Cette procédure décrit la gestion des prestataires externes, y compris l'évaluation, l'audit, l'homologation et le suivi. Les prestataires sont évalués sur leur capacité à répondre aux exigences en termes de prix, délais et conditions. Un audit peut être mené et un contrat signé pour l'homologation. Le suivi inclut des indicateurs qualité pour s'assurer de la conformité.
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Cette procédure décrit la gestion des prestataires externes, y compris l'évaluation, l'audit, l'homologation et le suivi. Les prestataires sont évalués sur leur capacité à répondre aux exigences en termes de prix, délais et conditions. Un audit peut être mené et un contrat signé pour l'homologation. Le suivi inclut des indicateurs qualité pour s'assurer de la conformité.
Cette procédure décrit la gestion des prestataires externes, y compris l'évaluation, l'audit, l'homologation et le suivi. Les prestataires sont évalués sur leur capacité à répondre aux exigences en termes de prix, délais et conditions. Un audit peut être mené et un contrat signé pour l'homologation. Le suivi inclut des indicateurs qualité pour s'assurer de la conformité.
Cette procédure décrit la gestion des prestataires externes, y compris l'évaluation, l'audit, l'homologation et le suivi. Les prestataires sont évalués sur leur capacité à répondre aux exigences en termes de prix, délais et conditions. Un audit peut être mené et un contrat signé pour l'homologation. Le suivi inclut des indicateurs qualité pour s'assurer de la conformité.
3.1 Procédures 3.2 Instructions et enregistrements
4. Exigences de la norme ISO 9001 : 2015
5. Déroulement
5.1 Contexte 5.2 Evaluation prestataire externe 5.3 Audit prestataire externe 5.4 Homologation des prestataires externes 5.5 Développement des prestataires externes 5.6 Indicateur Qualité Prestataire 5.7 Classification des prestataires externes et actions correctives
Historique
Toutes Création 01/01/2016
Page Changement Date
Auteur / fonction Vérifié / fonction Approuvé / fonction
/ / / (logo) Prestataires externes PR 23 (codification) (titre) 19/11/2022 (date d’impression) 2/8 (page x de y) 001 (révision)
1. Objet
1.1 Finalité
La présente procédure a pour finalité de définir la gestion des prestataires externes depuis l'homologation et l'évaluation jusqu'au suivi des actions correctives.
1.2 Domaine d'application
Cette procédure s'applique à tout type de prestataire externe de processus, produit et
service y compris les laboratoires et les transporteurs. Les produits livrés par le client lui- même (panier garni) ne font pas partie de cette procédure. Les enjeux externes et internes pertinents pour le SMQ et les actions face aux risques identifiés et opportunités d’améliorations trouvées sont pris en compte.
CA - chiffre d'affaires GPAO - Gestion de la production assistée par ordinateur IQC - input quality control - inspection qualité entrée IQP - indicateur qualité prestataire PCB – printed circuit board (circuit imprimé) PPAP - production part approval process (processus d'homologation des pièces de production)
2. Responsabilité
Le responsable achats a l’autorité de l’écriture, de la mise à jour et de l’application de cette
procédure. Il a l’appui du responsable qualité.
3. Documents
3.1 Procédures
Revue de contrat Communication Achats Démarrage projet
3.2 Instructions et enregistrements
Liste des prestataires externes homologués
Questionnaire d'évaluation prestataire externe Réclamation qualité prestataire externe IQP trimestriel Bilan annuel IQP Courrier type IQP Anomalies de réception
4. Exigences de la norme ISO 9001 : 2015
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§ 8.4.1 S’assurer que les processus, produits et services fournis par les prestataires externes sont conformes.
Déterminer la maîtrise devant être appliquée aux processus, produits et services fournis par des prestataires externes.
Déterminer et appliquer des critères pour l’évaluation, la sélection, la surveillance des
performances et la réévaluation des prestataires externes.
