Manuel de procédures comptables et financières

De

Assurance Rapide S. A. (ARSA)

1
 - Tables des matières
- Mise en contexte
- Cadre légal du métier d’assurance en Haïti
- Particularité de la Comptabilité des Assurances
- Assurance & Réassurances
Mise en contexte
La vie de l’homme est ponctuée d’évènements malheureux ou fâcheux tout au cours
de son existence terrestre. Ces évènements malheureux, touchant tant sa personne
physique que ses biens matériels, ne sont pour la plupart liés aux aléas combinés au
caractère vulnérable de l’existence. Les aléas de la vie basculent toute l’existence
humaine conduisant souvent aux dommages ou sinistres qui rendent opaques les
perspectives d’avenir. Les couts à encourir pour contrer ces dommages ou mieux
pour les réparer sont pour la plupart disproportionnés. C’est ce qui lui a conduit à
rechercher une alternative pour alléger ses souffrances. Cette alternative n’est que
l’assurance

On rapporte cette citation d’Henri Ford : « New York n’est pas la création des

hommes mais celle des assureurs. Sans les assurances, il n’y aurait pas de gratte-ciel

car aucun ouvrier ne travaillaient pas à une telle hauteur et risquait à tout moment

de faire une chute mortelle et de laisser sa famille dans la misère. Sans les assurances

aucun capitaliste n’investirait des millions pour construire de pareil building qu’un

simple mégot de cigarette peut réduire en cendre »

Cadre légal du métier d’assurance en Haïti

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L’activité d’assurance est une activité règlementée par les autorités étatiques. Dans

presque tous les pays du monde, de véritables codes sont mises en place pour le

fonctionnement de telles sociétés. Les codes faciliteront leur mise en œuvre et

contribueront à une gestion saine et efficace. La législation haïtienne dispose peu de

texte règlementant le secteur. A date, deux textes de loi seulement traitent les

activités du secteur. Il s’agit de la taxe sur les primes d’assurance (loi du 22 février

de 1948, moniteur # 19 du 4 mars 1948) et de la loi sur les compagnies d’assurance

proprement dite (loi du 13 juillet 1956, moniteur # 90 du 30 Aout 1956 modifiée par

le décret du 20 mars 1981 moniteur numéro 26 du même mois) sans oublier le décret

du 28 septembre 1967 promulgué le 12 octobre 1967, moniteur numéro 89.

Particularité de la Comptabilité des Assurances

Ce qui confère à la comptabilité des Compagnies d’assurance sa singularité c’est

l’inversion du cycle de production. En vue de protéger les assurés, il est fait

obligation à de telles compagnies d’opérer sous la coupe réglée des autorités

étatiques.

L’inversion du cycle de production, principe applicable aux compagnies

d’assurance, veut que la compagnie facture les assurés avant qu’elle ait connaissance

les prestations en terme de coût à encourir pour régler les préjudices portées contre

3
les assurés. Elle implique au moins trois conséquences importantes. La première se

porte sur le caractère fortement risquée pour l’assureur. Ce dernier conclut une vente

à perte probable. La deuxième consiste à l’engagement formel de l’assureur face à

l’assuré de régler les prestations quoi qu’il arrive. C’est ce qui entraine à prendre en

charge un engagement d’un montant aléatoire à régler. Cet engagement se trouve

matérialisé par l’inscription des provisions techniques au passif de la compagnie.

En troisième lieu, tant que la prestation, n’oubliez pas qu’elle est aléatoire, n’est pas

exécutée, la compagnie d’assurance doit placer les primes reçues sur les marchés

financiers. Ce qui fait qu’on considère souvent la gestion financière comme le

deuxième métier de l’assureur. Il participe ainsi de manière active au financement

global de l’économie

Dispositions Générales

Objet

L’objet du présent manuel est de mettre à la disposition de tout le personnel

notamment les dirigeants et les cadres intermédiaires des procédures leur permettant

de traiter les activités relatives aux opérations comptables et financières. Ce manuel

contient l’ensemble des politiques, directives et formulaires requis pour le personnel

dans l’accomplissement de leurs tâches.

Information de base

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La bonne gestion financière et comptable d’une organisation revient à planifier ses

activités en se basant sur l’origine des recettes et les affectations des dépenses, à

les enregistrer (documents justificatifs), à suivre régulièrement l’inventaire de la

situation patrimoniale pour permettre la prise des décisions.

La comptabilité étant un système de traitement des données comptables, elle permet :

1. De contrôler l’évolution du patrimoine de l’organisation,

2. De connaitre la position de l’organisation vis-à-vis des tiers (créanciers &

débiteurs),

3. De déterminer les résultats passés, présents et futurs,

4. D’orienter les gestionnaires dans la prise de décisions.

Champ d’application

Les procédures décrites dans ce manuel sont applicables à l’ensemble des opérations

et activités menées par l’Assurance Rapide SA incluant les succursales et les agences

implantées à travers le territoire. S’il arrive que le traitement d’une activité nouvelle

ne soit pris en compte, il est du devoir de l’administration avec l’aide des experts

conseils d’établir les règlements appropriés.

Durée

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Le présent manuel de procédures financières et comptables reste en vigueur pour

une durée indéterminée. Elle pourrait le cas échéant faire l’objet d’amendement si

l’organisation connait de profonds changements dans ses activités ou si la législation

haïtienne disposerait de véritables codes applicables à ce secteur.

Révision

Au cas où des ajouts ou des amendements s’avèrent indispensables au présent

manuel, l’administration prendra des dispositions pour élaborer des normes à ajouter

et/ou à remplacer tout en ayant soin de les soumettre au conseil d’administration

pour analyse et approbation.

De l’émission des Police d’assurance

Avant l’émission d’une police d’assurance en faveur d’un potentiel souscripteur,

assuré ou bénéficiaire, l’Assurance Rapide SA doit établir des critères d’éligibilité

en fonction des risques qu’elle est prête à encourir. Seul celui qui satisfait aux

exigences préalablement définie aura la possibilité d’être sélectionné pour faire

choix d’un plan qui répond à ses besoins d’assurance.

Champs d’Activités de l’Assurance

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Les activités de l’Assurance regroupent deux grandes branches :

 L’assurance dommage ou assurance non vie est la catégorie des activités de

l’assurance qui consiste à réparer les conséquences d’un évènement

dommageable affectant le patrimoine de l’assuré

Ce groupe est subdivisé en Assurance de choses qui garantit les biens de

l’assuré et l’assurance responsabilité garantissant les dommages que l’assuré

peut occasionner à des biens appartenant à des tiers.

 L’assurance de personnes ou Assurances vie qui est une catégorie d’assurance

où l’assureur s’engage à verser à l’assurer un forfait, un capital en cas

d’évènement affectant la vie de l’assuré. Elle concerne la protection de la vie

humaine. Ce forfait présente la particularité de n’avoir aucun lien avec

l’importance monétaire du sinistre. Il est prédéterminé au moment de

conclusion du contrat. Ce type d’assurance englobe les assurances

individuelles (Accident et maladie) et les assurances sur la vie et le décès

Particularité de l’opération d’assurance

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L’Assurance est un secteur très spécifique par rapport aux autres secteurs d’activité,

dans la mesure où son cycle de production est inversé.

En effet, dans la plupart des activités économiques (qu’il s’agisse de la vente des

biens ou de service), le coût du bien ou de la prestation de service peut être calculé

en amont, puisque au moment de la vente, l’entreprise sait généralement bien elle a

dû dépensée pour fabriquer son produit.

Dans le cas de l’assurance, on appelle « inversion du cycle de production » le fait

que le produit de l’assurance soit vendu avant que l’on connaisse le coût définitif.

Ce qui veut dire que les compagnies d’assurance vendent une couverture contre le

risque (évènement dommageable futur dont la réalisation est incertaine). Il est

impossible aux compagnies de savoir avec certitude combien lui couterait la

prestation (indemnisation en cas de sinistre) sans que l’indemnisation n’a été fournie

par l’assureur.

