La saisie comptable

La saisie des pièces comptables, couramment appelée saisie comptable constitue la base de

la comptabilité. Elle est essentielle puisqu’elle alimente les états financiers : le bilan et le
compte de résultat. Compta-Facile répond ici aux questions suivantes : qu’est-ce que la
saisie comptable ? Qui peut l’effectuer ? Quelles sont les pièces comptables qui doivent
être saisies ? De quoi se compose une écriture comptable ?

1. Qu’est-ce que la saisie comptable ?

La saisie comptable constitue un encodage et plus particulièrement la traduction en termes
comptables des opérations affectant le patrimoine d’une entreprise ou son activité. Elle
est représentée par une opération manuelle consistant à mouvementer les comptes
concernés par l’opération.
La saisie comptable génère des écritures comptables, qui sont enregistrées dans un logiciel
de comptabilité dans un document appelé « journal » (dans le langage courant, on s’attarde
à passer une écriture comptable). Une entreprise peut créer autant de journaux qu’elle le
souhaite : journal des achats, journal de ventes, journal de banque, journal des opérations
diverses, journal des salaires, journal de TVA, journal de reprise des Reports A Nouveaux
(RAN), etc. Elle peut même décliner un journal en différents journaux.
Exemple : lorsqu’une entreprise exerçant une activité de négoce reçoit de nombreuses
factures d’achats, elle peut créer un journal d’achat intitulé «  journal d’achats de
marchandises  » et un autre journal intitulé « journal des frais généraux ».

La saisie comptable constitue la « matière première » de la comptabilité. En effet, ce sont ces

accumulations d’enregistrements qui vont alimenter le bilan et le compte de résultat de
l’entreprise chaque année.
2. Qui peut effectuer la saisie de la comptabilité ?
Toute personne justifiant d’un minimum de connaissance en comptabilité peut saisir les
pièces comptables d’une entreprise. Toutefois, cette activité étant généralement couplée à la
gestion (tout au moins partielle) de la trésorerie, il est vivement recommandé de confier cette
tâche à une personne de confiance : le dirigeant, un employé de l’entreprise. Il est
également possible d’externaliser (c’est-à-dire de sous-traiter) la saisie de la comptabilité à
un professionnel : un expert-comptable.
3. Quels documents doit-on saisir en comptabilité ?
Tous les documents générés et émis par l’entreprise doivent être saisis, au même titre que
ceux qui émanent des tiers ; on les appelle les pièces comptables. Concrètement, devront
être comptabilisés : les factures d’achats, les factures de ventes, les relevés bancaires, les
déclarations de TVA, les avis d’impôts et taxes, les journaux de paie, etc. Ne doivent jamais
être saisis en comptabilité les devis, les bons de commandes ainsi que les bons de livraison
(ils devront toutefois être conservés pendant un certain délai et mis à disposition de
l’administration fiscale en cas de contrôle).
Nos équipes ont rédigé deux articles au travers desquels sont formulés des conseils pour bien
saisir sa comptabilité :
 Bien saisir ses factures d’achats et ses factures de ventes
 Bien saisir ses relevés bancaires
 4. De quoi se compose une écriture comptable ?
La saisie comptable se matérialise par l’enregistrement d’une écriture comptable composée
de plusieurs lignes et de plusieurs colonnes et justifiée par une pièce comptable. Chaque
écriture comptable doit comporter :
 Une date (théoriquement la date du document),
 Les numéros de comptes mouvementés,
 Le libellé de l’opération,
 les montants au débit et au crédit.
Une écriture comptable doit être équilibrée, cela signifie que la somme des débits doit être
égale au total des crédits. Elle suit le principe fondamental de la comptabilité en partie
double.
Exemple d’écriture comptable : l’entreprise a reçu une facture de matériel informatique du
fournisseur « F » datée du 01/01/N d’un montant de 12 000 euros (dont TVA déductible 2
000 euros). Voici l’écriture comptable qui va être générée par l’opération
Date N° N° Compte Libellé Débit Crédit
Pièce
01/01/N FA001 404000 Fournisseur «  F  » – matériel   12
informatique 000
01/01/N FA001 445620 Fournisseur «  F  » – matériel 2 000  
informatique
01/01/N FA001 218300 Fournisseur «  F  » – matériel 10 000  
informatique

Une fois que l’écriture est saisie, elle doit être validée puis reportée sur le grand-livre (en

pratique, les logiciels de comptabilité reportent automatiquement les écritures comptables
dans le grand-livre). L’écriture comptable ainsi enregistrée pourra être modifiée à posteriori
en cas d’erreur, sauf si l’exercice comptable a été clôturé.
Conclusion : la saisie comptable est une procédure manuelle permettant de traduire en
comptabilité des opérations ayant un impact sur le patrimoine de l’entreprise ou son
activité. Elle constitue le socle de la comptabilité et ne doit, à ce titre, jamais être
négligée
 Bien saisir une facture d’achat (fournisseur) ou de vente (client)
Lorsqu’une entreprise tient elle-même sa comptabilité, elle doit saisir dans son logiciel
comptable les factures d’achats qu’elle reçoit et les factures de ventes qu’elle émet.
Cet encodage, également appelé enregistrement comptable, doit être maîtrisé par
l’opérateur de saisie afin que la comptabilité soit correcte et qu’elle soit simple et rapide à
réviser lors du bilan de fin d’année. Compta-Facile approfondit la notion de saisie
comptable et vous indique comment bien saisir une facture d’achat fournisseur ou une
facture de vente client.

