Manuel ZSuivi ZEvaluation Zdu Zplan Zstratgique ZOCADES

OCADES Caritas Burkina : Manuel de suivi-évaluation
TABLE DES MATIERES

LISTE DES TABLEAUX ........................................................................................................................... 3
SIGLES ET ABREVIATIONS ................................................................................................................... 4
AVANT PROPOS ..................................................................................................................................... 5
INTRODUCTION...................................................................................................................................... 6
I. Cadre conceptuel et méthodologique du manuel de suivi évaluation ......................................... 7
1.1. Défis du manuel ................................................................................................................. 7
1.2. Objectifs du manuel de suivi-évaluation ............................................................................ 8
1.3. Définition des concepts clés .............................................................................................. 8
1.4. Méthodologie de l’élaboration du manuel ........................................................................ 10
II. Procédures de suivi-évaluation ................................................................................................ 10
2.1. Objet du suivi et de l’évaluation ....................................................................................... 10
2.2. Suivi d’exécution des plans d’action diocésains .............................................................. 11
2.2.1. Objet du suivi d’exécution ........................................................................................ 11
2.2.2. Type d’information sur l’exécution des plans d’action diocésain .............................. 11
2.2.3. Principaux indicateurs d’exécution........................................................................... 11
2.2.4. Outils de suivi d’exécution ....................................................................................... 12
2.2.5. Contrôle de la qualité des informations collectées ................................................... 13
2.2.6. Acteurs impliqués dans le suivi d’exécution et leurs rôles ....................................... 13
2.3. Suivi des effets et impacts des plans d’action.................................................................. 14
2.3.1. Objet du suivi des effets et impacts ......................................................................... 14
2.3.2. Domaines de changements attendus et indicateurs d’impact .................................. 15
2.3.3. Moment de collecte des données d’effets et d’impact ............................................. 17
2.3.4. Outils de suivi des effets et impacts......................................................................... 17
2.3.5. Méthode et technique de collecte de données ........................................................ 18
2.3.6. Rythme de la collecte des données d’effets et d’impacts ........................................ 18
2.3.7. Détermination de l’échantillon/ échantillonnage ....................................................... 18
2.3.8. Acteurs impliqués dans le suivi des effets et impact et leurs rôles .......................... 18
2.3.9. Traitement, analyse et interprétation des données .................................................. 19
2.3.10. Définition des facteurs de gestion .......................................................................... 21
2.4. Evaluation ........................................................................................................................ 21
2.4.1. Objet de l’évaluation ................................................................................................ 21
2.4.2. Types d’évaluation ................................................................................................... 22
2.4.2.1. Evaluation à mi-parcours ................................................................................. 22
2.4.2.2. Evaluation finale .............................................................................................. 22
2.4.3.. Acteurs de l’évaluation externe ......................................................................... 22
III. Production et diffusion des informations ................................................................................. 23
3.1. Niveaux de collecte des données .................................................................................... 23
3.1.1. Niveau paroissial ..................................................................................................... 23
3.1.2. Niveau diocésain ..................................................................................................... 23
3.1.3. Niveau national ........................................................................................................ 24
3.2. Système de rapportage ................................................................................................... 24
3.2.1. Au niveau paroissial................................................................................................. 24
3.2.2. Au niveau diocésain................................................................................................. 25
3.2.3. Au niveau national ................................................................................................... 26
3.3. Base de données et gestion ............................................................................................ 27
1
3.4. Cadres de régulation et de diffusion des informations ..................................................... 27

3.4.1. Au niveau paroissial : Cadre Technique de Concertation Paroissial (CTCP)........... 27
3.4.2. Au niveau diocésain : Cadre Technique de Concertation Diocésain (CTCD) .......... 28
3.4.3. Au niveau national ................................................................................................... 28
3.5. Canaux de diffusion des informations .............................................................................. 31
CONCLUSION ....................................................................................................................................... 33
2
LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1 : suivi des réalisations physiques de la période :……………................................................. 13
Tableau 2 : suivi des décaissements ou coûts (en FCFA) de la période :…………… ............................ 13
Tableau 3 : Suivi de l’évolution annuelle des indicateurs d’effets et impacts ......................................... 20
Tableau 4 : synthèse des résultats d’effets et impact (évolution sur plusieurs années) ......................... 21
Tableau 5 : récapitulatif du système de rapportage ............................................................................... 26
Tableau 6 : récapitulatif des cadres de régulation et de diffusion des informations ............................... 30
3
SIGLES ET ABREVIATIONS
AG : Assemblée générale
CCB : Communauté Chrétienne de Base
CDPS : Conseil Diocésain de la Pastorale Sociale
CTC : Cadre Technique de Concertation
CTCD : Cadre Technique de Concertation Diocésain
CTCN : Cadre Technique de Concertation National
CTCP : Cadre Technique de Concertation Paroissial
DDPH : Département Développement et Promotion Humaine
DREP : Direction Régionale de l’Economie et de la Planification
DSONG : Direction du Suivi des Organisations Non Gouvernementales
DSP : Département Solidarité et Partage
EPA : Equipe Paroissiale d’Animation
OCADES : Organisation Catholique pour le Développement et la Solidarité
ONG : Organisation Non Gouvernementale
PTF : Partenaire Technique et Financier
RAC : Rapport Annuel Consolidé
SED : Secrétaire Exécutif Diocésain
SEN : Secrétaire Exécutif National
SEP : Secrétaire Exécutif Paroissial
TDR : Termes De Référence
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AVANT PROPOS
Ce manuel a été produit grâce à un processus méthodologique participatif et d'apprentissage mutuel qui
a mis à contribution tous les Secrétariats Exécutifs Diocésains. Il a été élaboré par les agents du réseau
pour servir de cadre de référence au suivi-évaluation axé sur les résultats au profit de tous les acteurs
impliqués dans la mise en œuvre du plan stratégique. Le document présente de façon assez explicite
les mécanismes de suivi, d'évaluation et de diffusion de l'information.
5
INTRODUCTION
Dans le cadre de la mission qu’elle s’est assignée, l’OCADES Caritas Burkina a élaboré et mis
en œuvre son premier plan stratégique qui a été évalué en 2010. Fort des leçons apprises et des
enseignements tirés de l’évaluation de son premier plan, le réseau a élaboré son deuxième plan
stratégique pour la période 2012-2016.
L’élaboration de ce deuxième plan stratégique s’inscrit donc dans la dynamique de la recherche
d’un meilleur impact de développement par l’amélioration des approches, stratégies et interventions et
par l’adaptation aux contextes national et international. Les orientations contenues dans le plan
stratégique s’appuient sur les conclusions de l’évaluation du premier plan dont l’une des insuffisances
majeures était l’absence de cadre de référence pour le suivi-évaluation de sa mise en œuvre. Pour
répondre à ce souci, l’OCADES Caritas Burkina a entrepris l’élaboration d’un manuel de suivi
évaluation.
La recherche de ce cadre de référence pour la planification, le suivi et l’évaluation des actions
de développement constitue l’une des conditions de succès de ce nouveau plan stratégique. Aussi,
l’OCADES Caritas Burkina a-t-elle perçu la nécessité de se doter de ce manuel de suivi-évaluation pour
satisfaire les exigences fondamentales des projets et programmes de développement, celles de pouvoir
apprécier effectivement les changements opérés au niveau des populations. Le manuel de suivi-
évaluation a été élaboré par les membres du réseau. Il s’inspire alors des expériences du réseau en
matière de suivi-évaluation tout en bâtissant un cadre de référence susceptible de fédérer et d’unifier
les approches et procédures de suivi-évaluation du plan stratégique.
Le manuel de suivi-évaluation bien qu’il soit un document technique, n’est pas adressé
uniquement aux responsables chargés de suivi-évaluation. Il est destiné à tous les acteurs du réseau
qui sont impliqués dans la mise en œuvre du plan stratégique à tous les niveaux : paroissial, diocésain
et national.
En outre, il est produit en direction des partenaires techniques et financiers afin qu’ils puissent
apprécier au même titre que le réseau OCADES, les changements induits par leur accompagnement.
Enfin, le manuel peut servir à toute personne désireuse de conduire un processus de suivi et
d’évaluation axé sur les résultats avec la participation des bénéficiaires.
Ce document s’inspire des principes et méthodes de la gestion axée sur les résultats. A cet
effet, la planification des activités et leur suivi-évaluation mettent un accent particulier sur la
maximisation des résultats. C’est un suivi-évaluation qui apprécie les actions engagées en allant au-
delà des activités réalisées. Ainsi, les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du plan stratégique
doivent veiller à ce que les procédures et approches de suivi-évaluation contribuent efficacement à
l’atteinte des résultats.
Le présent manuel de suivi-évaluation s’articule autour de trois grandes parties. La première
partie porte sur le cadre conceptuel et méthodologique. Elle traite la méthodologie, définit les concepts
et les défis clés à relever. La deuxième partie présente les procédures de suivi-évaluation. Cette partie
évoque les différents niveaux de suivi évaluation et propose des outils pratiques. La dernière partie
aborde les mécanismes de production et de diffusion des informations tout en décrivant le système de
rapportage, les modes de stockage et de transmission des informations, les cadres de régulation et les
canaux de diffusion des informations.
6
I. Cadre conceptuel et méthodologique du manuel de suivi évaluation
1.1. Défis du manuel
Le manuel de suivi-évaluation est élaboré pour satisfaire le besoin primordial du réseau de se doter
d’un système de suivi-évaluation efficace axé sur les résultats. C’est un cadre de référence qui devra
capitaliser les expériences et canaliser les efforts déployés au sein du réseau en matière de suivi-
évaluation. L’élaboration d’un tel manuel devra permettre au réseau de relever les défis et enjeux
suivants:
 disposer d’une approche méthodologique pratique et harmonisée pour le suivi évaluation
développées au sein du réseau ;
 permettre la production et la transmission régulières des rapports à tous les niveaux ;
 garantir l’appropriation du contenu de ce manuel par tous les acteurs du réseau ;
 contribuer à une meilleure lisibilité des actions de l’OCADES Caritas Burkina dans tous ses
champs et domaines d’activités ;
 permettre le partage des expériences et la valorisation des bonnes pratiques au sein du réseau.
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1.2. Objectifs du manuel de suivi-évaluation
Le manuel de suivi évaluation de l’OCADES Caritas Burkina a pour objectif de fournir aux acteurs du
réseau un cadre de référence unifié et pratique pour le suivi-évaluation.
D’une façon spécifique, il vise à :
 présenter les procédures et les outils pratiques pour le suivi-évaluation du Plan Stratégique ;
 assurer la production et la diffusion régulières des informations;
 améliorer la lisibilité des actions de l’OCADES Caritas Burkina.
1.3. Définition des concepts clés
Dans le cadre du présent manuel de suivi-évaluation, on entend par :
Suivi : Processus continu de collecte systématique d'informations, selon des indicateurs choisis, pour
fournir aux gestionnaires et aux parties prenantes d'une action de développement en cours, des
éléments sur les progrès réalisés, les objectifs atteints et l'utilisation des fonds alloués. Le suivi est une
démarche de gestion et de connaissance approfondie, évolutive et critique de l'action en cours
d'exécution.
Le Suivi
8
Evaluation : Appréciation systématique et objective des résultats d’un projet, d'un programme ou d'une
politique, en cours ou terminé, de sa conception, de sa mise en œuvre et de ses résultats à des
moments bien précis. Le but est de déterminer la pertinence et l'accomplissement des objectifs,
l'efficience en matière de développement, l'efficacité, l'impact et la durabilité. Elle peut être interne
(autoévaluation) ou externe.
Evaluation participative : Méthode d'évaluation selon laquelle les représentants des partenaires au
développement et des autres parties prenantes y compris les bénéficiaires, collaborent pour concevoir
et conduire une évaluation et en tirer les conclusions.
Suivi-évaluation axé sur les résultats: Combinaison du suivi et de l'évaluation qui permet d'obtenir
des informations requises et de conduire la réflexion critique nécessaire à la bonne gestion des
projets/programmes et à la satisfaction des objectifs d'interactions entre les différents niveaux
d'exécution. Le suivi-évaluation axé sur les résultats fournit un cadre cohérent de planification et de
gestion stratégiques en améliorant la responsabilité. Il s’agit également d’une large stratégie de gestion
visant à changer profondément le mode de fonctionnement des organismes. L’accent est mis sur :
 l’amélioration de la performance et l’atteinte de résultats par la définition des indicateurs
réalistes ;
 le suivi du progrès vers l’atteinte des résultats escomptés ;
 l’intégration des enseignements tirés dans les décisions de gestion et l’information au sujet de
la performance.
L’évaluation
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1.4. Méthodologie de l’élaboration du manuel
La méthodologie d’élaboration du manuel de suivi-évaluation s’inscrit dans la dynamique d’ensemble du