« Les charges financières occasionnées par une police du portefeuille sont inconnues

au début de la période d’assurance, alors que la prime a déjà été réclamée. La prime

elle-même est déterminée sur base de statistiques historiques et rien ne garantit

qu’elle appropriée aux affaires auxquelles elle est appliquée. Il subsiste donc une

réelle incertitude quant à l’adéquation de la prime au risque que la police représente »

(Michel Denuit, Arthur Charpentier, Mathématique de l’assurance non vie :

8
Tarification et provisionnement) Tomel Editions Economica, Paris 2005 Page

16.

Eléments d’une Opération d’Assurance

Etant une relation entre deux partenaires (Assureur & Assuré), il importe de bien

comprendre les éléments constitutifs ci-après :

 Risque

 Prestation

 Prime

1 – Risque

Etant un élément futur et incertain, le risque implique la probabilité qu’un dommage,

un accident survienne. Il est des cas où les risques encourus dépassent la capacité de

l’assureur, prudence oblige ce dernier à recourir auprès des entreprises de

réassurance ou tout simplement partage le risque avec une autre compagnie

(Coassurance).

2 – Prestation

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Il s’agit de l’engagement en numéraire et/ou en nature pris par l’assureur, en cas de

réalisation du risque, en contrepartie de la Prime.

En Assurance dommage, la prestation est à priori inconnue puisqu’elle tend à

indemniser l’assuré du préjudice à lui causé par le sinistre. C’est le principe

indemnitaire.

En assurance de personnes, l’Assureur devra servir, en cas de sinistre, de la

prestation convenue au contrat.

3 – Prime

La Prime est la cotisation versée par l’assuré en échange du transfert risque à

l’assureur. Elle dite :

1. Pure, eu égard à la valeur théorique du risque. Elle correspond à la stricte

compensation des sinistres frappant l’assuré ;

2. Commerciale ou nette si elle est augmentée des charges commerciales qui

correspondent à la répercussion des coûts supportés par l’assureur pour

conquérir et gérer les contrats d’assurance ;

3. Totale, quand la prime nette est augmentée des accessoires et des taxes

Primes & Encaissement

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Par principe, les primes sont signalées à l’émission c’est-à-dire à la signature du

contrat et non l’occasion de leur encaissement. Ainsi, cette émission édictée à

partir d’un fichier de portefeuille comprendra deux filières qui sont ci-dessous

illustrées :

La filière à terme et celle au comptant

La filière à terme regroupe tous les contrats qui sont ordonnancés à partir d’un

échéancier périodique à tacite reconduction.

La filière au comptant regroupe tous les contrats qui ne sont pas à terme. Il peut

s’agir :

 Des primes sur nouvelles affaires (production)

 Des primes modifiées en augmentation sur affaires anciennes (avenant)

 Des primes calculées en fonction des déclarations de l’assuré

 Des primes sur quittances refaites (erreurs ou émissions).

Que la filière soit « à terme ou au comptant », à l’émission de la prime des

bordereaux en deux copies sont émises (Voir forme en annexe no…….). La

première copie est acheminée à la comptabilité sur laquelle est inscrite le montant

de la prime et les taxes accessoires au profit du trésor ou des collectivités.

Constatations de l’opération d’émission

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Pour bien comptabiliser les opérations d’émission, il est important de définir ses

principales composantes si dessous énumérées :

 Le montant de la prime proprement dit,

 Le montant du droit spécial au profit du trésor selon les règlements en

vigueur,

 Le montant de Libération économique,

 Et toutes autres taxes exigées par la loi.

La constatation de l’opération d’émission se traduit par l’écriture suivante :

Assurés (Clients) XX

Primes émises XX

Impôts & Taxes Accessoires XX

Encaissement en espèces

L’assuré pourrait choisir de payer la prime émise en sa faveur soit au guichet de

l’une des succursales de la compagnie ou la banque :

Caisse ou Banque XX

Assurés (Clients) XX

NB : L’intégralité du montant reçu à la caisse doit être déposée le jour même à la

banque pour tenir compte du principe selon lequel l’intégralité des liquidités reçues

12
doit être déposée à la banque. Le dépôt de la caisse est matérialisé par l’écriture

suivante :

Banque XX

Caisse XX

Annulation totale de la prime

La constatation de la prime à l’émission n’est pas une garantie totale que la prime

sera acquise et les produits y relatifs matérialisés. L’écriture comptable ci –après est

passé lorsqu’une annulation totale du contrat est opérée sans que le contrat n’est

couru aucune journée. Cette écriture annule l’émission dans toutes ses composantes :

Primes émises XX

Assures (Clients) XX

Impôts & taxes accessoires XX

Annulation Partielle de la Prime

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Il pourrait arriver que l’assure annule sa couverture d’assurance sans que le contrat

arrive à échéance. Dans ce cas, l’assuré paiera des frais de gestion relatif à

l’annulation du contrat.

Primes émises XX

Cout de la Prime XX

Rev / Frais de gestion XX

Impôts & taxes Accessoires XX

Cession en réassurance

Il est des cas où les compagnies d’assurances cèdent une partie de ses primes à une

autre compagnie. C’est ce qu’on appelle « Réassurance ». Il y a réassurance lorsque

le risque est partagé à une autre compagnie. La compagnie qui obtient le contrat et

considère que le risque encouru est hors de sa portée financière et transfère à une

compagnie de réassurance une partie du risque. L’écriture suivante traduit

l’opération de cession en réassurance :

Primes cédées « Assurances Personnes » XX

Commissions Reçues « Assurances Personnes » XX

Cessionnaires XX

Annulation de la prime cédée

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La prime donnée en réassurance pourrait être annulée dans la mesure où la

compagnie de réassurance ne voulait plus recevoir ce risque en partage. Cette

décision intervient ultérieurement à la non-maitrise du risque encourue par la

compagnie de réassurance. L’écriture d’annulation de la prime donnée en

réassurance est ainsi passée dans les livres :

Cessionnaire XX

Commissions reçues « Assurances Personnes XX

Primes cédées « Assurances Personnes » XX

Registre des contrats

Les entreprises d’assurances doivent obligatoirement tenir un registre des contrats.

Les contrats délivrés doivent être suivis d’un numérotage continu pouvant

comprendre, le cas échéant, plusieurs séries sans omission ni altération. Les avenants

émis à titre de modification, étant rattachés au contrat d’origine, doivent être affectés

aux assurés avec des numéros continus répondant aux mêmes exigences.

Les informations relatives à ces documents doivent être à tout moment d’accès facile

et comporter au moins les éléments suivants :

 Soit le numéro du contrat ou de l’avenant, soit le numéro de l’assuré ou du

sociétaire avec tous les contrats ou les avenants le concernant

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  La date de souscription, la durée du contrat

 Le nom du souscripteur et/ou l’assuré

 Eventuellement le nom ou le code intermédiaire

 La date ou l’heure de prise d’effet stipulé au contrat

 La date ou le motif de sortie éventuelle

 La monnaie dans laquelle est libellé le contrat

 Le montant des limites de garantie, du capital ou de la rente assuré.

Sinistres et décaissement

Toute personne qui détient une police d’assurance attend des prestations à la suite

des évènements dommageables qu’elle aurait subis pendant la période de validité du

contrat.

Ce n’est qu’à cette phase que l’assureur ait connaissance du coût des produits

vendus. L’assureur a encaissé longtemps déjà le montant de la prime. Ce fait est

paradoxal, mais c’est la réalité des compagnies d’assurance. C’est qu’on appelle le

cycle inversé de production. Raison pour laquelle ce secteur est strictement

règlementé et fonctionne sous la coupe réglée des autorités étatiques justement pour

garantir la sécurité du consommateur : « L’Assuré »

Provisions Techniques

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La constitution des Provisions techniques ou Réserves Techniques est imposée par

la règlementation aux compagnies d’assurance au sens de l’article 157 du décret de

l’impôt sur le revenu de 2005.

Déclaration du Sinistres

L’assuré dont le contrat est encore valide et qui est victime d’un évènement ayant

affecté l’élément de risque couvert se présente sans tarder au bureau la plus proche.

