CONFIDENTIEL

Mission Audit de la Conformité et du Contrôle Interne

Activité auditée : Direction de la Conformité et du Contrôle Interne

Directeur : M. Erroll KANGNI

Type d’audit : Standard

Durée mission : 08/02/2016 au 20/02/2016

Période d’audit : 2015 à Février 2016

Référence : IA/2016/02/01

FBNBank Sénégal – Département Audit Interne

Sommaire

1. Résumé de la mission .................................................................................................................... 3

2. Détail des principaux points d’audit et recommandations ........................................................ 4

3. Termes de référence……………….………………….…………………………………………………………10

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1. Résumé de la mission

1.1 Objectifs et étendue des travaux

Le Département de l’Audit Interne a conduit conformément au plan d’audit 2016, une mission
d’audit de la Conformité et du Contrôle Interne de l’exercice 2015 jusqu’au 08/02/2016. Cette
mission avait principalement comme objectifs d’évaluer la conformité et l’efficacité des
procédures de gestion de la Direction de la Conformité et du Contrôle interne notamment de
s’assurer de l’existence de manuels de procédures de gestion des activités de conformité et de
contrôle interne, du suivi efficace des activités de conformité et de contrôle interne et de la
conformité de la banque aux dispositions réglementaires et législatives en vigueur.

Les travaux, conduits conformément aux Normes Internationales pour la Pratique

Professionnelle de l’Audit interne, portaient essentiellement sur l’organisation générale,
l’efficacité des contrôles en place et la conformité à la réglementation bancaire.

1.2 Opinion
À l’issue de la mission, le score de 60% a été assigné à la Direction de la Conformité et du
Contrôle Interne, correspondant à une contrôle interne jugé MOYEN pour le Département.
Les recommandations formulées doivent ainsi être mises en œuvre sans délai pour remédier aux
insuffisances et faiblesses relevées dans le contrôle interne et accroître son efficacité.

1.3 Détail des principales anomalies

Absence de manuel de procédures dûment approuvées ;

Non-exhaustivité et inefficacité des outils de suivi de la conformité ;

Non-conformité à la circulaire n°003/2011/CB/C ;

Inefficacité des contrôles permanents en place;

Absence de tenue régulière des Comités internes.

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2. Détail des principaux points d’audit et recommandations

Réf. 2.1 ABSENCE DE MANUELS DE PROCEDURES Notation Modéré

APPROUVES
Anomalies:
Absence de manuels de procédures du Contrôle Interne et de la Conformité approuvés par le
MANCO et le Conseil d'Administration.
Réponse du Management :
Nous avons pris note de votre recommandation et veillerons à sa mise en œuvre.

Impact: Cause:

• Non-conformité aux dispositions
Absence de suivi de la formalisation de

réglementaires; toutes les procédures opérationnelles en
• Inefficacité opérationnelle. place ;

Non soumission au MANCO et au Conseil
pour approbation.

Recommandation / Actions Convenues:

 Finaliser et soumettre les procédures de Contrôle Interne et les procédures de la
Conformité au MANCO et au Conseil d’Administration pour approbation ;
 S’assurer que toutes les procédures opérationnelles en place sont rédigées et soumises
pour approbation au MANCO et au Conseil d’Administration.

En charge: Directeur Conformité & Date limite: 31/03/2016

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 Ref 2.2 SUIVI DE LA CONFORMITE GLOBALE DE LA BANQUE Notation Elevé

Anomalies:
La revue du suivi de la conformité globale de la banque a révélé les insuffisances ci-après :
a. Non-exhaustivité des outils de suivi de la conformité qui ne couvrent pas tous les
textes légaux et réglementaires régissant l’activité et le fonctionnement de la banque
(textes de l'OHADA, code du travail, Fiscalité, certaines dispositions règlementaires
telles que celles relatives aux relations financières avec l'extérieur…).
b. Contrôles prévus dans le plan de conformité mais non mis en œuvre (Cf. fichier joint
ci-dessous).