plan stratégique. Une série de formations a été déroulée au profit des membres du réseau en vue de
l’élaboration et de l’appropriation du plan stratégique. A l’issue de ces formations, un groupe de
réflexion composé de cadres du réseau a été désigné avec pour mandat d’élaborer le manuel de suivi-
évaluation. Du 11 au 14 avril 2012, les membres du groupe se sont effectivement réunis à Dédougou
(au centre Alfred DIBAN de Moundasso) au cours d’un atelier de réflexion qui a permis de produire le
premier draft du manuel de suivi-évaluation du réseau.
Cette première version a été soumise aux acteurs du réseau pour être amendée. Les remarques et les
observations portées sur le document par les différents Secrétariats Exécutifs du réseau ont été mises
en commun par le groupe de réflexion. Un deuxième atelier a été organisé et élargi aux chefs de
départements et chargés de suivi-évaluation du réseau avec pour mandat d’améliorer le document et
de procéder à sa validation.
Après cette étape une campagne de communication a été initiée autour du manuel de suivi-évaluation.
L’objectif de cette communication était de susciter l’adhésion des acteurs à tous les niveaux aux
orientations données par le manuel. Des ateliers d’informations ont été organisés dans les diocèses
pour expliquer les enjeux et les opportunités du manuel de suivi-évaluation en lien avec les nouvelles
orientations impulsées par le nouveau plan stratégique du réseau. Ces ateliers supervisés par le
Secrétariat Exécutif National ont regroupé les Secrétaires Exécutifs Paroissiaux (SEP), les agents des
Secrétariats Exécutifs Diocésains (SED) et les organes d’administration au niveau diocésain.
II. Procédures de suivi-évaluation
2.1. Objet du suivi et de l’évaluation
Le suivi et l’évaluation permettent d’améliorer la performance et de contribuer à l’atteinte des résultats.

En d’autres termes, le but général du suivi et de l’évaluation est de mesurer et d’évaluer la
performance des interventions (progression vers l’atteinte des résultats). Le suivi et l’évaluation axés
sur les résultats ont essentiellement pour objectifs :
 d’apprécier d’une manière participative les résultats opérationnels (exécution) ;
 d’apprécier les principaux changements liés à l’intervention ;
 de faire un recentrage (prise de décisions) des interventions des projets et programmes de
développement du réseau OCADES;
 de renforcer les capacités des acteurs impliqués dans la mise en œuvre des actions.
Dans le cadre de l’opérationnalisation du plan stratégique, les procédures de suivi-évaluation porteront
sur : le suivi de l’exécution des activités, le suivi des effets et impacts et les évaluations (internes et
externes).
10
2.2. Suivi d’exécution des plans d’action diocésains
2.2.1. Objet du suivi d’exécution
Le suivi d’exécution des plans d’action doit permettre aux acteurs chargés de leur mise en œuvre de
pouvoir faire périodiquement le point sur :
 l’état d’exécution physique et financière des plans d’action;
 le niveau d’atteinte des résultats physiques et financiers ;
 les difficultés rencontrées et de proposer des solutions palliatives.
2.2.2. Type d’information sur l’exécution des plans d’action diocésain
Les informations à collecter pour les besoins en suivi d’exécution se rapportent aux :
 réalisations physiques ;
 investissements et décaissements ;
 échéances ;
 facteurs explicatifs des écarts entre les prévisions et les réalisations.
2.2.3. Principaux indicateurs d’exécution
Le taux de réalisation (physique et financière) constitue le principal indicateur pour le suivi du

déroulement des activités. La principale question à laquelle le suivi d’exécution doit répondre est de
savoir si tout se déroule bien comme prévu. Il s’agit en fait de comparer les réalisations aux prévisions.
Il faut disposer d’un plan d’opération pour chaque période de planification retenue : mensuelle,
trimestrielle, semestrielle ou annuelle.
En comparant les réalisations (physiques et/ou coûts) aux prévisions, on établira le taux de réalisation
financière et le taux de réalisation physique.
 Le taux de réalisation financière traduit le niveau de décaissement du budget prévu pour une
activité, une rubrique ou pour l’ensemble du plan d’action. Les informations sur les réalisations
financières doivent comporter les coûts des investissements et du fonctionnement. Ces coûts
doivent spécifier les différentes contributions de l’OCADES, des partenaires techniques
financiers, des communautés. Ce qui permet d’apprécier le niveau de cofinancement des
bénéficiaires.
 Le taux de réalisation physique d’une activité ou de l’ensemble des activités du plan d’action est
obtenu par la comparaison entre les quantités prévues et celles réalisées. (exemple : nombre
de forages réalisés par rapport au nombre prévu).
Les résultats du suivi d’exécution feront donc ressortir l’écart constaté entre ce qui est prévu dans la
planification et ce qui est réalisé. Les facteurs explicatifs de ces écarts devront être identifiés et
analysés de manière participative afin d’apporter les correctifs nécessaires.
11
2.2.4. Outils de suivi d’exécution
Plusieurs outils peuvent être utilisés pour la collecte des informations sur l’exécution des activités :
 la fiche de suivi des activités ;
 la fiche de planification ;
 le cahier de prise de notes.
12
Tableau 1 : suivi des réalisations physiques de la période :……………

