Manuel Des Procédures

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Manuel des procédures

MANUEL DES
PROCEDURES

2005

15/12/22 19:00 1
Manuel des procédures

PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 2
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 1
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

I. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le processus administratif des achats


de matières premières et emballages et ses implications comptables.

II. Etapes

La procédure des achats de matières premières et emballages sera décrite par


référence aux principales étapes suivantes :

 Expression du besoin ;
 Consultation des fournisseurs ;
 Choix des fournisseurs ;
 Lancement de la commande ou passation du contrat ;
 Réception ;
 Contrôle des factures ;
 Enregistrement comptable ;
 Contrôle des stocks.

Les aspects relatifs au règlement seront décrits dans la procédure des


règlements et de suivi de la trésorerie.

III. Intervenants

 Internes

 Direction Générale ;
 Département achats et approvisionnements ;
 Magasin ;
 Direction qualité ;
 Section comptabilité et finance ;
 Service demandeur.

 Externes

 Fournisseurs.

15/12/22 19:00 2
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

IV. FLOW CHART

15/12/22 19:00 3
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

Etape DG DAA Magasin DT DQ BC Fournisseurs

Etablissement du BC BC

Si BC>50.000 Dhs

Signature du BC BC

Transmission du BC au BC
fournisseur
Contrôle
Réception des matières qualité
BL BL
Etablissement et saisie
du Bon de réception BR

Livraison à la production

Etablissement et saisie du
BS
bon de sortie

Réception de la facture Fact. Fact.

Contrôle des factures et BR


Transmission à la
comptabilité BL

Enregistrement comptable BC
Comptabilisation

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DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

V. DÉROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROCÉDURE

Etape : 1 Expression du besoin

Objectif Responsable

 Permettre le réapprovisionnement  La direction technique est responsable


régulier de la production. des besoins exprimés.

Règle de gestion
 Le réapprovisionnement doit permettre l’alimentation régulière de la production.

DÉROULEMENT

 La direction technique  prépare un budget annuel de production (production mensuelle


et ratios) et le transmet à la direction générale pour validation

 Le Département achats et approvisionnements (D.A.A) établit un état du stock


disponible et du stock minimal pour chaque produit.

 Le Département achats et approvisionnements dresse, sur la base de ce budget, des


plannings mensuels de consommation des matières premières et emballages actualisés en
fonction des ratios réalisés le mois précèdent.

15/12/22 19:00 5
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DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

Etape : 2 Consultation et choix des fournisseurs

Objectif Responsable
 La responsabilité de la consultation
des fournisseurs incombe au
 Obtenir le meilleur approvisionnement
département achats et
conciliant conformité qualité, prix et
approvisionnements
service.
 Le D.A.A et la direction qualité sont
responsables des jugements des offres.

Règle de gestion
 Le choix du fournisseur doit se faire selon des critères objectifs.

DÉROULEMENT

 Le Département achats et approvisionnements établit pour chaque produit à commander


un cahier de charges clairement défini.

 Le Département achats et approvisionnements établit une demande de prix (ou un appel


d’offre) qui est transmise aux fournisseurs (3 au moins choisis dans le fichier fournisseurs)
avec le cahier de charges correspondant. Les appels d’offres doivent être lancés en
septembre de chaque année, pour que les nouveaux prix soient intégrés au budget de
l’année suivante.
La demande de prix doit indiquer la date prévue de la réception des offres et la date
prévue de livraison.

 Le Département achats et approvisionnements reçoit les offres des fournisseurs, fixe le


jour de l’ouverture des plis et convoque les membres de la commission (responsable des
achats, responsable de la production et le responsable qualité).

 La commission d’ouverture des plis procède à l’ouverture des plis et à la signature des
offres.

 Le Département achats et approvisionnements établit un tableau comparatif des prix et


procède à l’adjudication de la commande au fournisseur présentant le «meilleur rapport
qualité - prix ». notion de ‘’ mieux disant ‘’

 Le Département achats et approvisionnements transmet à la Direction Générale, le


tableau comparatif des prix accompagné du dossier complet sur la consultation et le choix
des fournisseurs pour validation et contre signature ;

15/12/22 19:00 6
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DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

Etape : 3 Lancement des Commandes ou Passation des marchés

Objectif Responsable

 Permettre de lancer les commandes qui  Le D.A.A est responsable de la


correspondent aux besoins exprimés. conclusion des contrats et du
lancement des commandes

Règle de gestion
 Les commandes doivent être lancées dans les délais et conditions permettant de répondre
au mieux aux besoins exprimés.

DÉROULEMENT

 Le Département achats et approvisionnements établit un contrat d’achat pour les


produits de consommation courante et régulière sur la base de l’adjudication. Le contrat
d’approvisionnement peut être trimestriel, semestriel ou annuel. Le contrat établi est
transmis à la direction générale et au fournisseur pour signature.

 Le Département achats et approvisionnements établit automatiquement (sur logiciel


Sybel) un bon de commande prènuméroté automatiquement.
Des bons de commande partiels doivent être établis pour les achats contractuels, sur
lesquels il faut rappeler les références du contrat de base.
Peut-être à revoir et baisser le montant
 Le chef du Département achats et approvisionnements signe le bon de commande seul si
la valeur de la commande n’excède pas 50.000 Dhs dans le cas contraire le bon de
commande est transmis à la direction générale (ou à la direction administrative et
financière en l’absence du DG) pour contre signature.

 Le Département achats et approvisionnements faxe les bons de commande signés au


fournisseur  (1 copie), transmet au bureau comptabilité et finance une copie, l’original
est classé au D.A.A.

 Le Département achats et approvisionnements assure le suivi des commandes sur la


base d’un état de suivi des commandes édité par l’application de gestion des
commandes qui permet de sortir tous les bons de commande en cours.

 Le Département achats et approvisionnements sur la base de l’état édité relance les


fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison prévue.
Gestion des accusés de réception ?

15/12/22 19:00 7
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DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

Etape : 4 Réception

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les commandes  Le gestionnaire matières premières est


sont réceptionnées et que toutes les responsable de la réception de la
anomalies sont traitées. livraison.

Règle de gestion
 Toutes les réceptions doivent être contrôlées et vérifiées conformes aux commandes.

DÉROULEMENT

 Le magasinier s’occupe de la réception des articles livrés au magasin. Il reçoit la livraison


accompagnée du bon de livraison du fournisseur et procède :
 Au rapprochement du bon de commande avec la marchandise reçue et le bon de
livraison ;
 A la détection des défauts apparents ;
 A la pesée des produits qui sont au tonnage ;
 A la consultation de la direction qualité pour le contrôle qualité de la marchandise par
échantillonnage ;

Dans le cas ou ces contrôles ne relèvent pas d’anomalies, le magasinier procède au


déchargement de la marchandise.

 Le magasinier procède au pesage du véhicule déchargé, accroche le ticket de pesée au BL


et appose le cachet de la gestion des stocks et sa signature sur le BR.

 Le magasinier, en cas d’anomalie relevée, avise le gestionnaire matières premières,


remplit la fiche de non-conformité, en indiquant les quantités acceptées ainsi que celles
qui sont litigieuses sur les plans qualitatif ou quantitatif, en précisant les anomalies.

15/12/22 19:00 8
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DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

DÉROULEMENT (SUITE)

 Le département achats et approvisionnements dés la réception de la fiche de non-


conformité, déclenche des réserves auprès des fournisseurs et cherche une solution au
problème. Il avise ensuite le magasinier de la suite donnée au problème.

 Le magasinier établit en 3 exemplaires un bon de réception, daté, signé et pré numéroté


du carnet des bons de réception. Ce carnet doit :

- Etre retiré du stock suivant l’ordre croissant des numéros ;


- Etre le seul en cours d’utilisation,
- Etre classé et archivé une fois terminé,
- Les bons annulés doivent être barrés annotés de la mention «annulé » et conservés
dans les carnets à souches.
Tous les champs du BR doivent être renseignés.
Le BR établi est signé par le magasinier et transmis avec le dossier (BC, BL ) au
gestionnaire matières premières.

 Le gestionnaire matières premières procède à un deuxième rapprochement entre BC, BL


et BR et saisie le BR sur l’application informatique et le classe en attendant la facture
correspondante.

15/12/22 19:00 9
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

Etape : 5 Contrôle des factures

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les factures sont  Le département achats et


conformes et validées approvisionnements est responsable
du contrôle des factures.

Règle de gestion
 Toutes les factures doivent être contrôlées et vérifiées conformes aux commandes et
réceptions et elles doivent exhaustivement être acheminées à la comptabilité.

DÉROULEMENT

 Le secrétariat de la direction générale reçoit les factures des fournisseurs, les enregistre
sur un registre des factures reçues et les transmet au département achats et
approvisionnements.

 Le département achats et approvisionnements vérifie la facture, notamment en ce qui


concerne :

 La correspondance entre facture, bon de livraison, bon de réception, et bon de


commande (quantité, qualité et prix) ;
 Le respect des mentions légales (références fournisseur, références client, identifiant
fiscal, référence facture …)
 L’exactitude des calculs arithmétiques (multiplications, additions, TVA, etc.).
 La signature et le cachet apposés à la facture.

 Le département achats et approvisionnements, une fois ces contrôles effectués, transmet


le dossier d’achat (BC, BL, BR et la facture) à la comptabilité pour enregistrement
comptable et règlement du fournisseur à échéance.

 Le département achats et approvisionnements, en cas d’anomalie constatée, établit une


lettre de contestation envoyée au fournisseur.

15/12/22 19:00 10
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DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

Etape : 6 Enregistrement comptable

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les factures sont  Le bureau comptabilité et finance est
comptabilisées. responsable de cette étape

Règle de gestion
 Les opérations d’achats doivent être exhaustivement comptabilisées et correctement
évaluées.

Déroulement

 Le bureau comptable reçoit le dossier d’achat (facture, bon de commande, bon de


réception, etc.) du DAA, contrôle l’exhaustivité de ces documents et réclame
éventuellement les documents manquants.

 Le bureau comptable rapproche ces documents, notamment la facture et le bon de


réception, établit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n° de la pièce
comptable, écriture à passer et la date d’imputation comptable) et comptabilise l’achat.

 Le bureau comptable classe les dossiers d’achats en instance de paiement par


fournisseurs dans un échéancier. Les factures sont réglées systématiquement selon les
modalités de payement indiquées sur le bon de commande.

15/12/22 19:00 11
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

Etape : 7 Contrôle du stock

Objectif Responsable

 S’assurer de la réalité de l’inventaire  Le gestionnaire matières premières est


permanent des stocks. responsable de cette étape.

Règle de gestion
 Les stocks doivent être régulièrement suivis et correctement évaluées.

Déroulement

 Le magasinier établit un bon de sortie (BS) pour chaque sortie de stock, sur chaque BS
doit figurer :
 Le code et la référence du produit ;
 Le nom du demandeur ;
 Le service demandeur ;
 La quantité.

Le BS est établit en 3 exemplaires, un transmis au gestionnaire matières premières pour


mise à jour de l’inventaire permanent, un destiné au demandeur et le dernier gardé au
magasin.

 Le gestionnaire matières premières assure régulièrement un rapprochement entre le


stock théorique et le stock physique par des inventaires tournant bimensuels et un
inventaire exhaustif en fin d'exercice.

 Le gestionnaire matières premières explique les écarts entre inventaire permanent et


physique et met à jour le stock théorique.

15/12/22 19:00 12
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DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

VI. CONTRÔLES CLÉS DE LA PROCÉDURE

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du Du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Vérification
de la réalité et Mensuelleme
Eviter les achats
de Direction nt Suite à
Planning de Visa sur le sans réel besoin
l'opportunité Technique chaque
consommation  planning ou achats non
des besoins expression du
opportuns
exprimés besoin

Etablissement D.A.A Tableau Visa sur le tableau Mettre en


d’un tableau Suite à chaque
Comparatif des comparatif des concurrence les
comparatif consultation
Direction prix prix fournisseurs
des prix Générale

Elaboration d’un
Rapproche- Bon de A l’occasion S’assurer que les
BR prénuméroté,
ment lors de Magasinier commande de chaque réceptions
daté et signé par le
la réception réception correspondent
réceptionnaire
du BC/BL Bon de livraison Physique aux commandes

Vérification D.A.A Facture Visa sur facture Dés réception Eviter les erreurs
de la facture BL/RR/BC des factures de
fournisseur comptabilisation
Apposition de la
Annulation mention Dés réception Eviter les
Bureau Factures
des doubles «duplicata » sur le des factures doubles
Comptable fournisseurs
des factures double des fournisseur paiements
factures
Vérifier la
A l’occasion S’assurer que les
quantité Visa sur le BL
Magasinier Bon de livraison de chaque réceptions
physique
réception correspondent
avec BL
Physique aux commandes

15/12/22 19:00 13
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DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

VII. CONTRÔLES NON PRÉVUS PAR LA PROCÉDURE

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Vérifier la
Attribution d’un Dés réception
Factures Attribution d’un séquence et
n° D.A.A des factures
fournisseurs N° chronologique l’exhaustivité des
chronologique fournisseur
enregistrements
Rapprochement
factures Etat de
S’assurer de
comptabilisées Bureau Journal et rapprochement Annuelle ou
l’exhaustivité des
avec le registre Comptable registre annuel ou mensuelle
enregistrements
de réceptions des mensuel
factures

15/12/22 19:00 14
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

VII. Archivage
Archivage
Document Emetteur Nombre Destinataire Mode Périodicité Lieu

A chaque DAA
Planning de Direction
2 DAA Manuel clôture de Direction
consommation  Technique
dossier d’achat Technique
A chaque
Demande de
DAA 2 Fournisseurs Manuel clôture de DAA
prix
dossier d’achat
A chaque
Offres
Fournisseurs 1 DAA Manuel clôture de DAA
fournisseurs
dossier d’achat
Tableau A chaque
Service
comparatif des DAA 1 Manuel clôture de DAA
demandeur
prix dossier d’achat
A chaque
Contrat d’achat DAA 2 Fournisseur Manuel clôture de DAA
dossier d’achat
Fournisseur Manuel A chaque DAA
Bon de
DAA 3 Bureau automat clôture de Bureau
commande
comptable ique dossier d’achat comptable
DAA A chaque DAA
Bon de
Fournisseur 2 Bureau Manuel clôture de Bureau
livraison
comptable dossier d’achat comptable
Fournisseur Magasin
A chaque
Bon de DAA DAA
Magasinier 4 Manuel clôture de
réception Bureau Bureau
dossier d’achat
comptable comptable
A chaque
Fiche de non- Magasin
Magasinier 2 DAA Manuel clôture de
conformité DAA
dossier d’achat
Au DAA A chaque DAA
Factures Fournisseurs moins Bureau Manuel clôture de Bureau
deux comptable dossier d’achat comptable
A chaque
Lettre de
DAA 2 Fournisseurs Manuel clôture de DAA
contestation
dossier d’achat
Magasin
DAA A chaque
DAA
Bon de sortie Magasinier 3 Service Manuel clôture de
Service
demandeur dossier d’achat
demandeur

15/12/22 19:00 15
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

VIII. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCÉDURE

PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUÉS

. Les achats de matières premières et emballages sont constitués par tous les
biens consommés par l’entreprise au cours de son activité.

. La comptabilisation de l'achat intervient au moment de la réception de la


facture établie par le fournisseur, la situation étant régularisée à la clôture
de l’exercice lorsqu’un décalage existe entre les dates de facturation et de
réception.

. En application du principe de spécialisation des exercices :

1. Les charges enregistrées durant l’exercice qui correspondent à des biens


ou services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir
ultérieurement doivent être soustraites des charges de l’exercice par
l’intermédiaire d’un compte de régularisation ;

2. Les consommations de l’exercice non encore comptabilisées pour des


raisons diverses (en particulier, factures non reçues) constituent des
charges à payer à intégrer dans les charges de l’exercice en contrepartie
d’un compte rattaché à chaque compte de tiers concerné.

MÉTHODES COMPTABLES

Les achats de matières premières et emballages sont enregistrées hors TVA


déductible.

15/12/22 19:00 16
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DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

SCHÉMAS D’ÉCRITURES COMPTABLES

612 4417 4411 51


Compte de Fournisseur Trésorerie
charge concerné facture non Fournisseur Actif
parvenue

Réception du bien
ou service fait A A
Réception de la
facture

Règlement du A A
fournisseur

Réception du bien
ou service fait B B
Facture non reçue
à la clôture

Réception de la B B
facture après
clôture

Règlement du B B
fournisseur

A+B B B A+B A+B A+B

Dette
Compte de Constatatio
Constatation de fournisseur
régularisation n du
la charge soldée après
soldé règlement
règlement

15/12/22 19:00 17
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

VIII. Système d’information

Edition des commandes


Saisie des commandes
Edition des états de stocks
Saisie des entrées
APPLICATION DE
Edition des seuils de commande
GESTION DES
Saisie des sorties
APPROVISIONNEMEN
Edition des mouvements du
TS ET STOCKS
stock
Saisie des coûts
d’achats
Edition état statistique des stocks

15/12/22 19:00 18
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de matières premières et emballages Mars 2005

IX. Recommandations

INFORMATISATION DE L’ÉTABLISSEMENT DES TABLEAUX DE BORD DES


COMMANDES DE MATIÈRES PREMIÈRES

Développer le système de gestion de stock de matières premières actuel »Sybel » afin


de lui permettre d’éditer périodiquement (chaque semaine) un état
d’approvisionnement en fonction des plannings prévisionnels de consommation et
du stock disponible.

FORMALISATION DE LA PROCÉDURE DES ACHATS EN CAS DE NON RECOURS À


L’APPEL D’OFFRE OU EN CAS DE CHOIX D’UN FOURNISSEUR NON MOINS DISANT

Le département des achats et approvisionnements, lorsqu’il ne recourt pas à la


procédure d’appel d’offre (Fournisseur en situation de monopole, urgence des
besoins, etc.) ou lorsque son choix ne porte pas sur le moins disant, doit établir une
note expliquant la dérogation à la procédure et la soumettre à l’approbation de la
direction avant le lancement de la commande.

DÉVELOPPER LES FONCTIONNALITÉS DE SUIVI DES COMMANDES DE L’APPLICATION


DE GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET STOCKS

Développer le système de gestion d’approvisionnement et de stock de matières


premières actuel »Sybel » afin de lui permettre d’éditer quotidiennement la liste des
livraisons prévues pour la journée permettant de s’assurer que toutes les commandes
ont été réceptionnées.

15/12/22 19:00 19
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 19
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

IX. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire la procédure administrative des achats


de pièces de rechange et ses implications comptables.

X. Etapes

La procédure des achats de pièces de rechange sera décrite par référence aux
principales étapes suivantes :

 Expression du besoin ;
 Consultation des fournisseurs ;
 Choix des fournisseurs ;
 Lancement de la commande ou passation du marché
 Réception ;
 Contrôle des factures ;
 Enregistrement comptable ;
 Contrôle des stocks

Les aspects relatifs au règlement seront décrits dans la procédure des


règlements et de suivi de la trésorerie.

XI. Intervenants

 Internes

 Direction générale ;
 Direction technique ;
 Département achats et approvisionnements ;
 Magasin pièces de rechange ;
 Bureau comptable ;
 Service demandeur.

 Externes

 Fournisseurs.

15/12/22 19:00 20
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

XII. FLOW CHART

Etape DG DAA Magasin DT SM BC Fournisseurs

Edition des stocks minis Stocks minis

Analyse des stocks minis Stocks minis


par la maintenance et
établissement de la DA

Transmission de la DA DA DA
au DAA

Etablissement de la demande
D.
de prix et transmission aux
Prix
fournisseurs

Offres
Réception des offres
fournisseurs et établissement
du tableau comparatif des Tableau
prix comparatif
Choix
Jugement qualitatif des offres
qualitatif
Choix du fournisseur
présentant le meilleur Choix
rapport qualité / prix fournisseur

15/12/22 19:00 21
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

15/12/22 19:00 22
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

XIII. DÉROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROCÉDURE


Etape : 1 Expression du besoin

Objectif Responsable
 Permettre la maintenance régulière de  Le service demandeur est responsable
l’outil de production. des besoins exprimés.

Règle de gestion
 Les demandes d’achats doivent être validées et correspondre à un besoin réel.

DÉROULEMENT

Les pièces codifiées :

 Le gestionnaire pièces de rechange assure le réapprovisionnement sur la base des


propositions de commande traitées automatiquement par le logiciel « Mister Maint »

 Le gestionnaire pièces de rechange, pour permettre ce traitement, enrichit le fichier des


pièces codifiées en concertation avec le service maintenance des éléments suivants :
- Prix d’achat.
- Nom et adresse du fournisseur.
- Stock minimum et point de commande.
- Stock de sécurité.
- Délai de livraison.
- Quantité a commander.

 Le gestionnaire pièces de rechange édite chaque lundi le listing des stocks minis et le
transmet au service maintenance.

 Le service maintenance analyse l’état des stocks. Il n’y a pas de demande d’achat. Il y a
un accord entre les deux parties sur ce qui est à commander sur les listing signé par les
deux parties.

Les pièces non codifiées :

 Le service demandeur établit une demande d’achats (DA) précisant :


- Toutes les caractéristiques des pièces demandées ;
- La date de livraison souhaitée ;
- Une proposition de fournisseur ;
- Les nouveaux codes des pièces demandées.
La DA signée par le demandeur est ensuite transmise au service maintenance pour
approbation et signature. Si la valeur de la demande d’achat est supérieure à 50.000 Dhs
le visa du directeur technique est requis. La DA signée est remise au DAA.

 Le département achats et approvisionnements accuse réception de la DA et entame le


processus d’achat.

15/12/22 19:00 23
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

Etape : 2 Consultation et choix des fournisseurs

Objectif Responsable

 La responsabilité de la consultation
des fournisseurs incombe au
 Obtenir le meilleur approvisionnement département achats et
conciliant conformité qualité et prix. approvisionnements.
 Le D.A.A et le service maintenance
sont responsables des jugements des
offres.

Règle de gestion
 Le choix du fournisseur doit se faire selon des critères objectifs.

DÉROULEMENT

 Le Département achats et approvisionnements établit une demande de prix qui est


transmise aux fournisseurs agrées, la demande de prix doit indiquer la date prévue de la
réception des offres et la date prévue de livraison.

 Le Département achats et approvisionnements reçoit les offres des fournisseurs, établit


un tableau comparatif des prix et le transmet avec la demande d’achat portant les
précisions suivantes :
- Nom du fournisseur
- Prix d’achat
- Délai de livraison
au service maintenance pour confirmation du choix du fournisseur .

 La direction technique a le droit d’arbitrage en cas de désaccord entre le département


des achats et approvisionnement et le service demandeur sur le choix du fournisseur ou
des pièces.

15/12/22 19:00 24
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

Etape : 3 Lancement des Commandes ou Passation des marchés

Objectif Responsable

 Permettre de lancer les commandes qui  Le D.A.A est responsable du


correspondent aux besoins exprimés. lancement des commandes

Règle de gestion
 Les commandes doivent être lancées dans les délais et conditions permettant de répondre
au mieux aux besoins exprimés.

DÉROULEMENT

 Le Département achats et approvisionnements édite un bon de commande prènuméroté.

les bons de commande doivent être signés par :


- Le gestionnaire de stocks ;
- Le chef du département achats et approvisionnements ;
- Le responsable de la maintenance ;
- Le directeur technique si la valeur de la commande est supérieure à 10.000 Dhs ;
- Le directeur général si la valeur de la commande est supérieure à 50.000 Dhs. 

 Le Département achats et approvisionnements faxe les bons de commande signés au


fournisseur  (1 copie), transmet à la section comptabilité et finance une copie, l’original
est classé au D.A.A.

 Le gestionnaire pièces de rechange assure le suivi des commandes sur la base d’un état
de suivi des commandes édité par Mister Maint qui permet de sortir tous les bons de
commande en cours.

 Le gestionnaire pièces de rechange sur la base de l’état édité relance les fournisseurs un
ou deux jours avant la date de livraison prévue.

Etape : 4 Réception

15/12/22 19:00 25
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

Objectif Responsable
 S’assurer que toutes les réceptions sont  Le magasinier est responsable de la
conformes aux commandes et que réception de la livraison.
toutes les anomalies sont traitées.

Règle de gestion
 Toutes les réceptions doivent être contrôlées et vérifiées conformes aux commandes .

DÉROULEMENT

 Le magasinier s’occupe de la réception des articles livrés au magasin. Il reçoit la livraison


accompagnée du bon de livraison du fournisseur et procède :
- Au rapprochement du bon de commande avec les articles reçus et le bon de
livraison ;
- Au comptage des articles ;
- A la détection des défauts apparents ;
- A la consultation du demandeur pour le contrôle qualitatif et technique des articles.

Dans le cas ou ces contrôles ne relèvent pas d’anomalies, le magasinier procède à la


réception des articles.
 Le magasinier, en cas d’anomalie relevée, avise le gestionnaire pièces de rechange,
remplie la fiche de non-conformité, en indiquant les quantités acceptées ainsi que celles
qui sont litigieuses sur les plans qualitatifs ou quantitatifs, en précisant les anomalies.
 Le gestionnaire pièces de rechange dés la réception de la fiche de non-conformité,
déclenche des réserves auprès des fournisseurs et cherche une solution au problème.
 Le magasinier établit en 3 exemplaires un bon de réception, daté, signé et prénuméroté
du carnet des bons de réception. Ce carnet doit :
- Etre retiré du stock suivant l’ordre croissant des numéros ;
- Etre le seul en cours d’utilisation,
- Etre classé et archivé une fois terminé,
- Les bons annulés doivent être barrés par le magasinier et annotés de la mention
« annulé » et conservés dans les carnets à souches.
Tous les champs du BR doivent être renseignés.
Le BR établi est signé par le magasinier et transmis avec le dossier (BC, BL ) au
gestionnaire pièces de rechange.
 Le gestionnaire pièces de rechange procède à un deuxième rapprochement entre BC, BL
et BR , signe le bon de réception et le retourne au magasinier.
 Le magasinier saisi le BR sur l’application informatique et le classe en attendant la facture
correspondante.
 Le Département achats et approvisionnements édite quotidiennement la liste des
livraisons prévues pour la journée et s’assure que toutes les commandes ont été
réceptionnées.

Etape : 5 Contrôle des factures

15/12/22 19:00 26
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les factures sont  Le gestionnaire pièces de rechange est
conformes et validées responsable du contrôle des factures.

Règle de gestion
 Toutes les factures doivent être contrôlées et vérifiées conformes par rapport aux
commandes et réceptions et elles doivent être exhaustivement acheminées à la
comptabilité.

DÉROULEMENT

 Le secrétariat de la direction générale reçoit les factures des fournisseurs, les enregistre
sur un registre des factures reçues et les transmet au département achats et
approvisionnements.

 Le département achats et approvisionnements vérifie la facture, notamment en ce qui


concerne :

 La correspondance entre facture, bon de livraison, bon de réception, et bon de


commande ( quantité, qualité et prix);
 Le respect des mentions légales (références fournisseur, références client, identifiant
fiscal, référence facture …)
 L’exactitude des calculs arithmétiques (multiplications, additions, TVA, etc.).
 La signature et le cachet apposés à la facture.

 gestionnaire pièces de rechange, une fois ces contrôles effectués, transmet le dossier
d’achat (BC, BL, BR et la facture) à la comptabilité pour enregistrement comptable.

 gestionnaire pièces de rechange, en cas d’anomalie constatée, établit une lettre de


contestation envoyée au fournisseur.