Il doit être reçu par une personne autorisée qui, avec tout le soin de l’art, retrace

l’historique des faits avec des supports authentiques qu’elle reçoit de l’assuré. Cette

dernière rédige son rapport en bonne et due forme et au fil de l’eau en deux originaux

dont l’un est gardé dans le fichier réservé à cet effet et achemine ensuite l’autre à la

Direction de Contrôle pour les suites utiles.

Evaluation du rapport de déclaration

Une fois reçu le rapport de déclaration du sinistre, la Direction de Contrôle mettra

toute son équipe en branle pour évaluer la véracité des faits entourant le sinistre.

Pour ce faire, en plus mener une enquête de terrain lui permettant de corroborer ou

non les faits, elle doit faire une étude comparée par rapport aux dossiers de sinistres

déjà traitées. Cette démarche permettra à la Direction de contrôle d’appliquer les

17
principes de risque de surveillance liée à la sinistralité de l’évènement rapportés.

Enfin, cette Direction aura deux possibilités :

 Retourner le rapport de déclaration avec des notes ou remarques si elle retrace

des écarts disproportionnés

 Acheminer le rapport aux instances de règlements accompagné d’un récit

explicatif corroborant les faits ou évènements du rapport de déclaration. Récit

préparé en deux originaux dont l’un est gardé à la Direction de l’évaluation &

contrôle.

Règlement du Sinistre

La décision finale de régler un sinistre relève du Directeur Administratif & financier,

le cas échéant, du Directeur General. La Direction Administrative et financière ou la

Direction Générale envoie le rapport de sinistre avec toutes les annotations

antérieures accompagnées d’un memo traduisant son accord pour effectuer le

décaissement en règlement du sinistre. La Comptabilité prendra toutes les

dispositions nécessaires en vue du règlement en respectant le processus général de

décaissement en vigueur.

18
Inventaire des sinistres

Les sinistres à payer sont suivis en inventaire permanent. Chaque modification de la

provision doit être justifiée par une note rectificative du sinistre établie en bonne et

due forme traduisant une sous-évaluation ou une surévaluation du sinistre.

Déclaration du sinistre & Constatation des prestations

La déclaration du sinistre conduit les compagnies d’assurance à estimer les coûts des

prestations à payer. Cette estimation se trouve matérialisée par la constatation des

prestations réellement payées à l’assuré.

A la déclaration du sinistre, l’écriture comptable appropriée est la suivante :

Provisions techniques / Assurances dommages XX

Prestations pour sinistres à payer XX

Au règlement du sinistre, on passe l’écriture suivante :

Prestations pour sinistre à payer XX

Banque XX

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Sinistres en cession en réassurance

Les contrats d’assurance peuvent être cédés en réassurance. En cas de sinistre d’un

contrat cédé en réassurance, la compagnie suivra tout le processus quant aux

déclarations, évaluation et contrôle pour ensuite acheminer les dossiers de

réclamation aux compagnies de réassurance pour indemnisation. L’enregistrement

se fera par l’écriture suivante :

Prestation & Frais à recevoir « Assurance » XX

Provision de Sinistre « Assurance » XX

Registre des sinistres

Tout comme qu’il est impérieux pour une compagnie d’assurance de tenir un registre

des contrats, il est tout aussi important d’en garder un pour les sinistres avec les

mêmes exigences.

De la gestion Comptable de la trésorerie

1 Petite Caisse

a. Ouverture de Petite Caisse

Il est institué un compte de Petite Caisse à montant fixe pour effectuer les

menues dépenses. Ainsi, il sera émis un chèque à l’ordre du responsable de la

Petite Caisse qui est tiré sur le compte bancaire de la compagnie. Cet argent

20
 sera gardé dans une caisse métallique fermée à clé. Le montant de la Petite

Caisse pourrait être augmenté ou diminué dépendamment de la rapidité avec

laquelle elle est renflouée. Généralement, la durée du montant de la petite

caisse pourrait être avoisinée d’un mois.

b. Dépenses de la Petite Caisse

Le montant maximum qu’il est permis de décaisser à même de la petite caisse

est fixé par le Directeur Administratif et financier. Sous réserve d’apporter les

pièces justificatives, tout demandeur d’argent via de la Petite Caisse signera

une fiche de Petite Caisse dûment remplie (Forme no …..). Après avoir

effectuée les dépenses requises, le demandeur apportera les pièces nécessaires

pour supporter les dépenses au responsable de la petite caisse qui annulera

automatiquement le fiche précédemment remplie. Si le fournisseur de bien ou

de service ne dispose de reçu ou facture, un reçu ou une facture interne (Voir

forme no ……) sera émise où le fournisseur apposera son nom et son NIF/CIN

et son numéro de téléphone. Faute d’apporter les pièces justificatives pour

supporter les dépenses, la personne qui a pris l’argent reste débitrice de la

Petite Caisse. Si cette situation perdure, le responsable de la petite caisse

acheminera à la comptabilité un rapport de dettes au nom du ou des

demandeur(s) récalcitrant qui sera ou seront considéré(s) comme une avance

21
 sur salaire. Cette avance sera prélevée sur le salaire de l’employé en question

au prochain payroll.

c. Renflouement de la Petite Caisse

Quand les dépenses de la Petite Caisse atteignent environ 75% de son

montant, le responsable de la Petite Caisse préparera un rapport de

renflouement (voir annexe no ……) de dépenses qu’il acheminera à la

comptabilité pour préparer le chèque de remboursement. Le rapport de

renflouement doit avoir en annexe les pièces justificatives pour les dépenses

effectuées. Dans le cas contraire, le rapport sera déclaré irrecevable.

d. Décompte de la Petite Caisse

A tout moment, le supérieur hiérarchique du responsable de la Petite Caisse

peut effectuer un décompte de manière surprise de la Petite Caisse pour

vérifier que le total des dépenses ajoutées au total des fiches et le solde sont

égaux au montant de la Petite Caisse. En cas de différence injustifiée, le

supérieur hiérarchique documentera son rapport (voir annexe no ……) et

l’acheminera à qui de droit pour les suites administratives disciplinaires.

NB : Il est interdit à tous ceux ou toutes celles qui enregistrent les écritures

comptables de gérer les fonds de la Petite Caisse.

22
 e. Augmentation et diminution de la Petite Caisse

S’il arrive que la Petite Caisse est renflouée à des intervalles de temps trop

proches, il est impératif pour la direction d’augmenter le montant.

L’augmentation du montant est enregistrée par l’écriture suivante :

Petite Caisse XX

Banque XX

D’un autre côté, si le montant est utilisé pendant plus d’un mois, la direction

décidera de le réduire par l’écriture suivante :

Banque XX

Petite Caisse XX

Caisse – Gestion des recettes journalières

Comme il est mentionné antérieurement dans la rubrique « Prime & encaissement »

l’assuré peut acquitter ses redevances soit à la caisse des différentes succursales ou

agences, soit à la banque.

Paiement à la Caisse

Si l’assuré se présente à la caisse pour acquitter ses dus, une quittance doit lui être

préparé en une originale et une copie avec mention de son numéro de contrat ou de

23
l’avenant. L’original est acheminé à la comptabilité pour être classé par ordre

numérique continu annexé avec le contrat de l’assuré. La copie est remise au client

qui la gardera avec soin pour toute réclamation dans l’éventualité de survenance

prochaine des sinistres.

Paiement par Opérations bancaire

Si l’assuré a acquitté ses dus par opérations bancaires, il doit apporter à la caisse la

preuve de quittance (fiche de dépôt, virement, SPIH). La Caisse doit lui préparer un

reçu de quittance suivant les critères précédemment définies après vérification de la

disponibilité du montant sur le compte de la compagnie.

Paiement par Carte de Crédit ou de débit

En partenariat avec les institutions financières, la compagnie pourra accepter le

paiement par carte de crédit ou de débit dans les conditions applicables et

acceptables. Elle est tenue suivant les règles de l’art de préparer des reçus de

quittance à l’ordre de l’assuré.

24
Banque

a. Dépôt

Le principe de la bonne gestion financière veut que pour un meilleur contrôle de la

caisse, les recettes journalières notamment l’argent liquide et les instruments

financiers encaissables doivent être déposées à la banque dans leur intégralité.

