2020-2021

VIA2S

Lucas Fleuriet

LICENCE PROFESSIONNELLE COMMUNICATION

INSTITUTIONNELLE ET CORPORATE

Maitre d’apprentissage : Antoine VOISEMBERT

Tuteur Licence Salah ARIF
Problématique : S’acclimater dans une société au secteur
d’activité technique est-ce un frein pour l’acquisition de
compétences ?
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I. Introduction
Après avoir validé mon DUT Technique de commercialisation à Juvisy sur
Orge, j’ai poursuivi en licence professionnel de communication en alternance.
Durant cette année j’ai été introduit à la société VIA2S en tant que chargé de
marketing & communication.

Etant donné que cette année a été ma première fois en tant que salarié au sein d’une
entreprise (outre travaux saisonniers) je voulais dans un premier temps découvrir le
monde du travail et ses spécificités.
Dans un deuxième temps j’avais pour objectif d’acquérir les technicités de la
communication et du marketing, le savoir-faire et la méthode de travail adéquat à
l’entreprise pour occuper mon poste. Ce dernier m’a permis d’acquérir toutes les
connaissances primaires et indispensables pour le poste d’agent de communication.
J’ai pu exercer ces compétences à travers plusieurs actions que j’ai menées durant
cette année. Il a été malgré tout été difficile pour moi de m’adapter au marché de la
sureté en B to B mais aussi à ces produits.

En effet, cette année m’aura inculqué toutes les règles indispensables à mon
évolution socio-professionnelle et aussi de pouvoir acquérir et d’approfondir de
nombreuses compétences, de développer mon savoir-faire dans ce métier,
d’apprendre la maitrise de soi dans des situations compliquées et aussi le respect
dans le monde du travail.

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II. Présentation
1) VIA2S

Le Groupe VIA2S possède deux entités :

VIA2S Distribution commercialise des produits dédiés à la sécurité et

la sûreté pour la protection des biens et des personnes. Les produits
distribués, conçus par les leaders mondiaux, sont des systèmes
spécialisés dans les domaines de la vidéo surveillance, de l'intrusion,
du contrôle d'accès et de la supervision.

VIA2S Intégration propose par ailleurs, des prestations d'étude et de conseil, le

développement spécifique d'applications, la coordination et le suivi de
projets, la maintenance des systèmes, le support technique via son centre
d'appel ainsi que le transfert de compétences grâce à son centre de
formation agrée

VIA2S est partenaire officiel d'UTC Fire& Security- Lenel, leader mondial des
produits destinés à la sécurité et à la sûreté des biens et des personnes.

VIA2S accompagne ses clients dans des environnements variés tels que le transport
urbain, les communautés d'agglomération, le secteur bancaire, la défense, les
secteurs industriels et tertiaires. Il est le principal partenaire sûreté en Europe d'UTC
Fire& Security- Lenel pour l'année 2014.

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Grâce à son expertise dans les domaines de la vidéo surveillance, de l'intrusion, du

contrôle d'accès et de la supervision, VIA2S suit, maintien, et participe à l’évolution
de plus de 300 sites clients installés en France depuis 2005.

VIA2Sdispose d'une capacité d'innovation

qui permet de répondre à tous les besoins
exprimés spécifiquement lorsque les
solutions standards ne répondent plus à
l'attente exhaustive des fonctionnalités
demandées.

La société dispose de toutes les certifications

relatives à chaque gamme de produits de
vidéo-surveillance ; le contrôle d'accès et
l’anti-intrusion lui permettant de disposer de
la certification « PLATINIUM de niveau
7 » auprès de LENEL.

A. NOS POLES D'ACTIVITES

PÔLE RECHERCHE & PÔLE PROJETS & AFFAIRES

DÉVELOPPEMENT
Étudier les avants projets et
Étudier les attentes des clients et analyser les besoins avec le client
élaborer l'expression des besoins, final,
Rédiger les analyses Assurer la réalisation des projets
fonctionnelles et développer les avec la responsabilité technique et
applications métiers, financière,
Réaliser des interfaces spécifiques Piloter, coordonner, et suivre les
matériels et/ou logiciels, projets,
Projets &
Concevoir la plate-forme Affaires Maintenir les systèmes et les
commune assurant la relation installations.
entre les différents acteurs.
R&D Commerce

PÔLE SERVICES & PÔLE COMMERCE & ACHAT

MAINTENANCE Services Animer le réseau de vente aux
Mission d'audit, conseil et étude, installateurs et intégrateurs,

Centre de formation agréé : Assurer la promotion des

transfert de compétence et solutions et produits auprès des
formation continue, clients finaux et des bureaux
d'étude,
Prestations déléguées : 4
administration et exploitation, Assister les installateurs et les
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Assure une pratique de marge en Garantit une politique de prix

adéquation avec le marché, transparente entre les différents
acteurs.
Permet au client final une libre
concurrence des prestataires, B. Pérennise les investissements du
client par le choix des produits de
Conserve des prix finaux B. leaders mondiaux.
concurrentiels en phase avec les
attentes des clients, B.