1. L’encodage des factures d’achat et de vente : la saisie comptable

Nous l’avons déjà abordé dans différents articles mais il convient de le rappeler une nouvelle
fois : tout flux impactant le patrimoine ou l’activité d’une entreprise doit être pris en
considération dans ses comptes et faire l’objet d’une comptabilisation, c’est-à-dire qu’il
génère une succession d’enregistrements d’écritures comptables (cela consiste à passer
des écritures dans la comptabilité). Cette tâche est appelée « saisie comptable » et est
généralement effectuée dans le cadre de la tenue d’une comptabilité en partie double.
Lorsqu’elle reçoit ou émet une facture (pour plus d’informations sur ses modalités
d’établissement : comment faire une facture), l’entreprise doit l’enregistrer dans ses comptes.
Elle doit tout d’abord distinguer, lorsqu’elle est redevable de la taxe sur la valeur ajoutée, le
montant hors taxes (HT), la TVA et le montant « toutes taxes comprises » (TTC). Puis elle va
procéder à la saisie de ce document dans sa comptabilité.
Modèle de saisie comptable d’une facture d’achat – fournisseur :
 Débit du compte de charges concerné (pour le montant HT) ;
 Débit du compte de TVA déductible (pour le montant de la TVA) ;
 Crédit du compte fournisseur (pour le montant TTC).
Remarque : lorsque l’entreprise acquiert un bien qu’elle souhaite conserver de manière
durable (appelé une immobilisation en comptabilité), elle va utiliser un compte
d’immobilisations (au lieu d’un compte de charges) et un compte spécial de TVA déductible.
Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre article : comment distinguer
une charge d’une immobilisation ?
Modèle de saisie comptable d’une facture de vente – client :
 Débit du compte de client (pour le montant TTC) ;
 Crédit du compte de TVA collectée (pour le montant de la TVA) ;
 Crédit du compte de produits concerné (pour le montant HT).
En pratique, la plupart des logiciels comptables proposent le cadre de saisie suivant :
Date Numéro de Compte Compte Libellé de Débit Crédit
pièce général auxiliaire l’opération
 X            
 X

La date représente la date d’établissement de la facture (qui peut être différente de la date de

livraison ou de la date d’expédition des marchandises).
Le numéro de pièce correspond au numéro qui est attribué par l’opérateur de saisie à la pièce
comptable (il pourra choisir sa propre codification pour ses factures de ventes et en créer une
spéciale pour ses factures d’achats).
Le numéro de compte général correspond au compte mouvementé (celui qui est concerné par
l’opération). Il s’agira d’un compte de bilan ou d’un compte de gestion. Le numéro de compte
auxiliaire ne concerne que les tiers (clients, fournisseurs) ; il permet d’individualiser chacun
d’entre eux afin de ne pas regrouper toutes les opérations dans le même compte général.
Le libellé de l’opération correspond à la description du flux.
Les colonnes « débit » et « crédit » constate le sens dans lequel est mouvementé le compte
(certains comptes, lorsqu’ils sont débités, traduisent un appauvrissement de l’entreprise tandis
que d’autres traduisent un enrichissement). Pour plus d’informations : fonctionnement des
comptes en comptabilité.
La saisie se fait généralement dans un logiciel de comptabilité. Tout créateur, dirigeant de
TPE / PME qui n’en serait pas doté peut tester une version du logiciel suivant :

2. Bien saisir une facture d’achat ou de vente : nos conseils

Saisir régulièrement les factures fournisseurs – clients
Une saisie régulière des pièces comptables permet d’identifier rapidement les documents
manquants (qui seront donc à réclamer aux tiers concernés). Exemple : présence d’un bon de
commande et non d’une facture (ce qui va permettre de réclamer rapidement la facture au
fournisseur).
Cela permet également de déterminer avec le plus de précisions possibles le montant de la
TVA éventuellement due (selon la périodicité – mensuelle, trimestrielle ou annuelle – des
déclarations de TVA).
Utiliser les bons comptes comptables
La saisie comptable est le socle de la comptabilité. L’imputation comptable (compte
mouvementé dans une écriture comptable) est primordiale puisqu’elle constitue l’essence
même de la comptabilité. Elle consiste à attribuer le bon compte à l’opération
concernée. C’est une tâche qui ne doit pas être négligée ni déléguée à n’importe qui. Elle
nécessite une attention particulière et un minimum de connaissances.
Créer des trames de saisie comptable
La création de trames permet l’intégration automatique des comptes dans l’écriture
comptable. L’opérateur de saisie n’aura plus qu’à remplir le numéro de pièce ainsi que les
 montants (débit et crédit). En pratique, il est possible dans la plupart des logiciels comptables,
créer autant de guides que souhaités.
Exemple : guide de saisie d’une facture de Télécom, guide de saisie d’une facture de loyers,
guide de saisie d’une facture d’achat de marchandises, guide de saisie d’une facture de
vente, etc.
Cette démarche permet de gagner du temps lors de la saisie comptable.
Encoder et classer correctement les pièces comptables saisies
Tenir correctement la comptabilité de son entreprise suppose de savoir retrouver
rapidement les justificatifs saisis à partir de la comptabilité. Une bonne saisie comptable
implique :
 D’attribuer un numéro à chaque enregistrement comptable
Chaque facture enregistrée doit comporter un numéro (il s’agit du numéro de pièce évoqué ci-
dessus). Pour les factures de ventes, il pourra s’agir du numéro interne attribuée par
l’entreprise (qui, rappelons-le, doit être établie dans un ordre séquentiel et chronologique, sans
rupture d’aucune sorte). Pour les factures d’achats, il pourra s’agir d’un numéro créé par
l’entreprise (le numéro de facture attribué par le fournisseur pourra également être
accolé). Par exemple : 2015-01/001/FAXXX (année-mois/numéro interne de
codification/référence de la facture chez le fournisseur). 
 De classer correctement les pièces comptables
Après avoir saisi les factures, il convient de les ranger dans des classeurs numérotés.
Plusieurs méthodes sont couramment pratiquées mais la plus simple est de les regrouper par
nature (achats d’un côté et ventes de l’autre). Ensuite, elles peuvent être classées par
numéro de pièce par ordre numérique croissant. Ce mode de classement permet un gain de
temps lorsqu’une facture est recherchée ultérieurement : il conviendra d’ouvrir le logiciel de
comptabilité, de consulter le compte du client/fournisseur concerné et d’observer le numéro
de pièce qui lui a été attribué. Ensuite, il suffira de consulter le classeur correspondant et de
retrouver la pièce à l’aide du numéro.
Conserver les factures clients/fournisseurs dans les délais prévus par la loi
Lorsque l’exercice comptable est clôturé, les factures ne doivent, bien évidemment, pas être
détruites. Ces justificatifs doivent être conservés, au même titre que certains autres
documents (comme les bons de commande par exemple) pendant une certaine durée. Pour
plus d’information : délai de conservation des documents comptables.
Conclusion : la saisie d’une facture fournisseur ou d’une facture client nécessite de
respecter un certain formalisme. D’ailleurs, une attention particulière doit être apportée
à la saisie comptable puisqu’elle constitue la base de la comptabilité. Lorsqu’elle est
correctement effectuée, elle permet de bien préparer le bilan comptable de fin d’année.
 IMPUTATION COMPTABLE