Etape : 6 Enregistrement comptable

15/12/22 19:00 27
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les factures sont  Le bureau comptabilité et finance est
comptabilisées. responsable de cette étape

Règle de gestion
 Les opérations d’achats doivent être exhaustivement comptabilisées et correctement
évaluées.

Déroulement

 Le bureau comptable reçoit le dossier d’achat ( facture, bon de commande, bon de


réception, etc.) du DAA, contrôle l’exhaustivité de ces documents et réclame
éventuellement les documents manquants.

 Le bureau comptable rapproche ces documents, notamment la facture et le bon de


réception, établit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n° de la pièce
comptable, écriture à passer et la date d’imputation comptable) et comptabilise l’achat.

 Le bureau comptable classe les dossiers d’achats en instance de paiement par


fournisseurs dans un échéancier. Les factures sont réglées systématiquement selon les
modalités de payement indiquées sur le bon de commande.

Etape : 7 Contrôle du stock

15/12/22 19:00 28
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

Objectif Responsable

 S’assurer de la réalité de l’inventaire  Le département achats et


permanent des stocks. approvisionnement est responsable de
cette étape.

Règle de gestion
 Les stocks doivent être régulièrement suivis et correctement évaluées.

Déroulement

 Le magasinier établit un bon de sortie (BS) pour chaque sortie de stock, sur chaque BS
doit figurer :
- Le code et la référence du produit ;
- Les quantités sorties du stock ;
- Le nom du demandeur ;
- Le service demandeur.
Le BS est établie en 3 exemplaires, un transmis au gestionnaire pièces de rechange pour
mis à jour de l’inventaire permanent, un destiné au demandeur et le dernier gardé au
magasin.

 Le gestionnaire pièces de rechange assure régulièrement un rapprochement entre le


stock théorique et le stock physique par des inventaires tournant et un inventaire
exhaustif en fin d'exercice.

 Le gestionnaire pièces de rechange explique les écarts entre inventaire permanent et


physique et met à jour le stock théorique.

 Le département achats et approvisionnements réalise une étude analytique, à la clôture


de chaque inventaire annuel, des pièces de rechange dont la durée de stockage dépasse
une année et décide en concertation avec les services techniques du sort des pièces
devenues inutilisables.

15/12/22 19:00 29
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

XIV. CONTRÔLES CLÉS DE LA PROCÉDURE

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles Du Du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Vérification de
la réalité et de Responsable Eviter les achats
Demande Suite à chaque
l'opportunité hiérarchique Visa sur la sans réel besoin
du service expression du
des besoins du service demande ou achats non
utilisateur  besoin
exprimés demandeur opportuns

Etablissement Tableau
Visa sur le tableau Mettre en
d’un tableau D.A.A Comparatif des Suite à chaque
comparatif des concurrence les
comparatif des prix consultation
prix fournisseurs
prix

Elaboration d’un A l’occasion


S’assurer que la
Magasinier BR prénuméroté, de chaque
Contrôle des réalité des achats
Bon de réception daté et signé par le réception
réceptions de produits
Service réceptionnaire Physique
demandeur stockés
A l’occasion Eviter la
Contrôle Maintenance
de chaque réception des
technique des et Travaux Articles Visa sur le BL
réception pièces non
réceptions Neufs
Physique conformes

Vérification Dés réception Eviter les erreurs


Facture
de la facture GPR Visa sur facture des factures de
BL/BR/BC
fournisseur comptabilisation
Apposition de la
Annulation des mention Dés réception Eviter les
Factures
doubles des GPR « Duplicata » sur des factures doubles
fournisseurs
factures le double des fournisseur paiements
factures

15/12/22 19:00 30
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

XV. CONTRÔLES NON PRÉVUS DE LA PROCÉDURE

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles Du du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Attribution Vérifier la
Dés réception
aux factures Factures Attribution d’un séquence et
D.A.A des factures
d’un n° fournisseurs N° chronologique l’exhaustivité des
fournisseur
chronologique enregistrements

15/12/22 19:00 31
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

X. Archivage
Archivage
Document Emetteur Nombre Destinataire Mode Périodicité Lieu

A chaque clôture
Proposition de Service
DAA 1 Manuel de dossier DAA
commande maintenance
d’achat
A chaque clôture DAA
Demande Service
2 DAA Manuel de dossier Service
d’achat demandeur
d’achat demandeur
A chaque clôture
Demande de
DAA 2 Fournisseurs Manuel de dossier DAA
prix
d’achat
A chaque clôture
Offres
Fournisseurs 1 DAA Manuel de dossier DAA
fournisseurs
d’achat
Tableau A chaque clôture
Service
comparatif des DAA 1 Manuel de dossier DAA
demandeur
prix d’achat
Fournisseur A chaque clôture DAA
Bon de
DAA 3 Bureau Manuel de dossier Bureau
commande
comptable d’achat comptable
DAA A chaque clôture DAA
Bon de
Fournisseur 2 Bureau Manuel de dossier Bureau
livraison
comptable d’achat comptable
Fournisseur Magasin
A chaque clôture
Bon de DAA DAA
Magasinier 4 Manuel de dossier
réception Bureau Bureau
d’achat
comptable comptable
A chaque clôture
Fiche de non - DAA
Magasinier 2 DAA Manuel de dossier
conformité Magasin
d’achat
Au DAA A chaque clôture DAA
Factures Fournisseurs moins Bureau Manuel de dossier Bureau
deux comptable d’achat comptable
A chaque clôture
Lettre de
DAA 2 Fournisseurs Manuel de dossier DAA
contestation
d’achat
Magasin
DAA A chaque clôture
DAA
Bon de sortie Magasinier 3 Service Manuel de dossier
Service
demandeur d’achat
demandeur

15/12/22 19:00 32
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

XVI. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCÉDURE

PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUÉS

. La comptabilisation de l'achat intervient au moment de la réception de la


facture établie par le fournisseur, la situation étant régularisée à la clôture
de l’exercice lorsqu’un décalage existe entre les dates de facturation et de
réception.

. En application du principe de spécialisation des exercices :

3. Les charges enregistrées durant l’exercice qui correspondent à des biens


ou services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir
ultérieurement doivent être soustraites des charges de l’exercice par
l’intermédiaire d’un compte de régularisation ;

4. Les consommations de l’exercice non encore comptabilisées pour des


raisons diverses (en particulier, factures non reçues) constituent des
charges à payer à intégrer dans les charges de l’exercice en contrepartie
d’un compte rattaché à chaque compte de tiers concerné.

MÉTHODES COMPTABLES

Les achats de pièces de rechange sont enregistrés hors TVA déductible.

15/12/22 19:00 33
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

SCHÉMAS D’ÉCRITURES COMPTABLES

6 4417 4411 51

Compte de Fournisseur
charge concerné facture non Fournisseur Trésorerie
parvenue Actif

Réception du bien
ou service fait A A
Réception de la
facture

Règlement du A A
fournisseur

Réception du bien
ou service fait B B
Facture non reçue
à la clôture

Réception de la B B
facture après
clôture

Règlement du B B
fournisseur

A+B B B A+B A+B A+B

Dette
Compte de Constatatio
Constatation de fournisseur
régularisation n du
la charge soldée après
soldé règlement
règlement

15/12/22 19:00 34
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de pièces de rechange Mai 2001

XI. Système d’information

Edition des commandes


Saisie des commandes
Edition des états de stocks
APPLICATION DE
Saisie des entrées
GESTION DES
Edition des seuils de commande
APPROVISIONNEMEN
Saisie des sorties
TS ET STOCKS
Edition des mouvements du stock
Saisie des coûts d’achats
Edition état statistique des stocks

15/12/22 19:00 35
DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS
APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 86
DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS
APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

XVII. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire la procédure administrative des achats de


consommables et ses implications comptables.

XVIII. Etapes

La procédure des achats de consommables sera décrite par référence aux principales
étapes suivantes :

 Expression du besoin ;
 Consultation des fournisseurs ;
 Choix des fournisseurs ;
 Lancement de la commande ou passation du marché
 Réception ;
 Contrôle des factures ;
 Enregistrement comptable ;
 Contrôle du stock

Les aspects relatifs au règlement seront décrits dans la procédure des règlements et de
suivi de la trésorerie.

XIX. Intervenants

 Internes

 Direction générale ;
 Département achats et approvisionnements ;
 Magasin ;
 Bureau comptable ;
 Service demandeur.

 Externes

 Fournisseurs.

15/12/22 19:00 87
DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS
APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

XX. FLOW CHART

Etape DG DAA Magasin Directions Services BC Fournisseurs

Expression du besoin
DA
d ’achat

Approbation de la direction DA
du services demandeur

Acheminement de la DA DA
au DAA

Etablissement de la demande
D.
de prix et transmission aux
Prix
fournisseurs

Offres
Réception des offres
fournisseurs Tableau
comparatif
Etablissement du tableau
comparatif des prix
Choix
fournisseur
Approbation du service Tableau
demandeur du choix du comparatif
fournisseur

15/12/22 19:00 88
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

Etape DG DAA Magasin Directions Services BC Fournisseurs

Etablissement du BC BC

Si BC>50.000 Dhs

Signature du BC BC

Transmission du BC au BC
fournisseur

Réception des marchandises


BL BL
Etablissement du Bon de
réception BR
Saisie du BR
Livraison du service
demandeur

Etablissement du bon BS
de sortie
Saisie du BS Fact. Fact.
Réception de la facture
BR
Contrôle des factures et
Transmission à la BL
comptabilité
Enregistrement comptable BC
Comptabilisation

15/12/22 19:00 39
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

XXI. DÉROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROCÉDURE

Etape : 1 Expression du besoin

Objectif Responsable

 Permettre l’approvisionnement régulier  Le service demandeur est responsable


en produits consommables et autres des besoins exprimés.
services.

Règle de gestion
 Les demandes d’achats doivent être validées et correspondre à un besoin réel.

DÉROULEMENT

Produits non stockés et achats de services :

 Le service demandeur établit une demande d’achats (DA) précisant les qualités et les
quantités des articles à acheter ainsi que les délais de livraison souhaités et sont
transmises au supérieur hiérarchique pour approbation.

 Les supérieurs hiérarchiques des services demandeurs centralisent et valident les


demandes et les transmettent au D.A.A.

 Le département achats et approvisionnements accuse réception de la DA et entame le


processus d’achat.

Achats stockés :

 Le département achats et approvisionnements vu la régularité de consommation de ces


produits, constitue un stock minimum et le réapprovisionnement se fait de manière
périodique.

15/12/22 19:00 40
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

Etape : 2 Consultation et choix des fournisseurs

Objectif Responsable

 La responsabilité de la consultation
des fournisseurs incombe au
 Obtenir le meilleur approvisionnement département achats et
conciliant conformité qualité et prix. approvisionnements.
 Le D.A.A et le service demandeur
sont responsables des jugements des
offres.

Règle de gestion
 Le choix du fournisseur doit se faire selon des critères objectifs.

DÉROULEMENT

Produits non stockés et achats de services :

 Le Département achats et approvisionnements établit une demande de prix qui est


transmise aux fournisseurs (3 au moins). La demande de prix doit indiquer la date prévue
de la réception des offres et la date prévue de livraison.

 Le Département achats et approvisionnements reçoit les offres des fournisseurs, établit


un tableau comparatif des prix et le transmet au service demandeur pour confirmation du
choix du fournisseur.

Achats stockés :

Le Département achats et approvisionnements s’approvisionne directement auprès des


fournisseurs et assume la responsabilité des produits achetés.

15/12/22 19:00 41
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

Etape : 3 Lancement des Commandes

Objectif Responsable

 Permettre de lancer les commandes qui  Le D.A.A est responsable de la


correspondent aux besoins exprimés. passation des marchés et du
lancement des commandes

Règle de gestion
 Les commandes doivent être lancées dans les délais et conditions permettant de répondre
au mieux aux besoins exprimés.

DÉROULEMENT

Produits non stockés et achats de services :

 Le Département achats et approvisionnements établit un bon de commande


prènuméroté.

 Le chef du Département achats et approvisionnements signe les bons de commande seul


si la valeur de la commande n’excède pas 50.000 Dhs dans le cas contraire le bon de
commande est contresigné par le directeur général (ou par la direction administrative et
financière en l’absence du DG).

 Le Département achats et approvisionnements faxe les bons de commande signés au


fournisseur  (1 copie), transmet au bureau comptabilité et finance une copie, l’original
est classé au D.A.A.

 Le Département achats et approvisionnements assure le suivi des commandes sur la


base d’un état de suivi des commandes édité par l’application de gestion des
commandes qui permet de sortir tous les bons de commande en cours.

 Le Département achats et approvisionnements sur la base de l’état édité relance les


fournisseurs un ou deux jours avant la date de livraison prévue.

15/12/22 19:00 42
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

Etape : 4 Réception

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les réceptions sont  Le magasinier est responsable de la


conformes aux commandes et que réception de la livraison.
toutes les anomalies sont traitées.

Règle de gestion
 Toutes les réceptions doivent être contrôlées et vérifiées conformes aux commandes.

DÉROULEMENT

Achats stockés :

 Le magasinier s’occupe de la réception des articles livrés au magasin. Il établit en 3


exemplaires un bon de réception, daté, signé et prénuméroté du carnet des bons de
réception.
Le BR établis est signé conjointement par le magasinier et l’acheteur et il est transmis au
département achats et approvisionnements.

Achats de services :

 Le service demandeur signe la facture des prestations de services en guise de réception.

15/12/22 19:00 43
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

Etape : 5 Contrôle des factures


Objectif Responsable
 Le département achats et
 S’assurer que toutes les factures sont
approvisionnements est responsable
conformes et validées
du contrôle des factures.

Règle de gestion
 Toutes les factures doivent être contrôlées et vérifiées conformes aux commandes et
réceptions et elles doivent être exhaustivement acheminées à la comptabilité.

DÉROULEMENT
Achats stockés :
 Le secrétariat de la direction générale reçoit les factures des fournisseurs, les enregistre
sur un registre des factures reçues et les transmet au département achats et
approvisionnements.
 Le département achats et approvisionnements vérifie la facture, notamment en ce qui
concerne :
 La correspondance entre la facture et le bon de réception
 Le respect des mentions légales (références fournisseur, références client, identifiant
fiscal, référence facture …)
 L’exactitude des calculs arithmétiques (multiplications, additions, TVA, etc.)
 La signature et le cachet apposés à la facture.
 Le département achats et approvisionnements, une fois ces contrôles effectués, transmet
le dossier d’achat (BC, BL, BR et la facture) à la comptabilité pour enregistrement
comptable.
Produits non stockés et achats de services :
 Le secrétariat de la direction générale reçoit les factures des fournisseurs, les enregistre
sur un registre des factures reçues et les transmet au département achats et
approvisionnements.
 Le département achats et approvisionnements vérifie la facture, notamment en ce qui
concerne :
 La correspondance entre facture, bon de livraison, bon de réception, et bon de
commande (quantité, qualité et prix) ;
 Le respect des mentions légales (références fournisseur, références client, identifiant
fiscal, référence facture …)
 L’exactitude des calculs arithmétiques (multiplications, additions, TVA, etc.).
 La signature et le cachet apposés à la facture.
 Le département achats et approvisionnements, une fois ces contrôles effectués, transmet
le dossier d’achat (BC, BL, BR et facture) à la comptabilité pour enregistrement comptable.
 Le département achats et approvisionnements, en cas d’anomalie constatée, établit une
lettre de contestation envoyée au fournisseur.

15/12/22 19:00 44
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

Etape : 6 Enregistrement comptable

Objectif Responsable

 Assurer la comptabilisation de toutes  Le bureau comptabilité et finance est


les factures. responsable de cette étape

Règle de gestion
 Les opérations d’achats doivent être exhaustivement comptabilisées et correctement
évaluées.

Déroulement

Produits non stockés et achats de services :

 Le bureau comptable reçoit le dossier d’achat (facture, bon de commande, bon de


réception, etc.) du DAA, contrôle l’exhaustivité de ces documents et réclame les
documents manquants.

 Le bureau comptable rapproche ces documents, notamment la facture et le bon de


réception, établit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n° de la pièce
comptable, écriture à passer et la date d’imputation comptable) et comptabilise l’achat.

 Le bureau comptable classe les dossiers d’achats en instance de paiement par


fournisseurs dans un échéancier. Les factures sont réglées systématiquement selon les
modalités de payement indiquées sur le bon de commande.

Produits stockés :

 L’acheteur établit un bon de caisse (dont le montant ne peut être supérieur à 10.000 Dhs)
pour les achats programmés qu’il transmet à son responsable hiérarchique et au directeur
administratif et financier pour validation et transmission à la caisse.

 Le responsable Caisse reçoit le bon de caisse dûment signé et débloque le montant


correspondant au responsable des achats en attente de la facture fournisseur. A la
réception de la facture le caissier enregistre la dépense sur le registre de caisse et transmet
le tout à la comptabilité pour prise en charge comptable.

15/12/22 19:00 45
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

Etape : 7 Contrôle du stock

Objectif Responsable

 Disposer d’un inventaire permanent  Le département achats et


des stocks. approvisionnement est responsable de
cette étape.

Règle de gestion
 Les stocks doivent être régulièrement suivis et correctement évalués.

Déroulement

Produits stockés et non stockés :

 Le magasinier établit un bon de sortie (BS) pour chaque sortie de stock, sur chaque BS
doit figurer :
- Le code et la référence du produit ;
- Le nom du demandeur ;
- Le service demandeur.
Le BS est établi en 3 exemplaires, un transmis au gestionnaire pour mise à jour de
l’inventaire permanent, un destiné au demandeur et le dernier gardé au magasin.

15/12/22 19:00 46
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

XXII. CONTRÔLES CLÉS DE LA PROCÉDURE

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du Du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Vérification de
la réalité et de Responsable Eviter les achats
Demande Suite à chaque
l'opportunité hiérarchique Visa sur la sans réel besoin
du service expression du
des besoins du service demande ou achats non
utilisateur  besoin
exprimés demandeur opportuns

Etablissement Tableau
D.A.A Visa sur le tableau Mettre en
d’un tableau Comparatif des Suite à chaque
comparatif des concurrence les
comparatif des prix consultation
prix fournisseurs
prix

Elaboration d’un
A l’occasion S’assurer que la
BR prénuméroté,
Contrôle des Magasinier de chaque réalité des achats
Bon de réception daté et signé par le
réceptions réception de produits
réceptionnaire
Physique stockés

Vérification Dés réception Eviter les erreurs


Facture
De la facture D.A.A Visa sur facture des factures de
BL/BR/BC
fournisseur comptabilisation
Apposition de la
Annulation des mention Dés réception Eviter les
Factures
doubles des D.A.A «duplicata » sur le des factures doubles
fournisseurs
factures double des fournisseur paiements
factures

15/12/22 19:00 47
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

XXIII. CONTRÔLES NON PRÉVUS DE LA PROCÉDURE

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Attribution Vérifier la
Dés réception
aux factures Factures Attribution d’un séquence et
D.A.A des factures
d’un n° fournisseurs N° chronologique l’exhaustivité des
fournisseur
chronologique enregistrements

15/12/22 19:00 48
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

XII. Archivage
Archivage
Document Emetteur Nombre Destinataire Mode Périodicité Lieu

A chaque clôture DAA


Demande Service
2 DAA Manuel de dossier Service
d’achat demandeur
d’achat demandeur
A chaque clôture
Demande de
DAA 2 Fournisseurs Manuel de dossier DAA
prix
d’achat
A chaque clôture
Offres
Fournisseurs 1 DAA Manuel de dossier DAA
fournisseurs
d’achat
Tableau A chaque clôture
Service
comparatif des DAA 1 Manuel de dossier DAA
demandeur
prix d’achat
Fournisseur A chaque clôture DAA
Bon de
DAA 3 Bureau Manuel de dossier Bureau
commande
comptable d’achat comptable
DAA A chaque clôture DAA
Bon de
Fournisseur 1 Bureau Manuel de dossier Bureau
livraison
comptable d’achat comptable
Fournisseur Magasin
A chaque clôture
Bon de DAA DAA
Magasinier 4 Manuel de dossier
réception Bureau Bureau
d’achat
comptable comptable
Au DAA A chaque clôture DAA
Factures Fournisseurs moins Bureau Manuel de dossier Bureau
deux comptable d’achat comptable
A chaque clôture
Lettre de
DAA 2 Fournisseurs Manuel de dossier DAA
contestation
d’achat
Magasin
DAA A chaque clôture
DAA
Bon de sortie Magasinier 3 Service Manuel de dossier
Service
demandeur d’achat
demandeur

15/12/22 19:00 49
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

XXIV. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCÉDURE

PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUÉS

. Les achats de consommables sont constitués par tous les biens consommés
par l’entreprise au cours de son activité.

. La comptabilisation de l'achat intervient au moment de la réception de la


facture établie par le fournisseur, la situation étant régularisée à la clôture
de l’exercice lorsqu’un décalage existe entre les dates de facturation et de
réception.

. En application du principe de spécialisation des exercices :

5. Les charges enregistrées durant l’exercice qui correspondent à des biens


ou services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir
ultérieurement doivent être soustraites des charges de l’exercice par
l’intermédiaire d’un compte de régularisation ;

6. Les consommations de l’exercice non encore comptabilisées pour des


raisons diverses (en particulier, factures non reçues) constituent des
charges à payer à intégrer dans les charges de l’exercice en contrepartie
d’un compte rattaché à chaque compte de tiers concerné.

MÉTHODES COMPTABLES

Les achats de consommables sont enregistrés hors TVA déductible.

15/12/22 19:00 50
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

SCHÉMAS D’ÉCRITURES COMPTABLES

612 4417 4411 51


Compte de Fournisseur Fournisseur Trésorerie
charge concerné Facture non Actif
parvenue

Réception du bien
ou service fait
A A
Réception de la
facture

Règlement du
fournisseur A A

Réception du bien
ou service fait B B
Facture non reçue
à la clôture

Réception de la B B
facture après
clôture

Règlement du B B
fournisseur

A+B B B A+B A+B A+B

Constatation de Compte de Dette Constatatio


la charge régularisation Fournisseur n du
soldé soldée après règlement
règlement

XIII. Système d’information

15/12/22 19:00 51
SODERS

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


APPROVISIONNEMENTS
Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de consommables Mai 2001

Edition des commandes


Saisie des commandes
Edition des états de stocks
APPLICATION DE
Saisie des entrées
GESTION DES
Edition des commandes en cours
APPROVISIONNEMENTS
Saisie des sorties
ET STOCKS
Edition des mouvements du stock
Saisie des coûts d’achats
Edition état statistique des stocks

15/12/22 19:00 52
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 54
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

I. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le processus administratif des achats


de prestations de services et ses implications comptables.

II. Etapes

La procédure des achats de prestations de services sera décrite par référence


aux principales étapes suivantes :

 Expression du besoin ;
 Consultation des fournisseurs ;
 Choix des fournisseurs ;
 Lancement de la commande ou passation du marché
 Réception ;
 Contrôle des factures ;
 Enregistrement comptable.

Les aspects relatifs au règlement seront décrits dans la procédure des


règlements et de suivi de la trésorerie.

III. Intervenants

 Internes

 Direction générale ;
 Direction technique ;
 Département achats et approvisionnements ;
 Magasin prestations de services ;
 Bureau comptable ;
 Service demandeur.

 Externes

 Fournisseurs.

15/12/22 19:00 55
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

IV. FLOW CHART

Etape DG DAA SM Directions Services BC Fournisseurs

Expression du besoin
DA
d ’achat

Approbation de la direction DA
du services demandeur

Acheminement de la DA DA
au DAA

Etablissement de la demande
D.
de prix et transmission aux
Prix
fournisseurs

Offres
Réception des offres
fournisseurs Tableau
comparatif
Etablissement du tableau
comparatif des prix

Approbation du service
Choix Tableau
demandeur du choix du
fournisseur comparatif
fournisseur

15/12/22 19:00 56
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

Etape DG DAA SM Directions Services BC Fournisseurs

Etablissement du BC BC

Si BC>50.000 Dhs

Signature du BC BC

Transmission du BC au BC
fournisseur

Réception des prestations BL BL

Etablissement du PV de PV
réception

Réception de la facture Fact. Fact.

Contrôle des factures et BR


Transmission à la compta.
PV

Enregistrement comptable
BC
Comptabilisation

15/12/22 19:00 57
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

V. DÉROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROCÉDURE

Etape : 1 Expression du besoin

Objectif Responsable

 Permettre l’approvisionnement en  Le service demandeur est responsable


prestations de services nécessaires. des besoins exprimés.

Règle de gestion
 Les demandes d’achats doivent être validées et correspondre à un besoin réel .

DÉROULEMENT

 Le service demandeur établit une demande d’achats (DA) précisant :


- Le détail technique de la prestation ;
- Les sécurités à prendre par le prestataire ;
- La période d’intervention souhaitée ;
- Une proposition de fournisseur.

La DA signée par le demandeur est ensuite transmise au service maintenance pour


approbation et signature. Si la valeur de la demande d’achat est supérieure à 10.000 Dhs
le visa du directeur technique est requis. La DA signée est remise au DAA.

 Le département achats et approvisionnements accuse réception de la DA et entame le


processus d’achat.

15/12/22 19:00 58
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

Etape : 2 Consultation et choix des fournisseurs

Objectif Responsable

 La responsabilité de la consultation
des fournisseurs incombe au
 Obtenir le meilleur approvisionnement département achats et
conciliant conformité qualité et prix. approvisionnements.
 Le D.A.A et le service demandeur
sont responsables des jugements des
offres.

Règle de gestion
 Le choix du fournisseur doit se faire selon des critères objectifs.

DÉROULEMENT

 Le Département achats et approvisionnements établit une demande de prix qui est


transmise aux fournisseurs (3 au moins). La demande de prix doit indiquer la date prévue
de la réception des offres et la période d’intervention .

 Le Département achats et approvisionnements reçoit les offres des fournisseurs, établit


un tableau comparatif des prix portant les précisions suivantes :
- Le nom du fournisseur ;
- Les informations sur sa capacité financière ;
- Les garanties qu’il peut offrir ;
- La qualité du travail qu’il offre.
Et le transmet au service demandeur pour confirmation du choix du fournisseur.

 La direction technique a le droit d’arbitrage en de désaccord entre le département des


achats et approvisionnements et le service demandeur sur le choix du fournisseur.

15/12/22 19:00 59
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

Etape : 3 Lancement des Commandes ou Passation des marchés

Objectif Responsable

 Permettre de lancer les commandes qui  Le D.A.A est responsable du


correspondent aux besoins exprimés. lancement des commandes

Règle de gestion
 Les commandes doivent être lancées dans les délais et conditions permettant de répondre
au mieux aux besoins exprimés.

DÉROULEMENT

 Le Département achats et approvisionnements édite en trois exemplaires un bon de


commande prènuméroté contenant :
- Le détail technique de la prestation ;
- Les sécurités à prendre par le prestataire ;
- La période d’intervention ;
- Le prix de la prestation ;
- Les modalités de paiement.

 Le chef du Département achats et approvisionnements signe le bon de commande et le


transmet pour signature au :
- Gestionnaire de stocks ;
- Responsable de la maintenance ;
- Directeur technique si la valeur de la commande est supérieure à 10.000 Dhs ;
- Directeur général si la valeur de la commande est supérieure à 50.000 Dhs. 

 Le Département achats et approvisionnements transmet les bons de commande signés


au fournisseur  (1exemplaire) contre un accusé de réception, au bureau comptable (1
exemplaire), le dernier exemplaire est classé par le D.A.A.

15/12/22 19:00 60
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

Etape : 4 Réception

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les réceptions sont  Le service entretien et travaux neufs
conformes aux commandes et que est responsable de la réception de la
toutes les anomalies sont traitées. livraison.