B. La solution VIA2S

C. SITUATION GEOGRAPHIQUE

Au cours de ces deux dernières annéesVIA2S s’est étendu et dispose maintenant de 4 agences
AGENCE OUEST qui lui permettent d’avoir une mobilité nationale et de répondre
71, rue de rennes aux projets de toute la France.
44119 TREILLIERES
06 32 26 43 90

AGENCE NORD
59000 LILLE
09 52 68 10 68

AGENCE IDF
SIEGE SOCIAL
22, rue des carriers italiens
91350 GRIGNY
09 52 68 10 68

[email protected]
[email protected]
[email protected] SUD
[email protected]
3, rue de Stockholm
34350 VENDRES
06 62 39 86 79

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D. CIBLE
VIA2Svise les clients intermédiaires à travers les installateurs et intégrateurs, afin d’assurer
une forte présence sur le marché national, ainsi que les clients finaux répartis entre les grands
comptes, les PME et PMI dans les secteurs bancaires, tertiaires et industriels.

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E. Clients, installateurs et concurrents

Concernant le marché de la sécurité électronique, dans lequel VIA2S est présent, la

concurrence dans les secteurs de la Vidéo Surveillance (VS), de l’Anti-Intrusion (AI) et du
Contrôle d’Accès (CA) est organisée autour de grands groupes présents dans de nombreux
autres segments du marché ainsi que des sociétés spécialisées dans les secteurs porteurs.
Les concurrents affichent des cœurs de métiers différents qu’ils soient fabricants,
distributeurs, installateurs ou intégrateurs. Ces cœurs de métiers représentent les activités
principales de VIA2S.De ce fait, cette position leur confère le statut de concurrent potentiel.
Néanmoins, c’est l’activité de commercialisation qui demeure prioritaire pour
VIA2Sinscrivant celle-ci comme étant un concurrent des fabricants et des distributeurs.

Chiffre d'Affaires K€
5000
4500
4000
2) 3500
VIA2S
3000 VIA2D
2500 Prévisonnel Cumulé
2000
1500
1000
500
0
2018 2019 2020 2021

Mon service

Cette année j’ai été affecté au pôle SMC (Service Marketing et Communication).

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Le pôle SMC est composé de 3 personnes dont mon responsable. Ce dernier est devenu
directeur d’agence en cours d’année.

La société dispose d’un moyen de communication efficace qui se nomme « YAKA » : YAKA
est un progiciel de gestion intégré, il permet le partage d’informations avec tous les pôles de
la société qu’ils soient situés au siège ou dans les autres agences. Par ailleurs, ce logiciel
regroupe l’ensemble des flux de la société allant de la base de contact (clients fournisseurs),
mails jusqu’au référencement produits, catalogues ou encore affaires. Yaka est directement
relié au site internet de la société où sont référencés les produits destinés à la vente, ainsi que
le BPU (document contractuel qui se présente sous forme de tableau avec une colonne
désignation et une colonne avec des prix unitaires à destination de clients spécifiques). (Cf.
Annexe 1)

Mon espace de travail est composé d’un poste de travail fixe ainsi que d’un bureau, une
adresse électronique professionnelle, un compte Canva premium et la suite Adobe. Les
objectifs principaux de ma mission consistent à créer des visuels pour les signatures, des
catalogues, le référencement de produits sur YAKA et l’échange avec nos fournisseurs.

Voici, ci-dessous mon rétro planning regroupant les tâches principales à effectuer jusqu’au
mois de juin.
  Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Avril Mai Juin    
Formation au PGI                      
Référencement
Catalogues                      
Référencement produits                      
Création communication
digitale                      
Communication Interne                      
Mailing                      
Appels                      
Création de devis et
analytique                      

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III. Mes missions

1) PGI YAKA

Ce logiciel interne appelé YAKA a été développé dans le but que tout soit référencé et
exploitable par les salariés de l’entreprise (transparence de l’information). Ce Progiciel de
Gestion Intégré (PGI) permet la circulation rapide de l’information en interne. Il nous permet
également de remplir nos calendriers, de référencer les affaires en cours et de suivre leurs
avancées dans le temps. YAKA traite aussi toute la partie logistique avec la gestion du stock
en fonction des livraisons et des réceptions. On y retrouve aussi tous les documents internes
à l’entreprise tels que les notes de service, plaquettes commerciales, organigrammes, etc…
Depuis peu, il est également possible d’obtenir la rentabilité d’une affaire via des schémas
intégrés au logiciel ainsi que les prévisions des achats et des ventes établies par le nombre
d’affaires référencées. En outre, il regroupe toute notre base de données « contact ».
Mon arrivée dans la société a été synonyme de formation au Progiciel de Gestion Intégré
YAKA. En effet, celui-ci représente le cerveau mais aussi l’administrateur de la société. Il
était donc impératif de me former à utiliser ce dernier car la grande majorité de mes missions
ont un rapport direct avec YAKA.

Figure 1 : Menu YAKA

Ma formation a consisté dans un premier temps à manipuler les parties « commerce » et

« administratif ».

Figure 2 : YAKA Commerce & Administratif

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Mission Initiale  : Référencement de produits sur YAKA

Ma première mission a donc été le référencement de produits sur YAKA. En effet, cela
permet aux commerciaux, ainsi qu’aux chargés d’affaires, d’élaborer des devis avec des
produits disponibles et de comparer les prix de nos différents fournisseurs. Par ailleurs, le
référencement de produits permet de faire des commandes qui ne sont pas destinées aux devis
mais plutôt à l’alimentation des stocks que ce soit des équipements pour les techniciens ou
encore du matériel de sureté manquant sur un site.