L’imputation comptable est une technique qui permet de traduire une opération en

comptabilité en l’affectant selon une classification appropriée (en l’occurrence, un compte
comptable). Compta-Facile revient sur cette notion fondamentale en répondant aux questions
: qu’est-ce que l’imputation comptable ? Qui concerne-t-elle ? Comment procéder à une
imputation comptable ?

Qu’est-ce qu’une imputation comptable ?

L’imputation comptable est une technique qui consiste à attribuer un compte à une
opération selon la nomenclature appropriée. Il s’agit plus précisément d’affecter un ou
plusieurs comptes du plan comptable dont relève l’entreprise (plan comptable général ou
plans comptables spécifiques). Elle est une obligation pour l’entreprise cela signifie que cette
dernière ne peut attribuer le compte de son choix à une opération, elle doit utiliser celui prévu
par le référentiel auquel elle est soumise.
L’imputation comptable est souvent confondu, à tort, avec la saisie comptable (elle
représente, en fait, son prolongement) : la saisie consiste à traduire une opération en
comptabilité tandis que l’imputation comptable se résume à choisir le(s) compte(s)
approprié(s).
Qui est concerné par l’imputation comptable ?
Tous les professionnels devant tenir une comptabilité imputent leurs opérations dans
leurs journaux comptables, peu importe qu’ils pratiquent une comptabilité d’engagement,
une comptabilité de trésorerie ou une comptabilité super-simplifiée.
L’imputation comptable concerne donc :
 Les entreprises relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) c’est-à-dire
tous les commerçants, artisans et industriels,
 Les entreprises relevant des bénéfices non commerciaux (BNC) soit, principalement,
les professions libérales,
 Les entreprises relevant des bénéfices agricoles (BA).
Elle peut être effectuée par le dirigeant lui-même (le chef d’entreprise) ou ses équipes
comptables ou encore par un expert-comptable. Aucune autre personne n’est habilitée à tenir
les comptes d’une entreprise et donc réaliser une imputation comptable.
Comment faire une imputation comptable ?
Identifier la nature de l’opération
La comptabilité repose sur un certains nombres de principes et sur quelques bases
fondamentales, véritables piliers de cette technique. Faire une imputation
comptable consiste, en premier lieu, à identifier la nature de l’opération. Celle-ci peut
traduire un appauvrissement ou un enrichissement de l’entreprise, qui sera définitif ou
temporaire.
Les appauvrissements et enrichissements temporaires vont se traduire par l’utilisation de
comptes de bilan tandis que ceux qui sont définitifs engendreront l’utilisation de comptes de
gestion.
 Exemple : une entreprise a vendu des marchandises à une autre. Elle établit à ce titre une
facture de vente. Les marchandises vendues sont définitivement sorties de l’entreprise, sans
retour possible mais avec une contrepartie : un enrichissement définitif (utilisation d’un
compte de gestion). Parallèlement à cela, l’entreprise accepte d’être payée à 30 jours date de
facture. Ce délai de paiement fait naître une créance qui sera réglée (utilisation d’un compte
de bilan).
Sélectionner le compte approprié
A chaque type d’opération correspond un ou plusieurs comptes comptables. Dans le plan
comptable, on distingue :
 D’une part les comptes de bilan qui donnent une indication sur le patrimoine de
l’entreprise (il s’agit des comptes de la classe 1 à la classe 5 du PCG ventilés entre
les comptes d’actif et les comptes de passif) :
o Classe 1 « Comptes de capitaux » (capital social, réserves, report à nouveau,
résultat de l’exercice, subventions, provisions réglementées, provisions pour risques et
charges, emprunts et dettes)
o Classe 2 « Comptes d’immobilisations » (immobilisations incorporelles,
immobilisations corporelles ou immobilisations financières)
o Classe 3 « Comptes de stocks et en-cours » (stocks de matières premières,
stocks de produits en-cours, prestations de services en cours, stocks de marchandises)
o Classe 4 « Comptes de tiers » (fournisseurs, clients, organismes sociaux, État,
associés, comptes d’attente)
o Classe 5 « Comptes financiers » (valeurs mobilières de placement, banques,
caisse, virements internes)
 Et d’autre part les comptes de gestion qui informent sur le résultat réalisé au
titre d’une période appelée exercice comptable (ils correspondent aux comptes des classes 6
et 7 du PCG) :
o Classe 6 « Comptes de charges » (achats et charges externes, charges de
personnel, charges financières, impôts et taxes ou charges exceptionnelles)
o Classe 7 « Comptes de produits » (chiffre d’affaires, production immobilisée,
produits financiers, produits exceptionnels).
Mouvementer le compte dans le bon sens
Après avoir identifié le compte approprié, il convient de le mouvementer dans le bon sens (il
peut être débité ou être crédité). Chaque mouvement a une signification différente selon la
nature du compte (compte de bilan ou compte de gestion) :
 Pour le débit :
o Débiter un compte d’actif revient à constater une augmentation de ce compte
o Débiter un compte de passif revient à constater une diminution de ce compte
o Débiter un compte de charges revient à constater une augmentation de ce
compte
o Débiter un compte de produits revient à constater une diminution de ce compte
 Pour le crédit :
o Créditer un compte d’actif revient à constater une diminution de ce compte
o Créditer un compte de passif revient à constater une augmentation de ce
compte
o Créditer un compte de charges revient à constater une diminution de ce compte
o Créditer un compte de produits revient à constater une augmentation de ce
compte
Exemple : pour enregistrer une facture d’achat de marchandises auprès d’un fournisseur, on
constate une augmentation de dettes (crédit du compte 401) ainsi qu’une augmentation de
charges (débit du compte 607). Lorsque cette facture est réglée, la dette est apurée et le
compte 401 est soldé (débit du compte 401).
Conclusion : l’imputation comptable consiste à choisir un compte pour traduire une
opération en comptabilité.