Conserver les informations documentées sur ces activités et les actions nécessaires.
§ 8.4.2 S’assurer que les processus, produits et services fournis par les prestataires externes ne compromettent pas l’aptitude à fournir des produits et services conformes.
§ 8.4.3 S’assurer de l’adéquation des exigences avant de les communiquer au prestataire
externe.
5. Déroulement
5.1 Contexte
Une démarche d'homologation est lancée par le département achats avec l'aide du département qualité lors :
du démarrage d'un nouveau projet (plus de détails dans les procédures Revue de contrat et Démarrage projet) d'un changement de prestataire externe (plus de détails dans la procédure Achats)
Les informations relatives aux achats servent à décrire le produit acheté et à définir les exigences :
d’approbation : o des produits o des procédures o des processus et o des équipements de qualification du personnel relatives au système de management de la qualité
La vérification du produit acheté assure que les exigences d’achat spécifiées sont satisfaites. Cette inspection est faite soit chez le fournisseur soit à l’arrivée chez nous.
La qualité du produit acheté est assurée par des méthodes en accord avec le client comme :
réception et évaluation statistique
sources d’approvisionnement approuvées inspections et essais à la réception par prélèvement
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audits des fournisseurs
évaluation par laboratoire
L'objectif est d'arriver à l'étape où le fournisseur lui-même établit et maîtrise ses indicateurs qualités et la performance de ses processus.
Le département achats tient à jour la Liste des prestataires externes homologués
permettant de connaître les prestataires externes avec qui nous travaillons. Une démarche d'homologation peut comprendre quatre phases :
évaluation du prestataire externe
audit du prestataire externe homologation du prestataire externe suivi du prestataire externe en IQP (Indicateur Qualité Prestataire)
Ces phases sont éliminatoires, c'est à dire que chaque étape peut stopper la démarche d'homologation immédiatement. Certains prestataires externes sont "imposés" par des clients automobiles, ils sont automatiquement homologués.
5.2 Evaluation prestataire externe
Chaque nouveau prestataire externe est sélectionné initialement d'après ses capacités à répondre aux exigences sur :
des prix compétitifs
des délais de livraison acceptables des conditions de livraisons conformes des documents sur d'autres produits comme catalogues, offres, ou autres des réponses à nos questionnaires
Le Questionnaire d'évaluation prestataire externe (distributeur ou transporteur) est envoyé
par le département achats, réception ou qualité, plus de détails dans la procédure Communication. Il permet de connaître la structure de l'entreprise et d'évaluer le système qualité du prestataire externe. A réception du questionnaire rempli par le prestataire externe, le département achats analyse et note le questionnaire. En cas d'acceptation, le questionnaire rempli est donné au département qualité pour lancer l'étape suivante. Le questionnaire rempli est archivé dans le classeur prestataire externes sous forme papier. Pour les distributeurs et transporteurs la démarche d'homologation se termine à cette phase. Pour les transporteurs, la prestation peut évoluer extrêmement rapidement. Afin de pouvoir garantir les livraisons à nos clients à 100%, le département réception suit les transporteurs régulièrement.
5.3 Audit prestataire externe
Le département qualité prend contact avec le candidat prestataire externe pour planifier un audit, sauf enjeu financier (géographique) important. Si le prestataire externe est certifié ISO/TS 16949 ou ISO 9001, l'audit n'est pas nécessaire. Les départements achats et qualité peuvent toutefois décider d'effectuer un audit chez un prestataire externe qu'ils jugent stratégique. A noter qu'il n'est pas nécessaire de faire des audits chez les distributeurs. En cas de résultat négatif, le département achats suspend ou reporte
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l'homologation du prestataire externe. En cas de succès, la démarche d'homologation
passe à l'étape suivante.