Lorsqu’une référence produit est créée sur Yaka, le progiciel la présente comme cela :

Figure 3 : Exemple référencement produit

Lors du référencement il est impératif de valoriser l’activité du produit (Vidéosurveillance,

contrôle d’accès, anti-intrusion…). La famille et les sous familles permettent de classer le
produit à la fois pour les salariés de VIA2S, mais aussi pour déterminer la catégorie du
produit en direction du site (BPU).
Référencer un produit ne veut pas forcément dire le créer sur le progiciel ; parfois les produits
sont déjà créés, en fonction de la demande émise et il est fréquent qu’il faille juste mettre à
jour le prix du produit. En outre, sur YAKA j’ai accès à 3 interfaces distinctes. En effet les 3
interfaces sont « VIA2S », ViA2S Distribution » et « VIA2I ». Chacune des interfaces a une
spécificité, sachant que VIA2S est l’interface générale accessible à tous.

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Pour ce qui me concerne, la partie VIA2S me permet de référencer tout type de produit
destiné à être installé pour une affaire tels que des contrôles d’accès, de l’anti-intrusion, le
vidéosurveillance, câblage et ainsi de suite.
L’interface VIA2S Distribution n’est quant à elle pas accessible à tous les salariés ; elle
permet au service MC (marketing & communication) de référencer uniquement des appareils
et des consommables (câbles) destinés exclusivement à la vente.

Enfin, VIA2l est inaccessible à la majeure partie des salariés. Mon service MC doit utiliser
cette interface « VIA2I » lorsqu’un produit est destiné à l’utilisation d’un de nos techniciens,
par exemple des outils tels que les gants, le câblage, la peinture…Les produits référencés sur
VIA2I sont destinés exclusivement aux installateurs VIA2S, sur un site où ces derniers
interviennent.
Seconde mission : Référencement des fiches produit
Outre le référencement de produits, le référencement de fiches produit est également une de
mes missions. En effet, nos techniciens (VIA2I) n’étant pas spécialistes de tous les produits
proposés, il est nécessaire de leur fournir des fiches produits/techniques leur servant de
modèle. De plus, l’intervention des techniciens VIA2I n’est pas systématique, de ce fait la
grande majorité de nos clients demandent des fiches produit afin d’avoir un maximum
d’informations sur les produits qu’ils nous achètent.
Un client a demandé au service qualité de lui fournir des fiches produits réalisées par VIA2S
et non par le constructeur des produits. J’ai donc eu la charge de la création des fiches
produits. Le client nous a demandé des fiches produites exclusives permettant un lien direct
entre sa société et la nôtre. Ces fiches produits on la valeur d’un procès-verbal grâce aux
signatures des deux parties apparaissant en bas de chacune des fiches produits. Ce procès-
verbal sert de garantie au cas où le client contesterait le produit livré et inversement. Le
procès-verbal est ensuite stocké dans le dossier d’ouvrage exécuté (DOE) dans lequel toutes
les actions réalisées par VIA2S sont précisément détaillées.
La deuxième partie de ma formation a consisté en la création et le référencement de
catalogues Excel. En effet, tous les trimestres, la grande majorité de nos principaux
fournisseurs nous envoie leur catalogue sous forme Excel. Mon rôle est alors de créer un
fichier Excel reconnu par YAKA, puis de rentrer les informations telles que la référence, le
prix, la description, la famille/sous famille. Lorsque le catalogue est référencé sur YAKA cela
permet de faire une mise à jour des prix des produits sur le site internet et sur YAKA.

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Mission : Communication avec les fournisseurs

Au fil du temps, mes missions ont évolué, j’ai été amené notamment à communiquer avec nos
fournisseurs. En effet, notre Pôle reçoit souvent des demandes en provenance des chargés
d’affaires, des commerciaux ainsi que du service Achat. Nous sommes le seul pôle capable de
créer des produits sur YAKA, sachant qu’un achat ne peut pas être réalisé si le produit n’est
pas créé. Par conséquent, lorsqu’il y a un besoin d’information ou de devis, une demande
nous est envoyée. Nous sommes les intermédiaires entre les fournisseurs et la société. Par
ailleurs, chaque échange effectué par mail nécessite également d’être référencé sur YAKA
afin d’avoir une traçabilité de l’information.

Figure 4: Référencement Envoi Mail

Lors d’un envoi ou d‘une réception de mail, il est impératif de déclarer la société ainsi que le
destinataire et ou l’émetteur ; selon le contexte, un numéro de référence apparaît (en
l’occurrence E21.6207) dans la barre objet. Ce numéro est le traceur du mail. Pour retrouver
le mail, il suffit juste de nommer le mail dans la barre de recherche YAKA. En outre, chaque

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mail est enregistré sur YAKA. YAKA étant directement relié à tous les PC (dossiers) de la
société (cf Annexe 2).
Chaque fournisseur dispose d’un dossier lui-même composé de différentes catégories :

Figure E : Dossier Générique Fournisseur/Client

Lors du référencement de mail, il est impératif de valoriser un de ces dossiers afin que le mail
et le document joint le cas échéant soit bien enregistré dans la catégorie de dossier qui lui
correspond le plus. Ainsi, le mail peut être récupéré via YAKA ou directement via les dossiers
de nos ordinateurs.

Par ailleurs, j’ai eu la charge de créer les liens reliant le logiciel YAKA avec les dossiers
de nos ordinateurs. Ces liens permettent d’enregistrer le mail dans le dossier le plus
adapté lors d’un référencement de mail.

