Rapport de Stage Anzata

RAPPORT DE STAGE Option
: Ressources humaines et communication
AVANT-PROPOS
Le stage est une période d’étude pratique au cours de laquelle l’étudiant est
amené à se confronter aux réalités de l’entreprise et par ricochet à mettre en
pratique ses connaissances théoriques. Il est d’une importance capitale dans la
formation professionnelle dans la mesure où il est tremplin pour celui-ci de
découvrir l’Entreprise et le monde du travail. Fort de cette importance, il est
donné la possibilité selon le programme de formation commandé par le
Ministère de l’enseignement supérieur et de le formation professionnelle, aux
étudiants en fin de cycle BTS d’effectuer un stage dans une entreprise afin qu’il
puisse rapprocher de façon concrète la théorie et la pratique.
C’est dans cette optique que notre stage au ministère de l’Agriculture et de
Développement Rural (MINADER) a été une aubaine bénéfique pour nous
d’exploiter nos connaissances théoriques en ressources humaine et
communication (RHCOM)
 C’est à la sous-direction personnelle émanant de la direction des ressources
humaines et de la formation (DRHF) du ministère de l’Agriculture et du
développement rural que portera notre rapport sous le thème : PROCEDURE
DE TRAITEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS DE LA DRHF DU
MINADER »
Portons notre analyse du thème qui s’articulera autour de trois (3) parties :
 Première partie : PESENTATION DU MINISTERE DE L’AGRICULTURE
ET DU DEVELOPPEMENT RURAL (MINADER)
 Deuxième partie : PROCEDURE DE TRAITEMENT DES ACTES
ADMINISTRATIFS DE LA DRHF DU MINISTERE DE
L’AGRICULTURE ET DU DEVELOPPEMENT RURAL
 Troisième partie : ACTIVITES, critiques et suggestions
Une conclusion viendra résumer dans une première étape, les principaux actes
de notre rapport de stage et aussi dans une seconde, nous permettra de
comprendre le procédure de traitement des actes administratifs.
DEDICACES
Année Académique : 2019-2020 Mlle COULIBALY Anzata

MINADER/CABDRH : PROCEDURE DE TRAITEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS DE LA DRH DU MINISTERE DE L’AGRICULTURE ET DU DEVELOPPEMENT RURAL
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RAPPORT DE STAGE Option : Ressources humaines et communication
Je ne pourrai rédiger sans dire merci à DIEU et le glorifier chaque jour de ma

vie pour l’être humain que je suis.
Je dédie ce modeste travail à mes chers parents en particulier à ma grande mère
OUATTARA FATOUMATA, à mon adorable frère SYLLA ISMAEL et mes
parents pour tout l’amour et le soutien qu’ils m’ont apporté pendant toute la
période de mes études ; pour le fruit de leurs sacrifices ainsi que l’expression de
leur profonde affection et leur vive reconnaissance
A Mon père Mr OUATTARA DAOUDA qui m’a toujours procuré de sages
conseils depuis mon enfance et mon père FOFANA MAMADOU ; merci à tous
d’être à mes côtés, par votre présence, votre amour dévoué et votre tendresse qui
donnent un sens à ma vie.
En témoignage de mon amour et de ma grande reconnaissance, je prie de
retrouver dans ce travail l’expression de mon estime et sincère attachement, je
prie DIEU, pour qu’il vous donne bonheur et prospérité tout au long de votre
existence, je ferrai toujours de mon mieux pour rester votre fierté sans pouvoir
vous décevoir.
Amen.
REMERCIEMENT
Avant tout développement sur cette expérience professionnelle, il apparait
opportun de commencer ce rapport de stage par des remerciement à ceux qui
m’ont beaucoup aidé au cours de ce stage un moment très profitable.

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Mes sincères gratitudes :

 Tout le corps enseignant de l’Université International Privé d’Abidjan
(UIPA) qui a déployé tous ses efforts pour assurer le bon déroulement de
notre formation.
 A Monsieur, directeur des ressources humaines et de la formation du
MINADER qui nous a accueillis,
 A Monsieur OUATTARA BABA ALMAMY, sous-directrice du personnel,
pour sa générosité, son soutien et ses conseils ;
Mes remerciements s’adresses également à :
 Monsieur mon encadreur ;
 Madame CISSOKO mon maître de stage
Tous deux pour leur disponibilité, patience à toujours m’imprégner dans le
travail et leur gentillesse de veiller à ce que mon rapport de stage soit
enrichissant.
C’est avec un réel plaisir que j’exprime ici mes reconnaissances à tous ceux qui
ont contribué de près ou de loin à l’élaboration de ce travail.
Finalement, j’espère que je serai à la hauteur des attentes de mon encadreur bien
au niveau technique et de la productivité qu’au niveau du comportement.
A Tous, Sincères Remerciement

Du Fond Du Cœur
SIGLES ET ABREVIATIONS
MINADER : Ministère de l’Agriculture et du Développement Rural

CAB : Cabinet du MINADER
DRHF :Direction des Ressources Humaines et de le Formation
GESPERS :Gestion du Personnel