Activités Prévisions Réalisations (2) Taux de Observations ou
réalisations explications
(1)
(2)/(1)*100
Total
Tableau 2 : suivi des décaissements ou coûts (en FCFA) de la période :……………

Activités Prévisions Réalisations (2) Taux de Observations ou
réalisations explications
(1)
(2)/(1)*100
Total
2.2.5. Contrôle de la qualité des informations collectées
Afin d’assurer la fiabilité des informations collectées, il est nécessaire de contrôler leur qualité. Ce
contrôle passe par :
 la triangulation des informations rassemblées au niveau des communautés : croissements des
données issues de plusieurs sources ;
 la vérification des cas atypiques : effectuer des sorties pour vérifier les cas hors norme ou les
données suspectes ;
 la restitution des informations pour validation par les acteurs concernés ;
 la comparaison des données ;
 la transparence des informations ;
 la supervision ponctuelle et sur échantillon par l’agent de suivi-évaluation permettant de vérifier
la cohérence des données collectées;
 la maîtrise des données par les communautés.
2.2.6. Acteurs impliqués dans le suivi d’exécution et leurs rôles

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Les acteurs impliqués et leurs rôles sont définis ainsi qu’il suit:
 L’équipe d’accompagnement
 accompagner les bénéficiaires dans la planification et la mise en œuvre des activités ;
 élaborer les bilans ;
 assurer le suivi rapproché des actions menées ;
 élaborer les projets de contrats de prestation de services ;
 suivre et évaluer les travaux des prestataires de service ;
 renforcer les capacités les populations pour un meilleur suivi d’exécution ;
 superviser les formations assurées par les prestataires de services ;
 favoriser les concertations entre les différents acteurs ;
 élaborer les rapports de suivi d’exécution ;
 assurer la bonne exécution des plans ;
 suivre la performance et évaluer les effets et impacts des plans.
 Les partenaires à la base
 participer à la planification des activités ;
 organiser la mise en œuvre des actions et participer à l’exécution ;
 mobiliser le cofinancement ;
 assurer le suivi de l’exécution des actions ;
 assurer la gestion durable des actions menées ;
 participer à la concertation avec les différents acteurs ;
 capitaliser les expériences locales tirées des actions menées.
 Les Services techniques déconcentrés
 assurer le rôle régalien de suivi et de contrôle des actions menées ;
 capitaliser les acquis selon leur domaine de compétence ;
 créer des mécanismes de synergie pour la mise en œuvre des actions ;
 participer activement aux concertations des acteurs en tant que personne ressource.
 L’administration et les collectivités territoriales
 Apporter toute caution nécessaire aux partenaires à la base pour faciliter la mise en
œuvre des activités ;
 Sensibiliser la population pour sa participation aux activités ;
 Assurer la gestion des investissements.
 Les Prestataires de services
 Assurer une qualité technique de réalisation des actions ;
 Respecter les clauses contractuelles dans la mise en œuvre des activités.
 Les Partenaires Techniques et Financiers
 Respecter les clauses contractuelles dans la mise en œuvre des activités;
 Faire une supervision des activités menées.
2.3. Suivi des effets et impacts des plans d’action
2.3.1. Objet du suivi des effets et impacts

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Ce type de suivi vise à apprécier dans quelle mesure la réalisation des différentes actions aura permis
d’atteindre les objectifs de développement en rapport avec les principaux indicateurs d’impact retenus
dans le plan stratégique. Le dispositif mis en place doit permettre de cerner le changement induit par la
réalisation des différentes activités. Pour cela, il faut remplir deux (2) conditions:
 un consensus sur les principaux indicateurs à suivre et des données à collecter en rapport avec
les axes stratégiques.
 la situation initiale (ou de référence) établie pour chaque indicateur d’impact avant le démarrage
des activités.
2.3.2. Domaines de changements attendus et indicateurs d’impact
Les données à collecter devront permettre d’apprécier les principaux changements observés au niveau
de chacun des quatre (4) axes du plan stratégique, cadre de référence du suivi d’impact :
15
AXE 1 : REDUIRE L’EXTREME PAUVRETE

 amélioration du niveau d’éducation et de formation humaine, technique et professionnelle des
jeunes et des femmes :
 proportion des populations cibles satisfaites des services en matière d’éducation et de
formation technique et professionnelle ;
 proportion des populations cibles valorisant les formations reçues.
 amélioration des conditions sanitaires et hygiéniques des communautés démunies et
défavorisées :
 taux de réduction de la morbidité et de la mortalité ;
 taux de réduction des maladies liées à l’eau, à l’hygiène et à l’assainissement ;
 taux de mortalité infanto-juvénile.
 accroissement des revenus des ménages :
 revenu moyen annuel par ménage ;
 taux d’accroissement des revenus des ménages.
AXE 2 : REDUIRE LE RISQUE ET L’IMPACT DES CRISES HUMANITAIRES

 perfectionnement du dispositif de prévention et de gestion des crises humanitaires :
 proportion de ménages vulnérables satisfaits des actions entreprises en leur faveur ;
 proportion de ménages vulnérables pris en charge ;
 capacité de riposte aux crises humanitaire.
 réduction de la vulnérabilité des communautés les plus démunies face aux effets des
changements climatiques :
 capacité de riposte des populations aux crises humanitaires et au changement
climatique ;
 proportion des groupes cibles satisfaits des actions entreprises en leur faveur ;
 proportion de ménages vulnérables pris en charge.
 amélioration de la sécurité alimentaire et de la situation nutritionnelle des ménages :
 proportion de ménages pouvant traverser la période de soudure avec des réserves
céréalières ;
 proportion des ménages pouvant assurer au moins 2 rations alimentaires par jour ;
 taux de réduction de la malnutrition infantile ;
 proportion des ménages réduisant la période de soudure à au plus un mois.
AXE3 : TRANSFORMER LES SYSTEMES ET STRUCTURES INJUSTES

 amélioration de la gouvernance démocratique
 niveau de satisfaction des communautés cibles sur la gouvernance démocratique ;
 niveau de représentativité des différentes composantes de la société dans les organes
démocratiques ;
 proportion des organisations ou groupes respectant les principes fondamentaux de
gouvernance démocratique dans leur fonctionnement.
 promotion de la cohésion sociale au sein des communautés rurales et urbaines
 proportion de communautés pratiquant au moins deux (2) principes de démocratie et de
participation citoyenne ;
 niveau de représentativité des différentes sensibilités sociales dans les instances
décisionnelles ;
16
 niveau de satisfaction des communautés cibles de la cohabitation entre les différents

groupes sociaux.
 amélioration du statut socio-économique et juridique de la femme
 proportion de femmes satisfaites de leur situation socio-économique ;
 niveau d’implication des femmes dans le processus de prise de décision au niveau
familial et communautaire ;
 taux d'accroissement du revenu moyen des femmes.
AXE 4 : CONSOLIDER LES CAPACITES OPERATIONNELLES ET LE PARTENARIAT