Pour effectuer le dépôt, le trésorier demande à la comptabilité de préparer un ordre

de dépôt (voir annexe no) au profit de la compagnie. Cet ordre est signé par la

personne chargée d’acheminer le montant à la banque. Cette personne à son retour

de la banque remettra la comptabilité la fiche de dépôt dument signée et revêtue du

sceau de la banque. La comptabilité attachera la fiche à l’ordre de dépôt. Le même

jour, elle prendra toutes les dispositions pour l’enregistrement et classement par

ordre chronologique et numérique continu.

b. Décaissement par chèque

Excepté les petites dépenses effectuées à même de la petite caisse, tous les

autres décaissements se font par chèque (voir annexe no …) ou par

virement (voir annexe no ….) sur le compte de l’assuré, du fournisseur de

bien ou de services. Par dérogation, on pourra tout de même effectuer des

décaissements par cash (voir annexe no ….) au cas où il s’avérait

25
 impossible de faire la transaction dans l’une des formes précédemment

énumérées.

Dans tous les cas de figure, les décaissements doivent être adéquatement

supportés.

c. Paiement aux Assurés

Pour qu’un assuré soit indemnisé de son sinistre, en plus de prouver la

validité de son contrat d’assurance, il doit fournir à la comptabilité toutes

les pièces justificatives des dépenses qu’il a encourues. Si l’analyse des

pièces justificatives est correcte, il sera remboursé selon les termes et

conditions applicables.

L’analyse des pièces se fera par étape :

1. L’assuré est reçu au secrétariat où il a remis toutes les pièces

justificatives pour les dépenses encourues accompagnées des copies

de sa carte d’assurance valide et la fiche de son dernier paiement. Le

secrétariat prendra le soin de lui remettre un accusé de réception

avec mention du numéro de son dossier.

2. Le dossier est ensuite remis au commis préposé à cet effet. Ce

dernier analysera une à une les pièces justificatives comprises dans

le dossier et vérifie leur authenticité, soit par appel téléphonique,

26
 photo ou par corroboration directe. Si tout est révélé correct, le

dossier est ensuite transféré à la Direction Administrative et

financière pour les suites utiles.

3. Une fois reçu, La Direction Administrative et financière révisera le

dossier avant d’autoriser le remboursement à l’assuré. Dans son

travail de révision, elle pourra procéder par échantillonnage la

dernière vérification des pièces justificative de l’assuré. Si tout est

correct, elle donne son accord en autorisant la comptabilité à faire le

remboursement selon les termes et conditions applicables.

d. Paiements aux partenaires fournisseurs de services

Les fournisseurs de biens et services peuvent être de nature très variée. Il peut

s’agir des entreprises auprès desquelles les assurés de la compagnie

bénéficient des services. Il peut s’agir également des entreprises auprès

desquelles la compagnie d’assurance prend directement ses services sans

avoir aucun lien avec les assurés.

1. La compagnie d’assurance, pour faciliter un service de proximité

efficace, peut conclure des conventions avec des institutions de santé

sur la base de laquelle les assurés éligibles reçoivent des services que

27
 réclame son cas si la couverture en question est relative au risque de

santé.

Avant de fournir un quelconque service de santé, l’institution de santé

doit vérifier la validité de la couverture de l’assuré avec la compagnie

d’assurance. Ainsi, elle acheminera au bureau la plus proche le dossier

complet des dépenses avec toutes les références pistes d’audit

permettant de vérifier au moment opportun la cohérence des

informations fournies. La Compagnie prendra toutes les dispositions

nécessaires pour enclencher le processus de remboursement. Ce

processus tiendra compte toutes les étapes ci-dessus emmenées avant le

paiement de la dette envers l’institution de santé.

Faute par l’institution de santé de vérifier la validité de la couverture,

elle court un risque de non remboursement des services fournis.

2. La compagnie d’assurance peut également conclure des conventions

avec des entreprises funéraires auprès desquelles les assurés reçoivent

des services s’il s’agit couverture d’assurance décès.

Dans ce cas, la compagnie d’assurance doit définir avec intelligence les

termes et conditions applicables devant conduire au paiement de capital

au décès de l’assuré. Toujours est-il le dossier de paiement doivent être

28
 adéquatement supporté en respectant les règles de décaissement en

vigueur.

C. Outre les paiements effectués à titre de règlement de sinistres dont l’assuré est

victime et qui ont été préalablement couverts par une police, la compagnie

pourrait avoir affaire avec d’autres institutions dépendamment de ses besoins.

Les besoins d’une entreprise en biens et services pourraient de nature très

variés.

1. Acquisition des biens et services

Pour les décaissements relatifs à l’acquisition des biens et services

dépassant le seuil admissible de la petite caisse, trois pro-forma

seront exigés. Le choix du produit ou du service sera fait en tenant

de la qualité-prix.

Un état de bid analysis de la forme ci-dessus indiqué sera produit

pour appuyer le choix du fournisseur.

Fournisseurs Description du Produit Montant Commentaires

29
Il est de la responsabilité du responsable d’achat de préparer ce document et de

documenter son choix avant de l’acheminer à la comptabilité pour la préparation du

chèque à l’ordre du fournisseur.

La facture du fournisseur de bien ou de service accompagnée du bid analysis doit

être annexée l’ordre de Paiement (Voir annexe no …..) avant d’être classé par ordre

numérique continu dans le binder destiné à cet effet.

Les factures ou toutes autres pièces justificatives servant de support à l’émission

d’un chèque doivent être scellées « Annulé » pour éviter toute éventuelle

duplication.

Dans le cas de virement bancaire, de SPIH, de wire transfer ou de chèque de

direction, le comptable préparera l’ordre de décaissement en y annexant la copie de

l’un ou l’autre de ces documents selon le cas.

Les avis de débit et les frais de banque doivent faire l’objet d’un ordre de

décaissement.

Décaissements relatifs à la paie des Employés

La paie des employés peut être préparée sur une base mensuelle ou chaque

quinzaine. A la fin du mois, la préparation de la paie des employés tient compte de

30
toutes les obligations fiscales des employés vu que les lois fiscales font de tout

employeur collecteur d’impôt au profit du fisc. Ci – dessous est le canevas pour la

préparation de la paie :

Entête :

Nom & Prénom NIF Salaire IRI CAS FDU CFGDCT Retenus Salaire net

A l’émission du chèque de décaissement pour la paie des employés, le comptable

prendra le soin de préparer le chèque pour le paiement des retenues à la source. Le

chèque des retenus relatifs à la paie des employés doit acheminer à la Direction

Générale des impôts au plus tard le 15 du mois en cours pour le mois précédent.

Avances sur salaire & Prêt aux employés

Un employé qui a un besoin de liquidités au cours d’un mois avant la paie prochaine

peut solliciter à l’administration par écrit une avance ne dépassant pas la moitié de

31
son salaire net mensuel. La demande de l’employé est acheminée au Directeur

administratif et financier qui pourra l’approuver ou non. Si la demande est

approuvée, le DA adressera une note sous forme d’ordre d’émission de chèque à la

comptabilité pour l’émission du chèque d’avance. A la fin du mois, le montant sera

prélevé sur le salaire de l’employé.

A côté de l’avance, l’employé pourra solliciter un prêt s’il est confronté à des

difficultés financières assez importantes, dont le remboursement se fera sur plusieurs

périodes. Toujours est-il, il adressa sa demande de prêt au DAF qui en fera l’analyse.

Si la demande est approuvée, il donnera l’ordre à la comptabilité pour l’émission du

chèque de prêt.

Le montant du prêt ne doit en aucun cas supérieur à 75% des prestations légales de

l’employé s’il est appelé à laisser définitivement l’institution au moment du prêt.

Paiements des fournitures de services et des travaux exécutés sous contrats

Pour la fourniture de certains services et l’exécution de certains travaux, la Direction

peut décider de conclure avec des tiers des contrats de gré à gré. Leurs paiements

sont soumis à la procédure normale de décaissement.

Pour la préparation de tel chèque, la comptable doit recevoir l’ordre du DAF ou du

DG. Puis, il réunit toutes les pièces justificatives nécessaires (facture et contrat

signé) pour supporter l’émission.