Les journaux comptables

Pour tenir une comptabilité, il convient de mettre en place des journaux comptables, avec
obligatoirement un journal général qui constitue le support légal de la comptabilité. La plupart
des entreprises utilisent pour des raisons pratiques plusieurs journaux
comptables (appelés journaux auxiliaires) qui sont ensuite centralisés dans le journal
général (appelé journal centralisateur) : journal des achats, journal des ventes, journal de
banque, journal de caisse…

1. Composition des journaux comptables

Les journaux comptables comportent obligatoirement les informations suivantes :
 date de l’opération comptabilisée,
 comptes mouvementés par l’écriture comptable,
 libellé de l’écriture comptable,
 montants de l’opération comptabilisée.
2. Journaux comptables : débit et crédit
Les colonnes prévues pour l’inscription des montants sont au nombre de 2 :
 la colonne des débits,
 et la colonne des crédits.
Nous reviendrons dans un prochain article sur la notion de débit et de crédit. Les opérations
comptabilisées dans les journaux comptables doivent être équilibrées : DEBIT = CREDIT
3. Les principaux journaux comptables
 Une entreprise utilise généralement les journaux comptables suivants : journal des achats,
journal des ventes, journaux de trésorerie et journal des opérations diverses.
A. Le journal des achats
Le journal des achats contient toutes les écritures d’achats de marchandises ou de matières
premières et de frais généraux de l’entreprise (loyers, publicité, entretien, crédit-bail,
honoraires, téléphone…).
Parfois, les frais généraux sont même comptabilisés dans un journal spécifique (journal des
frais généraux par exemple).
L’écriture comptable dans un journal des achats a généralement la forme suivante :
 le compte fournisseur (comptes  de classe 401 du PCG) où est inscrit le montant de la
dette TTC au crédit,
 un compte de charge (comptes de classe 60, 61 et 62 du PCG) où est inscrit le montant
HT de l’achat effectué ou des frais généraux au débit,
 et un compte de TVA déductible (comptes de classe 4456 du PCG) où est inscrit le
montant de la TVA au débit.
B. Le journal des ventes
On comptabilise dans ce journal toutes les factures de ventes établies par l’entreprise. Les
comptes utilisés dans ces journaux sont principalement :
 le compte client (comptes de classe 411 du PCG) où est inscrit le montant de la
créance TTC au débit,
 un compte de produit (comptes de classe 70 du PCG) où est inscrit le montant HT de
la vente ou de la prestation de service au crédit,
 et un compte de TVA collectée (comptes de classe 4457 du PCG) où est inscrit le
montant de la TVA collectée au crédit.
C. Les journaux de trésorerie
Les journaux de trésorerie sont utilisés pour comptabiliser toutes les opérations liées à la ou
les banque(s) et éventuellement à la ou les caisse(s) possédées par l’entreprise.
Les comptes utilisés dans ces journaux sont essentiellement des comptes de bilan : règlements
des dettes et encaissements des créances, avec en contrepartie le compte de trésorerie :
 il s’agit des comptes de classe 512 pour les banques,
 et des comptes de classe 53 pour les caisses.
D. Le journal des opérations diverses
Le journal des opérations diverses, appelé journal des OD en abrégé, est utilisé pour
comptabiliser toutes les opérations qui ne rentrent pas dans les 3 types de journaux précédents
(achats, ventes et trésorerie).
Ainsi, on y comptabilise notamment : les écritures de paie, de TVA, d’amortissements des
immobilisations, de provisions, les écritures de bilan…
Il est également possible de diviser les opérations diverses en plusieurs journaux : journal de
TVA, journal des salaires, journal des dotations aux amortissements…
 Bien utiliser les comptes auxiliaires clients et fournisseurs
Certains comptes généraux, les comptes de tiers, peuvent être déclinés en comptes
auxiliaires. Il s’agit essentiellement des comptes clients et fournisseurs.
Cette subdivision va permettre d’assurer un meilleur suivi comptable des factures et des
paiements. Compta-Facile fait ici le point sur la gestion des comptes de tiers clients et
fournisseurs : comment créer un compte auxiliaire ? Comment le paramétrer correctement ?
Quel est l’intérêt d’utiliser les comptes auxiliaires ?

1. Qu’est-ce qu’un compte auxiliaire en comptabilité ?

En comptabilité, un compte auxiliaire représente une subdivision d’un compte général. En
pratique, les comptes auxiliaires ne sont créés que pour les comptes de tiers ; il s’agit des
comptes 401 « Fournisseurs » et 411 « Clients ».
Il ne doit jamais être créé de comptes auxiliaires pour les comptes de gestion (comptes des
classes 6 et 7) ni pour les autres comptes de bilan (sauf pour le compte 421 « Personnel –
Rémunérations dues » qui peut être ventilé par salarié).
L’utilisation de comptes auxiliaires va permettre un meilleur suivi comptable des
postes concernés.
Voici un exemple d’écriture comptable avec utilisation d’un compte auxiliaire :

Date Numéro N° compte N° compte Libellé Débit Crédit

pièce général auxiliaire
01/01/N FA001 401000 0DURAN Durand 12000
01/01/N FA001 445661 TVA déductible 2000
01/01/N FA001 607000 Achats 10000
 