 conduite des interventions de l’OCADES Caritas Burkina dans la dynamique de la pastorale
d’ensemble en vue d’assurer leur meilleure capitalisation
 niveau de prise en compte de la pastorale d’ensemble dans les interventions de
l’OCADES ;
 niveau de capitalisation des expériences de l’OCADES ;
 proportion des Secrétariats Exécutifs Diocésains disposant d’une base de données et
de métadonnées sur les bonnes pratiques.
 amélioration de la qualité des procédures de gestion et de contrôle interne, du système
d’information et de gestion, et le management des ressources humaines
 niveau d’efficacité de l’OCADES ;
 niveau de performance des agents ;
 niveau de performance des Secrétaires Exécutifs.
 promotion de réseaux de partenariat durable et mutuellement profitable au niveau local et

international
 niveau de satisfaction des Partenaires Techniques et Financiers de leur collaboration
avec l’OCADES ;
 niveau de satisfaction des partenaires locaux de leur collaboration avec l’OCADES.
Pour chaque axe, des objectifs de développement et des indicateurs d’impact sont identifiés d’une
manière participative.
2.3.3. Moment de collecte des données d’effets et d’impact
Trois périodes sont déterminées pour collecter les données devant servir à l’appréciation des effet et
impacts des interventions :
 l’élaboration de la situation de référence (diagnostic de base) ;
 la planification des actions ;
 le bilan (semestriel, annuel, final) ;
2.3.4. Outils de suivi des effets et impacts
Suivant le rythme de collecte des données, quatre (04) fiches sont proposées :
 fiche de diagnostic permettant de constituer des informations pouvant servir des données de
référence ;
 fiche de planification des actions ;
 fiche d’évaluation ;
 fiche de bilan (semestriel, annuel, final).
17
2.3.5. Méthode et technique de collecte de données
Le choix de la méthode de collecte des données dépend de la nature des informations recherchées.
Ainsi, peut-on entre autre utiliser les méthodes suivantes :
 le diagnostic participatif ;
 les réunions bilans participatifs ;
 les enquêtes d’opinion sur la pertinence, le niveau de connaissances acquises et le niveau
d’utilisation de ces connaissances auprès des populations bénéficiaires des actions, les
Services Techniques Déconcentrés, l’administration et les collectivités territoriales, les
prestataires de service, les Partenaires Techniques et Financiers.
Comme technique de collecte de données, on peut utiliser : l’animation de groupe, les interviews semi-
structurés, l’observation directe, le brainstorming etc.
2.3.6. Rythme de la collecte des données d’effets et d’impacts
Le choix du rythme de la collecte se fait en concertation avec les détenteurs de l’information. Ce choix
dépend également des moyens disponibles, du calendrier des activités, du besoin de rapportage, etc.
Ainsi, la collecte des données se fait annuellement et à la fin du plan stratégique.
2.3.7. Détermination de l’échantillon/ échantillonnage
La détermination d’un échantillon est recommandée au cas où la population concernée par la collecte
des informations est très grande, et les ressources (humaines et financières) limitées. L’échantillon est
donc le plus petit nombre représentatif d’une population à étudier. L’échantillonnage consiste à
déterminer le nombre d’individus qui sera représentatif du groupe avec lequel la collecte des
informations doit se faire. La taille de l’échantillon influe considérablement sur la qualité et la validité des
données collectées. Elle doit être définie en fonction du budget et des ressources disponibles, du
nombre de sous-groupes qui doivent être étudiés, du temps disponible et nécessaire pour mener à bien
la collecte des données. Pour définir la taille de l’échantillon, il faut :
 avoir une connaissance du nombre total de cas à étudier ;
 choisir un procédé d’échantillonnage (le mode de sélection de l’échantillon) en fonction des
objectifs poursuivis et du degré de précision recherché, des moyens et possibilités dont on
dispose ;
 définir des critères de choix des cas à étudier.
2.3.8. Acteurs impliqués dans le suivi des effets et impact et leurs rôles
 Le point focal chargé de la mise en œuvre des plans d’action (DDPH, DSP, Chargé de
programme, Chargé de suivi-évaluation ou toute autre compétence)
 pilote l’ensemble du processus,
 veille à la bonne ventilation du rapport de suivi des effets et impact.
 Le Chargé de suivi-évaluation
 facilite le processus (susciter les questions, synthétiser les réponses, relancer les
débats, etc.) ;
 prépare les différents supports ;
 rassemble les données du suivi ainsi que toute la documentation nécessaire ;
 élabore et participe à la mise en pratique de la méthodologie ;
 supervise la collecte des informations ;
18
 traite et analyse les données ;

 organise et participe à la restitution des données ;
 assure le stockage des données et la capitalisation des résultats.
 Les autres cadres
 participent à l’élaboration et à la mise en pratique de la méthodologie ;
 recherchent la documentation ;
 participent à la collecte des données ;
 participent au traitement et à l’analyse des données ;
 participent à la restitution des données.
 Les animateurs
 préparent et animent les séances participatives de diagnostic, d’évaluation et de
restitution ;
 administrent les questionnaires individuels ;
 conduisent les entretiens de groupe ;
 collectent toute autre donnée nécessaire
 participent à l’analyse des données.
 Les partenaires porteurs de projets
 participent aux séances de suivi des effets et impact ;
 appuient la conduite des autoévaluations ;
 fournissent toutes les données primaires ;
 amendent les résultats du rapport provisoire et proposent des recommandations ;
 facilitent la mobilisation sociale et l’intégration de l’équipe technique ;
 organisent les sessions d’évaluation et de restitution ;
 co-déterminent l’échantillon ;
 valident le rapport de suivi des effets et impact.
2.3.9. Traitement, analyse et interprétation des données
Le traitement, analyse et interprétation des données consistent au :

 Choix la méthode de traitement et d’analyse
Il s’agit de définir la manière dont les données brutes seront saisies et organisées de manière à fournir
l’information recherchée. Le choix sera fait entre le traitement manuel et le traitement informatique. On
opte pour le traitement manuel pour des données d’un faible volume, ou lorsqu’on manque d’une
qualification pour assurer un traitement informatique. Une fois le traitement terminé, le système doit
produire de l'information, le savoir utile. Ces produits (informations, savoirs), avant de passer à
l’interprétation, se doivent d’être présentés, organisés de manière à faciliter leur compréhension. Ainsi,
ces produits pourront être présentés sous forme de tableaux, de graphiques, de figures, etc. Pour
faciliter le traitement informatique des données, un certain nombre d’outils peuvent être utilisés: Accès,
Excel, SPSS, « Koomdonn ».
 Choix de la méthode d’interprétation.

Elle consiste à déterminer comment l’information sera située dans son contexte. Il s’agit d’expliquer, de
justifier l’information issue du traitement des données par des cas pratiques, des illustrations tirées du
contexte dans lequel les données ont été collectées.
Selon les besoins, l’interprétation des informations sera faite par :
19
 les acteurs (partenaires à la base) qui ont fourni les données brutes ;
 les agents terrain qui sont en contact avec les acteurs qui ont fourni les données
brutes ;
 le chargé de suivi évaluation ;
 les autres cadres.
Les informations issues du traitement et de l’analyse des données seront agrégées par entité
géographique :
 le Village : comparaison de la situation de différents groupes socio-économiques sur la
base d’un même indicateur (exemple : niveau de revenu) ;
 la Paroisse : moyenne paroissiale devant permettre de comparer la situation entre
village ;
 le Diocèse : moyenne diocésaine et comparaison possible d’une paroisse par rapport à
une autre sur la base d’un même indicateur ou groupe d’indicateurs ;
 l’Ensemble du Réseau OCADES : moyenne générale pour un indicateur donné avec la
possibilité de comparer la situation observée avec les données existantes au niveau du
pays et expliquer les écarts constatés d’un diocèse à l’autre.
Dans chacun des cas, le tableau de présentation d’impact devra toujours contenir une colonne
« situation de référence » afin de montrer l’évolution enregistrée au cours de la période considérée (Cf.
tableaux ci-dessous)
Tableau 3 : Suivi de l’évolution annuelle des indicateurs d’effets et impacts