Règle de gestion
 Toutes les réceptions doivent être contrôlées et vérifiées conformes aux commandes .

DÉROULEMENT

 Le service entretien et travaux neufs s’occupe du suivi du chantier et de la réception


qualitative des travaux.

 Le service entretien et travaux neufs reçoit définitivement les travaux et établit le procès
verbal signé par lui et par le maître d’ouvrage et transmis à la direction technique pour
validation.
Le PV doit contenir :
- Le numéro du projet ;
- Le numéro de la commande ;
- Le descriptif des travaux réalisés ;
- L’avis qualitatif et technique du maître d’ouvrage ;
- Les réserves le cas échéant.

15/12/22 19:00 61
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

Etape : 5 Contrôle des factures

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les factures sont  Le département achats et


conformes et validées approvisionnements est responsable
du contrôle des factures.

Règle de gestion
 Toutes les factures doivent être contrôlées et vérifiées conformes aux commandes et
réceptions et elles doivent exhaustivement être acheminées à la comptabilité.

DÉROULEMENT

 Le secrétariat de la direction générale reçoit les factures des fournisseurs, les enregistre
sur un registre des factures reçues et les transmet au département achats et
approvisionnements.

 Le département achats et approvisionnements vérifie la facture, notamment en ce qui


concerne :

 La correspondance entre facture, PV de réception définitive et bon de


commande (quantité, qualité et prix) ;
 Le respect des mentions légales (références fournisseur, références client, identifiant
fiscal, référence facture …)
 L’exactitude des calculs arithmétiques (multiplications, additions, TVA, etc.).
 La signature et le cachet apposés à la facture.

 Le département achats et approvisionnements, une fois ces contrôles effectués, transmet


le dossier d’achat (BC, PV de réception et la facture) à la comptabilité pour enregistrement
comptable.

 Le département achats et approvisionnements, en cas d’anomalie constatée, établit une


lettre de contestation envoyée au fournisseur.

15/12/22 19:00 62
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

Etape : 6 Enregistrement comptable

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les factures sont  Le bureau comptabilité et finance est
comptabilisées. responsable de cette étape

Règle de gestion
 Les opérations d’achats doivent être exhaustivement comptabilisées et correctement
évaluées.

Déroulement

 Le bureau comptable reçoit le dossier d’achat (facture, bon de commande, PV de


réception, etc.) du DAA, contrôle l’exhaustivité de ces documents et réclame les
documents manquants.

 Le bureau comptable rapproche ces documents, notamment la facture et le PV de


réception, établit un bordereau de comptabilisation (qui comporte le n° de la pièce
comptable, écriture à passer et la date d’imputation comptable) et comptabilise l’achat.

 Le bureau comptable classe les dossiers d’achats en instance de paiement par


fournisseurs dans un échéancier. Les factures sont réglées systématiquement selon les
modalités de payement indiquées sur le bon de commande.

15/12/22 19:00 63
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

VI. CONTRÔLES CLÉS DE LA PROCÉDURE

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du Du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Vérification
de la réalité et
Responsable Eviter les achats
de Demande Suite à chaque
hiérarchique Visa sur la sans réel besoin
l'opportunité du service expression du
du service demande ou achats non
des besoins utilisateur  besoin
demandeur opportuns
exprimés

Etablissement Tableau
d’un tableau D.A.A Visa sur le tableau Mettre en
Comparatif des Suite à chaque
comparatif comparatif des concurrence les
prix consultation
des prix prix fournisseurs
Service
entretien et A l’occasion S’assurer que la
Elaboration d’un
Contrôle des travaux neufs de chaque réalité des achats
PV de réception PV de réception
réceptions réception des prestations
Service fournies
demandeur

Dés réception Eviter les erreurs


Vérification Facture
D.A.A Visa sur facture des factures de
de la facture BL/PV/BC
fournisseur comptabilisation
Apposition de la
Annulation mention Dés réception Eviter les
Factures
des doubles D.A.A «duplicata » sur le des factures doubles
fournisseurs
des factures double des fournisseur paiements
factures

15/12/22 19:00 64
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

VII. CONTRÔLES NON PRÉVUS DE LA PROCÉDURE

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles Du du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Attribution Vérifier la
Dés réception
aux factures Factures Attribution d’un séquence et
D.A.A des factures
d’un n° fournisseurs N° chronologique l’exhaustivité des
fournisseur
chronologique enregistrements

15/12/22 19:00 65
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

XIV. Archivage
Archivage
Document Emetteur Nombre Destinataire Mode Périodicité Lieu

A chaque clôture DAA


Demande Service
2 DAA Manuel de dossier Service
d’achat demandeur
d’achat demandeur
A chaque clôture
Demande de
DAA 2 Fournisseurs Manuel de dossier DAA
prix
d’achat
A chaque clôture
Offres
Fournisseurs 1 DAA Manuel de dossier DAA
fournisseurs
d’achat
Tableau A chaque clôture
Service
comparatif des DAA 1 Manuel de dossier DAA
demandeur
prix d’achat
Fournisseur A chaque clôture DAA
Bon de
DAA 3 Bureau Manuel de dossier Bureau
commande
comptable d’achat comptable
DAA A chaque clôture DAA
Bon de
Fournisseur 2 Bureau Manuel de dossier Bureau
livraison
comptable d’achat comptable
Service
Service
entretien et Fournisseur
A chaque clôture demandeur
PV de travaux DAA
4 Manuel de dossier DAA
réception neufs Bureau
d’achat Bureau
Service comptable
comptable
demandeur
Au DAA A chaque clôture DAA
Factures Fournisseurs moins Bureau Manuel de dossier Bureau
deux comptable d’achat comptable
A chaque clôture
Lettre de
DAA 2 Fournisseurs Manuel de dossier DAA
contestation
d’achat

15/12/22 19:00 66
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

VIII. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUE A LA PROCÉDURE

PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUÉS

. La comptabilisation de l'achat intervient au moment de la réception de la


facture établie par le fournisseur, la situation étant régularisée à la clôture
de l’exercice lorsqu’un décalage existe entre les dates de facturation et de
réception.

. En application du principe de spécialisation des exercices :

7. Les charges enregistrées durant de l’exercice qui correspondent à des


biens ou services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir
ultérieurement doivent être soustraites des charges de l’exercice par
l’intermédiaire d’un compte de régularisation ;

8. Les prestations de l’exercice non encore comptabilisées pour des raisons


diverses (en particulier, factures non reçues) constituent des charges à
payer à intégrer dans les charges de l’exercice en contrepartie d’un
compte rattaché à chaque compte de tiers concerné.

MÉTHODES COMPTABLES

Les achats de prestations de services sont enregistrés hors TVA déductible.

SCHÉMAS D’ÉCRITURES COMPTABLES

15/12/22 19:00 67
Manuel des procédures

DÉPARTEMENT DES ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS Cycle  ACHATS ET APPROVISIONNEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Achats de prestations de services Avril 2001

6 4417 4411 51
Compte de Fournisseur
charge concerné facture non Fournisseur Trésorerie
parvenue Actif

Réception du bien
ou service fait A A
Réception de la
facture

Règlement du A A
fournisseur

Réception du bien
ou service fait B B
Facture non reçue
à la clôture

Réception de la B B
facture après
clôture

Règlement du B B
fournisseur

A+B B B A+B A+B A+B

Dette
Compte de Constatatio
Constatation de fournisseur
régularisation n du
la charge soldée après
soldé règlement
règlement

15/12/22 19:00 68
Manuel des procédures

Direction Commerciale Cycle : VENTES CLIENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Ventes Clients AVRIL 2001

PRELIMINAIRE

I. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1. ORGANIGRAMME
2. DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/2219:00 69
Manuel des procédures

Direction Commerciale Cycle : VENTES CLIENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Ventes Clients AVRIL 2001

I. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le processus des ventes, le contrôle,


l'imputation et la validation des écritures comptables.

II. Etapes de la procédure

La procédure des ventes sera décrite par référence aux principales étapes
suivantes :

 Traitement et exécution des commandes ;


 Gestion des bons de livraison ;
 Expéditions / Livraisons ;
 Gestion des retours ;
 Facturation ;
 Recouvrement clients ;
 Enregistrement comptable ;
 Analyse des comptes clients.

III. Intervenants

 Internes

 Direction Générale ;
 Direction commerciale ;
 Direction qualité
 Service logistique ;
 Bureau administration des ventes ;
 Bureau comptable.

 Externes

 Clients ;
 Transporteurs.

15/12/2219:00 70
Manuel des procédures

Direction Commerciale Cycle : VENTES CLIENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Ventes Clients AVRIL 2001

IV. Flow chart

Traitement et exécution des commandes

Etape DG DC DQ S.LOG BAV BC Client

Réception des commandes

établissement des fiches de


commande téléphoniques FCT

Transmission pour affectation


des lots
FCT

Transmission pour affectation


des camions/ chauffeurs
FCT

Retour des fiches de commande


complétées à la DC FCT

Etablissement des BL
BL

Etablissement des feuilles de


routes FR

Gestion des retours

Etape DG DC DQ S.LOG BAV BC Client

Réclamation
Retour sur ventes

établissement des bons de


DR
retours

Contrôle, acceptation ou
refus du retours
DR

Saisie du bon de retour


accepté DR DR

Etablissement des avis de Avis


crédit crédit

15/12/2219:00 71 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Commerciale Cycle : VENTES CLIENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Ventes Clients AVRIL 2001

Facturation

Etape DG DC DAF S.LOG BAV BC Client

Tenue des fiches de stock FS

validation des BL Rapprochement


BL saisis et
fiches de stock

Edition des BL BL
BL

Facturation automatique Facture

Comptabilisation des ventes Intégration automatique

Calcul et édition mensuelle Etat


des ristournes ristournes

Validation des ristournes à


accorder

Recouvrement

Etape DG DC DAF Caisse BAV BC Client

Enregistrement Autres moyens


des encaissements de paiement
Collecte des règlements sur les registres
et enregistrement sur les
registres correspondants Enregistrement
sur le registre Règlement
caisse espèce

Espèces
Remise des espèces en caisse
et établissement des titres de Registre
recettes espèce

TR

Contrôle par le DAF des TR


moyens de paiement et de
leur cohérence avec les Moyens
registres paiement

Registres

Enregistrement des
Registres
encaissements

15/12/2219:00 72 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Commerciale Cycle : VENTES CLIENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Ventes Clients AVRIL 2001

V. Déroulement administratif de la procédure

Etape : 1 Traitement et exécution des commandes

Objectif Responsable

 Permettre le traitement des commandes


 La direction commerciale
clients reçues par la société.

Règle de gestion
 Les commandes doivent être exhaustivement traitées, dans les délais et conformément
aux conditions prévues.

Déroulement

 La Direction Commerciale reçoit chaque jour les commandes clients par téléphone. Ces
commandes sont consignées dans des «fiches de commandes téléphoniques » établies en
deux exemplaires pour les grossistes et les dépôts Soders (ventes fermes et non
modifiables). Ces fiches, une fois complétées sont transmises au service qualité.
Les ventes en tournée ne font pas l’objet de commandes, les BL sont établis manuellement
sur un carnet à quatre souche en cours de tournée. (CF étape gestion des BL).

 Le service qualité reçoit les fiches de commandes et procède à l’affectation des lots aux
commandes, complète les fiches de commandes et les transmet à la logistique.

 Le service logistique établit un planning hebdomadaire ou il prévoit :


- Les tonnages à livrer ;
- Les axes à servir ;
- Les camions ;
- Les jours, heures de départ et retours.

15/12/2219:00 73 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Commerciale Cycle : VENTES CLIENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Ventes Clients AVRIL 2001

Déroulement (Suite)

 Le service logistique reçoit tous les jours (en fin de matinée) les fiches de commandes et
procède à l’affectation des camions et chauffeurs en fonction du planning hebdomadaire
et des disponibilités réelles et accomplit le transfert des lots à expédier. Les fiches de
commandes sont complétées de ces informations et sont retournées à la direction
commerciale.
En fin de semaine, le planning doit être rapproché du réel avec la production, les écarts
doivent être analysés et justifiés.

 La direction commerciale reçoit les fiches de commandes dûment complétées :

- Les commandes fermes font l’objet de l’établissement de bons de livraison


informatiques nominatifs, sont inscrites sur le cahier des ventes et sont totalisées par
axes (un axe est une tournée réalisée par un camion et chaque destination appartient à
un axe).
La saisie des BL informatiques permet l’édition des feuilles de route remises aux
chauffeurs de chacun des axes.

- Les commandes provisoires sont inscrites sur le cahier des ventes et au retour des
camions elles sont détaillées en fonction des BL manuels nominatifs émis en cours de
tournée. Elles font alors, l’objet de BL informatiques nominatifs.
Les retours sur ventes constatés sont notifiés sur la fiche de commande provisoire Fès
et région et font l’objet d’un bon de retour sur ventes informatique pour restitution
dans le stock.

15/12/2219:00 74 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Ventes Clients AVRIL 2001

Etape : 2 Gestion des bons de livraison

Objectif Responsable

 Permettre la livraison de l'exhaustivité  La direction Commerciale.


des commandes enregistrées.

Règle de gestion
 Les livraisons doivent être faites conformément aux commandes et être exhaustivement
enregistrées

Déroulement

 Le département achats et approvisionnements détient et gère les carnets de BL manuels


sur un registre prévu à cet effet. Les carnets doivent être retirés auprès du magasin
suivant l’ordre croissant des numéros. A chaque sortie, le registre de gestion des carnets
de BL doit être renseigné carnet par carnet par le responsable du magasin et doit être
signé par la personne du commercial qui retire les carnets.

 La direction commerciale tient un registre identique de manière à pouvoir identifier à


tout moment les détenteurs des différents carnets en cours d’utilisation. En fin de tournée
chaque commercial doit remettre son carnet dans son casier personnel.
Tous les carnets terminés doivent être retournés au magasin.
Les séquences des carnets retournés sont inscrites sur les registres de suivi de façon à
s’assurer de l’exhaustivité des carnets mis en service. Les registres doivent également être
signés par le commercial qui retourne les carnets.
Les carnets usagés sont archivés au magasin suivant l’ordre séquentiel des numéros.

 La Direction Générale nomme les personnes de la direction commerciale habilitées à


rédiger les bons de livraison manuels.

15/12/2219:00 75 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Ventes Clients AVRIL 2001

Déroulement (Suite)

 Les commerciaux habilités établissent les BL en cinq exemplaires :


- 1- Blanc - chauffeur retourné signé pour la facturation
- 2- Bleu - Client
- 3- Rose - Commercial
- 4- Vert - Production
- 5- Jaune - Souche
Toutes les zones du bon manuel doivent être renseignées et les bons de livraison doivent
obligatoirement être signés du :
- commercial
- client
- chauffeur livreur
Les bons annulés doivent être barrés, annotés de la mention «annulé » et conservé dans le
carnet à souches.

 La Direction Générale nomme les personnes de la direction commerciale habilitées à


saisir les bons de livraison.

 Les commerciaux habilités procèdent à la saisie des BL nominatifs. La saisie se fait sur la
base des fiches téléphoniques et des BL manuels originaux comportant toutes les
informations (Client, Références, Quantités, N° de lot, Identification camion et chauffeur,
etc.)
A l’issu de la saisie, le numéro de lot est inscrit sur les fiches de commandes pour faciliter
les contrôles.
Les BL sont édités en 4 exemplaires :
- Un exemplaire pour le client ;
- Un exemplaire pour le transporteur/livreur qui le fait viser par le client et le retourne
pour accuser réception de la livraison ;
- Un exemplaire pour le gardien pour le contrôle des sorties de marchandises ;
- Le dernier exemplaire est gardé à la direction commerciale pour classement dans un
classeur chronologique par séquence.
Toutes les annulations doivent être justifiées par l’insertion d’une feuille indiquant le
numéro du bon et la raison de l’annulation.
La saisie des BL manuels doit se faire à partir des originaux et non à partir du cahier des
commandes.
Ces originaux sont, après inscription dans le cahier des commandes par les commerciaux
ayant réalisé les ventes, placés dans la boite «à saisir ». Toutes les zones du BL doivent
être saisies (y compris le N° du lot et le rappel du N° du BL manuel).
Dés que la saisie est terminée, le tampon «saisie » doit être mis sur le BL et le numéro
informatique attribué au BL manuel doit être inscrit en haut à droite du BL manuel avant
transmission au service facturation.
Le BL informatique correspondant au BL manuel est édité en un seul exemplaire pour le
classeur chronologique.

15/12/2219:00 76 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Ventes Clients AVRIL 2001

Etape : 3 Gestion des retours

Objectif Responsable
 Permettre le suivi de toutes les
marchandises retournées.  Le service commercial.

Règle de gestion
 Les retours doivent être justifiés et exhaustivement traités.

Déroulement

1. LES RETOURS AVARIÉS

 Le département achats et approvisionnements détient et gère les carnets de demandes


de retour sur un registre prévu à cet effet. Les carnets doivent être retirés auprès du
magasin suivant l’ordre croissant des numéros. A chaque sortie, le registre de gestion des
carnets de demandes de retour doit être renseigné carnet par carnet par le responsable du
magasin et doit être signé par la personne du commercial qui retire les carnets.

 La direction commerciale tient un registre identique de manière à pouvoir identifier à


tout moment les détenteurs des différents carnets en cours d’utilisation. En fin de tournée
chaque commercial doit remettre son carnet dans son casier personnel.
Tous les carnets terminés doivent être retournés au magasin.
Les séquences des carnets retournés sont inscrites sur les registres de suivi de façon à
s’assurer de l’exhaustivité des carnets mis en service. Les registres doivent également être
signés par le commercial qui retourne les carnets.
Les carnets usagés sont archivés au magasin suivant l’ordre séquentiel des numéros.

 Les assistances de la direction commerciale établissent les demandes de retour en quatre


exemplaires :
- 1- Blanc - Comptabilité pour établissement de l’avis de crédit
- 2- Bleu - Client après acceptation du retour par le service qualité
- 3- Rose - Production pour suivi des retours
- 4- Jaune - Souche gardée au commercial

Toutes les rubriques de la demande de retour acceptée doivent être renseignées pour
qu’elles puissent être prises en compte
Les demandes annulées doivent être barrées, annotés de la mention «annulé » et
conservé dans le carnet à souches.

 Le responsable qualité procède au contrôle des retours, en présence du commercial,


accepte ou refuse le retour et signe la demande de retour.

15/12/2219:00 77 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Ventes Clients AVRIL 2001

Déroulement (Suite)

 Le responsable qualité est responsable de la destruction de la marchandise avariée. Après


comptage la marchandise avariée doit être grésillée avant la signature de la DR.

 Les assistantes commerciales procèdent à la saisie des DR nominatives. La saisie se fait


sur la base des demandes de retours dûment signées comportant toutes les informations
(N° du bon manuel, Client, Références, Quantités, N° de lot, Identification camion et
chauffeur, etc.) , les éditent et es transmettent au bureau administration des ventes.

 Le bureau de l’administration des ventes établit l’avis de crédit sur lequel sont portés les
numéros de DR manuelle et informatique.
Dés que la saisie est terminée, le tampon «saisie » doit être mis sur la DR
Les avis de crédit sont, au même titre que les ristournes, déduits du règlement de la
facture de fin de mois.
Lorsqu’un client paie comptant, le remboursement du retour doit être déduit sur livraison
suivante.
En aucun cas, les remboursements (espèce) sur place ne doivent être accordés avant
acceptation du retour par les responsables commerciaux et qualité.

 La direction commerciale édite chaque décade un état des ventes et des retours remis à
la production pour approbation de l’exactitude des sorties.

2. LES RETOURS SUR VENTES

les retours sur ventes sont gérés suivant la même procédure des retours avariés à ces
exceptions près :
- Les carnets de demande de retours sur ventes sont gérés séparément par nature de
retour , ils sont tenus au commercial ;
- Le comptage des retours se fait en présence du commercial, du responsable de la
chambre froide et du gardien.
- Les bons de retours sur ventes sont émis en deux exemplaires (un pour la logistique
et le deuxième pour le commercial)
- Le responsable de la chambre froide contrôle la température, la qualité et les
numéros des lots ; tout lot non conforme aux normes de qualité Soders doit être
détruit.

15/12/2219:00 78 Masnaoui Mazars Audit


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Etape : 4 Facturation

Objectif Responsable
 Permettre la facturation de
 Le bureau de l’administration des
l'exhaustivité des commandes
ventes.
exécutées.

Règle de gestion
 Les ventes doivent être exhaustivement facturées, selon les conditions prévues.

Déroulement

 La direction commerciale procède quotidiennement au :


- Rapprochement des BL saisis avec la fiche de stock tenue par la logistique et le cahier
de ventes tenu par le commercial,
- Corrections éventuelles et matérialisation des contrôles,
- Validation des BL.

 Le bureau de l’administration des ventes prépare les factures. Le calcul des factures se
fait automatiquement suivant les critères définis dans les modules gestion des clients et
gestion des BL. L’accès à ces deux modules est protégé.

 La direction commerciale édite la liste des BL définitifs par produits chaque décade. Elle
s’assure que cette liste correspond à celle tirée journalièrement lors des contrôles avant
validation des BL.

 Le bureau de l’administration des ventes après ce contrôle édite les factures par produit
en deux exemplaires :
- L’original destiné au client ;
- Un exemplaire archivé avec le BL signé du client et classé par client.

 Le bureau de l’administration des ventes calcule chaque fin de mois les ristournes à
accorder sur le chiffre d’affaires net des retours et établit les notes de crédit des ristournes
et retours.
Les taux de ristournes sont définis par client dans une liste approuvée par la Direction
Générale.

 Le bureau de l’administration des ventes édite l’état des ristournes à accorder et le


transmet pour validation à :
- La Direction Commerciale ;
- La Direction Administrative et Financière ;
- La Direction Générale.

 Le bureau de l’administration des ventes effectue l’imputation des ristournes par


déduction sur la facture de la dernière décade.

15/12/2219:00 79 Masnaoui Mazars Audit


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Ventes Clients AVRIL 2001

Etape : 5 RECOUVREMENT

Objectif Responsable

 Permettre l’encaissement de toutes les  Les responsables commerciaux


factures émises  Le bureau de l’administration des
ventes.

Règle de gestion
 Les créances clients doivent être recouvrées exhaustivement et dans le respect des
modalités contractuelles.

Déroulement

 Les commerciaux collectent les règlements lors des livraisons. Le montant et le mode du
règlement doivent être notés sur le BL.
Toutes les informations relatives aux règlements sont portées avant saisie sur :
- Le registre des espèces
- Le registre des chèques
- Le registre des virements
Lors de règlements à crédit, le client est tenu d’apposer son cachet et de signer le BL en
reconnaissance de dettes.
Le bureau administration des ventes doit systématiquement refuser tous les bons de
livraison non réglés ne portant pas la signature et le cachet du client.
Les moyens de paiement (Chèques, lettres de virement) sont remis au Directeur Financier
pour contrôle et les espèces sont déposées en caisse contre décharge.

 Le Directeur financier contrôle les moyens de paiement avec les registres et les transmet
au bureau de l’administration des ventes pour enregistrement du règlement.

 Le bureau administration des ventes enregistre les règlements sur la base des registres
visés par le Directeur Financier et des titres de recettes (pour les espèces).
A chaque règlement enregistré correspond un numéro de pièce attribué
automatiquement.
A la fin de la saisie, le total des règlements de la journée figurant sur les registres est
rapproché au total de la saisie. Un visa de contrôle est porté à côté de chaque total.

 Le bureau administration des ventes assure le suivi du recouvrement des créances par
l’édition d’une balance âgée.

15/12/2219:00 80 Masnaoui Mazars Audit


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Etape : 6 Enregistrement comptable

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les ventes sont  Le bureau comptable


conformes aux livraisons et sont  Le bureau administration des ventes
comptabilisées.

Règle de gestion
 Les opérations de ventes doivent être exhaustivement comptabilisées et correctement
évaluées.

Déroulement

 Le bureau administration des ventes, suite au lancement de la facturation et saisie des


règlements, transfert les données sur les ventes de son système vers le système comptable,
et ce, par le biais d'une interface permettant une intégration automatique. Le journal des
ventes est généré automatiquement.

 Le bureau administration des ventes envoie en parallèle au bureau comptable les pièces
justificatives des ventes du mois.

 Le bureau comptable rapproche les différents documents avec les données intégrées dans
le système comptable.

 Le bureau administration des ventes transmet à la comptabilité l’état des ristournes


dûment signé par la Direction Générale, la Direction Commerciale et la Direction
Administrative et Financière pour contrôle.

 Le bureau comptable édite mensuellement la balance des ventes et la rapproche à l’état


statistique des ventes édité à partir du logiciel de l’administration des ventes.

15/12/2219:00 81 Masnaoui Mazars Audit


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Etape : 7 Analyse des Comptes Clients

Objectif Responsable

 S’assurer de réalité et de l’exhaustivité  Le bureau administration des ventes


des créances clients et suivre le
recouvrement de ces créances.

Règle de gestion
 Les comptes clients doivent toujours être justifiés

Déroulement

 Le bureau administration des ventes, suite au lancement de la facturation et saisie des


règlements de la décade procède à :
- L’édition des relevés clients à partir du logiciel de l’administration des ventes,
- L’édition de la balance client, à partir de la comptabilité générale,
- Pointage des factures avec les règlements,
- La détermination des composants du solde de chaque compte client,
- L’élaboration de la balance âgée,
- La vérification de la concordance des soldes de la balance âgée avec ceux de la
balance clients de la comptabilité générale,
- La transmission de la balance âgée, qui sert de base à la détection des factures en
souffrance, tirée en quatre exemplaires à :
 La Direction Générale,
 La Direction Administrative et Financière,
 La Direction Commerciale,
 Le dernier tirage est gardé au bureau administration des ventes.

 Les responsables commerciaux sont responsables de la relance des clients. Aucune


procédure n’est instaurée à cet effet.

 La direction personnel et contentieux prend en charges les dossiers clients en cas de


litiges.