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SIGFAE :Système Intégré de Gestion des Fonctionnaires et Agents

de l’Etat
MEF :Ministère de l’Economie et des Finances
DAFP :Direction des Affaires Financières et du Patrimoine
PNIA :Plan National d’Investissement Agricole
DGPSP :Direction Générale de la Planification des Statistiques et des Projets
DGPSA :Direction Générale des produits de Santé et des Aliments
DGDRME :Direction Générale du Développement Rural et de la Maitrise
de l’Eau dans le Domaine Agricole
INTRODUCTION
Le stage constitut un élément indispensable à notre formation. C’est un contact
qui permet à l’étudiant de vivre la réalité socio-économique des entreprises et
leur problème de gestion puis d’organisation. Il nous amène à nous confronter
aux réalités de l’entreprise et à mettre en pratique nos connaissances théoriques
dans la mesure où il est d’une importance capitale dans la formation
professionnelle il est plongeoir pour celui-ci de découvrir l’Entreprise et le
monde du travail. Fort de cette importance, il est donné la possibilité selon le
programme de formation commandé per le Ministère de l’Enseignement

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Supérieur et de le formation professionnelle, aux étudiants en fin de cycle BTS

d’effectuer un stage dans une entreprise afin qu’il puisse lier de façon concrète
la théorie et le pratique.
Toutefois, ce stage m’a permis de tester mes capacités d’analyse et de synthèse,
de faire une comparaison entre l’application théorique et l’application pratique.
A mon avis, je crois que tous ces points paraissent clairs au niveau d’un services
de ressources humaines, par ce que j’étais devant diverses applications qui se
diffèrent les unes des autres.
De ce stage, j’ai bénéficié de :
 Réviser, tester et améliorer mes connaissances
 De voir de près le déroulement des travaux en RHCOM, de vivre la réalité
professionnelle,
 Être supervisé et encadré de près,
 D’affronter l’aspect théorique et l’aspect pratique pour les travaux effectué
au sein d’une direction en ressources humaines.
C’est dans cette optique que notre stage s’est effectué à la sous-direction du
personnel de la direction des ressources humaines et de la formation du
MINADER durant une période de trois (3) mois. Les éléments constitutifs du
présent rapport ont été réunis durant notre stage à la DRHF sous le thème :
« PROCEDURES DE TRAITEMENT DES ACTES ADMINISTRATIFS
DE LA DRHF DU MINISTERE DE L’AGRICULTURE ET DU
DEVELOPPEMENT RUAL »
Portant notre analyse du thème qui s’articulera autour de trois (3) parties :
 Première partie : PRESENTATION DU MINISTERE DE
L’AGRICULTURE ET DU DEVELOPPEMENT RURAL
 Deuxième partie : PROCEDURES DE TRAITEMENT DES ACTES
ADMINISTRATIFS DE LA DRHF DU MINISTERE DE
L’AGRICULTURE ET DU DEVELOPPEMENT RUAL
 Troisième partie : ACTVITES, CRITIQUES ET SUGGESTIONS
Une conclusion viendra résumer les principaux axes de notre rapport de stage.

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PREMIERE PARTIE :
PRESENTATION ET ORGANISATION
GENERALE
MINISTERE DE L’AGRICULTURE
ET DU DEVELOPPEMENT RURAL
(MINDER)
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Chapitre I : ORGANISATION GENERALE

Dans ce chapitre, il est question de présenter MINADER (Ministère de
l’Agriculture et du Développement Rural) et de mettre en relief ses missions
1.HISTORIQUE
Le Ministère de l’Agriculture et du Développement Rural est une administration
publique dont le siège est à Abidjan, à l’ex immeuble CAISTAB Abidjan
(Plateau), avenue terrassons se fougères. Les différents paliers sont : du 25ème au
24ème,18ème, du 14ème au 8ème et du 6ème au 1er étage.
L’agriculture occupe depuis l’époque coloniale jusqu’à nos jours, une place
prépondérante dans le développement économique de la Côte d’Ivoire. C’est
pourquoi le Ministère le lendemain de l’indépendance a été placé sous l’autorité
directe du chef de l’Etat.
Ensuite il été confié aux différents ministres per spécialité (Agriculture, Eaux et
Foret, Ressources Animal et Développement Rural). (Voir la liste des ministres
ivoiriens de l’Agriculture) pour une meilleur structuration et coordination du
secteur. Aussi la caisse de stabilisation, du prix du café cacao a permis de
réaliser plusieurs infrastructures. C’est grace à ce ministère que la Côte d’ivoire

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a connu une période de pleine croissance que l’on a appelé « le miracle ivoirien .
Ce qui a amené le président FELIX HOUPHOUET BOIGNY à dire « Le succès
de ce pays repose sur l’Agriculture
Dans les années 1990, l’on a adjoint le Ministère de le Production Animale et
celui chargé de la promotion des jeunes exploitants agricoles. L’agriculture est
ainsi devenue le pilier de l’économie de notre pays et est devenu émergente par
l’adoption de techniques culturales modernisées pour accélérer le
développement d’une agriculture durable. Cette agriculture ayant été
développée, devient moderniser en étant axée sur cinq (5) grandes missions qui
sont :
- Aménagement et gestion des ressources naturelles : amélioration du système
d’irrigation, gestion de l’aménagement des ressources hydrauliques à des fins
agricoles ;
- Environnement et durabilité de l’agriculture : suivi environnemental de
projets agricoles, promotion de la durabilité et utilisation des énergies
renouvelables dans le secteur agricole ;
- Mécanisation agricole : promouvoir l’utilisation des machines agricoles pour
l’exploitation agricole d’où formation sur ses équipements ;
- Equipement des équipements socio-économiques en milieu rural
(hydraulique villageoise), (hydraulique villageoise amélioré et habitat rural) ;
- Accès aux marchés : identification et suivi de l’entretien des pistes agricoles,
coordonner les productions pour faciliter l’accès au marchées.
2.ORGANISATION ET FONCTONNEMENT
L’organisation et le fonctionnement du Ministère de l’Agriculture et du
Développement Rural :
3.1 Le cabinet, les services et directions rattachés
 Le cabinet
Le Cabinet de Ministère de l’Agriculture et du Développement Rural est
composé :
- Du Directeur de cabinet ;
- D’un Directeur de cabinet adjoint ;
- D’un chef de cabinet ;
- De sept (07) conseillers techniques ;
- De quatre (04) chargés d’études ;

