Ce document décrit un projet de recrutement mutualisé entre trois services d'aide à domicile en Seine-Saint-Denis. Il définit les objectifs, le fonctionnement, le calendrier et les indicateurs d'évaluation du projet sur 12 mois.
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Ce document décrit un projet de recrutement mutualisé entre trois services d'aide à domicile en Seine-Saint-Denis. Il définit les objectifs, le fonctionnement, le calendrier et les indicateurs d'évaluation du projet sur 12 mois.
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CAHIER DES CHARGES
« Solution de recrutement mutualisé-CLUB DES
DIRIGEANTS» I. OBJET : Le présent document fixe les conditions d’exécution d’un projet permettant la mise en œuvre d’une solution de recrutement mutualisé composé d’un noyau dur de trois services d’aide à domicile basés sur le territoire de la Seine-Saint-Denis: SOLEIL CHEZ VOUS, AIDE ET ENTRAIDE et MY ASSISTANCE 93, structures adhérentes à la plateforme des services à la Personne de la Seine-Saint-Denis et l’accompagnement des acteurs locaux dans le lancement et l’appropriation de cet outil.
II. CONTEXTE : Créé en 2015 le club des dirigeants est né au travers des actions d’accompagnement de groupes de travail déployé par la plateforme EVOLIA93. Evolia93 est une plateforme de services à la Personne créée par le Conseil Départemental de Seine-Saint-Denis ayant pour vocation de structurer et de professionnaliser la filière des services à la Personne sur le département de la Seine Saint Denis.
Evolia93 fédère 82 structures d’aide à domicile agréées et déclarées et a pour mission la
structuration et la professionnalisation de la filière des services à la personne.
Ses champs d’interventions sont les suivants :
- Un axe sécurisation de l’emploi et des parcours de formation - Un axe modernisation des services, la professionnalisation des dirigeants et l’amélioration de la qualité des services.
Dans un contexte de développement important du nombre de structures de services d’aide à
domicile, les questions relatives à leur pérennisation, à la garantie d’une offre de services de qualité qui puisse satisfaire des besoins variés (services de confort, services aux personnes fragiles et en situation de handicap) et géographiquement dispersés, sont posées. Par ailleurs, un diagnostic RH GPEC réalisé en 2014 par la plateforme EVOLIA93 auprès de ses adhérents a mis en évidence, les problématiques auxquelles sont régulièrement confrontées les structures du secteur à savoir :
- Le recrutement et le manque de personnel qualifié, disponible et mobile
- Le temps conséquent requis pour effectuer des pré-recrutements et recrutements - Le turn-over dans le secteur
Cahier des charges - Recrutement mutualisé - Services d’aide à domicile Seine-Saint-Denis
- La difficulté pour les employeurs de proposer des contrats à temps plein aux personnes souhaitant travailler dans le secteur.
De ce constat, il est apparu la nécessité de mettre en place des solutions de temps partagés pour répondre aux besoins des structures d’une part, et sécuriser les parcours professionnels d’autre part.
- Le club des dirigeants d’Evolia93, a initié en 2015 une réflexion soutenue par la plateforme Evolia93 pour évaluer la pertinence d’un tel outil de mutualisation du recrutement sur le territoire, exprimant ainsi le besoin de quelques structures adhérentes à savoir SOLEIL CHEZ VOUS, AIDE ET ENTRAIDE et MY ASSISTANCE93, d’autres structures adhérentes à la Plateforme pourront également intégrer par la suite le projet si elles le souhaitent et en ressentent la nécessité au regard de leur besoins en matière de recrutement.
III. ENJEUX L’enjeu de ce projet est d’apporter une réponse territoriale au besoin structurel de recrutement dans les métiers du secteur de l’aide à domicile considéré en tension par une approche globale en termes de professionnalisation, de garantir la qualité des services et de pérenniser les emplois.
- La professionnalisation des activités afin de permettre aux organisations d’évoluer vers
un meilleur fonctionnement interne pour une meilleure réponse aux bénéficiaires
- La qualification des intervenants indispensable pour délivrer des prestations de qualité
aux bénéficiaires et permettre aux dirigeants d’être en conformité avec le cahier des charges de l’autorisation sur le champ de la qualification de l’ensemble du personnel quel que soit les niveaux : intervenant, cadre intermédiaire et dirigeant ;
- L’accompagnement de nouveaux projets innovants, dans une logique de
développement de partenariat et coopération inter-structures afin de favoriser des actions de mutualisation entre structures de territoires ayant identifié les mêmes problématiques.
