TERMES DE REFERENCE

POUR LE RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT(FIRME) POUR APPUI INSTITUTIONNEL A

LA REALISATION D’UN AUDIT FONCTIONNEL ET ORGANISATIONNEL DE L’OFFICE DE
PROMOTION DES PETITES ET MOYENNES ENTREPRISES CONGOLAISES "OPEC"
1. CONTEXTE
La République Démocratique du Congo a bénéficié du don n° 2100155029868 de la part de la
Banque Africaine de Développement, BAD en sigle, pour financer le Projet d’Appui au Développement du
Secteur Privé et à la Création de l’Emploi « PADSP-CE ».

Ce Projet vise à promouvoir le développement du secteur privé et l’entreprenariat pour une

croissance inclusive et génératrice d’emplois durables en général et pour les jeunes et les femmes en
particulier.
Le projet comporte trois composantes essentielles à savoir : (i) la consolidation du climat des
affaires ainsi que des institutions de promotion et d’appui au secteur privé ; (ii) L’appui à l’éclosion du secteur
privé pour une croissance soutenue et génératrice d’emplois durables et (iii) la Gestion et la coordination du
projet

C’est dans le cadre de la composante I que l’Office de Promotion de Petites et Moyennes

Entreprises Congolaises, OPEC en sigle, a été retenu comme institution de promotion et d’appui au secteur
privé devant bénéficier d’une partie du don de la BAD sus-référencé.

A cet effet, le PADSP -CE se propose, à travers sa Cellule de l’Exécution du Projet, d’utiliser une
partie du montant de ce financement pour recruter un consultant/Firme spécialisé pour apporter son
expertise à l’audit organisationnel et fonctionnel de l’OPEC.

2. OBJECTIFS ET DESCRIPTION DE LA MISSION

a. L’objectif principal de la mission d’audit est d’assister l’OPEC dans la mise en place d’une
nouvelle organisation fonctionnelle afin qu’il remplisse les missions qui lui sont dévolues avec
efficacité et efficience à la satisfaction des dirigeants de l’Etat et des promoteurs des PME/PMI.

b. Les objectifs spécifiques visent notamment à :

1.1. Moderniser le cadre institutionnel, organisationnel et fonctionnel de l’Office ;

1.2. Améliorer la gouvernance stratégique, opérationnelle et administrative de l’Office ;

1.3. Renforcer la capacité d’intervention (d’appui et d’assistance) de l’Office en faveur

de PME/PMI et celle de gouvernance du secteur des PME, tant au niveau central,
provincial que local ;

1.4. Faire respecter certaines dispositions de textes juridiques régissant l’Office,

notamment le refus par les régies financières provinciales de verser la majoration de
10% (à l’OPEC) ;

1.5. Déterminer une stratégie en vue d’optimiser la mobilisation et l’affectation

rationnelle des ressources (humaines, matérielles et financières) dans les domaines clés
d’activités de l’OPEC, à savoir : études, formation et assistance-conseils.

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 1.6. Apporter un éclairage nouveau sur l’organisation de l’OPEC et son fonctionnement,
notamment l’adéquation requise entre l’enveloppe budgétaire allouée à l’OPEC et le
degré d’accomplissement des missions qui lui sont assignées.

3. MANDAT DE LA STRUCTURE D’AUDIT

Sur la base des objectifs spécifiques définis ci-dessus, le consultant aura pour mandat de :

3.1. Décrire et Analyser la structure organisationnelle de l’OPEC, les tâches et les

niveaux de responsabilités confiés à chacun de services qui participent à la réalisation
de ses missions statutaires ;
3.2. Analyser les modalités de prise de décision au sein de l’OPEC, notamment la
capacité de la Direction Générale à remplir son rôle d’exécuter les décisions du Conseil
d’Administration et assurer la gestion quotidienne de l’Office ;
3.3. Analyser son environnement institutionnel : tutelle, Services transversaux et
autres…) ;
3.4. Examiner la politique de ressources humaines et évaluer son adaptation aux
fonctions et charges du personnel de l’OPEC;
3.5. Décrire les fonctions du personnel et examiner le niveau de rémunération (grille
indiciaire)  - analyser la productivité par agent, les modalités d’avancement en grade et
de promotion ainsi que la politique de fin de carrière ;
3.6. Vérifier les procédures de recrutement et de sélection du personnel, l’adéquation
de profils aux postes;
3.7. Examiner les systèmes de suivi du personnel (contrôle de temps de travail,
performances du personnel…) ;
3.8. Apprécier l’adéquation de ressources humaines et les moyens alloués à chaque
Direction, Sous – direction et Services au regard de responsabilités et de tâches
assumées ;
3.9. Examiner et apprécier l’importance de l’enveloppe budgétaire allouée à l’Office au
regard de la pertinence de ses missions ;
3.10. Vérifier le niveau de respect des procédures par la Hiérarchie et les agents dans
l’accomplissement de leurs tâches respectives ;
3.11. Examiner et analyser les systèmes de gestion / management mis en place (réunions,
groupes de travail, notes internes…) ;
3.12. Analyser les circuits de transmission d’informations et des documents
administratifs, financiers et comptables ;
3.13. Analyser les systèmes et les outils de contrôle périodiques des opérations
exécutées ;
3.14. Lister l’ensemble des activités connexes et professionnelles réalisées par les agents
et leur impact sur le rendement professionnel ;
3.15. Mettre en place un système approprié de suivi budgétaire périodique.