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- De deux (02) chargés de missions ;

- D’un chef de secrétaire particulier.
 L’inspection
L’inspection du ministère est composée de sept (07) inspecteurs ayant un rang
de Directeur d’Administration Centrale. Il est un organe de contrôle qui est
rattaché au cabinet du Ministre.
 Direction transversale
Il y’en a cinq (05) qui sont rattachées au cabinet avec des missions spécifiques.
Il s’agit de :
- La Direction des Affaires Juridiques, du Contentieux et de la Coopération
Internationale (DAJCCI) ;
- La Direction des Affaires Financières et du Patrimoine (DAFP) ;
- La direction de le Communication et de la promotion Agricole (DCPA) ;
- La direction des Ressources Humaines et de la Formation (DRHF) ;
- Le Développement Local et des Services extérieurs (DDLSE) dont dépendent
les Directions Régionales et Départementales ;
- Les conseillers Agricoles auprès des Ambassades ;
- Les représentants Permanents Adjoints auprès des Ambassadeurs
2.3 Direction Générales Techniques

Il en existe trois (03) qui sont :
- La direction Générale des Productions et de la Sécurité Alimentaire
(DGPSA) contenant trois (03) Directions centrales.
- La Direction Générale du Développement Rural et de la Maitrise de l’Eau le
domaine Agricole (DGDRME) composé de quatre (04) Directions centrales ;
- La Direction Générale de Planification, du Contrôle des Projets et des
Statistiques (DGPSP) avec trois (03) Directions centrales.
 La Direction Générale des Productions et de la Sécurité Alimentaire
(DGPSA) contenant trois (03) Directions centrales
Elle comprend trois (03) Directions centrales :
- La Direction des Productions Vivrières et de la sécurité Alimentaire
(DPVSA) ;
- La Direction des Productions de Rente (DCR) ;

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- La Direction de la Protection des Végétaux, du Contrôle et de la Qualité

(DPVCQ)
 La Direction Générale du Développement Rural et de la maitrise de

l’Eau dans le Domaine Agricole (DGDRME) composée de quatre (04)
DIRECTIONS Centrales
- La Direction des Organisations Professionnelles Agricoles ; (DOPA)
- La direction de la Maitrise de l’Eau dans le Domaine Agricole et de la
Modernisation des Exploitations (DDRME) ;
- Direction du Foncier Rural (DFR)
- Direction de la Valorisation des Produits (DVP)
MISSIONS
 Direction Générale de la Planification, du Contrôle des Projets et des
Statistiques (DGPSP) avec trois (03) Directions Centrales
- La Direction de la Planification, de la Programmation et du financement
(DPPE) ;
- La Direction des Statistiques, de la Documentation et de l’Informatique
(DSDI)
- La Direction de l’Evaluation et des Projets (DEP).
Ces deux (02) Direction Générale sont assistées de Services d’Etudes et de Suivi
(SES).
2.4 Les services extérieurs
Les services extérieurs du MINADER sont constitués par les Directions
Régionales et les Directions Départementales de l’Agriculture.
Les Direction Régionales dont dépendent les Directions départementales
exercent chacune dans sa circonscription les compétences techniques dévolues
au MINADER. Elles organisent, suivent et contrôlent les actions régionales du
Ministère et servent d’appui techniques au collectivités décentralisées.
Pour une bonne compréhension de l’organisation, un organigramme existe au
Ministère de l’Agriculture et du Développement Rural MINADER. (Voir
annexe 1).

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3.MISSIONS
Le Ministère de l’Agriculture et du Développement Rural (MINADER)
regroupe des services centraux et extérieurs permettant au Ministère d’exercer
les compétences qui lui sont confiées par le chef de l’Etat. Il mène plusieurs
activités pour la modernisation de l’agriculture et le Commercialisation des
produits agricoles.

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CHAPITRE II. LE SERVICES D’ACCUEIL : LA DIRECTION DES

RESSOURCES HUMAINES ET DE LA FORMATION (DRHF)
La Direction des Ressources Humaines et de la Formation (DRHF) est dirigée
par un directeur nommé par le décret pris au Conseil des Ministres. Il a le rang
de Directeur d’Administration Centrale et des missions multiples.
1. MISSION ET OBJECTIF DE LA DRHF
Conformément au Décret n° 2016-563 du 27 Juillet 2016 portant sur
l’organisation du Ministère de l’Agriculture et du Développement Rural, la
Direction des Ressources Humaines et de la Formation a pour mission de :
- Gérer les Ressources Humaines ;
- Veiller à la formation et à la réalisation des ressources humaines ;
- Identifier les besoins en ressources humaines et d’en assurer la
programmation ;
- Définir les stratégies et les programmes d’enseignement et de la formation
des agents ;
- Assurer le suivi des programmes de formation au sein de l’Institut National
de Formation Professionnelle Agricole et des centres des Métiers Ruraux ;
- Participer à l’élaboration de tout texte relatif à la réglementation relevant de
son domaine de compétence.
(Annexe 2 : Organisation de le Direction des ressources Humaines et de la
Formation).
2. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
La Direction des Ressources Humaines et de la Formation (DRHF) comprend
quatre (04) services qui sont :
- Un Secrétariat
- Un service courier
- Le service Administratif et Financiers
- Le service Genre
L’ensemble de ces services permet la bonne marche de la Direction.
Et deux (02) sous-directions qui sont :
2.1 La sous-direction de la Formation et de Formation et de
l’Enseignement Agricole