Contrôles non
effectués

c. Inefficacité des outils de suivi de la conformité globale de la banque : les lois et

règlements applicables sont énumérés dans les tableaux sans aucune évaluation
périodique quant à leur respect par la Banque.
Réponse du Management :
En effet, suite à la réalisation du Rule Book, nous envisageons de dresser une cartographie
des risques de conformité qui nous permettra de corriger ce point.
Nous prenons note de votre recommandation.

Impact: Cause:

• Non-conformité aux dispositions
Inefficacité des outils en place;

légales et réglementaires;

Absence d’évaluation périodique de la
• Inefficacité du Contrôle Interne ;
conformité.
• Risque de pénalités / sanctions.
Recommandation / Actions Convenues:
 Mettre en place des outils de suivi de la conformité globale de la banque, couvrant tous
les risques de non-conformité significatifs ;
 Effectuer tous les contrôles définis conformément aux fréquences fixées pour une
meilleure prévention du risque de non-conformité et l’efficacité du contrôle interne.

En charge: Directeur Conformité & Date limite: Immédiatement

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 Ref 2.3 NON-CONFORMITE A LA CIRCULAIRE N°003/2011/CB/C Notation Elevé

Anomalies:
La circulaire N° 003/2011/CB/C de la Commission Bancaire relative à l'organisation du
système de contrôle interne des établissements de crédit de l'UMOA requiert le respect de
certaines dispositions règlementaires relatives au contrôle interne. Toutefois, la banque ne se
conforme pas, à ce jour, aux obligations ci-après :
a. Document précisant l'organisation et les objectifs du contrôle interne, ainsi que les
moyens dédiés à cette fonction dûment approuvé par le Conseil d'Administration;
b. Cartographie des risques à jour;
c. Simulation de crise pour éviter la vulnérabilité de la banque face à des situations
défavorables;
d. Transmission des différents rapports (RCI et RGP) à la Commission Bancaire dans les
délais règlementaires ;
e. Définition formelle et approbation des rôles et responsabilités du Responsable de la
Conformité;
f. Implication de la fonction Conformité dans le lancement de nouveaux produits ou de
transformation significative des produits existants.
Réponse du Management :
Nous avons pris note de vos recommandations et veillerons à leur mise en œuvre.

Impact: Cause:

• Non-respect des dispositions
Non-respect de la circulaire

règlementaires; n°003/2011/CB/C
• Sanctions / Pénalités ;
• Inefficacité du Contrôle interne.
Recommandation / Actions Convenues:
 Se conformer strictement à la circulaire n° 003/2011/CB/C de la Commission
Bancaire;
 Mettre en place tous les documents, outils et contrôles requis par la circulaire ci-dessus.

Staff en charge: Directeur Conformité & Date limite: Immédiatement

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 Réf. 2.4 CONTROLES PERMANENTS Notation Elevé

Anomalies:
La revue des contrôles permanents en place a permis de relever les insuffisances ci-après :
1. Absence de définition de la fréquence de certains contrôles mis en place, notamment
pour les contrôles inopinés de caisses et les visites d’agence ;
2. Contrôles réalisés à des fréquences relativement éloignées (Contrôle inopinés). Le
tableau ci-dessous récapitule les contrôles inopinés réalisés de 2015 à Février 2016 et
illustre la non régularité de ces contrôles (le dernier contrôle remontant à Juillet 2015).