3.16. Proposer un plan stratégique de capacitation opérationnelle de l’OPEC;

3.17. Proposer un manuel de procédures opératoire permettant à l’Office, au travers
d’une rationalisation de la gestion de ressources disponibles, de l’exécution des tâches

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 et du fonctionnement de circuits de décision, d’améliorer l’efficience de sa
gouvernance interne, et partant de ses interventions d’appui et d’assistance en faveur
de PME congolaises ;

4. RESULTATS ATTENDUS
La mission devra atteindre les résultats suivants :

o Cadre institutionnel, organisationnel et fonctionnel de l’Office modernisé ;

o Gouvernance stratégique, opérationnelle et administrative de l’Office améliorée ;

o Capacité d’intervention (d’appui et d’assistance) de l’Office en faveur de PME/PMI

renforcée ainsi que celle de gouvernance du secteur des PME, tant au niveau
central, provincial que local, par des entités territoriale décentralisées(ETD);

o Plan stratégique de capacitation opérationnelle de l’OPEC (accompagné du

chronogramme de sa mise en œuvre) disponibilité;

o Dispositions de textes juridiques régissant l’Office, notamment le refus par les

régies financières provinciales de verser la majoration de 10% (à l’OPEC) perçue sur
les produits de vente de la taxe patente de commerce respectées;

o Un manuel des procédures opératoires permettant à l’Office, au travers d’une

rationalisation de la gestion des ressources disponibles, de l’exécution des tâches et
du fonctionnement des circuits de décision proposé ;

o Une stratégie en vue d’optimiser la mobilisation et l’affectation rationnelle des

ressources (humaines, matérielles et financières) dans les domaines clés d’activités
de l’OPEC, à savoir : études, formation et assistance-conseilsdéterminé.

o Un éclairage nouveau sur l’organisation de l’OPEC et son fonctionnement,

notamment l’adéquation requise entre l’enveloppe budgétaire allouée à l’OPEC et
le degré d’accomplissement des missions qui lui sont assignées apporté.

5. METHODOLOGIE UTILISEE

La méthodologie de consultation à utiliser sera rapide, flexible et de type participatif, interactif et

exhaustif avec toutes les parties prenantes.

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 6. CALENDRIER DE LA MISSION
La durée de la mission est de 55 jours ventilés comme suit :

ETAPES ACTIVITES DUREE D’EXECUTION

1ère Travaux préparatoires de la mission 5 jours

2 ème Collecte des données à Kinshasa : Siège (7jours) et 10 jours

APKIN (3Jours)

Collecte des données en Provinces : Kongo Central – 20 jours

BDD – K Occ – N Kv - S Kv - Maniema

3 ème Elaboration et présentation du rapport préliminaire des 3 jours

résultats de 2 étapes précédentes 1 et 2

4 ème Intégration des observations et suggestions pertinentes 1 jour

formulées par les parties prenantes dans le rapport
préliminaire

5ème Elaboration du rapport provisoire de l’Audit 10 jours

6 ème Validation du rapport provisoire de l’Audit par les parties 2 jours

prenantes 

7 ème Intégration des observations et suggestions pertinentes 1jour

formulées par les parties prenantes pour la validation du
rapport définitif/final de l’Audit

8 ème Elaboration et remise du rapport d’’Audit validé à qui de 3 jours

droit

TOTAL DUREE DE LA MISSION 55 jours

Mise en œuvre du plan stratégique Voir chronogramme

7. ETENDUE DE LA MISSION :

Pour l’audit organisationnel et fonctionnel de l’OPEC, le consultant va rencontrer dans

la mesure du possibletoutes les parties prenantes dont :

 Ministère des PME et Classe Moyenne du Gouvernement ;

 Ministères provinciaux en charge des PME et Classe Moyenne ;
 Institutions nationales (de droit public ou privé) d’appui au secteur privé ;
 Institutions internationales d’appui au secteur privé ;

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  Le personnel de la BAD affecté au projet PADSP – CE ;
 Le personnel actif de l’OPEC au niveau central et au niveau provincial.