Indicateurs d’impact Situation de Situation Observations
référence actuelle
20
Tableau 4 : synthèse des résultats d’effets et impact (évolution sur plusieurs années)
Indicateurs d’impact Situation de 2012 2013 2014
référence
(2011)
2.3.10. Définition des facteurs de gestion
La définition des facteurs de gestion consiste à expliquer les raisons de non atteinte des objectifs et des
indicateurs d’activités. D’où la nécessité d’identifier les risques de non réalisation, les analyser, en faire
une typologie et planifier des mesures de correction, de recadrage des activités, des objectifs et des
résultats.
2.4. Evaluation
2.4.1. Objet de l’évaluation
Elle permet de :
 tirer des enseignements sur les raisons et les facteurs explicatifs de l’atteinte ou du non atteinte
des objectifs d’une action ou d’un projet ;
 apprécier les retombées d’une action sur divers plans : économique, social, environnemental,
institutionnel,…
 prendre des décisions sur la suite à donner à l’action ou au projet du point de vue de
l’orientation, de la stratégie d’intervention, etc.
21
2.4.2. Types d’évaluation
L’évaluation du plan stratégique se fera à travers : l’évaluation à mi-parcours et l’évaluation de fin de

phase.
2.4.2.1. Evaluation à mi-parcours
 Dans le cadre du plan stratégique, l’évaluation à mi-parcours intervient au cours de la troisième

année de mise en œuvre du plan stratégique. Elle va permettre d’apprécier les effets du plan et
leur tendance d’évolution afin de procéder aux mesures correctrices éventuelles et de renforcer
les acquis en vue de l’atteinte des objectifs fixés. Elle est externe, commanditée par l’OCADES
et réalisée par des consultants. Elle nécessitera la participation de tous les acteurs impliqués
dans l’exécution des plans d’action. La situation de référence, les données du suivi d’exécution,
les différents rapports, les études et enquêtes spécifiques etc. seront mis à la disposition des
consultants
2.4.2.2. Evaluation finale
Elle est externe et sera conduite par des consultants. Elle intervient à la fin de la mise en œuvre du plan
stratégique et a pour objet d’apprécier les effets et impact du plan ainsi que certains effets et impacts à
moyen terme.
2.4.3.. Acteurs de l’évaluation externe
L’évaluation externe est assurée par une expertise non impliquée directement dans la mise en œuvre
des actions. Il s’agit notamment des prestataires privés tels les bureaux d’études, ONG, les consultants
indépendants, etc.) qui exécutent l’évaluation. L’OCADES Caritas Burkina et ses partenaires techniques
et financiers en sont les commanditaires.
22
III. Production et diffusion des informations

Le but ultime du système de suivi-évaluation est de fournir aux acteurs impliqués dans la mise en
œuvre des plans d’actions diocésains des informations utiles et en temps réel. Plus spécifiquement, le
suivi et l'évaluation devront permettre de:
 faciliter la participation des acteurs du réseau OCADES Caritas Burkina au processus de prise
de décision ;
 favoriser la mise en valeur des résultats et des leçons tirées de l’expérience au sein du réseau ;
 affiner les principaux processus de management d’une action de développement à tous les
niveaux.
Pour atteindre ces objectifs, le mécanisme de suivi-évaluation précise le système de production des
informations, le stockage et la gestion de l'information, les cadres et les canaux de diffusion des
informations.
3.1. Niveaux de collecte des données
La collecte des données pourra se faire à trois (3) niveaux :
3.1.1. Niveau paroissial
Les EPA appuyées par les populations seront chargés de collecter les données sur l’état d’exécution
physique et financière au niveau communautaire. Des fiches de collecte de données par village seront
mises à la disposition des EPA. Les fiches remplies devront être transmises à l’équipe diocésaine pour
traitement.
L’objectif du suivi effectué au niveau paroissial est de permettre aux communautés de s’approprier le
processus de suivi-évaluation qui consiste à faire le point périodiquement sur :
 les résultats d’exécution des actions initiées dans leur milieu ;
 le niveau d’atteinte des objectifs visés pendant l’élaboration des plans d’action ;
 les changements inattendus (positifs, négatifs) observés dans leur milieu suite aux
interventions.
La collecte des données nécessite des compétences en la matière, pour cela les EPA et populations
doivent bénéficier d’une formation et sensibilisation en suivi-évaluation des microprojets qui puisse les
permettre de :
 de mieux comprendre la nécessité d’apprécier les résultats obtenus ;
 faire le suivi régulier des activités ;
 faire le bilan d’impact du projet dans leur milieu ;
 identifier les facteurs justifiant le niveau de réalisation atteint ou non atteint et en tirer des
enseignements.
Le suivi-évaluation au niveau paroissial doit permettre aux EPA et à la population de faire le point
sur les résultats de l’exécution des actions initiées sur la base de la planification initiale et l’impact des
changements inhérents à la réalisation des actions planifiées.
3.1.2. Niveau diocésain
23
L’équipe du secrétariat exécutif diocésain appuyée par le volet suivi-évaluation aura la charge de :
 collecter des informations en rapport avec le plan d’action au niveau diocèse
 centraliser les données provenant des EPA, vérifie leur fiabilité ;
 transmettre les données au volet suivi-évaluation qui se chargea du traitement et de l’analyse.
3.1.3. Niveau national
Les informations collectées sur les actions des plans d’actions seront transférées au Secrétariat
Exécutif national qui se chargera de la consolidation (compilation) et en assurera une large diffusion à
différents niveaux.
3.2. Système de rapportage
Le système de production de l'information désigne l’ensemble des acteurs organisés au sein du réseau
impliqués dans la production des informations (sous ses diverses formes) relative à la mise en œuvre
des plans d’actions diocésains. Il détermine les niveaux et les responsabilités de chaque catégorie
d'acteurs dans la production de l'information. La production de l'information doit se faire de façon
participative à tous les niveaux.
3.2.1. Au niveau paroissial
Dans le cadre du deuxième plan stratégique, les paroisses ont été considérées comme unités de
développement. C'est à ce niveau que les actions de développement sont mises en œuvre. Ainsi donc,
les paroisses constituent les premiers niveaux de suivi et les premières entités de production de
l'information. Les Equipes Paroissiales d'Animation (EPA) à travers leurs Secrétariats Exécutifs
Paroissiaux (SEP) produisent et centralisent les informations sur l'exécution des activités au niveau
paroissial à travers les données régulièrement collectées auprès des bénéficiaires directes. Ces
rapports concernent toutes les activités entrant dans le plan d'action diocésain y compris les
microprojets qui ont été conçus pour faciliter sa mise en œuvre.
A cet effet, les SEP sont tenus de produire semestriellement des rapports globaux sur l'état d'exécution
physique des activités annuellement planifiées à l'échelle de la paroisse. La production de ces rapports
doit se faire avec l'implication des acteurs à la base; il doit être validé par les acteurs au niveau
paroissial. Deux (02) rapports paroissiaux sont produits par an et transmis directement au Chargé de
suivi-évaluation diocésain. Le premier rapport semestriel fait le bilan des activités réalisées au cours
des six premiers mois. Il est recevable au niveau des Secrétariats Exécutifs Diocésain avant chaque 15
juillet de l'année en cours. Le deuxième rapport paroissial présente le bilan annuel des activités
réalisées dans la paroisse. Il est recevable avant chaque 31 janvier de l'année suivante. Au niveau
paroissial, le Secrétaire Exécutif paroissial est responsable de la production et la transmission des
différents rapports de suivi.
Le SED est responsable du renforcement des capacités du SEP pour la collecte des informations et la
production des rapports.
24
3.2.2. Au niveau diocésain
Le diocèse constitue selon les orientations du deuxième plan stratégique de l'OCADES Caritas Burkina
l'unité d’appui technique et de suivi des actions de développement. A ce titre, les Conseils Diocésains
de Pastorale Sociale (CDPS) et les Secrétariats Exécutifs Diocésains sont les premiers acteurs
responsables de la mise en œuvre des actions du plan stratégique. Le diocèse doit produire et diffuser
régulièrement les informations sur l'état d'exécution physique et financière des plans opérationnels
annuels diocésains. Le Secrétariat Exécutif Diocésain est responsable de la production et de la diffusion
des rapports diocésains. Le processus de rapportage doit être participatif. Il implique l'ensemble des
acteurs diocésains.
Au plan diocésain, il y a deux types de rapportage :
Les rapports contractuels: il s'agit des rapports produits par les chargés de suivi-évaluation de
Projets/Programmes selon les termes de l'accord cadre qui lie chaque Secrétariat Exécutif Diocésain
(SED) avec ses partenaires financiers. Ce sont des rapports de suivi-évaluation produits pour rendre
compte de la mise en œuvre d'un projet ou programme précis exécuté par le SED. Ensuite, chaque
Chargé de suivi-évaluation de Projet/Programme est tenu de produire un rapport semestriel pour les
besoins de suivi-évaluations des actions diocésaines. Chaque rapport est transmis après validation de
la Coordination dudit Projet/Programme et du Secrétaire Exécutif au Chargé de suivi-évaluation
diocésain. Ainsi, le premier rapport semestriel est attendu au plus tard le 15 juillet de l'année en cours et
le rapport annuel, le 15 janvier de l'année suivante.
Les rapports généraux diocésains : Ils sont régulièrement produits pour chaque semestre par les
acteurs diocésain et transmis au Chargé de suivi-évaluation national après validation par les
Secrétaires Exécutifs Diocésains. Il est produit alors un rapport semestriel et un rapport annuels. La
rédaction de rapports diocésains est assurée par le Chargé de suivi-évaluation diocésain. Il synthétise
les rapports paroissiaux et les rapports de Projets/programmes diocésains. C'est le Chargé de suivi-
évaluation diocésain qui est également responsable du rapportage des actions ponctuelles liées aux
aides humanitaires et aux secours d'urgence conduites par le SED ou tout autre microprojet/projet dont
le Secrétariat Exécutif Diocésain est responsable à l'exécution et qui ne dispose pas de service de
suivi-évaluation. Le premier rapport général semestriel diocésain doit être transmis au Secrétariat
Exécutif National au plus tard le 30 juillet de l'année en cours. Le rapport général annuel diocésain est
transmis au niveau national le 15 février de l'année suivante au plus tard.
25
3.2.3. Au niveau national
Le niveau national est l'échelle de coordination des actions de développement du réseau OCADES
Caritas Burkina. A ce titre le Secrétariat Exécutif National coordonne les activités identifiées dans le
cadre du plan stratégique 2012-2016. Le Secrétariat Exécutif National produit des rapports périodiques
au profit des membres du réseau et aussi à l'intention des Partenaires Techniques et Financiers. Les
rapports semestriels et annuels transmis par les différents Secrétariats Exécutifs Diocésains sont
synthétisés par le chargé de suivi-évaluation national ou le référant national du plan stratégique. Il
intègre également les informations liées aux actions menées au niveau du Secrétariat Exécutif National
pour produire des rapports consolidés dont un rapport semestriel et un rapport annuel consolidé (RAC).
Le rapport semestriel et le RAC sont validés par le comité de pilotage du plan stratégique avant leur
diffusion. Le Secrétariat Exécutif National dispose de délais minimaux pour produire les versions
provisoires des rapports. Le rapport semestriel consolidé est attendu le 15 septembre de l'année en
cours et le rapport annuel consolidé le 28 février de l'année suivante. Le rapport national doit être
envoyé au Direction du Suivi des Organisations Non Gouvernementales (DSONG) au plus tard le 31
mars de l’année suivante.
Il y a aussi les rapports d'évaluation (mi-parcours et finale) du plan stratégique. Ces rapports seront
produits par des prestataires ad hoc1. Mais le Secrétariat Exécutif National est responsable de la
capitalisation de l'évaluation et de la mise en œuvre des recommandations de l'évaluation. A ce titre, il
est chargé de la diffusion des rapports d'évaluations au profit des membres du réseau.
Tableau 5 : récapitulatif du système de rapportage