Lors de la création des liens il est essentiel de spécifier la société et de nommer le dossier en
l’occurrence « Dossier suivi » sur la figure F.

Figure F : Lien direct fournisseur YAKA

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Lorsque la société et la dénomination étaient spécifiées il fallait se rendre dans le dossier

correspondant à la société et de copié le lien de cette dernière puis le coller dans la barre
lien.

Les coordonnées ainsi que le contact ne sont pas obligatoirement spécifiées.

Figure G : Lien directe YAKA vierge

Mission : Devis analytiques

J’ai pu mettre en place des devis analytiques. Ces devis ont pour vocation d’analyser la marge
dégagée. En outre, le devis analytique grâce à sa forme plus épurée et simplifiée permet une
analyse directe et efficace des devis proposés aux clients. Il permet de comparer les
différentes sous-traitances et prestations présentées au demandeur. Par ailleurs, on peut
comparer les prix
des matériels et des logiciels entre nos fournisseurs et notre société (VIA2S, UTC et les autres
fournisseurs).

Figure H Devis analytique

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Nous y trouvons également les « prix d’achats » qui permettent de dégager la marge ainsi que
la sous-traitance et les prestations.
Mission : Prospection fournisseurs
Afin de pouvoir prospecter ou rentrer en contact avec les fournisseurs, il me faut tout d’abord
les bons référencements. YAKA dispose d’une base de données regroupant toutes les

Figure I : Contact YAKA

informations utiles et indispensables du contact : ses noms et prénoms, sa société, sa fonction,

ses différents numéros de téléphone, son adresse électronique et même parfois des
commentaires sur la personne pour en savoir encore davantage. Une de mes taches est la
création de nouveau contact
Sur cette capture d’écran de notre ERP YAKA, nous pouvons voir ce que la création d’un
contact requiert :
- Le nom ;
- Le prénom ;
- Le poste ;
- Le rôle ;
- Les coordonnées du contact ;
- Des commentaires que l’on peut rajouter au fur et à mesure.

La majorité des coordonnées du contact a créer se situent dans la signature des mails et
par conséquent ne requiert pas de grosses recherches pour.

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Mission : Mise en place d’une procédure

J’ai eu l’occasion de mettre en place une procédure. En effet, le logiciel propose plusieurs
procédures permettant d’améliorer l’élaboration d’une action. Les procédures englobent
l’ensemble des services de l’entreprise et sont accessibles pour tous, sur le logiciel. La
procédure que j’ai mise en place a pour objet « Demande et réception de devis
fournisseurs » (cf. annexe 7). Lors de l’élaboration de la procédure, j’ai pris
connaissance de la charte graphique utilisée pour les procédures.

Ma mission a donc consisté à émettre un mode d’emploi concernant la manière

d’enregistrer un envoi et une réception de mails sur le logiciel YAKA. Il m’a été demandé
d’être le plus clair et concis possible, afin que tous les salariés de la société puissent
mettre en application la procédure. Ainsi j’ai majoritairement utilisé un système de
puces servant à définir les étapes avant le référencement final. J’ai aussi séparé la
procédure en trois parties, tout en respectant l’ordre dans lequel le référencement doit
être fait.

Ces trois parties implique dans un premier temps la sélection du fournisseur. Dans la
mesure où chaque fournisseur dispose d’un dossier dans notre base donnée, il est donc
obligatoire de préciser qui est le fournisseur en premier lieu. La deuxième partie
correspond au référencement d’un envoi sous forme d’étape en puce et la troisième et
dernière partie est la réception qui correspond à la suite logique d’un envoi.

F. Difficultés rencontrées liées à YAKA

Lors de la réalisation de ces missions j’ai rencontré un certain nombre de difficultés.
La première difficulté a été de m’adapter à YAKA : il n’a pas été aisé pour moi de passer
par le PGI pour chaque mission que je réalisais. Notamment le référencement des envois et
des réceptions de mails dans le progiciel ne s’est pas fait immédiatement, il m’a fallu du
temps afin de prendre l’habitude de référencer chacune de mes actions. Le fait que YAKA
soit un logiciel aux mille et une ressources rendaient la tâche d’autant plus difficile. A partir
du mois de janvier il a fallu faire preuve d’autonomie, j’ai donc dû apprendre à me servir seul,
du logiciel.

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La deuxième difficulté que j’ai rencontrée est la compréhension des différentes familles de
produits. En effet, le service MC est le seul à pouvoir enregistrer des produits sur YAKA, il
fallait donc que mon référencement soit le plus complet possible avec une quasi exhaustivité
d’informations concernant les produits. En effet, mettre le titre et le prix ne suffit pas, il fallait
aussi rajouter les spécifications techniques. De plus, leur famille et leur activité étaient au
début (et même encore maintenant), difficiles à discerner du fait que je ne sois pas spécialisé
dans ce secteur d’activité qui se révèle très technique. Problématique

Figure J: Familles et sous familles produits

Sur la capture d’écran suivante, nous voyons apparaitre une partie des familles de produits
existant sur YAKA pour le contrôle d’accès, tout en sachant que VIA2S propose des solutions
d’anti-intrusion, de vidéosurveillance, d’hyper vision, d’équipements informatiques et
d’interphonie.
Sur l’image de droite nous remarquons une partie des sous familles de la famille produits
« Options logiciels ». Lors du référencement de produits, la difficulté était donc de discerner
l’activité, la famille et la sous famille les plus appropriées au produit. Il faut également noter
que la majeure partie des produits que l’on n’a pas l’habitude de rencontrer dans notre vie . La
troisième difficulté était d’apprendre à connaitre un certain nombre de produits afin de les
proposer aux autres services et de les référencer le mieux possible.

