LA SEPARATION DES TACHES :

UN PRINCIPE CLE POUR LA REUSSITE DU CONTROLE INTERNE

Eric WANDJI, CICRP

Consultant-formateur, Audit, risques, contrôle, conformité
Directeur de mission chez Global Elite Conseil
Contrôle interne et séparation des tâches

L'objectif du présent document est de fournir des orientations sur la mise en œuvre et le maintien
d'une séparation efficace des tâches au sein d'une organisation.
La séparation des tâches est un contrôle interne clé qui contribue à prévenir les erreurs, la fraude
et la mauvaise gestion des ressources d'une organisation.
Elle consiste à répartir les tâches critiques entre différentes personnes ou différents services afin
de s'assurer qu'aucune personne n'a la capacité d'effectuer des actions qui pourraient conduire
à des transactions non autorisées ou à la manipulation de documents financiers.

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1. Principes de séparation des tâches

La séparation des tâches est un principe de contrôle interne qui consiste à répartir les différentes
étapes d'un processus ou d'une activité entre plusieurs personnes. L'objectif principal de la
séparation des tâches est de réduire les risques d'erreurs, de fraudes et de malversations au sein
d'une organisation.
En séparant les tâches, on s'assure qu'aucune personne n'a un contrôle exclusif sur l'ensemble
du processus, ce qui limite les possibilités de collusion, de manipulations et de fraudes. Chaque
personne impliquée dans le processus est responsable d'une étape spécifique, ce qui permet une
surveillance croisée et une vérification indépendante.
La séparation des tâches repose sur le principe de contrôle de base appelé "les 4 yeux". Selon
ce principe, au moins deux personnes sont impliquées dans chaque transaction ou processus,
l'une étant responsable de l'autorisation et l'autre de l'exécution ou de la vérification.
Par exemple, une personne peut être responsable de l'autorisation d'une transaction, tandis
qu'une autre personne est chargée de l'enregistrement et de la validation de cette transaction.
La séparation des tâches peut être appliquée à tous les domaines d'une organisation, tels que les
finances, les achats, la gestion des stocks, les ressources humaines, etc.
Elle contribue à renforcer la transparence, la responsabilité et l'intégrité des opérations de
l'organisation.
Il convient de souligner que la séparation des tâches doit être adaptée à la taille et à la structure
de chaque organisation.
Elle nécessite une analyse approfondie des processus et une mise en place de politiques et de
procédures claires pour définir les responsabilités et les autorisations de chaque individu.
Voici quelques principes de la séparation des taches :
1. Principe de la séparation des responsabilités : Les tâches clés doivent être réparties
entre différentes personnes pour éviter les conflits d'intérêts et favoriser la surveillance
croisée.
2. Principe de l'autorisation et de l'exécution : Les personnes autorisées à prendre des
décisions ne devraient pas être impliquées dans l'exécution des opérations liées à ces
décisions.
3. Principe de la supervision et de la vérification : La supervision indépendante et la
vérification régulière des activités permettent de détecter les erreurs et les anomalies.

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Exemple détaillé dans le cas du processus des achats

1. Autorisation de l'achat : Une personne responsable de l'autorisation des achats est
désignée. Elle examine les demandes d'achat, vérifie leur pertinence et leur conformité
aux politiques et aux budgets établis.
Cette personne peut être un responsable hiérarchique ou un responsable des achats.
2. Sélection du fournisseur : Une équipe d'acheteurs est en charge de la sélection des
fournisseurs. Ces acheteurs effectuent des recherches, obtiennent des devis, négocient
les conditions et les prix, et évaluent les performances des fournisseurs potentiels.
Ils recommandent ensuite les fournisseurs les plus appropriés pour chaque achat.
3. Passation de commande : Une personne distincte, telle qu'un responsable des achats
ou un agent d'approvisionnement, est responsable de la passation effective des
commandes auprès des fournisseurs sélectionnés.
Cette personne s'assure que les conditions négociées sont respectées et que les commandes
sont passées de manière précise et en temps voulu.
4. Réception des biens ou des services : Une autre personne, telle qu'un magasinier ou
un responsable des stocks, est responsable de la réception physique des biens ou des
services commandés.
Cette personne vérifie la conformité des produits livrés, leur quantité, leur qualité, et
s'assure qu'ils correspondent aux spécifications convenues.
5. Vérification des factures et du paiement : Une personne distincte, telle qu'un
comptable ou un responsable financier, est en charge de vérifier les factures des
fournisseurs et d'effectuer les paiements.
Cette personne compare les factures aux commandes et aux réceptions, s'assure de leur
exactitude et de leur adéquation, et procède aux paiements conformément aux procédures
établies.

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Étape du processus
d'achats Responsabilités

Autorisation de - Responsable hiérarchique ou responsable des achats : Autoriser les demandes d'achat,
l'achat vérifier leur pertinence et leur conformité aux politiques et aux budgets établis.

- Équipe d'acheteurs : Effectuer des recherches, obtenir des devis, négocier les
Sélection du conditions et les prix, évaluer les performances des fournisseurs potentiels et
fournisseur recommander les fournisseurs les plus appropriés.