2. Pourquoi utiliser des comptes auxiliaires clients et fournisseurs ?
Lorsque le nombre d’opérations enregistrées en comptabilité prend de l’importance, les
mouvements comptables se démultiplient. Recourir aux comptes auxiliaires va permettre
d’assurer un meilleur suivi comptable des opérations pour chaque tiers, et notamment de
repérer facilement :
 Les factures fournisseurs non réglées (ou les commandes fournisseurs payées pour
lesquelles la facture n’a pas été éditée et devra être réclamée) ;
 Les factures clients non encaissées qui seront à relancer (ou les commandes clients
encaissées pour lesquelles il est nécessaire d’établir une facture et de la communiquer au
client) ;
 Les doublons (facture enregistrée deux fois dans la comptabilité).
L’utilisation de comptes auxiliaires clients et fournisseurs, correctement paramétrés, va
permettre :
 De limiter le nombre d’écritures par compte de tiers,
 De gagner du temps (notamment lors de la révision des comptes et de l’établissement
des travaux de révision comptable),
 De faciliter le lettrage des comptes de tiers et
 De bien préparer le bilan comptable annuel.
Ainsi, lorsque l’entreprise consultera ses comptes (on parle de « consultation de comptes »),
elle aura le détail des opérations réalisées avec chaque client / fournisseur concerné.
Il est déconseillé d’utiliser des comptes auxiliaires lorsque la comptabilité comporte peu
d’écritures comptables.
3. Comment bien utiliser des comptes auxiliaires clients/fournisseurs ?
Les comptes auxiliaires doivent être rattachés aux bonnes racines, c’est-à-dire aux
comptes généraux concernés. Un compte auxiliaire client doit être rattaché au compte général
client (c’est-à-dire le compte 411). A l’inverse, un compte auxiliaire fournisseur doit être
rattaché au compte général fournisseur (le compte 401). La création et
le paramétrage des comptes auxiliaires se fait directement dans le logiciel de comptabilité.
En général, les comptes auxiliaires suivent une codification propre à l’entreprise. En
pratique, les entreprises retiennent une codification numérique ou alphabétique. Il est
également possible de combiner les deux codifications.
Exemple de comptes auxiliaires : l’entreprise a deux   fournisseurs principaux : la SAS
DUPONT et l’entreprise individuelle MONAY Jean. Si elle retient une codification
numérique, elle va créer les comptes auxiliaires 1000 (ayant pour libellé « DUPONT
SAS  ») et 9000 (ayant pour libellé « MONEY JEAN EI »). Si elle opte pour une codification
alphabétique, elle va créer les comptes auxiliaires DUPO et MONA. Elle pourra également
choisir de combiner les deux : 0DUP et 0MON.
Conclusion : l’utilisation de comptes auxiliaires clients et fournisseurs est indispensable
lorsque la comptabilité d’une entreprise comporte de nombreuses écritures.

Bien saisir un relevé bancaire en comptabilité

Les relevés bancaires constituent des pièces comptables qu’il faut saisir dans le logiciel
comptable lorsque l’entreprise assure elle-même la tenue de sa comptabilité. La saisie d’un
relevé bancaire donne lieu à des enregistrements comptables appelés écritures. Compta-
Facile vous dévoile comment bien saisir un relevé bancaire dans un logiciel comptable.

1. La saisie comptable d’un relevé bancaire

Tout d’abord, il convient de rappeler que les relevés bancaires doivent faire l’objet
d’un enregistrement comptable dans la comptabilité d’une entreprise (ce sont des pièces
comptables à part entière).
En pratique (et nous l’avons déjà souligné à de nombreuses reprises), il est conseillé
de comptabiliser les relevés bancaires dans un journal spécialement créé à cet effet :
un journal de banque (qui se distingue, par exemple, du journal des achats ou du journal des
ventes, dans lesquels il sera nécessaire de saisir les factures fournisseurs et les factures
clients). Un journal de banque se présente habituellement comme suit :
 Jour Moyen de paiement N° de compte Libellé Débit Crédit

X 512000 Centralisation

Jour : doit être saisi dans cette colonne le jour de la réalisation du fait générateur du
mouvement de trésorerie. Par exemple la date d’émission du chèque, la date de remise en
banque (remise de chèque), la date d’échéance d’effets de commerce, etc.
Moyen de paiement : dans certains logiciels, cette ligne s’intitule « numéro de pièce ». Elle
correspond à la référence précise du moyen de paiement. Il s’agira, par exemple, d’y inscrire
le numéro de chèque (CHQ XXX).
Numéro de compte : il s’agit du numéro du compte concerné par le mouvement en question.
Il peut s’agir d’un tiers (client, fournisseur ou salarié), d’un établissement bancaire
(remboursement de prêt), etc. Lorsque l’entreprise a créé des comptes auxiliaires, une colonne
supplémentaire doit être renseignée (numéro de compte auxiliaire). Par exemple : 401000
(compte général) DURAND (compte auxiliaire).
Libellé : il convient d’insérer le libellé précis de l’opération (par exemple : « paiement de la
facture n° … »).
Débit-crédit : selon le sens du mouvement du compte, il sera nécessaire d’utiliser la colonne
« débit » (paiement d’un fournisseur, du salaire net d’un employé) ou la colonne « crédit »
(encaissement d’un client).
Centralisation : un journal de trésorerie doit obligatoirement être soldé par un compte
financier, en général un compte 512 « Banques ».
Remarque : lorsque l’entreprise a ouvert des comptes dans plusieurs établissements bancaires,
elle peut transférer des fonds d’un compte vers l’autre. Le compte à utiliser est le compte 58
« Virements internes ». Ce compte doit obligatoirement être soldé à la clôture de l’exercice.
La saisie se fait généralement dans un logiciel de comptabilité. En cas de besoin, nous vous
recommandons de tester la version du logiciel de gestion suivante :