8. RAPPORTS ET DOCUMENTS A FOURNIR

Le rapport et document à fournir dans le cadre de la présente mission d’audit sont les
suivantes :
 Rapport préliminaire des résultats des étapes 1 et 2 ;
 Note d’observations et suggestions sur le rapport préliminaire ;
 Rapport d’audit provisoire à faire valider par les parties prenantes ;
 Note d’observations et suggestions sur le rapport provisoire ;
 Rapport définit/final de la mission d’audit ;
 Plan stratégique de capacitation opérationnelle de l’OPEC.

9. PROPRIETE DE DOCUMENTS

Les documents/rapports produits sont propriété exclusive de PADSP-CE et ne peuvent pas

être distribués par le Consultant à d’autres institutions ou aux tiers sans l’avis préalable de
l’OPEC.

10.INFORMATION D’ORDRE GENERAL

Dans le cadre de la mission d’audit, le consultant devra se documenter en consultant les
ouvrages ci-après :
 la constitution de la RDC ;
 Loi sur la décentralisation et ses mesures d’application ;
 Le DSCRP ;
 Le programme d’action du Gouvernement 2012 - 2016 ;
 La charte des PME et de l’Artisanat de la RDC ;
 Le Cadre juridique de l’OPEC et du Ministère de tutelle ;
 Le rapport national sur le développement humain – 2014 ;
 Le budget de l’OPEC et le plan d’engagement budgétaire pour les 5 dernières
années ;
 Le document de capacitation opérationnelle de l’OPEC ;
 Le rapport des travaux de la commission ad hoc chargé d’élaborer l’organigramme
opérationnel de L’OPEC.
 Tout autre document estimé utile pour la prestation.

11.PROFIL REQUIS POUR LE PERSONNEL DU CONSULTANT

Pour accomplir les tâches énumérées ci haut, L’équipe de consultants doit comprendre en son
sein les experts ayant le profil ci -après :

11.1. Consultant 1 – Chef de mission

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 Le chef de mission aura la tâche principale de coordonner et de gérer l’ensemble de la mission.
En outre, Il jouera le rôle d’interface principale entre le PADSC-CP, l’OPEC et son
environnement (parties prenantes) lors du déroulement de la mission.

Qualifications requises :
 Détenteur d’un diplôme spécialisé en organisation du travail ou équivalent ;
 Détenir une expérience en management au sein des institutions privées, étatiques ou
paraétatiques spécialisées dans la mise en place des réformes de l’Administration
publique ou paraétatique ;
 Avoir une expérience d’au moins 10 ans dans les prestations en matière d’audit
organisationnel et fonctionnelles des organisations  ou institutions d’appui au secteur
privé ;
 Avoir une connaissance avérée en matière de gouvernance des PME/PMI ;
 Avoir au minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans la conception et la gestion
des projets des PME/PMI ;
 Détenir une expérience en management au sein des institutions privées et/ou étatiques
et paraétatiques spécialisées dans la mise en place des réformes de l’Administration
publique ou paraétatique ;
 Avoir une bonne capacité de diriger une équipe de travail ;
 Avoir un sens d’écoute, un esprit d’analyse et de synthèse;
 Avoir une bonne communication écrite et orale
 Avoir une parfaite connaissance du français.
 Avoir déjà travaillé dans le secteur de petites et moyennes entreprises constitue un atout majeur.

11.2. Consultant 2 – Junior, spécialiste des PME/PMI et expert en gestion & gouvernance

Le consultant 2 – junior aura la tâche d’appuyer le chef de mission dans les domaines de ses
compétences.

Qualifications requises :

 Détenteur d’au moins un diplôme post universitaire en sciences politiques et sociales, en

économiques ou en droits des affaires ou un diplôme équivalent ;
 Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine d’audit organisationnel et
fonctionnel des organisations ;
 Avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans les prestations en matière
d’audit organisationnel et fonctionnel des organisations ou institutions d’appui au secteur
privé ;
 Avoir une expérience avérée au niveau international ;
 Détenir une expérience approfondie dans la collecte et l’analyse de données dans le cadre
des projets de renforcement des capacités de ressources humaines et d’audit
organisationnel ;
 Avoir une bonne capacité de travailler en équipe ;
 Avoir une parfaite connaissance du français.

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NB : Avoir déjà travaillé dans le secteur des PME constitue un atout majeur et aucun des experts
ne doit avoir un quelconque lien avec l’OPEC ou des entités en relation avec lui et doit
immédiatement avertir la Cellule de l’Exécution du Projet pour prévenir tout conflit d’intérêt
possible.

12.DUREE DES PRESTATIONS

Durée maximum de la mission est de 55 jours ouvrables et prestés.

13.FINANCEMENT DU COUT DES PRESTATIONS

Le coût de prestation est financé sur les ressources duPADSP – CE / Financement BAD

14.LANGUE DE TRAVAIL
FRANÇAIS