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En effet VIA2S dispose de fournisseurs et de clients spécifiques. De ce fait, il faut avoir un

vocabulaire adapté afin d’être compris au mieux. De plus lorsqu’on est à la base d’une chaîne
liée à la vente, aucune erreur ne peut être faite. Au début une légère pression se faisait
ressentir.
J’ai eu par-ailleurs des difficultés à remplir les devis analytiques. En effet, les enseignements
suivis en Licence ne nous ont pas formés ni même préparés à remplir ces derniers. Cependant,
dans la mesure où j’avais vu cette partie en DUT Techniques de Commercialisation, cela m’a
permis de connaitre les bases de ma mission, mais aussi de savoir en quoi consistait
l’élaboration d’un devis. Malgré tout, j’ai rencontré quelques difficultés dans les premiers
devis. Il faut noter que la partie logicielle du devis analytique comprend aussi les équipements
informatiques et je n’arrivais pas à prendre l’habitude de catégoriser les équipements
informatiques avec les logiciels.

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3) Outils de communication/marketing

Mission : Elaboration et suivi d’une enquête

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Durant les mois de novembre et décembre, j’ai participé à l’élaboration et au suivi d’une
enquête de satisfaction clients (Cf. annexe 4). Dans cette enquête, 4 questions par pôle
(Logistique, support technique, réalisation des affaires et commerce) ont été posées ainsi
qu’une question générale. Cette enquête avait pour objectif de maintenir la norme ISO 9001
mais aussi, de déterminer les pistes d’amélioration à adopter. Mes missions lors de
l’élaboration de l’enquête ont été : la traçabilité, la relance et l’analyse des réponses. Lorsque
l’enquête a été créée, il a fallu chercher les affaires réalisées entre 2019 et 2020. En effet, le
fait d’envoyer une enquête à un client antérieur à 2019 ne paraissait pas cohérent au regard de
la stratégie de l’enquête. Lorsque la recherche s’est achevée, un envoi de mails de masse a été
mis en place (Cf. annexe 5). Par ailleurs, chaque semaine, une relance était envoyée aux
clients qui n’avaient pas répondu. Pour ce qui concerne la traçabilité, j’ai utilisé le logiciel
Excel. Lorsque quelqu’un répondait à l’enquête, je masquais ce dernier sur mon tableau.

Figure K : Tableau Excel Enquête de satisfaction

Figure L : Tableau Excel suivie des envois chronologiquement

En outre, chaque semaine, je créais une nouvelle fiche et je répétais l’action.

A la date de fin d’échéance, dans la mesure où j’avais aussi inscrit les numéros de téléphone
sur mon tableau, j’ai enchainé avec une relance par téléphone afin de maximiser le taux de
réponses. Finalement, nous avons comptabilisé 72 réponses sur 148 clients démarchés
Mission : Le Mailing

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L’une de mes missions principales a été le mailing. Au regard de mon rôle dans la chaine de
l’activité chez VIA2S, un grand nombre de demandes internes sont faites par mails. Comme
expliqué dans la présentation de la société, VIA2S se compose de 5 agences. Nous sommes le
seul pôle marketing et communication de la société, par conséquent chacune des demandes de
référencement ou encore d’information sur des produits nous est directement adressée. Je
dispose donc de 3 adresses électroniques distinctes : une adresse professionnelle, mais
également d’une adresse spécifique marketing, accessible à tous les salariés dans le même
pôle et enfin d’une adresse communication uniquement accessible à mon tuteur et moi-même.
La demandes internes la plus récurrente est le référencement de produits. En effet, lorsqu’une
demande de référencement est faite, il faut y répondre le plus vite possible car si un produit
n’est pas référencé, l’achat ne peut pas se concrétiser et par conséquent l’affaire est bloquée.
La plupart du temps, les émetteurs de mails précisent la destination des produits référencés
afin de savoir dans quelle interface il faut référencer ceux-ci ( le(s) produit(s)
(VIA2S,VIA2I…). Il était aussi possible que des produits demandés par le client ne soient
plus disponible chez nos fournisseurs.
Certaines demandes par courriel consistent à contacter le fournisseur afin de savoir s’il existe
une alternative au produit obsolète ou si le produit est indisponible sur le site. Mon service
détient un accès à toutes les coordonnées de chaque fournisseur grâce à YAKA. C’est pour
cette raison que nous avons la responsabilité de les contacter pour toute demande concernant
les produits.
Lorsqu’un produit est obsolète ou qu’un commercial a besoins d’informations. Je contacte le
fournisseur par mail ou directement par téléphone. Je m’efforce de rédiger correctement les
mails afin que ceux-ci fournissent un maximum d’informations tout en étant suffisamment
concis. Le but étant que le fournisseur puisse répondre rapidement à toutes mes
interrogations. La plupart des mails destinés aux fournisseurs sont envoyés avec l’adresse
marketing afin que tous mes collègues aient accès à la réponse et puissent répondre à
l‘interrogation d’un commercial par exemple. J’utilise donc cette adresse électronique car
lorsque les mails sont envoyés le mercredi, la réponse est susceptible de parvenir le jeudi ou
vendredi et ce sont mes jours de cours donc je suis absent de la société. Il faut que tout le
monde puisse reprendre la suite de mon travail lors de mes absences. Par ailleurs, j’utilise
également beaucoup l’anglais technique afin de communiquer avec certains fournisseurs.
D’autres demandes nous sont adressées, comme le fait de chercher un nouveau fournisseur
proposant un produit particulier au prix le plus attractif ou encore le simple fait de chercher un
produit chez tous nos fournisseurs puis de référencer le moins cher. Cette tâche requiert de

