Classement Informatique Des Documents

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CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES DOCUMENTS
LE CLASSEMENT INFORMATIQUE
Commençons par la définition du mot ‘classer’

Classer signifie ranger des informations à un endroit déterminé selon un critère
précis qui définit un ordre de classement. L’objectif de tout classement est uniquement
de pouvoir retrouver les informations recherchées en un laps temps.
Classer signifie donc que nous avons des éléments à classer, qui sont des fichiers dans
des dossiers et des sous-dossiers, et que ces éléments doivent suivre une règle de
nommage.
La pire des situations

Votre bureau virtuel d’ordinateur est encombré par un nombre incalculable de dossiers
et fichiers. Un avantage pour vous car vous accédez rapidement aux informations,
mais pour le rangement, tout reste à faire.
Créer un gros dossier ‘Archives’

Devant l’ampleur de la tâche et pour éviter d’être découragé, dès le début, le premier
conseil est de créer un dossier ‘Archives 2021’ et de réunir dans ce dossier tous les
fichiers et dossiers existants sur votre ordinateur.
Au fur et à mesure des jours et de vos besoins en documents, vous pourrez extraire vos
fichiers et les classer en respectant le plan de classement que vous allez établir.
Et surtout, promettez-vous ne plus placer de documents sur le bureau ! Dorénavant, ils
seront rangés directement.
Vous pouvez choisir directement d’établir un plan de classement et ranger l’ensemble de
vos documents existants selon ce plan sans passer par le dossier ‘Archives’.
Établir un plan de classement

Pour le réaliser, il est conseillé de suivre la règle émise par le psychologique
américain Georges A. Miller qui a travaillé sur la mémoire à court terme, dite aussi
mémoire de travail. Selon ses recherches, notre capacité mnésique est limitée à
7 éléments. Ce chiffre 7 est une limite à nos capacités de traitement de l’information.
Classement des documents informatique 1 Par : WAKIL IDI : 675 25 66 98

L’intérêt est donc de rendre visible dans votre gestionnaire de fichiers uniquement 7
dossiers qui pourront contenir jusqu’à 7 sous-dossiers.
Il faut éviter trop de profondeurs dans les dossiers, car cela prend davantage de temps
pour retrouver des fichiers classés dans des sous-sous-sous-sous… dossiers.
Mais 49 catégories sont déjà bien suffisantes.
Les dossiers ou fichiers fréquemment utilisés pourraient éventuellement faire
l’objet d’un raccourci sur le bureau. Mais tout en limitant à 7 également le nombre de
raccourcis !
Nommer vos dossiers

Pour catégoriser et donc nommer vos dossiers, il est judicieux de dresser l’inventaire des
documents que vous traitez : contrats, factures, courriers, bulletins de salaires, fiches de
congés, …
Selon votre activité professionnelle, les catégories sont à adapter.
Dans les grandes lignes, vous pouvez :
– distinguer vos informations par leur contenu : par exemple, ‘Images’, ‘Vidéos’, ‘Textes’,
‘Tutoriels’…
– les distinguer par noms de clients, fournisseurs ou partenaires
– les distinguer par les différentes fonctions que vous occupez : par exemple
‘Administratif’, ‘Comptabilité’, ‘Finances’, ‘Ressources Humaines’, ‘Communication’,
‘Marketing’, ‘Informatique’…
Bien sûr, selon la nature du dossier de premier niveau, vous pouvez utiliser
des catégorisations différentes pour vos différents dossiers.

Comment gérer les projets, brouillons, ou différentes versions ?

Toujours selon votre activité et vos besoins, il peut être pertinent de créer un sous-
dossier ‘projet’ ou ‘brouillon’ dans certains de vos dossiers. A condition que les fichiers
de ces catégories ne soient que provisoires. Après un certain laps de temps que vous
définirez, les documents de ce sous-dossier seront soit reclassés dans le dossier
correspondant, soit archivés dans le sous-dossier ‘Archives’, soit supprimés.
Pour la gestion des différentes versions d’un document, cela relève des règles de
nommage que vous fixerez.
Car l’objectif de ce classement est de n’avoir aucun fichier qui traîne.
Fixer des règles de nommage des fichiers

Le principe est de donner un début de nom identique à tous les documents de même
nature.
Par exemple ‘Facture’, ‘Fiche congés’, ‘Contrat’…
Cet intitulé (type de document) sera suivi du nom du document qui pourra
contenir le nom du partenaire ainsi que la date (ou seulement de l’année) de création du
document. Vous ajouterez un éventuel numéro de version (V1, V2…) jusqu’à la version
définitive (VD).
____________________
La règle en matière de classement des documents est de fixer un cadre (le plan de
classement) qui évoluera au fil du temps et de s’y tenir.
Ranger ses documents dans des dossiers et sous-dossiers immédiatement est une
excellente pratique. De même qu’archiver dans un dossier ‘Archives 2021’ dès que les
dossiers sont clos.
Et pour ce qui est du dossier ‘Archives 2021’ dans lequel dossiers et fichiers sont rangés
selon votre plan de classement : il est à stocker sur un disque dur externe afin de libérer
de la mémoire sur votre ordinateur de travail.

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