C’est dans ce cadre que s’inscrit le cahier des charges.
IV. OBJECTIFS - Trouver une solution innovante à faible coût pour réduire le temps d’un recrutement efficace, optimisé et partagé. - Améliorer et rentabiliser le process de recrutement - Couvrir les besoins des structures participantes au projet
Cahier des charges - Recrutement mutualisé - Services d’aide à domicile Seine-Saint-Denis
- Optimiser les coûts - Améliorer la fidélisation des salariés afin de permettre le maintien dans l’emploi à moyen long terme - Améliorer la professionnalisation et la qualité de services auprès des bénéficiaires - Favoriser la mutualisation de personnel et assurer la pérennité des contrats - Favoriser la montée en qualification des salariés - Gérer les plannings des congés et des pics d’activité
V. PHASAGE L’intervention comprend 2 phases:
Il est laissé la possibilité aux répondants d’intégrer des variantes.
Phase 1 : Diagnostic des structures
Il est nécessaire pour le prestataire de connaitre précisément les entreprises concernées dès le lancement du projet notamment sur les points ci-dessous :
- Présentation du fonctionnement général du projet : avantages, responsabilités, etc.
- Diagnostic des structures :
- Zone d’intervention géographique
- Secteur d’activité et spécificités
- Politique d’embauche, identification des besoins en recrutement
- Salariés type de la structure (grille de salaire, etc.)
- Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (moyenne d’âge, ancienneté,
turn-over, etc.)
- Aménagement du temps de travail (horaires, déplacements, etc.)
- Point détaillé sur le ou les besoin(s) en recrutement
Phase 2 : Analyse des postes, sourcing et présélection :
Cahier des charges - Recrutement mutualisé - Services d’aide à domicile Seine-Saint-Denis
Cette phase du projet a pour objectif d’identifier les qualifications et compétences requises pour ces emplois en lien avec la ou les fiche (s) de poste construite(s) à cet effet par les structures participantes.
- Sur la base de la fiche de poste :
- Définition du profil des postes émergents, aide au calibrage de la volumétrie nécessaire
quand la structure n’a pas les ressources pour le faire toute seule
- Détermination des qualifications et des pré-requis nécessaires
- Evolution des compétences, définition des qualifications nouvelles.
- Identification des compétences transférables à d’autres structures participantes au projet
VI. Mode de fonctionnement:
Chaque structure s’engage sur la période au départ, 12 mois à verser chaque mois une somme fixe à déterminer et ce, quelle que soit sa demande.
Le prestataire s’engage à fournir à chaque demande sous 2 jours maximum, 3 CV qualifiés par ses soins et répondant à la fiche de poste.
Volume indicatif mensuel moyen: 2 embauches par mois et par structure.
- Ingénierie technique et administrative du projet
- -Animation / coordination du projet
- Livrables : A chaque demande des structures, le prestataire devra fournir 3 CV
correspondants à la fiche de poste / ou se rapprochant des prérequis de la fiche de poste
Pour les demandes de poste autres (Facultatif)
Chaque structure fournira sa fiche de poste avec la demande, le prestataire s’engage à répondre sur 1 semaine à 10 jours avec 3 CV qualifiés.
Chacune de ces demandes sera facturée à la structure demandeuse sur une base forfaitaire à la demande.
Cahier des charges - Recrutement mutualisé - Services d’aide à domicile Seine-Saint-Denis
VII. Calendrier La date de mise en œuvre prévue : Octobre 2016
VIII.La durée du projet
La durée du projet est de 12 mois.
IX. Comités de pilotage et technique
Trois réunions de calage sont à prévoir au démarrage du projet.
Deux comités techniques et un comité de pilotage sur les 12 mois pour accompagner le développement du projet
X. Composition du comité de pilotage : Structures associées au projet, Prestataire
RH, Conseil Départemental… XI. Composition technique : Structures associées et prestataire RH
XII. Indicateurs et méthodes d’évaluation prévus pour l’action
- Nombre de demandes des structures partenaires
- Nombre de CV transmis
- Rendez-vous réalisés
- Nombre d’embauches
- Nombre de salariés ayant passé la période d’essai (au moins 2 mois renouvelables)
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