2. Bien saisir un relevé bancaire : nos conseils

Vérifier que le journal de banque soit bien équilibré
Avant d’enregistrer les écritures saisies dans le journal de banque, il convient de s’assurer
que celui-ci soit bien équilibré, autrement dit que le total des sommes figurant dans la
colonne « débit » est bien égal à celui figurant dans la colonne « crédit ». A défaut, l’écriture
sera déséquilibrée et générera une balance comptable incorrecte.
Rapprocher le solde du journal de banque avec celui du relevé bancaire
Le premier contrôle à effectuer à l’issue de la saisie du relevé bancaire (et le plus important)
consiste à rapprocher le solde du journal de banque (autrement dit, le solde du compte 512
« Banques ») avec le solde figurant sur le relevé bancaire ; étant précisé ici qu’un solde
débiteur dans les comptes de l’entreprise se traduira par un solde créditeur sur le relevé
bancaire. Il peut arriver qu’un écart apparaisse du fait de la différence de traitement : dans le
journal de banque, les écritures sont comptabilisées à leur date de fait générateur (l’émission
du chèque par exemple) alors que dans le relevé bancaire, les chèques ne figurent que
lorsqu’ils sont débités (c’est-à-dire encaissés par le créancier). Cela peut donner lieu à
l’établissement d’un état de rapprochement bancaire.
Paramétrer le lettrage lors de la saisie du relevé bancaire
Certains logiciels de comptabilité proposent un type de lettrage particulier : le lettrage en
saisie du relevé bancaire. Ce procédé permet, lorsqu’un compte lettrable est mouvementé
(un compte client ou fournisseur par exemple), de lier immédiatement l’opération de
trésorerie avec la facture correspondante. Pour plus d’informations sur le lettrage : le lettrage
des comptes de tiers.
Bien classer et conserver les relevés bancaires
Les relevés bancaires, en ce sens où ils représentent des justificatifs comptables, doivent
être conservés pendant un certain délai. Il est conseillé de les conserver pendant au moins 10
ans (voir notre article : délai de conservation des documents comptables). De plus, il est
recommandé de les ranger dans un classeur spécial (un classeur « Banque » ou, si
l’entreprise dispose de plusieurs établissements bancaires, un classeur par agence) par ordre
chronologique.
Conclusion : la saisie des relevés bancaires est essentielle en comptabilité. Elle constitue
une tâche basique généralement négligée. Pourtant, correctement effectuée, elle permet
un gain de temps considérable lors de la révision des comptes et ainsi de bien préparer le
bilan comptable

CONTROLE DES COMPTES

L’une des tâches les importantes en comptabilité consiste à contrôler les comptes de son
entreprise. L’objectif de cette démarche est de produire une comptabilité de qualité et
d’aboutir à la présentation d’états financiers (bilan, compte de résultat et annexe) sincères et
réguliers, donnant une image fidèle du patrimoine de l’entreprise et de son résultat.

Qu’est-ce que le contrôle des comptes en comptabilité ?

Contrôler les comptes comptables de son entreprise revient à effectuer un certain nombre
de vérifications et de travaux sur chaque compte qui compose le plan de comptes de
l’entreprise, c’est-à-dire sur tous les comptes qu’elle a utilisés pendant l’exercice.
Il s’agit d’analyser et de justifier non seulement des comptes qui ont été mouvementés au
cours de cette période mais aussi de ceux qui présentent un solde « à-nouveaux » issu de
l’exercice comptable précédent et qui ont été repris.
Au sens large, le contrôle des comptes est inclus dans le processus de révision des comptes.
 Quand faut-il contrôler les comptes de son entreprise ?
Le cas occasionnant le plus fréquemment un contrôle des comptes de son entreprise est
celui de la clôture de l’exercice : lorsque l’entreprise le clos, elle doit établir des comptes
annuels ou, plus communément dit, « faire son bilan comptable». C’est à ce moment que le
processus de contrôle des comptes est indispensable.
Mais, sans attendre la date de clôture, il est possible de mener des travaux de contrôle de
comptes tout au long de l’année et notamment lorsqu’il est effectué une situation comptable
intermédiaire. Cela demeure d’ailleurs très largement conseillé et permet de ne pas être
submergé à l’approche de la date de clôture annuelle.
Enfin, dans certains cas, les comptes doivent être contrôlés sous l’effet
d’une disposition (fiscale). C’est le cas, par exemple, lorsqu’aucun exercice comptable n’est
clos au cours d’une année.
Qui peut contrôler les comptes de son entreprise ?
En général, c’est le dirigeant lui-même qui effectue le contrôle des comptes de son entreprise
: le chef d’entreprise, le gérant, le président, le directeur général, etc.). Dans les plus grandes
d’entre elles, c’est le directeur administratif et financier (DAF) ou le chef comptable qui s’en
charge.
Il est également possible de déléguer ces travaux à un expert-comptable dont l’étendue de
la mission va dépendre des besoins de l’entreprise. Cette délégation est donc ajustable et va
être matérialisée dans un document appelé lettre de mission. Ce document comprendra
également le montant des honoraires ainsi que les modalités à suivre pour mettre fin à la
mission (résiliation). 

Comment contrôler les comptes de son entreprise ?