32
Débours aux fins d’investissement & d’expansion

Guidée par son plan stratégique, la compagnie pourra entreprendre des projets

d’expansion et d’investissement. L’exécution de tels projets doit trouver

l’approbation du conseil d’administration. Il sera conclu avec une firme autorisée à

fonctionner sur le territoire un contrat d’exécution qui définit en détail la structure

de l’ouvrage et les calendriers de paiement en tenant compte du degré d’achèvement

des travaux.

Pour tout décaissement y relatif, sur l’ordre du président du conseil d’administration,

le comptable doit annexer à la requête les documents de support ci-après :

 La facture du maitre d’œuvre

 Un narratif signé par l’exécutant décrivant le degré d’achèvement des travaux

approuvé par le superviseur du projet

 La copie du contrat

 Un sommaire montrant la liste des avances déjà effectuées avec les numéros

de chèque correspondant

Les documents ci-dessus spécifiés doivent être annexés à la requête avant la

passation de l’écriture comptable sur le système. L’écriture comptable une fois

33
passée, les documents du chèque doivent être définitivement classés dans le binder

destiné à cet effet.

NB : Les dépenses effectuées à même des cartes de débit ou de crédit de l’institution

seront soumises à la procédure normale de décaissement.

Rapprochement bancaire

La Direction de l’institution doit prendre des dispositions pour consulter ses comptes

bancaires en temps réel, c’est-à-dire en ligne. Elle fera une demande officielle auprès

des banques qui l’invitent à remplir le formulaire y relatif. Ainsi, l’institution sera

autorisée à consulter ses comptes bancaires en ligne.

Cette disposition ne déchargera pas le comptable des tâches de rapprochement

bancaire. Tous les comptes bancaires de l’institution seront conciliés à la fin de

chaque mois. La conciliation bancaire de chaque compte sera signée par le

comptable et vérifiée par le Directeur Administratif et financier.

Le rapprochement bancaire mensuel de chaque compte avec tous les backups

nécessaires sera imprimé pour être classé à la comptabilité dans le binder approprié.

34
Garde des chéquiers et autres outils de paiements

Le chèque est un instrument de paiement très sensible et sujet à des détournements.

Celui qui en a la garde doit agir en tant que personne responsable. Tenant compte de

la fragilité de tel instrument de paiement, les chéquiers doivent être gardés en lieu

sûr à la comptabilité dans un file-cabinet à accès limite et toujours fermée à clé.

NB : Les cartes de débit ou de crédit émises au nom de l’institution doivent être

gardées par le président du Conseil d’Administration.

Gestion financière – Second Métier des compagnies d’assurance

Les compagnies d’assurance reçoivent le paiement des primes de la part des assurés

sans pour autant connaitre combien elles auront à débourser pour couvrir les sinistres

dont seront victimes ces derniers. C’est ce qui fait le caractère extrêmement risqué

du secteur par rapport à l’inversion du cycle de production. Traditionnellement, on

connait d’abord le coût des produits destinés à la vente. Pour les assurances, on le

connait après, surtout à l’indemnisation des sinistres. « La charge financière future

occasionnée par une police du portefeuille demeure inconnue. Il subsiste donc une

réelle incertitude quant à l’adéquation de la prime au risque que la police

représente ». Pour éviter que le pire arrive, il est recommander aux compagnies de :

 Créer des provisions techniques règlementées ;

 Effectuer des placements sur le marché

35
  Recourir à la cession de réassurance

Valeurs mobilières de Placement

Ce sont des titres de créances détenus par la compagnie en vue de réaliser des gains

en capital à brève échéance. Ils sont considérés comme disponibles à la vente et

cessible avec aisance et facilité. Il est beaucoup plus facile de négocier ces titres sur

un marché financier ouvert. Ainsi, il peut être considéré comme faisant partie de la

trésorerie et pouvant être utilisé à l’instant pour des besoins urgents. Les D.A.T à

moins d’un an pourraient ne pas faire partie de ces titres pour la simple et bonne

raison qu’ils comportent des clauses restrictives. Il est important pour la compagnie

de percer le secret du mâché de manière à ne pas garder des trésoreries inutiles c’est-

à-dire improductives. La profession du métier d’assurance fait injonction à tous ceux

ou à toutes celles qui font office de ce métier de faire fructifier leur trésorerie qui

constitue une part importante des engagements envers les assurés.

A la date d’acquisition, ces titres seront comptabilisés à leur juste valeur.

Valeurs immobilières de Placement

Ce sont des actifs financiers détenus à long terme par la compagnie c’est-à-dire

qu’elle n’a pas l’intention de les vendre à brève échéance. Ils constituent une par

importantes des provisions techniques qui ne sont que des engagements envers les

36
assurés. A la date d’acquisition, ils sont comptabilises à leur juste valeur et

tiendront compte des cours des titres surtout à la date de clôture.

Produits financiers de placement

Ces sont des revenus financiers tirés des titres de placement. Ils doivent être éclatés

pour tenir compte des résultats techniques de la compagnie. En ce sens, les revenus

financiers doivent être repartis pour tenir compte des créances liées à la production

des primes.

Gestion des Immobilisations Commented [Mu1]:

Une immobilisation est un actif d’utilisation durable par une entité (Entreprise,

Administration, Association). C’est un élément identifiable du patrimoine

(séparables des activités, susceptible d’être transféré et évalué avec une fiabilité

satisfaisante) ayant une valeur économique positive pour l’entité et qui sert

l’activité de façon durable et ne consomme pas au premier usage. Elle est un

élément créant une ressource économique pour l’entité et attend des avantages

économiques futurs. Ces avantages économiques futurs constituent le potentiel à

créer des flux nets de trésorerie (Wikipédia en date 4 mai 2016)

37
Inventaire des Immobilisation

Un inventaire des immobilisations corporelles permet d’identifier les différents

matériels et équipements dont dispose la compagnie. Ces matériels et

équipements doivent codifier en tenant compte de leur appartenance et de leur

emplacement.

Des achats des Immobilisations

Une entreprise ne pourra fonctionner de manière efficace sans un apport durable

des immobilisations. La détermination des besoins en immobilisations doit faire

l’objet d’un budget et discuter entre les membres du Conseil d’administration.

Une fois la décision d’acquérir de l’immobilisation est arrêtée, les étapes

suivantes doivent être poursuivies :

a. Déterminer le type d’immobilisation à acquérir

L’équipement doit être choisi en fonction du travail à réaliser. Il faut de

préférence obtenir l’avis d’un expert.

b. Choisir le mode de financement

L’entreprise doit choisir le mode de financement le mieux adaptée à sa

situation.

c. Recueillir des pro formas d’au moins trois fournisseurs

38
 Il est de la responsabilité de l’entreprise d’obtenir des pro formas pour

l’équipement à acquérir. Les pro forma une fois obtenus, il faut établir un

BID analysis selon le format ci-dessus indiqué pour mieux asseoir le choix à

faire.

d. Effectuer le paiement par le biais du mode financement retenu.

e. Assurer le transport, l’installation et la mise en œuvre de l’équipement

Le transport doit se faire dans de bonnes conditions en respectant les

normes de sécurités y relatives. L’installation de l’équipement sur le site doit

se faire en conformité avec les règlements de sécurité du fabricant liés à

l’utilisation.

A la fin de sa durée d’utilisation, l’institution peut choisir soit de continuer à

se servir de l‘équipement, de le vendre ou de le mettre au rancart. Dans ce

dernier cas, l’Institution engagera des coûts de mise au rencart. Il est un fait

certain pour l’entreprise de provisionner de tels frais. Cette provision se fera

sous la base d’estimation, laquelle fera l’objet d’un ajustement (voir annexe

no …..)

L’émission du chèque pour l’acquisition de l’équipement suivra les

procédures normales de décaissement en vigueur au sein de l’institution.

39
Codification des immobilisations

Il est établi plus haut les conditions de réception et de l’installation de

l’équipement. Il faut établir un CADEX (Voir annexe no …..) dans lequel figurent

toutes les informations du fabricant relatif à l’équipement, le lieu de son

affectation, son appartenance. Chaque équipement doit être spécifiquement codé.