15/12/2219:00 82 Masnaoui Mazars Audit


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VI. Contrôles clés de la procédure

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du Du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Contrôle des Inscription des


A chaque
carnets de BL DAA Les registres desorties des Eviter les
retrait de
manuels en DC gestion des BLcarnets et visa détournements
carnet
circulation du demandeur
Barrer les BL
Contrôle des A chaque Permettre le
annulés et les
BL manuels en DC BL annulation suivi des BL en
conserver dans
circulation de BL circulation
le carnet
Matérialisation Apposition du Après Eviter le double
Assistantes
de la saisie des BL cachet «saisi » chaque enregistrement
commerciales
BL sur les BL saisis saisie des BL
Inscription des
Contrôle des A chaque
DAA Les registres de sorties des Eviter les
carnets de DR retrait de
DC gestion des DR carnets et visa détournements
en circulation carnet
du demandeur
Barrer les DR
Contrôle des A chaque Permettre le
annulé et les
DR en DC DR annulation suivi des DR en
conserver dans
circulation de DR circulation
le carnet
Contrôle des Lors de
Eviter les
marchandises Poste de chaque
RV Visa du RV retours non
retournées à garde retour de
signalés
l’usine marchandise
S’assurer de la
Contrôle des Lors de
qualité et de la
marchandises chaque
DQ DR Visa de la DR quantité des
avariées retour de
marchandises
retournées marchandise
retournées
Eviter la vente
Destruction des Lors de
Grésillation des de
marchandises DQ DR chaque
marchandises marchandises
avariées retour avarié
avariées
Apposition du
Matérialisation Après Eviter le double
cachet «saisi »
de la saisie des DC DR chaque enregistrement
sur les DR
DR saisie des DR
saisies
Rapprochement A chaque S’assurer de la
des DR avec le DQ DR Visa de la DR réception de réalité des
BL DR retours

15/12/2219:00 83 Masnaoui Mazars Audit


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Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles Du du Du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Rapprochement S’assurer de la
BL, Fiche de Tous les réalité et de
DC BL Visa BL
stock et cahier jours l’exhaustivité
des ventes (BC) des ventes
Protection du A chaque S’assurer de la
Application
fichier de Service Accès au fichier changement correcte
administration
facturation informatique protégé de évaluation des
des ventes
(tarifs) tarification ventes
S’assurer que
Contrôle de DG
Etat des Visas de l’état Chaque fin toutes les
l’état des DAF
ristournes des ristournes de mois ristournes sont
ristournes DC
justifiées
S’assurer de
Registres des l’exhaustivité
Contrôle des effets, chèques, Visa des des règlements
DAF Chaque jour
encaissements virements et registres clients
états de recettes Eviter les
détournements
DG S’assurer du
Suivi de Visa de la Chaque
DAF Balance âgée recouvrement
créances clients balance âgée décade
DC des créances
Rapprochement Détecter les
BL Attacher les BL Chaque
des BL aux BAV erreurs de
Factures aux factures décade
factures saisie

15/12/2219:00 84 Masnaoui Mazars Audit


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VII. Contrôles non prévus par la procédure

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du Du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Envoi de Eviter les litiges


relevés Chaque et les risques de
BAV Relevés
mensuels aux mois non-
clients recouvrement
Autorisation Crédit client
des délais de non conforme à
Visa de la Chaque
règlements DG Balance âgée la politique
balance âgée décade
accordés aux définie par la
clients DG
Existence d’une
Eviter le risque
«liste noire » DC
Liste noire Visa de la liste de perte de
des clients à BAV
créances
risque
Blocage
automatique Eviter le risque
DC Liste noire Visa de la liste
des commandes de perte de
BAV BC Visa BC
en cas de liste créances
noire
Blocage
automatique
Eviter le risque
des commandes DC
BC Visa BC de perte de
en cas de BAV
créances
dépassement de
crédit

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VIII. Archivage
Archivage
Document Emetteur Nombre Destinataire Mode Périodicité Lieu

Fiche de
Logistique Logistique
commande DC 2 Manuel Chaque jour
DC DC
téléphonique
Bon de sortie Logistique Logistique
DC 2 Manuel Chaque jour
provisoire DC DC
Planning
Chaque
logistique Logistique 1 DG Manuel Logistique
semaine
hebdomadaire
Client
BL
BAV DC
informatique DC 4 Manuel Chaque jour
Poste de garde BAV
Nominatif DC
Cahier des
DC 1 DC Manuel Annuelle DC
ventes
Feuilles de Logistique
Logistique 2 Manuel Logistique
route Livreur
Client
BAV
BL manuels Chaque DC
Livreur 5 DC Manuel
nominatif décade BAV
Production
Souche
BAV
Demande de Chaque BAV
DC 4 DQ Manuel
retour décade DC
DC
Registre des
carnets des BL DAA 1 DAA Manuel DAA
manuels DAA
Registre des
carnets des BL DC 1 DC Manuel DC
manuels DC
Registre des
carnets de DR DAA 1 DAA Manuel DAA
DAA
Registre des
carnets de DR DC 1 DC Manuel DC
DC
BAV BAV
Avis de crédit Banque 2 Manuel Chaque mois
DAF DAF
BAV
Etat des ventes BAV 1 DAF Manuel Chaque mois
DAF

15/12/2219:00 86 Masnaoui Mazars Audit


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Archivage
Document Emetteur Nombre Destinataire Mode Périodicité Lieu

BAV
Etat des retours DC 1 DAF Manuel Chaque mois
DAF
Liste des BL DC Chaque
DC 2 Manuel BAV
par produit BAV décade
Client Chaque
Factures BAV 3 Manuel BAV
BAV décade
Chaque
Listes des taux BAV BAV
DG 1 Manuel changement
de ristournes DC DC
de taux
Lettres de DAF Chaque Comptabilité
Client 1 Manuel
virements BAV décade BAV
Titres de BAV DAF
Caisse 3 Manuel Chaque jour
recettes DC Caisse
DG
Chaque
Balance âgée BAV 3 DAF Manuel BAV
décade
DC
Journal des Chaque
Comptabilité 1 DAF Manuel Comptabilité
ventes décade
Balance des
Comptabilité 1 DAF Manuel Chaque mois Comptabilité
ventes
DG
Etat statistique Av. Le 10 de
DAF 3 DAF Manuel DAF
des ventes DC
chaque mois
Chaque
Relevés clients BAV 3 DAF Manuel BAV
décade

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IX. Dispositif comptable appliqué à la procédure

PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUES

 Le chiffre d’affaires de la Soders est constitué du montant des affaires réalisées


par l'entreprise avec les tiers dans l'exercice de son activité professionnelle
normale et courante.
Réductions sur ventes (Rabais, remises et ristournes accordés)

 Diminutions de prix pratiquées hors factures ; elles comprennent les rabais, les
remises et les ristournes hors factures.

 Rabais : réductions pratiquées exceptionnellement sur le prix de vente


préalablement convenu pour tenir compte, par exemple, d'un défaut de qualité
ou de conformité des marchandises vendues.

 Remises : réductions pratiquées habituellement sur le prix courant de vente en


considération, par exemple, de l'importance de la vente et généralement calculées
par application d'un pourcentage au prix courant de vente.

 Ristournes : réductions de prix calculées sur l'ensemble des opérations faites avec
le même tiers pour une période déterminée.

RÈGLES D'ÉVALUATION

 Les ventes sont enregistrées hors TVA.

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SCHÉMAS D'ÉCRITURES COMPTABLES

 Ventes (intégration automatique)

3421 71 51
Clients ventes Trésorerie

Constatation de la vente A A

Constatation du règlement A A
A A A
A
Soldé

 Ristournes (intégration automatique)

3421 7129 51
Clients Ristournes/ventes Trésorerie

Constatation ristournes A A

Constatation du règlement A A
A A A A
Soldé

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X. Système d’information

Saisie des BL Edition des BL

Saisie des retours Edition des factures


APPLICATION DES
VENTES
Etat des ristournes Edition des relevés clients

Saisie des règlements Edition état statistique des ventes

INTEGRATION AUTOMATIQUE

Edition du grand livre


SYSTEME
COMPTABLE
Edition de la balance clients

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XI. Recommandations

ETABLISSEMENT D’UN ÉTAT DE BOUCLAGE COMMERCIAL

 Mettre en place un état mensuel de bouclage permettant de s’assurer de


l’exhaustivité des encaissements et des créances clients. Cet état pourrait se
présenter comme suit :

Solde créances clients au 01/M/A


A Encaissements du mois C
(balance clients)
Solde créances clients au 01/M/A Remise chèques et effets C1
B
(balance âgée) Versements d’espèces C2
Ecart à justifier A-B Virements bancaires C3

Total grand livre des ventes V1 Solde créances clients au 30/M/A D


Total état statistique des ventes V2 Balance clients D
Ecart à justifier V1-V2 Balance âgée D
Liste des BL cachetés D

SR = SR =
Soldes rapprochés Soldes rapprochés
A +V1 C +D

Visa BAV Visa DAF Visa DG

Pour permettre l’instauration et la fiabilité de cet état, les règles de gestion suivantes
doivent être impérativement suivies :

 Au retour des chauffeurs / livreurs, les feuilles de route doivent être pointées
aux BL signés des clients. Les BL réglés doivent être pointés aux moyens de
paiement (chèque, effet, lettre de virement, titre de recettes pour les espèces
déposées préalablement en caisse). Les BL non réglés doivent faire l’objet d’un
contrôle permettant de s’assurer qu’ils portent la signature et le cachet du client
en reconnaissance de dette.

 Le bureau administration des ventes doit systématiquement refuser tous les


bons de livraison non réglés ne portant pas la signature et le cachet du client.

 Les valeurs encaissées doivent être barrées et annotées de la mention «non


endossable ».

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 Séparation claire entre caisse recettes et caisse dépenses. Il doit être strictement
interdit d’alimenter la caisse dépenses par les recettes clients. Les fonds de la
caisse recettes doivent être versés en banque au plus tard le lendemain ouvrable
de leur réception.

Cet état de bouclage préparé par le bureau administration des ventes est remis à la
direction financière appuyé de toutes les pièces justificatives suivantes :
 Balance clients début et fin de mois,
 Balance âgée début et fin de mois,
 Etat statistique des ventes,
 Grand livre des ventes,
 Bordereaux de remise de chèques et effets,
 Bordereaux de versement d’espèces en banque,
 Avis de virements bancaires,
 La liste des BL du mois non réglés signée par le responsable du bureau
administration des ventes.

Le directeur financier s’assure de la concordance des éléments qui lui sont remis
signe l’état de bouclage et le remet à la direction générale pour validation et
signature.

INFORMATISATION DE LA GESTION DES CARNETS DE BL MANUELS

 Création d’un registre informatique partagé par le Département des achats et


approvisionnements et la Direction commerciale (contre deux registres manuels
actuellement) ;

 Accès du Département des achats et approvisionnements pour renseigner les


carnets retirés du magasin ;

 Accès de la Direction commerciale pour renseignement des carnets épuisés et


rendus ;

 Rapprochement informatique pour s’assurer que l’exhaustivité des BL émis et


facturés.

INFORMATISATION DE LA GESTION DES CARNETS DES DEMANDES DE RETOURS

 Même traitement que les carnets de BL.

15/12/2219:00 92 Masnaoui Mazars Audit


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INFORMATISATION DU CALCUL DES RISTOURNES

Développer les fonctionnalités de l’application de gestion des ventes de manière à


automatiser le calcul des ristournes. Cette application serait alimentée de toutes les
informations nécessaires (les clients concernés, les tarifs appliqués, les seuils de
chiffre d’affaires prédéfinis, etc.) au calcul des ristournes et permettrait l’édition
mensuelle d’un état exhaustif des ristournes à accorder.

La protection de l’accès au système permettrait par ailleurs de s’assurer du respect


des décisions de la direction.

PROCÉDURE DE RELANCE ET DE DÉPRÉCIATION DES CLIENTS À INSTALLER

La procédure de relance des clients mériterait d’être formalisée en définissant les


responsables, les délais, la forme et les actions à entreprendre en cas de non
recouvrement.

Cette procédure fixerait également une politique claire pour l’enregistrement des
créances en créances douteuses et des règles précises de dépréciation des comptes
clients.

15/12/2219:00 93 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Service logistique Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion chambre froide MAI 2001

PRELIMINAIRE

I. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1. ORGANIGRAMME
2. DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/2219:00 93 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Service logistique Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion chambre froide MAI 2001

I. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire la gestion de la chambre froide et le


processus d’expédition.

II. Etapes de la procédure

La procédure de gestion de la chambre froide sera par référence aux


principales étapes suivantes :

 Recalcul du stock initial ;


 Gestion des entrées de la chambre froide ;
 Gestion des sorties de la chambre froide.

III. Intervenants

 Internes

 Direction Générale ;
 Direction commerciale ;
 Direction qualité
 Service logistique ;
 Bureau administration des ventes.

 Externes

 Clients ;
 Fournisseurs ;
 Administration fiscale ;
 Transporteurs.

15/12/2219:00 94 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Service logistique Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion chambre froide MAI 2001

IV. Flow chart

Etape DG DC Production DQ S.LOG Client

Comptage physique
des produits en stock

Rapprochement avec
inventaire permanent

Recalcul du stock initial


Etablissement de la
fiche de mouvements

Fiche de
mouvement

Transfert des produits finis


de la glacière à la chambre
froide
Contrôle qualité
des produits

Etablissement du bon de
transfert Bon de
transfert

Mise à jour de l ’inventaire Saisie des


permanent entrées

15/12/2219:00 95 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Service logistique Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion chambre froide MAI 2001

Etape DC DQ S.LOG Client

Réception des commandes

établissement des fiches de


commande téléphoniques
FCT

Transmission pour affectation


des lots FCT

Transmission pour affectation FCT


des camions/ chauffeurs

Retour des fiches de commande FCT


complétées à la DC

Etablissement des BL
BL
Etablissement des ordres de Ordre
chargement charg.

Etablissement des feuilles de


routes
FR

Livraison des clients

15/12/2219:00 96 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Service logistique Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion chambre froide MAI 2001

V. Déroulement administratif de la procédure

Etape : 1 Recalcul du stock initial

Objectif Responsable

 S’assurer de la réalité du stock


 Le service logistique.
théorique.

Règle de gestion

 Le stock initial de la chambre froide doit être justifié avant tout mouvement de stock de la
journée.

Déroulement

 Le chef de poste effectue un comptage physique des produits, les quantités


comptées doivent être détaillées par numéro de lot et portées sur la fiche mouvement
de la logistique.

 Le chef de poste effectue un rapprochement des entrées sorties informatiques avec


les bon de transfert de la production vers la chambre froide et les ordres de
chargement et vérifie la cohérence avec le stock initial :

(Stock initial J-1) + (Entrées J-1) – (Sorties J-1 ) = Stock initial J

15/12/2219:00 97 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Service logistique Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion chambre froide MAI 2001

Etape : 2 Gestion des entrées de la chambre froide

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les entrées sont


suivies et qu’elles répondent aux  Le service logistique.
normes de qualité.

Règle de gestion

La cadence des entrées en stock doit être optimisée, suivant la capacité de stockage de la
chambre tout en évitant les déperditions de chaleur.

Déroulement

 La production à la fin de chaque cycle de production, place les palettes dans la


glacière intermédiaire.

 Le service logistique et le responsable production procèdent à un comptage


commun des quantités à entrer dans le stock, contrôlent les normes de qualités
visuelles (aspect, emballage,...) et la température.

 Le chef de poste établit un bon de transfert de la production vers la chambre


froide en deux exemplaires un transmis à la production et la souche gardée à la
chambre froide.

 Le chef de poste saisit les quantités comptées sur le logiciel de gestion du stock
des produits finis (Sybel).

15/12/2219:00 98 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Service logistique Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion chambre froide MAI 2001

Etape : 3 Gestion des sorties de la chambre froide

Objectif Responsable
 S’assurer que toutes les sorties sont
suivies et qu’elles répondent aux  Le service logistique.
normes de qualité.

Règle de gestion

Le suivi des sorties de la chambre froide doit se faire de manière à réaliser toutes les
livraisons prévues dans les normes de qualité requises (notamment en terme de
température des produits).

Déroulement

 Le service commercial transmet les fiches téléphoniques en double exemplaires au


service qualité qui attribue les lots aux différents clients suivant leurs normes de
qualité. Cette affectation se fait également en fonction des caractéristiques de la région
des clients (climat, distance,...).

 le service qualité transmet les deux fiches renseignées à la logistique pour :


- Contrôle de l’adéquation des camions en fonction de la quantité à transporter sur
l’axe ;
- Contrôle de la température des lots à charger ;
- Contrôle du bon fonctionnement des frigos des camions.

 Le service logistique établit le planning hebdomadaire chaque semaine en collaboration


avec la direction commerciale. Il doit prévoir :
- les tonnages à livrer,
- les camions,
- Les jours, heures de départ et retours.
En fin de semaine, le planning doit être rapproché du réel, les écarts doivent être
analysés et justifiés.

 Le service logistique note sur les fiches les références des camions et chauffeurs. Cette
affectation est décidée à partir du planning hebdomadaire de livraisons et des
disponibilités réelles. Les fiches sont retournées au commercial pour établissement des
bons de livraison.

15/12/2219:00 99 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Service logistique Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion chambre froide MAI 2001

Déroulement (Suite)

 Le service commercial établit des ordres de chargement qui sont transmis à la logistique.

 Le service logistique édite les feuilles de route à partir des BL informatiques qui sont
remises aux chauffeurs. Ceux–ci devraient indiquer leurs itinéraires au service
logistique de façon à ce que le chargement se fasse suivant la méthode LIFO.
Le chargement est effectué sous le contrôle du chef de poste de la gestion de la
chambre froide qui effectue des contrôles de température ponctuellement.

 Le poste de garde, avant le départ, contrôle les camions sur la base des feuilles de route.

 Les chauffeurs, au cours de leurs tournées, complètent les feuilles de route et les
remettent au responsable de la logistique à leur retour afin que ce dernier puisse
s’assurer que les livraisons ont été réalisées conformément aux BL établis et dans de
bonnes conditions (température, N° de lot,...) et d’établir un suivi des consommations
des véhicules.

15/12/2219:00 100 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Service logistique Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion chambre froide MAI 2001

VI. Contrôles clés de la procédure

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du Du Du du Du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Etablissement
Inventaire S’assurer de la
Fiche et visa de la Tous les
physique de Chef de poste réalité du stock
mouvements fiche jours
chambre froide théorique
mouvements
Rapprochement Etablissement
Maîtrise des
stock théorique Fiche et visa de la Tous les
Chef de poste mouvements
et stock mouvements fiche jours
de stock
physique mouvements
Maîtrise des
Comptage et Chef de poste entrées en stock
Fiche de Visa de la fiche A chaque
contrôle des Responsable sur le plan
transfert de transfert entrée
entrées production quantitatif et
qualitatif
Contrôle de
l’adéquation Renseignement Assurer la
Fiches A chaque
camion / Chef de poste de la fiche livraison des
téléphoniques commande
quantité à téléphonique commandes
transporter
Contrôle de la
Renseignement Respecter les
température Feuilles de A chaque
Chef de poste de la feuille de normes qualité
des lots à route chargement
route des livraisons
charger
Contrôle de la
Renseignement Respecter les
température Feuilles de A chaque
Chef de poste de la feuille de normes qualité
des frigos des route chargement
route des livraisons
camions
Sécuriser les
Contrôle des Chaque
Poste de Visa de la sorties des
camions Feuille de route sortie de
garde feuille de route produits de
chargés camion
l’usine

15/12/2219:00 101 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Service logistique Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion chambre froide MAI 2001

VII. Archivage
Archivage
Document Emetteur Nombre Destinataire Mode Périodicité Lieu

Fiche de Logistique
Logistique 2 Manuel Chaque jour Logistique
mouvement BAV
Bon de Logistique Logistique
logistique 2 Manuel Chaque jour
transfert Production Production
Fiche de
Logistique Logistique
commande DC 2 Manuel Chaque jour
DC DC
téléphonique
Bon de sortie Logistique Logistique
DC 2 Manuel Chaque jour
provisoire DC DC
Planning
Chaque
logistique Logistique 1 DG Manuel Logistique
semaine
hebdomadaire
Feuilles de Logistique
Logistique 2 Manuel Logistique
route Livreur

15/12/2219:00 102 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Service logistique Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion chambre froide MAI 2001

VIII. Dispositif comptable appliqué à la procédure

PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUES

 Le stock de produits finis est constitué par les biens créés par l'entreprise et qui
ont atteint un stade d'achèvement définitif dans le cycle de production destinés à
être vendus.

Le coût de production d'un bien s'obtient en additionnant les éléments suivants :

 Le coût d'acquisition des matières consommées pour la production du bien.

 Les autres coûts engagés par l'entreprise au cours des opérations de production
pour amener le bien dans l'état et à l'endroit où il se trouve, c'est-à-dire les
charges directes de production et les charges indirectes de production dans la
mesure où ces dernières peuvent être raisonnablement rattachées à la production
du bien.

RÈGLES D'ÉVALUATION

A la date d'inscription des stocks et des productions en cours dans les comptes de
l'entreprise, le montant brut porté en comptabilité est égal aux coûts d'acquisition
ou aux coûts de production, auxquels viennent s'ajouter les charges de stockage
lorsque les conditions spécifiques d'exploitation le justifient.

Les coûts d'acquisition et de production sont déterminés par application des règles
générales relatives aux méthodes d'évaluation.

Le coût d'entrée est considéré comme égal au total formé par :

- Le coût des stocks à l'arrêté du précédent exercice, considéré comme un coût


d'entrée dans les comptes de l'exercice.

- Le coût d'entrée des achats et des produits de l'exercice.

Ce total est réparti entre les articles consommés dans l'exercice et ceux existants en
stocks par application d'un mode de calcul sur la base du coût moyen pondéré.

A l'inventaire, l'évaluation des stocks et production en cours est faite à leur valeur
actuelle.

15/12/2219:00 103 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Service logistique Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion chambre froide MAI 2001

Les stocks et productions en cours doivent être évalués unité par unité ou catégorie
par catégorie.

L'unité d'inventaire est la plus petite partie qui peut être inventoriée sous chaque
article de la nomenclature de l'entreprise.

Pour l'arrêté des comptes, la valeur comptable des stocks et productions en cours est
déterminée comme suit :

L'évaluation est faite distinctement en comparant leur coût d'entrée et leur valeur
actuelle. C'est la plus basse des deux valeurs comparées qui est retenue. Si cette
valeur est la valeur actuelle, celle-ci est présentée à partir du coût d'entrée par
application à ce dernier d'une provision pour dépréciation.

Toutefois, le coût d'entrée comparé à la valeur actuelle lorsqu'il est plus élevé que
celle-ci est maintenu pour les stocks et productions en cours qui font l'objet d'un
contrat de vente ferme dont l'exécution doit intervenir ultérieurement, dès lors que
le prix de vente stipulé couvre à la fois ce coût et la totalité des frais restant à
supporter pour la bonne exécution du contrat.

15/12/2219:00 104 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Service logistique Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion chambre froide MAI 2001

IX. Système d’information

Saisie des entrées APPLICATION Edition des fiches mouvements


GESTION DE LA
Saisie des sorties CHAMBRE FROIDE Edition des états de stock

X. Recommandation

A l’instar de la gestion du stock de la levure fraîche, la gestion des stocks de la


levure sèche et améliorants doit être confier à la logistique pour pallier au cumul de
tâches ( production et détention d’actifs) qui existe actuellement.

15/12/2219:00 105 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Commerciale Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Import / Export AVRIL 2001

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/2219:00 106 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Commerciale Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Import / Export AVRIL 2001

I. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire la procédure des importations et


exportations.

II. Etapes de la procédure

La procédure sera décomposée en deux sous – procédures :

 Procédure des importations ;


 Procédure des exportations.

III. Intervenants

 Internes

 Direction Générale ;
 Service logistique ;
 Direction commerciale ;
 Département achats et approvisionnements
 Bureau administration des ventes.

 Externes

 Clients ;
 Fournisseurs ;
 Administration fiscale ;
 Transitaires ;
 Transporteurs.

15/12/2219:00 107 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Commerciale Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Import / Export AVRIL 2001

IV. Déroulement administratif de la procédure

Etape : 1 Gestion des importations

Objectif Responsable
 Assurer la réalisation et le suivi des
 Le service logistique.
importations

Règle de gestion
 Le processus d’importation doit se faire de manière à assurer l’approvisionnement dans
les meilleures conditions.

Déroulement

 Le département des achats et approvisionnements, lorsqu’il lance une commande à


l’étranger, transmet une copie du bon de commande au service logistique.

 Le service logistique, lorsque la livraison à lieu à Fès assure lui-même les formalités
d’importation :
- Assurance ;
- Coordination des moyens de transport ;
- Déclaration douanière ;
- Suivi des livraisons ;
- Suivi du dossier jusqu’au règlement.

Par ailleurs, lorsque l’importation se fait hors Fès, le dossier est confié à un transitaire
qui se charge de toutes les formalités en collaboration avec le service logistique.

 Le service logistique s’informe auprès du bureau douanier du montant à acquitter au


receveur au titre des droits de douanes, établit une demande de règlement qu’il transmet
au directeur financier. Lorsque le dossier d’importation est géré par un transitaire, le
règlement se fait sur justificatif à 30 jours fin de mois.

 Le directeur financier ordonne l’établissement d’un chèque libellé au nom du receveur


ou du transitaire, qu’il transmet une fois signé au service logistique pour liquider les
droits dus.

 Le service logistique, une fois les biens ou marchandises livrés, transmet au département
des achats et approvisionnements une copie du dossier qui le classe en attente de la
facture. Le dossier d’importation suit alors le même cheminement qu’un dossier d’achat
local.

15/12/2219:00 108
Manuel des procédures

Direction Commerciale Cycle : Logistique


Procédure : Date dernière mise à jour :
Import / Export AVRIL 2001

Etape : 2 Gestion des exportations

Objectif Responsable
 Assurer la réalisation et le suivi des
 Le service logistique.
exportations

Règle de gestion
 Le processus logistique d’exportation doit se faire de manière à ce que les commandes
étrangères soit honorées conformément aux conditions prévues.

Déroulement

 La direction commerciale, lorsqu’elle conclut un contrat étranger, transmet une copie


au service logistique.

 Le service logistique assure les formalités et le suivi de l’exportation :


- Ordonnancement avec la production pour assurer la livraison,
- Coordination des moyens de transport  (terrestres et aériens) ;
- Accomplissement des formalités douanières ;
- Réalisation et suivi des expéditions ;
- Facturation (manuelle) ;
- Suivi du dossier jusqu’au recouvrement.

 Le service logistique, une fois les produits livrés, transmet au bureau administration des
ventes une copie de la facture en devise qui enregistre la vente, édite la facture en DH à
partir de l’application de facturation qu’il rapproche et joint à la facture en devise et suit
le recouvrement.

15/12/2219:00 109
Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

PRELIMINAIRE

I. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1. ORGANIGRAMME
2. DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 110 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

Objet

Cette procédure a pour objet de décrire les règles d’entrée, de suivi et de sortie
des immobilisations corporelles dans le patrimoine de la Soders, et de définir
le dispositif comptable correspondant.

I. Etapes

La procédure de suivi des immobilisations sera décrite par référence aux


principales étapes suivantes :

 Expression du besoin ;
 Consultation et choix des fournisseurs ;
 Lancement des commandes ou passation des marchés ;
 Réception de l’immobilisation ;
 Contrôle de la facture fournisseur ;
 Comptabilisation de l'acquisition.
 Suivi des immobilisations et calcul des amortissements ;
 Sorties des immobilisations.

Les aspects concernant les règlements seront décrits dans la procédure des
règlements et de suivi de la trésorerie.

II. Intervenants

 Internes

 Direction ;
 Département des achats et approvisionnements ;
 Service comptable ;
 Commission d'ouverture des plis ;
 Service utilisateur.

 Externes

 Fournisseur d’immobilisation
 Acheteurs.

15/12/22 19:00 111 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

III. Flow chart

Etape DG DAA SM Directions Services BC Fournisseurs

Expression du besoin
DA
d ’investissement

Approbation de la direction DA
du services demandeur

Acheminement de la DA DA
au DAA

Etablissement de la demande
D.
de prix et transmission aux
Prix
fournisseurs

Offres
Réception des offres
fournisseurs Tableau
comparatif
Etablissement du tableau
comparatif des prix

Approbation du service
Choix Tableau
demandeur du choix du
fournisseur comparatif
fournisseur

15/12/22 19:00 112 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

Etape DG DAA SM Directions Services BC Fournisseurs

Etablissement du BC BC

Si BC>50.000 Dhs

Signature du BC BC

Transmission du BC au BC
fournisseur

Réception des prestations BL BL

Etablissement du PV ou du PV
bon de réception

Réception de la facture Fact. Fact.

Contrôle des factures et BR


Transmission à la compta.
PV

Enregistrement comptable
BC
Comptabilisation

15/12/22 19:00 113 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

IV. Déroulement administratif de la procédure


Etape : 1 Expression du Besoin
Objectif Responsable
 Les services utilisateurs sont
 Permettre l’expression des demandes responsables de la réalité des besoins
d’investissement en fonction des exprimés ;
besoins réels.
 Les chefs de services sont
 Vérifier la pertinence de l’achat responsables de l’opportunité des
besoins exprimés.