Niveau Types de rapport Délais Responsables Personnes impliqués
Rapport Semestriel Porteurs de projets

15 juillet (année n) Secrétaire
Paroissial
Paroisse Exécutif EPA
Rapport annuel Paroissial
31 janvier (année n+1) SED
Paroissial
Rapport général Porteurs de projets

30 juillet (année n) Chargé de suivi-
semestriel diocésain
Diocèse évaluation EPA
Rapport général diocésain
15 février (année n+1) SED
annuel diocésain
1
Quel que soit le type d'évaluation du plan stratégique (interne ou externe) les responsabilités seront dégagées
pour la production des rapports d'évaluation périodique.
26
CDPS
Autorités communales
Etat
Rapport semestriel 15 septembre (année

consolidé n) Chargé de suivi- SED
évaluation
Rapport annuel CDPS
National 28 février (année n+1) national
consolidé Etat
Rapports d'évaluation Prestataires ad PTF
Cf. TDR
périodique hoc
3.3. Base de données et gestion
L'ensemble des informations du réseau doit faire l'objet de capitalisation et de diffusion. Il est
nécessaire de définir les modes de saisie, de stockage et de diffusion de l'information au sein du réseau
OCADES Caritas Burkina. A ce titre, une base de données en ligne sera conçue pour les acteurs du
réseau. Il ne s'agit pas d'expliquer en détails le mode de fonctionnement de la base de données mais
de décliner les attentes des utilisateurs, toute chose qui pourra aider à l'élaboration des termes de
références relatifs au recrutement d'un opérateur. Mais en somme, il s'agit d'une base de données
informatisée en ligne qui permettra une saisie et une exploitation instantanées des informations dans
différents terminaux (diocèses). Ces informations saisies au niveau des diocèses seront stockées au
niveau d'un serveur central. La base de données pourra être configurée de sorte à traiter et à générer
automatiquement des informations sur la base des données saisies à partir des terminaux des
diocèses. L'administration générale de la base de données sera assurée par le Secrétariat Exécutif
National qui désignera un administrateur principal du réseau en rapport avec l'exploitation quotidienne
de la banque de données. Cet administrateur aurait les droits élargis. La saisie des données
diocésaines et l'exploitation des informations traitées seront possibles au niveau des diocèses. A ce
niveau diocésain, il pourrait y avoir des administrateurs délégués qui auront des droits restreints de
saisie des données propres à leurs diocèses et d'exploitation des informations prêtes pour diffusion.
3.4. Cadres de régulation et de diffusion des informations
Ce sont des instances au cours desquelles les résultats de la mise en œuvre du plan stratégique sont
appréciés par les acteurs concernés. Elles constituent les instances de validation et de partage des
informations entre les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du plan stratégique. Elles se déclinent à
différents niveaux de mise en œuvre du plan : paroissial, diocésain, national et international.
3.4.1. Au niveau paroissial : Cadre Technique de Concertation Paroissial (CTCP)
Il s'agit d'apprécier la mise en œuvre des activités initiées par le Secrétariat Exécutif Diocésain à
l'échelle de la paroisse. Pour cela, l'équipe paroissiale d'animation prépare et élabore le rapport
(semestriel ou annuel) et le soumet à l'appréciation des acteurs paroissiaux au cours du CTCP présidé
par le Président de l'Equipe Paroissiale d'Animation.
27
Les participants à cet atelier paroissial seront: les porteurs de projets, les délégués des Communautés
Chrétiennes de Base (CCB), l’EPA, le SEP, les prêtres, les religieux et religieuses. Chaque paroisse
tient deux types d’ateliers paroissiaux. Le premier atelier se tient entre le 01 et le 15 juillet de l'année en
cours. Cet atelier a pour mandat de valider le premier rapport semestriel paroissial dans sa composante
morale et financière et de procéder à la revue des activités programmées pour le dernier semestre.
Le second atelier se déroule entre le 01 et le 15 janvier avec pour mandat de valider le rapport annuel
paroissial. Cet atelier a aussi la particularité de valider le plan opérationnel défini pour l'année n+1. Il se
situe à la fin de l'année n et au début de l'année n+1. Juste après la tenue de ces instances, un procès
verbal est établit et joint au rapport paroissial et au plan opérationnel paroissial pour être transmis au
Secrétariat Exécutif Diocésain.
Le Secrétariat Exécutif Paroissial peut être convié à participer aux cadres de concertation communaux.
Ces cadres sont aussi des instances qui peuvent être mises à profit pour diffuser les informations sur
les actions.
3.4.2. Au niveau diocésain : Cadre Technique de Concertation Diocésain (CTCD)
Il existe des instances statutaires de l'OCADES au niveau diocésaines comme le Conseil Diocésain de
la Pastorale Sociale (CDPS), qui peut être mis à profit pour diffuser les informations liées aux actions du
plan d'action. Mais pour une large diffusion de l'information, il faudra recourir à des cadres plus
ouverts comme les CTCD qui sont présidés par l'Evêque. Ce sont des instances qui regroupent un
représentant des bénéficiaires par village, un représentant par commune d'intervention, un représentant
des services techniques de l'Etat, un représentant de l'Equipe Paroissiale d'Animation, le Secrétaire
Exécutif Paroissial, les représentants du SED, les représentants du Conseil de Gestion et du Conseil
Diocésain de Pastorale Sociale.
Le CTCD se tient deux fois par an. Le premier a lieu entre le 15 et le 30 juillet de l'année en cours. Il
vise à apprécier les résultats atteints à mi-parcours de la mise en œuvre du plan opérationnel annuel
diocésain. Cet atelier a aussi pour mandat de réviser les activités prévues pour le dernier semestre de
l'année en cours.
Le second se tient entre le 15 et le 31 janvier de l'année suivante. A travers ce cadre, les acteurs
diocésains examinent les résultats de l'année écoulée. Ils amendent et valident le plan opérationnel
décliné pour l'année n+1. Ils adoptent le rapport annuel et le document de planification opérationnelle
soumis par le Secrétariat Exécutif Diocésain.
Parallèlement à ces cadres propres aux diocèses, il existe aussi des cadres de concertation aux
échelles provinciale et régionale au cours desquels, le SED peut rendre compte de ses réalisations.
Cela se fait aussi à base des canevas périodiquement renseignés par le Secrétariat Exécutif Diocésain
et transmis à la Direction Régionale de l'Economie et de la Planification (DREP).
3.4.3. Au niveau national
28
Au niveau national, quatre (04) cadres seront exploités pour l’appréciation et la validation des
informations relatives à la mise en œuvre du plan stratégique : le Cadre Technique de Concertation
National (CTCN), l’Assemblée Générale (AG) de l’OCADES Caritas Burkina, l’atelier de recadrage et
l’atelier bilan.
Ces quatre cadres sont présidés par le Président de l’OCADES Caritas Burkina.
 Le CTC se tiendra une fois par an entre le 15 et le 28 février non seulement pour passer en
revue les activités menées au cours de l’année écoulée, mais aussi pour apprécier les futures
plans opérationnels annuels diocésains ;
 L’AG se réunira tous les trois (03) ans pour apprécier les résultats de la mise en œuvre du plan
stratégique et donner les grandes orientations pour la période future.
 L’atelier de recadrage : il se réunit en janvier 2014 avec pour mandat de recueillir les résultats
de l’évaluation à mi-parcours et valider les propositions de recadrage du plan stratégique.
 L’atelier bilan : il se tient à la fin du plan stratégique. Cet atelier a pour mandat d’apprécier les
résultats de l’évaluation finale et émettre des propositions pour une meilleure élaboration et
mise en œuvre de la nouvelle stratégique.
29
Tableau 6 : récapitulatif des cadres de régulation et de diffusion des informations