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Elle composé de trois (03) services :

- Les services de la formation pédagogique ;
- Les services des stages de la formation continue et des relations extérieures ;
- Les services de l’enseignement privé agricole.
Elle est dirigée par un sous-directeur.
2.2 La sous-direction Ressources Humaines
- Le service social
- Le service de la gestion de personnel ;
- Le service de la documentation et de l’informatique.
Elle est dirigée par une sous-directrice.
Le stage dont relève ce rapport s’est déroulé à la sous-direction du personnel
précisément au service de gestion du personnel.
3. LE SERVICE DE LA GESTION DU PERSONNEL
Ce service émanant de la sous-direction du personnel gère le personnel du
MINADER. Pour réussir sa mission, le service de gestion personnel dispose de
différents moyens.
3.1 Organisation et fonctionnement
Il a pour mission de gérer l’ensemble du personnel du MINADER par son suivi
et par sa gestion des actes demandés aux différents agents.
3.2 Les moyens humains
Le service de gestion personnel est géré par plusieurs agents. Leur nombre peut
varier selon les besoins du ministère.
3.3 Les moyens matériels
Pour mener à bien leur mission, le service de gestion personnel dispose des
moyens matériels qui sont :
- Un cahier de courrier arrivée et départ
- Des cachets, un dateur, un numéroteur
- Des photocopieuses
- Des logiciels GESPERS, SIGFAE

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DEUXIEME PARTIE :
PROCEDURE DE TRAITEMENT
Année Académique : 2019-2020

DES ACTES ADMINISTRATIFS Mlle COULIBALY Anzata
DRHF MINISTERE DE 14
INTRODUCTION
La procédure du traitement des actes administratives de la DRHF est la voie et la
méthode utilisée pour l’établissement d’un acte dans l’administration publique
(DRHF MINADER). Elle engendre l’ensemble des activités qui ont des
orientations juridiques et bureaucratiques accentué sur la réglementation et le
respect de la hiérarchie en regroupant l’exécution des tâches nécessaire,
l’évolution de la carrière administrative des salaires, c’est-à-dire depuis le
recrutement jusqu’à la radiation en passant par toutes les situations telles que le

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changement de grade, l’avancement d’échelon, les mutations, les détachements,

les disponibilité, les congés la discipline, l’information etc. c’est dans cette
optique que nous parlerons du traitement au sein de la sous-direction du
personnel où a lieu notre stage.
Chapitre I : PROCEDURE DE TRAITEMENT DES ACTES A LA SOUS-
DIRECTION DU PERSONNEL DE LA DRHF (MINADER)
ETUDE DU THEME
La procédure administrative est la voie formelle des actes par laquelle se
déroule l’action administrative pour accomplir un but. Le but d’une procédure
administrative est l’émission d’un acte administratif. L’obligation d’obéir à des
voies légales strictes assurant la garantie des citoyens, distingue l’action
publique de l’activité privée.
Les processus RH sont l’ensemble des actions menée par le service des
Ressources Humaines d’une entreprise pour accompagner son développement
humain et l’optimiser selon ses besoins.
PROCEDURE
La procédure est aussi la manière de procéder juridiquement aux actes qui été
écrits dans une instance civile ou criminelle (l’ensemble des règles suivant
lesquelles doivent se dérouler les actions en justice).
Une procédure d’entreprise est une procédure qui organise la politique d’ne
entreprise dans le but d’atteindre certains des objectifs de cette entreprise. La
procédure ne doit pas non plus être confondue avec le procédé, qui décrits une
méthode spécifique pour atteindre un résultat.
1. TRAITEMENT DES ACTES ADMINISTRATIVES
Le traitement des actes administratives est son établissement au vu des
documents permettant de le traiter mais ayant une forme juridique selon
l’administration.
1.1 Procédure de traitement des actes (Entrées-Départs)
Les différents actes administratifs sont :
 Les notes de services : document bref destiné à informer une ou plusieurs
personnes (l’ensemble du personnel). Il s’agit d’une affectation, d’une
mutation ou d’une note d’information. (Voir annexe 3).

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 Le certificat de première prise de service : document plus important que