Règle de gestion
 Les besoins en investissement doivent être réels, justifiés et prévus dans le budget
d’investissement.

DÉROULEMENT

 La Direction Technique prépare les investissements de la Soders en collaboration avec la


Direction Industrielle du Groupe. Des pré-études sont lancées pour valoriser le coût de
ces investissements par la Direction Technique.
Ils sont ensuite proposés au Président du Groupe qui entérine ou non le budget proposé
ou apporte des modifications en accord avec le Directeur Industriel du Groupe. Une fois
validé, la procédure suit son cours.

 Les directions centralisent et valident les besoins annuels de leurs services en matière des
autres investissement au début de chaque exercice, valorisent ces besoins et établissent en
comité de direction un budget annuel des investissements.

 La Direction Générale valide le budget annuel des investissements et le propose ensuite


au président pour approbation.

 Le service utilisateur, une fois l'accord donné par le président, établit une demande
d’achats (DA) précisant :
- Le détail technique de l’investissement ;
- Les sécurités à prendre par le fournisseur ;
- La période de livraison ou d’intervention souhaitée ;
- Une proposition de fournisseur.

La DA signée par le demandeur est ensuite transmise au service maintenance et travaux


neufs ou à la direction du demandeur pour approbation et signature. Si la valeur de la
demande d’achat est supérieure à 10.000 Dhs le visa du directeur technique est requis.
La DA signée est remise au DAA.

15/12/22 19:00 114 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

Etape : 2 Consultation et choix des fournisseurs

Objectif Responsable
 Faire jouer pleinement la concurrence  La responsabilité de la consultation
entre les fournisseurs potentiels. des fournisseurs incombe au
département des achats et
 Procéder au jugement des offres sur la approvisionnements.
base de critères conciliant conformité,  Le DAA et le service demandeur sont
qualité et prix. responsables des jugements des offres.

Règle de gestion
 Le choix du fournisseur doit se faire selon des critères objectifs.

DÉROULEMENT

 Le service maintenance et travaux neufs, lorsque l’investissement concerne la


production, constitue un groupe de projet qui établit un cahier de charges définissant
clairement le besoin exprimé et le transmet au DAA.

 Le département des achats et approvisionnements établit une demande de prix (ou un


appel d’offres) qui est transmise aux fournisseurs (3 au moins). La demande de prix doit
indiquer la date prévue de la réception des offres et la date prévue de livraison.

 Le département des achats et approvisionnements reçoit les offres des fournisseurs, fixe
le jour de l’ouverture des plis et convoque les membres du groupe de projet.

 Le groupe de projet procède à l’ouverture des plis et à la signature des offres.

 Le département des achats et approvisionnements fait appel au groupe de projet lorsque


la technicité des acquisitions exige une étude technique détaillée.

 Le groupe de projet transmet au DAA son évaluation technique des offres accompagnée
de toutes les explications nécessaires.

 La commission d’ouverture des plis établit un tableau comparatif des prix et procède à
l’adjudication de la commande au fournisseur présentant le «meilleur rapport qualité -
prix ».

 Le département des achats et approvisionnements transmet à la direction technique et à


la Direction Générale, au moment de la commande, le dossier complet sur la consultation
et le choix des fournisseurs.

Etape : 3 Lancement des Commandes ou Passation des marchés

15/12/22 19:00 115 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

Objectif Responsable
 Le DAA est responsable de la
 Permettre de lancer les commandes qui
passation des marchés et du
correspondent aux besoins exprimés.
lancement des commandes

Règle de gestion
 Les commandes doivent être lancées dans les délais et conditions permettant de répondre
au mieux aux besoins exprimés.

DÉROULEMENT

 Le Département achats et approvisionnements établit en trois exemplaires un bon de


commande prènuméroté contenant :
- Le détail technique du matériel ou de la prestation ;
- Les sécurités à prendre par le fournisseur ;
- La période de livraison ou d’intervention ;
- Le prix du matériel ou de la prestation ;
- Les modalités de paiement ;
- La procédure de litige,
- Les garanties exigées.

 Le chef du Département achats et approvisionnements signe le bon de commande et le


transmet pour signature au :

- Responsable de la maintenance ;
- Directeur technique si la valeur de la commande est supérieure à 10.000 Dhs ;
- Directeur général si la valeur de la commande est supérieure à 50.000 Dhs. 

 Le Département achats et approvisionnements transmet les bons de commande signés


au fournisseur  (1exemplaire) contre un accusé de réception, au bureau comptabilité et
finance (1 exemplaire), le dernier exemplaire est classé par le D.A.A.

Etape : 4 Réception

15/12/22 19:00 116 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

Objectif Responsable
 S’assurer que toutes les réceptions sont  Le responsable du magasin et le
conformes aux commandes et que demandeur sont responsables de la
toutes les anomalies sont traitées. réception de la livraison
Règle de gestion
 Toutes les réceptions doivent être contrôlées et vérifiées conformes aux commandes.

DÉROULEMENT
 Le responsable magasin s’occupe de la réception du matériel livré au magasin. Il reçoit la
livraison accompagnée du bon de livraison du fournisseur et procède :
 Au rapprochement du bon de commande avec le matériel reçu et le bon de livraison ;
 A la détection des défauts apparents ;
 A la consultation du service demandeur pour le contrôle qualité du matériel.
 Le service entretien et travaux neufs s’occupe du suivi des chantiers et de la réception
qualitative des travaux.
 Le responsable magasin, en cas d’anomalie relevée, avise le responsable du département
achats et approvisionnements, remplie la fiche de non-conformité, en indiquant les
quantités acceptées ainsi que celles qui sont litigieuses sur les plans qualitatif ou
quantitatif, en précisant les anomalies.
 Le département achats et approvisionnements dés la réception de la fiche de non-
conformité, déclenche des réserves auprès des fournisseurs et cherche une solution au
problème.
 Le responsable magasin établit en 4 exemplaires un bon de réception, daté, signé et pré
numéroté du carnet du bon de réception. Ce carnet doit :
 Etre retiré du stock suivant l’ordre croissant des numéros ;
 Etre le seul en cours d’utilisation,
 Etre classé et archivé une fois terminé,
 Les bons annulés doivent être barrés annotés de la mention «annulé » et conservés
dans les carnets à souches.
Le BR établis est signé par le responsable du magasin et transmis avec le dossier (BC, BL )
au département achats et approvisionnements.
 Le service entretien et travaux neufs reçoit définitivement les travaux et établit le procès
verbal signé par lui et par le maître d’ouvrage et transmis à la direction technique pour
validation. Le PV doit contenir :
- Le numéro du projet ;
- Le numéro de la commande ;
- Le descriptif des travaux réalisés ;
- L’avis qualitatif et technique du maître d’ouvrage ;
- Les réserves le cas échéant.
 Le département achats et approvisionnements procède à un deuxième rapprochement
entre BC, BL et BR ou PV et classe la liasse en attendant la facture correspondante.
Etape : 5 Contrôle des factures

15/12/22 19:00 117 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les factures sont  Le département des achats et


conformes et contrôlées. approvisionnements est responsable
du contrôle des factures.

Règle de gestion
 Toutes les factures doivent être contrôlées et vérifiées conformes aux commandes et aux
réceptions et elles doivent exhaustivement être acheminées à la comptabilité.

DÉROULEMENT

 Le secrétariat de la direction générale reçoit les factures des fournisseurs, les enregistre
sur un registre des factures reçues et les transmet au département achats et
approvisionnements.

 Le département achats et approvisionnements vérifie la facture, notamment en ce qui


concerne :

 La correspondance entre facture, bon de livraison, bon de réception, et bon de


commande (quantité, qualité et prix) ;
 Le respect des mentions légales (références fournisseur, références client, identifiant
fiscal, référence facture …)
 L’exactitude des calculs arithmétiques (multiplications, additions, TVA, etc.).
 La signature et le cachet apposés à la facture.

 Le département achats et approvisionnements, en cas d’anomalie constatée, établit une


lettre de contestation envoyée au fournisseur.

15/12/22 19:00 118 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

Etape : 6 Comptabilisation de l'acquisition

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les factures sont  Le service comptable est responsable
comptabilisées de cette étape.
 S’assurer qu’une double
comptabilisation est impossible.

Règle de gestion
 Les opérations d’investissement doivent être exhaustivement comptabilisées et
correctement évaluées.

DÉROULEMENT

 Le département des achats et approvisionnements envoie au service comptable les


factures accompagnées du bon de commande, du bon ou PV de réception et du bon de
contestation éventuel.

 Le bureau comptable s’assure qu’il est en possession de tous les éléments entrant dans le
coût d’acquisition, à savoir :
- La facture fournisseur originale,
- Les frais de transport,
- Les droits de douane,
- Les frais de première installation,
- Les taxes récupérables.

 Le bureau comptable contrôle l’exhaustivité de ces documents et réclame les documents


manquants.

 Le bureau comptable s’assure par ailleurs, que les achats ayant un caractère de réparation
sont correctement répartis entre charges et immobilisations et ce en collaboration avec les
services concernés

 Le bureau comptable rapproche ces documents, établit un bordereau de comptabilisation


et comptabilise la facture. (Il est interdit de comptabiliser sur la base des duplicatas sauf
ceux soumis à autorisation d’un responsable).

15/12/22 19:00 119 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

Etape : 7 Suivi des immobilisations et calcul des amortissements

Objectif Responsable

 Avoir un fichier fiable et mis à jour des  Le service de centralisation comptable


immobilisations de la société. est responsable du suivi du fichier des
 Suivi et comptabilisation régulière des immobilisations et de la
amortissements. comptabilisation des amortissements.

Règle de gestion
 Les immobilisations doivent être individuellement suivies.

DÉROULEMENT

 Le service de centralisation comptable tient le fichier des immobilisations et assure le


suivi de la localisation du matériel. Le fichier des immobilisations doit mentionner :

 Le code,
 La valeur d’acquisition,
 Le libellé significatif de l’immobilisation,
 La date de mise en service,
 Le numéro de compte de l’immobilisation dans la comptabilité,
 Le numéro de compte de l’amortissement dans la comptabilité,
 Le numéro de compte de la dotation dans la comptabilité,
 Le mode d’amortissement,
 Le taux d’amortissement,
 La durée de vie,
 Tout détail utile.

 Le service de centralisation comptable doit veiller à la mise à jour de ce fichier en cas de


nouvelle acquisition, sortie ou déplacement du matériel. (à prévoir)

 Le bureau comptable doit rapprocher régulièrement le fichier des immobilisations à la


comptabilité et s’assurer que le total des immobilisations est le même sur les deux
supports. Ce fichier doit également faire l’objet d’une comparaison avec l’existant réel.

15/12/22 19:00 120 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

DÉROULEMENT (SUITE)

MISE A JOUR PAR LES ACQUISITIONS

 Le service de centralisation comptable reçoit, lors de chaque entrée physique d’une


immobilisation :

 Un bon ou PV de réception ;
 Un bon de livraison fournisseur ;
 Une copie de la facture fournisseur.
 Il rapproche ces éléments et met à jour le fichier des immobilisations.

MISE A JOUR PAR LES SORTIES

 Le service de centralisation comptable, lors de chaque sortie physique des


immobilisations (Cf. procédure de sortie des immobilisations) établit un bon de sortie (ou
constat de destruction selon les cas) et met à jour le fichier des immobilisations.

EXPLOITATION DES RESULTATS DE L’INVENTAIRE PHYSIQUE

 Le service de centralisation comptable opère un rapprochement à la fin de chaque


exercice entre l’inventaire physique et le fichier comptable des immobilisations, et analyse
les écarts éventuels. (à prévoir)

SUIVI ET COMPTABILISATION REGULIERE DES AMORTISSEMENTS

 Le service de centralisation comptable calcule et comptabilise régulièrement les


amortissements.

 Le service de centralisation comptable s’assure que les amortissements sont correctement


pratiqués sur tous les éléments du fichier des immobilisations et le montant récapitulatif
des amortissements ainsi pratiqués est égal au montant porté au bilan de la société.

Etape : 8 Sortie des immobilisations

15/12/22 19:00 121 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

Objectif Responsable

 Permettre la sortie et le remplacement  Le service utilisateur est responsable


des biens réformés. des besoins de réforme exprimés.

Règle de gestion
 Les sorties des immobilisations doivent être autorisées, individuellement suivis et
correctement comptabilisées.

DÉROULEMENT

EXPRESSION DU BESOIN :

 Les services utilisateurs expriment un besoin de réforme dûment justifié, transmis à la


direction technique pour validation et la direction générale pour approbation.

AUTORISATION DE LIQUIDATION :

 Le responsable du magasin regroupe provisoirement les immobilisations à reformer

 La commission d’étude des dossiers de réforme propose un mode de liquidation et une


évaluation du matériel à réformer. (à prévoir)

 La direction après étude du rapport de la commission donne son accord et autorise la


mise en vente du matériel. (à prévoir)

MISE EN VENTE :

 La direction technique procède à l’enlèvement et à la mise en vente des immobilisations

 Le service de centralisation comptable reçoit les factures et procède à la comptabilisation


des sorties des immobilisations.

 Le service de centralisation comptable procède à la mise à jour du fichier des


immobilisations.

 Le service de centralisation comptable s’assure que les biens ayant fait l’objet de vente,
destruction ou mise au rebut ne doivent plus figurer au bilan de la société

15/12/22 19:00 122 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

V. Principaux contrôles clés de la procédure

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du Du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Vérification de Eviter les


la réalité et de Chef du Demande Suite à dépenses sans
Visa sur la
l'opportunité département du service chaque réel besoin ou
demande
des besoins ou utilisateur  expression investissement
exprimés Directeur du besoin s inopportuns

Etablissement
d’un tableau
Direction Tableau Mise en
comparatif prix Visa de la Direction Suite à
technique comparatif prix concurrence
et une technique et de la chaque
Direction et évaluation correcte des
évaluation Direction Générale consultation
Générale technique des fournisseurs
technique des
offres
offres.
S’assurer que
Rapprochemen Responsable Bon de Elaboration du bon A l’occasion les réceptions
t lors de la de la commande ou PV de réception de chaque correspondent
réception du réception signé par les réception aux
BC/BL Bon de livraison réceptionnaires commandes
Dés Eviter les
Rapprochemen Facture réception des erreurs de
DAA Visa sur facture
t facture au BL/BR/BC factures comptabilisatio
BL/BC/BR fournisseur n
Dés
Annulation des Apposition de la Eviter les
Factures réception
doubles de la DAA mention «Duplicata » doubles
fournisseur des factures
facture sur les doubles des paiements.
factures fournisseur

15/12/22 19:00 123 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du Du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

S’assurer que
Autorisation A chaque
les sortie des
de sortie des Direction Rapport de la sortie
Visa du rapport immobilisation
immobilisation Générale commission d’immobilisa
s sont
s tion
autorisées
Rapprochemen S’assurer de la
t du fichier des conformité
Tableaux des
immobilisation Service A la clôture entre les
amortissements Visa des tableaux
s et des comptable de l’exercice fichiers
comptables
amortissement comptables et
s comptables extracomptable
S’assurer qu’il
n’y a pas
mauvaise
distinction
Revue
des charges et
Périodique des Service de Grand livre des
Visa sur le grand des
comptes de Centralisation charges -
livre immobilisatio
charges Comptable «sensibles »
ns générant
"sensibles"
un risque
fiscal et une
irrégularité
comptable

15/12/22 19:00 124 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

VI. Contrôles non prévus par la procédure

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du Du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Vérifier la
attribution Attribution d’un
Factures Dés réception séquence et
d’un n° DAA numéro
fournisseur des factures l’exhaustivité des
chronologique chronologique
fournisseur enregistrements

Rapprochement
des existants Etats S’assurer de la
Service des inventaires Emission Suite à chaque fiabilité des
physiques avec le
comptable et fichier des des états des écarts inventaire comptes des
fichier des immobilisations immobilisations
immobilisations

Indication de la Suite à chaque


Ajout d’une colonne Assurer
localisation du Service Fichier des entrée ou
localisation sur le Un suivi fiable des
matériel sur le comptable immobilisations
fichier
mouvement
immobilisations
fichier des immos d’immos

Contrôle des Assurer


Demande Suite
transferts de Chef du service Visa Un suivi fiable des
de transfert à chaque
matériels à utilisateur sur la demande affectations de
de matériel demande
l’intérieur de la matériels
de transfert
société
Existence de S’assurer qu’il n’y
règles écrites Procédure écrite a pas mauvaise
précises en de distinction distinction des
entre dépenses à charges et des
matière Direction
inscrire en - - immobilisations
d'imputation Financière
charges et générant un risque
des dépenses dépenses fiscal et une
en charges et en immobilisables irrégularité
immobilisations. comptable
Existence de règles S’assurer qu’il n’y
précises en matière a pas mauvaise
d'éléments distinction des
Note formalisée
constitutifs de coût Service de charges et des
sur l’évaluation
d'acquisition : Centralisation Visa sur la note - immobilisations
des
- immobilisations Comptable générant un risque
immobilisations
acquises, fiscal et une
- immobilisations irrégularité
comptable
produites

15/12/22 19:00 125 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

VII. Archivage
Archivage
Document Emetteur Nombre Destinataire Mode Périodicité Lieu

A chaque DAA
Demande Service
2 DAA Manuel clôture de Service
d’achat  demandeur
dossier d’achat demandeur
A chaque
Demande de
DAA 2 Fournisseurs Manuel clôture de DAA
prix
dossier d’achat
A chaque
Offres
Fournisseurs 1 DAA Manuel clôture de DAA
fournisseurs
dossier d’achat
Tableau A chaque
Service
comparatif des DAA 1 Manuel clôture de DAA
demandeur
prix dossier d’achat
Fournisseur A chaque DAA
Bon de
DAA 3 Bureau Manuel clôture de Bureau
commande
comptable dossier d’achat comptable
DAA A chaque DAA
Bon de
Fournisseur 2 Bureau Manuel clôture de Bureau
livraison
comptable dossier d’achat comptable
Magasinier
Fournisseur Magasin
Service A chaque
PV de DAA DAA
maintenance 4 Manuel clôture de
réception Bureau Bureau
et travaux dossier d’achat
comptable comptable
neufs
Magasinier
Service A chaque
Fiche de non- Magasin
maintenance 2 DAA Manuel clôture de
conformité DAA
et travaux dossier d’achat
neufs
Au DAA A chaque DAA
Factures Fournisseurs moins Bureau Manuel clôture de Bureau
deux comptable dossier d’achat comptable
A chaque
DT
Demande de Service Direction expression du
2 Manuel Service
réforme utilisateur Technique besoin de
utilisateur
réforme
Rapport de A chaque
DT
l’étude des Commission expression du
2 DG Manuel Bureau
dossiers de d’étude besoin de
comptable
réforme réforme

15/12/22 19:00 126 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

VIII. Dispositif comptable appliqué à la procédure

PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUES

 Acquisitions des immobilisations

. Les acquisitions des immobilisations sont comptabilisées au coût


d’acquisition et sont maintenues au bilan à cette valeur en vertu du
principe du coût historique.

. Les factures reçues, avant la réception du bien, sont comptabilisées en


immobilisations en cours.

 Suivi des immobilisations

. Les amortissements sont constatés parmi les écritures d’inventaire à la


clôture annuelle.

. Les immobilisations sont amorties en mode linéaire ou dégressif suivant


les taux généralement admis.

. Les frais d’entretien et réparation sont portés dans les charges de


l’exercice lorsqu’ils ne sont pas de nature à allonger la durée de vie des
biens concernés.

 Sortie des immobilisations

. Les biens ayant fait l’objet de vente, destruction ou mise au rebut ne


doivent plus figurer au bilan de la société.

. Les biens non encore sortis du patrimoine, mais totalement amortis,


doivent être maintenus au bilan.

. Les provisions éventuelles pour dépréciation et amortissements, relatives


à des immobilisations cédées, doivent être annulées.

15/12/22 19:00 127 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

MÉTHODES D’ÉVALUATION

 Acquisitions des immobilisations

En vertu des dispositions de la loi comptable et du CGNC, les


immobilisations sont comptabilisées à leur coût d’acquisition, lequel est
déterminé par l’addition des éléments suivants :

. Prix d’achat net

. Frais accessoires d’achat constitués des droits de douane à l’importation,


des frais de transport, d’installation et de montage nécessaires à la mise
des immobilisations en état d’utilisation par l’entreprise.

Ne constituent pas cependant, des frais accessoires d’achat :

. Les frais financiers supportés pour l’acquisition qui constituent des


charges financières.

. Certains frais d’acquisition non représentatifs d’une valeur vénale à


savoir : les droits de mutation, honoraires ou commissions et frais
d’actes. C’est le cas par exemple des droits d’enregistrement, des frais
d’immatriculation, des frais de prise d’hypothèque et de la taxe de
conservation foncière.

 Suivi des immobilisations

. La valeur nette comptable de chaque bien doit être inférieure ou égale à


sa valeur actuelle à la date d’inventaire.

. S’il s’agit d’une dépréciation définitive, un amortissement exceptionnel


doit être constaté.

 Sortie des immobilisations

. La valeur nette comptable des immobilisations cédées doit tenir compte


de la dotation aux amortissements de l’exercice au cours duquel s’est
produite la cession.

. Les immobilisations détruites ou mises au rebut sont considérées


comme ayant un produit de cession nul.

15/12/22 19:00 128 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

SCHEMAS D’ECRITURES COMPTABLES

 Acquisitions des immobilisations

239 4488 23 4411 2121


Immobilisations Divers Immobilisatio Fournisseurs Frais
corporelles en créanciers ns corporelles d’acquisition
cours des immo.

Réception des notes de


frais de douane,
transit, et autres frais A A
accessoires d’achat
« A »

Réception de la facture
B B
« B »

Réception de
l’immobilisation A+B A+B

Réception des notes de


frais non intégrer dans
les immobilisations C C
« C »

A+B A+B A+C A+B B C


Amorti
Soldé Soldé
Coût sur
Par par
Soldé d’acquisition 5 ans
la trésorerie trésorerie
maximum

15/12/22 19:00 129 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

 Suivi des immobilisations

619 28 23 1486 65
Dotations Amortissemen Immobilisatio Fournisseurs charges NC
d’exploitation t ns corporelles d’immo. 75
des produits NC
immobilisation
s

Entrée de A A
l’immobilisation

Constatation de la
Ex dotation aux ai ai
. Amortissements
i

Comparaison avec C B B C
inventaire
physique

15/12/22 19:00 130 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

 Sortie des immobilisations par cession

23 283 3481 619 651 751


Immobilisations Amortiss. Créances sur Dotation aux VNA Produit de
corporelles des immo. cession des amortiss. des immo. cession des
immo. cédées immo.

Date de transfert
physique de la
propriété
(Etablissement
facture) P P

Constatation du
prix de cession «p »

Constatation de la
dotation de ai ai
l’exercice
« ai »

Constatation de la
sortie physique du A Ai A - Ai
bien
et annulation des
amortissements
cumulés «  Ai  »

A A Ai Ai P ai A-Ai P

Compte Amortiss. créance Dotation Constatation de Prix de


d’immo. cumulés à solder de l’exercice la VNA cession
soldé soldés par trésorerie déterminé figurant sur
par respect de l’acte ou
la règle du facture de
prorata vente
temporis.

15/12/22 19:00 131 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

 Sortie des immobilisations par donation, destruction ou mise au rebut 

23 238 619 651


Immobilisations Amortissement Dotations aux VNA
corporelles des immo. amort. des Immo.
cédées

Constatation de la
dotation de
l’exercice

Constatation de la ai ai
sortie physique sur
la base du
Constat officiel de
destruction ou A Ai A - Ai
Décision de don

A A Ai Ai ai A - Ai

Compte Amort. Dotation Constatation


d’immo. Cumulés complémentaire de la VNA
soldé soldés de l’exercice
déterminée en
respect de la
règle du prorata
temporis

15/12/22 19:00 132 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : INVESTISSEMENTS


Procédure : Date dernière mise à jour :
Suivi des immobilisations Mai 2001

VIII. Système d’information

Edition des GL des


immobilisations
SYSTEME
Saisie des factures Edition des états des
COMPTABLE
amortissements

Edition des états des dotations

15/12/22 19:00 133 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

PRELIMINAIRE

I. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1. ORGANIGRAMME
2. DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 134 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

PRÉAMBULE

La Soders ne dispose pas d’une politique claire en matière de gestion de


ressources humaines, ainsi il est constaté :

- l’absence de technique d’évaluation des collaborateurs,

Par ailleurs, nous avons noté un manque de formalisation des procédures de


suivi des ressources humaines, notamment en matière :

- d’enregistrement administratif des absences,


- de suivi des congés
- de la procédure des prêts au personnel.

Compte tenu des missions stratégiques de la gestion des ressources humaines


nous proposons dans ce cycle, d’une part d’expliciter les missions associées à la
gestion des ressources humaines et d’autre part de définir les procédures clés
de cette activité, notamment :

- La gestion des absences et des congés pour un bon fonctionnement interne,


- Le processus de recrutement des nouveaux collaborateurs.
- La procédure d’octroi et de suivi des prêts au personnel.

15/12/22 19:00 135 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

I. Objet

Cette procédure a pour objet de définir les missions relatives aux ressources
humaines de la Soders, notamment les aspects : Gestion des ressources
humaines, Evaluation et carrière, Formation et enfin le système de
rémunération.

Compte tenu de son caractère global, cette procédure est déclinée uniquement
sous forme d'objectifs et de définition des principales responsabilités et tâches
de chaque mission.

II. Etapes de la procédure

La procédure de gestion des ressources humaines sera décrite par référence


aux principaux thèmes suivants :

 Mission et tâches
 Formation
 Rémunérations
 Communication interne et externe
 Administration du personnel
 Gestion des carrières

Communication interne et externe :

Relation avec les partenaires sociaux, syndicats, Délégués du Personnel .


Organisation des réunions statutaires avec les partenaires sociaux.
Veiller en respect de la loi en matière de représentation syndicale.
Préparer les réunions d’information ou de négociations avec las partenaires sociaux.
Participer avec la Direction Générale aux réunions de négociations salariales
annuelles avec les partenaires sociaux.
Organiser les manifestations impliquant la Soders dans l’entreprise et à l’extérieur.
( Assemblée Générale, etc ….. )
Gérer les relations avec les autorités publiques et administratives.

Missions et tâches

Objectifs de la mission :
- Définir la politique de ressources humaines en adéquation avec la stratégie de
l’entreprise définie par la Direction Générale.

15/12/22 19:00 136 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

- Elaborer les moyens permettant l’adéquation des ressources aux besoins de la


Soders dans les meilleures conditions techniques et économiques, tout en
maintenant un climat social serein et motivant.

Tâches et responsabilités
- Participer avec la DG à la définition de la politique de rémunération, la
mettre en place et la gérer. Gérer la paye.
- Participer avec la DG à la définition de la politique de formation, la mettre en
place et la gérer.
- Mettre en place le suivi des dossiers administratifs du service des RH.
- Gérer la politique de communication interne et les relations avec les
partenaires sociaux.
- Mettre en place le suivi individualisé de la gestion des carrières, la politique
de recrutement ou de licenciement.