Niveau Instances Période Mandat Participants
Apprécier et valider le bilan à mi-parcours du plan opérationnel
01 au 15 juillet
CTCP semestriel paroissial annuel
(année n) Porteurs de projets, CCB,
Recadrer les activités prévues pour les 6 derniers mois
Paroissial EPA, SEP, prêtres, religieux
Apprécier et valider le bilan du plan opérationnel paroissial
01 au 15 janvier et religieuses
CTCP annuel annuel
(année n+1)
Valider le plan opérationnel annuel de l’année suivante
Apprécier et valider le bilan à mi-parcours du plan opérationnel Porteurs de projets,
15 au 30 juillet
CTCD semestriel diocésain annuel commune d'intervention,
(année n)
Recadrer les activités prévues pour les 6 derniers mois services techniques de l'Etat,
Diocèse
Apprécier et valider le bilan du plan opérationnel diocésain les EPA, le SEP, le SED, le
15 au 31 janvier
CTCD annuel annuel Conseil de Gestion et le
(année n+1)
Valider le plan opérationnel annuel de l’année suivante CDPS.
Apprécier et valider le bilan du plan opérationnel annuel du
15 au 28 février
CTCN annuel réseau
(année n+1) SED, SEN, Comité de
Valider le plan opérationnel annuel de l’année suivante
pilotage
Apprécier les résultats de la mise en œuvre du plan stratégique
AG Mars 2014
Donner des orientations pour la prochaine période
National Recueillir les résultats de l’évaluation à mi-parcours et valider les
les représentants partenaires
International Atelier de recadrage Janvier 2014
propositions de recadrage du plan stratégique à la base, les représentants
des communes Conférence
Apprécier les résultats de l’évaluation finale et émettre des épiscopale Burkina - Niger,
Atelier bilan Fin de phase propositions pour une meilleure élaboration et mise en œuvre de SED, SEN, PTF,
la nouvelle stratégique Gouvernement du Burkina
Faso
3.5. Canaux de diffusion des informations
Les canaux de diffusion sont des voies et moyens dont l'OCADES Caritas Burkina pourra recourir pour
mettre à la disposition des utilisateurs une information juste et utile sur son champ d'actions. A ce
niveau, plusieurs canaux existent :
 Le rapport : qu'il soit conçu sous format dur ou numérique c'est le moyen le plus courant et qui
soit à la portée du plus grand nombre d'acteurs du système de suivi-évaluation du réseau. Les
rapports constituent la première source de vérification sur l’état de mise en œuvre du plan
d’action. Il sera beaucoup utilisé pour le partage des informations entre tous les membres du
réseau. Son élaboration est obligatoire.
 L'outil internet : il permet la transmission de l'information numérisée à tout utilisateur situé
dans le réseau internet et disposant des conditions d'exploitation de l'internet (compte de
messagerie et outils informatiques dotés d'un réseau internet). Il sera mis à profit dans le
partage de l'information entre des utilisateurs disposant de conditions d'utilisations de l'internet.
 La base de données informatisée en ligne : elle constitue un moyen efficace de transmission
de l'information à temps réel et à plusieurs utilisateurs. Bien que la base de données soit un
moyen interne, il ne demeure pas moins une voie sûre pour la diffusion des informations. Il
permet de sérier les bénéficiaires de l'information à diffuser à travers des mots de passe.
 Le site web : le site web est le système d'information multimédia utilisé sur internet. Il participe
grandement à la visibilité des actions du réseau à travers le monde. Le réseau dispose déjà
d'un site web fonctionnel. Le Service Communication et Plaidoyer continuera à l’alimenter pour
plus de visibilité du réseau.
 Les productions médiatiques : Pour la mise en œuvre de sa stratégie de Communication et
de Plaidoyer, l’OCADES Caritas Burkina travaille en étroite collaboration avec les média. Dans
ce cadre, des émissions radio et télévisuelles, des conférences de presse, des voyage de
presse, des documentaires… pourront être produits et diffusés pour mieux communiquer sur
les interventions du réseau.
31
Les facteurs clés de succès du dispositif de suivi-évaluation
Le défi majeur à relever par ce manuel de suivi-évaluation reste son appropriation par tous les
acteurs du réseau. Ce document n’est pas l’apanage des seuls chargé de suivi-évaluation, mais il
constitue une référence pour tous les acteurs du réseau OCADES Caritas Burkina. Ainsi, les
facteurs clés de succès suivants sont déterminants pour la mise en application effective de ce
manuel de suivi-évaluation. Ce sont des conditions qu’il faudra réunir pour donner au réseau
toutes les chances de succès au système de suivi-évaluation conçu.
La disponibilité des ressources nécessaires à la mise en application effective du manuel : il

s’agit des moyens humains et matériels que nécessite l’opérationnalisation de ce manuel. D’une
part, il y a des organes à implanter (EPA) et d’autre part, il y a du personnel à recruter et/ou à
former à différents niveaux. En plus il y a du matériel à acquérir et des capacités opérationnelles à
renforcer. Pour cerner tous les aspects essentiels, il est impératif de budgétiser le processus
d’opérationnalisation du système de suivi-évaluation et d’en rechercher collégialement les
ressources.
L’établissement de la situation de référence : le plan stratégique sera évalué sur une situation
de base qu’il convient de cerner. Le réseau doit alors développer des initiatives pour collecter les
données actualisées afin d’établir la situation de référence.
La planification réaliste et participative des actions : le plan stratégique devra permettre de

fédérer les initiatives au sein du réseau. La planification et le suivi des actions devra être
ascendante, des paroisses vers le niveau national en passant par les diocèses. Les plans d’actions
devront être une agrégation des actions identifiées au niveau des paroisses ce qui facilitera leurs
déclinaison en plans opérationnels annuels paroissiaux et diocésains
La définition des fonctions et attributions de chaque acteur : ce document est produit à