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faire preuve de patience et d’analyse car les fournisseurs de produits de sécurité ne

communiquent pas leurs prix.
Comme sur la figure 13 une demande de connexion nous est demandée. N’étant pas en

Figure 13 : fournisseur ne communiquant pas ses prix

possession d’un compte, je suis dans l’obligation de contacter un des commerciaux des sites
afin de dégager un devis et pouvoir faire un comparatif de prix. Lorsque j’ai trouvé les
différents fournisseurs proposant le produit, je compare les prix. La demande ne se base pas
systématiquement sur un produit particulier, parfois il nous est demandé de rechercher un
produit avec certaines particularités, sans que cette demande soit accompagnée d’une
exigence particulière (Exemple : une simple échelle de 3 mètres).
Lorsque le comparatif est terminé, j’envoie les prix par ordre croissant, des différents produits
trouvés accompagné du descriptif relatif à chaque produit. L’émetteur du mail peut donc faire
un choix stratégique grâce à la liste envoyée, tel que choisir un produit un peu plus cher ou
plus accessible mais avec un délai de livraison et un SAV plus adapté à ses attentes.

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Mission : Modification de la signature

Tous les employés en contact avec les services externes à la société disposent d’une signature
de mail, à placer obligatoirement en fin de mail. Toutes les deux semaines, la signature est
modifiée. Ma mission est de créer de nouveaux visuels pour les mails, en respectant la charte
graphique de VIA2S. Toutes les deux semaines, je dois donc présenter différents visuels mails
afin que mon responsable puisse choisir celui qui lui semble le plus adapté. J’ai aussi la
charge de la modification de la signature sur tous les mails de la société via un dossier relié à
toutes les adresses électroniques des salariés VIA2S

EXEMPLE DE SIGNATURES DE MAIL

Les signatures électroniques présentent différents objectifs, d’une part, elles permettent
d’identifier notre société et de ce fait représentent celle-ci. D’autre part, elles permettent de
mettre en avant les produits de nos fournisseurs et de leur offrir en parallèle une forme de
publicité donnant de la notoriété. Grâce à ces signatures, nous disposons d’un avantage de
négociation avec nos fournisseurs. En outre au travers d leur mails de remerciement exprime
de la reconnaissance envers notre société. Par ailleurs la modification de la signature
intervenant toutes les deux semaines permet d’attirer un maximum de fournisseur voulant une
publicité. Lors des négociations de remises par exemple nous pouvons user de ce processus
car nous n’avons pas un seul et même fournisseur par activités. La concurrence existante entre
tous les fournisseurs avec lesquelles nous travaillons nous travaillons nous permet un
avantage de négociation très important
En vue des créations que j’avais réalisée un gros fournisseur anglophone nous a demandé de
réaliser des visuels (signatures mails) avec des produits qu’il propose. (Cf annexe 8).
Pour la réalisation des signatures j’ai utilisé Canva Pro, il était obligatoire de respecter l’en-
tête et de toujours la placer au même endroit.

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Figure 14 : En-tête mail

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De plus un code couleur est appliqué en fonction de l’activité destinée au produit :

 Le jaune est pour l’anti-intrusion ;
 Le bleu pour le contrôle d’accès ;
 L’orange pour la vidéosurveillance.
La partie gauche séparée par la bande, permet l’identification du produit avec une photo de ce
dernier et sa désignation. La partie droite est celle qui requiert le plus de la créativité et du
minimalisme. Avant mon arrivée dans la société, les signatures électroniques avaient
beaucoup de texte ce qui pouvait facilement perdre l’intéressé. J’ai donc décidé de mettre en
place des signatures avec des textes plus minimalistes, mettant en valeur les caractéristiques
principales du produit et d’y ajouter quelques petits visuels en rapport avec ces
caractéristiques afin d’avoir des informations aussi bien écrites que imagées.
Le nom de la société est placé au niveau de l’en-tête en haut en gauche de la signature. Ce
choix est stratégique car le sens de lecture commence en haut à gauche en France et dans les
pays européens. De ce fait, VIA2S ainsi que les informations principales relative à la société
sont logiquement les premières choses qui seront lues.
En suivant le sens de lecture, la photo du produit ainsi que sa désignation seront la prochaine
partie vue par le lecteur. Grâce à tous ces visuels n’importe qui peut aisément retrouver le
produit sur internet.
Puis la lecture se termine par les informations plus spécifiques. Cette partie doit amener à la
lecture de la signature. (Cf annexe 9).
Outre des présentations de produits proposés par les fournisseurs, il m’est arrivé deux fois
dans l’année d’avoir à créer des signatures informatives comme sur la (Cf annexe 9).
Signature annonçant notre certification NF APSAD1 pour le contrôle d’accès, l’anti-intrusion
et la vidéosurveillance
Pour la réalisation de ce type de signature la charte graphique reste inchangée j’ai essayé
d’être le plus claire et concis possible pour un passage de l’information efficace.
A la fin d’année 2020, ma tâche de mailing a consisté à créer une signature de fin d’année
mettant en valeur les fêtes de noël mais aussi l’approche de la nouvelle année 2021. Une
nouvelle fois j’ai utilisé l’outil YAKA pour la réalisation de cette mission. Pour ce travail j’ai
élaboré plusieurs modèles. Une fois tous les modèles terminés je les ai présentés à mon tuteur
et à mon collègue afin qu’ils valident les plus pertinentes. Puis lorsque les 3 plus pertinentes
ont été choisis mon tuteur a fait valider par le directeur de la société celle qui lui semblait la
1
Certification APSAD : marque de certification française attestant de la qualité d'un système de sécurité