Avant toute chose, il convient de souligner qu’un contrôle des comptes d’entreprise ne peut
être efficace que si la saisie comptable a été effectuée avec sérieux et que tous les
mouvements affectant l’entreprise ont bien été traduits dans les comptes. Le caractère
exhaustif des comptes doit être assuré (il s’agira de vérifier, par exemple, la présence de 12
factures mensuelles dans les comptes de charges ou à défaut, d’en justifier la différence).
Pour se faire, vous pouvez consulter les articles que nous avons rédigés à ce sujet :
 bien saisir ses factures,
 bien saisir son relevé bancaire,
 classer et numéroter ses pièces comptables,
 bien utiliser les comptes auxiliaires clients et fournisseurs.
Par ailleurs, le contrôle des comptes implique que toutes les écritures d’inventaires aient bien
été comptabilisées et donc que les travaux de préparation du bilan aient bien été effectués en
amont (inventaire des immobilisations, inventaire des stocks, ajustement de certains postes du
bilan et du compte de résultat, calcul et enregistrement des différents impôts et taxes, etc.).
Identifier les opérations formant le solde des comptes
Contrôler les comptes de son entreprise revient tout d’abord à identifier tous les
mouvements comptables (débit et/ou crédit) qui contribuent à former le solde de chaque
compte. A l’issue de l’opération, celui-ci est décomposé en éléments clairement identifiables.
 Il pourra s’agir, par exemple, pour les comptes fournisseurs et les comptes clients, de
rechercher les factures non réglées. En pratique, la justification des soldes des comptes d’une
entreprise est assez simple puisque la plupart des logiciels de comptabilité permettent d’éditer
des extraits de comptes en mode « opérations non lettrés » pour faire ressortir immédiatement
la composition du compte (cela implique toutefois que l’entreprise ait procédé à un lettrage au
préalable, manipulation qui ne peut être effectuée que sur certains comptes : les comptes de
tiers clients/fournisseurs et les comptes de personnel).
Mais identifier la composition du solde d’un compte n’est pas suffisant, encore faut-il
le rapprocher de ses éléments justificatifs.
Rapprocher chaque opération de sa pièce justificative
Cette tâche consiste à se procurer les justificatifs comptables des opérations contribuant à
former le solde d’un compte et à les rapprocher des montants figurant dans les comptes afin
d’en vérifier la concordance effective.
Ces justificatifs peuvent émaner des tiers avec lesquels l’entreprise est en interaction ou
directement de l’entreprise elle-même. Il s’agira, par exemple :
 Pour les documents externes
o des factures (immobilisations, biens ou services) envoyées par les fournisseurs
de l’entreprise,
o des extraits de comptes obtenus de la part de tiers (fournisseurs, organismes
sociaux, État) dans le cadre de demandes de confirmation,
o des tableaux d’amortissement de prêts émanant des banques ou des échéanciers
de crédit-bail et de location longue durée,
o des relevés bancaires établis et adressés par l’établissement financier à
l’entreprise,
 Pour les documents internes
o des factures émises par l’entreprise à l’intention des clients de l’entreprise,
o des déclarations faîtes aux organismes fiscaux et sociaux (TVA, CVAE, Impôt
sur les sociétés, etc.),
o des différents procès-verbaux ayant une incidence sur les comptes de
l’entreprise (PV d’approbation des comptes annuels de l’exercice précédent, PV
d’augmentation ou de réduction du capital, etc.),
o de l’inventaire des immobilisations signé des responsables concernés recensant
l’état de chaque immobilisation (toujours dans le patrimoine de l’entreprise, sortie pour
cause de cession ou de mise au rebut),
o de l’inventaire des stocks détaillant tous les biens en stocks en unité et en
valeur (ou les en-cours) pour chaque catégorie.
S’assurer de la bonne imputation comptable des opérations
Toutes les opérations qui affectent le patrimoine de l’entreprise ou son résultat sont
enregistrées dans les comptes. L’enjeu ici est de vérifier leur imputation comptable c’est-à-
 dire de s’assurer que le compte utilisé par l’entreprise est le bon (ou, autrement dit, qu’il
traduise correctement l’effet de l’opération).
Vérifier la réalité de certains postes
La substance de certains biens présents dans les comptes de l’entreprise peut être vérifiée. Il
s’agira, par exemple, de s’assurer que :
 les immobilisations présentes dans l’inventaire soit effectivement toujours présentes
dans l’entreprise (observation physique),
 les espèces figurant dans le compte caisse existent bel et bien (comptage),
 les stocks sont physiquement présents dans l’entreprise,
 etc.
Enfin, la réalité de certaines opérations peut être vérifiée en analysant leur dénouement sur
l’exercice suivant (paiements des factures fournisseurs, encaissements des factures clients,
règlement des salaires, etc.). Il est d’usage d’insérer, par exemple, dans le dossier de travail
comptable annuel un extrait des comptes fournisseurs non lettrés postérieurement à la date de
clôture tenant compte des règlements intervenus entre temps afin de vérifier que toutes les
factures ont bien été soldées.
Conclusion : contrôler les comptes de son entreprise consiste à analyser la formation des
soldes des comptes comptables, à les justifier en les rapprochant de leurs pièces
justificatives et à effectuer des travaux divers.

REGULATION DES COMPTES

Lorsqu’une entreprise s’attaque à la clôture de ses comptes, elle doit effectuer un certain
nombre de travaux comptables (également appelés travaux d’inventaire). Réunis au sein d’un
processus de révision comptable, ils comprennent notamment un travail de saisie d’écritures
de régularisation. Compta-Facile fait le point sur ces dernières en répondant à la
question : quelles sont les écritures de régularisation à enregistrer en comptabilité ?

Qu’est-ce qu’une écriture de régularisation en comptabilité ?