Administration du Personnel

Mettre en place, suivre et contrôler le bon fonctionnement du service administration


du personnel, chargé de :

- Suivre le pointage du personnel


- Gérer les absences
- Gérer les arrêts maladie
- Gérer les accidents de travail
- Gérer les congés payés
- Gérer les états administratifs ( CNSS-Mutuelles etc ….)
- Assurer la frappe des courriers du serve RH
- Gérer les dossiers du service médical en collaboration avec le Médecin et
l’infirmerie.
- Gérer les dons en nature au personnel
- Gérer les demandes d’emploi, les réponses à ces demandes, les planning
d’entretien d’embauche.

III. Intervenants

 Internes

 Direction Générale ;
 Direction du Personnel ;
 Le personnel de la Soders

15/12/22 19:00 137 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

IV. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Objectifs

- Définir la politique de Ressources Humaines de l’entreprise en adéquation avec


la stratégie de l’entreprise.

- Elaborer les moyens permettant l'adéquation des ressources aux besoins de la


Soders dans les meilleures conditions techniques et économiques, tout en
maintenant un climat social adéquat et motivant.

Principales responsabilités et tâches

 Définition de la politique des ressources humaines de la Soders et les


conditions de son application.

 Coordination, harmonisation et contrôle des politiques, des objectifs et des


procédures en matière de ressources humaines.

 Définition et application de la politique de rémunération (grilles salariales et


primes).

 Définition et application de la politique de communication interne.

 Relations avec les partenaires sociaux .

15/12/22 19:00 138 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

GESTION DES CARRIÈRES

Objectifs

- Appliquer la politique de développement et d'évaluation des carrières


conformément à la politique de gestion des ressources humaines adoptée.

- Accroître le patrimoine immatériel et assurer sa pérennité par une bonne


politique de promotion afin d'éviter des départs préjudiciables à la performance
d'ensemble.

Principales responsabilités et tâches

 Coordination et contrôle des procédures d'évaluation.

 Préparation des décisions de promotion et des mutations.

 Elaboration du fichier individuel du salarié, suivi de carrière

 Elaboration et coordination, contrôle des procédures d’évaluation

 Préparation des décisions de promotion et mutations

 Définition des besoins en personnel de l’entreprise et proposition d’allocations


de ressources internes ou externes.

 Gérer les embauches

 Gérer les licenciements

 Gérer le système de sanctions dans le respect de la législation.

15/12/22 19:00 139 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

V. FORMATION

Objectifs

- Accroître et assurer la pérennité du patrimoine de talents, de savoir-faire et


d'expérience à la fois par la formation et par la mise en œuvre des conditions de
la transmission systématique des expériences acquises.

- Participer à la définition des actions de formations au sein de la société visant


la préparation des collaborateurs à exercer des fonctions polyvalentes.

Principales responsabilités et tâches

 Consolidation des besoins en actions de formation et suivi des plans de


formations.

 Définition des modes de formations les mieux adaptés au contexte de la


Soders.

 Suivi de l'exécution du plan de formation et des relations avec l'OFPPT.

 Gestion et accueil des stagiaires reçus par la société.

15/12/22 19:00 140 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

VI. SYSTEME DES REMUNERATIONS

Objectifs

- Définir avec la DG une politique de rémunération juste et motivante pour le


personnel tout en tenant compte des paramètres économiques de l’entreprise et de
l’environnement des pratiques salariales sur Fès et le Maroc.

Principales responsabilités et tâches

 Définition et application des grilles salariales en fonction d’un statut du personnel


déclinant la politique de rémunération adoptée par la société.

 Définition et application des différentes dérogations à ce statut (personnel


étranger, contractuels, contrats CIOP, …).

 Application des décisions de la DG relatives aux indemnités attribuées à certains


collaborateurs (Indemnités de fonction, de représentation, de voiture …).

 Application des décisions de la DG relatives aux primes accordées au personnel.

 Classification des agents de la Soders en fonction de leur catégorie

 définition et application des grilles salariales en fonction du statut du personnel

 définition avec le DG et application des décisions relatives aux indemnités


attribuées à certains collaborateurs.

 Participation à la définition du budget en matière de salaires.

 Participation avec le DG et élaboration du système de de rémunération variable :


prime d’objectifs, prime exceptionnelles.

 Définition de la politique en matière d’embauche des salariés en contrat à durée


déterminée.

 Gestion de la paie : s’assurer que la paie est réalisée en temps voulu et sans
erreur.

15/12/22 19:00 141 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 142 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

I. Objet

Cette procédure a pour objectif de définir les modalités administratives du


déroulement des recrutements.

II. Etapes de la procédure

La procédure de recrutement sera décrite par référence aux principales étapes


suivantes :

 Réception des demandes d’emploi ;


 Recrutement ;
 Intégration du candidat recruté.

III. Intervenants

 Internes

 Direction Générale ;
 Direction du Personnel ;
 Direction concernée.

 Externes

 Les candidats ;
 Bureau de recrutement (éventuellement).

15/12/22 19:00 143 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

IV. Flow chart

Ph
Direction du Directeurs Bureaux de
ase DG Secrétariat
personnel demandeurs recrutement
1

Réception
des
demandes
d'emploi
spontanées

1 Réception,
enregistrement

Archivage des
demandes
Expression d'un
besoin

Définition du Définition du
profil type profil

Validation
du besoin

2 Recherche du
profil en
interne

Satisfaction du
besoin
Oui Non

Décision de Sous-
réatribution traitance du
de fonction recrutement
Non

  

15/12/22 19:00 144 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

Ph
Direction du Directeurs Bureaux de
ase DG
personnel demandeurs recrutement
1

  

Consultation
du vivier

Publication
d’une offre
d’emploi

2 Trie des
demandes
reçues

Test entretien
et sélection

Résultats de la
sélection

Décision de
recrutement

Information
des candidats
retenus

Constitution
du dossier
administratif

3 Attribution
des
fonctions

Etablissement
des fiches de
fonction

Intégration du
candidat retenu

15/12/22 19:00 145 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
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15/12/22 19:00 146 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

V. Déroulement administratif de la procédure

Etape : 1 Réception des demandes d'emploi

Objectif Responsable

 Constitution d'une base de données de  La direction du personnel


demandes d'emploi.

Règle de gestion
 S'assurer que chaque demande reçue est correctement enregistrée et archivée.

Déroulement

 Le secrétariat trie parmi le courrier reçu, les demandes d'emploi adressées spontanément
par les candidats.

 Après leur enregistrement par le secrétariat, les demandes sont adressées à la direction du
personnel.

 Cette dernière procède à leur classement et archivage.

 Un vivier de candidature est ainsi constitué, il est classé par profils, diplômes et
expériences.

 Cette base de donnée sera régulièrement actualisée et consultée à chaque expression de


besoin

15/12/22 19:00 147 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

Besoin de recrutement, sélection des candidatures et décision de


Etape : 2
recrutement

Objectif Responsable
 Assurer le recrutement dans de bonnes  La direction du personnel,
conditions.  La direction concernée.

Règle de gestion

- Les décisions de recrutement doivent en définitive émaner de la Direction Générale.

- La Soders doit disposer pour chaque collaborateur d'un dossier administratif relatant
toutes informations le concernant.

- Le processus de sélection des candidats doit faire intervenir nécessairement la direction


du service demandeur.

Déroulement

 Les besoins en ressources humaines sont exprimés par les différentes directions

 Ces besoins sont adressés à la direction du personnel qui procède à la définition du


profil type du candidat à recruter. Ainsi une fiche de profil est établie afin d'entamer le
processus de recrutement.

 Cette fiche ainsi que l'opportunité du recrutement sont validées par la direction
générale avant toutes démarches.

 Une fois que la direction générale a donné son aval, la direction du personnel entame
la procédure en deux étapes successives.

1ère étape : Recherche en interne :

 La direction du personnel essayera d'identifier le profil recherché parmi les


collaborateurs de la société, notamment :

- Un collaborateur en situation de sureffectif ayant justement le profil recherché ;


- Un collaborateur dont les attributions initiales peuvent être redéployées vers un
autre collaborateur disponible.

 Dans ces deux hypothèses, la direction personnel veillera à la gestion du


redéploiement, après accord de la direction ayant formulé le besoin et autorisation de
la DG, et procédera à l’attribution des fonctions du collaborateur.

15/12/22 19:00 148 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
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Déroulement (Suite)

 2ème étape : Recherche externe

 En cas d'échec de la prospection interne, la direction du personnel procédera à la


recherche des candidatures à l'extérieur de la société.

 Deux filières peuvent être suivies :

-Embauche par un cabinet de recrutement qui procédera au recrutement en


collaboration avec la direction du service demandeur.
-Sélection et recrutement par la société.

 Dans la première option, la direction du personnel chargera un professionnel pour


identifier, évaluer et sélectionner les meilleures candidatures.

 La société aura toutefois la souveraineté de décision et du choix final.

 Pour la deuxième option, la direction du personnel réalisera elle-même tout le


processus de sélection en collaboration avec la direction du service demandeur.

 La direction du personnel consultera dans un premier temps le fichier des demandes


d’emploi et tâchera d'identifier les profils adéquats.

 En cas d'échec, une annonce d'offres d’emploi sera publiée dans un journal en vue de
cibler le profil recherché.

 Les demandes reçues sont triées et une sélection des meilleures candidatures sera
effectuée par la direction du personnel en accord avec la direction du service
demandeur.

 Les candidats présélectionnés seront donc convoqués pour passer un ou plusieurs


tests ou entretiens de sélection aussi bien avec le directeur personnel qu'avec le
directeur demandeur.

 A l'issue de cette phase, la commission de recrutement se réunira pour évaluer les


résultats des tests et choisir les candidatures répondant aux conditions du poste à
pouvoir (2 à 3 candidats).

 Ces candidatures seront toutefois classées dans un ordre de mérite et proposées au


Directeur général pour arrêter un choix définitif.

 Une fois ce choix est établi, une décision de recrutement est alors signée par le DG et
transmise à la direction du personnel qui informera le ou les candidats retenus.

 Il leur demandera également de fournir les pièces nécessaires à la constitution du


dossier administratif.

15/12/22 19:00 149 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

Etape : 3 Intégration du candidat recruté

Objectif Responsable
 Veiller à la bonne intégration des
 La direction du personnel
candidats recrutés.

Règle de gestion
 Etablir et remettre à chaque nouveau collaborateur une fiche de fonction.

Déroulement

 Sur la base de la décision de recrutement, la direction concernée établit une fiche


d'attribution de fonction. Sur cette fiche figurera les principales fonctions du nouvel
agent ainsi que sa position hiérarchique, son grade, et son statut dans la société.

 Cette fiche sera communiquée à la direction du personnel qui la remettra à l'agent le


jour de son intégration.

 La direction du personnel établira pour sa part, en collaboration avec le directeur de la


nouvelle recrue, une fiche de fonction qui étayera l'ensemble des attributions confiées
à l'agent.

 Cette fiche sera remise à l'intéressé pour le responsabiliser sur ses fonctions.

 Par ailleurs, la direction du personnel veillera à l'intégration du nouvel agent, il sera


présenté aux différents membres de la société et tous les moyens matériels lui seront
fournis pour travailler de manière correcte.

 La direction du personnel s'assurera que le nouveau collaborateur a pris connaissance


de toutes les conditions de travail au sein de la société.

15/12/22 19:00 150 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

VI. Contrôles clés de la procédure

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du du Du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

S'assurer que
Contrôle des Visa de la A l'occasion tout
Directeur Décision de
recrutements. décision de de chaque recrutement
Général recrutement
recrutement. recrutement est autorisé
par la DG.
S'assurer que
Contrôle des
les attributions
attributions
A l'occasion et le statut de
assignées au Directeur du Fiche Visa de la fiche
de chaque l'agent recruté
nouveau personnel d'attribution de d’attribution
recrutement sont conformes
collaborateur fonction
à la décision
de la DG.

15/12/22 19:00 151 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

IX. Archivage

Archivage
Document Emetteur Nombre Destinataire Mode Périodicité Lieu

Demande Demandeurs 1 RH Par profil Annuelle DP


d'emploi d'emploi

Commission
Résultats des DG Par
de 2 Annuelle DP
sélections DP recrutement
recrutement

Décision de Intéressé Par DP (dossier


DG 2 Annuelle
recrutement DP personne Administration)

Fiche
DP Intéressé Par
d'attribution 2 Annuelle DP
Directions DP personne
de fonction

Fiche de DP Intéressé Par


2 Annuelle DP
fonction Directions DP personne

Dossier Par
Intéressé 1 DP Annuelle DP
Administratif personne

15/12/22 19:00 152 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des recrutements Mai 2001

VII. Dispositif comptable appliqué à la procédure

Il n'y a aucune incidence comptable pour cette procédure.

VIII. Système d’information

A ce jour, aucune application informatique, hormis le traitement de la paie, ne


gère les aspects ressources humaines.

15/12/22 19:00 153 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des absences Mai 2001

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7 CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 154 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des absences Mai 2001

I. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le mode de suivi des absences


autorisées.

II. Intervenants

 Internes

 Direction Générale ;
 Direction du Personnel ;
 Direction concernée.

 Externes

 Les agents.

15/12/22 19:00 155 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des absences Mai 2001

III. Flow chart

Direction
DG DG Comptabilité Département Agents
personnel

Constatation Demandes
d'absence d'absences

Visa &
transmission

Enregistrement
& suivi

Appréciation &
décision
d'imputation

Retour au
Retour à
département
l'Agent pour
concerné pour
exécution
informations

15/12/22 19:00 156 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des absences Mai 2001

IV. Déroulement administratif de la procédure

Suivi des absences

Objectif Responsable
 Gestion et suivi des absences  La direction du personnel

Règle de gestion

- Les absences demandées doivent obligatoirement être visées par le responsable immédiat
du demandeur.
- La Direction du personnel doit s'assurer que toutes les absences sont autorisées et
justifiées par un document.
- Les absences constatées doivent faire l'objet à posteriori d'un enregistrement
administratif (cahier des absences).
- Ces absences ne doivent pas dépasser une journée, sauf accord de la DG.
- Ces absences peuvent selon la décision de la direction du personnel être imputées sur le
droit aux congés ou être autorisées sans déduction.
- La direction du personnel doit périodiquement s'assurer de la bonne tenue des registres
d'absence et contrôler les absences cumulées par collaborateurs afin d'en maîtriser le
volume annuel.
- La direction concernée doit nécessairement être informé de la décision prise avant
exécution.

Déroulement

 Les agents désireux de s'absenter pour diverses raisons (événement familial,


récupération, RDV médical …) doivent formuler leur demande par un bulletin
d'absence.

 La demande doit être visée par le responsable hiérarchique du demandeur avant d'être
transmise à la direction du personnel pour enregistrement et suivi.

 Le service concerné doit être informé de la décision prise avant l'exécution de l'absence.

 Les demandes autorisées sont inscrites par la direction du personnel sur un registre
d'absences tenu par agent.

 La direction du personnel transmet périodiquement les demandes d'absences à la DG


pour décision d'imputation ou non sur les congés annuels.

 Les directions concernées doivent être régulièrement tenues informés de la synthèse des
absences et des droits au congé consommés et restants.

15/12/22 19:00 157 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des absences Mai 2001

V. Contrôles clés de la procédure

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du du Du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

S'assurer que
A l'occasion chaque
Autorisation Visa de la
Directions Demande de chaque absence est
d'absences demande
concernées d'absence demande autorisée et
d’absence
d’absence justifiée par le
personnel.
Mesurer et
Etude apprécier le
Suivi des Cahier des Chaque
DP volumétrique volume
absences absences mois
des absences d'absence de
chaque agent.

15/12/22 19:00 158 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des absences Mai 2001

IX. Archivage

Archivage
Document Emetteur Nombre Destinataire Mode Périodicité Lieu

Demandes
DP
d'absence Agents 2 Chronologique Annuelle DP
D. concernée
Registre
des DP
DP 2 Chronologique Annuelle DP
absences D. concernée

15/12/22 19:00 159 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des absences Mai 2001

VI. Dispositif comptable appliqué à la procédure

Cf. procédure traitement de la paie

X. Système d’information

A ce jour, aucune application informatique, hormis le traitement de la paie, ne


gère les aspects ressources humaines.

15/12/22 19:00 160 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des congés Mai 2001

PRELIMINAIRE

I. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1. ORGANIGRAMME
2. DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE INVESTISSEMENT

4. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

5. CYCLE FINANCE TRESORERIE

6. CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 161 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des congés Mai 2001

I. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le processus administratif de la gestion


des congés annuels.

II. Intervenants

 Internes

 Direction Générale ;
 Direction du Personnel ;
 Direction concernée.

 Externes

 Les agents

15/12/22 19:00 162 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des congés Mai 2001

III. Flow chart

Direction Bureau
DG Directions Agents
Personnel Comptable

Demandes de
congés

Enregistrement
Visa &
des demandes
transmission
par Secrétariat

Centralisation
des demandes

Préparation
Planning des
congés

Validation des
Contrôle, avis
planning
& proposition
définitifs

Décision de
congé

Prise de
Enregistrement,
connaissance
suivi et
de la décision
information
de congé

Décision de
congés pour
Décision
comptabili-
congé
sation

15/12/22 19:00 163 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des congés Mai 2001

IV. DÉROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROCÉDURE

Suivi des congés annuels

Objectif Responsable
 Gestion et suivi des congés annuels  La direction du personnel

Règles de gestion

- Les demandes de congés doivent obligatoirement être autorisées par la Direction


Générale.
- Les congés accordés doivent être planifiés en fonction de l'activité générale de la société.
- La direction du personnel doit s'assurer que tous congés est autorisé et suivi
administrativement.
- La direction du personnel doit s'assurer que l'intérim est assuré pour les fonctions
stratégiques en période de congés annuels.
- Les directions doivent donner leur accord sur le planning des congés de leur personnel.

Déroulement

 Les demandes de congés annuels doivent être établies par les agents au moins 1 mois
avant la date demandée.

 Ces demandes doivent être visées par le responsable hiérarchique en fonction des
besoins opérationnels et des autres demandes.

 Les demandes visées favorablement ou défavorablement sont transmises à la direction


du personnel

 La direction du personnel s'assurera que les congés demandés correspondent à un droit


acquis. A la réception de l'ensemble des demandes d'une période, la direction du
personnel prépare un planning général par département pour l'ensemble des périodes
sollicitées.

 Cet état est transmis à la direction générale et aux directions concernées pour étude et
validation en vue de veiller sur la bonne continuité de l'activité et dans l'esprit de
respecter l'intérêt général de la société.

15/12/22 19:00 164 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des congés Mai 2001

Déroulement (Suite)

 Les directions de la Soders sont en mesure de reconsidérer certaines demandes et


de proposer des périodes d'échange.

 Une fois la demande validée par la direction concernée et par la direction du


personnel, elle est transmise à la DG pour décision finale.

 La demande autorisée et visée est transmise à la direction du personnel pour


enregistrement dans les livres des congés et suivi administratif.

 La direction du personnel informe et transmet alors les décisions aux différents


agents.

 Par ailleurs, elle transmet une copie au service comptable pour transcription et
imputation lors du traitement de la paie et une copie aux départements concernés
pour information.

 La direction du personnel constatera le retour effectif de l'agent au terme de ses


congés.

15/12/22 19:00 165 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des congés Mai 2001

V. Contrôles clés de la procédure

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du du Du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Contrôle du A l'occasion S'assurer que


Visa de la
droit aux Registre des de chaque les congés
DP demande de
congés congés demande de demandés sont
congés
congés acquis.
S'assurer que
les agents en
congés sont
A l'occasion
Autorisation de DG Visa de la autorisés et
Décisions de de chaque
la décision de DP décision de leur décision
congés demande de
congés Directions congés est visée par
congés
la direction
générale.

15/12/22 19:00 166 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des congés Mai 2001

XI. Archivage

Archivage
Document Emetteur Nombre Destinataire Mode Périodicité Lieu

Demandes
de congés Agents 1 DP Chronologique Annuelle DP

Décision Agents
Dossier
de congés DP 3 DP Annuelle DP
Comptabilité administratif
Registre
des congés
DP 1 DP Chronologique Annuelle DP
payés

15/12/22 19:00 167 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

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Procédure : Date dernière mise à jour :
Gestion des congés Mai 2001

VI. Dispositif comptable appliqué à la procédure

Cf. procédure traitement de la paie

XII. Système d’information

A ce jour, aucune application informatique, hormis le traitement de la paie, ne


gère les aspects ressources humaines.

15/12/22 19:00 168 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Paie Avril 2001

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 176 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Paie Avril 2001

I. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire les modalités de traitement, le mode


de comptabilisation et de suivi des opérations liées à la paie du personnel et
aux déclarations sociales.

II. Etapes de la procédure

La procédure de la paie sera décrite par référence aux principales étapes


suivantes :

 Etablissement de la paie ;
 Etablissement des déclarations sociales et fiscales ;
 Enregistrement comptable et paiement ;
 Paie des occasionnels ;
 Suivi et analyse des comptes.

III. Intervenants

 Internes

 Direction Générale ;
 Direction du Personnel ;
 Direction Administrative et Financière ;
 Service comptable.
 Service informatique.

 Externes

 Agents ;
 Direction des impôts ;
 Organismes sociaux.

15/12/22 19:00 177 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Paie Avril 2001

IV. Flow chart

Etape DG DP DAF Caisse BC S.inf Impôts Org. Soc. Per. Bq

Etablissement des relevés de Relevé


pointage pointage

Etablissement de l ’état de Paie


suivi de la paie des cadres cadres

Etablissement de l ’état Etat des


mensuel des avances avances

Saisie des éléments


variables de la paie

Edition et validation des


états de contrôle des éléments Etat de
contrôle
variables de la paie

Edition des bulletins de paie Bulletins


de paie

15/12/22 19:00 178 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Paie Avril 2001

Etape DG DP DAF Caisse BC S.inf Impôts Org. Soc. Per. Bq

Etat
Etat Etat Journal
salaires
virements crédit de paie
Edition des différents états bruts

de la paie
Cot Cot Cot Cot
CNSS CIMR Retraite assur.

Validation de la
cohérence des
Validation des états de paie états

Signature des états des


virements et remboursement
de crédits.

Déclaration Déclaration Déclaration Déclaration


Etablissement des CNSS CIMR Retraite assur.
déclarations sociales

Etablissement de la Déclaration
IGR
déclaration d ’IGR

Comptabilisation de la paie

15/12/22 19:00 179 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Paie Avril 2001

V. Déroulement administratif de la procédure

Etape : 1 Etablissement de la paie

Objectif Responsable
 La direction du Personnel
 S'assurer que la paie est correctement  Le service de centralisation comptable
établie.  La direction administrative et
financière.

Règle de gestion
 L’établissement de la paie ne doit se faire qu’après contrôle de tous les éléments variables.

Déroulement

 La direction du Personnel établit les relevés de pointage mensuels du personnel hors


cadres sur la base de l’état de pointage informatique et les transmet au bureau comptable.
Le relevé de pointage remonte tous les éléments variables de la paie par agent :
- Heures normales,
- Heures supplémentaires
- Indemnités de panier,
- Nombre de jours de congés payés,
- Nombre de jours d’absence.

 La direction administrative et financière est responsable du suivi de la paie des cadres.

 Le bureau caisse établit un état mensuel des avances accordées au personnel et le


transmet au bureau comptable.

 Le bureau comptable assisté par le service informatique contrôle la cohérence des


éléments reçus et rapproche entre les différents documents et saisit les éléments variables
de la paie et les avances.

 Le service informatique est responsable du traitement de la paie des cadres.

 Le bureau comptable édite les états de contrôle des éléments variables saisis et les valide.

 Le bureau comptable édite les bulletins de paie en deux exemplaires, un pour l’employé
et le deuxième pour classement.

15/12/22 19:00 180 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Paie Avril 2001

Déroulement (Suite)

 Le service de centralisation comptable contrôle la concordance des différents


documents, et ordonne l’édition :
- Des états de virements,
- Des états des échéances des crédits,
- Du journal de la paie,
- De l’état des cotisations CNSS
- De l’état des cotisations de retraite Marocaine –Vie,
- L’état des salaires bruts par employé,
- L’état des cotisations retraite CIMR (par trimestre)
- L’état des cotisations assurance groupe (par trimestre)

 Le service de centralisation comptable contrôle la concordance :


- Des états de virements avec les bulletins de paie,
- Des états des échéances des crédits,
- Du journal de paie avec tous les autres éléments,
Et transmet à la direction administrative et financière pour validation.

 Le directeur administratif et financier contrôle la concordance des différents états avec


le journal consolidé et signe l’état des virements, l’état des échéances de crédits et le
journal de paie.

 Le service de centralisation comptable envoie à la banque les ordres d’opérations sur la


base des états signés par sa direction.

15/12/22 19:00 181 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Paie Avril 2001

Etape : 2 Etablissement des déclarations sociales et fiscales

Objectif Responsable

 Permettre le respect des différentes


obligations déclaratives vis-à-vis des  Le service comptable
partenaires sociaux de la société.

Règle de gestion
 L’établissement des déclarations sociales et fiscales doit se faire en conformité avec la
réglementation en vigueur.

Déroulement

 Le service comptable établit les déclarations sociales conformément aux règlements et


contrats en vigueur (CNSS, CIMR, Assurance groupe,) sur la base des états des cotisations
édités et assure leur paiement dans les délais.

 Le service comptable établit la déclaration de l'IGR et liquide l'impôt dû au vu du journal


de paie consolidé.

 Le service comptable, à la fin de l'année, prépare l'état 9421 au titre du personnel titulaire,
contractuel et saisonnier, vérifie la cohérence de l'état 9421 avec les données comptables et
le dépose ensuite à l'administration fiscale.

15/12/22 19:00 182 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
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Etape : 3 Enregistrement comptable et paiement

Objectif Responsable

 S’assurer que toutes les opérations


relatives à la paie sont correctement  Le service comptable
comptabilisées.
 S'assurer de la validité des salaires
payés.

Règle de gestion
 Les opérations de la paie doivent être exhaustivement comptabilisées et correctement
évaluées.

Déroulement

 Le service comptable, suite à l'établissement du journal de paie consolidé, comptabilise :


- Le journal de paie sur la base des fiches d’imputation soumises préalablement à la
signature du directeur administratif et financier.
- Les cotisations CNSS après règlement sur la base de l’avis de débit bancaire,
- Des autres charges sociales à partir des talons de chèques.

15/12/22 19:00 183 Masnaoui Mazars Audit


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Etape : 4 Paie des occasionnels

Objectif Responsable

 S’assurer du correct calcul de la paie du  La direction du Personnel


personnel occasionnel.

Règle de gestion
 Les opérations de la paie des occasionnels doivent être régulièrement suivies et
exhaustivement comptabilisées.

Déroulement

 La direction du Personnel s'occupe de l’embauche du personnel occasionnel, du suivi des


heures travaillées, et de son paiement.

 La direction du Personnel établit à la fin de chaque quinzaine un état des heures


travaillées du personnel occasionnel et le transmet au directeur administratif et financier.

 Le service comptable établit un état de paie des occasionnels comportant :


- Le nombre d’heures travaillées,
- Les salaires bruts,
- Les retenues CNSS
- Les salaires nets
Cet état est édité en deux exemplaires, un destiné à la caisse pour le règlement des
occasionnels et le second à la direction du personnel pour contrôle.

 Le service comptable comptabilise la paie et les charges sociales des occasionnels. La


CNSS sur paie des occasionnel est déclarée et payée au même titre que le personnel
permanent.

15/12/22 19:00 184 Masnaoui Mazars Audit


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Etape : 5 Suivi et analyse des comptes

Objectif Responsable

 S’assurer que les comptes relatifs au


personnel sont correctement suivis et  Le service comptable.
analysés.

Règle de gestion
 Les comptes personnel et organismes sociaux doivent être toujours justifiés.