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plus adaptée. L’objectif était de souhaiter une bonne année à toutes les personnes et société
travaillant avec VIA2S que ce soient les fournisseurs, les clients, pouvoir publics… La
deuxième stratégie est de montrer l’implication à tous nos collaborateurs que la
communication chez VIA2S est toujours attentive à l’actualité.

Images signature Nouvel an finale

J’ai eu la charge de remettre à jours l’ensembles des BPU client sur notre sites internet. En
effet chaque année VIA2S remet à jour ses BPU clients que ce soit pour les prix, pour les
produits et pour le classement (familles et sous familles) des produits. Les BPU clients ont
une liste d e produits bien particulières je n’ai pas eu la charge de remettre à jours tous les
produits proposés par la société. Pour réaliser cette mission je me suis servis du logiciel
YAKA qui dispose d’un outil afin de valoriser les produits. Cet outil permet de savoir quels
produits sont obsolète mais aussi quels produits n’ont pas eu de modification de prix depuis 1
an. Pour élaborer ma mission j’ai une nouvelle fois créer un tableau Excel. Il faut savoir que
YAKA donnait seulement les référence des produits qui n’avaient pas été mis à jour. A
chaque fois que YAKA me donnait les produits non mis à jour depuis 1 an soit 31/12/2019,
j’importais les références sur un autre outil du progiciel afin de connaitre le fournisseur de la
référence.

Tableau excel mise à jour bpu

Sur mon tableau j’ai donc placé les fournisseurs en tête des colonnes et en dessous est placé
les produits aux prix et informations non mises à jour depuis plus d’un an sous leur
fournisseur respectif. Une fois le tableau terminé, j’ai donc envoyé des mails au fournisseurs
pour leur demander des devis comprenant les produits dont j’avais besoins les concernant.
Certains produits étaient bien entendue obsolète, lorsque ce problème arrivait je demandais
donc un produit pouvant remplacer celui obsolète. A la suite de la demande j’enregistrait
directement le produit de remplacement dans les BPU concernés. Une phrase dans la
description était rajoutée sur l’ancien et le nouveau produit comme : « remplace…. Et
remplacé par ». Afin de donner l’information à nos chargé d’affaires et à nos clients.

Tout au long de l’année nous avons reçue des mails de nos fournisseur. Ces mails sont à titre
informatif annonçait l’obsolescence à venir d’une gamme de produit remplacés par une

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nouvelle gamme ou encore des augmentations de prix à prévoir dû à l’augmentation de

certaines taxes qui ont eu lieu cette année. Dans ces cas je suis responsable de la création
d’une note d’information Cf annexe 10. Les notes d’information sont directement rédigées par
mail. L’élaboration d’une note d’information demande de souligner tous les éléments
importants à venir afin de mettre l’ensemble des services concernés au courant. Connaissant
les salariés de la société je savais que faire une note d’information trop longue n’aurait eu
aucun impact car elle n’aurait pas été lue du fait qu’ à cause de la crise sanitaire tous les
services étaient sur mené. Je me suis donc efforcé de faire des notes d’information aérée afin
d’engager la lecture. Toutes les informations à retenir y étais présente. Une fois terminé
chaque note d’information étaient corrigé par mon responsable envoyé aux services concerné
et enregistrés sur YAKA.

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4) Difficulté rencontrés missions marketing

&communication

Ma première difficulté a été la formulation des mails que j’envoyais. Ayant certaines

difficultés en orthographe et un vocabulaire assez segmenté il m’étais très difficile d’écrire un
mail sans me relire une dizaine de fois ce qui me faisais perdre énormément de temps A
chaque envoie de mails je n’étais jamais très serein. Mais au fur et à mesure j’ai commencé à
enrichir mon vocabulaire en lisant et analysant les mails que je recevais. Les cours de projet
voltaire m’ont aussi été d’une grande utilité pour l’orthographe mais aussi le vocabulaire.
Aujourd’hui j’arrive à rédiger des mails construits et claires. Ma relecture ne me demande
plus d’y passer du temps.
D’autre part la création des premières notes d’information était difficile car il fallait retraduire
et minimalisé un mail qui parfois était abondant. De plus ne connaissant pas réellement les
caractéristiques très techniques voire l’utilité des produits rendait la tâche d’autant plus
difficile.
Durant l’élaboration des signatures mails que ce soit pour des évènements ou pour la
présentation d’un produit je n’ai pas eu trop de difficultés au début car j’étais en pleine
formation, mon tuteur ne me demandais pas signatures trop difficiles à élaborer. Mais au fur
et à mesure la validation était de plus en plus en difficile. Mes créations étaient trop
« scolaire ». J’ai donc été dans l’obligation de changer ma manière de faire mes signatures
essayer de moins mettre d’icônes et formes et revoir le placement des textes. Au fur et à
mesure, à force de recommencer, d’écouter les conseils de mon tuteur et surtout de prendre
exemple sur certaines signatures déjà faites, j’ai appris à faire des signatures professionnelles.
En ce qui concerne l’étude de satisfaction, il faut avoir qu’elle a été l’une de mes premières
missions en arrivant à la société. Il m’est arrivé une dizaine de fois qu’un client me demande
d’arrêter de lui envoyer l’enquête car il ne souhaitait pas répondre.
La première difficulté a été la patience deux client ont envoyé des mails immodérés. Je
trouvais ça la fois pas du tout professionnel de la part d’adultes mais surtout absurde car aux
vues de la taille de certains mails, l’émetteur aurait pu répondre à l’enquête en autant de temps
qu’il lui a fallu pour écrire.
La deuxième difficulté a été de bien m’organiser toutes les semaines je recevais un mail
automatique m’indiquant que le récepteur était en vacances, cela ne servait à rien d’envoyer