5.4 Homologation des prestataires externes
Une fois que les départements qualité et achats ont validé les possibilités du prestataire externe, il convient de formaliser le partenariat par le biais d’un contrat achat et d’un contrat qualité. Le prestataire externe obtient un code (une référence) dans le système GPAO. Le prestataire externe est homologué et entre dans la liste des prestataires externes homologués. Pour les composants spécifiques (PCB, pièces plastiques) un cahier des charges générique et spécifique est donné au prestataire externe. Pour les clients automobiles un dossier PPAP est fourni par le prestataire externe quand le client le demande (composants spécifiques).
5.5 Développement des prestataires externes
Le système de management de la qualité du prestataire externe doit être développé avec
comme objectif la conformité aux exigences ISO 9001. Le développement du prestataire externe pendant la période d'approbation initiale ou plus tard peut inclure des demandes d'application de méthodes ISO/TS 16949 comme PPAP, APQP, etc. Des exemples typiques de développements ISO/TS 16949 de prestataire externes sont :
demande d'aucun retard pour toute livraison
demande de paiement sans retard du service client demande de transport sans retard audit du prestataire externe visite du prestataire externe pour vérification du niveau qualité et demande d'amélioration
5.6 Indicateur Qualité Prestataire
Il s’agit de mesurer la performance des prestataires externes figurant dans la Liste des prestataires externes. Les prestataires externes suivis en IQP sont classés par CA (Chiffre d'Affaires) ou importance stratégique. La note qualité est récupérée des fiches "Réclamation qualité prestataire externe" et les écarts des délais de livraison sont extraits du système GPAO et le facteur fiabilité est calculé automatiquement. De ce calcul résulte une classification des prestataires externes IQP trimestriel avec la note du Courrier type IQP du trimestre. Chaque nouveau prestataire externe est marqué avec la lettre P (Potentiel). Le trimestre suivant si la fiabilité en qualité et livraison du prestataire externe sont prouvées il est finalement approuvé et la lettre (P) est enlevée. Les prestataires externes sont classés dans trois groupes. Chaque début d'année un Bilan annuel IQP est saisi. Un Courrier type IQP annuel est envoyé à certains prestataires externes. Le département achats peut alors prendre la décision d’interrompre le partenariat avec un prestataire externe mal classé et n’ayant pas présenté des plans d’actions correctives satisfaisants. A chaque non-conformité, une Réclamation Qualité Prestataire externe est adressée au prestataire externe qui doit proposer un plan d'actions correctives au plus tard dans les huit jours succédant la réclamation.
5.6.1 Suivi de l'indicateur qualité
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La note qualité est basée sur la performance des résultats de chaque livraison. L'indicateur est calculé sur 100 points :
Indicateur qualité = (100 - moyenne du niveau de livraison) où le niveau de livraison sont
les déviations de quantité et qualité des produits livrés.
Pour les déviations quantité (cf. département Réception - Anomalies de réception) les points de pénalité sont:
quantité supérieure à celle commandée - 10 points
quantité inférieure à celle commandée - 30 points commande délivrée plus d'une fois - 10 points documents contradictoires ou manque d'information - 20 points livraison incorrecte (mauvaise référence) - 40 points
Pour les déviations qualité (cf. Réclamation qualité prestataire externe) les points de pénalité sont :
produit dérogé, utilisable sans tri ni reprise - 15 points
produit dérogé avec tri ou reprise - 35 points produit non conforme (refusé) - 50 points
5.6.2 Suivi de l'indicateur fiabilité
Les écarts de délai des livraisons sont suivis dans le système GPAO par le facteur fiabilité. Ce processus surveille le respect des conditions des commandes et leurs exécutions sans retards. Le facteur fiabilité est calculé comme suit :
Somme de f Facteur = ----------------------------- Nombre de livraisons Temps de livraison (en jours) (a - b) + (d - c) où f = ------------------------------------------------------- = ----------------------- Temps de livraison approuvé (en jours) a-b
"en jours" on doit compter les jours ouvrables
a = temps de livraison - en jours de la commande jusqu'à la date de livraison b = temps de transport - en jours pour le transport des produits approuvé par le transporteur c = temps confirmé de livraison - en jours pour la possibilité de livraison, confirmée par le prestataire externe d = temps de livraison concret - en jours pour la livraison concrète des produits
Les sociétés de transport sont aussi considérées comme prestataires externes et le suivi de leur performance est basé sur la fiabilité à répondre aux conditions des contrats et leur exécution ponctuelle. Le facteur de fiabilité est le ratio entre le temps concret en jours et celui convenu pour le transport des produits.