l’usage de tous les acteurs du réseau. Il oriente chaque acteur vers ses fonctions et attributions
dans le domaine du suivi-évaluation du plan stratégique. Le manuel doit faire l’objet de
communication et de diffusion pour permettre l’appropriation et la mise en application effective de
son contenu.
L’harmonisation de la nomenclature des actions : dans une certaine mesure, les données
collectées seront centralisées au niveau national grâce à la base de données informatisée en
ligne. Il est indispensable d’harmoniser les nomenclatures pour certaines actions
32
CONCLUSION
Le réseau OCADES Caritas Burkina a connu une première expérience de planification stratégique entre
2006 et 2010 dont l'une des insuffisances a été notamment l'absence d'un document de référence pour
le suivi de la mise en œuvre du plan stratégique. Tirant leçon de cette première expérience, l'OCADES
Caritas Burkina a décidé de se doter d'un manuel dont le but est de fournir aux acteurs du réseau un
cadre unifié de suivi-évaluation. L’élaboration du manuel s’est inscrite dans la dynamique de
planification stratégique qui vise à asseoir un système de suivi-évaluation efficace au sein du réseau
pour opérationnaliser le deuxième plan stratégique 2012-2016.
Ce manuel de suivi-évaluation en lui-même constitue un outil d'opérationnalisation du plan stratégique.
Sa disponibilité constitue pour le réseau un pas gagné vers les orientations qu'il s'est donné à la lumière
de son deuxième plan stratégique. Mais il ne remplace pas le praticien du suivi-évaluation en ce sens
que le système ici décrit reste à être opérationnalisé. Il ne se substitue pas non plus aux différents
manuels de suivi-évaluation déjà conçus et mis en œuvre dans le cadre de projets/programmes
diocésains. Le manuel constitue plutôt un cadre fédérateur de toutes les approches et procédures de
suivi-évaluation des membres du réseau. En plus, le système de suivi-évaluation conçu est
continuellement perfectible, il devrait évoluer et s’améliorer avec l’expérience acquise dans la mise en
œuvre de ce deuxième plan stratégique.
L'appropriation de ce manuel par tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du plan stratégique
reste un défi phare pour le réseau OCADES Caritas Burkina. La mise en application effective des
orientations données par le manuel appelle à de nouvelles formes d'organisation à tous les niveaux.
Ainsi les enjeux et les facteurs clés de succès de ce manuel de suivi-évaluation identifiés sont pour le
réseau des signaux forts qu'il convient d'observer avec attention. C'est à ce prix que le réseau OCADES
pourra se doter d'un système efficace de suivi-évaluation.
33
Tirant leçon de son premier plan stratégique et 2005-2010 et dans la dynamique du plan
stratégique 2012-2016 l’OCADES Caritas Burkina a décidé de se doter d’un manuel de suivi-évaluation
pour satisfaire les exigences fondamentales des projets et programmes de développement, celles de
pouvoir apprécier effectivement les changements opérés au niveau des populations. Le manuel de
suivi-évaluation a été élaboré par les membres du réseau. Il s’inspire des expériences du réseau en
matière de suivi-évaluation tout en bâtissant un cadre de référence susceptible de fédérer et d’unifier
les approches et procédures de suivi-évaluation du plan stratégique.
Bien qu’il soit un document technique, ce manuel n’est pas uniquement destiné aux chargés de
suivi-évaluation. Il s’adresse à tous les acteurs du réseau qui sont impliqués dans la mise en œuvre du
plan stratégique à tous les niveaux : paroissial, diocésain et national.
A travers ce manuel, les partenaires techniques et financiers pourront également apprécier au
même titre que le réseau OCADES, les changements induits par leur accompagnement.
Enfin, le manuel peut servir à toute personne désireuse de conduire un processus de suivi et
d’évaluation axé sur les résultats avec la participation des bénéficiaires.
Le manuel de suivi-évaluation est un cadre de référence qui devra capitaliser les expériences et
canaliser les efforts déployés au sein du réseau en matière de suivi-évaluation. L’élaboration d’un tel
manuel devra permettre au réseau de relever les défis et enjeux suivants:
 disposer d’une approche méthodologique pratique et harmonisée pour le suivi évaluation
développé au sein du réseau ;
 permettre la production et la transmission régulières des rapports à tous les niveaux ;
 garantir l’appropriation du contenu de ce manuel par tous les acteurs du réseau ;
 contribuer à une meilleure lisibilité des actions de l’OCADES Caritas Burkina dans tous ses
champs et domaines d’activités ;
 permettre le partage des expériences et la valorisation des bonnes pratiques au sein du réseau.
Le manuel a pour objectif de fournir aux acteurs du réseau un cadre de référence unifié et
pratique pour le suivi-évaluation.
D’une façon spécifique, il vise à :
 présenter les procédures et les outils pratiques pour le suivi-évaluation du Plan Stratégique ;
 assurer la production et la diffusion régulières des informations;
 améliorer la lisibilité des actions de l’OCADES Caritas Burkina.
OCADES Caritas Burkina / Secrétariat Exécutif National

01BP 1195 Ouagadougou 01
Tel (00226) 50 37 00 34
Fax (00226) 50 37 17 55
Email : [email protected]
Site : www.ocadesburkina.org
34

Manuel ZSuivi ZEvaluation Zdu Zplan Zstratgique ZOCADES

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OCADES Caritas Burkina : Manuel de suivi-évaluation

TABLE DES MATIERES

3.4. Cadres de régulation et de diffusion des informations ..................................................... 27

LISTE DES TABLEAUX

I. Cadre conceptuel et méthodologique du manuel de suivi évaluation

1.1. Défis du manuel

1.2. Objectifs du manuel de suivi-évaluation

1.3. Définition des concepts clés

Dans le cadre du présent manuel de suivi-évaluation, on entend par :

1.4. Méthodologie de l’élaboration du manuel

La méthodologie d’élaboration du manuel de suivi-évaluation s’inscrit dans la dynamique d’ensemble du

II. Procédures de suivi-évaluation

2.1. Objet du suivi et de l’évaluation

Le suivi et l’évaluation permettent d’améliorer la performance et de contribuer à l’atteinte des résultats.

2.2. Suivi d’exécution des plans d’action diocésains

2.2.1. Objet du suivi d’exécution

2.2.2. Type d’information sur l’exécution des plans d’action diocésain

2.2.3. Principaux indicateurs d’exécution

Le taux de réalisation (physique et financière) constitue le principal indicateur pour le suivi du

2.2.4. Outils de suivi d’exécution

Tableau 1 : suivi des réalisations physiques de la période :……………

Tableau 2 : suivi des décaissements ou coûts (en FCFA) de la période :……………

2.2.5. Contrôle de la qualité des informations collectées

2.2.6. Acteurs impliqués dans le suivi d’exécution et leurs rôles

2.3. Suivi des effets et impacts des plans d’action

2.3.1. Objet du suivi des effets et impacts

2.3.2. Domaines de changements attendus et indicateurs d’impact

AXE 1 : REDUIRE L’EXTREME PAUVRETE

AXE 2 : REDUIRE LE RISQUE ET L’IMPACT DES CRISES HUMANITAIRES

AXE3 : TRANSFORMER LES SYSTEMES ET STRUCTURES INJUSTES

 niveau de satisfaction des communautés cibles de la cohabitation entre les différents

AXE 4 : CONSOLIDER LES CAPACITES OPERATIONNELLES ET LE PARTENARIAT

 promotion de réseaux de partenariat durable et mutuellement profitable au niveau local et

2.3.3. Moment de collecte des données d’effets et d’impact

2.3.4. Outils de suivi des effets et impacts

2.3.5. Méthode et technique de collecte de données

2.3.6. Rythme de la collecte des données d’effets et d’impacts

2.3.7. Détermination de l’échantillon/ échantillonnage

 traite et analyse les données ;

2.3.9. Traitement, analyse et interprétation des données

Le traitement, analyse et interprétation des données consistent au :

 Choix de la méthode d’interprétation.

Tableau 3 : Suivi de l’évolution annuelle des indicateurs d’effets et impacts

2.3.10. Définition des facteurs de gestion

2.4.1. Objet de l’évaluation

2.4.2. Types d’évaluation

L’évaluation du plan stratégique se fera à travers : l’évaluation à mi-parcours et l’évaluation de fin de

2.4.2.1. Evaluation à mi-parcours

 Dans le cadre du plan stratégique, l’évaluation à mi-parcours intervient au cours de la troisième

2.4.2.2. Evaluation finale

2.4.3.. Acteurs de l’évaluation externe

III. Production et diffusion des informations

3.1. Niveaux de collecte des données

La collecte des données pourra se faire à trois (3) niveaux :

3.1.1. Niveau paroissial

3.1.2. Niveau diocésain

3.1.3. Niveau national

3.2. Système de rapportage

3.2.1. Au niveau paroissial