les autres. Tout nouvel agent doit obtenir son certificat de première reprise de
service par le directeur des Ressources Humaines et de le Formation (DRHF)
et bien le garder car cela lui permettra dev savoir le jour exacte de sa retraite
(Voir annexe 4).
 Le certificat de prise de service : c’est un document qui précise la date à
laquelle un fonctionnaire a pris service dans un département ou une direction
(Voir annexe 5).
 Le certificat de cessation de service : c’est un document attribué au
fonctionnaire lorsque celui part en congé. Il mentionne la date à laquelle le
fonctionnaire part en congé y compris son lieu de jouissance (Voir annexe
6).
 La décision du congé : est un document qui attribue au fonctionnaire une
période de repos et existe sous trois (03) forme à savoir : le congé annuel, le
congé de maternité et maladie. (Voir annexe 7).
 Le certificat de prise de service : document attribué au fonctionnaire, dès
son retour de congé, qui précise la date à laquelle celui-ci reprend son service
au sein du service. Il permet le suivi et le contrôle des documents des agents
par le directeur. (Voir annexe 8) ;
 Attestation de présence : il atteste la présence du fonctionnaire à son poste.
(Voir annexe 9) ;
 Attestation de travail : le document atteste que le fonctionnaire est bien
présent à son poste. (Voir annexe 10) ;
 La note d’information : elle transmet à une ou plusieurs personnes une
information relative à l’activité du service ou la direction. Elle ne s’adresse
pas directement au destinataire mais à l’ensemble dsu personnel. (Voir
annexe 11) ;
 La lettre administrative : est un document utilisé dans l’administration pour
véhiculer par écrit une information : à l’intérieur de l’administration, entre
administration ou ministère, avec particulier.
Elle repose sur la forme administrative pour la correspondance d’une
administration à une autre et la forme personnelle lorsqu’elle est adressée à un
particulier. Un exemple (Voir annexe 12).
1.2 Analyse des servants pour le traitement des actes

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L’analyse des documents consiste à la prise de connaissance des documents

pour un traitement efficace des actes sollicité par le personnel. Cela permet de
guider le service qui le traitera.
1.2.1 Les documents internes
Ce sont les documents établis lorsque le nouveau fonctionnaire mis à la
disposition du MINADER par le Ministère de la Fonction Publique et de la
modernisation, de l’Administration, sont enregistrés dans le fichier MINADER à
savoir le GESPERS pour leur établissement. Ce sont : les notes, les attestations,
les décisions, les courriers etc.
1.2.2 Les documents externes
Ce sont des documents établis par les fonctionnaires en vue d’élargir des
informations à tous. Ils peuvent etre affichés ou transmis dans les autres
services ou ministère.
L’analyse des documents engendrera à la suite des mouvements du personnel à
savoir les entrées, les sorties, la mise à jour des bases de données (logiciel).
Après analyse et traitement, un rangement des dossiers physiques des agents se
fait dans des meubles affectés pour le rangement par ordre de l’annuaire et
alphabétique.
2. LES DIFFERENTS ACTES

Nous en avons de deux (02) sortes : les actes d’entrée et les actes de sortie.
2.1 Les actes d’entrées
Ce sont les documents établis pour tous fonctionnaires entrés à la fonction
publique et affectés au MINADER pour faire valoir leur droit. Ce sont :
- Le recrutement ;
- Les mises à dispositions ;
- L’évolution des effectifs.
2.1.1 Le recrutement
Il y a un nombre important de recrutement de nouveaux fonctionnaires qui se
fait au sein du Ministère de la Fonction Publique pour satisfaire le besoin en
personnel des différents ministères (les agents techniques et les agents

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interministériels). Ces recrutements ont concerné aussi le MINADER pour les

agents qui ne peuvent exercer leurs emplois qu’au sein du MINADER.
Les agents techniques : ce sont les fonctionnaires qui ne peuvent qu’exercer
leurs emplois qu’au sein du MINADER qui sont : les ingénieurs agronomes, les
ingénieurs des Techniques Agricoles, les Assistants des Productions Végétales
et Animales et les Moniteurs des Productions Végétales et Animales.
Les agents interministériels : ce sont des fonctionnaires qui peuvent exercice
leurs emplois tant au sein du MINADER que dans d’autres Ministères. C’est le
cas des Attachés Administratifs, les Adjoints Administratifs, les Secrétaires, les
informaticiens etc…
2.1.2 Les mises à dispositions
C’est la disposition du fonctionnaire dont l’activité est suspendue
temporairement à sa demande pour les raisons personnelles soit en cas
d’accident, de maladie grave de conjoint ou d’un enfant, suivre un conjoint à
l’étranger ou suivre un fonctionnaire son résident hors du lieu d’affection. Le
ministère n’a enregistré aucune mise à disposition au cours de l’année 2019.
2.1.3 L’évolution de l’effectif
L’évolution de l’effectif du MINADER a évolué de mars à aout 2015. Mais
d’octobre à février, il a chuté. Cette bascule est due aux nombreux décès.
3. Les actes de départs
Ce sont les documents établis pour tous fonctionnaires qui n’existent plus à la
fonction publique et sortis du SIGFAE, le logiciel de gestion des fonctionnaires
du MINADER . Ce sont
- Les mises en disposition (sont des départs temporaires) ;
- L’exécution ;
- Les démissions
- La retraite ;
- Les décès.
On peut ajouter à cette liste :
- Les congés (de longue maladie. Administratifs annuels ; de maternité)
- Les sorties de carrière.
3.1 Mises en disposition

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Les mises en dispositions sont des départs temporaires à des durées déterminées.
Nous pouvons déterminer exactement plusieurs personnes mise en
disponibilités.
3.2 L’exclusion
Le MINADER n’enregistre aucune exclusion au titre de l’année 2019.
3.3 Les démissions
Le MINADER n’enregistre aucune démission au titre de l’année 2019
3.4 La retraite
Le MINADER a enregistré plusieurs départs de retraite pour l’année 2019
3.5 Les décès
Le MINADER a enregistré de nombreux décès au titre de l’année 2019 qui
sont :
 Directeurs
 Secrétaires
 Assistants
 Agents Spécialisés
3.6 Les congés (de longue maladie ; Administratifs annuels ; de

maternité)
3.6.1 Les congés de longue maladie
Le fonctionnaire peut placé en congé de longue maladie, après avis du comité
médical, lorsque la maladie présente un caractère invalidant et de gravité
confirmé et nécessite un traitement et des soins prolongés.
3.6.2 Les congés Administratifs annuels
Ils ont un e durée de trente (30) jours chaque année et peuvent être pris par le
fonctionnaire sous forme de fraction après un (01) an de service.
3.6.3 Les congés de maternité
Ils ont une durée de quatorze (14) semaines et permettent à la femme
fonctionnaire de se reposer durant une période d’un (01) mois et demi avant et
après l’accouchement.