Dépenses d’entretien et de capitalisation des immobilisations

L’exploitation des immobilisions entraine l’usure du matériel. Cette usure se

traduit par des dépréciations jusqu’à rendre éventuellement sa valeur nulle. Tout

au long du parcours d’exploitation, l’institution encourt des dépenses de type :

a. De frais d’entretien et de réparation ;

b. Des dépenses capitalisables qui augmentent de la valeur à l’équipement.

Dépréciation et mise au rencart des Immobilisations

Chaque équipement sera amorti sur une période estimée de sa durée de vie utile. Il

sera, de préférence, adoptée l’amortissement linéaire. Apres que l’équipement soit

totalement amorti, il pourra être utilisé si sa capacité de production n’est pas nulle.

40
Dans le cas contraire, il sera radié des livres de l’institution qui engagera des coûts

liés à sa mise au rencart.

Cadre règlementaire des compagnies d’assurance haïtienne

Dans tous les pays du monde, l’activité d’assurance est un secteur contrôlée par les

autorités. Chez nous, nous ne savons à quel point le contrôle de l’état est effectif.

Toutefois, certains textes témoignent une sorte de règlementations telles le décret

de l’impôt sur le revenu en ses articles 157 @ 160, la taxe sur les primes

d’assurance : loi du 22 février 1948 et la loi du 16 juillet 1956 modifiée par le décret

du 20 mars 1981.

Les Provisions règlementées

Il est institué par la loi les « réserves techniques constituées » calculées selon des

modèles préparés par la direction générale des impôts.

Provisions techniques des assurances non vie

Dans le jargon des assurances, Réserves techniques et Provisions techniques sont

interchangeables. Si le champ d’action des compagnies d’assurances comportent

les volets d’assurance vie et d’assurance non vie, elles doivent préparer des

rapports reflétant cet état de fait.

41
Du Contrôle des opérations

1 Responsabilités

Le contrôle constitue la force incontournable de tout système de contrôle interne.

A toutes les étapes d’une transaction, il faut s’assurer que les tâches soient

effectuées selon les procédures préétablies. Cette assurance ne pourra être

obtenue que par le suivi et l’évaluation qui s’effectuent à la chaine. Un responsable

de Direction ou un chef de service est la dernière personne du processus qui doit

s’assurer que toutes les activités ont été correctement exécutées.

Charte des comptes et enregistrement informatisé

Il sera établi une charte de compte conforme au secteur permettant de compiler

les opérations chiffrées. L’enregistrement sera support informatique taillée sur

mesure.

De la gestion des primes et des sinistres

La gestion des primes et des sinistres se feront dans des directions séparées. La

prime se rapporte à la production dont on encaisse le montant des ventes avant

d’engager les coûts y relatifs. Tandis les sinistres se rapportent aux coûts pour

lesquels le montant des ventes ont été déjà perçus. La gestion des primes et des

42
sinistres se feront au cas par cas c’est-à-dire chaque dossier mérite un traitement

spécial.

De la gestion des dettes fiscales et des avantages sociaux

Les dettes fiscales sont de plusieurs catégories. Il s’agit des dettes fiscales à payer

pour le compte du trésor, de la collectivité et autres. Ces dettes doivent être gérées

efficacement compte tenu de l’enjeu entourant leur non-paiement. A part le vol et

la mauvaise gestion, le non-paiement des dettes fiscales a un rôle important à

jouer dans la faillite des entreprises. Un calendrier des impôts et des taxes doit être

disponible au sein de l’institution, de préférence au bureau du Directeur

Administratif et financier, servant de guide à consulter pour différents taxes et

impôts à payer.

Les avantages offerts aux employés à titre de Bénéfices doivent faire l’objet d’un

traitement spécial et doivent être fructifiés. Les produits doivent être versés

distinctement au compte de chaque employé.

43
Du contrôle interne et des procédures applicables

« Le contrôle interne est l’ensemble des mesures sécuritaires contribuant à la

maitrise de l’entreprise. Il a pour but de d’une part d’assurer la protection, la

sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information et d’autre part l’application

des instructions, les méthodes et les procédures de chacune des activités de

l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci »

Le contrôle interne repose sur un certain nombre de règles et de principes tels que

définis par l’ordre des experts comptables français en 1977 :

 L’organisation (établie par la Direction)

 L’intégration (Mise en place d’un système d’autocontrôle)

 La permanence (pérennité des systèmes de régulation)

 L’universalité (le contrôle concerne toutes les personnes de l’entité)

 L’indépendance (le contrôle est indépendant des méthodes, procédés et

moyen de l’entité)

 L’harmonie (adéquation du contrôle interne aux caractérisés de l’entité et de

son environnement)

 L’information (critère de pertinence, d’utilité, d’objectivité et de

communicabilité)

44
Responsabilités de l’auditeur interne

Le service d’audit interne doit travailler en toute indépendance et objectivité et

sera guidé par les procédures en vigueurs au sein de l’institution eu égard au

manuel du personnel et aux normes comptables et financières.

Dans l’exercice de sa fonction, l’auditeur interne sera chargé de fournir des

analyses, des évaluations, des recommandations et autres informations

susceptibles d’améliorer l’environnement de contrôle à la direction. Entre autres,

l’auditeur interne aura pour responsabilité :

 Vérifier l’application des normes et procédures

 Proposer des normes et procédures amenant l’amélioration des procédés

 Documenter et archiver les résultats de son travail

 Aider les vérificateurs externes dans leur travail, le cas échéant

 Supporter la Direction générale

 Aider l’administration dans sa réflexion de repartir toutes les taches

incompatibles.

Rapport d’audit interne et les instances décisionnelles

Le rapport d’audit interne est destiné à la direction générale ou à toutes autres

instances équivalentes. Il comporte le plus souvent des recommandations visant à

45
améliorer la qualité des services et à renforcer le processus de contrôle à tous les

niveaux de la hiérarchie. Les instances décisionnelles doivent créer une ambiance

de manière à favoriser le travail de l’auditeur interne, vu que ce service n’est pas

toujours bien vu aux yeux des employés et même aux yeux de certains dirigeants.

Le suivi du travail de l’auditeur interne est une condition sine qua non de la survie

du service au sein de l’institution. Si non, le service pourra être éteint sans même

atteindre l’objectif pour lequel il a été créé.

Budget

Planification budgétaire

Le budget est la traduction monétaire, économique du plan d’action pour chaque

responsable correspondant à l’utilisation des ressources qui lui sont déléguées

pour atteindre les objectifs qu’il a négociés pour une période donnée.

Il revient à la direction générale de fixer des prévisions annuelles en données

chiffrées pour l’ensemble de la compagnie. Ces prévisions ne seront réalisées

qu’avec le concours de chaque responsable de direction. Il s’agit dans ce cas de

fixer des objectifs annuels en termes de primes à émettre et de prestations de

sinistres à payer.

Le processus se continue en élaborant des sous budgets tels :

46
  Le budget des primes à émettre

 Le budget des sinistres à payer

 Le budget des frais généraux

 Le budget de trésorerie

 La synthèse budgétaire

 Le budget d’investissement et le plan financement

Exécution et suivi du budget

Le budget global, une fois approuvé par la direction générale, devient un

document de référence officielle. Toutefois, les fonds à être engagés, la

réalisation des activités doivent être toujours approuvée par la directement

générale.

Chaque poste budgétaire sera l’objet de tracking permanent par une personne

autorisée. Une analyse des écarts à soumettre à la direction générale, qui sera

préparée, est un élément important pour le contrôle budgétaire

Présentation des Etats financiers

A la fin du cycle d’exploitation des entreprises, les responsables doivent enclencher

le processus de préparation des rapports de fin d’exerce. Ces rapports revêtent

47
d’une importance capitale pour une compagnie d’assurance compte tenu de

l’engagement qu’elle détient envers des assurés et des souscripteurs.

1 Finalité, nature et des états de synthèses

Les principaux rapports de synthèses à préparer à l’arrêté des comptes sont les

suivants :

 L’état des revenus et dépenses couramment appelés « état des résultats »

qui est l’un des indicateurs les plus importants pour une entreprise car il

mesure la richesse créée par la société. Dépendamment de la filière choisie

par la compagnie d’assurance (Assurance vie ou non vie), elle doit faire

ressortir les résultats techniques correspondants.