Une écriture de régularisation est une écriture comptable dont l’objectif est d’ajuster le
solde de certains postes du plan comptable de l’entreprise. Elle se compose au minimum
d’un débit et d’un crédit et a un impact sur les comptes de bilan et les comptes de gestion.
Comme toute écriture comptable, elle doit être équilibrée.
Elle doit son existence à l’application, en comptabilité, de normes appelées les principes
comptables et notamment au principe de séparation des exercices comptables.
Quand faut-il saisir des écritures de régularisation dans une comptabilité ?
Les écritures de régularisation peuvent avoir lieu à deux instants différents dans la vie d’une
entreprise :
 A l’occasion de l’établissement de situations comptables intermédiaires : il s’agit de
« bilans provisoires » que l’entreprise décide d’établir de son propre chef ou qui lui sont
imposés par des dispositions légales ou statutaires ;
 Et, dans tous les cas, lors de la clôture de l’exercice comptable : avant de faire son
bilan comptable et ainsi de produire des comptes annuels définitifs, des écritures de
régularisation doivent, le cas échéant, être enregistrées.
Attention, certaines entreprises ne sont pas concernées par ces écritures. Tel est le cas des
entités exerçant une activité non commerciale (professions libérales relevant des BNC –
bénéfices non commerciaux – qui doivent tenir une comptabilité de trésorerie sans avoir à
comptabiliser des écritures de régularisation à la clôture de l’exercice) ou des entités optant
pour des régimes fiscaux particuliers (les petites entreprises relevant du régime fiscal
du micro-BIC ou du micro-BNC sont dispensées de tenir une comptabilité et d’établir des
comptes annuels). Enfin, pour les entités qui y sont soumises, certaines mesures d’allègements
comptables sont prévues.
Après avoir enregistré les écritures de régularisation, il est nécessaire d’effectuer un inventaire
du matériel et des stocks, de les évaluer et de procéder au calcul de certains impôts. Par
ailleurs, à l’ouverture de l’exercice suivant, il conviendra de procéder à leur contrepassation
(une extourne dans le jargon comptable). L’écriture est tout simplement enregistrée dans le
sens contraire au premier jour de l’exercice suivant.
Quelles sont les écritures de régularisation à enregistrer en comptabilité ?
Il existe deux types d’écritures de régularisation à enregistrer en comptabilité : les
écritures de rattachement des charges et des produits et les écritures d’étalement. Elles sont
généralement comptabilisées dans un journal d’opérations diverses ou un journal d’opérations
d’inventaire, spécialement créé à cet effet.
Les écritures d’étalement
Les écritures d’étalement visent à répartir les charges et produits sur les périodes comptables
appropriées. Leur effet sur le compte de résultat est lissé sur au moins deux exercices
comptables. On identifie deux écritures d’étalement :
1. Les  charges constatées d’avance
Les charges constatées d’avance neutralisent l’effet des charges qui affectent en tout ou partie
l’exercice comptable suivant (assurances, loyers, abonnements, etc.). Elles sont généralement
calculées sur le montant hors taxes de la dépense, sur une durée de 360 jours et comptabilisées
comme suit :
 On débite le compte 486 « Charges constatées d’avance »,
 Et on crédite le compte de la classe 6 « Charges » concerné.
Exemple de charges constatées d’avance : une entreprise clôturant ses comptes le 31
décembre de chaque année reçoit une quittance d’assurance le 1er octobre N. D’un montant
de 1 200 euros, elle concerne la période du 01/10/N au 30/09/N+1. L’entreprise va devoir
enregistrer une CCA au 31/12/N d’un montant de 900 euros (1 200 x 270 / 360).
2. Les  produits constatés d’avance
A l’inverse, les produits constatés d’avance ont vocation à répartir dans le temps les produits
qui concernent totalement ou partiellement un ou plusieurs exercices comptables suivants. Ils
sont comptabilisés de la manière suivante :
 On débite le compte de la classe 7 « Produits » concerné,
 Et on crédite le compte 487 « Produits constatés d’avance ».
Exemple de produits constatés d’avance : une entreprise dont l’exercice comptable coïncide
avec l’année civile a facturé à l’un de ses clients une prestation continue qui s’étale du 1er
juillet N au 30 juin N+1 pour 2 000 euros hors taxes. Elle doit donc enregistrer un PCA au
31/12/N d’un montant de 1 000 euros (2 000 x 180 / 360).
Les écritures de rattachement des charges et des produits
Les écritures de rattachement ont pour objectif de rattacher à l’exercice en cours des charges
ou des produits qui le concernent mais dont le justificatif est daté de l’exercice suivant. Elles
peuvent avoir deux natures différentes :
1. Les  charges à payer
Les charges à payer se rapportent à des dettes fournisseurs (factures non parvenues ou
« FNP« ), des dettes financières (intérêts courus sur emprunts, intérêts courus sur comptes
courants d’associés), des dettes fiscales (CVAE à payer, CFE à payer, taxe d’apprentissage à
payer, formation professionnelle à payer) ou des dettes sociales (congés à payer,
participations aux bénéfices, etc.). Voici comment comptabiliser une facture non parvenue
(les autres charges à payer font l’objet de développements particuliers de notre part dans
l’article cité ci-dessus) :
 On débite :
o Le compte de la classe 6 « Charges » concerné,
o Le compte 44586 « Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues »,
 Et on crédite le compte 4081 « Fournisseurs – Factures non parvenues ».
Exemple de charges à payer : une entreprise dont l’exercice comptable est clos au 30 juin N
provisionne la contribution foncière des entreprises qu’elle va payer en décembre N et qui
concerne la période du 01/01/N au 31/12/N. Ne connaissant pas encore son montant, elle va
prendre comme référence le montant payé l’année précédente soit 1 600 euros pour l’année
entière. Le montant de la charge à payer enregistrée au 30/06/N sera de 800 euros (1 600 x
180 / 360).
2. Les  produits à recevoir
Les produits à recevoir peuvent revêtir les mêmes natures que les CAP et ainsi se rapporter,
de manière symétrique, à des créances clients (on parle ici de factures à établir ou « FAE« ),
des créances fiscales (dégrèvements d’impôts à recevoir), des créances sociales ou des
créances financières (intérêts courus à recevoir). Voici le traitement comptable des factures à
établir :
 On débite le compte 4181 « Clients – Factures à établir »,
 Et on crédite :
o Le compte 44587 « Taxes sur le chiffre d’affaires sur factures à établir »,
o Et le compte 7 « Produits » concerné.
Exemple de produits à recevoir : une entreprise clôture ses comptes au 30 septembre de
chaque année. Elle a effectué des placements financiers (100 000 euros) rémunérés le 1er
janvier de chaque année au taux de 1%. Au 30 septembre N, elle doit comptabiliser des
intérêts courus à recevoir au titre de la période allant du 1er janvier N au 30 septembre N
soit 750 euros (100 000 x 1% x 270 / 360).
Conclusion : les écritures de régularisation regroupent essentiellement les charges et
produits constatés d’avance d’une part et les charges et produits à recevoir d’autre part.