins (biens matériels et
prestations de services) pour la production ou la vente sont transmis à la
fonction achats à travers une « demande d’achat ». C’est un ordre ou une
instruction invitant la fonction Achats à acquérir une certaine quantité d'un
article ou un service ». Il s'agit d'un document interne. Il n'est pas utilisé en
dehors de l'entreprise
 Validation des besoins : Que ce soit pour une demande de matériel ou une
demande de prestation de service, le document émis est généralement soumis
à une chaîne de validation, où un ou plusieurs intervenants sont chargés de
vérifier et d’approuver les besoins, sur la base de critères qui leur sont
propres : nature du besoin, quantité, valeur, dates, destination, budget ...
Nous distinguerons donc une validation de nécessité (du volume ou des

quantités demandées...), une validation technique des spécifications, une
validation de l’engagement financier… qui se font concomitamment ou
successivement avant la transmission effective de la demande d’achat au
service des achats.
 Demande de l’offre : En l’absence d’un contrat ou de tout autre accord
préétabli, le service achats est amené à transmettre des demandes
d’offres aux fournisseurs. Chaque fournisseur consulté répond en
envoyant une proposition de prix ou une facture pro forma.
Attention ! les offres peuvent être transmises en devises différentes. Il

sera alors nécessaire de les convertir dans la devise du système
d’information avant de les comparer.
 Etude de l’offre : Une fois que différentes offres sont reçues, vient le moment
de la négociation et de la comparaison. L’étude des offres peut porter les
éléments suivants :
o Le produit. Il doit être adapté au besoin exprimé et respecter toutes les

spécifications techniques ;
[5]
o Le prix. Généralement on a un pouvoir de négociation qui accroît selon les
quantités et volumes de commandes ;
o Les délais de livraison. Ils doivent tenir compte du degré d’urgence des
besoins et des plannings de consommation ;
o Le service après vente (SAV). Le fournisseur doit donner des garanties sur
sa capacité à dépanner et à entretenir le matériel après achat ;
o Les conditions financières. Toutes les modalités de paiement doivent
clairement être définies et précisées plus tard dans la commande ;
o Les conditions particulières. Elles sont ajoutées très souvent en annexe du
bon de commande et portent sur différents objets du service après vente :
validation de la prestation après démarrage des machines, rachat du
matériel ancien, formation des utilisateurs…) ;
o Les prestations connexes. EX : transit, transport, assurance...à prendre en
charge par chacune des partie doivent être clairement réparties. Dans le
cas d’un achat international, le choix de l’incoterm règle de détail.
 Pour les achats trop techniques, ou ceux dont les spécifications sont pointues, il
convient de consulter le demandeur et de faire valider par ce dernier la qualité
et voire le prix de l’offre.
Le choix de la source d’approvisionnement peut à la fin, aboutir à la désignation

d’un seul ou de plusieurs fournisseurs entre lesquelles les commandes seront
reparties.
 Commande : Le bon de commande matérialise le contrat d’achat. Ce document
comporte les références dont on a besoin, avec leurs désignations, quantités,
dates et lieu de livraison souhaitée...
Dans une même commande d’achat, il convient de regrouper dans la mesure

du possible et selon cet ordre de priorité :
les références pouvant être fournies par le même fournisseur ;

 les références du même fabricant ;
 les références de même nature ou de même famille (le matériel électrique,
le matériel informatique, matériel de peinture…)
 les références ayant une adresse de livraison commune ;
 les références destinées à une même utilisation …
 Validation du bon de la commande : Par principe, le responsable du service
des achats valide toutes les commandes émise par les acheteurs. Il s’agit d’une
opération à travers laquelle il se rassure que toutes les règles de travail ont été
respectées (nombre de fournisseurs consulté, présence de justificatifs sur la
négociation de l’achat, vérification des échéances de livraison…).
[6]
D’autres validations peuvent ensuite être ajoutées au circuit : validation
technique, validation des montants selon une hiérarchie des dépenses établie
dans l’entreprise…
 Suivi de la commande : La réception du bon de commande est confirmée par
un accusé de réception envoyé par le fournisseur. Durant la période précédent
la date de livraison, jusqu’à son échéance, différents documents peuvent être
échangés entre le fournisseur et le service des achats : relances, préavis de
livraison, préavis d’enlèvement, bon de livraison.
 Réception : La réception est une opération qui se traduit par la vérification de
l'état de la marchandise et de la conformité du bon de livraison avec le bon de
commande. Elle est réalisée par les magasins de l’entreprise dans le cas d’un
achat local.
Dans le cadre d’un achat international, le transitaire est un prestataire

logistique incontournable. C’est un intermédiaire, mandataire qui représente
et réalise les opérations soit pour le compte du fournisseur, soit pour celui du
client. A l’étranger, il assure toutes les opérations de contrôle qualitatif,
quantitatif et documentaire.
 Le paiement : Il est toujours précédé d’une opération de contrôle facture. Il
s’agit de vérifier la concordance des références, des quantités et des valeurs
entre la facture, le bon de livraison et le bon de commande
 Le service après-vente (SAV) : Il s’agit d’un service spécial du fournisseur qui
garantit la réalisation parfois gratuite de certaines prestations sur les produis
vendus.
Le service achat doit transmettre aux différents services techniques toute la

documentation relative au service après vente (conditions particulières
conclues lors de la négociation commerciale). Il s’agit pour le fournisseur
d’accompagner la vie d'un équipement de production, en assurant la prise en
charge de son installation, la mise en route, du conseil lors des entretiens
préventifs, des dépannages et autres réparations, de la fourniture des pièces
de rechange…
[7]

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 A court terme d’assurer l’approvisionnement continue des stocks de matières,

A plus long terme d'assurer, avec la collaboration des services commerciaux et

Le rôle de la fonction achat se traduit par la conversion des demandes (besoins) en

Nous distinguerons donc une validation de nécessité (du volume ou des

Attention ! les offres peuvent être transmises en devises différentes. Il

o Le produit. Il doit être adapté au besoin exprimé et respecter toutes les

Le choix de la source d’approvisionnement peut à la fin, aboutir à la désignation

Dans une même commande d’achat, il convient de regrouper dans la mesure

les références pouvant être fournies par le même fournisseur ;

Dans le cadre d’un achat international, le transitaire est un prestataire

Le service achat doit transmettre aux différents services techniques toute la

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