 Le bilan qui représente l’état du patrimoine c’est-à-dire la photographie de

la société à un moment donné. Du fait de l’inversion du cycle de production,

le bilan d’une compagnie d’assurance présente les caractéristiques

suivantes :

1. A l’actif, le montant des placements est extrêmement significatif

2. Au passif du bilan, l’engagement envers les assurés (les réserves

techniques) dépassent largement le montant des fonds propres.

48
L’une des principales conséquences de l’inversion du cycle de production est

que les prévisions de l’assureur peuvent s’avérer insuffisantes pour payer

l’ensemble des sinistres survenus.

 L’état de variation des fonds propres et des BNR

 L’état des flux de trésorerie qui définit principalement l’origine de l’ensemble

des ressources nécessaires pour le financement des besoins

 Les annexes et les notes complémentaires.

Etablissement des états de synthèses

Chartes des comptes

Cette charte des comptes est inspirée du plan comptable national de 1983 de

CONACO pour la comptabilité générale seulement. Le PNC ne fait aucune référence

de la comptabilité des assurances. Dans la plupart des pays du monde, la

comptabilité des assurances fait l’objet d’une législation spéciale en tenant compte

de toute les spécificités y afférentes. Cette présente charte destinée à l’Assurance

Rapide S.A s’est inspirée en partie de la comptabilité des Assurances de certains

pays d’Europe et d’Afrique.

49
100 Encaisse Sommaire des liquidités des différents sous comptes en

numéraire libellés en monnaie locale

10010 Caisse Sont enregistrés à ce compte toutes les recettes provenant des

activités régulières en monnaie locale et certains débours par

dérogation à la règle de la saine gestion financières.

10011 Petite Caisse Instituée par débit porté ce compte pour effectuer les petites

dépenses selon les limites définies par la Direction.

11010 Banque 1

11011 Banque 2

11012 Banque 3

11020 Encaisse USD Sommaires des valeurs numéraires indiquant les disponibilités

détenues à un moment donné.

11021 Caisse USD Sont portés au débit de ce compte les valeurs en numéraires

acquises par change ou par transactions internationales. Les

crédits portés à ce compte indiquent les transactions effectuées

en devises.

50
11022 Banque USD Sont portés au débit de ce compte les valeurs en numéraires

acquises par change ou transactions internationales. Les crédits

portés à ce compte indiquent le règlement des transactions

effectuées en devises.

12000 Placements Sommaires des placements effectués par la compagnie dans

temporaires l’objectif de les réaliser à court terme.

12010 Placement en Sont portés au débit de ce compte l’acquisition des titres de

actions participation détenus d’autres entreprises dans l’objectif de les

réaliser à très court terme

12011 Dividendes à Sont portés au débit de ce compte le montant des dividendes à

recevoir recevoir en fin d’exercice non encore perçu.

12020 Placements en Sont portés au débit de ce compte les titres d’emprunt détenus

Obligations d’autres entreprises en vue de réaliser des revenus d’intérêt à

court terme

12021 Intérêts courus à Sont portés au débit de ce compte le montant des revenus

recevoir d’intérêt à recevoir en fin d’exercice non encore perçu.

13010 Acompte Sont enregistrées au débit de ce compte les avances d’impôt

Provisionnel faites à l’état au cours d’un exercice. Sont portés au crédit de ce

51
 compte les récupérations de tels impôts à partir des avis de

cotisation de la DGI pour imposer la compagnie après

soumission des rapports financiers.

13011 Avance sur salaire Sont portées au débit de ce compte les avances sur salaire faites

aux employés au cours d’un mois. Le montant avancé sera

récupéré à la source au plus prochaine paie du salaire de

l’employé concerné.

13015 Stock de Sont porté au débit de ce compte les fournitures de bureaux

fournitures de acquises pour l’exploitation des activités de la compagnie. Par

bureaux régularisation, les fournitures utilisées sont inscrites au crédit de

ce compte.

13016 Assurés Sont inscrits à ce compte les montants pour lesquels les primes

sont acquises et que par retard administratif ou de changement

des termes d’assurance les primes ne se sont pas encore émises

en fin d’exercice.

13017 Débiteurs divers Sont portées au débit de ce compte les diverses créances

détenues par l’entreprise sur d’autres entités.

52
13018 Frais payés Sont portés au débit de ce compte l’ensemble des frais prépayés

d’avance pour des services à utiliser dans une future proche.

13019 Loyer payé Sont portés au débit de ce compte les montants de loyer

d’avance prépayés pour l’utilisation d’un espace pendant une période de

temps bien déterminée.

13021 Capital souscrit à Sont portés au débit de ce compte les montants souscrits par les

recevoir actionnaires qu’ils devront payer selon les termes et conditions

applicables.

15010 Placements en Sommaires de l’ensemble des titres de participations détenues

actions des autres entreprises dans un objectif de contrôle et à partir

desquelles elle compte réaliser des gains à long terme.

15050 Placement en Sommaires des titres de créances à long terme détenus sur

obligations d’autres entreprises

15060 Primes cédées Sont portés au débit de ce compte les montants des créances

détenues sur les compagnies de réassurance relatives aux

polices en tenant de leur portée fortement risquée.

53
15061 Prestation & Frais Est porté au débit de ce compte le montant estimé que la

à recevoir compagnie entend recevoir à la déclaration de sinistre d’une

« Assurance » police donnée en réassurance

200 Construction en Est porté au débit de ce compte le cumul des sommes avancées

cours pour la construction des structures à être au service de la

compagnie.

300 Immobilisations Sommaires de toutes les immobilisations corporelles acquises

corporelles en vue de l’exploitation de la société.

30010 Mobiliers & Sont portés au débit de ce compte les fonds déboursés pour la

Agencements construction des structures devant être utilisées pour

l’exploitation de la compagnie.

30011 Améliorations Sont portés au débit de ce compte le montant des travaux

locatives d’améliorations entrepris pour rendre un espace loué utilisable

pour les besoins de l’exploitation

30012 Matériels de Est porté au débit de ce compte l’ensemble des biens meubles

bureaux acquis pour les besoins de l’exploitation de la compagnie.

54
30013 Matériels Sont portes au débit de ce compte l’ensemble des équipements

énergétiques acquis en vue de la production de l’énergie électrique pour les

besoins de la compagnie

30014 Matériels Sont inscrit au débit de ce compte l’ensemble des équipements

informatiques informatiques acquis pour le besoins de traitement de

l’information de la compagnie

30015 Matériels roulant Est porté au débit de ce compte l’ensemble des véhicules acquis

pour les besoins de l’exploitation de la compagnie

30016 Bâtiment Sont portes au débit de ce compte tout bâtiment acquis comme

tel ou toute construction érigée en vue de l’exploitation de la

compagnie

30040 Terrains Est porté au débit de ce compte le montant déboursé pour

l’acquisition des terrains en vue d’ériger des constructions pour

l’exploitation de la compagnie.

30050 Amort cumule Sommaires de l’ensemble des provisions pour dépréciation de

immobilisations l’ensemble des matériels et équipements utilisés pour

corporelles l’exploitation de la compagnie

55
30051 Amort cumule Sommaires de l’ensemble des provisions pour dépréciation de

mobiliers & l’ensemble des matériels et équipements utilisés pour

Agencements l’exploitation de la compagnie

30052 Amort cumulé Sont portées au crédit de ce compte les provisions pour

Améliorations dépréciations des améliorations locatives s’étendant jusqu’à la

locatives durée du contrat de loyer

30053 Amort cumulé Sont porte au crédit de ce compte les provisions pour

matériels de dépréciation des matériels de bureaux

bureaux

30054 Amort cumulé Sont portes au crédit de ce compte les provisions pour

matériels dépréciations des équipements énergétiques.