Déroulement

 Le service comptable établit à la fin de chaque mois un état détaillé sur les mouvements
des comptes du personnel (agent par agent) ainsi qu'une analyse des soldes des comptes
de bilan.

15/12/22 19:00 185 Masnaoui Mazars Audit


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Paie Avril 2001

VI. Contrôles clés de la procédure

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Vérification de
A l'occasion Eviter de
la validité des Visa sur le
Directeur du Relevé de de chaque saisir des
éléments relevé de
Personnel pointage préparation éléments de
variables de la pointage
de la paie paie erronés
paie

Rapprochement A chaque S'assurer de la


Visa des
des différents Directeur Journaux de édition des réalité et de
journaux de
états de la paie financier paie journaux de l'exhaustivité
paie
édités paie de la paie

Etablissement
correct des Eviter des
déclarations erreurs dans
Lors de
sociales et les
Service de Déclarations Visa des chaque
fiscales et déclarations
centralisation sociales et déclarations préparation
paiement des
comptable fiscales des
droits S’assurer du
déclarations
correspondants respect des
dans les délais délais légaux
en vigueur
Concordance de
Eviter des
la déclaration
Service de erreurs dans
annuelle des Visa de l'état Chaque
centralisation Etat 9421 la déclaration
salaires avec la 9421 année
comptable 9421
comptabilité et
l'IGR payé

15/12/22 19:00 186 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Paie Avril 2001

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Lors de
Concordance de chaque
la paie avec les Visa des comptabilisa Eviter des
Directeur Journaux de
données journaux de tion des erreurs de
financier paie
comptables paie données de comptabilisation
la paie

Lors de
chaque S'assurer de la
Suivi régulier
Visa des comptabilisa justification des
des comptes Directeur Analyses de
analyses de tion des comptes du
Du personnel financier comptes
comptes données de personnel
la paie

Registre des Provisionner les


A chaque
Suivi régulier Directeur du congés et Visa sur le congés payés
départ en
des congés personnel décision des registre non consommés
congés
congés en fin d’exercice

15/12/22 19:00 187 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
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VII. Contrôles non prévus par la procédure

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Eviter le risque
de non-
Etat enregistrement
Analyse de A chaque
d’évolution de salaires ou de
l'évolution Directeur édition des
mensuel des Visa de l’état rémunérations
mensuelle du financier journaux de
rubriques de dus au personnel
journal de paie. paie
la paie ou des charges
sociales sur les
rémunérations

15/12/22 19:00 188 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Paie Avril 2001

VIII. Archivage
Archivage
Document Emetteur Nombre Destinataire Mode Périodicité Lieu

Relevés de A la fin de DP
DP 2 BC Manuel
pointage chaque mois BC
Etat mensuel A la fin de
Caissier 1 BC Manuel BC
des avances chaque mois
Etat de
contrôle des A la fin de
BC 1 BC Manuel BC
éléments chaque mois
variables
Bulletins de Employés A la fin de
BC 2 Manuel BC
paie BC chaque mois
Etats des Banques A la fin de
BC 2 Manuel BC
virements BC chaque mois
Etat des
Banque A la fin de
échéanciers de BC 2 Manuel BC
DAF chaque mois
crédit
A la fin de
Journal de paie BC 1 DAF Manuel BC
chaque mois
Organismes
Les états des A la fin de
BC 2 sociaux Manuel BC
cotisations chaque mois
DAF
Organismes
Déclarations A la fin de
BC 2 sociaux Manuel BC
sociales DAF
chaque mois
Administration
Déclaration A la fin de
BC 2 fiscale Manuel BC
d’IGR chaque mois
DAF
Administration
fiscale
Etat 9421 BC 3
DAF
Manuel Chaque année BC
Assurance
Etat de paie
Caisse A la fin de BC
des BC 2 Manuel
DP chaque mois DP
occasionnels

15/12/22 19:00 189 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Paie Avril 2001

VIII. Dispositif comptable appliqué à la procédure

SCHÉMAS D'ÉCRITURES COMPTABLES

 Ecriture comptable de la paie mensuelle

6171 3431 4432 4433 44525 4438 444


rém. du Avances et rém. due Retenues Etat IGR personnel organisme
personnel acomptes au Crédit … autres s sociaux
au personnel créditeurs
personnel (oppositions
etc.)

A+B+C+D+E+F A B C D E F

 Constatation des parts patronales relatives aux charges sociales

6174 6176 444


Charges sociales charges sociales organismes sociaux
diverses

A B A+B

15/12/22 19:00 190 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Paie Avril 2001

IX. Système d’information

Edition des bulletins de paie


Edition des états de virements,
Edition des états des échéances des crédits,
Saisie des éléments Edition du journal de la paie,
variables Edition de l’état des cotisations CNSS
Edition de l’état des cotisations de retraite
APPLICATION PAIE Marocaine –Vie,
Saisie des avances Edition de l’état des salaires bruts par
employé,
Edition de l’état des cotisations retraite
CIMR (par trimestre)
Edition de l’état des cotisations assurance
groupe (par trimestre)

15/12/22 19:00 191 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Paie Avril 2001

X. Recommandations

INTERFACE ENTRE APPLICATION PAIE ET SYSTÈME COMPTABLE À DÉVELOPPER

La paie est gérée par une application informatique qui n’est pas intégrée à
l’application comptable. Le transfert des données vers la comptabilité générale est
effectué manuellement. Ce traitement induit une perte de temps et un risque
d’erreurs.

Il serait opportun d’étudier la possibilité de générer automatiquement les écritures en


comptabilité générale grâce à une interface entre les deux logiciels.

15/12/22 19:00 192 Masnaoui Mazars Audit


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Direction du personnel Cycle : RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Prêt au personnel à plus d’un an Avril 2001

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 167


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Direction du personnel Cycle : RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Prêt au personnel à plus d’un an Avril 2001

I. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le mode d’octroi et de suivi des prêts à
plus d’un an, accordés par Soders à son personnel et de définir le dispositif
comptable correspondant.

II. Etapes

La procédure d’octroi des prêts au personnel sera décrite par référence aux
principales étapes suivantes :

 Traitement des demandes de prêt ;


 Conclusion du contrat du prêt ;
 Déblocage et comptabilisation du prêt ;
 Suivi du prêt.

III. Intervenants

 Internes

 Direction ;
 Direction du personnel ;
 Service comptable.

 externes 

 Agents.

15/12/22 19:00 168


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Direction du personnel Cycle : RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Prêt au personnel à plus d’un an Avril 2001

IV. Déroulement administratif de la procédure

Etape : 1 Traitement des demandes de prêt

Objectif Responsable

 Permettre de classer les besoins par  La Direction du personnel est


ordre de priorité. responsable d’apprécier la demande
de prêt.

Règle de gestion
 L’octroi des prêts au personnel doit se faire selon des critères objectifs et bien définis
(ancienneté, évaluation, situation familiale,...)

DÉROULEMENT

 La direction générale fixe annuellement le budget des prêts à accorder au personnel.

 Les agents intéressés établissent une demande de prêt et la transmettent à la Direction du


personnel.

 La Direction du personnel classe les demandes qui lui sont parvenues par ordre de
priorité

 Une commission se réunit pour valider le traitement et le classement par ordre de


priorité des demandes et désigne les bénéficiaires dans la limite du budget établi par la
direction.

 La Direction du personnel transmet à la Direction Générale la liste des demandes


acceptées pour approbation.

 La Direction du personnel informe le demandeur de l'acceptation de sa demande une fois


que la Direction Générale donne son aval.

15/12/22 19:00 169


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Direction du personnel Cycle : RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Prêt au personnel à plus d’un an Avril 2001

Etape : 2 Conclusion du contrat de prêt

Objectif Responsable

 Entourer la société des garanties  La Direction du personnel.


suffisantes vis-à-vis des agents.

Règle de gestion
 Les prêts au personnel doivent systématiquement faire l’objet de contrats précisant les
droits et obligations des deux parties.

DÉROULEMENT

 La Direction du personnel prépare une décision de prêt qu'elle transmet à la Direction


Générale pour signature. Cette décision récapitule le montant du prêt, le taux d'intérêt, la
durée de remboursement, le montant de la mensualité et le délai de grâce éventuel.

 La Direction du personnel prépare le contrat de prêt (fixant les droits et obligations de


chacune des parties) et le transmet au demandeur pour signature.

 Le demandeur du prêt inscrit une hypothèque au profit de la Soders et transmet le


certificat d’hypothèque à la direction du personnel.

15/12/22 19:00 170


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Prêt au personnel à plus d’un an Avril 2001

Etape : 3 Déblocage et comptabilisation du prêt

Objectif Responsable

 Permettre au demandeur  La décision du déblocage du prêt est


l’encaissement du prêt. du ressort de la Direction Générale.

Règle de gestion
 Les prêts au personnel ne doivent être débloqués que si l’agent assure les garanties de la
Soders.

DÉROULEMENT

 La Direction du personnel vérifie l’exhaustivité du dossier d’octroi du prêt et le transmet


au service comptable pour préparation du règlement.

 Le service comptable prépare le moyen de règlement et transmet le dossier complet à la


Direction Générale pour signature.

 La Direction Générale transmet le chèque signé directement au demandeur du prêt pour


encaissement.

 Le service comptable reçoit le dossier de la Direction pour comptabilisation et suivi des


retenues au niveau du bulletin de paie.

15/12/22 19:00 171


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Direction du personnel Cycle : RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Prêt au personnel à plus d’un an Avril 2001

Etape : 4 Suivi du prêt

Objectif Responsable

 S’assurer que le suivi des prêts est  Le service comptable est responsable
régulier et fiable. de cette étape

Règle de gestion
 Le remboursement du prêt doit être régulier conformément au tableau d’amortissement.

DÉROULEMENT

 Le service comptable établit le tableau d’amortissement du prêt, et assure le suivi du prêt.

 Le service comptable édite chaque mois :

 Un état des prêts en cours ;


 Une analyse des soldes des comptes de prêts par agent.

 Le service comptable rapproche l’état des soldes des comptes de prêts avec le tableau
d’amortissement du prêt pour vérification du montant de la retenue pour remboursement
du prêt.

 Le service comptable rapproche l’état des prêts en cours avec le compte prêts au
personnel pour justification des soldes.

15/12/22 19:00 172


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Direction du personnel Cycle : RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Prêt au personnel à plus d’un an Avril 2001

V. Principaux contrôles clés de la procédure

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles Du du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Validation Commission Demandes Classement des Suite Octroi des


demandes de de prêt  demandes de à chaque prêts aux
prêt prêts par ordre de demande de agents
priorité prêt prioritaires

Vérification du Direction du Dossier Déblocage du prêt Préalableme Sauvegarder le


dossier de prêt personnel de prêt nt patrimoine de
à l’octroi de la société
prêt

Rapprochement Service .Etat des prêts Visa A la fin de S’assurer que


de l’état des comptable Sur l’état chaque mois les mensualités
prêts et tableau . Tableau d’analyse des sont
d’amortissemen d’amortisseme prêts par agent correctement
t du prêt nt du prêt retenues sur les
salaires

Rapprochement Service Etat des Visa sur l'état des A la fin de S'assurer de la
de l'état des comptable restants dus prêts en cours chaque mois réalité et de
restants dus des des prêts au l'exhaustvité
prêts avec le personnel des soldes des
compte prêts au comptes «prêts
personnel au personnel »

15/12/22 19:00 173


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Direction du personnel Cycle : RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Prêt au personnel à plus d’un an Avril 2001

VI. Dispositif Comptable Applique A La Procédure

PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUES

. Les prêts immobilisés sont des fonds accordés par la société à son
personnel, et ce pour une période, à l’origine dépassant 12 mois.

. L’entrée de ces prêts demeure maintenue à ce poste jusqu'à l’expiration


totale de ce délai.

. Le fait générateur de la constatation du prêt dans les comptes de la société


est le décaissement effectif du prêt.

METHODES D’EVALUATION

. Les prêts au personnel sont comptabilisés à leur valeur nominale. La valeur


nominale est la valeur figurant sur le contrat de prêt.

. Les intérêts des prêts constituent des produits financiers pour la société à
comptabiliser parmi les produits de l’exercice.

. Les intérêts des prêts sont comptabilisés à la date de chaque échéance de


remboursement et sont régularisés à la fin de l’exercice en vertu du principe
de spécialisation des exercices.

. A la date de l’inventaire, la valeur nominale des prêts est corrigée, le cas


échéant, par une provision pour dépréciation s’il apparaît que leur
encaissement est incertain à l’échéance.

15/12/22 19:00 174


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Direction du personnel Cycle : RESSOURCES HUMAINES


Procédure : Date dernière mise à jour :
Prêt au personnel à plus d’un an Avril 2001

SCHEMAS D’ECRITURES COMPTABLES

2411 51 3493 73811 4432


Prêt au trésorerie Intérêts courus et Intérêt Rémunération
personnel non échus à des prêts due au
percevoir personnel

Signature du
contrat de prêts

Décaissement réel
du prêt «K» K K

Echéance du
remboursement : p i p+i
Principale «p»
Intérêts «i»

Constatation à la
fin de l’exercice
des intérêts courus x x
et non échus «x»

K p K x i+x p+ i
Intérêts Intérêts
(K - p) Solde Mouvement courus et non du prêt Retenue sur
non encore de trésorerie échus à inscrit au salaire
remboursé percevoir CPC

15/12/22 19:00 175


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Direction Administrative et Financière Cycle : REPORTING ET CLÔTURE COMPTABLE


Procédure : Date dernière mise à jour :
Règlements, Encaissement et Suivi de la trésorerie Avril 2001

PRELIMINAIRE

I. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1. ORGANIGRAMME
2. DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7. CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 193 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : REPORTING ET CLÔTURE COMPTABLE


Procédure : Date dernière mise à jour :
Règlements, Encaissement et Suivi de la trésorerie Avril 2001

I. Objet

Cette procédure a pour objet de décrire le circuit administratif des règlements,


des encaissements et de suivi de la trésorerie de la société avec ses
implications comptables.

II. Etapes

La procédure des règlements des encaissements et de suivi de la trésorerie


sera décomposée en quatre sous - procédures, à savoir :

 Procédure des règlements ;


 Procédure des encaissements ;
 Procédure de suivi de la trésorerie – Caisse ;
 Procédure de suivi de la trésorerie - Banque.

III. Intervenants

 Internes

 Direction ;
 Direction administrative et financière ;
 Direction du personnel ;
 Service commercial ;
 Département achats et approvisionnements.

 Externes

 Clients ;
 Fournisseur ;
 Banques

15/12/22 19:00 194 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : REPORTING ET CLÔTURE COMPTABLE


Procédure : Date dernière mise à jour :
Règlements, Encaissement et Suivi de la trésorerie Avril 2001

IV. FLOW CHART

Procédure des règlements

Etape DG DAF BC DAA Fournisseurs

Préparation et validation des Dossier de


dossiers de règlements règlement
(BC,BR,Fact)

Dossier de
Transmission du dossier à la règlement
comptabilité (BC,BR,Fact)

Comptabilisation
et classement des
dossier par échéance

Préparation des moyens


de paiement à l ’échéance MP

Signature du moyen de MP
paiement

Contre-signature du moyen
MP
de paiement lorsque sa valeur
dépasse 50.000 Dhs

Comptabilisation du règlement Comptabilisation MP


et transmission du paiement au du règlement
fournisseur sans délai

15/12/22 19:00 195 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : REPORTING ET CLÔTURE COMPTABLE


Procédure : Date dernière mise à jour :
Règlements, Encaissement et Suivi de la trésorerie Avril 2001

Procédure des règlements par caisse

Etape DG DAA DAF Caisse Services Directions BC

Etablissement d ’une demande


d ’achat par caisse DA

Approbation de la direction
du demandeur DA
DA
Validation de la demande par
le DAF

DA
Transmission au DAA

Etablissement du bon de caisse


BC BC
validé par le DAF et
transmission à la caisse
Déblocage de la
somme demandée

Réalisation de l ’achat et
Facture Facture
transmission de la facture BL, BR BL, BR
à la caisse

Enregistrement de
Transmission de la facture
la dépense sur le
à la comptabilité pour registre caisse
enregistrement comptable

15/12/22 19:00 196 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des Procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : REPORTING ET CLÔTURE COMPTABLE


Procédure : Date dernière mise à jour :
Règlements, Encaissement et Suivi de la trésorerie Avril 2001

Procédure des encaissements

Etape DG DC DAF Caisse BAV BC Client

Enregistrement Autres moyens


des encaissements de paiement
Collecte des règlements sur les registres
et enregistrement sur les
registres correspondants Enregistrement
sur le registre Règlement
caisse espèce

Espèces
Remise des espèces en caisse
et établissement des titres de TR
recettes

Contrôle par le DAF des


moyens de paiement et de TR
leur cohérence avec les
registres Moyens
paiement

Registres
Enregistrement des
encaissements
Registres

15/12/22 19:00 197 Masnaoui Mazars Audit


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Direction Administrative et Financière Cycle : REPORTING ET CLÔTURE COMPTABLE


Procédure : Date dernière mise à jour :
Règlements, Encaissement et Suivi de la trésorerie Avril 2001

V. DÉROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROCÉDURE

Procédure : 1 Procédure des règlements

Objectif Responsable

 S’assurer que tous les règlements sont  Le département achats et


justifiés et autorisés. approvisionnements est responsable
de la vérification des dossiers de
règlement.

Règle de gestion
 Tous les paiements doivent être faits à des fins autorisées par un nombre limité de
personnes

DÉROULEMENT

 Le département achats et approvisionnements, prépare le dossier de règlement


(originaux des factures, bon de livraison, bon de réception et bon de commande), vérifie la
concordance des documents et la déduction des acomptes et avoirs et le transmet au
service comptable.

 Le service comptable vérifie l’exhaustivité et la concordance des documents, réclame


éventuellement les pièces manquantes, opère l'enregistrement comptable de la charge et
classe les dossiers reçus par échéance.

 Le service comptable à l'échéance du règlement, prépare le moyen de paiement et


transmet le dossier pour signature au directeur financier si le montant du règlement est
supérieur à 50.000 Dhs ce dernier transmet le dossier au directeur général.

 Les signataires vérifient la concordance des éléments du dossier, signe le moyen de


paiement et retourne les dossiers de règlement au service comptable.

 Le service comptable comptabilise le règlement et envoi le moyen de paiement aux


fournisseurs (comptabilisation en temps réel).

15/12/22 19:00 198 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : 2 Procédure des encaissements

Objectif Responsable

 S’assurer que les encaissements sont  Le service comptable (section


exhaustifs et bien suivis règlement, recouvrement) est
responsable de cette procédure

Règle de gestion
 Tous les encaissements doivent faire l’objet d’un suivi rigoureux.

DÉROULEMENT

 Les commerciaux collectent les règlements lors des livraisons. Le montant et le mode du
règlement doivent être notés sur le BL.
Toutes les informations relatives aux règlements sont portées avant saisie sur :
- Le registre des espèces
- Le registre des chèques
- Le registre des virements
Lors de règlements à crédit, le client est tenu d’apposer son cachet et de signer le BL en
reconnaissance de dettes.
Les moyens de paiement (Chèques, lettres de virement) sont remis au Directeur Financier
pour contrôle. Les espèces sont déposées en caisse.

 Le Directeur financier contrôle les moyens de paiement avec les registres et les transmet
au bureau de l’administration des ventes pour enregistrement du règlement.

 Le bureau administration des ventes enregistre les règlements, en temps réel, sur la base
des registres visés par le Directeur Financier et des titres de recettes visés par le caissier
(pour les espèces).
A chaque règlement enregistré correspond un numéro de pièce attribué
automatiquement.
A la fin de la saisie, le total des règlements de la journée figurant sur les registres est
rapproché au total de la saisie. Un visa de contrôle est porté à côté de chaque total.

 Le service comptable établit les bordereaux de remise d’effets ou de chèques à


l’encaissement, les transmet à la signature du directeur général ou du directeur financier
et remet les valeurs en banque. La constatation comptable du règlement se fait sur la base
des bordereaux de remise visés par la banque (la comptabilisation doit se faire en temps
réel).

15/12/22 19:00 199 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : 3 Procédure de suivi de la trésorerie – Caisse

Objectif Responsable
 Permettre un suivi fiable de la caisse de  Le caissier est responsable du suivi de
la société. la caisse de la société.

Règle de gestion
 Les actifs liquides doivent être correctement protégés et des mouvements de caisse
régulièrement suivis.

DÉROULEMENT
DEPENSES EN CAISSE

 Le service demandeur, en cas de survenance d’un besoin établit :


- Une demande d’achat si le besoin est un achat, qu’il transmet au DAA (c’est le DAA
qui juge si l’achat doit se faire par caisse ou non)
- Un bon de caisse lorsqu’il s’agit de frais (chargement de marchandise,
déchargement,...) signé par son responsable hiérarchique et le transmet au directeur
financier qui le valide et le transmet à son tour au caissier.

 Le responsable des achats établit un bon de caisse (dont le montant ne peut être
supérieur à 10.000 Dhs) pour les achats programmés qu’il transmet à son responsable
hiérarchique et au directeur administratif et financier pour validation et transmission à la
caisse.

 Le caissier reçoit le bon de caisse dûment signé et débloque le montant correspondant au


responsable des achats en attente de la facture fournisseur.
Les bons de caisse en instance chez le caissier doivent être classés, suivis et apurés
obligatoirement au plus tard à la fin du mois de leur émission (sauf autorisation du DAF).

 Le responsable des achats réalise la dépense et transmet les justifications du montant


décaissé au caissier.

 Le caissier à la réception de la facture enregistre la dépense sur le registre de caisse et


transmet le tout à la comptabilité pour prise en charge comptable.

 Le caissier tient à jour le journal caisse avec un arrêté en fin de journée avec l’inscription
des éléments composant le solde sur la page d’arrêté.

 Le directeur financier contrôle l’arrêté journalier de la caisse et le valide par son visa et
opère un contrôle inopiné des espèces en caisse au moins une fois par mois.

 Le bureau comptable comptabilise en temps réel les dépenses sur la base des pièces de
caisse et rapproche le solde mensuel comptable de la caisse au solde du journal de caisse  ;
tout écart doit être signalé au directeur financier, expliqué et corrigé immédiatement.

15/12/22 19:00 200 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
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DÉROULEMENT (SUITE)

RECETTES EN CAISSE
 Les commerciaux collectent les règlements en espèces lors des livraisons.
Toutes les informations relatives aux règlements sont portées avant saisie sur e registre
des espèces et les espèces sont déposées en caisse.

 le caissier procède à l’établissement des titres de recette prénumérotés établis en trois


exemplaires :
- un exemplaire destiné au bureau de l’administration des ventes
- un exemplaire destiné au commercial ayant déposé l’argent
- un exemplaire gardé en souche à la caisse
Le N° du titre de recette est porté sur le registre des espèces à coté de la somme versée.

 Le Directeur financier contrôle les titres de recettes avec le registre et les transmet au
bureau de l’administration des ventes pour enregistrement du règlement.

 Le bureau administration des ventes enregistre en temps réel les règlements sur la base
du registre visé par le Directeur Financier et des titres de recettes visés par le caissier.
A chaque règlement enregistré correspond un numéro de pièce attribué
automatiquement.
A la fin de la saisie, le total des règlements de la journée figurant sur le registre des
espèces est rapproché au total de la saisie. Un visa de contrôle est porté à côté de chaque
total.

REALIMENTATION DE LA CAISSE

 Le caissier établit périodiquement un mémoire récapitulant les dépenses effectuées par


caisse accompagné des pièces justificatives qu’il envoie directeur financier et émet une
demande de fonds pour alimenter la caisse.

 Le directeur financier vérifie la concordance du registre de caisse avec les pièces


justificatives, et mandate l’établissement du chèque auprès du service comptable.

 Le service comptable prépare le chèque et transmet le dossier au directeur financier pour


vérification et signature.

 Le directeur financier retransmet le dossier à la comptabilité pour la prise en charge des


écritures comptables et pour la mise à disposition du caissier du montant demandé.

15/12/22 19:00 201 Masnaoui Mazars Audit


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DÉROULEMENT (SUITE)

AVANCES AU PERSONNEL

 Le personnel peut bénéficier d’une avance sur salaire décaissée par caisse sur demandes
d’avance. à ce niveau il y a lieu de distinguer entre deux types d’avances :
- Les avances sur état sont servies automatiquement à partir du 15/M/A.
- Les avances sur bons de caisse doivent être validées par le responsable hiérarchique
du demandeur et par le directeur financier.

 Le caissier reçoit les demandes, valide que le montant demandé ne dépasse pas les seuils
fixés par la Direction Générale et débloque la somme demandée contre un reçu signé par
lui et par l’intéressé.

 Le caissier transmet tous les mois la liste des avances accordées au service comptable
pour opérer les retenues sur salaires lors de la préparation de la paie.

PAIE DES OCCASIONNELS

 Le service comptable établit à la fin de chaque quinzaine un état de la paie du personnel


occasionnel qui comporte les rémunérations à versées et le transmet au directeur
financier.

 Le directeur financier vérifie la concordance de l’état des heures travaillées de la direction


du personnel et l’état de la paie des occasionnels, et mandate l’établissement du chèque
auprès du service comptable.

 Le service comptable prépare le chèque et transmet le dossier au directeur financier pour


vérification et signature.

 Le directeur financier retransmet le dossier à la comptabilité pour la prise en charge des


écritures comptables et pour la mise à disposition du caissier du montant équivalent à la
paie.

 Le caissier procède au payement des occasionnels sur la base de l’état de paie qui lui a été
transmis par le service comptable.

 Le service comptable comptabilise la paie des occasionnels et les charges sociales


correspondantes.

15/12/22 19:00 202 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
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Procédure : 4 Procédure de suivi de la trésorerie – banque

Objectif Responsable

 Assurer un suivi fiable de la trésorerie  Le service comptable est responsable


de la société. de cette étape.

Règle de gestion
 Les actifs liquides doivent être correctement protégés et la gestion de trésorerie doit être
optimisée.

DÉROULEMENT

 Le service comptable reçoit quotidiennement les extraits bancaires et procède à leur


traitement par :

- L’identification des mouvements de la journée

- Le rapprochement des extraits bancaires avec la situation de la trésorerie de la société


et identification des mouvements bancaires non constatés par la société et
inversement.

 Le service comptable met à jour sa situation de trésorerie et réclame à la banque les pièces
justificatives complémentaires au titre des mouvements non justifiés.

 Le service comptable édite deux fois par semaine une situation de trésorerie mise à jour et
la transmet au directeur général et au directeur financier pour information.

 Le service comptable reçoit le courrier bancaire (avis de débit et de crédit, relevés,


échelles d’intérêt) procède à leur contrôle (montants, dates de valeur, taux appliqués,
nombre de jours) et réclame les montants prélevés à tort par les banques à cause du non-
respect des conditions convenues pour le fonctionnement des comptes.

 Le service comptable procède à un tri du courrier bancaire et comptabilise les frais


bancaires sur la base des originaux des relevés, des avis et des échelles d’intérêts
mentionnant les agios.

15/12/22 19:00 203 Masnaoui Mazars Audit


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III. PRINCIPAUX CONTRÔLES CLÉS DE LA PROCÉDURE

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles Du du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Vérification S’assurer que les


Facture
de la Etablissement du A la factures à payer
Service Bon de livraison
réalisation bordereau de réception de correspondent à
comptable Bon de
de l’achat ou paiement la facture des achats ou
commande
prestation à prestations réels
régler

Vérification Visa sur le S’assurer que les


Service Dossier du A l’échéance
du dossier de bordereau de règlements sont
comptable règlement du règlement
règlement paiement autorisés.