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un mail toutes les semaines si la personne n’était pas là donc j’ ai décidé de rajouter une
colonne « action » sur mon tableau sur cette colonne j’y mettais tous les commentaires
possibles que ce soit un mail pour nous dire d’arrêter d’envoyer l’enquête, les retours de
vacances des clients.

Colonne action du tableau

Au moment de la fin de l’échéance tous les clients ciblés n’avaient pas tous répondue à
l’enquête, j’ai eu donc pour mission de les contacter par téléphones afin de leur demander de
répondre à l’enquête. Cela a été une tâche assez difficile pour moi car je devais appeler des
personnes à qui j’avais envoyé au moins 17 mails d’enquêtes de satisfaction. Par conséquent
lorsque j’avais un client qui répondait j’essayais d’être le plus aimable et poli possible, cela à
fonctionné car aucun des clients ne s’est plaint.
Pour la mise à jour des BPU clients j’ai eu des difficultés a contacté certains clients qui soit
n’avais leur coordonnée mise à jour soit ne répondait pas. Dans ces cas je me rendais
directement sur le site internet et contactais le numéro indiqué sur ce dernier.
Lorsque j’appelais des fournisseurs dans le but de recueillir un devis ou des informations, il
arrivait fréquemment que le fournisseur me demande plus informations concernant le produit
car je n’avais pas toujours la référence exacte de ce dernier. N’ayant aucunes connaissances
dans l’univers de la sécurité il m’était très difficile de répondre aux questionnements des
fournisseurs et du fait que je sois en contact direct avec eux, cela ne m’autorisait pas à passer
par mon tuteur ou mon collègue. Malheureusement lorsque la situation ne pouvait pas se
décanter je demandais de manière très courtoise à la personne avec qui j’étais en contact de
rester en ligne afin que j’aille récolter plus d’informations. Au fur et à mesure j’ai commencé
à préparer mes appels avec le maximum d’informations possible afin d’éviter ce genre de
situations.

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IV. Problématique
Durant mon année d’apprentissage, j’ai effectué différentes missions qui ont évolué au fil des
semaines, me permettant ainsi d’exercer davantage de responsabilités. J’ai été confronté à un
manque de connaissance technique au sein de la société en ce qui concerne les produits qui
concernent VIA2S. La sécurité est une activité très spécialisée qui requiert des connaissances
spécifiques
Néanmoins, l’envie de comprendre et d’apprendre m’ont animé et j’ai essayé de palier à ce
manque de connaissances. Grâce aux différentes missions qui m‘ont été confiées et aux
expériences j’ai glané beaucoup de données techniques que j’ai fini par maitrisée. Par ailleurs,
l’accompagnement de proximité de mon tuteur ainsi que la disponibilité de tous mes collègues
m’on permit également de développer des compétences techniques.
En effet, il existe tellement de produits aux caractéristiques différentes mais ayant toutes leur
importance dans la sureté qu’il m’a été, de ce fait, j’ai rencontré des difficultés d’adaptations.
De plus, VIA2S est dans une démarche de B to B : faire du marketing et de la communication
pour une activité comme la sureté en B to B demande beaucoup de réflexion car nous sommes
en relation avec des professionnels.
En outre, les prix des biens proposés peuvent dépasser 50 000€/unité ce qui majore la pression
lorsque l’on ne connaît pas la finalité d’un produit, ni même à quelle catégorie appartient
celui-ci. Une seule erreur au niveau du prix ou encore de la désignation et cela peut entrainer
un problème interne et externe. Il a fallu que je fasse régulièrement appel à des collègues
d’autres services afin qu’ils m’expliquent certaines choses. Cependant, ils utilisaient un
vocabulaire très technique et les explications n’étaient pas toujours très claires pour moi.

J’ai donc isolé la problématique suivante : *

S’acclimater dans une société au secteur d’activité fortement technique
favorise l’acquisition de compétences en communication digitale?

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ANNEXES

Annexe 1

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Annexe 2

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Annexe 3

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Annexe 4

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Annexe 5

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Annexe 6

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Annexe 7

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Traduction : Bonjour Mathias - J'admets tout à fait que nous sommes en concurrence
avec d'autres fournisseurs, mais si vous avez besoin de matériel de marketing pour les
pieds de page des emails, faites-le moi savoir !
Je sais qu'il faut jongler pour que tout le monde soit satisfait.

Annexe 8

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Annexe 9

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