énergétiques

30055 Amort cumulé Sont inscrites au crédit de ce compte les provisions pour

matériels dépréciation de l’ensemble des matériels informatiques de la

informatiques compagnie

30056 Amort cumulé Sont portées au crédit de ce compte les provisions pour

matériels roulant dépréciations de l’ensemble des matériels roulant de

l’institution

56
30056 Amort cumulé Sont inscrites au crédit de ce compte les provisions pour

Bâtiments dépréciation des propriétés bâties de l’institution

400 Dettes court Sommaires des engagements à court terme envers des tiers

terme

40010 Primes émises Sont crédités à ce compte les engagements de couvertures

d’assurance conclues soit avec les assurés et les souscripteurs de

police.

40011 Droit Est porté au crédit de ce compte le montant du droit spécial

spécial/Emission collecté au profit du trésor public

de prime

40012 Contribution de Est porté au crédit de ce compte le montant de contribution de

libération 2.5% sur les primes généralement quelconque encaissées.

économique

40013 Cessionnaire Est porté au crédit de ce compte le montant des polices données

en réassurance

40014 Provisions Est porté au crédit de ce compte le montant des provisions

techniques techniques légalement constituées indiquant l’engagement de

la compagnie envers les assurés

57
40015 Provisions pour Sont portes au crédit de ce compte le montant estimé des

sinistres à payer sinistres que la compagnie aurait déboursé en règlement de

l’indemnité d’une police

40016 Provision de Sont portes au crédit de ce compte le montant estimé que la

Sinistre compagnie entend recevoir d’une compagnie de réassurance à

« Assurance » titre de règlement de sinistre d’une police donnée en

réassurance

40020 Dettes fiscales Sommaires des dettes fiscales sur salaire retenus à la source

devant être versées à la DGI

40030 Avantages sociaux Sommaires des dettes relatives aux avantages sociaux tenus à

à payer l’égard des employés.

45010 Dettes Long terme Sommaires des dettes à long terme conclues par l’institution en

vue de son expansion

50010 Capital Social Est porté au crédit de ce compte le montant des fonds investis

par l’ensemble des actionnaires pour constituer la société.

50011 Surplus d’apport- Est inscrit au crédit de ce compte le montant supplémentaire

Prime d’émission que les actionnaires ont consenti d’investir en dessus de la

valeur nominale des actions détenues.

58
50020 Bénéfices non Est porté au crédit de ce compte le montant des bénéfices

repartis réalisés de période en période après déduction des charges

d’exploitation

50030 Réserves légales Est porté au crédit de ce compte une fraction des bénéfices

réalisés exempts d’impôt selon la législation en vigueur.

51010 Sommaires des Est porté au débit ou crédit de ce compte la différence entre les

résultats revenus et les charges selon qu’il y ait perte ou profit.

52010 Report à nouveau

61010 Primes acquises Est porté au crédit de ce compte le montant des primes perçues

pour lesquelles la période de maturité est déjà couverte

61015 Revenus de frais Sont portés au crédit de ce compte les retenus résultant de

de gestion l’annulation des primes d’assurances.

61020 Commissions sur Sont portées au crédit de ce compte les commissions gagnées

primes cédées suite des négociations des polices cédées en réassurance.

62010 Revenus de Sont portés au crédit de ce compte les revenus tirés des

dividende placements en actions à partir des dividendes déclarés par la

société émettrice

59
62015 Revenus d’intérêts Sont portés au crédit de ce compte les revenus d’intérêt tirés

des placements en obligation et de tout autre cas des sommes

consenties à titre de prêts aux autres entités.

62020 Autres revenus Sont porté au crédit de ce compte tout autre montant gagné à

titre revenus non catégorisable

710 Sommaires des Sommaires des dépenses attribuables aux prestations de service

dépenses du du personnel de l’institution.

personnel

71010 Salaires Personnel Sont portées au dédit de ce compte toutes les dépenses

Administratif attribuables au montant de prestation de l’ensemble des

employés affectés à l’administration et au département

assimilé.

71015 Salaires Personnel Sont portées au dédit de ce compte toutes les dépenses

de terrain attribuables au montant de prestation de l’ensemble des

employés affectés au travail de terrain et assimilé.

71020 Salaires personnel Sont portées au dédit de ce compte toutes les dépenses

sous contrats attribuables au montant de prestation de l’ensemble du

personnel sous contrat

60
71025 Rémunérations Sont portées au débit de ce compte les sommes versées a tous

Stagiaires ceux ou toutes celles prêtent ses services à l’institution à titre de

stagiaires.

71030 Indemnités de Sont portées au débit de ce compte les sommes versées à titre

départ de prestations légales aux employés qui laissent définitivement

l’institution.

71040 Honoraires Sont protées au débit de ce compte les sommes versées a divers

professionnelles professionnels à professions libérale qui ne fournissent pas un

travail à titre de salariés.

720 Sommaires des Ensemble des montants portées au débit de ce compte à titre de

Avantages Sociaux bénéfice social attribué au personnel

72010 Contribution Sont porté au débit de ce compte la quote-part de contribution

/Assurance patronale versée l’office national assurance vieillesse des

Vieillesse employés

72015 Frais d’études et Se portées au débit de ce compte les sommes dépensées à titre

Perfectionnement de frais d’études et perfectionnement des cadres au profit des

des cadres employés de l’institution.

61
73010 Frais de Est porté au débit de ce compte le montant de frais de loyer de

Location/Bâtiment bâtiment destiné à loger les activités de l’institution.

73015 Frais de location Est porté au débit de ce compte le montant de frais de loyer de

Véhicule véhicule pour les activités de l’institution.

73018 Entretien & Sont portées au débit de ce compte les dépenses d’entretien

réparation effectuées pour les réparations des véhicules de l’institution.

matériel roulant

73020 Frais de nettoyage Sont portées au débit de ce compte les sommes décaissées en

et vue de tenir la propreté de l’espace et d’apporter des

d’aménagement aménagements légers

73025 Fournitures de Sont portées au débit de ce compte par régularisation ou par

bureau acquisition des fournitures destinées à l’exploitation de

l’entreprise.

73030 Frais de sécurité et Sont portées au débit de compte des sommes payées pour

surveillance assurer la surveillance et la sécurité des espaces de l’institution

73035 Frais de transport Sont portées au débit de ce compte des sommes payées pour le

et de Voyage transport et voyage au profit de l’institution

62
73040 Frais d’électricité Sont portées au débit de ce compte des sommes payées pour les

et d’alimentation frais d’électricité et de l’alimentation en eau potable pour les

en eau besoins de l’institution.

73045 Frais de Sont portées au débit de ce compte des sommes payées pour les

communication besoins de communication de l’institution

780 Sommaires des Sommaires des estimations relatives à l’usure des matériels et

dépréciations équipements utilisés par l’institution

78010 Amort mobiliers et Est portée au débit de ce compte la dotation pour l’usure ou

Agencements dépréciation des structures mobiliers et Agencements utilisés

pour les services de l’institution.

78020 Amort Est portée au débit de ce compte la dotation pour l’usure ou

Améliorations dépréciation des améliorations apportées aux structures louées

locatives pour être conformes au besoin de l’institution.

78025 Amort matériels Est portée au débit de ce compte la dotation pour l’usure ou

de bureau dépréciation des matériels de bureau utilisés pour les services

de l’institution.

63
78030 Amort matériels Est portée au débit de ce compte la dotation pour l’usure ou

énergétiques dépréciation des structures « Matériels énergétiques » utilisés

pour les services de l’institution.

78035 Amort matériels Est portée au débit de ce compte la dotation pour l’usure ou

informatiques dépréciation des structures « Matériels informatiques » utilisés

pour les services de l’institution.

78040 Amort matériels Est portée au débit de ce compte la dotation pour l’usure ou

roulant dépréciation des matériels roulant utilisés pour les services de

l’institution.

78045 Amort Bâtiment Est portée au débit de ce compte la dotation pour l’usure ou

dépréciation des Bâtiments utilisés pour les services de

l’institution.

78050 Dépenses diverses Est portées au débit de ce compte toutes les dépenses

effectuées par l’institution non catégorisables ailleurs.

78055 Gain ou perte sur Est portées au débit ou crédit de ce compte les différences de

change taux de change assorties des transactions en devises.

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