Vérification
de la S’assurer que les
concordance Départemen A l’échéance règlements
Dossier de Signature du moyen
du dossier t financier et de chaque correspondent à
règlement de paiement
avec le comptable règlement des achats ou
moyen de prestations réels
paiement

Vérification
Les A l’occasion
de Visa sur la demande S’assurer de la
supérieurs Bon de caisse de chaque
l’opportunité d’achat ou bon de réalité des
hiérarchiques Demande caisse
demande
des besoins des services besoins achats
d’achat d’achat par
d’achat par demandeurs par caisse
caisse
caisse

Eviter les
doubles
Annulation Apposition de la enregistrements.
Dés
des doubles mention
Service Pièces réception des
des pièces «Duplicata » sur les Vérifier la
comptable justificatives pièces de
justificatives doubles des pièces séquence et
caisse
des achats de caisse. l’exhaustivité
des
enregistrements

15/12/22 19:00 204 Masnaoui Mazars Audit


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Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Rapprochement S’assurer de
Liste des
des avances Signature l’exhaustivité
Service avances A la fin de
accordées par la De la liste des des avances
comptable accordées par chaque mois
caisse avec avances retenues sur
caisse
celles retenues salaires
des salaires
Vérification
A la S’assurer de
de la
réception de l’exhaustivité
concordance du Service Mémoire des Visa du mémoire
chaque des
registre de comptable dépenses des dépenses
mémoire de enregistrement
caisse avec les
dépenses s comptables
comptes

Rapprochement S’assurer de
de la situation Situation de De façon l’exhaustivité
Visa sur la
de trésorerie du Service trésorerie du régulière des
situation de
service comptable service (chaque enregistrement
trésorerie
comptable avec comptable semaine) s comptables
les comptes

Etablissement
et contrôle des Grand livre et Visa du DAF sur Réclamer les
Service
états de les relevés les états de Chaque mois pièces
comptable
rapprochement bancaires rapprochement manquantes
bancaires
Réclamer les
effets payés
Contrôle des Visa du DAF sur mais non reçus
Service
états des effets Grand livre les états des Chaque mois à la
comptable
à payer effets comptabilité
Suivre la
trésorerie
S’assurer que
Contrôle des
Visa du DAF sur les chèques
états des Service
Grand livre les états des Chaque mois reçus ont été
chèques à comptable
effets remis à la
encaisser
banque

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XI. Archivage
Archivage
Document Emetteur Nombre Destinataire Mode Périodicité Lieu

DECAISSEMENTS
Demande Service A chaque clôture
2 DAA Manuel DAA
d’achat demandeur de dossier d’achat
Fournisseur DAA
Bon de A chaque clôture
DAA 3 Bureau Manuel Bureau
commande comptable
de dossier d’achat
comptable
DAA DAA
Bon de A chaque clôture
Fournisseur 1 Bureau Manuel Bureau
livraison comptable
de dossier d’achat
comptable
Fournisseur Magasin
Bon de DAA A chaque clôture DAA
Magasinier 4 Manuel
réception Bureau de dossier d’achat Bureau
comptable comptable
Au DAA DAA
A chaque clôture
Factures Fournisseurs moins Bureau Manuel Bureau
de dossier d’achat
deux comptable comptable
Demande Bureau
Personnel 1 Caisse manuel Chaque mois
d’avance comptable
Relevés de A la fin de chaque DP
DP 2 BC Manuel
pointage mois BC
Etat mensuel A la fin de chaque
Caissier 1 BC Manuel BC
des avances mois
Etat de paie
Caisse A la fin de chaque BC
des BC 2 Manuel
DP mois DP
occasionnels
ENCAISSEMENTS
Client
BL DC
DC 4 BAV Manuel Chaque jour
Nominatif DC
BAV
Client
Factures BAV 3 Manuel Chaque décade BAV
BAV
Lettres de DAF Comptabilité
Client 1 Manuel Chaque décade
virements BAV BAV
Titres de BAV DAF
Caisse 3 Manuel Chaque jour
recettes DC Caisse
SUIVI BANQUES
Extraits et
A la fin de chaque BC
relevés Banque 1 BC Manuel
mois
bancaires
Autre courrier A la fin de chaque BC
Banque 1 BC Manuel
bancaire mois
Situation de A la fin de chaque BC
BC 1 DAF Manuel
trésorerie mois

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IV. DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUÉ

PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUÉS

Gestion trésorerie - banque :

 Les chèques émis sont crédités, dés l’émission, au compte de


banque par le débit du compte de tiers concerné.

 Les effets à payer sont crédités lors de leur acceptation (lettre de


change) ou de leur remises (billet à ordre) par le débit d’un
compte tiers.

 Les titres de paiement reçus des clients ou autres débiteurs sont


débités, dés leur réception par le crédit du compte de tiers
correspondant

Gestion de trésorerie - caisse

 Le compte «caisse de dépenses » est débité du montant des


alimentations ; il est crédité du montant des espèces décaissées.
Son solde est toujours débiteur ou nul.

 Le compte «caisse de recettes » est débité du montant des


encaissements en espèce, il est crédité du montant des espèces
déposées en banque.
Son solde est toujours débiteur ou nul.

15/12/22 19:00 207 Masnaoui Mazars Audit


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SCHÉMA DES ÉCRITURES COMPTABLES

511 3425 4415


Chèques 44 34
516 514 Clients fournisse
et valeur Comptes Comptes
Caisse Banque effets à urs effets
à de tiers de tiers
recevoir à payer
l’encaiss.

Règlements
effectués par A A
banque

Règlements
effectués par B B B B
effets
Les
encaissements
reçus par C C C
C
chèques ou par
virement

Les
encaissements D
D D
reçus par effets D

Règlements
effectués par E E
caisse

Les
encaissements F F
reçus en espèce

15/12/22 19:00 208 Masnaoui Mazars Audit


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XII. Recommandations

MISE EN PLACE D’UNE GESTION DE TRÉSORERIE EFFICIENTE

Création d’un «service financier » indépendant du service comptable ayant pour


mission de maintenir l’équilibre financier de la société et d’optimiser la gestion de sa
trésorerie et regroupement les aspects «trésorerie» et «finance » au sein de ce service.
Ce service aurait pour attributions :

 Etablissement des états de gestion prévisionnelle de trésorerie fiables en fonction


des prévisions sur l'évolution de l'activité de la société.
 Etablissement du plan de financement à moyen terme de la société en fonction
des besoins prévus en matière d'investissement et d'exploitation.
 Négociation des conditions de fonctionnement des comptes avec les banques ;
 Contrôle et suivi rigoureux de la trésorerie de la société et des conditions
bancaires.
 Déclenchement des opérations de placement ou de financement, respectivement
en cas d'excédent ou d'insuffisance de trésorerie, en harmonie avec la politique
financière adoptée par la société.
 Suivi et contrôle des échéanciers des emprunts éventuels.

La procédure de suivi de trésorerie se présenterait alors comme suit :

 Le service financier reçoit quotidiennement les extraits bancaires et procède à leur


traitement par :
 L’identification des mouvements de la journée
 Le rapprochement des extraits bancaires avec la situation de la trésorerie de la
société et identification des mouvements bancaires non constatés par la société
et inversement.

 Le service financier procède à établissement de la situation journalière de


trésorerie avec les soldes en valeur de tous les comptes bancaires de la société et
réclame à la banque les pièces justificatives complémentaires au titre des
mouvements non justifiés.

 Le service financier édite en fin de matinée une situation de trésorerie mise à jour
et la transmet au directeur financier pour information.

15/12/22 19:00 209 Masnaoui Mazars Audit


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Règlements, Encaissement et Suivi de la trésorerie Avril 2001

 Le service comptable transmet à la section trésorerie une copie de toutes les


valeurs reçues pour leur prise en compte dans la situation de trésorerie.

 Le service financier gère tous des mouvements de trésorerie :


 Remise des chèques et effets (des clients et autres) ;
 Suivi des virements reçus ;
 Choix de la domiciliation et de la date de règlement pour les fournisseurs ;
 Ajustement des soldes des différents comptes bancaires par des virements de
banque à banque.

 Le service comptable transmet à la section trésorerie l’état des virements des


salaires par banque pour la réalisation de cette opération et le consulte
éventuellement pour le choix de la domiciliation des règlements des organismes
sociaux.

 Tous les services doivent consulter le service financier pour le choix de la


domiciliation des règlements, virements, mises à disposition et domiciliations des
titres d’importation pour lui permettre un meilleur suivi des opérations bancaires.

 Le service financier reçoit le courrier bancaire (avis de débit et de crédit, relevés,


échelles d’intérêt) procède à leur contrôle (montants, dates de valeur, taux
appliqués, nombre de jours) et réclame les montants prélevés à tort par les
banques à cause du non respect des conditions convenues pour le fonctionnement
des comptes.

 Le service financier procède à un tri du courrier bancaire et transmet à la


comptabilité les originaux des relevés, des avis et des échelles d’intérêts
mentionnant les agios pour comptabilisation.

 Le service comptable reçoit les bordereaux des règlements en devises et les


transmet avec les différentes pièces justificatives (facture, bon de commande, bon
de livraison, titre d’importation imputé par la douane) au service financier qui
contrôle ces documents. Lorsque la contre-valeur du montant du règlement en
dirham est supérieure à XXXDH, le responsable financier contacte les salles de
marché des banques de la société pour choisir le taux de change le plus
avantageux avant d’établir l’ordre de virement, sinon il prépare un ordre de
virement pour la banque domiciliataire.

 Le service financier procède au lancement des opérations de placement ou de


financement respectivement en cas d'excédent ou d'insuffisance de trésorerie.

15/12/22 19:00 210 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Reporting Avril 2001

PRELIMINAIRE

I. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1. ORGANIGRAMME
2. DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7. CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

15/12/22 19:00 211 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Reporting Avril 2001

I. OBJET

L'objet de cette procédure est de préciser les modalités d'élaboration du reporting


groupe ainsi que les principales rubriques qui doivent figurer.

II. INTERVENANTS

 Internes :

 Direction Générale,
 Direction technique,
 Le département des achats et approvisionnements,
 Service de centralisation comptable et de contrôle de gestion,

 Externe :

 Groupe

15/12/22 19:00 212 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Reporting Avril 2001

IX. Déroulement administratif de la procédure

Etape : 1 Recueil d'informations

Objectif Responsable

 Rassembler les éléments d'informations  Le service de centralisation comptable


nécessaires à l'élaboration du reporting et de contrôle de gestion

Règle de gestion
 Tous les responsables des directions concernés doivent préparer les informations requises
pour l'élaboration du reporting.

Déroulement

 L'élaboration du reporting est initiée par le directeur Général.

 Le service de centralisation comptable et de contrôle de gestion qui se charge de la


centralisation des informations :

- Bilan de production en tonnage de la direction technique


- Ventes en tonnage et en valeur
- Etat des consommations en quantité et en valeur du département des achats et
approvisionnements
- Etat des consommations de pièces de rechange du magasin ;
- Le dispache de la masse salariale et charges sociales par centres du bureau
comptable
- Le tableau des amortissements économiques du bureau comptable ;
- La Situation bancaire,
- la balance générale du bureau comptable.

 Sur la base de ces éléments le service de centralisation comptable et de contrôle de


gestion établira :

- Le coût de revient des produits finis


- Le tableau de résultat
- Le bilan,
- Le tableau des emplois et ressources ;

15/12/22 19:00 213 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Reporting Avril 2001

Etape : 2 ÉTABLISSEMENT DES ETATS DE REPORTING

Objectif Responsable
 Le service de centralisation comptable
 Etablissement des états de reporting.
et de contrôle de gestion

Règle de gestion
 Le service de centralisation comptable et de contrôle de gestion doit établir des états de
reporting fiables dans les délais impartis.

Déroulement

 Le service de centralisation comptable et de contrôle de gestion avant le 05 de chaque


mois prépare et transmet à la maison mère :
- Le bilan de production en tonnage,
- Les ventes en tonnage,
- La situation financière (sur la base des relevés bancaires + placements + dettes,...),

Détermination du coût de revient

 Le service de centralisation comptable et de contrôle de gestion avant le 25 de chaque


mois saisit sur l’application reporting les informations recueillies :

- Le bilan de production en tonnage


- Etat des consommations en quantité et en valeur
- Etat des consommations de pièces de rechange
- Le dispache de la masse salariale et charges sociales
- Le tableau des amortissements économiques ;

L’application reporting permet l’édition à partir de ces éléments :

- Du tableau du coût de revient de la crème,


- Du tableau du coût de revient de la LP,
- Du tableau du coût de revient de la SPI par nature d’emballage,
- Du tableau du coût de revient de la SPH par nature d’emballage,
- Du tableau du coût de revient des l’améliorant.

15/12/22 19:00 214 Masnaoui Mazars Audit


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Procédure : Date dernière mise à jour :
Reporting Avril 2001

Déroulement (Suite)

Etablissement du tableau de résultat, du bilan et du tableau des emplois et


ressources

 Le service de centralisation comptable et de contrôle de gestion à partir :


- Des tableaux précités,
- De l’état des ventes en tonnage et en valeur,
- De la balance générale comptable (pour les charges non incorporées dans le coût de
revient : charges administratives et commerciales),
- Du budget annuel,
Etablit le tableau de résultat par la détermination des marges par produit, après
imputation des charges de distribution, et définit la marge globale

 Le service de centralisation comptable et de contrôle de gestion à partir de la balance


comptable établit le bilan arrêtant la situation de la société et le tableau des emplois et
ressources de la en cours.
 La direction générale valide les états établis par le service de centralisation comptable et
de contrôle gestion avant qu’ils ne soient transmis au siège du groupe.

15/12/22 19:00 215 Masnaoui Mazars Audit


Manuel des procédures

Direction Administrative et Financière Cycle : Reporting et Clôture comptable


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synthèse

PRELIMINAIRE

I. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

1. ORGANIGRAMME
2. DEFINITION DES FICHES DE FONCTIONS ET DE POSTES

II. PROCEDURES

1. CYCLE ACHATS APPROVISIONNEMENTS

2. CYCLE VENTES CLIENTS

3. CYCLE LOGISTIQUE

4. CYCLE INVESTISSEMENT

5. CYCLE RESSOURCES HUMAINES

6. CYCLE FINANCE TRESORERIE

7. CYCLE REPORTING ET CLOTURE COMPTABLE

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IV. OBJET

Cette procédure a pour objet de décrire les écritures comptables de fin d’exercice et
le processus d’élaboration des états de synthèse.

V. ETAPES

La procédure d’arrêté des comptes et des états de synthèse sera décrite par référence
aux principales étapes suivantes :

 Etablissement d’un planning d’arrêté ;


 Réalisation des inventaires ;
 Travaux d’amortissement et de provisions ;
 Ecritures de clôture ;
 Analyse et justification des comptes ;
 Edition des états de synthèse.

La comptabilisation de ces éléments doit se faire conformément aux dispositions de la loi comptable et du
CGNC.

VI. INTERVENANTS

 Internes

 Direction ;
 Direction administrative et financière ;
 Département achats et approvisionnements ;
 Direction du personnel ;
 Direction commerciale.

 Externes

 Administration des impôts ;


 Groupe (maison mère).

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DÉROULEMENT ADMINISTRATIF DE LA PROCÉDURE

Etape : 1 Etablissement d’un planning d’arrêté

Objectif Responsable

 Produire les états d’arrêté et de clôture  La Direction administrative et


dans les délais impartis. financière est responsable de cette
étape.

DÉROULEMENT

 La Direction administrative et financière identifie les contraintes d’arrêté légales


(comptables et fiscales).

 La Direction administrative et financière détermine les différentes tâches nécessaires à la


réalisation des objectifs d’arrêté ou de clôture.

 La Direction administrative et financière procède à l’ordonnancement des tâches, à


chaque tâche identifie le responsable ainsi que les documents à produire et les modalités
de leur transmission, compte tenu des contraintes de délai.

 La Direction administrative et financière affecte les tâches ainsi ordonnancées aux


ressources disponibles.

 La Direction administrative et financière procède à la matérialisation du planning


d’arrêté ou de clôture.

 La Direction administrative et financière assure le suivi périodique d’avancement des


travaux.

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Etape : 2 Réalisation et exploitation des Inventaires

Objectif Responsable
 Le Département achats et
 Réaliser l’inventaire du patrimoine de approvisionnements est responsable
la société à la fin de l’exercice de l'inventaire physique des stocks.
conformément aux lois et règles en  La direction technique est responsable
vigueur de l'inventaire physique des
immobilisations.

DÉROULEMENT

 Le Département achats et approvisionnements réalise un inventaire physique des stocks


de matières premières, pièces de rechange et consommable à la clôture de chaque
exercice.

 Le Département achats et approvisionnements établit un état valorisé des stocks


inventoriés et le transmet au service comptable, en identifiant les stocks à reformer, les
stocks gelés et les stocks à rotation lente.

 Le Département achats et approvisionnements rapproche les états d'inventaire des


stocks à l'inventaire permanent, relève les écarts éventuels et procède à leur explication.

 La production réalise un inventaire physique des stocks des produits finis la clôture de
chaque exercice.

 La production établit un état des stocks inventoriés et le transmet au service comptable.

 La production rapproche les états d'inventaire des stocks à l'inventaire permanent, relève
les écarts éventuels et procède à leur explication.

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Etape : 4 Ecritures de clôture

Objectif Responsable

 Clôturer la comptabilité conformément  Le service comptable est responsable


aux lois et règles en vigueur de cette étape.

DÉROULEMENT

 Le service comptable prépare les tableaux d’amortissement en tenant compte des


décisions de réforme reçues et édite un état des amortissements de l'exercice

 Le service comptable reçoit des différents services les informations sur la recouvrabilité
des créances ainsi que sur les risques éventuels

 Le service comptable établit, au vu de ces informations, un état des provisions de


l'exercice pour traduire l'éventualité d'une dépréciation d'un actif ou d'une charge ou
risque quelconque menaçant la société. Il édite à cet effet un état des provisions de
l'exercice.

 Le service comptable reçoit à la fin de chaque exercice :

 Les charges payées d’avance par le DAA et par la Direction du personnel 


 Les charges à payer par le DAA et les congés payés non consommés par la
Direction du personnel ;
 Un état de la TVA
 Un état des avoirs à établir au titre des ventes antérieures par le bureau
administration des ventes ;
 Un état des ventes non encore facturées par le bureau administration des ventes ;
 Un état des litiges en cours par la direction du personnel et contentieux.

 Le service comptable prépare un état des charges et produits à régulariser.

 Le service comptable transmet ces états au directeur financier pour vérification et


validation matérialisées par un visa

 Le service comptable reçoit et comptabilise ces états dûment signés par la Direction
financière.

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Etape : 4 Edition des états de Synthèse

Objectif Responsable

 S’assurer que les états de synthèse sont  Le chef du département comptable et


établis conformément aux lois et règles financier est responsable de cette
en vigueur. étape

DÉROULEMENT

 Le service comptable est responsable de l’édition des journaux, grands livres et balances.

 Le directeur administratif et financier supervise l’élaboration des états de synthèse, à


savoir :

 Le bilan ;
 Le compte des produits et charges ;
 L’état des soldes de gestion ;
 Le tableau de financement ;
 et l’état des informations complémentaires.

 Le directeur administratif et financier présente à la Direction Générale les états de


synthèse ainsi établis pour validation et visa.

 Le directeur administratif et financier est responsable par ailleurs de :

 L’assistance de la Direction Générale dans l’établissement des rapports d’activité.


 L’assistance des auditeurs externes et commissaires aux comptes.

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PRINCIPAUX CONTRÔLES CLÉS DE LA PROCÉDURE

Auteur Support Matérialisation Périodicité Finalité


Contrôles du du du du du
Contrôle Contrôle Contrôle Contrôle contrôle

Rapprochement de
l'inventaire Expliquer
Etat de Suite à
physique des DAA Etat de l'origine des
l'inventaire des chaque
stocks avec Production rapprochement écarts
stocks inventaire
l'inventaire éventuels
permanent

Etat  des
A chaque Permettre la
Validation des amortissements
Directeur arrêté préparation
états Etat des
administratif Visa sur les états mensuel des états de
d’amortissements provisions
et financier A la clôture synthèse de la
et de provisions Etat des
de l’exercice société
immobilisation
s à réformer
A chaque
Direction Permettre la
arrêté
Validation des administrativ Etats des préparation
Visa sur les états mensuel
états de cut off e et éléments de des états de
A la clôture
financière césure synthèse de la
de l’exercice
société
A chaque
Vérification de la Direction arrêté Valider les
Edition des
concordance des administrativ mensuel états de
états de Visa sur les états
états de synthèse e et A la clôture synthèse de la
synthèse
avec les journaux, financière de l'exercice société
le GL et la BG comptable
A chaque
Edition des arrêté Valider les
Validation des
Direction états de Visa sur les états mensuel états de
états de synthèse
synthèse A la clôture synthèse de la
de l’exercice société

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DISPOSITIF COMPTABLE APPLIQUÉ A LA PROCÉDURE :

PRINCIPES COMPTABLES APPLIQUÉS :

Lors de l’élaboration des états de synthèse, le directeur administratif et financier doit


s’assurer de l’application des principes comptables fondamentaux, dans les
conditions suivantes :

 Principe de permanence des méthodes :

- La présentation des comptes annuels n’est pas modifiée d’un exercice à l’autre
- Les méthodes d’évaluation retenues sont fixes d’un exercice à l’autre, il s’agit
en particulier de la méthode d’évaluation des stocks, de la méthode
d’amortissement des immobilisations et des méthodes d’évaluation des
provisions.
- Les modifications intervenues dans les méthodes et règles habituelles doivent
être précisées et justifiées dans l’ETIC, Etat A2 «Etat des dérogations » avec
indication de leur influence sur le patrimoine, la situation financière et les
résultats.

 Principe du coût historique :

- Tous les éléments du bilan, y figurent toujours pour leur valeur d’entrée.

 Principe de spécialisation des exercices :

- Toutes les charges et tous les produits rattachés à l’exercice, non encore
facturés, ont été enregistrés en comptabilité sur la base des documents de
réception et/ou livraison.

 Principe de prudence :

- Toutes les charges probables et risques de pertes sont constatées sous forme
de provisions pour dépréciation ou pour risques et charges.

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 Principe de clarté :

- Les états de synthèse doivent être établis et présentés conformément aux


prescriptions de la loi comptable et du code général de normalisation
comptable ;
- Les éléments d’actif et de passif doivent être évalués séparément et sans
compensations.

 Le principe de l’importance significative :

- Les états financiers doivent comporter des informations relatives à toutes les
opérations dont l’importance peut affecter les évaluations et les décisions.

MÉTHODES D’ÉVALUATION

 Les charges à payer et les charges constatées d’avance doivent être constatées en
fin d’exercice, et évaluées sur la base :

- De la valeur des charges constatées, mais non consommées durant l’exercice,


- De la fraction des charges concernant l’exercice, mais non encore constatées.

 Les produits acquis à recevoir doivent être évalués de façon approximative sur la
base des pièces probantes.

 Les soldes du bilan correspondant à des opérations libellées en monnaie


étrangère, doivent être évalués au cours du 31 décembre.

 Les écarts éventuels dus aux différences de change, doivent être constatés dans
les écarts de conversion, et les pertes latentes doivent être provisionnées.

 Les stocks doivent être provisionnés si la valeur de réalisation nette (c’est-à-dire


le cours du jour diminué des frais restant à supporter jusqu'à la vente) est
inférieure à la valeur des stocks.

 Les provisions pour congés payés doivent être constituées.

 Les créances clients dépassant un an et qui, à la fin de l’exercice, représentent des


risques de non recouvrement, doivent faire l’objet de provisions pour
dépréciation.

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SCHÉMAS D’ÉCRITURES COMPTABLES

A. Constatation/annulation des provisions

15 provisions pour 719 Reprises


risques et d’exploitation
charges/ 739 Reprises
39 provisions financières
619
pour 759 Reprises non
Dotations d’exploitation
dépréciation / courantes
45 autres
provisions

Constatation
A A
des provisions

Annulation de
B B
la provision

A A-B B

B. Comptabilisation des stocks

6114 Variation des stocks


marchandises
31 Stocks
6124 Variation des stocks
de matière et fournitures

Annulation des stocks SI SI


initiaux (SI)

Constatation des stocks SF SF


finaux (SF)

SI SF SF SI

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C. Régularisation des achats

 Traitement des achats réceptionnés durant l’exercice dont les factures ne sont pas
encore parvenues

611 Achats revendus de


marchandises 4417 Fournisseurs factures
612 Achats consommés non parvenues
de matière et fournitures

Constatation des charges A A

A A

 Traitement des factures reçues relatives à des marchandises (ou services) non
encore livrées (ou réalisés)

611 Achats revendus de


marchandises
3491. Charges constatées
612 Achats consommés de
d’avance
matière et fournitures
613/614 Autres charges
externes

Régularisation des charges A A

A A

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 Traitement des autres charges imputables à l’exercice mais non encore facturées.

4437. Charges du personnel à


payer
61XX. Compte de charges 4447. Charges social à payer
4457. Etat, impôts et taxes à payer
4487. Dettes rattachées/ autres
créanciers

Enregistrement des charges A A

A A

D. Régularisations des produits

 Traitement des produits rattachés à l’exercice mais non encore facturés :

3427.Clients factures à
711. Ventes de biens et services
établir
produits

Enregistrement des produits A A

A A

 Traitement des factures expédiées aux clients sans livraison

711. Ventes de biens et


4491. Produits constatés d’avance
services produits

Régularisation des ventes A A

A A

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 Traitement des avoirs à envoyer aux clients au titre de l’exercice achevé mais non
encore établis

7119. RRR accordés par


4555. Etat, TVA 4427. RRR à accorder,
l’entreprise
facturée avoir à établir

Enregistrement des avoirs A B A+B

A B A+B

 Traitement des produits rattachés à l’exercice suivant mais déjà constatés

71XX. Compte de produits 4491. Produits constatés d’avance

Régularisation des produits A A

A A

E. Constatation des écarts de conversion

 Traitement des augmentations des créances

1710. 4710.
34XX. Créances
24XX. Créances Augmentation Augmentation
de l’actif
immobilisées des créances des créances
circulant immobilisées circulantes

Constatation des A
augmentations des créances A
immobilisées

Constatation des B B
augmentations des créances
circulantes

A B A B

 Traitement des diminutions de créances


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34XX.
2710.Diminution 3710. Diminution 24XX.
Créances de
des créances des créances Créances
immobilisées circulantes
l’actif
immobilisées
circulant

Constatation des diminutions A


A
des créances immobilisées

Constatation des diminutions B B


des créances circulantes

A B A B

 Traitement des augmentations des dettes

2720.
3702. 14XX Dettes 44XX. Dettes
Augmentation des
Augmentation des de du passif
dettes de
dettes circulantes financement. circulant
financement

Constatation des A
augmentations des dettes de A
financement

Constatation des augmentations B B


des dettes circulantes

A B A B

 Traitement des diminutions des dettes

2720. 3702.
14XX Dettes de 44XX. Dettes du Augmentation Augmentatio
financement. passif circulant des dettes de n des dettes
financement circulantes

Constatation des diminutions A


A
des dettes de financement

Constatation des diminutions B B


des dettes circulantes

A B A B

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RECOMMANDATION

Procéder à un inventaire physique de toutes les immobilisations de la Soders, établir un état


des immobilisations valorisé avec mise en évidence de l’état du matériel (bon état, à
réformer,... etc.) et exploiter les résultats par un rapprochement de l’inventaire physique avec
le fichier comptable des immobilisations et dégager les écarts éventuels pour analyse et
justification.

15/12/22 19:00 230

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