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3.7 Les sorties de carrière

La carrière du fonctionnaire est soumise à des dispositions spécifiques. Il est
soumis à un stage d’une durée plus longue que la période d’essai.
Ensuite, sa carrière évolue par avancements d’échelon et de grade et par
promotion interne. Les différentes sorties de carrière sont : la démission et la
radiation.
Chapitre II : NOTION DES ACTES ET LA METHODE DE

TRAITEMENT
1. NOTION DES ACTES ADMINISTRATIFS
Les actes administratifs sont des actes à caractères juridiques qui émanent de
l’autorité administrative et ont pour finalité, l’intérêt général. Ils doivent être
conformes à un ensemble de règles de droit qui constituent la légalité
administrative.
Les actes administratifs peuvent être :
 Individuels, si les destinataires sont identifiables (exemple : un arrêté de
nomination, une décision)
 Réglementaires, s’ils sont de portée générale et impersonnelle ou concernent
une catégorie de personnes définie de façon globale (exemple : les notes
d’informations…)
 Des actes à portée mixte : ‘’ actes non règlementaires non créateur de droits’’
ou ‘’décisions d’espèce’’ qui délimitent un périmètre où doit s’appliquer un
régime juridique spécial (ex : circonscription territoriale, déclaration d’utilité
publique = terrain).
2. LA METHODE DE TRAITEMENT

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La méthode de traitement d’un acte au sein de la sous-direction du personnel

commence par :
- Les documents à exploiter pour l’établissement de l’acte,
- L’outil de traitement des actes.
2.1 Les documents à exploiter pour l’établissement de l’acte
La sous-direction du personnel est le service dans lequel tous les actes
concernant le personnel de MINADER sous l’ordre du directeur de la DRHF est
établi. Nous avons des notes de service et d’information, des certificats et autre.
2.2 L’outil de traitement des actes
Les outils de traitement des actes administratifs pour une bonne gestion
personnel dans le publique en côte d’Ivoire, plus particulièrement au sein du
MINADER est faite à travers deux (02) logiciels de gestion que sont le SIGFAE
et le GESPERS.
Leur traitement passe par leur établissement au niveau des différents services
avec ces logiciels de gestion de personnel qui sont gérés seulement par le service
du personnel émanant de la sous-direction du personnel de la DRHF.
NB : certains actes sont régis au sein des services mais pas élargir au sein de la
Fonction Publique plutôt du MINADER et ses différents services.
2.2.1 Le SIGFEA
Le sigle SIGFEA (système intégré de gestion des Fonctionnaires et Agents de
l’Etat) est un logiciel administratif, utilisé par le Chef de service du personnel
pour s’occuper de la gestion des agents au sein du ministère.
Il a été créé suite à une réforme administrative afin de régulariser l’accès à la
Fonction Publique pour mettre fin au recrutements systématiques massifs qui
s’effectuaient à la Fonction Publique au dépend du MINADER sans tenir
compte des effectifs réels des services. Il permet :
- D’assainir le processus de recrutement des fonctionnaires et agents de l’Etat.
- De se charger du recrutement, des nominations, des mises en solde, des
évaluations, des gestions de carrières, des sorties de carrières pour la
production des statistiques.
2.2.2 Le GESPERS

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Le sigle GESPERS (Gestionnaire du Personnel) est un logiciel qui consiste à

collecter des données de concernant chaque agent (son histoire et ses caractère
personnel : ses énumérations et ses prestations effectuées pour l’Etat. Il permet :
- L’enregistrement ;
- Le suivi et le contrôle des données individuelles et collectives du personnel
du ministère concerné ;
- L’élaboration des documents suivants : de note de service, des attestations de
présence de solde, de présence, de prêt bancaire, des décisions de maternité,
de congé annuel, de congé maladie.
Il a vu le jour en 2003, et est suivi par la Direction des Affaires Administratives
et Financière (DAAF) du Ministère de l’Economie et des Finances.
Dans l’administration publique, le GESPERS occupe une place très importante
car il facilite l’établissement des actes.