Contrôles inopinés des caisses du 01/01/2015 au 08/02/2016

Agence Date
17/07/2015
23/06/2015
MERMOZ
04/05/2015
19/02/2015
17/07/2015
ALMADIES 23/06/2015
05/05/2015
17/07/2015
23/06/2015
ROUME
04/05/2015
23/02/2015
3. Non-respect des fréquences de certains contrôles, notamment les tests de sécurité dans
les différentes agences qui n’ont pas été réalisés comme prévu :
Nbre
Tests de sécurité effectués du Fréquence
Contrôle
01/01/2015 au 08/02/2016 (Nbre fois/an)
réalisés
MERMOZ 13/02/2015 4 1
ALMADIES 04/02/2016 4 1
ROUME 05/02/2016 4 1

4. Absence de mise en place de plan de contrôles permanents couvrant tous les processus
et départements de la banque.
5. Transmission des rapports règlementaires au-delà des délais requis (voir tableau ci-
dessous) :

Rapports Délais Date d'envoi

RCI au 30/06/2015 30 jours après chaque semestre 12/08/2015

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 RCI au 31/12/2015 30 jours après le semestre 05/02/2016
RGP au 30/06/2015 2 mois après le semestre 04/09/2015

6. Revue des dossiers d’ouverture de compte : les insuffisances ci-après ont été notées
dans ce contrôle :
 Absence de matérialisation du contrôle sur le dossier d’ouverture de compte;
 Fréquence de revue (mensuelle) des dossiers d'ouverture de compte semble très
longue.
Réponse du Management :
Pour les points 1 à 3, nous prenons note de vos recommandations, nous définirons des
fréquences pour les contrôles et veillerons à les respecter ;
4. Un plan de contrôle permanent couvrant l’intégralité des processus de la banque existe
déjà.
5. Nous veillerons à ce que les rapports soient remis à bonne date ;
6. Nous procèderons à une augmentation de la fréquence des revues en fonction des moyens
disponibles.

Impact: Cause:

• Inefficacité des contrôles en place ;
Absence de suivi régulier des contrôles en

• Faiblesse du contrôle interne ; place ;

• Détection tardive, ou non
Absence de matérialisation des contrôles ;

détection), des erreurs
Non-respect des procédures.

Recommandation / Actions Convenues:

 Définir des fréquences régulières pour tous les contrôles en place et s’y conformer;
 Réaliser les tests /contrôles conformément aux procédures définies pour leur
efficacité ;
 Mettre en place un plan de contrôles permanent couvrant tous les processus ;
 Transmettre tous les rapports règlementaires dans les délais ;
 Matérialiser tous les contrôles pour leur justification.

En charge: Directeur Conformité & Date limite: Immédiatement

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 Réf. 2.5 COMITES DU DEPARTEMENT Notation Modéré

Anomalies:
Conformément aux termes de référence du Business Risk & Compliance Committee (BRCC)
approuvés par le Conseil en Avril 2015, ce comité doit être tenu au moins une fois par mois et
faire l’objet d’un procès-verbal à l’issue de la réunion signé par tous les membres. Toutefois,
ces deux exigences n’ont pas été systématiquement respectées. Le tableau ci-dessous illustre
l’absence de tenue régulière du comité et celle de procès-verbaux dûment signés.

Période Comité PV
Mai-2015 Non Non
Juin-2015 Oui Oui
Juill-2015 Oui Oui
Août-2015 Non Non
Sept-2015 Non Non
Oct-2015 Oui Oui
Nov-2015 Non Non
Déc-2015 Oui Oui

Réponse du Management :
Nous prenons note de vos recommandations et veillerons à leur application.

Impact: Cause:

• Non atteinte des objectifs du
Non-respect des termes de références du

comité;
comité BRCC.
• Non justification des comités
tenus.
Recommandation / Actions Convenues:
 Tenir le comité BRCC conformément aux termes de référence approuvés ;
 Régulariser les procès-verbaux des comités déjà tenus ;
 Rédiger et archiver les procès-verbaux des comités BRCC dûment signés par les
membres présents à la réunion.

En charge: Directeur Conformité & Date limite: Immédiatement.

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3. Termes de Référence

TOR Audit
Conformité & Contrôle Interne

Abdou Aziz BA

Directeur de l’Audit Interne

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