- Responsable des achats ou agent d'approvisionnement : Passer les commandes auprès

Passation de des fournisseurs sélectionnés, en s'assurant que les conditions négociées sont
commande respectées et que les commandes sont passées de manière précise et en temps voulu.

- Magasinier ou responsable des stocks : Recevoir physiquement les biens ou les

Réception des biens services commandés, vérifier leur conformité, leur quantité et leur qualité, et s'assurer
ou des services qu'ils correspondent aux spécifications convenues.

Vérification des - Comptable ou responsable financier : Vérifier les factures des fournisseurs, les
factures et du comparer aux commandes et aux réceptions, s'assurer de leur exactitude et de leur
paiement adéquation, et procéder aux paiements conformément aux procédures établies.

2- Quelques risques liés au non-respect du principe de séparation des tâches

Le risque peut être défini comme l'incertitude quant à la réalisation d'un événement pouvant
avoir un impact négatif sur les objectifs d'une organisation. Il représente la possibilité de subir
des pertes, des dommages ou des conséquences indésirables.

Les risques peuvent provenir de diverses sources, telles que les événements internes ou
externes, les processus opérationnels, les décisions stratégiques, les fluctuations économiques,
les changements réglementaires, etc.

Voici quelques-uns des risques associés au non-respect de la séparation des tâches :

1. Risque de fraude : Lorsqu'une personne a un contrôle excessif sur une tâche ou un
processus, elle peut être tentée de commettre des actes de fraude tels que la manipulation
des données, la falsification des documents ou le détournement de fonds.
2. Risque d'erreurs et d'omissions : Lorsqu'une seule personne est responsable de
l'ensemble d'un processus, il existe un risque accru d'erreurs ou d'omissions. Les erreurs
peuvent avoir un impact négatif sur les opérations et les résultats financiers de
l'organisation.

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3. Risque de collusion : Lorsque plusieurs personnes se coordonnent pour contourner les

contrôles internes et commettre des actes répréhensibles, il y a un risque de collusion.
Cette situation peut rendre difficile la détection des fraudes ou des irrégularités.
4. Risque de conflit d'intérêts : Lorsqu'une personne occupe plusieurs rôles
incompatibles dans un processus, il peut y avoir un risque de conflit d'intérêts. Cela peut
compromettre l'objectivité et l'intégrité des décisions prises, et favoriser des
comportements qui ne sont pas dans l'intérêt de l'organisation.
5. Risque de non-détection des erreurs ou des fraudes : Lorsque les tâches ne sont pas
correctement séparées, il devient plus difficile de détecter les erreurs ou les fraudes. Les
contrôles croisés et les vérifications indépendantes sont moins efficaces, ce qui
augmente le risque de non-détection des problèmes.

3- Atténuation des risques liés à la séparation des tâches

Pour atténuer les risques liés à la séparation des tâches, voici quelques mesures que vous pouvez
prendre :
1. Formation et sensibilisation :
• Fournir une formation adéquate aux employés sur l'importance de la séparation
des tâches, les risques associés à son non-respect et les conséquences
potentielles.
• Sensibiliser le personnel aux politiques et procédures de l'organisation
concernant la séparation des tâches.
2. Rotation des tâches :
• Mettre en place une rotation périodique des tâches entre les employés pour éviter
l'accumulation excessive de responsabilités et réduire les risques de collusion ou
de fraude.
3. Revues et validations indépendantes :
• Effectuer des revues et des validations indépendantes pour vérifier la conformité
à la séparation des tâches.
• Cela peut inclure des examens périodiques des autorisations, des approbations
et des transactions effectuées par différents acteurs.
4. Contrôles et vérifications supplémentaires :
• Mettre en place des contrôles supplémentaires pour détecter les anomalies ou les
erreurs potentielles.
• Cela peut inclure des approbations supplémentaires pour les transactions
financières, des vérifications croisées, des examens de documents et des
rapprochements périodiques.

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5. Surveillance et reporting :
• Mettre en place un système de surveillance régulier pour détecter les éventuelles
violations de la séparation des tâches.
• Établir des mécanismes de signalement confidentiels permettant aux employés
de signaler tout comportement suspect ou toute violation de la séparation des
tâches.
6. Audit interne :
• Impliquer l'audit interne dans l'évaluation de l'efficacité de la séparation des
tâches et dans la détection de tout non-respect ou faiblesse potentielle.
• L'audit interne peut effectuer des tests de conformité, des examens des processus
et des recommandations pour renforcer les contrôles.
7. Technologie et automatisation :
• Utiliser des systèmes informatiques et des outils d'automatisation pour renforcer
la séparation des tâches.
• Par exemple, mettre en place des flux de travail électroniques et des autorisations
électroniques pour limiter l'accès et les privilèges des utilisateurs.
Il est important de noter que ces mesures doivent être adaptées aux besoins et à la taille de
chaque organisation. Une approche holistique de la gestion des risques et de la conformité peut
contribuer à atténuer les risques liés à la séparation des tâches.

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Il est donc essentiel de mettre en place une séparation adéquate des tâches dans les processus
opérationnels afin de réduire ces risques. Cela implique de définir clairement les
responsabilités, d'établir des contrôles appropriés et de surveiller régulièrement les activités
pour s'assurer que les tâches sont effectuées de manière indépendante et appropriée.

Merci pour le temps de lecture !

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