23
Chapitre III : LA CIRCULATION DES ACTES

1. LES MOYENS SERVANT A LA CIRCULATION DES ACTES
Les actes traités doivent être transmis aux différents destinataires. C’est dans
cette optique que des moyens sont mis en œuvre pour une bonne traçabilité des
actes et pour leur transmission. Nous avons deux (02) types de moyens pour
communiquer les actes rédigés qui sont : les moyens de communication interne
et externe. Il permet de passer les informations et de transmettre les actes des
modes et des moyens qui utilisent des canaux. Nous avons trois (03) canaux.
1.1 La transmission des actes internes
Le mode de transmission des actes internes se fait par deux canaux qui sont :
1.1.1 Le mode écrit
Ce mode se passe par le canal des , chiffre, lettre alphabétique, symbole et des
signes.
La transmission des actes internes établis se transmet en interne par : des soins-
transmis, des lettres, des notes, des affiches, l’intranet, des fiches de
transmission etc.
1.1.2 Le mode oral
Ce mode passe par le canal de la parole comme les conférences, réunion,
atelier ; l’intention (discussion), le geste, attitude, le mime ;
Cet ensemble regroupe la transmission interne du service personnel.
1.2 La transmission des actes externes
Le mode audio-visuel est le mode par lequel le canal de l’écran transmet
certains actes. Ce sont : les affiches, les films, les symboles visuels ou sonores,
l’internet, fax

24
NB : Retenons que tous les actes ont deux modes de transmission qui sont
identiques.
Le mode écrit et le mode oral qui sont la base de leur transmission.
2. LE CARACTERE DE LA CIRCULATION DES ACTES
Nous distinguons a ce niveau, la circulation des actes individuels et des actes
publics qui ce fait de façon verticale. Les informations ayant servir pour
l’établissement ces actes peuvent être classées en deux (02) catégories :
2.1 Les informations descendantes
Elles vont de la hiérarchie à la base.
Directeur Sous-directrice Agent du service
Directeur personnel Personnel
Ce sont les lettres de mission, les consignes, les décisions prises, les missions,
les ateliers qui sont transmis par le Directeur de la DRHF à la sous-direction du
personnel pour le traitement. La sous-direction transmet au service personnel
pour traitement et établissement de l’acte demandé.
2.2 Les informations ascendantes
Agent du Sous-directrice
Agent du
service personnelle Directeur
MINADER Personnel
Ce sont les autorisations, les certificats, les attestations, les demandes qui sont
transmis au secrétariat du Directeur de la DRHF pour validation et signature
après traitement de la sous-directrice (Voir annexe).
La circulation de ces actes pour l’acquisition des différents destinataires se fait
de plusieurs manières. Les actes ont un parcours de circulation public et
individuel qui est :

25
3. LA CIRCULATION DES ACTES

La circulation des actes passe le fait de transmettre le message d’un document
pour sa mise en valeur ou application.
3.1 La circulation des actes publics
La circulation des actes publics permet de porter à la connaissance du public des
informations pour faciliter leur orientation et disposition à prendre vis-à-vis de
la structure
Nous avons : les notes d’information, le tableau d’affiches, l’internet, la
télévision, la radio, (Voir annexe 11 pour information).
3.2 La circulation des actes individuels

La circulation d’un acte individuel ne concerne que l’agent ayant émis le souhait
d’acquérir cet acte à l’obtenir à des fins utiles et faire valoir son droit : le
certificat de première pris de service, l’attestation de travail, …

26
TROISIEME PARTIE :
ACTIVITES-CRITIQUES
ET SUGGESTIONS :
Chapitre I : LES ACTIVITES

Durant les trois (03) mois de stage effectués à la sous-direction de la DRHF du
Ministère de l’Agriculture et du Développement Rural (MINADER), nous avons

27
appris à faire plusieurs activités qui pourront faciliter notre insertion sur le
marché de l’emploi.
Dans un premier temps, nous avons cherché à connaitre les différents actes de
l’Administration publique et la différence entre les actes de l’Administration
publique et privée ivoirienne par le biais du service du personnel, connaitre leur
établissement et leur traitement, la circulation de ces actes, les différentes
catégories (A,B,C), les différentes Directions et services du MINADER.
Dans un second temps, nous avons cherché à maitriser les activités de notre
service tels que ;
- Le recrutement d’un nouveau fonctionnaire ;
- L’élaboration d’une note de service et d’information ;
- L’élaboration de l’attestation de reprise de service et attestation de congé ;
- Élaboration de l’Attestation de travail et certificat de travail ;
Chapitre II : LES CRITIQUES
C’est en toute humilité que nous critiquons la structure qui nous a accueillis
durant ces trois (03) mois, les critiques porteront tant sur le matériel de travail et
au fonctionnement du service du personnel.
1. LES CRITIQUES RELATIVES AU TRAITEMENT DES ACTES
- Le matériel informatique mise à la disposition est insuffisant. Ce qui ralentit

souvent le traitement d’un acte. Ce qui fait que souvent, ils sont laissés à la
charge d’une personne qui dispose de l’ordinateur sur lequel se trouve le
logiciel de traitement des actes ;
- La circulation des actes engendre souvent des désagréments pour cause de
manque de fax et d’interruption d’internet,
- Une baisse de tension inévitable tout au long de la journée. Elle consiste un
ralentissement à la recherche et a un impact sur les climatiseurs.
- Les fréquentes pannes des photocopieuses causent souvent un retard dans la
production et le tirage des situations journalières.
2. LES CRITIQUES RELATIVES AU FONCTIONNEMENT

Le service personnel de la sous-direction du personnel de la DRHF dispose d’un
climatiseur qui est défaillant. Ce qui entraine la chaleur. Cette chaleur étant
souvent insupportable, pousse le personnel à déserter souvent les services avant
l’heure de descente. Cela n’est toujours pas agréable.