facteur = 1.0 : Le prestataire externe a toujours livré à temps
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facteur < 1.0 : Le prestataire externe a toujours livré en avance. Pour la classification son facteur de fiabilité est considéré = 1 facteur > 1.0 : Le prestataire externe a toujours livré en retard
Les données permettant le calcul du facteur fiabilité sont extraites de la GPAO en fonction des délais de livraison que ceux-ci soient positifs ou négatifs. Il arrive que des lots soient réceptionnés avec plusieurs jours d'avance. Dans ce cas les lots ne sont pas enregistrés informatiquement dans la GPAO et ne sont pas rentrés physiquement dans les stocks, avant la date de réception prévue. En attendant cette date et afin d'éviter toute confusion, les bons de réceptions sont archivés temporairement en attendant la consultation hebdomadaire de ces derniers qui permet de rentrer les lots dans le stock à la date prévue lors de la commande. Les livraisons de prestataires externes ayant plus de trois semaines d'avance ne sont pas réceptionnées.
5.7 Classification des prestataires externes et actions correctives
5.7.1 Classification des prestataires externes
L'évaluation des prestataires externes (le suivi de leurs indicateurs) mène à leur classement en trois groupes. Ce classement est mis à jour tous les trimestres.
Groupe I - prestataires externes hautement fiables, préférables pour les livraisons - leur indicateur qualité doit être 100 points et leur indicateur fiabilité < 1.1 pour les derniers trois mois.
Quand aucune remarque ou réclamation n'a été faite au prestataire externe pendant une année, une lettre de satisfaction est envoyée au prestataire externe. Groupe II - prestataires externes ayant montré certaines non-conformités aux exigences de cette procédure. Ils peuvent être choisis principalement à cause de manque de prestataire externe du groupe I. Leur indicateur qualité est entre 70 et 100 points et leur indicateur fiabilité pour les livraisons est entre 1.1 et 1.4 pour les derniers trois mois.
Groupe III - prestataires externes faiblement fiables - leur indicateur qualité est entre 50 et 70 points et leur indicateur fiabilité est entre 1.4 et 2.0. Le choix de travailler avec ce prestataire externe ne peut être pris que dans des cas particuliers, après évaluation attentive de tous les risques reliés et des problèmes potentiels.
5.7.2 Actions correctives des prestataire externes
Tout prestataire externe avec un indice qualité de moins de 95 points et un indicateur
fiabilité plus grand de 1.1 est prié de soumettre un plan d'action spécifique pour l'amélioration de sa performance. Si durant le trimestre suivant le prestataire externe n'améliore pas sa performance le département achats peut arrêter les commandes à ce prestataire externe.
Si le prestataire externe est imposé par le client on demande :
une intervention du client auprès du prestataire externe ou
une réunion tripartite prestataire externe, client, notre entreprise
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Lorsqu’une action corrective concerne un problème de fourniture, que ce soit suite à un
refus IQC (voir Contrôle qualité réception), un problème en fabrication ou un retour client, un représentant du département qualité remplit la Réclamation Qualité Prestataire externe et l’envoie au prestataire externe. Le représentant du département qualité négocie avec le prestataire externe des conséquences de la non-conformité (tri – retour – facturation) et fournit une copie de la réclamation au département comptabilité. Le représentant du département qualité suit l’évolution de la réclamation en analysant les actions proposées par le prestataire externe et valide l’efficacité des actions sur les prochaines livraisons.
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