28
L’une des difficultés majeures qui entrave le bon fonctionnement du service est
le manque de partage d’information au niveau du personnel et la défaillance du
matériel informatique.
Chapitre III : LES SUGGESTIONS

1. LES SUGGESTIONS RELATIVES AU TRAITEMENT DES
ACTES
Afin d’améliorer les conditions de travail et accroitre la productivité des agents
du services du personnel, nous oserions encore une fois avec la plus grande
humilité possible proposer quelques suggestions.
Dans le but de faciliter les tâches aux agents, il faut le partage d’information au
niveau du personnel, un meilleur suivi d’outils informatiques pour une bonne
gestion administrative du personnel et résoudre le problème de la climatisation.
2. LES SUGGESTIONS RELATIVES AU FONCTIONNEMENT
Pour un rendement de qualité, l’existence d’un fax en bon état, une connexion à
l’internet de haut débit, le contrôle permanent du service de de maintenance
informatique pour le maintien permanent des machines.
Une information élargie au personnel de sous-direction doit se faire sur
l’utilisation des différents logiciels afin de maximiser l’efficacité des agents et
de garantir la confidentialité des informations du service.
CONCLUSION
Au terme de notre étude, il convient de retenir que la procédure du traitement
des actes administratives de la DRHF du MINADER est la voie du traitement
des actes ayant une valeur à l’application formelle des lois et règlements relatifs
pour la gestion et le suivi du personnel d’une structure.
Elle et une importance capitale pour toute organisation, car elle est présente dans
le quotient de la structure et contribue à atteindre les objectifs de l’employeur.
Le profil n’est pas que pour l’employeur par ce qu’elle assure une protection de

29
l’employé et favorise la mise en place des conditions de productivité et de la

satisfaction au travail en garantissant un bien être aux deux parties.
Ainsi, le traitement des actes administratifs de la DRHF du MINADER
nécessite-t-elle la tenue régulière de certains documents indispensables à
l’administration pour son traitement et sa circulation en particulier ?
Malgré l’évolution permanente de la gestion des ressources humaines, le
traitement des actes administratifs reste une ressource d’approche du personnel
qui garde toute son importance et sa place dans la gestion opérationnelle des
ministères.
Pour ce fait, quelles compétences, expérience et niveau d’étude doivent avoir les
gestionnaires du personnel pour le traitement des actes administratifs ?
Autrement dit, quelles sont les agents qui peuvent gérer les logiciels de gestion
du personnel dans une administration ?
Ce stage a vraiment confirmé mes ambitions futures d’exercer dans le domaine
des ressources humaines et de la communication, même si elle me reste encore
beaucoup à apprendre. En revanche j’ignore si je préfèrerais travailler avec le
BTS ou avec la licence. Dans la vie, il faut toujours etre ambitieux pour réussir.
ANNEXES
1. Organigramme du MINADER
2. Organigramme de le DRHF
3. Note de service
4. Certificat de première prise de service
5. Certificat de la prise de service
6. Certificat de cessation de service
7. Décision de congé
8. Certificat de reprise de service
9. Attestation de présence
10.Attestation de travail
MINADER/CABDRH : PROCEDURE11.Note
DE TRAITEMENT d’information
DES ACTES ADMINISTRATIFS DE LA DRH DU MINISTERE DE L’AGRICULTURE ET DU DEVELOPPEMENT RURAL
30
12. Lettre administrative

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RAPPORT DE STAGE Option

: Ressources humaines et communication

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Je ne pourrai rédiger sans dire merci à DIEU et le glorifier chaque jour de ma

Année Académique : 2019-2020 Mlle COULIBALY Anzata

Mes sincères gratitudes :

A Tous, Sincères Remerciement

MINADER : Ministère de l’Agriculture et du Développement Rural

Année Académique : 2019-2020 Mlle COULIBALY Anzata

SIGFAE :Système Intégré de Gestion des Fonctionnaires et Agents

Année Académique : 2019-2020 Mlle COULIBALY Anzata

Supérieur et de le formation professionnelle, aux étudiants en fin de cycle BTS

Année Académique : 2019-2020 Mlle COULIBALY Anzata

Chapitre I : ORGANISATION GENERALE

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- De deux (02) chargés de missions ;

2.3 Direction Générales Techniques

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- La Direction de la Protection des Végétaux, du Contrôle et de la Qualité

 La Direction Générale du Développement Rural et de la maitrise de

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Année Académique : 2019-2020 Mlle COULIBALY Anzata

CHAPITRE II. LE SERVICES D’ACCUEIL : LA DIRECTION DES

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Elle composé de trois (03) services :

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Année Académique : 2019-2020

Année Académique : 2019-2020 Mlle COULIBALY Anzata

changement de grade, l’avancement d’échelon, les mutations, les détachements,

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 Le certificat de première prise de service : document plus important que

Année Académique : 2019-2020 Mlle COULIBALY Anzata

L’analyse des documents consiste à la prise de connaissance des documents

2. LES DIFFERENTS ACTES

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interministériels). Ces recrutements ont concerné aussi le MINADER pour les

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3.6 Les congés (de longue maladie ; Administratifs annuels ; de

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3.7 Les sorties de carrière

Chapitre II : NOTION DES ACTES ET LA METHODE DE

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La méthode de traitement d’un acte au sein de la sous-direction du personnel

Année Académique : 2019-2020 Mlle COULIBALY Anzata

Le sigle GESPERS (Gestionnaire du Personnel) est un logiciel qui consiste à

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Chapitre III : LA CIRCULATION DES ACTES

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2.2 Les informations ascendantes

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3. LA CIRCULATION DES ACTES

3.2 La circulation des actes individuels

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Chapitre I : LES ACTIVITES

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- Le matériel informatique mise à la disposition est insuffisant. Ce qui ralentit

2. LES CRITIQUES RELATIVES AU FONCTIONNEMENT

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